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Manual

Diseo y conduccin de
eventos acadmicos
Ana Lucrecia Salazar

ndice de contenido
Unidad 1. Importancia del trabajo y funcin de los grupos

Unidad 2. Las tcnicas de la enseanza dinmica a cargo de


Especialistas

21

Unidad 3. Las tcnicas de enseanza dinmica en las que


interviene el grupo

43

Unidad 4. Planificacin, coordinacin y conduccin de eventos


acadmicos

60

Unidad 5. Seleccin del lugar y evaluacin de eventos

80

Bibliografa

109

Manual
Diseo y conduccin de
eventos acadmicos
Ana Lucrecia Salazar Rodrguez

Manual elaborado para la asignatura


Diseo y conduccin de Seminarios y Convenciones. Universidad de
Montemorelos. Montemorelos, N. L., Mxico. Julio de 2011. Segunda Edicin.
Manual de diseo y conduccin de eventos acadmicos

Ana Lucrecia Salazar

Importancia del
trabajo y funcin
de los grupos

Unidad

Al finalizar esta unidad podr


Explicar diferentes conceptos de grupo definidos por varios autores.
Entender el contexto histrico del desarrollo de los grupos.
Identificar algunas circunstancias que dan como resultado el nacimiento de los grupos.
Enlistar los diferentes tipos de grupos.
Diferenciar la formacin de un grupo de una congregacin accidental.
Describir las etapas del proceso de desarrollo de los grupos.
Sealar la diferencia entre un grupo formal y un informal.
Identificar los factores que afectan la integracin de los grupos.
Sealar la diferencia entre las funciones psicolgicas y las funcionales organizacionales de los grupos.
Relacionar la importancia de la dinmica de grupos con la organizacin de eventos.
Comparar el desarrollo y la funcin de los grupos con las normas de
organizacin grupal propuestas en las Sagradas Escrituras y en los
escritos de Elena de White.

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Concepto de grupo
El concepto de grupo ha sido definido por diferentes autores de la siguiente manera:
Betancourt (1990) seala que el grupo est formado por dos o ms
personas que comparten normas con respecto a ciertas cosas y cuyos
roles sociales estn estrechamente intervinculados, como una pluralidad
de individuos que se hallan en contacto los unos con los otros.
Andueza (1992) define el grupo como la reunin de individuos en la
que interactan fuerzas y energas. Pluralidad de seres o cosas que forman un conjunto material o mentalmente considerado.
Wilson y Hanna (1993) puntualizan que un grupo es la coleccin de
tres o ms individuos que interactan acerca de un problema comn o
meta y se crean influencias de unos a otros.
Robbins (1999) define al grupo como dos o ms individuos que interactan y son interdependientes y que se han reunido para lograr objetivos particulares.
Robbins (2004) define grupo como el conjunto de dos o ms individuos que se relacionan y son interdependientes y que se reunieron para
conseguir objetivos especficos.
Ballenato Prito (2005) lo define como una pluralidad de individuos
que se relacionan entre s, con un cierto grado de interdependencia, que
dirigen su esfuerzo para conseguir un objetivo comn, convencidos de
que juntos pueden alcanzar este objetivo mejor que de manera individual.
Para Gmez Gastlum (2007) un grupo son dos o ms personas que
interactan, son independientes y se han unido para alcanzar objetivos
particulares. Agrega que Shaw, experto en dinmica de grupo, sostiene
que todos los grupos tienen unas cosas en comn: sus miembros interactan.
Antecedentes del trabajo en grupos
La informacin sobre la existencia de los grupos y la importancia del
trabajo grupal se remonta a un pasado lejano, desde el inicio de la formacin del mundo, cuando Dios estableci el primer grupo humano en
la tierra, con la creacin de Adn y a Eva. En las Sagradas Escrituras,
tanto en el Antiguo como en el Nuevo Testamento, se pueden encontrar
innumerables casos de grupos humanos constituidos en familias, tribus,
pueblos, reinados, ejrcitos y al grupo que Jess form con sus doce
apstoles.
A lo largo del desarrollo de la humanidad, los seres humanos han
ocupado mucho tiempo en realizar diferentes actividades y de hacer
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muchas cosas, organizados en grupos. El trabajo del mundo lo han realizado personas que trabajan juntas interdependientemente, dentro de
asociaciones durables que se han mantenido a travs del tiempo.
Las personas pueden encontrar diversin cuando se renen en grupos, pero por otro lado, la historia de la humanidad ensea que los seres
humanos han matado a sus semejantes, organizados tambin en grupos,
por medio de ejrcitos, pandillas y carteles, entre otros. Fue hasta los
inicios del ao 1900 cuando se empezaron a realizar investigaciones
cuidadosas sobre la naturaleza de los grupos. Despus de la Segunda
Guerra Mundial se empez a investigar su funcionamiento y fue a principios de la dcada del 50 cuando se empezaron a publicar artculos e
investigaciones sobre la dinmica de los grupos.
La formacin de la sociedad democrtica ha derivado su fuerza del
funcionamiento efectivo de los grupos. Los recursos valiosos de la democracia son los grupos de personas como la familia, las oficinas, las
instituciones pblicas y privadas, las escuelas, los comits, las empresas
e industrias, las iglesias y las diferentes comunidades.
El ser humano es gregario por naturaleza. La educacin y la socializacin de los nios han ocurrido en grupos a travs de la familia, la iglesia, el barrio y los amigos y cuando crecen, su principal grupo lo
constituye la escuela y el trabajo. Las personas forman grupos por diversos motivos, tales como la satisfaccin de necesidades, la cercana, la
atraccin, las metas y la economa (Gmez Gastlum, 2007).

que dan como resultado el nacimiento de los grupos:

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Por qu se
forman
los
grupos?
Debido a la
existencia
de
diversidad de
grupos
posiblemente
no
existe una respuesta concreta
para esta interrogante.
Se
pueden identificar tres tipos
distintos
de
circunstancias

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a) Una o varias personas pueden crear deliberadamente un grupo,


con el propsito de alcanzar algn objetivo.
b) Un grupo puede formarse espontneamente debido a que las personas empiezan a participar en l.
c) Un conjunto de individuos puede volverse grupo, cuando otras
personas lo trata de un modo homogneo.
Una condicin fundamental para crear un grupo deliberadamente es
que una o varias personas juzguen que la reunin de ciertos individuos
puede alcanzar algn propsito, que no es posible lograr de otra manera. Los propsitos que los fundadores de grupos suelen tener son diversos, pero es posible clasificarlos en ciertos tipos de grupos:
a) Grupos de trabajo.
b) Grupos para resolver problemas.
c) Grupos de accin social.
d) Grupos mediadores.
e) Grupos legislativos.
f) Grupos de clientes.
Cuando un grupo se forma espontneamente es porque las personas
esperan obtener satisfacciones al asociarse a ellos y no porque hayan
sido establecidos deliberadamente para alcanzar un objetivo. Los grupos
como camarillas de amigos, reuniones informales dentro de una organizacin formal, clubes sociales y pandillas juveniles, muy a menudo tienen este origen.
La condicin indispensable en la formacin espontnea de un grupo
dado es que las personas implicadas tengan el suficiente contacto entre
s para llegar a conocerse. Los grupos que se forman espontneamente
tienden a componerse de personas que viven cerca, trabajan en la misma proximidad geogrfica, viven en la misma calle o se renen por otro
tipo de actividades cotidianas.
En algunos grupos el origen de su formacin es debido a que ciertas
personas son tratadas por otras de modo homogneo y no por el deseo
de lograr un objetivo comn, o por las necesidades de quienes se hacen
miembros del grupo, ya que a las personas puede dividrseles en categoras dependiendo del color de su piel, el color del cabello o de los ojos y
por su edad, gnero, talla, peso, habilidades, lugar de nacimiento, idioma, aficiones, ocupacin, educacin y religin, entre muchos otros atributos.
Un grupo puede ser definido en trminos de su tamao, puntos de
vista de sus miembros, cmo piensan, las necesidades y motivaciones,
los objetivos, la estructura el grupo y la interdependencia de los miembros.
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Cuando varias personas se congregan accidentalmente,


no conforman un grupo, ya que los miembros de un grupo
actan frente a frente,
conscientes de la existencia de todos los dems
miembros del grupo.
Los integrantes de un grupo se sienten unidos unos con otros y ligados por lazos emocionales clidos, ntimos y personales. Adems, poseen una solidaridad inconsciente, basada ms en los sentimientos que
en la razn (Andueza, 1992).
Para que pueda considerarse un grupo debe existir entre los miembros interaccin y conciencia de relacin. Debe existir una verdadera
relacin personal y comunitaria. Cada miembro debe percibir al otro
como una persona individual y debe existir una conciencia colectiva de
la relacin comn, al tomar en cuenta la existencia de los dems. Los
miembros de un grupo deben pensar y trabajar como unidad, regidos
siempre por un propsito definido.
Los grupos son el medio ideal para la comunicacin. El mensaje que
transmiten es ms eficaz y positivo que el individualista. Cuando existe
mayor comunicacin se trabaja con ms madurez y efectividad.
La comunicacin en el grupo debe ser de uno para todos, en forma
directa y sincera, tal es el caso de la familia, equipos de trabajo, equipos
deportivos y grupos de amigos, entre otros.
Los miembros de un grupo adquieren la habilidad de saber actuar
con eficiencia dentro del grupo y prepararse para la vida de esta manera.

Los puntos de vista


aportados por los dems
miembros, hacen que
cada individuo se
enriquezca
A su vez cada individuo
enriquece al grupo con
sus aportes.

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El tamao del grupo tiene un efecto significativo sobre los individuos


y sobre el funcionamiento del grupo. En la medida en que un grupo decrece, la fortaleza de la relacin de los miembros crece. Los grupos
grandes o pequeos pueden ser efectivos, pero depende del liderazgo.
Los seres humanos se forman a travs de grupos: familia, escuela,
iglesia, trabajo, amigos. Al mismo tiempo, esa convivencia en grupos
motiva al individuo a participar, y esa participacin debe hacerse con
madurez de manera activa y no pasiva.
Para que las personas puedan aprender y aportar al mximo de su
capacidad, es muy importante que estn alegres y satisfechas de participar en el grupo. Cada individuo debe aprender a actuar grupalmente, ya
que todo grupo es educador por la influencia que ejerce en la persona
que moldea. Un grupo puede estimular: sinceridad, apertura, autenticidad, participacin profunda, liberacin de rutinas, rechazo al convencionalismo y artificiosidad. El estilo de vida de un grupo influye en la
personalidad de los miembros y modera sus conductas. La potencia o
fuerza que caracteriza a un grupo, as como su dinamismo, puede convertirse en una fuerza que modela y educa y que debe usarse y no desperdiciarse en toda la accin educativa. Puede estimular, educar y
elevar, as como desanimar, hundir, deseducar y denigrar a una persona.
Debe estimular la comunicacin y la participacin de todos los miembros (Cirigliano y Villaverde, 1966).
El grupo es el ambiente humano donde se ubica a la persona y ese
grupo ejerce efectos teraputicos sobre ella; ayuda a superar problemas
personales, vencer inhibiciones, superar tensiones y crear sentimientos
de seguridad. Un grupo tambin desarrolla capacidades de cooperacin,
intercambio, autonoma, creacin y responsabilidad.

La persona que vive en un grupo se siente apoyada, amada, vive y convive, aprende a actuar en el
conjunto y se desarrolla el sentimiento del
nosotros.

Caractersticas de los grupos


Gmez Gastlum (2007) indica que los grupos cuando van evolucionando comienzan a mostrar ciertas caractersticas como estructura, jerarquas, papeles, normas, liderazgo, cohesin y conflicto. Ya que estn
integrados por miembros, enfrentan una etapa de iniciacin cuando se
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integran, hasta llegar a una etapa de duelo cuando terminan, pero tambin atraviesan una etapa de tormenta, cuando se definen reglas y polticas, as como normas y sanciones. Luego viene la integracin, la cual es
la etapa en la que el grupo alcanza mayor cohesin. Menciona las siguientes caractersticas de un grupo:
La estructura: se desarrolla con base en factores como la experiencia, la agresividad, el poder y el status. Cada miembro del grupo ocupa
una posicin dentro de l y el patrn de las relaciones entre las posiciones constituye la estructura del grupo.
La jerarqua de status: se asigna a una posicin particular, como
consecuencia de ciertas caractersticas que distinguen una posicin de
otra. La antigedad en el puesto, la edad o la labor encomendada pueden
determinar el status de la persona.
Los roles: cada una de las personas del grupo tienen un papel que
desempean con comportamientos esperados de acuerdo a su posicin.
Las normas: son estndares generalmente aceptados del comportamiento del grupo y del individuo que se desarrollan a raz de la interaccin de los integrantes con el paso del tiempo. Las normas se forman
solamente cuando se relacionan con aquellas cosas que tienen significado para el grupo. Pueden estar escritas o comunicarse verbalmente. Los
integrantes del grupo aceptan las normas en diversos grados, algunos
totalmente, otros slo parcialmente.
El liderazgo: el lder ejerce cierta influencia sobre sus integrantes y
en el grupo formal ejerce poder legtimamente sancionado. Contribuye a
que el grupo logre metas, satisfaga necesidades, personifica los valores,
los motivos y las aspiraciones de sus integrantes. Representa los puntos
de vista de su grupo cuando interacta con lderes de otros grupos.
La cohesin: es una fuerza que mantiene unidos a los miembros del
grupo. Conforme aumenta la cohesin tambin se incrementa el nivel de
acatamiento de las normas grupales.
El conflicto intergrupal: los grupos pueden tener conflictos con
otros grupos por diversas razones y las consecuencias pueden ser positivas o negativas. Son positivos, cuando inducen a la productividad, resultado de la competencia, as como al cambio organizacional y
negativos cuando se apoderan del grupo y paralizan cualquier actividad.

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En los
grupos las
personas se
enriquecen
en la
medida en
que dan
y aportan.
Etapas del desarrollo de un grupo
El desarrollo de los grupos se considera un proceso dinmico, ya que
continuamente se encuentran en un proceso de cambio. Aunque no alcancen una estabilidad total, existe un patrn general que describe la
evolucin de la mayora de ellos. Robbins y Coulter (2000) sealaron
que los grupos atraviesan por una serie normal de etapas, como formacin, tormenta, desarrollo de normas, ejecucin y clausura.
Ms recientemente Witt (2010) dice que Bruce Tuckman, respetado
psicopedagogo fue el primero en describir las cuatro fases del desarrollo
de un grupo en 1965. Pero 10 aos despus de describir estas 4 etapas,
revis su concepto inicial y elabor una etapa final. Distingui las fases
que atraviesan los grupos antes de alcanzar su mxima efectividad. El
proceso puede ser subconsciente pero al comprender las etapas es posible ayudar al grupo a que alcance ms rpido su efectividad y con menos
problemas. Dichas etapas son:
Etapa 1. Formacin. Las personas desean ser aceptadas, evadir
problemas, los sentimientos se dejan de lado, se cumple con la rutina y
la organizacin del grupo y cada individuo recopila informacin sobre
los otros miembros.
Etapa 2. Asalto. Se mantiene la cordialidad entre s, aparecen los
temas de trabajo a resolver, la paciencia colapsa, hay confrontaciones
pequeas que se resuelven, algunos pensarn en solucionar los problemas y otros en seguir con la comodidad de la etapa 1. Aparecer el conflicto y buscarn claridad en la estructura y las polticas para prevenirlo.

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Etapa 3. Desarrollo de normas. En esta etapa el grupo se solidifica,


se entienden unos con otros, se aprecian, apoyan, modifican puntos de
vista, se sienten parte de un grupo efectivo y cohesionado.
Etapa 4. Desempeo. Todas las energas del grupo estn dirigidas a
la realizacin de las tareas. Todos se conocen bien para trabajar juntos,
confan el uno en el otro, los roles y responsabilidades cambian de
acuerdo a las necesidades, la lealtad y la moral estn elevadas.
Etapa 5. Levantar. El grupo se prepara para disolverse o separarse.
La atencin se dirige hacia la correcta terminacin de las actividades, se
sienten orgullosos de lo alcanzado y complacidos de haber formado parte del grupo.
Estructura de los grupos
Dentro de una organizacin se pueden encontrar grupos formales e
informales (Gmez Gastlum, 2007).
a) Grupos formales
Creados deliberadamente por los gerentes y tienen la
responsabilidad de ejecutar determinadas tareas para
ayudar a la organizacin a conseguir sus metas.
Los grupos formales pueden ser de dos clases, segn el tiempo que
duren conformados:
Grupos formales permanentes son los creados con el fin de
desempear una funcin especfica o continua. Los conforma un equipo
de altos ejecutivos, como una unidad de trabajo dentro de un departamento, organizacin o comit permanente, entre otros.
Grupos formales temporales como los que conforman las comisiones especiales creadas para realizar una misin muy particular o
desempear una tarea definida. Se deshacen una vez el propsito asignado ha sido cumplido.
b) Grupos informales
Son alianzas que no estn estructuradas de manera
formal ni determinadas por la organizacin. Son formaciones naturales en un entorno laboral y se presentan como respuesta a la necesidad de contacto social.

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Principios que ayudan a la integracin de los grupos


Buen ambiente grupal
No intimidacin
Liderazgo bien distribuido
Formulacin de objetivos claros y precisos
Flexibilidad

Buena
interrelacin
grupal

Consenso
Comprensin del proceso y
evaluacin constante
Funciones de los grupos
A continuacin se presentan algunas funciones de los grupos:
a) Funciones psicolgicas de los grupos
Ya que la formacin del grupo llena muchas necesidades, los grupos
suplen a sus miembros varias funciones psicolgicas como las siguientes
(Gmez Gastlum, 2007):
1. Proporcionar un ambiente que llena necesidades de apoyo, amigos y amor.
2. Apoyar para un mejor desenvolvimiento o confirmacin del sentido de identidad y mantenimiento de la autoestima.
3. Compartir motivaciones y metas que indican la direccin hacia la
que el grupo se mover.
4. Poner lmites dentro de los cuales se pueden establecer relaciones y realizar actividades.
5. Establecer roles mediante una interaccin continua.
6. Establecer una interaccin precisa y sistemtica entre s. Las personas se conocen y se identifican.
b) Funciones organizacionales formales de los grupos
Se tiene la creencia de que un grupo puede ser ms efectivo que una
persona, debido al estmulo que cada miembro del grupo le da al otro. El
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grupo puede ser ms til que la persona cuando el problema tiene muchas facetas, ya que cada uno de los integrantes del grupo tiene habilidades o informacin diferente que se puede utilizar en el proceso de
resolucin del problema. Por ejemplo, muchos de los problemas que un
director de instituciones educativas tiene que confrontar, los puede resolver ms efectivamente un grupo, porque se consideran aspectos humanos, financieros, tcnicos o ambientales, difciles de percibir por una
sola persona.
Uno de los criterios ms significativos para decidir si se utiliza o no a
un grupo para tomar una decisin implica determinar cmo y por qu se
va a implementar. Cuando las personas tienen la oportunidad de participar en la toma de decisiones, existe ms probabilidad de que se comprometan con su implementacin, que cuando alguien les impone la
decisin. Si lo que se necesita es implementacin efectiva, es importante
asegurar la participacin en la toma de decisiones de los que la van a
implementar, as sea slo pidindoles su opinin sobre la decisin que
se propone tomar.
Un grupo puede realizar una tarea compleja e interdependiente
que a una sola persona le sera muy difcil realizar.
Ejemplo: para realizar un seminario o mesa redonda se requiere la participacin de varios miembros, con funciones especficas
interdependientes.

Un grupo puede generar nuevas ideas o soluciones creativas,


cuando la informacin inicial es muy dispersa.
Puede desempear funciones de informacin o servir de vnculo
entre varias comisiones. Se puede mantener una accin coordinada mediante comits, comisiones o equipos de trabajo.
Puede ser un mecanismo de resolucin de problemas cuando se
requiere el procesamiento de informacin compleja.

En resumen se puede afirmar que los grupos cumplen diferentes


funciones como las siguientes:
Promueven el compaerismo.
Comparten informacin.
Resuelven problemas.
Proveen una terapia para los participantes.
Fijan normas o reglas aceptables.
La funcin bsica es alcanzar objetivos.
El grupo motiva interacciones significativas.
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A menudo los que se separan de los grupos o no les gusta participar en ellos, presentan rasgos no saludables de personalidad.
A medida que ms nos conozcamos a nosotros mismos, mejor
podremos entender quines somos. Si nos entendemos a nosotros mismos, podremos entender mejor a los dems miembros de
un grupo.
Conforme nos abrimos a los dems, los dems se abren con nosotros.
Cuanto ms comprendamos la formacin, desarrollo, funciones,
conducta y tamao del grupo, ms efectivo ser nuestro trabajo.

Los grupos en la organizacin de eventos


Existen algunos factores que pueden afectar la integracin de los fines de una organizacin con las necesidades personales en los grupos.
Estos son a) los factores de afiliacin y b) los factores dinmicos.
A) Factores de afiliacin
Es tarea organizacional que el grupo pueda trabajar eficientemente.

La realizacin de la tarea debe


satisfacer psicolgicamente a
los miembros del grupo, lo que
depende de su composicin.

