MECIP - Manual de Implementacion 01

2
NDICE
PRESENTACIN ___________________________________________________________
I. PLANEACIN AL DISEO E IMPLEMENTACIN DEL MECIP______________________
A. COMPROMISO DE LA MXIMA AUTORIDAD DE LA INSTITUCIN ___________

B.
ORGANIZACIN DEL COMIT DE TRABAJO __________________________
C. DEFINICIN DE LOS NIVELES DE IMPLEMENTACIN O AJUSTE
DEL CONTROL INTERNO ___________________________________________
D. ELABORACIN DEL PLAN DE ACCIN _________________________________
1 Normas de Funcionamiento___________________________________________
2 Definicin de Actividades_____________________________________________
3 Asignacin de Recursos _____________________________________________
4 Cronograma de Actividades___________________________________________
5 Definicin de Recursos ______________________________________________
6 Capacitacin del Grupo de Trabajo Tcnico ______________________________
7 Socializacin a Directivos de la Institucin _______________________________
8 Seguimiento al Avance del Plan de Implementacin ________________________
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II. DISEO E IMPLEMENTACIN DEL MECIP ____________________________________ 17

a) Metodologa General de Diseo e Implementacin ___________________ 19
b) Instructivos Guas: N 01, 02 y 03 ______________________________ 20
A. COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL ESTRATGICO ______________ 57
DISEO E IMPLEMENTACIN _________________________________________ 59
TABLA DE GUAS Y FORMATOS_______________________________________ 62
1. AMBIENTE DE CONTROL ___________________________________________ 68
Metodologa de Diseo e Implementacin________________________________ 69
1.1 ACUERDOS Y COMPROMISOS TICOS ____________________________ 69
a) Procedimiento ________________________________________________ 70
b) Instructivos Guas: N 04, 05 y 06 _______________________________ 70
c) Instrumentos Formatos: N 10, 11 y 12 ___________________________ 70
1.2 DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO ___________________________ 100
a) Procedimiento ________________________________________________ 100
b) Instructivos Guas: N 07 y 08 __________________________________ 100
c) Instrumentos Formatos: N 13, 14, 15, 16, 17, 18 y 19 _______________ 100
1.3 PROTOCOLO DE BUEN GOBIERNO _______________________________ 119
a) Procedimiento ________________________________________________ 120
c) Instrumentos Formatos: N 20, 21, 22, 23 y 24______________________ 120
2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO_________________________________ 135
Metodologa de Diseo e Implementacin_______________________________ 136
2.1 PLANES Y PROGRAMAS ________________________________________ 136
a) Procedimiento ________________________________________________ 136
b) Instructivos Guas: N 11, 12, 13 y 14 ____________________________ 137
c) Instrumentos Formatos: N 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34,
35 y 36 ____________________________________________________ 137
2.2 MODELO DE GESTIN POR PROCESOS___________________________ 168
a) Procedimiento ________________________________________________ 168
3
b) Instructivos Guas: N 15, 16, 17, 18 y 19 _________________________ 169

47, 48, 49 y 50 ______________________________________________ 169
2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ________________________________ 207
a) Procedimiento ________________________________________________ 207
b) Instructivos Guas: N 20, 21, 22 y 23 ____________________________ 208
c) Instrumentos Formatos: N 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60, 61 y 62 208
3. ADMINISTRACIN DE RIESGOS ____________________________________ 239
Metodologa de Diseo e Implementacin _______________________________ 240
3.1 CONTEXTO ESTRATGICO DEL RIESGO __________________________ 240
a) Procedimiento ________________________________________________ 241
b) Instructivo Gua: N 24 ________________________________________ 241
c) Instrumentos Formatos: N 63, 64 y 65 ___________________________ 241
3.2 IDENTIFICACIN DE RIESGOS ___________________________________ 248
a) Procedimiento ________________________________________________ 248
c) Instrumentos Formatos: N 66, 67, 68, 69 y 70 _____________________ 248
3.3 ANLISIS DE RIESGOS _________________________________________ 263
a) Procedimiento ________________________________________________ 263
c) Instrumentos Formatos: N 71, 72, 73, 74 y 75 _____________________ 263
3.4 VALORACIN DE RIESGOS______________________________________ 273
a) Procedimiento ________________________________________________ 273
86, 87, 88 y 90 ________________________________________________ 273
3.5 POLTICA DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS ______________________ 295
a) Procedimiento ________________________________________________ 295
c) Instrumento Formato: N 91 ____________________________________ 295
B. COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL DE GESTIN ________________ 303
DISEO E IMPLEMENTACIN __________________________________________ 305
TABLA DE GUAS Y FORMATOS________________________________________ 306
1. ACTIVIDADES DE CONTROL _________________________________________ 311
Metodologa de Diseo e Implementacin ________________________________ 312
1.1 POLTICAS DE OPERACIN _____________________________________ 312
a) Procedimiento ________________________________________________ 312
c) Instrumento Formato: N 92 ____________________________________ 313
1.2 PROCEDIMIENTOS_____________________________________________ 318
a) Procedimiento _______________________________________________ 318
b) Instructivos Guas: N 31 y 32 _________________________________ 318
c) Instrumentos Formatos: N 93 y 94 _____________________________ 318
1.3 CONTROLES __________________________________________________ 328
a) Procedimiento _______________________________________________ 328
c) Instrumentos Formatos: N 95 y 96 _____________________________ 328
1.4 INDICADORES ________________________________________________ 339
a) Procedimiento _______________________________________________ 339
4
b) Instructivo Gua: N 35 _______________________________________ 339

c) Instrumentos Formatos: N 97, 98, 99 y 100 ______________________ 339
1.5 MANUAL DE OPERACIN _______________________________________ 350
a) Procedimiento _______________________________________________ 350
c) Instrumento Formato: N 101 __________________________________ 350
2. INFORMACIN ___________________________________________________ 356
Metodologa de Diseo e Implementacin ______________________________ 357
2.1 INFORMACIN INTERNA _______________________________________ 357
a) Procedimiento _______________________________________________ 357
c) Instrumentos Formatos: N 102, 103, 104, 105, 106 y 107 ___________ 357
2.2 INFORMACIN EXTERNA _______________________________________ 371
a) Procedimiento _______________________________________________ 371
2.3 SISTEMAS DE INFORMACIN ___________________________________ 389
a) Procedimiento _______________________________________________ 389
3. COMUNICACIN __________________________________________________ 405
3.1 COMUNICACIN INSTITUCIONAL ________________________________ 406
a) Procedimiento _______________________________________________ 406
3.2 COMUNICACIN PBLICA ______________________________________ 421
a) Procedimiento _______________________________________________ 421
3.3 RENDICIN DE CUENTAS_______________________________________ 437
a) Procedimiento _______________________________________________ 437
c) Instrumentos Formatos: N 132, 133, 134, 135, 136 Y 137 ___________ 437
C. COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL DE EVALUACIN ___________ 453
DISEO E IMPLEMENTACIN_________________________________________ 455
TABLA DE GUAS Y FORMATOS_______________________________________ 457
1. AUTOEVALUACIN _______________________________________________ 465
Metodologa de Diseo e Implementacin_______________________________ 466
1.1 AUTOEVALUACIN DEL CONTROL_______________________________ 466
a) Procedimiento _______________________________________________ 466
c) Instrumentos Formatos: N 138, 139, 140, 141, 142, 143, 144, 145,
146 y 147___________________________________________________ 467
1.2 AUTOEVALUACIN DE GESTIN ________________________________ 490
a) Procedimiento _______________________________________________ 490
b) Instructivo Guas: N 51 ______________________________________ 490
c) Instrumentos Formatos: N 148, 149 y 150 _______________________ 490
2. EVALUACIN INDEPENDIENTE _____________________________________ 496
5
Metodologa de Diseo e Implementacin ______________________________ 497

2.1 EVALUACIN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ___________________ 498
a) Procedimiento _______________________________________________ 498
c) Instrumentos Formatos: N 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 158,
159, 160, 161, 162, 163, 164, 165, 166, 167, 168, 169, 170, 171, 172,
173, 174, 175, 176, 177, 178, 179, 180, 181, 182, 183, 184, 185, 186,
187, 188, 189, 190, 191, 192, 193, 194, 195, 196, 197, 198 y 199 _______ 499
2.2 AUDITORA INTERNA __________________________________________ 558
a) Procedimiento _______________________________________________ 558
b) Normas de Referencia ________________________________________ 559
c) Instructivos Guas: N 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63 y 64 ______ 559
d) Instrumentos Formatos: N 200, 201, 202, 203, 204, 205, 206, 207,
208, 209, 210 y 211___________________________________________ 559
3. PLANES DE MEJORAMIENTO_______________________________________ 603
3.1 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL _______________________ 605
a) Procedimiento _______________________________________________ 605
3.2 PLANES DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL ________________________ 610
a) Procedimiento _______________________________________________ 610
c) Instrumento Formato: N 213 _________________________________ 610
3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL_________________________ 615
a) Procedimiento _______________________________________________ 615
Presentacin
Una vez elaborado el Marco Conceptual del Modelo Estndar de Control Interno para las
Instituciones Pblicas del Paraguay - MECIP-, el cual contiene los elementos tericos bsicos y la
estructura del Marco de Control propuesta, se presenta ahora su Manual de Implementacin, cuyo
propsito es proporcionar las herramientas metodolgicas y tcnicas necesarias para inducir el
diseo e implementacin del Modelo.
El Manual de Implementacin del MECIP, se encuentra diseado para que se establezca una
conexin entre lo conceptual, lo tcnico y lo metodolgico del Control Interno, es decir, el cmo
hacer que un Control Interno opere efectivamente bajo unos conceptos y unas estructuras bsicas
previamente planteadas.
En consecuencia, el Manual de Implementacin presenta las metodologas, procedimientos, guas
e instrumentos bsicos para entender como poner en funcionamiento el -MECIP-, bajo los
siguientes parmetros:
Se encuentra estructurado en dos partes: la Primera, presenta los objetivos del Manual de
Implementacin y el Plan General de Diseo e Implementacin del Modelo; la Segunda,
contiene las metodologas bsicas que se deben tener en cuenta para el proceso de
implementacin. Cada institucin de acuerdo con la naturaleza de sus funciones, deber
definir por intermedio de la mxima autoridad y en base a los instrumentos contenidos en el
presente Manual sus propios mtodos, procedimientos y dinmicas de implementacin del
Control Interno.
Al
igual que el Marco Conceptual, el Manual de Implementacin se desarroll bajo la

estructura de Componentes Corporativos de Control; estos, a su vez, en Componentes, y
cada uno de ellos en estndares de Control, los cuales se acompaan de las metodologas
y los procedimientos correspondientes de diseo e implementacin.
En
cada Componente Corporativo de Control, se encontrar el Plan de Diseo e

Implementacin de sus Componentes y estndares; cada Componente bsico de control,
contiene a su vez, la Metodologa de Diseo e Implementacin del conjunto de estndares
que lo conforman.
Cada
Estndar de Control presenta el Procedimiento general de implementacin en la

institucin y los formatos de construccin de cada Estndar de Control.
Las procedimientos y formatos que apoyan el diseo y la implementacin, se consolidan en

un instrumento denominado Gua, la cual contiene cuatro secciones, a saber: La
descripcin del tema tratado en la Gua, los requerimientos o insumos requeridos para su
desarrollo, los responsables para el diseo, implementacin, supervisin, mantenimiento y
actualizacin del Control Interno, y la descripcin bsica de las operaciones requeridas para
lograr los productos que de ellas se derivan.
Los
Procedimientos se encuentran respaldados en las guas, que contienen las

instrucciones bsicas para ejecutar cada procedimiento de diseo e implementacin.
Lo anterior unido al compromiso de la mxima autoridad de la institucin pblica y su equipo

directivo; a una regulacin adecuada del Control Interno; a una gestin eficiente del directivo
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responsable de la implementacin y a una evaluacin oportuna de la Auditoria Interna, garantiza

el cumplimiento de los objetivos de cada organismo y entidad y de su funcin social dentro del
estado.
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11
- MECIP PLANEACIN AL DISEO E

IMPLEMENTACIN DEL MODELO
ESTNDAR DE CONTROL INTERNO
Compromiso de la Mxima Autoridad y su Equipo Directivo /
Organizacin del Comit de Trabajo / Definicin de los Niveles
de Implementacin / Elaboracin del Plan de Trabajo
A. Compromiso de la mxima autoridad de la institucin
La Primera Etapa para iniciar el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno
para instituciones pblicas del Paraguay - MECIP, se centra en el compromiso de la institucin
con el Control Interno y en la capacidad de la mxima autoridad y su equipo directivo de adoptar
esta herramienta gerencial, como un mecanismo de alto nivel de autoproteccin a la funcin
administrativa del Estado, que le permita cumplir con eficiencia, eficacia, economa y
transparencia en todas sus actuaciones y, esencialmente, las orientadas al correcto manejo de los
recursos pblicos, que lo justifica como un Estado responsable, que cumple con los preceptos de
garantizar el bienestar general de todos los ciudadanos.
De all que la decisin de disear e implementar el Control Interno, debe ser consecuencia del
pleno convencimiento de la mxima autoridad, as como del nivel directivo y, en general, de todos
los funcionarios. No debiendo percibirse como una imposicin o una tendencia administrativa ms,
que se aplica en la institucin y, para ello, las autoridades administrativas deben conocer la
situacin real de los controles previos a su cargo, las debilidades de control existentes
actualmente y determinar los principales aspectos a mejorar.
Para dar inicio a la Implementacin del Control Interno, la mxima autoridad de la institucin, en
su calidad de responsable por el diseo, desarrollo y funcionamiento del Control Interno, debe
manifestar su compromiso de asumir directamente la implementacin a travs de la elaboracin y
difusin de un Acta de Compromiso, en el cual se exponga la importancia del mismo y los
argumentos que justifican su existencia, se anuncie su compromiso con este propsito y se solicite
la participacin activa de todos los funcionarios que conforman la institucin.
Adicionalmente, se debern expedir los actos administrativos que autorregulen el Control Interno
de la institucin. El primero de ellos contendr los conceptos bsicos del Sistema, la estructura de
control adoptada, los roles y responsabilidades de los diferentes niveles de la institucin frente al
Control Interno, y la creacin de la funcin de evaluacin independiente del Control Interno, a
cargo del rea administrativa competente para ello, el cual deber cumplir como requisito
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primordial, su no intervencin en la operacin de la institucin, a fin de mantener la neutralidad y

objetividad que se predica de esta funcin.
La importancia de que la mxima autoridad de la institucin pblica manifieste su compromiso de
liderar el proceso, de mejorar o implementar el Modelo Estndar de Control Interno, radica en la
confianza que este hecho genera en los funcionarios pblicos que integran la institucin, al
entender que se llevar a cabo un proceso que surge como iniciativa de la mxima autoridad y su
nivel directivo, y de su compromiso con el Control, lo que redundar en contar con el apoyo
necesario para llevar a cabo la implantacin y mantenimiento del Modelo Estndar de Control
Interno - MECIP.
La Gua N 1 presenta las acciones a realizar para la documentacin del compromiso de la Alta
Direccin; en los Formatos 1 y 2 se presenta una Gua para los Actos Administrativos arriba
mencionados.
B. Organizacin del Comit de Trabajo

Tomando como base que el Control Interno es responsabilidad de todos los funcionarios que
integran la institucin, con diferentes niveles de autoridad, responsabilidad segn se trate de su
reglamentacin, diseo, implementacin u operacin, la institucin pblica deber disponer de un
Comit de Trabajo institucional, conformado por tres (3) grupos de trabajo, con diferentes niveles
de autoridad y responsabilidad frente al Control Interno: Uno de orden directivo, que acta bajo las
directrices de la mxima autoridad de la institucin y que se ha denominado el Comit de Control
Interno; un Segundo Grupo, conformado por funcionarios de nivel ejecutivo, profesional y tcnico,
con representatividad de todas las reas funcionales de la institucin, incluida la Auditoria Interna
institucional. El Tercer Grupo de trabajo, conformado por los funcionarios adscritos a la Auditoria
Interna Institucional, que desarrolla la funcin principal de Evaluacin Independiente del Control
Interno, adems de promover el control al interior de la institucin, y apoyar al directivo
responsable del control interno, en procesos de capacitacin, asesora tcnica para mejorar el
control, coordinado por el auditor interno institucional.
El Comit de Trabajo deber, coordinado y supervisado por el directivo responsable de la
dependencia que tiene a su cargo la parte administrativa en la institucin, asumir la
responsabilidad y autoridad para dirigir el proceso de diseo, implementacin, mantenimiento y
actualizacin permanente del Control Interno.
El Grupo de Trabajo Directivo, consolidado en el Comit de Control Interno, tendr como objetivo
y responsabilidad, definir las directrices y polticas de implementacin del Control Interno. Su
responsabilidad incluye la planeacin del trabajo, definir las normativas de autorregulacin del
Control Interno, la direccin de su implementacin, el seguimiento al avance del mismo, la
evaluacin permanente de su efectividad y la toma de decisiones para su mejoramiento. A su vez,
y bajo el rol de responsable por los macroprocesos y procesos en la institucin, cada directivo
deber realizar la implementacin del Control Interno en el rea que se encuentra bajo su
direccin.
El Grupo de Trabajo de orden Tcnico, tendr bajo su responsabilidad los procesos efectivos de
apoyo al diseo e implementacin, en las diferentes reas de la institucin, del Modelo Estndar
de Control Interno, contribuyendo a ello con el conocimiento de la funcin, procesos y debilidades
de control del rea al cual pertenezca cada uno de sus integrantes. Posteriormente, deber asumir
el rol de facilitador de Control Interno al interior de su dependencia, apoyando el adecuado
funcionamiento de los estndares de control.
El Grupo de Trabajo conformado por los funcionarios que integran la Auditoria Interna
Institucional, tendr bajo su responsabilidad el diseo de mtodos y procedimientos de control a
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los procesos de Evaluacin Independiente del Control Interno y de Auditoria Interna bajo su
responsabilidad; asesorar a los directivos en el diseo e implementacin del Control Interno;
apoyar los procesos de capacitacin de la institucin, orientados al control interno y finalmente
realizar la Evaluacin Independiente al diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control
Interno, al trmino de cada una de las etapas definidas para ello.
Antes de la conformacin de los Grupos de Trabajo, el Comit de Control Interno deber definir
los objetivos, responsabilidades y los resultados que se esperan de ellos, a fin de evaluar
posteriormente su gestin. Los funcionarios que hagan parte de los Grupos de Trabajo se deben
caracterizar por el conocimiento de la institucin, el rea en que trabajan y los procesos a su
cargo. En general, deben ser lderes, personas visionarias, con capacidad de hacer las cosas bien
y de inspirar a los dems funcionarios de la institucin para el logro de objetivos y metas
propuestos en el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno. La seleccin
debe ser cuidadosa, deben recibir capacitacin y asistencia tcnica, explcitamente en los temas
que van a trabajar y en la forma de realizar las tareas.
Adicionalmente, los Grupos de Trabajo debern tener claro su propsito y ste debe ser
compartido por todos sus integrantes; deben tener la autonoma necesaria para solucionar sus
propios problemas, contar con los recursos precisos para su operacin, recibir capacitacin en la
cantidad y calidad adecuada, y en el momento oportuno, tener la capacidad para determinar y
satisfacer las necesidades de auto- capacitacin, conocer las polticas establecidas por la mxima
autoridad y su equipo directivo, en materia de Control Interno, y las normas que en este campo
aplican a la institucin, y tener claras las metas para cada periodo de tiempo.
El xito de los Grupos de Trabajo depende de los miembros que lo conforman, de la integracin
que se logre entre stos y del apoyo que brinde el Nivel Directivo de la institucin. Sus integrantes
deben tener una comunicacin frecuente y efectiva, gran capacidad para la solucin de conflictos
y una alta motivacin para el logro de los objetivos, debiendo interactuar y tomar decisiones en
conjunto, compartiendo experiencias, informacin, recursos y responsabilidades.
La Gua N 02 y los instrumentos correspondientes, conformados por los Formatos N 03, 04 y
05, apoyan los procedimientos de conformacin de los Grupos de Trabajo.
C. Definicin de los Niveles de Implementacin o Ajuste del

Control Interno
Una vez se expida y comunique el Acta oficial que decide la implementacin del Modelo Estndar
de Control Interno, que toma como base el Marco de Control Propuesto, y se expidan los actos
reglamentarios de oficializacin del Sistema, el Grupo de Trabajo Directivo, con el apoyo de los
Grupos de Trabajo Tcnico y de Auditoria Interna Institucional, ser responsable de realizar un
estudio detallado del Control Interno existente en la institucin, as como de la propuesta de
Modelo, realizando un anlisis individual y exhaustivo de cada uno de los Componentes
Corporativos de Control, Componentes Bsicos de Control y Estndares que lo conforman, en el
cual se hace necesario determinar los siguientes aspectos:
Existencia actual en la institucin pblica de controles previos formales e informarles.

Nivel de desarrollo e implementacin en el cual se encuentran dichos controles.
Estndares de Control que lo conforman.
Grado de efectividad de estos estndares de Control.
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Ajustes
que se deben realizar para llevarlos al Modelo Estndar de Control Interno

propuesto.
Polticas bajo las cuales deben definirse los ajustes.

Directrices que deben tener en cuenta los Comits de Trabajo al establecer sus planes de
trabajo.
Emisin del Acto Administrativo que oficializa el Modelo Estndar de Control Interno en la
institucin, tomando como base el MECIP, el compromiso de la Alta Direccin.
Ajustes a nivel integral del Control Interno.

Componentes y Estndares de Control que deben ser implementados.
Cambios,
adaptaciones o complementos que deben ser realizados en los controles
actuales.
Prioridades en la implementacin.
Estimacin
de los recursos financieros, logsticos y de personal, requeridos para

implementar los aspectos del Modelo de Control Interno.
Estos aspectos deben ser consignados en un informe, el cual ser presentado a la mxima
autoridad de la institucin, para que se determine el grado de implementacin y adaptaciones que
se realizarn del Control Interno en la institucin.
D. Elaboracin del Plan de Trabajo

Una vez que el Grupo de Trabajo Directivo de la institucin decida los niveles de ajuste o
implementacin total del Modelo de Control Interno propuesto, defina los objetivos y alcances del
trabajo, debe comunicarlo de manera formal y detallada al Grupo de Trabajo Tcnico, a fin de que
ste proceda con la elaboracin del Plan de Diseo e Implementacin. Dicho Plan debe
contemplar cada uno de los aspectos del Modelo Estndar de Control Interno, definidos por el
Equipo Directivo en Comit de Control Interno.
1. Normas de Funcionamiento
En este primer paso se formalizan las funciones de cada uno de los integrantes del Grupo de
Trabajo Tcnico; se establecen las responsabilidad de cada uno de los participantes; se define el
lugar, medios, mtodo y documentos que forman parte del archivo del proceso; se establecen los
principios de comportamiento del Grupo, los tiempos de trabajo, los horarios; se asignan las
labores de apoyo logstico, se adecuan los recursos fsicos y se obtienen los recursos requeridos.
2. Definicin de Actividades
Este paso da inicio a la planeacin especfica del diseo e implementacin del Control Interno. De
acuerdo con los objetivos y alcance definidos, y los ajustes de adaptacin del Modelo que se
consideren necesarios, el Grupo de Trabajo Tcnico define las fases de diseo e implementacin
del Modelo Estndar de Control Interno, a travs de la definicin de objetivos, la descripcin
detallada y, en forma secuencial, de los pasos o actividades que se requieren para la ejecucin de
cada Fase adems de la definicin del tiempo de ejecucin y caractersticas de satisfaccin de
cada actividad.
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3. Asignacin de Responsabilidades
Para cada una de las actividades definidas, el Grupo de Trabajo Tcnico, en forma concertada
con el Directivo delegado por la institucin para la administracin del Control Interno, establece l
o los responsables de su ejecucin, los cuales deben garantizar que la actividad se realice en la
forma requerida, en el tiempo y condiciones de satisfaccin previamente definidos.
4. Cronograma de Actividades
Una vez establecidas las actividades y los responsables, el Grupo de Trabajo Tcnico elabora un
Cronograma general, donde se relaciona cada una de ellas de acuerdo con el orden de ejecucin,
el responsable de la ejecucin, y se establecen las fechas de iniciacin y terminacin, de acuerdo
con el tiempo de ejecucin determinado con anterioridad para cada actividad. Adicionalmente,
para cada uno de los responsables, se elabora un Cronograma individual con iguales
caractersticas que el general, que indica las actividades que estn a su cargo.
5. Definicin de Recursos
El Grupo de Trabajo Tcnico debe definir para cada una de las actividades programadas, con el
mayor grado de exactitud posible, los diferentes recursos que se requieren para su ejecucin, as
como la unidad de medida que para cada tipo de recurso se establece, la cual se aplicar en
todas las actividades.
6. Capacitacin del Grupo de Trabajo Tcnico

Una vez que se han determinado los objetivos de las fases de Diseo e implementacin, las
actividades, responsables, cronogramas, recursos y mecanismos de evaluacin, los grupos de
Trabajo Directivo y Tcnico deben definir las necesidades de capacitacin para dar cumplimiento
a los objetivos del trabajo. Esta capacitacin debe dar a conocer los objetivos, conceptos,
caractersticas y dems aspectos del diseo, implementacin y evaluacin del Modelo Estndar
de Control Interno.
7. Socializacin a Directivos de la Institucin

Una vez determinados los aspectos correspondientes al Plan de diseo e implementacin del
Modelo Estndar de Control Interno, el Grupo de Trabajo Tcnico debe presentar ante el Grupo de
Trabajo Directivo de la institucin una Propuesta detallada de cada uno de los aspectos que
conforman dicho Plan. En esta Propuesta, el Grupo de Trabajo Tcnico debe justificar, a la luz de
los objetivos y alcance establecidos para el proceso de diseo e implementacin del Control
Interno, las reglas de funcionamiento definidas, actividades, los responsables, recursos y
cronogramas asignados; el procedimiento para realizar el seguimiento y la capacitacin
determinada para la ejecucin del Plan. El Grupo de Trabajo Directivo de la institucin, deber
realizar un anlisis de la Propuesta a fin de dar su aprobacin de manera total o parcial, e incluir
las modificaciones que se consideren pertinentes.
8. Seguimiento al Avance del Plan de Implementacin

El avance, en el proceso de Diseo e Implementacin del Control Interno, se debe medir de una
manera clara; en primer lugar por el Grupo de Trabajo Tcnico y su Coordinador; en segunda
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instancia por el Grupo de Trabajo Directivo y, en tercer lugar, por la Auditora Interna Institucional,
quien en forma independiente y objetiva debe iniciar la evaluacin al diseo e implementacin,
conforme se termine cada fase o etapa, recomendando al Grupo de Trabajo Directivo los ajustes
que en tiempo real se deben realizar al diseo e implementacin del Control Interno, a fin de
garantizar su funcionamiento y la efectividad que de l se espera.
Los indicadores de evaluacin y satisfaccin deben ser conocidos en forma oportuna, tanto por los
responsables de la ejecucin como por los responsables del seguimiento. Para realizar el
seguimiento se debe contar con las herramientas y registros de ejecucin de cada actividad;
establecer el perodo de evaluacin, las polticas que la regirn y la forma como se llevar a cabo
dicho seguimiento.
17
- MECIP DISEO E IMPLEMENTACIN DEL

MODELO ESTNDAR DE CONTROL
INTERNO
Componente Corporativo de Control Estratgico / Componente
Corporativo de Control de Gestin / Componente Corporativo
de Control de Evaluacin /
La Segunda Etapa del proceso de implementacin del Modelo Estndar de Control Interno
comprende la realizacin de las acciones necesarias para disear el Control Interno, en base al
Marco de Control propuesto, generando las condiciones fsicas, estructurales e institucionales
necesarias, as como las competencias requeridas para su funcionamiento.
Para iniciar con el proceso de diseo y lograr el funcionamiento del Control Interno, se requiere
que el Grupo de Trabajo Tcnico conozca y haya analizado previamente el Marco Conceptual del
Modelo propuesto, retomando el texto como material de trabajo y consulta continua. El diseo e
implementacin del Control Interno, se realiza bajo el mismo orden de estructuracin del Modelo
Estndar de Control Interno propuesto.
El diseo e implementacin del Componente Corporativo de Control Estratgico tiene como

fundamento establecer los estndares de Control, que generan, en primera instancia, una
cultura institucional alrededor del control, autocontrolan los procesos de gerencia
estratgica de la institucin, as como los riesgos que constituyen la base para el diseo de
las acciones de prevencin y/o correccin que garanticen una efectiva planeacin
estratgica e institucional de la entidad.
Lo anterior se logra mediante la consolidacin de los tres (3) Componentes de Control que
conforman el Componente Corporativo de Control Estratgico, y la desagregacin,
instrumentalizacin y construccin, a su vez, en los procesos de la institucin, de los
estndares de Control que lo conforman, a travs, esencialmente, de la formulacin de
polticas, diseo de patrones e instrumentos de planificacin y operacin, as como
mtodos y procedimientos para administrar los riesgos, constituyndose en estndares que
garantizan el entorno de control necesarios a la institucin; el control al planeamiento
estratgico e institucional, y la administracin adecuada de los riesgos que pueden afectar
el buen desempeo de la entidad.
19
El diseo e implementacin del Componente Corporativo de Control de Gestin, que tiene

como fundamento disear y construir en los procesos de gestin de la institucin, los
Estndares de Control que autocontrolan la operacin y garantizan que la funcin que le
corresponde ejecutar se cumpla, en trminos de los resultados que de ella se esperan. Esto
se logra mediante la formulacin de polticas, procedimientos, definicin de acciones de
prevencin, deteccin y correccin, as como polticas de Control al procesamiento de
datos, generacin de informacin, procesos de comunicacin institucional, pblica y de
rendicin de cuentas, constituyndose en estndares de Control que velan por la eficiencia,
efectividad y transparencia de la Institucin Pblica en su gestin de operaciones.
El
diseo e implementacin del Componente Corporativo de Control de Evaluacin,

fundamentado en el diseo y construccin de los Estndares de Control que monitorean en
tiempo real, y con la oportunidad, la efectividad de los controles y su contribucin al logro
de los objetivos de la entidad, as como los resultados de la gestin realizada.
Estos estndares se consolidan en tres (3) componentes de Control, orientados a mantener
en primera instancia una evaluacin permanente a los controles diseados y a la
comprobacin de su efectividad, y su contribucin al logro de los objetivos de cada proceso.
En segundo lugar, a garantizar una evaluacin independiente, objetiva e integral del Control
Interno, y el diseo de procedimientos de Auditoria Interna que verifiquen a profundidad el
estado de los procesos, se materializa a travs de la elaboracin de instrumentos que
soporten el mejoramiento continuo de la institucin, Componente final de Control que
garantiza la capacidad de la institucin de poner en marcha procesos de mejoramiento
continuo de la gestin, manteniendo su orientacin permanente hacia el cumplimiento de su
funcin, misin y visin, y a la satisfaccin de las necesidades de sus grupos de inters.
El diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno, toma como insumo principal
la funcin y misin de la institucin, las normas que le son propias y los objetivos institucionales
que le son inherentes.
A su vez, el Modelo debe generar los estndares de control necesarios para autoproteger la
institucin de los riesgos que pueden inhibir el cumplimiento de sus objetivos institucionales y
sociales, y mantener la entidad pblica orientada hacia el logro de su propsito constitucional y
social.
El Plan para diseo e implementacin de cada uno de los Componentes Corporativos de Control
se presenta de forma detallada, mediante la siguiente estructura:
Un texto breve, que introduce el diseo e implementacin.

