UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

ESCUELA PROFESIONAL DE ESTOMATOLOGIA

CURSO: INFORMATICA
MICROSOFT ACCESS 2007

LIC EDIDSON FUENTES NINA

www.profesoredidsonfuentes.com

Microsoft Access es un programa hecho

en Sistema de gestin de base de datos
relacional creado y modificado por
Microsoft para uso personal de pequeas
organizaciones. Es un componente de la
suite Microsoft Office aunque no se
incluye en el paquete "bsico". Una
posibilidad adicional es la de crear
ficheros con bases de datos que pueden
ser consultados por otros programas.

Generalidades
Es un software de gran difusin entre
pequeas empresas (PYMES) cuyas
bases de datos no requieren de excesiva
potencia,
ya
que
se
integra
perfectamente
con
el
resto
de
aplicaciones de Microsoft y permite crear
pequeas aplicaciones con unos pocos
conocimientos de programacin.
Tiene un sistema de seguridad de cifrado
bastante primitivo y puede ser la
respuesta a proyectos de programacin
de pequeo y mediano tamao.

Historia

La versin 1.0 de Microsoft Access fue

lanzada en Noviembre de 1992. El
nombre en clave del proyecto era
Cirrus, el motor de formularios fue
llamado Ruby.

Inconvenientes
Para bases de datos de gran calibre (en
cuanto a volumen de datos o de usuarios) es
recomendable usar otros sistemas como
Misal o Microsoft SQL Server, y cdigo VBA
(Visual Basic para Aplicaciones).
Entre sus mayores inconvenientes figuran
que no es multiplataforma, pues slo est
disponible para sistemas operativos de
Microsoft, y que no permite transacciones.
Su uso es inadecuado para grandes
proyectos de software que requieren
tiempos de respuesta crticos o muchos
accesos simultneos a la base de datos.

Entrada.
Para acceder al programa ACCESS seguiremos estos pasos:
Entrar en Windows encendiendo el ordenador.
Una vez dentro de Windows, hacer doble clic en el acceso directo a
Access si no existe entrar desde Inicio Todos los programas
Microsoft Access.
Ventana principal de documento: En esta ventana es donde se muestra
una base de datos. Al abrir otra base de datos, la ventana anterior se
cierra y nos muestra una nueva ventana con la base de datos abierta.
Es decir, cada ventana principal o de documento est asociada a una
nica base de datos. En la parte izquierda se encuentra la barra
OBJETOS, que se podr utilizar para visualizar tablas, consultas,
formularios, pginas, macros y mdulos.
Ventana de aplicacin La ventana principal de documento aparece
dentro de la llamada Ventana de aplicacin que vemos como fondo al
ejecutar Access. Sobre ella van a ir apareciendo todas las dems
ventanas de documentos. Si la cerramos terminamos la ejecucin de
Access.

Ventana principal de documento

Ventana de Aplicacin
Una vez dentro del programa, nos encontraremos con la pantalla tpica de toda
aplicacin de Windows cuyos elementos son:

Barra de ttulo: Muestra el nombre de la aplicacin con la que estamos

trabajando. Se encuentra en la parte superior de la ventana, color azul.
Men de control: Se activa haciendo Clic sobre el. Muestra un men cuyas
opciones nos permiten trabajar con la ventana modificando su tamao,
movindola de sitio, cerrando la aplicacin, etc. Se encuentra a la izquierda de la
Barra de Ttulo.
Botones de Redimensin: Se activan haciendo Clic sobre ellos, permiten
modificar el tamao de la ventana. Hay 4 botones de redimensin:
Maximizar: La ventana ocupa toda la pantalla
Minimizar: La ventana queda reducida a un icono, pero sigue activa.
Restaurar: La ventana ocupa parte de la pantalla.
Cerrar: Cierra la ventana. Se encuentran a la derecha de la Barra de ttulo.
Barra de mens: Contiene los mens que nos permiten acceder a los comandos u
opciones para poder trabajar con ACCESS. Se activan haciendo Clic sobre ellos
<ALT>+ letra subrayada del nombre del men.

