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Manual Microsoft Project 2013
Manual Microsoft Project 2013
Microsoft Project 98 fue el primero en utilizar la fuente Tahoma en las barras de men y para
contener Ayudante de Office, como todas las aplicaciones de Office 97. Project 98 SR-1 era
una versin de servicio importante abordar varias cuestiones en el proyecto 98 Las versiones fueron lanzadas en 1992, 1993, 1995, 1998, 2000, 2003, 2007, 2010 y 2013.
No hubo versin 2 en la plataforma Windows, la especificacin del diseo original fue
ampliada con la adicin de funciones de macro y el trabajo extra que se requiere para apoyar
un lenguaje de macros empuj el desarrollo del programa a principios de
1992.
Caractersticas
Este ofrece funciones de innovacin.
Tiene flexibilidad y opciones al ofrecer soluciones a medida de gestin de trabajo
para los individuos,
equipos, y la empresa.
Puede gestionar con eficacia cualquier tipo de trabajo, de tareas simples a complejos
proyectos y programas enteros.
Mayor y mejor productividad
Nos brinda diferentes tipos de informacin, como las fechas de inicio y trmino del
proyecto en la parte superior, la duracin, las horas totales de trabajo, los costos, el
estado de las tareas y de los recursos.
Sistema multiusuario permite el trabajo en red con base de datos centralizada y
acceso simultneo a los archivos.
Personalizacin de clculo e impresin segn las normas del Sistema de Contratacin
de Bienes y Servicios
Obtienen datos relevantes de tiempos de inicio y trmino de cada actividad.
Ilustra la programacin de actividades en forma de calendario, Se sealan con barras
los tiempos de inicio y trmino de la actividad, su duracin y su secuencia.
Objetivos
Identificar y manejar con soltura la metodologa de trabajo de MS Project.
Este tro de tiempo, dinero y mbito forman el tringulo del proyecto. Al ajustar uno de estos
elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes,
normalmente uno de ellos tendr ms influencia en el proyecto.
La relacin entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de
problemas que encontrar y las soluciones que puede implementar. Si sabe dnde encontrar
delimitaciones y dnde podr ser flexible, le ser ms fcil planear y administrar el proyecto.
Base de Datos de Microsoft Project 2013
Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos, utiliza esa
informacin para calcular y controlar la programacin, los costos y otros elementos del
proyecto, mediante la creacin de un plan. Cuanta ms informacin se proporcione, ms
preciso ser el plan.
Como si se tratara de una hoja de clculo, Microsoft Project muestra los resultados de los
clculos inmediatamente. Pero el plan del proyecto no se crea mientras no se introduce la
informacin esencial acerca de todas las tareas. Slo entonces se ver cundo finalizar el
proyecto o las fechas en las que estn programadas las tareas.
Microsoft Project coloca la informacin que se introduce y la que calcula en campos que
contienen tipos de informacin especficos, como nombres o duraciones de tareas. En
Microsoft Project, generalmente cada campo aparece en una columna.
Cada vista presenta una clase de informacin diferente. Las tablas y los filtros ajustan la
informacin. El cambio de vistas, tablas o filtros puede ocultar informacin, pero no la
elimina. Seguir estando en la base de datos y seguir actualizndose.
Vistas
Son las combinacin de una o ms vistas (Diagrama de Gantt, Hoja de recursos, etc.) y, si
procede, una tabla y un filtro. Las vistas permiten especificar, organizar y examinar la
informacin en diversos formatos.
Existen tres tipos de vistas:
Los diagramas o los grficos representan la informacin grficamente. Las vistas Diagrama
de Gantt,
Diagrama de red, Grfico de recursos y Calendario son diagramas o grficos.
1. Las hojas representan la informacin en filas y columnas. Cada fila contiene
informacin acerca de tareas o recursos especficos. Cada columna contiene un campo
en el que se especifica informacin concreta sobre las tareas o los recursos. En
Microsoft Project, las columnas se denominan normalmente campos.
2. Los formularios representan la informacin en un formato similar al de un formulario
de papel. Los formularios muestran la informacin de una tarea o de un recurso
individual.
Tablas
Son el conjunto de columnas que muestra informacin especfica de tareas, recursos y
asignaciones en una vista de hoja.
Filtros
Especifican la informacin de una tarea o de un recurso que se debe mostrar o resaltar en una
vista. Por ejemplo, cuando se aplica el filtro Tareas crticas, slo se muestran las tareas
crticas.
Cmo Trabaja o Funciona Microsoft Project 2013
Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos
factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como
das festivos y vacaciones. Lo que es ms importante, Microsoft Project programa cada tarea
utilizando la
Frmula duracin = trabajo /esfuerzo de recurso
Donde:
Duracin es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea est realizada.
Trabajo es el esfuerzo necesario durante un perodo de tiempo para realizar una tarea.
Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su
asignacin.
Por ejemplo:
Si tres pintores trabajan dos das en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, el
La comprensin de esta frmula es importante para saber en qu forma los cambios que
realiza en las tareas afectan a la programacin del proyecto.
Seguimiento y Cierre
finalizacin y las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Los siguientes pasos son:
Revisar el camino crtico para detectar posibles problemas. Un camino crtico es una
serie de tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que el proyecto finalice
en la fecha programada. Si se retrasa cualquier tarea de un camino crtico, puede
Est el proyecto por encima del presupuesto? Est programado que algn miembro
Una vez se abre la pantalla de inicio del Microsoft Project 2013. Le damos click en la pgina
en blanco donde se encuentra el puntero del mouse para crear un proyecto en blanco nuevo.
Para poder realizar cualquier tipo de trabajo primero se debe de definir el tipo de proyecto
que se va a realizar, el tiempo que conlleva, las tareas que se van a realizar, los recursos
emplea cada tarea y los costos incurridos en cada tarea.
Cuando ya tenemos todo definido lo primero que se realiza es definir el tiempo que conlleva
el proyecto para lo cual se establece un calendario.
El primer paso es darle click en la pestaa PROYECTO y despus en el botn CAMBIAR
TIEMPO DE TRABAJO
Luego se define las semanas laborales para lo cual hacemos click en la pestaa respectiva y
en el botn DETALLES. Inmediatamente aparecer una nueva ventana donde vamos a definir
los das laborales y establecer el horario de labor. Despus de haber terminado de definir el
calendario le damos aceptar.
Para poder usar nuestro calendario que hemos creado le damos click derecho en la seccin
que indica la siguiente imagen y elegimos la opcin que dice ESCALA TEMPORAL.
Ahora es cuando podemos crear nuestras tareas con los das que dura y sus predecesoras.
Haciendo click en cada uno de las celdas. Para mayor concordancia vamos a programar para
que las tareas sean de manera automtica y al momento de modificar algn tiempo o fecha
tambin se modifique ambos.
Cada tarea, duracin y predecesora que vamos registrando, en la parte derecha van
apareciendo en forma horizontal una barra la cual representa los das que dura esa tarea
tomando como referencia los das y meses registrados en la parte superior.
Relacin padre e hijo entre tareas.
Cuando una o ms tareas son parte de una tarea o actividad mayor, ests deben estar bajo la
tarea padre, se las debe seleccionar (se ponen oscuras), en la barra de herramientas se
presiona el botn con la flecha verde hacia la derecha (Aplicar sangra) para que se adentre
hacia la derecha.
Las predecesora en el Microsoft Project 2013 tiene el mismo concepto en la administracin
de proyectos PERT/CPM y por lo tanto queda bien claro este concepto.
Cada predecesora que se va registrando va apareciendo una relacin con la anterior por medio
de una flechita.
En la parte derecha del rea de trabajo aparece un diagrama Gantt, mismo que refleja el plazo
en el que una tarea se realiza en el tiempo y las relaciones entre tareas. Las que aparecen en
negro son las tareas padres o de agrupacin, las azules y rojas las tareas hijas y las no rellenas
son los no programas.
Despus de registradas las tareas y tiempo de duracin as como tambin sus predecesoras,
podemos ver su ruta crtica de dicho proyecto. Realizando lo siguiente:
Nos dirigimos a la pestaa FORMATO y el checkbook que dice Tareas criticas lo marcamos
y automticamente aparecer de color rojo las rutas criticas del proyecto.
Abrir un proyecto
Dentro del entorno de Microsoft Project 2013 podemos abrir proyectos que tenamos
guardado con solo presionar el botn Abrir y escoger el deseado.
Guardar un proyecto
Guardar su trabajo cada vez que realice cambios importantes en el proyecto es una buena
idea. Para almacenar un archivo usando el nombre existente, pulse el botn guardar de la
barra de herramientas estndar o pulse el botn Ctrl + G en el teclado.
Crear un nuevo proyecto
Para crear nuevos proyectos dentro del entorno de Microsoft Project 2013 solo damos click
en el botn nuevo y se creara un nuevo proyecto.
Personalizar barra de herramientas de acceso rpido
Para personalizar la barra de herramientas damos click en
Antes:
Durante:
Ahora:
2. Cinta funcional
En la cinta funcional se encuentran las herramientas necesarias para el trabajo en el
entorno de Microsoft Project 2013, dentro de ellas tenemos las pestaas de ARCHIVO,
TAREA, RECURSO, CREAR UN INFORME, PROYECTO VISTA y FORMATO.
Cinta
funcional
2.1.
