Herramientas de Sistemas Integrado de Gestin

Facultad de Ingeniera de Sistemas

VII CICLO

Renato Jibaja V.
2015

Procesos y Cdigos
Presente la implementacin de los principales mdulos de gestin empresarial a una
empresa del rubro de exportacin de esprragos, utilizando el software open ERP. Explica
en detalle los procesos en cada mdulo, muestra los cdigos usados y evala su
aplicacin.

Open ERP incorpora por defecto varios mdulos instalados para su utilizacin, veamos la lista
de ellos:

Empresas o Partners.
Facturacin, cobros y pagos.
Contabilidad.
Estadsticas.
Productos.
Recursos Humanos.
Control de Inventario.
Gestin de Atencin a Clientes y Proveedores.
Gestin de Compras.
Gestin de Almacenes.
Workflow de Procesos.
Gestin de Proyectos.
Planificacin de Proyectos.
Gestin de Produccin/Fabricacin.
Gestin de Ventas.
Facturacin.
Gestin de Informes.
Gestor Documental.

Imagen: Vista previa de algunos mdulos de Open ERP.

Los siguientes mdulos open ERP pueden ser aplicables a la empresa exportadora de esprragos
del ejemplo, como para la gestin de compras, de ventas, gestin de almacenes, de proyectos,
facturas, en la cual lo veremos cada uno de estos en las siguientes lneas:

Empresas o Partners:
En OpenERP, tanto mi propia empresa, como los Clientes como los proveedores se engloban en
un concepto denominado Partner. Es decir, mi empresa, todos los Clientes y todos los
proveedores deben estar registrados en la aplicacin como partners.
En la ficha de un partner se puede registrar toda la informacin referente a un partner,
distribuyndose la informacin en solapas:
General: Se incluirn datos generales del partner
Info Extra: Informacin extra
Historia de eventos: Mostrar todas aquellas cosas que han pasado con el partner. Por

ejemplo, los pedidos de venta que nos ha remitido, los tickets de soporte que nos ha
pasado, facturas pendientes etc. Desde esta pantalla tendremos acceso a todos los
objetos relacionados con el Cliente y por tanto podremos navegar y abrir un elemento
concreto sin tener que volver a realizar bsquedas innecesarias en el mdulo
correspondiente.
Propiedades.
Adems, contamos con botones que nos muestran las acciones que podemos realizar con un
partner:
Labels: Imprimir etiquetas
Pagos pendientes: Generar reclamaciones de pago en el idioma del Cliente
Estructura de la empresa: Ver el rbol de estructura de la empresa
Enviar un SMS: Permite enviar SMS a los partners seleccionado.
Mails masivos: Permite enviar un e-mail a una seleccin de partners.

Facturacin, Cobros y Pagos:

OpenERP permite cualquier combinacin de creacin de facturas desde pedido o albarn. Un
pedido varios albaranes, un albarn una factura, un albarn varias facturas etc.
Igualmente se pueden configurar todas las formas de cobro o pago que utilice la empresa
(Giros, pagars, transferencia, confirming, factoring etc.)
Configuracin de formas de pago de Clientes o cobro de proveedores
Facturas automticas desde pedido o albarn
Generacin automtica de efectos de cobro y pago
Remesas de recibos (CSB19, CSB58), rdenes de pago o transferencia (CSB34)
Importacin de extractos bancarios (AEB43)
Envo telemtico de remesas al banco.
Conciliacin bancaria automtica.
Gestin de bancos propios, bancos de Clientes y bancos de proveedores.