Cuando un men se activa, se despliega una lista con

las opciones asociadas al men; dichas opciones se
activan igual que los mens, (pinchando letras
subrayadas).
Barra de Herramientas: Presenta una serie de iconos
que nos permiten acceder ejecutar comandos de
ACCESS, sin necesidad de ir recorriendo los mens.
Se encuentra debajo de la Barra de Mens.
Barra de Estado: Presenta mensajes informando al
usuario de la operacin que se est realizando en
cada momento, qu teclas especiales se encuentran
activadas, Bloque de Maysculas, Bloque numrico,
etc... Se encuentra en la parte inferior de la ventana.

Salida.
Para abandonar el programa, podemos hacer
varias cosas; el resultado es el mismo: dar por
terminada la sesin de trabajo con ACCESS.
Para abandonar el programa podemos:
Activar la opcin Salir del men Archivo
Hacer doble clic sobre el Men de Control.
Activar la opcin Cerrar del Men de Control.
Hacer clic en el botn Cerrar de la barra de ttulos.

Si es preciso almacenar algn cambio antes de

abandonar el programa, aparecer un cuadro de
dilogo avisndonos de ello y dndonos opcin a
almacenar no, dichos cambios.

Abrir una base de datos existente.

1. A la derecha de la pantalla se encuentra la
opcin: Abrir un archivo.
2. Debajo, en el cuadro de lista con fondo
blanco, activar Ms archivos.
3. Aparece el cuadro de dilogo Abrir. En el
cuadro
combinado
Buscar
en,
seleccionamos la unidad de disco, y en ella,
seleccionar
la
carpeta
de
prcticas
siguiente:
C:\PAP\Access\ConocAccess\Abrir.
4. Seleccionar
el
nombre
de
GardenCo, y pulsar Abrir.

archivo

Ventanas de apertura de una base de

datos existente.

Una de las novedades de Office XP es el panel de tareas

mostrado en la parte derecha de esta ventana. En
Access aparece una versin diferente del panel de
tareas al elegir Nuevo o Buscar, en el men Archivo, o
elegir Portapapeles de Office en el men Edicin.

Desarrollo de una aplicacin en

Access.
Microsoft Access nos permite definir exactamente los
datos que necesitamos, la forma en que deberan
almacenarse, y cmo acceder a ellos. De esta forma
resolvemos parte del problema de la gestin de los
datos,
sin
embargo,
tambin
necesitamos
automatizar la mayor parte de las tareas comunes
que deseamos realizar, (p.e. introducir un nuevo
cliente o pedido).
Las tablas, las consultas, los formularios y los
informes son los objetos que se utilizan con mayor
frecuencia en Access. Estos pueden ser utilizados
para la creacin de bases de datos potentes y de gran
utilidad. Sin embargo, si necesitamos crear una base
de datos, sofisticada, se pueden utilizar las pginas
de acceso a datos, las macros y los mdulos para
ampliar de manera considerable las capacidades de
Access

En Access se empieza por definir las tablas y los campos

de dichas tablas que contendrn los datos, (ficheros), y
rpidamente se pasar a definir las acciones sobre los
datos, mediante formularios, informes y macros.
Mediante los formularios e informes podemos definir la
forma en que se visualizarn los datos, y los clculos
adicionales que deseamos realizar.
Cuando deseamos automatizar alguna de las acciones
Access nos permite definir macros o programar mdulos
con Visual Basic.
Access no solo es uno de los programas de bases de
datos de usuario ms potentes en el mercado, sino que
adems es uno de los ms fciles de aprender y utilizar.
Puesto que Access forma parte del conjunto de
programas de Microsoft Office, se conocern muchas de
las tcnicas de uso empleadas en los dems programas
de Office como Microsoft Word y Microsoft Excel, y se
podr compartir informacin entre Access, Word y Excel
u otros programas de forma fcil y sencilla.

Arquitectura de Microsoft Access.

