MANUAL DE PROCESOS

ALLISSON VIVIANA ORTIZ CANO

FRANK DAVID RODRGUEZ CARO
EMILY JULIETH PERNETT DAZ
YANILETH ROCIO ROA WILCHES
MARA DE LOS NGELES URIBE MARTNEZ
YESSICA LORENA TAMAYO HURTADO.

SENA CENTRO DE GESTIN ADMINISTRATIVO

GESTIN DEL TALENTO HUMANO
BOGOT
2015

CONTENIDO
Pg.
1

GENERALIDADES........................................................................................ 5

1.1

INTRODUCCIN........................................................................................... 6

1.2

UTILIDAD..................................................................................................... 7

1.3

ALCANCE.................................................................................................... 7

1.4

RESPONSABLES.......................................................................................... 7

1.5

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL INTERNA..................................................7

1.6

MISIN........................................................................................................ 8

1.7

VISIN......................................................................................................... 9

1.8

POLTICAS................................................................................................... 9

1.9

SIMBOLOGA UTILIZADA............................................................................ 10

1.10 OBJETIVO DEL MANUAL............................................................................ 11

1.11 JUSTIFICACIN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS............11
1.12 METODOLOGA.......................................................................................... 11
2

MAPA DE PROCESOS GENERALES............................................................12

2.1

INTRODUCCIN......................................................................................... 12

2.2

IMPORTANCIA............................................................................................ 12

2.3

PROCESO.................................................................................................. 12

2.4

PROCEDIMIENTO....................................................................................... 13

2.5

ANLISIS DE PROCESOS...........................................................................13

2.6

CONTROL DE PROCESOS..........................................................................14

2.7

EFICIENCIA................................................................................................ 14

2.8

EFICACIA................................................................................................... 14

MAPA DE PROCESOS ORGANIZACIONALES...............................................15

PROCESOS ORGANIZACIONALES..............................................................16

4.1

PROCESOS ESTRATGICOS......................................................................16

4.2

PROCESOS MISIONALES........................................................................... 16

4.3

PROCESOS DE APOYO.............................................................................. 16

4.4

PRINCIPIOS CORPORATIVOS.....................................................................16

PROCESO DE APOYO................................................................................17

5.1

INTRODUCCIN......................................................................................... 17

5.2

GESTIN DE TALENTO HUMANO................................................................17

5.2.1 Procedimiento de talento humano..............................................................17

6

GLOSARIO................................................................................................. 19

ANEXOS.................................................................................................... 23

GENERALIDADES

1.1

INTRODUCCIN

Es importante reconocer que el crecimiento de las empresas es inevitable en un

mundo que est en contante desarrollo, hoy en da los esquemas administrativos
son ms elaborados para satisfacer tres necesidades principales en el mercado, el
primero de ellos es tener un enfoque de administracin basado en procesos que
se secundan por procedimientos, en segundo lugar se busca la satisfaccin de las
necesidades del cliente, cumpliendo con las exigencias de la demanda en un
entorno de servicio y tercero la creacin de un sistema enfocado a la mejora
continua de la organizacin.
Por otro lado en el mundo laboral sobresale la gestin del talento humano
teniendo en cuenta aspectos importantes como la globalizacin, el permanente
cambio de contexto, la valoracin del conocimiento y la experiencia; es importante
identificar al ser humano como una concepcin indispensable para lograr el
desarrollo y el posicionamiento en el mercado de una organizacin, identificndolo
como parte fundamental de la empresa. Es ah cuando el rea de recursos
humanos cobra un papel importante en todas aquellas compaas que quieran
generar ganancias y posicionamiento ya que se encarga se satisfacer y velar por
las necesidades de cada uno de los empleados de la empresa, teniendo como
objetivo generar a la compaa personal calificado que cumpla con sus funciones
de manera ptima.
Producto de lo identificado anteriormente se desarrolla un manual de calidad cuyo
objetivo es realizar versiones acertadas de algunos procedimientos que hacen
parte del rea de recursos humanos como seleccin, vinculacin, salud
ocupacional, bienestar y nmina. Este manual es una herramienta que permite el
control de aquellos procedimientos que harn funcional el rea, determinando una
ruta exacta que conduzca a la satisfaccin de las necesidades principales del
mercado mencionadas anteriormente.