Una distribucin inadecuada de las habilidades y destrezas pertinentes puede ser un problema importante de afiliacin.
Para que cualquier tipo de trabajo sea efectivo se tiene que contar
con los recursos necesarios, ya que si el grupo no realiza la tarea por
falta de recursos, desarrolla una sensacin psicolgica de fracaso.
Por otro lado, para asegurar un buen grupo de trabajo no basta juntar a una cantidad de personas. Es importante considerar las caractersticas de los miembros y determinar la posibilidad de que puedan
trabajar juntos y suplir sus propias necesidades.
B) Factores dinmicos

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Son eventos y procesos que ocurren durante la vida del grupo mismo
o que llevan a su conformacin. Por ejemplo, los procesos de induccin
dan ciertos sentimientos de grupo.
Dinmica de grupos
La dinmica de grupos tuvo su origen en Estados Unidos desde
1939, por la preocupacin de mejorar en los resultados obtenidos en el
campo poltico, econmico, social y militar del pas; la convergencia de
ellas, as como la teora de la Gestalt, contribuyeron a fundamentar la
teora de la dinmica de grupos. El psiclogo norteamericano Kurt Lewin
fue el pionero en el estudio de los grupos. Su teora del campo del comportamiento fundament no solo el estudio del comportamiento individual, sino tambin permiti la interpretacin de fenmenos grupales y
sociales (Wikipedia, 2010).
Andueza (1992) define a la dinmica de grupos como movimiento y
energa producidos por una pluralidad de seres que forman un grupo. La
dinmica de grupos se considera como un elemento eficaz para cambiar
cualitativamente a una persona. Esta dinmica es el resultado de fuerzas
grupales como energa, cambios, reacciones, actividades, retrocesos,
aciertos, equivocaciones, etc. De la variedad de individuos nace el progreso de un grupo. La base de la dinmica grupal es la interaccin entre
los miembros del grupo. La labor de conjunto y la unin de fuerzas, es de
mucha importancia en todos los campos de la actividad humana. Un
grupo donde todos pensaran igual no crecera, ya que del enfrentamiento de las diversas fuerzas surge la dialctica vigorosa, la dinmica del
grupo.
Educando (2008) la define como una disciplina que estudia las fuerzas que afectan la conducta de los grupos, comenzando por analizar la
situacin grupal como un todo con forma propia. Del conocimiento y
comprensin de ese todo y de su estructura, surge el conocimiento y la
comprensin de cada uno de los aspectos particulares de la vida de un
grupo y de sus componentes.
Nazzaro y Strazzabosco (2009) explican que dinmica de grupo es
un proceso social por medio del cual las personas interactan y se comportan. L la personalidad, el poder y el comportamiento. Influyen en el
proceso grupal
Wikipedia (2010) la define como una designacin sociolgica para
indicar cualquier nmero de personas cuyas relaciones mutuas son tan
importantes que se hallan en contacto los unos con los otros, y que tienen un elemento en comn, con actitudes colectivas, continuas y activas.
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Aplicaciones espirituales
Seguidamente, se presentan algunas aplicaciones espirituales
relacionadas con el contenido de la unidad que se refieren al trabajo en grupos.
Aplicacin No. 1
Un ejemplo del trabajo en grupos lo encontr en el Grupo de los
Tres, que por su visin, liderazgo, creatividad, entusiasmo, sabidura,
amor y mucho ms, son de por s nuestra ms grande base para proyectar cualquier programa de tipo grupal.
Me refiero a los ms grandes personajes de la historia del universo:
Dios Padre, Jesucristo, su amado Hijo, y el Santo Espritu de Dios. En
ellos y por ellos podremos estudiar las multiformas grupales y tambin
los distintos modelos de presentacin. As, pues, mi reflexin espiritual
se concentra en gratitud al hecho de ser un participante vivo, activo y
real en este maravilloso universo. Con posibilidades sin lmites y con un
propsito fundamental: ...que te conozcan, al nico Dios verdadero y a
Jesucristo a quien has enviado (San Juan 17:3).
La conexin que encuentro con el trabajo grupal tiene que ver con la
funcin de la trinidad como grupo, su magnfica estructura que les permite interactuar en forma coherente, para organizar el evento ms importante del Universo: La Redencin de la Humanidad y la vindicacin
de su carcter ante el vasto universo. Adems de ser el grupo ms antiguo-eterno y ser nuestro modelo bsico de grupos (Trabajo personal
presentado como asignacin de clase, por el estudiante Israel Rivera
Galvn).
Aplicacin No. 2
Texto bblico: xodo 13-2.
En el mundo actual es importante prepararse acadmicamente, pero tambin es necesario organizarse para funcionar con mayor eficacia
en el trabajo. El ser humano por naturaleza es un ser social y no puede
estar aislado, por tal motivo tiende a buscar la compaa de los dems.
Aun as el hombre, como ser social, tiende a resolver asuntos aisladamente, olvidando que puede apoyarse de los dems. Tal es el caso de
Moiss, quien viviendo en un pueblo grande pareca estar solo y pretenda resolver todos los problemas de la gente. Qu tiempo tena para l?
Para su familia? Pero l escuch la voz de su suegro Jetro quien dijo:
Qu es esto que haces t con el pueblo? Y Moiss respondi a su suegro: Por qu? El pueblo viene a m para consultar a Dios. Entonces JeManual de diseo y conduccin de eventos acadmicos

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tro le dijo: no est bien lo que haces. Desfallecers del todo, t y tambin este pueblo que est contigo. El trabajo es demasiado pesado para
ti; no podrs hacerlo t solo.
Cunta verdad haba en este anciano, pero lo ms interesante es que
Moiss escuch a su suegro, escogieron varones de virtud y los puso por
jefes sobre todo el pueblo, sobre mil, sobre cientos, sobre cincuenta y
sobre diez. Cuntos de nosotros nos encontramos en la misma situacin de Moiss? Cun sabio sera escuchar a otros y participar juntos en
las actividades? No creen que trabajar en grupo favorece el proceso del
trabajo, ya sea educativo o de cualquier ndole?.
Trabajar en grupo nutre y retroalimenta a los miembros que lo conforman, quienes adquieren la capacidad para actuar eficientemente dentro del grupo y se preparan as para la vida. Siguiendo el ejemplo de
Moiss, tambin t y yo podemos realizar nuestras actividades educativas y lograr aligerar nuestro trabajo organizndonos en grupos (Trabajo personal presentado como asignacin de clase, por la estudiante
Estela Ruiz Soberano).
Aplicacin No. 3
En una escuela de una de nuestras asociaciones, los maestros tomaron una parte destacada en cuanto a reavivar el inters en la venta de
Lecciones prcticas del gran Maestro. Grupos de alumnos, despus de
estudiar el libro con oracin, visitaron una ciudad grande cercana a la
escuela, en compaa de sus maestros, y en su trabajo adquirieron una
experiencia sana y slida que aprecian ms que la plata y el oro. Esta
clase de obra es, de hecho, uno de los medios que Dios ha ordenado para
dar a nuestros jvenes una preparacin misionera; y los que descuidan
el aprovechamiento de tales oportunidades pierden en su vida un captulo de experiencia del ms alto valor (Ver Consejos para los maestros).
No podran los presidentes de nuestra asociacin abrir el camino
para que los alumnos de nuestros colegios se dediquen a esta clase de
trabajo? Una y otra vez se me ha presentado que debieran haber grupos organizados y educados cabalmente para que trabajen como enfermeros, evangelistas, pastores, colportores y estudiantes evanglicos,
para que perfeccionen un carcter de acuerdo con la semejanza divina
(Consejos sobre la salud, p. 543). En nuestras iglesias deben organizarse
grupos para el servicio. En la obra del Seor no ha de haber ociosos.
nanse diferentes personas en el trabajo como pescadores de hombres.
Traten de recoger a las almas de la corrupcin del mundo y conducirlas
a la pureza salvadora del amor de Cristo. La formacin de pequeos
grupos como base de esfuerzo cristiano, es un plan que ha sido presentado ante m por aqul que no puede equivocarse. Si hay un gran nmeManual de diseo y conduccin de eventos acadmicos

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ro de hermanos en la iglesia, organcense en grupos pequeos, para trabajar no solamente por los miembros de la iglesia, sino por los no creyentes tambin (El Evangelismo, p. 89).
En las citas anteriores podemos notar cmo la educadora Elena de
White, hace resaltar la importancia de formar grupos pequeos de trabajo en las escuelas y en las iglesias, con el propsito de hacer avanzar la
obra de Dios y de preparar jvenes y hermanos para el servicio (Trabajo personal presentado como asignacin de clase, por el estudiante Jos
Gerardo Ruiz Butrn).
Aplicacin No. 4
Como el ttulo lo refiere la dinmica de los grupos es una actividad
semejante al caso registrado en Hechos 6:1-5.
El grupo de los doce apstoles se puso en accin para atender el
problema, del que murmuraban, que las viudas de los griegos eran menospreciadas en el ministerio cotidiano. Los doce apstoles tomaron
cartas en el asunto, convocaron a junta y decidieron que ellos (discpulos) seguiran predicando la palabra de Dios y entonces buscaran siete
personas, con caractersticas especiales, para que atendieran las necesidades de las viudas. Eligieron a Esteban y a otras seis personas para servir como diconos.
En un grupo todos participamos y por ningn motivo debemos aislarnos; si percibimos un problema, a manera personal, hay que llevarlo
al grupo para buscar una oportuna solucin.
Conclusin: Un grupo para que sea dinmico tiene que implementar
acciones y estrategias que permitan a sus miembros realizar un proyecto que beneficie a la comunidad a la que le sirve (Trabajo personal presentado como asignacin de clase, por el estudiante Francisco Snchez
Casa).
Aplicacin No. 5
Los apstoles eran miembros de la familia de Jess y le haban
acompaado mientras viajaba a pie por Galilea. Haban compartido con
l los trabajos y penurias que les haban tocado. Haban escuchado sus
discursos, haban andado y hablado con el Hijo de Dios, y de su instruccin diaria haban aprendido a trabajar para la elevacin de la humanidad. Mientras Jess ministraba a las vastas muchedumbres que se
congregaban en derredor de l, sus discpulos le acompaaban, vidos
de hacer cuanto les pidiera y de aliviar su labor (El Deseado de todas las
gentes, pg. 315).
La importancia de formar parte de un equipo, consiste no solo en
estar unidos, sino en perseguir el mismo ideal; ejemplo claro de este
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caso lo tenemos en el grupo de discpulos, en sus marcadas diferencias y


en su inters por seguir a uno que los llevara a formar parte de una familia (Trabajo personal presentado como asignacin de clase, por la
estudiante Ana Silvia Martnez).
La siguiente oracin puede ser muy inspiradora cuando se trabaja en grupos:

Seor Jess...
Dame en el da de hoy fe para seguir adelante,
dame de tu gran misericordia para poder perdonar,
dame paciencia para comprender y esperar en ti.
Dame fortaleza para no caer,
dame fuerza para levantarme si cado estoy.
De ese amor que distes, ensame a dar,
dame lo que necesito y no lo que quiero.
Dame sabidura para decir lo que debo decir.
Dame fuerzas nuevas para sobrellevar las pruebas.
Guame, para que yo sea el mejor ejemplo para los dems.
Haz que yo sea el mejor amigo de mis amigos.
Hazme instrumento til de tu voluntad.
Djame saber qu es lo que T quieres de mi.
Hazme fuerte para recibir los golpes que me da la vida,
que pueda compartir tu amor con quienes no lo tienen.
Gracias Seor por el gran sacrificio,
que hiciste por mi en la cruz,
slo para darme vida eterna.
(Annimo)

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Resumen de la unidad
El grupo ha sido definido como conjunto de individuos, que comparten normas, interactan fuerzas y energas, se influencian
unos a otros y se renen para lograr objetivos particulares.
La existencia e importancia del trabajo de grupos, se remonta a
cuando Dios estableci el primer grupo humano en la tierra. A lo
largo del desarrollo de la humanidad, el trabajo del mundo lo han
realizado seres humanos organizados en grupos.
Una condicin indispensable para la creacin de un grupo deliberadamente, es que una o varias personas juzguen que la reunin
puede alcanzar algn propsito o meta que no es posible lograr
de otra manera. Cuando varias personas se congregan accidentalmente, no conforman un grupo, ya que los miembros deben estar conscientes de la existencia de todos los dems miembros.
El tamao del grupo tiene efectos significativos sobre los individuos y sobre el funcionamiento del mismo.
Todo grupo es educador por la influencia que ejerce sobre las
personas. Tambin desarrolla capacidades de cooperacin, intercambio, autonoma, creacin y responsabilidad. Un grupo puede
estimular, educar y elevar, as como desanimar, hundir y denigrar
a una persona.
Los grupos se caracterizan por promover una asociacin libre,
crear conciencia de grupo, participacin en los mismos propsitos, dependencia recproca en la satisfaccin de necesidades, acciones recprocas y habilidad para actuar unitariamente.
Las etapas del desarrollo de un grupo van desde la formacin,
asalto, desarrollo de normas, desempeo
Se considera que existen los grupos formales y los informales.
Los grupos cumplen funciones psicolgicas y organizacionales.
En la organizacin de tcnicas grupales deben considerarse los
factores de afiliacin y los dinmicos, ya que pueden afectar la integracin de los fines de una organizacin, con las necesidades
personales en los grupos.
La dinmica de grupos es un elemento eficaz para cambiar cualitativamente a una persona. La base de la dinmica de grupos es la
interaccin entre los miembros, y el enfrentamiento de las diversas fuerzas hace que surja la dinmica grupal.
Las Sagradas Escrituras y los escritos de Elena de White dan diferentes ejemplos de cmo trabajar en grupo, basados en los principios cristianos que garantizan el xito en nuestras relaciones
humanas y nos orientan a cmo actuar eficientemente dentro de
un grupo.
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Estudio de caso No. 1

El sabio y el perro muerto

Preguntas para anlisis

Un hermoso da de verano, un sabio ca- 1. Cul es la moraleja de


minaba con sus discpulos, cuando de repente este cuento?
vieron los restos de un perro muerto, tirado
al lado el camino.
Qu feo!, exclam el primer discpulo.
Qu repugnante!, protest el segundo.

2. Qu pas con los discpulos al mirar el perro?

Al pasar, cada discpulo hizo un gesto de


disgusto y agreg su comentario:
Miren como se est pudriendo
Se le pueden ver hasta los huesos!, agreg
otro.

3. Qu nos ensea este


incidente acerca de
nuestra participacin en
un grupo?

Qu horrible huele!, dijo el ltimo discpulo.


El sabio se acerc suavemente, mir el cadver del perro con mucha compasin y coment:

4. Qu nos ensea el
sabio de este incidente,
como lder de un grupo?

Pero... ya se fijaron qu blancos eran sus


dientes? parecen perlas preciosas...
5. Cmo podemos relacionar este incidente con
los valores cristianos?
(Universidad Nr-Instituto Superior de Educacin
Rural, 1995).

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Las tcnicas de la
enseanza dinmica
a cargo de
especialistas

Unidad

Al finalizar esta unidad, usted podr


Enlistar y comentar algunas de las funciones de las tcnicas grupales.
Identificar los factores a considerar cuando se selecciona una tcnica
grupal.
Enumerar y definir las tcnicas dinmicas a cargo de especialistas.
Describir las caractersticas propias de diferentes dinmicas a cargo
de especialistas.
Sealar la diferencia existente entre un evento y otro y su aplicabilidad.
Comentar sobre los principios bsicos para organizacin de eventos
propuestos en los escritos de Elena de White.

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Tcnicas de la dinmica de grupo


Las tcnicas de la dinmica de grupos son medios que conducen al
conocimiento y no son fines en s mismas. Son procedimientos o medios
concretos para organizar y desarrollar la actividad de grupos.
Las tcnicas dan estructuras al grupo y fundamentan su funcionamiento,
siendo bsicas en su organizacin. Son consideradas como los instrumentos o medios para el logro de objetivos y facilitan las estructuras
necesarias para la obtencin de los mismos.
Algunas de las funciones de las tcnicas grupales son las siguientes:
Educan para
la convivencia.
Favorecen
las relaciones humanas y el
trato personal.
Propician el
surgimiento
de habilidades.
Ensean a pensar activamente.
Ensean a escuchar comprensivamente.
Desarrollan el sentido de cooperacin y fomentan el intercambio.
Responden a la expansin de la enseanza actual, al concepto democrtico de la vida moderna.
Expresan un nuevo concepto de educacin.
Estn estructuradas de manera cientfica y se puede aprovechar
esta cualidad en centros especializados o mediante bibliografa
existente.
Deben ser escogidas apropiadamente segn las necesidades y objetivos del grupo, dentro de toda la variedad de tcnicas formales
con que cuenta la dinmica de grupos, cuando van a ser utilizadas.
En el proceso de planeacin de cualquier dinmica grupal deben
considerarse algunos factores, cuando se selecciona la tcnica que se
utilizar para el desarrollo de dicha actividad. Se mencionan a continuacin los ms relevantes:

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Los objetivos que se persiguen al implementar una actividad grupal, deben ser definidos con mucha claridad al inicio de la planeacin.
La madurez y entrenamiento del grupo es determinante para la
planeacin exitosa de un evento.
El tamao del grupo contribuye a determinar qu tipo de dinmica grupal ser la que se implemente.
El ambiente fsico donde se vaya a realizar la actividad debe ser
muy bien escogido.
Las caractersticas de los miembros que participarn en la dinmica debern determinarse al inicio de la planeacin.
La capacitacin del conductor o coordinador del evento debe asegurarse antes de iniciar el proceso de planeacin.
Las tcnicas grupales pueden combinarse para lograr mejores resultados y ajustarse a los intereses del grupo. Estas tcnicas se llaman tcnicas integradas, ya que se complementan unas con otras.
Las tcnicas de enseanza dinmica tambin varan segn los objetivos, situaciones y medios y pueden dividirse en las siguientes:
a) Tcnicas en las que la actividad est a cargo de especialistas y el
grupo participa como oyente espectador.
b) Tcnicas en las que interviene el grupo
Dentro de las tcnicas en las que la actividad est a cargo de especialistas y el grupo participa como oyente espectador se encuentran las
siguientes:
1.
2.
3.
4.

Congresos
Conferencias
Convenciones
Dilogo o debate pblico

5. Mesas redondas
6. Panel
7. Simposio

Algunas de las tcnicas en las que interviene el grupo, son las siguientes:
1.
2.
3.
4.

Asamblea
Comisin
Estudio de casos
Foro

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5. Phillips 66
6. Seminario
7. Talleres

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Las siguientes definiciones y conceptos sobre las tcnicas de enseanza fueron tomados en su mayora de Andueza (1992), sobre dinmicas de grupos y complementados con experiencias de otros expertos en
esta misma rea.
Tcnicas de enseanza dinmica a cargo de especialistas
En este tipo de dinmica el grupo participa como oyente espectador.
1. Congreso
Es la reunin de personas especializadas, donde se unen experiencias y opiniones para analizar problemas de inters general, poltico o de carcter cientfico, con el fin de debatir sobre
cuestiones previamente citadas.

Objetivos de los congresos


Analizar problemas que sean de inters para los participantes.
Impartir informacin por parte de personas muy calificadas.
Plantear problemas y presentar soluciones a los mismos.
Presentar nuevos descubrimientos o investigaciones.
Caractersticas de los congresos
En los congresos los encargados de proporcionar informacin son
los conductores, quienes deben ser competentes en la realizacin
de su trabajo.
Los congresos se deben disear para informar, resolver problemas, exponer ideas fundamentales de nuevas investigaciones,
planear y propiciar la toma de decisiones.
Las reuniones que se llevarn a cabo en un congreso deben ser
planea-das por una comisin encargada de elaborar el programa y
de invitar a los expositores.
Participantes
Las personas que participan en un congreso generalmente son delegadas por asociaciones o grupos.
Tiempo
Un congreso puede durar uno o varios das.
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Lugar
Los congresos son eventos que
se planean para que puedan participar grandes cantidades de personas, por ello deben considerarse a)
lugares espaciosos como auditorios, b) salas de actos y ceremonias,
c) teatros y d) centros de convenciones, entre otros.
Desarrollo del congreso
Una comisin delegada es la responsable de elaborar el programa
y planear las sesiones plenarias o de trabajo y determinar la fecha
de clausura.
Se deben preparar equipos y guas de conduccin y orientacin.
El programa se planea de acuerdo a los intereses y necesidades de
los participantes y no de los organizadores.
En la sesin inaugural se repasan los objetivos del congreso, los
mtodos y las responsabilidades de los asistentes.
El discurso de apertura debe ser presentado por una persona capacitada tica y profesionalmente.
Generalmente en un congreso se realizan tres sesiones plenarias:
1. Sesin inaugural: donde se informa de la finalidad del evento y
se sensibiliza a los asistentes sobre los logros que se esperan alcanzar.
2. Sesin media: se presentan los trabajos preliminares a la presentacin de las conclusiones.
3. Sesin final: se elaboran las conclusiones finales y los documentos del congreso.
Durante el desarrollo del congreso se dedican periodos de tiempo
para que los participantes consideren el progreso y expongan sus sugerencias. Las sesiones de trabajo del grupo se dividen por especialidades
y los participantes asisten a la sesin que ms les interese. El congreso
se da por terminado con una sesin de clausura en la que los participantes toman decisiones y compromisos para ejecutar en el futuro.
Utilizar la tcnica grupal conocida como congreso tiene ventajas y
desventajas como las siguientes:
Ventajas
1. Los congresos se organizan basados en los intereses y necesidades de los participantes.
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2. Se escuchan opiniones autorizadas sobre temas importantes.


3. Se fomentan las relaciones humanas.
4. Se formulan objetivos, mtodos y responsabilidades, los cuales se
exponen en la primera sesin de trabajo.
Desventajas
Se realizan bajo excesiva formalidad
Existe mucha espectacularidad.
Las reuniones se realizan generalmente por tradicin, sin interesarse en los objetivos de la actividad propiamente.
No habr xito en la asistencia y participacin a menos que se elabore un programa basado en los intereses, necesidades y problemas de los participantes
Recomendaciones
Para realizar con xito un congreso hay que tomar en consideracin
algunas recomendaciones como las siguientes:
1. Trabajar en grupos pequeos cuando los participantes al congreso son numerosos.
2. Preparar equipos de conduccin para lograr una mayor eficiencia.
3. Como participantes, llegar a trabajar y no a escuchar.
4. El expositor no debe perder de vista que existen otras dinmicas
grupales que apoyan el congreso y que se estarn realizando simultneamente.
2. Conferencia
Es una dinmica grupal en la cual un expositor especializado
se dirige mediante un discurso o conferencia a un auditorio, permitiendo la comunicacin en un solo sentido.

Los objetivos de la conferencia son:


Presentar informacin de una manera formal y directa.
Proporcionar informacin experta con continuidad.
Identificar un problema o su campo general.
Analizar las posibles soluciones al problema.
Estimular al auditorio a
analizar.

Participantes
Las personas que llevan a cabo esta dinmica grupal son: a) un expositor experto, b) un coordinador y c) un auditorio.
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26

Tiempo
El tiempo generalmente programado es de una hora.
Ubicacin
El expositor debe colocarse sobre una plataforma para que el auditorio lo pueda ver. Las conferencias se llevan a cabo en salones cerrados.