Access aprovecha la ventaja de las caractersticas que proporciona el entorno
Windows. Los mens, barras de herramientas y listas desplegables, son similares
a otros productos de Windows como Microsoft Excel, o Microsoft Word.
Access puede trabajar con varios objetos al mismo tiempo, es decir, puede estar
trabajando con varias tablas, formularios o informes; basta con abrir varios
documentos en una nica ventana de aplicacin. Microsoft ACCESS llama a todo lo
que puede tener un nombre, objeto.
Dentro de una base de datos de Microsoft Access, los objetos principales son:
Tablas.
Consultas.
Formularios.
Informes.
Pginas
Macros.
Mdulos.
En Microsoft Access, una base de datos no solo incluye los ficheros que almacenan
los datos, sino que tambin incluye todos los objetos principales relacionados con
el almacenamiento de datos, incluyendo aquellos objetos que se definen para
automatizar el uso de los datos.

BASE DE DATOS ACCESS

Base de datos: conjunto de herramientas diseadas para
almacenar, manejar y gestionar gran cantidad de
informacin.
Todas ellas utilizan dos conceptos bsicos que es
imprescindible conocer: Registro (que es cada una de las
fichas
o
entradas
independientes
que
contienen
informacin) y Campo (cada una de las informaciones
contenidas en un registro).
Una de las bases de datos de Microsoft es Access. Permite
gestionar bases de datos relacionales, es decir, en las
cuales las tablas pueden estar relacionadas entre s, de
modo que sus datos se pueden utilizar conjuntamente.
Access basa su estructura y funcionamiento en una serie
de objetos o herramientas que veremos a continuacin.
Toda la base de datos de Access, tanto informacin como
objetos, se codifican en un solo fichero con extensin .mdb

Las herramientas u objetos de una

base de datos
Las tablas. Almacenan los datos de modo organizado,
cada fila es un registro y cada columna es un campo.
Las consultas: Permiten dar respuestas a las preguntas
que se pueden plantear acerca de los datos
almacenados. Con ellas se selecciona la informacin
contenida en las tablas.
Los formularios. Permiten visualizar los datos de modo
diferente al de una tabla, con lo que, tanto la lectura
como la introduccin de informacin se hacen ms
cmodamente.
Los informes. Formas de presentar organizadamente la
informacin que nos interesa, aunque pueden usarse
directamente sobre el ordenador estn concebidos para
ser impresos como listados.

 Las macros. Macroinstrucciones, permiten realizar,

en un nico paso, un conjunto de operaciones, que
previamente han tenido que ser grabadas.
Los mdulos. Conjuntos de instrucciones y
procedimientos, en lenguaje de programacin
Visual Basic para Aplicaciones (VBA), con los que
se pueden automatizar y modificar operaciones
propias de la base de datos.
Las
pginas.
Son
documentos
informacin de la base de datos.

HTML

con

Todos los objetos de la base de datos disponen de

dos ventanas, de visualizacin y de diseo, que
pueden conmutarse fcilmente con los botones de
la barra de herramientas o las opciones del men
Ver.

Tablas.

Objeto que se define y utiliza para almacenar los

datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema
o asunto particular, (p.e. clientes). De todos los
objetos existentes en una base de datos, slo las
tablas se utilizan para almacenar informacin. Los
dems objetos se utilizan para gestionar, tratar,
analizar,
recuperar,
visualizar
o
publicar
la
informacin de las tablas. Es decir, para hacer que la
informacin sea lo ms accesible y til posible.
Las tablas contienen campos que almacenan los
diferentes tipos de datos, tales como nombre o
direccin de un cliente, y registros que recogen toda
la informacin sobre un elemento de la tabla, (sobre
un cliente p.e.). Podemos definir una clave principal y
uno o ms ndices para acceder rpidamente a los
datos.

Si la informacin de una base de datos relacional est

organizada de forma correcta, se podrn tratar sus
tablas como una nica rea de almacenamiento y
extraer de forma electrnica cualquier informacin de
las diferentes tablas que se puedan necesitar.

Crear una tabla desde cero en la

vista Diseo
1. Si se encuentra en otra ventana, cmbiese a la
ventana de Base de datos presionando F11
2. Ir con tabulador a la lista de Objetos y recorrer
esa lista con flechita abajo o arriba. La lista
comienza con Tablas.
3. Dar enter en Tablas y, a continuacin, con
Tabulador pasar a presentacin en lista y con
flechita arriba o abajo buscar crear una tabla
en vista de diseo y dar enter.
4. Tambin se puede crear una tabla en vista de
diseo presionando
Alt + U y bajando con
flechita hasta Vista Diseo y enter.

