Centro

de Microdatos
Consultora HQS
Desafo: Realizar una asociacin de los procesos m s comunes de trabajo del Centro de Microdatos FEN, con los
cargos y funciones requeridas para un buen desarrollo del trabajo, con el fin de poder modelar desde all los
costos de los proyectos y revisar la estructura organizacional actual.

D i a g o n a l P a r a g u a y 2 5 7 , S a n t i a g o , C h i l e

Centro Microdatos

Contenidos
Tabla de contenido
Contenidos .................................................................................................................................................... 2
Introduccin .................................................................................................................................................. 4
Una breve mirada ............................................................................................................................................................ 4
Definicin del Problema ................................................................................................................................. 5
El problema en base a las expectativas, ambas en forma clara, vinculndolas apropiadamente, presentando los
posibles alcances para el funcionamiento de la organizacin ......................................................................................... 5

La organizacin .............................................................................................................................................. 7
Descripcin de la organizacin ....................................................................................................................................... 7
Qu es la empresa? ........................................................................................................................................................ 7
Tamao de la empresa .................................................................................................................................................... 7
Financiamiento de la empresa ......................................................................................................................................... 7
Misin y Visin ................................................................................................................................................................. 8
El Negocio ........................................................................................................................................................................ 8
Contexto externo ............................................................................................................................................................. 9
Funciones y prcticas de gestin de personas .............................................................................................. 11
Descripcin de las funciones y/o prcticas de gestin de personas, as como de la(s) unidad(es) que se hace(n) cargo.
....................................................................................................................................................................................... 11

Marcos conceptuales y evidencia emprica de la investigacin ..................................................................... 13

Descripcin de los marcos conceptuales y la evidencia emprica de la investigacin en gestin vinculndolos tanto
con las prcticas de gestin de personas como con las caractersticas de la organizacin ........................................... 13

Descripcin del producto o servicio ofrecido por la consultora ..................................................................... 15

Se propone un producto o servicio en coherencia con el anlisis realizado cumpliendo con todos los requisitos
establecidos: .................................................................................................................................................................. 15

Plan de Accin ............................................................................................................................................. 17

[1] Se detalla cada una de las actividades: .................................................................................................................... 17
[2] Se detallan las etapas en las cuales se deben implementar las actividades: ........................................................... 18
[3] Se reconoce los responsables de cada actividad y/o etapa: .................................................................................... 18
[4] Se identifican (sub) productos que deberan obtenerse en las distintas etapas de la implementacin: ................. 18
Anlisis del impacto del plan de accin en la Organizacin ........................................................................... 19
Explicacin de efectos inmediatos que tendra para la organizacin la implementacin de este plan de accin, de las
implicancias que debera tener para otros subsistemas de gestin de RRHH y de las nuevas dificultades que podra
enfrentar la organizacin si no implementa esten de accin. ....................................................................................... 19
Centro de Microdatos

Centro Microdatos

Conclusin ................................................................................................................................................... 20
Bibliografa .................................................................................................................................................. 21
Anexos ........................................................................................................................................................ 22

Centro de Microdatos

Centro Microdatos

Introduccin

Una breve mirada

Hoy en da es importante tener en cuenta a la gente como el gran diferenciador de competitividad que
tiene la empresa, pues los dems recursos como mercadeo, tecnologa, financiamiento, informacin y
produccin, entre otras, es algo que cada organizacin y su competencia pueden compartir
permanentemente.
As mismo, a diferencia de otras pocas, hoy en da el talento humano se mueve a gran velocidad y cambia
de organizacin ante cualquier inconformidad en el tema de relacin y retribucin con su empleador.
Es por ello que se han generado nuevos desafos en las empresas respecto a la administracin de recursos
humanos tales como innovacin tecnolgica, innovacin en espacios y tiempos de trabajo, generalizacin
de la cultura organizacional, reconocimiento del empleado como parte activa y primordial de la actividad
de la empresa y las nuevas tendencias de redes sociales e internet.
El Centro de Microdatos es una organizacin que como la gran mayora de las empresas depende en gran
medida de su capital humano. Hace algn tiempo ha tenido cambios administrativos y ha tenido que pasar
por una transicin de cambio y adaptacin a nuevas formas de trabajo y se han visto en la necesidad, o
decirlo de otra forma, han ido descubriendo un problema respecto al rea de recurso humanos que podra
estar teniendo consecuencias en su forma de trabajo y productividad. Es as como vemos que esta
organizacin as como tantas otras, est cada vez ms dndole importancia a lo que respecta a la
administracin de gestin de personas como un pilar fundamental para mantener a la organizacin en el
tiempo y ser competitivos en el mercado en el cul estn insertos.
En este Primer informe se especificarn los aspectos bsicos de la empresa, partiendo por la problemtica
que los llev a desarrollar este trabajo en conjunto con nosotros y luego siguiendo con las caractersticas
generales del negocio y su forma de operar.

Centro de Microdatos

Centro Microdatos

Definicin del Problema

El problema en base a las expectativas, ambas en forma clara, vinculndolas
apropiadamente, presentando los posibles alcances para el funcionamiento de la
organizacin
Hoy por hoy, el Centro de Microdatos presenta una situacin complicada en su departamento de Recursos
Humanos, sumado a que la empresa se encuentra en una proceso de transicin desde hace ya algunos
meses, pues el antiguo director y fundador del Centro de Microdatos, David Bravo, se fue con cerca de la
mitad del staff, provocando una reduccin de personal bastante significativa y la llegada de un un nuevo
director del centro.
La salida del director y el cambio de este en s, no son los mayores problemas de la empresa, ya que el
nuevo director ha hecho un buen trabajo y el funcionamiento de la compaa no cambi tanto desde su
llegada. Sin embargo, el mayor problema naci con la ausencia de los empleados que se fueron junto a
David Bravo, ya que no slo eran parte fundamental del equipo del centro de microdatos, sino que adems
ellos llevaban demasiado tiempo en sus cargos y haciendo sus tareas, las cuales debido a la falta de
estructura existente en el Centro de Microdatos hasta la actualidad, sumado a la falta de una descripcin
clara de cada puesto de trabajo con sus competencias necesarias, obligaciones y otros aspectos del cargo,
significaron una gran encrucijada no slo para el departamento de recursos humanos del centro, sino que
tambin para la directiva y obviamente para los empleados actuales, quienes han tenido que tomar ms
responsabilidades.