Contabilidad y Finanzas:
La contabilidad en Open ERPs es de doble entrada y soporta mltiples divisiones de la
compaa y mltiples compaas, as como varios idiomas y monedas.
La mayora de los asientos contables son generados automticamente por el sistema, por lo
tanto se evita la introduccin manual de datos y los errores de digitacin.
El rea de finanzas est enlazada con todo el resto de mdulos de la aplicacin, por lo que no
solo permite llevar la contabilidad, cobros y pagos, sino que existen acciones definidas
interactuando con otras reas que optimizan la gestin global de la empresa.
Ejemplo: Si un gestor financiero incluye a un partner en una lista de morosos, el Cliente ser
bloqueado para cualquier accin comercial de nuestra empresa con l. Por ejemplo en pedidos
de venta o envos de mercanca, hasta que sea desmarcado como moroso.
OpenERP permite llevar una contabilidad analtica presupuestaria y de costes, adems de los
siguientes puntos:
Definicin de la estructura del plan contable.
Ejercicios, perodos (mensuales, trimestrales)
Definiciones de impuestos (IVA, recargo de equivalencia, retenciones IRPF)
Plazos de pago
Liquidaciones
Procesos automticos de Cierre del ao
Informes anuales: Balance, prdidas y ganancias.
AEAT 347, AEAT349

Estadsticas (Dashboards y pantallas de anlisis avanzado):

A diferencia de otros ERPS, OpenERP cuenta con informacin estadstica dinmica para
finanzas, proyectos y fabricacin.
Las pginas de estadsticas, adems de facilitar informacin, sirven para organizar el trabajo de
un usuario o empleado. Por ejemplo, en el dashboard de proyectos, se incluye la lista de
prximas tareas del usuario. Desde esta misma pantalla puede navegar a la tarea.
Adems, los grficos y datos son dinmicos pudiendo ser filtrados in-situ. Tambin se puede
abrir cualquier elemento de la lista para ver estadsticas detalladas de dicho elemento.
Los dashboards se pueden personalizar para ser adaptados a las necesidades de cada empresa.
Todas las aplicaciones de OpenERP cuentan con su propia rea de informes y estadsticas
dinmicas que permiten filtrados, agrupaciones de datos y exportacin a archivos externos.

Productos:
En OpenERP producto significa:
Almacenable
Consumible
Servicio
Se puede trabajar con productos concretos, o con plantillas que separan la definicin del
producto y sus variantes. Las variantes de productos son definidas por los atributos que se
definan para dicho producto (color, talla, peso, calidad, densidad)
Asociadas al producto, se definen las listas de precios o tarifas, tanto de compra, como de
venta. Los precios se ajustan a los cambios de moneda.
Las listas de precios pueden ser definidas con un precio fijo por producto, o se pueden construir
definiendo reglas. Esta opcin permite definir mltiples descuentos, precios de venta basados
en los de compra, reducciones de precio, ofertas en un determinado rango de productos.
Existen mdulos adicionales que pueden ampliar la funcionalidad del mdulo de productos.
Algunos de ellos son:
Membership: Gestin de suscriptores de los miembros de una compaa
Electronic: Gestin de productos de electrnica
Fashion: Gestin de productos textil o moda
Extended: Gestin de costes de produccin
Expiry: Gestin de caducidad de productos
Foundry: Gestin de productos del rea del metal (forja)

Recursos humanos:
El mdulo de gestin de recursos humanos de OpenERP ofrece la siguiente funcionalidad:
Gestin de empleados y calendario de vacaciones
Gestin de contratos de empleados
Gestin de beneficios
Gestin de ausencias
Gestin de Procesos de reclamacin
Gestin del rendimiento de empleados
Gestin de perfiles y responsabilidades de los empleados

La mayora de estos mdulos tienen posibilidad de ser ampliados con mdulos adicionales, pero
son provistos con la funcionalidad estndar en el men principal de OpenEPR cuando se instala
el mdulo de recursos humanos.

Control de inventario:
Algunos de los aspectos que se pueden gestionar en OpenERP en cuanto a inventario seran los
siguientes.
Gestin de almacenes en distintas ubicaciones (poblaciones)
Gestin de la rotacin de inventario y niveles de stock
Ejecucin de las rdenes de empaquetado generadas por el sistema
Ejecucin de envo con albaranes de entrega y clculo de los gastos de envo.
Gestin de lotes y nmeros de serie para trazabilidad
Clculo de niveles tericos de stock y valoracin automtica de stock.
Definicin de reglas para reabastecimiento de stock.

