08 - Planificacin, seguimiento

y evaluacin de proyectos

Material Complementario Clase 8

Gestin y evaluacin
de un sistema a distancia

Versin 2.0 / Enero de 2012

08-3

Instituto de Formacin Docente de Virtual Educa

08 - Planificacin, seguimiento y evaluacin de proyectos

Material complementario clase 8 -

Gestin y evaluacin
de un sistema a distancia

Juarez de Perona, Ada G.; Asaad, Claudio. Gestin y evaluacin

de un sistema a distancia. Crdoba, Argentina, Red de Educacin
a Distancia de las Universidades Nacionales Regin Centro-Oeste,
2001. pp. 14 a 18.

Gestin de los subsistemas: su control

La planificacin y el control son actividades de gestin ntimamente vinculadas ya que el plan estratgico diseado implica compromisos organizacionales
que requieren de mecanismos que posibiliten su control.
Desde lo organizativo, en la implementacin, distinguimos las siguientes
instancias bsicas que hacen a los subsistemas de control:

La inscripcin y distribucin de alumnos.

La distribucin y recepcin de materiales.

El seguimiento del proceso de aprendizaje.

La evaluacin del aprendizaje.

El otorgamiento de crditos y certificaciones.

Para la etapa de Inscripcin y distribucin de los alumnos se hace
necesario disear los sistemas de informacin apropiados, ms an si la materia se dicta en paralelo con la modalidad presencial. El estudiante requiere una
orientacin inicial que le permita evaluar la conveniencia de optar por esta
modalidad.

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Por otra parte, la institucin tendr que arbitrar los procedimientos para la
matriculacin en los tiempos fijados por la coordinacin general. Esta a su vez,
tendr que generar la informacin anticipada de la distribucin de los alumnos
en turnos y horarios a los fines de su interaccin con el docente-tutor. La constitucin de grupos relativamente reducidos es un objetivo central, favoreciendo la disminucin de la cantidad de alumnos por docente.
La generacin de estrategias para la distribucin y recepcin del material didctico, es relevante dentro de una propuesta a distancia. Se deben
arbitrar los medios y disponer del tiempo necesario, a fin de que los materiales, escritos o de otra naturaleza, sean recibidos puntualmente por los alumnos. Es necesario encontrar la forma ms eficiente para la distribucin, que
rena las exigencias de: cumplimentar los trminos pautados, evitando retrasos que lleven incluso hasta el fracaso de la propuesta a distancia y a tener
costos acordes a las posibilidades y/o pautas fijadas por la institucin. Ambas
exigencias llevan a su vez a la necesidad de la sincronizacin de los tiempos de
preparacin e impresin del material a distribuir.
En el caso que el material no sea entregado en su totalidad al inicio del
curso, deber fijarse un cronograma de entregas a fin de evitar incertidumbre
en el alumno con sus consiguientes y reiterados requerimientos.
Respecto de la comunicacin e informacin para el seguimiento del
aprendizaje, a los fines de la puesta en prctica del proceso de enseanza,
ser necesario tener en cuenta las vas de comunicacin alternativas y los recursos puestos a disposicin de docentes y alumnos. Se trata en concreto, desde lo orgnizativo, de determinar las pautas necesarias para que haya fluidez y
flexibilidad en las intercomunicaciones docente/alumnos. Tales pautas, sin duda,
respondern al medio empleado o a la combinacin de medios que se elijan
(personal, fax, telfono, computadora, impresos, etc.).
Un aspecto esencial es el seguimiento del proceso de aprendizaje, por lo
que los alumnos tendrn que disponer de informacin y con anticipacin suficiente, acerca de cuestiones organizacionales bsicas, como los lugares y horarios de encuentros con sus docentes-tutores, ya sean presenciales o a travs de
los medios, as como de envos y recepciones de actividades u otras tareas a
realizar. Esta condicin se hace tanto ms necesaria cuando se inicia con la
modalidad.
En relacin a las implicancias organizacionales de la evaluacin, es necesario distinguir la evaluacin del curso de la del aprendizaje de los alumnos.
En ambos casos las instancias organizativas deben constar en la planificacin, al
igual que la definicin de los instrumentos que se van a aplicar. Particularmente
en la evaluacin del aprendizaje, si en la planificacin se fijaran diversas instancias, habr que tomar las previsiones necesarias para que, como ya se especificara en el punto anterior, se cumplimenten en tiempo, forma y lugar la informacin del resultado a los estudiantes.
En cuanto al otorgamiento de crditos ser necesario verificar cuidadosamente las forma en que eso se realiza. Respecto de las certificaciones la
experiencia prctica da cuenta de la necesidad de control en relacin a:

