Curso de Excel

Curso de Excel
DIRECTORIO
LIC. MIGUEL NGEL CORREA JASSO
Director General
LIC. JAIME A. VALVERDE ARCINIEGA
Secretario General
DR. JOS ENRIQUE VILLA RIVERA
Secretario Acadmico
ING. RUBN VILCHIS MELGAREJO
Secretario de Administracin
LIC. RICARDO M. HERNNDEZ RAMREZ
Secretario de Apoyo Acadmico
DR. BONIFACIO EFRN PARADA ARIAS
Secretario de Extensin y Difusin
ING. MANUEL GARZA CABALLERO
Secretario Tcnico
LIC. FRANCISCO GUTIRREZ VELZQUEZ
Secretario Ejecutivo de la Comisin de Operacin
y Fomento de Actividades Acadmicas
ING. MANUEL QUINTERO QUINTERO
Secretario Ejecutivo del Patronato
de Obras e Instalaciones
Curso de Excel
Juan Manuel Daz Salcedo
INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

Mxico
Curso de Excel
Primera edicin: 2003
D.R. 2003 INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL
Direccin de Publicaciones
Tresguerras 27, 06040, Mxico, DF
ISBN: 970-36-0017-4
Impreso en Mxico / Printed in Mexico
ndice
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Excel
Informacin general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
La ventana de Excel (elementos principales) . . . . . . . . . . . .
Cmo poner nombre a una hoja de trabajo . . . . . . . . . . .
Punteros ms usados y sus funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Rangos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Introducir datos en celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Impresin en la hoja de clculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Valores para los diferentes parmetros . . . . . . . . . . . . . . . .
Ayuda en Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Recomendaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Equipo perifrico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Construccin de una hoja de clculo

Formas de ingreso a un comando (instruccin o botn) . .
Ajuste del ancho de columnas en forma manual y directa
Ajuste de la altura de las filas en forma manual y directa .
Insertar columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Agregar filas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Colocar bordes a una celda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ajustar texto en una celda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Otras opciones de la ventana formato de celdas . . . . . . . .
Opciones de la ventana formato de celdas . . . . . . . . . . .
Control del texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Uso de la opcin dibujo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Seleccin y combinacin de celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Frmulas
Cmo introducir frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cmo desplegar todas las funciones de Excel . . . . . . . . .
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Curso de Excel
Cmo desplegar las funciones por categora . . . . . . . . . .

Funcin suma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Informacin que se obtiene en la ventana de funciones .
Modificar un rango despus de realizar un clculo . . . . .
Insertar una nueva fila o columna despus de realizar
los clculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cmo calcular un incremento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Calcular el promedio de columnas y filas . . . . . . . . . . . . . . .
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Base de datos
Clculo del total de columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Clculo del total de filas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Copiar las frmulas en filas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Copiar frmulas en columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Determinacin del valor mximo de un conjunto de datos
Determinacin del valor mnimo de un conjunto de datos
Cmo salir de una funcin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Graficacin
Copiar una hoja de clculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Asistente para grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Asignacin de nombre a las series . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Movimiento de la grfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cambios en la grfica obtenida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Insertar comentarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Plantillas
Elaboracin de una plantilla de programa de actividades
Presentacin preliminar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Configuracin de la pgina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hoja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mrgenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Enmarcar la plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Definicin de las actividades en la plantilla . . . . . . . . . . . . .
Definicin de las barras de actividades . . . . . . . . . . . . . . . . .
Copiar un objeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Resultado final . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Introduccin
Lee esto antes de que inicies el uso de esta gua
Durante la preparacin de esta gua se ha buscado ser lo ms
prctico posible, evitando el uso de funciones poco comunes, as
como el uso excesivo de texto para la explicacin de cada tema.
Esta gua abarca los aspectos bsicos ms sobresalientes de
Excel, de tal forma que desde las primeras dos prcticas puedas
empezar a realizar incursiones formales en el uso de este programa.
Es recomendable que antes de iniciar cada una de las prcticas, las leas primero y trates de entender las instrucciones, si lo
haces notars que su realizacin ser mucho ms fcil y el tiempo
dedicado se puede abreviar notablemente.
En general cada vez que encuentres la palabra Puntero o
Indicador, nos referimos al sealador del ratn que aparece en
pantalla.
Al final del texto encontrars algunas recomendaciones para
la adquisicin de tu computadora o laptop, as como del equipo
perifrico (impresora, escner, quemador, etc.)
Seguramente encontrars que algunas prcticas se te dificulta
realizarlas, es normal que suceda esto por lo que no debe ser motivo de desnimo, date oportunidad al intentar otras prcticas y
posteriormente regresa con las que no tuviste xito.
Durante la explicacin sobre cmo introducir frmulas se eligieron las funciones ms representativas, detallando lo suficiente
para que puedas hacer extensivo este conocimiento hacia otras
funciones ms avanzadas.
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Curso de Excel
Observa la forma en que est presentado el ndice, encontrars que puedes encontrar fcilmente los temas de tu inters.
Esta gua la puedes utilizar con las versiones 2000, XP y lo ms
reciente de Excel, y en caso de que requieras ms informacin o
desees complementar alguna funcin, activa la ayuda de Excel.
Excel
Introduccin
Microsoft Excel es un programa de hoja electrnica de clculo
la cual se utiliza para efectuar operaciones numricas con rapidez y precisin. Principalmente te sirve para ordenar datos y si
tienes necesidad podrs hacer clculos y grficas con ellos.
Informacin general
Funciones que se realizan con Excel:
Introduce datos con mucha exactitud.
Calcula datos rpidamente.
Realiza anlisis lgicos con datos, con preguntas como qu pasara s?
Puedes cambiar fcilmente la presentacin de los datos a travs
de formatos.
Los grficos se elaboran fcilmente.
Puedes compartir informacin con otros usuarios.
Obtienes hojas de trabajo a partir de otras que ya existen.
La ventana de Excel (elementos principales)

La ventana de la hoja de clculo contiene una cuadrcula de 256
columnas que se ordenan alfabticamente y 65536 filas que a la
vez se ordenan numricamente.
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Curso de Excel
Celdas: una celda queda definida por la interseccin de una

columna y una fila.
Dentro de una Celda puedes escribir: texto, nmeros, frmulas o
una combinacin de los mismos.
Para activar una Celda simplemente coloca el puntero en la que
deseas y oprime el botn izquierdo del ratn.
Observars que al hacer esto la Celda seleccionada queda
enmarcada como se muestra en la siguiente figura:
Direccin de una celda (ubicacin): es identificada por las coordenadas de la interseccin de la fila y la columna, como lo podrs
notar en la siguiente figura:.
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Filas
El texto lminas se encuentra en la Celda A1.

El texto matrices se encuentra en la Celda B1.
El texto resortes se encuentra en la Celda C1.
El texto punzones se encuentra en la Celda D1.
Columnas
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Barra de ttulo: en esta barra se despliega el nombre del archivo.
Barra de ttulo
Direccin de la celda
Zona para escribir datos

(barra de frmulas)
Signo igual
Registro de la direccin o ubicacin de la celda: en este espacio

aparece la ubicacin de la celda que tienes activa; por ejemplo
en la figura anterior es la A2.
Barra de frmulas: haciendo uso de esta barra puedes escribir datos
en la hoja de trabajo y se encuentra ubicada delante del signo
Igual.
Para hacer uso de esta barra, primero selecciona cualquier

celda.
Ahora coloca el puntero sobre la zona de la barra de Frmulas.
Oprime el botn izquierdo del ratn y escribe cualquier valor.
Observa cmo este dato se registra en la celda que tienes activa.
Barra de herramientas ms comunes: son la de Formato y Estndar

que contienen los botones o comandos de Excel usados con mayor
frecuencia.
Etiquetas de hojas: se encuentran en el extremo inferior izquierdo
de la hoja de trabajo.
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Curso de Excel
Permiten tener el trabajo en conjuntos llamados Libros de trabajo (al iniciar Excel se encuentran usualmente tres hojas, pero puede haber hasta 255).
Etiquetas de hojas
14444244443
Cmo poner nombre a una hoja de trabajo

En el margen inferior izquierdo se encuentran tres etiquetas con
los nombres Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3.
Coloca el puntero encima de cualquiera de ellas.

Oprime el botn derecho del apuntador.
Vers que se despliega la siguiente imagen:
Excel
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Con el botn izquierdo del apuntador oprime la opcin Cambiar

nombre.
Ahora oprime la tecla Supr.
Observa que el espacio se redujo apareciendo slo la barra vertical
por lo que ahora puedes escribir Clase nmero 9.
En la siguiente imagen se observa el resultado:
Punteros ms usados y sus funciones

Puntero de cruz: es uno de los ms comunes y se despliega continuamente sobre tu hoja de clculo excepto en la zona de Barra de
herramientas donde se despliega el puntero tipo flecha.
El Puntero de cruz sirve para realizar dos tipos de selecciones:
Seleccin de una Celda: oprime el botn izquierdo del ratn sobre cualquier Celda y observa cmo al hacerlo se enmarca la
Celda correspondiente.
Seleccin de un rango: oprime el botn izquierdo del ratn en una
Celda y sin soltar, desplaza el ratn hasta seleccionar el nmero
de Celdas que deseas; una vez lograda la seleccin deja de oprimir el botn y notars que las Celdas elegidas se sombrean.
Despliegue de submen: debers oprimir el botn derecho del
ratn y:
Despus de seleccionar una Celda o un rango, oprime el botn

derecho del ratn.
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Curso de Excel
Observars que se despliega un submen de opciones que te

permitirn realizar algunas actividades sobre la misma.
Barra vertical: sirve para escribir un texto, un rtulo o algn valor.
Esta barra te indica que puedes iniciar la escritura de una frmula

o de un texto.
Simplemente oprime dos veces el botn izquierdo del ratn sobre

cualquier Celda o sobre la Barra de frmulas.
Observa que se despliega una barra vertical la cual te indica que

puedes iniciar la escritura.
Para empezar escribe en la Celda A1.
Barra de frmulas,
tambin desde aqu
puedes corregir el texto
Celda en la que se
est actuando
Puedes corregir
el texto desde
la celda
Puedes oprimir en
cualquier parte del texto
Para salir de la Celda o de la Barra de frmulas, simplemente

oprime el botn izquierdo del ratn sobre cualquier otra Celda.
Correccin de texto desde la Celda:
Para corregir el texto, oprime dos veces el botn izquierdo del

