ADMINISTRACIN DE RECURSOS

MATERIALES

UNIDAD 1 INTRODUCCIN.
1. CONCEPTO DE LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS MATERIALES.
2. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS MATERIALES.
3. FUNCIN DE LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS MATERIALES.
4. ELEMENTOS QUE INTEGRAN LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS
MATERIALES.

UNIDAD 2 SISTEMA DE COMPRAS.

1. CONCEPTO E IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE COMPRAS.
2. OBJETIVO DEL SISTEMA DE COMPRAS.
3. FUNCIONES DEL SISTEMA DE COMPRAS Y SU RELACIN CON OTROS
DEPARTAMENTOS.
4. TIPOS DE COMPRAS NACIONALES, LOCALES E INTERNACIONALES.
5. PRORRATEO DE FACTURAS.
6. REQUISITOS DE PRECIOS.
7. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS.
UNIDAD 3 SISTEMA DE INVENTARIOS.
1. CONCEPTO E IMPORTANCIA DE INVENTARIOS.
2. CLASIFICACIN DE INVENTARIOS.
3. COSTO DE INVENTARIOS.
4. CANTIDAD ECONMICA DE COMPRAS.

BIBLIOGRAFA.
ADMINISTRACIN DE LA PRODUCCIN.
RICHARD HOPPEMAN.
ADMINISTRACIN DE LA PRODUCCIN.
VELSQUEZ MASTRETA.

UNIDAD 1
INTRODUCCIN

1. Concepto de la administracin de recursos materiales.

El sistema de materiales es un concepto de organizacin que relacionada todas las funciones
involucradas con materiales: Compras, inventarios y manejo. La gerencia de materiales est a
cargo de todas aquellas actividades que facilitan el flujo interrumpido de materiales,
herramientas, piezas y servicios requeridos por el sistema de produccin.

GERENCIA
DE
MATERIALES

Materiales
apropiados

Lugar
apropiado

Cantidades
convenientes

OBJETIVOS

Momento
requerido

2. Objetivos de la administracin de recursos materiales.

El objetivo que persigue la gerencia de materiales es disponer de los materiales apropiados,
en la cantidad conveniente, en el lugar apropiado y en el momento requerido.
3. Funcin de la administracin de recursos materiales.
La funcin del sistema de materiales aparece en la siguiente figura:

Proveedores

Sistema
De
compras

Control

Sistema de
Inventarios
(materias primas)
(producto terminado)

Control

La secuencia del sistema de materiales es la siguiente:

Sistema de
Manejo y
Embarques de
materiales

A produccin
o
A ventas

Control

El sistema de compras recibe como insumo los servicios proporcionadas por los
proveedores, controlando las rdenes de compra en lo que respecta a precios, servicios y calidad,
establecido al mismo tiempo un control adecuado en las entregas de materias primas o materiales
y en los pagos. Su producto, obviamente, es la compra de materiales.
El sistema de inventarios recibe como insumos los materiales o materias primas que se
almacenan para su disponibilidad controlando, al mismo tiempo, las entradas y salidas, tanto de
las materias primas como del producto terminado.
En el sistema de manejo y embarque, las entradas y salidas son los elementos esenciales
para el manejo y transporte de los materiales, y toma en cuenta los espacios para
almacenamiento, los puntos de recopilacin, las reas de embarque y los sitios de trabajo.
El sistema no slo maneja materiales o materias primas, tambin se encarga del producto
terminado. Es decir, las previsiones para el manejo de los materiales abarcan desde el muelle de
descarga hasta el almacn, tratndose de materias primas; y del almacn a las reas de embarque,
cuando se trata de productos terminados. El sistema de manejo puede controlar, tambin, la
distribucin de productos en proceso.
4. Elementos que integran la administracin de recursos materiales.
Un organigrama tpico aparece en la figura de abajo.
La subdivisin que presenta el organigrama permite un control de lo ms detallado de los
materiales
La forma menos radical de organizacin que se propone es, que el jefe de produccin se
responsabilice de la programacin de produccin. La gerencia de materiales se definira como la
agrupacin, bajo un gerente, de las funciones relativas al flujo de materiales, incluyendo la
expedicin de solicitudes, las compras, la aceleracin de los procesos y el control de inventarios
hasta el punto de introduccin en la lnea de produccin. Sin embargo algunas compaas, tienen
un gerente de materiales, que lleva las compras y el control de inventarios bajo su direccin.

