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La funcin del control interno es aplicable a todas las reas de operacin de los
negocios, de su efectividad depende que la administracin obtenga la informacin
necesaria para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los
intereses de la empresa.
La Alta direccin necesita que los datos sean exactos y confiables y esta seguridad
solamente puede obtenerla cuando la organizacin posee un slido sistema de
control interno.
Un Sistema de Control Interno consta de todas las medidas que toma una
organizacin con los siguientes objetivos:
PRINCIPIOS BASICOS
Impedir que una sola persona maneje todas las fases por las cuales pasa una
transaccin, desde el principio hasta el final., Cuando las operaciones de los hoteles
se organizan de forma tal que dos o ms empleados intervienen en cada
transaccin, la posibilidad de fraude se reduce y el trabajo de una persona controla
la exactitud del trabajo de la otra.
La eficiencia de todo procedimiento de control Interno contable depende de:
La consistencia de los empleados que realizan la funcin.
RESULTADOS
Cuando los controles internos de la compaa son fuertes, el trabajo de auditora
puede efectuarse con ms rapidez, con menos investigacin de detalle y por tanto a
menor costo.
Para el auditor el estudio del control interno representa tambin una parte
importante de su trabajo.
Si los controles son dbiles normalmente los resultados se traducen en
DESORGANIZACION, despilfarro, fraude, ineficiencia y operaciones
improductivas.
CODICIA
La codicia frecuentemente es el motivo ms comn en la que los defraudadores
inician con pequeos fraudes como falsificacin de cuentas de gastos, la tentacin
de una comisin por un proveedor, prueban la vida de rico y entonces necesitan
cometer mas fraudes para mantener su NUEVO estilo de vida, lo ms triste es que
ni siquiera se dan cuenta del problema en que se han metido.
PROBLEMAS FINANCIEROS
Solitario/Extrao
Pone al personal en confrantamiento unos contra otros (menos a sus ayudantes)
Manipula los horarios y las fechas lmite
Utiliza cuentas contables poco auditables
Responde preguntas diferentes a las que se le hacen
Esquiva la mirada ante preguntas contundentes
No permite que nadie vea la pelicula completa
Antes de finalizar este captulo quiero compartir con Usted lector, una reflexin
sobre experiencias reales en las que la irona es el principal actor, ya que como
profesional en la contadura este es un elemento bsico de principios de tica,
honestidad e integridad y precisamente es una herramienta para el contador que
como principal misin es la de salvaguardar los bienes de la empresa, y que es
Establecimiento de estndares
Medicin de resultados
Correccin
Retroalimentacin
Establecimiento de estndares
Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o
patrn con base en la cual se efecte el control.
Los estndares representan el estado de ejecucin deseado. Los estndares no deben
limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores si no que preferentemente, deben
abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados.
Rendimiento de beneficios
Posicin en el mercado
Productividad
Evaluacin de la actuacin
Tipos de Estndares
Existen tres mtodos para establecer estndares, cuya aplicacin varia de acuerdo con las
necesidades especificas del rea en donde se implementen:
1.- Estndares estadsticos:
Llamados tambin histricos, se elaboran con base en el anlisis de datos de experiencias
pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras.
2. - Estndares fijados por apreciacin:
Son esencialmente juicios de valor, resultados de las experiencias pasadas del administrador,
en reas en donde la ejecucin personal es de gran importancia. (Cualitativos: la moral, la
actitud).
3. - Estndares tcnicamente elaborados:
Son aquellos que se fundamentan en un estilo objetivo y cuantitativo de una situacin de
trabajo especifica. (Cuantitativos: estndares de produccin, de tiempos y movimientos).
Medicin de resultados:
Consiste en medir la ejecucin y los resultadas, mediante la aplicacin de unidades de
medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estndares. El establecer dichas
unidades es uno de los problemas ms difciles, sobre todo en reas de aspectos
eminentemente cualitativos.
Para llevar acabo su funcin, esta etapa se vale primordialmente del sistema de informacin,
por lo tanto, la efectividad del proceso de control depender directamente de la informacin
recibida, misma que debe ser oportuna.
Correccin:
La utilidad concreta y tangible del control esta en la accin correctiva para integrar las
desviaciones en relacin con los estndares. El tomar accin correctiva es funcin de carcter
netamente ejecutivo; no bastante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la
desviacin es un sistema o una causa.
Retroalimentacin:
Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacion, la informacin
obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la
informacin, depender el grado con el que s retroalimente el sistema.
Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relacin con los
objetivos.
Control Preliminar: (es aquel que se efecta antes de realizar las actividades)
Control posterior: (Se aplica despus de haber realizado las actividades planeadas)
Control por reas funcionales
El control se aplica a las 4 reas bsicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones.