La situacin por la que est pasando el Centro de Microdatos es en tanto compleja, ya que en primer lugar,
no se tiene definido expresamente qu funciones son requeridas para cada tipo de proyecto que se realiza
en el centro. Por ende tampoco se conocen en detalle los cargos y funciones que se deben realizar dada la
falta de informacin y estructura que presenta la empresa (los actuales empleados del centro han tenido
que ir descubriendo las cosas que hacan en el trabajo los antiguos empleados, ya que al no haber
registros de las responsabilidades de cada cargo, prcticamente deban ir paso a paso intentando
comprender lo que deban hacer). Al no tener esa informacin completamente correcta y comprobada,
resulta ineficiente el realizar proyectos, ya que no necesariamente se cuenta con el capital humano
suficiente o a veces de sobra. De ser capaces de definir los diferentes procesos y evaluar cada cargo con su
respectiva funcin necesaria para poder llevar a cabo el proyecto, se podr reestructurar y adecuar la
empresa para reducir o afinar los detalles de los costos de los proyectos, y modificar lo necesario en la
estructura del centro, y as poder trabajar de manera ms eficiente.
Es decir, para poder definir los costos de la empresa y eventualmente reducirlos, se debe partir definiendo
el proceso que se debe llevar a cabo en cada caso, de tal manera que se sepa lo que se necesita en cada
caso y as tener un proceso pautado, donde se sepa con claridad qu se necesita. De esta forma se podr
Centro de Microdatos

Centro Microdatos

trabajar de manera constante y ordenada. Al lograr esto, se sabr con seguridad lo necesario para cada
proyecto, y de tal manera se podr reestructurar y adecuar la empresa a las necesidades existentes. En
consecuencia, se habr adecuado la estructura del centro y as existir una forma lgica de poder reducir o
adecuar los costos a lo que realmente necesita el centro.
Nosotros como consultora tenemos el desafo de ayudar al centro a poder definir lo necesario en cada
proceso que realizan, para identificar las respectivas necesidades, de tal forma que el centro pueda
adecuar su estructura a lo que realmente necesitan, en conjunto e ntegramente con el mejoramiento del
trabajo y por ende aumentando su eficiencia, pudiendo ajustar y minimizar sus costos a lo necesario.

Centro de Microdatos

Centro Microdatos

La organizacin
Descripcin de la organizacin
Qu es la empresa?
El Centro de Microdatos es un centro de estudios de la Universidad de Chile. Este centro comenz a operar
al interior del Departamento de Economa de la Facultad de Economa y Negocios de dicha universidad.
Fue fundada a partir de la Unidad de encuestas, con el fin de potenciar tcnicamente tal unidad y de
vincularla de forma ms directa con la investigacin acadmica. Este centro es uno de los de mayor
tradicin debido al legado que la unidad de encuestas le otorg, pues esta lleva funcionando desde los
aos cincuenta. As, el Centro de Microdatos sobresale en proyectos de fuerte impacto de polticas
pblicas nacionales como de temas relacionados a la educacin, a travs de asesoras de evaluacin como
el material educativo, el diseo y la aplicacin de estudios, as tambin como de la elaboracin, aplicacin
y correccin de pruebas.

Tamao de la empresa
A pesar de no haber obtenido los datos exactos, en reuniones con el centro nos dieron valores
aproximados los que se traducen en que la compaa est compuesta por alrededor de 27 personas de
planta, entre ellos Investigadores y Staff de trabajo. Despus de la salida del director fundador del centro,
quedaron 22 personas, y con hasta el da de hoy se han sumado al equipo 5 empleados ms. Es importante
decir, que el centro tiene contactos y bases de datos para contactar a encuestadores cuando son
requeridos, por lo tanto comnmente est trabajando con ms personal que slo el staff de planta.

Financiamiento de la empresa
Los recursos que permiten las actividades de esta empresa son fondos contribuidos por parte del
Departamento de Economa de la Universidad de Chile, por lo que la dependencia a esta organizacin
determina en parte el funcionamiento del centro.
Para la empresa es importante poder definir acertadamente los presupuestos de costos, pues para ganar
ciertas licitaciones compiten con otras instituciones, y dentro de los aspectos para adquirirlas estn los
tcnicos y los costos. Segn nos coment Jaime Ruiz- Tagle rara vez pierden por los aspectos tcnicos, pero
s por los costos, pues tienen un presupuesto limitado para hacer cada proyecto. Por ende, es importante
poder costear cada proyecto de la manera ms fidedigna posible.

