Curso de Access 2003

Curso
Primer contacto con Access

Guardas muchos datos? Tal vez algo desordenados? Accedes a ellos con frecuencia? Sin duda necesitas
una base de datos. Y por ello comenzamos en este nmero un viaje por Microsoft Access 2003, durante el
que aprenders a utilizar este programa de bases de datos y a sacarle el mximo partido en todas las tareas.
Gua del curso

1. Primer contacto con Access
Qu es? Tu primera base de datos. La estructura. Campos,
tipos de datos, claves e ndices.
2. Editar tablas y crear relaciones
PC Today n 132
Modificar tablas. Importar datos. Campos de bsqueda. El asistente. PC Today n 133
3. Ordenar, filtrar e imprimir informacin
Ordenar y filtrar registros. Operadores lgicos. Configurar la impresin. PC Today n 134
4. Consultas, I
Asistente de consultas. Diseo. Generador de expresiones. Imprimir. PC Today n 135
5. Consultas avanzadas, II
Clculos en consultas. Resumen, parmetros, autobsqueda,

actualizacin y eliminacin. SQL.
PC Today n 136
Herramientas y propiedades. Efectos especiales. Fotos e imgenes.
PC Today n 137
Asistente de informes. Editar y personalizar. Verificar e imprimir.
PC Today n 138
Asistente. Compactar. Copias de seguridad. Exportar a Web. Macros.
PC Today n 139
6. Formularios
7. Informes
8. Grficos y tcnicas avanzadas
64
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esde que los ordenadores

personales son parte integrante de tu vida, la mayora
de los datos con los que
tratas son digitales. Textos, nombres,
direcciones, notas, cifras, imgenes,
sonido... todo es digital para poder ser
procesado por estas maquinas. Y cuanto
ms tiempo trabajas, ms datos debes
manejar. Hace ya bastantes aos, alguien
not que haca falta un mecanismo para
almacenar y gestionar los datos de forma
apropiada, encontrarlos y poder crear
reglas que, a partir de un gran conjunto
de datos, ofrecieran nuevas informaciones. Haban nacido las bases de datos.
Base de datos?
Este trmino, que surgi a mediados

de los aos 60, tambin se ha conocido
como "banco de datos". Una base de
datos es un conjunto heterogneo de s-
tos, pero organizados. Es decir, muchos

datos de diferentes tipos en los que, no
obstante, eres capaz de encontrar algo
que busques. De hecho, este es el motivo
principal para la existencia de bases de
datos: encontrar cierta informacin
almacenada. Pero, en realidad, qu es
una base de datos? Bsicamente se trata
de un fichero especial, dividido en lo que
se llaman tablas. A su vez, stas estn divididas en registros y stos en campos.
Conceptos y trminos que sern familiares para ti a partir de ahora.
Tablas, registros
y campos
El campo es la unidad ms pequea de una base de datos. Contiene una

informacin especfica de cierto tipo.
sta puede ser un nombre, un nmero
o incluso un sonido, una foto, etc. Como
una hoja de papel con un dato.
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Curso de Access 2003. Parte 1

Los registros son conjuntos de
campos. Imagina, por ejemplo, una
base de datos del personal que trabaja en una empresa. Por cada trabajador hay un registro formado por
varios campos que pueden ser Nombre, Apellidos, Direccin, Puesto,
Foto, Salario, Antigedad, etc. Todos
los registros son iguales en cuanto al
nmero de campos, aunque el conte-
En menos de 30 aos se ha pasado de

las tarjetas perforadas a una gestin
de bases de datos gigantescas.
nido de estos sea distinto. Siguiendo

con el ejemplo de objetos reales, el
registro sera una carpeta que contiene muchas hojas diferentes con datos
escritos en ella.
En cuanto a las tablas, stas son
grupos homogneos de registros. En
la misma empresa ficticia del ejemplo anterior, podran existir las tablas
Clientes, Personal, Facturas, etc. Cada
una con su propia estructura y compuesta por registros de tipo diferente.
Las tablas se suelen representar en
filas y columnas, donde cada fila es
un registro y cada columna un campo.
En el caso de los objetos reales, las tablas seran el cajn del archivador que
guarda las carpetas que pertenecen al
mismo tipo de objeto registrado.
Y con todo esto se llega a la base de
datos, que viene a tratarse del propio
archivador, el cual contiene todos los
cajones con tablas (carpetas). Y toda
empresa puede tener varias bases de datos (varios archivadores), cada una con
un propsito determinado (administracin, ingeniera, produccin, etc.).

