MOMENTO III

PROPUESTA
En esta ltima etapa del presente proyecto de investigacin se aprovechan los
resultados obtenidos mediante el desarrollo e indagacin del tema presentado,
pudiendo as las autoras presentar una propuesta al centro de imgenes los olivos
Dr. Jos Trinidad Morales Garca, C.A que permita lograr las soluciones viables a la
problemtica que dio origen a esta investigacin.
Podramos resumir en este apartado la propuesta desarrollada como resultado de
toda esta investigacin enmarcada en el tipo de proyecto factible cuyo propsito est
enfocado a disear el departamento de facturacin y cobranza del centro de
imgenes los olivos Dr. Jos Trinidad Morales Garca, C.A. Se analizaron los
procesos, lineamientos y normas que maneja la organizacin para as poder
desarrollar dichas estrategias, de manera tal de poder brindarles un mejor servicio a
los pacientes y que ellos se sientan satisfechos. A continuacin se presenta el
contenido de la propuesta.
Para realizar nuestra primera accin se procedi a entrevistar al personal del
centro de imgenes los olivos Dr. Jos Trinidad Morales Garca, C.A a travs de
cuya conversacin se detect la necesidad de crear un departamento de facturacin,
para confirmar tal percepcin se realiz una encuesta (ver anexo 1), la cual arrojo
resultados que confirmaron la necesidad que existe en el centro de imgenes de
dicha creacin, cuyo anlisis se presenta ms adelante.
Igualmente a travs de la mencionada encuesta se determin la necesidad de
establecer las tareas y actividades propias de dicho departamento con la finalidad de
agilizar los procesos administrativos hacindolos ms eficaz y eficientes, logrando
de esta forma brindarle a los pacientes que asisten al centro un servicio de
imagenologia de calidad.
Una vez una determinadas las tareas y actividades que deben existir en el
departamento para que este funcione de manera correcta, se procedi a formular el
conjunto de normas y procedimientos para tal departamento, necesidad que quedo
confirmada a travs de la encuesta aplicada a los empleados que conforman el

centro de imgenes. A continuacin presentamos el anlisis de los resultados de la

encuesta.
1. Se ha dado cuenta usted sobre la falta de un departamento de
facturacin en el centro de imgenes?
.
ALTERNATIVAS

F.A

F.R (%)

NUNCA

3%

ALGUNAS

26%

SIEMPRE

24

71%

TOTAL

34

100%

VECES

INTERPRETACION:
En el grafico presentado, se muestra que el 71% de los encuestados en el centro de
imgenes se han dado cuenta sobre la falta del departamento de facturacin, el otro
26% afirma que algunas veces han notado la falta de dicho departamento y solo un

3% afirma nunca haberse dado cuenta de la carencia del mismo. Por tal sentido se
sugiere la creacin de dicho departamento ya que segn Rodrguez Valencia (2011)
una estructura organizacional idnea se establece por medio de fijacin de objetivos
mediante organigramas, divisin del trabajo, jerarquizacin departamentalizacin,
delegacin de autoridad y descripcin de funciones.
2. Ha sentido la necesidad de la existencia de un departamento de
facturacin para acelerar los procesos administrativos?

ALTERNATIVAS

F.A

F.R (%)

NUNCA

6%

ALGUNAS

26%

SIEMPRE

23

68%

TOTAL

34

100%

VECES

ALTERNATIVAS
1

6%
26%
68%

INTERPRETACION:
En el grafico presentado, se muestra que el 68% de los encuestados en el centro de
imgenes han sentido la necesidad de la existencia de un departamento de
facturacin para acelerar los procesos administrativos, el otro 26% afirma que
algunas veces han sentido la necesidad del departamento y solo un 6% afirma
nunca haber sentido la necesidad del mismo para la aceleracin de los procesos.
Segn Much Garca (2008) establece que las funciones de la empresa se logran con
mayor precisin mediante una departamentalizacin, es decir, una divisin orgnica
que permite desempear con eficiencia las diversas tareas.
3. En su opinin cree usted que la carencia del departamento de
facturacin ha generado molestias para los pacientes?

