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NORMAS PERSONALES.
Se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir,
dentro de las exigencias que el carcter de la auditoria impone. Dentro de las
normas existen ciertas cualidades que el auditor debe mantener durante el
desarrollo de su actividad profesional y se divien en:
INDEPENDENCIA:
El auditor esta obligado a mantener una actitud de independencia mental
en todos los asuntos relativos a su trabajo profesional.
La vigilancia.
La vigilancia es un proceso que asegura la eficiencia del control interno
a travs del tiempo, e incluye la evaluacin del diseo y operacin de
procedimientos de control en forma oportuna, as como el aplicar medidas
correctivas cuando sea necesario. Este proceso se lleva a cabo a travs de
actividades en marcha, evaluaciones separadas o por la combinacin de
ambas. La existencia de un departamento de auditoria interna o de alguna
persona que realice funciones similares, contribuye en forma significativa
en el proceso de vigilancia. El auditor debe obtener un entendimiento de los
tipos de actividades que la entidad lleva a cabo para vigilar el adecuado
funcionamiento del control interno cobre la informacin financiera,
incluyendo como esas actividades son utilizadas para iniciar acciones
correctivas y, en el caso de que se requiera evaluar la funcin del
departamento de auditoria interna.
Asientos Contables
Comunes
Facturacin
Contabilizacin de comisiones
Contabilizacin de garantas
Cuentas por cobrar
Cobranza
Ingreso del efectivo
Ajuste a facturas y/o notas de crdito
Determinacin del costo de ventas.
Ventas
Costo de ventas
Ingresos de caja
Devoluciones y rebajas sobre ventas
Descuentos por pronto pago
Provisiones para cuentas de cobro dudoso
Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables
Gastos de comisiones
Creacin de pasivos por el impuesto a las ventas
Provisiones para gastos de garanta
Formas y
Documentos
Importantes
Pedidos de cliente
rdenes de venta y embarque
Conocimientos de embarque
Facturas de venta
Notas de crdito por devoluciones y rebajas sobre ventas
Avisos de remesas de clientes
Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes
Bases de referencia
Bases de datos
Bases dinmicas
2. Precios y condiciones
autorizados.
Tcnicas de control
aplicables
Polticas de seleccin de
clientes y aprobacin de
crdito.
Base de datos de clientes
aprobados
Riesgos de incumplimiento
Embarques a clientes no
autorizados.
Ventas a personas o
empresas con las que
exista conflictos de
intereses.
Procedimientos para
cambiar informacin y
revisin peridica de las
bases de datos.
Polticas por escrito,
Aceptacin de clientes a
archivos de precios de venta precios no autorizados.
y condiciones de descuento
autorizados
Procedimientos para
Pedidos con estndares
4. Establecimiento de
procedimientos de
acuerdo a polticas
adecuadas.
5. Aprobacin de pedidos de
clientes que se ajusten a
polticas adecuadas
establecidas por la
administracin.
cambiar informacin y
revisin peridica de las
bases de datos.
Criterios y polticas claras
relativos a devoluciones,
descuentos, rebajas.
Uso de formas
prenumeradas.
Investigacin de ajustes que
excedan cantidades
predeterminadas.
Rutinas automticas para
bonificaciones.
Revisin por funcionario
responsable de los
descuentos pronto pago.
Clara exposicin de los
procedimientos a travs de
manuales de poltica y de
procesamiento.
Verificacin peridica de las
aprobaciones, cambios de
formatos, sistemas de
archivos, nuevos
procedimientos.
Estndares aprobados para
el desarrollo de sistemas.
Acceso restringido a la
programacin de sistemas
automatizados y
documentacin de la misma.
Revisin peridica de los
cambios a los programas de
cmputo.
Cancelaciones o beneficios
indebidos a los clientes.
Registro incorrecto de
mercanca devuelta.
Procedimientos
documentados para iniciar,
revisar y aprobar pedidos de
clientes.
Uso y control de formas
prenumeradas.
Procesamiento de cuentas
incorrectamente.
Ventas a personas o
empresas con las que
exista conflictos de
intereses.
Aceptacin de clientes a
precios no autorizados.
Comparacin de pedidos
con archivos de clientes,
precios, condiciones, etc.
Autorizacin de crdito con
base en el historial del
cliente.
Preparacin peridica de
pedidos recibidos y pedidos
no aceptados y sus causas..
6. Requisicin de solicitud o Acceso limitado de
pedido aprobado antes de mercancas existentes para
entregar mercancas o
la venta.
proporcionar servicios.
rdenes de embarque o
entrega prenumeradas por
persona distinta de la
funcin de embarque.
Autorizacin de las rdenes
de embarque.
Polticas y procedimientos
de embarque.
Establecimiento de reas
especficas de embarque.
Supervisin de las
actividades de embarque.
7. Cada pedido autorizado
Polticas de procedimiento
debe embarcarse correcta documentado para
y oportunamente.
programar embarques.
Procedimientos para
investigar oportunamente las
mercancas no embarcadas.
8. nicamente los
embarques y entregas
efectuadas producen
facturacin.