Centro de Microdatos

Centro Microdatos

Misin y Visin
Bsicamente la misin y visin del centro de microdatos estn pensadas en base a sus funciones esenciales
y de administracin adems del enfoque que le dan al trabajo que da a da se busca hacer. Por su parte, la
misin nos describe de una forma resumida la razn de ser de esta empresa, est alineada bajo las
operaciones fundamentales del Centro de Microdatos, y tambin nos muestra el carcter pblico de su
trabajo y sus objetivos de impactar en la toma de decisiones externas. Pblicamente, el Centro de
Microdatos expone su misin en su sitio web de la siguiente manera: Generar conocimiento a travs del
levantamiento, produccin y anlisis de microdatos de alta calidad, con impacto en la toma de
decisiones, tanto en el rea de la poltica pblica como privada. La misin en cierta manera nos indica lo
que la empresa busca. Hoy en da esta misin est siendo puesta a prueba con la situacin actual de la
organizacin, de forma interna, lo cual convierte en un desafo organizacional el poder cumplir con su
misin diariamente.
Por su parte, cuando nos entramos a los objetivos de largo plazo de la organizacin, la imagen futura de
esta, es necesario echar un vistazo a su visin. La visin permite el trabajo conjunto dentro de la
organizacin de todo el equipo de colaboradores y le da rumbo a la organizacin 1 . La visin del Centro de
Microdatos nos refleja que el camino de la organizacin es ir en torno a un crecimiento continuo para
convertirse en una empresa de referencia dentro del rubro. As como la misin, la visin de la organizacin
est explcitamente publicado en el website de la siguiente forma: Ser el referente de excelencia y
calidad en el levantamiento, produccin y anlisis de datos a nivel pas y de Latinoamrica. En base a
esto, la empresa ha ideado durante su existencia las estrategias respectivas para conducir a la organizacin
hacia esa visin u objetivo futuro. Es de suma importancia que todo el staff del Centro de Microdatos
entienda y tenga clara esa visin. Por ello, es de relevancia y casi de forma crtica que los empleados y cada
persona sepa qu hacer, qu funcin deben cumplir en el da a da para contribuir a alcanzar los objetivos
organizacionales, entendiendo de forma integrada los procesos de la organizacin.

El Negocio
El Centro de Microdatos (CMD) es un centro de estudios cuya principal funcin es hacer investigacin y
extensin, es decir, acercar el conocimiento al resto de la comunidad.
El CMD se centra en distintas reas de investigacin, tanto del mbito pblico como privado, tales como el
sector del trabajo, salud, educacin, pobreza y distribucin de ingresos, sector empresarial, entre otros.
El enfoque de la organizacin se centra principalmente en desarrollar investigacin emprica a travs del
uso de bases de datos, los cuales son mayormente proporcionados por ellos mismos, mediante la
realizacin de encuestas.


1

Ver informacin en el siguiente link: http://guiaosc.org/como-se-definen-mision-vision-objetivos-organizacion-social

Centro de Microdatos

Centro Microdatos

Se podra decir que, si miramos desde el exterior, la empresa es una consultora ms, pues esta vive de las
consultoras, es decir, de proyectos por periodos de tiempo finito. Algunos de estos proyectos son
adquiridos a travs de licitaciones, por lo que se debe competir con otras instituciones de la misma rea
empresarial. Para poder ganar estas licitaciones, se requiere contar con buenos procesos tcnicos como
con bajos costos, siendo relevante la realizacin de costeos apropiados de los proyectos. Para poder
costear adecuadamente deben conocer los cargos claves y sus funciones segn la temporalidad de los
estudios que estn realizando, o sea, deben poder gestionar los tiempos requeridos en cada tarea de cada
uno de los proyectos. El resto de los proyectos adquiridos se dan por requerimientos de otras
instituciones.
En otras palabras, hay proyectos que ellos buscan como empresa (las licitaciones) y otros, que son dados
por organizaciones que los buscan a ellos.

En general se trabaja en distintos proyectos a la vez, siendo necesario tener que traslapar a los
empleados para cumplir las distintas obligaciones, esto se va haciendo segn las urgencias que van
surgiendo. Luego, para saber cmo les fue, deben ver cunto destinaron a cada uno de los proyectos. Sin
embargo, hay tareas que son transversales, lo que dificulta la gestin de los tiempos por empleado en
determinadas funciones y por lo tanto, se complica la clasificacin de los costos por tareas. Adems, hay
veces que las planificaciones que tienen se desarman en un instante, por la diversidad de proyectos que
poseen,, por lo que no pueden estandarizar adecuadamente sus procesos. El da de hoy, el centro no tiene
un registro de cunto destin cada trabajador a cada proyecto, por lo que deben estimarlo.

A grandes rasgos podemos dividir el negocio en dos grandes reas. Uno de los principales procesos sera la
Coordinacin General de Proyectos de Educacin y la Coordinacin General de Encuestas 2 . En tal
organigrama podemos ver como las tareas de un rea se relacionan con la otra, y al tener tan poco
personal de planta cuando trabajan en varios proyectos a la vez, las personas deben ser poli funcionales.
Este es un aspecto relacionado a la cultura de la empresa, pues ya estn acostumbrados a trabajar en
varios temas a la vez. Otros aspectos que destacan de su cultura son la transparencia y la experiencia, lo
cual es fundamental para cumplir con su principal objetivo de generar conocimiento para la
implementacin de polticas pblicas.

Contexto externo
El centro de Microdatos se ha convertido en uno de los principales centro de evaluacin de programas y
polticas pblicas en la regin, dando importantes indicadores al pas, principalmente de temas
econmicos y sociales, tales como la encuesta Casen, el ndice de confianza de los consumidores, entre
otros, que convierten hoy en da a esta empresa en uno de los referentes de organizaciones de
levantamiento de datos en Chile. As podemos notar que el centro de microdatos se ve altamente

2

Anexo 1: Organigrama. Revisar al final del informe

Centro de Microdatos

Centro Microdatos

influenciado por el acontecer nacional, donde las distintas instancias y situaciones se reflejan en una
oportunidad para el levantamiento de datos, el anlisis de estos y la interpretacin, lo que se resume luego
en nmeros e indicadores que sin duda alguna son de gran utilidad pblica. Esto le da un plus a la
importancia que tiene que el centro de microdatos funcione correctamente de manera interna, donde el
tener los procesos claros llevar a un buen desarrollo del trabajo y como extra, una disminucin de costos,
que es fundamental eso hoy en la empresa.

