SENCE

Instrucciones para uso del Sistema LCE Versin 5.0 (28 de Febrero 2014)

Equipo LCE 28/02/2024

Pgina 1

Mejorando el acceso y la calidad del empleo por medio de la

capacitacin

CONTENIDO
Introduccin ...................................................................................................... 3
Cursos fuera del alcance del Sistema LCE .............................................................. 3
Cmo modificar datos directamente en el Sistema LCE ............................................ 3
Modificar relatores o alumnos ............................................................................ 4
Modificar horarios ............................................................................................ 4
Consolidar libros de clases (franquicia tributaria) ................................................. 4
Cmo actuar ante contingencias en el uso del LCE .................................................. 4
Para empezar, recuerde que: ............................................................................ 4
Si no se cuenta oportunamente con el libro de clases electrnico ........................... 5
Si no se cuenta con computador o se presenta una falla en ste o en la aplicacin off
line ................................................................................................................ 5
Relatores extranjeros (sin rut) ........................................................................... 5
Alumno sin huella ............................................................................................ 6
Para no usar huellero en algunas instalaciones ....................................................... 6
Atrasos e inasistencias ........................................................................................ 6
Cmo calcular la asistencia total ........................................................................... 6
Cierre automtico de cursos ................................................................................. 7

Pgina 2

Mejorando el acceso y la calidad del empleo por medio de la capacitacin

Introduccin
Este documento tiene como propsito ilustrar la forma en que debern operar los
profesionales de SENCE y de los OTEC, OTIC y empresas ante situaciones emergentes
del "Libro de Clases Electrnico" (LCE). No reemplaza sino que complementa las
instrucciones formales (Resoluciones) y los manuales del sistema.
Se ha actualizado al 28 de Febrero de 2014, una vez liberada la versin 5 del sistema.
Los profesionales sealados deben estudiar y discutir el material de capacitacin
disponible en el sitio web del LCE, as como descargar, instalar y usar la aplicacin. De
esta manera, estarn en condiciones de resolver la mayora de las dudas sobre su uso.

Cursos fuera del alcance del Sistema LCE

La lista de cursos exentos de usar el sistema a esta fecha es:

Cursos a distancia

Cursos e-learning (tienen su propio sistema de control)

Cursos mixtos, en que la componente presencial (horas tericas ms horas

prcticas) tiene menos horas que la componente no presencial (horas a distancia
ms horas e-learning). Los cursos mixtos en que la componente presencial
tiene las mismas o ms horas que la componente no presencial se
controlan con el sistema LCE solo para su componente presencial.

Cursos "CFT" o "Nivelacin de Estudios"

Cursos en recintos de Gendarmera

Cmo modificar datos directamente en el Sistema LCE

El Sistema LCE carga los nuevos cursos y actualiza los relatores, alumnos y fechas de
inicio y trmino cada 20 minutos con informacin proveniente de los dems sistemas
de SENCE, que a su vez se actualizan mediante los procesos habituales de cada
programa. As, los libros de clases estarn disponibles para su descarga
permanentemente.
El Sistema LCE no cambia la forma de realizar actualizaciones en un curso, incluyendo
agregar o eliminar relatores y alumnos. Se debe proceder de la misma manera en que
hasta ahora se ha hecho, de acuerdo a las reglas de cada Programa.
Para hacer modificaciones se debe proceder como sigue:

Pgina 3

Mejorando el acceso y la calidad del empleo por medio de la capacitacin

Modificar relatores o alumnos

Se permite modificar relatores y alumnos directamente en el sistema LCE, slo para
efectos de tomar asistencia usando el sistema. Esto NO exime al OTEC o empresa
de informar la contingencia a SENCE (ver seccin "Contingencias en el uso del LCE") y
seguir los procedimientos estndar de actualizacin segn sea el programa y la situacin.

Modificar horarios
Desde la versin 4 el horario de los cursos no se registra en el sistema LCE, lo que
facilita tomar asistencia. El SENCE o el OTIC, en su caso, verificarn posteriormente si se
respetaron los horarios autorizados para cada curso.

Consolidar libros de clases (franquicia tributar ia)

Para facilitar la toma de asistencia de los cursos de Franquicia Tributaria, es posible
consolidar varios libros de clase en uno solo (deben tener el mismo Cdigo Sence).
Desde la versin 3 existe la posibilidad de "des-consolidar" para corregir errores de
consolidacin.

