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Hemeryth Flavia Implementacion Sistema Control
Hemeryth Flavia Implementacion Sistema Control
TESIS
"IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO OPERATIVO
EN LOS ALMACENES, PARA MEJORAR LA GESTIN DE INVENTARIOS DE
LA CONSTRUCTORA A&A S.A.C. DE LA CIUDAD DE TRUJILLO - 2013
PRESENTACIN
vuestro
criterio
el
presente
informe
de
investigacin
titulado:
Atentamente,
Las Autoras
ii
AGRADECIMIENTO
Gracias a Ustedes!
iii
RESUMEN
La presente investigacin
mtodo
iv
ABSTRAC
The present study had the general objective Show that with the implementation of a
system of internal control operating in warehouses improve inventory management of A &
A Construction SAC city of Trujillo - 2013. Post Test - In order to fulfill this objective
Experimental research method only group Pre Test was performed. The theoretical
foundation of the research said independent variable Operating System Internal Control in
the stores as the dependent variable and Managing Inventories and Our population sample
used for this investigation were 05 stores. He applied as instruments of data collection
Interviews, Direct observation and questionnaire applied to the head of logistics and
warehouse staff , these being the direct users of the system to give a clear picture of the
status of the System Operational Internal Control current , can detect the shortcomings of
this and propose significant improvements. The most important conclusion was that the
implementation of an Internal Control System Optical Stores in the area significantly
improved management of inventories due to improved processes, inventory control,
physical distribution warehouses.
NDICE
PRESENTACIN ................................................................................................................. ii
AGRADECIMIENTO ..........................................................................................................iii
RESUMEN ........................................................................................................................... iv
ABSTRACT........................................................................................................................... v
INDICE ................................................................................................................................ vi
CAPTULO I ......................................................................................................................
10
I INTRODUCCION................................................................................................ .10
1.1. Formulacin del Problema ............................................................................... 11
1.1.1. Realidad Problemtica ....................................................................... 11
1.1.2. Enunciado del Problema..................................................................... 14
1.1.3. Antecedentes del Problema ............................................................... 14
1.1.4. Justificacin ....................................................................................... 16
1.2. Hiptesis
................................................................................................... 16
1.3. Objetivo
................................................................................................... 16
................................................................................................... 29
............ 30
................................................................................................... 33
vii
LISTA DE TABLAS:
Tabla N 01: Nivel de conocimiento de la Estructura Organizacional del rea de almacenes . 46
Tabla N 02: Nivel de Capacitacin del personal de Almacn......... 47
Tabla N 03: Conocimiento de la importancia de tener un buen control de los inventarios .... 48
Tabla N 04: Implementacin de Equipos y Maquinarias en los almacenes ............................ 49
Tabla N 05: Aplicacin de Procedimientos............................................................................. 50
vii
ivi
LISTA DE GRFICOS:
Grfico N 01: Nivel de conocimiento de la Estructura Organizacional del rea de almacenes47
Grfico N 02: Nivel de Capacitacin del personal de Almacn... .. 48
Grfico N 03: Conocimiento de la importancia de tener un buen control de los inventarios . 49
Grfico N 04: Implementacin de Equipos y Maquinarias en los almacenes......................... 50
Grfico N 05: Aplicacin de Procedimientos ......................................................................... 51
i
x
CAPTULO I
INTRODUCCIN
1
0
I.
INTRODUCCIN
1.1 FORMULACIN DEL PROBLEMA
1.1.1 Realidad Problemtica
El Per vive desde fines de la ltima dcada del siglo XX un sostenido
crecimiento de la industria de la construccin, segn el INE, en abril tuvo
un crecimiento de 26.5%, en mayo 10.05% y en junio 6.98%
las
mayores
inversiones
pblicas
privadas,
ambas
la
1
1
a fraudes, malversaciones
manipulaciones.
La situacin antes expuesta hace necesario establecer lineamientos que
permita a las empresas un mejor y eficaz control interno, es por ello la
realizacin del presente trabajo.
La empresa Constructora A&A S.A.C., se dedica a la construccin de
edificios completos, cuenta con un inventario de materiales, suministros,
herramientas, y equipos que son indispensables para la ejecucin de sus
proyectos de manera eficiente.