Sistemas automatizados de
orden de embarque y factura
de venta.
Supervisin del personal que
ejecuta los embarques.
rdenes de embarque
prenumeradas y controlados
para comprobar que se
facturaron.
Establecimiento de registros
para facturacin de
mercancas sin costo como
Embarque de mercancas a
quien no correspondan.
Embarque de cantidades
equivocadas, con retraso o
muy adelantadas o a
clientes con lmite de
crdito excedido.
Absorcin de costos de
embarque que debieron ser
facturados.
Embarque de mercancas a
quien no correspondan.
Embarque de cantidades
equivocadas, con retraso o
muy adelantadas o a
clientes con lmite de
crdito excedido.
Absorcin de costos de
embarque que debieron ser
facturados.
Embarque de mercancas
que nunca sean facturadas.
Registro de mercancas no
embarcadas.
promociones, muestras,
garantas, etc.
Procedimientos de
informacin de embarques
no facturados y
facturaciones no
embarcadas.
Informes de atraso de
surtido de pedidos.
Poltica y procedimientos
que definan los documentos
que se requieren para
despachar embarques.
Conciliacin de cantidades
que salen del inventario
contra cantidades
facturadas.
Investigacin de las quejas
de clientes, separando las
funciones de quien las recibe
y quien las analiza.
Verificacin de los datos
contenidos en las facturas
por empleado que no est
involucrado en la
preparacin de la misma.
Comparacin de los datos
de la factura con la
documentacin de los
pedidos y embarques.
Investigacin oportuna por
quejas de clientes por
errores de facturacin.
Informacin de las ventas
realizadas a los vendedores
a comisin.
Establecimiento de cajeros
centrales.
Emisin de facturas
incorrectas y/o
extemporneas.
Extravo y malversacin de
fondos,
No informacin de ventas
de mercancas al contado e
ingresos miscelneos.
Investigacin de la falta de
continuidad de la secuencia
numrica de las formas
utilizadas para el registro
contable.
Conciliacin e inventario de
las formas utilizadas con las
registradas.
Revisin y seguimiento de
facturas y pedidos
pendientes de entregar.
Contabilizacin simultnea
del costo de ventas y gastos
relativos.
12. Clasificacin correcta y
Aplican mismas tcnicas de Existen los mismos riesgos
oportuna de los costos de control sealadas en el
de incumplimiento que los
las mercancas y servicios nmero 11.
sealados en el nmero 11.
vendidos, as como de los
gastos relativos a las
ventas.
13. La informacin sobre
Aplican mismas tcnicas de Existen los mismos riesgos
efectivo recibido debe
control sealadas en el
de incumplimiento que los
clasificarse, concentrarse nmero 11.
sealados en el nmero 11.
e informarse correcta y
oportunamente.
14. Los ajustes a los ingresos,
costo de ventas, gastos d
ventas y cuentas de
clientes debe clasificarse,
concentrarse e informarse
correcta y oportunamente.
15. Las facturas, cobros y los
ajustes relativos deben
aplicarse con exactitud a
las cuentas apropiadas de
cada cliente.
anlisis de ndices,
tendencias, variaciones.
Preparacin de notas a los
estados financieros para
contar con mayor
informacin.
Servicios externos de
recoleccin de dinero o
servicios de guardia o
custodios.
Funciones tpicas
Seleccin de proveedores
Preparacin de solicitudes de compra
Funcin especfica de compras
Recepcin de mercancas
Control de calidad de las mercancas y servicios adquiridos
Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos
acumulados
Desembolso de efectivo
Compras
Desembolso de efectivo
Asientos Contables Pagos anticipados
Acumulaciones de pasivos
Ajustes de compras
Formas y documentos
Importantes
Requisiciones de compra
Ordenes de compra y contratos
Documentos de recepcin de mercancas
Facturas de proveedores
Notas de cargo y de crdito
Solicitudes de cheques
Recibos de servicios
Pliza cheque
Tcnicas de control
aplicables
Riesgos de incumplimiento
Base de datos de
proveedores aprobados.
Procedimientos para aadir,
cambiar o eliminar
informacin de las bases de
datos y tcnicas para probar
la confiabilidad de dichas
bases de datos.
Conciliacin de las cifras de
control con los registro de
computadora.
Limitacin de acceso a la
informacin de las bases de
datos.
Comprobacin de la validez
de datos como nmero de
proveedor, lmite de crdito
otorgado.
22. El precio y condiciones de Polticas por escrito donde
los bienes y mercancas
se expongan los criterios de
que han de proporcionar
compras
los proveedores deben
ser autorizados de
acuerdo a polticas
establecidas por la
administracin.
Especificaciones de
ingeniera y control de
calidad.
Polticas escritas relativas a
la revisin y aprobacin de
contratos con proveedores
para suministro a largo
plazo.
Comparacin peridica de
los precios que aparecen en
las rdenes de compra con
los precios autorizados, as
como de los precios
pagados a un proveedor con
los precios de mercado.
Anlisis de informes sobre
variaciones de precios de
compra.
Establecimiento de un
Compras a proveedores no
autorizados y pago a
proveedores que no
suministraron mercancas.