Control de produccin:
La funcin de control en esta rea busca El incremento de la eficacia, la reproduccin de
costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto.
Control de calidad:
Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un efecto en El
producto.
Control de inventarios:
Su objetivo primordial es determinar El nivel ms econmico de inventarios en cuanto a
materiales, productos en proceso y productos terminados
Control de produccin:
El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas
tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades producidas, e indicar El modo,
tiempo y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las
necesidades del departamento de ventas.
Control de compras:
Relacionada fuertemente con El control de inventarios, esta funcin verdica El cumplimiento
de actividades tales como:
Evaluacin de la actuacin
Evaluacin de la motivacin.
Sistemas de control
Contabilidad
Auditoria
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Computarizados
Mecanizados
Grficas y diagramas
Sistemas de informacin.
Los sistemas de control comprenden todos aquellos medios a travs de los cuales El
administrador se allega de los datos e informe relativo al funcionamiento de todas y cada una
de las actividades de la organizacin.
Reportes e informes
Se clasifican en:
La economa cubana ha sido objeto en los ltimos aos de profundos cambios, los cuales han
exigido un perfeccionamiento en todos los mecanismos de gestin y planificacin as como la
aplicacin de tcnicas que permitan tomar decisiones acertadas en el momento oportuno, con
el fin de dar el uso ptimo a los recursos con que se cuentan y obtener el mximo de eficiencia
econmica y financiera.
En este trabajo hemos realizado la aplicacin de un procedimiento metodolgico que propicie
el diseo del sistema de costo como una de las tcnicas que posibilita obtener las
informaciones contables que faciliten el registro y control de los materiales, recursos laborales
y financieros empleados en el proceso productivo de las actividades seleccionadas en este
caso: el centro productivo Cantera Luis Raposo y Arenera Malab, pertenecientes a la
Empresa Materiales de la Construccin; aparte del procedimiento metodolgico se proponen
una serie de modelos y anlisis que facilitan la comprensin de los aspectos tericos
propuestos.
Las conclusiones y recomendaciones como resultado de la investigacin son de amplia
aplicabilidad en aqullas actividades que posean caractersticas afines a la empresa objeto de
estudio.
Introduccin
Para poder competir en el ambiente de los negocios de hoy, las empresas requieren contar
con informacin sobre los costos y la rentabilidad total del negocio que les permita tomar
decisiones estratgicas y operativas en forma acertada; este tipo de informacin sirve de base
a la alta direccin y a la gerencia de una empresa para buscar maximizar el rendimiento del
negocio.
Existen empresas que han obtenido beneficios importantes derivados de una adecuada
implantacin de un sistema de costo; tambin existen otras que debido a una mala
administracin del proyecto no han logrado reducir sus costos, incrementar sus utilidades,
mejorar su desempeo o realizar cambio alguno, en ellas la planificacin del costo ha
desempeado un papel pasivo al no movilizar las reservas productivas existentes.
En la Empresa Materiales de la Construccin no se aplica de forma consistente las tcnicas
necesarias para el correcto uso del costo como instrumento en la toma de decisiones por lo
que seleccionamos dentro de su estructura organizativa a los centros productivos Cantera
Luis Raposo y Arenera Malab para aplicar los procedimientos que le permitan disear un
sistema de costo que responda a sus caractersticas tecnolgicas.
Desarrollo
La contabilidad es denominada por los diversos autores como: el arte, ciencia, tcnica,
interpretacin y mtodos utilizados para registrar sistemticamente las transacciones que
afectan la actividad econmica de una empresa u organizacin.
En el caso que nos ocupa: La Contabilidad de Costos, es uno de los conceptos ms
importantes en la economa, es la rama de la contabilidad general que sintetiza y registra los
costos de los centros fabriles, de servicios y comerciales de una empresa, con el fin de que
puedan medirse, controlarse e interpretarse los resultados de cada uno de ellos, a travs de la
obtencin de costos unitarios y totales en progresivos grados de anlisis y correlacin.
Si analizamos los objetivos y las caractersticas de ste concepto observaramos que el mismo
nos da la posibilidad de: evaluar la eficiencia en cuanto al uso de los recursos materiales,
financieros y de fuerza de trabajo que se emplean en la actividad, para determinar los precios
de los productos o servicios; analizar los gastos y su comportamiento segn la clasificacin
realizada de los mismos, el perodo de anlisis y costeo de los productos, facilita la valoracin
de posibles decisiones y sobre todo la reduccin o minimizacin de los costos.
Esta compleja actividad amerita de la aplicacin de un conjunto de tcnicas y procedimientos
que permitan cuantificar el sacrificio econmico incurrido para generar ingresos o fabricar
inventarios y que regulan a su vez el registro, control, anlisis de los recursos materiales,
laborales y financieros en el proceso de produccin; a esto lo denominamos Sistema de
Costo.
