Universidad Peruana Los Andes

REDACCIN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Mg. Ronald VSQUEZ S.

REDACCIN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

7ma SEMANA
SEGUNDA UNIDAD TEMTICA: REDACCIN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
OBJETIVO ESPECFICO:
- Redactar Constancias, Actas y Declaraciones Juradas; respetando en su elaboracin los
protocolos de la redaccin administrativa, fortaleciendo su capacidad de comunicacin escrita.
CONTENIDO TEMTICO
ACTA
Concepto.
Funcin.
rea y flujo de uso.
Clasificacin.
Estructura y formato.
Modelos.
ACTIVIDAD TAREA
- Redactar un (01) Acta de Reunin Ordinaria, considerndote el Secretario de Actas de una
Institucin de Educacin Superior.

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ACTA
1.

CONCEPTO.
Documento redactado durante el desarrollo de una reunin, con la finalidad de testimoniar las
incidencias, los temas tratados y los acuerdos arribados. Toda institucin, sea pblica o privada,
est en la obligacin de escribir este documento en el denominado Libro de Actas, este libro
contiene la historia y la vida de una institucin, certificando y dando fe legal de los actos y
decisiones asumidas.
El Libro de Actas debe estar foliado y legalizado; la redaccin del Acta le corresponde a la
Secretaria o Secretario de Actas, quien generalmente redacta el documento en borrador para
posteriormente transcribirlo en el Libro de Actas, para luego proceder a hacerlo firmar por todas las
personas asistentes a la reunin.

2.

FUNCIN.
Certificar y dar fe legal de determinados actos y decisiones que asume una organizacin, para
asegurar su debido cumplimiento.

3.

REA DE USO.
Este documento puede circular tanto en el mbito interno como en el externo; el rea de uso ms
difundido es Intrainstitucional.

4.

FLUJO DE USO - ENLACE.

El nivel de enlace es Horizontal.

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5.

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PARTES:
A. TTULO DEL DOCUMENTO:
Se escribe la Palabra ACTA seguido del Tipo de reunin a realizarse (ordinaria o extraordinaria)
B. ENCABEZAMIENTO:
Se especifican, todo en letras, los siguientes datos: Hora, fecha y lugar de la reunin, datos de
la Institucin que se congrega; datos de la persona que Preside la sesin as como de aquella
que redactar el Acta.
C. CUERPO O TEXTO:
En esta parte se consideran las siguientes sub partes:
a. Verificacin de Qurum. Se cuenta el nmero de asistentes, si la cantidad justifica el
desarrollo de la reunin se procede con la sesin, caso contrario se suspende y se fija una
nueva posibilidad de reunin.
b. Despacho e informes. Se da lectura a todos los documentos emitidos y recibidos, se pone
al tanto de la asamblea de lo ms importante acontecido.
c. Pedidos. Se anotarn ordenadamente todos los pedidos que hagan los asistentes.
d. Orden del da. Registro detallado y secuencial de los temas y puntos a tratar durante el
desarrollo de la sesin.
e. Desarrollo de la Sesin. Parte ms importante del Acta. Se pone a consideracin del pleno
cada uno de los puntos a tratar y si fuera necesario se somete a votacin para asumir una
decisin corporativa.
D. CIERRE DEL ACTA Y FIRMAS.
Terminada la sesin se procede a cerrar el Acta con la siguiente frmula: "No habiendo otro
asunto ms que tratar y siendo las.., se da por finalizada la reunin, pasando a firmar los
presentes"

6.

FACULTAD PARA FIRMAR EL ACTA:

Todos los integrantes acreditados de la organizacin.

7.

CLASES:
A. De reunin ordinaria. Cuando el desarrollo de la sesin est prevista y programada.
B. De reunin extraordinaria. Cuando la autoridad institucional convoca a reunin por
acontecimientos imprevistos.

8.