Desarrollo de la conferencia
La organizacin de la conferencia recae en el coordinador de la
misma, quien tendr que asumir las siguientes funciones:
Decidir a quin se dirigir la conferencia, los tpicos y temas que
se van a tratar, as como realizar todos los preparativos.
Decidir quin ser el expositor y proveerle toda la informacin
necesaria.
Hacer la presentacin del expositor el da de la conferencia.
Agradecer la participacin del expositor y del auditorio.
Levantar la sesin.
Por su parte, el expositor deber cumplir las siguientes funciones:
Aceptar el compromiso con responsabilidad.
Prepararse adecuadamente para su exposicin.

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Informar al coordinador del material y tecnologa que utilizar


para su presentacin.
Dar la conferencia con una mentalidad abierta.
Respetar los deseos del coordinador y del auditorio.
Ventajas
La principal ventaja de una conferencia es que en poco tiempo se
puede brindar informacin especializada. Es una tcnica grupal muy til
en grupos cuyas normas son claras, tienen identidad y control social.
Otra de las ventajas es que permite la presentacin de informacin
completa y detallada sin interrupciones
Desventajas
Se considera como una de las mayores desventajas de las conferencias el hecho de que nicamente permite la comunicacin en un solo
sentido.
Es un mtodo rpido donde el control puede ser rgido, pues est en
manos del expositor.
Requiere de un alto grado de competencia por parte del expositor.
No se considera ptima esta tcnica como mtodo didctico, ya que
es difcil medir de una manera objetiva los efectos de un discurso sobre el grupo.
3. Convenciones
Es una reunin de personas empresariales cuyo objetivo bsico
consiste en establecer acuerdos con relacin a sus propios intereses comunes.
Generalmente es una reunin o asamblea anual de agrupaciones con
intereses comunes y su conducta depende del acuerdo establecido por
los empresarios.
Atendiendo al origen de los participantes las convenciones pueden
ser:
Nacionales: Cuando los participantes que se renen viven en el
mismo pas.
Locales o regionales: Los participantes pertenecen a una ciudad, al
estado o a una regin circundante.
Internacionales: Los participantes pertenecen a dos o ms pases.

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Atendiendo al objetivo del evento las convenciones pueden ser para


Intercambiar ideas o experiencias.
Generar nuevas ideas.
Exponer un sistema o mtodo de trabajo.
Divulgar algn proceso o sistema revolucionario.
Conocer expertos en alguna materia.
Solucionar problemas especficos.
Celebrar el aniversario de alguna asociacin.
Ofrecer un nuevo producto al mercado.
Conocer problemticas de otros pases o estados.
Participantes
Los participantes a una convencin son por lo general representantes de grupos o pases con intereses afines.
Tiempo
Una convencin puede durar de uno a varios das.
Lugar
Las convenciones albergan a grupos numerosos de personas y es por
esto que se necesita escoger lugares con grandes auditorios, salones de
actos o salas especializadas.
Desarrollo de una convencin
Las convenciones generalmente se planean con uno o ms aos de
anticipacin. Esto se lleva a cabo mediante un equipo de trabajo profesional que se dedica tiempo completo a organizar, planear, dirigir, controlar y evaluar el evento.

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4. Dilogo o debate pblico

Es la discusin que se realiza


entre dos o ms personas expertas
o grupos especializados.
El debate puede improvisarse o ser organizado previamente. Lleva a
argumentar en pro o en contra de una tesis.
En el saln de clases el maestro puede iniciar un debate y los alumnos intervienen bajo su direccin. Al ser organizado, se designan a dos
alumnos o dos pequeos grupos para presentarlo.
Un debate tambin puede surgir durante una discusin cuando no se
logra unanimidad. Cada persona o grupo se propone defender sus puntos de vista como una especie de confrontacin intelectual.
Objetivos
Desarrollar la perspicacia para tener en cuenta detalles que pueden servir de grandes argumentos o contra argumentos.
Desarrollar la agilidad mental.

Desarrollar la capacidad de argumentar con


lgica.
Participantes
En la realizacin de un
dilogo o debate pblico intervienen: a) un moderador,
b) un secretario(a), c) los
oradores y d) el auditorio.
El moderador es el responsable de coordinar el debate
evitando
que
se
presenten violencias verbales y motivando un elevado nivel intelectual.
El secretario o secretaria se encarga de tomar nota (en un pizarrn
o pantalla preferiblemente) de los argumentos en pro y en contra, o los
de cada grupo, para que los participantes puedan apreciarlos.
Los oradores son los que defienden las posiciones diferentes sobre
el tema.
El auditorio puede efectuar pedidos a los oradores.
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Existen varias modalidades del debate como las siguientes:


a) Debate simposio
b) Debate intercolegiado
c) Debate investigacin
d) Debate para solucin de problemas
a) Debate simposio
Realizado por tres o cuatro grupos, por dos miembros por grupo que
defienden posiciones o puntos de vista diferentes con respecto a un
mismo tema.
b) Debate ntercolegiado
Participan cuatro oradores y tres son los opositores.
c) Debate investigacin
Se presenta un tema por parte de tres grupos de dos oradores cada uno.
Los tres primeros oradores explican la situacin problemtica
como ellos la comprenden.
Los tres siguientes oradores exponen y sustentan las soluciones
que han hallado.
d) Debate resolucin de problemas
Participan dos grupos de dos o tres oradores cada uno.
El primer orador de cada grupo, hace una presentacin imparcial
del tema, dando muchos datos.
El segundo orador expone la solucin, conclusiones y sugerencias
de su grupo, justificndolas.
El tercer orador o el primero, aprecian las soluciones propuestas
concordando o disintiendo de ellas.
La funcin de los dos terceros oradores o de la presentacin hecha por los primeros es encontrar lo que ms se aproxime a la
verdad.
Para que un debate pueda concluir exitosamente se recomienda lo
siguiente:
Estar bien organizado y orientado por el moderador.
Evitar caer en la mucha palabrera y falta de disciplina.
Prepararse cuidadosamente para el debate.
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Enfatizar que es un derecho el ver los problemas desde distintos puntos de vista y elaborar conceptos diferentes.
Establecer un clima de confianza y tolerancia.
5. Mesa redonda
Es la discusin de un tema por parte de un grupo de personas seleccionadas y moderada por un coordinador
ante un auditorio.
Durante el desarrollo de una mesa redonda no se permiten discursos. Es mediante la conversacin que se dan a conocer, en forma alterna,
los puntos de vista divergentes de los participantes sobre el tema, evitando enfoques parciales y tendenciosos.
Los participantes en una mesa redonda no requieren de estudios
especializados.
Objetivos
La tcnica grupal de mesa redonda tiene los siguientes objetivos:
o Informar al grupo
por medio de la discusin.
o Confrontar puntos
de vista divergentes.
o Crear una atmsfera informal de comunicacin.
o Analizar ventajas y
desventajas sobre
un tema.
o Determinar afinidades y desacuerdos, incentivando la participacin de todos los miembros.
Participantes
Participan de cuatro a seis especialistas.
Tiempo

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La duracin de una mesa redonda es de aproximadamente una hora


y cada expositor dispondr de 10 minutos para presentar su punto de
vista.
Ubicacin
Los expositores y el coordinador se colocan frente al auditorio formando un semicrculo. A un lado y otro del coordinador se colocan por
grupos los exponentes que defienden un mismo punto de vista.
Desarrollo de una mesa redonda
El coordinador del evento tendr las siguientes funciones:
Seleccionar a los expositores y reunirse con ellos antes de la sesin, para trazar el plan de trabajo y asignar las diferentes responsabilidades.
Presentar ante el pblico a los expositores, explicando el procedimiento y cmo ser la participacin del auditorio.
Mantener la discusin en el tema central durante el desarrollo del
evento.
Formular las preguntas y hacer las aclaraciones necesarias.
Resumir las discusiones sin presentar su opinin personal.
Ventajas
Se ofrece riqueza de ideas.
Se obtiene mxima interaccin entre los participantes.
Se crea una atmsfera informal donde se establecen puntos de vista divergentes.
Desventajas
Puede ser monopolizada por una persona.
Los expositores deben tener amplio conocimiento del tema.
6. Panel
Es el estudio de un tema o problema por parte de varios integrantes que conversan libremente entre s.
No se hace uso de la palabra formalmente, slo se
participa con cierta interaccin.
La pltica surge espontnea y dinmicamente.

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El objetivo del panel es presentar un tema sin formalismos, que se


estudia frente a un auditorio y se expone desde diferentes puntos de
vista. En un panel participan de 4 a 6 expositores durante una hora como mximo.
Ubicacin
Los expositores se colocan frente al auditorio formando un semicrculo y el coordinador estar entre ellos en el centro.
Desarrollo del panel
En la realizacin de un panel el coordinador deber
cumplir las siguientes funciones:
1. Determinar el tema, los
expositores y el auditorio.
2. Presentar a los expositores.
3. Ser un catalizador que
aclara los puntos discutidos, pregunta y modera el tiempo.
4. Puede permitir la participacin del auditorio al finalizar el panel,
concentrndose en un foro.
Los expertos o expositores pueden tener sus apuntes a la mano, exponen sus ideas y luego resumen su idea antes de finalizar.
7. Simposio
Es el conjunto de trabajos o estudios sobre determinada materia, realizados por distintas personas, donde se renen especialistas diversos para estudiar a fondo algn asunto.
Es una exposicin verbal de un tema desde diferentes enfoques con
la finalidad de integrar un panorama lo ms completo posible.
El objetivo de esta tcnica de grupos es la transmisin de datos especializados sobre un tema en particular, donde se presenta informacin
muy completa sobre el mismo.

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34

En un simposio se presentan diferentes puntos de


vista a un grupo mediano o
demasiado grande, lo que no
permite la participacin total.
Se debe descomponer un
problema o tema relativamente complejo sobre la base de sus componentes
lgicos, diferentes puntos de vista o intereses especiales, soluciones alternativas propuestas y sus consecuencias.
Las charlas deben ser desarrolladas por expertos en la materia con la
mayor amplitud posible y deben estar claramente destinadas las partes
lgicas del tema en cuestin. La exposicin del tema se debe dar en forma individual y sucesiva. (Ejemplo: tema del aborto)
El coordinador ser el encargado de moderar el tiempo y el tema durante el desarrollo del simposio.
Al finalizar el evento debe prepararse una sntesis, as como un trabajo de recoleccin de los materiales presentados sobre el tema, hasta
donde sea posible.
Participantes
En un simposio generalmente participan de tres a seis expositores
especialistas en la problemtica o tema en cuestin.
Cada expositor deber enfocar el aspecto particular que corresponda
al tema de su especializacin.
Tiempo
Las exposiciones de cada uno de los especialistas tendrn una duracin de 15 a 20 minutos. El conjunto de las intervenciones de los conferencistas no exceder de una hora.
Ubicacin
Los expositores estarn colocados en una plataforma o lugar visible
desde donde puedan ser observados sin interferencias por parte del auditorio.
Desarrollo del simposio
Para la realizacin exitosa de un simposio se requiere de una cuidadosa preparacin por parte del coordinador y de los expositores.
El coordinador se responsabilizar de las siguientes funciones:

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Reunirse con los expositores del simposio con bastante anticipacin a la reunin, para llegar a un acuerdo respecto a la divisin
lgica del tema, a los campos que sern cubiertos por cada miembro del simposio y el orden de presentacin de acuerdo al tiempo
asignado.
Reunirse con los expositores antes del evento para revisar los
puntos mencionados arriba.
Durante la realizacin del simposio se debe presentar el marco
general del tema o problemtica que se tratar en frente del auditorio y sealar su importancia. Describir la divisin lgica del problema en las partes que lo componen y que sern expuestas por
cada uno de los integrantes del simposio.
Informar sobre el procedimiento que se seguir, incluyendo el papel de los expositores y del grupo durante y despus del simposio
formal.
Hacer una presentacin breve de cada uno de los expositores.
Presentar con ms detalle a cada expositor en la medida en que le
corresponda participar y establecer la idoneidad de los expositores para exponer sobre el tema asignado. Llevar al auditorio lgicamente de un expositor al siguiente.
Dar a cada expositor el tiempo necesario para una breve manifestacin orientada a aclarar y /o refutar.
Permitir que cada expositor haga una o dos preguntas a los otros
expositores.
Establecer un ambiente para que todo el grupo escuche y piense
con atencin.
Realizar cualquier otra funcin que dependa del procedimiento
que se haya establecido para seguir el simposio formal, incluyendo el resumen o cualquiera de estas tcnicas alternativas para
continuar.
Transformar al grupo formal del simposio en un panel para continuar la discusin.
Incluir al auditorio en preguntas directas desde la sala o en una
discusin tipo foro.
Es provechoso que los expositores al simposio atiendan las siguientes actividades:
a) Atender las reuniones de planeacin del simposio.
b) Hacer sus presentaciones concisas y bien organizadas para ser
expuestas dentro del tiempo asignado.
c) Presentar el material preparado, de manera clara y concisa en el
tiempo asignado.
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36

Ventajas de los simposios


La dinmica grupal de simposio puede ser til cuando los objetivos grupales, el objetivo especfico de la reunin o de la seccin de
la reunin, pueden ser comunicados con exactitud a los expositores.
Cuando se considera necesaria la presentacin de distintos puntos
de vista representados en un grupo heterogneo.
Cuando el tamao del grupo es demasiado grande para permitir la
participacin total.
Cuando se desean presentar diferentes puntos de vista.
Desventajas
Puede existir un mnimo de interaccin entre el grupo cuando se
presenta una diferencia de conocimientos entre el auditorio.
Es posible que se establezcan barreras en la comunicacin debido
a la incomprensin del lenguaje usado por los expositores.
Algunas recomendaciones al planificar un simposio seran las siguientes:
Tener cuidado al seleccionar el coordinador, ya que fundamentalmente tendr funciones de moderador y coordinador de los exposi-tores del simposio.
Evitar prolongar los simposios, estableciendo la duracin de las
exposiciones al tiempo asignado.
Las presentaciones adecuadas y precisas, son la clave de los buenos simposios.
Se debe estimular y mantener el inters del grupo mayor para alcanzar los objetivos planeados.

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37

Aplicaciones espirituales
A continuacin, se mencionan algunas aplicaciones espirituales relacionadas con el contenido de la unidad, en cuanto a la realizacin de
congresos y conferencias.
Aplicacin No. 1
Elena de White, comenta en Obreros evanglicos (pgs. 415-422),
sobre la importancia de los congresos y encuentro en esta seccin valiosas recomendaciones que me hacen reflexionar sobre la planeacin y
organizacin de eventos. Dios nos muestra que los congresos son uno
de los agentes ms importantes de nuestra obra. Que son uno de los ms
eficaces mtodos de atraer la atencin de la gente y de poder alcanzar a
todas las clases con la amorosa invitacin del evangelio.
Si son dirigidos de la mejor manera, nuestros congresos sern verda-deramente una luz para el mundo. Nos recomienda que dentro de la
planeacin, consideremos que deben celebrarse en las grandes ciudades
y pueblos donde el mensaje de la verdad no se ha proclamado, y debern
organizarse de tal modo, que el tiempo de duracin sea de dos a tres
semanas.
En cuanto al lugar, nos dice que puede ser conveniente celebrarlo
varios aos sucesivos en un mismo lugar, pero por lo general, sera conveniente que el lugar de reunin cambie anualmente. Sugiere tambin
que en lugar de tener congresos muy importantes en pocas localidades,
se logre un mayor beneficio celebrando reuniones ms pequeas en muchos lugares, para extender la obra. Especialmente en campos nuevos, la
escasez de recursos dificulta muchas veces el hacer frente a los gastos
de un congreso anual. Recomienda ejercer cuidadosa economa y hacer
planes poco costosos con el fin de ahorrar.
En el adiestramiento a los obreros que se imparte en nuestros congresos, la sierva del Seor aade que todos los que quieran estudiar la
manera de ensear que tena Cristo, y educarse para seguir sus mtodos,
atraern y cautivarn grandes congregaciones ahora, como Cristo cautivaba a las gentes de su tiempo.
Finalmente, nos dice que debidamente dirigido, el congreso ser
una escuela en la que pastores, ancianos y diconos -y aqu agrego que
todo seguidor de Cristo- pueden aprender a hacer obra perfecta para el
Maestro. Debe ser una escuela en la que los miembros de la iglesia tengan oportunidad de aprender ms perfectamente el camino del Seor,
un lugar donde los creyentes puedan recibir la educacin que les ayudar a prestar un servicio a otros. Ojal que sta pueda ser una realidad
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palpable para nosotros como obreros y futuros organizadores de eventos para la gloria de Dios (Trabajo personal presentado como asignacin de clase, por la estudiante Jacqueline Lozano).
Aplicacin No. 2
El Seor tiene un mensaje para nuestras ciudades, y este mensaje
hemos de proclamarlo en nuestros congresos y en campaas de evangelismo pblico, y tambin por medio de nuestras publicaciones. En adicin a esto, han de establecerse restaurantes higinicos en las ciudades,
y por su medio el mensaje de temperancia ha de proclamarse. Deben
hacerse arreglos para realizar reuniones en relacin con nuestros restaurantes. Cuandoquiera que sea posible, bsquese un saln a donde
puedan invitarse los clientes para tener conferencias sobre la ciencia
de la salud y la temperancia cristiana, donde stos puedan recibir instruccin sobre la preparacin de alimentos sanos y sobre otros temas
importantes. En estas reuniones debe haber oracin, canto y plticas, no
solamente sobre temas de salud y temperancia, sino tambin sobre
otros temas bblicos apropiados. A medida que se ensee a la gente cmo preservar su salud fsica, se hallarn muchas oportunidades para
sembrar las semillas del mensaje del reino(Consejos sobre el rgimen
alimenticio, p.327).
Cuando se presentan por primera vez los argumentos de la verdad
presente, es difcil fijar los puntos en la mente. Y aun cuando algunos
pueden comprender lo suficiente como para decidirse, se necesita con
todo, repasar el mismo terreno y dar otro ciclo de conferencias (Carta
60, 1886).
Despus de haber realizado en un lugar los primeros esfuerzos en
favor de la verdad por medio de una serie de conferencias, una segunda serie en realidad sera ms necesaria que la primera. La verdad resulta algo nuevo y asombroso, de manera que la gente necesita que se la
vuelva a presentar con el fin de captar los conceptos con claridad y de
fijar las ideas en la mente (Carta 48, 1886).
Puede ser aconsejable cambiar la ubicacin y reunir nuevas congregaciones, pero cuando usted lleve a cabo una segunda serie de conferencias, realcela en forma tan perfecta como si la primera serie no se
hubiese presentado. Hay que poner en accin todos los talentos de los
obreros. Desempese cada uno lo mejor que pueda y tenga una parte
enrgica en la obra y en el servicio de Dios.
Algunas de las tcnicas de grupo son los congresos y las conferencias, Elena de White recomienda que se utilicen estas tcnicas para proclamar los mensajes de salud y de salvacin, adems aconseja que se
repitan las mismas conferencias en el mismo lugar y con la misma gente
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para que las verdades queden mejor grabadas en sus mentes (Trabajo
personal presentado como asignacin de clase, por el estudiante Jos
Gerardo Ruiz Butrn).
Aplicacin No. 3
Al revisar y estudiar las tcnicas que existen para el expositor y cmo el grupo participa como espectador y oyente, busqu a un hombre
que fue un instrumento elegido por Dios para difundir su palabra y defender la verdad. Martn Lutero, no solo fue un reformador, sino un especialista en la tcnica de conferencias, dilogo, panel, etc.
Elena de White menciona que ...al comenzar a dar conferencias
acerca de la Biblia, el libro de los salmos, los evangelios y las epstolas se
abrieron a la comprensin de multitudes y gozosos oyentes. Su elocuencia los cautivaba, la claridad y el poder con que presentaba la verdad
convenca a sus entendimientos y su profundo fervor tocaba a sus corazones. (La voz, su educacin y uso correcto, pgs. 422-426).
Algunas caractersticas de Lutero, que hoy en da son ejemplo de vida para nosotros:
Sencilla fuerza de sus palabras, mirada serena y elocuente.
Determinacin al hablar cada palabra y en sus actos.
Relacin ntima con Dios.
Posea calma, humildad y poder majestuoso.
Tena valor y una gran fe, al enfrentar con fortaleza de Dios a sus
enemigos.
Noble sencillez y serena determinacin.
Expona con ayudas bien apoyadas en citas bblicas.
Valor, dignidad, y energa.
Razonamiento claro, modesto y noble.
Como futuros expositores de cualquier tema, es importante estar de
la mano de Dios. Podemos ser exitosos conferencistas, pero sin tener a
Dios en nuestro corazn y vivir de acuerdo a sus estatutos, nada somos
(Trabajo personal presentado como asignacin de clase, por la estudiante Shirley Eslava).
Aplicacin No. 4
Conferencia El Sermn del Monte
Expositor: Jess de Nazareth.
Tema: Bienaventuranzas.
Sede: A orillas del mar y una montaa.
Horario: Por la maana.

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Participantes: Muchedumbres de pueblos de Galilea, Judea, Jerusaln,


Perea, Decpolis, Idumea (Judea), Tiro y Sidn.
Objetivo: Alcanzar a las multitudes que estaban en ignorancia y en
error, asimismo, deshacer la obra que haba sido hecha por una educacin falsa, y de dar a sus oyentes un concepto correcto de su reino y de
su propio carcter.
Este evento nos permite contemplar que Jess era un excelente
coordinador e instructor, ya que planear un evento como ste y realizarlo con una muchedumbre como la que particip, no es nada fcil. Sin
embargo, lo que a l realmente le interesaba era cumplir el objetivo de
su planeacin, que lo conocieran realmente a l y su reino (Trabajo personal presentado como asignacin de clase, por la estudiante Ana Silvia
Martnez).
Resumen de la unidad
Las tcnicas de la dinmica de grupos son procedimientos para
organizar y desarrollar actividades de grupo. Son consideradas
como instrumentos para el logro de objetivos y facilitan las estructuras necesarias para la obtencin de los mismos.
Las tcnicas grupales educan, favorecen las relaciones humanas,
propician el surgimiento de habilidades, ensean a pensar activamente, desarrollan la cooperacin, expanden la enseanza, fomentan el intercambio, expresan un nuevo concepto de educacin
y deben ser escogidas apropiadamente segn las necesidades y
objetivos del grupo.
Algunos factores a considerarse al planear una dinmica grupal
son los objetivos, la madurez del grupo, el tamao, el ambiente fsico, las caractersticas de los miembros y la capacitacin del
coordinador del evento.
Las tcnicas grupales varan segn los objetivos, y la actividad
puede estar a cargo de un especialista o el grupo puede intervenir
en su desarrollo. Tambin pueden combinarse o integrarse.
Las tcnicas a cargo de especialistas y el grupo participa como
oyente espectador: los congresos, conferencias, convenciones, dilogo o debate pblico, mesas redondas, panel y simposio.
Cada una de las tcnicas grupales tiene sus propios objetivos.
En los escritos de Elena de White hay sabios consejos y comentarios, especialmente de congresos y conferencias, enfatizando que
stos constituyen uno de los agentes ms importantes para la
terminacin de la obra y la promocin de la vida espiritual.

