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NIVEL: PERFECCIONAMIENTO

VENEZUELA, 2001

N IV E L : P E R F E C C IO N A M IE N T O
M O D O : E S P E C IA L IZ A C I N

T c h ir a , M a y o 2 0 0 1

Elaborado por:

Lucy Colmenares Zambrano

Especialistas en Contenido

Ingeniero Mecnico: Jovinal Escalona


Vivas
Ingeniero de Sistemas: Juan Pablus
Perna Chvez

Transcripcin y Diagramacin

Lucy Colmenares Zambrano

Coordinacin Tcnica Estructural

Divisin
de
Aprendizaje

Coordinacin General

Gerencia General
Profesional

Recursos

de

para

Formacin

Gerencia de Tecnologa Educativa

COPYRIGHT INCE 2001


ISBN 980-393-003-6

el

CONTENIDO
QU ES EL INCE?
PRESENTACIN
INTRODUCCIN
OBJETIVO
UNIDAD I...................................................................................................................10
AUTOFORMATOS Y EDICIN DE DIFERENTES TIPOS DE GRFICOS. 10
TIPOS DE GRFICO...................................................................................................11
Grfico de reas..................................................................................................11
Grfico de barras................................................................................................11
Grfico de columnas...........................................................................................12
Grfico de lneas.................................................................................................12
Grfico circular...................................................................................................13
Grfico de anillos................................................................................................13
Grfico de radar.................................................................................................13
Grfico XY (de dispersin)..................................................................................14
Grfico de reas 3-D...........................................................................................14
Grfico de barras 3-D.........................................................................................14
Grfico de columnas 3-D....................................................................................15
Grfico de lneas 3-D.........................................................................................15
Grfico de circular 3-d........................................................................................15
Grfico de superficie 3-D....................................................................................15
Tipos Estndar de Grfico..................................................................................16
Crear un grfico..................................................................................................16
Seleccionar un tipo de grfico diferente.............................................................18
Crear tipos de grficos propios...........................................................................19
Tipos de grficos personalizados integrados...................................................19
Guardar un tipo de grfico personalizado para aplicarlo a otros grficos.......20

Eliminar un tipo de grfico personalizado definido por el usuario....................21


FORMATO AVANZADO DE GRFICOS........................................................................21
CAMBIAR EL TAMAO, EL COLOR Y EL ASPECTO DE LOS ELEMENTOS 22
Cambiar los colores, las tramas, las lneas, los rellenos y los bordes de los
grficos............................................................................................................22
Para agregar una imagen a un elemento de grfico, Usar una imagen en un
grfico..............................................................................................................22
Cambiar el tamao, el color o la forma de los marcadores de grficos de lneas,
XY (Dispersin) o radial.....................................................................................24
Redondear los ngulos en los grficos de lneas................................................24
UNIDAD II.................................................................................................................26
BASES Y LISTAS DE DATOS.................................................................................26
CREACIN Y DEFINICIN DE UNA BASE DE DATOS.................................................26
FORMULARIO DE DATOS..........................................................................................27
FILTRADO DE DATOS EN EL CUADRO DE DIALOGO FORMULARIO...........................29
FILTRADO DE UNA BASE DE DATOS.........................................................................31
FILTRO AVANZADO...................................................................................................32
CRITERIOS DE COMPARACIN MLTIPLES...............................................................35
Criterios Y Lgicos............................................................................................35
Criterios O Lgicos.............................................................................................36
Criterios Y y O Lgicos......................................................................................36
ORDENACIN DE UNA LISTA DE DATOS...................................................................37
RESUMEN DE DATOS................................................................................................39
UNIDAD III................................................................................................................41
TABLAS DINMICAS.............................................................................................41
FUNCIONAMIENTO DE UNA TABLA DINMICA.........................................................41
CREACIN DE UNA TABLA DINMICA.....................................................................42
ACTUALIZACIN DE UNA TABLA DINMICA...........................................................44

GRFICO A PARTIR DE UNA TABLA DINMICA ........................................................44


UNIDAD IV................................................................................................................46
MACROS...................................................................................................................46
GRABAR UNA MACRO..............................................................................................46
Referencia absoluta.............................................................................................48
Referencia relativa..............................................................................................48
MODIFICAR UNA MACRO.........................................................................................49
EJECUTAR UNA MACRO............................................................................................49
Ejecutar una macro en Microsoft Excel..............................................................50
Ejecutar una macro desde un botn o un control grfico...................................50
Ejecutar una macro desde un rea, una zona interactiva o un objeto grfico...51
Ejecutar una macro desde un botn de la barra de herramientas......................52
CAPITULO V............................................................................................................54
ESQUEMAS Y MATRICES.....................................................................................54
ESQUEMAS...............................................................................................................54
CREACIN DE ESQUEMAS EN FORMA AUTOMTICA................................................54
CREACIN DE UN ESQUEMA CON EL COMANDO CONFIGURAR...............................55
MATRICES.................................................................................................................56
FORMULAS MATRICIALES........................................................................................56
OPERAR CON MATRICES...........................................................................................57
EDITAR UNA FRMULA MATRICIAL.........................................................................57
SELECCIONAR EL RANGO MATRICIAL......................................................................57
Bsqueda de objetivos.........................................................................................58
Proyeccin de cifras usando una tabla de datos.................................................60
Crear una tabla de datos de una variable...........................................................61
Agregar una frmula a una tabla de datos de una variable...............................63
Crear una tabla de datos de dos variables..........................................................64

UNIDAD VI................................................................................................................65
FUNCIONES..............................................................................................................65
ESTADSTICAS...........................................................................................................66
FINANCIERAS............................................................................................................70
LGICAS...................................................................................................................72
FECHA Y HORA........................................................................................................74
BIBLIOGRAFA.......................................................................................................77

QU ES EL INCE?

El Instituto de Cooperacin Educativa (INCE), es un organismo autnomo


con personalidad jurdica y patrimonio propio, adscrito al Ministerio de
Educacin, creado por Ley el 22 de agosto de 1959 y reglamentado por
decreto el 11 de marzo de 1960. De acuerdo con decreto publicado en la
Gaceta Oficial No. 34565 de fecha 28 de septiembre de 1990, se reforma el
reglamento de la Ley del INCE, con la finalidad de reorganizarlo y adecuarlo
a los intereses del pas y al proceso de reconversin industrial.

El INCE es el ente RECTOR de la Formacin Profesional en Venezuela,


razn por la cual su accin ha estado dirigida a la formacin y capacitacin
de la fuerza laboral, en consonancia con las necesidades de los sectores
productivos y con las polticas de desarrollo econmico y social del estado
venezolano.

El Instituto tiene como Misin: lograr bajo la tutela del Estado y con la
colaboracin de los patronos y trabajadores de los sectores
productivos de bienes y servicios, una eficiente formacin y
capacitacin continua de la fuerza laboral, complementando la
educacin recibida en el sistema formal.

PRESENTACIN

Apreciado participante:

Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que ha trabajado


arduamente con el fin de ayudarle a perfeccionarse en el oficio que ha
seleccionado.
El contenido se ajusta a un programa de estudio diseado segn los
requerimientos del oficio; pero desearamos que, adems investigue en
otras fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos.
Esperamos que aproveche al mximo la oportunidad que el INCE le brinda
de convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda
ampliamente a las exigencias de su rea laboral y en un ser humano
modelo.

INTRODUCCIN
El manual de Excel Avanzado constituye parte integral para la formacin de
trabajadores calificados en el rea de Ofimtica.
Proveer a los participantes de habilidades, destrezas y conocimientos
concernientes a las tareas de Elaboracin de Grficos, Creacin y Manejo de
Bases y Listas de Datos, Diseo de Tablas Dinmicas, Creacin y Uso de
Macros, Manejo de Esquemas y Matrices, uso de Funciones definidas por la
aplicacin.
La hoja de clculo Excel, es una aplicacin muy poderosa ya que combina
facilidades de cmputo y manejo de bases de datos. Aunado a su capacidad
para la generacin de grficos, permite organizar, procesar, analizar y
presentar datos de una manera efectiva, segura y creativa.
Como

aplicacin

Ofimtica

posee

caractersticas

que

facilitan

el

procesamiento y anlisis de datos as como la utilizacin funcional de otras


aplicaciones, tales como: Microsoft Word, Microsoft Power Point, Microsoft
Acces e incluso las herramientas de programacin de Visual Studio.

OBJETIVO

Al culminar el estudio de ste manual el participante


estar en capacidad de aplicar los conocimientos tericoprcticos adquiridos de la Hoja de Clculo Excel 2000,
haciendo uso de todas sus herramientas de manera
efectiva.

Excel 2000 Avanzado

UNIDAD I
AUTOFORMATOS

Y EDICIN DE DIFERENTES TIPOS DE

GRFICOS.
Los grficos son unos elementos muy poderosos cuando de representar datos de
una hoja de clculos se trata. Elaborar y mostrar un grfico en Microsoft Excel
2000 es una tarea, si se quiere, bastante sencilla; an as, si se desea que un
grfico cumpla con su finalidad este trabajo debe hacerse con cierto cuidado y
atenindose a las normas para la elaboracin de un grfico:
-

Saber qu datos se desean representar.

Utilizar el tipo de grfico ms adecuado a esos datos.

Saber como hacer para que ese grfico cause el efecto deseado.

Observando estas tres sencillas reglas, cualquier usuario puede conseguir, con
algo de prctica, el objetivo final para el que se crea un grfico. Es una regla tcita
entre los usuarios de hojas de clculo que un grfico debe ser representativo de
los datos, sta es la finalidad ltima de un grfico.
Microsoft Excel

dispone de 14 tipos de grficos en 90 formatos predefinidos.

Aunque el grfico se haya creado en un tipo determinado, se puede cambiar a otro


tipo; tambin es posible cambiar su formato; incluir una leyenda; aadir flechas;
cambiar los colores, etc.
No es el objetivo de este material ensear al usuario a crear un grfico, pero si
mostrar algunos mtodos para hacer que los mismos tengan una mejor apariencia
y puedan cumplir a cabalidad con su objetivo final.

10

Excel 2000 Avanzado

El presente captulo se compone de las siguientes partes:

El grfico ms

adecuado para su tipo de datos, grficos y autoformatos, formatos avanzados y


grficos y la representacin de varias series de datos en un grfico.

Tipos de Grfico
Es posible elegir entre 14 tipos de grficos para la representacin efectiva de los
datos. Cada tipo de grfico tiene varios subtipos o variaciones. Para determinar
cul de ellos se adecua ms a nuestras necesidades, se muestra a continuacin
una breve descripcin de cada uno de ellos:

GRFICO DE REAS
Muestra la importancia relativa de los valores en un periodo de tiempo. Aunque es
similar a un grafico de lneas, un grfico de reas muestra la cantidad del cambio
(magnitud de los valores) y no el flujo del tiempo ni el porcentaje de cambio.