Cmo actuar ante contingencias en el uso del LCE

Para empezar, recuerde que:

La fecha y hora de los computadores en que toma asistencia debe ser la correcta.

El curso debe estar cargado en LCE y con sus datos correctos (Fechas, alumnos,
relatores). Se debe corregir si corresponde.

Debe descargar los cursos en el computador donde tomar asistencia.

Debe dar inicio al bloque de capacitacin cuando sea la hora de inicio de la clase.
(Botn Iniciar Bloque)

Los alumnos y el relator deben marcar entrada y salida en cada bloque de

capacitacin. Si alguien no marca salida, se usa la duracin del bloque horario para
crear un registro automtico, pero identificando "no marc salida".

La persona a cargo de descargar el Libro de Clases y pasar lista debe estar creada
en el Sistema (lengeta "Operadores" del Mdulo de Configuracin) y tener su
contrasea de contingencia.

La persona a cargo debe contar con permisos (botn Descargar Personal

autorizado).

Pgina 4

Mejorando el acceso y la calidad del empleo por medio de la capacitacin

Debe descargar nuevamente el libro en la aplicacin de Toma de Asistencia si se

quiere que las rectificaciones se actualicen.

Es til subir las asistencias frecuentemente al servidor y verificar.

Una vez asegurado lo anterior,

Si no se cuenta oportunamente con el libro de clases electrnico

Crear una "Hoja de Asistencia en Contingencia" y pasar lista con ella. Este proceso no
requiere contactar a la mesa de ayuda. La creacin de una "Hoja de Asistencia en
Contingencia" requiere llenar un encabezado para identificar el curso, registrar los RUT
de los asistentes y sus huellas (4 repeticiones de huella la primera vez) y en lo dems es
similar a la forma tradicional de pasar lista.
Una vez disponible el Libro de Clases Electrnico, el Otec debe informar las asistencias
tomadas con la "Hoja de Asistencia en Contingencia" y asociar esta Hoja a su
correspondiente Libro, disponible desde la versin 4.
Una vez que el curso est disponible en el LCE, se descarga a la aplicacin off line de
Toma de Asistencia y se sigue tomando asistencia con el curso descargado.

Si no se cuenta con computador o se presenta una falla en ste o en la

aplicacin off line
Contactar a la brevedad telefnicamente (o por otro medio disponible) a la Direccin
Regional de SENCE, explicar el caso y solicitar autorizacin para usar un libro de clases
en papel (firmas). Esto se debe realizar para cada bloque horario que deba dictarse bajo
esta condicin excepcional.
En cada libro de firmas en papel deber constar el nombre, cargo, telfono y correo
electrnico de la persona en Sence que autoriz su uso y la fecha de la autorizacin.
Desde la liberacin de la versin 5 el Lunes 17 de Febrero de 2014, el OTEC o empresa
deber transcribir estas asistencias al sistema LCE con posterioridad (registro
retroactivo de asistencia) y conservar el libro de firmas en papel para posterior
fiscalizacin. Para ello, el funcionario de SENCE que autoriz, habilitar esta opcin en
el sistema LCE para el curso y bloque horario correspondiente.

Relatores extranjeros (sin rut)

La persona a cargo de tomar asistencia deber registrar los datos del pasaporte del
relator que no tenga RUT.

Pgina 5

Mejorando el acceso y la calidad del empleo por medio de la capacitacin

Alumno sin huella

Si un alumno no tiene huella registrada, el sistema le pedir "enrolarlo". Si el sistema
no logra leer correctamente su huella, se podr registrar su asistencia de manera
excepcional usando la funcionalidad de "Autorizacin Especial".

PARA NO USAR HUELLERO EN ALGUNAS INSTALACIONES

Excepcionalmente, la institucin que dicta cursos (Otec o empresa) podr solicitar al
Director Regional de Sence que algunas instalaciones queden autorizadas para no usar
el huellero por razones fundadas 2 durante un perodo mximo de un ao. Para ello
deben ingresar su solicitud con todos los documentos de respaldo que corresponda, a
Oficina de Partes de la Direccin Regional y obtener la autorizacin.
En estos casos, el Otec o empresa que dicta el curso deber usar un libro de clases en papel
(firmas) para cada bloque horario. En cada libro de firmas en papel (uno por bloque horario)
deber constar el nombre, cargo, telfono y correo electrnico de la persona en Sence que
autoriz su uso y la fecha de la autorizacin. El Otec (o empresa) debe conservar los libros
de firmas en papel para posterior fiscalizacin.
Desde la liberacin de la versin 5 el Lunes 17 de Febrero de 2014, el OTEC o empresa
deber transcribir estas asistencias al sistema LCE con posterioridad (registro
retroactivo de asistencia) y conservar los libros de firmas en papel para posterior
fiscalizacin. Para ello, el funcionario de SENCE que autoriz, habilitar esta opcin en
el sistema LCE para el curso y todos los bloques horarios correspondientes.

