COLEGIO TECNICO MENORAH I.E.D.

NIT: 860.803.010-1

Secretara MPJ-778
INADECUADA DISTRIBUCIN DEL ESPACIO
Fecha:

Bogot D.C., 28 mayo de 2012

ELABORADO POR:

Paula Andrea Zamora Crdenas

OBJETIVO:
Hallar posibles soluciones a la problemtica de la falta de espacio en la
dependencia de la secretara del colegio Tcnico Menorah.

1. PROBLEMTICA
La situacin problema que se observa en la dependencia de secretara del colegio
Tcnico Menorah es la inadecuada distribucin del espacio, a pesar de la
existencia de varios escritorios y sillas, no todos cumplen con las normas y las
medidas para que el trabajador se pueda sentir a gusto en su sitio de trabajo y
cmodo para realizar todas y cada una de sus labores diarias. En algunos de los
escritorios en donde las estudiantes realizan su practica comercial y algunas su
practica empresarial son demasiado estrechos, de tal manera que quien este
realizando su practica no puede adquirir una buena posicin a la hora de realizar
su trabajo.

2. DISTRIBUCIN DEL ESPACIO

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La distribucin del espacio hace referencia a la disposicin de los puestos
de trabajo en su aspecto fsico, de sus componentes materiales y de la
ubicacin de las instalaciones para la atencin y servicios tanto para el
personal como para los clientes.
El objetivo de la distribucin del espacio es contribuir en el incremento de la
eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una
organizacin, tambin busca proporcionar tanto a directivos como a
empleados el espacio suficiente para poder desarrollar todas sus labores de
manera eficaz y eficiente y de la misma manera brindar a los clientes un
servicio en las mejores condiciones.

La estimacin de la superficie es obtenida mediante una operacin, una

multiplicacin entre el nmero de puestos de un mismo nivel por la cantidad de
espacio que se le destina.
Debe realizarse un inventario del personal actual y necesidades de espacio, el
cual puede hacerse anotando para cada unidad los datos relativos a los puestos,
como: listas de puestos, numero total de personal actual en servicio y el aprobado
para sumarse a el, categora de los puestos y numero de puestos por categoras,
numero de puestos a los cuales les sern asignados despachos privados y
numero total de puestos contemplado.
La fundamentacin de la asignacin de espacio debe hacerse en funcin del tipo
de escritorio y equipo auxiliar necesario para la realizacin del trabajo,
una descripcin de cada articulo del mobiliario y equipo aparte del incluido por
cada individuo, requerimientos departamentales para servicios especiales
como almacenes y salones de conferencias, resumen por departamentos del
personal actual y categoras, superficie neta requerida para despachos
individuales segn las categoras, para despachos colectivos y para equipo
especial y servicio, y superficie neta total requerida para el personal actual y el
equipo.

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4. METODOS PARA EL PLAN DE DISTRIBUCIN

Presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo

esquema o plano de distribucin de espacio, para ello es necesario, reunir los
instrumentos para la distribucin del espacio como planos, modelos, maquetas,
diskettes, y configurar los modelos por rea tomando en cuenta los principios y
guas fundamentales para una distribucin eficiente. Revisar el arreglo tentativo y
ajustes menores y todo el diseo en conjunto Para asegurarse de que ofrece la
posibilidad de satisfacer los requerimientos especficos del tipo de trabajo de la
organizacin, preparar la distribucin final indicando con marcas apropiadas los
flujos principales de trabajo, el nombre de las personas que habrn de ubicarse en
cada unidad fsica, numero de identificacin para el mobiliario y equipo, canceles,
mostradores, gabinetes, alambrado telefnico y elctrico, sistemas de
intercomunicacin para obtener una integracin completa del espacio. La
distribucin final debe estar revisada y aprobada por los responsables de su
preparacin, tomando en cuenta la opinin de todos los niveles jerrquicos de la
organizacin y las sugerencias de clientes y proveedores.

Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin

divisiones interiores, con una buena iluminacin, ventilacin,
comunicacin y adaptabilidad al cambio.
Evitar superficies en que trabaje un nmero excesivo de personas.
Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo cuando sea
necesario.
Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando una lnea recta.
Colocar las unidades orgnicas que tengan funciones similares y
estn relacionadas entre si adyacentemente.
Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes con
las necesidades propias del trabajo.
Ubicar los escritorios de manera que permitan que la luz natural pase
sobre el hombro izquierdo de cada persona.

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Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el rea de

trabajo deben tener una altura uniforme.

5. INADECUADA DISTRIBUCIN DEL ESPACIO

Teniendo en cuenta la informacin anterior, la inadecuada distribucin del espacio

se da a partir del incumplimiento de los diversos parmetros y normas expuestos.
Se considera que la causa principal a la cual se le atribuye la inadecuada
distribucin del espacio es el hecho de que tanto empleados como empleadores
no tienen conocimiento de las normas y parmetros que rigen dicha distribucin, y
quienes conocen acerca del tema no muestran alguna clase de inters en mejorar
este aspecto en su rea de trabajo ni en la de los dems.
Otra de sus causas es que a medida que ha transcurrido el tiempo ha llegado ms
personal a integrar esta dependencia, sin tener en cuenta que se debe modificar
tambin el nmero de sillas y escritorios de este lugar.

Informe corto MPJ-778 4

Para conocer la opinin de las personas que laboran o han laborado en la
dependencia de secretara del colegio Tcnico Menorah respecto a la
problemtica de la inadecuada distribucin del espacio en dicho sitio, se realiz
una encuesta conformada por 5 preguntas. La encuesta se le realiz a 10
personas entre las cuales se encuentran las secretarias, auxiliares y un pequeo
nmero de estudiantes que realizaron su prctica comercial en dicha dependencia.
1 PREGUNTA

2 PREGUNTA

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Cree usted que el espacio de la dependencia de secretara est distribuido adecuadamente?

Considera usted que hay espacio

suficiente en los escritorios para
realizar las labores?
10

NO
SI

8
6

SI

NO

2
0

3 PREGUNTA

4 PREGUNTA
En el momento de realizar sus labores
en esta dependencia, ha notado
temperaturas no apropiadas para el
ambiente de trabajo?
10

Cree usted que el nmero de sillas y de escritorios es apropiado para las personas que laboran en dicha dependencia?

8
SI

NO

80%

20%

2
0
SI

5 PREGUNTA

NO

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Siente usted que hace falta un lugar especfico para atencin al pblico?
6
5
4
3
2
1
0
SI

PREGUNTA 5

NO

Teniendo en cuenta la encuesta mostrada anteriormente, observamos que el

personal que trabaja o ha trabajado en la dependencia de secretaria del colegio
Tcnico Menorah, ha sentido y esta de acuerdo con los aspectos relacionados a la
inadecuada distribucin del espacio por tanto a continuacin se plantear algunas
posibles soluciones.
-

Ampliar la dependencia de secretara, ya sea buscando un lugar

ms apropiado o remodelando el lugar actual.

Utilizar un escritorio apropiado para las estudiantes que realicen su

prctica comercial, acorde a las necesidades y al espacio requerido
para el computador y la impresora.

Hacer uso de escritorios modulares, de manera que se gane espacio

quitando los escritorios actuales ya que estos estn en la mitad de la
secretara ocupando bastante espacio por ser individuales.

6. CONCLUSIONES

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Las temperaturas inadecuadas que se sienten al trabajar en la dependencia
de secretara se deben al espacio reducido.
Una consecuencia a largo plazo es la falta de productividad y de eficacia en
las personas que all laboren, debido al calor, al poco espacio para moverse
y para realizar todos los trabajos.
Se debe hacer uso de los escritorios modulares en forma de L para ganar
espacio para la movilidad en la dependencia.
Se debe tener en cuenta el lugar adecuado para la atencin al pblico.
Se debe tener presente que el nmero de personas que laboran en la
dependencia debe ser el mismo de sillas y escritorios.

PAULA ANDREA ZAMORA CRDENAS

Practicante
Transcriptor: Paula Zamora