GRFICO DE BARRAS.
Muestra cifras individuales en un determinado momento o ilustra comparaciones
entre elementos. Los subtipos aplicados 100 muestran relaciones con todo. Las
abscisas en un grfico

de este tipo se organiza verticalmente y los ordenadas

horizontalmente, poniendo ms nfasis en las comparaciones y menos en el flujo


del tiempo.

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Excel 2000 Avanzado

GRFICO DE COLUMNAS
Muestra variaciones en un periodo o ilustra comparaciones entre elementos. Los
subtipos apilados 100% muestran con un todo. Aunque es similar a un grfico de
barras, las abscisas en un grfico de este tipo se organizan horizontalmente y las
ordenadas verticalmente.

GRFICO DE LNEAS.
Muestra tendencias o cambios en los datos en un periodo de tiempo y a intervalos
regulares. Aunque es semejante a un grfico de reas, un grfico de lneas resalta
el flujo de tiempo y la tasa de cambio, y no la cantidad de cambio.

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Excel 2000 Avanzado

GRFICO CIRCULAR
Muestra las relaciones o proporciones de las partes con un todo. Este tipo de
grficos es til para destacar un elemento.
Importante. Un grfico circular siempre contiene una serie de datos, si se
selecciona ms de una serie de datos, solamente aparecer una de ellas en el
grfico.

GRFICO DE ANILLOS
Este tipo de grficos es similar al circular. La diferencia principal, adems del
agujero, es que puede mostrar ms de una serie de datos. El grfico de anillos
se utiliza con frecuencia en el lejano Oriente.

GRFICO DE RADAR
Muestra cambios o frecuencias de las series de datos relativos a un punto central
y a cada una de las series. Cada abscisa tiene su propio eje de ordenadas que
parten del punto central. Las lneas conectan todos los marcadores de datos en la
misma serie. Este grfico se utiliza con frecuencia en el lejano Oriente.

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Excel 2000 Avanzado

GRFICO XY (DE DISPERSIN)


Muestra la relacin o grado de relacin entre valores numricos en varias series
de datos para grficos, o traza dos grupos de nmeros como una serie de
coordenadas XY. Muestra intervalos irregulares o grupos de datos. Sirve
comnmente para datos cientficos.
El siguiente grupo de grficos, muestra los grficos anteriores en tres
dimensiones, esta variacin hace que la apariencia de los mismos mejore
considerablemente.

GRFICO DE REAS 3-D

GRFICO DE BARRAS 3-D

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Excel 2000 Avanzado

GRFICO DE COLUMNAS 3-D

GRFICO DE LNEAS 3-D

GRFICO DE CIRCULAR 3-D

GRFICO DE SUPERFICIE 3-D


Muestra lo que parece una hoja elstica extendida sobre un grfico de columnas
3-D Un grfico de este tipo se utiliza para encontrar las mejores combinaciones
entre dos conjuntos de datos.

15

Excel 2000 Avanzado

TIPOS ESTNDAR DE GRFICO


Una vez creado un grfico, se podrn mover muchos de sus elementos, as como
cambiar el tamao y la apariencia, o bien, en lugar de seleccionar y dar formato a
elementos individuales, se puede aplicar un tipo estndar al grfico.
Los tipos estndar son similares a las plantillas o estilos. Cuando se aplique un
tipo estndar al grfico activo, cambiar la apariencia de todo el grfico sin afectar
a los datos. Es posible crear tipos personalizados y aplicarlos a otros grficos en
cualquier momento. Los tipos estndar no se pueden cambiar o guardar con los
nuevos formatos, slo se pueden cambiar los tipos personalizados.

CREAR UN GRFICO
Puede crear un grfico incrustado o una hoja de grfico.
1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el
grfico.
Si desea que los rtulos de fila o columna aparezcan en el grfico, incluya en la
seleccin las celdas que los contienen.
2. Haga clic en Asistente para grficos.

16

Excel 2000 Avanzado

3. Siga sus instrucciones.

Sugerencias

Se puede crear rpidamente un grfico sin utilizar el Asistente para grficos.

Se puede crear un grfico a partir de un informe de tabla dinmica,


denominado informe de grfico dinmico, que permite mostrar diferentes
presentaciones de los datos.

Se puede crear un grfico a partir de selecciones no adyacentes de celdas.

Si la hoja de clculo incluye varios niveles de rtulos de fila y columna, el


grfico tambin puede presentarlos. Cuando cree el grfico, incluya en la

17

Excel 2000 Avanzado

seleccin los rtulos de cada nivel. Para conservar la jerarqua cuando se


agregan datos al grfico, cambie el rango de celda usado para crear el
grfico.

SELECCIONAR UN TIPO DE GRFICO DIFERENTE

En la mayora de los grficos 2D, es posible cambiar el tipo de grfico de una serie
de datos o de todo el grfico. En los grficos de burbujas, slo es posible cambiar
el tipo del grfico completo. En la mayora de los grficos 3D, si cambia el tipo de
grfico afectar al grfico completo. En los grficos de barras y columnas 3D
puede cambiar una serie de datos al tipo de grfico cnico, cilndrico o piramidal.
1. Siga uno de los siguientes procedimientos:
Para cambiar el tipo de todo el grfico, haga clic en el grfico.
Para cambiar el tipo de grfico de una serie de datos, haga clic en la serie.
2. En el men Grfico, haga clic en Tipo de grfico.

3. En la ficha Tipos estndar o Tipos personalizados, haga clic en un tipo


de grfico.
Para aplicar un tipo de grfico cnico, cilndrico o piramidal a una serie de
datos de barras o columnas 3D, haga clic en Cilndrico, Cnico o
Piramidal en el cuadro Tipo de grfico de la ficha Tipos estndar y
despus active la casilla de verificacin Aplicar a la seleccin.

18

Excel 2000 Avanzado

Notas

Si desactiva la casilla de verificacin Aplicar a la seleccin, Microsoft


Excel cambiar el tipo del grfico completo, aunque slo est seleccionada
una serie de datos.

Un informe de grfico dinmico no puede cambiarse en un grfico XY


(Dispersin), de burbujas o de cotizaciones.

El cambio del tipo de grfico de una serie de datos individual no se


mantiene en los informes de grfico dinmico cuando se cambia
posteriormente la vista del grfico o del informe de tabla dinmica asociado.
Antes de cambiar el tipo de grfico de una o varias series de datos
individuales en un informe de grfico dinmico, asegrese de que est
satisfecho con el diseo.

CREAR TIPOS DE GRFICOS PROPIOS

Si desea crear un grfico o cambiar el tipo de un grfico, puede elegir entre un tipo
de grfico estndar y un tipo personalizado. Si desea utilizar un tipo de grfico
personalizado, puede elegir uno de los tipos de grficos personalizados
integrados, o bien crear uno propio.

Tipos de grficos personalizados integrados


Microsoft Excel incluye varios tipos de grficos integrados basados en los tipos de
grficos estndar, pero con formatos y opciones adicionales, como una leyenda,
lneas de divisin, rtulos de datos, un eje secundario, colores, tramas, rellenos y
opciones de disposicin para diversos elementos de grfico. Estos tipos de grfico
se encuentran en la ficha Personalizar del cuadro de dilogo Opciones de
grfico. Seleccionar un tipo de grfico distinto.
Crear tipos de grficos propios

Tambin puede crear sus propios tipos de

grficos personalizados cambiando cualquiera de los tipos de grficos de Excel.

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Excel 2000 Avanzado

Incluso puede compartir estos tipos de grficos personalizados con otros usuarios.
Por ejemplo, si desea que aparezca el mismo ttulo en todos los grficos
corporativos, podr crear un grfico con ese ttulo, guardarlo como tipo de grfico
personalizado definido por el usuario y, a continuacin, compartirlo con otros
usuarios de su organizacin utilizndolo como plantilla.
Nota Los tipos de grficos personalizados se almacenan en libros. Los tipos de
grficos personalizados integrados se almacenan en Xl8galry.xls. Si ha agregado
tipos de grficos personalizados, Excel los almacena en Xlusrgal.xls.

GUARDAR UN TIPO DE GRFICO PERSONALIZADO PARA APLICARLO A


OTROS GRFICOS

1. Haga clic en el grfico que desee guardar como tipo de grfico


personalizado.
2. En el men Grfico, haga clic en Tipo de grfico.
3. En la ficha Tipos personalizados, haga clic en Definido por el usuario.
4. Haga clic en Agregar.
5. En el cuadro Nombre, escriba un nombre.
Para agregar una descripcin, escrbala en el cuadro Descripcin.
6. Haga clic en Aceptar.

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Excel 2000 Avanzado

ELIMINAR UN TIPO DE GRFICO PERSONALIZADO DEFINIDO POR EL


USUARIO
No es posible eliminar un tipo de grfico personalizado integrado.
1. Para activar el men Grfico, haga clic en un grfico.
2. En el men Grfico, haga clic en Tipo de grfico.
3. En la ficha Tipos personalizados, haga clic en Definido por el usuario.
4. En el cuadro Tipo de grfico, haga clic en el formato que desee eliminar.
5. Haga clic en Eliminar y despus haga clic en Aceptar.

Formato Avanzado de Grficos

Para seleccionar un elemento del grfico con el mouse (ratn), realice el


siguiente procedimiento:
o

Haga clic en el elemento del grfico que desee. Las series de datos,
los rtulos de datos y la leyenda tienen elementos individuales que
pueden seleccionarse, una vez seleccionado el grupo. Por ejemplo,
para seleccionar un nico marcador de datos en una serie de datos,
haga clic en las series de datos y, a continuacin, haga clic en el
marcador de datos. Microsoft Excel presentar el nombre de un
elemento del grfico en una sugerencia si se deja reposar el puntero
del mouse sobre el elemento y est activada la casilla de verificacin
Mostrar nombres (men Herramientas, comando Opciones, ficha
Grfico).

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Excel 2000 Avanzado


o

Elija el grfico, haga clic en la flecha que aparece junto al cuadro


Objetos

del

grfico

en

la

barra

de

herramientas Grfico y, a continuacin haga clic en el elemento que


desee.

Para seleccionar un elemento del grfico mediante el teclado, utilice las


teclas de direccin.

Para cancelar un borde mvil, presione ESC.

CAMBIAR EL TAMAO, EL COLOR Y EL ASPECTO DE LOS ELEMENTOS


Cambiar los colores, las tramas, las lneas, los rellenos y los bordes de los
grficos
Utilice este procedimiento para cambiar los colores, aplicar una textura o una
trama, o bien para cambiar el ancho de lnea o el estilo de borde de los
marcadores de datos, el rea de grficos, el rea de trazado, las lneas de
divisin, los ejes, y las marcas de graduacin en los grficos 2D y 3D, lneas de
tendencia y las barras de error en los grficos 2D y los planos laterales y el plano
inferior en los grficos 3D.
1. Haga doble clic en el elemento del grfico que desee cambiar.
2. Si es necesario, haga clic en la ficha Tramas y, a continuacin, seleccione
las opciones que desee.
Para especificar un efecto de relleno, haga clic en Efectos de relleno y, a
continuacin, seleccione las opciones que desee en las fichas Degradado, Textura
o Trama.

