CODIGO

PRO-GC-02

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
INTERNAS DE CALIDAD

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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
INTERNAS DE CALIDAD

Elabor Kenia
M. Mrquez Gestor
de Calidad

Revis
Alberto Polanco Flores
Sub-Gerente

Aprob
Alberto Pineda Polanco
Gerente

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1. PROPSITO
Establecer la metodologa y los lineamientos a seguir para la planeacin y ejecucin de
las auditorias internas al Sistema de Gestin de Calidad (SGC).
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las reas y los procesos que forman parte del
Sistema de Gestin de la Calidad de Industria Maderera Siguatepeque.
3. DEFINICIONES
Auditoria: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias
de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en
que se cumplen los criterios de auditoria.
Nota: Las Auditorias internas, denominadas en algunos casos como auditorias
de primera parte, se realiza por, o en nombre de la propia organizacin, para la
revisin por la direccin y con otros fines internos y puede constituir la base para
la auto declaracin de conformidad de una organizacin.
Programa de auditoria: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un
perodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
Plan de auditoria: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una
auditoria.
Alcance de la auditoria: Extensin y lmites de una auditoria.
Nota: El alcance de la auditoria incluye generalmente una descripcin de las
ubicaciones, las unidades de la organizacin, las actividades y los procesos, as
como el perodo de tiempo cubierto.
Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y
habilidades.
Criterios de auditoria: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados
como referencia.

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Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

informacin que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.
Nota: La evidencia de la auditoria puede ser cualitativa o cuantitativa.
Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditoria
recopilada frente a los criterios de auditoria.
Nota: Los hallazgos de la auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad
con los criterios de auditoria, como oportunidades de mejora.
Los hallazgos de la auditoria se clasifican de la siguiente manera:
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Observacin: Incumplimiento parcial a un requisito que no afecta el producto o
servicio al usuario.
Oportunidad de mejora: Hallazgo a considerar que permite avance en el SGC.
Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo
auditor tras considerar los objetivos y hallazgos de la misma.
Reporte de auditoria: Documento que presenta los hallazgos realizados durante la
auditoria en sitio.
Reporte final de auditoria: Documento que presenta el resultado de los hallazgos del
alcance de la auditoria interna.
Auditado: Persona o personas que son auditadas.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria y seleccionado
para ese fin por el Auditor Lder.
Equipo auditor: Equipo conformado por uno o ms auditores que llevan a cabo una
auditoria y que es seleccionado y conformado por el Auditor Lder.
Nota: A un auditor del equipo se le designa como lder del mismo.

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Nota: El equipo auditor puede incluir auditores en formacin

observadores) y, cuando sea preciso, expertos tcnicos.

(como

Nota: Los observadores pueden acompaar al equipo auditor pero no actan

como parte del mismo.
Experto tcnico: Persona que aporta conocimiento o experiencias especficos al
equipo auditor.
Nota: El conocimiento o experiencia especficos son los relacionados con la
organizacin, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientacin
cultural.
Nota: Un experto tcnico no acta como un auditor en el equipo auditor.
4. RESPONSABILIDAD
4.1

El Representante de la Gerencia es responsable de presentar a la

Gerencia General el Programa Anual de Auditorias al SGC para su aprobacin,
gestionar los recursos para la realizacin de las auditorias.

4.2

El Gestor de Calidad es responsable de dar seguimiento a las acciones

derivadas del informe final de auditorias a travs del registro Solicitud de
Accin Correctiva o Preventiva.

4.3

La Gerencia es responsable de mantener la competencia de los auditores con

base en el anlisis de los resultados de las evaluaciones realizadas a
los mismos.

4.4

La Gerencia es responsable de otorgar los recursos necesarios para llevar a

cabo las auditorias.

4.5

El Gestor de Calidad conjuntamente con el auditor lder y el equipo de auditores

planifican el programa anual de auditorias internas de calidad.

4.6

El auditor lder es responsable de elaborar, coordinar y ejecutar el plan

de auditoria y agenda, y entregar el informe final de la misma al Gestor de
Calidad; adems de notificar el plan de auditoria al auditado.

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4.7

El equipo auditor es responsable de conocer los documentos relacionados con el

rea o proceso a auditar, elaborar la documentacin de la auditoria y entregar el
reporte de auditoria al auditado y al auditor lder.

4.8

El auditado es responsable de proporcionar toda la informacin que le soliciten

los auditores durante la auditoria.

4.9

Autoridad:
-

El Representante de la Gerencia tiene la autoridad para modificar el programa

de auditorias.

El auditor lder tiene la autoridad para determinar el grado de conformidad del

hallazgo encontrado durante la auditoria en caso de existir una controversia.

