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INSTITUTO TECNOLGICO DE

TLALNEPANTLA

ALTERNATIVA DE TITULACIN:
RESIDENCIA PROFESIONAL

TITULO DEL TRABAJO:


PROPUESTA DE UN SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD POR
PROYECTO PARA LA GERENCIA DE ESTUDIOS DE INGENIERA CIVIL.

TESIS QUE PARA OBTENER EL TITULO DE INGENIERO EN GESTIN


EMPRESARIAL PRESENTAN:
GONZLEZ CAZARES JESS VIDAL
PRIETO RODRGUEZ VIANEY JACQUELINE

ASESOR INTERNO:
PROFESORA: GRACIELA OSORIO ROJAS

ASESOR EXTERNO:
LIC. LESLIE MEDRANO MEJIA

FECHA: NOVIEMBRE 2014

INDICE
1.

JUSTIFICACIN................................................................................................................1

2.

OBJETIVOS .......................................................................................................................2
2.1 OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................2
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS .........................................................................................2

3.

PROBLEMAS A RESOLVER ...........................................................................................3

4.

PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS ........4

5.

RESULTADOS ...................................................................................................................8
5.1. Planificar la gestin de los interesados.....................................................................11
5.1.1. Identificar a los interesados.................................................................................11
5.1.2. Controlar la participacin de interesados ..........................................................15
5.2. Planificar la gestin de las comunicaciones .............................................................15
5.2.1. Controlar las comunicaciones .............................................................................16
5.3. Planificar la gestin del alcance.................................................................................16
5.3.1. Recopilar requisitos ..............................................................................................17
5.3.2. Validar el alcance .................................................................................................18
5.3.3. Controlar el alcance .............................................................................................18
5.4. Planificar la gestin de los riesgos ............................................................................19
5.4.1. Identificar los riesgos ...........................................................................................20
5.4.2. Realizar el anlisis cualitativo y cuantitativo de riesgos ..................................21
5.4.3. Planificar la respuesta a riesgos .........................................................................23
5.4.4. Controlar los riesgos ............................................................................................24
5.5. Planificar la gestin de la calidad ..............................................................................24
5.5.1. Realizar el aseguramiento de calidad ................................................................25
5.5.2 Controlar la calidad ................................................................................................29
5.6. Cerrar el proyecto ........................................................................................................35

6.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES...............................................................38

7.

COMPETENCIAS DESARROLLADAS Y/O APLICADA ............................................39

8.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS Y VIRTUALES ...................................................42

9.

ANEXOS ...........................................................................................................................43

1. JUSTIFICACIN
La GEIC proporciona soluciones integrales de ingeniera civil y ciencias de la
tierra para dar certeza, viabilidad y confiabilidad al desarrollo y conservacin de
obras de infraestructura, a la Comisin Federal de Electricidad, organismos
externos, empresas nacionales del sector pblico, privado y organizaciones
extranjeras.

La gua de fundamentos para la direccin de proyectos conocido como


PMBOK, es considerado el estndar ms reconocido para manejar y
administrar proyectos.

La ISO 21500 Gestin de proyectos, proporciona lineamientos genricos de


conceptos y procesos sobre gestin de proyectos que son importantes y tienen
un impacto en la ejecucin de los mismos.

La ISO 9001:2008 especifica los requisitos para un sistema de gestin de


calidad.

Establecer una metodologa tomando como base la interaccin entre PMBOK,


ISO 21500 e ISO 9001:2008 y aplicarla a los procesos de realizacin y
ejecucin de la Gerencia de Estudios de Ingeniera Civil se lograr que sean
ms eficaces en las etapas de planeacin, ejecucin y cierre de proyectos.

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL


Con un enfoque basado en el PMBOK, ISO 21500 e ISO 9001:2008, crear una
metodologa que permita a la GEIC un mejor mecanismo en la gestin de cada
una de las etapas de los proyectos; desde la identificacin de las necesidades
del cliente hasta el suministro del servicio.

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS


1. Asegurar el cumplimiento de las especificaciones y requisitos de calidad del
servicio para satisfacer las necesidades del cliente.

2. Garantizar el eficiente aprovisionamiento de los recursos necesarios para


satisfacer las necesidades de los proyectos.

3. Incrementar los controles que regulan las actividades y sus criterios de


aceptacin y rechazo.

4. Establecer un mecanismo que asegure el correcto cierre de proyectos.

3. PROBLEMAS A RESOLVER
1. La documentacin incorrecta de los requerimientos y especificaciones
de un servicio que realiza la GEIC se traduce a; una inexacta deteccin
de necesidades, a una mala planeacin, a un inadecuado desarrollo del
proyecto y/o servicio, a un aumento en los costos, causan no
conformidades, originan retrasos, entre otras variables negativas.

2. Durante

la

ejecucin

de

proyectos

realizados

por

la

GEIC,

principalmente en campo, la disposicin de recursos (vehculos,


personas, equipos)

es primordial para el preciso cumplimiento de

actividades. Dicha disposicin se ve limitada por diversas variables


administrativas, de capacidad, de calidad, etc. durante la gestin de los
mismos, consecuentemente esto genera retrasos en cuanto a tiempo,
aumentos imprevistos en los costos y ocasiona insatisfaccin en el
cliente y en las partes interesadas.

3. Durante la ejecucin del proyecto se detect que no se han definido


algunos puntos de control sobre interesados, comunicaciones, calidad,
riesgos, y alcance, lo cual puede llegar a perjudicar en el cumplimiento
de la planeacin de los proyectos de la GEIC, en la deteccin de
producto no conforme, en la satisfaccin del cliente, en la planificacin
correcta de respuesta a riesgos, insatisfaccin de las partes interesadas;
afectando directamente el cumplimiento del objetivo y alcance del
proyecto.

4. Una fase importante en el proceso de realizacin y ejecucin del servicio


es el cierre y finiquito (finalizacin contractual) el cual no est bien
definido en el procedimiento de planeacin que tiene la GEIC,
provocando que este proceso sea ambiguo.

4. PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES


REALIZADAS
Problema 1
Actividades a desarrolladas
Estudio del procedimiento sac-720 Planeacin de proyectos bajo el cual
trabaja GEIC con la intencin de identificar la manera en que se realiza el
anlisis y la documentacin de requerimientos del cliente para un proyecto.

Se trabaja bajo la metodologa OSSAD con la finalidad de comprender de qu


manera se describirn los procedimientos que incluyen el anlisis en relacin a
los requerimientos del cliente y como describirlos a manera de mejorar el
procedimiento.

Elaboracin de un formato en el cual se identifica a los interesados, se


recopilan los requisitos para conocer sus necesidades y expectativas y se
propone un plan adecuado para transmitir la informacin a los interesados
correspondientes.

Problema 2
Actividades a desarrollar

Planteamiento de la manera en que se deben definir y documentar las


necesidades del proyecto y de los interesados para lograr los objetivos del
proyecto; con el fin de ayudar a identificar los recursos necesarios y definir la
estrategia de gestin de dichos recursos para cumplir tales objetivos y
necesidades.

Se proponen pautas de inspeccin, auto inspeccin, supervisin y verificacin


que ayuden a controlar que los materiales, servicios, equipos y tecnologa que
se requieren llegan a los proyectos, constatando que cumplen con las
indicaciones dadas en tiempo, forma, cantidad y calidad.
4

Problema 3
Actividades a desarrollar

Se proponen parmetros de control para analizar las casusas de productos no


conforme.

Elaboracin

de

un procedimiento que identifique el nivel de compromiso,

participacin y comunicacin de los interesados dentro del proyecto.

Constitucin de un sistema para monitorear y evaluar los puntos de control a


travs de actividades como la

inspeccin, verificacin, auto inspeccin,

supervisin con la finalidad de cumplir con lo establecido.

Elaboracin de un formato que

identifique la respuesta a nuevos riesgos,

incluya lecciones aprendidas y de un vigile las consecuencias de los mismos.

Generacin de un formato indicando los parmetros y/o criterios a considerar


para el cumplimiento de los requisitos del proyecto, as mismo como su
seguimiento.

Problema 4
Actividades a desarrollar

Evaluacin de los trabajos respecto a los requerimientos, alcance y calidad


aprobados para el proyecto, tomando en cuenta la estructura del desglose del
trabajo (EDT) establecido en un principio.

Agrupacin de incidencias en el procedimiento de cierre.

Descripcin de los puntos que se deben tomar en cuenta para dar por
terminado

un

proyecto

cerrarlo

formalmente

(contratos

cumplidos,

entregables aceptados, actividades terminadas, etc.).


5

Propuesta de un manual donde se enumeren las claves importantes a


considerar para recopilar las lecciones aprendidas, indicando cada evento
relevante (causa, identificacin, impacto y solucin), posibles fuentes de
informacin y los componentes mnimos de las mismas, a travs de la
participacin de interesados.