Centro de Microdatos

10

Centro Microdatos

Funciones y prcticas de gestin de personas

Descripcin de las funciones y/o prcticas de gestin de personas, as como de la(s)
unidad(es) que se hace(n) cargo.
Existe una Coordinacin de Gestin de personas la que se encarga de la descripcin y especificacin de los
cargos, reclutamiento y seleccin de personas que entran a la empresa, adems de la creacin de
herramientas para la medicin del rendimiento de los funcionarios. Tambin podremos identificar las
dificultades que enfrenta esta rea de la empresa.
En primer lugar est el tema de la descripcin y especificacin de los procesos asociados a los cargos y
funciones para poder desarrollar el trabajo. En la organizacin no hay claridad respecto a la relacin de un
proceso con sus funciones y cargos pertinentes. Por ende, al no estar claros los lmites de tareas a realizar,
existen funcionarios que invaden las actividades del resto, lo que produce una ineficiencia, ya que los
trabajadores pierden el tiempo en funciones que "crean" deban hacer, pero estn siendo realizadas por
otros. Al no tener resuelto este punto produce que los trabajos se lleven a cabo de una manera no muy
eficiente. Adems, en las reuniones se seal que este punto se considera una piedra angular para el
correcto funcionamiento de la empresa. Se ayudar a orientar a la empresa en este punto a travs del
reconocimiento de las tareas que exige cada proceso que realizan y alinearlas con las funciones que tiene
cada funcionario, de tal manera de poder definir de buena manera qu y cmo hace sus investigaciones el
Centro de Microdatos, para as poder guiar las actividades que realiza cada cargo.
En segundo lugar est el reclutamiento y seleccin de personal, de aqu se pueden identificar dos tipos de
procesos, para personal de planta y para trabajadores externos. Para la contratacin del personal de planta
se define de manera muy especfica las caractersticas que debe tener el postulante, tanto del grado de
conocimiento como la experiencia que debe tener, debido a que son cargos que requieren gran
responsabilidad y el objetivo es que se mantengan en la empresa por un perodo de mediano-largo plazo.
Entre los postulantes se elige a los que realmente se ajustan a lo solicitado de acuerdo a los resultados
obtenidos de algunos test de habilidades y entrevistas realizados para medir sus conocimientos y conocer
su personalidad, adems, existe una ltima prueba, un tipo de simulacin en el puesto de trabajo, donde el
postulante debe cumplir una cantidad de tareas asignadas en un tiempo determinado, si logra realizarlo
quedar seleccionado. Para la contratacin de trabajadores externos se publica en distintas pginas de
empleo, explicando qu es lo que se debe realizar en trminos generales. Habitualmente este tipo de
empleados son entrevistadores o encuestadores. Tambin podemos sealar que a veces se busca gente
que
tenga experiencia en algn rea especfica dependiendo del proyecto que se presente, como profesionales
de la salud, educacin, entre otros. Para este proceso identificamos en primer lugar un filtro segn los
requerimientos establecidos y los que el postulante posee, luego a los preseleccionados se les realiza una
capacitacin, la que tiene por objetivo instruir a las personas sobre lo que deben realizar cuando estn
realizando trabajo de campo, posteriormente se aplican test para verificar que hayan aprendido lo
Centro de Microdatos

11

Centro Microdatos

enseado durante la capacitacin, finalmente se selecciona de acuerdo al xito que tuvieron en el(los) test.
Finalmente podemos identificar 4 pasos: llamado masivo de postulantes, preseleccin segn
requerimientos bsicos, capacitacin y seleccin. En conjunto con este ltimo proceso a veces se trabaja
en forma conjunta con algn jefe de proyecto, ya que ellos tienen su propia red de contactos con quienes
trabajan para la realizacin de las encuestas. De acuerdo a lo anterior podemos sealar una influencia de la
problemtica que tiene el CMD, ya que no se deja claro a que personas le corresponde el desarrollo de
esta actividad, ya que a veces se trabaja de manera coordinada y otras de manera totalmente
independiente, es decir, el jefe de proyecto impone su equipo de trabajo sin que la Coordinacin de
gestin de personas participe en la decisin.
Finalmente tenemos la creacin de herramientas para la medicin del rendimiento, en la actualidad se
realizan mediciones basados en cumplimientos de objetivos y en la percepcin sobre determinadas
variables, adems se aplica nicamente a los empleados de planta, esto se hace casi por una obligacin y
no se le logra sacar el mximo provecho posible. Sobre eso podemos decir que ni siquiera se realiza un
feedback a los empleados por lo que no saben en que estn fallando y por ende no saben cmo mejorar,
una manera perfecta de complementar esto es el texto "Using research and practice to address 27
questions about 360-degree feedback programs", del cual podemos sealar que no es lo que se est
llevando a cabo, es ms algo de 180 grados, la informacin va del subordinado al supervisor pero no de
vuelta al subordinado, por los que podemos sealar la prdida de algunos beneficios como lo son: (a) la
discusin franca entre subordinado y supervisor sobre las conductas en el trabajo, (b) la retroalimentacin
formal e informal, (c) incremento de la gestin del aprendizaje, (d) aumentar el enfoque en el servicio al
cliente, (e) fomentar el establecimiento de objetivo y desarrollo de habilidades, (f) llamar la atencin sobre
aspectos importantes del desempeo que se mantienen descuidados, (g) cambios en la cultura
organizacional y (h) mejorar el comportamiento y eficiencia de la gestin. Este anlisis sobre los beneficios
de un feedback de 360 grados muestra que Microdatos est dejando de lado aspectos importantes que
ayudaran a mejorar a la empresa.
A modo general podemos concluir que la Coordinacin de gestin de personas de MCD no est 100%
enfocada en sus funciones, ya que se encuentra realizando labores ms relacionadas al giro de la empresa,
es decir, el CMD funciona con cargos poli funcionales, donde en estos momentos las tareas de la
Coordinacin de gestin de personas se ven muy reducidas, ya que las personas del rea se encuentran
apoyando el rea de investigacin o alguna que necesite ayuda urgente. Lo anterior puede ser explicado
por el contexto que est pasando la empresa. Tambin podemos decir que el rea de gestin de personas
no es un rea que a la
empresa le interese fortalecer al corto-mediano plazo, ya que no representan un gran impacto en el
negocio segn la alta gerencia. Por lo tanto, cabe destacar cualquier esfuerzo que haga la Coordinacin de
gestin de personas para mantenerse vigente y que este esfuerzo sea reflejado en el resultado final que
tiene la empresa, ya que ese es el inters de la directiva.

