Planificacin de recursos empresariales

Los sistemas de planificacin de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en ingls, Enterprise resource
planning) son sistemas de informacin gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las
operaciones de produccin y de los aspectos de distribucin de una compaa comprometida en la produccin de
bienes o servicios.
La Planificacin de Recursos Empresariales es un trmino derivado de la Planificacin de Recursos de Manufactura
(MRPII) y seguido de la Planificacin de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP tpicamente manejan la
produccin, logstica, distribucin, inventario, envos, facturas y contabilidad de la compaa. Sin embargo, la
Planificacin de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades
de negocios como ventas, entregas, pagos, produccin, administracin de inventarios, calidad de administracin y la
administracin de recursos humanos.
Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que el cliente y el pblico
general no estn directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema de apertura de datos (front
office), que crea una relacin administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un sistema que trata
directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrnicos tales como comercio electrnico, gobierno
electrnico, telecomunicaciones electrnicas y finanzas electrnicas; asimismo, es un sistema que trata directamente
con los proveedores, no estableciendo nicamente una relacin administrativa con ellos (SRM).
Los ERP estn funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los departamentos funcionales
que estn involucrados en la operacin o produccin estn integrados en un solo sistema. Adems de la manufactura o
produccin, almacenamiento, logstica e informacin tecnolgica, incluyen adems la contabilidad, y suelen incluir
un Sistema de Administracin de Recursos Humanos, y herramientas de mercadotecnia y administracin estratgica.

Definicin
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (en ingls ERP, Enterprise Resource Planning) son
sistemas de gestin de informacin que integran y automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los
aspectos operativos o productivos de una empresa.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por
diferentes partes integradas en una nica aplicacin. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin,
ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de proyectos, GIS (sistema de informacin
geogrfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Slo podemos definir un ERP como la
integracin de todas estas partes. Lo contrario sera como considerar un simple programa de facturacin como un ERP
por el simple hecho de que una empresa integre nicamente esa parte. sta es la diferencia fundamental entre un ERP
y otra aplicacin de gestin. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la
empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan slo se integra uno o una pequea parte de los procesos

de negocio. La propia definicin de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la informacin para todo el
mundo todo el tiempo".
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

Optimizacin de los procesos empresariales.

Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin.
Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.
El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus
problemas, as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones.
Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas
integrales, con modularidad y adaptables:

Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa entendiendo que todos los
departamentos de una empresa se relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio
del siguiente. Por ejemplo, en una compaa, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden
de venta que desencadena el proceso de produccin, de control de inventarios, de planificacin de distribucin del
producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP,
necesitar tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no
estar integrados, la informacin se duplica, crece el margen de contaminacin en la informacin (sobre todo por
errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente
captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo dems, por lo que la informacin no se manipula y se
encuentra protegida.

Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran
interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los
ERP, tanto econmica como tcnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden
instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de
almacn, recursos humanos, etc.

Adaptables. Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por
medio de la configuracin o parametrizacin de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada
uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la particin de lotes
pero otra empresa no. Los ERP ms avanzados suelen incorporar herramientas de programacin de 4
Generacin para el desarrollo rpido de nuevos procesos. La parametrizacin es el valor aadido fundamental
que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Otras caractersticas destacables de los sistemas ERP son:

Base de datos centralizada.

Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las operaciones.
En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes.
Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los
del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniera de Procesos.
Aunque el ERP pueda tener mens modulares configurables segn los roles de cada usuario, es un todo.
Esto significa: es un nico programa (con multiplicidad de bibliotecas, eso s) con acceso a una base de datos
centralizada. No debemos confundir en este punto la definicin de un ERP con la de una suite de gestin.
La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se
denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para
determinados procesos de negocio de un sector (los ms utilizados).
Las soluciones ERP son complejas y necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la
parametrizacin inicial de la aplicacin que es comn. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada
empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar todos los procesos de
negocio de la vida real en la aplicacin.
Las metodologas de implantacin de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples que se deseara, dado
que entran en juego mltiples facetas.
No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien realizado, una
correcta metodologa y aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de implantacin, e inclusive cuando el
sistema entra en funcin. Por ello, antes, durante y despus de la implantacin de un ERP es conveniente efectuar lo
siguiente:

Definicin de resultados a obtener con la implantacin de un ERP.