Problemas en produccin
por demora de embarques.
Compras a personas o
empresas con las que
exista conflicto de
intereses.
departamento centralizado
de compras que controle
todas las rdenes de compra
a proveedores.
23. Las distribuciones de
Exposicin de los criterios y
cuentas y los ajustes a los polticas de la empresa
desembolsos de efectivo y relativas a la devolucin de
cuentas de los
mercancas, pagos
proveedores, pagos
parciales, descuentos por
anticipados y pasivos
pronto pago.
acumulados deben
autorizarse de acuerdo a
polticas establecidas por
la direccin.
Uso y aprobacin de formas
prenumeradas para llevar a
cabo los ajustes.
Investigacin y anlisis
peridicos de ajustes.
Rutinas de la computadora
para generar bonifiaciones
por volumen y calcular
descuentos por pronto pago.
Revisin por funcionario
autorizado de la aplicacin
de los descuentos al
preparar cheques.
Aprobacin de los cargos a
proveedores que no sean
por pagos.
Conciliacin del total de
cheques firmados con los
totales autorizados.
Uso de firmas
mancomunadas.
Segregacin de las
funciones de preparacin y
firma de cheques.
Poltica para evitar la firma
de cheques en blanco o al
portador.
Polticas de autorizacin de
cheques para pagos
previamente aprobados y
Pagos duplicados.
Alteracin de cheques en
forma fraudulenta.
Desembolso por bienes o
mercancas, no recibidos.
Desembolso de efectivo sin
el conocimiento de la
administracin.
Procedimientos
documentados para iniciar,
revisar, y aprobar rdenes
de compra.
Cambios en las
asignaciones del personal
de los departamentos que
propicien incompatibilidad
de funciones.
Prctica de procedimientos
que nulifiquen las tcnicas
de control establecidas.
Modificaciones a los
programas para nulificar
controles.
Prdida de datos al llevar a
cabo conversiones de
sistemas.
Los riesgos bsicos son los
mencionados en los
nmeros 1 y 2.
Investigacin de los
rechazos de materiales por
control de calidad.
Debe contarse con lugares
de recepcin estrictamente
supervisados y separados
de las funciones de
embarque, compra y
almacenamiento.
Cualquiera de las
siguientes partidas pueden
recibirse y finalmente
pagarse en lugar de
devolverse o rechazarse:
mercancas no solicitadas,
cantidades excesivas,
partidas incorrectas,
rdenes de compra
canceladas, repetidas o
que no renan los
requisitos de calidad
solicitados, mercancas que
lleguen demasiado pronto o
demasiado tarde.
recepcin y verificacin de la
documentacin.
Distribucin contable previa. Registro de pasivos por
importes incorrectos.
Conciliacin de las formas
Pueden no registrarse
utilizadas con las
pasivos por mercancas o
registradas.
servicios recibidos.
Anlisis de diferencias entre La clasificacin contable de
los inventarios fsicos y los
los pasivos y sus pagos
registros contables.
pueden efectuarse en
forma incorrecta.
Verificacin de lotes y
tcnicas de registro
cronolgico para controlar
las facturas con sus
comprobantes a pagar.
30. Todos los pagos por
Uso de formas
Desembolsos de efectivo
bienes y mercancas
prenumeradas y controladas. por cantidades
recibidos deben basarse
equivocadas o
en un pasivo reconocido y
fraudulentas.
prepararse con exactitud.
Procedimiento para anular
Pagos duplicados.
cheques cancelados.
Comprobacin del importe
Alteracin de cheques.
del cheque con la cuenta por
pagar y con la
documentacin que lo
soporta.
31. Los importes adeudados a Procedimientos
Pueden no procesarse
proveedores y acreedores documentados de proceso,
comprobantes pendientes
deben ser clasificados,
corte y cierre de fin de
de pago o desembolso de
concentrados e
periodo.
efectivo.
informados correcta y
oportunamente.
Investigacin de las
Errores en los asientos
interrupciones en la
contables.
secuencia numrica de
formas prenumeradas.
Arqueos peridicos de
Duplicidad en la
formas prenumeradas.
contabilizacin de
comprobantes.
Totalizar por lotes y registrar
los documentos de entrada y
conciliacin de los totales
con los totales de auxiliares
y mayor de cuentas por
pagar.
32. Los pagos y los ajustes
Aplicacin de las mismas
Existen los mismos riesgos
relativos a compra deben tcnicas que en el nmero
de incumplimiento que en
ser clasificados,
11.
el nmero 11.
concentrados e
informados correcta y
oportunamente.
33. Los pasivos incurridos, los
pagos efectuados y los
ajustes deben aplicarse
correcta y oportunamente
a cada proveedor y
acreedor.
Conciliacin en forma
regular y peridica de los
saldos de auxiliares de
proveedores y acreedores
con los saldos del libro
mayor.
Rechazo de registro de
pagos sin el correspondiente
pasivo creado.