La presentacin de Diseo de
Tablas tiene dos paneles.
El panel superior tiene 3 columnas que corresponden a nombre del
campo, tipo de datos y descripcin de cada campo.
El panel inferior permite establecer las propiedades para el campo
seleccionado en el panel superior.
Hay que definir al menos un
campo para poder cambiar el foco entre los paneles.
Utilizar F6 para cambiar entre el panel de definicin de campo y el
panel con las propiedades de campo. En el Panel de propiedades,
cuando se pulsa TABULADOR,
ir pasando por los diferentes
renglones y anunciar la etiqueta y el valor. Defina cada uno de los
campos de la tabla. Primero se debe ingresar el nombre del campo.
Tabulador para pasar a Tipo de Datos. Dir Texto. Presionando la
letra M selecciona Memo,
la letra N numrico,
la letra A
autonumrico, etctera.
Si no ingresamos la letra apropiada, se despliega una lista que
podemos recorrer con flechita abajo. Para realizar la seleccin dar
Enter.
Si se quiere desplegar la lista directamente presionar Alt + flecha
abajo o presionar F4 y para seleccionar el tipo de datos, dar enter.
Tabulador para pasar a Descripcin. No es necesario ingresar la
descripcin.
Para definir propiedades del tipo de datos diferentes a las que ya
trae por defecto, presionar F6 para pasar al panel inferior.

Tipos de datos para un campo:

El programa reservar espacio diferente para cada campo atendiendo al
tipo de datos que va a contener. Por ello debemos tener claro cada tipo y
tamao.
Texto: el campo puede contener hasta 255 caracteres (se especifica en
Tamao) incluyendo letras, nmeros, espacios en blanco y otros signos
de puntuacin.
Memo: incluye textos de hasta 65535 caracteres.
Numrico: datos numricos con los que se podrn realizar operaciones
matemticas. Podemos tambin especificar el tipo de nmero (byte,
entero, etc.) y su formato.
Fecha/hora: datos de fecha y hora con distintos formatos.
Autonumrico:
datos
numricos
(entero
largo)
introducidos
automticamente por el programa sin que se puedan repetir.
Moneda: datos numricos especficamente de tipo monetario.
SI/NO: valores booleanos con dos opciones, s (activado) o no
(desactivado).
Objeto OLE: para campos que van a tener datos generados y gestionados
por otros programas (imgenes, sonidos, hojas Excel, etc.).
Hipervnculo: datos que hacen alusin a las rutas de acceso de ficheros
situados en el propio PC o en otros por medio de una red.
Asistente para consultas: Para introducir datos de una lista de valores o
de otra tabla.

Relacin entre las tablas

Para poder relacionar dos tablas de la base de datos es necesario que
tengan un campo comn (aunque no es necesario que tenga el mismo
nombre), de modo que algunos registros de ambas tablas tengan el
mismo dato en ese campo.
La relacin puede ser de uno a uno o de uno a varios registros.
Se abre Herramientas/ Relaciones, se agregan las tablas que se
quieren relacionar y se colocan una frente a la otra. Se arrastra con el
ratn el campo de una de ellas (ser tabla principal) hasta el campo
comn de la otra (ser tabla secundaria).
Si se activa la opcin Integridad referencial se impedir la introduccin
de un nuevo registro en la tabla secundaria si este no va a estar
relacionado con algn registro de la tabla principal. Tampoco podrn
borrarse registros de la tabla principal que estn relacionados con
otros de la secundaria.
Cuando una tabla est implicada en una relacin y acta como tabla
principal, su ventana hoja de datos presentar en la columna ms a la
izquierda unos signos + desde los que se podr abrir hojas de datos
secundarias con los datos relacionados de la tabla secundaria.

Manejo de datos en una tabla

En la tabla podemos introducir, eliminar
y modificar datos.
Tambin podemos buscar
concreto: Edicin/Buscar.

un

dato

O filtrar registros (seleccionar aquellos

que tienen un dato concreto en un campo
determinado). Para ello basta con hacer
clic sobre el campo con el dato comn
que se quiere filtrar y activar el botn de
filtro (embudo con rayo). Para desactivar
el filtro y ver la tabla entera clic en el
botn del embudo.