Elaboracin de un procedimiento que permita analizar los trabajos realizados


para asegurar que hayan sido completados, aclarar la situacin final del
proyecto con los interesados (reporte final del proyecto), facturar, archivar la
informacin del proyecto, entre otras actividades lgicas y necesarias para el
cierre a travs del equipo de trabajo, que verifique el cierre de contratos y la
liberacin de recursos.

PROPUESTA DE UN SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD POR PROYECTO PARA LA GERENCIA DE


ESTUDIOS DE INGENIERIA CIVIL
fecha: 04/julio/2014
MES
NO.

ETAPAS
Estudio del
procedimiento SAC-720
Planeacin de
Proyectos de la GEIC
Adecuacin de las
etapas de la planeacion
preeliminar y operativa
con la ISO 21500
"GESTION DE
PROYECTOS"
Adecuacin de las
etapas de la planeacion
preeliminar y operativa
con la metodologa
PMBOK
Elaboracin de
propuestas que
aumenten la eficiencia
y eficacia del proyecto
Elaboracin de
formatos de acuerdo a
los procedimientos
identificados
Revisin y evaluacin
de formatos y
procedimientos
elaborados
J.V.G.C.= Jess
Vidal Gonzlez
Cazares
*V.J.P.R.=Vianey
Jacqueline Prieto
Rodrguez

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE OCTUBRE

RESPONSABLES

S
P

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

J.V.G.C/V.J.P.R.

R
P
J.V.G.C/V.J.P.R.

R
P
J.V.G.C/V.J.P.R.

R
P
J.V.G.C/V.J.P.R.

R
P
J.V.G.C/V.J.P.R.

R
P
J.V.G.C/V.J.P.R.

R
*P= Tiempo
planeado
*R= Tiempo
real

5. RESULTADOS
El ciclo de vida de un proyecto cuenta con cinco grupos de procesos: de inicio,
de planificacin, de ejecucin, de monitoreo y control y de cierre. La figura 2
permite analizar y observar sus interacciones y contribuciones para el
cumplimiento de los objetivos de los proyectos de la GEIC.

Figura 1. Interacciones y contribuciones entre grupos de procesos.

Una vez vistas las fases en que se divide un proyecto, se cre un modelo que
permiteseguir clara y cronolgicamente las etapas de las reas de
conocimiento involucradas que permiten satisfacer al cliente, partiendo de la
identificacin de la necesidad hasta el suministro del producto o servicio (Figura
2). Con ello se identificaron las actividades que la GEIC realiza y con las cuales
est dando respuesta a lo que los procesos del sistema requieren segn la
gua del PMBOK y la Norma ISO 21500. De esta manera, se tienen las
coordenadas necesarias para localizar los procesos en los que se han de
proponer actividades y con ello se definen las reas de estudio de este
documento. Nos centraremos en las fases de inicio, planificacin, ejecucin,
control y cierre, y ms concretamente en los siguientes procesos:

Planificar la gestin de interesados


o Identificar a los interesados
o Controlar la participacion de interesados

Planificar la gestin de comunicaciones


o Controlar las comunicaciones

Planificar la gestin del alcance


o Recopilar requisitos
o Validar el alcance
o Controlar el alcance

Planificar la gestin de riesgos


o Identificar los riesgos
o Realizar analisis cualitativo y cuantitativo de riesgos
o Planificar la respuesta a riesgos
o Controlar los riesgos

Planificar la gestin de la calidad


o Realizar el aseguramiento de calidad
o Controlar la calidad

Cerrar el proyecto o fase.

SISTEMA GEIC 001

Versin No.
Fecha

NUEVO SISTEMA GEIC

Autor

0.0
18-ago-2014

Manager Eurossad System

PROCESOS DE PLANIFICACIN
PLANIFICACIN
DEL ALCANCE DEL
PROYECTO

Estrategia organizacional

PLANIFICAR LA
GESTIN DEL TIEMPO
DEFINIR LAS ACTIVIDADES

RECOPILAR
REQUISITOS
DEFINIR EL ALCANCE

PLANIFICAR LA
GESTIN DE
LOS COSTOS

SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES


ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES
ESTIMAR LA DURACIN DE LAS ACTIVIDADES

PROCESOS DE
INICIO

CREAR LA EDT

DESARROLLAR
ACTA DE
CONSTITUCIN

ESTIMAR LOS
COSTOS
DETERMINAR EL
PRESUPUESTO

PLANIFICAR LA
GESTIN DE
RECURSOS
HUMANOS
PLANIFICAR LA
GESTIN DE
COMUNICACIONES

DESARROLLAR EL CRONOGRAMA

PLANIFICAR LA GESTIN DE RIESGOS


IDENTIFICAR LOS RIESGOS

PLANIFICAR LA GESTIN
DE ADQUISICIONES

REALIZAR EL ANLISIS CUALITATIVO DE LOS RIESGOS

C
L
I
E
N
T
E

PLANIFICAR LA
GESTIN DE LA
CALIDAD

IDENTIFICAR A
LOS
INTERESADOS

PLANIFICAR LA
GESTIN DE LOS
INTERESADOS

REALIZAR EL ANLISIS CUANTITATIVO DE LOS


RIESGOS

C
L
I
E
N
T
E

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS

PROCESOS DE EJECUCION

PROCESOS DE MONITOREO Y CONTROL

DIRIGIR Y GESTIONAR EL
TRABAJO DEL PROYECTO

REALIZAR EL
ASEGURAMIENTO
DE CALIDAD

MONITOREAR Y
CONTROLAR EL
TRABAJO DEL
PROYECTO

REALIZAR CONTROL
INTEGRADO DE CAMBIOS

GESTIN DE LOS
RECURSOS HUMANOS

GESTIONAR
COMUNICACIONES

VALIDAR EL ALCANCE

CONTROLAR EL ALCANCE

ADQUIRIR EL EQUIPO DEL


PROYECTO

EFECTUAR
ADQUISICIONES

CONTROLAR
CRONOGRAMA

CONTROLAR LOS
COSTOS

CONTROLAR LA
CALIDAD

CONTROLAR LAS
COMUNICACIONES

CONTROLAR LOS
RIESGOS

CONTROLAR
ADQUISICIONES

DESARROLLAR EL EQUIPO DEL


PROYECTO
DIRIGIR EL EQUIPO DEL
PROYECTO

GESTIONAR LA
PARTICIPACIN DE
INTERESADOS

PROCESOS DE
CIERRE
CERRAR
PROYECTO O
FASE

CERRAR
ADQUISICIONES

CONTROLAR PARTICIPACIN
DE INTERESADOS

Figura 2. Procesos para la direccin de proyectos.

10

5.1. Planificar la gestin de los interesados


Establecer las pautas generales para identificar al inicio del proyecto a las
personas especficas que puedan tener una relacin con el mismo.

La identificacin de interesados aplica a la ejecucin de los proyectos y a la


prestacin de todos los servicios de la GEIC.

5.1.1. Identificar a los interesados


El jefe de proyecto, el equipo de proyecto y las dems personas que participan
en la planeacin del proyecto identifican a los posibles interesados y
planificarn la manera en que se gestionar su participacin.

Recopilar y analizar de manera sistemtica informacin cualitativa y cuantitativa


ayuda a determinar los intereses, expectativas e influencias de los interesados
y relacionarlos con la finalidad del proyecto.

Tipo de interesado

Con el fin de identificarlos, se enlistan a continuacin los probables interesados


internos del proyecto:

Empleados

Gerentes

Coordinadores

Jefes de reas

Un proyecto tambin tienen interesados externos, la siguiente lista seala


cuales pueden ser esos posibles interesados:

Proveedores

Instituciones gubernamentales

11

Grupos sociales

Clientes

Empresas colaboradoras

Patrocinador

Sindicatos

Inversionistas

Es importante considerar al jefe y al equipo de proyecto como interesados, esto


permitir centrarse en sus necesidades y as asegurarse que sean tomadas en
cuenta durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Evaluacin del interesado

Para cada interesado debe determinarse el grado de poder y el nivel de inters


sobre el proyecto.

El nivel de poder

Determinar el nivel de importancia considerando su impacto en el xito del


proyecto.

Para clasificar a cada uno de los interesados en trminos de poder se


consideran los siguientes criterios:

Alto; el proyecto no puede continuar sin la participacin de este interesado,


tiene la capacidad de detener el avance del proyecto.

Medio; su participacin es necesaria para el proyecto, pero sus decisiones o


actividades pueden ser ejecutadas por alguien ms en determinado
momento.

Bajo; el proyecto puede continuar perfectamente sin este interesado.