Digamos, que las bases de datos llevan
muchos aos en uso, incluso antes de
haber ordenadores, pero nunca han sido tan efectivas como ahora.
RDBMS. En este caso, la "R" adicional, viene dada po Relational

DBMS. Es decir, se trata de un sistema de gestin de bases de datos
de tipo relacional (en donde las
diferentes tablas de la base tienen
relacin entre s).
Aunque hay diferentes tipos de bases

de datos (planas, de red, relacionales,
dimensionales, orientadas a objetos),
las ms utilizadas en la actualidad son
las llamadas "relacionales". Inventadas
en 1970, sin embargo no se pusieron
en prctica en programas comerciales
hasta 10 aos despus. Y eso sita a
las bases de datos relacionales justamente en sus bodas de plata durante
el ao 2005.
Lo que diferencia a las bases relacionales de las dems, es que sus
tablas estn relacionadas entre s (de
ah el adjetivo, aunque tenga mucho
Supn, por ejemplo, una tabla de

una base de datos de un banco con
la informacin fsica de una persona:
Nombre, Apellidos, direccin, etc. Otra
tabla con sus cuentas corrientes, de
ahorro, etc. Y otra con sus
prstamos, crditos, hipotecas, etc. Todas ellas pertenecen a departamentos
distintos y pueden contener informacin diferente.
Sin embargo, si utilizas las
columnas Nombre y Apellidos como clave, siempre
encontrars toda la serie
de datos pertenecientes a
esa persona en el banco,
porque todas las tablas
En tablas de Access, cada fila es un registro, formado contienen esas columnas .
por varios campos individuales.
de anglicismo en l). Para ello se utilizan las llamadas claves, que en el

fondo no son otra cosa que columnas especficas que se repiten en las
diferentes tablas y que, por ello, las
"unen" entre ellas. De esa forma, cada
tabla puede contener diferentes informaciones sobre la misma persona y,
an as, encontrar siempre todos los
datos, sin importar dnde se alojen.
tecnologa de Microsoft para colocar

un tipo de datos totalmente diferente
en un documento actual. Por ejemplo, una hoja de Excel en una carta
de Word, una imagen en Excel o un
sonido en Access.
Autonumrico. Es un tipo de datos
especial que en Access se utiliza
principalmente para crear un campo
identificador nico, que contenga
datos que no se repetirn jams, ya
que es el propio Access el que asigna
los nmeros al campo. Los campos
autonumricos se emplean casi exclusivamente para crear claves principales y as poder relacionar varias tablas
entre s con seguridad.
Qu se puede hacer
con una base de datos?
Qu aprender
con este curso?
A lo largo de las ocho entregas del

