PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO INTERNO

PARA EL REGISTRO DE CONSULTAS

Coordinacin Provincial de Ciencia Tecnologa e Innovacin Territorial
El presente tiene como objetivo establecer el procedimiento administrativo interno del registro
de consultas de la Coordinacin Provincial de Ciencia Tecnologa e Innovacin Territorial con
el fin de unificar criterios de sistematizacin y automatizacin del registro de la informacin
referente a cada consulta nueva que ingresa al rea.

Utilizando una misma metodologa de trabajo se busca que cada agente del rea realice la
tarea de registrar una consulta de igual manera para as lograr llevar en forma ordenada un
registro a partir del cual se podr hacer un seguimiento de cada persona que realiza la
consulta, conocer en qu la estamos pifiando al momento difusin interlocucin con la gente

Es por ello que se propone seguir el instructivo detallado a continuacin.

Paso 1: El agente del rea recibe una consulta, ya sea en forma personal, telefnica, por
correo electrnico, correo postal, nota, u otra, e inmediatamente pasa a ser el responsable de
la misma hasta tanto se responda y se ingrese en el Registro de Consultas.
Paso 2: El agente procede a dar respuesta a la consulta en forma directa o bien derivndola al
rea que corresponda, donde otro agente la atender.
Paso 3: Se registra la consulta en una primera instancia por escrito, en una planilla impresa
en papel y elaborada a tal fin, con el objetivo de transcribir en forma rpida y prolija los datos
ms relevantes no solo de la consulta sino tambin de la persona que la realiza.
Paso 4: Se completa en forma digital una planilla de clculo diseada con los mismos datos
ya solicitados en el paso 3.
Paso 5: El agente una vez cumplimentados los pasos 1 a 4 procede a enviar por mail la
planilla en formato digital el ltimo da hbil de cada semana a la casilla de correo electrnico
del agente encargado de llevar el Registro de Consultas. En dicho mail, se colocar en el
cuadro Asunto el ttulo del mensaje Registro de Consultas de CyT [da/mes/ao] [Nombre
y Apellido del Agente]. Adems, escribir en forma breve en no ms de 2 lneas un
comentario sobre el mail enviado con el detalle de la consulta.
Paso 6: Los das martes de cada semana, el agente encargado de llevar el Registro de
Consultas proceder a enviar por mail junto con un recordatorio, la planilla modelo para ser
completada.
Paso 7: Cada direccin tendr en su poder suficientes planillas en formato papel, las cuales
en caso de acabarse podrn ser solicitadas al agente encargado de llevar el Registro de
Consultas.
Paso 8: El primer da hbil cada 2 semanas, el agente encargado de llevar el Registro de
Consultas enviar por mail a la Secretara Tcnica del COPADE un pequeo informe con el
detalle actualizado de las consultas recibidas.

ANEXO I: Planilla de Consulta en formato papel

REGISTRO DE CONSULTAS
Coordinacin Provincial de Ciencia Tecnologa e
Innovacin Territorial
Va de Consulta: TELFONO/PERSONAL/MAIL/OTRO
Agente

que

atendi:

_______________________________________________________________________
Fecha de la Consulta: _____/_____/_____

Hora:

_____:_____
Nombre

Apellido

de

quien

consulta:

__________________________________________________
INSTITUCIN/EMPRESA/PERSONA:
___________________________________________________
Localidad:
__________________________________________________________________________
________
Actividad:
__________________________________________________________________________
________
__________________________________________________________________________
____________________
Detalle de la Consulta:
__________________________________________________________________________
____________________
__________________________________________________________________________
____________________
__________________________________________________________________________
____________________
__________________________________________________________________________
____________________

__________________________________________________________________________
____________________
__________________________________________________________________________
____________________
__________________________________________________________________________
____________________
Telfono

de

contacto:

_____________________________________________________________________
E-mail

de

contacto:

_______________________________________________________________________
Detalle

de

la

Respuesta:

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
____________________
__________________________________________________________________________
____________________
__________________________________________________________________________
____________________
Va de Respuesta: TELFONO/PERSONAL/MAIL/OTRO
Fecha de respuesta: _____/_____/_____
Agente

que

respondi:

____________________________________________________________________