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Excel 2000 Avanzado

Para agregar una imagen a un elemento de grfico, Usar una imagen en un


grfico
Se puede utilizar una imagen por ejemplo, un mapa de bits para algunos
tipos de marcadores de datos, en el rea de grfico, en el rea de trazado, en la
leyenda en los grficos 2D y 3D o en los planos laterales y el plano inferior en los
grficos 3D.
Mediante este procedimiento, puede utilizarse una imagen para los marcadores de
datos en los grficos de columnas, barras, reas, burbujas, lneas 3D y radiales
rellenos.
1. Haga clic en el elemento del grfico para el cual desea utilizar una imagen.

2. Haga clic en la flecha que aparece junto a Color de relleno

elija

Efecto de relleno y, a continuacin, haga clic en la ficha Imagen.


3. Para especificar una imagen, haga clic en Seleccionar imagen.
4. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad, la carpeta o la direccin de
Internet que contenga la imagen y, a continuacin, haga doble clic en la
imagen que desee.
5. En la ficha Imagen, seleccione las opciones que desee.
Para obtener ayuda acerca de una opcin, haga clic en el signo de
interrogacin y, a continuacin, haga clic en la opcin.

Notas

El comando Efectos de relleno no est disponible para los marcadores de


grficos de lneas 2D, de dispersin o radiales no rellenos. Para utilizar una
imagen como marcador de datos en estos tipos de grfico, seleccione la
imagen en la hoja de clculo, la hoja de grfico, o bien en un programa de
edicin de imgenes y, a continuacin, haga clic en Copiar (men

23

Excel 2000 Avanzado

Edicin), elija la serie de datos y, a continuacin, haga clic en Pegar (men


Edicin).

En un informe de grfico dinmico, los formatos y otros cambios aplicados a


una serie de datos no se mantienen cuando se cambia posteriormente la
vista del grfico o de su informe de tabla dinmica asociado. Antes de
agregar o modificar el formato de un informe de grfico dinmico,
asegrese de que est satisfecho con el diseo.
Para obtener ayuda acerca de una opcin, haga clic en el signo de
interrogacin y, a continuacin, haga clic en la opcin.

El formato que se d a un eje, se aplicar tambin a las marcas de


graduacin de ese eje. A las lneas de divisin se les da formato
independientemente de los ejes.

CAMBIAR EL TAMAO, EL COLOR O LA FORMA DE LOS MARCADORES DE


GRFICOS DE LNEAS, XY (DISPERSIN) O RADIAL
1. Haga clic en la lnea que tiene los marcadores de datos que desee cambiar.
2. En el men Formato, haga clic en Serie de datos seleccionada y elija la
ficha Tramas.
3. En Marcador, seleccione las opciones que desee.
Para obtener ayuda acerca de una opcin, haga clic en el signo de
interrogacin y, a continuacin, haga clic en la opcin.
Nota En un informe de grfico dinmico, los formatos y otros cambios aplicados
a una serie de datos no se mantienen cuando se cambia posteriormente la vista
del grfico o de su informe de tabla dinmica asociado. Antes de cambiar el
formato de una serie de datos en un informe de grfico dinmico, asegrese de
que est satisfecho con el diseo.
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Excel 2000 Avanzado

REDONDEAR LOS NGULOS EN LOS GRFICOS DE LNEAS


Si utiliza este procedimiento para suavizar los bordes dentados de un grfico de
lneas, no afectar a los datos.
1. Haga clic en la lnea de la serie de datos que desee alisar.
2. En el men Formato, haga clic en Serie de datos seleccionada y elija la
ficha Tramas.
3. Active la casilla de verificacin Lnea suavizada.

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Excel 2000 Avanzado

UNIDAD II

BASES Y LISTAS DE DATOS

Una base o una lista de datos es un conjunto de informacin sobre cualquier cosa,
relacionada y organizada en filas y en columnas para facilitar su localizacin y
recuperacin individual.
Las entradas individuales se colocan a lo largo de una

fila y se denomina

registros. Cada registro est formado por una serie de columnas, cada una con un
rotulo, denominadas campos, donde se almacenan los datos. Un ejemplo tpico de
una lista de datos es una Gua telefnica, en la que cada uno de los abonados es
un registro y la informacin sobre cada abonado son los campos.
En Microsoft Excel la lista de datos es dinmica y su informacin puede manejarse
muy fcilmente. Incluye una serie de funciones para realizar clculos estadsticos
sobre todos los registros que cumplan alguna condicin.
No es necesario hacerle nada especial a una lista para convertir en una base de
datos. Cuando se realiza la mayora de las tareas de las bases de datos- tal como
buscar, ordenar u obtener el subtotal de determinados datos-la lista se considera
automticamente como una base de datos.

Creacin y Definicin de una Base de Datos


Una base de datos, en Microsoft Excel, no es ms que un rango de celdas de la
hoja de clculo. Contiene el nombre de los campos, aunque no es necesario, e
inmediatamente debajo de ella, sin ninguna fila en blanco, los registros.

26

Excel 2000 Avanzado

Se recomienda que los nombres de los campos, los rtulos, sean cortos, aunque
pueden estar formados por cualquier combinacin de caracteres, espacios en
blanco, hasta un total de 255 caracteres y ocupar ms de una lnea, al igual de las
dems celdas

de una hoja de clculo. No pueden usarse como nombres de

campos funciones o frmulas que produzcan valores numricos, pero si texto.


Una vez diseada la estructura de la lista de datos se procede a introducir los
registros. Cada campo en el registro puede contener texto, nmeros, formulas y
funciones. Al igual que suceda en la hoja de clculo. Pero un registro no puede
ocupar ms de una lnea.

Formulario de Datos
Una vez creada una lista se puede agregar, buscar, editar o eliminar datos
mediante un formulario de datos.

Este consta de un cuadro de dialogo que

muestra un registro completo a la vez.


El comando Formulario..., del men Datos, por medio del formulario de datos
permite realizar todo el trabajo de mantenimiento de una base de datos, incluso
permite buscar determinados registros basndose en criterios determinados.
El comando Formulario... presenta a cada registro de la lista de datos como una
ficha que permite ver todos los campos de un registro a la vez. El numero de
campos a visualizar en un formulario depende de los campos.

Un formulario

puede tener hasta 32 campos.


Para acceder a una ficha de datos la secuencia de pasos es la siguiente:
1.- Activar una celda de la lista de datos.

27

Excel 2000 Avanzado

2.- Ejecutar el comando Formulario... del men Datos.


Su cuadro de dialogo presenta en su parte izquierda los nombres de los campos.

Si la lista de datos ya tiene datos, se visualiza el primer registro a la derecha de


los campos, en caso contrario estarn vacas.

En un formulario de datos los

campos pueden ser:

Campos editables: Los campos cuyas entradas se muestran en cajas de


texto, pueden ser editados.

Campos calculados: Los que no tienen cajas.

Son campos que no se

pueden editar porque sus entradas son resultados de formulas o funciones.


Los campos protegidos con los comandos Proteger celda

o Proteger

archivo tampoco se pueden editar.


Los botones que presenta el cuadro de dialogo del formulario, son los siguientes:
Nuevo

Presenta un registro en blanco para aadir registros al final de


la lista de datos.

Eliminar

Borra el registro actual de la lista de datos y de la hoja de


calculo. Ese registro no se puede recuperar. Los dems se
desplazan una posicin hacia arriba.

Restaurar

Si no se ha accedido a otro registro, cancela los cambios


efectuados.

28

Excel 2000 Avanzado

Buscar
anterior

Si no hay criterios establecidos, se desplaza al registro


anterior. Si hay criterios, se desplaza al registro anterior que
cumpla el criterio establecido.

Buscar
Siguiente

Si no hay criterios establecidos, se desplaza al registro


siguiente. Si hay criterios, se desplaza al registro siguiente
que cmplale criterio establecido.

Criterios

Permite establecer criterios de comparacin.

Cerrar

Sale del formulario y retorna a la hoja de calculo.

Formulario Disponible despus de seleccionar el botn Criterios, regresa


a la ficha de datos.

Filtrado de Datos en el Cuadro de Dialogo Formulario


El comando Formulario..., del men Datos, permite definir condiciones de filtrado
utilizando operadores de comparacin para buscar registros que cumplan las
condiciones impuestas, incluso en los campos calculados.
Para poder definir las condiciones de filtrado en un formulario de datos, se debe
proceder as:
1.- Activar una celda de la lista.
2.- Ejecutar el comando Formulario...
3.- Elegir el botn Criterios.
Microsoft Excel borra los contenidos de todas las cajas de texto y los deja vacos
para poder introducir el criterio. La palabra Criterios, se visualiza en la parte
superior derecha del formulario, y el botn Formulario sustituye al botn Criterios
para poder volver al formato de ficha.
Dentro de los criterios de seleccin, adems de los operadores de comparacin,
tambin se pueden emplear los comodines * y ?
El smbolo *

sustituye a cualquier numero de caracteres.

buscara a: Hernndez, Fernndez, Snchez, etc.


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Por ejemplo: *ez

Excel 2000 Avanzado

El smbolo ? solo sustituye a un carcter. Por ejemplo: ?Hernndez buscara a:


Hernndez, Fernndez, etc.
Si, por ejemplo, se establecen condiciones para encontrar las personas que
tengan APELLIDO Moncada y tengan PROMEDIO mayor o igual a 16, se
utilizaran los siguientes criterios en el formulario (se debe recordar que los
elementos utilizados como criterios deben estar acordes al contenido del campo):

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Excel 2000 Avanzado

Hecha esta entrada, se presiona la tecla ENTER para que Microsoft excel inicie la
bsqueda desde el registro activo, por lo cual es conveniente activar el primer

31

Excel 2000 Avanzado

registro de la lista, y muestra el primero que cumpla la restriccin. Si no hay


ninguno que cumpla con esos criterios, muestra el registro activo.

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Excel 2000 Avanzado

Filtrado de una Base de Datos


El filtrado de una base de datos en una lista, que debe poseer rotulo de columna,
permite localizar un subconjunto de datos de la lista y trabajar con ellos, en lugar
de uno a uno, como suceda con el formulario de datos. El filtrado visualiza solo
las filas que cumplen las condiciones de filtrado, mientras oculta las dems. Las
filas filtradas se pueden copiar en otra hoja de calculo si se desea.
El comando filtro automtico permite mostrar un subconjunto de la lista con solo
hacer clic en el botn izquierdo del mouse. Cuando se selecciona el comando
Filtros

en el men Datos

y luego Autofiltro Microsoft Excel coloca flechas

desplegables directamente en los rotulo de columna de la lista. Si se hace un clic


en una flecha aparecer una lista de todos los elementos nicos de la columna. Si
se selecciona un elemento de la lista de una columna especifica, ocultara
instantneamente todas las filas que no contienen un valor seleccionado.