Centro de Microdatos

12

Centro Microdatos

Marcos conceptuales y evidencia emprica de la investigacin

Descripcin de los marcos conceptuales y la evidencia emprica de la investigacin en
gestin vinculndolos tanto con las prcticas de gestin de personas como con las
caractersticas de la organizacin
Si bien es cierto que el problema que se detect nos sugiere una serie de soluciones intuitivas, estas al
mismo tiempo se pueden justificar tericamente con evidencia emprica de la investigacin en gestin de
personas. El anlisis de puestos es un proceso vital para poder armar el esquema de procesos que necesita
Microdatos y que sin duda debemos llevar a cabo para dar con una solucin concreta entendiendo puesto
de trabajo como el grupo de actividades y deberes relacionados con las tareas que se llevan a cabo.
Tambin es importante entender formalmente la posicin y la familia de puestos, es decir, los diferentes
deberes y responsabilidades realizados por un solo empleado y los grupos de puestos individuales con
caractersticas similares respectivamente.

Lo que sugiere la evidencia emprica es que se debe hacer una descripcin del puesto formalmente, es
decir, plasmar los conceptos anteriormente mencionados en un documento que se divide principalmente
en tres partes, el ttulo, la seccin de identificacin del puesto y la seccin de deberes del puesto. Es
importante tener sumo cuidado a la hora de la creacin de este documento con la redaccin del mismo en
cuanto a que no pase a llevar aspectos legales ni tampoco limitar excesivamente el alcance de las
actividades para no coartar el desempeo del trabajador.

Existen muchos mtodos que sugieren los marcos conceptuales llevar a cabo acerca del tema. En esta
ocasin atinente a las caractersticas de la organizacin usaremos dos, el mtodo de anlisis funcional del
puesto y el mtodo del incidente crtico.
El primer mtodo consiste en un enfoque cuantitativo en el cual se realiza un inventario con las diferentes
tareas que son parte de cada puesto y supone que cada uno de ellos implica tres funciones principales
(Informacin, Personas y Cosas). Con el inventario de tareas listo se comienza por clasificar cada una de
estas dentro de estas tres grandes funciones generales indicando la implicancia relativa en porcentajes.
Finalmente las tres funciones generales sumarn cien por ciento y esto permite tener un mapa de
clarificacin del puesto.

El segundo mtodo del ndice crtico consiste en que a base a la recopilacin de informacin se busca
identificar las tareas, actividades y responsabilidades primordiales o ms importantes que en efecto llevan
al puesto tener condiciones particulares frente al resto. Luego con este reporte se puede obtener una
redaccin base para la formalizacin de cada puesto.

Centro de Microdatos

13

Centro Microdatos

Dado lo anterior ya tendramos dado un gran paso para cumplir nuestro objetivo, es decir, ahora falta de
alguna manera definir o dar con los procesos para poder entrelazar con los cargos y/o funciones de cada
empleado.
Tericamente debemos entender los procesos como el sistema de trabajo de alto desempeo el cual est
formado por combinaciones especficas de prcticas de recursos humanos, estructuras de trabajo y
procesos que maximizan los conocimientos, habilidades, compromiso y flexibilidad de los empleados tal
como nos sugiere el captulo 16 de Administracin de recursos humanos de Bohlander y Snell. La definicin
anterior calza de manera ptima a las condiciones laborales a las cuales necesita apuntar la empresa y
especficamente con el objetivo que tiene este desafo.

Se debe considerar que las piezas del sistema de trabajo (que en este caso estn representadas por el
grupo completo de trabajadores de Microdatos) son imprescindibles desde el punto de vista de cmo
aportan al funcionamiento del todo y no individualmente, es decir, si ya identificadas las labores de cada
uno y si estas se apoyan entre s para cumplir con los objetivos de la organizacin, el resultado final ser
una sinergia donde los cargos y procesos estarn en una conexin que les permitir optimizar el
rendimiento e incluso adaptarse a las nuevas condiciones y adversidades que se les manifiesten
eventualmente.
Esta optimizacin de la cual se habla en el prrafo anterior se puede traducir en la reduccin y/o
optimizacin de los costos a la cual es imprescindible para la organizacin.

La implementacin de sistemas de trabajo de alto desempeo provoca mltiples sinergias entre los
empleados y la empresa por un lado la empresa se ve proveda de una organizacin que le permite
subsistir de mejor manera y cumplir sus objetivos a corto y sobre todo a largo plazo de manera estable y
efectiva dado que se beneficia de la alta productividad y por el otro lado los empleados consiguen tener un
desarrollo laboral ms completo dndoles una mayor satisfaccin. Esto forma parte de un crculo virtuoso
generado desde la perspectiva de recursos humanos que potencia el crculo virtuoso de la empresa en
general entregando un apoyo en la mayora de los puntos.