Funciones tpicas
Del ciclo de
Produccin
Asientos
contables
comunes
Formas y
Documentos
Importantes
Contabilidad de costos
Control de fabricacin
Administracin de inventarios
Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo
Ordenes de produccin
Requisiciones de materiales
Tarjetas de tiempo (mano de obra)
Informe de produccin
Informe de desperdicios
Hojas de trabajo de aplicacin de gastos de fabricacin
Hojas de costo
Las bases usuales de datos estn representadas por archivos, catlogos, listas
auxiliares, etc. Que contienen informacin necesaria para procesar las
transacciones dentro de un ciclo, o bien como informacin resultante de estas
transacciones.
Bases de referencia
archivo
maestro de
los productos
Bases
Dinmicas
Auxiliares de inventarios
Hojas de costo
Listados de valuacin de inventarios
Archivo maestro de inmuebles, maquinaria y equipo
Anlisis de otros costos amortizables
Riesgos de
incumplimiento
*La
empresa
puede
producir productos no
autorizados
o
en
cantidades que excedan
los niveles autorizados;
esto pudiera dar lugar a
inventarios
obsoletos,
excesivos,
de
difcil
realizacin.
*Los niveles de inventario
pueden
exceder
la
capacidad
de
financiamiento;
esto
pudiera acarrear ventas
forzadas de liquidacin.
*Insuficiente utilizacin de
la capacidad de la planta.
*Pueden incluirse en el
valor inicial de los activos
partidas que no son
capitalizables y viceversa,
incluirse en resultados
partidas
que
son
capitalizables.
*La
actualizacin
de
inmuebles, maquinaria y
equipo puede producir
valores irreales, tanto en
exceso como en defecto,
dictaminando la situacin
financiera y los resultados
de operacin.
registros de inmuebles,
maquinaria
y
equipo,
especificando qu datos
deben contener dichos
registros para facilitar
control y actualizacin de
los valores en libros.
*Archivo
maestro
de
inmuebles, maquinaria y
equipo y procedimientos
establecidos para aadir,
cambiar o eliminar datos
del archivo.
*Revisiones peridicas por
auditores internos de las
vidas y mtodos para
depreciar y amortizar el
valor de los activos y de
las
solicitudes
para
desembolsos
capitalizables.
5 Las condiciones de
venta
y
otras
disposiciones
de
inmuebles, maquinaria y
equipo deben autorizarse
con polticas que puedan
especificar:
-Precio
de
venta
y
condiciones
para
la
entrega y el pago.
-Situacin crediticia del
comprador.
-Garantas expresas o
implcitas que han de
darse.
*Poltica
escrita
para
determinar los ajustes por
inventarios obsoletos o de
lento movimiento.
*Poltica para que se
*Puede
estimarse
inadecuadamente la vida
que se espera para una
propiedad
determinada,
esto pudiera resultar en
gastos de depreciacin
errneos y presentar los
inmuebles, maquinaria y
equipo
con
valores
incorrectos.
*Pueden
depreciarse
inmuebles, maquinaria y
equipo por el mtodo de
lnea
recta
aunque
pierdan su utilidad ms
rpidamente en la primera
parte de su vida til.
*Las primas de seguros
pueden
aplicarse
incorrectamente a gastos.
*Pueden
venderse
o
retirarse activos sin el
conocimiento
de
la
administracin.
*Puede
crearse
una
obligacin de garanta que
no se tena intencin de
crear, sometiendo con ello
a la entidad a un pasivo
real o contingente.
*Puede
asumirse
un
riesgo de crdito impropio,
pudiendo
crear
una
cuenta incobrable.
*Pueden venderse activos
que pudieran usarse en
otras operaciones de la
empresa.
*Puede
presentarse
incorrectamente
el
inventario, los inmuebles,
maquinaria y equipo y
otras cuentas de costos
autorizarse,
y
ellos
pueden
ser:
-Revaluaciones
establecidas al activo fijo.
-Ajustes al inventarios en
libros al inventario fsico.
-Cambios en los costos
estndar.
-Ajustes
por
obsolescencia, cantidades
excesivas, instalaciones
no utilizadas.
analicen,
expliquen,
revisen y aprueben todas
las diferencias entre el
inventario fsico y libros.
*Poltica para analizar
peridicamente
las
cuentas de variaciones y
aprobar
ajustes
para
capitalizar las variaciones
por anticipado.
*Personal
asignado
especialmente,
para
investigar la necesidad de
los
ajustes
y
para
proponerlos.
7. Deben establecerse y *Manuales de polticas,
mantenerse
procedimientos, rutinas de
procedimientos
de entrenamiento, requisitos
proceso del ciclo de de
supervisin,
y
produccin.
documentacin
de
sistemas y programas.
*Comparacin peridica
de los procedimientos
reales de procedimiento
con la documentacin y la
autorizacin.
*Los
departamentos
pueden ser reorganizados
y
cambiarse
las
asignaciones del personal
de tal forma que se
reduzca la segregacin de
funciones.
*Pueden llevarse a la
prctica
procedimientos
que eviten las tcnicas de
control interno existentes.
*Pueden
modificarse
programas
de
computadora para evitar
los controles, cambiar
polticas
o
reducir
salvaguardas sobre los
activos.