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Estudio de caso No. 2


Preguntas para
EL NIO Y LOS EXPERTOS

anlisis

Un camin grande estaba pasando debajo


de un puente cuando, debido a su altura, se
1.Cul es la moraleja de la
qued sin poder moverse, atascado entre la
historia El nio y los excarretera y el puente.
pertos?
Todos los esfuerzos de los especialistas
para sacarlo resultaron intiles, y el trfico
se detuvo por varios kilmetros en ambas
direcciones.
Un nio trataba de hablar con el capataz,
pero siempre le empujaban a un lado. Al
fin, exasperado, el capataz le dijo con sarcasmo:

2. Qu podemos decir de
los especialistas?
3. Qu actitud debemos
adoptar ante las sugerencias de los dems?

Supongo que vas a decirnos cmo hacer


este trabajo...!
S contest el nio . Sugiero que le saquen un poco de aire a las llantas.

(Universidad Nr-Instituto Superior de


Educacin Rural, 1995).

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4. Ser que un grupo no


necesita del consejo de
alguien ms?

5. Aunque tengamos mucho conocimiento sobre


algn asunto, qu valores
cristianos debemos cultivar?

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Las tcnicas de
enseanza
dinmica en las que
interviene el grupo

Unidad

Al finalizar esta unidad, usted podr


Enumerar y definir las tcnicas dinmicas en las que interviene el grupo.
Describir las caractersticas propias de diferentes dinmicas en las que
interviene el grupo.
Sealar la diferencia existente entre un evento y otro y su aplicabilidad.
Explicar las ventajas y desventajas de diferentes eventos grupales.
Identificar y comentar los principios bsicos para la organizacin exitosa
de eventos propuestos en las Sagradas Escrituras y los escritos de Elena
de White.

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Tcnicas de enseanza dinmica


Las siguientes definiciones y conceptos sobre las tcnicas de enseanza dinmica fueron tomados en su mayora de Andueza (1992), sobre dinmicas de grupos y complementados con experiencias de otros
autores en esta misma rea.
Las tcnicas de enseanza dinmica, en las que interviene el grupo,
son las siguientes:
1. Asamblea
Existen algunas definiciones sobre asambleas,
como las siguientes:
En el campo poltico,
es el rgano deliberadamente adscrito a la rama
legislativa que desarrolla la
jurisprudencia del estado
en representacin.
En el campo religioso,
es un tribunal peculiar
compuesto por dignatarios
profesos y capellanes de justicia.
Asamblea administrativa

rgano supremo de gobierno de una entidad,


empresa u organizacin, que tiene como propsito central
la direccin de la organizacin.

Las funciones de una asamblea son las siguientes:

Dar direccin a la organizacin o institucin.


Aprobar planes de desarrollo.
Evaluar el funcionamiento organizacional.
Nombrar a los principales funcionarios de una empresa.
Disear y aprobar la constitucin y carta orgnica de un sistema
organizativo.

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2. Comisin
Grupo reducido de personas que discuten un tema o problema
determinado, para presentar
sus conclusiones a un grupo mayor,
al cual representan.

El objetivo
de una comisin es
discutir sobre un tema,
proyecto o
asunto con
el fin de
presentar
sus conclusiones o recomendacio
nes al grupo
que lo ha
designado.
Los participantes en una comisin son miembros elegidos de acuerdo a sus aptitudes sobre determinado tema o asunto. Suelen ser escogidos por el
director del grupo o elegidos por el grupo en general.
Tiempo
La comisin puede tener carcter temporal o permanente, dependiendo del objetivo con el que fue nombrada.
Desarrollo de una comisin
En la primera reunin de la comisin, los miembros designan un
coordinador y un secretario.
La comisin se rene fuera del grupo general, con horarios convenientes, y despus presentan sus conclusiones al grupo grande o
plenaria.
El nmero de reuniones de la comisin depender del plazo asignado para presentarse ante el grupo general.
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El desarrollo de la comisin sigue los mismos principios de trabajo


de pequeos grupos.
Trabaja y se desarrolla bajo los mismos principios del grupo grande.
3. Estudio de casos
Es la descripcin detallada y profunda de una situacin real,
la cual ha sido escogida para ser presentada de una manera tal,
que d la posibilidad de efectuar un amplio anlisis
e intercambio de ideas.
La tcnica grupal de estudio de casos tiene los siguientes objetivos:
Enrolar a los estudiantes o participantes en la solucin de un problema, que puede ser similar al que ellos estn enfrentando en la
vida real.
Adquirir experiencias al considerar problemas personales en forma objetiva.
Analizar problemas o situaciones que confrontan los estudiantes.
Ayudar a pensar a los estudiantes por s mismos.
Dentro de las caractersticas del estudio de casos, se pueden mencionar
las siguientes:
o La tcnica se usa en una discusin guiada, conduccin de un grupo
o en anlisis de situaciones especficas.
o Permite a los miembros del grupo desarrollar un razonamiento
flexible, al mostrar que pueden encontrarse diversas soluciones
para un mismo problema.
o Los casos pueden tomarse de la vida real, ficcin, acontecer histrico, programas de radio o anuncios de televisin.
o Permite ejemplificar situaciones que se presentarn en la vida
profesional.
o Esta tcnica puede usarse en cualquier rea de enseanza: Psicologa, Sociologa, Economa Domstica, Relaciones Familiares, etc.
o La seleccin del caso adecuado para un grupo es determinante en
el xito de esta tcnica de enseanza.
o Puede ser utilizada como una introduccin a un tema, como discusin o cuerpo de la clase o como evaluacin de lo aprendido.
o Para elegir un caso, deben considerarse los objetivos, el nivel de
experiencia de los participantes y el tiempo con el que se dispone.

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o El caso debe ser ledo por el conductor o copiado en papeles para


distribuirlos en el grupo, y se le pueden agregar preguntas para
discutir.
o El caso puede ser narrado, escrito, en pelcula, en grabaciones, en
diapositivas, en cartas, peridicos, revistas, etc., y se puede combinar.
o El estudio de caso ayuda al estudiante a desarrollar un pensamiento crtico y creativo.
o Las preguntas que se planteen en el estudio de caso son determinantes en el uso de la tcnica.
Participantes
El caso es seleccionado por un conductor, quien debe conocer el caso
y dominarlo en todos sus detalles. No debe aportar sus opiniones personales.
El grupo estudia a profundidad el caso dado para luego arribar a
conclusiones. Cada uno de los miembros puede presentar una solucin
diferente con sus conocimientos, experiencias y aportaciones. En los
casos no hay una sola solucin.
Tiempo
La eleccin del caso se har de acuerdo al tiempo disponible.
Lugar
Se puede discutir el caso en una reunin general o en grupos.
Desarrollo del estudio de caso
1. El conductor explica los objetivos y el mecanismo de la tcnica, y
luego expone el caso en estudio (ledo o copiado).
2. El grupo estudia el caso,
aportando sus
puntos de vista
e intercambiando ideas y
opiniones.
3. El
conductor
puede orientar al grupo, indicando puntos importantes, sin sealar el problema.

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4. El conductor ir apuntando las sugerencias y comentarios dados


por el grupo para facilitar la sntesis final.
5. Una vez terminada la discusin del caso, el conductor recapitula
finalmente, y presenta los problemas y las soluciones propuestas.
6. El grupo se pondr de acuerdo con respecto a las mejores conclusiones del caso.
Pasos o etapas que se cumplirn en el estudio y anlisis de un caso:
1. Leer cuidadosamente el caso y preparar una sntesis del mismo.
2. Reunir y mencionar los hechos presentados.
3. Evaluar los hechos, es decir, determinar la importancia de los hechos y descartar los que no tienen importancia para el caso. Indicar cules son los hechos de ms importancia y los de menor
importancia.
4. Definir e indicar claramente cul es el problema.
5. Determinar alternativas de solucin para el problema, aplicando
los conocimientos de los miembros participantes.
6. Escoger la alternativa de solucin que el grupo considere la ms
adecuada, y justificarla.
7. Preparar, de ser posible, un pequeo plan de accin para ejecutar
la solucin escogida.
4. Foro
El foro es una discusin abierta y libre sobre un tema de inters general.

Los objetivos de un foro son los siguientes:


Permitir la expresin libre y respetuosa de opiniones e ideas en
un ambiente informal con limitaciones mnimas.
Tomar en cuenta diferentes aspectos de un tema.
Motivar la participacin de los presentes.
Integrar al grupo.
Los foros se pueden presentar en las siguientes formas:
Directa: los participantes discuten sobre
un tema estudiado con anterioridad.

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Complementaria: usado como ltima fase de otra actividad, ya sea con


panel, simposio, cine, etc.
Participantes
Coordinador o conductor del foro, quien controla la participacin
espontnea de los participantes.
Cualidades del coordinador: buena diccin, habilidad para conducir,
gracia y prudencia para expresarse.
Secretario o secretaria que observe y anote en orden a quienes soliciten la palabra.
Tiempo
Vara segn la participacin y el tema.
Generalmente, se conceden de uno a tres minutos para quien
desee participar.
Lugar
Ubicado lo ms cntrico posible.
Escogido de acuerdo al nmero de participantes esperados.
Contar con servicios necesarios para que los asistentes se sientan
confortables.
Desarrollo del foro
Durante el desarrollo del foro, el coordinador tendr las siguientes
funciones:
Centrarse en dar al asistente toda la posibilidad de participar.
Anunciar el tema con anticipacin, para que los asistentes se preparen. Se debe exponer el tema objetivamente.
Recordar el tema a discutir y las normas a seguir y leer a los participantes la pregunta con la que se dar inicio al evento.
Leer nuevas preguntas para mantener vivo el tema y velar para no
salirse de l en las discusiones.
Controlar el tiempo de los participantes.
No opinar sobre el tema de acuerdo con la poltica de esta dinmica de grupos.
Evitar que la discusin se centre en unos pocos participantes.
Preparar una sntesis de las opiniones expuestas, sealando las
similitudes y diferencias de los puntos expresados por los participantes.

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Ventajas
Permite la libre expresin de los participantes.
En general, al finalizar refleja el pensamiento de la mayora.
Permite trabajar en pequeos grupos, en forma de comisiones si
es preciso.
Desventajas
Una de las mayores desventajas de los foros se presenta cuando el
coordinador no es hbil para manejar el evento, ya que puede propiciar
mucho desorden. Tambin se puede avanzar muy lentamente cuando los
participantes se centran en un solo tema.
Recomendaciones
Las siguientes recomendaciones pueden ayudar a que el evento se
realice exitosamente:
Debe elegirse al coordinador o conductor del evento con extremo
cuidado, ya que el xito depende de su habilidad y preparacin
para dirigir el foro.
Debe escogerse muy bien el local donde se realizar la dinmica.
5. Phillips 66
Es la tcnica en la que el grupo grande se divide
en grupos de seis personas para discutir un tema
o problema por seis minutos.
Los objetivos ms relevantes para esta actividad son los siguientes:
Desarrollar la habilidad de sintetizar y de concentrarse.
Contribuir a superar las inhibiciones para hablar en grupo.
Estimular la responsabilidad al distribuir la actividad en pequeos
grupos.
Caractersticas de la tcnica Phillips 66
Con esta dinmica se pretende obtener una variedad de ideas, sugerencias y recomendaciones en poco tiempo.
Durante 6 minutos cada grupo discutir brevemente las ideas sobre un tema o problema, para arribar a conclusiones en poco
tiempo.

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Los secretarios informarn al terminarse los 6 minutos sobre sus


acuerdos para ser discutidos en el grupo completo.
Esta tcnica de dinmica de grupos se utiliza como tcnica de evaluacin de cualquier actividad que se observ o se puede utilizar
como cuerpo de la clase.
Desarrollo de la tcnica
Inicialmente, el maestro o coordinador presenta el tema objeto del
estudio. Luego se divide el grupo en 6 grupos pequeos. Se selecciona un lder y un secretario. Se realiza la discusin sobre el
tema dado durante 6 minutos.
Al terminar, se rene el grupo completo para escuchar los informes de los 6 grupos y llegar a una conclusin o acuerdo.
6. Seminario
Consiste en un estudio sistemtico de un tema
planificado por un grupo.
Se renen pocos individuos para realizar la investigacin
de un tema elegido, con el propsito de lograr el conocimiento
especfico y completo sobre un asunto.
La dinmica del seminario se ha hecho muy popular, aunque el
trmino seminario ha sido, a menudo, mal utilizado, ya que las reuniones proyec-tadas por adelantado y formadas por un gran nmero de
disertaciones, han sido llamadas seminarios.
El objetivo principal de un seminario es investigar con intensidad un
tema planeado por el grupo del mismo, donde se comparte la investigacin realizada con todos los participantes del grupo.
Caractersticas de los seminarios
Un seminario se lleva a cabo con personas que se han reunido para
un trabajo concreto y la exposicin de un tema, que adquieren el conocimiento del exterior en una forma individual y luego la comparten con
sus compaeros de trabajo.
Durante el seminario se emplea mucho tiempo en las sesiones de
trabajo, donde todos colaboran y, al finalizar, sesionan para resumir y
evaluar. Las sesiones de trabajo constituyen el fundamento del seminario.

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Hay una duracin mnima


para que el grupo planee,
compendie y evale las sesiones. Un seminario debe ser
formativo e informativo, ya
que quien participa adems de
exponer el tema, debe llegar a
conocerlo con mayor profundidad.
Para que un evento pueda
considerarse como un seminario, no pueden participar menos de 5 personas o ms de 12. Cada participante puede investigar un aspecto del
tema o problema en cuestin.
El seminario deber estar dirigido por un director, quien coordina la
labor, pero que no la resuelve personalmente. El secretario es quien toma notas de las conclusiones parciales y finales.
Tiempo
Se considera que el tiempo mnimo para llevar a cabo un seminario deben ser dos das.
Es importante disponer de suficiente tiempo para las sesiones de
organizacin, planeamiento y evaluacin del seminario.
Las sesiones de los seminarios suelen durar dos, tres o cuatro horas, si es preciso, hasta que la exposicin queda clara y el dilogo
se desenvuelve sin presin del tiempo.
El seminario puede trabajar durante das, meses e incluso aos,
hasta dar por terminada la labor planeada inicialmente.
Lugar
El lugar adecuado para trabajar utilizando la tcnica grupal de seminario debe ser tranquilo para las reuniones, donde cada subgrupo
trabaja segn su eleccin.
Desarrollo del seminario
El director es el responsable de seleccionar los temas de inters en
los cuales se va a trabajar. Prepara un temario, ubica fuentes de consulta
y dispone de locales y horarios. Los participantes deben tener intereses
comunes y un nivel igual de preparacin acadmica.
El director del seminario, despus de las palabras iniciales, formula
una agenda tentativa para ser discutida por el grupo, ya que el desarrollo de las actividades, temas y tareas se planifica conjuntamente en la
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primera sesin del seminario. Modificada o no, esa agenda queda como
la definitiva del seminario.
La organizacin de un seminario requiere minuciosa preparacin y
distribucin del trabajo. Se deben evitar las disertaciones de personas
que no integran el seminario, pero se puede contar con asesores que
tengan afinidad para ayudar a otros en la discusin, pero que no hablen
demasiado entre s.
Para elaborar el trabajo grupal, los participantes deben recurrir a
fuentes originales de informacin.
El grupo es el encargado de redactar las conclusiones. Toda sesin
del seminario concluye con una sesin de resumen y evaluacin de las
actividades para determinar la eficacia del trabajo realizado. Si hay conclusiones en varios grupos, se juntan en el informe final y son presentadas por el coordinador o un representante elegido por el grupo.
En la evaluacin final se determina si se alcanzaron los objetivos, la
eficiencia de los mtodos y las tcnicas utilizadas. El director o coordinador del seminario es el encargado de pronunciar una declaracin de
clausura.
Tiempo
La extensin del seminario depende del nmero y profundidad de
temas a tratar, as como del tiempo disponible.
Ventajas
La tcnica de seminario es til para buscar informacin, discutir
en colaboracin y analizar a fondo datos o informacin disponible.
El aprendizaje logrado es de calidad superior al encontrado en los
libros.
Se aclaran ciertas inquietudes intelectuales.
Se estudia profundamente un tema.
El grupo logra una buena comunicacin y cohesin.
Desventajas
Se necesitan personas con hbitos de trabajo intelectual.
Hay necesidad de ser creativos.
Hay dificultades para encontrar bibliografa.
Pocas personas pueden ser invitadas a participar.

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7. Taller
Grupo de doce o ms personas con un inters o problema
comn, generalmente profesional o vocacional,
que se rene durante un tiempo prolongado, con el fin de
mejorar su experiencia y capacidades.

Los objetivos de la tcnica de taller son los siguientes:


Informar a los participantes
acerca de nuevos conceptos,
tcnicas o investigaciones.
Ayudar a los participantes a
tomar decisiones importantes.
Ampliar los conocimientos de cada uno de los asistentes al evento.
Caractersticas de los talleres
Esta tcnica es muy empleada en reuniones, conferencias o convenciones de asociaciones y grandes empresas. Se utiliza cuando se desea a)
identificar, explorar o resolver un problema, b) promover la participacin individual o c) implementar un programa intensivo de educacin.
El grupo estudia informacin proporcionada por especialistas.

Director o
coordinador

Participantes

Coordina las actividades.


Controla los detalles de los planes, antes de iniciar la actividad.
Da inicio al evento.
Da la bienvenida al grupo.
Presenta el asunto o tema.
Leen el material enviado.
Participan en la formulacin de los
objetivos permanentes.
Realizan los estudios necesarios para
prepararse.
Contribuyen eficazmente en las discusiones grupales.
Recurren a especialistas, consejeros,
libros y materiales didcticos.

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Lugar
Saln amplio que pueda alojar a todos los participantes.
Disponer de mesas grandes y sillas que se puedan mover de lugar.
Equipado con pizarras o ayuda tecnolgica para anotar las ideas
expuestas.
Desarrollo del taller
Un taller puede utilizarse en el saln de clases con el propsito de
ayudar a los estudiantes a comprender mejor un concepto. Se planea,
organiza e implementa con la gua del maestro.
El grupo se divide en subgrupos, y se elige un facilitador y un secretario designados por el grupo. Luego, todos los subgrupos discuten independiente-mente el tema o la pregunta planteada con anterioridad. Se
les define un tiempo limitado para trabajar y regresan a sesin plenaria,
donde el facilitador o secretario reporta al plenario sobre las conclusiones de su grupo.
Al finalizar, puede evaluarse el taller para conocer si se alcanzaron
los objetivos planteados al inicio.

Promueve la participacin
democrtica y colaborativa.
Presenta varias facetas de
un mismo tema.
VENTAJAS

Permite al grupo determinar los objetivos que deben


cumplirse.
Presenta material o informacin nueva.