Finalmente, la idea se resume en que la indagacin emprica de la empresa permite confeccionar y adaptar
los cargos a los procesos previamente identificados y de igual manera, poder conformar un sistema de
trabajo de alto desempeo, el cual, dadas sus caractersticas, al lograrse repercutir tanto en proceso
como en resultado a cumplir con los objetivos planteados para este trabajo.





Centro de Microdatos

14

Centro Microdatos

Descripcin del producto o servicio ofrecido por la consultora

Se propone un producto o servicio en coherencia con el anlisis realizado cumpliendo con
todos los requisitos establecidos:
El servicio que proponemos en este informe a nuestro clientes, es bsicamente una plataforma de
herramientas administrativas para la identificacin de procesos relevantes de la empresa y as definir
cargos, funciones, tareas y actividades.
Dentro de los objetivos generales queremos realizar una asociacin de los procesos del negocio con los
cargos y funciones necesarias, para poder modelar presupuestos y costos.

En relacin a los objetivos especficos deseamos:

Identificar los procesos del negocio para alinearlos con sus estrategias operacionales
(presupuestos, costos, tiempo, etc.) y objetivos corporativos.
Establecer las descripciones y especificaciones de puestos.
Definir y generar perfiles de cargo, tareas y funciones.
Que tanto directivos como empleados puedan tener claridad respecto a sus cargos con el fin de
mejorar los procesos y funcionalidades dentro de la organizacin.
Que CMD pueda valorizar sus cargos.

La gestin de personas se subdivide en varios y diversos subsistemas, los cuales son reas bien definidas
dentro de los Recursos Humanos necesarias para la correcta gestin de la organizacin del personal y el
funcionamiento general de la empresa.

El subsistema de gestin de recursos humanos que queremos abordar es el de anlisis, descripcin y
valoracin de cargos, este ltimo est relacionado con el subsistema de compensaciones. La idea es tratar
esta rea de la gestin de personas desde la perspectiva de los procesos organizacionales. Es decir, a partir
de los procesos que se identifiquen se definirn los cargos, funciones y tareas relevantes.
Escogimos este subsistema porque pensamos que es el que ms se relaciona con el desafo planteado por
la empresa. Es necesario tener en cuenta que antes de relacionar nuestra propuesta con algn rea de
recursos humanos, debemos evaluar la estructura macro de la empresa. Con esto nos referimos a su
funcionamiento y a los cursos de accin que siguen desde la llegada de un cliente hasta los servicios
ofrecidos finalmente a este mismo. As podremos evaluar qu tareas y funciones son necesarias para
finalmente relacionarlas con algn cargo en especfico y ver qu tan importante es dicho puesto.
Como mencionamos anteriormente, pretendemos abordar tres temas que representan fases enlazadas
entre s; el Anlisis de Cargos, la Descripcin de Cargos y la Valorizacin de cargos.
Centro de Microdatos

15

Centro Microdatos

Por su parte el anlisis de cargo se encarga de estudiar y determinar los requisitos, responsabilidades y
condiciones que el puesto exige para su adecuado desempeo.

La descripcin de cargos es un proceso que busca identificar, enunciar y registrar las funciones y tareas de
un cargo y que lo diferencian con los dems puestos de trabajo. Se utiliza como fuente de informacin
bsica para la planeacin de la gestin de personas, pues es necesaria para otros subsistemas como la
seleccin, desempeo, compensaciones, etc.

Para poder realizar el anlisis como la descripcin de puestos, el centro de Microdatos podra realizar
entrevistas directas, cuestionarios, observaciones directas o algn mtodo mixto que se basa en la
combinacin de alguno de los anteriores.

La valoracin de cargos tiene como fin determinar la contribucin relativa del puesto de trabajo a la
empresa. Tambin busca realizar un anlisis objetivo y comparativo del contenido de los cargos para
situarlos segn su jerarqua para determinar el sistema de compensacin. Considerando que la empresa se
basa en proyectos y que esta considera que todas sus funciones son relevantes, creemos que el mejor
sistema para valorar los cargos sera el de puntos por factor o el de comparacin de factores. En donde las
distintas ponderaciones ayudarn a determinar la importancia relativa de los cargos.

Consideramos que el subsistema que escogimos es muy importante dentro del departamento de Recursos
Humanos, pues ayudar al desarrollo productivo del centro, al tener un modelo de cada puesto de trabajo
como la descripcin y valorizacin, lo que podra ayudar a la empresa a solucionar el problema que tiene
con el presupuesto de los costos de salario, dado que se desconoce cunto trabaj cada empleado en cada
uno de los proyectos. As, podran remunerar en base al cargo, es decir, por realizar determinadas
funciones, ms que por horas de trabajo dedicadas a determinados proyectos. Por tanto, cuando llegue un
nuevo proyecto, en vez de estimar el tiempo dedicado por cada empleado se deben considerar la tareas
que sern necesarias, ver los cargos asociados y el pago que est destinado a tal cargo, dependiendo de su
importancia, pudiendo estimar los presupuestos de mejor manera.

Para poder desarrollar nuestro servicio es necesario que MicroDatos nos proporcione informacin
respecto de los procesos operativos, pues necesitamos saber qu procesos, actividades y tareas se realizan
en el centro para determinar cules de esas tareas se asemejan y puedan ser realizadas por un mismo
cargo. A partir de esto podremos relacionar el proceso con el cargo en base a dichas tareas. A su vez
debern realizar alguno de los mtodos que fueron mencionados previamente para establecer el anlisis y
la descripcin de cargos (observacin, encuesta, cuestionarios o mixto).