curso conocers prcticamente todos
los detalles importantes de Microsoft
Access 2003. Cmo crear y mantener
una base de datos, extraer la informacin que necesitas en cada momento
e introducirla de la forma ms elegante. Vers la forma de importar datos de mltiples orgenes y cmo imprimir los resultados con eficiencia,
combinndolos incluso con grficos y
fotos. Y para terminar aprenders las
tareas de mantenimiento ms necesarias as como la forma de exportar tu
base de datos para colocarla en Internet, accesible a todo el mundo.
Los usos son, en realidad, infinitos. La base de datos slo proporciona el contenedor, ms o menos
complejo, para la informacin. Son
las aplicaciones DBMS y
RDBMS las que proporcionan la "inteligencia"
al conjunto con sus capacidades de extraccin
de datos, de relacin y
de combinacin para
obtener informaciones
"ocultas" entre la masa
de datos.
La utilizaciones ms
comunes son el almacenamiento de datos
homogneos (nombres
de personas, datos de
bases de datos relacionales permiten utilizar mlalmacn, de factura- Las
tiples tablas relacionadas como si fueran una sola.
cin, resultados de
Todo ello con un hilo conductor
pruebas y encuestas, etc.) para luego
obtener aquellos datos que son nece- nico: una base de datos de ejemplo
sarios para una determinada tarea. En que irs creando desde cero y que
el caso del almacn, por ejemplo, la luego te servir personalmente. Irs
ubicacin con pasillo y estantera de construyendo un sistema para organiun determinado paquete. O el desti- zar tus discos, libros, cintas de vdeo,
natario y la fecha de envo del mismo. DVDs, CDs, fotos, etc. de forma que,
Sin embargo, las bases de datos pueden en todo momento, sabrs en dnde
ser mucho ms complejas e importan- se encuentra cada cosa.
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tes. Como una empresa que no existira

si no fuera por las bases de datos y que,
de hecho, basa todo su negocio en ellas
y la informacin que contienen: Google.
Imagina al gigante de los buscadores sin
una base de datos que contiene casi todas las webs del mundo. Imposible.
OLE. Coincidiendo con una expresin

tpicamente espaola, OLE significa
Object Linking and Embedding, lo
que viene a ser vinculacin e incrustacin de objetos. Se trata de una
No. Microsoft Access 2003 es lo que

se llama un sistema de administracin de bases de datos, llamado
DBMS en ingls. Las bases de
datos son los ficheros que genera
y gestiona Access (u otros programas similares). Sin embargo, en el
lenguaje comn se ha popularizado
la denominacin "base de datos"
tambin para el programa de edicin
y tratamiento, aunque sea incorrecto.
Sera como si llamaras "imagen" a
Paintshop Pro o Photoshop. Como
vers a lo largo del curso, Access
2003 es en realidad un RDBMS.
Diferenciadas
por su tipo
Glosario
DBMS. Estas siglas corresponden
a DataBase Management System y
representan a todos los programas
que gestionan, editan, crean y consultan bases de datos de cualquier tipo.
Es Access 2003 una base de datos?
65
3/11/05 13:29:17
Curso
Abrir una base de datos

Para familiarizarte con Microsoft Access, lo mejor es que
abras directamente una base
de datos y veas las opciones
disponibles y qu puedes hacer
con cada una de ellas. Access
incluye, por suerte, una base
de datos de ejemplo bastante
completa, que te servir como
punto de partida.
As que inicia Microsoft Access

2003 desde el men Inicio, con
un click sobre el icono correspondiente, si es que no lo tenas ya en
funcionamiento. Se abrir la pantalla
uno de ellos y vers que, por el momento, la base de datos slo dispone de tablas. Todo lo dems est an por crear
dentro de tu proyecto.
Haz click sobre S y en Abrir. La

base de datos aparecer en pantalla. Aunque, de momento, no
parece muy espectacular, todo lo que
necesitas se encuentra en ese pequeo
cuadro que ves en pantalla.
Haz un click sobre Tablas. Luego realiza un doble click sobre

Compaas de envos. Reduce la ventana que se abre justo hasta
la parte visible de la tabla. Acabas de
abrir una tabla de la base de datos FPNWIND. Como puedes ver, una tabla no
tiene por qu ser grande, ni compleja.
Consejo
Si FPNWIND.MDB no se encuentra en
la carpeta indicada en el texto en tu
versin de Access, puedes buscarla
con un click en el men Inicio, luego
en Buscar y finalmente en Documentos. Escribe el nombre en la casilla y
haz click en Bsqueda.
principal de Access, con el Panel

de tareas a la derecha. Despliega el
men Archivo y haz click en Abrir.
Navega hasta C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office 11\3082\
y abre FPNWIND.MDB.
envos dentro de la base de datos.