12

El nivel de inters

Determinar el inters consiste en detectar aquello que podra estar esperando


conseguir del proyecto un interesado especfico. Se puede categorizar a los
interesados en trminos de su inters en consideracin de los siguientes
criterios:

Alto; requiere que el proyecto tenga xito, se cumpla en tiempo, forma y


costos planeados, lo contrario de esto le genera dificultades graves en su
vida (personal, econmica, legal).

Medio; espera el xito del proyecto, aunque no se ver afectado en caso de


que el proyecto fracase.

Bajo; el xito o fracaso del proyecto no le genera problemas significativos,


su inters puede entenderse nicamente como estar informado.

Con la informacin analizada se clasifica en el nivel que le corresponda (tabla


3) y se establecen acciones segn la tabla 4.

Bajo

Nivel de inters
Bajo
Mnimo esfuerzo

Alto
Mantener
informado

Nivel de poder
Alto

Mantener
satisfecho

Gestionar
atentamente

Tabla 3. Clasificacin de interesados inters/poder.

13

PODER/INTERS
Mayor poder y mayor inters

Mayor poder pero bajo inters

Bajo poder pero mayor inters

Bajo poder y bajo inters

ESTILO DE GESTIN
Deben ser gestionados de cerca, preferencialmente por
el jefe o los gobernantes del proyecto, es aconsejable
utilizar medios de comunicacin altamente formales
como reuniones, oficios o reportes.
Deben ser gestionados de cerca, es conveniente utilizar
medios no tanto formales, lo importante es mantenerlos
informados sobre la satisfaccin de sus necesidades.
Cabe mencionar que no van a querer estarse
involucrando en el proyecto o dedicando mucho tiempo
a estar comunicndose.
Estos individuos deben ser debidamente informados. Es
importante comunicarse con regularidad, pueden
utilizarse todos los medios de comunicacin disponibles
(intranet, corres, oficios, reuniones, memorandos.), la
participacin altamente activa de estos grupos es
esencial para la planeacin, ejecucin y cierre del
proyecto.
No es conveniente mantener una comunicacin muy
activa con este grupo, aunque si se les debe hacer
participes a travs de todos los medios de comunicacin
disponibles (no necesariamente formales), esto con el
propsito de monitorear que su inters o poder no ha
cambiado, en caso contrario se deben clasificar en otro
nivel y gestionar de acuerdo a ello.

Tabla 4. Estrategias de gestin de los interesados.

Nivel de participacin de los interesados

Despus de haber evaluado al interesado, con el fin de mantenerlo


debidamente informado y garantizar su participacin activa en las
decisiones, se identifica su nivel de participacin, de este modo se
consideran los siguientes criterios de clasificacin:

Desconocedor. Personas que desconocen o no son consientes de los


beneficios o impactos potenciales que puede traer el proyecto.

Reticente. Estas partes interesadas son consientes del proyecto y de


sus posibles impactos. Malos o buenos resultados del proyecto generan
que estos interesados impacten en la prestacin del servicio.

Neutral. Los interesados que tengan este nivel son consientes del
proyecto, pero no ofrecen ni apoyo ni resistencia.

14

Apoya. Son los interesados conocedores del proyecto y de sus impactos


potenciales y estn dispuestos a apoyar en lo que sea posible.

Lidera. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y


activamente involucrado en asegurar el xito del mismo.

5.1.2. Controlar la participacin de interesados


Monitorear las relaciones de los interesados con el trabajo del proyecto. Es
responsabilidad del jefe y del equipo de proyecto:

Verificar que el interesado est manteniendo el nivel de compromiso que se


le ha identificado al inicio del proyecto, en caso contrario tomar alguna
accin que permita que dicho interesado se involucre debidamente.

Generar un ambiente y una comunicacin adecuada que permita que el


interesado se involucre en el nivel que el proyecto lo requiere de acuerdo a
su nivel de poder/inters.

Observar si el poder/inters del interesado se ha mantenido en el nivel en el


que fue clasificado anteriormente. En caso de que estos cambien, se debe
gestionar su participacin de acuerdo al nuevo nivel en que se les
posicione.

Para Gestionar la participacin de los interesados del proyecto se emplea el


formato Gestin de interesados Anexo 1.

5.2. Planificar la gestin de las comunicaciones


Generar una comunicacin eficaz durante el proyecto significa que la
informacin se suministra en el formato adecuado, en el momento justo y con el
impacto apropiado. Significa proporcionar nicamente la informacin necesaria,
a la hora de planificar la estrategia de las comunicaciones del proyecto
deberan darse respuesta a las siguientes preguntas:

15

Qu informacin necesitan los interesados?


Cuando la necesitan?
Quin debe comunicarse con quien?
Cmo y quin distribuir la informacin?
Qu tipo de tecnologa se utilizar?
con que frecuencia se establecern las comunicaciones?

5.2.1. Controlar las comunicaciones


Para garantizar que el plan de comunicaciones se est cumpliendo
correctamente y que todos los interesados reciben la informacin que se ha
definido anteriormente, en los momentos y forma acordados se puede evaluar y
comparar el nivel de compromiso real con el deseado del interesado,
interrelacionando los puntos descritos en el punto 5.1.2. Controlar la
participacin de interesados.

Vinculado con Gestionar la participacin de los interesados del proyecto,


Planificar la Gestin de las comunicaciones se apoya tambin del formato
Gestin de interesados Anexo 1.

5.3. Planificar la gestin del alcance


Para definir la magnitud, se describen de forma detallada los requisitos
necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto.

La documentacin de los requisitos se presentar de forma clara, detallada,


completa, coherente y aceptable para los interesados. El formato requisitos del
proyecto Anexo 2 apoya en la documentacin, gestin, control y aceptacin de
los mismos.

16

5.3.1. Recopilar requisitos


Definir y documentar las necesidades de los interesados para lograr los
objetivos del proyecto. Estos requisitos deben estar recogidos con suficiente
detalle ya que se pretende evaluarlos durante o al final del proyecto para
determinar si se han cumplido o no.

Principalmente los requisitos provienen de los interesados (que ya fueron


identificados), es conveniente entrevistarse con ellos para conocer qu es lo
que esperan del proyecto y posteriormente convertirlo en requisito. La GEIC
cuenta con procedimientos y estndares que es necesario cumplir, estos han
de considerarse tambin requisitos del proyecto (ejemplo las normas bajo las
cuales se encuentra certificada y las que apliquen).

La experiencia ayuda a los encargados del proyecto a aportar ideas que


ayuden a identificar, describir, categorizar o a desechar (en algn caso)
requisitos.

Descripcin de los requisitos

Detallar todos los requisitos que deben satisfacer las necesidades del negocio,
estos, son aquellos que deben incorporarse en el proyecto, en sus procesos o
en el producto del proyecto. Pueden describirse de manera adecuada
contestando las preguntas:

Cmo satisface las necesidades del proyecto?

En qu consiste el requisito?

El juicio de expertos basado en la experiencia en trabajos anteriores ayuda a la


categorizacin de los requisitos en base a su nivel de prioridad y de
complejidad

(alta/media/baja),

esto

permite

desarrollar

las

estrategias

adecuadas para garantizar su cumplimiento.

17

5.3.2. Validar el alcance


Se debe establecer la sistemtica para formalizar la aceptacin de los
entregables o el cumplimiento de requisitos del proyecto.

Para lograr la validacin, se debe establecer un estndar o un criterio


especfico con el cual se de cumplimiento satisfactorio del requisito. El o los
interesados en el cumplimiento del mismo deben definir si se ha cumplido o no
su expectativa.

5.3.3. Controlar el alcance


Durante la ejecucin del proyecto se debe dar seguimiento al cumplimiento de
los requisitos del proyecto con el fin de verificar que este sea el correcto. Para
hacer esto el equipo debe comprobar que lo establecido al inicio del proyecto
es lo que se ha estado ejecutando y que los cambios se estn dando de
manera adecuada.

Se deben evaluar los requisitos establecidos en la etapa inicial en base a los


siguientes cuestionamientos:

An es necesario el requisito para los objetivos del proyecto?,

Se han detectado nuevos requisitos?, y

Las estrategias que se establecieron para cumplir el requisito son las


adecuadas?

Durante el avance del proyecto los requisitos han de ser monitoreados y


verificados con el fin de evaluar si el estado en el que se encuentran es el
indicado, y en caso contrario se deben tomar algunas acciones. Los requisitos
pueden encontrarse en alguno de los siguientes estados:

Activo (AC)

Cancelado (CA)

18

Diferido (DI)

Adicionado (AD)

Aprobado (AP)

5.4. Planificar la gestin de los riesgos


Planificar la gestin de riesgos del proyecto consiste en utilizar una
metodologa para la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y la
determinacin de controles necesarios para prevenir la detencin, suspensin,
interrupcin, demora, atraso, etc., de los trabajos del proyecto. El anexo 3
Gestin de riesgos apoya al registro o documentacin necesario para el
mencionado fin. As mismo una bitcora de las incidencias ocurridas apoya a
documentar las lecciones aprendidas en cuanto a riegos y ayuda a mejorar
continuamente el proceso y emplearla como referencia para proyectos futuros.