El elemento seleccionado en una lista desplegable de columna se llama criterio de


filtro. Se puede filtrar la lista an ms eligiendo otro criterio de una columna
diferente. Por ejemplo, si despus de aplicado un filtro automtico para mostrar
slo al vendedor Prez y se selecciona Oeste en una lista desplegable de
Regiones, se ocultarn todas la filas, salvo aquellas que contiene Prez y Oeste.
33

Excel 2000 Avanzado

La secuencia de pasos para filtrar datos con el comando Autofiltro es la siguiente:


1. Activar una celda de la lista de datos, no es necesario que sea un rtulo. El
rango adyacente a la celda seleccionada es asumido como una lista de
datos, en el cual se va realizar el filtrado de datos.
2. Ejecutar el comando Filtros.. del men Datos.

A continuacin,

elegir

Autofiltro. Junto a los campos de la lista de datos aparecen unas flechas


para poder hacer filtrado.
3. Marcar la flecha abajo del rtulo del campo en el cual se va a especificar la
condicin de filtrado o seleccionar el rtulo y pulsar Alt + . En la lista
desplegable, adems de todas las ocurrencias de ese campo, ordenadas
por orden alfabtico o numrico, aparecen las opciones:
Todas:

Muestra todos los registros, aunque no contengan


informacin.

Personalizado...

Permite

realizar

criterios

de

comparacin

personalizados.
Vacas

Oculta todos los registros.

Novacas

Muestra solo los registros que contienen informacin.

4. Seleccionar la ocurrencia deseada de la lista desplegable.


visualiza

Excel solo

las filas que coincidan con la ocurrencia seleccionada.

La supresin de las flechas de filtrado requiere los pasos que se indican


continuacin:
Ejecutar el comando Filtros... del men Datos.
Desactivar el comando Autofiltro.

Filtro Avanzado

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Excel 2000 Avanzado

El comando Filtro Avanzado... permite filtrar una base de datos por medio de
criterios mas complejos, para lo cual es necesario crear un rango de criterios.
Un rango de criterios es un rango de celdas formado por una fila de rtulos de
criterios y, al menos, una fila para especificar las condiciones de filtrado.

Para

crear un rango de criterios se procede as:


La hoja de clculo debe disponer al menos de tres filas vacas sobre la lista que
pueden utilizarse como rango de criterios. La lista debe incluir rtulos de columna.
1. Seleccione los rtulos de columna de la lista correspondientes a las
columnas que contienen los valores que desea filtrar y haga clic en Copiar

2. Seleccione la primera fila vaca del rango de criterios y haga clic en Pegar.

3. En las filas situadas bajo los rtulos de criterios, introduzca los criterios que
desea buscar. Compruebe que existe al menos una fila vaca entre los
valores de criterios y la lista.
4. Haga clic en una celda de la lista.
5. En el men Datos, seleccione Filtro y haga clic en Filtro avanzado.
6. Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic
en Filtrar la lista sin moverla.
Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la
hoja de clculo, haga clic en Copiar a otro lugar, despus en la casilla
Copiar a y, por ltimo, en la esquina superior izquierda del rea donde
desea pegar las filas.
7. En la casilla Rango de criterios introduzca su referencia, incluidos los
rtulos de criterios.

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Excel 2000 Avanzado

Para borrar temporalmente el cuadro de dilogo Filtro avanzado mientras


selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer cuadro de dilogo

Sugerencias

Se puede asignar a un rango el nombre Criterios y la referencia del rango


aparecer automticamente en el cuadro Rango de criterios. Tambin se
puede definir el nombre Base de datos para el rango de datos que deben
ser filtrados y definir el nombre Extraer para el rea donde desea pegar las
filas, y estos rangos aparecern automticamente en los cuadros Rango de
lista y Copiar a, respectivamente.

Al copiar filas filtradas a otra ubicacin, se pueden especificar las columnas


que deben incluirse en la copia. Antes de filtrar, copie los rtulos de
columna de las columnas deseadas a la primera fila del rea donde va a
pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a los rtulos de
columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas
incluirn slo las columnas cuyos rtulos se hayan copiado.

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Excel 2000 Avanzado

Criterios de Comparacin Mltiples


Los criterios de comparacin mltiples o combinados permiten seleccionar filas por
mas de una condicin, para lo cual es necesario especificar entradas en mas de
una celda situada debajo de los rtulos de las columnas en el rango de criterios.
Los criterios combinados pueden ser:

CRITERIOS Y LGICOS
Cuando en el rango de criterios se realizan dos o mas entradas en la misma fila,
Microsoft Excel selecciona los registros que cumplan todas las condiciones. En la
siguiente figura se ilustra la utilizacin de este criterio:

A veces puede suceder que interese establecer


criterios combinados en base al mismo campo.

Por

ejemplo, las personas con edades comprendidas entre


25 y 35 aos en una nomina de pago.
Para casos como este en el que solo hay una columna
con dicho campo, es necesario aadir otra columna con
igual nombre de campo al rango de criterios para
acoger la segunda condicin.

Las condiciones en el

rango de criterios deben estar en columnas contiguas.

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Excel 2000 Avanzado

CRITERIOS O LGICOS
Cuando las condiciones en el rango de criterios se escriben en dos o mas filas,
Microsoft Excel filtra aquellos que cumplan las condiciones especificadas en una o
mas filas: los registros no tienen que cumplir todos los criterios, solo uno.

Para establecer criterios combinados en base al mismo rotulo, se escriben las dos
condiciones en filas contiguas, pero en una misma columna.

CRITERIOS Y Y O LGICOS
Los criterios Y y O lgicos se pueden combinar para dar lugar a condiciones que
utilizan mas de una entrada en una o mas filas.

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Excel 2000 Avanzado

En los criterios de seleccin, tambin se pueden especificar referencias a celdas


que estn situadas fuera del rango de la base de datos, para ello solo es
necesario escribir la referencia de la casilla. Por ejemplo, para seleccionar los
registros de una lista cuyo estado sea el de la entrada F50, en el rango de criterios
en el campo Estado

se introduce =F50. Al validar la entrada, la celda toma el

valor de la celda F50. Tambin se pueden especificar formulas:


=F50+2 o =M5/P12

Ordenacin de una Lista de Datos


En una base de datos las filas se muestran en el mismo orden en que se han
introducido. La mayora de las veces ese orden no guarda relacin con ninguna
de las columnas, lo que dificulta localizar una informacin concreta. En cambio, si
los datos estn ordenados por alguna columna, encontrar un dato resulta mucho
ms fcil.
Cuando se ordena una lista.

Microsoft Excel reorganiza las filas segn el

contenido de una o ms columnas. S una columna de la lista contiene un conjunto


de elementos limitados, por ejemplo los nmeros de departamento o los nombres
de productos, la ordenacin unir las filas que tengan elementos idnticos.

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Excel 2000 Avanzado

La ordenacin puede efectuarse por el comando Ordenar... del men Datos o por
los botones Ascendente y Descendente de la barra de herramientas Estndar.
El comando Ordenar... no slo ordena una base de datos por una o ms
columnas, sino que tambin permite ordenar cualquier cosa en una hoja de
clculo.

Para ordenar una lista de datos hay que realizar los siguientes pasos:
1. Activar una celda de la lista de datos a ordenar.
2. Ejecutar el comando Ordenar... del men Datos. Aparece el cuadro de dilogo
Ordenar.
3. En el rea La lista tiene fila de encabezamiento, seleccionar entre la opciones:
Si: opcin por defecto, indica que la lista tiene una fila con los rtulos de
las columnas.
No: la lista no posee rtulos
4. La columna de ordenacin se especifica en la caja Primer, Segundo o Tercer
criterio. Para elegir otro rtulo diferente al que aparece en la caja, marcar la
flecha abajo o pulsar ctrl. + y elegirlo. La opcin Ninguno deja la caja vaca:
no se ordena por nada.
5. Especificar el tipo de ordenacin de cada columna en los botones de opcin:
Ascendente: ordena los datos alfabticos de la A a la Z (Microsoft Excel
no distingue entre maysculas y minsculas), y los datos numricos
desde el mayor nmero negativo al mayor nmero positivo.
Descendente: Ordena los datos en orden contrario.

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Excel 2000 Avanzado

Microsoft Excel slo permite ordenar datos por tres criterios. Cuando se desea
ordenar por ms de tres criterios, por ejemplo, por cinco rtulos, primero se
ordenan los dos ltimos en orden de importancia (como primer y segundo criterio)
y luego se vuelve a ordenar por los otros tres rtulos.

Resumen de Datos
Algunas veces es necesario crear informes resumen.

Microsoft Excel permite

aadir filas de subtotales de columnas a una lista de datos sin necesidad de


insertar filas o de tener que escribir frmulas complicadas por medio del comando
Subtotales... del men Datos.
Los subtotales automticos permiten dar formato e imprimir con rapidez un informe
con una lista. Tambin se puede crear un grfico con los valores de los subtotales
nicamente, si se usan primero los smbolos de nivel de fila para mostrar slo el
nivel de detalle deseado.
Antes de usar el comando Subtotales... es necesario ordenar la base de datos
por la columna que va a servir para crear los subtotales.
Los pasos para obtener subtotales de una lista de datos son los siguientes:
1. Ordenar la lista por la columna que se va utilizar como elemento de clculo.
2. Activar una celda de la columna por la que se desea calcular el subtotal.
3. Ejecutar el comando Subtotales... del men Datos. Aparece el cuadro de
dilogo Subtotales.
4. Marcar la flecha hacia debajo de la caja para cada cambio en: Alt + P. En la
lista desplegable marcar el nombre de la columna que incluye los grupos con
los subtotales a calcular o activarla con la flecha abajo y pulsar
seleccionarla.

41

para

Excel 2000 Avanzado

5. En la caja Usar Funcin:, seleccionar

Contar.

Si no est seleccionada,

marcar la flecha hacia abajo y luego seleccionar la funcin deseada de la lista.


6. En la caja Agregar subtotal a: indicar la columna por la cual se va a calcular
el subtotal.
7. Seleccionar o hacer clic sobre el botn Aceptar.

La hoja parece

esquematizada y muestra el resumen final.

Para eliminar los subtotales el procedimiento es sencillo, basta con actuar con se
indica a continuacin:
1. Ejecutar el comando Subtotales... del men Datos.
2. Seleccionar el botn Quitar todos.
3. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Para aadir subtotales por ms de una columna, se procede de la siguiente forma:
1. Definir un subtotal para una columna como se acaba de ver.
2. Ejecutar el comando Subtotales... del men Datos.
3. Seleccionar la siguiente columna cuyo subtotal se desea calcular en el cuadro
Agregar subtotal a:
4. Desactivar el cuadro de dilogo Reemplazar subtotales actuales.
5. Hacer clic sobre el cotn Aceptar.