Consultas.
Objeto que proporciona la visin personal de
lo datos a partir de una o ms tablas.
Podemos definir consultas para seleccionar,
actualizar,
insertar
o
eliminar
datos.
Tambin se pueden definir consultas para
crear nuevas tablas a partir de los datos de
una o ms tablas existentes. Cuando
seleccionamos la etiqueta Consulta de la
ventana de B.D., podemos ver la lista de
consultas.
La verdadera potencia de una base de datos
no est en su posibilidad de almacenar
informacin, sino en la posibilidad de
recuperar
exactamente
la
informacin
deseada a partir de la base de datos.

Creacin de una consulta

Activar la ficha consultas de la base de datos y Crear
una consulta en vista Diseo.
Agregar, desde el cuadro de dilogo Mostrar tabla, la
o las tablas sobre las que se realiza la consulta.
Incluir los campos necesarios (aquellos que se usan
para la seleccin o que se quiere que aparezcan) de
la tabla en la rejilla sin ms que hacer doble clic
sobre ellos.
Desactivar la casilla Mostrar de los campos cuyos
datos no se desea que aparezcan.
Escribir el criterio de seleccin en el campo o campos
correspondiente.
Se puede ordenar la consulta respecto a un campo
utilizando Orden (ascendente o descendente).
Por ltimo activar la hoja de datos para ver el
resultado de la consulta.

Consultas de Parmetros
Tambin puede crear un cuadro de dilogo personalizado que solicite
los parmetros de la consulta.
En la celda Criterios, para cada campo que desee utilizar como
parmetro, escriba el texto a solicitar entre corchetes. Microsoft Access
mostrar este texto cuando se ejecute la consulta. El texto de la
solicitud debe ser diferente del nombre del campo, aunque puede
incluir el nombre del campo.
Para un campo que muestra la fecha, puede mostrar el texto "
Introduzca la fecha inicial:" y el texto " Introduzca la fecha final:" para
especificar un intervalo de valores.
En la celda Criterio del campo, escriba Between [Introduzca la fecha
inicial:] And [Introduzca la fecha final:].
Para solicitar al usuario uno o varios caracteres por los que buscar y, a
continuacin, buscar registros que comiencen o contengan los
caracteres especificados por el usuario, cree una consulta de
parmetros que utilice el operador LIKE y el smbolo comodn de
asterisco (*).

Formularios.

Los formularios Access crean un interfaz para

las
tablas.
Aunque
es
posible
utilizar
presentaciones de tablas y consultas para
realizar
muchas
de
las
funciones
que
proporcionan los formularios, stos ofrecen la
ventaja de representar la informacin de forma
organizada y atractiva.
Mediante un formulario es posible organizar la
ubicacin de los campos de forma que la entrada
o edicin de los datos de un mismo registro se
realice de izquierda a derecha o de arriba a
abajo. El diseo adecuado de un formulario
acelera la entrada de datos y minimiza los
errores del operador.

Crear un Formulario

Para crear un formulario ir a la ventana de Base de datos, Objeto formulario, dar enter y con
tabulador pasar a Crear formulario utilizando el asistente.
Aparece una ventana con el ttulo Asistente para formularios.
Presionamos Tabulador hasta llegar a Tablas / Consultas.
F4 para desplegar la lista de tablas y consultas.
Flechita arriba o abajo para seleccionar una tabla. Al llegar a la tabla, Tabulador.
Pasamos a Campos disponibles.
Presionamos tabulador hasta llegar a doble Mayor que.
Al dar enter sobre doble mayor que seleccionamos todos los campos para mostrar en el
formulario.
Mayor que permite seleccionar por campos en forma individual.
Para quitar un campo seleccionado, ir al botn menor que
Para quitar todos los campos seleccionados, ir al botn doble menor que.
ALT + E para pasar a la siguiente ventana.
Con flechita arriba o abajo recorremos los botones de opcin para elegir formato.
ALT + E para pasar a la siguiente ventana para elegir Estilo.
ALT + E para pasar a la siguiente ventana para ingresar el ttulo del formulario y
ALT + F para finalizar.
Al abrir un formulario, con flechita abajo, flechita arriba o con tabulador, shift + tabulador,
vamos pasando por los diferentes campos de cada registro y por los diferentes registros.
Al llegar al final de la tabla, si presionamos flechita abajo o tabulador, generamos un nuevo
registro.
Para eliminar ese nuevo registro, shift + tabulador o flechita arriba.
Presionando F5 podemos leer el nmero de registro.
Para volver a la lectura de los datos, presionamos tabulador.