1.2

UTILIDAD

Es importante que la institucin posea un manual de procesos y procedimientos

en donde se encuentre estructurado cada uno de los documentos, permitiendo el
control, la efectividad y eficiencia en cada uno de los procesos que se realicen,
generando calidad en la misma
1.3

ALCANCE

Cubrir los procedimientos que conforman el proceso de Talento Humano.

1.4

RESPONSABLES

El rea administrativa conformada por la Coordinadora de la Institucin Gimnasio

Manos Unidas

1.5

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL INTERNA

Rector
Asesor legal
Coordinador
a

rea
acadmica

Docentes

rea
contable

Contador

Auxiliar
contable

1.6

MISIN

rea de
mantenimie
nto
Ayudante de
cocina

Oficios
Varios

Nuestro colegio GIMNASIO MANOS UNIDAS es una institucin privada, que

brinda un proceso de formacin permanente e integral, educando nios con
valores ticos y morales, desarrollando sus competencias crticas, analticas e
investigativas que le permitan enfrentarse a los retos y desafos de nuestros
tiempos.
1.7

VISIN

Para el ao 2018 el colegio Manos Unidas ser reconocido en la localidad por su

excelencia acadmica con valores humanos, proyectando en los nios una
educacin integral en todos los procesos de formacin, comunicacin y desarrollo
en las diferentes dimensiones del hombre. Estudiantes lderes, competentes, con
visin empresarial, que contribuyan a mejorar la calidad de vida al desarrollar sus
valores individuales y colectivos.
1.8

POLTICAS

Poltica de emergencia

La institucin Gimnasio Manos Unidas est comprometida con la seguridad de

sus trabajadores , basada en la normatividad vigente, por ello establece y organiza
un plan de emergencia, permitiendo la seguridad frente a las diferentes
situaciones que se puedan presentar, brindando los recursos necesarios para
capacitar al personal encargado de supervisar el plan de emergencia.

Poltica de calidad

La Institucin Gimnasio Manos Unidas est orientada a la mejora continua por

medio de un Sistema de gestin de Calidad cuyo enfoque es satisfacer las
necesidades de educacin y en cuanto al desarrollo de valores, expresin cultural
y conocimiento de la bsica primaria, brindando un servicio de manera eficiente,
productiva y constante a los estudiantes que pertenecen a nuestra institucin.

Poltica ambiental

La institucin Gimnasio manos unidas se compromete con la proteccin del medio

ambiente, para lo cual establece una poltica ambiental como parte integrante del
desarrollo de su gestin general.
Mejorar el comportamiento ambiental de la institucin reduciendo racional mente el
uso y la utilizacin de recursos.
1.9

SIMBOLOGA UTILIZADA

INICIO
ACTIVIDAD
DESICIN
DOCUMENTO
CAMBIO DE PAGINA
CONECTOR
DISPARADOS

1.10 OBJETIVO DEL MANUAL

Presentar un sistema de gestin de calidad sustentado a travs de una poltica, un

mapa de procesos, y un conjunto de especificaciones de los procedimientos del
rea de Gestin de Talento Humano.
2

1.11 JUSTIFICACIN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Se realiz este manual con el fin que la institucin Gimnasio Manos Unidas cuente
con todo los documentos que hacen parte de cada uno de los procedimientos de
manera estructurada, garantizado un orden en el proceso de Talento Humano,
fomentando la efectividad en cada una de las actividades que se generan en
este.
Permitiendo que la institucin se encamine constantemente a la mejora continua
por medio de la documentacin de sus procesos y procedimientos.
1.12 METODOLOGA

Por medio de los instrumentos diagnsticos implantados en periodo continuo de 3

meses, durante un ao y medio, en se detectaron necesidades o aspectos a
mejorar en cuanto a cada uno de los procedimientos de talento humano,
identificado que no se tenan formatos estructurados que hacen parte de los
procedimientos y facilitan el correcto funcionamiento de estos, agilizando todas las
actividades que se realicen, con el fin de generar mayor productividad y mejora
continua.