Segn las caractersticas del proyecto, se pueden reunir, entre otras, la


siguiente informacin:
Localizacin geogrfica del proyecto incluyendo fenmenos:
o Fsicos; el clima, la geologa, geomorfologa, hidrologa, vegetacin,
etc.
o Culturales; aquellos elementos, fenmenos y procesos que se
producen en el rea inducidos por el conjunto de personas que hay
habitan.
o Econmicos;

relacin

de

la

actividad

econmica

(consumo-

produccin) en el lugar en que se lleva a cabo el proyecto.


o Sociales; interesndose en aquellos elementos que afectan a las
personas en su conjunto como la pobreza, la violencia o la
educacin.
Tareas a realizar. Su duracin y su frecuencia.
Quien y cuantos realizan el trabajo, tanto permanente como ocasional.
Logstica de los recursos humanos y materiales a emplear en el proyecto.

19

Importancia

requerimiento

de

mantenimiento,

vigilancia

de

las

herramientas, maquinaria y equipos utilizados en la ejecucin del proyecto.


Tamao, forma de la superficie y caractersticas de los materiales a
manejar.
Energas a utilizar en el proyecto. (electricidad, gasolina, aire comprimido)
Manejo de las sustancias utilizadas y generadas en el trabajo (humos,
vapores, gases, polvo, lquidos, slidos)
Requisitos de la legislacin vigente sobre la instalacin, manejo de
materiales y especificaciones para hacer el trabajo.
Medidas de control de salud y seguridad existentes.
Permisos,

autorizaciones,

consentimiento,

conformidad

y/o

licencias

necesarias para poder ejecutar los trabajos del proyecto.


Datos anteriores de problemas climatolgicos, huelgas, descomposturas,
etc. que pudieran haber detenido la continuidad del trabajo de algn
proyecto, as como las estrategias tomadas para prevenir dichos riesgos. Se
tiene que buscar informacin fuera y dentro de la empresa.
Nivel de competencia de las personas que laboran en el proyecto.

Para mejorar la eficiencia en la identificacin de riesgos se pueden emplear


tcnicas como:
Inspecciones visuales,
Listas de verificacin,
Entrevistas,
Juicio de expertos experimentados,
Mediciones directas, (temperatura, ruido, toxicidad, vibraciones)
Diagramacin de posibles escenarios (optimista, pesimista y realista)

5.4.1. Identificar los riesgos


Involucra la determinacin de cuales riesgos podran afectar el desarrollo del
proyecto y la documentacin de las caractersticas de cada uno de ellos. Este
debe realizarse de forma sistemtica durante todo el ciclo de vida del proyecto,
20

debido a que los riesgos cambian, surgen nuevos riesgos o desaparecen los
riesgos identificados. El primer paso en la identificacin de riesgos es la
comprensin de proyecto en s mismo: Cul es su alcance?, Cules son sus
objetivos primordiales? La respuesta a estas preguntas tienen un impacto
marcado en la identificacin, consideracin y en las estrategias y mtodos
alternativos de solucin de riesgos. Los planeadores del proyecto generan
ideas sobre los riesgos del proyecto, perfeccionan las definiciones y obtienen
una lista completa de riesgos.

Para identificar riesgos, partiendo de supuestos se pueden seguir los siguientes


pasos:
Identificar factores que puedan detener o retrasar el proyecto.
Definir qu tan grave sera el impacto del riesgo en la continuidad del
proyecto si este se presentar.
Determinar las razones o las causas que pueden materializar el riesgo.

Para una correcta categorizacin se procede a asignar el cdigo que define a


los riesgos (tabla 5).

CODIGO
RG
RE
RO
RT
RA
RL

TIPO DE RIESGO
Riesgo de administracin de proyecto
Riesgo externo
Riesgo organizacional
Riesgo tcnico
Riesgo de alcance
Riesgo Legal

Tabla 5. Categorizacin de riesgos.


Nota: se puede asignar ms de un cdigo a algn riesgo.

5.4.2. Realizar el anlisis cualitativo y cuantitativo de riesgos


A cada riesgo identificado se le debe evaluar su impacto y probabilidad de
ocurrencia con el fin de clasificarlos en orden de prioridad, acorde a sus efectos
potenciales en los objetivos del proyecto, para la evaluacin de la prioridad de
los riesgos tambin se usan factores como plazos y la tolerancia al riesgo de
las restricciones del proyecto como costos, cronograma, alcance y calidad.
21

Relacin de riesgos y sus probabilidades de ocurrencia

Se refiere a la asignacin de una medida que estima la posibilidad de que un


incidente o evento en particular ocurra y se expresara entre 0 y 0.9 (tabla 6).
VALOR
0.1
0.3
0.5
0.7
0.9

DESCRIPCIN
Muy probable
Improbable
Probable
Altamente probable
Casi cierto

Tabla 6. Posibilidad de ocurrencia de riesgo.

Escala de impacto del riesgo

Este se establece en base a los cambios que podran suceder en los resultados
de uno o ms objetivos si el riesgo se materializa. El impacto del riesgo se
medir en una escala comprendida entre 0.1 y 0.9, as:

OBJETIVOS DEL
PROYECTO
Costos

Cronograma

Alcance

Calidad

Muy leve/0.1

Leve/0.3

Moderado/0.5

Critico/0.7

Muy crtico/0.9

Insignificante
incremento en el
costo
Insignificante
variacin
del
cronograma
Reduccin
del
alcance apenas
perceptible

Incremento en el
costo < 5%

Incremento en el
costo entre 5%10%
Retraso
del
5%.10%
del
programa
reas principales
del alcance son
afectadas

Incremento en el
costo entre 10%20%
Retraso del 10%20%

Incremento en el
costo >20%

Degradacin de
la calidad apenas
perceptible

Solo aplicaciones
muy
especificas
son afectadas

Retraso en
el
programa < 5%
reas
menores
del alcance son
afectadas

La reduccin de la
calidad demanda la
aprobacin
del
cliente
Tabla 7. Posibilidad de ocurrencia del riesgo.

Reduccin
del
alcance
inaceptable para
la
fuente
financiadora
Reduccin de la
calidad
inaceptable para
el cliente

Retraso
del
programa
superior al 20%
El resultado final
del proyecto es
inservible

El resultado final
del proyecto es
inservible

Clasificacin de los riesgos

Cuando se ha evaluado el riesgo se clasifica por el nivel que le corresponda


utilizando la siguiente herramienta a travs de la cual se ubicarn los riesgos
interceptando su probabilidad y su impacto y de esta manera se clasificarn en
cinco zonas de riesgos (tabla 8).
22

PROBABILIDAD
0.9
0.7
0.5
0.3
0.1

0.1

IMPACTO
0.5
0.45
0.35
0.25
0.15
0.5

0.3
0.27
0.21
0.15
0.9
0.3

0.7
0.5
0.3
0.1

0.7
0.63
0.49
0.35
0.21
0.7

0.9
0.81
0.63
0.45
0.27
0.09

Zona de riesgo aceptable


Zona de riesgo tolerable
Zona de riesgo moderado
Zona de riesgo importante
Zona de riesgo inaceptable
Tabla 8. Clasificacin de los riesgos: probabilidad/impacto.

5.4.3. Planificar la respuesta a riesgos


As, dependiendo del valor obtenido se tendrn categoras que permitirn
priorizar la aplicacin de medidas para el tratamiento de los riesgos en base a
lo que enmarca la tabla 9.

PROBABILIDAD
0.9

0.7

0.5

0.3

0.1

0.1
0.9
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo

IMPACTO
0.5
0.45
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
0.35
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
0.25

0.7
0.63
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
0.49
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
0.35
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo

0.9
0.81
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
0.63
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
0.45
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo

0.21
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
0.1
0.3
0.7
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
Asumir el riesgo
Asumir el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
el riesgo
Tabla 9. Clasificacin y medidas para tratar los riesgos.

0.27
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
0.09
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
el riesgo

0.7
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo

0.5
Asumir el riesgo

0.3
Asumir el riesgo

0.3
0.27
Evitar el riesgo

0.21
Evitar el riesgo

0.15
Reducir el
riesgo
Compartir o
transferir el
riesgo
0.9
Asumir el riesgo
Reducir el
riesgo

Evitar el riesgo

0.15
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
el riesgo
0.5

23

5.4.4. Controlar los riesgos


Para controlar los riesgos, bsicamente se debe:

Mantener

siempre

activo

el

ciclo

de

identificacin-respuesta

para

contemplar nuevos riesgos que pueden aparecer en cualquier momento.