Los albaranes de venta son generalmente creados automticamente desde pedidos de venta.
Las entradas y salidas de almacn son tambin tratadas como de doble entrada. Cualquier
movimiento de almacn es definido en Open con un origen y un destino. De tal forma que el
stock no puede ser modificado sin saber quin o qu lo modific ya que en alguna parte tiene
que existir una contrapartida.
La mayora de los ERPs para control de inventario nicamente ofrecen una lista de productos
con su nivel de stock. En Open, se puede realizar un seguimiento exhaustivo de los movimientos
de la mercanca desde que se recibe del proveedor hasta que llega al Cliente.
OpenERP tambin maneja el concepto de stock en Clientes y proveedores por lo que se puede
gestionar el stock consignado.
La definicin de los almacenes puede ser jerrquica por lo que puede analizarse el stock a varios
niveles de detalle.

Gestin de Atencin a Clientes (CRM) y Proveedores (SRM):

OpenERP ofrece adems de un mdulo de atencin al Cliente, un mdulo de atencin al
proveedor.
Entre otras la funcionalidad ofrecida por estos mdulos es:
Gestin de casos:

o El concepto de caso, permite gestionar diferentes comunicaciones de los

Clientes o proveedores que requieran una atencin posterior por parte del
personal de nuestra empresa. Algunos de esos casos pueden ser:
Reclamaciones de pedidos, problemas de calidad, gestin de llamadas, tickets
de soporte y ofertas de trabajo.
o OpenERP asegura el correcto tratamiento de los casos por los usuarios del
sistema, clientes y proveedores.
o Puede automticamente reasignar un caso, enviar alarmas por e-mail y enlazar
con otros documentos y procesos de OpenERP.
Todas las operaciones son archivadas y existe una pasarela de e-mail donde puede

actualizar un caso automticamente desde los e-mails enviados y recibidos.

 Un sistema de reglas permite definir acciones que pueden automticamente mejorar su

proceso de calidad, asegurando que un caso abierto nunca se pierda.

Adems, existen herramientas para incrementar la productividad de todo el personal en
su trabajo diario:
o Un editor de documentos que tiene un interfaz con Open Office.
o Interfaces para sincronizar los contactos y calendarios de Outlook con OpenERP.
o Un plugin de Outlook que permite almacenar automticamente los e-mails y sus
ficheros adjuntos en el Gestor documental integrado con OpenERP.
o Un portal para sus proveedores y Clientes que les permite acceder a algunos
datos de su sistema.
o Se puede implementar una poltica de mejora continua de los servicios,
utilizando algunas de las herramientas estadsticas de OpenERP para analizar
las diferentes comunicaciones con sus partners.

Gestin de Compras:
El mdulo de gestin de compras permite:
Realizar el seguimiento de tarifas de sus proveedores y convertirlas en rdenes de

compra.
OpenERP tiene varios mtodos de monitorizar factura y realizar el seguimiento de la
recepcin de materiales solicitados.
Gestionar entregas parciales del proveedor y mercancas faltantes.
Gestin de reclamaciones a proveedor por retrasos en la entrega.
Las reglas de reabastecimiento de mercanca del sistema permiten generar borradores
de pedidos de compra (Necesidades de compra) automticamente.
Tambin es pueden configurar para que se ejecute un procedimiento totalmente
ajustado a las necesidades de compra marcadas por el rea de fabricacin.

Workflow de documentos (Procesos):

Un Workflow de documentos, es una secuencia de estados por los que pasa un documento
segn unas condiciones predeterminadas.
Por ejemplo: Un pedido de compra se crea en estado borrador. Alguien lo confirma. El
documento no puede ser enviado al proveedor hasta que sea confirmado. En este Workflow
hay 2 estados borrador y confirmado. El documento pasa de uno a otro cuando alguien lo
confirma.
El paso de estado de un documento puede ser automtico segn las condiciones que se
establezcan o puede ser realizado manualmente por un usuario con permisos para ello.
OpenERP puede mostrar el Workflow de cualquier operacin y el estado de un documento
siguiendo el Workflow. Tambin se puede imprimir el diagrama (grficamente) de estados de
un documento.