Un esquema, que refleja de manera secuencial, agrupada y coherente la conformacin del
Componente Corporativo de Control.
20
La Metodologa, para el diseo e implementacin, donde se explica el mtodo general bajo

el cual se debe realizar el diseo e implementacin de cada Componente de Control.
Un Procedimiento, que describe los pasos a seguir para realizar el diseo e implementacin
de cada elemento o Estndar de Control.
Un Instructivo materializado en una Gua de Implementacin, que determina los mtodos

especficos para desarrollar cada uno de los pasos del procedimiento establecido.
La Gua de implementacin, a su vez, constituye un instructivo diseado en forma
coherente, clara y de fcil manejo para cualquier tipo de usuario, la cual se complementa
con una serie de instrumentos que apoyan la construccin del Modelo. En cada una de las
Guas se distinguen cuatro partes a saber: Descripcin, Requerimientos, Responsables y
Operacin.
En la primera parte se hace referencia al objetivo que se persigue con la implementacin
del aspecto del Modelo que se encuentre en desarrollo; la segunda; resume los
requerimientos de informacin necesarios para llevar a cabo el diseo e implementacin; la
tercera, presenta los responsables finales por el diseo, implementacin y supervisin,
requisito indispensable para iniciar la cuarta parte, denominada como Operacin, que
describe los pasos a seguir para la implementacin del Estndar de Control
correspondiente.
Los Instrumentos que documentan los procedimientos de diseo e implementacin de los

Estndares de Control.
Las GUAS N 01, 02, y 03 proponen la forma de iniciar la implementacin del Modelo Estndar
de Control Interno.
Los FORMATOS: N 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08 y 09 sugieren la forma de documentar la etapa
inicial del diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno.
21
22
GUA 01 Diseo e Implementacin del Modelo Estndar de

Control Interno - Compromiso Institucional con el Control Interno
Descripcin
El proceso de implementacin del Modelo Estndar de Control Interno debe iniciar con la
formulacin del compromiso de la mxima autoridad de la Institucin con el Control Interno, como
parmetro bsico que regir a los dems niveles directivos y administrativos de la entidad. Dicho
compromiso deber materializarse en la expedicin de un Acta de Compromiso, firmada
adicionalmente por los funcionarios del nivel directivo de primer nivel, as como en la
autorregulacin del Control Interno, mediante acto administrativo que establece los conceptos
bsicos de Control a regir en la Institucin, la estructura de Control que garantizar su operacin,
los roles y responsabilidades que establecen los niveles de responsabilidad y autoridad en la
Institucin, en relacin con el Control Interno.
En actos administrativos, de carcter reglamentario, la Institucin deber establecer
secuencialmente las metodologas, procedimientos, instructivos e instrumentos que permitirn el
diseo, implementacin, seguimiento y evaluacin del Control Interno, para lo cual, el presente
Manual de Implementacin constituye una ayuda bsica.
Requerimientos
Normas constitucionales y legales aplicables a la Institucin.

Normas reglamentarias aplicables a la Institucin.
Normas legales que rigen la Institucin en materia de control interno.
Normas internas de autorregulacin de la Institucin en materia de control interno.
Modelo
Estndar de Control Interno para Instituciones Pblicas del Paraguay Marco

Conceptual.
Responsables
Diseo y apoyo a la implementacin

- Comit de Control Interno.
- Representante de la Direccin para la implementacin del MECIP.
- Equipo MECIP.
Implementacin
- Dependencia responsable de cada Macroproceso y Procesos correspondientes.
Supervisin y seguimiento a la implementacin

- Equipo MECIP.
- Auditoria Interna Institucional.
23
Mantenimiento y actualizacin permanente

- Dependencia responsable por la administracin del MECIP.
Operacin
1. Proyectar (rea jurdica de la Institucin) el Acta de compromiso a suscribir por la mxima
autoridad de la Institucin, la cual debe considerar los siguientes aspectos:
Nombre y cargo de la mxima autoridad de la Institucin.

Nombre
y cargo de los directivos de primer nivel, que firmarn conjuntamente con la

mxima autoridad de la Institucin en seal de notificacin.
Se sugiere utilizar como base, el Formato N 01, Proyecto Acta de Compromiso con el Control
Interno.
2. Utilizar como base el Formato N 02, Proyecto de Acto Administrativo, para la adopcin interna
del MECIP. El rea o unidad jurdica deber realizar los ajustes que consideren necesarios,
segn las caractersticas propias de la Institucin pblica.
3. Obtener la validacin por parte del Comit de Control Interno para verificar su ajuste a la
estructura del Modelo propuesto.
4. Obtener aprobacin y firma del proyecto de acto administrativo, por parte de la mxima
autoridad de la Institucin y expedicin de dicho Acto.
24
INSTITUCIN:
MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO MECIP -
FORMATO: Proyecto Acta de Compromiso para la Implementacin del MECIP

N: 01
ACTA N.
LUGAR Y FECHA: _______________________________
El (cargo mxima autoridad de la institucin), conjuntamente con el Equipo Directivo de la Institucin,
manifiestan su compromiso de asumir y apoyar de manera directa y recurrente, la Implementacin del
Modelo Estndar de Control Interno para las Instituciones Pblicas del Paraguay - MECIP- en (NOMBRE
DE LA INSTITUCIN), a travs de la expedicin de un acto administrativo por medio del cual se adopta y
reglamenta el Modelo Estndar de Control Interno, en cumplimiento del mandato constitucional y legal de
la Institucin y en particular a lo establecido en las normas de orden superior que obligan a su
implementacin.
El Modelo de Control Interno que se adopta, se constituir en un instrumento gerencial que permita el
cumplimiento de los objetivos fijados por la Institucin, el mejoramiento de la gestin, y la cualificacin del
ejercicio del Control Interno con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia y efectividad en el
cumplimiento de los fines sociales del Estado.
El MECIP busca adicionalmente unificar criterios y parmetros bsicos de Control Interno, procurando
construir la mejor forma de armonizar los conceptos de control, y permitiendo una mayor claridad sobre la
forma de desarrollar la funcin administrativa del Estado.
El (nombre del cargo) y su Equipo Directivo para el diseo, implementacin, seguimiento y evaluacin
del Control Interno de la Institucin, conforme al Modelo Estndar de Control Interno para Instituciones
Pblicas del Paraguay MECIP convoca a los dems niveles directivos y a todos los funcionarios a poner
en marcha los mtodos y procedimientos necesarios, para que el Control Interno se convierta en un medio
efectivo para el cumplimiento de la Misin y los objetivos institucionales de nuestra entidad.
Igualmente, el (nombre del cargo) y su Equipo Directivo se comprometen a adelantar la sensibilizacin
sobre el Modelo Estndar de Control Interno para Instituciones Pblicas del Paraguay MECIP y a generar
y estimular la participacin de los Funcionarios a su cargo para el Desarrollo, Implementacin, Seguimiento
y Evaluacin del Modelo.
As mismo, se compromete a tener en cuenta las recomendaciones y observaciones producto de la
Evaluacin Independiente de la Auditoria Interna y del Control Externo, como un insumo bsico dentro del
proceso de planeacin, seguimiento y mejoramiento continuo de la Institucin.
Para constancia se firma en la ciudad de ______________________ a los ______ das del mes de
__________ de _________.
__________________________
(Cargo mxima autoridad )
NOTIFICADOS:
1
Directivo Primer Nivel
2
3
4
INSTITUCIN:
MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO - MECIP

FORMATO: Proyecto de Acto Administrativo por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno
No: 02
ACTO ADMINISTRATIVO (...) No. (Fecha
Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno MECIP en

(Nombre de la Institucin)
El (cargo de la mxima autoridad o representante legal) en uso de sus atribuciones constitucionales
y legales y,
CONSIDERANDO:
Fundamentacin Jurdica en la cual se basa la Mxima Autoridad para adoptar el Modelo Estndar de
Control Interno del Paraguay. Se debe incluir la norma por la cual se constituy la institucin, la Ley que
contempla el control y evaluacin en el Estado, las normativas por las cuales se adopt el MECIP.
RESUELVE:
TITULO I.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
Artculo 1. ADOPCIN DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO MECIP. Adoptar para
(Nombre de la Institucin) el Modelo Estndar de Control Interno MECIP y su estructura establecida en el
Decreto XXXX de xxxx de 200X.
A CONTINUACIN, CON BASE EN LO QUE ESTABLEZCA EL MARCO CONCEPTUAL DEL
MODELO SE DEBERN PRESENTAR LOS SIGUIENTES ASPECTOS:
Artculo 2. DEFINICIN DE CONTROL INTERNO.
Artculo 3. FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL
INTERNO. Artculo 4. OBJETIVOS ESPECFICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
Artculo 5. ESTRUCTURA DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO.
1.
COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL ESTRATGICO.
1.1.
COMPONENTE
AMBIENTE
DE
CONTROL. ESTNDARES DE CONTROL
1.1.1. Acuerdos y Compromisos ticos.
1.1.2. Desarrollo del Talento Humano.
1.1.3. Protocolos de Buen Gobierno.
1.2.
COMPONENTE
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO. ESTNDARES DE CONTROL
1.2.1.
1.2.2.
1.2.3.
Planes y Programas.
Modelo de Gestin Por Procesos.
Estructura Organizacional.
1.3.
COMPONENTE
ADMINISTRACIN
DEL
RIESGO. ESTNDARES DE CONTROL
1.3.1. Contexto Estratgico.
1.3.2. Identificacin de Riesgos.
1.3.3. Anlisis de Riesgos.
1.3.4. Valoracin de Riesgos.
1.3.5. Polticas de Administracin de Riesgos.
2.
COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL DE GESTIN.
2.1.
COMPONENTE
ACTIVIDADES
DE
CONTROL. ESTNDARES DE CONTROL
2.1.1. Polticas de Operacin.
2.1.2. Procedimientos.
2.1.3. Controles.
2.1.4. Indicadores.
2.1.5. Manual de Operacin.
2.2.
COMPONENTE INFORMACIN.
ESTNDARES DE CONTROL
2.2.1.
2.2.2.
2.2.3.
2.3.
Informacin Interna.
Informacin Externa.
Sistemas de Informacin.
COMPONENTE COMUNICACIN.
2.3.1.
2.3.2.
2.3.3.
Comunicacin Institucional.
Comunicacin Pblica.
Rendicin de Cuentas.
3.
COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL DE EVALUACIN.
3.1.
COMPONENTE
AUTOEVALUACIN.
3.1.1.
3.1.2.
Autoevaluacin del Control.

Autoevaluacin de Gestin.
3.2.
COMPONENTE
EVALUACIN
INDEPENDIENTE. ESTNDARES DE CONTROL
3.2.1. Evaluacin del Sistema de Control Interno.
3.2.2. Auditoria Interna.
3.3.
COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO.

3.3.1.
3.3.2.
3.3.3.
Plan de Mejoramiento Institucional.

Planes de Mejoramiento Funcional.
Planes de Mejoramiento Individual.
A continuacin en los artculos correspondientes se definen los Componentes Corporativos de Control, sus
objetivos y los criterios bsicos que deben tenerse en cuenta en el desarrollo y puesta en operacin del
Control Interno.
GUA 02 Diseo e Implementacin del Modelo Estndar de

Control Interno- Definicin Comits de Trabajo
Descripcin
Para hacer efectiva la responsabilidad de todos los funcionarios con el Control Interno, se hace
necesario integrar en la Institucin los niveles de responsabilidad y autoridad especficos, con
relacin a su diseo, implementacin, o puesta en marcha, segn se trate para lo cual, se requiere
disponer de un Comit conformado por tres (3) Grupos de Trabajo: Uno conformado por los
directivos de primer nivel, responsables por la toma de decisiones necesarias para poner en
marcha el Control Interno. Dicho Grupo se denominar el Comit de Control Interno; un segundo
Equipo Tcnico, que se denominar Equipo MECIP, conformado por Funcionarios de nivel
ejecutivo, profesional o tcnico, encargado de coordinar el desarrollo tcnico y operativo del
Control Interno; un tercer Grupo Evaluador, conformado por los funcionarios adscritos a la
Auditoria Interna Institucional, responsable del seguimiento y evaluacin desde un punto de vista
objetivo e independiente, por la pertinencia, efectividad y avance del proceso de implementacin
del Control Interno, hacindose necesario fijar las funciones correspondientes a cada equipo, de
acuerdo con las directrices establecidas previamente.
La implementacin efectiva, mantenimiento y actualizacin del Control Interno, estar en primera
instancia bajo la responsabilidad de cada dependencia y su directivo, responsable por cada
Macroproceso y Procesos correspondientes.
Una vez implementado y en funcionamiento el Control Interno, esta responsabilidad ser
compartida con la direccin general, delegada para la administracin del Control Interno.
Requerimientos
Acta de compromiso institucional con el Control Interno.

Acto administrativo por el cual se adopta (o modifica), el Control Interno de la Institucin.
Actos administrativos mediante los cuales se establecen los mtodos y procedimientos de
Control Interno.
Estructura administrativa de la Institucin.

Responsables

- Representante de la Direccin para la Implementacin del MECIP.
- Equipo MECIP.
28
Implementacin

- Equipo MECIP.

- Directivo Responsable de la Implementacin del MECIP.
Operacin
a) Grupo de Trabajo Nivel Directivo o Comit de Control Interno
1. Estudio y anlisis del acto de compromiso institucional y los actos administrativos por los cuales
se crea (o modifica) el Control Interno, se establecen los mtodos y procedimientos de Control
Interno para su funcionamiento.
2. Definir los objetivos de los grupos de trabajo, responsabilidad y resultados que se esperan,
teniendo en cuenta:
Grupo Directivo, que corresponde al denominado Comit de Control Interno, el cual acta
bajo las directrices de la mxima autoridad de la Institucin.
Grupo Tcnico, que se denominar Equipo MECIP, conformado por funcionarios de la
Institucin, de carcter multidisciplinario, con representatividad de todas las dependencias
de la Institucin, el cual deber ser coordinado y supervisado por el representante de la
Direccin.
El Equipo MECIP tendr bajo su responsabilidad adelantar los procesos de diseo, apoyo y
coordinacin con las diferentes dependencias organizacionales de la Institucin, para lograr
una ptima implementacin del MECIP.
Posterior a la implementacin, los integrantes de dicho equipo debern asumir el rol de
facilitadores al interior de sus respectivas dependencias, apoyando el adecuado
funcionamiento de los Estndares de Control.
Grupo Evaluador, integrado por el Auditor Interno Institucional en la respectiva Institucin y
los funcionarios a su cargo, quien tendr bajo su responsabilidad la evaluacin
independiente y objetiva en el desarrollo, implementacin, mantenimiento y mejoramiento
continuo del MECIP.
Es importante precisar que el establecimiento y desarrollo del Control Interno en los
organismos e Instituciones pblicas ser responsabilidad de la mxima autoridad de la
Institucin u organismo correspondiente, y de los jefes de cada dependencia, as como de
los dems funcionarios de la respectiva Institucin (responsabilidad de todos). Por tal
razn, la Auditoria Interna no debe participar de manera directa en las acciones de diseo e
29
implementacin del MECIP, actuando solo como promotor y asesor del control interno,
respetando as su rol de Evaluador Independiente.
3. Definir el perfil de los integrantes de los Grupos de Trabajo responsables.
4. Definir la capacitacin y asistencia tcnica que requieren los Comits de Trabajo
5. Elaborar el Formato 03, Integracin Grupos de Trabajo - Nivel Directivo para la implementacin
del Control Interno, indicando en Casilla (1), la identificacin y cargo del lder del grupo; en la
Casilla (2) el nombre y cargo de los directivos del primer nivel que lo integran. En la Casilla (3),
se detallan las funciones del Grupo de Trabajo y se solicita la firma de sus integrantes y del
directivo que coordina las acciones de implementacin. En seal de aceptacin y compromiso,
la mxima autoridad de la Institucin aprueba la conformacin del Grupo y la asignacin
mediante la firma del Formato 03.
b) Integracin Grupo de Trabajo Equipo MECIP

6. Definir el perfil de los integrantes del Grupo de Trabajo y preseleccionar los integrantes de cada
dependencia con la participacin del directivo del primer nivel.
7. Aprobar por parte del Comit de Control Interno, del Grupo de Trabajo seleccionado, la
asignacin del lder correspondiente.
8. Elaborar Formato 4, Integracin Grupo Tcnico Equipo MECIP para la implementacin del
Control Interno.
9. En la Casilla (1), Coordinador, indicar el nombre y cargo del directivo de primer nivel delegado
para administrar el Control Interno, por la mxima autoridad de la Institucin.
10. En la Casilla (2), indicar el nombre y cargo de los integrantes del Grupo de Trabajo, quienes
firmarn en la ltima casilla en seal de aceptacin y compromiso.
11. En la Casilla (3), detallar las funciones asignadas al Grupo de Trabajo.
12. En la Casilla (4), firma del directivo responsable para la administracin del Control Interno y la
Coordinacin del Grupo de Trabajo.
13. En la casilla (4) firma la mxima autoridad de la Institucin.
14. Elaborar el Formato 5, proyecto de Acto Administrativo por el cual se designa al Responsable
de la Alta Direccin y al Equipo MECIP y se definen sus roles y responsabilidades.
15. Informar al rea encargada de la administracin de Recursos Humanos, la integracin de los
Grupos de Trabajo para consignar en las hojas de vida de los funcionarios la nueva funcin, y
a la Auditoria Interna Institucional para su control y seguimiento.
30
31
32
INSTITUCIN:
MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO - MECIP -
PLANEACIN AL DISEO E IMPLEMENTACIN

FORMATO: Proyecto de Acto Administrativo por el cual se designa al Responsable
de la Alta Direccin y al Equipo MECIP y se definen sus Roles y Responsabilidades
No: 05
ACTO ADMINISTRATIVO (...) No. (Fecha
Por el cual se designa al Responsable del MECIP ante la Mxima Autoridad

de la Institucin al Equipo MECIP y se definen sus Roles y
Responsabilidades en (Nombre de la Institucin)
El (cargo de la mxima autoridad) en uso de sus atribuciones constitucionales y
legales y,
CONSIDERANDO:
Fundamentacin Normativa con base en la cual la Mxima Autoridad designa
tanto al Directivo Responsable como al Equipo MECIP.
RESUELVE:
ARTCULO PRIMERO: Designar a (CARGO, Directivo de Primer Nivel), como el
Representante de la Mxima Autoridad, responsable de disear, implementar y
mantener el Sistema de Control Interno para efectos de garantizar la
operacionalizacin de las acciones necesarias al desarrollo, implementacin y
mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estndar
de Control Interno del Paraguay - MECIP que establece XXXX, quin actuar bajo
las polticas establecidas por el Comit de Control Interno.
ARTCULO SEGUNDO: El directivo designado para el diseo e implementacin
del Modelo Estndar de Control Interno del Paraguay MECIP debe cumplir con los
siguientes roles y responsabilidades:
1. Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseo e
implementacin del Modelo.
33
2. Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas

para el diseo e implementacin del Modelo.
3. Informar a la Mxima Autoridad sobre la planificacin y avances del
proyecto de diseo e implementacin del Modelo.
4. Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECIP.
5. Coordinar con los directivos o responsables de cada rea o proceso las
actividades que requiere realizar el Equipo MECIP, en armona y
colaboracin con los funcionarios de dichas reas.
6. Hacer seguimiento a las actividades planeadas para el diseo e
implementacin del MECIP, aplicando correctivos donde se requiera.
7. Someter a consideracin del Comit de Control Interno las propuestas de
diseo e implementacin del Modelo, para su aprobacin.
ARTCULO TERCERO: Designar a los siguientes funcionarios a fin de que
conformen el EQUIPO MECIP:
Nombre Cargo
ARTCULO CUARTO: El Equipo MECIP cumplir los siguientes roles y

responsabilidades:
1. Adelantar el proceso de diseo e implementacin del Modelo bajo las
orientaciones del representante de la direccin.
2. Capacitar a los funcionarios de la Institucin en el Modelo.
3. Asesorar a las reas de la Institucin en el diseo e implementacin del
Modelo.
4. Revisar, analizar y consolidar la informacin para presentar propuestas de
diseo e implementacin del Modelo al representante de la direccin, para
su aplicacin.
5. Trabajar en coordinacin con los funcionarios designados por rea en
aquellas actividades requeridas para el diseo e implementacin del
Modelo.
PUBLQUESE Y CUMPLASE
Dado en la Ciudad...Da Mes Ao
Mxima Autoridad
Secretario General o quien corresponda.
34
GUIA 03 Diseo e Implementacin del Modelo Estndar de

Control Interno - Elaboracin Plan de Trabajo y Seguimiento
Descripcin
Para garantizar el cumplimiento de los objetivos definidos en el Control Interno adoptado por la
Institucin, se requiere establecer un Plan de Trabajo que garantice el ordenamiento de las
actividades orientadas a la implementacin de cada uno de los Componentes Corporativos de
Control, Componentes Bsicos de Control y Estndares de Control del Sistema, definiendo los
responsables, los recursos necesarios y el perodo planeado para hacer seguimiento a su
ejecucin.
Para la elaboracin del Plan de Trabajo se requiere realizar un diagnstico donde se califiquen los
Estndares de Control, componentes, subsistemas y, por ende, el Control Interno de la Institucin;
lo cual se lleva a cabo con la aplicacin de talleres, encuestas, entrevistas o con base en
informacin documental.
Requerimientos
Acta de Compromiso Institucional con el Control Interno.

Acto administrativo por el cual se crea (o se modifica) el Control Interno de la Institucin.
Integracin Equipo MECIP Nivel Directivo Comit de Control Interno.
Integracin Equipo MECIP Nivel Tcnico Equipo MECIP.
Resultados de los procesos de evaluacin realizados por la Auditoria Interna.
Responsables
Diseo y Apoyo a la Implementacin

- Equipo MECIP.
Implementacin
- Equipo MECIP.
Supervisin y seguimiento a la implementacin.

35
- Equipo MECIP.
Operacin
Directivo Responsable de la Implementacin del MECIP y Equipo MECIP
1. En el Formato 06 se presenta una herramienta que permite establecer la percepcin sobre el
grado de implementacin del Control Interno de la Institucin.
Para su operacionalizacin, el Equipo MECIP deber analizar cada uno de los parmetros de
la Columna (1) y definir en la columna (2) el instrumento a utilizar para calificar el grado de
cumplimiento de cada criterio; los instrumentos que se pueden utilizar son:
C = Consulta mediante entrevista.
D = Informacin documental.
E = Encuesta.
T = Taller.
Cabe destacar que para algunos casos bastar con una revisin documental, en tanto que en
aquellos relacionados con percepcin de los funcionarios se debern llevar a cabo encuestas.
Para aquellos parmetros en los cuales se deba utilizar el instrumento Encuesta, sta se debe
distribuir entre los Funcionarios de la Institucin que se considere necesario indagar o a una
muestra representativa, bien sea en documento fsico o electrnico, que permita recoger las
opiniones de los funcionarios en forma confidencial.
La consulta mediante Entrevista a Funcionarios o Grupos de Funcionarios, permite obtener o
complementar las evidencias que fundamenten cada respuesta. En el desarrollo de la entrevista
se debe tener en cuenta:
Solicitar las citas con antelacin.