2.1

MAPA DE PROCESOS GENERALES

INTRODUCCIN

El mapa de procesos se realiza con el fin de encontrar las necesidades de los

clientes,

por medio de los procesos estratgicos, misionales y de apoyo, los

cuales permiten que la institucin logre los objetivos que se plantean a corto,
mediano y largo plazo; direccionando, contribuyendo y apoyando todos estos
procesos buscando la satisfaccin del cliente.
2.2

IMPORTANCIA

Es importante que la institucin cuente con un mapa de procesos que evidencie

las actividades que este tiene, puesto que permite llevar un control y seguimiento
de todos los procesos que forman parte de la organizacin y velan por la razn
social de la empresa, as como que su visin empresaria sea real a corto, mediano
y largo plazo, estableciendo un orden jerrquico y de proceso dentro de la
organizacin, contribuyendo a la mejora continua dentro de la misma.
2.3

PROCESO

Un proceso es una serie de pasos que buscan tener lgica enfocndose en lograr
algn resultado, manejando mecanismos de comportamiento que disean los
hombres para mejorar la productividad de algo, para establecer un orden o
eliminar algn tipo de problema. Es importante en este sentido hacer nfasis en
que los procesos son ante todo procedimientos diseados para servicio del
hombre, como una forma determinada de accionar.

2.4

PROCEDIMIENTO

Un procedimiento es un conjunto de actividades que

implica el desarrollo formal

de las acciones que se requieren para concretar la intervencin administrativa

necesaria para la realizacin de un determinado objetivo.
2.5

ANLISIS DE PROCESOS

Describe los distintos tipos de pasos que se asocian a un proceso en particular.

Identifica los pasos que le agregan valor y los que no lo hacen. Un anlisis del
proceso permite esto: identificar el desperdicio.

Adems permite examinar el flujo global de cualquier actividad de trabajo. Los

procesos suponen una serie de pasos, y un anlisis del proceso permite captar los
tipos y el orden especfico de stos. As mismo, un anlisis del proceso permite
captar datos cuantitativos, incluyendo:

Cunto tiempo toma el proceso.

Cunto desperdicio contiene.
Cuntas personas involucran.
Cunto cuesta.

Tambin realiza algunos tipos de mejoras. EI propsito final de cualquier anlisis

del proceso es:

2.6

Elevar la calidad del proceso.

Aumentar la eficiencia.

Reducir los costos relativos al proceso.

Hacer el trabajo ms sencillo y menos fatigoso.

Hacer el trabajo ms seguro.

CONTROL DE PROCESOS

Significa el conjunto de conocimientos, mtodos, herramientas, tecnologas,

aparatos y experiencia que se necesitan para medir y regular automticamente las
variables que afectan a cada proceso, hasta lograr su optimizacin en cuanto a
mejoras del control, productividad, calidad, seguridad, u otros criterios. Se refiere a
como se controlan variables inherentes al mismo para:

2.7

Reducir la variabilidad del producto final

Incrementar la eficiencia
Reducir impacto ambiental
Mantener el proceso dentro de los lmites de seguridad que corresponda.
EFICIENCIA

Es la capacidad de hacer las cosas bien, comprende un sistema de pasos e

instrucciones con los que se puede garantizar la calidad de un producto o tarea.
La eficiencia depende de la calidad humana, que realizan una labor, para expedir
un producto o servicio de calidad, con el fin de satisfacer todas las necesidades
del cliente.
Es aquel talento o destreza de disponer de algo o alguien en particular con el
objeto de conseguir un propsito utilizndolos recursos necesarios para obtener
los resultados esperados.
2.8

EFICACIA

La eficacia hace referencia a realizar las cosas de la manera correcta y de esta

manera alcanzar el resultado deseado; Es el logro de los objetivos finales, por lo
cual, se tienen en cuenta todas las variables que pueden cambiar en el futuro, en
la cual se fomenta la innovacin, ya que se exige que la persona sea crtica y
piense por s misma; para de este modo poder lograr su mayor objetivo.

NECESIDADES DEL CLIENTE

MAPA DE PROCESOS ORGANIZACIONALES

4.1

PROCESOS ORGANIZACIONALES

PROCESOS ESTRATGICOS

Son los procesos esenciales, responsables de analizar las necesidades y

condicionantes de la sociedad, del mercado y de los accionistas, para a partir del
anlisis de todo ello y el conocimiento de las posibilidades de los recursos propios,

emitir las guas adecuadas al resto de procesos de la organizacin para as

asegurar la respuesta a las mencionadas necesidades y condicionantes

4.2

PROCESOS MISIONALES

Son los procesos necesarios para gestionar los recursos, responsables de proveer
a la organizacin de todos los recursos necesarios, en cuanto a personas,
maquinaria y materia prima, para a partir de los mismos poder generar el valor
aadido deseado por los clientes.
4.3

PROCESOS DE APOYO

Son los procesos que soportan las estrategias y que logran direccionar esfuerzos
aislados este apoya los procesos misionales.
4.4

PRINCIPIOS CORPORATIVOS

Son aquellos por los cuales se rigen todos los miembros de la empresa u
organizacin

garantizando el buen clima y cultura organizacional, generando

identidad en esta.