Slo de mayor tamao por nmero de
registros y campos dados de alta. Cirrala tambin para poder proceder al
siguiente apartado.
A la izquierda se encuentran los

accesos a los
diferentes elementos de la base de
datos, como Tablas,
Consultas, Formularios e Informes.
Haz click sobre cada
Familiarzate con las

posibilidades de Access
Ahora que ya tienes la primera base de
datos en pantalla, aprovechars para
ver qu puedes hacer con ella. Ser
slo un breve vistazo y profundizars
ms en los diferentes temas durante las
dems partes del curso.
Tambin dispones de diversas vistas, igual que en el Explorador de

Windows. Haz click sobre los diferentes iconos a la derecha de la barra
de herramientas y elige la representacin
que ms te guste y con la que te sientas
Para comenzar, inspecciona con

ms detalle la ventana principal
de la base de datos. En la parte
superior dispone de una barra de herramientas con diversas opciones. stas,
adems, van variando en funcin de qu
elemento seleccionas de la lista Objetos
de la izquierda. Prubalo ahora.
3
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Resumiendo...
1
2
3
4
5
Inicia Access 3 Archivo 3 Abrir 3 Buscar FPNWIND.MDB 3 Abrir

S 3 Abrir
Haz click en cada elemento de Objetos
Tablas 3 Doble click en Compaas de envos 3 Reducir ventana
Cerrar tabla 3 Abrir Clientes 3 Cerrar tabla
Ahora arrstrala
sobre Favoritos. Puedes repetirlo con todo
tipo de elementos de la base
de datos, para tener siempre aquellos a
mano que necesitas con ms frecuencia.
Adems de la barra de herramientas, tienes ms opciones para cada elemento del men contextual (tabla, consulta, formulario,
etc.). Haz click con el botn derecho del
ratn sobre Productos, por ejemplo, y
observa las entradas disponibles.
ms cmodo. Piensa que, cuando la base

de datos tenga muchas tablas, necesitars usar los iconos pequeos.
Seguramente te habrs fijado en
el icono de Favoritos que hay
en el apartado Grupos. En efecto, funciona casi igual que los favoritos
de Internet Explorer o el Explorador de
Windows. Haz click, por ejemplo, sobre
Tablas y luego sobre la tabla Clientes.
66
Cierra la tabla con un click sobre el aspa roja de la esquina

superior derecha de su ventana
y abre la tabla Clientes con un doble click sobre su enlace. Esto ya es
otra cosa, ms de lo que se poda esperar de una sencilla base de datos.
Sin embargo, Clientes no tiene por
qu ser necesariamente un elemento
ms importante que Compaas de
Una entrada interesante es,

por ejemplo, Propiedades.
Haz click en ella y observa el
cuadro de dilogo que se abre. En su
campo Descripcin puedes escribir
un comentario mucho ms amplio del
objeto (tabla, consulta, etc.) que en
el propio nombre del mismo. ste te

ayudar especialmente en bases de
datos que tengan muchas tablas, formularios, etc.
Una de las particularidades de

las aplicaciones
DBMS es que, generalmente, nunca tienes que
guardar tus datos, ya que
el programa lo hace automticamente
cada vez que actualizas un registro. Si
despliegas el men Archivo y localizas
la entrada
Guardar, vers que est
en gris y que
no puedes seleccionarla.
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Ahora abre la tabla con la etiqueta Compaas de envos

con un doble click. Si fuera
necesario, activa primero la seccin
Tablas en la izquierda con otro click.
Coloca el cursor en la casilla en blanco debajo de Federal Shipping y
escribe en ella como nombre "Envos
Urgentes S.A.". Luego pulsa sobre la
tecla de tabulacin para pasar a la
siguiente casilla (o utiliza el cursor
del ratn para sealarla, como prefieras). Ahora, prueba a escribir un nmero de telfono al azar para rellenar
el campo correspondiente.
Cierra la tabla con un click sobre el aspa. Despliega el men