Mediante estudio previo realizado en la empresa, sta carece de controles
internos en cuanto al manejo de los inventarios que le permitan lograr una
mayor eficiencia de control en la ejecucin de sus labores, de manera tal
1
2
almacenes as mismo
estn
y materiales
1
3
y control de
1
4
institucin; as mismo,
sus
operaciones
e incidiendo
en
la
liquidez
institucional.
Arqueros G., Nancy, Ao 2003, en su tesis Sistema de Control Interno y
la productividad de la Empresa Inversiones Luna Rota S.A.C. de la
ciudad de Trujillo
Realizada en la UPAO de la Escuela de Contabilidad de la Facultad de
Ciencias Econmicas del ao 2003 con el tema cuyas conclusiones
despus de aplicar el Sistema de Control Interno son las siguientes:
La no realizacin a tiempo de los pagos a los proveedores as como la
preparacin y emisin de informes financieros a la gerencia general se
ha mejorado con la implementacin del nuevo Sistema de Control
Interno.
El Sistema de Control Interno que se ha implementado, permite
incrementar la productividad del rea de tragamonedas por ser muy
completo y se puede utilizar en muchas empresas similares.
1
5
1
6
1.3 OBJETIVOS
Objetivo General
Demostrar que con la implementacin de un sistema de control interno
operativo en los almacenes mejorar la gestin de los inventarios de la
Constructora A&A S.A.C. de la ciudad de Trujillo 2013.
Objetivos Especficos
a)
b)
c)
1
7
empleado .
1.4.4. Objetivos del control interno
Prevenir fraudes.
Descubrir robos y malversaciones.
Obtener informacin administrativa, contable y financiera confiable y
oportuna.
Localizar errores administrativos, contables y financieros.
Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y dems
1 Javier Romero, Contabilidad Intermedia; Interamerjcana Editores , Mxico 1997 Pg. 548
2 Patricia Kirschenbaum, Jennifer Mangulan; Enterprise Risk Managenent:; PriceWater HouseCoopers; Estados Unidos
2004; Pg. 18
3 Mantilla B., Samuel Alberto, Control Interno, Estructura Conceptual Integrada. Edicin Segunda, Editorial Ecoe, Pg.
321
4
Abraham, Perdomo, Fundamentos de control Interno, Novena Edicin, Mxico 2004 Pg. 04
1
8
5
6
Abraham, Perdomo, Fundamentos de control Interno, Novena Edicin, Mxico 2004 Pg. 03
Abraham, Perdomo, Fundamentos de control Interno, Novena Edicin, Mxico 2004 Pg. 04
1
9
Abraham, Perdomo, Fundamentos de control Interno, Novena Edicin, Mxico 2004 Pg. 05
2
0
2
1
Principios de Almacenaje
las
de
almacenamiento disponible.
b. El Trfico interior, que depende de las distancias a recorrer y de la
frecuencia con que se produzcan los movimientos.
c. Los Movimientos, tendiendo al mejor aprovechamiento de los medios
disponibles y a la utilizacin de cargas completas.
d. Los Riesgos, debe considerarse que unas buenas condiciones
ambientales
de
seguridad
incrementan
notablemente
la
Jordi Pau Cos y Ricardo de Navascues. Ediciones Daz de Santos, S.A. Madrid Espaa, 2001. Pg. 127
Daz de Santos S.A. Marketing Publishing. Compras e Inventarios, Ediciones Daz de Santos S.A. 1995. Madrid
Espaa.
9
2
2
10
10
Daz de Santos S.A. Marketing Publishing. Compras e Inventarios, Ediciones Daz de Santos S.A. 1995. Madrid
Espaa. Pg. 96
2
3
Tipos de inventarios
11
12
Daz de Santos S.A. Marketing Publishing. Compras e Inventarios, Ediciones Daz de Santos S.A. 1995. Madrid
Espaa. Pg. 95
12
Daz de Santos S.A. Marketing Publishing. Compras e Inventarios, Ediciones Daz de Santos S.A. 1995. Madrid
Espaa.
2
4
verificar, en
13
Daz de Santos S.A. Marketing Publishing. Compras e Inventarios, Ediciones Daz de Santos S.A. 1995. Madrid
Espaa.
