REGISTRO INDIVIDUAL DE Cédigo: GGD-PR- t& PRESTACION DE SERVICIOS DE | 006 Re) SALUD - RIPS os Hospital ssguntnason ‘Simén Bolivar See GESTION DE LA SOSTENIBILIDAD FINANGIERA Nene TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLE 4, BASE LEGAL 5, VOCABULARIO 6. POLITICAS GENERALES DE AUTOCONTROL 7. DESARROLLO 8. REGISTROS 9. ANEXOS ies REVISO: (APROBO: | — Veethal Meade Gt eed FECHA: Noviembre 26 de 2014 FE CHA Noviembre 26 Wi FECHA; Noviembre 26 de 2014 Pagina 1 de 17REGISTRO INDIVIDUAL DE Codigo: GGD-PR- t& PRESTACION DE SERVICIOS DE | 006 cg ‘SALUD - RIPS Hospi on Simén Bolivar : GESTION DE LA SOSTENIBILIDAD FINANCIERA feeen et 41. OBJETIVO: Optimizar la calidad y oportunidad de la informacién de RIPS, verificando que estén debidamente diligenciados en su totalidad para que esta informacion sea veraz, oportuna y consistente, cumpliendo con la normatividad vigente. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica desde el momento que al paciente se le realiza la Admisién en el Hospital, hasta que se realiza el medio magnético de RIPS y la radicacién De la cuenta por servicios médicos prestados al ante el respectivo pagador. 3. RESPONSABLE: Auxiliar administrativo de admisiones Médico Triage Medico tratante Auxiiar administrativo de facturacion Coordinador de Admisiones, Autorizaciones y Facturacién. Auditoria de cuentas Medicas Lider procedimiento RIPS Grupo funcional de Sistemas de Informacion Grupo Funcional de Auditoria de Servicios Coordinadores de servicio érea asistencial Subgerente Financiero y Comercial 4, BASE LEGAL: Ver Normograma Institucional (GMC-TA160-002) 5. VOCABULARIO: RIPS. _ Registro Individual de Prestacién de Servicios ‘de Salud. Es el conjunto de datos minimos y basicos que el Sistema General de Seguridad Social en Salud Pagina 2 de 17REGISTRO INDIVIDUAL DE Codigo: GGD-PR- & PRESTACION DE SERVICIOS DE | 006. SALUD -RIPS Hospital Simén Bolivar GESTION DE LA SOSTENIBILIDAD FINANGIERA pereeal requiere para los procesos de direccién, regulactén y control, y como soporte de la venta de servicio RESOLUCION. Las resoluciones se dictan para cumplir las funciones que la ley encomienda a cada servicio piiblico. En cuanto a su Ambito material, la resolucién alcanza a todo aqueilo que complemente, desarrolle o detalle a la ley en la esfera de competencia del servicio piblico. En cuanto al territorio, las resoluciones pueden tener alcance nacional, local o Institucional. DATO. Es una representacién simbélica (numérica, alfabética, algoritmica ete), atributo o caracteristica de una entidad. El dato no tiene valor semantico (sentido) en si mismo, pero convenientemente tratado (procesado) se puede utilizar en la realizacion de calculos 0 toma de decisiones. Es de empleo muy comtin en el Ambito informatico. REGISTRO. — Documento que presenta los resultados obtenidos, un tipo de datos estructurados formados por ta unién de varios elementos que pueden ser datos elementales u otras estructuras de datos. VALIDACION. Es el proceso de comprobar la precisién de los datos; conjunto de reglas que se pueden aplicar a un control para especificar el tipo y el intervalo de datos que los usuarios pueden especificar. POLITICAS GENERALES DE AUTOCONTROL: 2 Realizar seguimiento continuo de forma semanal y mensual al procedimiento de RIPS en los diferentes servicios y con base en las inconsistencias encontradas tomar las acciones correctivas necesarias para presentar la informacion de RIPS con calidad y oportunidad a las diferentes entidades responsables de pago. Reporte mensual a los servicios de Facturacién, Admisiones y Consulta externa de las inconsistencias encontradas, con el objetivo de realizar acciones correctivas y mejoras al procedimiento. 