ASOCIACION DEPORTIVA DEPARTAMENTAL

DE CICLISMO DE SAN MARCOS

San Marcos
Mail: asocisanmarcosciclismo@hotmail.com
Tel: 47689942

Aprobado por:
Firma

Cargo:

Nancy Lorena Fuentes Orozco

Presidenta

Fecha
06/02/2015

Procedimiento General:

Revisado por:
Firma

Krishanda Yomira
Lee Lopez

Encargado:
Firma

Raul Argelio Lee Lopez

Cargo:
Tesorera

Fecha
06/02/2015

Cargo:
Contador, Encargado
de Caja Chica

Fecha
06/02/2015

Rige a partir de: 06/02/2015

Manual de Normas y
Procedimientos de Caja Chica
(Fondo Rotativo)

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MANUAL
CHICA

DE

CAJA

Con el propsito de atender una serie de pagos

menores por medio de los fondos asignados y de
conformidad con lo que estipula el Acuerdo A-15-98 de la
Contralora General de Cuentas por medio del cual se
aprueban las Normas Generales de Control Interno y
especficamente el contenido del numeral 4.10 de las
Normas de Control Interno de Tesorera, en lo relativo
a la creacin y manejo de fondos fijos de Caja Chica, se
emite el presente Manual para regular los procedimientos
a seguir en el manejo de las mismas, con el objetivo de
fortalecer la estructura de control interno y como
herramienta de apoyo.
DEFINICION
DE
CAJA
CHICA
La Caja Chica constituye un fondo fijo asignado para atender
pagos en efectivo por gastos menores, exclusivamente para fines
de la Entidad. Este fondo no podr utilizarse para pagos
fraccionados de compras mayores que excedan los lmites
establecidos en el presente Manual.
NORMAS PARA EL MANEJO DE CAJA
CHICA
1
Se autorizan compras y/o pagos en efectivo hasta un
mximo de OCHOCIENTOS QUETZALES (Q 800.00) en una sola
compra y/o pago de servicio.
2
nicamente podrn efectuarse compras y/o pagos que estn
comprendidos en los renglones presupuestarios autorizados
para el ejercicio fiscal vigente, de los grupos 1 y 2 del Manual de
Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de
Guatemala, conforme a la descripcin siguiente:
GRUPO NO. 1

SERVICIOS NO PERSONALES

111 Energa Elctrica

112 Agua Potable
113 Telefona

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114
122
142
151
162
165

Correos y telgrafos
Impresin, encuadernacin y reproduccin
Fletes
Arrendamiento de edificios y locales
Mantenimiento y reparacin de equipos de oficina
Mantenimiento y reparacin de medios de transporte

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GRUPO
NO.2
SUMINISTROS

MATERIALES

211
Alimentos para
personas
241
Papel
para
escritorio
267
Tintes,
Pinturas
Colorantes
291
tiles de
Oficina
292 tiles de Limpieza y Productos
Sanitarios
298
Accesorios y Repuestos en
general
NOTA
IMPORTANTE:
Para ejecutar en renglones del grupo 1 y 2 que no figuren en el
listado arriba identificado, deber solicitar autorizaciones a la
Direccin Financiera a travs del analista de presupuesto.
DISPOSICIONES
GENERALES
La creacin del Fondo de Caja Chica, debe ser autorizado por la
Autoridad Superior de la Dependencia, mediante Acuerdo o
Resolucin interna, indicando el monto que estime necesario para
la creacin del mismo.
Para el manejo del fondo de Caja Chica a travs de medio escrito,
y, se nombrar a la persona responsable, quin deber caucionar
la respectiva fianza de fidelidad y presentar ante la Contralora
General de Cuentas su Declaracin Jurada Patrimonial conforme al
Decreto 89-2002 (Ley de Probidad).
FISCALIZACIN
REGISTRO

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La fiscalizacin del fondo de caja chica est a cargo de la Auditora
Interna de la Secretara de Seguridad Alimentaria y Nutricional de
la Presidencia de la Repblica y de la Contralora General de
Cuentas de la Nacin. El Encargado(a) de Caja Chica deber
llevar un libro autorizado por la Contralora General de Cuentas
para el registro y control del fondo, debe tenerse el cuidado de
detallar todos los documentos que integran cada liquidacin, en
orden cronolgico de fechas.

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SANCIONE
S
El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente
Manual, por parte del encargado(a) de caja chica y/o quin hace
uso de los fondos, dar lugar a las sanciones disciplinarias que las
Autoridades Superiores establezcan, as como otras sanciones
legales aplicables.

USO DE VALES
Solicitud de vale, documento que
ser emitido por el Encargado de
Compras al momento de solicitar
efectivo.

Para llenar un vale, debe

siguientes recomendaciones:

tomarse

en

cuenta

las

1. nicamente el personal comprendido en los renglones 011,

021, 022 y

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029 pagados por SESAN, podr solicitar vale al encargado

de caja chica, en los casos que Almacn no cuente con
los materiales, alimentos para reuniones y otros. El vale debe
llenarlo con letra clara, el concepto de gasto debe ser el
mismo del Formulario
(Pedido y Remesa)
Firma
del
Solicitante y Visto Bueno del Director Administrativo.