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Excel 2000 Avanzado

UNIDAD III
TABLAS DINMICAS
Una tabla dinmica es una hoja de clculo interactiva que resume rpidamente
grandes cantidades de datos usando el formato y los mtodos de clculo que el
usuario elija. En esta tabla se pondr los encabezados de fila y columna alrededor
del rea de los datos principales para lograr distintas presentaciones de los datos
fuente.
Un tabla dinmica proporciona una manera fcil de mostrar y analizar informacin
resumida acerca de los datos ya creados en Microsoft Excel o en otra aplicacin.
Estas tablas crean un resumen de datos usando los mtodos de calculo, o
funciones de resumen, que el usuario elige, como por ejemplo SUMA o
PROMEDIO. Tambin puede controlar como se calculan los subtotales y los
totales. Cuando cambia los datos fuente, se puede fcilmente actualizar o volver a
calcular los datos de la tabla dinmica.
El usuario elige el nivel y tipo de detalles que desea incluir en una tabla dinmica;
tambin puede cambiar la presentacin de los datos usando el mouse para mover
los campos y los datos asociados, por lo cual le permite organizar las categoras
segn el tipo de anlisis que desea realizar.

Funcionamiento de una Tabla Dinmica


Debido a que una tabla dinmica se crea a partir de datos existentes, el usuario
debe conocer la organizacin de los datos fuente; el modo en que se usan en una
tabla dinmica le ayudara a tomar las mejores decisiones acerca de la cantidad de
datos que debe usar y como organizarlos.
En la tabla dinmica, se pueden usar dos tipos de campos de la lista o de la tabla
fuente:

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Excel 2000 Avanzado

Campos que usar como rtulos del campo de fila, del campo de columna y del
campo de pginas en la tabla dinmica. Estos campos generalmente contienen
un conjunto de valores de texto, como por ejemplo Occidente, Oriente, Centro,
Sur, etc.
Campos de datos que contienen los datos que desea resumir. Estos campos
generalmente contiene datos numricos, como por ejemplo cantidades de ventas,
totales de inventarios o datos estadsticos, pero tambin pueden contener texto.
Campos de Pgina que se utilizan para filtrar la presentacin de los datos. El
campo de pgina divide la tabla dinmica en pginas individuales, permitindole al
usuario ver uno por uno los datos que corresponden a un elemento. Los campos
de pgina se crean junto con la tabla dinmica. Tambin se puede mover un
campo de fila o de columna hacia una orientacin de pgina despus de crear la
tabla dinmica.

Creacin de una Tabla Dinmica


Para crear una tabla dinmica se utiliza el Asistente para tablas dinmicas.
Este es un conjunto interactivo de cuadros de dilogo que guan al usuario a
travs de los pasos para elegir los datos fuente y la distribucin que se desea usar
en la tabla dinmica.
Del men Datos, se elige el comando Asistente para tablas y grficos dinmicos...
Aparece el Paso 1 (Paso 1 de 3) del cuadro de dialogo Asistente para tablas y
grficos dinmicos. Para usar este asistente, se siguen las instrucciones en cada
paso, despus se usan los botones de la parte inferior para continuar.
Identificar la ubicacin de los datos fuente. En este caso se trata de la lista (o
base) de datos que el usuario escogi para la creacin de la tabla dinmica. Si no
aparece un rango propuesto, se escoge mediante el mouse, aunque Microsoft
Excel propone un rango si se escogi en el paso 1 el botn Lista o base de datos
en Microsoft Excel.
Organizar la distribucin para la tabla dinmica.

Esta distribucin se puede

cambiar fcilmente usando el mouse. Cuanto mas campos se incluyan en un


rea, mas detalles contendr la tabla dinmica terminada.
44

Excel 2000 Avanzado

Especificar donde se desea que aparezca la tabla dinmica. Basta con escribir o
seleccionar la referencia de celda superior izquierda del rango donde se desea
que aparezca la misma. Si la hoja de calculo de destino esta en pantalla, se
puede seleccionar la celda en la hoja de calculo para introducir la referencia de
celda. Si la hoja de calculo de destino no esta abierta, se escribe la ruta de
acceso completa, el nombre del libro de trabajo, el nombre de la hoja y la
referencia de celda.

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Excel 2000 Avanzado

Cuando se elige el botn Terminar, Microsoft Excel crea la tabla dinmica y


muestra la tabla de herramientas Tabla dinmica en la hoja de calculo. En esta
barra de herramientas el usuario encontrara botones que le ayudaran a
personalizar rpidamente la tabla dinmica.

Actualizacin de una Tabla Dinmica


Si se cambian los datos de la lista o de la tabla fuente, se puede actualizar o
renovar la tabla dinmica sin volver a crearla. La mayora de los cambios que se
aplican a los datos fuente pueden mostrarse rpidamente en la tabla dinmica
usando el comando Actualizar datos en el men Datos o el men flotante (que se
activa mediante el botn derecho del mouse), o bien, haciendo clic en el botn
respectivo en la barra de herramientas Tabla dinmica. Estos cambios incluyen:
Cambios de datos de un campo de datos en la lista o tabla fuente.
Campos o elementos eliminados de la lista fuente.
Elementos nuevos o cambiados en filas o campos actuales de la tabla fuente.
Los nuevos campos no aparecen en la tabla dinmica, pero estn disponibles si se
muestra el Asistente para tablas y grficos dinmicos diseo.

Grfico a partir de una Tabla Dinmica


Es posible crear grficos que muestren los mltiples niveles de categoras en la
tabla dinmica. Cuando se oculta y muestran detalles en la misma o cuando se
mueven campos, estos cambios se reflejan automticamente en el grafico.

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Excel 2000 Avanzado

Para obtener mejores resultados, el usuario puede valerse de estas sugerencias al


crear un grafico a partir de una tabla dinmica:
La tabla dinmica no debe tener mas de dos campos de filas y dos campos de
columnas.
Se debe eliminar totales y subtotales de la tabla dinmica antes de crear el grafico.
Para crear un grafico a partir de una tabla dinmica:
Seleccionar la tabla dinmica.
Hacer clic sobre el botn Asistente para grficos.

Arrastrar el puntero del mouse para crear el rea en la que el grafico ser creado.
En el Asistente para grficos elija el tipo de grafico y asigne los diferentes
elementos de configuracin que un grafico requiere.
Microsoft Excel utiliza los rtulos de elementos como nombres para las abscisas y
series. Los grficos creados a partir de una tabla dinmica cambian cuando se
ocultan elementos, ocultan o muestran detalles o cuando se reorganizan los
campos.

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Excel 2000 Avanzado

UNIDAD IV
MACROS
Una macro es un pequeo programa compuesto por un conjunto de formulas y
comandos, escritos en un lenguaje de programacin llamado Visual Basic, que
permiten a Microsoft Excel

ejecutar una tarea automticamente o acelerar

procedimientos repetitivos.
Los macros se crean con una grabadora de macros que almacena lo que se desea
realizar en una hoja, denominada Mdulo, situada al final del libro de trabajo.

Grabar una Macro


1. Seleccione Macro en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en
Grabar.

2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro. El


primer carcter del nombre de la macro debe ser una letra. Los dems
caracteres pueden ser letras, nmeros o caracteres de subrayado. No se
permiten espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carcter de
subrayado como separador de palabras.

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Excel 2000 Avanzado

3. Para ejecutar la macro presionando un mtodo abreviado, escriba una letra en


el cuadro Tecla de mtodo abreviado. Puede utilizarse CTRL+ letra (para
letras minsculas) o CTRL+ MAYS + letra (para letras maysculas), donde
letra es cualquier tecla del teclado. La tecla de mtodo abreviado que se utilice
no puede ser ni un nmero ni un carcter especial como @ o #. La tecla de
mtodo abreviado suplantar a cualquier tecla de mtodo abreviado
predeterminada en Microsoft Excel mientras est abierto el libro que contiene
la macro.
4. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicacin en que desea
almacenar la macro. Si desea que la macro est disponible siempre que se
utilice Excel, almacene la macro en el libro de macros personales en la carpeta
de inicio de Excel. Para incluir una descripcin de la macro, escriba la
descripcin en el cuadro Descripcin.
5. Haga clic en Aceptar.
Si se seleccionan celdas mientras se est ejecutando una macro, sta
seleccionar las mismas celdas independientemente de la celda que se haya
seleccionado en primer lugar, ya que graba referencias absolutas de celda. Si
desea tener una macro para seleccionar celdas independientemente de la
posicin que tenga la celda activa cuando se ejecute la macro, configure el
grabador de macros para que grabe referencias relativas de celda. En la barra
de herramientas Detener grabacin, haga clic en Referencias relativas

Excel continuar grabando macros con referencias relativas hasta que termine
la sesin con Excel o hasta que haga clic otra vez en Referencias relativas
.
6. Ejecute las acciones que desee grabar.

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Excel 2000 Avanzado

7. En la barra de herramientas Detener grabacin


relativas

, haga clic en Referencias

Sugerencia Si desea tener una macro para seleccionar una celda determinada,
ejecute una accin y seleccione otra celda relativa a la celda activa; cuando se
grabe una macro, pueden mezclarse referencias relativas y absolutas. Para grabar
una macro utilizando referencias, compruebe que est activada la opcin
Referencias relativas

. Para grabar una macro utilizando referencias

absolutas, compruebe que la opcin Referencias relativas

no est habilitada.

La grabadora de macros permite referenciar las celdas de forma:

REFERENCIA ABSOLUTA
En una frmula, especifica la direccin exacta de una celda, independientemente
de la posicin de la celda que contiene la frmula. Una referencia absoluta de
celda tiene la forma $A$1, $B$1, etc. Algunas referencias de celda son mixtas.
Una referencia absoluta de fila toma la forma A$1, B$1, etc. Una referencia
absoluta de columna tiene la forma $A1, $B1, etc. A diferencia de las referencias
relativas, las referencias absolutas no se ajustan automticamente cuando se
copian frmulas en varias filas o columnas.

REFERENCIA RELATIVA
Una referencia de celda, como A1, utilizada en una frmula, que cambia cuando
se copia la frmula a otra celda o rango. Una vez que se ha copiado y pegado la
frmula, la referencia relativa de la nueva frmula cambiar para hacer referencia
a otra celda que este a la misma distancia de la frmula que estaba la referencia
de celda relativa original de la frmula original. Por ejemplo, si la celda A3 contiene
la frmula =A1+A2 y se copia la celda A3 a la celda B3, la frmula de la celda B3
pasar a ser =B1+B2.

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Excel 2000 Avanzado

Modificar una Macro


Antes de modificar una macro, deber familiarizarse con el Editor de Visual Basic.
Puede utilizarse el Editor de Visual Basic para escribir y modificar las macros
adjuntas a los libros de Microsoft Excel.
1. Seleccione Macro en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en
Macros.
2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.
3. Haga clic en Modificar.