Definicin del modelo de negocio.
Definicin del modelo de gestin.
Definicin de la estrategia de implantacin.
Evaluacin de oportunidades para software complementario al producto ERP.
Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas.
Anlisis del cambio organizativo.
Entrega de una visin completa de la solucin a implantar.
Implantacin del sistema.
Controles de calidad.
Auditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo.
Benchmarking de la implantacin.

Implantacin
Debido a que cubre un vasto espectro de aspectos de la gestin de una empresa, un sistema de software ERP est
basado en algunos de los productos de software de mayor tamao y complejidad en la industria. Al implementar tales
sistemas en una compaa la metodologa tradicional sola involucrar a un grupo de analistas, programadores y
usuarios. Este fue el esquema que se emple, por lo menos, hasta el desarrollo de la Internet. Esta permite a los
consultores tener acceso a las computadoras de la compaa con el fin de poder instalar los datos actualizados y
estandarizados de implementacin del ERP, sin ayuda profesional. Este tipo de proyectos pueden llegar a ser muy
caros para grandes compaas, especialmente para las transnacionales. Las compaas especializadas en la
implementacin del ERP, sin embargo, pueden agilizar estos procesos y completar la tarea con un slido examen
piloto.
A la hora de realizar la implementacin de los sistemas ERP, las compaas muchas veces buscan la ayuda de
un proveedor o vendedor de ERP o de compaas consultoras. La consultora en materia de ERP es de dos tipos, la
consultora de negocios y la consultora tcnica. La consultora de negocios estudia los procesos de negocios actuales
de la compaa y evala su correspondencia con los procesos del sistema ERP, lo cual generalmente incluye la
personalizacin de ciertos aspectos de los sistemas ERP para las necesidades de las organizaciones. La consultora
tcnica muchas veces implica programacin. La mayora de los vendedores de ERP permiten modificar su software
para las necesidades de los negocios de sus clientes.
Muchas de las empresas que buscan la implantacin de un ERP comenten el error de buscar soluciones a bajo coste,
o no contratar a una empresa integradora. Este tipo de empresa, no solamente les ayuda en la implantacin sino que
les apoya a visualizar a su cliente en todos los aspectos de su negocio tanto en hardware, software y en la
administracin del cambio.

Ventajas
Un fabricante que no disponga de un ERP, en funcin de sus necesidades, puede encontrarse con muchas
aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseo de
ingeniera para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptacin hasta la satisfaccin completa, una
compleja administracin de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados en el
mundo real, de los cambios de la ingeniera y de la revisin y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales
substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y ms, est integrado.
La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio ocurra desde una versin anterior a la nueva, en
ambos productos los datos van encaminados hacia la efectividad y algunos van a la suspensin del mismo. Parte del
cambio puede incluir la etiqueta para identificar el nmero de la versin (cdigo de barras).
La seguridad de las computadoras esta incluida dentro del ERP, para proteger en contra de crmenes externos, tal
como el espionaje industrial y crimen interno, tal como malversacin. Una falsificacin en el escenario de los datos

puede involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los productos
alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.
Hay conceptos de mercadeo y ventas (los que incluyen CRM o la relacin administrativa con los consumidores, back
end (el trabajo interno de la compaa para satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de
calidad, para asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos finales; cadena de abastecimiento
(interaccin con los proveedores y la infraestructura). Todo esto puede ser integrado a travs de la ERP, aunque
algunos sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad y efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede
ser complicado para la administracin de la manufactura.