Desechar los riesgos que hayan expirado.

Documentar lecciones aprendidas, resultantes de la gestin de riesgos.

Documentar las respuestas no planificadas a problemas inesperados.

Revaluar si los supuestos siguen siendo validos.

Vigilar los disparadores para ver si es necesario implementar los planes de


respuesta.

Vigilar las consecuencias que pueden generar la implementacin de los


planes

de

respuesta.

estos

son

considerados

riesgos

residuales

y/secundarios.

Comprobar la efectividad del proceso de gestin de riesgos.

Con el propsito de vigilar las medidas tomadas para eliminar, disminuir o


controlar los riesgos y todo el proceso de gestin de riesgos se debe verificar
que estas sean efectivas y oportunas en su implementacin, considerando que:

Los controles establecidos conduzcan a niveles de riesgo aceptables.

Los planes de respuesta a riegos no generen nuevos riesgos.

Los objetivos del proyecto no se vean afectados.

No se estn ignorando riesgos significativos.

5.5. Planificar la gestin de la calidad


Para llegar a determinar todos los aspectos de calidad del proyecto, no
solamente deben centrarse los esfuerzos en el control y la verificacin, sino
que debe seguirse un proceso orientado a determinar cmo dicha verificacin
es llevada a cabo, procesada y transmitida:

24

1. Determinar qu debe ser sometido a verificacin y control. Los puntos del


proyecto que se consideran crticos para lograr los objetivos y necesidades
del proyecto.

2. Establecer la manera ms adecuada de efectuar el control. El control de


calidad debe centrarse en el cumplimiento de los estndares establecidos
para los requisitos del proyecto, asegurndose que estos cumplan con el
nivel requerido.

3. Desarrollar

la

programacin

de

las

actividades

de

calidad.

La mayora actividades de calidad se realizan durante la ejecucin del


proyecto, aunque si los plazos de desarrollo son lo suficientemente largos,
deben programarse actividades intermedias.

4. Determinar los interesados y participantes de las actividades de calidad


Claramente los responsables de la ejecucin, pero tambin es necesaria la
participacin de expertos, e incluso del cliente, para asegurar comn
aceptacin del trabajo realizado.

5. Describir las herramientas y tcnicas de calidad que deben ser utilizadas


Las herramientas y tcnicas utilizadas deben garantizar que se contemplan
todos los aspectos del proyecto.

5.5.1. Realizar el aseguramiento de calidad


Hacer un seguimiento de la forma en que las actividades del proyecto se estn
implementando con el fin de encontrar no solo fallos y puntos crticos, si no
tambin buenos resultados que han de ser tomados en cuenta para la mejora
contina del proceso.

25

Mediante inspeccin

Esta actividad a de realizarse con la finalidad de garantizar que la ejecucin de


un proyecto se est realizando de acuerdo con las normas, tcnicas,
especificaciones, planos y dems requisitos que lo constituyen. Se apoya en
los controles de calidad de los materiales que se utilizan y de los equipos y
servicios que se adquieren para lograr el funcionamiento del mismo.

La persona encargada de la inspeccin, el inspector, debe hacer visitas a los


proyectos de

acuerdo a la periodicidad acordada. Su labor incluye la

inspeccin tcnica y la inspeccin administrativa.

La inspeccin tcnica

Se refiere al control realizado para garantizar que el proyecto se ejecuta segn


planos, especificaciones y requisitos establecidos. Esta tarea se hace de la
siguiente manera:

Controlando que los materiales, servicios, equipos y tecnologa que se


requieren llegan a la obra, as como constatando que cumplen con las
indicaciones dadas y que estn en buen estado para su funcionamiento.

Constatando en cada plano, que la parte de obra que se ejecuta, est


conforme en todos sus elementos.

Constatando que los materiales se emplean y se colocan en su sitio segn


las especificaciones.

Controlando que las personas realicen las actividades encomendadas con


los criterios establecidos y con las medidas necesarias (salud, seguridad y
condiciones en el medio ambiente de trabajo).

La inspeccin administrativa

Se refiere al control que se realiza para garantizar que la obra se ejecuta en


tiempo y forma en que se ha planificado, que las cantidades de trabajo

26

realizado son correctas y que los pagos se hacen segn el presupuesto


aprobado previamente. Para esta tarea es necesario:

Controlar la entrega de todos los documentos tcnicos necesarios para la


ejecucin, tales como planos, especificaciones, requerimientos, entre otros.

Controlar los permisos, normas, y requerimientos legales que apliquen al


proyecto.

Vigilar los procesos administrativos que son necesarios para suministrar los
recursos a los proyectos.

Controlar el correcto finiquito de servicios, materiales y dems gastos


necesarios para que el proyecto funcione.

Los resultados de la inspeccin pueden generar entre otras situaciones:

Rechazo y retiro de materiales, equipos, servicios, etc. que no renen las


condiciones o especificaciones para ser utilizados.

Informe del avance tcnico y administrativo del proyecto y seguido de la


notificacin inmediata de cualquier paralizacin o anormalidad observada.

Necesidad de coordinar las debidas modificaciones que pudieran surgir


drate la inspeccin

La estructura de la inspeccin se resume en la tabla 10, los elementos de la


misma dependen de lo que se pretende controlar y de lo que se considere
necesario emplear, lo anterior en congruencia con los objetivos de proyecto.

27

ELEMENTOS DE PLANIFICACIN
Consiste en formular una coleccin
de herramientas necesarias para
ordenar y disponer en el tiempo los
elementos
y
acciones
que
constituyen la ejecucin de los
proyectos, de modo que se tenga
claro su desarrollo en cuanto a
plazos, programas, materiales, etc.
por ejemplo:
Cronograma de fechas
Plazos contractuales
Programa de obra
Lista de equipos

ELEMENTOS PARA EL CONTROL


ADMINISTRATIVO
Corresponde a la implementacin de
herramientas
fsico-financieras
del
proyecto
referida
a
avance,
cumplimiento de plazos y control
financiero, como tambin los que se
refieren
a
los
procedimientos
reglamentarios por ejemplo:
Programa de trabajo
Avance real y planeado
Presupuesto real y planeado
Contratos
Permisos
Pagos
Cobros
Percepcin de proveedores
Tabla 10. Estructura de la inspeccin.

ELEMENTOS PARA EL CONTROL


TCNICO
Plantear
procedimientos
y
herramientas para la verificacin de la
calidad de las obras sobre la base de
un esquema, aplicado tanto a las
actividades como a los materiales de
terreno por ejemplo:
Lista de requerimientos
Ensayos o pruebas
Criterios de aceptacin
Plazos de aceptacin

Mediante verificacin

La verificacin se realiza con el objeto de revisar si se est cumpliendo con los


requisitos y normas previstos, est se efecta por el personal autorizado
tomando en cuenta las siguientes pautas:

Que el proyecto ha sido implementado y ha operado de acuerdo al plan y


que los materiales y equipos estn en donde se ha establecido.

Que todo se ha ejecutado en base a como lo dictan los documentos del


proyecto.

Que las actividades del proyecto se realizan de acuerdo a los


procedimientos establecidos.

Que los datos y registros son manejados de acuerdo a los procedimientos.

El proceso de verificacin se realiza de la siguiente manera, de acuerdo a lo


que se considere conveniente:

1.

Anlisis costo-beneficio.

2.

Determinar el periodo que se desea verificar.

3.

El periodo de verificacin depender del riesgo y complejidad del proyecto.

28

4.

Se puede hacer antes de iniciar la operacin del proyecto con el fin de


identificar omisiones y minimizar riesgos.

5.

Identificar que es lo que se pretende evaluar.

6.

Recopilar la informacin necesaria, de acuerdo a lo que se pretende


evaluar.

7.

Establecer los criterios de aceptacin y rechazo.

8.

Reportar el resultado de la verificacin, incluyendo entre otros aspectos:


o Estatus de la implementacin del proyecto.
o Operacin actual del proyecto.
o Grado de ejecucin de los procedimientos de la empresa.
o Nivel de cumplimiento de las normas
o Actividades, requisitos, estndares, productos o etapas aprobados.

5.5.2 Controlar la calidad


Controlar la calidad consiste en prevenir defectos, con el fin de evitar que estos
se identifiquen al final del proyecto y generen sobrecostos. La actividad de
controlar la calidad se gesta desde la fase de planeacin y supervisa la calidad
durante todo el clico de vida del proyecto. La auto inspeccin y la supervisin
son las medidas que se han de poner en prctica para controlar la calidad.

A travs de auto inspeccin

Esta inspeccin tiene como objetivo brindar una rpida retroalimentacin a las
actividades del proyecto, aqu el personal que realiza el trabajo, proceso o
actividad, verifica los resultados y toma una accin correctiva inmediata.