Ejecutar una Macro


Despus de grabar una macro, se suele ejecutar en Microsoft Excel; sin embargo,
se puede ejecutar desde el Editor de Visual Basic mientras se modifica. Para
interrumpir la macro antes de que finalice las acciones que se han grabado,
presione ESC

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Excel 2000 Avanzado

EJECUTAR UNA MACRO EN MICROSOFT EXCEL


Para interrumpir una macro antes de que finalice las acciones, presione ESC.
1. Abra el libro que contiene la macro.
2. Seleccione Macro en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en
Macros.
3. En el cuadro Nombre de la macro, escriba el nombre de la macro que
desea ejecutar.

4. Haga clic en Ejecutar.

EJECUTAR UNA MACRO DESDE UN BOTN O UN CONTROL GRFICO


Puede asignar una macro a un botn, a un objeto de dibujo o a un control grfico
en la hoja de clculo. Si hace clic en el botn u objeto de dibujo o se cambia el
control, por ejemplo, haciendo clic en una casilla de verificacin o un elemento de
una lista, la macro se ejecutar de forma automtica.

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Excel 2000 Avanzado

1. Haga clic en el botn o el control grfico para que aparezcan los


controladores de seleccin.
2. Haga clic en el controlador de seleccin del botn o del control grfico y, a
continuacin, haga clic en Asignar Macro en el men contextual.
3. Para asignar una macro ya existente al botn o al control grfico
seleccionado, escriba el nombre de la macro en el cuadro Nombre de la
macro y luego haga clic en Aceptar.
Para grabar una nueva macro y asignarle el botn u objeto grfico, haga
clic en Grabar.
Para escribir una macro en el Editor de Visual Basic, haga clic en Nueva.
Para modificar una macro existente, haga clic en el nombre de la macro, en
el cuadro Nombre de la macro y, a continuacin, haga clic en Modificar.
Nota Si asigna una macro a un botn o a otro objeto que ya est en uso como,
por ejemplo, un hipervnculo, se eliminar la informacin del hipervnculo. A partir
de entonces, al hacer clic en el botn o en el objeto, se ejecutar la macro.

EJECUTAR UNA MACRO DESDE UN REA, UNA ZONA INTERACTIVA O UN


OBJETO GRFICO
1. Cree un objeto grfico.
2. Dibuje otro objeto grfico sobre el primero en el lugar en que desee crear
una zona interactiva.
3. Con el segundo objeto grfico todava seleccionado, haga clic con el botn
secundario en el controlador de seleccin del botn o del objeto grfico
para ver el men de mtodo abreviado.
4. En el men contextual, haga clic en Asignar macro.

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Excel 2000 Avanzado

5. Para asignar una macro al botn u objeto grfico, escriba el nombre de la


macro en el cuadro Nombre de la macro y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.
Para grabar una nueva macro y asignarla al objeto grfico seleccionado,
haga clic en Grabar. Cuando finalice de grabar la macro, haga clic en
Detener grabacin

en la barra de herramientas Grabar macro.

6. En el men Formato, haga clic en Autoforma y, a continuacin, haga clic


en la ficha Colores y lneas.
7. Bajo Rellenar, haga clic en Sin relleno en el cuadro Color. Bajo Lnea, haga
clic Sin lnea en el cuadro Color.
8. Repita los pasos del 2 al 7 para cada zona interactiva que desee crear.

EJECUTAR

UNA

MACRO

DESDE

UN

BOTN

DE

LA

BARRA

DE

HERRAMIENTAS
Puede ejecutarse una macro desde un botn, desde una barra de herramientas
integrada o desde una barra de herramientas personalizada.
1. En el men Herramientas, haga clic en Personalizar.

54

Excel 2000 Avanzado

2. Si la barra de herramientas que contiene el botn no es visible, haga clic en la


ficha Barra de herramientas y, a continuacin, active la casilla de verificacin
que aparece junto al nombre de la barra de herramientas.
3. Si el botn que desea utilizar para ejecutar la macro no pertenece a la barra de
herramientas, haga clic en la ficha Comandos y, a continuacin, haga clic en
Macros en la lista Categoras. En la lista Comandos, arrastre el botn
Personalizar a una barra de herramientas.
4. Haga clic en el botn de la barra de herramientas y, a continuacin, haga clic
en Asignar Macro en el men contextual.
5. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.

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Excel 2000 Avanzado

CAPITULO V
ESQUEMAS Y MATRICES.

Esquemas
Los datos de la hoja de clculo pueden esquematizarse para crear informes de
resumen.

Con los informes de resumen, se pueden mostrar o ocultar tantos

detalles como se desee.


Los esquemas de las hojas de clculo son especialmente tiles cuando se desea
compartir los informes de resumen con otras personas.

Las otras personas

pueden cambiar el aspecto del esquema para mostrar u ocultar tantos detalles
como deseen.
Cuando se crea un esquema, se definen rangos de filas o de columnas como
grupos del esquema. Cada grupo consiste en datos detallados en las filas y las
columnas, y en resmenes de datos en una fila o en una columna adyacente. El
esquema puede contener hasta ocho niveles de grupos verticales y ocho niveles
de grupos horizontales.

Creacin de Esquemas en forma Automtica.


Se deben efectuar los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango a esquematizar.

Si slo hay una celda activa, el

esquema se aplica a toda la hoja; en caso contrario al rango seleccionado.


2. Ejecutar el comando Agrupar y esquema de men Datos. A continuacin,
el comando Esquema automtico.

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Excel 2000 Avanzado

Creacin de un Esquema con el Comando Configurar


Se debe efectuar los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango a esquematizar. Si slo hay una celda activa, el esquema
se aplica a toda la hoja; en caso contrario el rango seleccionado.
2. Ejecutar el comando Agrupar y esquema de men Datos. A continuacin, el
comando Configurar.
El comando Configurar... presenta un cuadro de dilogo con las siguientes
opciones:
Filas de resumen debajo del detalle

Especifica la situacin de la filas de


ttulos en el esquema.

Columnas de resumen a la derecha del Especifica la situacin de las columnas


detalle
Estilos automticos

de ttulos en el esquema.
Microsoft Excel aplica

de

forma

automtica un conjunto predefinido de


Crear

estilos.
Crear el

esquema.

Segn

la

complejidad de la hoja tardar ms o


menos en aparecer el mismo. Si la caja

Aplicar estilos

Automatic

Styles

Microsoft

Excel

est

desactivada,

aplica

estilos

predefinidos.
Aplica estilos predefinidos al esquema
seleccionado o al rango de celdas sin
estilos asociados.

57

Excel 2000 Avanzado

Matrices
Las frmulas matriciales pueden describirse como frmulas de valores mltiple.
Estas son diferentes a las frmulas de valor individual debido a que pueden
producir ms de un resultado.
Una frmula matricial puede ocupar varias celdas.
Se permiten frmulas matriciales de hasta 6.500 elementos aproximadamente.

Formulas Matriciales
Para entender como funciona una frmula matricial, primero se debe considerar
cmo funciona una frmula comn de valor individual. Estas producen un solo
resultado a partir de uno o varios argumentos o valores. Por ejemplo, la frmula =
A1+b1 produce un solo resultado: la suma de los valores de las celdas A1 y B1.
Sin embargo, la frmula matricial =A1:A3+N1:B3 produce un conjunto de tres
resultados: la suma de los valores en las celda A1 y B1, y la suma de los valores
en las celdas A2 y B2, y la suma de los valores en las celdas A3 y B3.
Una frmula matricial se reconoce por las llaves ( ) que la encierran en la barra
de frmulas.

El usuario no introduce las llaves, Microsoft Excel lo hace

automticamente alrededor de una frmula cuando la misma es introducida como


una matriz usando la combinacin Ctrl.+Shift+ENTER.
Tambin es posible simplificar algunos modelos de hojas de clculo utilizando
frmulas matriciales.

Para algunos clculos, es posible reemplazar diferentes

frmulas con una sola frmula matricial que consolide todos los clculos en un
solo. La siguiente ilustracin muestra una ejemplo de cmo simplificar frmulas
utilizando matrices.

58

Excel 2000 Avanzado

Operar con Matrices


Para operar con una matriz hay que tener en cuenta que sus celdas se deben
tratar como si fueran una entidad, y por ese motivo:
a) No se pueden editar mover o borrar celdas individuales
b) No se pueden insertar o eliminar celdas.
c) Si se pueden establecer formatos individuales para celdas de la matriz, como
formatos de alineacin, numricos, de sombreado o de bordes.
d) Si se puede copiar una celda de la matriz y pegarla en otra zona de la hoja.

Editar una Frmula Matricial


a) Seleccionar cualquier celda de la matriz
b) Activar la barra de frmulas pulsando F2. En este momento las llaves
desaparecen y se puede modificar la frmula segn convenga.
c) Para validar los cambios se pulsa Ctrol+Shift+ENTER Microsoft Excel vuelve a
colocar las llaves y recalcula los datos.

Seleccionar el Rango Matricial


a) Activar una celda de la matriz
b) Ejecutar el comando Ir a... del men Edicin. En su cuadro de dilogo se
ejecuta el botn Especial.
c) En el cuadro de dilogo Especial se activa el botn de opcin Matriz actual
d) Seleccionar Aceptar. Microsoft Excel selecciona todas las celdas de la matriz
actual

59

Excel 2000 Avanzado

BSQUEDA DE OBJETIVOS
Mtodo para buscar el valor de entrada que necesita una frmula para devolver un
resultado determinado. Cuando se buscan objetivos, Microsoft Excel vara el valor
de una celda especificada hasta que una frmula dependiente de dicha celda
devuelve el resultado deseado. Utilice el comando Buscar objetivo (men
Herramientas) cuando desee buscar un valor especfico para una celda
determinada ajustando slo el valor de otra celda.
En el caso de que conozca el resultado deseado de una frmula sencilla, pero no
la variable que determina el resultado, podr utilizar la funcin Buscar objetivo. Al
realizar una bsqueda de objetivo, Microsoft Excel vara el valor de celda
especfica hasta que una frmula dependiente de dicha celda devuelve el
resultado deseado.

60

Excel 2000 Avanzado

Por ejemplo, utilice Buscar objetivo para cambiar de forma incremental el tipo de
inters de la celda B3 hasta que el valor del pago de B4 sea igual a 900,00 $.

Para buscar un valor especifico que resuelva una frmula:


1. Seleccionar la celda que contiene la frmula cuyo valor se desea establecer,
aunque este paso no es imprescindible.
2. A continuacin, en el men Herramientas, elegir el comando Buscar
objetivo... Este cuadro de dilogo presente las siguientes cajas.

Definir celda: Contiene la referencia absoluta o el nombre de la


celda activa, aqulla cuyo valor se desea establecer.

Con el valor: Especfica el valor del objetivo.

Cambiando la celda: Contiene la referencia o el nombre de la celda


cuyo valor se desea calcular para lograr el objetivo.

La celda, si est

visible, se puede marcar con el ratn.


3. Seleccionar Aceptar. Microsoft Excel muestra el cuadro de dilogo Resultados
de buscar objetivo.
Para encontrar el valor del objetivo, Microsoft Excel utiliza una tcnica iterativa.
Puede suceder que el problema no tenga solucin.
Cuando se alcance al objetivo deseado, se pulsa el botn Aceptar o la tecla
ENTER para llevar a la hoja la solucin encontrada por Microsoft Excel. Para
restaurar la celda a su valor original se marca el botn Cancelar.

