UNIVERSIDAD DEL VALLE DE MEXICO

MATERIA. TEORA ADMINISTRATIVA.

PROF. MARIBEL GARCA ACOSTA.
RESUMEN TEMA: CONTROL.
LILIANA OLVERA PREZ.

Control

Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir

el desempeo de los subordinados para asegurar que los
objetivos de la empresa sean alcanzados.
Objetivos
Tarea principal del control es verificar que todo se haga
conforme fue planeado y organizado, de acuerdo con las
rdenes dadas, para identificar los errores o desvos con el fin
de corregirlos y evitar su repeticin.
En el proceso administrativo, podemos utilizar la herramienta
de control con los siguientes objetivos:
Estandarizar el desempeo mediante inspecciones,
supervisiones, procedimientos escritos o programas de
produccin.
Proteger los bienes organizacionales contra desperdicios,
robos o mala utilizacin, mediante la exigencia de
registros escritos, procedimientos de auditoria y divisin
de responsabilidades.
Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos
por la empresa, mediante entrenamiento de personal,
inspecciones, control estadstico de calidad y sistemas de
incentivos.
Limitar la cantidad de autoridad ejercida por las diversas
posiciones o por los niveles organizacionales, mediante
descripciones de cargos, directrices y polticas, normas y
reglamentos y sistemas de auditoria.
Medir y dirigir el desempeo de los empleados mediante
sistemas de evaluacin de desempeo del personal,
supervisin directa, vigilancia y registros, incluida la
informacin sobre produccin por empleado o sobre
prdidas por desperdicio por empleado.
Alcanzar los objetivos de la empresa mediante la
articulacin de stos en la planeacin, puesto que

ayudan a definir el propsito apropiado y la direccin del

comportamiento de los individuos para conseguir los
resultados deseados.
Esto demuestra que el control asume varias formas y
contenidos que representan caractersticas diferentes en cada
organizacin o en cada rea de la organizacin o incluso en
cada nivel jerrquico.
Finalidad
La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo
que se plane, organiz y distribuy se ajusten lo mximo
posible a los objetivos preestablecidos, tarea de la que deben
estar muy pendientes los ejecutivos que se encargaron de la
planeacin y organizacin. La esencia del control radica en la
verificacin de si la actividad controlada est alcanzando o no
los objetivos o resultados deseados.
El control es un proceso que gua la actividad ejecutada para
alcanzar un fin determinado de antemano.
Como proceso, el control presenta fases que deben tomarse
en cuenta en todo momento. Los puntos estrictamente
necesarios en cualquier sistema de control son:
Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una lnea de
accin, un estndar, una norma, una regla decisoria, un
criterio, una unidad de medida.
Un medio para medir la actividad desarrollada.
Un procedimiento para comparar tal actividad con el
criterio fijado.
Algn mecanismo que corrija la actividad en curso, para
alcanzar los resultados deseados.
La aplicacin de estos conceptos generales y abstractos a
situaciones concretas y prcticas depender de cada gerente.
Los elementos mencionados siempre deben estar incluidos en

cualquier sistema de control, sea en el control de calidad,

presupuestario, de produccin, de inventario, de personal, etc.
Fases
El control es un proceso cclico, compuesto de cuatro fases:
1. Establecimiento de estndares y criterios.
2. Observacin del desempeo.
3. Comparacin
del
desempeo
con
el
estndar
establecido.
4. Accin para corregir el desvo entre el desempeo real y
el desempeo esperado.
I. Establecimiento de estndares y criterios
Los estndares representan el desempeo deseado; los
criterios representan las normas que guan las decisiones.
Proporcionan medios para establecer lo que debe hacerse y
qu desempeo o resultado debe aceptarse como normal o
deseable. Constituyen los objetivos que el control deber
garantizar o mantener. La funcin ms importante del control
es determinar cules deberan ser los resultados o, por lo
menos, qu esperar de determinada accin. Los estndares o
normas proporcionan un mtodo para establecer qu debe
hacerse. Los estndares pueden expresarse en tiempo, dinero,
calidad, unidades fsicas, costos o ndices. La administracin
cientfica se preocup por desarrollar tcnicas que
proporcionan buenos estndares, como el tiempo estndar en
el estudio de tiempos y movimientos.
Entre los ejemplos de estndares o criterios podemos
mencionar el costo estndar, los estndares de calidad y los
estndares de volumen de produccin.
El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las
operaciones a determinados estndares establecidos de
antemano; funciona de acuerdo con la informacin que recibe.
Esta informacin permite emprender acciones correctivas
oportunas, que son la base del control. En consecuencia el
control debe definirse de acuerdo con los resultados que se