DIRECCIN

GERENTE DE
MERCADOTECNIA

GERENTE DE
MATERIALES

GERENTE DE
PRODUCCIN

GERENTE DE
COMPRAS

GERENTE DE
PERSONAL

GERENTE DE
INGENIERIA

GERENTE DE
INVENTARIOS

GERENTE DE
INGENIERIA

GERENTE DE
MANEJO Y EMBARQUE

UNIDAD 2
SISTEMA DE COMPRAS.
1. Concepto e importancia del sistema de compras.
Definicin.- El sistema de compras es el responsable de hacer todas las compras
requeridas en el momento debido, en la cantidad y calidad requeridas y al precio debido. Esta
definicin implica saber qu es lo que se compra y por qu se compra, adems de analizar
cualquier aspecto de una compra, ya que puede afectar alguna operacin provechosa para la
empresa.
Podemos decir que el sistema de compras e el eslabn entre una compaa y sus proveedores.
La importancia del sistema de compras la seala Peter F. Ducker cuando dice: La clave de una
mercadotecnia eficiente y fructfera no es el proveedor sino el comprador.
El comprador industrial tiene que conocer, naturalmente, su propio negocio; tiene que saber en
que forma el producto o suministro que est comprando contribuir a los resultados finales de su
empresa; tiene que comprarlo al costo por unidad de su propio artculo terminado ms bien que
por el marbete del precio. Pero debe tambin conocer, a la perfeccin, la estructura y la situacin
econmica de la industria del proveedor.
El agente de compras de hoy, tiene que ser uno de los gerentes ms preparados de su compaa.
A menos que entienda suficientemente y con bastante detalle sobre diseo, ingeniera,
produccin, mercadotecnia y sobre las dems funciones relacionadas, le ser absolutamente
imposible llevar a cabo su labor.
Hoy en da las compaas se estn percatando de que las prcticas creativas de compras pueden
redundar en algo ms que un simple ahorro de dinero; pueden tambin proporcionar dinero.
2. Objetivo del sistema de compras.
Poco comprendida ha sido la funcin de compras por parte de los ejecutivos no
relacionados con ella, probablemente porque esta funcin no tena en tiempos pasados la
importancia que est adquiriendo hoy, y porque los compradores no estaban considerados como
personal de talento superior en las organizaciones. Por consiguiente, las compras haban estado
relegadas a una posicin subordinada a otros departamentos, especialmente al de produccin. En
aos recientes, esta costumbre ha cedido su lugar al reconocimiento gradual de que una labor de
compras eficaz requiere de individuos con inters y conocimientos especializados y con
capacidad para hacer frente a las condiciones cambiantes que experimentan los negocios
modernos.

En el futuro, a la funcin de compras se le impondrn, probablemente nuevas y pesadas

responsabilidades a fin de mantener la posicin de la compaa en el mercado.
Especficamente, los principales objetivos de compras son:
1. Pagar precios razonables bajos por los mejores productos obtenibles, negociando y
ejecutando todos los compromisos de la compaa.
2. Mantener los inventarios lo ms bajo posible, sin perjudicar la produccin.
3. Encontrar fuentes de suministro satisfactorias y mantener buenas relaciones con las
mismas.
4. Asegurar la buena actuacin del proveedor, en lo que se refiere a la rpida entrega de los
materiales y a una calidad aceptable.
5. Localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan requirindose.
6. Introducir buenos procedimientos, adems de controles adecuados y una buena poltica
de compras.
7. Implantar programas como anlisis de valores y anlisis de costo, y decidir si deben
comprarse o hacerse los materiales para reducir el costo de las compras.
8. Conseguir empleados de alto calibre y permitir que cada uno desarrolle al mximo su
capacidad.
9. Mantener un departamento, lo ms econmico posible sin desmejorar la actuacin.
10. Mantener informada a la alta gerencia de los nuevos materiales que van saliendo, que
puedan afectar la utilidad o el buen funcionamiento de la compaa.
3. Funciones del sistema de compras y su relacin con otros departamentos.
La funcin del sistema de compras es proveer de lo necesario a las operaciones de la
empresa. En esencia, el sistema de compras cumple con su objetivo, recibiendo informacin y
asistencia de otras reas de operacin de la empresa. La figura nos muestra lo anterior.

