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PRCTICAS DE OFICINA

Semana 01

Semana 13

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Hay portales muy conocidos como: www.hotmail.com, www.cantv.net, www.yahoo.es o yahoo.com,

entre otros. En las tecnologas de comunicacin a este sistema se le denomina sincrnico porque podemos tener respuestas casi inmediatas a diferencia del correo tradicional que es asincrnico..

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All se puede crear un sistema de archivos digitales, clasicndolos en las categoras que intereses
al usuario, podemos crear carpetas y subcarpetas para almacenar los documentos. Las cuentas de correo ya vienen con una clasicacin predeterminada y bsica como se puede observar en las ventanas
a continuacin del correo de Yahoo, Hotmail y CANTV:

Importancia en cuanto a la informacin

profesional y el campo del trabajo.
Esta asignatura ofrece la capacitacin y los
conocimientos que toda persona debe poseer
para desempearse en el mundo del trabajo,
ya sea como asistente administrativo, auxiliar
contable o cualquier otro trabajo en general.
Por ejemplo: un auxiliar de contabilidad no
trabaja exclusivamente con nmeros, l est
rodeado de personas en los negocios y en las
actividades sociales, l tambin:
Escribe Informes
Contesta el telfono
Hace uso de los archivos, etc.
Por lo tanto, el solo conocimiento de su especialidad no lo capacita para desempear con eciencia
su trabajo y afrontar las resposabilidades de su cargo, si l no adquiriera adems, conocimientos de
organizacin comercial y de las rutinas y el funcionamiento propio de una ocina, sera un especialista
incompleto.
En el siguiente grco podemos percatarnos de otras responsabilidades de un auxiliar contable:

ESCRIBE INFORMES Y
CARTAS

CONTESTA
EL TELFONO
ACTIVIDADES
SOCIALES
AUXILIAR
CONTABLE

HACE USO DEL

KARDEX

HACE USO DE
ARCHIVOS

Como puedes notar en las tres grcas las carpetas bsicas que ofrecen las tres cuentas de correo
son comunes: Bandeja de entrada, Borrador, enviado y papelera, pero adems las tres te ofrece la opcin para crear carpetas segn tu criterio para archivar y distribuir tus documentos digitales.

OTROS

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Aqu podrs colocar cualquier referencia que recuerdes respecto al nombre del archivo.

Tambin podrs agregar alguna palabra en especial que este

dentro del contenido del archivo, debers tratar que sea lo
ms especca posible, ya que si es muy comn es posible
que te traiga muchos resultados la bsqueda y sea tediosos
revisar.

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Prcticas de ocina
El saber cmo funciona una ocina es para nuestros participantes de esta mencin tan importante
como el buen conocimiento de la taquigrafa como de la mecanografa o la computacin. Sobre todo si
es un emprendedor que quiere crear su propia empresa.
Una persona que haga vida laboral en una ocina debe saber:
1. Cul es la forma apropiada de escribir buenas cartas comerciales.
2. Cmo y cul es la manera apropiada de tratar al pblico.
3. La forma de organizar y mantener los diferentes sistemas de archivos.

Aqu podrs direccionar en que secciones, carpetas o unidades de la computadora quieres que te haga la bsqueda.

4. Cmo atender el telfono.

5. Cmo llevar los registros bancarios y nancieros de una ocina.

Ests tres ltimas opciones, te permitirn agregar mucho

ms informacin para realizar la bsqueda de manera ms
exacta: la fecha puede ser especicada por perodos si no
recordamos la exacta, por el tamao aproximado del archivo
expresado en KB y otras opciones mas complejas que puedan completar la informacin para la bsqueda.

6. Cmo seleccionar los mtodos ms apropiados de viaje y transporte.

7. Cmo usar varios programas informticos, y por sobre todo cmo mantener las buenas relaciones
con los dems empleados, supervisores, clientes y pblico en general.
8. Cmo hacer proyectos de nanciamiento.
Por todas estas razones expuestas es que la asignatura Prcticas de Ocina es de fundamental
importancia para la persona que se prepara a entrar en el mundo comercial.

Los Archivos en los Correos Electrnicos

Este tema lo veremos con mayor profundidad en la materia Informtica, aqu slo nos acercaremos
para percatarnos del uso que le puede dar un auxiliar de contabilidad o empleado de ocina a esta
herramienta tan importante en la actualidad.
El correo en una ocina se limitaba solamente al intercambio de comunicacin a travs de cartas,
telegramas o en el mejor de los casos va telefnica o tambin va fax. Despus del desarrollo de
la Internet, estas forma de comunicacin pasaron a un segundo plano, la comunicacin escrita, ha
quedado para situaciones de mayor formalidad o para asuntos legales que necesitan documentacin
formal.
En la actualidad existen muchas pginas WEB que te ofrecen la posibilidad de abrir una cuenta de
correo de forma gratuita, la cual te permite enviar y recibir archivos escritos, grcos y audiovisuales;
la nica limitacin es la capacidad que ofrece cada portal para almacenar y enviar archivos, la cual se
mide en byte. Para enviar, recibir y almacenar n no debes exceder el peso estipulado. Este peso o
capacidad es su contenido medido en el sistema de medicin en Byte (bait), un byte es una serie de
8 bit, Un Kilobyte (o 1 Kb) representa 1024 bytes y un Megabyte (1 Mb) representa mil K bytes, o un
milln de bytes, como te lo explicamos en la clase pasada.
Los que ms pesa son los archivos de imgenes, grcos, de video o de audio. Para ello existen
otros recursos como por ejemplo para comprimir archivos de texto existen Win Zip y Win rar, son compiladores, que achican el contenido para poder ser enviado y luego el que lo recibe lo lleva a su tamao
normal y puede utilizarlo.