61

Excel 2000 Avanzado

PROYECCIN DE CIFRAS USANDO UNA TABLA DE DATOS


Tras introducir frmulas en la hoja de clculo, se pueden realizar anlisis Qu
pasara si...?. Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra cmo
afecta el cambio de algunos valores de las frmulas a los resultados de las
mismas. Las tablas de datos constituyen un mtodo abreviado para calcular varias
versiones en una sola operacin, as como una manera de ver y comparar los
resultados de todas las variaciones distintas en la hoja de clculo.
Las tablas de datos representan:
Un mtodo abreviado para calcular distintas variaciones en una operacin.
Una manera de ver y comparar los resultados de todas las variaciones a la vez
en la hoja de clculo.
Existen dos tipos de tablas de datos:
Tabla de una variable. Se introducen diferentes valores para una variable a fin
de ver su efecto en una o varias frmulas.
Tabla de dos variables. Se introducen diferentes valores para dos variables a fin
de ver su efecto en una frmula.
Tabla de una variable
Para ver cmo afectan los cambios realizados en una variable a una o varias
frmulas, se utiliza este tipo de tabla. Para poder ejecutarla se necesita:
Una celda variable con el valor que se desea modificar.
Una fila o columna con los valores que se van a aplicar a la celda de entrada.
Una fila o columna con las frmulas a utilizar para producir los valores.

62

Excel 2000 Avanzado

Tablas de datos de una variable Por ejemplo, utilice una tabla de datos de una
variable si desea ver de qu manera afectan distintos tipos de inters al pago
mensual de una hipoteca. En el siguiente ejemplo, la celda D2 contiene la frmula
de pago, =PAGO(B3/12,B4,-B5), que hace referencia a la celda variable B3.

Tablas de datos de dos variables Una tabla de datos de dos variables puede
mostrar cmo afectan los distintos tipos de inters y plazos del prstamo al pago
de una hipoteca. En el siguiente ejemplo, la celda C2 contiene la frmula de pago,
=PAGO(B3/12,B4,-B5), que utiliza dos celdas variables, B3 y B4.

CREAR UNA TABLA DE DATOS DE UNA VARIABLE


Deben disearse tablas de datos de una variable para que los valores de entrada
aparezcan indistintamente debajo de una columna (orientacin de columna) o en
una fila (orientacin de fila). Las frmulas que se utilicen en la tabla de una
variable debern hacer referencia a una celda variable.

63

Excel 2000 Avanzado

1. Introduzca la lista de valores que desee sustituir en la celda variable debajo


de una columna o en una fila.
2. Si las variables aparecen debajo de una columna, introduzca la frmula en
la fila situada encima del primer valor y una celda a la derecha de los
valores de columna. Introduzca las frmulas adicionales a la derecha de la
primera frmula.
Si las variables aparecen en una fila, introduzca la frmula en la columna
situada a la izquierda del primer valor y una celda por debajo de los valores
de fila. Introduzca las frmulas adicionales debajo de la primera frmula.
3. Seleccione el rango de celdas que contenga las frmulas y los valores que
desee sustituir.
4. En el men Datos, haga clic en Tabla.

5. Si la tabla de datos est orientada a columna, introduzca la referencia de


celda en el cuadro Celda variable columna.
Si la tabla de datos est orientada a fila, introduzca la referencia de celda
en el cuadro Celda variable fila.
Sugerencia Pueden agregarse frmulas adicionales a una tabla de datos de una
variable.

64

Excel 2000 Avanzado

AGREGAR UNA FRMULA A UNA TABLA DE DATOS DE UNA VARIABLE


Las frmulas que se utilicen en la tabla de una variable debern hacer referencia a
la misma celda variable.
1. Si las variables aparecen en una columna, introduzca la nueva frmula en
una celda en blanco situada a la derecha de una frmula existente en la fila
superior de la tabla.
Si las variables aparecen en una fila, introduzca la nueva frmula en una
celda en blanco situada a la derecha de una frmula existente en la primera
columna de la tabla.
2. Seleccione la tabla de datos, incluida la columna o la fila que contenga la
nueva frmula.
3. En el men Datos, haga clic en Tabla.
4. Si las variables estn en una columna, introduzca la referencia de celda
variable en el cuadro Celda variable columna.
Si las variables estn en una fila, introduzca la referencia de celda variable
en el cuadro Celda variable fila.
Uso de una tabla de dos variables
Si se desea ver el modo en que los cambios realizados en dos variables afectan a
una frmula, se utiliza una tabla de dos variables. En este tipo de tabla se pueden
incluir varios valores para cada una de las dos variables, pero slo se puede usar
una frmula. Para construir una tabla de dos variables se necesita:
Dos celdas variables con los valores a modificar.
Una fila con los valores que se desean aplicar a una variable.
Una columna con los valores que se desean aplicar a la otra variable.
Una celda con la frmula, situada en interseccin entra las variables de fila y
columnas, que permita obtener los resultado sen funcin de ambas variables.

65

Excel 2000 Avanzado

CREAR UNA TABLA DE DATOS DE DOS VARIABLES


Las tablas de datos de dos variables solamente utilizan una frmula con dos listas
de variables. La frmula deber hacer referencia a dos celdas variables diferentes.
1. En una celda de la hoja de clculo, introduzca la frmula que haga
referencia a las dos celdas variables.
2. Introduzca una lista de variables en la misma columna, debajo de la
frmula. Introduzca la segunda lista en la misma fila, a la derecha de la
frmula.
3. Seleccione el rango de celdas que contenga la frmula y los valores de fila
y de columna.
4. En el men Datos, haga clic en Tabla.
5. En el cuadro Celda variable fila, introduzca la referencia de la celda variable
para las variables de la fila.
6. En el cuadro Celda variable columna, introduzca la referencia de la celda
variable para las variables de la columna.

66

Excel 2000 Avanzado

UNIDAD VI
FUNCIONES
Las funciones de la hoja de clculo son herramientas especiales que permiten
efectuar clculos complejos de forma rpida y sencilla. Las funciones siempre
generan un resultado en la celda en que se han introducido.
Microsoft Excel dispone de ms de 170 funciones par ala hoja de clculo. Las
funciones constan de:
El signo igual (=): Para que la entrada sea interpretada como una frmula y
no como un texto.
El nombre de la funcin
Los argumentos: Son opcionales e irn encerrados entre parntesis. Hacen
referencia a los datos o celdas sobre las cuales va a operar la funcin.

Los argumentos de una funcin varan en nmero de 0 a 30, estn separados por
punto y coma (;), pero no pueden sobrepasar los 255 caracteres.

67

Excel 2000 Avanzado

Nmeros
Referencias de celdas
Nombres de celdas
Otras funciones: Ejemplo = SUM(COS(A1):SENO(D1).
Matrices
Diferentes tipos de argumentos
Texto: Debe ir entre comillas
Condiciones
Vaci: No necesitan argumentos, ejemplo: PI ()

Estadsticas
PROMEDIO

Determina la media aritmtica de los argumentos.

La media

aritmtica se calcula sumando todos los nmeros y dividiendo por


la cantidad de datos.

Los argumentos, hasta un total de 30,

pueden ser nmeros, referencias o celdas numricas o matrices


numricas. Su formato es:
Si A1:A5 contiene los valores 4, 7, 10, 5, 3
= PROMEDIO(A:A5)
Microsoft Excel devuelve 5.
CONTAR

Calcula el nmero de celdas de un rango que contienen nmeros,


incluyendo fechas y frmulas que produzcan valores numricos,
Puede tener hasta 30 argumentos. Su formato es:
=CONTAR (valor;valor2;.....)
Ejemplo = CNTARA(A1:A5)
Determina el nmero de celdas no vacas en el rango A1:A5

DESVIA2

Calcula la suma de los cuadrados de las desviaciones. Admite


hasta 30 argumentos. Su formato es:
Ejemplo: =DESVIA2Q(A10;D30)
68

Excel 2000 Avanzado

FRECUENCIA Genera una matriz vertical con el nmero de veces que se repite
un suceso. Ignora celdas vacias y de tpo texto. Su formato es:
=FRECUENCIA(datos;intervalo)
Datos: Rango que contiene a los distintos valores que se han
dado en el suceso. Si el rango est vaco, la funcin devuelve
una matriz de ceros.
Intervalo: Rango donde estn situados los valores para los que
se desea determinar la distribucin de frecuencia. Si el rango
est vaco, la funcin devuelve el nmero de elementos de datos.
Por ejemplo, se tiene una serie de valores situados en el rango
A10:C20. De todos los valores se extrae un conjunto de ellos
situados en el rango F10:F15 y se desea contar el nmero de
veces que aparece cada uno de ellos en el rango A10:C20. Se
selecciona el rango F10:F15 y se escribe la frmula:
= FRECUENCIA(F20;F10:F15)
Para validarla hay que pulsar ctrl.+Shift+ENTER.
MEDIA GEOM Calcula la media geomtrica de una matriz o de un rango de
nmero positivos.
Admite hasta 30 argumentos. Su formato es:
= MEDIA.GEOM (nmero1;nmero2;....)
=MEDIA.GEOM(1;2;3;4;5)
Microsoft Excel devuelve 2,6057.
MAX

Determina el nmero mayor de un rango o de una lista de


argumentos. Si no hay nmeros, devuelve 0. Ignora las celdas
que no contienen valores numricos.
Admite hasta 30 argumentos. Su formato es.

69

Excel 2000 Avanzado

=MAX(nmero1;nmero2;...)
Si A1:A5 contiene los valores 4,7,10, 1 y 16
=MAX(A1:A5)
Microsoft Excel devuelve 16
MEDIANA

Devuelve la mediana de un rango de argumentos. La mediana


calcula el dato que se sita en medio de un conjunto de ellas. Si
el nmero de datos es par, la mediana calcula la media de los
valores centrales. Ignora las celdas que no contienen valores
numricos. Admite hasta 30 argumentos. Su formato es:
=MEDIANA(;nmero2;...)

Si

A1:A5

contiene

los

valores

4,7,10,1,16
=MEDIANA (A1:A5)
Microsoft Excel devuelve 5; la media entre 4 y 6
MIN

Determina el nmero ms pequeo de un rango o de una lista de


argumentos. Si no hay nmeros, devuelve 0. Ignora las celdas
que no contienen valores numricos.

Admite hasta 30

argumentos. Su formato es:


=MIN(A1:A5)
Microsoft Excel devuelve 1
MODA

Calcula el nmero que se repite con mayor frecuencia en una


serie de datos. Admite hasta 30 argumentos. Como argumento
se puede utilizar una matriz. Su formato es:
=MODA(nmero1;nmero2;....)
=MODA(1;2;3;4;4;1;4;2)
Microsoft Excel devuelve 4.