Como exponamos en nuestra introduccin, la Empresa Materiales para la Construccin centra
sus actividades en la produccin de materiales dirigidos a desarrollar el plan arquitectnico de
la ciudad, as como la construccin de viviendas para la poblacin y los propios trabajadores,
construcciones a otros organismos y para el sector turstico; adems como va para buscar
otras fuentes de financiamiento la empresa presta servicios de transportacin y construccin a
terceras entidades, tambin realiza exportaciones de ridos y Concresac a travs de la
comercializadora MATCO.
Para realizar su actividad cuenta con varios centros productivos entre los que se encuentran:
Cantera Luis Raposo y Arenera Malab, los que fueron escogidos para aplicar el
Procedimiento Metodolgico para disear el sistema de costo que les permita de forma
verdica realizar el costeo de sus productos y servicios prestados.
El Procedimiento Metodolgico propuesto a estas actividades consta de los pasos siguientes:
- Decidir el sistema de costo que se debe establecer.
La importancia de ste paso radica en conocer las principales actividades y exigencias del
proceso tecnolgico adems de la periodicidad del clculo del costo.
Al realizar el estudio del proceso en los centros escogidos encontramos que:
-Cantera Luis Raposo: se dedica a la extraccin y trituracin del yacimiento La Inagua para
obtener como productos: Piedra Triturada y Arena Artificial en diferentes fracciones:
63-38 mm (Macadn)
39-19 mm (Grava)
19-10 mm (Gravilla)
10-5 mm (Granito)
5,0-15 mm (Arena Lavada)
-Arenera Malab: se dedica a la extraccin del yacimiento Malab para obtener como
productos: Piedra Triturada y Arena Artificial con las siguientes fracciones:
19-10 mm (Gravilla)
10-5 mm (Granito)
5,0-15 mm (Arena Lavada)
Estos productos son empleados en la construccin de obras industriales, viviendas, carreteras,
etc. De forma general las etapas del proceso tecnolgico en ambos centros son las siguientes:
- Carga y transportacin de la materia prima.
- Control de calidad de la materia prima en el yacimiento.
- Trituracin, clasificacin, lavado y remolido.
- Se obtiene la materia prima a travs de las fases siguientes: Destroce, Destape, Perforado,
Voladura, Extraccin y Carga y Transportacin.
Por todo lo anterior se desprende que el sistema de costo propuesto es por proceso, pero
como de una misma materia prima y proceso de fabricacin se obtienen varios productos que
no son identificables hasta cierto punto de la etapa productiva, su caracterstica es de
produccin conjunta.
- Establecer las principales cuentas controles del costo
Para garantizar el adecuado registro de las operaciones contables se deben utilizar las
cuentas fundamentales para el anlisis detallado de sus actividades en materia de costo; ellas
seran:
- Arena Cernida
decisiones.
Decisiones de procesamiento adicional: Esta decisin depende de si el Ingreso incremental es
mayor que el Costo incremental; por tanto debe considerar si vender sus productos despus
del punto de separacin o procesar ms all de los costos conjuntos es decir:
-Si el ingreso ganado por el proceso adicional es mayor que el costo adicional, el producto
debe procesarse despus de los costos conjuntos.
- Si el costo adicional del proceso agregado es mayor que el ingreso adicional ganado, se
debe vender en el punto de separacin.
Luego de un anlisis realizado en los centros seleccionados se le propone a la empresa
mantener el proceso adicional de lavar y escurrir la arena por ser los ingresos mayores que los
costos.
Estos aspectos al cierre de cada mes facilitaran el anlisis de los costos, aplicando tambin
otros procedimientos como: comparar el costo real de la produccin con el predeterminado,
determinar las posibles desviaciones y las causas que las originaron incluyendo la bsqueda
de factores negativos que influyen en la eficiencia econmica de los centros productivos, la
objetividad de este anlisis depende de saber si los gastos se corresponden con el perodo
contable, si son histricos, predeterminados o estndar; si estn o no asociados al producto, si
implicaron o no salida de efectivo, etc.
Con la utilizacin de los documentos y modelos que registran y controlan el costo, explicados
anteriormente, se estar en condiciones de realizar un anlisis profundo y detallado del
comportamiento de los costos en cada uno de los elementos, destacando los datos relevantes
para la toma de decisiones.
La clasificacin de los costos en: directos e indirectos, permitir conocer la medida en que
estos se pueden asignar al producto final. As como el anlisis de los costos en fijos y en
variables, permitir la correcta utilizacin de la capacidad productiva de los centros, as como
la influencia de estos en los resultados del perodo.
Si en los centros Cantera Luis Raposo y Arenera Malab se aplica correctamente todo lo