Las personas encargadas de ejecutar los trabajos deben conocer los


documentos que norman la operacin del proyecto (programa de actividades,
requisitos, estndares, presupuesto, etc.) con el fin de que estn consientes del
resultado que deben obtener con los recursos que se les han asignado. De
esta forma han de comparar sus resultados reales con los estimados
anteriormente. Es congruente tener presente este enfoque en todo momento,

29

desde la planeacin del proyecto hasta el cierre del mismo. Para lograr dicha
auto inspeccin se puede considerar los siguientes puntos:

Controlar que las personas, los materiales, servicios, equipos y tecnologas


con los que se cuenta estn siendo usados de manera adecuada y se estn
logrando con ellos los objetivos planificados.

Constatar que el trabajo que se est ejecutando esta conforme a los planes
establecidos.

Constatar la correcta aplicacin de los procedimientos de la organizacin,


entre otros los que dictan el control de documentos y registros.

Garantizar el cumplimiento de aspectos legales y

reglamentarios que

aplican al proyecto (ejemplo: salud y seguridad).

Presentar informe del proyecto cuando se considere necesario.

Apoyare involucrarse en las actividades del proyecto.

Mantenerse debidamente informado de la situacin en la que se encuentra


el avance del proyecto.

Los criterios de auto inspeccin varan de acuerdo a la tarea en la cual se est


involucrado.

A travs de supervisin

Supervisar, consiste en verificar de manera sistemtica e intencionada a travs


de un ente capacitado que cada fase que comprende el proyecto se est
ejecutando correctamente, adems de vigilar el cumplimiento de las normas,
leyes y reglamentos que regulen al sector, debiendo sealar la medidas
correctivas y/o preventivas pertinentes en tiempo oportuno.

La supervisin debe ser preventiva y progresiva, para facilitar el trabajo del


ejecutor del proyecto en lugar de obstruirlo, buscando que la obra se realice sin
contratiempos y con la mejor calidad posible. Para el buen desarrollo del
proyecto, los ejecutores deben facilitar el trabajo de la supervisin y a la vez
lograr una mayor eficiencia, programando y armonizando las actividades
propias, con las actividades de la supervisin.
30

El supervisor debe ser un profesionista con las siguientes caractersticas:


Experiencia, la suficiente para comprender e interpretar todos los
procedimientos contenidos en los trabajos del proyecto.
Capacidad administrativa y de organizacin, la necesaria para ordenar los
documentos que requiere el control y administracin del proyecto.
Seriedad, para representar con dignidad al propietario en todo lo que
respecta al desarrollo tcnico de la obra.
tica profesional, para cumplir con todas las obligaciones que adquiere al
ocupar el cargo.
Honestidad, para decidir y autorizar soluciones tcnicas y el transparente
pago de los trabajos realizados.
Criterio tcnico, para discernir entre alternativas, cual es la ms adecuada y
apropiada.
Proactivo, para tomar la iniciativa y emplear su criterio, en muchas
situaciones que se pudieran presentar en el proyecto.
Liderazgo,

capacidad

de

motivar

manejar

adecuadamente

la

comunicacin y los problemas que se pudieran presentar.

La supervisin, comprende un conjunto de operaciones realizadas en el sitio


del proyecto, para verificar el cumplimiento de los trabajos dentro de
parmetros y requisitos establecidos. En este sentido el supervisor se convierte
en administrador del proyecto y entre sus funciones principales estn las
siguientes:
Asesorar en todos los asuntos tcnicos relacionados al proyecto.
Conocer y revisar detalladamente el proyecto: planos, especificaciones,
presupuesto. As como exigir su cumplimiento y realizar la interpretacin
justa y sin prejuicios de estos documentos.
Solicitar y revisar el programa de trabajo; posteriormente debe efectuar sus
actualizaciones.
Participar en las reuniones de planeacin del proyecto.
31

Solicitar y revisar la lista de trabajos y calendario de las mismas.


Controlar que el servicio se cumpla correctamente.
Solicitar la aprobacin de liberacin de recursos.

Para desarrollar la supervisin, el supervisor, haciendo uso de su atribucin


principal como representante de los interesados, deber cumplir con una serie
de obligaciones, tanto generales como especficas.

Obligaciones especificas:
Revisar todos los documentos del proyecto y deber familiarizarse con las
condiciones del rea donde se ejecuta el proyecto.
Cumplir y hacer cumplir todas las condiciones contenidas en los
documentos del proyecto, en este contexto debe verificar de forma continua
que la obra est de acuerdo a los planos y especificaciones del proyecto.
Verificar que los permisos, licencias, etc. estn actualizados. En caso
contrario solicitar la colaboracin de quien se requiera para realizar los
trmites necesarios.
Vigilar e inspeccionar los inmuebles propiedad de terceros aledaos al lugar
del proyecto, cuyas instalaciones queden comprendidas en el rea de
influencia de la ejecucin de las obras y puedan verse afectadas en su
integridad. Debiendo exigir que se adopten todas las precauciones
necesarias para evitar el dao a dichos inmuebles; as como de los
servicios pblicos, y accesos a las instalaciones ya existentes, como
electricidad, telefona, agua, accesos; y vigilara en lo posible que no se
dae medio ambiente cuya existencia no afecta el desarrollo del proyecto.
Inspeccionar los lugares de alojamiento del personal asignado a la obra y
comprobara que estos renan las condiciones de higiene y salubridad
adecuada.
Revisar y aprobar o no, los mtodos de ejecucin y planes de trabajo que
propongan

los

ejecutores.

Dichos

planes

deben

comprender

los

procedimientos, equipos y personas asignados al trabajo para cumplir con


las especificaciones del proyecto y los programas presentados.

32

Comprobar el estado de avance de la construccin en forma continua y


mantener informado peridicamente del avance y verificar que los
programas de tiempos planeados, sean cumplidos y actualizados de
acuerdo a las variaciones que se presenten.
Examinar y llevar a cabo los ensayos de los materiales, equipos y
tecnologas indicados en las especificaciones tcnicas, con la consecuente
aprobacin de la calidad o recomendando las acciones que debern
tomarse en caso de que la calidad no sea la requerida.
Comprobar que el personal asignado tiene la capacidad profesional para el
tipo de servicios y el nmero de personas es el que requiere el proyecto
para que su avance se ajuste a la calidad especificada y al ritmo sealado
en los cronogramas del proyecto.
Hacer verificaciones y correcciones necesarias, cuando en la ejecucin del
proyecto se descubriese alguna discrepancia entre lo planeado y las
condiciones reales de la obra debe seguir las pautas establecidas para
solicitar cambios.
Podr persuadir la interrupcin de la ejecucin de cualquier aspecto del
proyecto, si comprueba que est no se realiza de acuerdo a las indicaciones
de los planes y especificaciones si su ejecucin se est efectuando
defectuosamente.
Los informes que presente a los interesados sobre el progreso alcanzado
en la ejecucin del proyecto debe contener la siguiente informacin:
a) Resumen del trabajo efectuado en el periodo cubierto por el informe
y de las principales incidencias ocurridas.
b) Estado de avance del proyecto, segn las partidas del cronograma y
el presupuesto base.
c) Medidas correctivas propuestas para incrementar el ritmo de
ejecucin del proyecto si fuera necesario.
d) Factores en el rea del proyecto que afecten su desarrollo normal.
e) Acciones realizadas para controlar la calidad.
f) Equipos, materiales, tecnolgicas, vehculos y dems recursos
empleados

por

los

ejecutores,

indicando

sus

principales

caractersticas.

33

g) Personal ejecutor: profesionales, tcnicos, jefes de obra y obreros;


empleados en el periodo del informe, incluyendo personal alterno.
h) Presentacin fotogrfica del trabajo en ejecucin y del trabajo
terminado.
i) Organizacin del supervisor y recursos empleados.
j) Variantes cambios del proyecto original si hubieran sido
efectuados, incluyendo las actualizaciones correspondientes.
k) Estado de avance de las obras adicionales como resultado de las
variantes cambios al proyecto original, dadas en las ordenes de
cambio (en su caso).
El supervisor debe exigir que las normas de salud y seguridad sean
cumplidas por los ejecutantes del proyecto. En este aspecto ha de
comprobar que se empleen los equipos de seguridad, que se respeten los
sealamientos, etc.
La supervisin debe llevar un archivo completo de todas las actividades
realizadas durante la ejecucin del proyecto, en el que se incluirn
bitcoras, informes peridicos, planes actualizados, estimaciones de
proyecto, cambios en especificaciones y rdenes de cambio. As mismo se
debe incluir toda la correspondencia cruzada entre el supervisor,
ejecutantes e interesados.
Comprobar que se estn cumpliendo con los pagos al personal, acreedores,
contratistas, etc.