5.1

PROCESO DE APOYO

INTRODUCCIN

El rea de talento humano se establece desde una serie de procedimientos que

hacen funcional el rea, dando un enfoque sobre cada uno de los aspectos que
conforman esta, teniendo como finalidad mantener un orden, una gestin funcional
2

y positiva del rea, a continuacin se nombran algunos procedimientos trabajados

en el rea que sustentan el actual manual de calidad.

5.2

Seleccin
Vinculacin
Salud ocupacional
Bienestar
Nomina
Capacitacin
Induccin

GESTIN DE TALENTO HUMANO

5.2.1 Procedimiento de talento humano

5.2.1.1 Preseleccin Seleccin

P.Preseleccin

P.Seleccin

5.2.1.2 Vinculacin

P.Vinculacin

5.2.1.3 Bienestar

P.Bienestar

5.2.1.4 Nmina

P.Nomina

5.2.1.5 Evaluacin de desempeo

P. Evaluacion de
desempeo.

5.2.1.6 Capacitacin

P.Capacitacin

5.2.1.7 Salud ocupacional

P.Salud
ocupacional

5.2.1.8 Integrar a los trabajadores

P. Integrar a los
trabajadores.

GLOSARIO

Manual de calidad: Es un documento donde se especifican la misin y visin de

una empresa con respecto a la calidad as como la poltica de la calidad y los
objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha poltica. Es el documento gua del
Sistema de Gestin de Calidad (SGC), desarrolla todos los epgrafes de la Norma
ISO 9001 aplicndolos a la organizacin e incluye todos los procedimientos y
normas que se aplican en el SGC. El Manual de Calidad contiene la descripcin

detallada de todo el Sistema de Gestin de Calidad de la Organizacin, manual de

consulta bsico para la implantacin, mantenimiento y mejora continua del SGC.
Mercado: Conjunto de transacciones de procesos o acuerdos de intercambio de
bienes o servicios entre individuos o asociaciones de individuos. El mercado no
hace referencia directa al lucro o a las empresas, sino simplemente al acuerdo
mutuo en el marco de las transacciones. Estas pueden tener como partcipes a
individuos, empresas, cooperativas, ONG, entre otros.
Proceso: Es un conjunto de actividades y recursos interrelacionados que
transforman elementos de entrada en elementos de salida aportando valor
aadido para el cliente o usuario. Los recursos pueden incluir: personal, finanzas,
instalaciones, equipos tcnicos, mtodos, etc.
Procedimiento: Es la forma especfica de llevar a trmino un proceso o una
parte del mismo. Los resultados deseados en los procesos dependen de los
recursos, la habilidad y motivacin del personal involucrado en el mismo, mientras
los procedimientos son slo una serie de instrucciones elaboradas para que las
siga una persona o conjunto de personas.
Demanda: Cantidad de bienes o servicios que se solicitan o se desean en un
determinado mercado de una economa a un precio especfico.
Globalizacin: Proceso de interaccin e integracin entre la gente, las empresas
y los gobiernos de diferentes naciones. Es un proceso en funcin del comercio y la
inversin en el mbito internacional, el cual cuenta con el respaldo de las
tecnologas de la informacin. Este proceso produce efectos en el medio
ambiente, la cultura, los sistemas polticos, el desarrollo y la prosperidad
econmica, al igual que el bienestar fsico de los seres humanos que conforman
las sociedades de todo el mundo.
Recursos humanos: Al conjunto de trabajadores o empleados que forman parte
de una empresa o institucin y que se caracterizan por desempear una variada
lista de tareas especficas a cada sector.
2