pretende obtener con base en los objetivos, planes, polticas,

organigramas, procedimientos. El control implica una
comparacin con estndares establecidos previamente para
poner en marcha la accin correctiva cuando se presenta un
desvo inaceptable. Esta accin puede incluir el ejercicio de la
autoridad y de la direccin, aunque no necesariamente en
todos los casos. Tambin pueden revisarse y modificarse los
estndares fijados (si no fueron establecidos de manera
apropiada) para adaptarlos a la realidad de los hechos a las
posibilidades de la empresa.
Naturaleza variada de los estndares de control
Estndares ticos: estndares de comportamiento
esperados del personal y de la direccin.
Estndares de programacin: datos esperados al trmino
de las actividades.
Estndares de desempeo tcnico: niveles deseados de
desempeo.
Costos estndar: costos normativos en que se incurre
durante las fases de operacin.
Indicadores financieros: ndices que sealan relaciones
entre elementos o actividades y recursos financieros
aplicados (como rotacin de inventarios).
Presupuestos: esquemas de planeacin que contienen
estndares
aprobados
para
el
control
(como
presupuestos de caja o previsin de gastos).
Retorno sobre la inversin: control para evaluar el
desempeo de aplicaciones financieras.
Criterios mixtos: estndares empleados para evaluar el
desempeo de la empresa a largo plazo, como:
o Filosofa y calidad de la gerencia
o Posicin en el mercado

o Imagen de la empresa
o Viabilidad de la empresa
o Moral de la empresa
o Relaciones con los clientes y el pblico
o Entrenamiento y desarrollo del personal
o Innovacin e investigacin
o Conservacin del patrimonio
II. Observacin del desempeo
Para controlar el desempeo, es necesario conocer por lo
menos un poco de ste. El proceso de control se lleva a cabo
para ajustar las operaciones a estndares previamente
establecidos, y funciona de acuerdo con la informacin que
recibe. La observacin o verificacin del desempeo o del
resultado busca obtener informacin precisa de lo que se
controla. La eficacia de un sistema de control depende de la
informacin inmediata sobre los resultados anteriores,
transmitida a quienes tienen poder para introducir cambios.
La unidad de medida deber concordar con el criterio
predeterminado y deber expresarse de modo que permita
efectuar una comparacin sencilla. El grado de exactitud de la
medida depender de las necesidades especficas de
aplicacin de esa medida.
III. Comparacin del desempeo real con el esperado
Toda actividad experimenta algn tipo de variacin, error o
desvo. Es importante definir los lmites dentro de los cuales
esa variacin se considera normal o deseable. No todas las
variaciones requieren correccin, sino slo aquellas que
sobrepasen los lmites de los criterios de especificacin. El
control separa lo normal de lo excepcional para que la
correccin se concentre en las excepciones o los desvos. Este
aspecto recuerda mucho el principio de excepcin propuesto
por Taylor. Para concentrarse en las excepciones, el control

debe disponer de tcnicas que sealen con rapidez dnde se

origina el problema. Al comparar los resultados con los
estndares establecidos, la evaluacin debe enviarse siempre
a la persona o al rgano responsable.
La comparacin del desempeo real con el proyectado no slo
busca localizar las variaciones, errores o desvos, sino tambin
predecir otros resultados futuros. Adems de proporcionar
comparaciones rpidas, un buen sistema de control permite
localizar
posibles dificultades o
mostrar
tendencias
significativas para el futuro. Aunque no se puede modificar el
pasado, comprenderlo-partiendo del presente-puede ayudar a
crear condiciones para obtener mejores resultados en las
operaciones futuras. En general, la comparacin de los
resultados reales con lo planeados se lleva a cabo mediante
presentacin
de
diagramas,
informes,
indicadores,
porcentajes y medidas estadsticas. Estos medios de
presentacin exigen que el control disponga de tcnicas que
le permitan tener mayor informacin sobre lo que debe
controlarse.
IV. Accin correctiva
Las medidas y los informes de control indican cundo las
actividades que se realizan no logran los resultados
esperados, y permiten establecer condiciones para poner en
marcha la accin correctiva. El objetivo del control es indicar
cundo, cunta, cmo y dnde debe ejecutarse la correccin.
La accin necesaria se emprende con base en los datos
cuantitativos obtenidos en las tres fases anteriores del
proceso de control.
Las decisiones respecto de las correcciones que deben
hacerse representan la culminacin del proceso de control. La
accin correctiva que ajusta las operaciones a los estndares
preestablecidos es la esencia del control, y su base es la
informacin que reciben los gerentes. Control es la funcin
administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo
de los subordinados para garantizar que se ejecuten los