Las equivalencias de horas a distancia en horas presenciales.

La presentacin de contenidos y el resultado de la evaluacin.

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Dimensin econmica: eficiencia

Los objetivos fijados a partir del planeamiento, implican un compromiso
de obtencin de resultados especficos en un tiempo delimitado. Como
parte del control, esos objetivos deben traducirse en indicadores cuantitativos y mediciones de atributos objetivos y subjetivos. Sin duda esto implica
la recoleccin de informacin sobre la implementacin del sistema y el proceso de aprendizaje en forma regular. Es preciso abarcar todos los aspectos
desde lo pedaggico a lo organizacional, desde lo tecnolgico a lo cultural y
econmico.
Cuando se habla de eficiencia nos referimos a la coherencia entre procesos, medios y resultados educativos. La eficiencia no est referida solamente a
lo econmico-administrativo sino tambin a lo pedaggico.
Si nos referimos a la eficiencia econmica, diremos que est vinculada a
los costos de prestacin del servicio educativo en la modalidad a distancia.
Estos costos tendrn que ser los mnimos posibles para cumplimentar los objetivos propuestos. Un indicador apropiado sera el costo por alumno en cada
proyecto gestionado.
La eficiencia pedaggica se refiere a la adecuacin y validez de las
estrategias de intervencin, de tiempos, de recursos instructivos y curriculares
a unas metas de educacin.
Un aspecto a resaltar es el de que, a los fines de la determinacin del grado
de eficiencia, tanto econmica como pedaggica, se impone la comparacin
en distintos niveles:

con actividades similares en otras instituciones

con actividades tradicionales presenciales

con el ratio estudiantes aprobados/estudiantes matriculados

EL CONTROL FINANCIERO
Qu financiamiento se requiere?
Se dice que la educacin a distancia reduce los costos en relacin a la presencial, pero esto debe entenderse claramente. Los sistemas a distancia poseen una estructura de costos totalmente distinta a los convencionales, ya que
requieren de un mayor nivel de inversin inicial y las ventajas de costo surgen
en la medida que se ampla la escala esto es, la cantidad de alumnos . Sin duda
cuando se incorpora tecnologa , puede llegar a requerirse de menor infraestructura fsica y humana, con lo que docentes como administrativos atender a
mayor cantidad de alumnos que en la modalidad presencial. Esto es ms
evidente an en el aula virtual, que ampla notoriamente el espacio en relacin al saln de clases convencional, en razn del nivel actual de las tecnologas de la informacin y de la comunicacin. Pero, debemos agregar que si
pretendemos calidad en la propuesta, la educacin a distancia no es precisamente ms barata en trminos de costos.
Cuando se inicia un programa es necesario realizar inversiones, pero tambin habr que prever los gastos de matenimiento futuro. Adems la inversin en material didctico inicial, no tiene duracin ilimitada, lo cual implica
que si bien su costo puede ser repartido durante sus aos de vida til, stos
estn en funcin de la velocidad de cambio de la disciplina. El requisito de