*Pueden no procesarse
transacciones.
*Procedimientos
*Son los mismos de no
documentados
para lograr el objetivo #1.
indicar, revisar y aprobar
solicitudes
para
usar
recursos.
*Formas
importantes
prenumeradas.
*Archivos
de
firmas
autorizadas.
*Aprobacin de alto nivel
para ciertas clases de
usos de recursos.
*Son todas las tcnicas *Pueden
venderse
o
nombradas en el objetivo retirarse activos sin el
anterior.
conocimiento
de
la
gerencia.
*Puede disponerse de un
activo a un precio que no
es apropiado.
Pueden
sustraerse
residuos o desechos.
*Pueden venderse activos
que pudieran utilizarse en
otras operaciones de la
empresa.
*Pueden ponerse recursos
en la produccin, pero no
registrarse hasta que se
tome un inventario fsico y
se compare con el importe
segn libros.
*Puede
completarse
produccin
pero
no
registrarse
como
disponible para la venta.
*Pueden
informarse
salidas no autorizadas
para ocultar faltantes,
hurto, etc.
*Puede disponerse de
propiedades y desechos
sin registrarlos.
*Pudieran
cargarse
o
acreditarse
cantidades
y
gastos
indirectos
utilizados en la produccin
y distribucin contable de
tales
costos
debe
efectuarse
oportunamente.
14. Los costos de las
mercancas compradas y
la distribucin contable de
tales
costos
debe
efectuarse correctamente.
15. La depreciacin de
inmuebles,
planta
y
equipo y la amortizacin
de los costos diferidos y
su distribucin contable
debe
efectuarse
correctamente.
17.
Los
costos
de *Procedimientos
incorrectas (costos de
materiales, mano de obra
y gastos de fabricacin,
pueden cargarse a gastos
en lugar de al inventario, o
viceversa).
*Los
coeficientes
de
gastos
de fabricacin
pueden ser incorrectos
por:
-Agrupacin incorrecta de
los gastos de fabricacin.
-Incluir
en
dicha
agrupacin gastos de
periodo.
*Los precios de venta
pudieran establecerse en
base
a
informacin
incorrecta de costos.
*Las
cuentas
de
propiedades
pueden
acreditarse
con
cantidades incorrectas, no
acreditarse por las bajas
ocurridas
y
puede
disponerse
del
desperdicio
indebidamente.
*Los asientos en las
21.
Los
recursos
utilizados, la produccin
terminada,
embarques,
ventas
y
otras
disposiciones de bienes y
los ajustes relativos deben
aplicarse correctamente.
documentados
de
proceso, corte y cierre de
fin de periodo.
*Sistemas de registro
simultneo o sistemas
comparables basados en
la computadora en que se
preparan al mismo tiempo,
una forma de control, el
correspondiente registro y
los mayores.
*Verificacin numrica y
peridica de los registros
diarios e informes.
*Investigaciones de las
interrupciones
en
la
secuencia numrica de las
formas
de
control
presentadas para registro.
*Inventarios
fsicos
peridicos de la existencia
de formas de control y su
conciliacin
con
los
controles.
*revisin y seguimiento de
los archivos de cuentas en
suspenso, que controlan
los
datos
rechazados
hasta que se subsanen y
se les de entrada de
nuevo.
*Fechas predeterminadas
para
controlar
la
oportunidad y los cortes
del
procesamiento
y
produccin de informes
peridicos
en
la
computadora.
*Pruebas de validacin
para comprobar asientos.
*Formas lotes y conciliar
los totales de entrada con
los
totales
de
procesamiento
y
los
nuevos saldos.
*Controles
de
los
programas para prevenir o
detectar el registro de
transacciones duplicadas
y
omisin
de
transacciones aceptadas.
*Limitacin del acceso a
los archivos en lnea a
personal autorizado.
*Revisin de los informes
de era y es de la situacin
de la cuenta.
*Uso de un catlogo de
cuentas que contenga una
descripcin
delas
transacciones que deben
afectar cada cuenta.
*Instrucciones escritas de
codificacin.
*Procedimientos escritos
para solicitar y aprobar
cambios en la clasificacin
de las cuentas.
*Comparaciones
de
perodo y perodo de las
cantidades de las plizas
fijas.
*Revisin y aprobacin de
cada asiento por personal
supervisor que no tenga
participacin activa en su
preparacin.
*Conciliacin
de
los
registros
cronolgicos
manuales con los asientos
contables producidos por
la computadora.
*Procedimientos
documentados
para
preparar,
resumir
y
comunicar la informacin
requerida para clculos de
impuestos.
*Revisin
de
transacciones importantes
por personal conocedor
de los requisitos fiscales.
*Polticas
escritas
respecto a mtodos y vida
tiles a usarse para
calcular la depreciacin
fiscal.
*Enumerar los saldos,
informes, actividades y
auxiliares.
*Las
decisiones
importantes
pudieran
basarse en informacin
errnea.
*algunos
errores
y
omisiones
en
la
salvaguarda
fsica,
autorizacin
y
procesamiento de las
transacciones
pudieran
pasar inadvertidos y sin
corregirse.
