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INTRODUCCIN
Mediante Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT y sus modificatorias se
establecieron las disposiciones para que los contribuyentes puedan implementar el llevado de sus
libros y registros vinculados a asuntos tributarios de manera electrnica. Dicha normativa est
vigente desde el 01 de julio de 2010.
Es un aplicativo desarrollado por la SUNAT que permite efectuar, entre sus funcionalidades, las
validaciones necesarias a la informacin de los Libros y/o Registros elaborados por el
contribuyente afiliado al Sistema de Libros Electrnicos, a fin de generar el Resumen respectivo; y
finalmente obtener la Constancia de Recepcin de un libro electrnico por parte de la SUNAT.
La principal funcionalidad del PLE es la validacin de los archivos (de formato texto) que contienen
la informacin de los libros y/o registros contables susceptibles de ser llevados de manera
electrnica, que el contribuyente previamente ha obtenido de sus propios sistemas de contabilidad.
Dichas validaciones el PLE las realiza de acuerdo a las estructuras y con los parmetros sealados
en la normativa dispuesta por la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT y normas
modificatorias.
El PLE tambin tiene otras funcionalidades, como:
4.
La afiliacin al Sistema de Libros Electrnicos es opcional y podr ser realizada por el sujeto
perceptor de rentas de tercera categora que cuente con Cdigo de Usuario y Clave SOL, siempre
que cumpla con las siguientes condiciones:
Este obligado a llevar algn libro y/o registro sealados en el Anexo N 1 de la Resolucin
de Superintendencia N 286-2009/SUNAT y normas modificatorias.
Tenga la condicin de domicilio fiscal Habido en el Padrn del Registro nico de
Contribuyentes RUC que lleva la SUNAT.
No se encuentre en Estado de Suspensin Temporal o de Baja de Inscripcin en el RUC.
6.
b.
La obligacin de cerrar los Libros y/o Registros llevados en forma manual o en hojas
sueltas o continuas, previo registro de lo que corresponda anotar en el mes anterior al de su
afiliacin al Sistema o, en el ejercicio precedente a sta, segn sea el caso.
c.
d.
b.
La obligacin por parte del Generador de llevar de manera electrnica el Libro Diario (o el
Libro Diario de Formato Simplificado, de corresponder) y el Libro Mayor, a partir del 1 de junio
de 2013.
En el caso de los Principales Contribuyentes que, por primera vez, hubieran sido designados como
tales en la modificacin de directorios establecida por la Resolucin de Superintendencia N. 3092012/SUNAT, tendrn:
a.
b.
El procedimiento para el llevado de los Libros y Registros Electrnicos se puede resumir en los
siguientes pasos:
PASO 1:
Una vez afiliado o incorporado al Sistema debe obtener el software Programa de Libros
Electrnicos - PLE desde SUNAT Virtual (disponible en sistemas operativos Windows, Linux y
Mac), e instalarlo en su computadora.
PASO 2:
Generar, en sus propios sistemas informticos, los libros y/o registros (archivos de formato texto)
de acuerdo a las estructuras sealadas en el Anexo N 2 y con los parmetros sealados en las
tablas del Anexo N 3 de La Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT y normas
modificatorias.
PASO 3:
El PLE ya instalado en la PC del contribuyente, valida la informacin de los libros y registros
elaborados por los sistemas informticos del contribuyente en base a las estructuras a las que
hace referencia el paso 2, y genera automticamente un archivo denominado Resumen.
PASO 4:
Enviar dicho Resumen a la SUNAT a travs del PLE haciendo uso de su Clave SOL.
PASO 5:
La SUNAT recibe dicho Resumen y genera la Constancia de Recepcin respectiva, la cual incluye
la fecha y hora de recepcin as como la firma electrnica de la SUNAT.
Paso 6: El contribuyente recibe la Constancia de Recepcin y procede a almacenarla junto con el
archivo validado de formato de texto que contiene la informacin del libro electrnico
correspondiente, en su domicilio fiscal. Los Principales Contribuyentes debern almacenar un
ejemplar adicional en otro domicilio, el que deben comunciar antes de la generacin de su primer
libro electrnico.
8.
Los pasos a seguir por el contribuyente para llevar a cabo la validacin de sus libros electrnicos
sern los siguientes:
1.
2.
Para validar los archivos de texto, el contribuyente podr utilizar el PLE:El PLE en su
opcin de Validar, permitir seleccionar archivos, que tengan los nombres definidos en el
punto 2 y que el RUC pertenezca al contribuyente que se ha autenticado, agregndolos a la
lista de Libros a validar.
a.
b.
3.
Usuario SOL
Clave SOL
El PLE en su opcin de Validar, permitir seleccionar archivos, que tengan los nombres
definidos en el punto 2 y que el RUC pertenezca al contribuyente que se ha autenticado,
agregndolos a la lista de Libros a validar.