Llevar un registro de cada reunin.
Elaborar un acta de cada entrevista, la cual se constituye en evidencia.
Posteriormente, se debe complementar la encuesta o entrevista con informacin documental que
permita obtener evidencia fsica del cumplimiento del criterio de evaluacin. Esta debe ser
documentacin de carcter oficial de la Institucin para que tenga validez.
2. Aplicar los instrumentos o utilizar la fuente de informacin que se considere pertinente, con el
fin de reunir suficientes evidencias (documentales o verbales) de acuerdo con el criterio
definido.
36
3. Asignar, conforme a la informacin y la evidencia documental obtenida, un valor entre 1 y 5, en

la columna (3) calificacin del Formato 06, para calificar el grado de cumplimiento de cada
criterio. La escala de calificacin es la siguiente:
(1) No se cumple.
(2) Se cumple insatisfactoriamente.
(3) Se cumple aceptablemente.
(4) Se cumple en alto grado.
(5) Se cumple plenamente.
Tener presente que todas las preguntas evaluadas deben soportarse con al menos una fuente o
instrumento de informacin.
4. Sealar en la columna (4) Evidencia, el tipo de Evidencia (documental o Verbal) con el
instrumento o fuente de informacin (C, D, E, T) que se defini en el numeral 1, que soporta la
calificacin que se asign a la pregunta de evaluacin.
5. Las calificaciones finales de cada Estndar de Control, se obtienen dividiendo el valor de la
sumatoria de las calificaciones entre el nmero de preguntas que fueron respondidas por
elemento.
6. La interpretacin de los valores obtenidos por cada estndar, Componente Bsico de Control y
Componente Corporativo de Control y del Sistema, corresponde al rango donde se encuentre el
valor as:
El resultado de la Evaluacin del Sistema se consolida en el Formato 07.

7. En base a los resultados obtenidos se determina el nivel en el que se encuentra la Institucin
frente al MECIP, y se elabora el informe de diagnstico para la planeacin del diseo del
Control Interno.
Para ello se organiza el Formato 08, Requerimientos, Implementacin Modelo Estndar de
Control Interno. En la Columna (1) consignar la estructura del Control Interno propuesta; en la
37
columna (2) consignar la estructura actual del Control Interno de la Institucin. En la Columna
(3), indicar los requerimientos de implementacin de acuerdo con la situacin actual del
Sistema:
Requerimientos de diseo e implementacin si el Componente Corporativo de Control,
Componente Bsico o Estndar de Control, no existe en la Estructura de Control de la
Institucin, o requerimientos de Implementacin si el estndar de control existe; y en la
Columna (4), las acciones necesarias de acuerdo con los requerimientos indicados.
8. Una vez definidas las acciones requeridas para la implementacin del Control Interno en la
Institucin, el Equipo MECIP debe proceder a comparar dichas acciones con las mnimas
propuestas en el Formato 09, Plan de Trabajo - Implementacin Modelo Estndar de Control
Interno, suprimiendo del formato aquellas filas correspondientes a tareas que ya haya realizado
la Institucin y, en caso de ser necesario, adicionar las que no estn incluidas en el Formato,
definiendo las fechas de su inicio, as como su duracin, plasmando dicha informacin en las
casillas correspondientes.
9. El Equipo MECIP revisa el Plan de Trabajo y el Comit de Control Interno define la aprobacin.
Una vez aprobado el Plan de Implementacin el Jefe de la Auditoria Interna evala el proceso
de Implementacin, establece las recomendaciones y remite al Comit de Control Interno para
su aprobacin.
10. El Comit de Control Interno analizar las observaciones y recomendaciones del Jefe de la
Auditoria Interna, estableciendo las acciones necesarias para avanzar en el proceso de
implementacin, las cuales deben ser aprobados por la mxima autoridad o representante
legal de la Institucin.
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- MECIP A . DISEO E IMPLEMENTACIN

DEL COMPONENTE CORPORATIVO
DE CONTROL ESTRATGICO
Ambiente de Control / Direccionamiento Estratgico / Administracin
de Riesgos/
Establecido el compromiso de la mxima autoridad y equipo directivo de la Institucin con el
Control Interno, definidos los grupos de trabajo y elaborado el Plan de Implementacin, el
Componente Corporativo de Control Estratgico se constituye en el primero que se requiere
disear o valorar para establecer las acciones de diseo, ajuste o implementacin del Modelo
Estndar de Control Interno para instituciones pblicas del Paraguay.
El Componente Corporativo de Control Estratgico tiene como objetivo, ejercer Control sobre la
creacin de una cultura organizacional fundamentada en valores, en una planeacin efectiva y en
el manejo del Riesgo como base del Autocontrol en la Institucin.
Alrededor del anterior objetivo, el Componente Corporativo de Control Estratgico deriva tres (3)
componentes denominados Ambiente de Control, Direccionamiento Estratgico y Administracin
de Riesgos, orientados a generar los estndares que autocontrolan la Institucin en cuanto a la
cultura de control, direccionamiento estratgico y organizacional se refiere.
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Estos estndares de Control se interrelacionan entre s y se encuentran integrados bajo

componentes de Control, lo cual garantiza su operacin en forma sistmica: Ambiente de Control,
Direccionamiento Estratgico y Administracin de Riesgos.
De all que a partir de la funcin constitucional y legal de la institucin, del entendimiento de la
misin para la cual fue creada, de su contribucin al cumplimiento de los fines del Estado y con la
claridad de las necesidades y/o expectativas de las comunidades o grupos de inters a los que
debe servir, la Institucin debe establecer en forma consensuada y participativa con sus
funcionarios, el estndar de control a la buena conducta de la institucin, de tal forma que se
garantice la transparencia, la tica institucional y el buen servicio pblico que se espera de las
instituciones del Estado. El diseo de los lineamientos estratgicos que le permitan crear un
ambiente favorable al Control, que se refleje tanto interna como externamente; la definicin de un
instrumento que le permita orientar la gestin hacia fines claros y compartidos con los grupos de
inters, ya que estn directamente relacionados con su funcin constitucional y legal; la forma de
operacin en base a una gestin orientada a procesos, administrando el riesgo del no
cumplimiento de sus objetivos y fines constitucionales y/o legales.
El anterior proceso debe derivar en los estndares de Control, Acuerdos y Compromisos ticos,
Desarrollo del Talento Humano y Estilo de Direccin, que se consolidan, a su vez, en el
Componente Ambiente de Control; los Estndares Planes y Programas, Modelo de Gestin por
Procesos y Estructura Organizacional que integran el Direccionamiento Estratgico y, finalmente
los estndares de Control Contexto Estratgico del Riesgo, Identificacin de Riesgos, Valoracin
de Riesgos y Polticas de Riesgo, que constituyen el Componente Administracin de Riesgos.
Estos componentes y estndares de Control intervienen corporativamente en la Institucin pblica
y la preparan para una gestin de operaciones eficiente, eficaz, efectiva y transparente en la
obtencin de los resultados de informacin, y en bienes y servicios que le son inherentes.
Plan de Diseo e Implementacin

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El diseo e implementacin de los Estndares de Control del Control Interno, que establece el
Componente Corporativo de Control Estratgico, se encuentra bajo la responsabilidad del Comit
de Control Interno, con el apoyo del Grupo de Trabajo Tcnico creado para este fin.
Es importante que el proceso de diseo e implementacin de ste Componente de Control
convoque a los niveles directivos de todos los rdenes, con responsabilidad y autoridad en los
procesos de direccionamiento estratgico y organizacional de la institucin, para lo cual se
requiere el desarrollo lgico, secuencial e interrelacionado de sus tres Componentes, y cada uno
de sus Estndares, dado que los resultados que se generan en cada Componente Corporativo de
Control se convierten en insumos de los Componentes Corporativos siguientes y, de igual manera,
las salidas de cada Componente, se convierten en insumos para el desarrollo del Componente
siguiente.
La Institucin pblica, por lo tanto, para garantizar el Control a su proceso estratgico, deber
disear instrumentos y definir lineamientos bajo los tres componentes de Control propuestos:
Componente Ambiente de Control, fundamento de los dems Componentes y Estndares

de Control, para lo cual se debe establecer lineamientos de manera compartida con los
funcionarios de los diferentes niveles, a fin de garantizar una cultura organizacional basada
en principios y valores institucionales, orientada al servicio pblico transparente y eficiente.
Componente Direccionamiento Estratgico, materializado en instrumentos y mecanismos

que soportan organizacionalmente el desarrollo de la funcin administrativa que compete a
la institucin pblica.
Componente
Administracin Riesgos, materializado en procedimientos, mecanismos y

lineamientos que garantizan la proteccin de la institucin, ante sucesos o eventos que
puedan inhibir el cumplimiento de su funcin administrativa, en trminos de la eficacia,
eficiencia y transparencia que de ella se espera.
Para el diseo e implementacin de los componentes del Componente Corporativo de Control

Estratgico se requiere una secuencia de metodologas, procedimientos, instructivos y
construccin de instrumentos bsicos de los cuales se hace referencia en la Tabla de Instructivos
e Instrumentos de Implementacin que se desarrollan a continuacin.
Al culminar la implementacin del Subsistema, la Institucin contar con bases firmes para
ejecutar su misin; funcionarios pblicos motivados, comprometidos y alineados con los objetivos
de la institucin, conscientes de la importancia de la funcin estatal y trabajando en un ambiente
propicio para el Control, que les permitir una gestin responsable y transparente en bien del
cumplimiento de la funcin de la Institucin y de los objetivos que le fueron trazados.
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1. AMBIENTE DE CONTROL
Acuerdos y Compromisos ticos / Desarrollo del Talento Humano
/ Protocolos de Buen Gobierno
La implementacin de un AMBIENTE DE CONTROL adecuado a la Institucin, parte del
conocimiento de los fines del Estado, la funcin y objetivos de la entidad; de los parmetros de la
tica y la moral que deben primar en el ejercicio de la funcin pblica; de los principios y valores
de la mxima autoridad de la Institucin Pblica, de su nivel directivo y de todos los funcionarios
en general; de la cultura organizacional existente en la institucin; de las expectativas de la
comunidad o grupos de inters a los cuales sirve y de las relaciones con otras instituciones
pblicas. En base a estos factores, la Institucin pblica realiza una gestin interna que le permite
identificar fortalezas y debilidades que conduzcan a generar una autorregulacin propia para
vivenciar la tica; contar con unas prcticas efectivas de DESARROLLO DEL TALENTO
HUMANO y caracterizar la forma como se gobiernan las instituciones de acuerdo con su
naturaleza, de forma tal que se favorezca el control y este se oriente claramente hacia la
prestacin de un servicio pblico con transparencia, eficacia, eficiencia, y un uso responsable de
los recursos pblicos.
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Metodologa de Diseo e Implementacin

La implementacin del Componente Ambiente de Control, requiere inicialmente efectuar un
diagnstico del estado de la gestin tica en la institucin, sobre la existencia de principios y
valores compartidos, y su grado de aplicacin en la actividad organizacional; asimismo del estado
de las polticas de desarrollo y gestin humana, y del estilo de administracin y gestin que el
nivel directivo hace prevalecer en la Institucin, a fin de establecer las fortalezas y debilidades del
entorno organizacional frente al Control Interno, permitiendo generar condiciones de soporte
eficaz a la funcin administrativa de la Institucin pblica.
Los diagnsticos deben elaborarse para cada una de las dependencias de primer nivel de la
Institucin (directivo), lo que permite identificar las necesidades de diseo o ajuste en la
implementacin del Control Interno, a partir de los resultados obtenidos en la valoracin de
encuestas, que consultan la percepcin de los funcionarios sobre la existencia y aplicacin de
cada uno de los Estndares. Los anlisis fundamentan las necesidades de ajuste para la
implementacin del Control Interno en lo relativo al AMBIENTE DE CONTROL.
Finalmente, se debern definir las Polticas necesarias para materializar el AMBIENTE DE
CONTROL a partir de los anlisis resultantes para cada Elemento, y de los conceptos que
fundamentan el Componente y cada Estndar de Control.
Las Polticas podrn disearse tomando como base los parmetros establecidos en las guas de
Implementacin e instrumentos que sugiere el presente Manual, acompaadas de las acciones de
implementacin propuestas por el Grupo de Trabajo Tcnico, constituido para otorgar apoyo a los
procesos de diseo e implementacin del Control Interno.
1.1 Acuerdos y Compromisos ticos

La implementacin de este Estndar de Control establece el estndar de conducta en la
Institucin pblica. Se requiere que su formulacin se realice de manera explcita y
participativa, para convertirlo en un medio eficaz para garantizar el cumplimiento de los objetivos
misionales de la Institucin y de las funciones de cada uno de los funcionarios. Para ello, se deben
definir estndares de comportamiento frente a los grupos de inters, que orienten la toma de
decisiones y generen un clima de confianza propicio para el logro de los objetivos de la Institucin
y de los fines esenciales del Estado.
Se requiere inicialmente un diagnstico de la gestin tica, focalizado a la existencia de un
referente tico, determinando su grado de aplicacin en la Institucin que, al consolidarse, arroja
un resultado que permite establecer polticas y acciones de ajuste que conduzcan a un
verdadero Proceso de Gestin tica, el cual comprende cuatro momentos bsicos que
responden a las siguientes preguntas:
Qu Institucin tenemos? lo cual implica efectuar una evaluacin,
Qu Institucin queremos? para lo cual se define un referente tico,
Cmo podemos lograr esa Institucin?, para lo cual la direccin define una estrategia para
la gestin tica, y
Cmo sabemos que lo estamos logrando?, para lo cual se disea un Sistema de
seguimiento mediante indicadores.
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a) Procedimiento
El procedimiento para evaluar, disear e implementar los ACUERDOS Y COMPROMISOS
TICOS se presenta en los siguientes pasos:
1. Realizar un Diagnstico que permita identificar el estado de las prcticas ticas al interior de
la Institucin y establecer las necesidades de diseo o ajuste a la implementacin del Estndar
de Control.
2. Definir criterios base para el diseo e implementacin de los Acuerdos y Compromisos ticos,
para lo cual se remite al Modelo de Gestin tica antes mencionado, el cual presenta las bases
conceptuales, las metodologas y los instrumentos necesarios para su implementacin, que
permitan:
Disear el estndar de control que contenga el Referente tico en el cual se consignan los
principios y valores de la Institucin y sus compromisos frente a los grupos de inters,
constituyndose en instrumento orientador de una gestin socialmente responsable.
Desarrollar una Estrategia para la Gestin tica, que movilice el Referente tico por
medio de procesos organizacionales encaminados a fortalecer los planes estratgicos,
evaluar los efectos conseguidos y ajustar las polticas ticas.
Realizar
un Seguimiento y Evaluacin para verificar los resultados obtenidos en el

proceso y dar a conocer la situacin de la Institucin frente a los principios ticos; es decir,
la capacidad de atencin de las expectativas de los grupos sociales con los cuales se
relaciona.
3. Constituir un Comit de tica, integrado por los ms Altos Directivos y las instancias ms
relevantes de la Institucin, designando un Gerente de tica y un Lder de tica, como agentes
ejecutores y dinamizadores del proceso de gestin tica en la Institucin.
b) Instructivos de Diseo e Implementacin

La GUA 04 presenta el procedimiento de diagnstico diseado para establecer el estado de la
gestin tica y a partir de esto definir las bases sobre las cuales, de manera consensuada con los
funcionarios de la Institucin, se definen los principios y valores institucionales, las polticas de
relacin con los diferentes grupos de inters y la estrategia que permitan su implementacin.
La GUA 05 muestra el procedimiento general para el diseo e implantacin del Estndar de
Control.
La GUA 06 presenta el procedimiento para la constitucin del Comit de tica.
Los procedimientos especficos a seguir se encuentran en el Manual de tica Pblica para
Instituciones del Estado, publicado por USAID en el 2008.
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c) Instrumentos de Diseo e Implementacin

Los FORMATOS 10, 11 y 12, as como los Anexos N 01 y 02, constituyen los instrumentos que
facilitan el diseo e implementacin del estndar.
GUIA 04 Diagnstico tico

Descripcin
El Diagnstico de la gestin tica permite determinar la percepcin de los funcionarios sobre las
prcticas ticas en la Institucin, posibilitando evaluar la existencia de un documento orientador
que consolide estas prcticas en la organizacin, su grado de interiorizacin y las necesidades de
su implementacin en caso de no contar la Institucin con este Estndar de Control.
Para la realizacin de este diagnstico se presentan las siguientes alternativas:
1.
Utilizar un Cuestionario de Evaluacin que permite conocer la existencia del referente

tico en la organizacin y su grado de aplicacin.
2.
Aplicar los cuestionarios de Percepcin y de Evaluacin, siguiendo la metodologa

consignada en el Captulo Sexto del Documento Manual de tica Pblica para
Instituciones del Estado, desarrollado en el marco del Programa Eje Lucha contra la
Impunidad y la Corrupcin, de USAID.
En el presente Manual se presenta la metodologa para la primera alternativa.
Requerimientos
Funcin constitucional y legal de la Institucin.

Normas que regulan la Institucin.
Documentos que contengan el referente tico, si existe.
Polticas y normas de la Institucin en materia de gestin tica.
Modelo de Gestin tica para Instituciones del Estado.
Responsables

- Equipo MECIP.
Implementacin

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- Equipo MECIP.

- Directivo Responsable de la Implementacin del MECIP
Operacin
Comit de Control Interno
1. Establecer los parmetros de diseo e implementacin del Estndar de Control, teniendo en
cuenta la metodologa establecida y ajustando a los requerimientos especficos de la Institucin,
de acuerdo con su funcin constitucional y legal, y sus objetivos. Aprobar la cobertura de la
encuesta y el involucramiento de todas las dependencias de la Institucin para realizar el
diagnstico del Estndar de Control.
Estas instrucciones sern transmitidas al Equipo MECIP por el Directivo Responsable de la
Implementacin del MECIP.
Equipo MECIP:
2. Analizar los aspectos del Formato 10, Instrumento de Percepcin sobre el Estndar Acuerdos y
Compromisos ticos y adicionar los que se consideren necesarios de acuerdo con las
caractersticas especificas de la Institucin, continuando con la numeracin consecutiva.
3. Solicitar un listado de los funcionarios por dependencia a la instancia correspondiente,
ordenado alfabticamente y asignando un nmero consecutivo a cada funcionario.
4. Determinar los funcionarios a los cuales se aplicar la encuesta, utilizando el INSTRUCTIVO
PARA LA SELECCIN DE MUESTRAS POBLACIONALES incluido como ANEXO 1 del
presente Manual.
5. Reunir a los funcionarios seleccionados para proceder a la aplicacin del Instrumento,
explicando los objetivos del mismo, su carcter confidencial y distribuyendo el Formato 10 para
su implementacin, y estableciendo un trmino de prudencia para la entrega del mismo una vez
finalizado. Esta labor debe ser llevada a cabo por el representante de cada dependencia
miembro del Equipo MECIP.
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ANEXO 1
INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN DE MUESTRAS POBLACIONALES
1. Determinacin de la muestra poblacional
Para garantizar que los datos que arroje el diagnstico sean confiables, se necesita recoger la
opinin de una cantidad de funcionarios que, desde el punto de vista estadstico, representen al
conjunto de toda la poblacin de la Institucin. Para ello, debe realizarse un muestreo aleatorio
simple, de tal manera que cada funcionario pblico tenga igual probabilidad de ser seleccionado
para integrar la muestra, y que al mismo tiempo se garantice una composicin muestral que sea
concordante con la estratificacin por niveles de cargo de la Institucin. El muestreo aplica los
criterios estadsticos ms generalizados en el mbito de la investigacin social: nivel de confianza
95% y margen de error 5%.
Para facilitar el proceso de determinacin del nmero de funcionarios que se necesitan para que
se cumplan los criterios anteriormente sealados, se presentan en la siguiente tabla la cantidad de
personas que deben hacer parte de la muestra, segn al nmero de funcionarios vinculados a la
entidad. A partir de 200 empleados, el rango de la muestra va de 25 en 25, para no repetir las
cifras.
Con el fin de facilitar la lectura de la tabla, se utilizan las siguientes convenciones: PO, significa
Poblacin, es decir, el nmero total de funcionarios pblicos de la entidad; MU, significa Muestra,
es decir, el nmero de personas que debern completar el cuestionario.
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Tabla No. 2. Poblacin y tamao de la muestra

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Una vez determinada la muestra, se le debe hacer una distribucin proporcional (afijacin
proporcional), es decir, garantizar que se asemeje a la manera como est distribuida la poblacin
en los diferentes niveles de los cargos de la entidad. Pongamos un ejemplo:
Una Entidad tiene 280 funcionarios pblicos. Segn la tabla, el tamao de la muestra es de 170.
En la entidad hay 28 personas en el nivel directivo, 21 en el nivel asesor, 146 pertenecen al
profesional, 40 en el nivel tcnico y las restantes 45 son del nivel asistencial. Esto quiere decir
que, porcentualmente hablando, esta Entidad est distribuida as:
10% en el nivel directivo;
8% en el nivel asesor;
52% en el nivel profesional;
14% en el nivel tcnico; y
16% en el nivel asistencial.
ANEXO 1
INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN DE MUESTRAS POBLACIONALES
1. Determinacin de la muestra poblacional
Para garantizar que los datos que arroje el diagnstico sean confiables, se necesita recoger la
opinin de una cantidad de funcionarios que, desde el punto de vista estadstico, representen al
conjunto de toda la poblacin de la Institucin. Para ello, debe realizarse un muestreo aleatorio
simple, de tal manera que cada funcionario pblico tenga igual probabilidad de ser seleccionado
para integrar la muestra, y que al mismo tiempo se garantice una composicin muestral que sea
concordante con la estratificacin por niveles de cargo de la Institucin. El muestreo aplica los
criterios estadsticos ms generalizados en el mbito de la investigacin social: nivel de confianza
95% y margen de error 5%.
Para facilitar el proceso de determinacin del nmero de funcionarios que se necesitan para que
se cumplan los criterios anteriormente sealados, se presentan en la siguiente tabla la cantidad de
personas que deben hacer parte de la muestra, segn al nmero de funcionarios vinculados a la
entidad. A partir de 200 empleados, el rango de la muestra va de 25 en 25, para no repetir las
cifras.
Con el fin de facilitar la lectura de la tabla, se utilizan las siguientes convenciones: PO, significa
Poblacin, es decir, el nmero total de funcionarios pblicos de la entidad; MU, significa Muestra,
es decir, el nmero de personas que debern completar el cuestionario.
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La muestra de 170 hay que distribuirla de la misma manera. Por lo tanto,

10% de 170= 17 directivos;
8% de 170= 14 asesores;
52% de 170= 88 profesionales;
14% de 170= 24 tcnicos; y
16% de 170= 27 del nivel asistencial.
Esa sera la forma propuesta en que habra que distribuir los cuestionarios para garantizar que los
resultados estn reflejando la opinin de todos, y no slo la de un sector especfico o un rea
determinada, pues eso implicara un sesgo que no garantizara la necesaria confiabilidad de los
datos.
Nota: Cuando no se realice la distribucin proporcional por niveles de cargo sino por
dependencias, el procedimiento ser similar al descrito, con la diferencia de que la poblacin de
cada rea ser la que determine cmo se distribuyen los porcentajes.
Ejemplo:
En la entidad existen cinco reas: el rea 1 tiene 28 personas, en el rea 2 existen 21, el rea 3
tiene 146, el rea 4 tiene 40, y en el rea 5 hay 45 funcionarios. Esto quiere decir que
porcentualmente, esta entidad est distribuida as:
10% en el rea 1;
8% en el rea 2;
52% en el rea 3;
14% en el rea 4; y
16% en el rea 5.
La muestra de 170 hay que distribuirla de la misma manera. Por lo tanto,
10% de 170= 17 funcionarios del rea 1;
14% de 170= 24 funcionarios del rea 4; y
16% de 170= 27 funcionarios del rea 5.
2. Seleccin de las personas a quienes se les entregar el formulario

A continuacin se presentan tres mtodos sencillos y prcticos para identificar a las personas a
quienes se les aplicar el cuestionario:
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Mtodo de la tmbola
Es un mtodo sencillo pero no muy rpido, que puede usarse cuando la poblacin de funcionarios
pblicos de la entidad es menor de 300 personas. Se procede as: se determina el tamao de la
muestra segn la tabla anterior; luego se distribuye la composicin de dicha muestra entre los seis
niveles de los cargos (directivo, asesor, ejecutivo, profesional tcnico y asistencial, como ya se
explic), y a continuacin se procede a introducir los nombres del personal directivo en una urna,
de la cual, en forma aleatoria, se retira un nmero de papeletas, igual al excedente del tamao de
la muestra para los directivos con relacin a la poblacin de este nivel. Los nombres que queden
en la urna sern los de las personas a quienes se les entregar el formulario para su llenado. La
misma operacin se ejecuta para los otros cinco niveles.
Ejemplo:
Retomando el ejemplo anteriormente analizando, de las 28 personas del nivel directivo se deben
seleccionar 17. Se introducen los 28 nombres en la urna, y luego de revolverla se retiran once
papeletas al azar. Los 17 nombres que quedan en la urna sern los seleccionados para responder
los cuestionarios de las encuestas. De la misma forma se procede con los niveles asesor,
ejecutivo, profesional, tcnico y asistencial.
Muestra por seleccin sistemtica

Cuando el tamao de la poblacin es muy numeroso, se puede aplicar la denominada Muestra por
Seleccin Sistemtica, que consiste en elegir un nmero de elementos a partir de un intervalo.
ste se calcula dividiendo el total de la poblacin entre el tamao de la muestra. De esta manera,
un intervalo de 4, por ejemplo, significara que debe seleccionarse cada cuarto elemento de la
lista.
Ejemplo:
Una Entidad tiene 2.000 funcionarios pblicos. De ellos 85 son directivos, 105 son asesores, hay
1190 profesionales, 246 tcnicos y en el nivel asistencial son 374 trabajadores. La muestra, segn
la tabla, sera de 323 personas. Aplicando lo ya visto, tendramos que la distribucin estratificada
de la muestra sera: 14 directivos, 17 asesores, 192 profesionales, 40 tcnicos y 60 del nivel
asistencial.
Para seleccionar a las personas que suministrarn la informacin, se divide la poblacin total entre
la muestra, es decir 2.000 divido entre 323, lo cual nos da una razn o intervalo de 6.19, que
podemos aproximar a 6. Luego tomamos el listado de directivos, y empezando por el que ocupa el
nmero 6 en la lista, vamos seleccionando a los que estn listados bajo nmeros que sean
mltiplos de seis: el 12, el 18, el 24, etc. Igual se procede con los listados de los otros cinco
niveles.
Tabla de nmeros aleatorios

El tercer mtodo consiste en utilizar la Tabla de Nmeros Aleatorios con ayuda del programa
Excel. Se sigue el siguiente procedimiento:
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Se instala la opcin de anlisis de datos en el programa Excel. Para ello se va a la opcin

herramienta, luego a complemento, y se activa en la ventana complemento la opcin
herramienta para anlisis.
Se abre una hoja Excel y se introducen los datos de la poblacin en columna, numerando
desde 1 hasta n
Se
va a la opcin herramienta y se elige anlisis de datos, y en esta ventana se

selecciona la opcin muestra.
En la ventana muestra se introduce el rango de entrada, para lo cual se seleccionan todos

los valores de la poblacin en la columna donde se han numerado; luego se activa la casilla
de muestreo aleatorio y se introduce el tamao de muestra deseado.
Se indica en rango de salida mostrar resultado en hoja nueva,
y se da enter para
visualizar el listado de los nmeros seleccionados que componen la muestra.
ANEXO 2
Procedimiento para la tabulacin de encuestas e interpretacin de
resultados
Una vez que se haya aplicado la encuesta correspondiente, se deben tabular las respuestas con
el fin de organizar la informacin que cada una arroja, y analizarla para consolidar los resultados
respectivos. Este procedimiento servir para la tabulacin e interpretacin de las encuestas de
diagnstico utilizadas en el Manual de Implementacin.
Tabulacin de Encuestas
Para efectos de la tabulacin, a cada respuesta de la escala de valoracin, se le asign un
valor, tal como se aprecia en la siguiente tabla:
Las Acciones a adelantar son:
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1. Definir, para cada afirmacin, la frecuencia o nmero de veces que una respuesta obtuvo
cada uno de los valores establecidos en la tabla anterior. Ejemplo: En una encuesta
aplicada a 15 personas, la afirmacin nmero 3 tuvo las siguientes frecuencias:
En caso de que una afirmacin se haya dejado de responder, se debe asumir el valor 0.
2. Dividir cada frecuencia entre el nmero total de encuestas aplicadas. Este resultado se
debe dar en trminos porcentuales.
En el caso del ejemplo, estos porcentajes quedaran as:
3. Multiplicar el porcentaje determinado en el punto anterior por el valor asignado a cada Rango
de la escala de valoracin, con el fin de hallar un valor parcial para cada uno:
En el ejemplo, la situacin sera:
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4. Sumar los valores parciales para obtener el puntaje de la afirmacin.