Por ltimo, requerimos que la empresa determine qu factores son ms y menos importantes para poder
asignar las ponderaciones correspondientes y as ver la valoracin relativa de cada puesto de trabajo.
Centro de Microdatos

16

Centro Microdatos

Plan de Accin
[1] Se detalla cada una de las actividades:
El mtodo utilizado ser el de MAPEO, con esto buscaremos crear actividades para poder realizar las etapas
propias de este mtodo, a modo de ejemplo se ir trabajando con una de las dos reas del Centro de
Microdatos, el rea de Encuestas.
La primera actividad a realizar ser reunirse con el Coordinador de operaciones y el Coordinador de encuestas
para que en conjunto podamos establecer de la mejor manera los distintos pasos del proceso de la realizacin
de una encuesta. Esto nos permitir a nosotros y a la institucin identificar cules son los procesos que
desarrollan habitualmente, desde este punto de vista se conocer el ciclo bsico de la empresa.
En segundo lugar, se ordenarn cada uno de los procesos anteriormente mencionados, se necesita tener un
orden lgico sobre cules se deben necesitar primero para que el resto de los procesos se pueda realizar, es
decir, se establecer un cierto orden de acuerdo a la dependencia de una etapa con respecto de otra, lo cual
permite que el proceso fluya.
En tercer lugar, se identificar el producto de cada etapa del proceso, de esta manera se tendr un objetivo el
cual cumplir, lo que puede resultar til para medir el tiempo y recursos invertidos en cada etapa.
En cuarto lugar, se identificarn las actividades y tareas necesarias para realizar cada etapa del proceso de
realizacin de una encuesta. Lo anterior nos permitir identificar cules son las tareas que son necesarias para
ir desarrollando cada paso en el proceso de la realizacin de encuestas. Aqu se pretende traer las actividades a
lo ms concreto posible, como tareas, de esta forma se intentar explicar todas las tareas necesarias para
poder completar cada etapa del proceso.
En quinto lugar se identificarn a los actuales funcionarios que estn realizando estas funciones, para poder
atribuir a cada funcionario un cierto nmero de actividades, en este caso se privilegiar la mayor cantidad de
actividades que realiza un funcionario de acuerdo a la etapa, tratando de que se vuelva ms especializado en su
rea y acabar con la polifuncionalidad que ocurre en el Centro de Microdatos.
En sexto lugar se examinar el organigrama para identificar los cargos indicados ah, de esta manera se podr
atribuir a los cargos ya establecidos las tareas que tienen que cumplir. Esto nos ayudar a ahorrar tiempo en
cuanto a la reparticin de funciones y no intervenir en la estructura de la empresa.
En sptimo lugar, se comunicar a los empleados los resultados de esta investigacin y descripcin de cargo,
respecto de las tareas que deben realizar, de esta manera ambas partes estarn informadas sobre lo que deben
realizar, por ejemplo esto ser un beneficio a la hora de ejecutar una evaluacin de desempeo, ya que el
empleado sabr por cules tareas est siendo evaluado.

Centro de Microdatos

17

Centro Microdatos

[2] Se detallan las etapas en las cuales se deben implementar las actividades:
Se dividir en 2 etapas, la idea es hacer de esto un proceso simple para la empresa. A continuacin se explican
cada una:
La primera etapa consiste en la definicin de los procesos, lo cual culmina con la separacin de estos para
atribuir a los distintos cargos y poder formalizar los cargos y dar a la empresa una organizacin administrativa
formal donde estn todos incluidos.
La segunda ltima etapa consiste en comunicar a los trabajadores sobre los cambios y ayudar al entendimiento
y asimilacin, con el fin de reforzar el apoyo y la comunicacin.

[3] Se reconoce los responsables de cada actividad y/o etapa:

Para la primera etapa el responsable ser el encargado de recursos humanos apoyado por sus colaboradores.
Tambin para la segunda etapa es necesario que se incluya al jefe de comunicaciones para que en conjunto con
el encargado de recursos humanos logren llevar adelante la tarea, una buena va para lograr comunicar esto a
todos los empleados es usar la newsletter de la institucin.

[4] Se identifican (sub) productos que deberan obtenerse en las distintas etapas de la
implementacin:

En la primera etapa se espera tener definidas las tareas que debe cumplir cada funcionario, es decir, como
subproducto deberamos tener una descripcin de las tareas para los funcionarios del Centro de MicroDatos.
Posteriormente para la segunda etapa y final, tendremos a los empleados del Centro informados sobre las
tareas que deben realizar.

Centro de Microdatos

18

Centro Microdatos

Anlisis del impacto del plan de accin en la Organizacin

Explicacin de efectos inmediatos que tendra para la organizacin la implementacin de
este plan de accin, de las implicancias que debera tener para otros subsistemas de
gestin de RRHH y de las nuevas dificultades que podra enfrentar la organizacin si no
implementa esten de accin.

