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PINV-V1.0 (Inventarios Corporativo)
PINV-V1.0 (Inventarios Corporativo)
CONTENIDO
DISTRIBUCIN DE COPIAS:
VERSION 1.0
MARZO 2015
PGINA
OBJETIVO
ALCANCE
POLITICAS
ANEXO
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
AUTORIZADO POR:
Contraloria
Director General
rea de Ventas
rea de Crdito y Cobranza
rea Jurdica
rea Administrativa
rea de Operaciones
Administracion Corporativo
OBJETIVO
POLITICA: INVENTARIOS
Proporcionar a los empleados de Grupo Gowan, las normas y procedimientos que rigen el control
de inventarios, as como definir las responsabilidades en la administracin y manejo de los mismos.
ALCANCE
Esta poltica aplica para todos los empleados del Grupo Gowan, que por cuestiones de su trabajo
tengan acceso al rea de inventarios.
POLITICAS
Todo producto para su entrada y salida a los centros de distribucin de la empresa, deber estar
soportado documentalmente donde defina su procedencia y la forma de ingreso y egreso
(consignacin, compras nacionales e internacionales, muestra, ajuste, traspaso almacenaje), en
los formatos establecidos y con las autorizaciones correspondientes. (Formato en Anexo 1)
Todos los movimientos de almacn debern tener el soporte siguiente:
Entradas por compra y/o traspaso:
Orden de compra.
Factura.
Pedimento de importacin. (Cuando aplique).
Carta Porte. (Cuando aplique).
Ticket de bscula. (Cuando aplique).
Confirmacin de recibido en cedis por el encargado de almacn.
Pliza de entrada en sistema.
Solicitud de cliente.
Orden de salida en sistema.
Formato de salida. (BOL) (Anexo 1).
Ticket de bscula. (Cuando aplique).
Factura.
Pedimento de exportacin. (Cuando aplique).
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POLITICA: INVENTARIOS
Ajustes de inventarios:
Cuando se presenten diferencias por Inventarios los encargados de inventarios de cada empresa
debern de realizar un Acta, la cual deber de estar firmada por el encargado de inventarios,
Gerente General, Contador General de cada empresa, VoBo de Contralora y Autorizacin de la
Direccin de Finanzas, misma que deber contener justificacin clara.
Para salvaguardar y mantener en buenas condiciones los productos del almacn, se deber contar
con una construccin cerrada, ventilada y con buena iluminacin para minimizar los efectos de la
activacin anticipada de la bacteria, polvos y humedad, as como el espacio suficiente para el
debido acomodo de los productos, clasificndolos por tipo de producto y presentacin.
Los productos de alto consumo debern contar con fcil acceso y rpida localizacin dentro del
almacn.
As mismo los productos de alto valor en costo debern estar resguardados en zona segura de
acceso controlado por el responsable.
Se deber mantener el rea ordenada, despejada y limpia, evitando derrames y manteniendo libres
las reas de evacuacin, las destinadas a los extintores y dems sealamientos de seguridad.
El encargado de almacn ser el responsable de vigilar que las entregas por ventas a clientes y
rdenes de traspasos, se surtan en la forma en que se indica en las salidas.
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POLITICA: INVENTARIOS
Las salidas de productos debern estar soportadas documentalmente definiendo su destino
(consignacin, venta, traspaso muestras), en los formatos establecidos y autorizaciones
correspondientes.
nicamente el Gerente General de la empresa autorizar las entregas de muestras de producto a
Clientes, firmando las salidas de producto correspondientes o anexando correo de autorizacin.
Por otra parte los ajustes de inventario que afecten resultados de las empresas sern autorizados
de la siguiente manera:
Contador de cada empresa y/o Corporativo Yuma podrn autorizar ajustes cuyo valor no
exceda los $1,000 dlls.
Director de Finanzas y Director General de forma mancomunada podrn autorizar ajustes
cuyo valor no exceda los $50,000 dlls.
En todos los casos se deber tener el Vo.Bo. por Contralora.
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POLITICA: INVENTARIOS
Nota: En el caso de que se presente un cambio de responsable de almacn, cedis, o zona, se
deber notificar al rea de Inventarios para que realice un levantamiento de inventario y se
elaborara acta de entrega-recepcin a los responsables.
Se debern aclarar lo ms pronto posible las diferencias que en ellos resulten y resguardando el
documento soporte con las firmas de los involucrados. Todas aquellas diferencias que no sean
aclaradas en un periodo mximo de 3 das debern ser cubiertas por el encargado del almacn ya
sea interno o externo.
Es responsabilidad del Encargado de Inventarios el conciliar mensualmente la informacin del
sistema entre mdulos de inventario vs contabilidad.
En caso de existir producto daado, derramado o caducado se deber de separar en tarima, flejarla
y anexar lista de contenido, as mismo el encargado del almacn deber dar aviso al departamento
de embarques y los responsables de inventarios de cada empresa segn corresponda para que se
pueda gestionar el destino cumpliendo las normas de calidad y seguridad ambiental.
En el caso de que el producto daado y derramado sea consecuencia de un mal manejo del
transportista o encargado del almacn se realizara investigacin y deber ser cubierto por quien
resulte responsable.
ANEXO 1
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POLITICA: INVENTARIOS
ESTE FORMATO APLICA PARA GOWAN SEMILLAS, GOWAN MEXICANA Y JCO FERTILIZER
IRAPUATO.
ESTE FORMATO APLICA PARA JCO FERTILIZER (ALMACENES QUE NO TIENEN SISTEMA)
(NIVSA, LOGINTEL, MENONITAS, OBREGON)
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POLITICA: INVENTARIOS
ESTE FORMATO APLICA PARA JCO FERTILIZER Y DUNE COMPANY (ALMACENES QUE
TIENEN SISTEMA)
(JCO MEXICALI, DUNE COMPANY, CORTEZ TRANSFERT)
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