planes dispuestos para alcanzar los objetivos. Es la funcin

segn la cual el administrador, desde el presidente hasta el
capataz, certifica que todo lo que se hace concuerda con lo
planeado. Fayol afirmaba que en una empresa, el control
consiste en comprobar si todo se ejecuta conforme al plan
adoptado, las instrucciones dadas y los principios
establecidos. Tiene por objetivo indicar las fallas y los errores
para rectificarlos y no reincidir en ellos. Se aplica a todo:
cosas, personas y acciones. La planeacin requiere programas
coherentes, integrados y articulados, en tanto que el control
exige la concordancia de planes y acciones.
Alcance del Control
La planeacin comienza el proceso administrativo, en tanto
que el control lo cierra. Del mismo modo que acontece en la
planeacin, el alcance del control puede ser global,
departamental u operacional, que corresponde a los planes
estratgico, tctico y operacional.
Principios Generales de Administracin Aplicados al
Control
Entre los principios generales de administracin aplicados al
control, pueden citarse:
Principio de garanta del objetivo. El control debe
contribuir a la consecucin de los objetivos mediante la
verificacin oportuna de las discordancias con los planes
para emprender la accin correctiva. Todas las funciones
administrativas tienen por finalidad alcanzar los
objetivos. El control debe localizar e identificar las fallas
o distorsiones existentes en los planes para indicar las
correcciones que deban aplicarse par conseguir los
objetivos.
Principio de definicin de los estndares. El control
debe basarse en estndares objetivos, precisos y
establecidos de manera conveniente. La fijacin de
estndares de desempeo y de calidad, cuando stos se

establecen con objetividad y se definen con precisin,

facilita la aceptacin de quien debe responder por la
tarea y permite emprender una accin de control ms
fcil y segura.
Principio de excepcin. Este principio fue formulado
por Taylor. Cuanto ms concentre un administrador sus
esfuerzos de control en desvos y excepciones, ms
eficientes sern los resultados de este control. El
administrador debe preocuparse ms por los desvos
importantes que por las situaciones relativamente
normales.
Principio de accin. El control slo se justifica cuando
indica disposiciones capaces de corregir los desvos
detectados o comprobados, respecto de los planes. Estas
disposiciones deben justificar la accin de control, que
generalmente implica cierta inversin de tiempo,
personal y otros elementos ms. Este principio tambin
se halla correlacionado con el costo del control. Cuando
ste es mayor que costo ocasionado por los desvos de la
situacin controlada, no se justifica el control. El control
es una accin eminentemente utilitaria y pragmtica:
slo debe realizarse cuando vale la pena.
Requisitos previos de un sistema de control
o El control debe ser comprendido por todos aquellos
que utilizan u obtienen sus resultados.
o Debe anticipar e informar los desvos a tiempo para
emprender la accin correctiva antes de que
ocurran desvos ms graves.
o Debe ser suficientemente flexible para que sea
compatible con los cambios del ambiente
organizacional.
o Debe ser econmico para evitar gastos adicionales
de mantenimiento del sistema de control.

o Debe indicar la naturaleza de la accin correctiva

para que su ejecucin concuerde con el plan.
o Debe reducirse a un lenguaje (palabras, diagramas
u otros modelos) que permita una rpida
visualizacin y sea de fcil comprensin.
o Debe desarrollarse mediante la participacin activa
de todos los gerentes involucrados.
Tcnicas Relacionadas con la Funcin de Control
Las tcnicas relacionadas con la funcin de control son
esencia las mismas identificadas en la funcin de planeacin.
Dado que la planeacin define los estndares y criterios de
control, es ste se utilizan los mismos diagramas. En tanto la
planeacin define los resultados esperados (o planeados), el
control trata de seguir las actividades realizadas y los
resultados alcanzados para proponer medidas correctivas
cuando sean necesarias.
As como la planeacin utiliza diagramas como el cronograma,
los diagramas de Gantt y otras tcnicas ms sofisticadas
como el PERT, la funcin de control utiliza esos mismos
diagramas y tcnicas para ejercer el debido seguimiento.
Bibliografa
Introduccin a la Teora General de la Administracin.
Quinta edicin. Idalberto Chiavenato
Apuntes de Administracin I. Juan de la Barrera Frayre.