Obligaciones generales:
El

supervisor

debe

mantener

permanentemente

informados

los

interesados que lo requieran, acerca de las actividades concernientes a su


funcin, as como de las ocurrencias extraordinarias que pudieran
suscitarse durante el desarrollo de la misma.
El supervisor debe contar con una organizacin apropiada para responder a
las exigencias de la supervisin y para poder cumplir con sus obligaciones,
sin causar demoras a los ejecutores del proyecto.

34

Las personas que apoyan en la supervisin deben poseer la experiencia


necesaria para desempearse eficientemente, manteniendo relaciones
cordiales con el personal ejecutor y conservando el nivel de autoridad que le
confiere su funcin.

5.6. Cerrar el proyecto


Se busca terminar formalmente el proyecto o una fase del mismo considerando
que:

Se han creado los entregables de los servicios y estos han sido aceptados.

Los requisitos generales del proyecto y de los interesados se han cumplido


adecuadamente.

Se ha cumplido el alcance y los objetivos del proyecto.

Las actividades se han completado, validado y cerrado.

El cierre de proyecto es un proceso administrativo interno de la organizacin,


que en ciertos casos se ha establecido desde la planeacin. Las actividades a
realizar tienen determinada complejidad y se debe mantener el apoyo del
equipo de trabajo, se mencionan las siguientes actividades.
Obtener la percepcin del cliente en relacin al servicio realizado a travs
de una evaluacin al trmino del proyecto.
Cierre de todos los contratos y ejecucin de todos los pagos y cobranzas
pendientes.
Archivar en el SICET toda la informacin del proyecto, debe incluir los
documentos de planificacin, todos los registros generados, base de datos,
todos los datos de los cambios efectuados, la documentacin de riesgos
(ocurrencia, impacto y su manejo), etc.).
Realizar las bajas ante el IMSS del personal correspondiente.
Transferir adecuadamente los recursos humanos y tecnolgicos que fueron
asignados al proyecto.

35

Documentacin de lecciones aprendidas

Documentar la experiencia obtenida en el proyecto para ser tomada como


referencia para proyectos futuros. Las cinco claves importantes a tomar en
cuenta son:

1. Interesados. Es conveniente preguntarles cul fue su grado de satisfaccin,


su voz permite conocer que se hizo para lograr dicha satisfaccin.
2. Fuente de recursos. Las acciones tomadas para obtener los recursos en
tiempo, forma y calidad, as como las prcticas que generaron un buen
desempeo de los mismos.
3. Riesgos. La manera en que se aplico el proceso de gestin de riesgos y la
efectividad de las respuestas implementadas.
4. Equilibrio. En cuales y como se consiguieron resultados satisfactorios de los
siguientes elementos: calidad, tiempo, costo.
5. Arte de direccin de proyecto. Las claves que generaron un buen
desempeo del equipo de proyecto, las fuentes de motivacin, su capacidad
para comunicarse con el cliente mediante el buen uso de las
comunicaciones.

Las lecciones aprendidas deben ser tomadas durante todo el ciclo de vida del
proyecto ya que son el disparador de la mejora de los procesos del proyecto y
ayudan prevenir las mismas situaciones en los nuevos proyectos. Para
identificar las lecciones aprendidas es conveniente llevar una bitcora de
lecciones aprendidas no teniendo importancia su formato o presentacin,
tambin se puede acudir a las fuentes de informacin que se enlistan a
continuacin:
Las bases de datos
Documentos del proyecto
Bitcoras del proyecto
Preguntar a los interesados alcanzo el proyecto las meta de tiempo y
alcance? Cules fueron las principales lecciones aprendidas? Qu sali

36

bien del proyecto? Qu sali mal del proyecto? Qu haran diferente o


que no haran?
Controles de cambio
Documentos de riesgos

Los componentes mnimos que integran las lecciones aprendidas son:


Tema.

Se indica el nombre con el cual se identificara rpidamente las

lecciones aprendidas a tratar.


Descripcin. Se detalla la situacin a la que se enfrent.
Fase del proyecto. Se seala en qu fase del proyecto se presento la
leccin.
Categora. Se indica a cual rea de conocimiento del proyecto pertenece la
leccin aprendida
Acciones implementadas. Se explican a detalle las decisiones y/o acciones
emprendidas para enfrentar la situacin, alcanzar el xito, evitar fallos y
resolver el problema
Resultados obtenidos. Se exponen los resultados obtenidos por las
acciones implementadas, respondiendo a las preguntas Qu sali bien?
y/o Qu sali mal?
Recomendaciones. Se mencionan algunas acciones que pueden ser
retomadas, las acciones a evitar y otras que se pueden implementar en
proyectos posteriores.

37

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
El proyecto que realizamos dentro de la Gerencia de Estudios de Ingeniera
Civil (GEIC) cumpli con el 100% de las actividades planeadas, con l, se
contribuy de manera importante para identificar y enriquecer algunos de sus
procedimientos, los cuales se consideraron ambiguos, ya que no estaban
claramente definidos, trayendo como consecuencia una mala planificacin,
ejecucin y cierre en la realizacin de proyectos.
Identificando este problema, nos apoyamos en la metodologa PMBOK a fin de
empatarla con las actividades de la GEIC, llevando a la creacin de propuestas
de procedimientos y formatos que apoyen en el control de las reas
identificadas con mayor inters para eficientar el procedimiento, como lo son:
participacin de los interesados, recopilacin de requisitos, definicin del
alcance, validacin del alcance, planificacin de la gestin, aseguramiento y
control de calidad, planificar, gestionar y controlar las comunicaciones, control
de riesgos y el cierre de proyecto o fase. De esta manera con apoyo de los
formatos se lograr que exista una buena comunicacin con las partes
interesadas, identificar sus necesidades, evitar retrasos en el desarrollo de su
servicio, as como identificar los posibles riesgos a los que se enfrentan durante
su trabajo y sus posibles respuestas.
La implementacin del procedimiento de cierre propuesta

permitir que la

gerencia complete sus actividades satisfactoriamente, considerando lo ya


establecido por la GEIC, y de esta manera formalizar eficientemente el cierre
de proyectos y la recopilacin de lecciones aprendidas.
La resolucin de problemas actuales no determina todo el xito futuro de GEIC,
se propone implementar el mismo plan de anlisis, llevado a cabo en este
proyecto, en forma sistemtica, mnimo cada ao. Esto con la finalidad de
afinar y actualizar los procedimientos, logrndose as una mejora continua que
redundar en beneficios econmicos para la empresa, satisfaccin total del
cliente y los sectores sociales con los que se encuentra relacionada la
empresa.

38

7. COMPETENCIAS DESARROLLADAS Y/O APLICADA


FORMATO DE RUTA FORMATIVA
1. IDENTIFICACIN DEL PI
Institucin: INSTITUTO TECNOLGICO DE TLALNEPANTLA
Programa: TITULACIN POR RESIDENCIAS
Nombre del proyecto: PROPUESTA DE UN SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD POR PROYECTO
PARA LA GERENCIA DE ESTUDIOS DE INGENIERA CIVIL
Fecha de elaboracin: JULIO 2014

Versin: 1

Tipo de proyecto:

Nivel de gestin:

INVESTIGACIN EDUCATIVA

PROPUESTA

Prerrequisito:

Ubicacin:

Asignaturas
integran:

que

se

RESIDENCIA PROFESIONAL

INGENIEA EN
EMPRESARIAL

GESTIN

CALIDAD APLICADA A
LA
GESTIN
EMPRESARIAL

Crditos: 10

Tiempo de aprendizaje con


el docente: 1-4 h/s/m

Tiempo de aprendizaje
independiente: 120 h/s/m

Competencias previas:
1. Capacidad de anlisis, sntesis y abstraccin.
2. Capacidad para identificar, plantear y resolver problemas
3. Capacidad para gestionar y formular proyectos.
2. PROBLEMAS A RESOLVER Y COMPETENCIAS A FORMAR
Nodo problematizador: CALIDAD

Competencia de nfasis: APLICACIN


DE LA GUA PMBOK, ISO 215OO E ISO
9001:2008

Problemas a resolver:
La documentacin incorrecta de los requerimientos y especificaciones de un servicio que realiza la
GEIC se traduce a; una inexacta deteccin de necesidades, a una mala planeacin, a un inadecuado
desarrollo del proyecto y/o servicio, a un aumento en los costos, causan no conformidades, originan
retrasos, entre otras variables negativas.
Durante la ejecucin de proyectos realizados por la GEIC, principalmente en campo, la disposicin
de recursos (vehculos, personas, equipos) es primordial para el preciso cumplimiento de
actividades. Dicha disposicin se ve limitada por diversas variables administrativas, de capacidad,
de calidad, etc. durante la gestin de los mismos, consecuentemente esto genera retrasos en cuanto
a tiempo, aumentos imprevistos en los costos y ocasiona insatisfaccin en el cliente y en las partes
interesadas.
Durante la ejecucin del proyecto se detect que no se han definido algunos puntos de control
sobre interesados, comunicaciones, calidad, riesgos, y alcance, lo cual puede llegar a perjudicar en
el cumplimiento de la planeacin de los proyectos de la GEIC, en la deteccin de producto no
conforme, en la satisfaccin del cliente, en la planificacin correcta de respuesta a riesgos,
insatisfaccin de las partes interesadas; afectando directamente el cumplimiento del objetivo y

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alcance del proyecto.