OBSERVACIONES:
- "Qurum" es una palabra latina que se refiere al nmero necesario de miembros que deben
estar presentes para que se instale y funcione formalmente la reunin. El qurum de ley
necesario para este fin lo constituye la presencia de ms de la mitad de los miembros que
conforman legalmente la institucin. Por lo tanto, el qurum mnimo est constituido por la
concurrencia de la mitad ms uno de tales miembros. Por ejemplo, si un rgano est integrado
por 20 miembros, su qurum mnimo lo constituirn 11 personas.
-

Sin embargo, si el nmero legal de miembros es impar, el qurum mnimo viene a ser el
nmero entero inmediato superior al de la mitad de aqul. Por ejemplo, si su estamento est
compuesto legalmente por 9 miembros, su qurum mnimo lo constituye la presencia de slo 5
miembros.

Los acuerdos, que as lo exijan, se adoptarn por el voto conforme de la mayora absoluta de
los presentes en la sesin; es decir, por el voto de ms de la mitad de los miembros
asistentes. En consecuencia, la mayora absoluta mnima est representada por el voto de la

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mitad ms uno de los concurrentes. Por ejemplo, si los presentes son 15 miembros, un
acuerdo se adoptar con el voto de 8 miembros, como mnimo.
-

Cuando en una votacin se ha producido igualdad de votos a favor de dos o ms propuestas,

ste deber resolverse mediante el "voto dirimente" del presidente. Es este caso el presidente
vota una vez ms y dirime el empate.

En algunas instituciones, existe la posibilidad de solicitar la reconsideracin de acuerdos en

cuanto han sido tomados o en la prxima sesin, cuando todava no han sido publicados o no
se ha notificado formalmente a las partes interesadas. La ley no se opone taxativamente a
esta posibilidad, por lo que algunas instituciones la consienten a fin de agilizar la solucin de
sus problemas.

Esta reconsideracin puede ser solicitada por uno o ms miembros del rgano que ha tomado
el acuerdo, y pueden hacerlo en forma verbal o por escrito. Se formula cuando se considera
que el acuerdo que se observa ha sido adoptado en forma apresurada, arbitraria, injusta, sin
los elementos de juicio necesario, o en contra de la ley o de las normas internas establecidas.
Para que un acuerdo sea reconsiderado (es decir, para que sea anulado o enmendado), se
requiere el voto conforme de por lo menos los 2/3 de los miembros presentes en la sesin a
favor de ella; en caso contrario, la reconsideracin no procede y es desestimada, continuando
vigente el acuerdo que se arrib.

Se denomina sesin extraordinaria a aqulla que se lleva a cabo en cualquier fecha del ao, a
iniciativa del que dirige la organizacin o a pedido escrito de un nmero determinado de sus
miembros (lo que es fijado por las normas internas), cuando consideran que es necesario o
urgente para la marcha normal o los intereses de la institucin. Se convoca con la anticipacin
que seala la norma y con la especificacin de la agenda a ser tratada.

El desarrollo de la sesin extraordinaria toma en cuenta slo cuatro estaciones o momentos de

la sesin que son: control de asistencia, lectura de la agenda, orden del da y aprobacin del
acta.

Cualquier miembro, por ms que no asista a sesin, o su representante, tiene derecho a

solicitar copia certificada del acta de la sesin que indique, todo o slo de la parte o partes que
seale.

Se sugiere que las actas no deben ser demasiadas extensas, para lo cual deben concentrarse
en las cuestiones importantes (acuerdos) y casi nunca son actas literales que recogen todo lo
comentado.