En el ejemplo, la sumatoria dar como resultado: 0
+ 0.2 + 0.54 + 0.39 + 0.8 + 0.65 = 2.58
Repetir este mismo procedimiento para todas las afirmaciones que integran el cuestionario.
5. Determinar la Valoracin General sumando los puntajes obtenidos para cada afirmacin y
dividindolos por el nmero total de afirmaciones realizadas.
En el caso del ejemplo, el total de la sumatoria de los puntajes por afirmacin debe dividirse
entre 8 (ya que la Encuesta contiene 8 afirmaciones).
6. Los pasos 1 a 5 se llevarn a cabo en los siguientes Formatos:

Formato 14 Valoracin Encuesta Estndar de Control Desarrollo del Talento Humano
Formato 21 Valoracin Encuesta Estndar de Control por Dependencia - Protocolos de Buen
Gobierno
Formato 26 Valoracin Encuesta Planes y Programas por Dependencia Formato
52 Valoracin Encuesta Estructura Organizacional por Dependencia Formato 103
Valoracin Encuesta Informacin Interna Macroproceso/Proceso Formato 109
Valoracin Encuesta Informacin Externa Macroproceso/Proceso
Formato 115 Valoracin Encuesta Sistemas de Informacin Macroproceso/Proceso
Formato 121 Valoracin Encuesta Comunicacin Institucional Macroproceso/Proceso
Formato 127 Valoracin Encuesta Comunicacin Pblica Macroproceso/Proceso
Formato 133 Valoracin Encuesta Rendicin de Cuentas Macroproceso/Proceso
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A continuacin se presenta de manera genrica la estructura de los Formatos arriba

mencionados, destacando los siguientes significados:
Frecuencia, nmero de veces que una respuesta obtuvo el mismo valor.

Total, nmero de encuestas aplicadas, que en todo caso, deber corresponder a la sumatoria de
las frecuencias.
% (Porcentaje), nmero de respuestas obtenidas por cada valor sobre el total de respuestas
(Frecuencia /Total).
Parcial, valor parcial que se obtiene de multiplicar el valor (0, 1, 2, 3, 4, , 5) por el porcentaje.
Puntaje (puntaje por afirmacin), corresponde a la suma de los valores parciales.
Valoracin General, corresponde a la suma de todos los puntajes por afirmacin.
Interpretacin de Resultados, ubicar la Valoracin General (definido en el paso 7 anterior)
dentro del rango que le corresponda de acuerdo con la siguiente tabla:
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Para cada uno de los rangos se encuentra definido un criterio, que representa una valoracin
cualitativa de la Valoracin General. En base a esta valoracin se interpretarn los resultados
obtenidos en las encuestas y se definirn las acciones a emprender.
Si se trata de una encuesta de diagnstico, dependiendo del rango en que se encuentre ubicado
el Estndar de Control, se proponen las acciones para garantizar la existencia del elemento; si el
elemento se encuentra ubicado en los rangos inadecuado o deficiente, se deben proponer
acciones para el diseo e implementacin del elemento; si se ubica en los rangos satisfactorio o
adecuado, las acciones definidas deben orientarse.
GUA 05 Diseo e implantacin del Estndar de Control Acuerdos y

Compromisos ticos
Descripcin
El proceso de diseo e implantacin del Estndar Acuerdos y Compromisos ticos debe ser
concebido esencialmente como un proceso de afectacin y cambio de la cultura organizacional de
la Institucin. El proceso descansa en tres grandes productos tangibles y en una serie de acciones
de corte organizativo, pedaggico y comunicativo. Los productos se refieren a la construccin de
los referentes ticos de la Institucin y a su conversin en disposiciones concretas como formas
de actuacin cotidiana en el ejercicio de la funcin pblica.
En el proceso general que se propone para el diseo e implantacin del Estndar, se han
determinado tres grandes momentos que lo estructuran a partir del Diagnstico tico, como
se puede observar en la figura:
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Requerimientos
Funcin constitucional y legal de la Institucin.

Normas que regulan la Institucin.
Documento que contiene el referente tico si existe.
Polticas y normas de la Institucin en materia de gestin tica.
Un efectivo compromiso y liderazgo de los directivos, en especial de la principal autoridad.
Una base organizativa que garantice su implementacin y sostenibilidad.
Un Equipo dinamizador del proceso altamente comprometido y bien capacitado.
Unas metodologas de trabajo para el cambio cultural, claras, pertinentes y operativas.
Un
Plan de Trabajo que se ejecute en forma sistemtica y continua. De ninguna

manera puede limitarse a actividades puntuales y espordicas.
Responsables

- Directivo responsable de la implementacin del MECIP.
- Equipo MECIP.
- Gerente de tica.
- Lder de tica.
Implementacin
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- Dependencia de Gestin Humana.

- Equipo MECIP.

- Directivo Responsable Implementacin MECIP.
Operacin
1. Establecimiento de criterios de base para el diseo e implementacin o consolidacin del
Estndar de Control.
Con base en los resultados del Diagnstico tico se diligencia el Formato 11, en donde se
definen los parmetros o criterios de la plataforma del diseo e implantacin del Estndar, o
para su ajuste y consolidacin, en el caso de que ya exista en la Institucin.
2. Formulacin del Cdigo de tica de la Institucin.
Consiste en la construccin de un referente tico en forma participativa, que orientar las
relaciones de la Institucin en general y de sus funcionarios pblicos en particular, con los
pblicos o grupos de inters con los cuales se debe interactuar en el ejercicio de la funcin
pblica, a base de los principios, valores y directrices ticas que contendr el Cdigo de tica.
La construccin del Cdigo de tica de la Institucin se realiza mediante actividades
eminentemente participativas, identificando los principales principios y valores ticos que deben
guiar las actuaciones de los funcionarios pblicos en los diversos mbitos de su quehacer como
tales.
En segunda instancia se formulan las directrices ticas, las cuales se derivan de los valores
adoptados, y enuncian las actitudes y disposiciones conductuales que la Institucin y sus
miembros se comprometen a tener con los pblicos internos y externos.
El procedimiento especfico para la formulacin del Cdigo de tica se encuentra en el Captulo
Octavo del Modelo de Gestin tica para Instituciones del Estado.
3. Construccin de Compromisos ticos por Dependencias
El Cdigo de tica deber ser traducido en cada una de las dependencias de la Institucin en
formas concretas de actuacin, de acuerdo con las funciones y responsabilidades especficas
que el rea cumple en el desempeo de su funcin administrativa.
Estas formas concretas de actuacin se denominan Compromisos ticos, y hacen referencia a
los compromisos de orden prctico que, de acuerdo con la especificidad de la respectiva rea,
los funcionarios pblicos que integran la misma estn dispuestos a asumir en el da a da de la
94
Institucin, como manera de cumplir con los principios, valores y directrices para la gestin
tica.
El procedimiento a seguir para la construccin de los Compromisos ticos se encuentra en el
Noveno Captulo del Modelo de Gestin tica para Instituciones del Estado.
4. Diseo y ejecucin del Plan de Mejoramiento para la Gestin tica
El Plan de Mejoramiento para la Gestin tica recoge la planeacin que realiza el Equipo
MECIP con el propsito de consolidar desarrollos, llenar vacos y resolver dificultades
encontradas en el diagnstico tico de la Institucin, y en el ejercicio de formulacin de los
Compromisos ticos, cruzndolos con los valores contenidos en el Cdigo de tica.
La planeacin utiliza el Formato 12, en donde se consignan en la primera columna las
situaciones problemticas o debilidades que se han encontrado y que se desean modificar; en
la segunda columna se anotan las causas o factores que pueden estar originando el problema o
debilidad; en la tercera columna se especifican los cambios que se esperan lograr con la
ejecucin de las acciones; en la cuarta columna se describen las acciones que se ejecutarn
para transformar las causas o factores, entendidas como acciones de tipo pedaggico y
comunicativo; en la quinta columna se describen los indicadores de medicin del cumplimiento
de las acciones; en la sexta columna se anotan las reas o personas responsables de cada
accin; en la sptima columna van los recursos que se requieren para la ejecucin de cada
accin; y en ltima columna se anota el cronograma secuencial para la realizacin de las
acciones.
La metodologa especfica para formular el Plan de Mejoramiento se encuentra en el Captulo
Undcimo del Manual de tica Pblica para Instituciones del Estado.
El eje del Plan de Mejoramiento son las acciones pedaggicas y comunicativas para fortalecer
la incorporacin y consolidacin de los valores y principios ticos en la cultura organizacional, y
convertirlos en formas de actuacin cotidianas. Para ello se hace indispensable que el Equipo
MECIP reciba una capacitacin, un entrenamiento en las Estrategias Pedaggica y
Comunicativa que plantea el Manual de tica Pblica para Instituciones del Estado en su
Captulo Dcimo.
La Estrategia pedaggica est conformada por las acciones articuladas de orden pedaggico,
es decir por el conjunto de actividades formativas dirigidas a los funcionarios pblicos de la
Institucin, que buscan su sensibilizacin, reflexin, comprensin y apropiacin de la visin
tica, en trminos de que lleguen a asumirla e incorporarla efectivamente en sus actitudes y
prcticas en el da a da del desempeo de sus cargos.
La Estrategia comunicativa comprende el conjunto de acciones metdicas de comunicacin
pblica aplicadas a la comunicacin organizacional, conducentes a construir significado y
sentido compartidos sobre la visin tica entre los funcionarios pblicos de la Institucin, y a
informar de manera amplia dentro de la organizacin acerca del avance del proceso de gestin
tica. La estrategia comunicativa aportar al entendimiento de la funcin pblica en trminos de
la construccin de confianza, la transparencia en las diferentes actuaciones, la interaccin
respetuosa y dialogante, la rendicin de cuentas interna y externa, la construccin de lo pblico,
la primaca del inters general sobre el particular, el desempeo del cargo como un servicio a la
ciudadana, y el carcter del Funcionario como representante de la sociedad y delegado por ella
para administrar unos determinados recursos pblicos.
95
La Estrategia Organizativa est conformada por el conjunto de instancias, responsables y

funciones que requiere la operacin del Proceso de Gestin tica, para garantizar que este
tenga un carcter institucional y cuente con el respaldo y legitimidad institucional para que
efectivamente sea implantado en la Institucin. El siguiente esquema ilustra la estructura de la
Estrategia Organizativa:
La descripcin de las funciones de los dignatarios de esta estructura se especifica en la Gua 06.
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GUIA 06 Constitucin del Comit de tica

Descripcin
EL COMIT DE TICA DE LA ENTIDAD
El Comit de tica es la instancia organizacional encargada de promover y liderar el proceso de
implantacin de la Gestin tica, encausado hacia la consolidacin del ejercicio de la funcin
pblica en trminos de eficacia, transparencia, integridad y servicio a la ciudadana, por parte de
todos los funcionarios pblicos de la entidad.
1. Conformacin del Comit de tica

Este Comit estar conformado por algunos directivos de primer nivel de las reas de Gestin
Humana, Comunicacin, Administrativa y Control Interno, as como un representante de todos los
funcionarios pblicos. Uno de estos altos directivos ser nombrado por el ms alto directivo de la
entidad como coordinador del mismo.
Nota: el Comit de tica podr ser el mismo Comit de Control Interno.
Una vez designado el Comit, el ms alto directivo de la entidad lo convocar en pleno para definir
los objetivos generales del proceso y aclarar en conjunto la ruta de acciones y compromisos del
Comit de tica en el marco de la Gestin tica.
A los integrantes del Comit de tica se les debe dar a conocer las funciones del mismo, con el fin
de que anticipadamente dispongan su voluntad y compromiso con el encomiable y honroso
propsito de contribuir a la generacin de un entorno tico para el ejercicio de la funcin pblica.
Es muy importante que el Comit de tica sea constituido de manera oficial por el ms alto
directivo de la entidad, mediante acto administrativo, y que su conformacin sea informada de
manera amplia a todos los miembros de la organizacin, a travs de un medio institucional que
llegue a todas las dependencias. En el acto administrativo se podrn retomar las funciones del
Comit de tica y del Coordinador del Comit que se enuncian a continuacin.
2. Funciones del Comit de tica

Las principales funciones del Comit de tica son:
1. Definir polticas generales para el fortalecimiento de la tica pblica en la entidad y frente a
los grupos de inters externos.
2. Garantizar la difusin del Cdigo de Buen Gobierno (CBG), el Cdigo de tica y los
Compromisos ticos a los grupos de inters pertinentes.
3. Garantizar la sostenibilidad y permanencia del Equipo de Alto Desempeo en tica y del
Equipo Formador de Formadores en tica.
4. Aprobar el Plan de Mejoramiento de la tica pblica que elabore el Equipo de Alto
Desempeo en tica (EAD).
100
5. Gestionar los recursos necesarios para la ejecucin del Plan de Mejoramiento.

6. Realizar seguimiento y evaluar las actividades desarrolladas por el Gerente, el Lder y el
Equipo de Alto Desempeo en tica.
7. Aprobar ajustes al Plan de Mejoramiento de la tica pblica.
Requerimientos
Funcin constitucional y legal de la entidad.

Normas que regulan la Entidad.
Diagnstico tico.
Documentos que contienen el referente tico definido para la entidad.
Documento Modelo de Gestin tica para Instituciones del Estado de USAID.
Responsable
El representante legal de la entidad.

Operacin
1. El Comit de Control Interno analiza las funciones del Comit de tica que se proponen en
la presente Gua, ajusta y complementa las que se consideren necesarias, de acuerdo con
las caractersticas de la entidad. Define adems el nmero de integrantes y las
representaciones especiales que conformarn el Comit de tica de la entidad.
2. Someter a consideracin de la mxima autoridad de la entidad pblica los cargos
propuestos para integrar el Comit. La mxima autoridad de la entidad seleccionar el
Coordinador del Comit de tica.
3. Elaborar un Acto Administrativo mediante el cual se constituye el Comit de tica de la
entidad, estableciendo sus funciones.
Gerente de tica
4. La Gerencia del Proceso de Gestin tica recae en uno de los directivos que componen el
Comit de tica, quien es nombrado directamente por el ms alto directivo de la entidad.
Por las caractersticas propias del proceso de Gestin tica, se propone que sea el
Directivo de Gestin Humana.
Entre las funciones que debe desempear se encuentran:
Convocar y presidir las reuniones del Comit de tica.

101
Hacer seguimiento a las decisiones tomadas en el Comit de tica.

Coordinar las actividades del Equipo MECIP para implantar la Gestin tica en la
entidad.
Promover, junto con el Equipo MECIP, la conformacin de los Grupos de Promotores

de Prcticas ticas en las diversas dependencias de la entidad.
Establecer estrategias para expandir la dimensin tica a otros grupos de inters

(contratistas, proveedores, otras Instituciones).
Convocar y presidir las reuniones del Equipo MECIP.

Lder de tica
5. Debe ser un miembro del MECIP que rena el siguiente perfil:
Ser funcionario del nivel profesional, nombrado de planta y pertenecer a la

dependencia de la cual el Gerente de tica es directivo.
Alta sensibilidad frente al tema de la tica pblica.

Capacidad organizativa y ejecutiva.
Buenas habilidades comunicativas.
Aptitud pedaggica.
Buena capacidad de relacionamiento.
Calidades ticas reconocidas que le den autoridad moral ante sus compaeros.
Funciones
Convocar y coordinar las sesiones de trabajo del Equipo Formador de Formadores y de Alto
Desempeo en tica.
Liderar la ejecucin del Plan de Mejoramiento con apoyo del Gerente y del Comit de tica.
Mantener
informado al Gerente de tica sobre la marcha de las actividades del Equipo
MECIP.
Ser el conducto regular entre el Equipo MECIP y el Gerente de tica.
102
1.2 Desarrollo del Talento Humano

Una vez definido el estndar de Control tico: Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos,
fundamento de la cultura organizacional, se da paso al Estndar de Control DESARROLLO DEL
TALENTO HUMANO, con el fin de constatar el compromiso institucional encabezado por el nivel
directivo con el desarrollo de las competencias y habilidades del funcionario pblico, con el
reconocimiento de las aptitudes e idoneidad en el desempeo de las funciones y la aplicacin de
polticas justas, equitativas y transparentes en los procesos relacionados con el Desarrollo del
Talento Humano, en especial la seleccin, induccin, formacin y capacitacin de los funcionarios
pblicos. Todo esto, sumado de manera indispensable para alcanzar el Ambiente de Control
idneo para el desarrollo de los objetivos de la entidad.
El Desarrollo del Talento Humano constituye una de las bases fundamentales del Control Interno,
teniendo en cuenta la premisa de que su ejecucin es realizada por personas.
a) Procedimiento
1. Realizar el diagnstico del estado del DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO en la
entidad y en las dependencias de primer nivel, basado en la percepcin de los funcionarios
pblicos, como base para identificar las fortalezas y debilidades de las dependencias y para
establecer las necesidades de diseo, ajuste o implementacin al Estndar de Control.
2. Definir los criterios base a la formulacin del estndar de control, consolidado en las
polticas de DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO, que se definan a partir de las
conclusiones obtenidas en los diagnsticos y teniendo en cuenta todos los elementos
fundamentales del proceso de administracin del Talento Humano.

Las GUAS 07 y 08 presentan las instrucciones detalladas para la implementacin del Estndar
de Control.

Los FORMATOS 13, 14, 15, 16, 17, 18 y 19 constituyen los instrumentos que facilitan la
implementacin del Estndar de Control, Desarrollo del Talento Humano.
103
GUA 07 Diagnstico Situacin del Desarrollo del Talento Humano

Descripcin
El diagnstico del Desarrollo del Talento Humano al interior de la Entidad Pblica, consulta la
percepcin de los funcionarios pblicos sobre los principios de justicia y equidad a travs de
procesos adecuados de Ingreso, Permanencia y Retiro, en correspondencia con los propsitos
organizacionales.
El diagnstico deber realizarse a base de una encuesta dirigida al ms amplio nmero de
funcionarios posibles, con representacin de todas las dependencias de la entidad.
Requerimientos

Normas que regulan la entidad.
Normas relacionadas con el Servicio Pblico o la carrera administrativa.
Relacin de las polticas y normas relacionadas con la administracin del Recurso Humano.
Diagnstico tico.
Documento orientador de los Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos si existe.
Responsables

- Equipo MECIP.
Implementacin

- Equipo MECIP.

- Directivo responsable de la Implementacin del MECIP.
104
Operacin
1. Establece los parmetros de diseo e implementacin del Estndar de Control, teniendo en
cuenta la metodologa establecida y ajustados a los requerimientos especficos de la entidad.
Con relacin al primer paso de la metodologa, aprueba la cobertura de la encuesta y el
involucramiento de todas las dependencias de la entidad para realizar el diagnstico a la
situacin del Talento Humano.
Estas instrucciones sern transmitidas al Equipo MECIP por el directivo responsable de la
implementacin del MECIP.
Equipo MECIP
2. Analizar los aspectos considerados en el Formato 13 Cuestionario Encuesta existencia del
Estndar Desarrollo del Talento Humano. Adicionar los aspectos que se consideren necesarios
de acuerdo con las caractersticas especficas de la Entidad, continuando con la numeracin
consecutiva.
3. Solicitar un listado de los funcionarios pblicos por dependencia a instancia correspondiente,
4. Determinar los funcionarios Pblicos a los cuales se aplicar la encuesta, utilizando el
INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN DE MUESTRAS POBLACIONALES incluido como
ANEXO 1 del presente Manual.
5. Reunir los funcionarios seleccionados para dar aplicacin a la Encuesta, explicando los
objetivos de la misma, su carcter confidencial y distribuyendo el Formato 13 Encuesta
existencia del Estndar Desarrollo del Talento Humano para su ejecucin, estableciendo un
trmino prudencial para su entrega. Esta labor debe ser llevada a cabo por el representante de
cada dependencia miembro del Equipo MECIP.
6. Una vez aplicadas las encuestas por los funcionarios seleccionados, proceder a organizar el
Formato 14, utilizando el PROCEDIMIENTO PARA TABULACIN DE ENCUESTAS E
INTERPRETACIN DE RESULTADOS incluido como ANEXO 2 del presente Manual.
7. Estructurar el Formato 15 Anlisis del Estndar Desarrollo del Talento Humano- Dependencia,
siguiendo las siguientes instrucciones:
En la casilla (1) indicar el nombre de la dependencia a la cual se le realiza el anlisis.

En la casilla (2) valoracin, registrar el resultado que corresponde a la dependencia
Formato 14.
En la casilla (3) Interpretacin, registrar la interpretacin obtenida en el Formato 14.

En
la casilla (4) registrar la Evaluacin General a los criterios base de existencia e

implementacin del Estndar de control.
105
En
la casilla (5) registrar las acciones de diseo e implementacin resultantes de la

evaluacin general.
En
la casilla (6) registrar las acciones de ajuste e implementacin resultantes de la

evaluacin general.
8. Consolidar el resultado institucional una vez realizados los anlisis por dependencias.
Para ello se conforma el Formato 16, Valoracin Encuesta del Estndar Desarrollo del Talento
Humano Consolidado entidad, siguiendo las instrucciones:
Relacionar en las lneas de la columna (1) todas las dependencias de la entidad, y frente a
cada una indicar en la columna (2) el nmero de funcionarios pblicos asignados a la
dependencia, y en la casilla (3) el porcentaje (%) de participacin de la dependencia con
relacin al total de funcionarios de la entidad (dividir el nmero de funcionarios de cada
dependencia sobre el nmero de funcionarios total de la entidad).
Tomar
cada una de las valoraciones de los Formatos 15 por cada dependencia y

registrarlos en las lneas correspondientes de la columna (4).
Obtener los puntajes parciales por dependencia multiplicando los valores de la columna (4)
por los porcentajes de participacin de la columna (3) para cada dependencia, registrando
el resultado en las lneas de la columna (5).
Sumar los puntajes parciales de la columna (5) y registrar el resultado en la casilla (6) Total
Valoracin Consolidado Entidad.
Registrar en la Casilla (7) interpretacin, el resultado de la casilla (6), utilizando los rangos
indicados en el ANEXO 2, mencionado en el numeral 6 de esta Gua.
9. Completar el Formato 17, Anlisis del Estndar Desarrollo del Talento HumanoConsolidado
Entidad, siguiendo las instrucciones:
En la casilla (1), valoracin, registrar el resultado consolidado del Formato 16.

En la casilla (2), Interpretacin, registrar la interpretacin obtenida en el Formato 16.
En
la casilla (3) registrar la Evaluacin General a los criterios base de existencia e

implementacin del Estndar de control, teniendo en cuenta cada una de las evaluaciones
llevadas a cabo por dependencia, establecidas en los 19 formatos completados.
En
la casilla (4) registrar las acciones de diseo e implementacin resultantes de la

evaluacin general que en forma consensuada el Grupo de Trabajo establezca.
En
la casilla (5) registrar las acciones de ajuste e implementacin resultantes de la

evaluacin general que en forma consensuada el Grupo de Trabajo establezca.
10. El Equipo MECIP hace entrega al directivo responsable de la implementacin del MECIP, de
las encuestas realizadas por dependencia, los formatos de valoracin de las encuestas y los
106
anlisis por rea, as como tambin el consolidado de la entidad, para su presentacin al

Comit de Control Interno.

11. Analizar la presentacin del diagnstico sobre la situacin del Talento Humano que realiza el
directivo responsable de la Implementacin del MECIP, con el apoyo del Equipo MECIP,
revisando las necesidades de diseo o ajuste de propuestas por el Grupo, aprobando y
consignando en el acta respectiva.
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112
GUA 08 Definicin de Criterios Base y Formulacin del Estndar

de Control Desarrollo del Talento Humano
Descripcin
A partir de los resultados del diagnstico de la situacin del Estndar de Control Desarrollo del
Talento Humano, se deben establecer los criterios mnimos para su diseo o ajuste, e
implementacin. Tales criterios debern parametrizarse y generar un ordenamiento que facilite la
formulacin de polticas o directrices generales y especficas, aplicables a todos los niveles de la
organizacin.
El desarrollo del Talento Humano da cumplimiento a la premisa de que el Control Interno es
ejecutado por personas, siendo los funcionarios pblicos de la entidad quienes hacen efectivo el
control y garantizan las condiciones bsicas para el logro de los objetivos de la entidad.
Las instrucciones que se presentan en esta Gua para la definicin de criterios base a la
formulacin del estndar de control, se agrupan en cuatro actividades, a realizar en forma
sucesiva para facilitar su diseo e implementacin:
1. Formulacin de Criterios, tomando como base los conceptos que se presentan y que
deben complementarse con las normas vigentes y las especficas que apliquen a la
entidad.
2. Identificar los aspectos del proceso de Gestin del Talento Humano en donde se requiere
disear o ajustar polticas para el desarrollo del Estndar de Control.
3.
Definicin de Polticas, que permitan operativizar el estndar de control.
4. Especificar alcances y responsables para la implementacin de las polticas definidas.
Requerimientos
Funcin Constitucional y legal de la entidad.

Norma o normas que se apliquen a la entidad.
Normas de carcter general relacionadas con el Desarrollo del Talento Humano.
Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos de la Entidad.
Planes y Programas de la Entidad relacionados con el Desarrollo del Talento Humano.
Informacin sobre procesos disciplinarios realizados en el ltimo perodo.
Informacin sobre demandas presentadas por terceros originadas en el comportamiento,
errores u omisiones de los funcionarios de la entidad.
Quejas y reclamos presentados por la comunidad y grupos de inters internos y externos,

sobre el comportamiento de los funcionarios de la entidad.
113
Responsables

- Equipo MECIP.
Implementacin

- Equipo MECIP.
- rea de Gestin Humana.

Operacin
Formulacin de criterios
Dependencia de Gestin Humana y Comit de Control Interno
1. Establecer a partir de las necesidades de diseo o ajuste, e implementacin identificadas en el
Diagnstico Situacin del Talento Humano, detallado en la Gua 07, los criterios de diseo o
ajuste, e implementacin del Estndar de Control Desarrollo del Talento Humano.
2. Definir los criterios especficos de la entidad para el Desarrollo del Talento Humano teniendo en
cuenta:
La naturaleza de las funciones de la entidad.

Las normas especficas aplicables para la administracin del Talento Humano.
La formacin de los funcionarios pblicos y su aptitud para el desempeo de los cargos.
114
Las
caractersticas de los grupos de inters que atienden la entidad en general y las

dependencias en particular.
La existencia de perfiles definidos para cada uno de los cargos.