El auditor lder tiene la autoridad de aplazar y/o suspender la auditoria in situ en

caso de no encontrar las condiciones para el desarrollo de la misma.

El auditor lder tiene la autoridad de solicitar la informacin necesaria para

la preparacin de la documentacin al auditado previo a la auditoria in situ.

El equipo auditor tiene la autoridad para realizar reunin de apertura y reunin

de cierre en el sitio.

4.10 Polticas:
-

En caso necesario, el auditor lder deber llevar a cabo reuniones con los
auditores para aclarar dudas o situaciones que puedan afectar el desarrollo de
la auditoria o, en caso para evaluar el desempeo del plan de auditorias.
En la realizacin de auditorias internas se deber dar seguimiento a los
resultados de auditorias previas.
En caso de que una No Conformidad no sea aceptada por los auditados,
stos debern presentar las evidencias de su justificacin, una vez
evaluada la evidencia objetiva se determinar si la No Conformidad se elimina
del reporte de
la auditoria.
El Representante de la gerencia deber informar a la Gerencia sobre las
conclusiones del informe final de auditoria.
Los auditados debern tomar acciones sin demora injustificada para eliminar las
No Conformidades.
Para ser designado como auditor interno o auditor lder es necesario como
mnimo haber recibido formacin como auditor interno.

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-

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El auditor lder o el Gestor de Calidad aplicar la evaluacin a los auditores una

vez terminada la auditoria.
Cualquier departamento o proceso podr solicitar una auditoria.
Los auditores no auditarn su propio trabajo.

5. DESCRIPCION
5.1 Planificacin de las auditorias
No.
1
2

3
4
5

Operacin

Responsable

Documento
Consultado

Documento
Generado

Elige el equipo auditor

Elaboracin del programa anual de
auditorias, tomando en consideracin
objetivos, alcance, criterios de
auditoria, documentacin de
referencia, fecha y lugares donde se
realizar la auditoria, el estado y la
importancia de los procesos; as
como los resultados de auditorias
previas. Es enviado al Representante
de la gerencia para su revisin.
Presenta el programa anual de
auditorias internas a la Gerencia para
su aprobacin.
Aprueba el programa de auditorias
internas
Elabora el plan y agenda de auditoria
con base en los objetivos, alcance,
criterios de auditorias, recursos,
documentos de referencia, fechas y
lugares donde se realizar la
auditoria.
Determina el nmero de auditores
que participarn en dicha auditoria.
Elabora lista de verificacin
Notifica al equipo auditor su
participacin. Adems notifica al
responsable del proceso a auditar el
plan de auditoria interna.
Recibe el plan y agenda de auditoria
interna y lo archiva temporalmente

Auditor lider
Gestor de
Calidad, auditor
lider y el equipo
auditor

N/A
Procedimiento
de Auditorias
Internas de
Calidad
PRO-GC-02

N/A
Programa
Anual
de
Auditoria
REG-GC-05

Representante de
la Gerencia

N/A

N/A

Gerente

N/A

N/A

Auditor lder

Procedimiento
de Auditorias
Internas de
Calidad
PRO-GC-02

Auditor lider
Gestor de Calidad

N/A

Plan de
Auditoria
REG-GC-06
y Agenda de
Auditoria
REG-GC-07
Lista de
verificacin
REG-GC-08
N/A

Responsable del
proceso

N/A

N/A

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5.2 Ejecucin y evaluacin de las auditorias

No.
1

Operacin
Convoca al equipo auditor y
prepara la documentacin de la
auditoria (Formatos de lista de
verificacin, lista de asistencia,
reporte de hallazgos).
Revisa los documentos
relacionados con los procesos a
auditar.

Acuden al rea correspondiente en

la fecha y hora indicada para
realizar la auditoria.

Se lleva a cabo la reunin de

apertura, se da lectura al plan de
auditoria y se confirman los
canales de comunicacin.
Firma de la lista de asistencia a la
reunin de apertura.

Responsable

Documento
Consultado

Documento
Generado

Auditor lder

Programa de
Auditoria
REG-GC-05

N/A

Equipo auditor

Plan de
Auditoria
interna
REG-GC-06
Programa de
Auditoria
REG-GC-05

N/A

Plan de
Auditoria
interna
REG-GC-06
N/A

N/A

Equipo auditor
y los
responsables
de los procesos
a auditar
Auditor lder

Asistentes

Se da inicio a la auditoria

Equipo auditor

Proporcionan la informacin
requerida por el auditor.