7. DESARROLLO 7.1. Generalidades Pagina 3 de 17REGISTRO INDIVIDUAL DE Cédigo: GGD-PR- & PRESTACION DE SERVICIOS DE |006 eg ‘SALUD - IPS e Hospital aggeamce simon Bolivar seen GESTION DE LA SOSTENIBILIDAD FINANGIERA Need La informacién presentada debe ser consistente, clara, oportuna con calidad para set reportada a los diferentes entes pagadores. Pagina 4 de 17REGISTRO INDIVIDUAL DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD - RIPS & Hospital Simén Bolivar GESTION DE LA SOSTENIBILIDAD FINANCIERA 7.4, Flujograma Codigo: GED-PR- 006 Version: 2 F0.360.002 INICIO ‘ADMISION { q ¥ 1 URGENCIAS PARTOS ‘AMBULATORIO CONSULTA EXTERNA | CLASIFICAR |_+| VERIFICAR DERECHOS | i "I J roswoun —— ENVIAR PACIENTE A CONSULTA EXTERNA I No| ABRIR HISTORIA CLINICA, EPS OPOR (2) [= ¥ AUDITORIA DE SERVICIOS DILIGENCIAR FORMATO DE RIPS | | Fo.360-017 ——Y—_____ INGRESAR RIPS. ‘AL SISTEMA HIPOCRATES ¥ FO-311-201 APROBAR RIPS p SE AUTORIZA ‘SE HOSPITALIZA PACIENTEREGISTRO INDIVIDUAL DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD - RIPS ‘Cédigo: GGD-PR- 006 S&S Hospital ‘Sim6n Bolivar GESTION DE LA SOSTENIBILIDAD FINANCIERA ‘CUENTAS t————_s FACTURA AUDITORIA DE CIERRE DE [=] ENVIAR HISTORIA CLINICA A. Historia Clinica PISO DE HOSPITALIZACION. [*—— fame q Ageaviclog, [-——»]_DILIGENGIAR FORMATO DE Foseoo17 >| RIPSHOSPITALIZACION — [#“——— F0-311-204 I FO-380-001 Sees oat INGRESAR RIPS AL SISTEMA ‘Site HIPOCRATES Mier I APROBAR RIPS SE AUTORIZA EGRESO DE PACIENTE? CIERRE DE FACTURA ‘AUDITORIA DE CUENTAS Pagina 6 de 17REGISTRO INDIVIDUAL DE PRESTACION DE SERVICIOS DE ‘SALUD - RIPS Codigo: GGD-PR- 006 GESTION DE LA SOSTENIBILIDAD FINANCIERA 2 ‘VERIFICAR DERECHOS FO440-002 TIENE HISTORIA CLINICA? SI ABRIR HISTORIA CLINICA ¥ ASIGNAR CITA { FACTURAR SERVICIO FACTURA Peep Se i ‘AUDITORIA SERVICIOS REALIZAR ATENCION ‘MEDICA Relecidn de is L____ | I \VALIDAR CITA ASIGNADA, REGISTRAR INFORMACION SISTEMA DE INFORMACION HOSPITALARIO HIPOCRATES. | CIERRE DE CUENTA i ENTREGAR FACTURAS Y SOPORTES A GRUPO FUNCIONAL DE CARTERA Pagina 7 de 17REGISTRO INDIVIDUAL DE Cédigo: GGD-PR- PRESTACION DE SERVICIOS DE | 006 SALUD - RIPS GESTION DE LA SOSTENIBILIDAD : FINANCIERA Neen REALIZAR RELAGION DE ENVIO CUENTA DE COBRO DE LAS FACTURAS CAUSADAS EN EL MES I ENVIAR LISTADO DE CUENTAS ARADICAR POR GRUPO FUNCIONAL DE CARTERA I GENERAR INFORMACION DE RIPS SE IDENTIFICAN INCONSISTENCIAS 2 Si ¥ CORREGIR INCONSISTENCIAS a | inconsiencias eae + VERIFICAR CORRECCIONES: fein REALIZADAS Peele SEs career x GENERAR MEDIO MAGNETICO Taam DEFINITIVO [ieseanesaest q VALIDAR MEDIO MAGNETICO HAY INCOSISTENCIA SEN VALIDAGIOI No. sl Pagina 8[ p& REGISTRO INDIVIDUAL DE PRESTACION DE SERVICIOS DE 006 SALUD - RIPS Codigo: GGD-PR- Hospital Simén Bolivar GESTION DE LA SOSTENIBILIDAD FINANCIERA oe it CORREGIR INCONSISTENCIAS. REPORTADAS EN LA VALIDACION 4 Qa) REMITIR MEDIOS MAGNETICOS DE RIPS A GRUPO FUNCIONAL DE CARTERA. 1 AUDITORIA DE CUENTAS. MEDICAS REMITIR INFORMACION DE RIPS A SDS T CONCILIAR CON S.D.S INFORMACION DE RIPS GENERAR ACTA, q GENERAR INFORME DE RIPS. FIN Pagina 9 de 17REGISTRO INDIVIDUAL DE Cédigo: GGD-PR- te PRESTACION DE SERVICIOS DE | 005 ‘SALUD - RIPS Hospital ‘otteaaykoe” GESTION DE LA SOSTENIBILIDAD FINANCIERA Simén Bolivar Version: 2 7.3. Matriz (Cuadro de Actividades y Responsabilidades) Observaciones ne] Actividad | Explcacién dela | Responsable] Registro Riesgos y Controles el aavarie dependiendo el nivel de urgencia puede , {denies Peal scceser a“ os| Auster do ais ser servicios por consulta} Admisiones externa por urgencia 0 Ambulatorio: SERVICIO DE URGENCIAS, PARTOS Y AMBULATORIO. 