PERCENTIL

Calcula el k-simo percentil de una matriz o un rango de datos.


Su formato es:

70

Excel 2000 Avanzado

=PERCENTIL(MATRIZ;k)
k: Valor del percentil. Es un numero comprendido entre 0 y 1,
ambos inclusive.
=PERCENTIL({1;2;3} ):0,5)
Microsoft Excel devuelve 2.
CUARTIL

Calcula el cuartil de un conjunto de datos. Su formato es:


=CUARTIL(matriz;cuartil)

matriz: Matriz con el rango de celdas numricas

cuartil: Valor devuelto. Puede ser:

0, valor mnimo
1, percentil 25
2, percentil 50
3, percentil 75
4, valor mximo
Ejemplo: =CUARTIL({1;2;3 });1)
Microsoft Excel devuelve 1,5.
VAR

Calcula la varianza basada en una muestra de poblacin. Admite


hasta 30 argumentos. Su formato es:
=VAR(nmero1;nmero2;.....)
Ejemplo: =VAR(A10:C20)
Calcula la varianza de una muestra de la poblacin contenida en
el rango A10:C20.

71

Excel 2000 Avanzado

Financieras
DB

Calcula la depreciacin de un bien durante un determinado


periodo a tasa fija. Su formato es:
=DB(costo;valor_residual;vida;perodo;{mes})

mes: Nmero de meses del primer ao.

Si se omite,

asume el valor 12.


Por ejemplo, supongamos que una empresa compra una
mquina por valor de 10000 bolvares, con una vida til de cinco
aos y un valor residual de 200 bolvares. La depreciacin al
cuarto ao se calcula:
=DB(10000;200;5;4)
Microsoft Excel devuelve 518 bolvares.
PAGOINT

Calcula la cantidad a pagar por intereses sobre un prstamo en


un perodo determinado de tiempo con unos pagos y un tipo de
inters constante. Su formato es:
=PAGOINT(tasa;perodo;nper;va;{vf};{tipo})
perodo: Perodo para el que se desea saber cual es la
cantidad a pagar por los intereses. Debe ser un
numero comprendido entre 1 y nper.
Por ejemplo, se desea saber cul es la cantidad a pagar por los
intereses en el primer mes correspondientes al pago de un
prstamo de diez millones de bolvares a veinte aos si el tipo de
inters es de 11% anual. La formula quedara:
=PAGOINT(11%/12;1;20*12;10000000)
Microsoft Excel devuelve 91.666,67 bolvares.

NPER

Calcula el numero de periodos necesarios para amortizar un


prstamo, dadas las cantidades a pagar y el tipo de inters. Su
formato es:

72

Excel 2000 Avanzado

=NPER((tasa;pago;va;{vf};{tipo})
El argumento pago debe ser igual o superior al producto de los
argumentos tasa por va, en caso contrario NPER devuelve el
valor de error #NUM!
Por ejemplo, si se desea saber cuanto tiempo se necesita para
amortizar un prstamo de diez millones de bolvares al 11% si se
desea pagar una cantidad mensual de Bs. 120.000
=NPER(11%/12;-120000;10000000)
Microsoft Excel devuelve 158,8 meses
PAGOPRIN

Calcula la cantidad amortizada de un prstamo en un periodo


determinado de tiempo, con unos pagos y un tipo de inters
constante. Su formato es:
=PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;{vf};{tipo})
periodo: Periodo para el cual se desea calcular los pagos de
inters. Debe ser un numero comprendido entre 1 y
nper.
Por ejemplo, se desea saber cual es la cantidad amortizada en el
primer mes que corresponde al pago de un prstamo de diez
millones de bolvares a veinte aos si el tipo de inters es de 11%
anual.
=PAGOPRIN(11%/12;1;20;*12;10000000)
Microsoft Excel devuelve 11.552,17 bolvares

TASA

Determina el tipo de inters de una inversin que genera unos


ingresos o gastos peridicos iguales. Su formato es:
=TASA(nper;pago;va;{vf};{tipo};{estimacin})
Microsoft Excel

calcula la tasa mediante un proceso iterativo

hasta alcanzar el valor deseado o haya efectuado 20 iteraciones.


Si RATE devuelve el valor

#NUM! Quiere decir que necesita

mas iteraciones para llegar al resultado final. En este caso, el

73

Excel 2000 Avanzado

argumento estimacin ser necesario especificar un valor entre


10 y 100.
Por ejemplo: supongamos que se desea saber el tipo de inters
de un prstamo de 10 millones de bolvares que genera unos
gastos mensuales de 120.000 bolvares durante 20 aos.

La

formula aplicar es:


=TASA(20*12;-120000;10000000)
Microsoft Excel da el inters mensual del 1%. Para calcular el
inters anual se multiplica por 12.

Lgicas
FALSO,
VERDADERO
Permiten otra representacin de las condiciones lgicas falso y verdadero. Su
formato es:
=FALSO0

=VERDADERO0
Se suelen usar junto con la funcin SI.
=(A1=VERDADERO0: De acuerdo Error).
SI

Evalua una condicin o ecuacin establecida como argumento.


Su formato es:
=SI(condicin;valor_verdadero; valor_falso
Puede leerse; si la condicin es verdadera, entonces devuelve
valor_verdadero; en caso contrario; devuelve valor_falso.
=SI(Cantidad1000;0,1;0,08)

74

Excel 2000 Avanzado

Si el valor numrico de la celda cantidad es mayor de 1000


devuelve el 10%, en caso contrario, devuelve el 8%.
A veces un problema lgico no puede ser resuelto en un nico
paso. Micosoft Excel permite anidar la funcin IF con hasta 7
niveles lgicos siempre y cuando la longitud no sobre pase los
255 caracteres.
Por ejemplo:
=SI(nota9, Sobresaliente; (1F(nota7;notable, (1F(nota=5;
Suficiente;Deficiente)))
O,Y,NO

Adems de los operadores de comparacin, Microsoft Excel


dispone de las funciones O, Y y NO para desarrollar pruebas
lgicas mltiples. Su formato es:
=O(valor_lgico1;valor_lgico2;.....)
=Y(valor_lgico1; valor_lgico2;...)
=NO(valor_lgico)
Las funciones AND y OR pueden tener hasta 30 argumentos.
NO slo tiene uno.
Y: Devuelve el valor VERDADERO cuando todos sus argumentos
dan valores lgicos verdaderos. Si alguno de los argumentos
toma el valor falso, devuelve el valor FALSE.
O: Devuelve el valor VERDADERO si alguno de sus argumentos
da un valor lgico verdadero. Si todos los argumentos toman el
valor falso, devuelve el valor FALSO.

NO:

Devuelve el opuesto del valor lgico.


Ejemplo:
=SI(Y(A15;A24); Apto;No apto)
Devuelve Apto si el valor de la celda A1 es mayor de 5 y el valor
de la celda A2 es menor de 4. En caso contrario devuelve No
apto.

75

Excel 2000 Avanzado

=SI(O(A15;A24); Apto; No apto


devuelve Apto si cumple al menos una condicin: el valor de la
celda A1 es mayor de 5 o el valor de la celda A2 es menor de 4.
En caso contrario devuelve No apto
=SI(NO(A15):Apto:No apto)
devuelve Apto si el valor de la celda A1 es mayor de 5. En caso
contrario devuelve No apto.

Fecha y Hora
FECHA

Devuelve el nmero de serie de la fecha especificada en los


argumentos. Su formato es:
=FECHA(ao;mes;da)
Para el ao 2000 y posteriores hay que escribir el ao con todas
sus cifras o usar los valores 100 y siguientes, por ejemplo para el
1 de Enero del ao 2000 se puede escribir:
=FECHA(2000;1;1) o =DATE(100;1;1)
=FECHA(89;7;25)
Microsoft Excel devuelve el nmero 32714, que puede ser
formateado a 25/07/89.
Si la celda A1 contiene la frmula anterior, para calcular la fecha
que ser dentro de 5 das se usa la frmula:
=A1+5 incrementa la fecha de la celda A1 en 5 das.
Para calcular el nmero de semanas transcurridas desde el O103-78 hasta el 25-07-89 se usa la formula:
=(FECHA(25/7/89)-FECHA(1;3;78))/7

DIA, MES, AO Devuelven el valor del da, mes y ao del nmero o de la


referencia de celda proporcionada como argumento. Su formato
es:

76

Excel 2000 Avanzado

=DIA(fecha)
=MES(fecha)
=AO(fecha)
Ejemplo:
=DIA(AHORA())
devuelve el da de la fecha actual.
=AO(AHORA())-AO(A1)
Devuelve el nmero de aos que hay entre la fecha actual y la
fecha de la celda A1.
=AO(AHORA())+25
devuelve la fecha actual incrementada en 25 aos.
DIAS360

Devuelve el nmero de das transcurridos entre dos fecha


determinadas en base a un ao de 360 das(12 meses de 30
das). Su formato es:
DIAS360(fecha1;fecha2)
Ejemplo:
=DIAS(A1;A2)
devuelve el nmero de das entre las fechas de ambas celdas.
=DIAS(A1;NOW())
devuelve el nmero de das transcurridos entre la fecha actual y
la contenida en la celda A1.

NSHORA

Devuelve un nmero decimal que representa la parte del da que


ha transcurrido entre la medianoche y la hora especificada. Su
formato es:
=NSHORA(hora;minuto;segundos)
Hora es un nmero comprendido entre 0 y 23; minutos entre 0 y
59; y segundos entre 0 y 59.
Ejemplo:

77

Excel 2000 Avanzado

Para saber la hora que ser 3 horas, 35 minutos y 20 segundos


despus de las 11:21:50 PM, la frmula es:
=(NSHORA(23;21;50)+NSHORA(3;35;20))
Microsoft Excel da 2:57 AM
HORA,
MINUTO
SEGUNDO
Devuelven el valor de la hora, minuto y segundo del valor de una fecha/hora o de
la referencia de celda proporcionada como argumento.
formatos son:
=HORA(hora)
=MINUTO(hora)
=SEGUNDO(Hora)
Si la celda A1 contiene la frmula = Time(8;15;20), entonces:
=HORA(A1)
devuelve 8
=MINUTO(A1)
devuelve 15
=SEGUNDO(A1)
devuelve 20.

78

Sus

Excel 2000 Avanzado

BIBLIOGRAFA

MARK Doge y Craig Stinson. Running Microsoft Excel 2000.


McGraw Hill -Microsoft Press

Microsoft Excel 2000 Paso a Paso. McGraw Hill - Microsoft Press

RODRGUEZ Vega, Jorge.

Excel 2000. McGraw Hill.

79

Excel 2000 Avanzado

MATERIAL

APROBADO

POR

COMIT

EJECUTIVO

SEGN

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material a partir de la fecha de su edicin. Se agradece que los instructores y
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Se prohbe la reproduccin total o parcial de esta publicacin sin la previa


autorizacin del Instituto Nacional de Cooperacin Educativa (I.N.C.E)

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