Funciones tpicas
Pago de nminas
Solicitud de empleo
Contratos de trabajo
Informes de tiempo
Formas y documentos Tarjetas de reloj
Importantes
Autorizacin de ajustes de nmina
Autorizacin de pagos especiales
Recibos de pago
Cheques
Objetivos de autorizacin.
# objetivo y definicin
Tcnicas para su logro
Objetivo #1. El personal *Polticas por escrito para
debe
contratarse
de la seleccin y contratacin
acuerdo con polticas que del personal.
utilicen
criterios
de *Bases de datos como
seleccin de personal en archivo
maestro
de
asuntos tales como:
personal,
lista
de
-Niveles planeados para el funcionarios y directivos,
personal, experiencia y etc.
habilidades, edad, sexo y *Procedimientos
estado fsico, etc.
especficos para aadir,
cambiar
o
eliminar
informacin de las bases
de datos.
*Tcnicas para probar la
confiabilidad de las bases
de datos.
Objetivo #2. Los tipos de *Al personal con sueldos
retribucin
y
las mayores de una cantidad
deducciones de nmina se les pagar quincenal o
deben autorizarse, de mensualmente, mientras a
acuerdo
a
polticas los dems ser semanal.
establecidas para fijar *Todos los sueldos deben
sueldos y condiciones en ser
aprobados
por
la prestacin de servicios personal autorizado.
como:
*Forma de pago del
-Retribuciones directas:
tiempo extra al personal
fechas y frecuencia de que tiene un horario
pago de sueldos, tipos determinado.
autorizados de sueldos, *Los anticipos de sueldos,
tiempo
extraordinario, prstamos, pagos por
turnos,
jornadas
de tiempo extra, deben ser
trabajo.
autorizados por personal
-Retribuciones indirectas: determinado.
pago de das festivos, *Comparacin peridica
vacaciones, enfermedad, de los sueldos promedios
gratificaciones, etc.
pagados en el mercado
-Otros aspectos:
con los sueldos pagados
retenciones al personal, en la empresa.
prestaciones legales al
personal, anticipos de
sueldos, etc.
Objetivo
#3.
Las *Uso y aprobacin de
distribuciones de cuentas formas
prenumeradas
y los ajustes a los estndar para llevar a
desembolsos de efectivo y cabo los ajustes de
cuentas
de
personal, sueldos.
pagos
anticipados
y *Investigacin de ajustes
pasivos
acumulados que excedan una cantidad
deben autorizarse; como determinada.
ejemplo de los primeros *Firmas manuscritas en
tenemos:
los
cheques
no
Correcciones al salario preparados
por
la
neto,
liquidacin, computadora.
correccin al importe de
distribuciones de mano de
obra, etc.
Riesgos si no se logra
*La
empresa
puede
contratar personal que no
est autorizado y que
pueda resultar en :
empleados
sin
preparacin
adecuada,
huelgas,
costos
innecesarios
de
localizacin,
faltas
al
trabajo excesivas.
*La empresa puede tener
un personal inadecuado o
excesivo.
*Puede
pagarse
al
personal cantidades no
autorizadas, ocasionando:
costos
excesivos
de
nmina y las infracciones
en casos de salario
mnimo,
contratos
colectivos, etc.
*Estructuras
salariales
que causen descontento o
huelgas.
*Cuentas de anticipo a
empleados que resulten
incobrables.
*Puede distraerse efectivo
retenido a empleados.
*Pueden
retenerse
cantidades no autorizadas
al personal.
# objetivo y definicin
Objetivo #4. Todos los
pagos de nminas deben
efectuarse de acuerdo a
polticas establecidas.
Objetivo
#5.
Los
procedimientos del ciclo de
nminas deben de estar de
acuerdo
a
polticas
establecidas.
Riesgos si no se logra
*Pueden
efectuarse
desembolsos de efectivo por
cantidades equivocadas o
fraudulentas.
*Alteracin de cheques.
*Pueden
efectuarse
desembolsos de efectivo sin
conocimiento
de
la
administracin.
*Pueden
existir
reorganizaciones y cambios
en las asignaciones del
personal
de
los
departamentos que reduzcan
la segregacin de funciones.
*Pueden llevarse a la prctica
procedimientos
que
nulifiquen las tcnicas de
control interno establecidas.
*Las transacciones pueden
procesarse incorrectamente
por una persona a quien no
corresponde dicha funcin.
# objetivo y definicin
Tcnicas para su logro
Objetivo #7. La mano de obra *Informes
de
tiempo
y
utilizada debe informarse con asistencia.
exactitud y en forma oportuna. *Supervisin adecuada de la
utilizacin de la mano de obra,
ya sea por horas, piezas o das.
*Aprobacin previa del tiempo
extra, cambios de turno o de
departamento.
*Conciliacin de las horas de
asistencia con las horas
laboradas, ya sea por empleado
o por departamento.
*Observacin del registro de la
entrada y salida de los
empleados para prevenir que se
procesen tarjetas de tiempo de
empleados ausentes.