Inversin

Insumo
o
Materiales

Financiamiento

Staff
De
Ing.

Compras

Cobranza y
Departamento
legal

Mercadotecnia
Bienes y
servicios

Produccin
Maquinaria, equipo
Mano de obra

Las lneas punteadas nos indican la comunicacin que debe existir entre el departamento
de compras y las otras reas de la empresa. Las lneas llenas nos recuerdan el comportamiento de
la productividad como un sistema.
Algunas de las metas de la funcin de compras con las otras reas de la empresa podran
ser las siguientes:
Compras
finanzas.
Mantener bajos los costos de funcionamiento.
Mantener una aportacin eficaz a las utilidades mediante anlisis de vala y reduccin de
costos.
Compras
proveedores.
Crear un clima de buena voluntad para la empresa, mediante unas relaciones comerciales
cordiales.
Mantener una buena seleccin de proveedores que acten de la mejor manera posible.
Obtener el mejor valor en los materiales comprados y al precio ms bajo posible, sin
menoscabo en la calidad.
En este punto, cabe aclarar que ningn comprador adquirir por sistema, un artculo al precio
ms bajo. Un escritor, John Ruskin, dijo en su oportunidad: Es imprudente pagar en exceso...
pero an lo es ms pagar demasiado poco.
Compras
produccin
ingeniera.
El departamento de produccin es el punto inicial de la mayor parte de las requisiciones
de materiales y el punto final de la corriente de flujo de los insumos. La principal menta de
comunicacin entre el departamento de compras y los departamentos de produccin e ingeniera,
piensa muchas veces que compras prefiere comprarlo todo. Este sentimiento se origina de la
frecuencia con que ese departamento sugiere ideas sobre artculos ya fabricados y recomienda
que se compren a proveedores especializados. Sin embargo, hay muchas ms operaciones de
compra cuando se fabrica un artculo que cuando lo suministra un proveedor.
Si para una empresa es ms lgico comprar, comprar; o si le resulta ms econmico
fabricar, fabricar. En el mejor de los casos, los sistemas de compras, produccin e ingeniera
debern tener en cuenta la ecuacin que marca la pauta en el factor comprar o hacer.
Costo De Oportunidad = Valor Estimado + Valor De Servicio.
Compras

departamento legal.

Las comunicaciones del departamento de compras con el departamento legal, requiere

metas cuidadosas con respecto a requisiciones, facturas, rechazos, crditos, cancelaciones, etc.,

as como descripciones de las diversas clases de contratos: cundo deben usarse, cmo deben
prepararse, etc.
Compras
mercadotecnia.
La informacin que proporciona el sistema de mercadotecnia al analizar los pronsticos
de la demanda de los productos que fabrica la empresa, es de primordial importancia en la
compra y venta de factores futuros.
Es decir, la informacin que proporcione el sistema de mercadotecnia al sistema de
compras, indicar hasta que punto es posible comprar por adelantado.
7. Procedimiento de compras.
ALMACN

Peticin
de
compra

COMPRAS

PROVEEDOR

Peticin
de
precios

Promovida por los

inventarios

Peticin
de
Cotizacin

Lleva precio
Peticin
de
Cotizacin

Se elige al
proveedor

Archivar y
Comprobar con
Informes de
recepcin

Nota de que envi la

orden de compra
Depto. De
recepcin

La orden de compra
Va al proveedor

Orden de
compra

Se recibe informe
De comprobacin
Depto. De
recepcin
Nm. De
archivo
Depto. De
peticin
Acuse de
recibo

Orden de
compra
Orden de

Esta copia no
lleva cantidad ni
precio

UNIDAD 3
SISTEMA DE INVENTARIOS.