2 | Clasificar el] Solo se atienden por| Formato de] Si el paciente no triage ( soto para] urgencia los usuarios} ecion _yig| pririzacion es tiage 102 se Urgencias) clasificados en nivel 1] en a cts | tiage envia a EPS o por! y 2de triage consulta externa 3 |Verificar los] Se verifica el estado) Formato hoja de derechos de afllacion del ingreso usuario Sl andiar do vinculado, admisiones ‘subsidiado y otro. 4 | Abrir historia} Se le abre historia) Historia Clinica clinica, clinica, identificacién | ‘correcta del usuario, nombre completo, numero y tipo de identificacién, linea} Auxiiar de de pago: Vinculado, | admisiones ‘Subsidiado, Contributivo, Desplazado’ u Otro pagador. 3 |Revisar Histonia| Revision de Histona : : ‘Auditor de Clinica Clinica cayeios © | Diligenciar ligenciamiento _ del | Medico Formato RIPS formato de RIPS| formato de RIPS| urgencias Urgencias Urgencias urgencias —llenando correctamente fos espacios de} procedimientos Pagina 10 de 17REGISTRO INDIVIDUAL DE Codigo: GGD-PR- B&B PRESTACION DE SERVICIOS DE | 006 Ww] SALUD - RIPS z Hospit asguaanaon Siméon Bolivar GESTION DE LA SOSTENIBILIDAD Seats: FINANGIERA Adieu Tealizados, diagnésticos fealizados, y demas servicios, con sus respectivos cbdigos. 7_|lagresar RIPS all Se ingresan fos datos Base de Dales Sistema de que se encuentran en sistema Informacion el formato de RIPS all Digenciamient | Hipécrates Hospitalario | sistema de} por parte del Hipdcrates informacion facturador. Hospitatario ‘Grupo funcional Hipdcrates esto _se|de Sistema do debe realizar| Informacion, diariamente. ‘6 | Aprobar RIPS. Se comparan | Facturador. aprueban los datos| Grupo funcional que se ingresaron allde Sistoma de sistema de] informacién. Informacion Hospitalario Hipécrates provenientes del formato de RIPS para verificar que esta correctamente dligenciado. Se verifica la Historia Clinica Por parte del responsable frente al formato de rips. Se hace aprobacién diaria 9 [Egreso Del VER ACTIVIDADES ET egreso_del Paciente 27 AL 42 paciente solo se da con autorizacién del medico Especialista HOSPITALIZACION 10 | Hospitalizacién ‘Se hospitaliza _al| Medico paciente cuando por| causas. ——medicas equiera de este servicio no se le, autoriza el egreso 71 [Enviar Historia Clinica a Servicio| de Hospitatizacién ‘Se envia la Historia | Enfermera Clinica al Servicio| Jefe. donde esta hospitalizado el Paciente, se le anexa| a la Historia Clinica el formato de RIPS en Historia clinica Pagina 11 de 17Simén Bolivar &S REGISTRO INDIVIDUAL DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD - RIPS Cédigo: GGD-PR- 006 ie) Hospital GESTION DE LA SOSTENIBILIDAD FINANCIERA Version: 2 ospitalizacion Revision de Historia ‘Auditor de| Clinica cack 78 | Diigenciar Diligenciamiento del] Personal Formato _RIPIS| formato de RIPS| formato de RIPS| Asistencial que | Hospitalizacién hospitalizacion | Hospitalizacion intervenga en Henando el proceso de correctamente los) atenoién_segtin| espacios de] caso. procedimientos realizados, diagnésticos realizados, y demés| servicios," con sus| respectivos codigos, 14 [ingresar RIPS all Se ingresan os datos: Base de datos| sistema que se encuentran en sistema Hipdcrates formato de rips al Hipdcrates sistema de| Facturador. informacién ‘Grupo funcional hospitalario de Sistema de Hipdorates esto _se| informacion, debe realizar| diariamente 75 [Aprobar RIPS Se _comparan los Facturador, datos que __se| Grupo funcional ingresaron al sistema| de Sistema de de Informacién | informacion, hospitalario Hipécrates provenientes del formato de RIPS Hospitalizacion para verificar que esta correctamente diligenciado. 