Pestaa ARCHIVO
Dentro de la pestaa ARCHIVO encontramos las opciones tales como
Informacin, Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir,
Exportar, Cerrar, Cuenta, Opciones. Los cuales cada una de ellas cumple una
funcin especfica. Tambin vemos una columna donde se muestra la informacin
reciente que hayamos estado trabajando en Microsoft Project 2013, la cual nos
ayuda a poder encontrar nuestros ltimos proyectos que estuviramos estado
haciendo.
Agrupacin de archivos
recientes
Carpetas
recientes
Opciones
2.2.
Pestaa TAREA
Dentro de esta pestaa vamos a encontrar ocho secciones divididas, dentro de
ellas se encuentran una serie de botones que nos van a ayudar a realizar nuestro
proyecto.
La seccin de fuentes la cual nos ayuda a darle formato al texto y celda de cada
actividad, la seccin de Programacin es una seccin en la cual se muestra
botones dedicados a la facilitacin del trabajo a la hora de realizar un proyecto.
Para cualquier tipo de proyecto se define si las tareas van a ser programadas
manual o automticamente, para ello utilizamos el botn Programar Manualmente
o Autoprogramar para programa automtico. El botn inspeccionar muestra el
Inspector de tareas para ver los factores que afectan a la fecha de inicio de la tarea
y los mensajes de error o sugerencias para la tarea.
Esta seccin nos permite crear nuevas tareas y crear un resumen de tareas que
permite agrupar subtareas en una general y crear un hito esto es un punto de
referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para supervisar
el progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duracin cero se
muestran automticamente como un hito.
2.3.
Pestaa RECURSO
Dentro de esta pestaa podemos apreciar que est dividida en varias secciones las
cuales son Ver, Asignacin, Insertar, Propiedades, Redistribuir.
En la seccin de Asignaciones es donde aparecer dos botones los cuales nos van a
ayudar a asignar recursos a una tarea. En la seccin de Insertar nos va a permitir
insertar un nuevo recurso en la lista de recursos.
2.4.
Dentro de esta pestaa vamos a encontrar una serie secciones las cuales nos van a
ayudar a realizar reportes del proyecto, como cuadros estadsticos, informes de
costos, informe de comparacin de versiones para mostrar las diferencias entre los
dos proyectos.
En la segunda seccin vamos a encontrar una serie de botones los cuales nos van
permitir realizar informe del proyecto, como por ejemplo informe del proyecto en
general, informe de costos y recursos, as como tambin crear un nuevo informe,
ver el panel de informes y la opcin avanzada Best Practice Analyzer, esta nos
ayuda a tomar mejores decisiones a partir de dichos informes que son vistosos y
dinmicos basados en los datos del proyecto.
exportar tablas
2.5.
PESTAA PROYECTO
Dentro de esta pestaa vamos a encontrar una serie de botones el cual tiene una
influencia en el proyecto desde su inicio hasta su final. Vemos que se divide en
seis secciones como Insertar, Aplicaciones, Propiedades, Programacin, Estado,
Revisin.
Esta seccin Programacin encontraremos tres botones los cuales nos van a
permitir configurar el proyecto que estamos realizando como por ejemplo si
2.6.
PESTAA VISTA
Esta pestaa repite algunas opciones de las anteriores pestaas y nuevas opciones
de dicha seccin. Como por ejemplo la seccin de Vista de Tareas, Vista de
Recursos, Datos, Zoom, Vista en dos paneles, Ventana, Macros.
de recursos el cual fue asignado a cada tarea, el botn del diagrama de red, calendario
y otras vistas.
se complementa con el uso de tablas, este puede usarse por ejemplo para mostrar
campos de costos, entrada, hipervnculo, programacin, resumen, seguimiento,
trabajo,
uso y variacin.
lnea de tiempo. Otra opcin que podemos encontrar en esta seccin es la Vista de
Detalles el cual divide la pantalla y muestra el panel de detalles en la parte inferior
de la pantalla. En la seccin Ventana permite crear, ocultar, cambiar ventanas para
trabajar en distintos sitios al mismo tiempo. En la seccin ultima est el Macros puede
automatizar la tarea si realiza repetidamente. Una macro est compuesta por una serie
de comandos y funciones que se almacenan en un mdulo y se puede ejecutar siempre
que sea necesario realizar la tarea.
2.7.
PESTAA FORMATO
La pestaa formato nos va permitir dale forma a nuestro proyecto por medio de
diseos establecido por el Microsoft Project 2013.
En la seccin Estilos de Barra vamos a poder darle como su nombre mismo lo dice
estilos en este caso a la tareas crticas, demora y tareas retrasadas. Y en el Estilo de
diagrama de Gantt nos permite personalizar nuestro diagrama de Gantt.
3.2.
3.3.
Cada tarea que se defina y el tiempo que dure el proyecto sern representados
en forma grfica por medio del diagrama de Gantt y el cual se muestra a
continuacin.
3.4.