ALTERNATIVAS

F.A

F.R (%)

NUNCA

3%

ALGUNAS VECES

15%

SIEMPRE

28

82%

TOTAL

34

100%

INTERPRETACION:
Para la presente grfica, el 82% de los encuestados en el centro de imgenes han
concluido que la carencia de un departamento de facturacin ha generado molestias
para los pacientes, mientras que un 15% afirma que solo algunas veces se le ha
generado molestias a los pacientes por la falta del departamento y tan solo un 3%
afirma nunca haber generado molestias para los pacientes de la unidad; estos
resultados se pueden basar por lo mencionado segn el autor Joaqun Rodrguez
valencia (2011) quien indica que para realizar una funcin con mayor precisin,
eficiencia y el mnimo esfuerzo debe existir una separacin y delimitacin de las
acciones, por ello se concluye que con la creacin del departamento de facturacin y
cobranzas las actividades quedaran bien distribuidas, logrando as agilizar procesos,
evitando molestias en los pacientes.
4. Segn su opinin la falta del departamento de facturacin en la unidad
de imgenes le ha quitado prestigio a la misma?

ALTERNATIVAS

F.A

F.R (%)

NUNCA

3%

ALGUNAS VECES

12%

SIEMPRE

29

85%

TOTAL

34

100%

ALTERNATIVAS
1

2
3%

12%

85%

INTERPRETACION:
En el grafico presentado se deduce que el 85% de los encuestados en el centro de
imgenes afirman que la falta del departamento le ha restado prestigio a la unidad,
por otro lado un 15% dice que solo algunas veces le ha quitado prestigio por la falta
del departamento y solo un 3% menciona que nunca la unidad ha disminuido su
prestigio por la ausencia de dicho departamento. La organizacin segn el autor
Requeijo (2008) implica la estructuracin de las tareas, funciones o procesos,
relaciones jerrquicas y canales de comunicacin que permiten el vnculo entre los
individuos y equipos de trabajo, partiendo de esto podemos decir, que para una
organizacin el prestigio dado por sus clientes es de suma importancia para la
misma.

5. Para la gestin de cobranza facilitara el proceso la existencia de la

facturacin directa de la unidad de imgenes?

ALTERNATIVAS

F.A

F.R (%)

NUNCA

3%

ALGUNAS VECES

6%

SIEMPRE

31

91%

TOTAL

34

100%

ALTERNATIVAS
1

3%6%

91%

INTERPRETACION:

Para la siguiente presentacion grafica el 91% de los encuestados del centro de

imgenes maniestan que con la creacion del departamento la gwation de cobranza
mejorara, mientras que un 6% hace enfasis en que algunas veces mejoraria la
gestion de la cobranza, por lo que otro 3% nunca ha pensado que con la existencia
del departamento el proceso de la cobranza tendria mas fluidez.

6. En su opinin los clientes del centro de imgenes sienten incomodidad

a la hora de solicitar su factura?

ALTERNATIVAS

F.A

F.R (%)

NUNCA

6%

ALGUNAS VECES

9%

SIEMPRE

29

85%

TOTAL

34

100%

ALTERNATIVAS
1

6%

9%

85%

INTERPRETACION:
Para la siguiente presentacin se concluye que el 85% de los encuestados en el
centro de imgenes alegan que los clientes sienten incomodidad a la hora de
solicitar su factura, debido a la falta del departamento de facturacin dentro del
centro de imgenes por lo que se debera implantar un sistema de facturacin, ya
que segn Effy Oz (2009) el sistema es una matriz de componentes que colaboran
para alcanzar una meta en comn, sin embargo un 9% dice que solo algunas veces
los pacientes han mostrado inconformidad, por tanto un 6% menciona que nunca la
unidad ha tenido desconcierto por parte de sus pacientes.
7. La existencia de un procedimiento administrativo para la facturacin del
servicio de imgenes lo hara ms eficiente?

ALTERNATIVAS

F.A

F.R (%)

NUNCA

9%

ALGUNAS VECES

3%

SIEMPRE

30

88%

TOTAL

34

100%

ALTERNATIVAS
1

9%
3%

88%

INTERPRETACION:

Segn la encuesta aplicada a los empleados del centro de imgenes un 88% de

ellos dicen que la ampliacin de conocimientos acerca de los procedimientos
administrativos hara ms eficiente el servicio, esto sabiendo que los procedimientos
segn Much y Garca (2008) son las acciones que se realizan dentro de un rea de
la organizacin en un orden cronolgico, permitiendo la mxima optimizacin de las
tareas a realizar, no obstante, un 9% dice que con la aplicacin de dichos
conocimientos el procedimiento seria el mismo, mientras que un 3% menciona que
con la existencia de conocimientos nuevos los procesos serian ms eficientes.
8. La creacin de normas para el procedimiento de facturacin hara ms
eficaz el servicio al cliente?