La existencia de polticas que definen los procesos de seleccin, induccin, reinduccin,
formacin, capacitacin, evaluacin del desempeo, compensacin, bienestar social y
retiro.
Reconocimiento del derecho de los funcionarios pblicos a recibir tratamiento corts, sobre
la base de los principios bsicos de relaciones humanas, a concursar para obtener
promociones, a percibir puntualmente la remuneracin fijada, a la seguridad social, a la
participacin en programas de bienestar social y a disfrutar de estmulos e incentivos.
Coordinacin con el rea responsable para la asignacin de los recursos necesarios para la
aplicacin de polticas de desarrollo humano, de acuerdo a los recursos disponibles y en
cumplimiento de normas vigentes.
La existencia de procesos/procedimientos definidos para la evaluacin del desempeo de

los funcionarios.
3.
Analizar los siguientes aspectos del proceso administrativo del Talento Humano,
complementando con lo establecido en las normas vigentes y los aspectos que se apliquen
especficamente a la entidad, para la fijacin de criterios, tales como:
Planeacin: permite a la administracin pblica contar con recurso humano calificado de

acuerdo con la naturaleza de los cargos de la entidad, y los recursos financieros disponibles
requeridos para atender las necesidades del servicio, de manera adecuada y
oportunamente, teniendo en cuenta los factores que pueden incidir, como el sobretiempo, el
ausentismo, las vacaciones, las licencias, etc., as como las necesidades de formacin,
capacitacin y bienestar social que contribuyan a su desarrollo personal, profesional y al
mejoramiento de la productividad.
Seleccin: permite escoger a los funcionarios pblicos mas competentes para los fines que
pretende la entidad, fundamentado en los perfiles definidos para cada cargo y en el
cumplimiento de los principios de mrito, igualdad, publicidad, transparencia, imparcialidad,
confiabilidad, eficacia y eficiencia. Comprende las actividades de convocatoria,
reclutamiento, aplicacin de pruebas o instrumentos de seleccin, la conformacin de listas
de elegibles y el perodo de prueba.
Puede hacerse a travs de concursos abiertos o de ascenso, dependiendo del tipo de
empleo a proveer y de los perfiles requeridos.
Induccin: fortalece la integracin del funcionario pblico a la cultura de la organizacin,

estimulando el aprendizaje, el desarrollo individual y organizacional. Para ello, es
fundamental iniciar al nuevo funcionario pblico en el conocimiento, aplicacin y evaluacin
de los Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos; hacia el direccionamiento estratgico
que se trace; habituarlo a las caractersticas propias del servicio pblico, de las funciones
generales del Estado y de la entidad; informarlo sobre las inhabilidades e
115
incompatibilidades relativas a su cargo y sobre las polticas internas y externas, tendientes

a prevenir actos que van en contra de la tica institucional.
Reinduccin:
tiene como propsito reorientar la integracin del empleado a la cultura

organizacional, en virtud de los cambios generados por reformas en la organizacin del
Estado, en la misin institucional o de las funciones propias de su dependencia o puesto de
trabajo.
Formacin: facilita el desarrollo integral del ser humano al potenciar actitudes, habilidades
y conductas en las dimensiones tica, creativa, comunicativa, crtica, sensorial, emocional e
intelectual, y lo prepara para cumplir de manera eficiente y eficaz su papel al interior de la
entidad. Adems, posibilita el conocimiento y entendimiento relacionados con los aspectos
propios del desarrollo individual de las personas, como una manera de propiciar el
autocontrol.
Al ser una obligacin del Estado, consignada en el artculo 54 de la Constitucin Poltica,
las unidades responsables del Desarrollo del Talento Humano tienen la obligacin de
formular y ejecutar el plan de formacin que satisfaga las necesidades de los funcionarios
de la entidad.
Capacitacin:
brinda, refuerza y complementa las competencias necesarias para

incrementar la capacidad de los funcionarios pblicos, contribuyendo de la manera ms
positiva al cumplimiento de la misin institucional, a la mejor prestacin de servicios a la
comunidad y al eficaz desempeo del cargo. Por lo tanto, debe orientarse al desarrollo de
las habilidades y destrezas requeridas para el incremento de la eficiencia organizacional.
Compensacin: tiene como propsito remunerar a los funcionarios pblicos de acuerdo

con las normas legales vigentes. La adecuada y equitativa remuneracin, acorde con los
niveles de conocimiento requeridos para el desempeo de los cargos y con las
responsabilidades asignadas, permite contar con funcionarios cada vez ms competentes e
idneos para el desarrollo de sus funciones constitucionales y legales.
Bienestar Social: garantiza que la gestin institucional y los procesos de administracin

del Talento Humano tengan en cuenta el bienestar y el desempeo eficiente y eficaz de los
funcionarios. Se organiza a partir de las iniciativas de los funcionarios pblicos, como
procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que
favorezcan el desarrollo integral del funcionario, el mejoramiento de su nivel de vida y el de
su familia; asimismo deben permitir elevar los niveles de satisfaccin, eficacia, eficiencia,
efectividad e identificacin del funcionario con el servicio de la entidad en la cual trabaja.
Evaluacin del desempeo: permite calificar el rendimiento del funcionario a partir de los
objetivos fijados y planes operativos acordados, buscando su mejoramiento y desarrollo. Se
tiene en cuenta para conceder estmulos a los funcionarios, formular programas de
capacitacin, evaluar los procesos de seleccin y determinar la permanencia en el servicio.
Debe realizarse teniendo en cuenta los procedimientos e instrumentos proporcionados por
la ley y las normas reglamentarias.
Los Jefes de rea deben estar capacitados para el uso adecuado de tales instrumentos,
esto es, para establecer y concertar objetivos medibles y cuantificables en trminos de los
resultados esperados de la labor de cada funcionario; congruentes y coherentes con los
planes y programas operativos de la entidad y con las actividades y tareas que han sido
asignadas a cada cargo en el diseo de los procesos.
116
El manejo adecuado de este instrumento de evaluacin del desempeo de los funcionarios

pblicos impulsar la productividad en la medida que la alta direccin aplique criterios
justos, equitativos, transparentes y oportunos.
Retiro, permite a la entidad definir los procedimientos adecuados ante situaciones generadas
por necesidades del servicio o por pensin de los funcionarios pblicos.
Dependencia de Gestin Humana

Formulacin de las polticas de Desarrollo del Talento Humano
4. Establecer criterios base que permitan el diseo de polticas que garanticen un adecuado
diseo e implementacin del proceso de desarrollo y gestin del Talento Humano. Para ello
utilizar el Formato 18, siguiendo las siguientes instrucciones:
Tomar
los resultados del diagnstico Formato 17 - identificar en cules aspectos del

proceso administrativo de gestin del Talento Humano (Seleccin, induccin, reinduccin,
formacin, capacitacin, etc.) se requiere formular o ajustar polticas. Se estructurar el
Formato 18 para cada aspecto identificado.
Proceder
a organizar la totalidad del Formato 18, siguiendo los pasos indicados en el

Anexo N 3, Procedimiento para la formulacin de polticas.
Implementacin de las polticas

5. Tomando como base el Formato 19, y siguiendo los pasos indicados en el Anexo N 3,
Procedimiento para la formulacin de polticas, se definir el alcance y los responsables de la
implementacin y seguimiento de las polticas.

6. En sesin plenaria del Comit de Control Interno; analizar, ajustar y aprobar las polticas para el
Desarrollo del Talento Humano en la entidad, consignando en el Acta de Comit lo
correspondiente.
Directivo Responsable de la Implementacin del MECIP

7. Tramitar el Acto Administrativo por el cual se definen las polticas de desarrollo del Talento
Humano en la entidad, y una vez aprobado integrar al Manual de Procedimientos (Operacin).
8. Determinar el procedimiento para socializar las Polticas de Desarrollo del Talento Humano a
todos los funcionarios de la entidad y para conocimiento de los grupos de inters.
Dependencia responsable de cada Macroproceso y

Procesos correspondientes
9. Revisar peridicamente la vigencia de las polticas de Desarrollo del Talento Humano en la
entidad y su aplicacin, para gestionar los ajustes, actualizaciones o la resocializacin si se
diera el caso.
117
118
119
120
ANEXO N. 3
INSTRUCTIVO PARA LA FORMULACIN DE POLTICAS
IMPORTANCIA DE LAS POLTICAS
Las Polticas definen la manera como se ejecuta la funcin administrativa en el cumplimiento
de los fines constitucionales y misionales de la Entidad. Adems se constituyen en herramientas
de gestin que le dan direccionamiento permanente al quehacer, en el da a da de la entidad y,
por lo tanto, incrementan la gobernabilidad, ya que le permiten a la alta direccin, dirigir y
controlar el rumbo de la entidad.
Por otra parte, al hacer explcitas las orientaciones de la entidad, las polticas facilitan la
construccin de visin compartida, cuando son ampliamente difundidas, comprendidas y
acatadas por todos los miembros de la organizacin.
QU ES UNA POLTICA?
Una poltica es una directriz u orientacin acerca de cmo debe relacionarse la entidad en un
campo especfico de su gestin para el cumplimiento de los objetivos que se ha propuesto, de
manera que se garantice la necesaria coherencia entre sus prcticas y sus propsitos.
CMO SE ENUNCIA UNA POLTICA?

El enunciado de la poltica expresa el QU (Objetivo) y el CMO (Estrategia) que orienta la
actuacin de la entidad en la respectiva rea.
Ejemplo de una Poltica de Calidad:
La Contralora de (Nombre de la Entidad) se compromete a orientar su gestin fiscalizadora en la
obtencin de beneficios y resultados para la comunidad ejerciendo el control fiscal integral en
forma eficiente y eficaz (QU), mediante el mejoramiento continuo de los procesos, el desarrollo
de las competencias laborales de sus funcionarios, fomentando la participacin ciudadana y
buscando dar cobertura a todos los sujetos de control (CMO).
Ejemplo de una Poltica de Integridad:
Con el fin de garantizar el ejercicio de la funcin administrativa, dando efectivo cumplimiento a los
mandatos constitucionales y legales, la (nombre de la entidad) orientar su quehacer institucional
a base de principios y valores ticos, (QU) para lo cual realizar procesos participativos de
formulacin, adopcin y apropiacin de sus Cdigos de tica y de Buen Gobierno (CMO).
QUINES Y CMO SE FORMULAN LAS POLTICAS?

Las polticas son formuladas por la Mxima Autoridad de la Institucin Pblica y su equipo
directivo, teniendo como marco de referencia las normas legales que la rigen, su Plan de
Desarrollo Estratgico y los diagnsticos respectivos. Los responsables de la formulacin de las
polticas podrn solicitar el apoyo del Equipo MECIP, pero no se le puede delegar a este Equipo
dicha responsabilidad.
121
La formulacin de Polticas debe ser un proceso participativo, que involucre a los directivos
responsables de su ejecucin y cumplimiento.
PASOS PARA LA FORMULACIN DE POLTICAS

1.
Seleccin de los aspectos o temas sobre los cuales se va a formular la poltica en el
respectivo Estndar de Control. Debe establecerse un formato para cada aspecto o tema
del Estndar de Control. El tema se anota en la tercera fila del formato
2.
Identificar los mandatos constitucionales, legales y misionales en los temas del
Estndar de Control analizado (primera columna del formato).
3.
Identificar los criterios de base (necesidades y/o vacos existentes) para el ajuste o
formulacin de
la(s) poltica(s) que orientan la gestin en los diferentes temas del
Estndar de Control (segunda
columna del formato). Esta columna se alimenta de las
conclusiones que arroj el diagnstico del respectivo Estndar de Control, las cuales han
quedado consignadas en el Formato pertinente.
4.
Formular los QU (objetivos) de la poltica para el cumplimiento de los fines de la
funcin administrativa en el respectivo aspecto o tema del Estndar de Control (tercera
columna del formato).
5.
Formular los CMO (estrategias) que requiere el estndar de control para su
implantacin en el da a da de la Entidad (cuarta columna del formato).

6.
Construir el enunciado de la poltica, articulando en forma gramatical coherente lo
anotado en las
columnas tercera y cuarta del formato (quinta columna del formato).
Formato para la formulacin de polticas
IMPLEMENTACIN DE LAS POLTICAS

El proceso de implementacin de las polticas definidas tiene su inicio en la identificacin de su
alcance y de los responsables de su ejecucin y seguimiento. Para ello se podrn seguir los
siguientes pasos:
122
1.
En la primera columna del Formato para la implementacin de polticas, se
anotar el aspecto o tema del Estndar de Control sobre el cual se ha formulado la poltica
respectiva.
2.
En la segunda columna se transcribir textualmente el enunciado de la poltica que
se anot en la quinta columna del Formato para la formulacin de polticas.
3.
En la tercera columna se especificar el alcance de la poltica, refiriendo si cubre un
proceso, un subproceso o actividades dentro de estos.
4.
En la cuarta columna se indicar el rea, Comit, Equipo o cargo especfico
responsable de la ejecucin de la poltica.
5.
En la quinta columna se anotar el Comit, Equipo o Cargo responsable del
seguimiento a la
implementacin de la poltica.
Formato para la implementacin de polticas
123
1.3 Protocolos de Buen Gobierno

El modo o la manera que asume el nivel directivo en la conduccin de la Institucin, define un
estilo de administracin y gestin propio que, a pesar de tener como base los principios y valores
individuales de la mxima autoridad y de su nivel directivo, obliga a asumir los requisitos de tipo
moral, tico, de responsabilidad, compromiso, con el servicio pblico; conocimiento, suficiencia,
capacidad gerencial, necesarios para conducir la entidad pblica, y de transparencia en el actuar,
que exigen las comunidades a las cuales se debe atender.
Los Protocolos de Buen Gobierno, por lo tanto, constituyen la forma adoptada por el nivel directivo
para guiar y orientar las acciones de la entidad pblica, generando autoridad y confianza
inicialmente, por su capacidad gerencial, conocimiento de los grupos de inters de la entidad y
compromiso con la satisfaccin a sus necesidades; por su compromiso con el control y
cumplimiento de la misin, visin, planes y programas; por su ejemplo de buen trato a los
funcionarios pblicos y una apropiada utilizacin de los recursos, con transparencia y eficiencia.
Este Estndar de Control tiene los siguientes beneficios para la entidad pblica:
1.
Incrementa la credibilidad, la confianza y la gobernabilidad en los diferentes grupos
de inters frente a las prcticas de quienes detentan la autoridad.

2.
Crea un clima interno de reglas de juego claras y precisas que transparentemente
definen las expectativas de comportamiento de la alta direccin.
3.
Genera un estilo de direccin unificado, por cuanto facilita el alineamiento de todo el
equipo directivo bajo los mismos parmetros de comportamiento.

4.
Propicia la confianza interna entre los miembros del equipo directivo, por cuanto
todos los integrantes suscriben el compromiso de reglas de juego comunes.

5.
Fortalece una cultura corporativa orientada al cumplimiento de los fines del Estado.
6.
Posiciona social y polticamente a la entidad y a sus integrantes, otorgndoles
reconocimiento y representatividad por parte de la sociedad.
124
a) Procedimiento
1.
Realizar el diagnstico del estado del estndar de Control Protocolos de Buen
Gobierno en la entidad, estableciendo las necesidades de ajuste a este Estndar de
Control.
2.
Establecer los criterios base para la definicin de polticas, que orienten los
Protocolos de Buen Gobierno.

Las GUAS 09 y 10 presentan las instrucciones detalladas para la implementacin de este
Estndar de Control.

Los FORMATOS 20, 21, 22, 23 y 24 constituyen los instrumentos que facilitan su
implementacin. Manual de tica Pblica para Instituciones del Estado, Captulo Sptimo.
125
GUA 09 Diagnstico sobre Protocolos de Buen Gobierno

Descripcin
El Procedimiento de implementacin del estndar de Control Protocolos de Buen Gobierno parte
de la realizacin de un diagnstico del estado del Estndar de Control Protocolos de Buen
Gobierno en cada dependencia, y en la entidad en general, con el fin de establecer las
necesidades de diseo o ajuste, e implementacin.
El diagnstico toma como base el conocimiento de la Constitucin, la ley, las normas especificas
de la entidad y de las funciones que le competen; la idoneidad para el desempeo del cargo, la
capacidad de orientar grupos de trabajo, la transparencia de la gestin, la postura ante las
innovaciones, los cambios y el aprendizaje y la forma de resolver los problemas y medir los
resultados.
Los Protocolos de Buen Gobierno permiten que los funcionarios pblicos se desempeen en un
ambiente que facilite tanto la comprensin y el respeto por el control, como la motivacin para la
sugerencia de medidas que fomenten el mejoramiento en la prestacin del servicio pblico.
Los Protocolos de Buen Gobierno pueden materializarse en la formulacin de un Cdigo de Buen
Gobierno por parte de la alta direccin de la entidad, el cual se constituye en una regla de juego
del equipo directivo para el gobierno o direccin de la entidad, en sus relaciones con los diferentes
grupos de inters y en la administracin de los recursos pblicos encomendados.
Requerimientos

Normas que rigen la entidad.
Compromisos o Protocolos ticos de la Entidad.
Responsables

- Equipo Directivo.
- Equipo MECIP (apoyo en el diagnstico).
Implementacin
- Equipo Directivo.
126

- Equipo MECIP.
- Equipo Directivo.

Operacin
cuenta la metodologa establecida y ajustando a los requerimientos especficos de la entidad,
de acuerdo con su funcin constitucional y legal, y sus objetivos. Con relacin al primer paso de
la metodologa, aprueba la cobertura de la encuesta y el involucramiento de todas las
dependencias de la entidad para realizar el diagnstico del Protocolos de Buen Gobierno.
Equipo MECIP
2. Analizar los aspectos del Formato 20, Cuestionario Encuesta existencia del Estndar
Protocolos de Buen Gobierno, y adicionar los que se consideren necesarios de acuerdo con las
caractersticas especificas de la entidad, continuando con la numeracin consecutiva.
3. Solicitar un listado de los funcionarios pblicos por dependencia a la instancia correspondiente,
4. Determinar los funcionarios pblicos a los cuales se aplicar la encuesta, utilizando el
INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN DE MUESTRAS POBLACIONALES, incluido como
ANEXO 1 del presente Manual.
5. Reunir los funcionarios seleccionados para dar aplicacin a la Encuesta, explicando los
objetivos de la misma, su carcter confidencial y distribuyendo el Formato 20, Cuestionario
Encuesta existencia del Estndar Protocolos de Buen Gobierno, para su llenado, estableciendo
un trmino prudencial. Esta labor debe ser llevada a cabo por el representante de cada
dependencia miembro del Equipo MECIP.
6. Una vez aplicadas las encuestas por los funcionarios seleccionados, proceder a organizar el
Formato 21, utilizando el PROCEDIMIENTO PARA TABULACIN DE ENCUESTAS E
INTERPRETACIN DE RESULTADOS, incluido como ANEXO 2 del presente Manual.
127
7. Completar el Formato 22, Anlisis del Estndar Protocolos de Buen Gobierno por
Dependencia, siguiendo las instrucciones:
En la Casilla (1) indicar el nombre de la dependencia a la cual se le realiza el anlisis.

En
la Casilla (2), valoracin, registrar el resultado que corresponde a la dependencia Formato 21.
En la Casilla (3), interpretacin, registrar la interpretacin obtenida en el Formato 21.

En
la Casilla (4) registrar la evaluacin general a los criterios base de existencia e

implementacin del Estndar de Control.
En
la Casilla (5) registrar las acciones de diseo e implementacin, resultantes de la

evaluacin general.
En
la Casilla (6) registrar las acciones de ajuste e implementacin, resultantes de la

evaluacin general.
8. Consolidar el resultado para la entidad una vez realizados los anlisis por dependencia. Para
ello se completa el Formato 23, Valoracin Encuesta Protocolos de Buen Gobierno Consolidado Institucin, siguiendo las instrucciones:
Relacionar en las lneas de la columna (1) todas las dependencias de la entidad, y frente a
cada una indicar en la columna (2) el nmero de funcionarios pblicos asignados a la
dependencia y en la casilla (3) el porcentaje (%) de participacin de la dependencia, con
relacin al total de funcionarios de la entidad (dividir nmero de funcionarios de cada
dependencia sobre el nmero de funcionarios total de la entidad).
Tomar
cada una de las valoraciones de los Formatos 21 por cada dependencia y

registrarlas en las lneas correspondientes de la columna (4) del Formato 23.
Obtener los puntajes parciales por dependencia, multiplicando los valores de la columna (4)
Sumar los puntajes parciales de la columna (5) y registrar el resultado en la casilla (6) Total
Valoracin Consolidado Entidad.
Registrar en la casilla (7) interpretacin, el resultado de la casilla (6) utilizando los rangos
9. Completar el Formato 24, Anlisis del Estndar Protocolos de Buen Gobierno -Consolidado
Institucin, siguiendo las instrucciones:

En la casilla (2), interpretacin, registrar la interpretacin obtenida en el Formato 23.
128
En
la casilla (3) registrar la evaluacin general a los criterios base de existencia e

implementacin del Estndar de Control, teniendo en cuenta cada una de las evaluaciones
llevadas a cabo por dependencia.
En
la casilla (4) registrar las acciones de diseo e implementacin, resultantes de la

evaluacin general.
En
la Casilla (5) registrar las acciones de ajuste e implementacin resultantes de la

evaluacin general.
10. El Equipo MECIP hace entrega al directivo responsable de la implementacin del MECIP, de
las encuestas realizadas por dependencia, los formatos de valoracin de las encuestas y los
anlisis por rea, y el consolidado de la entidad, para su presentacin al Comit de Control
Interno.

11. Analizar la presentacin del diagnstico sobre Protocolos de Buen Gobierno que realiza el
directivo responsable de la implementacin del MECIP, con el apoyo del Equipo MECIP, y
revisar las necesidades de diseo, ajuste o implementacin de propuestas. Ello se consigna en
el acta respectiva.
129
130
131
132
133
134
GUA 10 Definicin de Criterios Base y formulacin de los

Protocolos de Buen Gobierno
Descripcin
A partir de los resultados del diagnstico de la situacin de los Protocolos de Buen Gobierno, se
deben establecer los criterios mnimos para su diseo o ajuste, e implementacin. Tales criterios
debern parametrizarse y generar un ordenamiento que facilite la formulacin de polticas o
directrices generales y especficas, aplicables a todos los niveles directivos de la organizacin.
Las instrucciones que se presentan en esta Gua para la definicin de criterios base y formulacin
del Estndar de Control, se agrupan en dos actividades que se deben ejecutar en forma sucesiva
para facilitar su diseo e implementacin:
1. Formulacin de Criterios, tomando como base los conceptos que se presentan y que
deben complementarse con las normas vigentes y las especficas que se apliquen a la
entidad.
2.
Formulacin del Cdigo de Buen Gobierno de la entidad.
Requerimientos
Funcin Constitucional y legal de la entidad.

Norma o normas que se apliquen a la entidad.
Normas de carcter general relacionadas con el Desarrollo del Talento Humano.
Acuerdos y Compromisos ticos de la Entidad.
Planes y Programas de la entidad relacionados con el Desarrollo del Talento Humano.
Responsables
Diseo y Apoyo a la implementacin

- Equipo Directivo.
- Equipo MECIP (apoyo en el diagnstico del Estndar de Control).
Implementacin
- Equipo Directivo.

- Equipo directivo.
135
- Equipo MECIP.
- Comit de Buen Gobierno

- Equipo Directivo.
- Comit de Buen Gobierno.
Operacin
Formulacin de criterios
1. Establecer, a partir de las necesidades de diseo o ajuste, e implementacin, identificadas en
el Diagnstico de los Protocolos de Buen Gobierno, detallado en la Gua 09, los criterios de
diseo o ajuste e implementacin del Estndar de Control Protocolos de Buen Gobierno.
2. Definir los criterios especficos de la entidad para los Protocolos de Buen Gobierno, teniendo
en cuenta:
La naturaleza de las funciones de la entidad.

Los requisitos de la entidad para ocupar cargos de nivel directivo.
El nivel de conocimiento especializado
y experiencia requerido para el desempeo de los
cargos de nivel directivo.
Acreditacin de requisitos exigidos por la ley para la posesin y el desempeo del cargo.
El perfil sicolgico de quienes ingresan a desempaar cargos de nivel directivo.
Conocimiento sobre la organizacin del Estado y de las funciones especficas de la entidad
en la cual se desempea el directivo.
Conocimiento de la misin y visin de la entidad.

Conocimiento del Plan de Desarrollo o Plan Estratgico de la entidad.
Cumplimiento
de la Constitucin, las leyes y normas de todo orden que se apliquen a la
entidad.
Compromiso con la adopcin del Control Interno.

Capacidad para formular planes y direccionar estratgicamente la entidad o la dependencia
a su cargo.
136
Conocimiento y aplicacin de las normas especficas aplicables para la administracin del

Talento Humano.
Conocimiento y reconocimiento de las caractersticas de los grupos de inters que atiende

la entidad en general y las dependencias en particular.
Existencia
de polticas que definen los procesos de seleccin, induccin, reinduccin,

formacin, capacitacin, compensacin y de bienestar social, aplicables a los directivos de
la entidad.
Reconocimiento del nivel directivo de los derechos de los funcionarios pblicos.

Existencia
y conocimiento de procesos/procedimientos definidos para la evaluacin del

desempeo de los funcionarios.
Compromiso frente a la Administracin de Riesgos.

Utilizacin de los bienes
y recursos asignados para el desempeo de su empleo, cargo o

funcin, o la informacin reservada a la que tenga acceso, en forma exclusiva para los fines
a que estn afectos.
Desempeo
del cargo sin

contraprestaciones legales.
obtener
pretender
beneficios
adicionales
las
Ejercicio de las funciones consultando permanentemente los intereses del bien comn.
Respeto
al orden de prelacin para atender los asuntos en el orden que ingresen a su

despacho, salvo prelacin legal o urgencia manifiesta.
Vigilancia
y salvaguarda de los bienes y valores que se le han encomendado a los
directivos.
Utilizacin debida y racional de los bienes y valores enunciados.

Asignacin
de autoridad y responsabilidad para actividades de operacin, motivando la

iniciativa de los funcionarios pblicos a su cargo.
Publicidad de los actos administrativos y contratos adjudicados.

