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R a l a
Lean Data
17
de
julio
de
2007
Aceptacin:
10
de
octubre
de
2007
Resumen
Gescn (Grupo de Investigacin en Gestin de la Construccin,
Universidad EAFIT) desarrolla actualmente un sistema de informacin
que permite integrar los procesos de produccin, calidad, salud
ocupacional, seguridad industrial y gestin ambiental con el objetivo
de incrementar la productividad del sector de la construccin. Pero el
esfuerzo por fusionar estos procesos pierde eficiencia si no se mejoran
los mtodos de recoleccin de datos y de manejo de la informacin.
A la luz de los principios Lean Construction (construccin sin
prdidas) derivados de los conceptos Lean Production, se evalan
las actividades de recoleccin de datos durante el control de avance
de la construccin, desarrollo crtico que alimenta otros procesos
desde la planeacin media y semanal, hasta el cierre del proyecto.
Palabras Clave
Construccin sin prdidas
Proceso crtico
Control de avance de obra
Benchmarking
Introduccin
Key words
Lean construction
Critical process
Work execution control
Benchmarking
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REVISTA Universidad EAFIT. Vol. 43. No. 148 | octubre, noviembre, diciembre 2007
1.1
1.5 Evaluacin de la eficiencia de la informacin. Para poder juzgar la eficiencia del manejo
de la informacin, hay que constituir un mtodo
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REVISTA Universidad EAFIT. Vol. 43. No. 148 | octubre, noviembre, diciembre 2007
2. Metodologa
Las actividades bsicas que se realizaron con el fin
de cumplir el objetivo de hacer un levantamiento de
las condiciones actuales en las cuales se obtiene
la informacin fueron:
Entrevistas con los empresarios, por mltiple
digitacin, para definir las reas y las actividades
en las cuales se produce la informacin ms
relevante y a la vez ms deficiente.
Visitas a los proyectos de construccin de las
empresas y elaboracin de encuestas a los
encargados de tales actividades, para conocer
el(los) destino(s) de la informacin, las causas
del manejo inapropiado, su disponibilidad al
cambio y la percepcin que tienen sobre las
caractersticas de la informacin que manejan.
Elaboracin de los diagramas de proceso que
resumen la informacin bsica.
Evaluacin por parte de dos expertos, de las
tareas que comprenden el levantamiento de
datos, clasificndolas segn los principios
Lean.
Resumen y anlisis de los resultados.
En la Tabla 1 se presentan algunas caractersticas
del grupo de empresas que participaron en la
investigacin con el grupo Gescn.
El proyecto Tecnologas de informacin como
apoyo al control de la ejecucin de proyectos
de construccin, contempla cuatro grandes
reas en las cuales el manejo de la informacin
en lnea es muy importante. Tales reas fueron
definidas a travs de los talleres de colaboracin
realizados durante la investigacin: produccin,
calidad, gestin ambiental, y seguridad y salud
ocupacional. Sobre estas se centr la atencin en
las entrevistas programadas con los empresarios
y ellas sern los principales componentes del
sistema desarrollado en web debido a que su
Tamao
Pequea
Grande
Pequea
Grande
Grande
Mediana
Mediana
Pequea
Pequea
Grande
K
L
Mediana
Pequea
Cobertura
Local
Local, nacional
Local
Local, nacional
Local, nacional
Local
Local
Local
Local
Local, nacional,
internacional
Local, nacional
Local
Entrevistas
En cada una de las empresas donde se adelantan
proyectos de infraestructura y de construccin
de vivienda fue necesario realizar entrevistas
con diferentes profesionales. Al contrario, en
las empresas ms pequeas, en las cuales est
centralizado el manejo de la informacin, y pudiera
decirse que los mtodos estn estandarizados
porque su trabajo es ms repetitivo, se hizo la
entrevista con el gerente que, por lo general,
Certificada En Iso
Si
Si
Si
Si
Si
No
Si
No
No
Si
Si
No
No
Si
No
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Director
de obra
Ingeniero
residente
Interventor
Contratista
Gerencia
Duracin
horas
Mnimo: 16
Mximo: 24
Con esta clasificacin se obtuvieron estadsticas por proyecto y por empresa, se hallaron las causas del
tiempo de espera por actividades contributivas y no contributivas, y se estim el tiempo invertido en cada
una de esas categoras. En la Figura 2 se presenta un formato de evaluacin diligenciado.