ALTERNATIVAS

F.A

F.R (%)

NUNCA

9%

ALGUNAS VECES

18%

SIEMPRE

25

73%

TOTAL

34

100%

ALTERNATIVAS
1

9%
18%

74%

INTERPRETACION:
El 73% de los encuestados en el centro de imgenes presumen que con la creacin
de normas para el procedimiento de facturacin el servicio al cliente puede ser ms
eficaz, a pesar, un 18% de estos empleados prevn que solo en algunos momentos
el servicio lograra ser ms eficaz, aunque el 9% restante indica lo contrario, que aun
con la creacin de normas el servicio no alcanzara ser eficaz en cuanto al servicio
brindado al paciente. De acuerdo a esto radica la importancia que explica Benjamn
Franklin (2008) referente a la existencia de procesos dentro de la organizacin.
9. Hacer del conocimiento de las normas al personal del centro de
imgenes har ms fluido el proceso?
ALTERNATIVAS

F.A

F.R (%)

NUNCA

6%

ALGUNAS

12

35%

SIEMPRE

20

59%

TOTAL

34

100%

VECES

ALTERNATIVAS
1

6%

35%
59%

INTERPRETACION:
De la poblacin encuestada en el centro de imgenes solo un 59% piensan que al
hacer de conocimiento las normas al personal sobre la creacin del departamento de
facturacin har ms fluido el proceso, mientras que por otro lado un 35% seala
que solo en algunas oportunidades podra esto ser ayuda para la fluidez de los
procesos, de igual modo el 6% de los empleados no cree que los procesos fluyan
con la aplicacin de esta herramienta
10. Crear un departamento de facturacin mejorara el servicio al cliente?

ALTERNATIVAS

F.A

F.R (%)

NUNCA

3%

ALGUNAS

3%

SIEMPRE

32

94%

TOTAL

34

100%

VECES

ALTERNATIVAS
1

3% 3%

94%

INTERPRETACION:

Para un 94% de la poblacin encuestada en el centro de imgenes los olivos la

creacin del departamento de facturacin mejorara del todo el servicio al cliente, ya
que as podra dividirse el trabajo para que este fluya eficientemente, todo esto
partiendo de lo que expone Chiavenato (2014) quien establece que el objeto
fundamental para que toda organizacin goce de una mxima produccin de sus
bienes y servicios tener contar con una divisin de trabajo idnea; por otro lado
existe un 3% que indica lo contrario, mientras que un mismo 3% de la totalidad de la
poblacin refiere que en determinados casos lograra mejorar.
Procesamiento y Anlisis de la Informacin.
El procesamiento y anlisis de la informacin de acuerdo a lo planteado por los
autores Fernndez y Baptista (2006) alude que una vez organizada y procesada la
informacin, en la interpretacin de resultados y la discusin, se revisan los
resultados ms importantes y se incluyen en los mismos puntos de vistas y las
reflexiones del investigador respecto al significado de la informacin.
Se debe tener en cuenta que la mayora de la informacin se obtuvo a travs
de mtodos verbales como la encuesta (Ver Anexo 1) y de alguna manera la
observacin directa. El anlisis de la informacin se realiz a un conjunto de datos
homogneos, en este caso se les realiz una codificacin al cuestionario, (Ver Anexo
1) con la finalidad de convertir los datos cualitativos en cualitativos, una vez
cuantificados estos, se les tabul mediante grficos circulares que arrojaron los
porcentajes de las respuestas por cada pregunta, con esta informacin fue posible
obtener conclusiones generales que permitieron esclarecer el problema plantado
para esta investigacin.
Ahora bien mediante la aplicacin de este mtodo, se pudo observar el entorno
laborar y el desenvolvimiento de las personas que laboran en el centro de imgenes
los olivos Dr. Jos Trinidad Morales Garca, C.A. Donde qued evidenciado que hay
deficiencias en el departamento administrativo ya que carece de un departamento de
facturacin que lo apoye en la gestin de emisin y cobranza de facturas. En este
sentido las investigadoras a travs de las entrevistas y de la observacin directa
lograron reconstruir la estructura organizacional actual que presenta el centro de
imgenes, la cual se muestra en la siguiente pgina.