Creacin y facilitacin de mecanismos de recepcin y envo permanente de informacin a
la comunidad y dems grupos de inters.
Acatamiento
y puesta en prctica de los mecanismos que se diseen para facilitar la

participacin de la comunidad en la planeacin del desarrollo.
Equipo Directivo
Formulacin de polticas (Elaboracin del Cdigo de Buen Gobierno)
3.
El liderazgo en la elaboracin del Cdigo de Buen Gobierno corresponde al representante

legal de la
entidad pblica;
la alta direccin puede seleccionar a su vez a un alto
directivo para que ejerza el papel
de ejecutivo en la elaboracin del Cdigo, ms no en
su ejecucin, la cual es responsabilidad de todos.
137
La formulacin del Cdigo de Buen Gobierno se realizar siguiendo la metodologa propuesta

en el Captulo Sptimo del Manual de tica Pblica para Instituciones del Estado. A
continuacin se presenta un resumen de los pasos a seguir:
Primer paso: sensibilizacin en gobierno corporativo para la alta direccin. La alta direccin
debe comprender cabalmente qu es el buen gobierno, qu es un Cdigo de Buen Gobierno,
para qu sirve y de qu manera se involucran los actores de la entidad para hacerlo efectivo;
debe realizarse un conversatorio con la alta direccin en busca del entendimiento de los
alcances del mismo. All se expondrn tambin los resultados del diagnstico del Estndar de
Control Protocolos de Buen Gobierno.
Segundo paso: acuerdos bsicos para la formulacin del Cdigo de Buen Gobierno. El equipo
directivo revisar el Modelo de Cdigo de Buen Gobierno que ofrece el Manual de tica
Pblica, y definir algunas pautas para la elaboracin de un primer borrador del documento,
referidas a las adaptaciones, modificaciones, exclusiones e inclusiones de temas y polticas
que deber contener el mismo. Tambin nombrar una Comisin Redactora del borrador, la
cual tomar nota de los acuerdos.
Tercer paso: elaboracin del Cdigo de Buen Gobierno. La Comisin Redactora elaborar un
borrador del Cdigo de Buen Gobierno en un tiempo no superior a quince (15) das calendario.
Este borrador de Cdigo de Buen Gobierno deber enviarlo el equipo redactor a todos los
miembros de la alta direccin, quienes tendrn a su vez quince (15) das calendario para
revisar y evaluar el texto, realizando individualmente las anotaciones sobre los cambios que
crean convenientes, de acuerdo con la normatividad marco constitucional, legal y
reglamentario de la entidad pblica.
Cuarto paso: aprobacin y adopcin formal del Cdigo de Buen Gobierno. Se convocar a la
direccin a una sesin donde se analizar, discutir, evaluar y se realizarn las
modificaciones pertinentes al borrador del Cdigo de Buen Gobierno. Un miembro del equipo
redactor del borrador ser quien presente a los asistentes el contenido del documento. La
Comisin Redactora tomar nota de las ltimas observaciones, realizar los ajustes del caso y
entregar el texto definitivo al directivo responsable de la implementacin del MECIP.
El directivo responsable de la implementacin del MECIP

4. Tramitar con el representante legal de la entidad el acto administrativo por el cual se adopta el
Cdigo de Buen Gobierno.
El Comit de Control Interno

5. Determinar el procedimiento para socializar el Cdigo de Buen Gobierno a todos los grupos de
inters de la entidad, tanto internos como externos.
Equipo Directivo
Comit de Buen Gobierno
138
Directivo Responsable de la Implementacin del MECIP

6. Revisar peridicamente la vigencia de las polticas de Protocolos de Buen Gobierno en la
entidad y su aplicacin, a fin de gestionar los ajustes, actualizaciones o la resocializacin si
hubiere necesidad.
Procedimiento general para asegurar la operacin del Estndar de

Control
7. Aprobacin del Cdigo de Buen Gobierno en sesin del comit directivo de la entidad.
8. Adopcin del Cdigo de Buen Gobierno mediante acto administrativo interno.
9. Designacin de un promotor del Cdigo de Buen Gobierno.
10. Difusin del Cdigo de Buen Gobierno a todos los grupos de inters, en especial a:
Los funcionarios de la entidad.

Los contratistas y proveedores.
Los medios de comunicacin.
Los rganos de Control.
La ciudadana.
Gremios empresariales.
11. Conformacin y operacin del Comit de Buen Gobierno.
12. Uso sistemtico del Cdigo de Buen Gobierno como referente de actuacin de los altos
directivos de la entidad.
13. Medicin de Gobernabilidad.
139
2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
Planos y Programas / Modelo de Gestin por Procesos /
Estructura Organizacional
Una vez que la institucin cuenta con una autorregulacin del Comportamiento tico de sus
funcionarios, la fijacin de unas polticas de desarrollo humano que favorezcan su compromiso
con la institucin y con el Estado en general, se defina una caracterizacin de un estilo de
direccin favorable al Control, y de una gestin transparente, la institucin se encuentra en
mejores condiciones para formular su Direccionamiento Estratgico, de tal forma que la conduzca
al cumplimiento de sus objetivos de manera transparente, eficiente y eficaz.
El Direccionamiento Estratgico toma como base, los estndares del Ambiente de Control para
definir los instrumentos que permiten el control a la ruta organizacional que deber seguir la
institucin para el logro de sus objetivos misionales, encausndola a una operacin de calidad,
eficiente y eficaz que satisfaga los requerimientos de sus clientes y/o grupos de inters. Se
desarrolla a travs de los Planes y Programas, el Modelo de Gestin por Procesos y una
adecuada Estructura Organizacional.
La siguiente ilustracin presenta los insumos requeridos para el diseo de este Componente de
Control, as como los Productos que se obtienen de su operacin. En algunos casos, los
productos sern tomados como insumos de otros Componentes.
140
Metodologa de diseo e implementacin

Para el diseo e implementacin del Componente Direccionamiento Estratgico se parte de un
diagnstico sobre el estado de los estndares Planes y Programas, Modelo de Gestin por
Procesos y Estructura Organizacional, los cuales permitirn establecer las necesidades de diseo,
ajuste o implementacin de cada uno de ellos.
El resultado del diagnstico deber permitir a la institucin el diseo de tres (3) instrumentos de
Control.
Un primer instrumento, que consolide el proceso de planeacin estratgica y que se constituya,
conjuntamente con la funcin institucional, en la gua y orientacin a la construccin del soporte
organizacional necesario para la correcta administracin de la institucin.
Un segundo instrumento, que estructure el Modelo de Gestin por procesos de la institucin y que
otorgue el soporte a la ejecucin de la funcin.
Un tercer instrumento, que defina la manera como los funcionarios se relacionan sistmicamente
con las formas de planeacin y operacin, para lograr el cumplimiento de los objetivos
establecidos por la institucin.
141
2.1 Planes y Programas

Los Planes y Programas constituyen el primer Estndar de Control del Componente
Direccionamiento Estratgico, a travs del cual se establecen los objetivos institucionales,
necesarios para direccionar la gestin de la institucin.
Constituyen el resultado de los procesos de Planeacin Estratgica y generan el primer
instrumento de Control al cumplimiento de los objetivos de la organizacin.
a) Procedimiento
1. Realizar un diagnstico sobre el estado de los Planes y Programas a partir de una Encuesta de
Opinin, que consulte la percepcin de los funcionarios sobre su existencia y aplicacin,
permitiendo establecer las necesidades de diseo, ajuste o implementacin del Estndar de
Control.
2. Realizar un anlisis estratgico de la institucin, que comprenda:
Un
Anlisis Externo, tendiente a identificar las principales oportunidades y amenazas, y

definir las estrategias necesarias para aprovechar las unas y minimizar las otras.
Un Anlisis Interno, tendiente a identificar las fortalezas y debilidades que puedan potenciar
o afectar la capacidad de la institucin para atender sus funciones y alcanzar sus objetivos.
Construir
la matriz de variables internas y externas (Matriz FODA) la cual incluye las

principales oportunidades y amenazas, as como las fortalezas y debilidades a las que est
expuesta la institucin en su operacin diaria.
3. Definir criterios para el diseo e implementacin de los Planes y Programas a partir de:
La definicin de la Misin.
La formulacin de la Visin.
La elaboracin del Mapa Estratgico de la Planeacin.
4. Disear los Planes y Programas.
b) Instructivos de diseo e implementacin

Las GUAS 11, 12, 13 y 14 presentan las instrucciones detalladas para la implementacin de este
Estndar.

Los FORMATOS 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35 y 36 constituyen los instrumentos que
facilitan la implementacin de este Estndar.
GUA 11 Diagnstico Situacin Planes y Programas

142
Descripcin
Los Planes y Programas contienen los objetivos que la institucin espera alcanzar en un perodo
de tiempo determinado, indicando los recursos necesarios para su logro y asignando las
responsabilidades para su cumplimiento.
El diagnstico de los Planes y Programas en la institucin, tiene el objetivo de establecer la
existencia efectiva y el nivel de conocimiento que de ellos tienen los funcionarios, como requisito
para establecer su nivel de cumplimiento y la coherencia de los mismos con las funciones de la
institucin, su misin y la visin que se espera alcanzar.
Requerimientos
Funcin constitucional y legal de la institucin.

Normas que regulan la institucin.
Planes y programas vigentes en la institucin.
Responsables

- Equipo MECIP.
Implementacin

- Directivo responsable de implementacin del MECIP.
- Equipo MECIP.

- Directivo responsable de implementacin del MECIP.
Implementacin
143
Operacin
cuenta la metodologa establecida, ajustada a los requerimientos especficos de la institucin,
de acuerdo con su funcin constitucional y legal, y sus objetivos, definiendo la cobertura de la
encuesta y la inclusin de todas las dependencias, con las indicaciones adicionales que se
requieran de acuerdo a las caractersticas propias de la institucin.
Equipo MECIP
2.
Analizar los aspectos considerados en el Formato 25, Encuesta Percepcin Planes y

Programas. Adicionar los tems que se consideren necesarios de acuerdo con las
caractersticas especificas de la institucin, continuando con la numeracin consecutiva.
3. Solicitar un listado de los funcionarios por dependencia a la instancia correspondiente,

4. Determinar los funcionarios a los cuales se aplicar la encuesta, utilizando el Instructivo para
la Seleccin de Muestras Poblacionales, incluido como ANEXO 1 del presente Manual.
5. Reunir a los funcionarios seleccionados para dar aplicacin a la Encuesta, explicando los
objetivos de la misma, su carcter confidencial y distribuyendo el Formato 25, Encuesta
Percepcin Planes y Programas, para su llenado, estableciendo un trmino prudencial. Esta
labor debe ser llevada a cabo por el representante de cada dependencia miembro del Equipo
MECIP.
6. Una vez completadas las encuestas por los funcionarios seleccionados, proceder a organizar el
Formato 26, utilizando el procedimiento para tabulacin de encuestas e interpretacin de
resultados, incluido como ANEXO 2 del presente Manual.
7. Completar el Formato 27, Anlisis Planes y Programas por Dependencia, siguiendo las
instrucciones
En la casilla (1) indicar el nombre de la dependencia a la cual se le realiza el anlisis.

En la casilla (2), valoracin, registrar el resultado que corresponde a la dependencia
Formato 26.

En

En

evaluacin general.
En
la casilla (6) registrar las acciones de ajuste a la implementacin que en forma

consensuada el Grupo de Trabajo establezca.
144
8. Consolidar una vez realizados los anlisis por dependencia, el resultado para la institucin.
Para ello, completar el Formato 28, Valoracin Encuesta Planes y Programas Consolidado
institucin, siguiendo las instrucciones:
Relacionar en las lneas de la columna (1) todas las dependencias de la institucin, y frente
a cada una indicar en la columna (2) el nmero de funcionarios asignados a la
dependencia, y en la casilla (3) el porcentaje (%) de participacin de la dependencia con
relacin al total de funcionarios de la institucin (dividir nmero de funcionarios de cada
dependencia sobre el nmero de funcionarios total de la institucin).
Tomar cada una de las valoraciones del Formato 27 por cada dependencia y registrarlas
en las lneas correspondientes de la columna (4) del Formato 28.
Obtener los puntajes parciales por dependencia multiplicando los valores de la columna (4)
Sumar los puntajes parciales de la columna (5) y registrar el resultado en la casilla (6), Total
Valoracin Consolidado Institucin.
Registrar en la casilla (7), interpretacin, el resultado de la casilla (6) utilizando los rangos
9. Completar el Formato 29, Anlisis Planes y Programas Consolidado Institucin, siguiendo las
instrucciones:

En

En

evaluacin general.
En
la casilla (5) registrar las acciones de ajuste e implementacin que, en forma

consensuada, el Grupo de Trabajo establezca.
10. Entregar al directivo responsable de la implementacin del Control Interno, las encuestas
realizadas por dependencia, los formatos de valoracin de las encuestas, los anlisis por rea
y el consolidado de la institucin, para su presentacin al Comit de Control Interno.

11. Analizar la presentacin del diagnstico sobre el estado de los Planes y Programas que realiza
el directivo responsable de la implementacin del MECIP, estableciendo las necesidades de
diseo, ajuste o implementacin de propuestas.
145
146
147
148
149
150
GUA 12 Anlisis Estratgico Interno y Externo

Descripcin
Las instituciones deben definir su misin a partir del mandato constitucional y legal y formular la
visin de la institucin como base para la formulacin de los Planes y Programas.
Los Planes y Programas se ven afectados por el entorno externo, cuyos factores no son del
control de la institucin, como son los econmicos, polticos, sociales, tecnolgicos y competitivos,
y su ocurrencia se convierte en oportunidades o amenazas para el cumplimiento de los objetivos
institucionales. Igualmente, a nivel interno, la capacidad de la institucin en su direccionamiento,
en la aplicacin de nuevas tecnologas, su competitividad, su estructura financiera y de
disponibilidad del recurso humano, se constituyen en fortalezas o debilidades.
A partir del anlisis estratgico se construye la Matriz FODA, que permite establecer las
estrategias de aprovechamiento de fortalezas y oportunidades y la disminucin de amenazas y
debilidades, que se toman como base para la formulacin de los Planes y Programas.
Requerimientos

Leyes reglamentarias.
Planes y programas de la institucin.
Normatividad vigente que regula a la institucin.
Estudios previos desarrollados por la institucin.
Responsables

- Equipo MECIP.
Implementacin

- Equipo MECIP.
151

Operacin
1. Establecer los parmetros particulares que se apliquen a la institucin, de acuerdo a su origen
constitucional o legal, que se integran a los factores considerados para el anlisis estratgico
interno y externo.
Equipo MECIP
Anlisis Estratgico Externo e Interno
2. Examinar los aspectos considerados en el Formato 30, Anlisis Estratgico Externo y el
Formato 31, Anlisis Estratgico Interno. Adicionar aquellos sugeridos por el Comit de Control
Interno y los que se consideren necesarios de acuerdo con las caractersticas especificas de la
institucin, continuando con la numeracin consecutiva.
3. Analizar grupalmente los factores del Formato 30, Anlisis Estratgico Externo, y registrar en
la columna (1) Oportunidades, o en la columna (2) Amenazas, de acuerdo con las conclusiones
del grupo.
4. Analizar grupalmente las capacidades internas de la institucin en el Formato 31, Anlisis
Estratgico Interno, y registrar en la columna (1) las Fortalezas o en la columna (2) Debilidades,
de acuerdo con las conclusiones del grupo.
Elaboracin Matriz D.O.F.A.

5. Elaborar la Matriz D.O.F.A de la institucin, completando el Formato 32, Matriz F.O.D.A., de
acuerdo con las siguientes instrucciones:
Registrar
en la casilla (3) Oportunidades y casilla (4) Amenazas, los resultados

correspondientes, tomando del Formato 30, Anlisis Estratgico Externo.
Registrar
en la casilla (1) Fortalezas y casilla (2) Debilidades, los resultados

correspondientes, tomando del Formato 31, Anlisis Estratgico Interno.
Cruzar
los efectos de las Fortalezas, casilla (1) con las Oportunidades casilla (3), para
establecer las estrategias que permitan alcanzar las oportunidades con base en sus
fortalezas, y registrarlas en la casilla (5) Estrategias FO.
152
Cruzar los efectos de las Fortalezas, casilla (1), con las Amenazas, casilla (4), y establecer
las estrategias que permitan neutralizar las amenazas con base en sus fortalezas internas y
registrarlas en la casilla (7), Estrategias FA.
Cruzar
los efectos de las Debilidades, casilla (2), con las Oportunidades, casilla (3), y
establecer las estrategias que permitan neutralizar las debilidades internas con el
aprovechamiento de las oportunidades externas, y registrarlas en la casilla (6), Estrategias
DO.
Cruzar los efectos de las Debilidades, casilla (2), con las Amenazas externas, casilla (4), y
establecer las estrategias que permitan superar las debilidades y neutralizar las amenazas,
y registrarlas en la casilla (8), Estrategias DA.
6. Entregar al directivo responsable del MECIP, los resultados del Anlisis Estratgico Interno y
Externo y la Matriz FODA desarrollada por el Grupo, para su presentacin al Comit de Control
Interno.

7. Analizar la presentacin de la Matriz FODA que realiza el Directivo responsable del MECIP y
revisar las necesidades de diseo, ajuste o implementacin de las estrategias.
Dependencia responsable del Proceso

8. Revisar y analizar las necesidades de ajuste de la definicin de Estrategias que direccionan la
institucin, para adelantar los trmites ante las instancias pertinentes.
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158
GUA 13 Definicin de Criterios Base para la Formulacin de Planes y

Programas
Descripcin
Las instituciones pblicas deben contar con un Sistema de Planeacin definido y constituido por el
conjunto de agentes e instrumentos, que conforme a unos principios, formulan, aprueban,
ejecutan y evalan los diferentes instrumentos de planificacin, con el fin de garantizar el
desarrollo integral de la Institucin en s misma y del cumplimiento de sus objetivos institucionales,
orientado, a su vez al cumplimiento de los fines esenciales del Estado.
Los Planes deben definirse en dos niveles: 1) Planes de nivel Estratgico, que corresponden al
Plan de Desarrollo o Plan Estratgico de la institucin y que deben cumplir los requisitos exigidos
en las normas vigentes; 2) Planes de Nivel Operativo, que corresponden al conjunto de acciones
que permiten ejecutar los Planes de primer nivel, detallando los recursos financieros, humanos y
fsicos que orientan los procesos.
Dicho Sistema de Planeacin de la institucin debe regirse por los principios establecidos en las
normas de carcter general y las normas de carcter especfico de la institucin, fijando sus
propios instrumentos de Planeacin:
Un Instrumento directivo o rector de la Planeacin (Plan de Desarrollo o Plan estratgico).

Instrumentos operativos (Planes de Accin) de Planeacin.
Instrumentos operativos de apoyo (Planes de Trabajo) a la Planeacin.
Las instrucciones que se presentan en esta Gua, para la definicin de criterios de diseo e
implementacin de Planes y Programas se agrupan en tres actividades, a ejecutar en forma
sucesiva para facilitar su aplicacin:
1. Anlisis de la Misin.
2. Anlisis de la Visin.
3. Elaboracin del Mapa Estratgico de la Planeacin.
Requerimientos

Leyes reglamentarias.
Planes y programas de la institucin.
Normatividad vigente que regula a la institucin.
Estudios previos desarrollados por la institucin.
Responsables
159

- Equipo MECIP.
Implementacin

- Equipo MECIP.

Operacin
1. Manifestar su compromiso con el proceso de Planeacin a travs de aspectos previos:
Presencia
directa o delegada por parte de los directivos del rea de Planeacin y

Financiera en las reuniones para la formulacin del Plan.
Autorizacin a los funcionarios que se asignen al proceso, para que dispongan del tiempo
necesario.
Seguimiento al cumplimiento de las tareas que se tracen, tanto para el desarrollo como
para la ejecucin del Plan.
Concertar
con el directivo del rea Financiera, el nivel mximo de recursos para la

financiacin del Plan y la fuente de recursos, con la indicacin de su destinacin especifica.
Anlisis de la Misin
2. Segn la metodologa que se haya seleccionado para el ejercicio, iniciar la discusin con el
estudio del mandato constitucional o legal que le otorg funciones a la institucin, a la
estructura actual, a su misin y su visin, si se encuentran definidas.
3. Analizar los aspectos considerados en el Formato 33, Definicin Misin de la Institucin.
Adicionar aquellos que se consideren necesarios, de acuerdo a las caractersticas especficas
de la Institucin, (continuando con la numeracin consecutiva). Para las preguntas de la casilla
160
(1) registrar su respuesta en la casilla (2), comparar y analizar las respuestas con la definicin
de la Misin y hacer los ajustes necesarios o definir la misin si no se cuenta con este
direccionamiento. Registrar la definicin en la casilla (3).
Para la redaccin de la Misin es necesario tener en cuenta que la Misin debe ser la
formulacin explcita de los propsitos de la institucin, as como la identificacin de sus tareas
y de los actores participantes en el logro de sus objetivos. Debe expresar la razn de ser de la
institucin, incluir la definicin del negocio en todas sus dimensiones e involucrar al cliente
como parte fundamental del deber ser del negocio.
Anlisis de la Visin
4. Analizar los aspectos considerados en el Formato 34, Formulacin Visin de la Institucin.
Adicionar los que se consideren necesarios de acuerdo con las caractersticas especficas de la
institucin, continuando con la numeracin consecutiva. Para las preguntas de la casilla (1)
registrar su respuesta en la casilla (2), comparar y analizar las respuestas con la definicin de la
Visin y hacer los ajustes necesarios o definir la visin si no se cuenta con este
direccionamiento. Registrar la definicin en la casilla (3).
Para la redaccin de la Visin es necesario tener en cuenta que la Visin es un conjunto de
ideas generales, algunas de ellas abstractas, que proveen el marco de referencia de lo que la
institucin quiere y espera en el futuro. La Visin seala el camino que permite a la direccin
establecer el rumbo para lograr el desarrollo esperado de la organizacin en el futuro.
Por ello, la Visin es formulada para los lderes de la organizacin, debe tener claramente
definido un horizonte de tiempo, debe ser integradora, amplia, detallada, positiva, alentadora,
realista y posible.
5. Utilizar herramientas gerenciales tales como, los Diagramas de rbol, Diagramas de Relacin,
etc., para la documentacin o presentacin del Plan Estratgico o de Desarrollo.
6. Efectuar un anlisis de la institucin, teniendo en cuenta las fortalezas, las debilidades, las
amenazas y las oportunidades a las que se encuentra expuesta la institucin, identificadas
previamente en la Gua 12.
Es fundamental analizar los planes y proyectos que estn vigentes y determinar los proyectos
que debern ser continuados, reorientados, o, inclusive, suspendidos, de acuerdo con un
estudio objetivo de su valor agregado al cumplimiento de la funcin constitucional o legal de la
institucin.
Elaboracin del Mapa Estratgico de la Planeacin de la institucin

7. Diligenciar el Formato 35, Diseo Estratgico de la Planeacin. Registrar en la casilla (1) la
Misin ajustada y en casilla (2) la Visin ajustada, de acuerdo con los Formatos 33 y 34.
8. De acuerdo con la Misin y la Visin, y el anlisis estratgico interno y externo, determinar los
objetivos institucionales, casilla (3), que permitan establecer las metas a largo plazo que la
institucin espera alcanzar.
Para definir los objetivos se pueden hacer los siguientes
cuestionamientos: Qu resultados se espera lograr a largo plazo?
A travs de qu se lograr hacerlo?
161
Cul es el fin?
Adicionalmente, tener en cuenta las siguientes recomendaciones para su definicin:
Iniciar con verbo en INFINITIVO que implique una accin concreta: escribir, identificar...
Determinar el atributo o sujeto (de la accin). Tcito o explcito. (Usualmente se usa tcito.)
Definir un umbral o meta, es decir, que la accin est adjetivada (calificada). Hace que la
accin sea cuantificable y medible. (significativamente, intencionadamente ...)
Definir el horizonte de tiempo.

9. Para cada objetivo fijar una o ms estrategias y registrarlas en el Formato 35, columna (4). Las
estrategias son los medios por los cuales se logran los objetivos generales de la institucin. Una
estrategia bien definida debe apuntar al logro de un objetivo especfico.
Para disear detalladamente las estrategias utilizar el Formato 36, Diseo de Planes y
Programas, y tener en cuenta que la definicin de la estrategia implica:
La exposicin de un Plan Conceptual.

El desarrollo de un programa, que rena acciones a seguir, responsabilidades y tiempo.
Los recursos de soporte para el cumplimiento del Plan y de los Programas. Utilizar como
base, el anlisis interno y externo realizado previamente y las estrategias definidas en la
Matriz DOFA.
10. Establecer metas concretas para cada objetivo y estrategia, en la columna (5) del Formato 35,
Diseo Mapa Estratgico de la Planeacin, que permitan, en el tiempo, ir evaluando el
acercamiento hacia o la desviacin del logro de los resultados de largo plazo esperados, y
tomar correctivos oportunamente.
Para las metas:
Definir el umbral a alcanzar, -CUANTO- y el horizonte de tiempo, -CUANDO- . Puede incluir

el DONDE, si es necesario.
Formularla igual que un objetivo o directamente establecerla en trminos de CANTIDAD y

TIEMPO.
Deben ser muy especficas.

Generar indicadores asociados, de acuerdo con los factores claves para su logro.
162
11. Estimar los recursos necesarios para cada estrategia, de acuerdo con las metas propuestas, y
registrarlos en la casilla (6) del Formato 35, Diseo Mapa Estratgico de la Planeacin.
Establecer los indicadores para cada Estrategia y su respectiva Meta.
12. Establecer el monto de los recursos que preliminarmente se le distribuyen a cada estrategia,
de acuerdo con el techo financiero fijado; registrar en la columna (6) recursos. Totalizar la
columna, cuidando de incluir todas las estrategias y metas, y comparar con el techo financiero
para proceder a realizar los ajustes necesarios.
La asignacin de recursos para cumplir objetivos y estrategias deber ser ajustada en su
composicin, una vez que se realice el diseo de Planes y Programas que se presenta en la
Gua 14.
13. Determinar los factores crticos para que los lineamientos estratgicos trazados puedan ser
alcanzados, es decir, los aspectos de la gestin que son necesarios controlar para que no
existan desviaciones o se presenten eventos que puedan alejar a la institucin de la ruta de
accin sealada y, a partir de ellos, construir indicadores de gestin que le permitan
monitorear la ejecucin del Plan. (Remitirse a Indicadores del componente Actividades de
Control).
14. Adicionar el nmero de filas necesarias para registrar toda la informacin que se genere en el
Formato 35, asociado a este procedimiento.
15. Entregar al directivo responsable de la implementacin del MECIP, la revisin de la Misin y la
Visin de la institucin, y el Mapa Estratgico desarrollado, para su presentacin al Comit de
Control Interno.
16. Analizar y verificar la informacin del Diseo Estratgico de la Planeacin de la institucin,
frente a los planes y programas vigentes, estableciendo sus observaciones y recomendaciones
para el Comit de Control Interno.

17. Evaluar los informes de anlisis de la Misin y la Visin, y el Mapa estratgico resultante para
la institucin. Establecer las necesidades de ajuste que estn a cargo del rea responsable del
proceso.
Dependencia responsable del Proceso

18. Gestionar los ajustes resultantes, al Mapa Estratgico de la Planeacin de la institucin
(definicin de la Misin, formulacin de la Visin, definicin de Objetivos y Estrategias).
La jerarqua y secuencia para el diseo de los elementos que componen el Plan Estratgico o
de Desarrollo de la Institucin, se presentan en el siguiente grfico.
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167
GUA 14 Diseo de Planes y Programas

Descripcin
El Diseo de Planes y Programas tiene como objetivo elaborar la proyeccin de la institucin a
corto, mediano y largo plazo, e impulsar y guiar las actividades hacia sus metas. Toma en cuenta
los principios corporativos, la Misin y la Visin, la fijacin de los objetivos institucionales
esperados para un periodo determinado, las metas, los indicadores que permitan verificar su
cumplimiento, las estrategias y la asignacin de responsabilidades y recursos necesarios para el
logro de los propsitos de la institucin.
El diseo de los Planes y Programas requiere:
Definir los lineamientos estratgicos que establezcan el rumbo a seguir por los miembros
de la institucin, hacia el logro de unos resultados esperados.
Definir y programar las acciones necesarias para asegurar el desempeo de las funciones
que le han sido asignadas por la Constitucin Nacional y/o la Ley para el cumplimiento de
los fines del Estado.
Asegurar los recursos necesarios para el funcionamiento de la institucin y para cumplir con
las acciones programadas en el desarrollo de los programas y proyectos de inversin.
Para el diseo de Planes y Programas se requiere tener en cuenta el diseo de un primer nivel,
esto es el Plan de Desarrollo o Plan Estratgico, y un segundo nivel, los Planes Operativos o de
Accin.
Los Planes de Desarrollo o Planes Estratgicos son instrumentos rectores de la planificacin
de la institucin, toda vez que toman en cuenta la Visin, la Misin, objetivos estratgicos, metas,
los sectores de inversin y los recursos necesarios que conviertan los lineamientos estratgicos,
en acciones concretas para la gestin.
Para su desarrollo es necesario tener en cuenta los principios generales que rigen las actuaciones
de las autoridades nacionales, regionales y territoriales en materia de planeacin. Estos principios
son: autonoma, ordenacin de competencias, concordancia, consistencia, prioridad del gasto
pblico social, continuidad, participacin, sustentabilidad ambiental, desarrollo armnico de
regiones, eficiencia, viabilidad y coherencia.
Los Planes Operativos o de Accin, constituyen las acciones y los recursos de orden fsico,
financiero y humano, requeridos para desarrollar las actividades que contribuyen al logro de los
resultados en el corto plazo, teniendo en cuenta la capacidad de la institucin, estos alineados con
el Plan de Desarrollo y el Plan Estratgico de la institucin.
El Plan Operativo o de Accin debe contener por lo menos:
Los objetivos, metas y estrategias del Plan Estratgico o de Desarrollo, segn el tipo de
institucin, para identificar el margen de accin institucional.
Los programas y proyectos del Plan Plurianual de Inversiones para ser ejecutados en cada
vigencia fiscal.
168
La Misin de la dependencia responsable por el Plan de Accin, en el contexto de los

objetivos establecidos en la planeacin estratgica y en el marco legal e institucional que
rige su naturaleza, sus objetivos y sus funciones.
La
disponibilidad de procedimientos, instrumentos, recursos humanos, econmicos e

institucionales, adecuados para cumplir con los objetivos y metas propuestos.
La identificacin de las acciones para fortalecer la capacidad de gestin.