1. Concepto e importancia de inventarios.

La administracin del sistema de inventarios consiste en establecer, poner en efecto y
mantener las cantidades ms ventajosas de materias primas, materiales y productos, empleando
para tal fin las tcnicas, los procedimientos y los programas ms convenientes a las necesidades
de una empresa.
2. Clasificacin de inventarios.
La clasificacin de inventarios en la industria se hace generalmente de la siguiente forma:
Suministros.
Artculos de costo indirecto que se consumen en las operaciones de la fbrica, tales
como aceites lubricantes, material para limpieza, cajas de empaque, etc.
Materias primas.
La materia prima o materia bruta; es un trmino relativo. Se aplica al material que no
est terminado, tal como es recibido por la fbrica para su incorporacin posterior al producto de
una empresa. Adems, a veces pueden considerarse las materias primas como productos
terminados. Por ejemplo, el mineral de hierro llamado arrabio, es un producto terminado que
usan como materia prima los altos hornos. El lingote de hierro, producto terminado del horno, es
materia prima para las fundiciones y, en cambio, materia prima para los talleres mecnicos. A su
vez, las piezas fundidas pueden ser materia prima para un fabricante de motores.
Productos en proceso.
Son aquellos que estn en perodos de transformacin, antes de convertirse en
productos terminados. Cuando hay que hacer evaluacin de existencias es ms fcil realizarla
con las materia primas o con los productos terminados debido a la dificultad de hallar los costos
de materiales en elaboracin que se hallan en determinado momento en proceso de produccin.
Productos terminados.
Son los productos acabados que se almacenan para su entrega a clientes.
Materiales de produccin.
Son las piezas o componentes que pueden obtenerse en fuentes externas a la empresa,
o pueden ser producidas en la fbrica y almacenadas para uso futuro. Estas son piezas, que va a
ser incorporadas al producto terminado, tales como arandelas y pernos, generadores, motores,
etc.

3. Costo de inventarios.
Los costos resultantes de cualquier decisin especifica de una empresa se determinan
cuando se toma la decisin referente a la cantidad de llevar o mantener inventarios.
El que una empresa adopte un determinado sistema de inventarios, lleva implcito un
costo de capital considerable. Es conveniente que una empresa adopte, junto con el sistema de
inventarios el que ms le convenga, un sistema que calcule lo que podr redituarle el capital
invertido en el inventario si se hubiera destinado a otro tipo de inversin, deduciendo as, el
costo de capital en que se incurre.
Al emplear un determinado sistema de cmputo, la empresa debe considerar dos
factores muy importantes del sistema de inventarios: su valor realizable y el riesgo. El dinero que
se invierte en inventarios, es un valor realizable en el activo de una empresa, de manera que si
fuese necesario podra convertirse en efectivo en un lapso de tiempo breve. En cuanto al riesgo el
inventario est expuesto a la descomposicin, al desuso y al deterioro.
4. Cantidad econmica de compras.
Veamos como ataca la gerencia de produccin el problema de decidir cuntas unidades
de un artculo deben comprarse o producirse para ser almacenados en un tiempo determinado.
Enfocaremos la discusin en trminos de compras y de produccin. La lgica es la
misma en ambos casos si cambiamos comprar por producir y costo de pedido por costo de
preparacin del lote de produccin.
La gerencia de produccin de una empresa sabe que si se adquiere un artculo en
menos cantidad, habr una disminucin en la carga de llevar el inventario, pero un aumento en
los cargos del costo de adquisicin de ese artculo. Por el contrario si la empresa compra
cantidades mayores del insumo, hay un aumento en los cargos de llevar el inventario y una
reduccin en el costo de adquirirlo. Por lo tanto la gerencia debe considerar las probables
reducciones de los costos de pedido contra los probables aumentos de los costos de llevar los
inventarios.
La figura 8-7, nos ilustra esta relacin. En ella podemos apreciar que la cantidad mnima
de compras o de produccin con un costo total mnimo, se obtiene determinando el punto
mnimo de la curva de costo total.

Costo en pesos

CT = Ciq/2 + DO/q

Ciq

DO

/q

Tamao de la orden

/2