Al implementar este plan en la gestin de los recursos humanos, se crear una especie de receta para llevar a
cabo y desarrollar el proceso pertinente a la hora de realizar un proyecto. En primera instancia, y de ser
utilizado correctamente, el Centro de Microdatos tendr una forma establecida de desarrollar y planificar
organizadamente sus procesos. Dicha forma de desarrollar los procesos entregar un mayor orden estructural a
la empresa y tambin mucha ms claridad a los empleados al ejercer su trabajo dentro de cada proyecto. La
implementacin de este nuevo sistema de gestin de procesos ser un apoyo que entregar el departamento
de recursos humanos al resto del centro. De aplicar lo propuesto por la consultora HQS, inmediatamente ser
posible ver ms organizacin y orden en los proyectos lo cual a su vez generar un aumento en la eficiencia al
trabajar y distribuir las labores del personal. Cabe destacar que al ser los mismos empleados quienes gestionen
y desarrollen los procesos (siguiendo la propuesta planteada), stos sern adecuados a la cultura organizacional
y por lo tanto, no significarn largos procesos de adaptacin por parte de los empleados.
El plan de accin propuesto tendr como implicancia ciertos cambios dentro de los subsistemas de gestin de
Recursos Humanos, ya que de partida, los cargos tendrn asignadas funciones claras y establecidas para cada
tipo de proyecto, por lo que en primer lugar, facilitar tanto el reclutamiento como la seleccin de personal y la
contratacin, ya que ser ms sencillo encontrar y contratar a personas que calcen con el perfil y las
necesidades buscadas para el cargo. El plan de accin tambin implicara algunos cambios en los procesos de
capacitaciones, ya que al tener establecida una forma de seguir los procesos, la empresa podr saber en detalle
lo que necesita para cada proyecto y por ende, adecuar sus capacitaciones a las necesidades de cada proceso,
lo cual en casos especficos podra significar hacer tipos de capacitaciones con temas completamente nuevos,
ya que al tener una diferente forma de procedimiento en los proyectos, con un establecimiento genrico de su
gestin de procesos, podrn surgir nuevas necesidades, debilidades u oportunidades de capacitacin dentro del
centro. La nueva forma de gestionar los proyectos podra dar a conocer informacin relevante sobre la cantidad
de trabajo necesaria para cada cargo y por tanto, tambin podra tener ciertas implicancias en cuanto a los
sueldos de los empleados, ya que podran existir cambios en la valoracin del cargo y en consecuencia tal vez
derivara en la necesidad de realizar ciertos ajustes en dicho subsistema.
El plan de accin propuesto por la consultora HQS tiene como fin ayudar al Centro de Microdatos a ordenar su
estructura y desarrollar una gestin de procesos adecuada con tal de mejorar sus resultados tanto en el corto
plazo como tambin el largo plazo. De no implementarse los cambios propuestos, el centro seguir con los
mismos problemas que tiene desde hace un tiempo y desea solucionar, lo cual a la larga significarn costos
ms altos, prdida de eficiencia y el existente desorden interno.

Centro de Microdatos

19

Centro Microdatos

Conclusin
En sntesis, dentro de el trabajo realizado en conjunto con el Centro de Microdatos, fue posible notar que
la organizacin carece una definicin clara de sus procesos fundamentales de su funcionamiento para
poder solucionar el problema al cual se enfrenta. Nuestra propuesta bsicamente va enfocada a levantar y
sistematizar los procesos dentro de la organizacin. Una vez identificados dichos procesos, se debern
evaluar las funciones ms importantes relativas a ellos, y as poder definir los cargos asociados al proceso a
travs del anlisis de puestos. De esta manera no se interfiere en el actual funcionamiento de la empresa,
pero es posible medir y cuantificar el personal y los tiempos necesario para cada proceso y proyecto,
pudiendo estimar de forma ms certera sus costos. En el fondo, ms que cambiar su actual estructura, se
debe ordenar la estructura para que quede clara para todos y as cada trabajador conocer qu tareas
deber realizar, pudiendo as la empresa cumplir sus objetivos.

Dentro del marco de herramientas de nuestra propuesta, podemos encontrar el mtodo conocido como
MAPEO. El propsito de MAPEO se enfoca a la identificacin de los parmetros con los que se deben
formular el perfil de estructura y procesos internos, para que una entidad organizacional tenga xito en el
cumplimiento de sus objetivos, metas y expectativas de utilidad proyectadas, as como en la cobertura de
sus funciones y compromisos.
La segunda herramienta es desarrollar un Manual de Funciones. Este instrumento facilita la ubicacin y
orientacin del personal adems de que permite establecer claras delimitaciones en las funciones y
responsabilidades de cada cargo.
Con esto se espera que la empresa tenga una ruta por donde guiar sus procesos, tareas, actividades
alineando todos los departamentos y subsistemas con los objetivos organizacionales, optimizando tiempo
y costos, y de la misma forma, aumentar la productivad y el desempeo.

Centro de Microdatos

20

Centro Microdatos

Bibliografa

(1) Senge, Peter M. (1998). The Practice of Innovation. Leader to Leader, 9,16-22.

(2) Morgeson, F. P., Mumford, T.V., & Campion, M. A. (2005) Coming full circle: Using research and
practice to address 27 questions about 360-degree feedback programs. Consulting Psychology
Journal: Practice and Research, 57, 196-209.
(3) Gary Dessler (5ta Edicin.) Administracin de Recursos Humanos, Pearson, Captulo 3.
(4) Chiavenato. (2009). Administracin de recursos humanos, El Capital Humano de las organizaciones.
Mxico: Mc Graw Hill.
(5) www.Sorad.ual.es, Tcnicas Anlisis y Descripcin de Puestos en la Gestin por Competencias,
[http://sorad.ual.es/mitra/documentos/tec_pereda03/ALMER%C3%8DA%20PUESTOS.pdf].
(6) www.eumed.net, El Capital Humano en las Organizaciones, [http://www.eumed.net/libros-
gratis/2008b/412/La%20importancia%20del%20Analisis%20y%20Descripcion%20de%20Puestos%2
0de%20Trabajo%20en%20los%20procesos%20de%20seleccion%20de%20personal.htm].
(7) www.Gestiopolis.com, Importancia del Anlisis de puestos en las organizaciones,
[http://www.gestiopolis.com/importancia-del-analisis-de-puestos-en-las-organizaciones/].
(8) Bohlander, Snell (2008). 14 Edicin. Captulo 16. Administracin de recursos humanos.
(9) www.guiasco.org, Como se definen misin visin y objetivos de una organizacin social,
[http://guiaosc.org/como-se-definen-mision-vision-objetivos-organizacion-social].
(10)

Bohlander, Snell (2008). 14 Edicin. Captulo 4. Administracin de recursos humanos.

Centro de Microdatos

21

Centro Microdatos

Anexos
Anexo 1: Organigrama de la empresa.

Centro de Microdatos

22