Actividad
Inspector de obra
realiza ronda quincenal
Contratista realiza
ronda quincenal
NC
Inspector de obra
consigna en papel
avance de obra
Inspector de obra
genera el acta de
avance de obra
La obra requiere
interventora
Contractualmente,
el proceso sera
Contributivo
Interventor enva el
acta visada al director
de obra
Director de obra
autoriza la cuanta por
pagar
El almacenista digita
en kardex electrnico
el acta
El almacenista enva a
Contabilidad el acta en
papel
Contabilidad realiza la
causacin de pagos
Contabilidad efecta un
resumen de contrato
Contabilidad hace
firmar el resumen del
contrato
Contabilidad realiza los
pagos
Comentario
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3. Resultados
Mximo
Promedio
Media
9,6
17,4
13,5
Mediana
8,0
16,0
12,0
Moda
8,0
10,0
Mnimo
3,0
5,0
4,5
Mximo
16,0
32,0
24,0
4,6
8,3
6,1
Desviacin estndar
Lmite Superior
Mnimo
7,0
12,2
Mximo
12,8
22,0
Promedio
10,1
16,9
ejemplo, en el proyecto D se realizan tres tareas productivas y cinco contributivas. El proyecto H efecta
cuatro tareas productivas, ocho contributivas y once no contributivas. La otra grfica proporciona el total de
tareas que se realizan en el control de avance y permite comparar ms fcilmente el nmero de actividades
en cada clasificacin.
Figura 3. Clasificacin de las tareas, por proyecto
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No contributivas
Porcentaje
Causas
Porcentaje
Enviar documentos
22,9
Enviar documentos
36,3
Visado
19,3
26,3
17,4
Digitar
15.0
Digitar
11,9
Resumir
15,0
Generar documento
11,9
Imprimir
7,5
Imprimir
8,3
Resumir
4,6
Ronda
3,7
Dentro de las tareas contributivas se encuentran: revisin y visto bueno de documentos (visado), generacin
de documentos tales como la oferta mercantil, los vales etc., asiento de informacin en papel, resumen e
impresin de la informacin, tareas que cuando se realizan por primera vez son necesarias. El envo de
documentos es necesario cuando no se dispone de una red interna o no se tiene acceso a ella desde las
obras de construccin.
La filosofa Lean propende por la disminucin al mximo del impacto de las tareas contributivas y la
eliminacin de las no contributivas. Cuando el sistema integral que desarrolla Gescn est implementado,
se mantendrn vigentes las rondas y la generacin de documentos para efectos legales. En cuanto a los
visados, necesariamente se cambiar la forma de realizarse y ser ms eficiente pues el sistema podr
ayudar en el control. El envo de documentos, los asientos en papel de la informacin, la re-digitacin de
datos, los resmenes y consolidaciones realizados entre varios funcionarios, la impresin de la informacin
podrn desaparecer. Estas categoras suman en el presente el 34,9% de las tareas contributivas.