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El trabajo requiere que las personas sean capaces de ofrecer nuevas ideas y sugerencias para
mejorar la forma de desempearse.
La ocina moderna
En una empresa, en una industria, en la administracin pblica, en una cooperativa, microempresa, sociedad comercial, como en otros innumerables
campos del mundo empresarial, la ocina es el
lugar donde se procesa y aseguran las actividades
administrativas de una empresa.
Elementos bsicos de una ocina
Para que exista una verdadera ocina debe
estar constituida:
1. Por un personal o talento humano adecuado tales como; secretarias, contabilistas, archivistas, etc.
2. Por un recurso material constituido por lo siguiente:

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2.1. El mobiliario necesario para el funcionamiento de una ocina: escritorios, sillas, archivadores,
estantes, etc.
2.2. Equipos: fotocopiadoras, computadoras, calculadoras, telfonos, telefax, entre otros
2.3. Material de ocina: papel, engrapadoras, sobres, sellos, lpices, bolgrafos, entre otros.
Caractersticas del personal
Todo empleado debe tener habilidades especcas, cualidades personales y apariencia personal
excelente.

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Para mantener organizada tu computadora debers aprender a crear carpetas, elaborando un sistema de archivo de acuerdo a tus necesidades, inclusive puedes clasicarlo por usuario sin la computadora es utilizada por ms de una persona y a su vez cada usuario podr crear dentro de su carpeta
su sistemas para archivar sus archivos digitales segn sus reas de trabajo, de estudios u otro inters.
Esto siempre te permitir acceder de forma ms rpida a la informacin archivada en tus carpetas con
tus documentos creados.
Para crear una carpeta nueva acceders al men archivo y all seleccionars nuevo, en nuevo se
desplegar otro men y hars clic sobre carpeta; como puedes verlo en la siguiente ventana:

a. Habilidades especcas en: computacin, lenguaje oral y escrito, contabilidad, archivo y manejo
de equipos de ocina.
b. Cualidades personales: cooperacin, buen criterio, deseos de superacin, ingenio, buena
voluntad, presteza, responsabilidad, dedicacin, puntualidad, limpieza y orden.
c. Apariencia personal: cuidar el aseo personal y vestir de manera adecuada. Recuerda que estar
bien vestido no signica una vestimenta lujosa ni a la moda.
Recuerda que no vas para una esta ni tampoco para un campo deportivo. Vas a trabajar
en equipo.

Al realizar este paso te aparecer la carpeta con titulo que dir: carpeta nueva y debers colocarle
el nombre segn tu necesidad. Podrs adems editar o cambiar los nombres de tus carpetas al hacer
clic en el botn secundario (botn derecho) del Mouse y seleccionar la opcin cambiar nombre y reescribir el nombre que hayas considerado le vaya mejor.

Actividades

El explorador tiene tambin la posibilidad de mover documentos y/o carpetas de una carpeta a otra,
simplemente lo activas haciendo clic sobre archivo o la carpeta que deseas mover y luego haciendo
un clic sostenido (sin soltar el botn principal del ratn) mueves hacia la seccin de la derecha que
te explicamos en la primera ventana llamada carpetas y sueltas la carpeta o documento en la carpeta
donde lo deseas reubicar.

1. Imagina que emprendes tu propia empresa Qu otros materiales y equipos necesitaras?

2. En cuanto a la aptitud y apariencia personal, elabora con tus compaeros una lista de cualidades que debe tener un joven o adulto emprendedor.

cono bsqueda

3. Esto que has aprendido te servir para montar un negocio propio?

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Puedes realizar bsquedas de tus archivos si no recuerdas

como lo guardaste o en que carpeta lo guardaste, a travs de la
opcin que te ofrece la bsqueda, opcin que puedes activar en el
botn, la cual desplegar una ventana que te ofrece varias opciones, de donde escogers, que te llevar a un men que te explicamos sus utilidades en la imagen que viene a continuacin:

cono todos los archivos

y carpetas

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LOS ARCHIVOS EN
MEDIOS INFORMTICOS