Recibe la informacin, la revisa,

obtiene los hallazgos y evidencias,
indicando al auditado sobre la
conformidad o no conformidad de
los requisitos auditados,
aclarndole cualquier duda que
pudiera existir. Luego expone los
hallazgos y evidencia de las
auditorias, las revisa y prepara las
conclusiones de la misma.

Responsables
de los procesos
auditados
Equipo auditor

Plan de
Auditoria
interna
REG-GC-06
N/A
Lista de
verificacin
REG-GC-08

N/A

Lista de
asistencia
REG-GC-03
Lista de
verificacin
REG-GC-08
N/A
Reporte de
hallazgos
REG-GC-09

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No.

Operacin

Responsable

Documento
Consultado

Documento
Generado

Rene la documentacin de la
auditoria y elaborar el informe final
de auditoria.

Auditor lder y
equipo auditor

Informe final de
auditoria DOIGC-04

10

Convoca verbalmente a los

auditados junto con el equipo
auditor a la reunin de cierre.
Dirige la reunin de cierre y da
lectura al informe final de
auditorias, presentando uno por
uno los hallazgos de la auditoria y
buscando el entendimiento.
Firma de la lista de asistencia a la
reunin de cierre.

Auditor lder

Reporte de
hallazgos
REG-GC-09
y Lista de
verificacin
REG-GC-08
Reporte de
hallazgos
REG-GC-09

Asistentes

N/A

Evala el desempeo de los

auditores y analiza los resultados
para ser comentados en la prxima
reunin del Comit de Calidad y a
la Gerencia, tomndolos en cuenta
para prximos ciclos de auditorias.
Entrega informe final de auditoria
al gestor de Calidad.

Auditor lder

N/A

Lista de
asistencia
REG-GC-03
Reporte del
evaluador del
auditor interno
REG-GC-10

11
12

13

Auditor lder

N/A

Informe final de
N/A
auditoria DOIGC-04
14
Realiza el seguimiento de la
Gestor de
Informe final de
N/A
Calidad
implementacin de las acciones
auditoria DOIcorrectivas y de su eficacia.
GC-04
Nota: La auditoria solo se cierra una vez se hayan cerrado la totalidad de las No conformidades
levantadas.

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6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
-

Programa de auditorias REG-GC-05

Plan de auditoria interna de calidad REG-GC-06
Agenda de auditoria interna de calidad REG-GC-07
Lista de verificacin REG-GC-08
Reporte de hallazgos REG-GC-09
Reporte del evaluador del auditor interno de calidad REG-GC-10
Lista de asistencia REG-GC-03
Informe final de auditorias DOI-GC-04

7. ANEXOS
Flujograma del proceso

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PLANIFICACIN DE LAS AUDITORIAS

Inicio

Auditor lder: Elige al equipo auditor

Gestor de Calidad, auditor lder y equipo auditor: Elaboran

programa anual de auditorias y lo presentan al
Representa de la Gerencia para su revisin

Representante Gerencia: Revisa el programa anual de auditorias

Observaciones?

Si

No
Representante de la Gerencia: Enva programa a la Gerencia

Gerencia: Aprueba Programa anual de auditorias

Aprueba?

No

Si
Auditor lder: Elabora el plan y agenda de auditoria y los
enva al gestor de Calidad
Gestor de Calidad, auditor lder: Notifica al equipo auditor su
participacin y notifica al plan al responsable del proceso a auditar

Responsable del proceso: Recibe el plan de auditoria

Fin

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EJECUCIN Y EVALUACIN DE LAS AUDITORIAS

Inicio

Auditor lder: Convoca al equipo auditor y prepara documentacin

Equipo auditor: Revisa la documentacin

Equipo auditor y los responsables de los procesos a auditar:

Acuden al rea correspondiente en la fecha y hora indicada

Auditor lder: Coordina la reunin de apertura y aplica la lista de

asistencia
Se inicia la auditoria: Los responsables de los procesos
proporcionan la informacin solicitada por el auditor y el equipo
auditor recibe la informacin y expone los hallazgos

Auditor lder y equipo auditor: Renen, revisan y analizan la

informacin recopilada y elaboran el informe final de auditoria
Auditor lder: Convoca verbalmente a los auditados junto con el
equipo auditor para realizar la reunin de cierre, da lectura al
informe final de auditoria, presentando los hallazgos y firman lista
de asistencia.
Evalan el desempeo de los auditores
Entrega informe final de auditoria al gestor de Calidad

El Gestor de Calidad: Realizan el seguimiento de la

implementacin de las acciones correctivas y de su eficacia
Nota: La auditoria solo se cierra una vez se hayan cerrado la
totalidad de las No conformidades levantadas
Fin