Gestin y Planificacin de proyectos:

Este mdulo permite:
Definir tareas y requerimientos de estas tareas.
Asignar con eficiencia los recursos a los requerimientos
planificacin de proyectos.
Organizacin.
Comunicacin automtica con los partners.
Impresin de diagramas de Gantt.
Se pueden configurar proyectos relacionados con servicios, soporte, fabricacin o

desarrollo. Es un mdulo universal adaptado a cualquier proyecto de cualquier rea de la

empresa.
Permite definir Sub-proyectos.
Control de tareas y planificacin de proyectos.
Calendarios de tareas.
Control de costes de proyectos.

Gestin de Ventas:
La funcionalidad ofrecida en esta rea es similar a la ofrecida en el rea de compras, sin
embargo hay grandes diferencias en el Workflow aplicable a cada una.
Creacin de pedidos de venta.
Revisin de los pedidos en sus distintos estados.
Consulta del Workflow de los pedidos de venta.
Confirmacin de envo.
Se puede definir una fecha de facturacin y las condiciones individualmente en cada

pedido.
Los gastos de envo pueden asignarse usando una tabla de tarifas donde se pueden
consultar los precios de los diferentes proveedores de transporte.
Albaranes automticos desde pedido.
Albaranes de envos parciales.

Personalizacin de informes:
OpenERP incluye de base informes predefinidos que pueden ser fcilmente adaptados a

las necesidades del Cliente.

Permite la creacin de nuevos informes en cualquier objeto.

Gestor Documental:
OpenERP incluye de base un potentsimo gestor documental que permite asociar cualquier tipo
de archivo a cualquier objeto. Esto permite organizar la informacin asociada a cualquier
entidad que se utilice en la empresa en un nico sitio. Ejemplo:
Planos en hoja de ruta o productos
Pedido del Cliente escaneado, asociado al pedido registrado en OpenERP

 Contrato firmado escaneado, asociado a proyecto, pedido de venta o Cliente

Son infinidad los usos que se le pueden dar a esta utilidad. El ahorro de tiempo y la mejora en la
organizacin de documentos imprescindible en cualquier empresa, es evidente.

Administracin de Almacenes:
Los Productos Entrantes representan todos los pedidos a proveedores para ser recibidos,
generados por la confirmacin de las rdenes de compra. El sistema permite manejar pedidos
postergados, la valoracin de inventario automatizado, nmeros de serie, control de calidad,
etc. Por defecto, se obtiene un envo entrante por orden de compra, pero tambin se puede
utilizar el men "Productos Entrantes" para manejar el control de recepcin por lneas de orden
(en caso de recepcin de mltiples pedidos).
Los Movimientos Internos representan los productos internos que circulen entre varios lugares
en sus almacenes. OpenERP crea algunos movimientos internos de forma automtica, de
acuerdo a las especificaciones definidas en el producto o en el formulario de ubicacin, pero
tambin pueden crearlos manualmente para cualquier propsito de re-organizacin dentro de
sus almacenes.
Los Productos Salientes muestran paquetes que dejarn el almacn. Estos paquetes son
generados por todas las rdenes de ventas confirmadas y pueden estar en dos estados:
confirmadas o disponibles. Un paquete se encuentra en estado "confirmado" cuando la
operacin se confirma, pero los productos no estn disponibles a la mano.
Las rdenes de Entrega segn la configuracin de los flujos de logstica, puede procesar pedidos
de los clientes en una, dos o ms operaciones. OpenERP propone un flujo de entrega en un solo
paso "de salida de embalaje" (es decir, los productos se envan en un movimiento de stock:
directamente de sus acciones a la ubicacin del cliente) o dos pasos "Paquetes Salientes",
entonces "Orden de Entrega" (es decir, los productos se envan en dos movimientos de
inventario: primero la preparacin del paquete, en el caso del control de calidad antes de enviar
el paquete al cliente, y luego la entrega del paquete). Sin embargo, tambin puede definir su
propio flujo de logstica, de acuerdo a sus necesidades.

Integracin con otras herramientas:

Existen conectores publicados con las siguientes herramientas externas:
Zencart / Oscommerce: Tienda online
Magento: Tienda online
Joomla: Gestor de contenidos
Moodle (en construccin): Plataforma e-learning
Jasper Reports (ireports): Creacin de informes
Open Office: Herramientas de oficina
Thunderbird: Correo electrnico
Google maps: Mapas de google