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Aplicaciones espirituales
Seguidamente, se presentan algunas aplicaciones espirituales relacionadas con el contenido de esta unidad.
Aplicacin No. 1
La inspiracin divina nos muestra que en todas nuestras reuniones,
sean administrativas as como tambin de otro tipo, queremos que Jess
est a nuestro lado como gua y consejero. No habr tendencia a la liviandad tanto en la coordinacin como en la conduccin, donde se reconozca la presencia del Salvador. Dice la sierva del Seor que si nuestros
ojos pudiesen abrirse, contemplaramos a los ngeles del cielo en nuestras asambleas. Si tan solo pudisemos comprender esto, no dominara
el deseo de aferrarnos a nuestras propias opiniones en puntos sin importancia, que muy a menudo atrasan el progreso de la reunin y de la
obra. As todos sentiran que la asamblea se reuni para trazar planes
para el progreso de la obra, y que el objeto de la obra no es sino salvar
almas. Debemos tener el solemne pensamiento de que todo lo que se
hace y dice en las reuniones, se transfiere a los libros del cielo. El consejo divino es que nuestra norma debe ser alta y nuestra mente elevada.
Me parecen tan actuales y propias estas recomendaciones para el
logro del xito en nuestros eventos, y sobre todo, del cuidado que debemos tener de esos pocos que piensan, que cuando sus hermanos tiran
hacia delante, que es deber suyo tirar hacia atrs. Aquellos que objetan
a todo lo que se propone, y adems combaten todo plan, que ellos mismos no hayan originado Me puedo imaginar que no hay mayor dolor de
cabeza para un organizador de eventos, que tener en su equipo de trabajo a personas con estas caractersticas. Otro punto muy importante a
considerar en esta reflexin es el tiempo, y al respecto Dios nos aconseja
que en nuestras reuniones sea importante que no se pierda tiempo precioso en debates de puntos de poca consecuencia. Recordemos que tenemos la presencia santa de Jess en nuestras reuniones. En cada sesin
se eleva una oracin para que sea Cristo quien presida la asamblea y
pueda impartir su sabidura, gracia y justicia (Testimonios para la iglesia, t.7, pp. 258, 259) (Trabajo personal presentado como asignacin de
clase, por la estudiante Jacqueline Lozano).
Aplicacin No. 2
El pueblo de Dios estaba recin ubicndose fuera del rea de influencia de los egipcios y, definitivamente, necesitaban algn tipo de
consejo. Para este efecto, nuestro maravilloso proveedor tom la iniciativa de convocar a una asamblea (Deut. 9:10), que tuvo como fin expreManual de diseo y conduccin de eventos acadmicos

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sar su voluntad, y de all se formaron distintas comisiones que tendran


que dar a Moiss cuenta de sus respectivas acciones.
Otra referencia a asamblea est en el Nuevo Testamento (Hechos
19:39), cuando hay que decidir, en relacin a los gentiles, si sern parte
del pueblo de Dios o se les mantendra alejados de esta maravillosa gracia. Es hermoso notar que se convoca a una asamblea y Pedro, guiado
por el Espritu Santo, pone en claro los puntos fundamentales para que
todos los asistentes a esta magna asamblea recibieran el mensaje con
claridad y se facilitara el ingreso a estos hijos de Dios, al cuerpo de la
Iglesia.
No cabe la menor duda que tenemos un Dios de orden que s sabe
usar las diferentes tcnicas de grupo y qu bueno que hoy disfrutamos
de maestros consagrados para aplicar con sabidura estos modelos que
no son nuevos, pero s son muy efectivos (Trabajo personal presentado
como asignacin de clase, por el estudiante Israel Rivera).
Aplicacin No. 3
El que guarda su boca, guarda su vida; el que abre mucho sus labios
tendr calamidad (Proverbios 13:3).
Cul es el rasgo de personalidad que arruina ms amistades? Segn
el Dr. Alan Loy McGinnis, autor de El factor de la amistad, es la tendencia
a controlar a los dems. Este rasgo siempre resulta destructivo para la
relacin de amistad, porque aparta a la gente de esta relacin. Las barreras son una evidencia de que estamos tratando de hacer que la gente
cambie, que sea como nosotros queremos. Para conseguirlo, ponemos
sobrenombres, avergonzamos, criticamos, damos rdenes y aconsejamos. Cuando nuestros intentos por ganar el control no les agradan, nos
disgustamos.
Las barreras manifiestan nuestro esfuerzo por manipular a otras
personas para que sean algo diferente de lo que son. En el momento en
que comenzamos a tratar de ejercer control, la otra persona recibe el
mensaje de que no es aceptada, y se aleja. Dwight L. Moody, uno de los
evangelistas cristianos ms famosos del siglo pasado, comprenda este
principio relacionado con la amistad. Era un hombre tolerante y comprensivo. Rehusaba criticar a la gente. Uno de sus dichos favoritos era:
Ahora mismo tengo tantas dificultades con Dwight L. Moody, que no
tengo tiempo para criticar a los dems.
Abraham Lincoln era otro hombre que saba que la crtica no gana
amigos. Cierta vez que su esposa habl duramente de algunas personas,
l le dijo: Mara, no la critiques, ellas son como nosotros seramos en
circunstancias similares (Trabajo personal presentado como asignacin de clase, por el estudiante Lucio Noe Plata).
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La siguiente reflexin puede ser muy inspiradora cuando se trabaja


en grupos:

INTEGRIDAD
Sentado en su nueva oficina, un abogado recin graduado esperaba a su primer cliente. Al escuchar que la puerta se abra, rpidamente levant el telfono y
trat de demostrar que estaba muy ocupado.
El visitante pudo escuchar al joven abogado decir:
"Bill, volar a Nueva York por el tema de los hermanos Mitchell, parece que esto
va a ser algo grande. Tambin necesitamos traer a Carl desde Houston, sobre el
caso Cimmerib. Bill, debes perdonarme, alguien acaba de llegar". Y cort.
Dirigindose al hombre que acababa de entrar, el abogado dijo: Bien, en qu
puedo ayudarle?
Con una gran sonrisa, el hombre contest: "Estoy aqu solamente para instalar
su lnea de telfono".
Mas all de cuantas personas tengamos la capacidad de engaar, desde nuestras bien puestas mscaras o imgenes, siempre habr alguien que sabr quines
somos realmente. Es importante entender que la imagen es lo que las personas
piensan que somos, pero la integridad es quienes somos realmente.
(Annimo)

Resumen de la unidad

Las tcnicas grupales varan segn los objetivos, y el grupo puede intervenir en su desarrollo. Tambin pueden combinarse para el logro de
mejores resultados y satisfacer los intereses del grupo.
Dentro de las tcnicas en las que interviene el grupo, se encuentran la
asamblea, comisin, estudio de casos, foro, Phillips 66, seminario y
taller, entre otras.
Cada una de la tcnicas grupales tiene sus propios objetivos, caractersticas, nmero de participantes, tiempo, lugar, desarrollo, ventajas y
desventajas.
En los escritos de Elena de White encontramos sabios comentarios en
cuanto a la realizacin de eventos, donde el grupo interviene en su
desarrollo, como es el caso de las asambleas. Seala que en este tipo
de reuniones, o en cualquier otro, debemos siempre reconocer y buscar la presencia del Salvador.

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58

Estudio de caso No. 3


Tienes razn...

Preguntas para anlisis

Haba una asamblea que trataba de practicar


la consulta, pero frecuentemente los miembros se contradecan unos a otros y terminaban discutiendo, sin llegar a ningn acuerdo. 1.Cul es la moraleja de la
ancdota Tienes razn?
sta fue su condicin cuando les visit el Dr.
Muhjir, un hombre con mucha experiencia
en la consulta, y les pidi que le contaran sus
problemas.
2.Por qu tienen las personas diferentes puntos de visl escuch con gran inters a cada miembro ta?
de la asamblea explicar el problema desde su
punto de vista, y despus de terminar cada
uno, l contestaba: Tienes razn.
3. Es positivo o negativo
Ocho miembros hablaron, cada uno dando un tener diferentes puntos de
punto de vista diferente, y a cada uno el Dr. vista? Por qu?
Muhjir contest: Tienes razn.
El noveno miembro de la asamblea no pudo
aguantar ms y protest: Dr. Muhjir, ellos 4. Con qu actitudes es rehan presentado ocho puntos de vista diferen- comendable ofrecer opiniones
tes y t has dicho a cada uno que tiene la
en un grupo?
razn. Con una sonrisa, el Dr. Muhjir le
contest: T tambin tienes la razn.
Luego, explic cmo cada punto de vista
contiene una parte de la verdad. Aunque
parecen contradictorias, hay que aprender a
encontrar la verdad en cada perspectiva y
luego integrarla para tener una visin ms
amplia.

5. Qu actitudes son recomendables tomar en consideracin, hacia las opiniones de


los dems?

(Universidad Nr-Instituto Superior de Educacin


Rural, 1995).

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59

Planificacin,
coordinacin y
conduccin de
eventos
acadmicos

Unidad

Al finalizar esta unidad, usted podr


Enlistar y comentar los tres principios a tomar en consideracin en el
proceso de planeamiento de un evento.
Enumerar y definir los puntos clave en la planificacin de un evento.
Escribir las caractersticas de los planes para alcanzar con xito las actividades programadas.
Explicar las ventajas de una correcta planificacin.
Describir las etapas del plan de actividades de un evento.
Describir las diferentes funciones de la coordinacin general.
Hacer una lista de las habilidades que requiere el buen coordinador de un
evento.
Identificar las funciones correspondientes al comit organizador.
Explicar las funciones de cada una de las coordinaciones del comit organizador.
Enlistar los diferentes aspectos del proceso de conduccin y seguimiento
de un evento.
Comparar los principios y caractersticas de la planificacin, coordinacin y conduccin de eventos acadmicos con las normas de planificacin propuestas en las Sagradas Escrituras y en los escritos de Elena de
White.

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60

Definicin y caractersticas de un evento acadmico


El trmino EVENTO ACADMICO se refiere a las diferentes tcnicas
grupales como congresos, seminarios, conferencias, convenciones, asambleas, entre otros.
Cada evento debe contar con su respectivo programa de trabajo.

Programas

Planes que establecen objetivos,


secuencia de acciones y
tiempo para realizarlos.

Las acciones se deben agrupar bajo una serie de subttulos que permitan identificarlas en el logro de un objetivo especfico.
Existen diferentes tipos de programas: recreativos, deportivos, tcnicos, cientficos, sociales, culturales, promocionales y otros especficos o especiales (Fleitman, 1997).
Planificacin general de un evento acadmico
Para realizar cualquier evento con xito, es necesario planificarlo debidamente y, de esa manera, hacer un uso razonable de los recursos disponibles.
La planificacin es indispensable para que exista una buena coordinacin
entre todas las partes que intervienen en la realizacin de cualquier evento.
Un plan debe contener acciones concretas.
Es importante que las personas que van a participar en el evento sean las
que elaboren la planificacin del mismo. Todas las partes involucradas deben conocer los objetivos, la misin, las polticas y estrategias, los programas, presupuestos y procedimientos.
En todo proceso de planeamiento existen tres principios que se deben tener en cuenta, de acuerdo con las necesidades de cada caso:
1. Precisin: toda planificacin debe ser precisa y detallada, pues desencadena en acciones concretas.
2. Flexibilidad: toda planificacin debe dejar un margen de flexibilidad
sujeto a cambios imprevistos y fuera de control.
3. Unidad: se debe disear una planificacin adecuada para cada accin
y coordinar todas entre s.
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61

La planificacin general de
un evento debe
convertirse
en
una
estrategia
especfica, que
est constituida
por acciones especficas.
Para cada objetivo propuesto,
se deben definir
claramente
las
acciones que se piensen realizar.
La seleccin de propsitos claros es crucial para alcanzar el xito en la
realizacin de cualquier dinmica grupal.
Qu debe incluir la planificacin general?
La planificacin general de cualquier evento, debe definir detalladamente
los siguientes puntos:
- Los objetivos generales.
- Las polticas generales.
- La temtica del evento.
- La formacin y organizacin del evento.
- La asignacin de responsabilidades y fechas de ejecucin.
Es necesario determinar las formas de financiamiento, la contratacin del
lugar y los servicios, as como la capacitacin para los organizadores.
Para que los planes cumplan con xito las actividades programadas,
deben reunir las siguientes caractersticas:
Ser comprensibles y concretos.
Ser firmes y seguros, pero suficientemente flexibles y adaptables para
poder ajustarse a cualquier cambio impuesto por las circunstancias.
Estar elaborados de tal manera que se puedan comprender fcilmente.
Estar basados y ligados a los recursos disponibles.
Cules son las ventajas de una correcta planificacin?
Todo proceso de planificacin implica dedicarle el tiempo suficiente para
poder observar las siguientes ventajas:
Los objetivos se definen con precisin y claridad.
Para la realizacin de los programas se establecen metas concretas.
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62

Se estimula la creatividad para hacer un mejor uso de los recursos


disponibles.
Se coordinan y unifican los esfuerzos del grupo organizador.

La coordinacin general
Para la realizacin exitosa de un evento, es necesario que est dirigido
por una coordinacin general, bajo la responsabilidad de un coordinador,
quien ser el responsable de que se alcancen los objetivos y metas y de administrar e implementar el evento. La funcin principal de un coordinador es
dirigir y supervisar que los coordinadores de rea y su grupo cumplan con
sus obligaciones.
El coordinador general debe saber el qu, cundo, cmo, dnde y por qu
de todo lo relacionado con el evento.
La coordinacin general tendr que llevar a cabo las siguientes funciones
(Fleitman, 1997):
1. Planificar,
organizar,
dirigir y controlar la realizacin y
desarrollo
del evento.
Para ello deber
Reclutar a
los miembros del comit
organizador.
Establecer objetivos y metas.
Coordinar y supervisar el trabajo del equipo.
Desarrollar un trabajo profesional y de calidad.
Capacitar al equipo para que tenga experiencia y capacidad de entregarse a la exitosa consecucin del evento.
2. Coordinar que se cumplan las polticas, los reglamentos, programas
y procedimientos establecidos inicialmente. Debe dar a conocer los
reglamentos y programas a todos los participantes en el evento.
3. Coordinar y supervisar a todos los coordinadores de reas, responsabilizndose de
Establecer una buena comunicacin con los coordinadores de reas.
Reunirse peridicamente para intercambiar ideas y sugerencias.
Desarrollar un espritu de colaboracin entre todos.
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63

Supervisar el programa de trabajo de cada una de las reas.


4. Sistematizar la planificacin, organizacin, ejecucin y evaluacin
del evento. Para ello, deber
Desarrollar y establecer procedimientos y sistemas para facilitar la
realizacin del evento, conjuntamente con el coordinador de administracin.
Contratar personal especializado cuando se trata de eventos de gran
magnitud. Existen agencias especializadas en la organizacin de
eventos que se pueden contratar, que ya conocen el medio y tienen
experiencia en este campo.
5. Controlar, autorizar y verificar la utilizacin del presupuesto general
y del manejo de fondos econmicos.
Elaborar un presupuesto preliminar, y conjuntamente con el coordinador de finanzas supervisar el manejo y uso de los recursos econmicos.
Conocer el flujo y movimiento del dinero en caja.
6. Coordinar la tramitacin de financiamientos, donativos o patrocinios, conjuntamente con el coordinador de finanzas y de relaciones
pblicas, as como gestionar el financiamiento para el evento. sta es
una de las responsabilidades ms difciles y fundamental es para el
xito del evento, ya que deben buscarse patrocinadores confiables y
seguros.
7. Seleccionar y definir el lugar del evento, as como las instalaciones y
hoteles, conjuntamente con el coordinador de administracin. Deben
visitarse posibles sedes del evento.
8. Aprobar los programas generales y especiales de actividades, difusin, trabajo, inauguracin y clausura, conjuntamente con los otros
coordinadores de reas. La inauguracin y clausura de un evento, son
algunas de las actividades ms importantes.
9. Aprobar y supervisar el manejo de la imagen y textos que se den a
conocer a los medios de comunicacin y al pblico, trabajando conjuntamente con el coordinador de comercializacin.
10. Definir y seleccionar a los invitados especiales y de honor, as como
a los ponentes magistrales, especialistas y mesas de trabajo, conjuntamente con el coordinador de informacin y relaciones pblicas.
11. Definir y autorizar la lista de los medios de comunicacin que sern
invitados, as como el contenido de los escritos.
12. Definir la integracin de las diferentes mesas principales, incluyendo
en las actividades de inauguracin y clausura a las personalidades
ms destacadas.
13. Supervisar que todo el personal participante en la organizacin del
evento est capacitado.
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64

El personal involucrado en la organizacin del evento, debe conocer con exactitud qu est pasando, y conocer los objetivos, polticas, programas, participantes, etc.
Cada coordinacin debe capacitar a su personal.
14. Coordinar y supervisar la seguridad de los invitados, ponentes y participantes, trabajando conjuntamente con el coordinador de operacin
en el sistema de seguridad y logstica.
15. Supervisar que se cumpla con todos los pormenores de la lista de seguimiento.
16. Coordinar el cierre del evento.
El comit organizador
El comit organizador es un organismo de trabajo y de accin, ya que
es el que ejecutar acciones y pondr en movimiento el plan de accin. Es,
adems, el organismo encargado de la estructuracin de acciones y funciones, y de asignar jerarquas para alcanzar los objetivos previamente determinados.
El comit organizador es el responsable de la realizacin y xito del
evento, y cumple las siguientes funciones (Fleitman, 1997):

Ser capaz de
trabajar en
equipo.
Utilizar las diferentes habilidades de sus
integrantes.
Estar constituido por un
personal capacitado y calificado.
Desarrollar
funciones
compartidas, evitando duplicidad y malentendidos.

Generalmente, la calidad de un evento estar determinada por la experiencia y capacidad del grupo.
Un buen coordinador de un evento, requiere de habilidades para

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65

Manejar adecuadamente al personal.


Desarrollar mente innovadora y creativa para tomar decisiones.
Ser metdico, disciplinado, detallista, organizador y bien presentado.
Tener sentido del humor.
Conocer de administracin de recursos.

Estructura del comit organizador


Dependiendo del tipo de tcnica grupal que se vaya a realizar, todo comit organizador deber estar conformado por varias coordinaciones, que funcionarn bajo la coordinacin general del evento (Fleitman, 1997):
A. Coordinacin tcnica.
B. Coordinacin de administracin.
C. Coordinacin de operacin.
D. Coordinacin de comercializacin y difusin.
E. Coordinacin de informacin y relaciones pblicas.
F. Coordinacin de finanzas.
G. Coordinacin de exposiciones, o cualquier otra si la hubiera.
Funciones del comit organizador
A. Coordinacin tcnica
La coordinacin tcnica de cualquier dinmica participativa tendr las
siguientes responsabilidades:
1. Proponer el tema general del evento y la temtica de las mesas de
trabajo.
2. Planificar, elaborar y difundir el reglamento tcnico para la presentacin de ponencias.
3. Seleccionar, invitar, coordinar, elaborar programas, y atender la intervencin de los ponentes magistrales y de mesas de trabajo nacionales o internacionales.
4. Coordinar, integrar e instalar los equipos y materiales tcnicos.
5. Proporcionar informacin tcnica a los participantes.
6. Coordinar la informacin y los documentos tcnicos para su difusin.
7. Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir las ponencias por temas y mesas de trabajo.
8. Coordinar la elaboracin y recopilacin de las conclusiones de cada
una de las mesas de trabajo.
B. Coordinacin de administracin
La coordinacin de administracin tendr las siguientes funciones:
1. Determinar e implantar los procedimientos y sistemas necesarios.
2. Coordinar la obtencin de los permisos y licencias.
3. Elaborar el programa general de actividades.
4. Elaborar el programa de actividades de acompaantes.
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66

5. Participar en la seleccin de la sede.


6. Elaborar la convocatoria para elegir la sede.
7. Coordinar la seleccin y contratacin del lugar sede del evento.
8. Coordinar la seleccin y contratacin del personal necesario.
9. Coordinar el sistema de hospedaje.
10. Coordinar el sistema de registro.
11. Coordinar la elaboracin de directorios.
12. Coordinar las adquisiciones y contrataciones.
13. Coordinar la seleccin y contratacin de los medios de transporte.
14. Coordinar la seleccin de los salones o lugares donde se llevarn las
actividades de inauguracin, clausura, ponencias magistrales, mesas
de trabajo y alimentacin.
15. Coordinar el sistema de alimentacin y el men.
16. Coordinar la organizacin del acto inaugural de bienvenida.
17. Coordinar la realizacin de la cena de gala.
18. Coordinar la seleccin y contratacin de espectculos, animadores.
19. Coordinar la contratacin de los servicios de fotografa, video, grabacin, grabacin y filmacin.
20. Contratar el servicio de agencias de viajes.
21. Coordinar la elaboracin, llenado y entrega de reconocimientos.
22. Coordinar la contratacin del servicio de tarjetas de crdito.
C. Coordinacin de operacin
La coordinacin de operacin de encargar de
1. Coordinar los recursos humanos y materiales necesarios, para desarrollar las operaciones con eficiencia.
2. Coordinar la seleccin y operacin de los medios de transporte.
3. Coordinar la obtencin y funcionamiento del equipo.
4. Coordinar la integracin de los materiales para las mesas de trabajo.
5. Coordinar la seleccin, distribucin y colocacin de los materiales.
6. Supervisar, coordinar y definir la ubicacin de los mdulos y seales.
7. Planificar, integrar y controlar la instalacin de los mdulos de registro e informacin.
8. Coordinar la rotulacin y distribucin de documentos en general.
9. Concertar, proporcionar y controlar los servicios de carcter general a
las coordinaciones del comit organizador y a los participantes.
10. Definir el tipo y la cantidad de escenografa y sealizacin en los inmuebles sede de las actividades.
11. Disear, adquirir, instalar y controlar la escenografa necesaria de las
diferentes actividades.
12. Distribuir materiales de promocin, organizacin e informacin antes, durante y despus del evento.
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67

13. Supervisar el montaje del auditorio y de los salones para las mesas de
trabajo.
14. Coordinar el montaje del servicio de guardera.
15. Coordinar todo lo necesario para proporcionar servicio mdico.
16. Coordinar la seguridad del evento en general.
17. Apoyar en la integracin, impresin, comercializacin y difusin de
la memoria del evento.
18. Coordinar el centro de operaciones.
D. Coordinacin de comercializacin y difusin
Las funciones de esta coordinacin, sern las siguientes:
1. Definir las estrategias de mercadotecnia y los programas de promocin, publicidad y difusin para el evento.
2. Coordinar la integracin de la fuerza de ventas.
3. Definir la cuota de inscripcin al evento.
4. Elaborar el folleto de promocin del evento.
5. Definir los medios de comunicacin que se van a utilizar.
6. Organizar y manejar las conferencias de prensa.
7. Supervisar y coordinar la elaboracin de spots de radio, desplegados
de peridico y videos para TV.
8. Programar las entrevistas en radio y televisin.
E. Coordinacin de informacin y relaciones pblicas
Las funciones de esta coordinacin sern las siguientes:
1.
2.
3.
4.

Coordinar la invitacin a los diferentes participantes.


Atender a los invitados especiales en cada una de las actividades.
Coordinar el sistema de informacin y la ubicacin de los mdulos.
Elaborar los programas y los comentarios para los maestros de ceremonias.
5. Atender a los ponentes y a los de las mesas de trabajo.
6. Coordinar el servicio de edecanes.
7. Capacitar al personal de informacin y edecanes.
8. Coordinar la ubicacin fsica de las edecanes durante las diferentes
actividades.
9. Coordinar y realizar la invitacin a los diferentes medios de comunicacin.
10. Coordinar la intervencin de los medios de comunicacin y entregarles la informacin sobre el evento.
11. Supervisar los servicios proporcionados en la sala de prensa.
12. Elaborar la memoria del evento.