Controles
A un formulario se le pueden aadir todo tipo de controles. Cada uno de
ellos tiene una larga lista de propiedades que podemos modificar.
Los controles pueden ser independientes (si no cambia su contenido de
unos registros a otros) o dependientes (su contenido cambia de unos
registros a otros).
Los controles ms importantes son:
Etiquetas: son textos que puedo colocar donde quiera, modificando
alineacin, tamao y tipo de letra, etc.
Cuadros de texto: donde poder mostrar, introducir o modificar datos.
Botones de comando: para realizar distintas rdenes desde el
formulario.
Botones de opcin: para seleccionar opciones diversas.
Cuadros de lista o cuadros combinados (listas desplegables): para
facilitar la seleccin o introduccin de datos.
Subformularios: permiten mostrar un formulario dentro de otro.
Imgenes: incluyen una imagen en el formulario.
Fichas: para organizar ms eficazmente la informacin mostrada.
Cuadros y lneas: para remarcar alguna zona o control.

Partes del formulario

El formulario tiene un encabezado que es
comn para todos los registros.
Tiene un detalle donde se muestran los
datos de cada registro.
Tiene por ltimo un pie, tambin comn
para todos los registros.
Disponemos adems de una serie de
controles especficos como las barras de
desplazamiento, los botones de seleccin o
los separadores de registro que nos
permiten
usar
de
manera
eficaz
el
formulario.

Informes.
Objeto diseado para dar formato,
calcular, imprimir y resumir datos
seleccionados.

Aunque
se
puede
imprimir
la
informacin de una hoja de datos o un
formulario,
ninguno
de
estos
formatos proporciona la flexibilidad
necesaria, para producir una salida
impresa compleja que deba incluir
muchos clculos y subtotales.

Como Crear Un Informe

En la ventana de base de datos elegimos el objeto Informes.

Vamos a la presentacin en lista y seleccionamos crear un informe utilizando el asistente.

Aparece la ventana Asistente para informes. Verificar con Insert + T

Elegimos los campos que deseamos mostrar.

Con tabulador vamos a Tablas / Consultas y presionamos F4 o Alt + flechita abajo para
desplegar las tablas y consultas. Elegimos una tabla o una consulta para el informe.

Con tabulador vamos a Campos disponibles. Con Control flechita abajo podemos leer todos los
campos disponibles.

Si presionamos tabulador pasamos al botn Mayor que

Con flechita abajo pasamos a mayor que mayor que (dos veces mayor que)

Si damos enter en dos veces mayor que

mostrados en el informe.

Cuando hay algn campo seleccionado para el informe, Access activa dos botones llamados
menor que y menor que menor que (dos veces menor que)

Con tabulador se llega a menor que y luego flechita abajo para llegar al botn dos veces
menor que

El botn menor que quita un campo de la lista para el informe.

El botn dos veces menor que quita todos los campos de la lista para el informe.

Para continuar con el asistente presionamos ALT + E

Pasamos a la siguiente ventana.

El asistente nos permite establecer una serie de preferencias desde el inicio hasta el final.
La siguiente ventana es la de agrupamiento.

Desea agregar algn nivel de agrupamiento?.

todos los campos de la tabla o consulta sern

Imprimir Un Informe
Antes de imprimir un informe por primera vez,
es recomendable comprobar los mrgenes, la
orientacin de la pgina y otras opciones de
configuracin de la pgina.
Ir al men Archivo, Configurar pgina.
Configurar las opciones que considere necesario.
Microsoft Access guarda el valor de las opciones
de configuracin de pgina junto con el
formulario o el informe.
Es posible imprimir presionando Control + P o
desde el men Archivo, Imprimir.
Al igual que en Word, la opcin Imprimir del
men despliega una ventana que permite
especificar la impresora y establecer valores
para la impresin.