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calidad exige la revisin peridica de los mismos, a fin de mejorarlos o reemplazarlos y para esto, no puede faltar financiamiento.
A lo antes expuesto, pueden aadirse otros aspectos tales como el nivel de
interactividad planificado. Sistemas ms econmicos pero menos interactivos,
pueden llegar a producir tasas altas de desercin y atentar as contra la eficiencia del sistema.
Es necesario entender las distintas partidas de costo a fin de poder cubrirlos, a lo que se aade la posibilidad de tomar las decisiones ms eficientes,
especialmente, si es que se pretende generar un proyecto autofinanciado.
La financiacin continua es requisito necesario para que los proyectos en
esta modalidad tengan xito. No pocas veces, se han interrumpido proyectos
realmente interesantes , con el consiguiente desaliento de quienes lo gestaron,
por no contar con los recursos presupuestarios suficientes.
Presupuesto en qu consiste?
Es uno de los puentes que une a la planificacin con el control. Es un estado
en el que se detallan los ingresos y los egresos necesarios para cumplimentar
el proyecto.
Qu debe tenerse en cuenta para un presupuesto?
Es necesario poder presupuestar tanto los ingresos como los costos de
cada proyecto . Para ello se estimar:

el nmero de estudiantes que se prev atender;

los tipos de cursos y mtodologas de enseanza.

Estos dos tems son imprescindibles para poder pautar los recursos presupuestarios requeridos y los costos que deben cubrirse.

Qu costos se computan?
En primer trmino, es necesario que distingamos el corto plazo del largo
plazo. El corto plazo se caracteriza por la presencia de costos fijos y variables
en tanto que en el largo plazo todos los costos son variables.
Para distinguir los costos fijos diremos que son independientes del nmero de estudiantes y/o cursos que se desarrollen mientras que los variables s
dependen de ellos. As por ejemplo: el nmero de tutores est en funcin de
la cantidad de alumnos, mientras que el equipamiento e instalaciones son
independienters de ellos en el corto plazo. Indudablemente que en el largo
plazo tambin cambian el equipamiento y las instalaciones para adecuarse a las
dimensiones ampliadas de la institucin.
Entre los costos fijos, bsicamente podemos enumerar:

Los edificios e instalaciones.

Los muebles y el equipamiento informtico.

Los estudios para filmacin, audio etc.

Entre los costos variables ms usuales podemos incluir:

Retribuciones para la produccin del material didctico.

Impresin de material didctico y/o reproduccin.

Retribucin a tutores.

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Pasajes y viticos.

Distribucin de materiales ( correo y otros)

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Costos administrativos para control y seguimiento de alumnos.

Destacamos que uno de los costos que ms dificultades suele presentar
para su estimacin es el de tutores. Esto se explica en razn de que depende
de mltiples factores tales como la cantidad de alumnos, el tipo de tutora (
presencial o electrnica) y la metodologa adoptada ( frecuencia, duracin)
entre otros.
En general los costos de reproduccin del material didctico, especialmente el escrito, tienen economas de escala. Por stas debe entenderse que
cuanto mayor sea la cantidad de material impresa, menores sern los costos
por unidad. De otra manera, decimos que debido a que los costos de las
matrices se prorratean en mayor nmero de ejemplares, los costos por unidad bajan sensiblemente.
Tenemos que tener en cuenta que los costos difieren segn el tipo de material didctico que preparemos y as las producciones de video son particularmente costosas en relacin al audio y ste tambin es ms barato que la
elaboracin de un CD interactivo.
Un aspecto en el que es imposible fijar una regla es en el tiempo de demora de cada tipo de produccin. Sin duda cuanto ms recursos humanos y
fsicos estn incorporados al proceso, es dable esperar un tiempo menor. Lo
cierto, es que es un factor determinante de los costos.
Existe tambin la posibilidad, debido a escasez o a carencia total de recursos para preparar un curso, de recurrir a la contratacin externa del contenido
del material. En estos casos, es usual pactar los tiempos de elaboracin.
En sntesis, diremos que el presupuesto depende de las actividades que se
realicen y de los medios empleados, debiendo tenerse en cuenta que los costos -en el largo plazo- pueden variar significativamente con el avance de la
tecnologa.
Tambin es conveniente que tengamos en cuenta, especialmente en instituciones que optaron por la bimodalidad, que a los fines de la toma de decisiones, resulta muy interesante la comparacin de costos entre las modalidades presencial y a distancia.