Atrasos e inasistencias
El sistema LCE graba la hora efectiva (del computador) en que se registra la asistencia, sea con
huella o con autorizacin especial, sea que el alumno marc a la hora o atrasado. Se considera
un tiempo de cortesa de 20 minutos en cada bloque horario. Esto es, si el atraso a un
bloque es menor a 20 minutos, no se descuenta ese tiempo al calcular la asistencia. Si es
mayor, se descuenta.
Para cumplir su propsito de garantizar el registro de asistencia fidedigno, desde la
versin 5 no es posible modificar en el sistema LCE los datos de asistencia grabados
en origen. Por lo tanto, no es posible corregir en este sistema atrasos o inasistencias
que el OTEC (o empresa) considera incorrectos. Para ello, se debe usar los
procedimientos que cada programa ha dispuesto para justificaciones de atrasos e
inasistencias, lo que NO es parte del sistema LCE.

Cmo calcular la asistencia total

Pgina 6

Mejorando el acceso y la calidad del empleo por medio de la capacitacin

Para convertir la asistencia efectiva en asistencia definitiva a pagar o liquidar, el OTIC,

OTEC o empresa deber proceder de la forma habitual, complementando la
informacin del Sistema LCE con la informacin adicional que cada Programa considere
(por ejemplo, atrasos e inasistencias justificadas o declaraciones juradas, si aplica).
El "Certificado de Asistencia" de LCE slo registra la asistencia efectiva, pero el
certificado a pagar se debe confeccionar considerando ste insumo y adems las reglas
de las respectivas bases de licitacin o manuales que cada Programa considere (por
ejemplo, autorizacin de atrasos e inasistencias justificadas o declaraciones juradas, si
aplica). Desde la versin 5 el sistema LCE genera un certificado de asistencia efectiva
que no es posible editar.
Este es el certificado vlido junto a los sealados
documentos adicionales que cada programa considera- que se usa para el proceso de
liquidacin o pago.
Desde el 10 de Marzo de 2014 se eliminar la posibilidad de editar los certificados de
asistencia, quedando slo la registrada con huella o con los mecanismos excepcionales
dispuestos (registro especial o retroactivo).
Tambin desde esa fecha, el certificado se deber firmar electrnicamente. El
administrador global del OTEC o empresa definir qu usuarios tienen derechos de
firma. La firma electrnica de los certificados ser obligatoria desde esa fecha,
momento en el cual el sistema completo ser sin papeles.
El sistema LCE no permite modificar los datos registrados en origen, no administra ni
registra justificaciones de atrasos ni de inasistencias ni modifica en nada la forma de
proceder para el pago o liquidacin del curso, el pago de anticipos, los descuentos en
la liquidacin final, el pago por intermediacin laboral, el pago de subsidios (clculo
semanal) ni ningn otro proceso.
Lo nico que debe tenerse presente es que el soporte o respaldo de la informacin de
asistencia efectiva (que se usa como insumo en esos y otros procesos) ahora estar en el
sistema LCE y no en papel.

Cierre automtico de cursos

El Sistema del Libro Electrnico cerrar automticamente los cursos de Franquicia
Tributaria cuando se cumpla el plazo de 60 das corridos para pago o liquidacin (el da
61 desde la fecha de trmino de la accin). Para los cursos correspondientes a
programas sociales y Formacin en el Puesto de Trabajo, su cierre automtico ser
cuando cumpla 15 das corridos desde el trmino del curso. El sistema LCE mantiene
disponible una lista de los cursos que estn por cerrar (siguientes diez das), para
asegurar que estn con sus datos completos, pues una vez cerrados no es posible
enmendarlos.

Pgina 7

Mejorando el acceso y la calidad del empleo por medio de la capacitacin