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Promedio de Horas
NC
NC
Horas
totales
25,0
31,3
43,8
1,5
1,9
2,6
27,8
50,0
22,2
2,8
5,0
2,2
10
16,7
50,0
33,3
1,5
4,5
3,0
37,5
62,5
6,0
10,0
0,0
16
11,1
50,0
38,9
2,0
9,0
7,0
18
23,1
30,8
46,2
2,3
3,1
4,6
10
17,6
41,2
41,2
2,6
6,2
6,2
15
17,4
34,8
47,8
4,2
8,3
11,5
24
10,5
36,8
52,6
1,1
3,7
5,3
10
15,4
76,9
7,7
1,2
6,2
0,6
26,7
53,3
20,0
6,4
12,8
4,8
24
12,5
50,0
37,5
2,5
10,0
7,5
20
14,3
78,6
7,1
2,3
12,6
1,1
16
14,3
78,6
7,1
1,1
6,3
0,6
18,8
62,5
18,8
1,9
6,3
1,9
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Proyectos
Figura 5. Comparativo de los tiempos promedios de actividades con y sin valor agregado
Se advierte, adems, que los tiempos de actividades que no agregan valor en los proyectos E, G, H,
K, L y M superan el tiempo total (horas promedio) de
los dems proyectos. Como se dijo anteriormente,
en estos proyectos existe duplicidad de tareas o
controles inadecuados o innecesarios.
Cuando se implemente el sistema con tecnologas
mviles, se espera que la categora Con valor
agregado disminuya el tiempo promedio (segu-
Conclusiones
Se han encontrado varios aspectos para destacar:
El inters que se tiene por parte de las empresas y de los profesionales en el trabajo que Gescn
est desarrollando con ellas, reflejado en la atencin y ayudas que aportaron.
La creatividad que imprimen en el seguimiento de avance de obras. Aunque las distintas empresas
manejan en comn el concepto pago de vale y en el fondo es muy similar, las diferentes formas de
control son ingeniosas.
A pesar de los adelantos en computacin que se tienen en la actualidad, los sistemas de informacin
de las empresas no estn integrados. Esto hace necesario que el avance se plasme en papel en la
obra y luego en la casa se digite en algn software. Mucha de la informacin se levanta en las obras,
donde la intranet si existiera no se podra utilizar. Por tanto, la persona encargada debe realizar
estas tareas en tiempo extra, en detrimento de su vida familiar. El ingeniero residente o el director
de obra deben entregar a tiempo tal informacin para que puedan cumplirse los pagos. La labor
administrativa urgente, desplaza el trabajo importante del ingeniero.
La falta de confianza en el desempeo de las tareas necesarias para el control de avance de obra,
obliga a las empresas a duplicar esfuerzos haciendo que una tarea sea realizada y controlada por
varias personas, lo que no necesariamente garantiza datos verosmiles y oportunos porque este
control no siempre se cumple de acuerdo con la planeacin a largo y mediano plazo. La informacin,
aunque sea verdica, no siempre es oportuna y por lo tanto la toma de decisiones se hace sin tener
la informacin completa.
Las empresas pequeas disponen de programas contables que no interactan con el software que
utilizan en la programacin general de los proyectos, no son compatibles con el sistema operativo
Windows el ms utilizado a nivel general ni con el administrador de correo electrnico. Son
programas aislados, que requieren que se digite todo tem para alimentar su base de datos porque
son aplicaciones cerradas que no permiten la programacin para capturar desde archivos planos
(con extensin.txt) los datos necesarios para sus procesos. Esto obliga a que se re-digiten los datos
de inters o se realicen anlisis duplicados.
La no disponibilidad de un sistema en red exige imprimir todos los documentos que se producen y
tenerlos disponibles para aquellos funcionarios que hacen uso de ellos. Los costos del tiempo que
se invierte en la impresin y envo, as como del papel que se gasta, no guardan relacin con la vida
til de la informacin, el alcance, la riqueza y la facilidad de recuperacin
Con la implementacin del proyecto de tecnologas mviles en curso, se tendr la oportunidad de lograr
cada vez ms las metas propuestas de acuerdo con la filosofa Lean. Eso implica que se trabaje por
conseguir una cultura corporativa tanto para tener una mente abierta al cambio que Gescn propone,
como para adquirir buenas prcticas en la gestin de la informacin. Con este sistema se espera:
- Agilizar los procesos productivos
- Disminuir los errores en los documentos
- Ahorrar en costos de administracin
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Bibliografa
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un avance en la planificacin y control de
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