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EJEMPLO DE ACTA

ACTA DE SESIN ORDINARIA

Siendo las dieciocho horas del da jueves uno de diciembre del ao dos mil catorce, en la
sala de reuniones de la Asociacin Cultural Csar Vallejo, ubicado en su local Institucional del Jr.
Jos C. Maritegui N 438 Jauja Junn; reunidos bajo la Presidencia de la Sra. Maribel Maril
ROMERO DAZ; acta como Secretario el Sr. Danilo Pedro OSCANOA LEYVA.
DESPACHO E INFORMES:
- Constatado el qurum mnimo reglamentario, la Presidenta abre la sesin. En seguida el
Secretario dio lectura a los Oficios dirigidos a esta entidad; todos ellos felicitaban a nuestra
institucin por su dcimo quinto aniversario. Se acord contestarles en trminos afectuosos y
agradecerles por la felicitacin.
- El Sr. Pedro Salinas inform de manera genrica acerca de su labor como Coordinador General
encargado de los festejos por aniversario. La Sra. Presidente, a nombre de la Institucin y de
todos los miembros, agradeci y congratul la exitosa labor desarrollada por dicha comisin.
- El seor Tesorero expres su beneplcito por el xito social, cultural y econmico de las
diversas actividades, inform que la suma recaudada era dieciocho mil trescientos nuevos
soles (S/. 18,300.00).
- Acto seguido, todos los presentes felicitaron efusivamente a la Sra. Presidenta por la acertada
direccin en los destinos de la Asociacin Cultural y por el xito alcanzado en la reciente
celebracin.
PEDIDOS:
- El Sr. Manuel Salas solicit se cursen sendos oficios al Alcalde de la ciudad y al Prefecto del
Departamento, agradecindoles por las mximas facilidades que ofrecieron en los actos
conmemorativos.
- El Sr. Pedro Lizrraga pidi que los fondos recaudados sean depositados en una Cuenta
Bancaria, para que as gane intereses.
- Finalmente, la Sra. Teresa Quevedo pidi por su parte, que se estudie la posibilidad de
efectuar la compra de un terreno donde se construira, en el futuro, nuestro local propio.
ORDEN DEL DA:
La Reunin desarroll la siguiente agenda:
- Informe detallado, por cada responsable de comisin, de cada una de las actividades
programadas por nuestro aniversario.
- Posibilidad de depsito bancario de los fondos recaudados.
- Posibilidad de compra de terreno para sede institucional
DESARROLLO DE SESIN:
- El Sr. Pedro Martnez, responsable del Foro Panel Futuro de la Cultura Xauxa inform que
toda la actividad se desarroll de acuerdo a lo previsto, excediendo en esta oportunidad el
nmero de asistentes.
- El Sr. Marino Soldevilla, responsable del campeonato deportivo, inform que participaron
veinte instituciones, se premiaron a los tres primeros puestos de las disciplinas de Vley y
Ftbol, se cumpli la premiacin con presentes gestionados por su misma comisin.

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La Srta. Juana Quinteros, responsable de la Fiesta Institucional, inform que lo nico negativo
acontecido fue la demora en el inicio, que fue por ms de media hora, sugiri que para el
prximo ao se pueda superar esta anomala.
El Sr. Pedro Lizrraga sustent largamente la posibilidad de que los fondos recaudados sean
depositados en una entidad bancaria para posibilitar la ganancia de intereses. La Sra.
Presidenta, someti a consulta la concrecin del pedido; al no haber posicin en contrario, se
decidi encomendar al Tesorero el cumplimiento de este acuerdo.
La Sra. Teresa Quevedo esboz sendos argumentos para que se estudie la posibilidad de
efectuar la compra de un terreno donde se construira nuestro local. La Sra. Presidenta puso a
consulta esta propuesta. El Sr. Luis Peralta expuso que los fondos institucionales eran escasos
para la posibilidad de compra de un terreno, ms bien el dinero se podra destinar a solucionar
algunos problemas inmediatos y urgentes. La Sra. Presidenta, ante estas dos posturas someti
a votacin, ganando la propuesta de la Sra. Teresa Quevedo; quedando para agenda de
reunin posterior la conformacin de una Comisin Especial para viabilizar el proyecto.

No habiendo otros asuntos que tratar y siendo las veintin horas, la Sra. Presidenta levanta
la Reunin, los concurrentes proceden a firmar el presente Acta.
APELLIDOS Y NOMBRES

FIRMA