ratn encima de la Celda que quieres modificar.
Observa que se despliega el Puntero de barra vertical al final del

texto.
Si ahora quieres colocar el puntero al inicio del texto, oprime el

botn izquierdo del ratn al inicio del mismo o en cualquier lugar
que quieras corregir en la Celda.
Excel
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Correccin del texto (desde la Barra de frmulas)
Observa que cuando escribes sobre una celda, el texto tambin

se despliega en la barra de frmulas.
Por lo que otra forma para corregir el texto en una Celda es oprimir con el botn izquierdo del ratn sobre la Barra de frmulas en
el lugar donde quieres corregir el texto.
Correccin total de un texto desde la Celda:
Coloca el puntero en la Celda donde deseas hacer la correccin

total y oprime el botn izquierdo del ratn.
Ahora escribe el nuevo texto.
Observa que no tuviste necesidad de seleccionar el texto ni de

tratar de colocarte dentro de l; esto es, la Barra vertical se
despliega automticamente al momento en que inicias la escritura del nuevo texto.
Flecha: escribe cualquier texto en la Celda A1 y A2.
Con este puntero puedes realizar dos tipos de seleccin:
Seleccin normal o desplazamiento del contenido de una Celda: en este tipo de seleccin despus de elegir la Celda o Celdas, espera a que se despliegue la Punta de flecha la cual te
indica que puedes iniciar la seleccin; ahora oprime el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo desplaza el ratn hacia el nuevo
lugar donde quieras colocar la informacin de la Celda.
Seleccin de objetos y comandos: el Puntero de flecha se despliega al colocarse sobre las Barras de herramientas y el Men
principal de la Hoja de clculo, en su momento vers que tambin aparece cuando te colocas sobre una grafica o sobre una
imagen.
Cruz en la esquina de una celda: escribe cualquier texto en la Celda
A1 y A2.
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Curso de Excel
Este puntero se despliega en la esquina inferior derecha de una

Celda o de un grupo de Celdas.
Observa que al colocar el puntero en esa zona, toma la forma

de una pequea cruz.
Cuando esto suceda, oprime el botn izquierdo del Apuntador

y sin soltarlo desplaza el ratn hacia cualquier lado.
Observars que al hacerlo el contenido de la Celda o rango seleccionado se copia hacia donde le indiques.
Al colocar el puntero en este

punto se despliega una celda
Rangos
Un Rango es cualquier grupo de Celdas (dos o ms) y queda definido por la primera y la ltima celda del rango, unidas por el signo
de dos puntos; por ejemplo el rango A8:B16 abarca todas las
celdas desde la A8 hasta la B16.
Asignacin de valores en un rango:
Coloca el Puntero en la Celda A15.
Oprime el botn izquierdo del Apuntador y sin dejar de oprimir,

desplzalo hasta llegar a la Celda B17.
Finalmente deja de oprimir el botn.
Excel
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Observa que la Celda activa es la A15.
Vers que las Celdas del rango quedan sombreadas con otro
color.
Ahora sin mover nada:
Escribe 600 y oprime la tecla Aceptar (observa cmo en forma

automtica se registra el dato en la Celda A15).
Escribe 500 y oprime la tecla Aceptar (representada por una pequea lnea vertical que baja y cambia de direccin hacia la izquierda).
Escribe 400 y oprime la tecla Aceptar.
Observa cmo en forma automtica el Puntero pas a la Celda

B15.

El resultado final se presenta en la siguiente imagen:
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Curso de Excel
Lo interesante de este ejercicio es que al seleccionar un Rango, puedes escribir datos en forma continua dentro del mismo.
Introducir datos en celdas

Rtulos (texto): se utilizan para identificar los datos de las Filas y Columnas de una Hoja de trabajo, cuando se utilizan rtulos en una
Celda stos se alinean a la izquierda.
Valores: incluye los nmeros, frmulas y funciones usados en los clculos en la Hoja de trabajo.
Para Excel un dato es un valor cuando es un nmero o empieza

con los siguientes smbolos: +,-,=,@,#, $.
Cuando se utilizan estos smbolos todos los valores se alinean a la

derecha de una Celda.
Prepara la lista de rtulos y ttulos registrados en la siguiente Tabla:
RELACIN DE LECTURAS OBTENIDAS DEL DIMETRO EXTERIOR DE UN PISTN (MM)
Recuerda que los textos automticamente se colocan a la izquierda de una Celda, mientras que los valores lo hacen a la
derecha.
Alineacin de datos: para lograr que los datos escritos en las Celdas
los puedas colocar en lugares diferentes, utiliza las opciones de Alineacin
que aparecen en la barra de herramientas.
Alineacin por rango: la puedes realizar Celda por Celda o tambin
puedes hacerlo mediante la seleccin de un Rango. Por ejemplo,
Excel
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para centrar los textos y los valores, de la Tabla anterior primero selecciona el Rango, para lograr esto realiza lo siguiente:
Coloca el puntero en la Celda A3 y oprime el botn izquierdo del

ratn.
Sin dejar de oprimir desplaza el ratn hasta la Celda D8.
Para que el rango se registre slo oprime el botn izquierdo del

ratn en la ltima Celda.
Una vez seleccionado el Rango, oprime cualquiera de las opciones de alineacin; por ejemplo, Centrar; el resultado ser el siguiente:
Eliminacin de valores en una celda; a continuacin se describen

diferentes formas para eliminar valores de una Celda:
Coloca el puntero en la Celda A1.
Oprime el botn izquierdo del ratn.
Escribe 600.
Ahora oprime el botn Cancelar
Observa que el valor desaparece.
Finalmente escribe un nuevo valor, por ejemplo 70.
Otra forma de eliminar el valor asignado a una Celda, es seleccionarla y oprimir la tecla Supr, la cual se encuentra en el extremo
superior derecho (a un lado del bloque de nmeros).
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Curso de Excel
Con el botn izquierdo del ratn, oprime la Barra de frmulas.
Observa que se activan los siguientes botones:

Cancelar (un cruz en diagonal)
Introducir (una palomita)
Introducir
Cancelar
Barra de frmulas
Signo de Igual
Estos botones son especialmente tiles cuando quieres alterar un

texto, valor o frmula directamente desde de la Barra de frmulas; por ejemplo, escribe en cualquier Celda la cantidad: 45.
Ahora debers oprimir la Barra de frmulas con el botn izquierdo del ratn.
Observa que se despliega el puntero de barra vertical.
Cuando oprimes el botn de Cancelar eliminas el valor correspondiente en la celda.
De igual manera, cuando quieras introducir un nuevo valor en

una celda, oprime el botn izquierdo del ratn en la barra de
Frmulas.
Ahora oprime el botn de Introducir.
Ya puedes escribir un nuevo valor.
Observa que cuando oprimes el botn Introducir, tienes que dar

necesariamente el nuevo valor.
Despliegue de la ventana de funciones: en la barra de frmulas al

oprimir la primera vez el signo de Igual, se despliega la ventana de
Funciones y frmulas; al hacerlo por segunda vez, desaparece la
ventana.
Excel
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Observa tambin que al oprimir dos veces (rpidamente) cualquier

Celda con el botn izquierdo del ratn, se activan los tres botones
de la Barra de herramientas.
Impresin en la hoja de clculo

Para realizar esta prctica, es necesario que prepares la siguiente
tabla:
Desde la barra de herramientas, al oprimir el botn de Presentacin

preliminar
.
Vers que se despliega la siguiente ventana.
A continuacin se describe brevemente la funcin de estos botones que para actuar sobre ellos, simplemente oprmelos con el
botn izquierdo del ratn.
Siguiente: se utiliza cuando se tiene ms de una pgina (hojas o

libros dentro del mismo archivo).
Anterior: se utiliza cuando se tiene ms de una pgina, despliega

diferentes pginas.
Zoom: al oprimirlo te permite realizar el acercamiento de la Hoja

de trabajo; al oprimirlo por segunda ocasin retorna a su tamao
inicial.
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Curso de Excel
Imprimir: al oprimir este botn te regresa a la Hoja de clculo y

observa que se enmarca la zona de impresin con lneas punteadas.
Lo que queda fuera de estas lneas punteadas no aparecer

en la impresin.
Para obligar a que entre la informacin dentro de la zona de

lneas punteadas, utiliza los botones: Configurar y Mrgenes.
Al oprimir estos botones,

se despliegan diferentes
ventanas.
Configurar: al oprimir este botn se despliega la siguiente ventana:
Al oprimir los botones que se encuentran en la parte superior de

la pgina (Pgina, Mrgenes, Encabezado, Pie de pgina y Hoja), se despliegan diferentes ventanas. Cada una de stas te solicitar que proporciones los datos requeridos.
Valores para los diferentes parmetros

Pgina
Orientacin: vertical
Tamao de papel: carta 216 x 279
Excel
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Calidad de impresin: oprime la punta de flecha al lado derecho

y a continuacin oprime la opcin con el valor mnimo.
Mrgenes: antes de configurar esta opcin observa que en la vista
preliminar de tu Hoja de clculo no aparece ningn margen.
Al oprimir este botn, se despliega una ventana con diferentes opciones para la configuracin: superior, inferior, derecho, izquierdo, encabezado y pie de pgina:
Al oprimir el botn izquierdo

del ratn en el espacio en
blanco se despliega la barra
del margen (prueba con los
otros espacios en blanco).
En todas estas opciones, coloca el puntero en la Punta de flecha

que apunta hacia arriba (ubicada a la derecha de cada opcin)
y oprmela con el botn izquierdo del ratn hasta encontrar el valor de 2.5 (repite este procedimiento para cada una de las opciones).
Observa que al asignar cualquier valor, el Margen correspondiente se mueve.
Al oprimir la Punta de flecha que apunta hacia abajo, disminuye

el valor asignado.
Finalmente oprime el botn Aceptar con el botn izquierdo del

ratn.
Ahora observa que en la vista preliminar se despliega el nuevo

ajuste de los diferentes Mrgenes.
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Curso de Excel
Encabezado: al oprimir este botn, se despliega la siguiente ventana:
Al oprimir el botn Personalizar encabezado, se despliega la siguiente ventana:
Ventana
Resultado
Observa que puedes elegir entre tres opciones para escribir el