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LIQUIDACION
VALES

DE

Los empleados que soliciten dinero de caja chica, estn

obligados
a liquidar el vale dentro de setenta y dos horas
siguientes al recibo del efectivo.
1. El monto del vale debe liquidarse en un trmino de setenta y
dos horas y no se autorizar un segundo vale sin antes
haberse liquidado el primero.
2. Al liquidar el vale, debe acompaar factura(s) a nombre de
SESAN con NIT de la institucin 4125567-4, el valor del gasto
en nmeros y letras y comprobar los gastos efectuados.
3. A todo vale
(Formulario de
Solicitud).

deber

acompaarse

el

pedido

remesa

4. Cuando se realice compra de alimentos para reuniones

oficiales, se debe adjuntar listado de participantes con firmas
incluidas.

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Firma del Director

Administrativo

Vo.Bo. del
Director
Administrativo

A cada vale es necesario adjuntar el formulario Pedido y Remesa,

llenado a mquina cumpliendo con los requisitos que se describe
a continuacin:

REINTEGRO
CHICA

DE FONDO

DE CAJA

El Encargado de Caja Chica solicitar el reintegro del fondo cuando

se haya utilizado el 50% como mnimo y mximo 80% en forma
quincenal. El encargado de Tesorera revisar en forma previa la
liquidacin presentada, as como documentacin de soporte
adjunta, previo a su reintegro con Vo. Bo. del Director Financiero.
El reintegro de liquidaciones parciales se solicitar en
formulario previamente elaborado, conteniendo como mnimo
la siguiente informacin:

1.

2.

3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Deber existir un control correlativo interno de

liquidaciones, por lo que cada formulario tendr un nmero
de orden secuencial, el cual se colocar en la parte superior
derecha.
El perodo, se completar con las fechas inicial y final
de la liquidacin, as mismo las fechas de los documentos
que se liquidan deben
corresponder
al
perodo
indicado,
para delimitar la
liquidacin.
Los comprobantes deben numerarse del No. 1 en adelante
en forma independiente, para cada liquidacin o solicitud de
reintegro.
Anotar correlativamente del nmero uno (1) hasta el
ltimo comprobante de la liquidacin en el cuadro de
detalle.
Se anotar la fecha del documento que ampara el gasto.
Se registrar el nmero de factura que ampara el gasto,
nombre de la empresa, tipo de gasto y el valor total de la
factura.
Fondo asignado: se anotar el monto total asignado.
Reposicin de fondos en trmite: se anotar el
nmero de las liquidaciones que se encuentran en
trmite y su valor total.
Valor de la reposicin: se completar con el nmero de la
presente liquidacin y su valor.

OPERACIN
SICOIN

DEL

SISTEMA

DEL

Adicionalmente al formato de liquidacin para reintegro de

Caja Chica deber registrarse en el sistema el Formulario FR-03,
donde se consignar documento por documento, afectando las
estructuras PRE Adicional al formato de liquidacin para reintegro
de caja chica, deber registrarse dentro del sistema
presupuestario correspondiente.
LIQUIDACIN
FINAL
La caja chica deber ser liquidada totalmente y entregada al
Departamento Financiero, presentando el formato usual de
liquidacin de caja chica con la documentacin de soporte
correspondiente, Formato FR-03 registrado en el sistema y
deposito de sobrante si existiere a la fecha, dicha liquidacin
deber realizarse antes del 30 de noviembre de cada ao o la
fecha en que la Direccin Financiera comunique

Formatos a utilizarse

REQUISITOS IMPORTANTES PARA LAS

FACTURAS
Al hacer efectivo el pago por bienes y/o servicios, debe
exigirse factura legalmente autorizada a nombre de la Institucin.

Artculo 36. (Reformado por el artculo 4 del

Gubernativo 5002001 del 27 12-2001). Ley del Impuesto al Valor
Agregado.

Acuerdo

Las facturas emitidas por mquinas o cajas registradoras

autorizadas de forma mecnica o computarizada, debern
contener, como mnimo y en forma claramente legible, la
informacin siguiente:
1.
La
factura
2.

denominacin

Nombre y apellidos completos y nombre comercial del

contribuyente emisor, si es persona individual; razn o
denominacin social y nombre comercial, si es persona jurdica.

3. Nmero de Identificacin Tributaria del contribuyente

emisor.
4. Nmero de resolucin por la Administracin Tributaria donde
autoriz la emisin de las facturas y rango autorizado.
5.
Nmero
factura

de

la

6. Factura
a
nombre
de
la
Institucin
en
forma
completa SECRETARIA
DE SEGURIDAD
ALIMENTARIA
Y
NUTRICIONAL
DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA o
abreviado SESAN.
7. Nmero de Identificacin Tributaria de la Institucin:
4125567-4.

8. Descripcin de la venta o del servicio prestado y de sus

respectivos valores.
9. El precio total de la operacin, con inclusin del impuesto, as
como la indicacin de descuentos si los hubiere.
10. Lugar y fecha de emisin (Colocar despus del nmero).
11. Toda factura debe detallar el rgimen fiscal al que est sujeto.

HABILITACION Y OPERACIN DEL LIBRO PARA MANEJO DE

CAJA CHICA
Los movimientos diarios de la Caja Chica (ingresos y
egresos) deben ser procesados oportunamente, con la
finalidad que en cualquier momento se muestre el saldo
correcto
y
con
ello
realizar las programaciones
correspondientes.

EL libro debe estar habilitado y autorizado por la Contralora

General de Cuentas, este no debe contener borrones, enmiendas
o tachaduras debido a que puede ser objeto de reparo de parte de
la Contralora General de Cuentas.

Los datos que debe contener como mnimo el libro de control de

caja chica son:

Fecha y numero de serie de la factura

Nombre del proveedor
Descripcin de gastos e ingresos
Egresos de saldo