ORGANIGRAMA DEL CENTRO DE IMGENES LOS OLIVOS DR. JOSE

TRINIDAD MORALES GARCIA, C.A
PRESIDENTE

VICE
PRESIDENTE

JEFE DE LA
UNIDAD

COORDINADORA

COORDINADOR

ADMINISTRATIVA

DE ECOGRAFIA

ECOGRAFISTAS
(12)
TRANSCRIPTORAS

COORDINADOR
RADIOLOGIA (2)

TECNICOS (10)
ASISTENTE
ADMINISTRATIVA

RECEPCION (2)
TRANSCRIPTORAS
(2)

(2)

Propuesta para el centro e imgenes los olivos Dr. Jos Trinidad Morales
Garca, C.A
Objetivo de la Propuesta.
Disear un departamento de facturacin y cobranza en el centro de imgenes los
olivos Dr. Jos Trinidad Morales Garca, CA.
Justificacin de la Propuesta

Basados en los resultados obtenidos del estudio realizado en el presente

trabajo de investigacin, se detect la necesidad de disear un departamento de
facturacin y cobranza en el centro de imgenes los olivos Dr. Jos Trinidad Morales
Garca, CA debido a la cantidad de quejas presentadas por los pacientes que
acuden al centro de imgenes, esto acarreado por los inconvenientes que tienen los
mismos al momento de cancelar y solicitar su factura por el servicio prestado.
Por consiguiente se presenta un organigrama de la unidad de imgenes donde
se incluye el departamento de facturacin y cobranza, lo cual es apropiado para
mejorar la calidad de servicio al cliente y los procedimientos administrativos de la
misma, tomando en cuenta que al existir dicho departamento la estructura de la
empresa estara perfecciona ya que para los momentos se encuentra inconclusa.
Toda empresa u organizacin para que tenga xito debe poseer una estructura
organizacional completa, ya que de esta forma la organizacin funcionaria de
manera eficiente, logrando sus objetivos y metas eficazmente; es por ello que las
autoras presentan dicha propuesta para que el centro de imgenes logre sus
objetivos establecidos.

PROPUESTA DE ORGANIGRAMA PARA EL CENTRO DE IMGENES LOS

OLIVOS DR. JOSE TRINIDAD MORALES GARCIA, C.A
PRESIDENTE

VICE
PRESIDENTE

JEFE DE LA
UNIDAD

COORDINADOR
DE ECOGRAFIA

COORDINADORA
ADMINISTRATIVA

ECOGRAFISTAS
(12)

DPTO DE

COORDINADOR
RADIOLOGIA (2)

TECNICOS (10)

FACTURACION Y
COBRANZA
TRANSCRIPTORAS

TRANSCRIPTORAS

(2)

(2)

ASISTENTE

RECEPCION (2)

ADMINISTRATIVA

Para que todo departamento funcione de manera eficiente debe manejarse

mediante normas y procedimientos que los rijan al momento de realizar las
actividades pautadas correspondientes al rea que abarque la misma. A
continuacin se mostraran los procedimientos y normas del departamento de
facturacin y cobranzas que se ha planteado disear en el centro de imgenes los
olivos:
Procedimientos
Con la nota de servicio generada por el servicio prestado, proceder con la emisin
de factura verificando en el sistema mediante el modulo de informes mdicos que el
servicio haya sido brindado al paciente, esto en el caso de facturas particulares; para
las facturas que deban emitirse a los seguros, las mismas de igual forma se cotejan
mediante el modulo de informes, emitiendo la factura verificando la nota de servicio y

chequeando que la documentacin que requiera cada seguro este completa, luego
de generadas estas facturas deben enviase al seguro para el mismo proceda con la
emisin de cheque que cancelaran las mismas.
Normas
Para generar facturas particulares (naturales) el paciente debe mostrar la cedula
de la persona a la requiera sea emitida dicha factura.
Para facturas particulares (jurdicas) el paciente debe mostrar el Rif del ente al
que desee facturar.
Para generar facturas de seguros, la misma debe poseer la orden de seguro,
copia de la cedula del titular y del paciente, en algunos casos el carnet del
asegurado; esto dependiendo de las polticas que posea cada seguro.

REFLEXIONES SOBRE LA ACCIN

Nos he de gran satisfaccin cumplir con una nueva etapa en la carrera, como lo es
ste trabajo especial de grado, con esfuerzo y dedicacin todo fue posible. Dentro
de la realizacin de este proyecto resaltamos la importancia que es estudiar para
aprender, pero no de cualquier modo, sino con disciplina,

honradez y buena

voluntad. Una carrera universitaria no es nada fcil y preparar una trabajo de grado
mucho menos cuando no se cuenta con las herramientas necesarias para el logro
de los objetivos, cuesta muchos desvelos y sacrificios tanto para nosotros como a
nuestros padres y a los mismos profesores, por lo tanto, hay que responder a unos
y a otros con generosidad y devocin por el estudio, ya que no hay satisfaccin
comparable a la que hace del deber cumplido y la meta alcanzada.
Todo lo que hemos aprendido a lo largo de nuestra vida estudiantil nos llena de
gratitud y es muy hermoso saber que todos los trabajos son un aprendizaje ms
para nuestra profesin y para ser mujeres y hombres nuevos, sabios, trabajadores
y pacficos que el mundo estero necesita para transformar armoniosamente y

convertir los sueos de nuestras familias en realidades. Gracias a este trabajo

logramos el nacimiento de nuevas reflexiones que nacen a cerca del aprendizaje
obtenidos sobre la creacin de un departamento de facturacin y

todos los

componentes que lo involucra para proponerlos mediante una metodologa

proyectiva.