Encabezado.
Para lograrlo coloca el Puntero en cualquiera de las opciones y

oprime el botn izquierdo del ratn.
Al hacerlo se despliega una Barra vertical, la que te indica que

puedes iniciar la escritura.
Al oprimir el botn Aceptar, podrs observar el resultado final en

la Vista preliminar.
Excel
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Pie de pgina: al oprimir el botn Personalizar pie de pgina, se

despliega una ventana similar a la anterior.
Sigue las mismas instrucciones que se dieron para el botn Encabezado.
En este caso el resultado lo podrs observar en la parte inferior

de tu Hoja de clculo.
Hoja: al oprimir este botn, se despliega la siguiente imagen:
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Parmetros
para imprimir
En esta ventana es usual slo activar (en caso necesario) la opcin lneas de divisin.
El usuario puede probar las otras opciones.
El resultado final despus de aplicar los diferentes parmetros de

configuracin, es el siguiente:
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Curso de Excel
Observa los cambios efectuados en la Vista preliminar:
Mrgenes: al oprimir este botn se despliega la siguiente imagen:
Marcas
Lneas
Coloca el puntero sobre las Lneas o las Marcas.
Sin soltarlo, desplaza el ratn.
Con esto se logra un ajuste manual de la posicin del documento, ya sea horizontal o vertical,
Saltos de pgina: al oprimir este botn, regresa la Hoja a la presentacin original de Excel.
Ahora oprime nuevamente el botn de Vista preliminar.
Observa que el botn Salto de pgina ahora dice Vista normal.
Si oprimes este ltimo botn te retorna a la pgina de Excel, y as

sucesivamente.
Cerrar: al actuar con este botn regresamos a la Vista original de

la Hoja de trabajo.
Ayuda: el uso de este botn se explica ms a detalle en la siguiente
prctica.
Excel
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Ayuda en Excel
Evita oprimir botones de los cuales no conozcas su funcionamiento; sin embargo, si es mucho tu inters puedes pasar a la Ayuda
del programa en turno (Windows, Word o Excel) para realizar esto
puedes proceder de tres maneras:
1. Del Men principal de la Hoja de clculo oprime el smbolo de Interrogacin del submen desplegado y selecciona Ayuda de
Excel.
2. Directamente oprime la tecla F1, observars que se despliega una
imagen que te guiar en la solucin de tu problema.
3. Desde la Vista preliminar puedes oprimir el botn de Ayuda y observa que por cualesquiera de estos mtodos puedes obtener la
informacin que buscas.
Recomendaciones
Si al momento de tener esta gua todava no adquieres una
computadora, a continuacin te proporcionamos algunas de las
caractersticas ms importantes que tienes que considerar al adquirir un equipo.
Si dispones de tiempo te recomiendo que construyas tu propia
computadora, aprenders mucho acerca de ella y te ahorraras
una buena cantidad de dinero. Actualmente existen muchos manuales que te ayudarn a construirla.
Si te interesa adquirir una construida o ensamblada, existen varias
alternativas: puedes adquirir computadoras de marca todas ellas
sin excepcin son bastante caras, pero tambin puedes recurrir a
algunos lugares en el centro de la ciudad de Mxico, donde las
ensamblan con los componentes que t les indiques. A continuacin se dan algunas sugerencias al respecto:
Caractersticas principales:
Procesador Intel Pentium III o IV
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Curso de Excel
Memoria RAM, 128 megas expandible a 500 (esta caracterstica es

muy importante, no aceptes menos)
Velocidad de procesamiento 800 Mhz
Motherboard Intel
Caractersticas secundarias:
Disco duro mnimo 10 gigas
Tarjeta de video, Matrox
Si tu actividad es empresarial:
Te recomiendo que adquieras una Laptop, este equipo te ayudar
mucho dada su versatilidad, ya que la puedes llevar contigo prcticamente a cualquier lugar donde se tenga corriente elctrica.
Caractersticas recomendables de una laptop:
Procesador Intel Pentium III o IV
Memoria RAM, 128 megas expandible a 500 (esta caracterstica es
muy importante no aceptes menos)
Velocidad de procesamiento, 800 Mhz
En el mercado de cmputo puedes encontrarlas armadas, lo cual
te evitar tambin gastos mayores. Si vas a comprar una de marca te recomiendo que la adquieras durante los meses de julio y
agosto o a fin de ao que es cuando se ofrecen las mejores ofertas y crditos.
Equipo perifrico
Quemador: este dispositivo te servir para guardar informacin desde tu computadora en unidades de CD, tambin para copiar informacin de programas desde una Unidad de CD a otra.
Los hay con diferentes funciones y diferentes precios, para servicio
interno en tu computadora y, en caso de que cuentes con una laptop, para servicio externo.
Ratn: de preferencia adquiere un Ratn ptico que adems de ser
Excel
31
ms gil, te evitar problemas de mantenimiento; no inviertas ms

de 300 pesos en su compra.
Impresora: si eres estudiante, te recomiendo la marca Epson y que
no exceda tu compra de 600 pesos. La velocidad de impresin
debe ser de 4 a 6 pginas por minuto y tiene la ventaja de que los
cartuchos son los ms econmicos del mercado, debes tener mucho cuidado con su uso ya que si dejas de utilizarla por ms de dos
semanas, se seca la tinta y se daa el cabezal quedando inservibles.
Si tu actividad es empresarial: te recomiendo un aparato lser con
funciones mltiples (copiado, impresin y escner). Los cartuchos
de estas mquinas son bastante caros pero se amortiza su costo con
la cantidad de pginas que te puede imprimir.
Escner: este equipo te puede parecer innecesario, pero al hacer
algunas cuentas sobre el costo de las copias y el tiempo que te lleva
realizar un trabajo donde tienes que escribir demasiado, realmente
es una inversin muy recomendable, de tal manera que puedes dedicar el tiempo ahorrado a trabajos ms productivos, por ejemplo
el estudio. Con este aparato puedes copiar texto o imgenes de
libros o revistas hacia tu computadora, aqu hay que tener cuidado con la resolucin que obtendrs, esto es, el nmero de pixeles
por pulgada, una buena sugerencia es 800 x 1200, de cualquier
forma trata de no excederte en ms de mil pesos en su compra.
Equipo de seguridad: a nivel empresarial es recomendable adquirir
los mejores equipos, como estudiante procura tener lo mnimo recomendable:
Lentes de proteccin: aunque las mquinas ms actuales tienen

ya integrado equipo de proteccin, encontrars que tus ojos se
empezarn a poner muy irritados; este problema se corrige en
buena medida con el uso de lentes para computadora; los precios y las marcas varan; no excedas tu compra en ms de 200
pesos.
No Breack: despus de una falla elctrica este equipo te

permite tener algunos minutos, suficientes para respaldar la informacin que no guardaste. Sus precios varan dependiendo del
32
Curso de Excel
tiempo de proteccin, que puede ir desde algunos minutos hasta algunas horas.
Regulador: este aparato lo que realiza es regular el voltaje de tu
lnea de corriente, lo cual protege tu aparato contra alguna descarga. Los hay de diferentes marcas y precios.
El remplazo de tu equipo: tanto en el caso de la computadora personal, como de la laptop, es recomendable que tengas mucho
cuidado con tu equipo, procura tener en mente el cambio de tu
equipo despus de tres aos de uso, esto te permitir tener un buen
precio de venta el cual te ayudar en la compra del nuevo equipo.

Formas de ingreso a un comando
(instruccin o botn)
Para la realizacin de esta prctica, abre un archivo en Excel,
asgnale el nombre Excel-B, y gurdalo en la unidad (c). En la mayora de los programas para PC, puedes ingresar a un comando
a travs de cualquiera de los siguientes procedimientos:
1. Desde el Men principal oprime la opcin conveniente y del submen desplegado, elige la instruccin deseada (sta es la forma
ms lenta).
2. Desde la Barra de herramientas oprime con el botn izquierdo del
ratn el botn correspondiente.
3. Selecciona una Celda y oprime el botn derecho del ratn, del
submen desplegado elige la opcin deseada.
4. Selecciona una Columna o una Fila y procede como en el caso 3.
5. Selecciona una imagen o una grfica y procede como en el caso 3.
Ajuste del ancho de columnas en forma manual

y directa
La franja superior de la Hoja de clculo est definida por letras y
cada letra define una Columna.
Si colocas el puntero encima de las Lneas verticales, cambia su
forma a dos flechitas apuntando a la izquierda y a la derecha.
33
34
Curso de Excel
Apunta aqu
Ajuste manual: para ajustar manualmente el ancho de la Columna,

coloca el Puntero sobre las lneas donde aparecen las dos flechitas,
Oprime el botn izquierdo del ratn y sin dejar de oprimir, desplzate hacia la izquierda o hacia la derecha.
Observa que se despliegan dos lneas verticales punteadas y un

texto que indica el ancho de la Columna.
Deja de oprimir el botn izquierdo una vez que obtengas el ancho

deseado.
Ancho de la columna
Lnea vertical
Ajuste directo: para ajustar el ancho de la Columna en forma prefijada, procede de la siguiente manera:
Coloca el Puntero en la Celda A1.
Del Men principal, oprime la opcin Formato.
35
Del submen desplegado, coloca el puntero en la opcin Columna.
Oprime con el botn izquierdo del ratn la opcin Ancho, como

se indica en la siguiente imagen:
Se despliega ahora una ventana, donde el valor de 10.71 es el

valor prefijado de la Columna.
Valor prefijado: para cambiarlo puedes proceder de la siguiente

manera:
Oprime directamente la tecla de Retroceso o la tecla Supr (ubicadas en el extremo superior derecho del teclado).
Observa que se elimina el valor prefijado, esperando que escribas el nuevo valor.
Oprime esta zona
Ajuste de ancho haciendo uso del botn derecho del ratn: en ambos casos (manual o directo) puedes obtener el mismo resultado
cuando despus de seleccionada la Columna (A,B,C, etc.) oprimes
36
Curso de Excel
el botn derecho del ratn y del submen desplegado oprimes Ancho de columna.
Para que obtengas el resultado esperado es necesario que oprimas la Columna correspondiente (no la celda).
Ajuste de la altura de las filas

en forma manual y directa
La Columna lateral izquierda de la Hoja de clculo est definida
por nmeros, cada nmero define una Fila.
Si pasas el Puntero encima de las Lneas horizontales de cada Fila,
el Puntero cambia su forma a dos flechitas apuntando hacia arriba
y hacia abajo.
Apunta aqu
Ajuste manual: para ajustar manualmente la altura de la Fila:
Coloca el Puntero sobre las lneas donde aparecen las dos flechitas.
Oprime el botn izquierdo del ratn y sin dejar de oprimir, desplaza

el ratn hacia arriba o hacia abajo.
Observa que se despliegan dos lneas horizontales y un texto que