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68

F. Coordinacin de finanzas
Las funciones de esta coordinacin sern las siguientes:
1. Integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general.
2. Coordinar la contabilidad general, la tesorera y las finanzas.
3. Elaborar y controlar el flujo de dinero.
4. Elaborar el presupuesto para montar la exposicin.
5. Autorizar, programar y realizar el pago a los proveedores.
6. Controlar los recursos financieros.
7. Solicitar apoyos financieros.
8. Elaborar el catlogo de cuentas para elaborar el presupuesto de un
evento.
9. Presentar el informe financiero.
Funciones generales de las diferentes coordinaciones
Existen funciones generales que tendrn que realizar las diferentes coordinaciones, como las siguientes (Fleitman,1997):
Alcanzar los objetivos iniciales propuestos.
Coordinar con eficacia y eficiencia todas las actividades correspondientes a su rea de trabajo.
Realizar el trabajo de acuerdo con el programa inicial, implementando las tcnicas establecidas.
Detectar los cambios que se presenten en el programa, y hacer los
ajustes necesarios.
Organizar toda la documentacin oficial y los papeles de trabajo, con
base en un mtodo previamente establecido.
Cumplir a cabalidad con las normas y procedimientos determinados
para el evento.
Utilizar los recursos disponibles con economa, eficiencia y eficacia.
Velar por la seguridad de todos los participantes al evento.
Mantener informado al coordinador general de todos los detalles del
evento.
Plan de actividades para un evento
Cuando se inicia la planificacin de un gran evento, en el caso de seminarios, convenciones y simposios, entre otros, es recomendable hacerlo con
seis meses de anticipacin o ms (Trejo, 1997).
La planificacin de cualquier tipo de dinmica grupal que se va a utilizar,
deber iniciarse con suficiente tiempo, pues el xito de los eventos descansa
mucho en una apropiada planificacin iniciada a su debido tiempo.
A continuacin, se presentan en 10 etapas las actividades que se deben
llevar a cabo para una planificacin de seis meses:

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69

DA DEL
EVENTO
DA ANTERIOR
UNA SEMANA
DOS SEMANAS
UN MES
DOS MESES
TRES MESES
CUATRO MESES
CINCO MESES

A SEIS MESES
DEL EVENTO

Primera etapa (a seis meses del evento)


Inicialmente, hay que determinar lo siguiente:
Fecha en que se realizar el evento.
Objetivos de la actividad.
El presupuesto con el que se contar.
Lugar donde se realizar.
Temas a tratar.
Tareas a realizar.
Notificacin del evento.
Programa de promocin o publicidad.
Segunda etapa (a cinco meses del evento)
Asegurar el local u hotel donde se realizar el evento.
Elaborar el programa del evento.
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70

Elaborar una lista de verificacin de las tareas a realizar.


Enviar la correspondencia necesaria.
Empezar a elaborar los materiales impresos.
Preparar un plan de transporte para los invitados y expositores.
Determinar las necesidades tecnolgicas y de equipo.
Preparar el equipo de traduccin, en caso de ser necesario.

Tercera etapa (a cuatro meses del evento)


Definir las presentaciones del evento.
Negociar con los expositores u oradores.
Pedir a los expositores sus presentaciones.
Contratar transporte terrestre.
Contratar intrpretes.
Cuarta etapa (a tres meses del evento)
Revisar la lista de verificacin de las actividades del evento.
Planear lo relacionado con la alimentacin, revisando el men.
Tener la confirmacin de los expositores y los invitados.
Rectificar necesidades del lugar.
Revisar las presentaciones de los oradores.
Quinta etapa (a dos meses del evento)
Seleccionar el men.
Finalizar la programacin de las actividades.
Seleccionar, finalmente, a los expositores y determinar sus necesidades.
Revisar que las salas para conferencias estn siendo preparadas.
Verificar la condicin de los materiales impresos.
Revisar el presupuesto con que se cuenta actualmente.
Sexta etapa (a un mes del evento)
Confirmar el uso del local escogido para el evento.
Rectificar que los materiales estn impresos y terminados.
Confirmar todo por escrito.
Revisar los materiales de presentacin.
Ordenar rtulos que se colocarn en el local.
Ordenar la decoracin del lugar (cortinas, flores, cuadros, estantes).
Negociar con los fotgrafos que se requieren.

Sptima etapa (dos semanas antes del evento)


Rectificar y confirmar habitaciones reservadas.
Confirmar transporte areo y terrestre
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71

Enviar todos los materiales al local donde se realizar el evento.


Afinar presentaciones.
Confirmar el men.
Tener listo el programa de trabajo para el evento.
Entregar programa de transporte al equipo responsable.
Hacer arreglos para servicio de mensajera.
Confirmar los arreglos del lugar.

Octava etapa (una semana antes del evento)


Enviar al lugar del evento los materiales para los participantes.
Verificar el horario tcnico de proyeccin.
Disponer la cobertura de prensa.
Preparar los gafetes.
Iniciar pruebas en el local.
Verificar los horarios de la realizacin de las sesiones o eventos.
Afinar detalles del registro de asistentes.
Contratar servicio de seguridad para el da del evento.
Novena etapa (el da anterior al evento)
Tener listo el local para iniciar el evento.
Revisar que el material para los participantes est listo.
Abrir rea de registro.
Reconfirmar horarios de todas las sesiones o eventos.
Colocar los sealamientos que se requieran en el local.
Rectificar que todas las comisiones cumplan con el programa de trabajo que fue asignado.
Reconfirmar al fotgrafo.
Dcima etapa (el da del evento)
Revisar el saln donde se realizar el evento una hora antes.
Ajustar la temperatura si se usan aires acondicionados.
Revisar el buen funcionamiento del equipo de sonido, presentaciones
y msica.
Revisar que el material de los participantes est en el lugar.
Reconfirmar el servicio de banquetes.
Revisar asistencia de expositores y participantes.
Asegurarse que elementos de seguridad estn protegiendo las instalaciones.
Verificar que las funciones se realicen de acuerdo al programa.
Recoger materiales y evaluaciones despus del evento.
Conduccin y seguimiento de un evento

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72

Para la conduccin y seguimiento de un evento, es necesario elaborar una


lista de seguimiento, donde se incluyan todos las actividades y detalles que
se han planificado, como son las funciones y acciones de todas las coordinaciones involucradas en la organizacin de un evento, y que forman al comit
organizador (Fleitman,1997).
Esta lista de chequeo tiene como objetivo no olvidarse de algn detalle
en la planificacin, organizacin e implementacin del evento. Se elabora de
acuerdo a la magnitud del evento que se est organizando.
Algunas actividades se realizan por separado y stas dependen de la realizacin de otras. La lista debe seguir un orden lgico.
Lista de seguimiento de un evento
Definicin de objetivos, estructura de organizacin y fechas.
Definicin del tema del evento, convocatoria y reglamentos.
Fuentes de financiamiento e ingresos.
Definicin de lugar del evento.
Seleccin de recursos, materiales y servicios (cotizaciones).
Definir los posibles patrocinadores.
Elaboracin del presupuesto.
Elaboracin de programas.
Definicin del nmero de participantes e invitados.
Definicin de ponentes magistrales, de acuerdo al tipo de evento.
Planificar el alojamiento.
Estrategia de difusin en medios de comunicacin.
Publicidad impresa.
Invitaciones a los medios de comunicacin.
Diseo y elaboracin de materiales impresos.
Determinar el nmero de personal organizador.
Reclutamiento, seleccin y capacitacin del personal que participar
en el desarrollo del evento.
Capacitacin del comit organizador y personal de apoyo.
Determinar el material de trabajo para el desarrollo del evento.
Determinar el equipo necesario para el desarrollo del evento.
Determinar los servicios necesarios para el evento.
Confirmacin de la asistencia de los expositores y participantes.
Recepcin de ponencias.
Organizacin de las mesas de trabajo.
Confirmacin final de los participantes y ponentes.
Contratacin y distribucin del transporte.
Lista de seguimiento durante el evento
Asignacin y traslado a hoteles.
Distribucin de hoteles y habitaciones.
Tener listo el equipo, muebles y materiales para presentaciones.
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73

Celebracin de bienvenida.
Inauguracin.
Programa general de actividades.
Recopilacin de conclusiones.
Clausura del evento.
Despedida, evento social o espiritual.
Elaboracin de la memoria del evento.
Llevar participantes al aeropuerto.

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74

Aplicaciones espirituales
Las siguientes, son algunas aplicaciones espirituales relacionadas
con el tema de planificacin, coordinacin y conduccin de un evento
acadmico.
Aplicacin No. 1
En el libro de los Hechos no se mencionan ancianos o diconos de la
iglesia de Antioquia, pero se da una lista de nombres de varones que
tenan el Espritu Santo. En esa lista, estn Bernab y Pablo, junto con
Simn llamado Nger. Estos hombres fueron movidos por el Espritu
para planificar un programa misionero mucho ms abarcante que el
que hasta entonces haba intentado la iglesia (Comentario Bblico, t. 6:
La expansin de la iglesia). Se necesita talento y habilidad para planificar armoniosamente. Esta es una oportunidad preciosa para poner de
manifiesto su devocin al Seor de la obra y su capacidad para llevarla a
cabo. A cada uno se da su obra, no para que se glorifique l mismo, sino
para que tribute gloria a Dios (Manuscrito 25, 1895).
Debo instar a los obreros a planificar su labor de tal manera que
no se fatiguen a causa del trabajo excesivo (Carta 17, 1902). La Biblia
est llena de ejemplos de lderes que, movidos por el Espritu de Dios,
lograron hacer grandes cosas a favor de la obra. Su habilidad de planificar y organizar era un don dado por Dios, para el cumplimiento de su
misin en esta tierra (Trabajo personal presentado como asignacin de
clase, por la estudiante Anglica Mara Trillo).
Aplicacin No. 2
Nehemas demostr ser un hombre de intrpida determinacin y un
buen organizador. No desestim el peligro de los esfuerzos de sus
enemigos, ni se afligi en forma desmedida por eso. Organiz en 42
grupos a los que estuviesen dispuestos a ayudarle en su trabajo de reconstruir el muro de Jerusaln, y los ubic en otras tantas secciones del
muro. En la lista que se halla en el captulo 3 de su libro, Nehemas nos
ha dejado un documento excepcional para el estudio de la topografa del
muro de Jerusaln, y tambin ha proporcionado muchos otros datos importantes (Comentario Bblico Adventista, t.3, p.79.)
Les dije, pues: Vosotros veis el mal en que estamos, que Jerusaln
est desierta, y sus puertas consumidas por el fuego; venid, y edifiquemos el muro de Jerusaln, y no estemos ms en oprobio. Entonces les
declar cmo la mano de mi Dios haba sido buena sobre m, y asimismo

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75

las palabras que el rey me haba dicho. Y dijeron: Levantmonos y edifiquemos. As esforzaron sus manos para bien (Neh 2:17-18).
Como lo menciona Elena de White, Nehemas fue un gran organizador porque primero inspeccion para saber cmo estaban las cosas, vio
las necesidades y entonces convoc al pueblo en un gran evento, ya que
ah fue donde organiz todo para restaurar Jerusaln, form grupos designando responsabilidades a cada uno. Creo que tenemos que aprender
mucho de este gran lder consagrado a Dios, que es una de las caractersticas que como organizadores debiramos tener (Trabajo personal presentado como asignacin de clase, por el estudiante Jos Gerardo Ruiz
Burton).
Aplicacin No. 3
Para esta reflexin espiritual, quisiera tomar la historia de Elas, el
profeta, que se presenta ante el rey Acab, por orden de Dios. Para este
magno evento, se esperaban varios acontecimientos:
-que lloviera,
-que descendiera fuego del cielo,
-que se matara a los mentirosos.
Lo que nos presenta el libro de 1 Reyes en el captulo 18 es que Dios
le orden a Elas que se presentara ante el Rey, cosa que representaba
casi, su muerte segura, pero no lo envi as nada ms, sino que le dijo
Dios mismo que llovera. Para coordinar un evento de esta magnitud, se
tuvo que hacer una convocatoria muy grande, porque se requera la participacin de los principales sacerdotes del culto a Baal y Elas tambin
debera participar. El auditorio tendra que ser al aire libre, para cumplir
con las expectativas de la organizacin y lo que se iba a llevar a cabo. Las
invitaciones fueron entregadas, el alojamiento era una montaa y los
participantes eran todo el pueblo (por lo menos, para mirar lo que iba a
ocurrir y tomar su decisin).
Los resultados fueron asombrosos, ya que despus de pasar al escenario los profetas falsos, no llovi, pero cuando Elas or al Dios Todopoderoso, no solo llovi fuego, sino ms tarde hubo una tormenta tan
grande que casi pareca un diluvio. Organizar magnos eventos es toda
una tarea de logstica y procedimiento, y creo que debemos lograr una
organizacin digna de hijos de Dios (Trabajo personal presentado como
asignacin de clase, por el estudiante Israel Rivera).

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Ana Lucrecia Salazar

76

Resumen de la unidad
Para realizar cualquier evento exitosamente, se debe planificarlo debidamente y hacer un uso razonable de los recursos disponibles. La planificacin es indispensable para que exista una buena coordinacin
entre todas las partes que intervienen en la realizacin de un evento.
Es recomendable que las personas que participan en el evento, sean las
que elaboren la planificacin del mismo. Todos deben conocer los objetivos, misin, polticas y estrategias, programas, presupuestos y procedimientos.
Existen tres principios en el proceso de planeamiento de un evento:
precisin, flexibilidad y unidad.
Se deben definir claramente las acciones para cada objetivo propuesto.
La planificacin general de un evento debe definir claramente los objetivos, polticas generales, temtica, formacin y organizacin, financiamiento, contratacin de lugar y servicios, capacitacin de las
organizaciones y asignacin de fechas y responsabilidades.
Los planes deben ser comprensibles, concretos, firmes, seguros, basados y ligados a los recursos disponibles.
Las ventajas de una buena planificacin se perciben cuando los objetivos se definen con precisin y claridad, se establecen metas concretas,
se estimula la creatividad y se coordinan y unifican los esfuerzos del
grupo organizador.
El plan de actividades para un evento debe elaborarse con seis meses
de anticipacin, determinando claramente lo que habr que hacer en
cada etapa.
La coordinacin general es la responsable de la realizacin exitosa de
un evento. Opera bajo la responsabilidad de un coordinador, quien es
el responsable de que se alcancen las metas y objetivos, as como de
administrar e implementar el evento. La funcin principal del coordinador general es dirigir y supervisar que los coordinadores de las distintas reas cumplan con sus responsabilidades.
La coordinacin general tendr las funciones de planificar, organizar,
dirigir y controlar la realizacin y el desarrollo del evento. Tambin
deber coordinar el cumplimiento de las polticas, supervisar a los
coordinadores de reas, controlar el presupuesto, seleccionar el lugar,
aprobar los programas del evento, seleccionar a los invitados y ponentes, supervisar que se cumpla con todos los pormenores de la lista de
seguimiento del evento y, finalmente, coordinar el cierre del evento.
El comit organizador es un organismo de trabajo y de accin, encargado de la estructuracin de acciones y funciones y de asignar jerarquas para alcanzar los objetivos determinados previamente. Debe ser
capaz de trabajar en equipo, utilizar las habilidades de sus integrantes,
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77

estar constituido por personal capacitado y calificado y desarrollar funciones compartidas, evitando duplicidad y malentendidos.
Un buen coordinador debe manejar adecuadamente al personal, desarrollar mente creativa e innovadora para tomar decisiones, ser metdico, disciplinado, detallista y organizador. Debe, adems, tener sentido
del humor, conocer de administracin de recursos y tener una buena
presentacin.
El comit organizador estar conformado por las siguientes coordinaciones:
Coordinacin tcnica.
Coordinacin de administracin.
Coordinacin de operacin.
Coordinacin de comercializacin y difusin.
Coordinacin de informacin y relaciones pblicas.
Coordinacin de finanzas.
Coordinacin de exposiciones, si las hubiera.
Las diferentes coordinaciones tambin realizarn funciones conjuntas
para alcanzar los objetivos iniciales propuestos y debern mantener informado al coordinador general de todos los detalles del evento.
Para la conduccin y seguimiento de un evento, es necesario elaborar
una lista de seguimiento donde se incluyan todas las actividades que se
han planificado, as como las funciones y acciones de todas las coordinaciones involucradas en la organizacin de un evento y que conforman al comit organizador.
La lista de seguimiento tiene como propsito no olvidarse de algn detalle en la planificacin, organizacin e implementacin del evento y
debe seguir un orden lgico.
En las Sagradas Escrituras y en los escritos de Elena de White, encontramos ejemplos de eventos realizados basados en los principios bblicos, que nos aconsejan que, sin una planificacin y conduccin bien
establecida con objetivos y metas, aunque los organizadores sean un
grupo dispuesto a trabajar, el evento no ser exitoso. La habilidad de
planificar es un don dado por Dios.

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Estudio de caso No. 4

A DNDE VAS?
Mientras Alicia vagaba, perdida en el Pas
de las Maravillas, se encontr con un gato.
Queriendo orientarse, ella le pregunt:

Preguntas para anlisis

1.Cul es la moraleja de
este relato?

Qu camino debo tomar?


El gato le respondi con otra pregunta:
2. Qu pas con Alicia?
A dnde vas? Cul es tu rumbo?
Alicia aclar: No tengo rumbo. No voy
hacia ningn destino en particular.

3. Por qu es tan importante saber a dnde vamos?

Entonces -le dijo el gato-, cualquier


camino te sirve igual...
4. Cul es el mensaje de
este relato para el trabajo
grupal?

5. Cul es el mensaje de
este relato para nuestra vida
personal como cristianos?
(Universidad Nr-Instituto Superior de Educacin Rural,
1995).

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79

Seleccin del
lugar y evaluacin
de eventos

Unidad

Al finalizar esta unidad, usted podr


Explicar por qu la seleccin del lugar es determinante para el xito
de un evento.
Reconocer indicadores que se puedan utilizar para evaluar el resultado de un evento.
Enumerar y definir los aspectos a incluir en una memoria del evento.
Comparar las normas de seleccin de un lugar propuestas en las Sagradas Escrituras y en los escritos de Elena de White, con los lineamientos tericos y prcticos sobre el tema de la unidad.

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80

Seleccin del lugar


La necesidad de seleccionar un buen lugar para llevar a cabo un
evento,
puede originarse en:
El deseo de alcanzar al mayor pblico posible.
La necesidad de reevaluar las instalaciones existentes que se pudieron considerar obsoletas por una u otra razn.
El hecho de que los costos por renta hayan llegado a niveles
prohibitivos.

La seleccin final del lugar podr efectuarse despus de


realizar una planeacin detallada y lgica, que incluya
muchas decisiones y concesiones.
Consideraciones relativas a la ubicacin
En primer lugar, existen por lo general varios sitios posibles, es decir, que el sistema no es fijo; y en segundo lugar, la determinacin de los
costos de algunos factores de la ubicacin es de naturaleza subjetiva.
Por muchos aspectos, el proceso es semejante al que interviene en la
construccin o la compra de una casa nueva. Existen criterios objetivos
tales como el valor del inmueble, la tierra y dems. Resulta difcil tomar
una decisin con base en estas pocas variables, ya que no son las mismas en todos los lugares. Lo mismo sucede con los criterios subjetivos.
En este sentido, pueden existir preferencias hacia un estilo determinado,
aunque la casa de ese estilo puede estar localizada en un barrio que no
es precisamente el preferido. Una casa puede estar situada a gran distancia del sitio de trabajo, pero puede tambin representar una ventaja
comparativa debido a unos servicios pblicos ms econmicos.
Las decisiones sobre el sitio de las instalaciones comprenden numerosas variables. Adems, algunos criterios pueden prevalecer por encima de otros. Por ejemplo, la disponibilidad de transporte, vas de acceso
suficientes y estacionamientos.
Seguidamente, aparecen algunas de las variables que intervienen en
las decisiones sobre la ubicacin de las instalaciones: en cada categora
hay un componente objetivo y otro subjetivo.

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Objetivos

Costos de los materiales.


Costos de los equipos.
Costos de la adaptacin del
lugar.
Costos de desplazamiento.
Impuestos.
Salarios de personal
ayudante y control.

Subjetivos

Disponibilidad de la demanda.
Mtodos opcionales.
Asistencia tcnica.
Actitudes sobre el control
de la contaminacin.
Actividad de seguridad.

Factores para tomar una decisin


Seguidamente, se mencionan algunos factores que deben ser considerados antes de tomar una decisin para la seleccin del lugar apropiado donde se realizar el evento, recomendados por varios expertos
en la materia como Andueza (1992) y Fleitman (1997) y Trejo (1997).
1. La conveniencia de la ubicacin
Aqu es necesario considerar la utilizacin del sitio en trminos de
administracin, almacenamiento y distribucin, para lo cual vienen al
caso las siguientes preguntas:
A. Es adecuado el lugar para causar el impacto que se requiere?
B. Cul es el rea requerida para la actividad principal, salones auxiliares, bodegas y otras instalaciones?
C. Se debe adquirir un sitio adecuado solamente para las necesidades de las presentaciones, o sera ms ventajoso adquirir un sitio
con servicios de salones especiales que permitan la exposicin, y
espacios adicionales como salas, donde los asistentes puedan
compartir en los momentos de receso con otros colegas?
D. Qu parte del rea total se requerir para la circulacin y el
estacionamiento de vehculos?
2. El suministro de servicios
Si las instalaciones cuentan con la infraestructura suficiente para el
nmero de personas que se quieren reunir, entonces este problema
prcticamente no existe, ya que los servicios de gas, acueducto, electricidad, telfono, alcantarillado, vas de acceso, etc., se habrn instalado
como parte del desarrollo del lugar. Pero si las instalaciones estn localizadas en un sitio totalmente despoblado, la organizacin tendr que

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82

conseguir estos servicios, lo cual representar un costo sustancialmente


mayor.
3. El producto y el volumen de asistencia
Este factor, por s solo, puede pesar mucho en la localizacin del sitio
y en la cantidad de espacio requerido. Por ejemplo, hay seminarios o
convenciones, que por el inters del mismo van a requerir instalaciones
amplias y espaciosas para atender la demanda, mientras que para otro
tipo de eventos se requieren instalaciones ms pequeas.
4. Los equipos y el manejo de los materiales
Estos requisitos estn directamente relacionados con el punto anterior en trminos de tipo, espacio requerido y grado de sofisticacin.
5. Panelistas, expositores y mano de obra requerida
Los puntos ms importantes de este aspecto se pueden resumir as:
1. Cules son las destrezas requeridas?
2. Se requerir un gran nmero de personas?
3. Existe en el rea un grupo del tipo requerido para suplir las
necesidades inmediatas?
4. Cul es el posible nivel de competencia con otros?
5. Cul es la relacin de los costos de personal del distrito con los
costos nacionales?
6. Qu facilidades existen en trminos de movilizacin, adquisicin
de material, en caso necesario en la zona?