El Presupuesto, herramienta de gestin cuyo fin es garantizar la viabilidad financiera de los
Planes Estratgicos o de Desarrollo y de los Planes Operativos o de Accin. Su elaboracin
comprende:
La previsin de ingresos, egresos, dficit y su financiacin, para establecer los recursos
financieros disponibles y aquellos que se requieren para el cumplimiento o satisfaccin de

los planes estratgicos y operativos.
La
elaboracin del Plan Operativo Anual de Inversiones, que seala los proyectos de
inversin que requieren apropiaciones en el presupuesto de la vigencia correspondiente.
La previsin de las apropiaciones para gastos de funcionamiento, servicio de la deuda e

inversiones contempladas en el Plan Operativo Anual de Inversiones.
Requerimientos

Planes y Programas vigentes de la institucin.
Revisin de la Misin y la Visin de la institucin.
Mapa Estratgico de la Planeacin de la institucin.
Responsables

- Equipo MECIP.
Implementacin

169
- Equipo MECIP.

Operacin
Coordinacin de Control Interno
1. Impartir instrucciones al Grupo de Trabajo Nivel Tcnico, orientando el diseo de Planes y
Programas de acuerdo a las caractersticas propias de la institucin, a partir del diagnstico
realizado al estado de Planes y Programas, y tomando como base el resultado de los anlisis
estratgico interno y externo, la matriz D.O.F.A y el Mapa Estratgico de la Planeacin definido
en las Guas 11, 12 y 13.
Equipo MECIP
2. Utilizar para el Diseo de los Planes y Programas el Formato 36, teniendo en cuenta:
Registrar la estrategia que corresponde.

Indicar el Sector al cual corresponde el Programa o los Programas.
Relacionar los Programas en la columna (1) identificados en el Plan de Desarrollo.
Relacionar los Proyectos que corresponden a cada Programa en la columna (2).
Adicionar las filas que sean necesarias.
Relacionar las actividades para cada Proyecto en la columna (3). Adicionar las filas que
sean necesarias.
Registrar los recursos humanos, fsicos y financieros para cada actividad, columna (4).
Totalizar los recursos para cada Proyecto.
Totalizar los recursos para cada Programa.
Totalizar los Programas que correspondan al Sector en la lnea total.
Consolidar la informacin por sectores y estrategias, y registrar en el Formato 35, Diseo
Mapa Estratgico de la Planeacin, en la columna (5), recursos.
170
3. Entregar al directivo responsable de la implementacin del MECIP para su evaluacin,

aprobacin y presentacin al Comit de Control Interno.

4. Revisar, analizar y ajustar el Diseo de Planes y Programas para la institucin, considerando
las observaciones y recomendaciones de la Auditoria Interna Institucional, consignando sus
decisiones en el acta respectiva, que deben ser ejecutadas por el rea responsable del proceso
de Planeacin en la institucin.
Dependencia responsable del Proceso de Planeacin

5. Adelantar los trmites necesarios y elaboracin de actos administrativos que conduzcan al
ajuste requerido en Planes y Programas de la institucin.
Directivo responsable de la implementacin del MECIP

6. Coordinar con el rea responsable del Proceso los ajustes resultantes a los Planes Operativos
o de Accin, a cargo de las dependencias responsables de Macroprocesos y sus respectivos
procesos.
171
172
2.2 Modelo de Gestin por Procesos

El MODELO DE GESTIN POR PROCESOS es el estndar organizacional que soporta la
operacin de la institucin pblica, integrando las competencias constitucionales y legales que
rigen la institucin, con el conjunto de Planes y Programas necesarios para el cumplimiento de su
funcin y misin.
El MODELO DE GESTIN POR PROCESOS en el MECIP, se propone bajo la connotacin de
una gestin orientada a procesos, entendidos estos como la secuencia de actividades que
lgicamente relacionadas y que tomadas en su conjunto, generan un resultado orientado al
cumplimiento de la funcin de la institucin y de los fines del Estado.
El diseo e implementacin del MODELO DE GESTIN POR PROCESOS, orientado a una
gestin por procesos, pretende determinar la mejor y ms eficiente forma de ejecutar las
operaciones de la institucin, coordinando la asignacin de recursos, el diseo de flujos de
informacin y relaciones de trabajo, bajo un enfoque sistmico que permita el logro de los
objetivos de la institucin.
a) Procedimiento
1. Definir los Macroprocesos que garantizan el cumplimiento de la funcin y misin de la
institucin y clasificarlos segn sean: estratgicos, misionales o de apoyo. Si se encuentran ya
definidos los Macroprocesos, se verifica que sean consistentes con las especificaciones
requeridas para su definicin.
2.
Identificar los Procesos/Subprocesos en que se hace necesario desagregar cada

Macroproceso, definiendo su objetivo y como resultado de ello estructurar la Cadena de Valor.
3. Definir los objetivos de los Macroprocesos y Procesos estableciendo su congruencia y

alineacin con la funcin, misin y objetivos estratgicos de la institucin.
4. Determinar la base legal de los Macroprocesos y Procesos de acuerdo con la normatividad
general y especfica que se aplica a la institucin y elaborar un Normograma, donde se
recopilan las normas, asociadas con los objetivos del proceso, ya sean estos de carcter
externo (leyes, acuerdos, decretos, resoluciones, etc.) o de carcter interno, que brindan
elementos para su direccionamiento.
5. Definir la relacin entre los diferentes Macroprocesos y Procesos de la institucin.
6. Elaborar el Mapa de Procesos que contenga el despliegue de los Macroprocesos en el primer
nivel, la identificacin de los Procesos en el segundo nivel, y los Subprocesos en tercer nivel.
7. Integrar los Grupos de Trabajo para la Modelacin de Procesos, que actuarn al interior de
cada dependencia, bajo la coordinacin del director de primer nivel, responsable del Proceso.
8. Modelar los Procesos de la institucin a partir de:
La
identificacin de las actividades necesarias para la ejecucin de los procesos y la

obtencin de sus resultados de informacin, bienes o servicios.
La definicin de las tareas necesarias para el desarrollo de cada actividad.

173
Determinacin
de los insumos, los proveedores, los productos, los clientes y/o grupos de
inters.
Definir los resultados del Proceso/Subproceso en informes, bienes o servicios, a los grupos
de inters, internos y externos, de la institucin.
La Determinacin de insumos y proveedores internos y externos, as como los productos del
proceso, deben incluir las condiciones de calidad y oportunidad requeridas para la satisfaccin
del cliente o grupo de inters correspondiente, ya sea este interno o externo.
9. Disear los instrumentos necesarios para relacionar la informacin requerida para la ejecucin
de una tarea o una actividad, as como los documentos que consignen los datos o la
informacin generada por la tarea o actividad que, a su vez, constituyen el insumo de otra
actividad o proceso, segn los pasos detallados en la Gua 25, Informes del Proceso.
b) Instructivos de diseo e implementacin

Las GUAS 15, 16, 17, 18 y 19 presentan los instructivos para la implementacin de este Estndar
de Control.
c) Instrumentos de diseo e implementacin

Los FORMATOS 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49 y 50 constituyen los
instrumentos que facilitan la implementacin de este Estndar de Control.
174
GUA 15 Definicin de Macroprocesos/ Procesos/Subprocesos

Descripcin
El diseo del MODELO DE GESTIN POR PROCESOS se inicia con la identificacin de los
Macroprocesos, que constituyen un primer nivel del conjunto de acciones encadenadas que la
institucin debe realizar, a fin de cumplir con su funcin constitucional y legal, la Misin fijada y la
Visin proyectada.
Con el fin de especificar sus objetivos, en trminos de los resultados requeridos para la
satisfaccin de los clientes y/o grupos de inters, los Macroprocesos se derivan en
Procesos/Subprocesos. De all que el Modelo de Gestin por Procesos establece la identificacin
de los procesos de la institucin, sus respectivas interacciones y la realizacin de actividades que
los operativizan, en una secuencia que agregue valor al cumplimiento de los objetivos de la
institucin. A su vez, cada actividad utiliza recursos y se gestiona con el fin de permitir que sus
insumos se transformen en resultados, contribuyendo al cumplimiento del objetivo del proceso.
Los objetivos de los Macroprocesos/Procesos que se definen inicialmente, deben ser alineados
para garantizar que los objetivos de los primeros se cumplan cabal y totalmente en los objetivos
fijados para los segundos. Con este fin, la gua incluye una matriz de relacin de Objetivos de los
Macroprocesos y Procesos que permite visualizar con mayor claridad el cumplimiento de la
correspondencia total entre unos y otros.
Finalmente, se construye el Mapa de Procesos, que adems de presentar la informacin anterior,
permite visualizar el despliegue y conformacin, a su mximo nivel, del Modelo de Gestin por
Procesos en Macroprocesos/Procesos/ Subprocesos.
Requerimientos

Ley o normas que regulan las competencias y recursos asignados a la institucin.
Conjunto de Planes y Programas.
Documentacin inherente a los Macroprocesos, Procesos, Subprocesos y Actividades (si
existe).
Responsables

- Equipo MECIP.
Implementacin
175

- Equipo MECIP.
- Auditora Interna Institucional.

Operacin
Definicin de macroprocesos
1.
Impartir
instrucciones
al
Equipo
MECIP,
orientando
la
identificacin
de
Macroprocesos/Procesos/Subprocesos hacia la obtencin de resultados especficos para la
institucin, a partir del mandato constitucional y legal que fija sus funciones y competencias, y
de los planes y programas de la institucin.
Equipo MECIP
2. Solicitar a las reas respectivas, los documentos relacionados con los requerimientos
planteados en esta gua, y analizar su contenido, con el fin de adquirir juicios que permitan
conocer, con suficiencia, la funcin constitucional y legal de la institucin. Para ello, responder a
los siguientes interrogantes: Quines somos?, Qu hacemos?,Quines son nuestros
clientes y/o grupos de inters?, Hacia dnde nos dirigimos?, Cundo lo lograremos?, Cul
es la medida de cumplimiento?
3. Definir los Macroprocesos que conforman la operacin de la institucin; si ya se encuentran
establecidos, analizar la documentacin relacionada con los Macroprocesos y verificar su
consistencia con lo establecido en esta Gua.
4. Clasificar los Macroprocesos, teniendo en cuenta lo siguiente:
Macroprocesos Misionales: corresponden al conjunto de actividades que debe realizar

una institucin para cumplir con las funciones que le fija la Constitucin y/o la Ley, de
acuerdo con su nivel y naturaleza jurdica. Cada Macroproceso definido debe conducir a
resultados o productos especficos que permitan ser analizados en conjunto.
176
Cada Macroproceso Misional debe responder a un objetivo especfico, derivado de las

funciones definidas a la institucin, de origen constitucional y/o legal, que conduzca a
satisfacer los requerimientos o necesidades bsicas de la comunidad y/o grupos de inters.
Macroprocesos
Estratgicos: se definen a partir del mandato constitucional que

establece la obligacin de aplicar Planes de Desarrollo o Estratgicos en las instituciones
de todo nivel, que derivan en planes de accin, operativos y financieros, de acuerdo con la
naturaleza jurdica de la institucin, y los dems que se definan de acuerdo con sus
funciones y objetivos.
Macroprocesos de apoyo y soporte a los bsicos o misionales: son aquellos que no

tienen relacin directa con el mandato constitucional o legal ni con el conjunto de Planes y
Programas, pero que son fundamentales para lograr los objetivos de stos.
5. Definir el objetivo para cada Macroproceso Estratgico, Misional y de Apoyo. Para ello, se
deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Determinar el producto final esperado con la ejecucin de cada Macroproceso. Incluir todas
aquellas especificaciones o caractersticas que ayuden a responder la pregunta Qu se
quiere lograr?
Definir el aporte que realiza el producto del Macroproceso (identificado en el paso anterior)
al cumplimiento del mandato constitucional o normas que regulan la institucin, y al
conjunto de Planes y Programas. En caso de ser un Macroproceso de apoyo, se determina
la contribucin que hace a los Macroprocesos bsicos. Responder la pregunta Para qu
se hace?
Establecer
la medida de cumplimiento esperada (umbral), definiendo tanto su cantidad

como la unidad en que se desea.
Determinar
el perodo o lapso en el cual se espera lograr los resultados indicados. Es

necesario tener presente, que en los Macroprocesos el plazo tiende a ser muy largo, puesto
que estos permanecen en el tiempo. Situacin contraria ocurre en los procesos, donde
deben estar claramente definidos.
Definir
el objetivo de cada Macroproceso en forma clara y corta, a fin de lograr su

entendimiento por parte de todos los funcionarios de la institucin. Utilizar verbos en
infinitivo, de tal manera que se genere accin y responsabilidad. Los objetivos deben ser
completos, documentados y socializados.
6. Registrar la informacin obtenida en el Formato 37, Definicin Macroprocesos. Relacionar en la

columna (1) Macroprocesos, los Macroprocesos identificados en el paso anterior. Adems,
registrar el objetivo definido para cada uno, en la columna (2), objetivo, y sealar con una equis
X si son estratgicos, misionales o de apoyo, en la Columna (3), tipo de Macroproceso; en la
Columna (4), Cargo Responsable, indicar el cargo que corresponde al directivo de primer nivel,
responsable de la dependencia a cargo del Macroproceso. En caso de ser necesario, adicionar
los campos requeridos para incluir todos los Macroprocesos de la institucin.

177
7. Revisar el Formato presentado por el Equipo MECIP y presentarlo al Comit de Control Interno.
8. Socializar la informacin a los Funcionarios relacionados con cada Macroproceso y divulgar
ampliamente en toda la institucin.
9. Revisar peridicamente la definicin de los Macroprocesos, verificando su validez y realizar los
ajustes necesarios.
Identificacin de procesos/subprocesos
Equipo MECIP
10. Proceder a identificar los Procesos/Subprocesos a partir de los Macroprocesos definidos y
teniendo en cuenta las directrices del Nivel Directivo. Diligenciar en el Formato 38,
Identificacin Procesos.
a)
Registrar en la casilla (1), Macroproceso, el nombre del Macroproceso que se
analice.
b) Registrar en la casilla (2), Objetivo, el objetivo establecido para el Macroproceso
correspondiente.
c)
Analizar el objetivo del Macroproceso e identificar los productos y servicios
esperados. De acuerdo
con lo anterior, definir los procesos requeridos para lograr el
objetivo del Macroproceso, y asignar a
cada uno un nombre que tenga relacin
con el producto que proporciona. Registrar los procesos
identificados
en
la
columna (3), Procesos.
d) Definir el objetivo para cada uno de los Procesos y registrarlo en la columna (4), Objetivo.
Para ello se debe:
Determinar los aspectos que respondan a la pregunta: Qu se quiere lograr con la

ejecucin
del proceso analizado?
Verificar que la informacin del paso anterior cumpla con lo estipulado para el
objetivo del
Macroproceso, de la casilla (2).
Responder con la informacin obtenida hasta el momento, la pregunta: Para qu se

hace el Proceso?
Definir las medidas de logro del objetivo, en tiempo y grado de cumplimiento; es

decir,
cunto tiempo debe pasar para lograr el objetivo.
Reunir la informacin obtenida en los

forma clara y
corta, para que
Utilizar verbos en infinitivo que
pasos anteriores y redactar el objetivo en

sea entendido por todos los funcionarios.
generen accin.
Verificar que los procesos relacionados en la columna (3), permitan obtener los
productos y
servicios definidos en el objetivo del Macroproceso del cual se
desprenden. De lo contrario,
adicionar los procesos faltantes para garantizar
su logro.
178
11. Analizar en cada proceso los siguientes aspectos: Complejidad, grado de cumplimiento de los
objetivos, experiencias anteriores, nuevos requerimientos, recursos disponibles, debilidades y
fortalezas, y dems aspectos relevantes al proceso y a la consecucin de sus objetivos.
Determinar la necesidad de crear Subprocesos y as garantizar el efectivo cumplimiento de las
funciones y competencias de la institucin.
12. En caso de requerir Subprocesos, aplicar las instrucciones dadas en los pasos 10 y 11 de esta
Gua, para el llenado del Formato 39, Identificacin Subprocesos.
13. Definir el Modelo de Gestin por Procesos de la institucin en la Cadena de Valor, la cual debe
presentar los Macroprocesos de la institucin en tres niveles: Macroprocesos estratgicos,
Macroprocesos Misionales y Macroprocesos de Apoyo. Asimismo, debe presentarse la
desagregacin en Procesos /Subprocesos.
14. Completar el Formato 40, Cadena de Valor, relacionando los Macroprocesos y Procesos en el
campo indicado segn su clasificacin: En el campo (1), Macroprocesos Estratgicos, en el
campo (2) Macroprocesos Misionales, y en el campo (3) Macroprocesos de Apoyo. De esta
manera se visualiza cmo los Macroprocesos de la institucin y sus respectivos procesos se
complementan para lograr el mandato constitucional y legal de la institucin.
15. Teniendo en cuenta que los objetivos de los Macroprocesos y los Procesos deben estar
alineados para garantizar que los objetivos de los primeros se cumplan cabal y totalmente en
los objetivos fijados para los segundos, se requiere diligenciar el Formato 41 Matriz de
Relacin Objetivos Macroprocesos/Procesos, que permite visualizar la coherencia y realizar
los ajustes que sean pertinentes (en los Formatos 37 y 38).
16. Solicitar aprobacin a los Directivos de Primer Nivel, responsables de las dependencias a las
cuales se les asignan los Procesos/Subprocesos, registrando su firma en los formatos
correspondientes.
17. Entregar los Formatos 37 al 41 al directivo responsable de la implementacin del MECIP.
Auditora Interna Institucional

18. Verificar la pertinencia del Modelo de Gestin por Procesos definido para la institucin, frente a
sus funciones y competencias constitucionales y/o legales, y el cumplimiento de los principios
de eficiencia y eficacia. Presentar sus observaciones y/o recomendaciones al Comit de
Control Interno.

19. Analizar, ajustar y aprobar el Modelo de Gestin por Procesos para la institucin, registrando
en el Acta del Comit lo correspondiente.

20. Autorizar la incorporacin del Modelo de Gestin por Procesos al Acta emitida por el Comit
de Control Interno y socializar la informacin a los funcionarios responsables de la ejecucin y,
en lo posible, a todos los funcionarios de la institucin.
179
21. Revisar peridicamente la vigencia del Modelo de Gestin por Procesos y los objetivos
correspondientes, y coordinar su actualizacin en caso de presentar ajustes en la estructura
del mismo, a travs de las instancias pertinentes.
180
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185
GUA 16 Estructuracin Base Legal

Macroprocesos/Procesos/Subprocesos
Descripcin
La operacin de todo proceso en la institucin parte de las normas que lo reglamentan, sean estas
de origen externo o interno, siendo requisito indispensable para su operacin el conocimiento de
ella por parte de los funcionarios que direccionan, ejecutan u operan los procesos.
La base legal de los Macroprocesos Procesos Subprocesos se conforma en el conjunto de
normas, polticas y reglamentos que fundamentan su ejecucin, las cuales deben identificarse y
ser socializadas entre quienes trabajan en las reas responsables del proceso y, de ser posible,
conocidas por todos los funcionarios de la institucin.
Para una efectiva operacin, y a fin de garantizar los objetivos de cumplimiento del Control
Interno, se hace necesario establecer las normas que se aplican a cada Proceso y Subproceso,
consignndolas en un Documento final de consulta, que har parte del Manual de Operacin,
identificado como NORMOGRAMA (tambin denominado Identificacin de Requisitos Legales en
el Sistema de Gestin de la Calidad).
Requerimientos

Norma o normas que regulan la institucin.
Ley o norma que regula los recursos y competencias de la institucin.
Planes y Programas.
Macroprocesos, Procesos y Subprocesos de la institucin.
Documentacin
de aplicacin especfica a cada proceso (Normas y Reglamentacin
adicional)
Responsables

- Equipo MECIP.
Implementacin
- Dependencia responsable de cada Macroproceso, Procesos y Subprocesos
correspondientes.

- Equipo MECIP.
186


- Dependencia responsable de cada Macroproceso, Proceso y Subprocesos
correspondientes.
Operacin
1. Impartir instrucciones al Equipo MECIP, orientando las fuentes de informacin para la
identificacin de la Base Legal de los Macroprocesos, Procesos/ Subprocesos, de acuerdo con
las caractersticas de operacin de la institucin.
Equipo MECIP
2. Obtener la normatividad vigente que sea aplicable a las funciones y objetivos de la institucin.
3. Organizar la normatividad segn su jerarqua (Constitucin, Leyes, Ordenanzas, Acuerdos,
Decretos, Directivas Presidenciales, fijacin de Polticas, etc.) y dems tipos de normatividad
que se aplique a la institucin. Completar el Formato 42, Normograma, para cada
Macroproceso.
4. Reunir y analizar informacin adicional requerida, teniendo en cuenta las directrices impartidas
por el nivel directivo, para establecer las fuentes de informacin y suministro de las bases
legales.
5. Registrar el nombre del Macroproceso, en el campo (1), Macroproceso.
6. Indicar en la columna (2), Jerarqua de la Norma, el nivel correspondiente: Constitucin
Nacional, Ley, Ordenanza, Acuerdo, Decreto, Resolucin, Polticas, Reglamentos, etc.
7. Indicar en la columna (3), Nmero/Fecha, el nmero que corresponde a la norma y la fecha de
expedicin.
8. Registrar en la columna (4), Ttulo, el nombre que identifica la norma.
9. Indicar en la columna (5), Artculo, el nmero del artculo o artculos que se consideren
relacionados con cada uno de los Procesos, en casillas independientes, segn corresponda/n a
un Proceso/Subproceso diferente.
10. Consignar en la columna (6), Aplicacin Especfica, un resumen puntual del artculo o artculos
relacionado/s resaltando los aspectos relevantes que se apliquen al Proceso/Subproceso.
187
Simultneamente, registrar en la columna (7), el Nombre del Proceso/Subproceso al cual se

aplica el artculo relacionado en la columna (4). Tener en cuenta que una norma se puede
aplicar a uno o ms procesos.
11. Definir las normas internas que permitan dar cumplimiento a las polticas administrativas y
operativas en la ejecucin del Proceso/Subproceso, y relacionndolas en el Normograma.
12. Identificar eventos que se presenten en el Proceso/Subproceso, los cuales podrn requerir
reglamentacin especial. Por ejemplo: caja chica. Para cada uno de esos eventos preparar un
reglamento, que contenga: nombre, responsable, objetivo general y especficos, forma de
ejecutar el evento, fecha de vigencia del reglamento, nombre y firma del funcionario con
autoridad para emitir reglamentos.
Los reglamentos internos constituyen el ltimo nivel de jerarqua en la normatividad de los
Macroprocesos y tambin se deben registrar en el Formato 42, Normograma.
13. Entregar el Normograma de cada macroproceso al directivo responsable de la implementacin
del MECIP, para su revisin y aprobacin.
Directivo de la Dependencia responsable del proceso

14. Revisar y aprobar el Normograma para el Macroproceso/Proceso asignado.

15. Analizar y aprobar el Normograma para cada Macroproceso, registrando lo correspondiente en
el Acta del Comit.

16. Autorizar la incorporacin al Manual de Operacin, el Acta emitida por el Comit de Control
Interno y Normograma aprobado. Socializar la informacin a los funcionarios responsables de
la ejecucin y, en lo posible, a todos los funcionarios de la institucin.
17. Revisar peridicamente el Normograma.
188
189
GUA 17 Esquema Relacional Macroprocesos - Procesos

Descripcin
Para establecer las bases para el diseo de Procesos (identificacin de actividades y tareas,
determinacin de insumos y proveedores, productos, clientes y/o grupos de inters) se hace
necesario establecer la relacin existente entre los macroprocesos de la institucin, determinando
claramente la relacin clienteproveedor en cada uno de ellos. En igual sentido, se requiere
relacionar los Procesos.
Requerimientos

Ley o norma que regula los recursos y competencias de la institucin.
Definicin de Macroprocesos de la institucin.
Identificacin de Procesos para los Macroprocesos.
Normograma Macroprocesos.
Estudio y anlisis de la relacin entre los Macroprocesos y Procesos
Responsables

- Equipo MECIP.
Implementacin

- Equipo MECIP.

190
Operacin
1. Impartir instrucciones al Equipo MECIP, orientando la identificacin de interacciones entre
Macroprocesos y Procesos, de acuerdo a las caractersticas especficas de la institucin, que
constituyan la base para el diseo de procesos.
Equipo MECIP
2. Revisar y analizar la informacin requerida, teniendo en cuenta las instrucciones impartidas por
el nivel directivo.
3. Analizar con los funcionarios que intervienen en la ejecucin de los procesos en las diferentes
dependencias, la forma real como opera la relacin entre procesos.
4. Analizar el cruce de informacin requerida entre los diferentes Macroprocesos, como
proveedores o clientes a su turno, y registrar las interacciones resultantes en el Formato 43,
Matriz de Interaccin de Macroprocesos, marcando una x. Se debe tener en cuenta el
resultado al continuar con el diseo de de procesos.
5. Repetir los pasos anteriores para los procesos y registrar las interacciones en el Formato 44,
Matriz de Interaccin de Procesos. Igualmente se debe tener en cuenta este resultado en el
diseo de procesos.
6. Entregar los Formatos 43 y 44 al nivel directivo.

7. Verificar la pertinencia y justificacin de las interacciones entre los Macroprocesos y Procesos,
en cumplimiento de los principios de eficiencia y economa.

8. Analizar, ajustar y aprobar las interacciones entre los Macroprocesos y entre los Procesos,
como base para el diseo de los procesos.
191
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193
GUA 18 Definicin Mapa de Procesos

Descripcin
El Mapa de Procesos es una herramienta que permite visualizar el despliegue y conformacin del
Modelo de Gestin por Procesos, a su mximo nivel, en Macroprocesos/Procesos/Subprocesos.
Para ello, se establece como primer nivel los Macroprocesos, como un segundo los Procesos y
como un tercer nivel los Subprocesos.
Requerimientos

Definicin de Macroprocesos de la institucin.
Identificacin de Procesos/Subprocesos.
Responsables

- Equipo MECIP.
Implementacin

- Equipo MECIP.