indica el ancho de la Fila.
37
Deja de oprimir el botn izquierdo cuando obtengas la altura

deseada.
Texto
Lnea horizontal
Ajuste directo: en el Men principal:
Oprime la opcin Formato.
Coloca el puntero en la opcin Fila.
Con el botn izquierdo del ratn oprime la opcin Alto, como se

indica en la siguiente imagen:
Se despliega ahora la siguiente ventana donde el valor de 12.75

es el valor prefijado:
38
Curso de Excel
Valor prefijado: para cambiarlo procede como se indic en el caso

de las Columnas.
Ajuste de la altura haciendo uso del botn derecho del ratn: en
ambos casos (manual o directo) puedes obtener el mismo resultado cuando despus de seleccionada la Fila (1,2,3, etc.) oprimes el botn derecho del ratn y del submen desplegado oprimes Alto de fila.
Para que obtengas el resultado esperado es necesario que oprimas la fila correspondiente (no la celda).
Insertar columnas
Para visualizar mejor el resultado de Insertar columnas, escribe las
siguientes cantidades en las celdas que se indican:
Ahora del men principal oprime Insertar.
Del submen desplegado oprime Columnas.
39
Observa en tu Hoja de clculo que al Insertar la columna, el grupo

de datos se desplaz hacia la derecha.
Nueva columna
Agregar filas
Escribe las siguientes cantidades en las Celdas que se indican en
la siguiente imagen:
14243
Escribe estas
cantidades
Resultado de
insertar una fila
Coloca el puntero en la Celda A1:
Ahora del men principal oprime Insertar.
Del submen desplegado oprime Fila.
El resultado se muestra a la derecha de la imagen anterior.
Insertar filas haciendo uso del botn derecho del ratn: puedes obtener el mismo resultado si despus de seleccionar la Celda oprimes
el botn derecho del ratn y del submen desplegado eliges Insertar...., la ventana que se despliega te da opcin para que elijas
Insertar filas.
Colocar bordes a una celda

Para realizar este ejercicio utiliza los datos de la siguiente imagen:
40
Curso de Excel
Coloca el puntero sobre la celda B2:
Ahora de la barra de herramientas oprime el botn Bordes

.
Al oprimir la punta de flecha que apunta hacia abajo, se despliegan las opciones que se muestran en la siguiente imagen.
Cuando oprimes cada una de las Celdas se despliegan en el Borde que seleccionaste.
Realiza el ejercicio en diferentes Celdas y observa el resultado.
Ajustar texto en una Celda

Coloca el Puntero sobre la Celda A2:
Escribe el texto: Departamento de ingeniera.
Observa cmo el texto invadi las Celdas B2 y C2.
41
Para que el texto escrito quede en una sola Celda, coloca el Puntero en la Celda A2.
Ahora oprime el botn derecho del ratn.
Vers que se despliega la siguiente ventana:
Punto rojo
Oprimir formato
de celdas
Al oprimir la opcin Formato de celdas, se despliega la imagen

derecha.
Para ajustar el texto escrito, en la Celda A2, selecciona la opcin

Alineacin.
Elige Ajustar texto.
Esta ventana te da opciones para alinear el texto en forma horizontal o vertical. Al oprimir las Puntas de flecha ubicadas a la derecha de estas opciones, se obtienen ms posibilidades. Es recomendable que oprimas las diferentes posibilidades y observes los
resultados en tu Hoja de clculo.
Para inclinar un texto, oprime con el botn izquierdo del ratn el
punto rojo de la imagen anterior y sin soltar desplzalo a las diferentes marcas que se indican hacia arriba o hacia abajo:
42
Curso de Excel
Para nuestro ejercicio, selecciona la opcin Horizontal y Centrar,

se obtiene lo siguiente:
Si deseas que el texto quede distribuido como se indica en la siguiente imagen, cambia el ancho de la Columna en forma manual y reduce la altura de la fila.
Otras opciones de la ventana formato de celdas

Antes de considerar ms opciones, es necesario que prepares la
siguiente lista de datos:
De esta lista, selecciona el Rango A1:C5.

Para lograr esto, coloca el Puntero en la Celda A1.
43
Oprime el botn izquierdo del ratn y sin soltar desplzate hasta la

Celda C5.
Una vez seleccionado el Rango, oprime el botn derecho del ratn.
Del submen desplegado, oprime la opcin Formato de celdas.
Vers que se despliega la siguiente ventana:
Al oprimir el botn Aceptar, las diferentes selecciones realizadas se

aplicarn al Rango que has elegido.
Opciones de la ventana formato de Celdas

Nmero: con el botn izquierdo del ratn oprime cualquiera de las
categoras que aparecen en la ventana; en este caso observa que
se oprimi Contabilidad desplegndose a la derecha un ejemplo
muestra, que indica el nmero de decimales y el smbolo correspondiente.
Al oprimir el botn Aceptar, observars en tu Hoja de clculo que
para el Rango seleccionado (A1:C5), se despliegan los diferentes
valores.
44
Curso de Excel
Fuente: te permite seleccionar entre diferentes tipos y tamaos de

letras con diferentes presentaciones.
Bordes: con esta opcin puedes enmarcar una Celda (o un Rango)
asignando diferentes posibilidades de lneas y colores.
123
Alineacin del texto: en la siguiente imagen, al oprimir las Puntas de

flecha, obtendrs opciones de Alineacin del texto dentro de una
Celda. Recuerda que para poder ejecutarlas es necesario que
escribas un texto en la Celda y a continuacin apliques esta opcin.
123
Control del texto
Al oprimir las puntas

de flecha te da
opciones de
alineacin
Control del texto
Ajuste: te permite ajustar un texto muy extenso dentro de una Celda. Nuevamente selecciona primeramente la Celda y a continuacin aplica estas opciones.
Reducir hasta ajustar: si el texto de tu Celda es muy extenso, selecciona una y aplica esta opcin, con esto logrars que el texto
quede limitado dentro de la Celda seleccionada.
Combinar Celdas: con esta opcin puedes lograr que el texto de

una Celda lo puedas colocar dentro de dos o ms. Selecciona
45
el texto y las Celdas, y aplica esta opcin. Observa que ahora

las Celdas seleccionadas se convirtieron en una sola.
Tramas: te permite elegir diferentes opciones para la apariencia

de la Celda, como se muestra en la siguiente imagen:
14243
Oprime este botn para

desplegar las tramas
Tramas
Colores
Uso de la opcin Dibujo

Esta Barra de herramientas puede ser de gran ayuda durante el
proceso de redaccin de un documento o para hacer algunas
indicaciones especiales en Excel.
Al oprimir el botn Dibujo
se despliega en la parte inferior de
la Hoja de clculo la Barra de herramientas correspondiente.
Para hacer uso del estilo de Flechas

parar una flecha.
Para lograr esto, oprime el botn
, primero tienes que pre-
46
Curso de Excel
Para hacer uso de objetos en 3D

oprime previamente, por
o una Elipse
.
ejemplo, el botn Rectngulo
Al oprimir el botn Cuadro de texto
un Puntero en forma de cruz.
, se despliega en pantalla
Al oprimir el botn izquierdo del ratn y sin soltar, desplaza el ratn

hasta obtener una ventana de texto, que aproximadamente te permita el espacio suficiente para escribir el texto deseado.
El resultado es una imagen como la siguiente:
Al desplegarse este cuadro se puede observar lo siguiente:

1. Dentro de ella aparece una barra vertical, esperando que el
usuario escriba el texto deseado.
2. Para ampliar el tamao de la ventana, oprime el botn izquierdo
del ratn dentro de ella, ahora coloca el puntero en cualquiera de los cuadritos que se despliegan alrededor de la ventana
(por ejemplo el ubicado al centro y a la izquierda del rectngulo), oprime el botn izquierdo del ratn y sin soltar desplaza el
Puntero hasta ampliar el rectngulo al tamao deseado.
Seleccin y combinacin de celdas

Seleccin mltiple de celdas: con el botn izquierdo del ratn selecciona la Celda A1.
Sin dejar de oprimir, desplaza el ratn hasta que quede seleccionada la Celda C3.
El resultado es el siguiente:
47
Combinar celdas: esta opcin se utiliza cuando se requiere que una

Celda est compuesta por varias Celdas.
Para realizar este ejercicio, selecciona las nueve Celdas que se indican en la imagen anterior.
Coloca el Puntero sobre la zona de las nueve Celdas seleccionadas.
14444244443
Al oprimir el botn derecho del ratn, se despliega un submen como se muestra a continuacin:
Submen desplegado al
seleccionar las celdas y
oprimir el botn derecho
del ratn
Al seleccionar la opcin Formato de celdas, se despliega la imagen

siguiente:
Oprime esta
punta de flecha
Oprime la opcin
combinar celdas
48
Curso de Excel
Selecciona la opcin Alineacin.

En Control del texto oprime el botn izquierdo del ratn para activar Combinar celdas.
En Alineacin del texto horizontal, oprime la punta de flecha y selecciona centrar.
Realiza lo mismo con la Alineacin vertical.
Dentro de esta celda combinada, puedes escribir texto o valores
y a travs de la opcin Formato de celdas con la opcin Bordes,
Cambiar fuente (altura de las letras), Tamao o Color el resultado
puede ser el siguiente:
Recomendaciones
Si el Disco de 3 1/2 utilizado es nuevo, coloca sobre la portada principal del disco el papel adhesivo que viene integrado en su compra.
Este papel servir para que escribas sobre l los diferentes archivos
que se encuentren grabados en el disco.
Te recomiendo escribir el nombre de los archivos con lpiz suave,
a fin de poder reutilizar el papel cuantas veces sea necesario.
Frmulas
Para iniciar esta prctica abre un documento en Excel, asgnale
el nombre Excel-C, gurdalo en una carpeta en la Unidad C.
Cmo introducir frmulas

Para facilitar la comprensin de este tema, es necesario que
escribas en tu Hoja de clculo los textos y valores de la siguiente
imagen:
Antes de utilizar cualquier funcin es necesario seleccionar la Celda

donde se desea el resultado y posteriormente oprimir el signo igual
de la Barra de frmulas.
Para introducir las funciones bsicas de Excel puedes proceder de
diferentes formas:
1. Escribir cada una de las Celdas sobre las que se desea aplicar
la funcin; por ejemplo, =C2+C3+C4+C5.
2. Seleccionar las Celdas con el Puntero; esto se logra al colocarlo sobre la Celda correspondiente y oprimiendo el botn izquierdo del ratn. Repite el mismo procedimiento con cada una de
las Celdas: =C2+C3+C4+C5.
3. Haciendo referencia a una Funcin y a un Rango; por ejemplo,
=Suma(A2:E2), para lograr esto, selecciona el Rango con el Pun49
50
Curso de Excel
tero y aplicando la funcin que vas a realizar. En la siguiente

prctica se dan ms detalles al respecto.
Cmo desplegar todas las funciones de Excel

Al oprimir sin soltar, la punta de flecha que se encuentra a la derecha del botn Suma, se obtiene lo siguiente.
Al oprimir esta punta de flecha, se

despliega este submen de funciones
Al oprimir este botn

se despliegan todas
las funciones de Excel
Observa que al final de este submen se despliega la opcin Ms

funciones, al oprimir sta se obtiene la siguiente ventana:
Botones de
desplazamiento vertical
Frmulas
51
De esta ventana, si oprimes la categora Todas, al lado derecho se

despliegan las funciones que se pueden ejecutar en Excel.
Al oprimir los botones de desplazamiento vertical, observars la amplia variedad de funciones con que cuenta.
Cmo desplegar las funciones por categora

Si oprimes cualquier Categora de la funcin, al lado derecho se
desplegarn todas las funciones de la Categora seleccionada.
Funcin suma
Para proceder a ejecutar un ejemplo con esta funcin, utiliza la
Tabla de datos definida que a continuacin se muestra:
El problema consiste en calcular la suma de las Celdas de la Fila 2.