6. Medios de comunicacin
Este aspecto se relaciona bsicamente con la solucin de los problemas de promocionar y divulgar el evento, as como la disponibilidad y
los costos de transporte.
7. Facilidades de llegada de los expositores y panelistas
Este aspecto puede ser el complemento del anterior, en el sentido de
que puede ser conveniente que el lugar del evento est situado a poca
distancia de un aeropuerto o acceso por va terrestre desde un aeroManual de diseo y conduccin de eventos acadmicos

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83

puerto, por ejemplo, un puerto martimo, un aeropuerto o una carretera,


nuevamente con el objetivo de reducir los costos de transporte y ver la
viabilidad de movilizacin.
8. Ayuda y restricciones del gobierno
La gerencia debe investigar los diferentes tipos de ayuda que otorga
el gobierno, para derivar el mayor provecho posible por medio de las
subvenciones y exenciones.
9. Fuentes de financiamiento
Muchas empresas patrocinan cierto tipo de eventos, por la naturaleza del mismo, y cuando no se tienen los recursos suficientes se inician
con sobregiro bancario. Sin embargo, a medida que la empresa crece, las
necesidades financieras cambian, y es importante que el gerente conozca el tipo de financiacin que requiere, la cantidad aproximada que necesitar y las fuentes de financiacin, junto con los requisitos impuestos
por quienes la suministran.
El ambiente en el diseo de eventos
En esta parte se tratan, de manera muy particular, todos los detalles
relacionados directamente con el sitio y el manejo que debe darse para
crear el ambiente.
En gran parte, el ambiente ms adecuado para los eventos depende
del tipo del mismo. Aun cuando se han dicho que todo lo que se necesita
es "un registro, alguien con una pregunta y alguien para ayudar a encontrar la respuesta", hay muchas cosas que se pueden hacer para conseguir el mejor ambiente.
Los que se sealan, a continuacin, son slo algunos de los factores
que se deben de tomar en consideracin cuando se selecciona un sitio de
reunin para organizar eventos
Facilidades
Cuando se pretende que el evento sea residencial, es necesario pensar muy bien en las condiciones de los participantes, as como tambin
en el aprendizaje propiamente dicho. Las instalaciones deben ser confortables, funcionales y con espacio suficiente.
Si el evento requiere que los participantes hagan algn trabajo independientemente por las noches, es importante que cada pieza tenga un
escritorio, lmpara de mesa y no haya ruido o bullicio que distraiga.
Casi todos los centros de conferencia, hoteles o centros de capacitacin construidos con este propsito, ofrecen un buen nivel de instalaciones; y es esencial, si los participantes quieren colaborar plenamente
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84

en el evento, que tambin tengan amplias oportunidades de descansar.


Idealmente, un sitio de reunin con instalaciones deportivas o de descanso sera ventajoso, pero como mnimo, los eventos residenciales deben suministrar televisin individual o saln social con televisin,
facilidades para tomar refrigerios y acceso al telfono.
Ubicacin del lugar
La localizacin de un lugar de reunin debe pensarse muy cuidadosamente. Debe ser accesible a todos los participantes con el mnimo de
dificultad. Aun cuando el evento se pretenda hacer a manera de retiro o
utilizar los alrededores naturales para el desarrollo de equipo, es necesario siempre tener buenas facilidades de transporte y comunicacin.
Cuando el evento es residencial, el grupo debe pensar que hay una
razn justificable para eso, y las instalaciones de alojamiento deben ser
aceptables para el evento en cuestin.
Cafetera
El disponer de una cafetera significa que debe haber una oportunidad para que los grupos, especialmente en los eventos residenciales,
tengan un lugar de descanso. Cuando el evento es residencial, la cafetera es a veces el sitio ideal para revisar los acontecimientos del da y servir de foro para la vida social y el anlisis.
Estacionamiento
Si el sitio de reunin del evento queda lejos o un gran nmero de
personas se supone que viajan en auto, debe haber facilidades de estacionamiento. No sera posible reservar espacio para los miembros del
evento, pero tiene que haber espacios adecuados para todos los participantes. Si es necesario hacer arreglos especiales, deben establecerse en
instrucciones conjuntas con un mapa que indique el lugar de establecimiento (y cualquier requisito que sea necesario cumplir: pago y distribucin, reservaciones anticipadas, etc.).
Cielorrasos
La altura del cielorraso, como el tamao del mismo, con frecuencia
puede tener un efecto importante sobre el xito del evento. Si los techos
son demasiado bajos, el saln puede parecer sofocante. Por el contrario,
si son demasiado altos, el cuarto puede parecer cavernoso, hacer eco y
no tener una buena acstica.
La altura ptima es 10 pies (3m), suficientemente alto para asegurar
que cuando suba la temperatura, tambin lo haga el calor, pero no en
forma tal que el sonido se escape.
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Electricidad
Debe verificarse que el sitio de reunin tenga suficientes enchufes
para todo lo que se necesite; no solamente que existan, sino que estn en
las condiciones y en el sitio que se desea. Si se van a utilizar proyectores
y un monitor de televisin, probablemente se requerir al menos un
tomacorriente doble.
Cuando se utilicen instalaciones de computador, es necesario un tomacorriente conectado directamente a la lnea principal para no correr
el riesgo de que se produzca sobrevoltaje en otros aparatos elctricos
que entran y salen, poniendo en peligro mucha informacin.
Algunos sitios de reunin necesitan que todas sus instalaciones elctricas sean examinadas por su propio electricista. Podra incluir luces,
proyectores y equipos de sonido, y en tal caso tomar las medidas necesarias de antemano. Hay que verificar que todos los aparatos elctricos
tengan fusibles adecuados, que haya fusibles de repuesto o que la instalacin elctrica pueda soportar el equipo del tipo y de la naturaleza que
se est utilizando.
Equipos
Casi todos los eventos hacen uso de equipos de alguna clase, y es importante hacer una lista de antemano de lo necesario para realizar con
xito el evento, as como tambin enviarlo al sitio de reunin.
Un cable de extensin es un aditamento valioso en cualquier
lista de equipos. No hay cosa
ms exasperante como una distancia que no se pueda conectar
entre el enchufe de un aparato
elctrico y un tomacorriente en
la pared. Lo mejor es determinar
exactamente qu equipo se va a
necesitar, y notificar de conformidad a las partes interesadas. Definir el equipo necesario no elimina
todos los problemas, pero evita que se suministre un reproductor de
vdeo U-Matic para pasar una cinta de vdeo VHS, y viceversa.
No hacer suposiciones es una buena tctica cuando se trata de equipos. Nunca suponer que equipos tales como fotocopiadora, proyectores
o computadoras estn disponibles en el lugar. Nunca suponer que los
sistemas de computador sern compatibles. Hay que verificar primero.

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Incendio o simulacro
La mayor parte de los hoteles, instalaciones de conferencias y salones de seminarios y convenciones prueban sus alarmas y aparatos de
seguridad peridicamente. Se debe preguntar de antemano cundo se
hizo la ltima prueba.
Innumerables eventos se han visto interrumpidos en un momento
crucial por el resonante gemido de una alarma de incendio. Si se espera
una prueba, el instructor debe informar de antemano el hecho y evitar
ansiedad innecesaria. Cada vez que suena una alarma, la respuesta ms
segura es siempre evacuar el edificio. El instructor debe actuar con decisin y conducir al grupo tranquilo y rpidamente hacia la salida ms
prxima. Se deben evitar los ascensores y dejar en su sitio las pertenencias.
Tambin hay que tomar medidas para notificar al grupo sobre algn
simulacro y reforzar la importancia de mantener despejadas las entradas y salidas. Hay que prestar especial atencin cuando al evento asisten
personas con capacidades diferentes.
Alimentacin
La influencia que pueden tener los alimentos en el xito del evento,
excede el tiempo real gastado en su consumo, es una verdad inquietante
que los participantes van a recordar con mayor claridad los alimentos
que comieron durante un evento que el nombre del instructor.
Sin embargo, este conocimiento significa que el tiempo invertido en
conseguir buena comida es tiempo bien gastado. Hay que asegurarse de
que la calidad y la coccin de
los alimentos sean de alto nivel. Siempre que sea posible,
asegurar que haya cierta opcin de platos y especialmente
que haya platos alternos de
comida
vegetariana
para
quienes no comen carne.
Es necesario preguntar en
las instrucciones anexas si hay
algunos requisitos de dietas,
para poder dar noticias previas a quienes atienden al personal. Las dietas especiales no son de incumbencia slo de vegetarianos. Puede haber dietas mdicas, como el consumo de mucha fibra, comida baja en sal.
Cada vez que se solicite una dieta especial, hay que hacerlo diplomticamente.

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Muchas personas son reservadas respecto a lo que comen, y las preguntas al comienzo del evento pueden resultar un poco intimidantes y
embarazosas.
Cuando hay un control de las comidas escogidas, se puede tratar de limitar las comidas pesadas que aletargan a la gente.
Iluminacin
La iluminacin que resulte ms apropiada para cada evento, la impondr el tipo de evento que se est realizando. Cuando hay mucho trabajo de cerca, la iluminacin debe ser mayor, mientras que las que
dependen del estado de relajamiento y desinhibicin, se realizan mejor
con luz suave. Es difcil realizar un programa acerca del estrs con xito,
cuando el resplandor de la luz ilumina a todo el mundo.
Para casi todo los propsitos, el requerimiento de iluminacin mnima debe ser de 30 a 50 bujas-pie (una buja pie es la unidad bsica de la
medida de iluminacin), subiendo hasta 7 o cuando se necesita trabajo
detallado.
Para dar la mayor flexibilidad, la iluminacin debe ser reducible y direccionable.
Pantalla
Cuando el evento descansa considerablemente en apoyo visual, hay
que tener el cuidado de que no haya obstculos para que el instructor
vea la pantalla. Si est demasiado cerca, los miembros del grupo se incomodarn y cansarn; si est demasiado lejos, sufrirn cansancio en los
ojos y dolores de cabeza.
Las distancias ideales dependen del tamao de la pantalla que se est utilizando, pero, como medida general, la distancia mxima entre la
pantalla y la ltima fila de asientos no debe exceder de seis veces el ancho de su pantalla, mientras que la fila del frente no debe estar ms cerca de dos veces al ancho de la misma.
La mejor rea de visibilidad dentro de estos parmetros sera de tres
pantallas transversalmente, lo cual asegura que nadie estara a ms de
un ancho a la derecha o a la izquierda de la lnea del centro. En cuanto a
la altura de la pantalla, se debe permitir que el grupo vea por encima de
las cabezas de los dems, sin estirar el cuello o teniendo que mirar por
los lados de la cabeza del que est al frente. Hay muchos tipos diferentes
de pantallas, desde blanco plano, hasta lenticular que pueden ser utilizadas. Sea cual fuere la pantalla que se escoja, hay que asegurarse de
que sea durable, que no se humedezca ni se llene de polvo, y limpiarse
de acuerdo con las instrucciones del fabricante.

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Luz solar
Todo el mundo aprecia un da soleado, pero la luz del sol propiamente dicha puede tener influencia perturbadora en un evento o seminario.
Muy aparte del hecho de que se refleje en tableros y otros equipos, pueden hacer difcil la concentracin en el material, as como tambin producir migraas y dolor en los ojos. Mientras las circunstancias lo
permitan, hay que tomar medidas para proteger a los participantes del
resplandor, mediante el empleo de persianas, cortinas o postigos. Si uno
sabe que el sol de la tarde entra en el saln, hay que advertir a la gente y
darles la oportunidad de moverse.
Hay que verificar que la luz del sol no afecte la visibilidad de las diapositivas y otros medios visuales. A veces, la luz del sol opaca la definicin o alumbra la imagen hasta desaparecer en la oscuridad.
Ruido
No tiene mayor sentido presentar el material en una forma viva e informativa, si el grupo no puede escuchar lo que se est diciendo.
Los pisos deben estar alfombrados, y tiene que haber suficiente aislamiento acstico para evitar los ecos. Cuando sea posible, es mejor verificar antes el saln. Es sorprendente el nmero de salones de
entrenamiento que estn situados al lado de cocinas, no tienen en cuenta las calles muy transitadas o encima de la maquinaria del montacargas
del ascensor.
Tambin es aconsejable preguntar quines van a utilizar los cuartos
vecinos y para qu los van a utilizar. Hay que evitar el ruido provocado
por calefaccin, aire acondicionado o proyectores.
Msica
Hay que tener mucho cuidado con el tipo de msica de fondo que se
utilice en algunos momentos durante el evento. La msica debe ser relajante, apropiada al evento que se est llevando a cabo y no deber ponerse a un volumen muy alto o muy bajo que no se escuche.
Ventanas
Las ventanas no son solamente un mtodo de proporcionar ms luz y
ventilacin a un cuarto, sino tambin puede ser una distraccin importante.
Siempre que sea posible, el saln debe arreglarse de tal manera que
los participantes se sienten dando la espalda a las ventanas. Si las ventanas estn detrs del instructor, inevitablemente la atencin se desviar
hacia lo que est ocurriendo fuera.

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A veces, las puertas de los salones tienen ventanillas de vidrio. Se


deben cubrir con papel para evitar que la gente mire y distraiga a los
participantes. Se puede dejar un hueco de media pulgada que permita
verificar si el saln se est utilizando.
Temperatura
La temperatura, como el tiempo atmosfrico, es uno de los factores
en que no se puede esperar complacer a toda la gente siempre. Sin embargo, casi todo el mundo encuentra cmoda la temperatura entre 76
Fahrenheit (20C-25C aprox.).
Cuando se piensa en la temperatura, es importante tener en cuenta
la cantidad de equipos elctricos que se van a utilizar. Mientras ms videos y computadores haya, ms pronto empezar a subir la temperatura
y ms elevada quedar.
Otros factores que afectan la temperatura sern el tamao del saln,
el nmero de personas que asiste y las actividades que se estn realizando. Si el saln tiene una gran cantidad de ventanas, el efecto podra
convertir el cuarto en un refrigerador por la maana y en un invernadero por la tarde. Para evitar esto, hay que verificar si hay cortinas o persianas en las ventanas.
Mensajes
Se puede evitar una gran cantidad de ansiedad innecesaria o interrupciones, estableciendo un sistema para trasmitir mensajes importantes a los participantes. Esto se puede hacer, colocando mensajes en una
cartelera fuera del saln del evento o haciendo arreglos para que se lean
en voz alta los mensajes durante intervalos especficos.
El mejor momento para transmitir mensajes es inmediatamente antes de cualquier descanso. Si se enva un mensaje importante despus de
un descanso, el participante probablemente va a gastar tiempo meditando sobre la razn del mensaje, en lugar de concentrarse en el material del evento. Para ayudar a que el sistema de mensajes sea adecuado,
hay que notificar a los participantes del evento, el nombre y nmero de
la persona que se debe contactar en caso de ser necesario un mensaje, y
explicar que solamente mensajes de mucha importancia podrn interrumpir el evento.
Atencin a personas con capacidades diferentes
Cuando a los eventos van a asistir participantes con necesidades especiales, hay que tener en cuenta este factor. Una de las primeras preocupaciones debe ser el acceso. Sern necesarias rampas o equipos
especiales? Hay ascensor?
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Muchas dificultades, como visin u odo deficientes, se pueden superar con un poco de planeacin previa. Colocar a los miembros del
grupo ms cerca al instructor, ayuda mucho. Tambin es importante
descubrir si alguien necesita algn cuidado especial. Los grupos que requieren cuidados especiales incluyen sordos o ciegos, aqullos con fallas
visuales o auditivas y quienes tienen necesidades especiales.
Primeros auxilios
Un botiqun adecuado de primeros auxilios debe estar a la mano, sin
tener en cuenta el tipo de evento que se est impartiendo. Cuando ste
implica riesgos particulares, puede ser necesario suministrar otros
equipos o formular un plan para afrontar posibles problemas.
El botiqun debe ser fcilmente accesible y no estar bajo llave. Se debe conocer su localizacin, es necesario chequearlo peridicamente y
reemplazar lo que haya caducado o est viejo. Los dolores de cabeza o
migraas se presentan con frecuencia, y un instructor efectivo debe
mantener el control de medicamentos adecuados. Otros elementos que
se deben incluir son vendas, esparadrapos, tijeras, colirios, algodn y
pinzas.
Recipientes de basura
A veces, abruma la escasez de recipientes para depositar basura en
los salones de las actividades. Teniendo en cuenta la cantidad de papeles, vasos de papel o envolturas de dulces que se producen, hay que ponerle remedio a esto si no queremos ver que el saln parezca un campo
devastado al trmino del evento.
Servicios sanitarios
Los baos son un factor esencial y deben ubicarse suficientemente
cerca del saln. Cuando estn asistiendo a los eventos personas con cuidados especiales, otros factores en qu pensar sern la facilidad de acceso y la adaptabilidad de los equipos.
Sillas
La silla comn puede tener un impacto sobre el evento, y ser ms
importante que una simple pieza de mueble. La investigacin considera
que el sitio del aprendizaje se afecta directamente con la sede fsica. Hay
una correlacin entre la absorcin del cerebro y la comodidad de las
posaderas.

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Esto significa que es imprescindible ofrecer un asiento cmodo,


siempre que sea posible. Los asientos escogidos deben tener un rea
ligeramente cncava y suficiente amplitud para poderse acomodar. Hay
que evitar las sillas de vinilo o plstico, que hacen sudar el cuerpo. Los
forros de nylon se pueden mantener fcilmente, pero eso no los hace
ms cmodos. El asiento ms conveniente es de tela acolchada o de materiales que no conduzcan fro o
calor.
El diseo de la silla tambin puede ser importante. Las sillas con
asientos que se inclinan hacia atrs o
tengan un marco protuberante de
metal, pueden cortar la circulacin
de las piernas si se usan durante perodos largos. Idealmente, el asiento
debe ser de 17" ( 430 mm) desde el
piso y con un mnimo de una pulgada
de relleno en el asiento y espaldar. Cuando se trabaja fuera del saln, se
debe tener en cuenta el nmero de sillas necesarias y el espacio que se
requiere para tener acceso.
Cuando se requieren hileras de sillas, habr mucha mayor interaccin si se descomponen en grupo de seis a ocho, en lugar de una sola fila
de 24. Se puede lograr mayor participacin utilizando sillas individuales
que sillas fijas al piso o entre s, y ponindolas en arco y no en hileras.
Finalmente, hay que tener sillas suficientes para todos los participantes,
adems de unas cuantas de reserva para los que llegan tarde, los observadores o visitantes no esperados.
Obviamente, el tipo de asiento disponible no siempre es algo que est bajo el control del instructor, pero s del programa. Si hay alguna duda
sobre el efecto que los asientos tienen sobre un grupo en periodos largos, hay que disear un programa que incluya oportunidades de moverse o de tomar descansos para estirarse.
Esto es especialmente importante cuando los participantes, generalmente, no requieren sentarse durante el desempeo de su trabajo
(por ejemplo, vendedores de almacn, topgrafo, etc.).
La gran disponibilidad de sillas para hacer eventos con tablas en el
brazo para escribir, ha popularizado los eventos como un arreglo de entrenamiento. Tienen la ventaja de mayor flexibilidad. Las sillas se pueden disponer de distintos modos. Tienen la desventaja de que el evento
podra ser demasiado formal. No se recomienda cuando hay que escribir
mucho. Difcil para los zurdos. Es conveniente para formas de entrenaManual de diseo y conduccin de eventos acadmicos

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miento altamente sinergista, como lluvias de ideas, desempeo de papeles y habilidades interpersonales.
Mesas
Las mesas pueden ser un obstculo o una ayuda. Son un obstculo
porque establecen barreras entre los participantes. Cuando es necesario
superar obstculos y establecer un entendimiento informal entre la gente tan pronto como sea posible, la distribucin y existencia de las mesas
puede ser un factor decisivo.
Cuando se utilizan mesas, stas deben tener un tamao y una profundidad para el propsito deseado. Dejar aproximadamente 30"
(76cm) por una persona y una
profundidad de 20" (51 cm) para que cada miembro extienda
sus materiales.
Una posible alternativa para
poner cosas sobre la mesa, es el
uso de sillas de estudiantes o
sillas con tablas en el brazo. stas son muy convenientes para
situaciones en las cuales se requiere informalidad, pero tambin sirven para tomar notas
ocasionales, no son convenientes cuando hay necesidad de escribir mucho.
Las tablas en el brazo deben tener aproximadamente 27" ( 69cm)
desde el piso, e inclinarse ligeramente para permitir tomar notas sin
demasiado esfuerzo.
Distribucin de mesas y sillas
Esta seccin est adaptada de Andueza (1997) y Trejo (1997), as
como de otros expertos en estos temas.
La distribucin que haya en el saln puede contribuir bastante al
placer de participar en el evento. Como antes se mencion, colocar al
grupo en filas reduce la interaccin entre la gente, mientras que poniendo las sillas en arco ayuda al debate, al contacto visual, a la igualdad y al
disfrute en general.
La distribucin ms conveniente de las mesas y los asientos depende
de la naturaleza del evento y el nmero de personas.
Tambin es til hacer un diagrama con la distribucin del saln para
cada uno de los diferentes eventos. ste se puede enviar, si es conve-

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niente, al sitio de reunin simultneamente con cualquier confirmacin,


y puede quedar en el archivo hasta que el saln est listo para el evento.
Arreglo en escuadra
Ventajas
Permite que gran nmero de participantes analicen los problemas. La
dificultad de identificar
cul es la cabeza de la mesa, significa que todas las
posiciones son igualmente
importantes.
Desventajas
Dificultad en el contacto visual con todos los participantes. No es
conveniente para ocasiones menos formales.
Conveniente para eventos como debates y desarrollo de un solo equipo.
Escuadra slida de conversacin
Un refinamiento de la escuadra consiste en mover conjuntamente la
mesa para eliminar la tierra de nadie en el centro.
Ventajas
El efecto de reunir la mesa es acercar ms ambos lados. Esto aumenta la participacin y evita que las partes crean que estn hablando sobre
una gran lnea divisoria. No hay que dejarse llevar por la atencin de
colocar una planta en el centro o un objeto cualquiera que pudiera oscurecer la visibilidad.
Desventajas
Es inconveniente para
situaciones menos formales. Requiere una gran cantidad de espacio para ser
efectiva.
Conveniente para negociaciones, reuniones de
equipos, hacer el papel de
gerente.

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Arreglo rectangular
Aunque la distribucin en rectngulo, a veces, utiliza espacios eficientemente, crea varias dificultades.