*Control de datos de mano de
obra
que
registren
simultneamente la mano de
obra de la produccin y el
tiempo trabajado para efectos
de la elaboracin de las
nminas.
*Tarjetas de mano de obra o de
trabajo a destajo prenumeradas
y controladas, para comprobar
su incorporacin en las
nminas.
Objetivo
#8.Los
montos *Procedimientos documentados
adeudados al personal, as como de distribucin de cuentas.
la distribucin contable de *Tablas de impuestos sobre
dichos
adeudos
deben sueldos actualizadas.
calcularse con exactitud y *Planes
para
deducciones
registrarse como pasivo en voluntarias y respaldadas con
forma oportuna.
formas
de
autorizacin
firmadas.
*Pruebas o verificacin de
lmites,
comprobar
la
razonabilidad
de
horas
trabajadas en exceso, tipos de
salarios ms altos de los
esperados y deducciones que
excedan al pago neto.
*Procedimientos establecidos
para aadir, cambiar o eliminar
de las bases de datos y tcnicas
para proteger la informacin
contenida en ellas.
*Polticas establecidas para el
reembolso de gastos de viajes y
gastos
de
representacin,
vacaciones,
incentivos
y
gratificaciones.
Riesgos si no se logra
*Puede pagarse a los empleados
por horas no trabajadas o
produccin no realizada.
*Puede no pagarse a los
empleados horas realmente
trabajadas
o
produccin
realmente efectuada.
*Puede no reconocerse el
diferencial por horas extras o
por cambio de turno.
*La administracin puede tener
informacin inadecuada para
evaluar el trabajo y eficiencia
de los empleados.
# objetivo y definicin
Objetivo #9. Todos los pagos
relacionados con la nmina
deben basarse en un pasivo
reconocido y prepararse con
exactitud.
Riesgos si no se logra
*Pueden
efectuarse
desembolsos por cantidades
equivocadas o en forma
fraudulenta.
*Pueden
hacerse
pagos
duplicados.
*Pueden alterarse los cheques
en forma fraudulenta.
*Pueden
efectuarse
desembolsos por servicios no
recibidos.
# objetivo y definicin
Objetivo
#13.
Deben
prepararse asientos contables
por las cantidades adeudadas
al personal, por los pagos
efectuados y por los ajustes
relativos, en cada perodo
contable.
Objetivo #14. Los asientos
contables de nmina deben
concentrar y clasificar las
transacciones de acuerdo con
polticas establecidas.
Objetivo
#15.
La
informacin para determinar
bases de impuestos derivada
de las actividades de
nminas debe producirse con
exactitud y en forma
oportuna.
Riesgos si no se logra
*los estados financieros
podran no ser preparados en
forma oportuna.
*Omisin en el registro de
transacciones o en el registro
de un asiento contable.
*Codificaciones o cortes
incorrectas.
*Puede debilitarse o anularse
el control presupuestal sobre
las operaciones.
Funciones tpicas
Administracin de seguros
Objetivos de autorizacin.
# objetivo y definicin
Objetivo #1. Las fuentes de
inversin y financiamiento
utilizados por la empresa deben
autorizarse
mediante
estndares, respecto a asuntos
tales como:
Capacidad actual y potencial, y
disposicin para endeudar a la
empresa o para invertir en ella;
integridad y confiabilidad;
motivos para endeudar a la
empresa o para invertir en ella;
conflictos
de
intereses
existentes
y
potenciales;
restricciones legales; costo de
capital.
Objetivo #2. Los importes,
momento y condiciones de las
transacciones de financiamiento
y capital deben autorizarse de
acuerdo con polticas.
Objetivo #3. Los importes,
momento, entidades en que se
invierte y las condiciones de las
inversiones en valores deben
autorizarse de acuerdo con
polticas.
Riesgos si no se logra
*La empresa puede verse
impedida de satisfacer sus
necesidades de capital a medida
que surgen.
*Los inversionistas o los
acreedores pueden retirarse en
tiempo inoportuno.
*La empresa puede obtener
financiamiento con condiciones
no satisfactorias.
*Puede incurrirse en altos
costos de capital.
*Puede
omitirse
el
cumplimiento de restricciones y
clusulas legales o de los
prstamos.
*Puede tenerse una estructura
de capital no apropiada.
*Los recursos de capital pueden
obtenerse a costos o en
condiciones que no son los
autorizados.
*Pueden hacerse inversiones
ilegalmente o que contravienen
las polticas establecidas por la
administracin.
*Las
cuentas
pueden
presentarse
incorrectamente
como consecuencia de ajustes o
reclasificaciones errneas.
*Puede
no
reflejarse
correctamente en los estados
financieros las utilidades de
entidades en que se tiene
invertido y que se contabilizan
por el mtodo de participacin.
# objetivo y definicin
Objetivo
#5.
Los
procedimientos de proceso del
ciclo de tesorera deben de estar
de acuerdo a las polticas de la
empresa.
Riesgos si no se logra
*Los departamentos pueden ser
reorganizados y cambiarse las
asignaciones del personal de
modo que se reduzca la
segregacin de funciones.
