eee BAI SPUESTA-A-NE! ADES- 00- DE INFORMACION METODOLOGIA PARA IDENTIFICAR | cédigo: Hospital Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y vate a DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | ¥°"S°": tne es METODOLOGIA PARA IDENTIFICAR Y DAR RESPUESTA A NECESIDADES DE INFORMACION ‘LABORO> REVISO: ‘APROBO: Mcauctononl fare Guat | tot jeacion rupo Fungional de ai FECHA: Diciembre 2 de 2014 |[FECHA: : Diciembre 2 de 2014 Pagina 1 desMETODOLOGIA PARA IDENTIFICAR | codigo: Y_DAR RESPUESTA A NECESIDADES | GG0:00.003 DE INFORMACION simén Bolivar GESTION DEGERENCIAY | iss. oe DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO : meee 4. INTRODUCCION Para el Hospital Simén Bolivar Ill ESE la necesidad de informacién es como "aquello que un individuo debe poseer para la realizacién de su trabajo, su investigacién, su realizacién personal...”. Es necesario reconocer que éstas estén en constante proceso de modificacién, incluso como consecuencia del propio proceso. En las organizaciones existen recursos visibles 0 tangibles y recursos invisibles 0 intangibles, el éxito de una organizacién no depende sélo de cémo maneje sus materiales (tangibles) sino de cémo aproveche sus activos intangibles. Y su correcto desarrollo depende de que exista un adecuado flujo de informacién entre la organizacién y su entorno y entre los distintos procesos de la organizacién. Toda organizacién, sea del tamafio que sea, se ve obligada a intercambiar informacién con los distintos agentes de su entorno. A este tipo de intercambios se denomina flujos extemos de informacién. Por otro lado, los propios miembros de la organizacién deben comunicarse entre si para desarrollar sus responsabilidades y contribuir al logro de los objetivos y esto da lugar a flujos internos, 2. OBJETIVOS, * Establecer y conocer los mecanismos para la identificacion de necesidades en el Hospital Simén Bolivar * Conocer la informacién que cada area o servicio recibe, produce, su petiodicidad y la respuesta a sus . Pagina 2 desMETODOLOGIA PARA IDENTIFICAR caaaaee eee ca cee] __DE INFORMACION. Codigo: — w Hospitat Pr Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y Versién: 0 ho i DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO E "Tedee 3. METODOLOGIA 3.1. Se realiza la Matriz de Caracterizaci6n de mecanismos para la identificacion de necesidades en el Hospital Simén Bolivar, con la participacién de colaboradores encontrando: No. MECANISMO PERIDOCIDAD CUBRIMIENTO PLAN, PROGRAMA, PRO- YEGTO, PROGESO 0 PRO- CEDIMIENTO QUE DA RES- PUESTA 4, |Pesarrollo normative ge- Todos los proce- ‘Aplicacion del nomograma en los procesos y procedimientos. les neral Permanente | sos, Procedinientos de _asesorla juridica aplicada en los proce- 808, Todos tos Proce-| Procedimientos del SIAU y SI- 2. | SIAUy SIDBA Diaria qed he Clientes de todos P™cedimientos det SIAU. 3. | Encuestas de satisfaccién | Mensual tos servicios | Desarrollo de acciones de me brea jora de los esténdares de| acreditacion. : Procedimientos especthioos re-| Auras Interas y ex Loman 4, [Auloevaluacion de estén-| Periédicas | Todes ls Proce-pianas de" mejora, plan dé dares de Acreditacién y mantenimient. Autoovaluacién de requ sitos de Habiltacion Instrumentos especicos Procedimientos espectficas T6- de recoleccién de necesi-| lacionados, 5. |dades de informacién| Anuales eee ee eae como Matriz de necesida-| des de informacién, Procedimientos especificos re-| 6. | Buzones internos Mensual Todos les proce-| acionados. | Procedimientos espectfioas re-| 7. |Solietud especitcas | Permanentes _| Todos los proce-} oereconios espen _ | Procedimientos especificns re-| 8. | comites Periddicos | LIderes de proce-|iacionados. Diagnésticos_instituciona- Todos fos proce-| Procesos de gerencia de la in- 9. anual formacién sos Programas Institucionales Pagina 3 desT METODOLOGIA PARA IDENTIFICAR | Y DAR RESPUESTA A NECESIDADES ra & 3 DE INFORMACION Hospital agua Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y Versién: 0 a DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO hosts Procedimientos que dan res- puesta a las necesidades de 0. Caracterizacién de los) Permanente con|Todos los proce-| informacién, de clientes inter- - | procesos revision anual | sos nos y externos, en cada uno| de los procesos instituciona- les. 3.2. Se establece Matriz para el levantamiento de las diferentes necesidades de Informacién, donde se describen dependencia, responsable, —_informacién que fecibe la dependencia, proceso relacionado, procedencia de la_informacién recepcionada, procedencia externafinterna, frecuencia soporte(s) utilizados(es) para la recepcién de informacion tipo de informacién —recepcionada (fisico, electrénico, otro), procedimiento o trémite asociado a la informacién en la dependencia clientes de la informacién producida soportes de salida de informacin del area, punto de control de esta informacién, almacenamiento y observacién. La dinamica establecida para la identificacién de las necesidades de los diferentes clientes Internos es: Se envia la Matriz para la actualizacién de cada lider con su personal, posteriormente se envia por correo electronico para ser condensada u publicada en la Intranet 4, PERIODICIDAD La periodicidad de evaluaci6n y de ajuste de las matrices se realizara en el mes de Noviembre de cada afio. Pagina 4 desMETODOLOGIA PARA IDENTIFICAR Codigo: & Y DAR RESPUESTA A NECESIDADES | GGD-D0-003 DE INFORMACION Hospital Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Version: 0 5. EVALUACION Se realizar4 seguimiento al cumplimiento de lo dispuesto en la Matriz cada seis meses, Anexo: Cédigo GGD-FO-130-004 Pagina 5 de 5| NowwaNrd 30 YaOS36¥ ¥NIOII0 JeNIOG USUTS SotogLVALSa OLNSMIVNOIDOaHIG A vIONEUSD 30 NOUSID lewdson — | ‘cam Si