2
5
2
6
en
un sistema
completo
de
2
7
2
8
CAPTULO II
MATERIAL Y
PROCEDIMIENTOS
2
9
3
0
3
1
Variable a
Investigar
Variable
Independiente
Sistema de control
interno operativo en
los almacenes de la
Empresa
Constructora A&A
S.A.C., Trujillo.
Variable a
Definicin
Conceptual
Indicador de
variables
Procedimientos
y
mtodos adoptados
por la organizacin
de
manera
coordinada a fin de
proteger
sus
inventarios
contra
perdida, fraude o
ineficiencia.
Esta
definicin
refleja
que
es
salvaguardar
los
bienes de la entidad.
Eficiencia y Eficacia
de
controles
Cuantitativa
administrativos
Indicador de
Tipo de
variables
Variable
Investigar
de
Escala de
Medicin
Ordinal
Reporte de perdidas,
faltantes
y/o
sobrantes
Definicin Conceptual
Administracin
Tipo de
Variable
Escala de Medicin
las
la
comercializacin gestin
de
la
control
manejo
de Cumplimiento de
Dependiente
objetivos Cuantitativa
Ordinal
estrategias,
procedimientos
Inventarios.
de entradas y salida.
32
CAPTULO III
PRESENTACIN Y
DISCUSIN DE
RESULTADOS
3
3
3
4
3.1.2. Personal
El personal est constituido por 2 tipos de trabajadores:
- Personal con Estudios: El nico es el Jefe de Logstica el cual tiene
ttulo tcnico.
- Personal sin Estudios: Lo constituyen los 05 almaceneros que tiene
estudios completos de educacin secundaria. Ello representa el 100%
del personal de almacn.
3
5
3
6
3
7
3
8
3
9
4
0
Descripcin:
Comienza el proceso con la llegada de mercanca segn lo solicitado
en la orden de compra, hacindose las descargas en las zonas
establecidas para tal fin.
El almacenero procede a verificar la mercanca contra la factura y la
orden de compra.
Si existe conformidad en la recepcin, el almacenero firma y sella la
factura y la orden de compra. En caso de alguna diferencia, se notifica
a la jefatura de logstica y se espera alguna respuesta del mismo para
la aceptacin de la mercanca.
El almacenero con la factura del proveedor y la copia de la orden de
compra procede a su registro en el sistema informtico. Introducida la
informacin de la factura de compra en el computador, se procede a
emitir el reporte de entrada de mercanca.
El almacenero enva la factura de compra (firmada y selladaprocesada) y la copia de la orden de compra junto con el reporte de
entrada de mercanca, al departamento de contabilidad. En ste, se
realiza la revisin de la factura contra la orden de compra, para su
posterior registro contable.
4
1
Descripcin:
Realizada la recepcin, el almacenero verifica si el cdigo del
producto existe en el sistema de control de inventario. En caso que no
exista dicho cdigo, procede a solicitar su creacin en el sistema,
indicando a que rubro pertenece.
El almacenero procede a ubicar la mercanca en el lugar adecuado.
Registra en el sistema el ingreso de dicho materia
4
2
Descripcin:
El almacenero recibe la orden de consumo realizada por los maestros
de Obra.
El almacenero ubicara en el almacn los materiales y los llevara al
rea de despacho para la verificacin del maestro de Obra quien dar
la conformidad de los materiales a recepcionar y los
retirara del
almacn.
El almacenero al final del da consolidara todas las rdenes de
Consumo en un documento llamado Orden de Salida, que tendr el
VB del Ing. Residente para su validez.
-
4
3
Entrada principal
4
4
Taller
de
corte
Porcelanat
os
Tinas
de
Bao
Inodoros
Cermico
s
Elctrico
s
4
5
ELE-CA-A02-N04
Dnde:
ELE
: Materiales elctricos
CA
: Cables
A02
: Anaquel N 02
N04
: Nivel en el anaquel
80%
NO
20%
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Las Autoras
4
6
SI
100%
NO
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Las Autoras
Respecto al Nivel de conocimiento de la Estructura Organizacional del
rea de almacenes por parte del personal a cargo de los almacenes es muy
buena, siendo el 100%
Usted cree que est debidamente capacitado respecto al trabajo que realiza
en el almacn?