4.
5.
Concluido el proceso de validar, se mostrar una pantalla con los resultados de las
validaciones, indicando el estado, los cuales pueden ser:
a.
b.
Con Errores - Reporte de Informacin Inconsistente.
Para ambos casos se obtendrn constancias contenidas en un archivo PDF, el cual puede ser
guardado, impreso y/o enviado por correo electrnico.
El Reporte de Informacin Inconsistente le proporcionar un detalle de todos los errores detectados
por el PLE durante la validacin, sealndole la ubicacin del error dentro del archivo de texto.
REPORTE DE INFORMACIN CONSISTENTE
Cuando se obtiene dicho reporte, ello quiere decir que su archivo en formato txt que contiene la
informacin de su Libro Electrnico ha cumplido con las validaciones que ejecuta el PLE y se
encuentra en condiciones para generar el Resumen del mismo para ser enviado a la SUNAT.
Debe tener presente que algunos Libros Electrnicos estn conformados por ms de un archivo de
texto, como es el caso del Libro Caja y Bancos que cuenta con dos archivos de texto, siendo
necesario para poder enviar el Resumen de este libro que ambos archivos de texto que lo
conforman tengan informacin consistente y ser seleccionados en forma simultnea al momento de
enviar el Resumen del mismo a la SUNAT, a travs de la opcin correspondiente del PLE.
Asimismo, tenga tambin presente que slo se podr enviar el Resumen de un Libro Electrnico si
el periodo al cual corresponde la informacin del mismo est finalizado y solo en una nica
oportunidad.
A continuacin se presenta un ejemplo del Reporte de Informacin Consistente de un Libro de Caja
y Bancos donde se puede apreciar los Totales de control que sirve realizar la validacin de las
cifras ms relevantes del archivo de formato texto como son por ejemplo la cantidad de filas
validas, la cantidad de filas por cada estado y algunas sumatorias de columnas .
Respecto a la informacin ubicada en la Fila 20, como en la Fila 21, del archivo de texto, en
la Columna 1 que identifica al Periodo segn la estructura del Registro de Ventas e Ingresos, el
PLE ha detectado un error en los primeros cuatro caracteres de dicha informacin. Se est
validando que el formato AAAAMM00 debe ser igual al periodo del libro, es decir 20100700
(07/2010) cuando el indicador del Campo 27 Estado del comprobante de pago y su incidencia en
la base imponible en relacin al periodo tributario sea 1, en este caso la informacin consignada
en dichas ubicaciones del archivo de texto es de un periodo distinto a 07/2010. Se debe proceder a
verificar la informacin para salvar la inconsistencia.
Cabe precisar que si la cantidad de errores supera los 50 no sale ningn detalle por lo que en este
caso se recomienda validar slo las primeras 50 filas del archivo texto y corregir los errores en todo
el archivo dado que la experiencia seala que la mayora de los errores son repetitivos.
La versin 3.0 del PLE slo validar archivos de texto que contengan informacin de Libros
Electrnicos que correspondan al mes de Julio de 2010 en adelante o al Ejercicio 2010 en
adelante, segn corresponda.
Entre los errores que detecta el PLE Versin 3.0 durante la validacin estn:
El nmero de columnas del registro no coincide con la definicin del Libro
Campo es obligatorio
Formato incorrecto
Longitud incorrecta
El valor es incorrecto
El valor no se encontr en la tabla de parmetros
Campo debe ser correlativo
ndice duplicado
El registro presenta inconsistencias
Se ha excedido el lmite de errores encontrados
La fecha es mayor al periodo del Libro
La fecha es incorrecta
9.
A partir del 1 de enero de 2013 estn vigentes las estructuras que se detallan a continuacin, tanto
para la elaboracin de los Libros Electrnicos de periodos en curso como para periodos anteriores
a dicha fecha.
El Programa de Libros Electrnicos - PLE valida la informacin contenida en archivos con formato
de texto, obtenidos de sus propios sistemas contables del contribuyente, bajo los nombres que se
detallan en el Anexo N 2 y en nmero archivos de texto necesarios por cada libro electrnico.
La informacin contenida en los archivos de texto deben cumplir con la estructura dispuesta para
cada libro electrnico, cuyos campos deben estar separados por el caracter "|" (conocido como
pipe o palote), y teniendo presente las siguientes Reglas Generales:
La estructura e informacin que contendr el(los) archivo(s) de texto de para cada libro electrnico,
de acuerdo al Anexo N 2de la RS N 111-2011/SUNAT y normas modificatorias, ser la siguiente:
1.
2.
3.
4.
Libro Diario
5.
6.
Libro Mayor
7.
8.
Registro de Compras
9.
Registro de Consignaciones
10.
Registro de Costos
11.
12.