76 [Egreso_del[ VER ACTIVIDADES ET egreso del paciente 27 ALA2 paciente solo se da ‘con autorizacion del medico Especialista CONSULTA EXTERNA 17 [Verificar Se verifica el estado | Auxiiar URG-FO-002 Pagina 12 de 17REGISTRO INDIVIDUAL DE Cédigo: G6D-PR- & PRESTACION DE SERVICIOS DE | 005 SALUD - RIPS Hospital ncuanecon ‘Simén Bolivar a GESTION DE LA SOSTENIBILIDAD Version: 2 leg FINANGIERA derechos ‘de__afiacion del] Administrativo, usuario, —si__@8| Grupo funcional vinculado, de Sistema de contributivo o| informacién. subsidiado y documentos 18 |Verficar si ei|Se verifica que el paciente _tiene| paciente tenga Historia Clinica | Historia clinica en caso contrario se debera abrir Historia Clinica 19 [Abrir Historia] En caso de no tener Historia clinica Clinica historia clinica se deberd abrir historia clinica 20 [Asignarcias [Toma y veriica de | Auxivar datos, verifica si tiene | Administrativo. Historia Cllnica. y| Grupo funcional asigna cita, genera un|de Sistema de| cargo. La cila puede| Informacién, ser de manera| Goordinador personal otelefénica. | Grupo Funcional —de| Consulta Externa 24 | Facturar Servicio | Paciente factura en|Facturador, | facturas ventanilla servicios] Grupo funcional requeridos de Sistema do| Informacién, 22 [Revisar Histoia| Revision de Historia| Auditor Clinica Clinica Servicios 23 | Realizar atencidn | Se realiza la atencién| Profesional _de por el Profesional en| la salud segun salud, ‘caso 24 | validar y aprobar | Et personal] Profesional de|Relacion de] I paciente citaasignada | asistencial_—_veriica| salud segtin| citas presenta el recibo ‘que el paciente este|caso y grupo ‘de pago y caret agendado funcional de de citas Se veriia Sistema de el dia antes de Informacion cconsuilta 25 [Regisirar_en_ el] Se realiza registro de| Profesional _de| Base_de Datos, Pagina 13 de 17REGISTRO INDIVIDUAL DE Cédigo: GGD-PR- Bw PRESTAGION DE SERVICIOS DE | 006 SALUD - RIPS Hospital sugauptanaoe ‘Simén Bolivar eee GESTION DE LA SOSTENIBILIDAD FINANCIERA eee Sistema defla__consulla___o| salud segin] Sistema Informacién | procedimientos en el|casoy_ gripo | Hipécrates Hospitalario | modulo grafico del|funcional de Hipécrates, | sistema (Hipbcrates) [Sistema de Informacién. 26 [Egreso del] VER ACTIVIDADES| ET _egieso del paciente 27 ALAZ paciente solo se da con autorizacién del medico Especialista EGRESO DEL PAGIENTE 27 [Generar facturas|Se ceva el] Profesional_de yeerrar cuenta |procedimiento _de| salud y grupo RIPS en el momento} funcional de que es aprobado por| Sistema de el profesional que| Informacion, presta el servicio Revision y| Revision y pertinencia| Auditor de pertinencia de| de cuentas medicas | cuetas medicas cuentas medicas 26 | Entregar soporte| Se entrega facturas y | Facturador ‘Grupo Funcional| soportes a _cartera| Coordinador de de Cartera central de cuentas | admisiones, autorizaciones y facturacién 28 | Relacionar ‘Grupo Funcional de] Grupo facturas Gartera, hace fal Funcional de causadas por|relaciin de envio o| Cartera mes cuenta de cobio de| cada empresa 30 |Enviar listado de[ Grupo Funcional de} Grupo cuentas a radicar|Cartera. envia_el|Funcional de listado de las cuentas | Cartera a radicar por los diferentes pagadores