80%
NO
20%
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Las Autoras
20
%
SI
80%
NO
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Las Autoras
El 80% del personal encargado de los almacenes dice estar debidamente
calificado para realizar su trabajo y el 20% representado por el almacenero
de Huanchaco quien solicito ser capacitado ms en lo referente al manejo
del sistema, ya que siempre la informacin fue registrada por un asistente
contable, siendo para l nueva esta funcin.
-
100%
NO
0%
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Las Autoras
SI
100%
NO
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Las Autoras
El 100% sabe de la importancia de llevar un buen control de los
inventarios ya contribuir a mejorar la gestin de estos, adems se podrn
lograr los objetivos de la empresa.
-
20%
NO
80%
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Las Autoras
20
%
SI
80%
NO
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Las Autoras
El 80% del personal cuenta con los equipos adecuados y necesarios para
realizar su trabajo de manera eficiente y el 20% representado por el
almacenero del almacn central de Huanchaco por no tener aun el
montacargas que est en proceso de cotizacin para su adquisicin
-
100%
NO
0%
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Las Autoras
SI
100%
NO
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Las Autoras
El 100% por ciento del personal de almacn cumple con los
procedimientos establecidos.
52
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
En base al diagnstico y anlisis realizado en la empresa Constructora A&A SAC, y
despus de implementar un sistema de control interno operativo en los almacenes, para
mejorar la gestin de los inventarios, se establecen las siguientes conclusiones:
1. Ante la falta de una estructura organizativa definida en la empresa y por la carencia de
un Manual de Organizacin y Funciones, se dise la estructura organizativa a nivel
de almacenes definindose las obligaciones del personal que integran esta rea.
2. El personal de almacenes tienen un nivel de educacin bajo para el trabajo que
realizan, por lo que estn en proceso de aprendizaje gracias a capacitaciones otorgadas
por la empresa, existiendo un alto grado de compromiso con la labor que desempean
dentro de la misma.
3.
5
3
RECOMENDACIONES
Las recomendaciones est basada en buscar una mejora continua en lo propuesto e
implementado con la finalidad de mejorar la gestin empresarial de la Constructora A&A
S.A.C.
1. Implementar un Manual de Organizacin y Funciones que defina cada una de las
actividades a realizar por cada puesto de trabajo en la empresa.
2. Motivar ms al personal premindolos por su buen desempeo en su trabajo con un
incentivo econmico. As como se motiva al personal, tambin se debe implantar
sanciones a los almaceneros que no cumplan en tener la informacin al da teniendo
todo lo necesario para hacerlo.
3. Realizar un anlisis de costo beneficio en la adquisicin de equipos y maquinarias que
permita minimizar los tiempos en las actividades realizadas en los almacenes..
4. Programar semestralmente una revisin de los procesos implantados con la finalidad
de mejorarlos. Esto lo deben realizar los almaceneros con el jefe de Logstica y
aprobado por la gerencia general.
5.
La distribucin fsica del almacn se puede hacer en base a una clasificacin ABC
teniendo en cuenta la cantidad de productos y el nivel de rotacin de estos.
5
4
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Libros:
Bravo, M. (1998). AuditoraIntegral (1a. ed.).Lima, Per: Editorial San Marcos.
Cavero, N. (2000). El Auditor Financiero y sus Papeles de Trabajo (1a. ed.).Lima, Per:
Editorial Grfica FAVAL.
Daz de Santos S.A. (1995). Marketing Publishing. Compras e Inventarios, Ediciones Daz de
Santos S.A. Madrid Espaa.
5
5
ANEXOS
Anexo N 01
Cuestionario de Control Interno al rea
de almacenes
5
6
(Pre_te
st)
Nombres y Apellidos:
Fecha: Almacn:
N
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Respuestas
SI
NO
Preguntas
Comentarios
Anexo N 02
5
7
Jefe de
Logistica
Almacenero
Central
Huanchac
o
Almacenero
Palmeras
del Golf
Almacenero
J.J.