Pginas
Se pueden crear pginas, tambin denominadas
pginas de acceso a datos, para permitir que las
personas visualicen y gestionen la informacin
de una base de datos. Las pginas permiten
especificar, modificar e interactuar con datos
activos a travs de Internet o de una Intranet
fuera de una base de datos o un proyecto de
Access. Los usuarios deben tener Microsoft
Internet Explorer 5 o posterior.
Las pginas dependientes de datos muestran
datos actuales ya que estn conectadas a una
base de datos, de manera interactiva. Los
usuarios pueden filtrar, ordenar y ver slo los
registros
deseados.
Se
pueden
distribuir
electrnicamente mediante el uso de correo
electrnico. Los destinatarios vern los datos
actuales cada vez que abran el mensaje.

Trabajar con una pgina de acceso a

datos en la Web es muy parecido a
trabajar con una tabla o formulario
directamente en Access, los usuarios
pueden trabajar con los datos de las
tablas, ejecutar consultas e introducir
informacin en formularios.
Access proporciona un asistente que
lleva a cabo de manera automtica la
mayor parte del trabajo tedioso de
creacin de pginas de acceso a
datos.

Macros
Objeto que define de forma estructurada la
accin o acciones que el usuario desea que
ACCESS realice, en respuesta a un suceso
determinado.

En las macros se puede incluir condiciones

sencillas para especificar cundo debern
ser
ejecutadas.
Microsoft
ACCESS
proporciona ms de 40 acciones que se
pueden incluir en una macro. Estas realizan
tareas tales como abrir tablas y formularios,
ejecutar consultas, ejecutar otras macros,
etc...

Mdulos.
Objeto que contiene procedimientos
personales que se codifican en
VISUAL BASIC.

Pueden ser objetos independientes

que contengan funciones que pueden
ser llamadas desde cualquier parte de
su
aplicacin,
o
pueden
estar
directamente
asociadas
con
formularios o informes.

Funciones de los distintos objetos.

Las tablas almacenan los datos que pueden ser
extrados con consultas y visualizadas en
informes, o que se pueden visualizar y actualizar
en formularios. Los formularios e informes
pueden utilizar los datos directamente a partir
de las tablas, o desde una presentacin
filtrada de los datos utilizando las consultas.
Las consultas pueden utilizar funciones en
Visual
Basic,
para
proporcionar
clculos
personalizados de los datos contenidos en
nuestra base de datos.
Adems ACCESS dispone de muchas funciones
incorporadas, que permiten resumir y dar
formato a sus datos en las consultas. Los
formularios e informes pueden disparar
macros, funciones, o subrutinas en Visual Basic.

Otras herramientas o utilidades

Adems de lo descrito hasta ahora Microsoft Access ofrece
algunas utilidades ms.
Se puede analizar el rendimiento de nuestra base de datos.
Compactar y reparar (conviene hacerlo cada cierto tiempo)
compila los distintos mdulos y rdenes y corrige posibles
incongruencias que puedan aparecer con el manejo
continuado de los datos.
Realizar copias de seguridad
Utilizar contraseas
Editar las macros y el cdigo Visual Basic mediante el uso
de un entorno de programacin completo, con sus
herramientas de debug, etc.

El sistema de ayuda.
Para obtener ayuda sobre cualquier tema relacionado con Access,
hacer clic en el comando Ayuda de la barra de mens. Elegir la
opcin Ayuda de Microsoft Access y en el Asistente para ayuda
escribir el concepto sobre el que se necesita ayuda, y
automticamente se va efectuando la bsqueda, si pulsamos
Mostrar aparecer la ayuda solicitada.

El asistente de Access: El asistente de ayuda es la simptica

animacin que aparece cuando iniciamos por primera vez Access.
Podemos tenerlo siempre visible u ocultarlo con el botn derecho
del ratn. Si est oculto aparecer cuando reconozca alguna accin
en la que nos puede ayudar con algn consejo. Si queremos
activarlo podemos hacer clic en la ? de ayuda y elegir Mostrar el
ayudante de Office.