Selecciona la Celda donde deseas obtener el resultado.
Para este ejemplo la Celda es la G2, ahora oprime el signo de igual
Vers que se despliega lo siguiente:
Oprime este
signo de igual
Al oprimir el signo de igual se

despliega esta barra de funciones
Funcin deseada
52
Curso de Excel
Observa que se despliegan: la Barra de funciones, la Funcin deseada, el Signo de igual en la Celda seleccionada (G3) y el Signo
de igual en la Barra de herramientas.
La Barra de funciones puede desplazarse hacia otro lugar de la Hoja
de clculo; para lograrlo, coloca el Puntero en cualquier lugar de
la barra.
Oprime el botn izquierdo del ratn y sin soltar, desplaza el Puntero
hacia otro lugar de la Hoja de clculo.
Barra de funciones desplazada
Para desplegar la funcin que necesitas, oprime la Punta de flecha

que se encuentra al lado del botn de funciones
y
selecciona la Funcin deseada, para nuestro ejemplo se requiere
la funcin Suma.
Recuerda que en la primera prctica se establecieron tres mtodos
para introducir funciones bsicas en la Barra de frmulas. Aplicando estos procedimientos se obtiene lo siguiente:
1. Escribiendo la Celda:
Escribe cada una de las Celdas sobre las que se desea aplicar
la funcin, seguidas de la Funcin a realizar, en este caso el signo ms.
=B2+C2+D2+E2.
Ahora oprime la tecla Enter (Aceptar).
El resultado se despliega en la Celda G2.
Frmulas
53
2. Seleccin de las Celdas con el Puntero.
Esto se logra oprimiendo la Celda correspondiente con el botn izquierdo del ratn, seguidas de la funcin a realizar en este
caso el signo ms.
=B2+C2+D2+E2.
3. Haciendo referencia a una Funcin y a un Rango:
Oprime la funcin.
Observa que al hacer esto se despliega la imagen siguiente:
Frmula en la barra de frmulas

(funcin y rango)
Lo que
realiza la
funcin
Funcin
Valores de las
celdas del
rango
Rango en la
ventana de
funciones
Resultado
Resultado
Selecciona el Rango con el Puntero y una vez definida la Funcin

a realizar, coloca el Puntero en la Celda B2.
Oprime el botn izquierdo del ratn y sin soltar desplaza el Puntero hasta la Celda E2.
Oprime nuevamente el botn izquierdo del ratn para terminar

la seleccin.
Observa que al momento de seleccionar el Rango, la ventana

de funciones desaparece y se vuelve a activar al terminar la seleccin.
54
Curso de Excel
Adems el Rango se enmarca con lneas punteadas.
En cualquier mtodo es necesario que antes selecciones la Celda

donde deseas el resultado y posteriormente oprime el signo Igual
En los tres procedimientos, la frmula completa se despliega en la
Barra de frmulas y el Rango de la frmula se despliega en la ventana de funciones.
De acuerdo con lo anterior se puede recurrir a tres procedimientos
diferentes para realizar la funcin Suma; sin embargo, el ms prctico es el tercero, aquel en que simplemente se oprime la Funcin
a realizar. Es importante mencionar que muchas veces es necesario crear la frmula o funcin en forma manual, esto es, cuando no
se puede hacer uso del tercer procedimiento.
Informacin que se obtiene en la ventana

de funciones
Nmero 1, indica el argumento Rango o valores de la Frmula y

en el siguiente espacio se indica el resultado obtenido con la funcin seleccionada, en este caso, Suma.
Lo que realiza la funcin: se indica debajo del espacio Nmero.
Resultado de la frmula: indica el resultado total.
Si la posicin en que esta ventana se despliega estorba la visibilidad de las Celdas, desplzala hacia otro lugar.
Para hacerlo simplemente oprime el botn izquierdo del ratn en
cualquier lugar de esta ventana y sin soltar, desplaza el Puntero
hacia la nueva ubicacin.
Modificar un rango despus de realizar un clculo

Si despus de efectuar un clculo quieres cambiar el Rango propuesto, puedes proceder por dos mtodos:
Frmulas
55
1. Coloca el puntero sobre la barra de herramientas por delante de

la letra de la Columna o del Nmero de fila que deseas cambiar.
Para este ejemplo vamos a cambiar la Celda B3 por la E3 como
se muestra en la imagen:
Coloca el puntero delante de la letra y

oprime la tecla de retroceso
Una vez que tienes el resultado de la suma, oprime

dos veces la celda para hacer cambios
Ahora oprime la tecla de Retroceso.

Observa que la letra B se elimin.
Escribe la letra C.
El resultado sera: =Suma (C3:E3) en la Barra de frmulas.
2. Oprime dos veces con rapidez el botn izquierdo del ratn sobre
la Celda en que quieres actuar.
Al hacerlo, observars que la Celda y el Rango se enmarcan
en color azul.
Ahora procede a realizar el cambio, tal y como se indic en el
mtodo anterior.
56
Curso de Excel
Insertar una nueva Fila o Columna despus

de realizar los clculos
Antes de continuar inserta una nueva Fila, con el titulo Programa
de produccin de gabinetes.
Observa que todas las Filas cambiaron de posicin.
Ahora el resultado de la suma se encuentra en la Celda G3.
Si la oprimes con el botn izquierdo del ratn, notars que el Rango de la frmula cambi pero no se altera el resultado.
Esto es, puedes hacer arreglos de presentacin en tu Hoja despus
de realizar clculos, insertando Filas y Columnas y los resultados no
se alteran, slo se afectan los Rangos.
Finalmente calcula la suma tanto de las filas, como de las columnas, el resultado es el siguiente:
Cmo calcular un incremento

Para realizar esta prctica utiliza el grupo de datos de la prctica anterior y anexa la Fila Incremento estimado de la produccin
20%.
Ajusta y centra el texto.
Frmulas
57
Para realizar esta prctica ser necesario crear la frmula, lo cual

quiere decir que Excel no cuenta con una funcin para realizar este
clculo, por lo que al crear la frmula lo hars en forma manual.
Coloca el Puntero en la Celda B13.
Oprime el botn izquierdo del ratn e igualmente el Signo de igual
de Excel, ahora escribe:
= C11*1.2 (en caso de no aceptar esta frmula, intenta =C11*1,2)

Observa que en ambas frmulas la diferencia es que en la primera
se utiliza punto y en la segunda coma.
El resultado (246) se despliega en la Celda B13.
Como ejercicio realiza la misma operacin para cada fila y columna.
Cuida de asignar el valor correcto de la Celda en la frmula y verifica que el resultado sea correcto haciendo uso de una calculadora manual.
Los resultados seran los siguientes:
Observa que en las Celdas donde se reportan los resultados, se

encuentran los valores de 302.4 y 416.4.
58
Curso de Excel
Estos valores se pueden redondear al valor inferior (302 y 416).

Para lograrlo coloca el puntero en la Celda C13 y oprime el botn
Disminuir decimales
.
Realiza lo mismo con la Celda E13, el resultado obtenido es el siguiente:
Calcular el promedio de columnas y filas

Continuando con los resultados de la prctica anterior:
Inserta una nueva Columna y Fila.
Escribe el texto Promedio en las Celdas indicadas en la siguiente
imagen:
Para calcular el promedio de los datos de la Columna B, utilizaremos el procedimiento de Funcin y rango, conforme a lo siguiente:
Coloca el puntero en la Celda B10.
Oprime el botn izquierdo del ratn y a continuacin el Signo de

igual de la Barra de frmulas.
Frmulas
59
Recuerda que al oprimir el Signo de igual se despliega la ventana de Funciones.
Si en la lista de funciones de Inicio no aparece la funcin Promedio, entonces la tienes que localizar.
Para hacerlo oprime el botn Ms funciones..., que se encuentra

en tu ventana de funciones.
De la ventana desplegada, oprime la categora Estadsticas y enseguida la funcin Promedio.
Por ltimo oprime el botn Aceptar.
En esta zona encontrars

informacin sobre lo que
realiza la funcin seleccionada
Al oprimir el botn Aceptar se despliega nuevamente la ventana

de funciones pero esta vez se activa la funcin Promedio, como se
muestra en la siguiente imagen:
Funcin
Funcin
60
Curso de Excel
Observa que ligado a la funcin, Excel reconoci un Rango automticamente; es decir, el grupo de valores que se encuentran encima de la Celda B10, o sea el Rango B3:B9.
Como ejercicio realiza el mismo procedimiento y calcula el promedio de las Columnas y Filas faltantes; en la siguiente imagen se muestra el resultado final de estos clculos:
Para ajustar el nmero de decimales que debe llevar el resultado

obtenido, oprime cuantas veces sea necesario el botn Disminuir
decimales
sobre la celda correspondiente.
El resultado final es el siguiente:
Frmulas
61
Recomendaciones
Es recomendable que respaldes o guardes peridicamente tus archivos.
Una buena prctica es guardar stos cada 15 minutos como mximo.
Cuando asignes nombres a tus archivos, elige un nombre adecuado lo cual puede representar un importante ahorro de tiempo
improductivo.
El nombre de un archivo puede tener hasta 256 caracteres lo cual
te permite asignar un nombre perfectamente reconocido, que te
informe entre otras cosas, acerca de lo que trata, algn proyecto,
fecha, horario o quin lo realiz.
Al hacer esto, te dars cuenta de que te evitars mucha prdida
de tiempo y molestias, ya que en su momento la bsqueda de tales archivos ser relativamente fcil.
Base de datos
Una base de datos es un conjunto grande de datos, los cuales
pueden abarcar muchas filas y columnas. Con Excel aprenders
que es muy fcil manejar estas bases. A manera de ejemplo se
presenta una base de datos parcial, correspondiente al Censo
poblacional de Mxico en 1990.
Para iniciar esta prctica, es necesario que transcribas a tu hoja de
clculo los datos de la siguiente imagen:
Por ejemplo para Aguascalientes durante el censo de 1990, se

contabilizaron 98 013 habitantes, con edades de 0-4 aos.
La interpretacin de la informacin de este cuadro es la siguiente:

Columna A: se enlistan los diferentes estados encuestados.
Columna B: se abrevia el nombre de cada estado.
Columna C: se refiere a la poblacin total de cada estado.
Columna D: poblacin masculina.
Columna E: poblacin femenina.
Columna F: poblacin de 0 a 4 aos de edad.
En las Filas y Columnas que encuentras ttulos y no hay informacin,
se llenarn gradualmente mediante los clculos que se realizarn.
63
64
Curso de Excel
Si lo consideras necesario puedes ampliar o cambiar la informacin

de la Tabla.
A la Hoja 2 de igual manera cmbiale el nombre por el de Claves
del censo.
En la siguiente imagen se muestra el nombre de las Hojas.
14444444244444443
Hojas 1 y 2, con los nombres cambiados
En la siguiente imagen se dan ms detalles sobre el significado de

las Claves del censo:
Ajusta y centra los diferentes textos y valores de esta Base de datos.
Clculo del total de columnas

Con el cuadro anterior procede a calcular el total de la Columna
C (poblacin total):
Coloca el puntero en la Celda C11.
Oprime el botn izquierdo del Apuntador.
Despus el Signo de igual de Excel.
De la ventana desplegada oprime el botn de la funcin Suma.
Vers que se despliega la ventana de la Funcin.
Base de datos
65
Verifica que el Rango de la frmula sea el correcto.

Oprime la punta de flecha y del submen
desplegado oprime la funcin suma
Rango
El resultado final se obtiene al oprimir el botn Aceptar.
Clculo del total de filas

Para calcular el total por fila se procede de forma similar al procedimiento para Columnas.
Coloca el puntero en la Celda J3.
Oprime encima de la Celda el botn izquierdo del ratn.
66
Curso de Excel
Ahora oprime el botn de la funcin Suma.
Vers que se despliega la ventana de la Funcin.
Resultado
Observa que en la Barra de frmula el Rango se ajust reconociendo solamente los valores a la izquierda de la Celda J3, continua para obtener el resultado de la Suma del rango C3:H3.
Copiar las frmulas en filas

Hasta esta parte del curso, para calcular la Suma de los datos de
una Columna, o de una Fila, el clculo se haca columna por columna o fila por fila. Con el procedimiento que se describe a continuacin se ver cmo al Copiar la frmula de una Celda hacia
otras Celdas, sta se ajusta automticamente al nuevo Rango de
Base de datos
67
las Columnas o Filas, segn sea el caso. Continuando con el ejemplo de la base de datos proporcionada al principio, copiaremos
la frmula de la Celda C11 a las Celdas: D11, E11, F11, G11, H11.
Para lograr esto, observa que cuando se selecciona una Celda,

en su esquina inferior derecha, aparece un cuadrito.
Cuadrito
Cuando se coloca el Puntero encima del cuadrito se despliega

en Excel una cruz pequea.
Cuando aparece sta, oprime el botn izquierdo del ratn, y sin

soltarlo, desplaza el Puntero hasta abarcar las Celdas hacia donde deseas copiar la frmula de la Celda C11.
Para nuestro caso Celdas: D11, E11, F11, G11, H11.
14444444244444443
Al copiar la frmula de la celda C11 el
rango se ajusta automticamente
Resultados
68
Curso de Excel
Copiar frmulas en columnas

Como ejercicio, ahora copia la frmula de la Celda J3, hacia las
Celdas J4, J5, J6, J7, J8, J9.
El resultado es el siguiente:
Resultados
Determinacin del valor mximo

de un conjunto de datos
El Valor mximo se refiere al que dentro de un conjunto de datos,
en una Columna o en una Fila es precisamente el mayor de ellos.
Una vez determinado el valor mximo en una columna, se copiar la frmula con el fin de conocer los valores mximos correspondientes.
Coloca el puntero en la Celda C12.
De la ventana de funciones desplegada oprime el botn Ms funciones...
Ahora selecciona la categora Estadsticas.
Oprime la funcin Mx, como se muestra a continuacin:
Base de datos
69
Al oprimir el botn Aceptar se despliega la ventana de la funcin.

Observa en la Barra de frmula cmo el Rango se ajust para obtener el resultado para el Rango C3:C9.
Rango
Funcin
70
Curso de Excel
Verifica que la frmula se copi de la Celda C12 hacia las Celdas

D12, E12, F12, G12, H12.
Para hacer esto, simplemente oprime con el botn izquierdo del
ratn en la Celda correspondiente y observa la frmula que se despliega en la Barra de frmulas.
Determinacin del valor mnimo de un conjunto

de datos
El Valor mnimo es el que dentro de un conjunto de datos en una
columna o en una fila es precisamente el menor de ellos. Una vez
determinado el Valor mnimo en una Columna, se copiar la
frmula a las columnas restantes.
Coloca el Puntero en la Celda C13.
De la ventana de Funciones desplegada oprime el botn Ms funciones...
Ahora selecciona la categora Estadsticas y oprime la funcin

Mn, como se muestra en la siguiente imagen:
Base de datos
71
Al oprimir el botn Aceptar se despliega la ventana de la funcin.

Observa en las Barras de frmulas cmo el Rango se ajust para obtener el resultado para el Rango C3:C9.
Rango
Funcin
Verifica que la frmula se copi de la Celda C13 hacia las Celdas

D13, E13, F13, G13, H13.
Para hacer esto, simplemente oprime con el botn izquierdo la Celda correspondiente y observa la frmula que se despliega en la Barra de frmulas.
El resultado final se presenta en la siguiente imagen:
72
Curso de Excel
Observa que en el caso de las Filas el Rango de clculo fue F3:H3,

y a partir de su resultado, se efectu la copia hacia las Celdas de
K3 y L3, para la obtencin del Valor mximo y mnimo correspondiente.
Cmo salir de una funcin

Muchas veces cuando trabajes en Excel, te encontrars en situaciones en que ya no te interesa o no te conviene continuar
desarrollando el clculo con una funcin. Cuando esto suceda,
puedes contar con dos recursos para salir de la Funcin.
1. Con el botn izquierdo del ratn oprime la tecla Esc, que se encuentra en el extremo izquierdo de tu teclado. Con esto logrars
desactivar la Funcin y la Ventana en turno.
2. Normalmente te encontrars que cuando ests ejecutando una
instruccin tienes desplegada una Ventana, puedes oprimir con
el botn izquierdo del ratn el botn Cancelar, y en ese momento se cancela la funcin correspondiente.
Es conveniente que tambin consideres esto, cuando ya no

quieras continuar trabajando con tu archivo, ya que al tener activa alguna Funcin o que no la tengas concluida, al querer cerrar el archivo no te permitir hacerlo, sigue entonces los pasos
antes descritos.
Graficacin
Copiar una hoja de clculo
Para iniciar esta prctica abre un documento en Excel, asgnale
el nombre Excel-E, gurdalo en una carpeta en la unidad (C)
y procede a copiar la Base de datos creada conforme a lo siguiente:
Abre el archivo de la Hoja de clculo creada al final del tema

sobre Base de Datos y coloca el Puntero en la orilla superior izquierda de la Celda A1.
Ahora oprime el botn izquierdo del ratn y sin soltar desplaza el

Apuntador hacia la derecha y hacia abajo, hasta cubrir la Celda
L13.
Cuando llegues a esta Celda suelta el botn izquierdo y para

confirmar la seleccin oprime nuevamente el botn izquierdo y
suelta.
Una vez que tienes la seleccin, oprime el botn derecho del ratn sobre sta.
Observars que se despliega un submen, del cual seleccionars Copiar.
En este momento la copia realizada est en alguna parte de tu

computadora, esperando que lo coloques en algn otro lugar o
archivo.
En la siguiente imagen se muestra el resultado de este procedimiento:
73
74
Curso de Excel
1444444444444444444244444444444444444443
La zona sombreada es el rango que se va a copiar, al oprimir el botn
derecho encima del rango se despliega el submen indicado, del cual
selecciona Copiar.
Ahora abre el archivo que acabas de crear para esta prctica

(Excel-E).
Despus oprime el botn derecho del ratn y selecciona Pegar.
Al hacer esto ltimo, observars que la Base de datos copiada

se despliega desde la Celda A1.
Asistente para grficos

Para poder hacer uso del Asistente de grficos es necesario que
selecciones el Rango que se desea graficar. Esta prctica se
realiza a partir de una Hoja de clculo.
Para seleccionar el Rango H3:H9, coloca el Puntero en la Celda H3.
Oprime el botn izquierdo del ratn y sin soltar el botn izquierdo,
desplaza el Puntero hacia abajo hasta llegar a la Celda H9.
Para confirmar la seleccin oprime nuevamente el botn izquierdo
del ratn.
Graficacin
75
El resultado de este procedimiento se muestra a continuacin:
Una vez seleccionado el Rango oprime el botn Asistente para

grficos
al hacerlo se despliega la siguiente imagen:
Oprime sucesivamente
el botn Siguiente
Pasos para realizar una grfica
En el Asistente de grficos se requieren de cuatro pasos para su completa ejecucin, cada paso se visualiza a travs de una ventana.
Cada una de estas Ventanas se obtienen al oprimir en forma

sucesiva el botn Siguiente.
Cuando oprimes en forma sucesiva este botn, podrs observar

en la parte superior de cada ventana los siguientes ttulos:
Paso 1: seleccin del tipo de grfico.
Paso 2: datos de origen.
76
Curso de Excel
Paso 3: opciones de grfico.