Ganoz
a
Almacenero
San
Andre
s
5
8
Anexo N 03
Saldos Negativos no confiables
Anexo N 04
Diferencia de Saldo entre el Sistema y Kardex Fsico
Anexo N 05
Orden de Salida sin Nombre con Inconsistencias
Anexo N 06
PROCESO DE RECEPCIN DE MATERIALES
COMPRAS
ALMACENERO
PROVEEDOR
Informa a
Almacn llegada
de Materiales
Recibe
Informacin de
Compras
Entrega
Materiales en
Almacn de
Obra
Recibe Guas
de Remisin,
Facturas
Realiza
reclamo a
proveedor
NO
Correct
o
SII
Autoriza
Recepcin en
Almacn
Da conformidad
a la
Recepci
n
Son
SII
Descarga en rea
apropiada para su
almacenaje y
despacho
Agregad
o
NOI
Archiva
documentos
Anexo N 07
Gua de Remisin
Anexo N 08
PROCESO DE ALMACENAJE
ALMACENERO
CONTABILIDA
D
Recibe
Materiales
Lleva la
mercadera
fsica a su
ubicacin
Actualiza
Kardex
Fsico del
Material
OI
Clasifica
material
segn grupo
Existe
N
tem en
el
Sistem
a
Crea el tem en
el
Sistem
a
SII
Registra
Ingreso de
Materiales en
Proceso de Almacenaje
Elaborado por: Las Autoras
Anexo N 09
Kardex de Materiales
Anexo N 10
PROCESO DE DESPACHO DE MATERIALES
MAESTRO DE OBRA
ALMACENERO
RESIDENTE
Planifica
Trabajo a
realizar en el
da
Realiza el
llenado de
Orden de
Consumo y
entrega a
Almacn
Recibe Orden
de
Consum
o
Ubica los
materiales y los
lleva a zona de
despacho
Conforme
Entrega
Materiales
segn Orden
de Consumo
NO
Revisa y entrega el
Material adecuado
SII
Retira materiales
del
Almacn
Recibe Orden
de
Salid
a
Realiza Orden de
Salida
(Consolidado
rdenes de
Despacho)
SI
I
Sustenta
Observaciones
Es
Observa
d
NOI
Enva Orden de
Salida
Registro Fsico en
Kardex
Registro en el
Sistema
Aprueba Orden
de
Salid
a
FIN
Anexo N 11
Orden de Consumo
Anexo N 12
Orden de Salida
Anexo N 13
PROCESO DE TRASLADO DE MATERIALES ENTRE
MAESTRO DEALMACENES
ALMACEN 1
ALMACEN 2
JEFE DE
OBRA
LOGISTICA
Enva Orden
de
Consum
o
Recibe Orden
de
Consum
o
Verifica saldos
en otros
Almacenes
Informa que no
hay materiales
en Almacn
Recibe
Autorizacin de
Traslado
Ubica los
materiales y los
lleva a zona de
despacho
Recibe y
revisa
Materiales
solicitados
Recibe y
verifica
Materiales
trasladados
Firma y
Entrega
Orden de
Consumo
Da conformidad
a Recepcin y
enva a
Almacn de
origen
Enva
Materiales a
Almacn
solicitante
Recibe
conformidad y
registra en el
Sistema
Actualiza
Kardex
Fsic
o
Registra en
Sistema
Autoriza
traslado entre
Almacenes
Anexo N 14
Orden de Traslado
Anexo N 15
Cuestionario de Control Interno al rea
de almacenes
(Post_te
st)
Nombres y Apellidos:
Fecha: Almacn:
N
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Preguntas
Usted conoce la estructura organizacional del rea de almacenes y
las funciones relacionadas a su puesto de trabajo?
Usted conoce las funciones relacionadas a su puesto de trabajo?
Usted cree que est debidamente capacitado respecto al trabajo que
realiza en el almacn?
Sabe de la importancia para la empresa tener un buen Control de sus
Inventarios?
Se cuenta con maquinarias y equipos mnimos necesarios para
realizar correctamente su trabajo?
El registro de informacin en el sistema est debidamente
actualizado?
Con la implementacin de la filosofa de la 5S Cree que existe
orden en su almacn?
Se aplican los procedimientos establecidos en las actividades
realizadas en el almacn?
Cree que los procedimientos establecidos describen bien las
actividades realizadas en el almacn?
La distribucin fsica de su almacn le facilita su trabajo en cuanto
al despacho de materiales?
El control interno operativo implantado es bueno?
Cree usted que habido una mejora significativa de la Gestin de los
inventarios?
Respuestas
SI
NO
Comentarios
Anexo N 16
72