CONTROL DE LOS REGISTROS Y DATOS

DEFINICIONES:
La definicin, segn la norma ISO 9000:2005 es la siguiente:
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas.
NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por ejemplo: para documentar la trazabilidad y para
proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.
NOTA 2 En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisin.

La definicin, segn la norma ISO 14001:2004 es la siguiente:

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos, o que proporciona evidencia de
actividades desempeadas.

PROCEDIMIENTO
El objeto de este procedimiento de actividad es describir el sistema utilizado para
controlar y gestionar todos los registros del sistema integrado generados en la
Organizacin.
Afecta a todos los registros y datos del sistema integrado generados como consecuencia
de la gestin de los Sistemas.
Los registros se establecen para:
Dejar evidencia objetiva de que se han cumplido todos los requisitos especificados.
Comprobar el correcto funcionamiento del Sistema integrado implantado.
Los datos provienen de la gestin de las actividades de la Organizacin.
La caracterstica principal que diferencia a los registros de los datos es que los registros,
una vez realizada la accin que los genera, no se pueden modificar ya que dejan
constancia de un hecho (p,e, un informe de inspeccin) y los datos pueden evolucionar
(p.e. el inventario de maquinaria).

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

1.- IDENTIFICACIN DE IMPRESOS y/o FORMULARIOS.

Los impresos y formularios sirven para plasmar en ellos la ejecucin efectiva de las
actividades. Una vez se hayan cumplimentado los impresos y formularios con stos se
transforman en Registros o datos, que permitirn llevar a cabo el seguimiento del
cumplimiento de lo establecido y determinar la eficacia del control definido.
El control y la definicin de los impresos y formularios se realiza en el programa GESISO.
Para cada tipo de informacin que se desprenda de las actividades realizadas por la
Organizacin y que se refleje en algn impreso y/o formulario se debe dar de alta en el
programa GESISO, definiendo la siguiente informacin:
Titulo del impreso y/o formulario.
Cdigo. La codificacin de los impresos y/o formularios la realiza el programa
GESISO automticamente y est compuesto por la letra F- seguida de un nmero de
tres cifras.
Descripcin de la actividad realizada y reflejada en el impreso y/o formulario.
Registro de Calidad. Se marcar la casilla si el impreso y/o formulario se considera
registro de calidad.
Registro ambiental. Se marcar la casilla si el impreso y/o formulario se considera
registro ambiental.
Dato del Sistema. Se marcar la casilla si el impreso y/o formulario no es registro y si
es dato.
Soporte en papel. Se marcar la casilla si el impreso y/o formulario se realiza en
soporte papel.
Soporte informtico. Se marcar la casilla si el impreso y/o formulario se realiza en
soporte informtico.
Comprobar en auditorias. Se marcar la casilla si el impreso y/o formulario debe ser
auditado en las auditorias internas.
Interno o externo: Se marcar la casilla dependiendo del origen del registro o dato.
Codificacin. Se definir la codificacin del registro que le identifica de una manera
individual. No se debe confundir con la codificacin del impreso y/o formulario. P.e. el
cdigo del impreso y/o formulario de no conformidad de proceso puede ser F-038 y la
codificacin de la no conformidad 2005/001.
Lugar de Archivo. Se reflejar donde se archiva el impreso y/o formulario. Si es en
soporte informtico se reflejar el nombre del programa o la ruta donde se encuentra
el archivo.
Tiempo de archivo: Se indicar en meses el tiempo mnimo de archivo que debe
conservarse el registro o dato.

 Cuestin de auditoria. Se indicar, para aquellos casos en los que se ha elegido que
el impreso y/o formulario debe ser auditado, la pregunta que se debe plantear en la
auditoria interna.
Los impresos y/o formularios gestionados por el programa GESISO estarn generalmente
en soporte informtico, imprimindose a soporte papel en los casos que se necesite.
Los registros y datos incluidos en el programa GESISO se consideran firmados por el
responsable de su cumplimentacin y autorizacin cuando selecciona su nombre en el
campo de aprobacin o cierre del registro o dato e introduce su clave nica de
autorizacin.

2.- CONTROL DE EDICIONES DE IMPRESOS y/o FORMULARIOS.

Cuando se de de alta un impreso y/o formulario o se realiza una modificacin en uno
existente se debe indicar:
La fecha de alta y/o modificacin.
La edicin que le corresponde (inicialmente la 01).
Nombre de la persona que ha elaborado el impreso y/o formulario.
Nombre de la persona que ha revisado y aprueba impreso y/o formulario.

3.- CONSERVACIN DE LOS REGISTROS Y DATOS.

El Responsable del sistema integrado deber realizar copias de seguridad de los registros
y datos que estn en soporte informtico con periodicidad semanal de manera que se
minimice el riesgo de prdida de datos.

Los impresos y/o formularios que se conserven en papel se conservarn de manera

adecuada para evitar su deterioro, dao o prdida y que facilite su localizacin, manejo y
consulta de manera sencilla.
Los impresos y/o formularios considerados registros se conservan por un periodo no
inferior a 3 aos, estando a disposicin del cliente durante el tiempo que este estipulado
en el contrato (si lo hubiera).
A los impresos y/o formularios considerados registros que les afecten razones legales,
normativas, reglamentarias o de otra ndole se mantendrn archivados el tiempo que
especifique la ley, norma, reglamento,....

A los impresos y/o formularios que les afecten otras circunstancias (formacin de
personal, certificados de calibracin, contratos,.....) se mantendrn el tiempo necesario
dependiente de la informacin y circunstancia del impreso y/o formulario y se reflejar su
periodo de tiempo de archivo independiente en el programa GESISO.
El Responsable del sistema integrado es el responsable de destruir los impresos y/o
formularios considerados registros que tengan una antigedad superior a tres aos.