Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
INTRODUCCIN
Una imagen vale ms que mil palabras. Si podemos modificar este viejo
proverbio y ampliarlo un poco para que cubra sus procesos de la empresa,
podramos decir: Un diagrama de flujo vale ms que mil procedimientos. Un
diagrama de flujo, conocido tambin como diagramacin lgica o de flujo, es una
herramienta de gran valor para entender el funcionamiento interno y las relaciones
entre los procesos de la empresa. Este captulo tiene como objetivo ayudarle al
miembro del equipo de mejoramiento del proceso (EMP) a realizar la doble tarea de:
1.
2.
2.
3.
1. Presione la
tecla grabar
2. Graba
Significado
Operacin: Rectngulo. Utilice este
smbolo cada vez que ocurra un cambio en un
tem. El cambio puede ser el resultado del
gasto en mano de obra, la actividad de una
mquina o una combinacin de ambos
elementos. Se usa para denotar cualquier
clase de actividad, desde perforar un hueco
hasta el procesamiento de datos en el
computador. Es el smbolo correcto que debe
emplearse cuando ningn otro es apropiado.
Normalmente, usted debe incluir en el
rectngulo una breve descripcin de la
actividad.
Movimiento /transporte: Flecha ancha,
Utilice una flecha ancha para indicar el
movimiento del output entre locaciones (por
ejemplo, envo de partes al inventario, envo de
una carta por correo).
Cliente
Funcionario de cuenta
Cajero
Inicio
2.
1.
8.
No
3..
9.
4..
S
No
Fin
5.
S
7.
10.
6.
Cliente
Cajero
Funcionario de cuenta
Inicio
1.
2.
8.
No
3..
9.
4..
Inicio
S
No
Fin
5.
S
7.
6.
10.
2.
3.
Al igual que los homnimos, los sinnimos de la base de datos pueden ser
necesarios. Las personas prefieren utilizar trminos familiares al construir sus
diagramas de flujo, y los empleados que trabajan en diferentes partes de la
organizacin pueden tener palabras diferentes para un mismo tem. Reconociendo
el valor de los trminos comunes, los profesionales del procesamiento de
informacin emplean sinnimos de la base de datos que se convierten en alias
aceptables.
Pero los sinnimos deben identificarse. De lo contrario, el equipo que
elabore un diagrama de flujo general con las actividades de los departamentos de
contabilidad y ventas podra incurrir en duplicaciones innecesarias. Aqu es donde
un diccionario de datos resulta de gran utilidad. Cuando al departamento de
contabilidad se le pide que defina el archivo de cobros, y al de ventas se le solicita
que defina las ventas por cobrar, el equipo que elabora el diagrama de flujo
describir que los dos archivos son iguales.
Adems, el diccionario de datos puede incluir informacin detallada, ms all
de la definicin, sobre la actividad representada en el diagrama de flujo. En la
bsqueda de formas para mejorar las actividades de la empresa, el equipo podra
estar interesado en el nmero de registros que contiene un determinado archivo o
en el nmero de tems que cada semana se procesa mediante cierta actividad. El
equipo tambin puede estar interesado en saber en cules diagramas de flujo un
ttulo especfico parece evaluar con precisin las implicaciones de un cambio.
Todos estos detalles pueden almacenarse en diccionario de datos.
Los diccionarios de datos pueden mantenerse manualmente o en un sistema
computacional. Cuando se dispone de este sistema, es ms fcil revisar, organizar
y encontrar la informacin. Si elabora sus diagramas de flujo en el computador, la
automatizacin del diccionario de datos le ofrecer ventajas an mayores, por
cuanto usted puede elaborar un sistema automatizado de referencias cruzadas
entre los diagramas y el diccionario.
RESUMEN
El diagrama de flujo es una herramienta clave para comprender los procesos
de la empresa. Trazar el proceso sobre un papel en un formato comprensible, con
frecuencia prepara e el terreno para un importante mejoramiento del proceso. Este
tambin constituye un instrumento efectivo para analizar el impacto de los cambios
propuestos. Muchos diagramas de flujo sobre procesos de la empresa son
demasiado complejos, con frecuencia cubren toda una pared; pero, bien vale la
pena la comprensin que el EMP obtenga como resultado de este tipo de anlisis.