Paso 4: ubicacin del grfico.
En cada uno de estos pasos, se requiere que proporciones informacin para la construccin de la grfica.
Paso 1 de 4: seleccin del tipo de grfico
Una vez seleccionado el rango y al oprimir el botn de Asistente

de grficos
, la ventana que se despliega es la siguiente.
14444244443
Al oprimir en Tipos de
grficos, a la derecha
se despliega el Subtipo
correspondiente
14444244443
Oprime este smbolo

si necesitas ayuda
Estas Subtipos de
grficos, pertenecen al
tipo de grfico:
Columnas, el cual
oprimiste a la izquierda
Si oprimes cualquiera de las opciones de Tipo de grfico, se despliegan las diferentes opciones posibles para el tipo seleccionado.
Al oprimir con el botn izquierdo del ratn el botn Presionar para

ver muestra y sin soltar, se despliega una muestra de cmo se
obtendr la grfica correspondiente.
Si oprimes el botn Tipos personalizados, obtendrs slo variantes

con color y formas de los Tipos estndar.
El tipo de Grfico clsico es el de columnas, y es el que se utilizar

como ejemplo.
Graficacin
Al oprimir el botn Presionar para ver muestra se obtiene lo siguiente:
14243
77
Observa que esta

muestra pertenece a la
primera opcin de la
imagen anterior
Presiona este botn

para ver el tipo de
grfico que obtendrs
Al dejar de oprimir el botn izquierdo del ratn, se regresa a la ventana inicial.
Si oprimes el botn Presionar para ver muestra unos cinco segundos, la imagen se estabiliza.
Paso 2 de 4: datos de origen
Cuando oprimes el botn Siguiente se despliega la siguiente ventana:
Curso de Excel
En la opcin Series oprime en el espacio Fila.
De esta ventana en la parte superior oprime Serie, al hacerlo se

obtiene lo siguiente:
123
78
123
Selecciona la Serie y
en Nombre asgnale
el que corresponda
de tu base de datos
El nombre de la Serie se
despliega en esta zona
Asignacin de nombre a las series

De la Base de datos que queremos graficar, puedes utilizar las
iniciales de cada Estado de la Repblica. Es importante que el
nombre de las series, sea escrito en el mismo orden en que aparecen en la Base de datos, esto es, Aguascalientes, Baja California, etctera para asignar nombres a las series se procede de
la siguiente manera:
De la ventana de Asistente para grficos, paso 2 de 4, oprime la

opcin Serie 1 y selecciona la Serie 1 (oprime el botn izquierdo
del ratn encima del Ttulo).
Graficacin
79
Observa que la seleccin se sombrea.
Ahora coloca el Puntero encima del espacio Nombre.
Oprime el botn izquierdo del ratn y escribe en ese espacio las

letras AGS (de la palabra Aguascalientes).
Para asignar el siguiente nombre, selecciona nuevamente el ttulo

Serie 2.
Coloca el Puntero en el espacio Nombre.
Oprime el botn izquierdo del ratn y escribe las letras BCN (de
la palabra Baja California Norte).
Repite este procedimiento para cada una de las series, asignndoles las letras que correspondan a cada estado de la Repblica.
El resultado final se muestra en la siguiente imagen:
123
123
Nombres asignados
a las Series
Nombres de las Series

con color similar al de
las columnas
Observa en la ventana cmo ahora a cada color le corresponde un nombre (las tres letras asignadas a cada serie).
80
Curso de Excel
Con los botones Agregar y Quitar, puedes agregar o quitar una

serie.
Paso 3 de 4: opciones de grfico

Una vez proporcionada la informacin correspondiente al paso 2
de 4, la ventana que se despliega es la siguiente:
Opciones de esta
ventana
En esta ventana tienes que asignar diferentes condiciones para

las opciones que se despliegan en la parte superior. Continuando
con nuestro el ejemplo, proporciona los siguientes datos en la opcin correspondiente:
Ttulos
Ttulo del grfico: censo poblacional de Mxico 1990.
Eje de categora (x): estados de la Repblica.
Eje de categora (y): poblacin de 15-19 aos.
Eje
Activar Eje principal.
Desactivar Eje de categoras (x).
Desactivar Eje de categoras (y).
Lneas de divisin
Eje de categoras (x): desactivar ambas opciones.
Graficacin
81
Eje de categoras (y): activar Lneas de divisin princ... y desactivar

Lneas de divisin secundaria.
Leyenda
Activar Mostrar leyenda
Ubicacin: abajo
Rtulos de datos
Activar Mostrar valor
Activar Clave de leyenda junto a rtulo
Tabla de datos
Desactiva o activa esta opcin segn tus necesidades.
Paso 4 de 4: ubicacin del grfico

En ese paso slo tienes que activar la opcin Colocar grfico como Objeto en (al activar esta opcin puedes indicar en qu Hoja
de clculo de tu archivo quieres que se coloque la grfica; recuerda que Excel activa en forma automtica tres hojas.
Una vez realizada esta indicacin oprime el botn Finalizar.
82
Curso de Excel
Movimiento de la grfica
Para seleccionar y desplazar la grfica, procede de la siguiente
manera:
Coloca el puntero encima de la Grfica.
Ahora oprime el botn izquierdo del ratn.
Sin soltar el botn, desplaza el ratn hacia cualquier lugar.
En ese momento deja de oprimir el botn.
Cambios en la grfica obtenida

En caso de que requieras efectuar algn cambio en la Grfica
final obtenida, puedes proceder de dos formas:
1. Selecciona nuevamente el Rango de la grfica.
1442443
Si recuerdas en nuestro ejemplo, el Rango de la grfica fue el H3:H9.
Rango de la grfica
Observa en tu pantalla que al seleccionar la grfica, se enmarca

en color azul el Rango correspondiente en la Hoja de clculo (para
nuestro caso H3:H9).
Ahora oprime el botn de Asistente para grficos
Graficacin
83
Al hacer esto se despliega nuevamente la secuencia de pasos del

asistente, cada uno de los cuales cuenta con las indicaciones que
le corresponden.
2. Para hacer cambios parciales simplemente coloca el Puntero en cualquier elemento de la Grfica.
Oprime el botn derecho del ratn y elige la opcin deseada en
la ventana desplegada.
En la siguiente imagen se muestra este procedimiento:
Insertar comentarios
Si alguna Celda cuenta con algn dato importante puedes aadir un comentario especial; para realizar esto, procede de la siguiente manera:
Selecciona la Celda y oprime el botn derecho del ratn.
Del submen desplegado, elige Insertar comentario, como se muestra en la siguiente imagen:
84
Curso de Excel
Al oprimir esta opcin, se despliega una ventana en la cual puedes escribir el texto que consideres necesario.
Para salir de esta ventana de texto, oprime con el botn izquierdo

del ratn cualquier celda fuera de la ventana.
Observa que ahora la Celda tiene un triangulito del lado derecho,
el cual indica, que la Celda tiene un Comentario.
Para leer el Comentario de la celda, simplemente coloca el Puntero
encima del triangulito que es de color rojo.
Plantillas
Esta prctica te servir para ejercitar los diferentes temas tratados
en las prcticas anteriores. La preparacin de plantillas es una tarea muy comn en los ambientes empresarial y acadmico, aunque tambin encontrars que lo puedes aplicar a diferentes
tareas en el hogar, es por eso que se considera importante incluir
este tema, el cual te puede dar una visin importante en otro de
los usos de Excel.
Elaboracin de una plantilla de Programa de

actividades
Antes de iniciar la elaboracin de una plantilla es necesario hacer
un plan de actividades, decidiendo los espacios en los que pretendes concretar la informacin. Esto lo puedes realizar en papel
o apoyndote en una Hoja de clculo en Excel. Para obtener la
solucin que se muestra en la siguiente imagen, procede de la siguiente manera:
Selecciona dos Columnas y cuatro Filas (de preferencia selecciona las Columnas y Filas mostradas) activa la opcin Formato de
celdas y de la opcin Alineacin, activa los siguientes parmetros:
Alineacin del texto: horizontal centrar, vertical centrar.

Control del texto: ajustar texto y combinar celdas.
Ajusta el ancho de las Columnas A y B a 14.
Ahora escribe el texto que se muestra en la siguiente imagen:
85
86
Curso de Excel
Ahora para obtener los siguientes textos, slo escribe los ttulos y
y respeta las posiciones incon el botn de Justificar texto
dicadas.
Para solucionar la siguiente imagen slo escribe los ttulos indicados, en las respectivas Columnas y Filas, y compara el resultado
con la plantilla al final de este tema.
Prepara ahora los textos Programacin y Actividades, como se

indica en la siguiente imagen:
Diagonal
Selecciona una Columna y dos Filas.

Oprime el botn de Tamao de fuente
Selecciona 8, en la celda inferior escribe Actividades.

En la celda superior escribe Programacin, para este ltimo texto
oprime el botn Justificacin
.
Plantillas
87
Para trazar la diagonal, activa la Barra de herramientas de Dibujo

.
De sta oprime el botn Lnea
Observa que cambia el Puntero a una cruz pequea.

Oprime el botn izquierdo del ratn en lo que ser el origen de
la lnea y sin dejar de oprimir desplzate a lo que ser el final de la
lnea.
Oprime nuevamente el botn izquierdo del ratn en este ltimo
punto.
Prepara el texto: Primera semana

Selecciona la Celda B6.
Selecciona dos Columnas y cuatro Filas (de preferencia selecciona las columnas y filas mostradas).
Activa la opcin Formato de celdas.
De la opcin Alineacin, activa los siguientes parmetros:
Alineacin del texto: horizontal centrar, vertical centrar

Control del texto: ajustar texto y combinar celdas
Ahora escribe el texto Primera semana.
Presentacin preliminar
Para observar el avance de lo que preparaste hasta el momento,
oprime el botn de la Vista preliminar
, y aqu observars que
la presentacin est desordenada, por lo que ser necesario realizar algunos ajustes.
88
Curso de Excel
Configuracin de la pgina
En la primera presentacin la hoja se muestra en posicin vertical.
Para cambiar la orientacin oprime con el botn izquierdo del ratn el botn Configurar.
Vers que se despliega la ventana Configurar pgina.
Elige la orientacin Horizontal.
Para terminar oprime el botn Aceptar.
Observars que ahora la pgina se orienta horizontalmente.

Para conocer el espacio que ocupa tu hoja de clculo dentro de
una hoja tamao carta, oprime el botn Cerrar, al hacer esto, se
regresa al ambiente de Excel.
Del Men principal oprime la opcin Ver.
Plantillas
89
Del submen desplegado oprime Zoom (acercamiento).