*Pueden llevarse a la prctica
procedimientos que eviten las
tcnicas de control interno
existentes.
*Pueden modificarse programas
de computadora para evitar los
controles, cambiar polticas
contables
o
reducir
salvaguardas sobre los activos.
*Pueden perderse datos en las
conversiones a nuevos sistemas.
*Las transacciones pueden o no
procesarse
o
hacerlo
incorrectamente.
*Pueden
no
ajustarse
procedimientos de control.
*Procedimientos documentados *Los ejemplos de no lograrse
para iniciar, revisar y aprobar los objetivos 1, 2 y 3 son
solicitudes para obtener o aplicables a estos dos.
devolver recursos y comprar o
vender inversiones.
*Uso u control de formas
prenumeradas.
*Archivo de firmas autorizadas
para aprobar transacciones de
tesorera.
*Designacin por parte de la
administracin o consejo de
administracin de aquellas
personas que pueden firmar
ciertos documentos a nombre de
la empresa.
*Limitacin del acceso a los
archivos o datos de entrada
manuales o basados en el
computador.
*Revisin de los contratos de
prstamos, actas, inversiones de
tesorera,
por
consultores
externos.
# objetivo y definicin
Objetivo #8. Los recursos
obtenidos de inversionistas y
acreedores deben informarse
con exactitud y en forma
oportuna.
Objetivo #9. Los gastos
financieros de los recursos de
capital y las entregas de
recursos a inversionistas y
acreedores deben informarse
con exactitud y en forma
oportuna.
Objetivo #10. Las compras y
ventas de inversiones deben
informarse con exactitud y en
forma oportuna.
Objetivo #11. Los productos de
las inversiones en valores deben
informarse con exactitud y
oportunamente.
Objetivo #12. Las cantidades
adeudadas por inversionistas o
acreedores, as como la
distribucin contable de dichos
adeudos deben calcularse con
exactitud y registrarse como
activos o pasivos en forma
oportuna.
Objetivo #13. Las cantidades
adeudadas por entidades en que
se invierte, corredores y otros,
as como la distribucin
contable de dichos adeudos
deben calcularse con exactitud
y registrarse como activos o
pasivos en forma oportuna.
Riesgos si no se logra
*Podran no registrarse pasivos
en que se ha incurrido.
*Pueden
registrarse
incorrectamente o en un perodo
equivocado
el
gasto
de
intereses, los ingresos por
dividendos e intereses, y las
ganancias o prdidas en
inversiones.
*Pueden distraerse, usarse
indebidamente
o
hurtarse
ingresos por intereses o
dividendos.
*Pueden no informarse cambios
en
la
clasificacin
de
inversiones o financiamientos.
*Las utilidades y prdidas en
moneda extranjera y los
contratos de cambio para
entrega futura de divisas pueden
informarse incorrectamente.
# objetivo y definicin
Objetivo #14. Cuando los
principios
de
contabilidad
generalmente
aceptados
requieren que se efecten
cambios a los valores de las
inversiones, estos cambios
deben calcularse con exactitud
y registrarse en forma oportuna.
Riesgos si no se logra
*Pueden ser incorrectos los
saldos de las cuentas de
inversiones, crditos bancarios,
capital y de las cuentas por
cobrar y pagar que le son
relativas.
*Pueden
no
procesarse
intencionalmente,
o
como
resultado
de
errores,
inversiones, intereses, pago de
prstamos o dividendos, etc.
*Pueden cometerse errores en
los asientos contables.
*Puede
duplicarse
la
contabilizacin
de
comprobantes.
*Pueden ocasionarse serios
problemas
para
cerrar
oportunamente el perodo de
operaciones.
*Pueden existir errores en la
clasificacin contable de las
transacciones de tesorera o
bien no registrarlas en el
perodo correspondiente.
# objetivo y definicin
Objetivo
#19.
Deben
prepararse asientos contables
por las cantidades que se
adeudan, o a
cobrar de,
inversionistas,
acreedores,
entidades en que se invierte,
corredores y otros y por los
ajustes relativos.
Objetivo #20. Los asientos
contables de tesorera deben
concentrar y clasificar las
transacciones de acuerdo a
polticas de la empresa
Riesgos si no se logra
*Los
estados
financieros
podran no ser preparados en
forma
oportuna,
o
incorrectamente por uno o ms
de los siguientes factores:
-Omisin en el registro de
transacciones.
-Omisin en el registro de un
asiento contable.
-Codificaciones incorrectas.
-Asientos contables duplicados.
-Cortes impropios.
Riesgos si no se logra
*Los informes preparados
para
la
administracin
pudieran
presentar
informacin errnea.
*Las decisiones importantes
que pudiera tomar la
administracin
podran
basarse
en
informacin
errnea.
*Algunos
errores
y
omisiones en la salvaguarda
fsica,
autorizacin
y
procesamiento
de
transacciones pudieran pasar
inadvertidos y no ser
corregidos.
Riesgos si no se logra
*El efectivo o los valores
pudieran sustraerse, perderse,
destruirse
o
distraerse
temporalmente.