En el casos de nuevos procesos, los diagramas de flujo deben preceder a la
preparacin de los procedimientos.
Para mejorar la calidad de sus productos y servicios, muchos empresarios
han utilizado tcnicas de diagramacin de flujo con resultados envidiables. Otros,
no obstante, han tenido menor xito. Usualmente, esto sucede por cuanto
consideran sus diagramas de flujo como un fin, no como un medio para encontrar
aquello que buscan. Este es un error que se comete fcilmente. Comparado con
algunas tcnicas para mejorar la calidad y la productividad, el diagrama de flujo es
de fcil comprensin y aplicacin. Adems en su entusiasmo por lograr un
mejoramiento, algunas personas se sienten tentadas a vertir en un diagrama de
flujo detallado todo lo que puedan encontrar. Afortunadamente, sin embargo, este
esmero rara vez es necesario.
Los diagramas de flujo cumplen un propsito importante: documentar un
proceso con el fin de identificar reas que necesitan mejoramiento. La magia no
proviene de documentar el proceso sino de analizarlo, y es aqu donde usted debe
centrar la mayor parte de sus esfuerzos. Recuerde que el propsito de los
diagramas de flujo y el anlisis siguiente estriba en obtener el conocimiento
suficiente para definir y realizar los mejoramientos del proceso. Este no debe ser un
fin en s mismo.
Los diagramas de flujo son herramientas. En las actividades de MPE que
siguen al diagrama de flujo puede apreciarse su pleno valor. Sin embargo, el mismo
proceso de diagramacin de flujo prepara a las personas para los cambios
productivos que vienen ms adelante:
1.
Los que participan en la elaboracin de los diagramas de flujo
reconocen su propia capacidad e influencia. Ahora, ellos reconocen que sus
contribuciones sirven para conferir poder a sus compaeros de trabajo, Se sienten
orgullosos de que su rol est documentado en un diagrama que consultarn otras
personas.
2.
Las personas saben que el valor de su desempeo afecta aquella
forma en la cual otras personas utilizan el output. Esto estimula la curiosidad sobre
las expectativas de los clientes, y fortalece los vnculos entre colaboradores y
clientes.
3.
En la elaboracin de los diagramas de flujo, las personas adquieren
comprensin mutua de sus labores, lo que genera un incremento de la colaboracin
en el ambiente de trabajo. La elaboracin de diagramas de flujo establece equipos
de trabajo.
4.
A medida que crece el diagrama de flujo, los participantes se sienten
inspirados por las fuentes de apoyo y respaldo que tienen a su disposicin. El
mensaje del diagrama de flujo es el de que existe poder y camaradera en la
organizacin.
5.
Al mismo tiempo, renace la responsabilidad individual. El diagrama de
flujo fomenta los esfuerzos de mejoramiento, la adhesin a los estndares de
calidad y el compromiso de reducir las variaciones del proceso.
6.
Se facilita la fijacin de objetivos, aun en aquellas partes de la
organizacin que han mostrado resistencia a la medicin del desempeo o all en
donde han analizado aquello que consideran como objetivos legtimos y reales.
A travs de todo esto, los diagramas de flujo hacen que la atencin se centre
en las oportunidades de cambio. A medida que se realizan loa MPE, su equipo
reconocer los sitios en donde los diagramas han dejado de ser exactos y cundo
se hace necesario efectuar revisiones. Asimismo, podr crear nuevas versiones de
los diagramas de flujo en la medida que usted y sus compaeros de trabajo
adquieren mayor habilidad para su elaboracin. Esto obedece en parte al aumento
de los talentos tcnicos y artsticos. Pero, un aspecto mucho ms importante es el
desarrollo de talentos conceptuales. Las personas vinculadas a su organizacin
comenzarn a ver las actividades de la empresa en forma ms sistemtica y
creativa. En tanto que usted elabora diagramas de flujo y verifica su precisin, se
har ms sensible a los procedimientos en los cuales puede mejorar su empresa.