194
Operacin
1. Imparte instrucciones al Equipo MECIP, orientando la elaboracin del Mapa de Procesos, hacia
la construccin de una herramienta eficaz y funcional para la toma de decisiones en la
implementacin del Control Interno de la institucin.
Equipo MECIP
2. Reunir la informacin requerida y analizar en forma integral el Modelo de Gestin por Procesos
aprobado en sus diferentes niveles, verificando el cumplimiento de los objetivos institucionales y
de los Macroprocesos definidos, como base para la elaboracin del Mapa de Procesos, que
constituye el punto de partida para el diseo de procesos. Completar el Formato 45, Mapa de
Procesos.
3. Registrar en la casilla (1) el nombre de cada uno de los Macroprocesos definidos para la
institucin.
4. Registrar en la casilla (2) el nombre de cada uno de los procesos identificados,
correspondiendo a su respectivo Macroproceso.
5. Registrar en la casilla (3) el nombre de cada uno de los subprocesos identificados,
correspondiendo a su respectivo proceso.
6. Revisar el Formato 45 y entregar al nivel directivo.

7. Verificar la validez del Mapa de Procesos a partir de los Macroprocesos, Procesos y
Subprocesos definidos e identificados previamente, y la cobertura de las funciones y
competencias de la institucin a travs de los mismos, orientados a una operacin en
cumplimiento de los principios de eficiencia y economa.

8. Analizar y aprobar el Mapa de Procesos, registrando en el Acta del Comit lo correspondiente.
En caso de requerir ajustes se deben repetir los pasos de las Guas 16, 17, 18 y 19 para
unificar el resultado.

9. Autorizar la incorporacin del Acta emitida por el Comit de Control Interno, al Manual de
Operacin. Socializar la informacin a los funcionarios responsables de la ejecucin y, en lo
posible, a todos los funcionarios de la institucin.
10. Revisar peridicamente la vigencia del Mapa de Procesos y coordinar su actualizacin en caso
de presentar ajustes en la estructura del Modelo de Gestin por Procesos.
195
196
GUA 19 Diseo de Procesos

Descripcin
El diseo de procesos tiene como fin la identificacin de los resultados y productos de cada
proceso, orientndolos a la satisfaccin de sus clientes y/o grupos de inters; la definicin de los
insumos requeridos para satisfacer los requerimientos de calidad y oportunidad de los productos,
y la determinacin de los proveedores que deben suministrarlos, derivando las actividades que se
requiere realizar y las tareas mnimas para ejecutarlas. Esto implica la necesidad de definir los
informes que debe recibir y suministrar cada proceso a sus grupos de inters.
El diseo del proceso responde a las preguntas: Cules son las entradas o insumos?; Qu
caractersticas o especificaciones deben cumplir los insumos?; Quines son los proveedores de
cada insumo?; Cules son las salidas, beneficios o servicios?; Qu caractersticas deben
cumplir los beneficios o servicios?, y Quines son los clientes o beneficiarios de cada producto o
servicio?
Para una mayor eficiencia en el diseo de procesos se deben realizar actividades sucesivas que
se resumen as:
Determinacin de Productos, Clientes y/o grupos de inters.

Determinacin de Insumos y Proveedores.
Definicin de Actividades.
Identificacin de tareas en las actividades.
Definicin de informes a suministrar por el proceso.
Definicin formatos para entrada y salida de informacin.
Por ltimo, se deben establecer las relaciones de las actividades de cada Proceso/Subproceso
con los dems procesos de la institucin, realizando el anlisis de sus interacciones y verificando
el cumplimiento de requisitos y especificaciones incluidas en el diseo de cada proceso,
orientadas al cumplimiento eficiente de sus objetivos.
Requerimientos

Definicin Macroprocesos de la institucin.
Identificacin de Procesos.
197
Relacin de Objetivos/Macroprocesos/Procesos.
Matriz de interaccin de Macroprocesos y Procesos.
Mapa de Procesos.
Identificacin de clientes y/o grupos de Inters del respectivo Proceso.
Identificacin de Proveedores de insumos requeridos para ejecutar el Proceso.
Identificacin de necesidades y requerimientos de informacin de acuerdo con los clientes
y/o grupos de inters.
Responsables

- Equipo MECIP.
Implementacin

- Equipo MECIP.

Operacin
1. Impartir instrucciones al Grupo de TrabajoNivel Tcnico, orientando el modelacin de procesos
a una operacin que satisfaga los requerimientos de los grupos de inters, y permita alcanzar
resultados de calidad, con eficiencia y economa.
Equipo MECIP
198
2. Reunir y analizar la informacin requerida teniendo en cuenta las instrucciones impartidas por el
nivel directivo, para convocar y capacitar a los grupos de Trabajo que se encargarn del diseo
de procesos en sus respectivas dependencias, entregando los formatos que corresponde
completar e informando el cronograma de trabajo que debe cumplirse.
Directivo de Primer Nivel responsable de la Dependencia a cargo

del Proceso
3. Impartir instrucciones al Grupo de Trabajo que tendr a su cargo el diseo del Proceso
asignado a su rea, definiendo y aprobando las actividades para su consecucin, las
instrucciones especficas aplicables a las caractersticas propias del proceso y su relacin con
los objetivos de la institucin.
Grupos de Trabajo para el diseo de Procesos

4. Recibir instrucciones y capacitacin del Equipo MECIP, del directivo de primer nivel de la
dependencia correspondiente, y complementar la informacin necesaria, entrevistando a los
funcionarios responsables de la ejecucin del proceso.
5. Completar los formatos que se indican a continuacin en la presente Gua para cada proceso,
de acuerdo con las fases que se detallan separadamente para el diseo de procesos.
FASE 1 - Determinacin de Productos, Clientes y/o Grupos de

Inters para Procesos/Subprocesos
Grupo de Trabajo para el Diseo del Proceso Dependencia
6. Completar el Formato 46, Determinacin Producto, Clientes y/o Grupos de Inters
Proceso/Subproceso, siguiendo las instrucciones:
Registrar en la fila (1) el nombre del Macroproceso al cual pertenece el proceso a analizar.
Registrar en la fila (2) el nombre Proceso a analizar.
Registrar
en la fila (3) el nombre del Subproceso a analizar (cuando el nivel de

desagregacin as lo exija).
Registrar en la columna (4) el producto o resultado esperado con la ejecucin del Proceso/
Subproceso, identificado a partir del objetivo definido para el Proceso/Subproceso,
relacionado con el respectivo Macroproceso.
En la columna (5), Caractersticas del Producto, describir las especificaciones tcnicas o

requisitos que debe reunir el Producto, teniendo en cuenta los requerimientos de los
clientes y/o grupos de inters, y los anlisis previos de las interacciones entre
Macroprocesos y Procesos, adems del cumplimiento de requisitos legales.
199
En la columna (6) indicar de manera genrica los clientes y/o grupos de inters (internos y
externos), que requieren del producto del Proceso, teniendo muy claro la necesidad que
satisface al grupo respectivo.
7. Presentar para aprobacin del directivo responsable de la dependencia a cargo del Proceso.
Directivo responsable de la dependencia a cargo del Proceso

8. Revisar y aprobar la definicin de productos, resultados y sus caractersticas, de acuerdo a los
requerimientos de los grupos de inters que satisface.
9. Autorizar la continuacin de la segunda fase del diseo del Proceso, impartiendo las
instrucciones requeridas, de acuerdo a las caractersticas especficas del Proceso y a los
FASE 2- Determinacin de Insumos y Proveedores,

Procesos/Subprocesos
Grupo de Trabajo para el Diseo de Procesos Dependencia
10. Diligenciar el Formato 47, Determinacin Insumos y Proveedores Proceso/Subproceso,
siguiendo las instrucciones:
Registrar en la fila (1) el nombre del Macroproceso al cual pertenece el Proceso a analizar.
Registrar en la fila (2) el nombre del Proceso a analizar.
Registrar
en la fila (3) el nombre del Subproceso a analizar (cuando el nivel de

Registrar en la columna (4), de manera genrica, los insumos requeridos para la ejecucin
del Proceso/Subproceso y la obtencin del resultado y/o Producto definido en la fase uno,
teniendo en cuenta los requisitos de calidad y oportunidad del Producto.
En
la columna (5), caractersticas del Insumo, describir las especificaciones tcnicas o

requisitos que debe reunir el Insumo, teniendo en cuenta las caractersticas del Producto y
los requerimientos de los clientes y/o grupos de inters, adems del cumplimiento de
requisitos legales.
En la columna (6) indicar de manera genrica los proveedores que se han identificado y
evaluado previamente como idneos para suministrar los insumos, en cumplimiento de sus
caractersticas y especificaciones.
11. Presentar para aprobacin del directivo responsable de la dependencia a cargo del Proceso.

12. Revisar y aprobar la definicin de Insumos y sus caractersticas y la identificacin de
proveedores que cumplan con los requisitos de calidad y oportunidad en el suministro.
200
13. Autorizar la continuacin de la tercera fase del diseo del Proceso, impartiendo las
instrucciones requeridas de acuerdo con las caractersticas especficas del Proceso y los
FASE 3 - Definicin de Actividades en los Procesos /Subprocesos

Grupo de Trabajo Diseo de Proceso Dependencia
14. Completar el Formato 48, Definicin Actividades en los Procesos/Subprocesos, siguiendo las
instrucciones:
Registrar
en la fila (1) el
Proceso/Subproceso a analizar.
nombre
del
Macroproceso
al
cual
pertenece
el
En la fila (2) registrar el nombre del Proceso objeto de anlisis.

En
la fila (3) detallar el objetivo del Proceso, tomando la informacin del Formato 38,
Identificacin de Procesos.
En la fila (4) registrar el nombre y el cdigo del Subproceso objeto de anlisis (cuando el
nivel de desagregacin as lo exija).
En la fila (5) detallar el objetivo del Subproceso, tomando la informacin del Formato 39,
Identificacin Subprocesos (cuando el nivel de desagregacin as lo exija).
En las filas de la columna identificada con el nmero (6) relacionar las actividades que el
grupo considere necesarias para lograr el resultado propuesto y el cumplimiento de las
especificaciones del producto, teniendo en cuenta su valor agregado al
Proceso/Subproceso y su ejecucin secuencial. Para su denominacin usar verbos en
infinitivo. Indicar la actividad inicial en la primera fila y en las filas siguientes registrar en
orden, segn la secuencia de ejecucin, las dems actividades, y en la ltima fila indique la
actividad final.
En
las filas de la columna identificada con el nmero (7) definir el objetivo para cada
actividad.
15. Verificar que las actividades definidas sean suficientes para el logro del objetivo del
Proceso/Subproceso y para la obtencin de los resultados y/o productos. En caso de no ser
as, adicionar las actividades que se consideren necesarias.
16. Entregar el Formato 48 debidamente completado para la aprobacin del directivo de primer
nivel, responsable de la dependencia.

17. Revisar y aprobar la definicin de actividades, verificando el cumplimiento de los objetivos de
eficiencia, economa y calidad en los resultados y los productos o resultados del
Proceso/Subproceso, de acuerdo a sus caractersticas especficas y los objetivos
institucionales.
201
18. Autorizar la continuacin de la cuarta fase del diseo del Proceso, impartiendo las
instrucciones requeridas de acuerdo con las caractersticas especficas del Proceso y los
FASE 4- Identificacin de Tareas en las Actividades de los Procesos

19.
Deligenciar el Formato 49, Identificacin Tareas

Procesos/Subprocesos, siguiendo las instrucciones:
en
las
Actividades
de
los
En
la fila (1) registrar el nombre del Macroproceso del cual hace parte el Proceso
/Subproceso a analizar.
En la fila (2) registrar el nombre del Proceso.

En la fila (3) registrar el nombre del Subproceso (cuando el nivel de desagregacin as lo
exija).
En las filas de la columna identificada con el nmero (4) registrar en orden consecutivo, las
actividades del Proceso/Subproceso.
Analizar los mtodos posibles para ejecutar las actividades y determinar las tareas que
conduzcan a los resultados de los Procesos/Subprocesos, con economa y eficiencia,
teniendo en cuenta los recursos disponibles. Registrar las tareas determinadas en las
lneas de la columna identificada con el nmero (5), teniendo en cuenta la actividad a que
corresponden.
Analizar el tiempo de ejecucin de cada tarea, considerando la disponibilidad de recursos

fsicos y tecnolgicos, y estimar el tiempo necesario en horas/funcionario. Registrar el
tiempo de ejecucin estimado en las casillas de la columna identificada con el nmero (6).
Para estimar el tiempo de ejecucin de cada tarea puede basarse en promedios histricos
de ejecucin del equipo actual, o a base de ellos trazar metas ms eficientes, teniendo en
cuenta algunas variables:
- Nmero de trmites que se atienden en un periodo determinado.
- Volumen de informacin procesada en un periodo determinado.
- Tiempo promedio de produccin de informes, entre otros, en un periodo
determinado.
Tener
en cuenta que la estimacin de las horas/funcionario constituye una base para

estimar el tiempo de ejecucin de las actividades y, por consiguiente, el personal requerido
para su cumplimiento.
202
20. Revisar y aprobar la identificacin de tareas en las actividades y la estimacin de tiempos para
la realizacin de dichas tareas, verificando el cumplimiento de los principios de eficiencia,
economa y calidad en los resultados y los productos o resultados del Proceso, de acuerdo a
sus caractersticas especficas y los objetivos institucionales.
21. Autorizar la continuacin de la quinta fase del diseo del Proceso, impartiendo las
instrucciones requeridas de acuerdo a las caractersticas especficas del Proceso/Subproceso
y los objetivos de la institucin.
FASE 5- Informes del Proceso/Subproceso para grupos de

inters internos y externos.
22. Identificar la informacin que debe generar el Proceso/Subproceso para dar cumplimiento a la
normatividad vigente, a las polticas de la institucin, a las exigencias de la administracin, a
los requerimientos de los grupos de inters, a la ejecucin del mismo Proceso/Subproceso y a
la operacin de los dems Procesos/ Subprocesos. Tener en cuenta:
Requerimientos
de
informacin
de
Grupos
de
Inters
Internos
Externos
Especificaciones.
Polticas
administrativas definidas para el Macroproceso; polticas operativas, normas y

reglamentos definidos para el Proceso/Subproceso.
Actividades y tareas definidas para el Proceso/Subproceso.

Normatividad relacionada con el Proceso/Subproceso.
23. Deligenciar el Formato 50, Informes Proceso/Subproceso para grupos de inters internos y
externos, siguiendo las instrucciones:
En
la fila (1) identificar el

Proceso/Subproceso a analizar.
nombre
del
Macroproceso
al
cual
pertenece
el
En la fila (2) identificar el nombre del Proceso a analizar.

En
la fila (3) identificar el nombre del Subproceso a analizar (cuando el nivel de

Establecer
un orden consecutivo para las agrupaciones de los informes, de acuerdo al

origen, por requerimientos legales o para atender requerimientos de clientes y/o grupos de
inters internos y externos. Adicionar en las filas de la columna identificada con el nmero
(4) los grupos de origen que se requieran de acuerdo con las funciones de la institucin y
los objetivos del Proceso a analizar.
Determinar la informacin que debe ser generada en el Proceso/ Subproceso y el tipo de

informe que se presentar, originada por exigencias legales o por requerimientos de
clientes y/o grupos de inters internos y externos, efectuando un anlisis detallado de sus
203
necesidades de informacin y los requisitos o especificaciones de la misma. Asegurarse de

generar informacin til y pertinente para el destinatario, verificando que sea adecuada a
sus verdaderas necesidades.
Relacionar en las lneas de la columna identificada con el nmero (5) los Informes que
deben generarse en el Proceso.
Relacionar
las especificaciones de los informes segn disposiciones y/o necesidades

especficas del grupo de origen, en la columna (6), Especificaciones o requisitos Origen y/o
Grupo de Inters.
24. Disear una Gua o Instructivo que contenga los parmetros mnimos para la elaboracin de
cada informe, incluyendo los dispuestos por la normatividad, tanto interna como externa. Para
ello se debe tener en cuenta:
Nombre del informe.

Cargo Responsable de elaborar el informe.
Cargo Responsable de autorizar.
Cargo Responsable de revisar.
Tipo de informacin: administrativa, financiera, contable, comercial, etc.
Controles
preventivos: firmas incluidas, papel membreteado con logos de la institucin,

claves de acceso, sellos, y dems, que se consideren necesarios.
Contenido: requisitos exigidos por la ley en cada caso (razn social, fecha de elaboracin,
direccin, telfono, tipo de numeracin, definicin expresa del informe, etc.), cantidad y
calidad de la informacin.
Frecuencia: perodos en los cuales se elabora el informe para lograr la oportunidad de la

informacin.
Usuarios: quienes requieren el informe para la ejecucin de su Proceso/ Subproceso.

Restricciones de uso: determinar si el informe es de circulacin libre o restringida, y los
niveles de acceso, o de circulacin confidencial, para lo cual se determinan los funcionarios
que tienen autoridad para la emisin y/o uso del informe.
Fuentes de informacin para la elaboracin y forma de consulta.

Medio: mecanismo a travs del cual se elabora y enva el informe; debe permitir la calidad,
eficiencia y eficacia de la informacin.
Nmero de copias.
Detalle del recorrido de cada copia.
204
Archivo:
tipo alfabtico, numrico, por periodos, por tema, por clientes, cronolgico, por
actividad, etc., y tiempo de conservacin segn la ley o las normas y polticas internas.
Diseo:
forma adecuada de presentar la informacin, la cual permite que sta sea

consultada y utilizada eficaz y eficientemente: campos, tipo, tamao, color del papel, logos,
etc.
25. Registrar en las lneas de la columna identificada con el nmero (7) el nombre de la Institucin,
Proceso, Usuario o Grupo de Inters interno o externo a quien se le suministra la informacin
del Proceso.
26. Registrar en las lneas de la columna identificada con el nmero (8) las fechas de entrega o
periodicidad (cuando sea ms de una entrega en el ao calendario), de acuerdo al origen, al
destinatario y las especificaciones antes indicadas, para el control de su generacin y
suministro.
27. Consolidar en un catlogo los informes que se generan en cada Proceso/ Subproceso con sus
respectivos instructivos. Incluirlo en el Manual de Operaciones asociado a cada
Proceso/Subproceso.

28. Revisar y aprobar la identificacin de informes, los destinatarios, las especificaciones, las
fechas de entrega y su periodicidad, teniendo en cuenta los principios de economa, eficiencia
y eficacia, y en atencin a los recursos disponibles.
29. Autorizar y continuar con la sexta fase del diseo del Proceso, impartiendo las instrucciones
requeridas, de acuerdo a las caractersticas especficas del Proceso y los objetivos de la
institucin.
FASE 6- Estructura diseo de formatos Proceso/Subproceso

30. Preparar una propuesta de diseo de estructura a fin de registrar los datos necesarios para la
operacin del Proceso, y la generacin de sus reportes, identificando los datos o variables que
se deben registrar en los informes definidos. Para ello se debe tener en cuenta:
Informes definidos para el Proceso/Subproceso.

Base Legal del Proceso, consignada en el Normograma.
Diseo de Procesos.
31. Definir la estructura de captura o presentacin de la informacin, de acuerdo a los datos
requeridos, e identificar los formatos provenientes de otros Procesos que los contienen. Tener
en cuenta para la definicin de los formatos:
205
Diseo de los formatos: un buen diseo debe contener siempre la siguiente estructura
bsica: En la parte superior, la identificacin de la institucin, el nombre del documento, la
fecha y la numeracin; en segundo nivel el detalle de los participantes en la actividad o
transaccin; en tercer lugar una descripcin de la transaccin, en la que se consignan todos
los datos; posteriormente, espacios para realizar observaciones, y el control del formato
representado en autorizaciones, firmas, recibidos y otros.
Definir el nmero de copias de cada formato: teniendo en cuenta que existen usuarios
obligados a poseer una copia para aportar nuevos datos en el diligenciamiento del formato,
y otros usuarios que requieren una copia solo para conocer la informacin.
Determinar el tipo de medio en el cual se debe elaborar el documento: en caso de ser

medio impreso, tener en cuenta que para formatos de uso interno y de corta vida de
archivo, se utilizan papeles de calidad y costos bajos; para formatos de uso interno de larga
vida de archivo, se usa calidad media, y los formatos que representan la imagen de la
institucin, por ser de trmite externo, se elaboran en papel de mejor calidad.
Decidir sobre el tamao del formato: preferir tamaos estndar: carta, A4, oficio o legal,
dos por oficio, etc., en virtud del significado que otros tamaos diferentes representa en el
costo del formato, por su alto desperdicio.
Definir el tiempo de archivo: tener en cuenta las normas relacionadas con la conservacin
de informacin, establecidas legalmente para las instituciones pblicas.
Seleccionar
el tipo de archivo a implementar: segn la necesidad de manejo de los

formatos. Archivos Cronolgicos: administran documentos por orden cronolgico; Archivos
Numricos: administran documentos en orden consecutivo ascendente, y Archivos por
Actividades: administran los documentos relativos a un cliente, a un proveedor, a una
contratacin, a un litigio, entre otros.
Tener presente la parte artstica del diseo: que involucra la forma de distribucin de los
campos, lo cual permite que el formato sea completado, utilizado y consultado eficaz y
eficientemente. Considerar en este punto, el tipo de letra, el tamao del formato, los colores
del papel de acuerdo con el recorrido de las copias, los logos, etc.
32. Preparar un instructivo para la administracin de cada formato, como base de estandarizacin,
control y manejo de los mismos; es un excelente medio para capacitar, inducir y evaluar la
gestin de quienes manejan los formatos. Debe contener los siguientes detalles:
Nombre del formato.

Cdigo: de ocho caracteres, los cuatro primeros correspondientes al cdigo del proceso, los
dos siguientes estn preestablecidos para los formatos y los dos ltimos, numricos,
corresponden al consecutivo de formatos definidos para el proceso.
Cargo Responsable de elaborar el formato.

Cargo Responsable de autorizar el formato.
Cargo Responsable de revisar el formato.
206
Controles:
firmas incluidas, papel membreteado con logos de la institucin, claves de

acceso y dems datos que se consideren necesarios.
Contenido: requisitos exigidos por la ley o determinados por la propia institucin.

Numeracin: segn los requisitos legales o normas internas de estandarizacin.
Usuarios: quienes requieren el formato para la ejecucin de su proceso.
Medio: mecanismo a travs del cual se elabora el formato y se transfieren los datos a los
Subsistemas; debe garantizar calidad, eficiencia y eficacia de la informacin.
Nmero de copias.
Detalle del recorrido de cada copia.
Archivo: tipo de archivo.
Tamao del formato.
Explicacin: forma de llenar cada uno de los campos contenidos en el formato.
33. Organizar para cada Proceso un catlogo de formatos con su respectivo instructivo, que hace
parte del Manual de Operacin, asociado al diseo de cada Proceso/Subproceso.
34. Trasladar al directivo del rea responsable del Proceso, la propuesta de diseo y definicin de
formatos del Proceso, para su revisin y aprobacin.

35. Revisar y aprobar el diseo y la definicin de formatos del Proceso, teniendo en cuenta los
objetivos del Proceso y su ejecucin, bajo los principios de economa, eficiencia y eficacia, y
en atencin a los recursos disponibles.
36. Aprobar el resultado total del diseo del Proceso a cargo de su dependencia y autoriza la
entrega al Equipo MECIP para su consolidacin.
Equipo MECIP
37. Consolidar la informacin correspondiente al diseo de Procesos, verificando el cumplimiento
de objetivos y parmetros generales y entregar al Comit de Control Interno.

38. Verificar el cumplimiento de los objetivos de la institucin, a travs del diseo de Procesos a
cargo de las dependencias, en relacin a las funciones y competencias de las mismas.
Presentar sus observaciones y/o recomendaciones al Comit de Control Interno.

207
39. Analizar, ajustar y aprobar el diseo de los procesos, teniendo en cuenta las observaciones de
la Auditora Interna Institucional, registrando en el Acta del Comit lo correspondiente.

40. Autorizar la incorporacin al Manual de Operacin el Acta emitida por el Comit de Control
Interno y la informacin pertinente al diseo de cada proceso. Socializar la informacin a los
funcionarios responsables de la ejecucin y, en lo posible, a todos los funcionarios de la
institucin.
41. Revisar peridicamente si los Procesos/Subprocesos se ejecutan conforme al diseo y sus
especificaciones, y coordinar las actualizaciones a travs de las instancias pertinentes.
208
209
210

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2

I. PLANEACIN AL DISEO E IMPLEMENTACIN DEL MECIP______________________

A. COMPROMISO DE LA MXIMA AUTORIDAD DE LA INSTITUCIN ___________

II. DISEO E IMPLEMENTACIN DEL MECIP ____________________________________ 17

b) Instructivos Guas: N 15, 16, 17, 18 y 19 _________________________ 169

b) Instructivo Gua: N 35 _______________________________________ 339

Metodologa de Diseo e Implementacin ______________________________ 497

igual que el Marco Conceptual, el Manual de Implementacin se desarroll bajo la

cada Componente Corporativo de Control, se encontrar el Plan de Diseo e

Estndar de Control presenta el Procedimiento general de implementacin en la

Las procedimientos y formatos que apoyan el diseo y la implementacin, se consolidan en

Procedimientos se encuentran respaldados en las guas, que contienen las

Lo anterior unido al compromiso de la mxima autoridad de la institucin pblica y su equipo

responsable de la implementacin y a una evaluacin oportuna de la Auditoria Interna, garantiza

- MECIP PLANEACIN AL DISEO E

primordial, su no intervencin en la operacin de la institucin, a fin de mantener la neutralidad y

B. Organizacin del Comit de Trabajo

C. Definicin de los Niveles de Implementacin o Ajuste del

Existencia actual en la institucin pblica de controles previos formales e informarles.

que se deben realizar para llevarlos al Modelo Estndar de Control Interno

Polticas bajo las cuales deben definirse los ajustes.

Ajustes a nivel integral del Control Interno.

adaptaciones o complementos que deben ser realizados en los controles

de los recursos financieros, logsticos y de personal, requeridos para

D. Elaboracin del Plan de Trabajo

6. Capacitacin del Grupo de Trabajo Tcnico

7. Socializacin a Directivos de la Institucin

8. Seguimiento al Avance del Plan de Implementacin

- MECIP DISEO E IMPLEMENTACIN DEL

El diseo e implementacin del Componente Corporativo de Control Estratgico tiene como

El diseo e implementacin del Componente Corporativo de Control de Gestin, que tiene

diseo e implementacin del Componente Corporativo de Control de Evaluacin,

Un texto breve, que introduce el diseo e implementacin.

La Metodologa, para el diseo e implementacin, donde se explica el mtodo general bajo

Un Instructivo materializado en una Gua de Implementacin, que determina los mtodos

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Normas constitucionales y legales aplicables a la Institucin.

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Diseo y apoyo a la implementacin

Supervisin y seguimiento a la implementacin

Mantenimiento y actualizacin permanente

Nombre y cargo de la mxima autoridad de la Institucin.

y cargo de los directivos de primer nivel, que firmarn conjuntamente con la

FORMATO: Proyecto Acta de Compromiso para la Implementacin del MECIP

MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO - MECIP

Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno MECIP en

COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL ESTRATGICO.

COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL DE GESTIN.

COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL DE EVALUACIN.

Autoevaluacin del Control.

COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO.

Plan de Mejoramiento Institucional.

GUA 02 Diseo e Implementacin del Modelo Estndar de

Acta de compromiso institucional con el Control Interno.

Estructura administrativa de la Institucin.

Diseo y apoyo a la implementacin

Supervisin y seguimiento a la implementacin

Mantenimiento y actualizacin permanente

b) Integracin Grupo de Trabajo Equipo MECIP

MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO - MECIP -

PLANEACIN AL DISEO E IMPLEMENTACIN

ACTO ADMINISTRATIVO (...) No. (Fecha

Por el cual se designa al Responsable del MECIP ante la Mxima Autoridad