En el espacio correspondiente cambia el acercamiento (Zoom) al
50%.
Con el resultado que obtienes puedes tener una visualizacin ms
completa de la Hoja de clculo y de la informacin contenida en la
misma.
Tambin encontrars que se despliegan las lneas lmite de una hoja
tamao carta, estos son tus lmites de impresin.
Ajusta la informacin de tu Hoja considerando estos lmites.
Lnea lmite de la hoja

tamao carta
De esta ltima imagen, puedes observar que para no rebasar la lnea del lmite derecha de la hoja de papel, puedes acortar el ancho de las Columnas.
Para hacer esto, ajusta el ancho prefijado de todas las Columnas
a 18.
90
Curso de Excel
La solucin es la siguiente:
Ampliar el ancho de las columnas

para llegar al lmite de la impresin
Observa que al cambiar el ancho de las columnas, casi llegas al

lmite derecho de la hoja.
Hoja
Nuevamente, de la ventana Configurar pgina oprime el botn

Hoja.
Elige la opcin Imprimir lneas de divisin.
Despus el botn Aceptar.
Plantillas
91
Mrgenes
De la ventana Configurar pgina, oprime la opcin Mrgenes.
Observa que en la parte inferior encuentras Centrar en la pgina.
Oprime la opcin horizontalmente.
Cambia los valores izquierdo y superior como se indica en la siguiente imagen y oprime el botn Aceptar.
En la siguiente imagen se muestra cmo afectaron en la Hoja de

clculo los ajustes realizados.
92
Curso de Excel
Enmarcar la plantilla
Aunque las lneas de divisin ayudan a tener una mejor visualizacin de la Hoja de clculo, tambin puedes personalizar los
marcos de las celdas; para lograr esto, en Vista preliminar:
Oprime el botn Cerrar para estar nuevamente en Excel.
Selecciona todas las Celdas con las que ya trabajaste.
La seleccin abarca el Rango A1:G6.

Ahora oprime el botn de Bordes externos.
Para que observes mejor el resultado, inserta una columna (ancho

=1) y una fila (altura estndar).
Observa que el Rango seleccionado aparece ahora enmarcado.
Marco
Plantillas
93
Para lograr mejores resultados, oprime nuevamente la Celda o Rango que deseas enmarcar.
Ahora desde la ventana de Formato de celdas, en la opcin Bordes, oprime Contorno.
Observa que al oprimir los diferentes botones de esta ventana obtendrs diferentes soluciones sobre tu Rango seleccionado, en la
Hoja de clculo.
Definicin de las actividades en la plantilla
94
Curso de Excel
La definicin de la cuadrcula o marcos de las celdas, la puedes

realizar seleccionando el Rango y aplicando la opcin Todos los
.
bordes
Con el botn izquierdo del ratn

oprime la punta de flecha que
apunta hacia abajo
Despus de escribir todas las actividades, puedes obtener en un

solo movimiento toda la cuadrcula.
Para la escritura de los textos, utiliza la opcin Formato de celdas.
De la opcin Alineacin, activa los siguientes parmetros:
Alineacin del texto: horizontal izquierda, vertical centrar.

Control del texto: ajustar texto.
El ajuste de la altura de las filas lo puedes hacer manualmente.
Definicin de las barras de actividades
Coloca el puntero en el botn de Dibujo
Oprime el botn izquierdo del ratn, al hacer esto se despliega

la siguiente imagen:
Para nuestro ejercicio el rectngulo ser trazado dentro de una

celda.
De las opciones de la Barra de dibujo oprime el botn Rectngulo.
Plantillas
95
Observa que se despliega un Puntero en forma de cruz.
Oprime el botn izquierdo del ratn y sin soltar arrstralo hasta

formar el rectngulo dentro de la celda.
Para aplicar color al rectngulo, oprime el botn izquierdo del ratn

sobre el rectngulo.
Ahora oprime el botn Relleno, como se muestra en la siguiente
imagen:
Observa cmo el rectngulo toma el color seleccionado.

El rectngulo lo puedes ahora manejar como cualquier objeto, esto
es, una vez seleccionado oprime el botn derecho del ratn.
Al hacer esto se despliega el siguiente submen:
96
Curso de Excel
De estas opciones, puedes Copiar y Pegar el rectngulo creado

hacia diferentes celdas.
De igual manera al oprimir la opcin Formato de autoformas puedes actuar sobre el objeto con las diferentes opciones que se muestran en la siguiente ventana:
Observa que al actuar en la opcin Colores y lneas y oprimir la Punta de flecha de color se despliega una Paleta de colores.
Al final de la misma puedes oprimir el botn Lneas de entramado,
cualquier seleccin de las mismas afectar al rectngulo.
Ahora bien ya que el rectngulo creado es un objeto, puedes alargarlo o acortarlo.
Para lograr esto, selecciona el rectngulo trazado y coloca el puntero en los cuadritos que se despliegan en las esquinas y al centro.
Oprime el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo desplaza el ratn
hacia la derecha o izquierda.
Plantillas
97
Observa cmo se acorta o se alarga el rectngulo.

Una vez que tienes preparado el primer rectngulo puedes copiar
ste hacia diferentes Celdas, aplicarles color y alargarlos o acortarlos.
Copiar un objeto
Recuerda que para Copiar un objeto (el rectngulo y todos los
valores y textos de tu hoja de clculo son objetos), simplemente:
Seleccinalo oprimiendo el botn izquierdo del ratn.
Oprime el botn derecho del ratn y del submen desplegado elige Copiar.
Ahora elige la Celda donde deseas colocar tu objeto copiado.
Oprime el botn izquierdo del ratn y a continuacin el botn derecho del ratn.
Del submen desplegado oprime la opcin Pegar.
98
Curso de Excel
Resultado final
El Resultado final de la preparacin de este ejercicio, se presenta en la siguiente imagen:
El usuario puede elegir los colores y las tramas que ms le agraden,

toma en cuenta que el color amarillo sobre fondo blanco, al momento de imprimir se define muy tenue, por lo que te recomiendo
tonos que contrasten con el blanco.
Plantillas
Impreso en los Talleres Grficos

de la Direccin de Publicaciones
del Instituto Politcnico Nacional
Tresguerras 27, Centro Histrico, Mxico, DF
Marzo de 2003. Edicin: 500 ejemplares
CUIDADO EDITORIAL Y DISEO:
FORMACIN:
DISEO DE PORTADA:
PRODUCCIN:
SUPERVISIN:
PROCESOS EDITORIALES:
DIVISIN EDITORIAL:
DIRECTOR:
Consuelo Andrade Gil

Patricia Ortiz Flores
Tecla Ulloa
Alicia Lepre Larrosa
Manuel Toral Azuela
Manuel Gutirrez Oropeza
Jess Espinosa Morales
Arturo Salcido Beltrn
99

Curso de Excel

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INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

Construccin de una hoja de clculo

Cmo desplegar las funciones por categora . . . . . . . . . .

La ventana de Excel (elementos principales)

Celdas: una celda queda definida por la interseccin de una

El texto lminas se encuentra en la Celda A1.

Barra de ttulo: en esta barra se despliega el nombre del archivo.

Zona para escribir datos

Registro de la direccin o ubicacin de la celda: en este espacio

Para hacer uso de esta barra, primero selecciona cualquier

Ahora coloca el puntero sobre la zona de la barra de Frmulas.

Oprime el botn izquierdo del ratn y escribe cualquier valor.

Observa cmo este dato se registra en la celda que tienes activa.

Barra de herramientas ms comunes: son la de Formato y Estndar

Cmo poner nombre a una hoja de trabajo

Coloca el puntero encima de cualquiera de ellas.

Con el botn izquierdo del apuntador oprime la opcin Cambiar

Punteros ms usados y sus funciones

El Puntero de cruz sirve para realizar dos tipos de selecciones:

Despus de seleccionar una Celda o un rango, oprime el botn

Observars que se despliega un submen de opciones que te

Barra vertical: sirve para escribir un texto, un rtulo o algn valor.

Esta barra te indica que puedes iniciar la escritura de una frmula

Simplemente oprime dos veces el botn izquierdo del ratn sobre

Observa que se despliega una barra vertical la cual te indica que

Para empezar escribe en la Celda A1.

Para salir de la Celda o de la Barra de frmulas, simplemente

Correccin de texto desde la Celda:

Para corregir el texto, oprime dos veces el botn izquierdo del

Observa que se despliega el Puntero de barra vertical al final del

Si ahora quieres colocar el puntero al inicio del texto, oprime el

Correccin del texto (desde la Barra de frmulas)

Observa que cuando escribes sobre una celda, el texto tambin

Correccin total de un texto desde la Celda:

Coloca el puntero en la Celda donde deseas hacer la correccin

Ahora escribe el nuevo texto.

Observa que no tuviste necesidad de seleccionar el texto ni de

Flecha: escribe cualquier texto en la Celda A1 y A2.

Con este puntero puedes realizar dos tipos de seleccin:

Este puntero se despliega en la esquina inferior derecha de una

Observa que al colocar el puntero en esa zona, toma la forma

Cuando esto suceda, oprime el botn izquierdo del Apuntador

Al colocar el puntero en este

Coloca el Puntero en la Celda A15.

Oprime el botn izquierdo del Apuntador y sin dejar de oprimir,

Finalmente deja de oprimir el botn.

Observa que la Celda activa es la A15.

Ahora sin mover nada:

Escribe 600 y oprime la tecla Aceptar (observa cmo en forma

Observa cmo en forma automtica el Puntero pas a la Celda

Escribe 400 y oprime la tecla Aceptar.

El resultado final se presenta en la siguiente imagen:

Introducir datos en celdas

Para Excel un dato es un valor cuando es un nmero o empieza

Cuando se utilizan estos smbolos todos los valores se alinean a la

Prepara la lista de rtulos y ttulos registrados en la siguiente Tabla:

RELACIN DE LECTURAS OBTENIDAS DEL DIMETRO EXTERIOR DE UN PISTN (MM)

Coloca el puntero en la Celda A3 y oprime el botn izquierdo del

Sin dejar de oprimir desplaza el ratn hasta la Celda D8.

Para que el rango se registre slo oprime el botn izquierdo del

RELACIN DE LECTURAS OBTENIDAS DEL DIMETRO EXTERIOR DE UN PISTN (MM)

Eliminacin de valores en una celda; a continuacin se describen

Coloca el puntero en la Celda A1.