Una fase importante en el proceso de realizacin y ejecucin del servicio es el cierre y finiquito
(finalizacin contractual) el cual no est bien definido en el procedimiento de planeacin que tiene la
GEIC, provocando que este proceso sea ambiguo.
Competencias especficas que se integran:
CAPACIDAD PARA DEMOSTRAR EL CONOCIMIENTO Y COMPRENSIN DE LOS
HECHOS ESENCIALES, CONCEPTOS, PRINCIPIOS Y TEORAS RELACIONADAS CON LA CALIDAD.
Competencias genricas que se integran: CAPACIDAD DE ANLISIS, SNTESIS Y ABSTRACCIN,
CAPACIDAD DE COMUNICACIN ORAL Y ESCRITA, CAPACIDAD PARA IDENTIFICAR, PLANTEAR Y
RESOLVER PROBLEMAS.
Competencias interpersonales: CAPACIDAD PARA TRABAJAR EN EQUIPO, CAPACIDAD CRTICA Y
AUTOCRITICA.
Competencias sistmicas: HABILIDADES DE INVESTIGACIN, CAPACIDAD DE APLICAR LOS
CONOCIMIENTOS EN LA PRCTICA, CAPACIDAD DE APRENDER, ADAPTARSE A NUEVAS
SITUACIONES, CREATIVIDAD.
Descripcin:
Con un enfoque basado en el PMBOK, ISO 21500 e ISO 9001:2008, crear una metodologa que
permita a la GEIC un mejor mecanismo en la gestin de cada una de las etapas de los proyectos;
desde la identificacin de las necesidades del cliente hasta el suministro del servicio.
Justificacin:
La GEIC proporciona soluciones integrales de ingeniera civil y ciencias de la tierra para dar certeza,
viabilidad y confiabilidad al desarrollo y conservacin de obras de infraestructura, a la Comisin
Federal de Electricidad, organismos externos, empresas nacionales del sector pblico, privado y
organizaciones extranjeras.
La gua de fundamentos para la direccin de proyectos conocido como PMBOK, es considerado el
estndar ms reconocido para manejar y administrar proyectos.
La ISO 21500 Gestin de proyectos, proporciona lineamientos genricos de conceptos y procesos
sobre gestin de proyectos que son importantes y tienen un impacto en la ejecucin de los mismos.
La ISO 9001:2008 especifica los requisitos para un sistema de gestin de calidad.
Establecer una metodologa tomando como base la interaccin entre PMBOK, ISO 21500 e ISO
9001:2008 y aplicarla a los procesos de realizacin y ejecucin de la Gerencia de Estudios de
Ingeniera Civil se lograr que sean ms eficaces en las etapas de planeacin, ejecucin y cierre de
proyectos.
Marco Terico y conceptual:
La gua del PMBOK de fundamentos para la direccin de proyectos, es considerado el estndar
internacionalmente reconocido para manejar y administrar proyectos. ISO 21500 proporciona
lineamientos generales de conceptos y procesos de administracin de proyectos que tienen un
impacto significativo en la ejecucin de los mismos. La ISO 9001:2008 especifica los requisitos para
un sistema de gestin de calidad.
Poltica de calidad GEIC
La GEIC, est comprometida a realizar servicios de ingeniera civil y ciencias de la tierra, confiables
y oportunas en beneficio de sus clientes, que agreguen valor a sus procesos, con el fin de lograr su
satisfaccin.

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Para lograr lo anterior, procura el desarrollo constante del personal y la mejora continua e
innovacin en sus operaciones, utilizando un enfoque sistemtico y de procesos, con la certeza que
con esto, ser una organizacin cada vez ms competitiva. As mismo manifiesta la mejor
disposicin para adoptar una cultura de seguridad y desarrollo sustentable que fundamente su
responsabilidad social.
4. DISEO METODOLGICO
FASES

DURACIN

Estudio de procedimiento SAC-720 Planeacin de Proyectos de la GEIC (3 semanas)


Adecuacin de las etapas de la planeacin preliminar y operativa con la ISO 21500 Gestin de
proyectos (3 semanas)
Adecuacin de las etapas de la planeacin preliminar y operativa con la filosofa del PMBOK (3
semanas)
Elaboracin de las propuestas aumenten la eficiencia y eficacia del proyecto (3 semana)
Elaboracin de formatos de acuerdo a procedimientos identificados (2 semanas)
Revisin y evaluacin de formatos y procedimientos elaborados (2 semanas)
5. GESTIN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO
Elaborado por:

E-mail:

JESUS VIDAL GONZALEZ CAZARES

ing.jgonzal@gmail.com

VIANEY JACQUELINE PRIETO RODRGUEZ

vj_prieto_14@hotmail.com

Coordinador:
GRACIELA OSORIO ROJAS

Revisado por:

Fecha:

Contribuciones:

Fecha:

Periodicidad de la revisin:

Fecha prxima revisin:

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8. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS Y VIRTUALES


Project Management Institute. Gua de los fundamentos para la direccin de
proyectos (Gua del PMBOK). Quinta edicin. PMI, Inc. Pensilvania E.U.A.
2013.
ISO 9001:2008, Sistemas de Gestin de Calidad Requisitos.
ISO 21500, Gua para la direccin de proyectos.
Oscar vila, Mauro Landa. Cmo elaborar un plan de gestin de riesgos.
<http://es.wikihow.com/elaborar-un-plan-de-gesti%C3%B3n-de-riesgos>
(15/10/2014).

Mailxmail.com. Capitulo 42: Tipos de inspeccin.


<http://www.mailxmail.com/curso-concepto-logistica/tipos-inspeccion>
(19/10/2104).

A. romero M. C. Echeverra C. Inspeccin direccin y supervisin de obras


civiles control de obras de concreto.
<http://www.fau.ucv.ve/documentos/fundafauucv/INSPECCIONDEOBRASCIVIL
ESENERO2010.pdf> (20/10/2014).

Mnica KhinaniAshok. PMP: Explica la gestin de proyectos segn rubro el


marco de referencia propuesto por el PMI en el PMBOK (videoconferencia).
Enero 2014.

Nelson Ramn Flores Moncada. Plan de Gestin de Riesgos del Proyecto


etano retrofit. Tesis (Master en administracin de proyectos). San Jos, Costa
Rica. Universidad para la cooperacin internacional, 2009, 141 hojas.

42

9. ANEXOS

COMISIN FEDERAL DE ELECTRICIDAD


GERENCIA DE ESTUDIOS DE INGENIERA CIVIL
Gestin de interesados
NOMBRE DEL PROYECTO:

NOMBRE

TIPO DE
INTERESADO

FECHA:
REVISIN No.:
NOMBRE DE LA
EMPRESA O
INSTITUCIN

PODER/
INTERS

COMPROMISO
ESTRATEGA DE GESTIN

CARGO
ACTUAL

ELABOR:
REGISTRO DE INTERESADOS

DESEADO

REVIS:
COMPROMISO: D=Desconocedor; R= Reticente; N=Neutral; A=Apoya; L=Liderea
PODER/INTERS: A=Alto; I=Intermedio; B=Bajo

ESTRATEGIA DE COMUNICACIN

COMISIN FEDERAL DE ELECTRICIDAD


GERENCIA DE ESTUDIOS DE INGENIERA CIVIL

Requisitos del proyecto


NOMBRE DEL PROYECTO:

ID

DESCRIPCIN

ELABOR:

FECHA:
REVISIN No.:

INTERESADO

ENCARGADO DEL
CUMPLIMIENTO

RESPONSABLE (S)
DE ACEPTACIN

REVIS:

PRIORIDAD/
COMLEJIDAD

CRITERIOS DE ACEPTACIN

ESTADO

COMISIN FEDERAL DE ELECTRICIDAD


GERENCIA DE ESTUDIOS DE INGENIERA CIVIL
Gestin de riesgos

NOMBRE DEL PROYECTO:

ID

OBJETIVO PROYECTO

ELABOR:

CAUSAS (factores
internos, externos y
agente generador)

FECHA:
REVISIN No.:

RIESGO

DESCRIPCIN

EFECTOS
(CONSECUENCIAS)

VALORACIN
DEL RIESGO

REVIS:

OPCIONES DE MANEJO

ESTRATEGIAS Y
ACCIONES

RESPOSABLE