Ventajas
Permite sentarse alrededor de una mesa a un gran nmero de participantes.
Desventajas
Aumenta las dificultades de visibilidad, haciendo embarazoso ver alrededor de toda la mesa. Las mejores posiciones para contacto visual
son las de los participantes sentados en el lado corto del rectngulo y, en
consecuencia, stas se consideran a veces como las posiciones del poder,
lo cual podra producir un desequilibrio.
Conveniente para juntas directivas, negocios, reuniones de comits.
Hileras
A menos que las hileras de
escritorios tambin estn en fila,
esta distribucin se debe evitar.
Ventajas
Formalidad.
Desventajas
Dificultad para ver algo detrs de la cabeza de las personas
que estn al frente. Permite a las
personas interesadas ocultarse
en la fila de atrs.
Si los escritorios estn en fila, se puede utilizar para grandes grupos
donde el espacio sea deficiente.
Saln de clases
El arreglo estilo saln de clase, se ve ms frecuentemente en escuelas
y salones de exmenes.
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Ventajas
Mejora el acceso del instructor y
permite instruir individualmente.
Desventajas
La asociacin con la escuela y
los exmenes, crea una barrera innecesaria para el aprendizaje.
Conveniente para capacitacin individual, idiomas, mecanografa,
clculos y teclado en general.
Traviesas
Una alternativa para las filas estilo militar, sera organizar los escritorios diagonalmente, a manera de travesaos o espina de pescado.
Ventajas
Las lneas mejores de vista facilitan la comunicacin entre las
filas de mesas. Crean una sensacin de equipos individuales.
Desventajas
Puede dar lugar a competitividad y sentido de nosotros y ellos.
Conveniente para programas de equipos pequeos, talleres y formacin de equipos.
Distribucin en u y en v
Cuando se utilizan mesas rectangulares, son muy conocidas las distribuciones en U o en V.
Ventajas
La U abierta permite que el instructor se mueva dentro del grupo
para estimular respuestas y ofrecer entrenamiento u orientacin individual.
La mayor posicin o el mando sobre el grupo, se ve cuando la persona ocupa la parte media de la V o de la U, lo cual, sin duda, hace que este
mtodo sea tan popular entre instructores.
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Desventajas
Se ajusta mejor a grupos de entrenamiento de tamao pequeo a
mediano. Conveniente para casi todos los eventos, pero especialmente
para las habilidades de presentacin.
Mesas redondas
El beneficio ms obvio de las mesas redondas es que, por su propio
diseo, no puede haber una cabeza en la mesa. Sin embargo, esto podra
ser acadmico, pues invariablemente quienes se sientan cerca de un
apoyo visual se cree que tienen el control.
Ventajas
Estatus nico.
Excelentes lneas de visin.
Alto nivel de
participacin.
Desventajas
Ningn jefe
obvio.
Dificultad de
encontrar mesas
redondas.
Dificultad para
que circule el instructor.
Conveniente para compartir informacin, investigacin y solucin de
problemas.
Estilo taberna
Los asientos, estilo taberna, se utilizan mucho en
ciertos programas y pueden
comprender mesas rectangulares o redondas.
Ventajas
Presentan la escena para
participacin informal. Idea
para situaciones en que se
asignan diferentes tareas a
mesas distintas.
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Desventajas
No apropiado para entrenamiento que requiera contacto visual total,
puesto que estimula la formacin de camarillas. Puede dificultar el control.
Conveniente para talleres, trabajo de grupos pequeos y solucin de
problemas.
Lista de verificacin para la seleccin del lugar
Antes de tomar una decisin para seleccionar el lugar, es necesario
establecer una lista de prioridades, desde el punto de vista del lugar al
igual que de los individuos, y para esto es inevitable recurrir a una serie
de discusiones acerca de las ventajas y desventajas. Adems, una vez
tomada la decisin acerca de la conveniencia de un determinado sitio,
nadie puede garantizar que ste sea el correcto. Los cambios en el ambiente social, poltico y econmico, tanto a nivel local como nacional,
pueden significar que lo que pareca una decisin ventajosa en un principio, llegue a ser todo lo contrario con el tiempo, o viceversa.
Como una ayuda adicional a todas las consideraciones presentadas
aqu para el xito de un evento, se muestra lo que se ha denominado
lista de verificacin. sta, utilizada correctamente, ser de gran ayuda
para manejar un seminario o evento con gran xito. Siempre es aconsejable hacer un chequeo total de los sitios de reunin antes de confirmar
la reservacin. Siempre que sea posible, esto se debe hacer personalmente visitando la localidad y buscando las respuestas a las preguntas
planteadas a continuacin.
Lista de verificacin
Si las respuestas a las preguntas siguientes son satisfactorias, se
puede ya confirmar el evento por escrito, estableciendo fecha, detalles
del evento, nmero, requerimientos de comidas y equipos, necesidades
especiales y distribucin de cada saln.
Salones (en general):
Cuntos cuartos hay disponibles?
Se necesitan cuartos para descansos, grupos? En caso
afirmativo, Cuntos?
Se puede obtener la distribucin de los cuartos?
Se comparten algunas instalaciones?
Cules son convenientes para este evento?
Qu distracciones podran existir?
Saln (cosas especficas): El cuarto escogido tiene:
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Buen aislamiento acstico?


Suficiente luz elctrica o natural?
Iluminacin susceptible de disminuir?
Luces direccionables?
Cortinas/ postigos adecuados para oscuridad total?
Adecuada ventilacin / aire acondicionado independientes?
Sillas cmodas?
Suficientes tomacorrientes (en tal caso, si no son accesibles, se necesitarn extensiones)?
Suficiente espacio para el presentador, su equipo y el
grupo?
Saln (instalaciones): Qu instalaciones hay?
Proyector para computadoras.
Atriles.
Tableros.
Proyector.
Reproductor de video.
Tv/monitor.
Videocmara.
Reproductor de casetes.
Cables de extensin.
Pantallas.
Requerimientos especiales.

Otras comodidades: Dnde estn los baos?


Son suficientes?
Son accesibles para personas con capacidades especiales?
Hay ascensor?
Hay acceso a fax, telfonos, fotocopiadoras o computadoras?
Cmo se comunican los mensajes?
Seguridad:
Es seguro el saln por la noche?
Durante los descansos estn seguras las pertenencias?
Son necesarios pases de seguridad o requisitos de entrada?
Si hay estacionamientos, se necesitan pases?
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Es posible el acceso al saln de entrenamiento fuera de


las horas normales de trabajo?
Alimentos y bebidas.
Durante los descansos hay bebidas?
Se pueden variar las horas de descanso?
Qu arreglos hay para el almuerzo?
Qu se incluye y excluye en el precio?
Son posibles comidas vegetarianas o especiales?
Quin es responsable del enlace con el instructor?
Localizacin.
Hay fcil acceso del trasporte pblico al sitio de
reunin?
Se puede llegar fcilmente por carretera?
Existe estacionamiento con suficientes espacios?
DOnde hay transporte frreo, se puede obtener vehculo
de cortesa desde la estacin?
Si es residencial.
Cuntas alcobas hay disponibles?
Los cuartos son dobles, sencillos?
Son servicios privados?
Se suministran toallas/jabn?
Hay mesa y lmpara para trabajos?
Hay televisin o radio?
Hay un telfono privado?
Hay peridicos disponibles?
Son posibles llamadas para despertar?
Cundo deben registrarse para salir los delegados?
Hay donde dejar el equipaje antes de salir?
Cules son los arreglos respecto al pago?
Factores para evaluar eventos
Una vez finalizado un evento, es importante que las diferentes coordinaciones se renan para evaluar las actividades realizadas, especialmente cuando los eventos se efectan peridica o consecutivamente.
Fleitman (1997) y otros expertos en el tema recomiendan lo siguiente.
Evaluar el papel de cada una de las coordinaciones que operaron bajo la responsabilidad de la coordinacin general del evento. Si no fuera
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posible, por lo menos debe evaluarse el papel de la coordinacin general


que, finalmente, es la responsable del xito o fracaso del evento.
En una evaluacin no se pretende encontrar quines son los culpables de que las cosas no hayan salido bien, sino que el propsito es no
solo mejorar en todo aquello que se hubieran encontrado fallas, sino
felicitar y motivar a quienes participaron con responsabilidad, entusiasmo y dedicacin en el desarrollo del evento.
Existen varios factores que pueden considerarse en la evaluacin de
cualquier evento, como los siguientes:
Las metas y objetivos del evento
Si la organizacin fue aceptable y se alcanzaron las metas.
La temtica del evento
Si la informacin fue relevante, vlida y enfocada a profundidad.
Las presentaciones de los ponentes o expositores
Si las exposiciones sobre el tema fueron claras, bien dirigidas
y el material audiovisual utilizado fue relevante y de calidad.
La duracin de la presentacin
Si el programa comenz puntualmente y en el tiempo estipulado.
El arreglo del lugar del evento
Si los montajes de los salones, la decoracin y el lugar fueron
adecuados y confortables para los participantes.
El funcionamiento del equipo, sonido y msica
Si el sonido fue claro, msica apropiada y equipos necesarios.
La promocin y publicidad del evento
Si las invitaciones fueron bien confeccionadas y enviadas con
anticipacin.
Si las condiciones de hospedaje y alimentacin fueron satisfactorias para los participantes e invitados.
Para realizar una evaluacin de los expositores del evento, se pueden
utilizar evaluaciones ya preparadas para tal efecto, que incluyen factores necesarios de evaluar, como Preparacin del tema, organizacin de
la exposicin, atencin a la audiencia, respuesta a preguntas planteadas
y el tiempo empleado, entre otros.
Evaluacin de expositores
Seguidamente, se presenta un ejemplo de una hoja de evaluacin de
expositores para cualquier tipo de evento.

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HOJA DE EVALUACIN DE EXPOSITORES


Nombre del evento: _____________________________________________
Nombre del expositor(a): _________________________________________
Fecha: _____________________ Lugar: ____________________________
Escala de puntuacin:
Sobresaliente 10

Excelente 9

Bueno 8

Promedio 7

Deficiente 6

Fracasado 5 o menos

Puntuacin
otorgada
10 9 8 7 6 5

Criterios de evaluacin
1. Postura, apariencia, tono de voz, soltura, atencin a la
audiencia.
2. Organizacin: sigue el bosquejo esquemtico, secuencia
lgica de temas.
3. Efectividad en la contestacin de preguntas. Conocimiento y defensa del material presentado.
4. Preparacin. Explicacin clara de trminos, conceptos y
datos.
5. Empleo de material irrelevante, repeticin de conceptos,
datos, etc.
6.Tiempo utilizado: termina a tiempo o se extralimita.
7. Lectura del material. Ley lo necesario o ms de lo razonable.
8.Uso efectivo de recursos audiovisuales: de buena calidad,
se entienden, complementan adecuadamente la presentacin
de ideas, conceptos, datos.
9. Seleccin del tema: moderno, de avanzada, estimulante,
de inters general.
10. Bibliografa: esfuerzo en la bsqueda y utilizacin de
recursos bibliotecarios y de inters para preparar y presentar
el evento.
Total de puntos:

Adaptado de: http://uprm.edu/biology/profs/delannoy/Hojaeval.htm

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Memoria del evento


Despus de la realizacin de un evento, puede elaborarse una memoria
de lo que sucedi durante el mismo, dependiendo de los requerimientos de la
tcnica grupal utilizada. La elaboracin de una memoria del evento deber
alcanzar los siguientes objetivos:
Conservar los elementos, contenidos, experiencias, vivencias y decisiones del grupo componente del evento.
Captar la informacin y conclusiones de cada
sesin.
Observar la funcionalidad de las dinmicas.
Verificar si los objetivos del evento se alcanzaron.
El reporte de dicha memoria podr contener los siguientes elementos:

I.

II.

III.

IV.
V.
VI.
VII.

Presentacin general
Introduccin
Objetivo del evento y a quin estuvo dirigido.
Nombre y tipo del evento.
Sede (localizacin geogrfica).
Fecha.
Inauguracin.
Desarrollo del evento
Describir las sesiones en orden cronolgico. Cada sesin debe contener: tema, tiempo planeado y real, objetivos, expositor, conductor, tcnicas grupales, ejercicios de integracin,
contenido aportado por los participantes y conclusiones.
Lista de los participantes y expositores
Indicando el nombre, profesin, ocupacin y direccin de cada uno de los integrantes, ya sean organizadores, expositores,
conductores, participantes o miembros de la prensa.
Consideraciones y conclusiones finales
Evaluacin del evento
Otros asuntos
Clausura
Por lo general, la memoria, una vez elaborada, se enva a
los participantes del evento y a los
patrocinadores del mismo

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Aplicaciones espirituales
La siguiente es una aplicacin espiritual relacionada con el tema de la seleccin del lugar y la evaluacin del evento.
Aplicacin No. 1
JESS aliment a 5,000 personas. El relato lo encontramos en Mateo
14:13-21. La organizacin de un evento, es sin duda, un gran reto, porque
deseamos que se realice sin ningn problema y cumpliendo los objetivos de
ste. En el Deseado de todas las gentes, dice que Jess ya se encontraba
apartado en un lugar, y al no verlo sus seguidores comenzaron a buscarlo y
a preguntar por l, hasta que algunos lo vieron y comenzaron a seguirlo, y
poco a poco el nmero de estas personas fue aumentando hasta llegar a
5,000, sin contar mujeres y nios. Jess tuvo compasin de ellos, porque
eran como ovejas sin pastor y busc un lugar conveniente donde pudiera
atenderles y comenzar con su tema. El tema era ameno, porque la gente no se
daba cuenta del tiempo que haba pasado, de tal manera que pas mucho
tiempo y no haban comido, pero aun as ellos seguan interesados y motivados en las enseanzas de Jess. Lleg el momento del refrigerio y, entonces,
Jess le pidi a sus discpulos que se encargaran de esto. Solo haba cinco
panes de cebada y dos panecillos. Jess pidi a la gente que estuviera cmoda y organizada en grupos de 50 y 100, para que todos vieran lo que iba a
hacer. Alz lo ojos a los cielos, lo bendijo y parti y dio a la gente y todos
comieron. Sin lugar a dudas, ste fue un evento exitoso:
- se busc un lugar apropiado,
- se busc un tema interesante y ameno,
- se dio un refrigerio,
- se busc la comodidad y la organizacin y
- se pidi la bendicin de Dios.
Esto es lo que, generalmente, se trata de cubrir en los eventos que algunas ocasiones tenemos que realizar. Gracias a Dios que en su palabra nos
dej un apoyo y una orientacin para todo aquello que queremos realizar, sin
olvidar que debemos pedir la direccin y la bendicin de Dios, para todo lo
que hagamos (Trabajo personal presentado como asignacin de clase, por la
estudiante Maria Enriqueta Barrn).

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Seor...
A
Ayyddaam
mee aa ddeecciirr llaa vveerrddaadd ddeellaannttee ddee llooss ffuueerrtteess,,
yy aa nnoo ddeecciirr m
meennttiirraass ppaarraa ggaannaarrm
mee eell
aappllaauussoo ddee llooss ddbbiilleess..
SSii m
mee ddaass ffoorrttuunnaa,, nnoo m
mee qquuiitteess llaa rraazznn..
SSii m
mee ddaass xxiittoo,, nnoo m
mee qquuiitteess llaa hhuum
miillddaadd..
SSii m
mee ddaass hhuum
miillddaadd,, nnoo m
mee qquuiitteess llaa ddiiggnniiddaadd..
A
Ayyddaam
mee ssiieem
mpprree aa vveerr llaa oottrraa ccaarraa ddee llaa m
meeddaallllaa,,
nnoo m
mee ddeejjeess iinnccuullppaarr ddee ttrraaiicciinn aa llooss ddeem
mss,,
ppoorr nnoo ppeennssaarr iigguuaall qquuee yyoo..
EEnnssaam
mee aa qquueerreerr aa llaa ggeennttee ccoom
moo aa m
m m
miissm
moo,,
yy aa nnoo jjuuzzggaarrm
e
c
o
m
o
a
l
o
s
d
e
m

s
.
me como a los dems.
N
Noo m
mee ddeejjeess ccaaeerr eenn eell oorrgguulllloo ssii ttrriiuunnffoo,,
nnii eenn llaa ddeesseessppeerraacciinn ssii ffrraaccaassoo..
M
Mss bbiieenn,, rreeccuurrddaam
mee qquuee eell ffrraaccaassoo eess llaa eexxppeerriieenncciiaa
qquuee pprreecceeddee aall ttrriiuunnffoo..
EEnnssaam
mee qquuee,, ppeerrddoonnaarr,, eess uunn ssiiggnnoo ddee ggrraannddeezzaa
yy qquuee llaa vveennggaannzzaa eess uunnaa sseeaall ddee bbaajjeezzaa..
SSii m
mee qquuiittaass eell xxiittoo,, ddjjaam
mee ffuueerrzzaass ppaarraa
aapprreennddeerr ddeell ffrraaccaassoo..
SSii yyoo ooffeennddiieerraa aa llaa ggeennttee,, ddaam
mee vvaalloorr ppaarraa ddiissccuullppaarrm
mee,,
yy ssii llaa ggeennttee m
e
o
f
e
n
d
e
,
d
a
m
e
v
a
l
o
r
p
a
r
a
p
e
r
d
o
n
a
r
.
me ofende, dame valor para perdonar.
SSeeoorr..... ssii yyoo m
mee oollvviiddoo ddee ttii,, nnuunnccaa ttee oollvviiddeess ddee m
m!!
M
Maahhaattm
maa G
Gaannddhhii

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Resumen de la unidad
La seleccin del lugar para el evento es determinante para el xito del
mismo. No podr efectuarse, sino despus de realizar una planeacin
detallada y lgica, que incluya muchas decisiones y concesiones.
Para tomar una decisin sobre la seleccin del lugar, debe considerarse la conveniencia de la ubicacin, el suministro de servicios, el
producto y el volumen de asistencia, los equipos y el manejo de los
materiales, panelistas y mano de obra requerida, medios de comunicacin, facilidades, ayudas y fuentes de financiamiento.
Para la creacin del ambiente en el diseo de eventos, deben tratarse
de manera muy particular todos los detalles directamente relacionados con el sitio o lugar.
Los factores que se deben tomar en consideracin cuando se selecciona un lugar para el evento, estn relacionados con las facilidades,
como cafetera, estacionamiento, cielorrasos, sillas, electricidad,
equipos, alimentacin, mesas, localizacin, iluminacin, pantallas,
luz solar, ruido, ventanas, temperatura, mensajes, atencin a personas
con capacidades diferentes, primeros auxilios, recipientes de basura
y servicios sanitarios.
La distribucin de mesas y sillas en el saln del evento, puede contribuir enormemente al placer de participar en l. Dicha distribucin
depender de la naturaleza del evento y el nmero de participantes.
Como una ayuda adicional para el xito de un evento, se muestra una
lista de verificacin que, utilizada correctamente, ser de gran ayuda
para manejar el mismo.
Al finalizar un evento, es importante que las coordinaciones se renan para evaluar las actividades realizadas. Se evala el papel de cada una de las coordinaciones y el papel de la coordinacin general,
que finalmente es la responsable del xito o fracaso del evento. No
se pretende encontrar culpables, sino mejorar las fallas y felicitar y
motivar a quienes participaron en el desarrollo del evento.
Dentro de los factores a evaluar se encuentran los objetivos del evento, la temtica, las presentaciones, la duracin, el arreglo del lugar, el
funcionamiento del equipo y sonido y la promocin y publicidad.
Para la evaluacin de los expositores se podr usar una hoja de evaluacin preparada especialmente para ello, donde se evaluar la presentacin del tema, apariencia, voz, organizacin, preparacin,
material utilizado y manejo del tiempo, entre otros.
Despus de la realizacin de un evento, es recomendable elaborar
una memoria de lo que aconteci durante el mismo, dependiendo de
la tcnica grupal utilizada. Tendr entre sus objetivos conservar los
elementos, contenidos, experiencias y decisiones del grupo compoManual de diseo y conduccin de eventos acadmicos

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nente del evento y captar la informacin y conclusiones de cada sesin. De esta manera, se podr verificar si los objetivos del evento se
alcanzaron.
El reporte de la memoria del evento podr incluir una introduccin
general, desarrollo del evento, lista de los participantes y expositores,
consideraciones y conclusiones finales, evaluacin del evento, otros
asuntos y la clausura. Por lo general, la memoria se enva a los participantes del evento y a los patrocinadores del mismo.
Con relacin a la evaluacin de los eventos, la unidad finaliza recordndonos que Jess nos evaluar en el juicio de las naciones, de
acuerdo a las responsabilidades que tenemos como cristianos en este
mundo, donde Dios desea que hagamos su voluntad y que amemos a
nuestro prjimo.

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Estudio de caso No. 5


La rifa del burro
Un muchacho de la ciudad, llamado
Kenny, se fue al campo y le compr un
burro a un viejo campesino por 100 dlares. El anciano acord entregarle el animal al da siguiente.
Pero, llegado el momento el campesino
le dijo: "Lo siento, hijo, pero tengo malas
noticias: el burro muri." "Bueno" -dijo
Kenny-, "entonces devulvame mi dinero. El vendedor replic entonces: "No
puedo. Ya me lo gast." Kenny dijo:
"Bien. Igual entrgueme el burro."
"Y para qu?", pregunt el anciano.
Qu vas a hacer con l?" "Lo voy a
rifar", contest el muchacho. "Ests loco.
Cmo vas a rifar un burro muerto?" "Es
que no le voy a decir a nadie que est
muerto, por supuesto."
Un mes despus de este suceso, el campesino encontr nuevamente a Kenny, y
le pregunt: Qu pas con el burro?"
Kenny respondi: "Lo rif. Vend 500
rifas a dos dlares cada una y gan 998
dlares." "Nadie se quej?", inquiri el
anciano. "Solamente el ganador," le dijo
Kenny, "pero a l le devolv sus 2 dlares".
Kenny creci, y cuando fue mayor, pas
a ocupar la direccin de una compaa
llamada ENRON...

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Preguntas para analizar

Qu opina de este incidente?

Qu nos ensea esta ancdota?

Podramos como cristianos organizar una actividad de este tipo?

Ana Lucrecia Salazar

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Bibliografa consultada
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Manual de diseo y conduccin de eventos acadmicos

Ana Lucrecia Salazar

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