Salud ocupacional: Actividad multidisciplinaria que promueve y protege la salud

de los trabajadores. Esta disciplina busca controlar los accidentes y las
enfermedades mediante la reduccin de las condiciones de riesgo. La salud
ocupacional no se limita a cuidar las condiciones fsicas del trabajador, sino que
tambin se ocupa de la cuestin psicolgica.
Nmina: Relacin de pago donde una empresa recoge los registros financieros de
sus empleados. En ella se encuentran detalladas las asignaciones, deducciones y
retenciones de carcter legal y contractual que percibe el trabajador en su salario,
y que corresponden a un periodo de tiempo determinado. Es una herramienta
administrativa de la contabilidad que permite realizar el pago de manera legal y
organizada a los trabajadores, as como proporcionar informacin contable de
utilidad para el trabajador, la empresa y el organismo encargado de regular las
relaciones laborales. Puede liquidarse de forma mensual, quincenal O semanal,
segn el periodo de tiempo establecido entre el trabajador y la empresa para el
pago, y puede llevarse registro de ella de manera manual o electrnica, mediante
un software de contabilidad.
Mapa de procesos: Es

un diagrama de valor;

un inventario grfico de los

procesos de una organizacin. El mapa de procesos proporciona una perspectiva

global-local, obligando a posicionar cada proceso respecto a la cadena de valor.
Al mismo tiempo, relaciona el propsito de la organizacin con los procesos que
lo gestionan, utilizndose tambin como herramienta de consenso y aprendizaje.
Misin: Es la razn de ser de la empresa, el motivo por el cual existe. As mismo
es la determinacin de la/las funciones bsicas que la empresa va a desempear
en un entorno determinado para conseguir tal misin. En la misin se define: la
necesidad a satisfacer, los clientes a alcanzar, productos y servicios a ofertar.
Visin: Se refiere a lo que la empresa quiere crear, la imagen futura de la
organizacin. La visin es creada por la persona encargada de dirigir la empresa,

y quien tiene que valorar e incluir en su anlisis muchas de las aspiraciones de los
agentes que componen la organizacin, tanto internos como externos.
Objetivo organizacional: Situacin deseada que la empresa intenta lograr, es
una imagen que la organizacin pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la
imagen deja de ser ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo
deja de ser deseado y se busca otro para ser alcanzado.
Poltica empresarial: Es una de las vas para hacer operativa la estrategia.
Suponen un compromiso de la empresa; al desplegarla a travs de los niveles
jerrquicos de la empresa, se refuerza el compromiso y la participacin del
personal. La poltica empresarial suele afectar a ms de un rea funcional,
contribuyendo a cohesionar verticalmente la organizacin para el cumplimiento de
los objetivos estratgicos.
Valores corporativos: Elementos de la cultura empresarial, propios de cada
compaa, dadas sus caractersticas competitivas, las condiciones de su entorno,
su competencia y las expectativas de los clientes y propietarios. Especficamente
son

conceptos,

costumbres,

actuaciones,

actitudes,

comportamientos

pensamientos que la empresa asume como normas o principios de conducta.

Principios corporativos: Son aquellos valores gestores que la empresa se
caracteriza por aplicar y los da a conocer a los dems a travs de sus productos
como imagen principal dela compaa.
Poltica de calidad: Intencin manifiesta de la Alta Direccin de una empresa de
orientar la organizacin y gestin de la misma segn un sistema de Gestin que
busca la mejora continua enfocada a la satisfaccin de los clientes, de la propia
organizacin y de terceros implicados.
Objetivos de calidad: Son metas, retos que se definen a partir de la planificacin
estratgica de la empresa y de su poltica de calidad. Se deben escoger aquellos
objetivos de calidad que van ms en el avance de las polticas de calidad. Los
objetivos de calidad deben ser establecidos por la alta direccin de la
2

organizacin. Tienen que ser coherentes con la poltica de calidad y perseguir la

mejora continua.
Salubridad: La palabra salubridad permite designar respecto de algo o alguien la
calidad de salubre que ostenta, en tato, cuando hablamos de salubre, nos
estamos refiriendo concretamente a aquello que resulta ser bueno para nuestra
salud, que implica algo saludable.
Seleccin: El proceso de seleccin es una secuencia de pasos a realizar, con la
finalidad de obtener aquella persona que rena aquellos requisitos necesarios
para ocupar un determinado puesto. Dichos pasos deben llevarse al pie de la letra
con el fin de evitar errores al momento de realizarse, puesto que si se omite un
paso se corre el riesgo de no obtener el xito al momento de realizarlo.
Bienestar: Procedimiento que se encarga o responde a la satisfaccin de las
necesidades tanto organizacionales, como individuales dentro del contexto laboral,
enfocada en el bienestar de los empleados, se construye a partir de los objetivos
misionales y comunes que plantean la naturaleza de la organizacin.