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La Vaquita

Esta semana te presentaremos como funciona los sistemas de archivo en medios informticos, para
nuestro caso te presentaremos una descripcin bsica para el manejo de archivos en un computador
personal a travs de las herramienta del explorador de Windows, el cual quizs ya conoces. Tambin
te describiremos las carpetas y formas de archivos del correo electrnico y nalmente los dispositivos
ms comunes que se utilizan para almacenar y transferir los archivos digitales o digitalizados..
Los Archivos en un computador:
Los archivos digitales son la principal consecuencia positiva de la era del computador, por garantizar ciertas ventajas: ecolgicas ante el uso del papel y del ahorro del espacio fsico, as como la
practicidad para enviarlos y/o compartirlos. Pero Cmo administrar las carpetas o archivos en una
computadora?. La respuesta es sencilla y se llama explorador de Windows; esta herramienta que
ofrece este ambiente de trabajo se encuentra en todas las versiones Windows, el cual siempre esta
representado con el icono que es una carpeta con una lupa encima; al cual siempre podrs acceder,
desde inicio, tambin podra ser un acceso directo en el escrito o encontrarlo en la barra de inicio como
un botn de la barra de inicio, pero la forma que siempre podrs acceder es desplegando el men de
inicio, en programas.
cono de explorador de Windows

Las ventanas que te mostraremos en est semana son del ambiente de trabajo Windows XP, lo
primero que te ensearemos es como visualizar los contenidos de las carpetas en el explorador:

Un maestro de la sabidura paseaba por un bosque con su el discpulo, cuando vio a lo lejos un sitio
de apariencia pobre y decidi hacer una breve visita al lugar. Durante la caminata le coment al aprendiz
sobre la importancia de las visitas, tambin de conocer personas y las oportunidades de aprendizaje que
tenemos de estas experiencias.
Llegando al lugar constat la pobreza del sitio, los habitantes, una pareja y tres hijos, la casa de
madera, vestidos con ropas sucias y rasgadas, sin calzado. Entonces se aproxim al seor, aparentemente
el padre de la familia y le pregunt: En este lugar no existen posibilidades de trabajo, o puntos de comercio
Cmo hacen ustedes y su familia para sobrevivir aqu?
El seor calmadamente respondi: amigo mo, nosotros tenemos una vaquita que nos da varios litros
de leche todos los das. Una parte del producto la vendemos o lo cambiamos por otros gneros alimenticios
en la ciudad vecina y con la otra parte producimos queso, cuajada, etc., para nuestro consumo y as es como
vamos sobreviviendo.
El sabio agradeci la informacin, contempl el lugar por un momento, luego se despidi y se fue. En
el medio del camino, volte hacia su el discpulo y le orden: busque la vaquita, llvala al precipicio de
all enfrente y empjela al barranco.
El joven espantado vio al maestro y le cuestion sobre el hecho de que la vaquita era el medio de
subsistencia de aquella familia. Mas como percibi el silencio absoluto del maestro, fue a cumplir la orden.
As que empujo la vaquita por el precipicio y la vio morir. Aquella escena qued grabada en la memoria de
aquel joven durante algunos aos.
Un bello da el joven resolvi abandonar todo lo que haba aprendido y regresar a aquel lugar y
contarle todo a la familia, pedir perdn y ayudarlos. As lo hizo y a medida que se aproximaba al lugar vea
todo muy bonito, con arboles oridos, todo habitado, con carro en el garaje de tremenda casa y algunos
nios jugando en el jardn.
El joven se sinti triste y desesperado imaginando que aquella humilde familia tuviese que vender el
terreno para sobrevivir, aceler el paso y llegando all, fue recibido por un seor muy simptico, el joven
pregunto por la familia que viva all hace unos cuatro aos, el seor respondi que seguan viviendo all.

A la derecha aparecen todas secciones en las que se encuentra dividido tu

computador en carpetas, cada seccin
que contiene este botn que te indica
que al hacer clic sobre el se desplegaran otras carpetas contenidas dentro
de esa seccin.

Este men desplegado indica que est activado detalles, una de las opciones para ver la lista de archivos
y de carpetas, en este ejemplo aparece resaltado mis
documentos mostrando sus carpetas. Desplegado el
men de vistas, la opcin detalles es la ms completa, porque coloca el tamao de la carpeta en KB, el
tipo de documento y la ltima fecha de modicacin.
Explora las opciones restantes y usa la de tu conveniencia.

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Espantado el joven entro corriendo a la casa y conrm que era la misma familia que visit hace
algunos aos con el maestro. Elogi el lugar y le pregunto al seor (el dueo de la vaquita): Cmo hizo
para mejorar este lugar y cambiar de vida?
El seor entusiasmado le respondi: nosotros tenamos una vaquita que cay por el precipicio y muri,
de ah en adelante nos vimos en la necesidad de hacer otras cosas y desarrollar otras habilidades que no
sabamos que tenamos, as alcanzamos el xito que sus ojos vislumbran ahora.
Todos nosotros tenemos una vaquita que nos proporciona alguna cosa bsica para nuestra sobrevivencia
la cual es una convivencia con la rutina, nos hace dependientes y casi que el mundo se reduce a lo que la
vaquita nos produce. Descubre cul es tu vaquita y aprovecha el aqu y el ahora para empujarla por el
precipicio.