CONCLUSION
La departamentalizacin representa una herramienta muy importante dentro de
una organizacin ya que si la estructura de una empresa no est completa
correctamente, los servicios que en ella se prestan no podrn ser los ms idneos
para los usuarios que se benefician, as como tampoco podran ser eficientes para
ellos, generando as, malas expectativas para la sociedad por la cual prestan sus
servicios.
En general la visin primordial para la realizacin de este proyecto factible fue
proveer una herramienta con la cual el centro de imgenes los olivos Dr. Jos
Trinidad Morales Garca pudiera mejorar su calidad de trabajo en la prestacin de los
servicios que la misma brinda en pro de sus pacientes. Con la implementacin del
departamento el centro de imgenes tendr un mejor desempeo en las funciones
que se puedan desarrollar.
Los objetivos propuestos para este trabajo de investigacin fueron alcanzados en
su totalidad, gracias a la utilizacin de la metodologa aplicada, lo cual permio
unificar los procesos en gran parte a las necesidades planteadas durante el

desarrollo de la investigacin, y que permiti presentar los resultados del trabajo

realizado.

RECOMENDACIONES

Terminada la investigacin se recomienda:

Se recomienda realizar todos los pasos procedimientos y normas, para la
implementacin del departamento.
Velar por el cumplimiento de los procedimientos y normas para as poder llegar al
objetivo principal que es perfeccionar las actividades del departamento.
Respetar los procedimientos e indicaciones presentados, ya que es una manera
de garantizar el buen desenvolvimiento de las funciones del departamento.
Una vez aprobada por la presidencia, comenzar con el funcionamiento del
departamento en el menor tiempo posible, ya que a travs de este estudio se
evidencio la necesidad del mismo.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS.

 Enrique benjamn franklin (2008) Organizacin de empresas 2da edicin.

Joaqun Rodrguez valencia (2011) Como elaborar y usar los manuales
administrativos 4ta edicin.
James o`Brien y Jorge Marakas (2009) Sistemas de informacin gerencial 6ta
edicin.
Bavaresco. (2001) Proceso Metodolgico en la Investigacin Cuarta Edicin.
Editorial de la Universidad del Zulia. Maracaibo, Venezuela.
Effy oz (2009) Administracin de los sistemas de informacin 5ta edicin.
Chiavenato. (2014) Administracin de empresas..
Claret. (2011)
Caracas.

Como Hacer y Defender Tesis 19va Edicin Ampliada.

Hurtado De Barrera. (2007) Metodologa de la Investigacin Holstica. Tercera

Edicin. Caracas: Fundacin Sypal
Yuni J. (2005) Investigacin Accin 3era Edicin.

ANEXOS

PREGUNTAS
1.

Se ha dado cuenta usted sobre la falta de

un departamento de facturacin en el
centro de imgenes?

2.

Ha sentido la necesidad de la existencia

de un departamento de facturacin para
acelerar los procesos administrativos?

RESPUESTAS
NUNCA

ALGUNAS
VECES

SIEMPRE

3.

En su opinin, cree usted que la carencia

del departamento de facturacin ha
generado molestias para los pacientes?

Segn su opinin la falta del

departamento de facturacin en la unidad
4.
de imgenes le ha restado prestigio a la
misma?
5.

Para la gestin de cobranza facilitara el

proceso la existencia de la facturacin
directa de la unidad de imgenes?

6.

En su opinin, los clientes de la unidad de

imgenes sienten incomodidad a la hora
de solicitar su factura?

La existencia de un procedimiento
administrativo para la facturacin del
7.
servicio de imgenes lo hara ms
eficiente?
8.

La creacin de normas para el

procedimiento de facturacin hara ms
eficaz el servicio al cliente?

Hacer del conocimiento de las normas al

9. personal de la unidad de imgenes har
ms fluido el proceso?
10.

Crear un departamento de facturacin

mejorara el servicio al cliente?