a encargado de RIPS [81 [Generar Relacionar envio 0 Lider de RIPS y| Bases de datos|Se idenlifican la informaciin de|cuenta_ de cobro| grupo funcional| del sistema de|calidad de los RIPS entregado por Grupo} de Sistema de|informacién | registros Funcionai de Cartera| Informacion. |reportes. de y generar medio inconsistencias ‘magnético en modulo Pagina 14 de 17Gs REGISTRO INDIVIDUAL DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD - RIPS ‘Cédigo: GGD-PR- 006 Hospital Simén Bolivar GESTION DE LA SOSTENIBILIDAD FINANGIERA eens Winsal_ (sistema de) informacion hhospitalario Hipécrates) 32 | identiicar Revisar que _los| Lider de RIPSy| Envio inconsistencias | archivos ‘sean| grupo funcional] comunicaciones consistentes __en|de Sistema de|y ofcios estructura y contenido | Informacidn. 33 | Coreg Se comgen las} Lider de RIPS_|Envio inconsistencias | inconsistencias ‘Coordinadores | comunicaciones presentadas en fos|de senicio del oficlos fips de cada envio| area asistencial cuenta de cobro fy administrativa 34 | Veriicar ‘Se_genera medio Lider de RIPS y ‘Se_realza esta jcorrecciones | magnético para grupo funcional actividad paral realizadas vorificar que — no|de Sistema de depurar existan Informacién, informacion inconsistencias 36 | Generar_medio|Se Genera medio| Lider de RIPS y| Libro radicador|El sistema genera’ magnético magnético definitvo | grupo funcionall de medios | namero definitive Ge Sistema de|magnéticos | consecutivo del Informacion. | generados. __| medio magneto. 3 | Valdar el medio|Se _realiza ta] Liderde RIPSy magnético validaci6n del_medio| grupo funcional ‘magnético utiizando| de Sistema de los validadores del] informacién. ministeio dela proteccién social, secretaria Distital de Salud, Aplicacion de. queys de la SDS. validadores de otros pagadores 37 | Conegir se _depuran fa Lider RIPS | Envio de oficios | El validador realza| inconsistencias | informacion reportada ‘el_control de la reportadas en la informacion validacién 36 [Remit medios| Entrega a cartera ta| Lider RIPS | Libro radioador magnéticos de RIPS a grupo funcional “de Cartera, informacién de RIPS| (medios_magnéticos) para ser enviedo junto con los envios o cuentas de cobro Pagina 15 de 17REGISTRO INDIVIDUAL DE Cédigo: GGD-PR- Bw PRESTACION DE SERVICIOS DE | 006 a) ‘SALUD - RIPS 4 Hospital nsgauaancen Stmén Bolivar a a GESTION DE LA SOSTENIBILIDAD FINANGIERA pence 39 [Revisar Revision y pertinencia| Auditor de! pertinencia de| de cuentas Cuentas cuentas Medicas 40 | Remit Enlregar_informacion | Lider RIPS informacion de|de RIPS del fondo RIPSaSDS — | financiero ena oficina de planeacién, ‘grupo de informacion SDS “i [Concliacion [Se hace conclfacion| Lider de RIPS [Acta we RIPS en la S.0.S, sobre los| Aprobacion 0 Rips del F.F.D.S devolucién #2 [Generar Generar Jefe de_grupo| envio Informes periédicos funcional de| comunicacion Informacion de RIPS recursos de informe de informacion, | inconsistencias lider de RIPS | reporte intranet Pagina 16 de 17REGISTRO INDIVIDUAL DE BS PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD - RIPS Hospital Simén Bolivar Codigo: GGD-PR- 008 Agaptamavon GESTION DE LA SOSTENIBILIDAD FINANCIERA 8. REGISTROS: * Reporte inconsistencias RIPS « Factura * Base datos sistema de informacion + Listado de capacitacion + Libro Radicador, «Reporte Intranet * Informe de medios magnéticos generados por mes. « URG-FO-002 Clasificacién triage «Formato Hoja de Ingreso + Formato RIPS Urgencias * Formato RIPS Neonatos * Formato RIPS Hospitalizacion 9. ANEXOS: * NA. Pagina 17 de 17