Archivo y vers que la entrada
Guardar sigue sin estar disponible.
Cierra Access. Como vers, no hay ninguna pregunta sobre si quieres guardar
o no. Abre Access de nuevo y carga la
base de datos desde las entradas de ficheros recientes al final del men Archivo. Abre Compaas de envos.
Vers que Envos Urgentes S.A. sigue
all. Cierra la tabla.
11
Cierra ahora la tabla con

un click sobre el aspa y...
ah lo tienes: el tranquilizador cuadro para guardar. Haz click
en S y despliega el men Archivo.
Vers que Guardar sigue sin estar
En algunas ocasiones, sin embargo, s tendrs que guardar

los elementos que edites, especialmente si has realizado algn
cambio en el diseo. Un ejemplo: Haz
un click sobre la misma tabla Com-
paas de envos y luego sobre el

botn Diseo de la barra de herramientas. La tabla se abrir, esta vez
en modo diseo.
10
Por el momento no te
preocupes de los detalles,
ya que ms adelante vers qu significa lo que vas a hacer
a continuacin y podrs aplicar los
conocimientos a un proyecto real,

que se ajuste a tus necesidades. Haz
click en la primera columna, debajo de Telfono y escribe la palabra
"Fax". Luego pulsa dos veces en el tabulador para que cambie de casilla y
escribe un comentario en la columna
Descripcin. Por ejemplo: "Nmero
de Fax internacional".
activo. En resumen, la introduccin

de datos no requiere guardar y los
cambios de diseo s.
12
Un ltimo detalle: si no
te gusta el nombre que
tiene asignado una tabla,
como por ejemplo consulta, puedes
cambiarlo de forma sencilla con un
click sobre el objeto en cuestin y
la pulsacin de F2. Escribe el nuevo
nombre y pulsa sobre Enter. Y no.
No hace falta que compruebes el men Archivo, porque Guardar sigue

"durmiendo" tranquilamente. Todo se
ha guardado al instante. Resulta toda
una ventaja.
Resumiendo...
1
2
3
4
5
6
7
8 Cerrar tabla 3 Archivo 3 Cerrar y abrir Access 3 Cargar FPNWIND.
Hacer click en los diferentes elementos del apartado Objetos

Hacer click en los iconos de visualizacin
Tablas 3 Clientes 3 Arrastrar Clientes sobre Favoritos
Click con el botn derecho del ratn sobre Productos
Propiedades 3 Escribir descripcin (opcional)
Archivo 3 Guardar
Tablas 3 Doble click en Compaas de envos 3 Colocar cursor 3
Escribir "Envos Urgentes S.A." 3 Tabulador 3 Escribir telfono
MDB 3 Compaas de envos 3 Cerrar tabla
9 Compaas de envos 3 Diseo

10 Click debajo de Telfono 3 Escribir "Fax" 3 Tabulador dos veces 3
Escribir comentario
11 Cerrar tabla 3 S 3 Archivo

12 Compaas de envos 3 F2 3 Escribir nuevo nombre
Crea tu primera base

de datos: la estructura
bres de pelculas hay un paso muy
importante: disear la estructura
de la base de datos.
En esta era de ordenadores para

todo, aunque te parezca extrao,
la mejor forma de crear una base de datos comienza con lpiz y papel.
Sintate unos minutos y piensa qu ca-
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Una vez
que hayas pensado en lo que
necesitas, puedes comenzar
con el diseo.
Ta m p o c o e s
imprescindible
que la lista sea
perfecta, porque luego puedes aadir
ms categoras si lo necesitas. Sin embargo, descubrirs que los cambios,
una vez que la base de datos contiene
relaciones entre elementos, son algo
ms complejos. As que inicia Access
Una vez que has dado los primeros

pasos con Access y has visto que el
entorno, aunque diferente a los programas que hayas podido utilizar hasta ahora, no tiene tantas complicaciones como pueda parecer a primera
vista. As que crears ahora tu primera base de datos, para gestionar tus
pelculas en DVD. Sin embargo. Antes
de lanzarte de lleno a escribir nom-
ractersticas te gustara tener disponible

en la base de datos. Ttulos, actores,
duracin, etc. todo vale si lo consideras
necesario. Tmate tu tiempo y chale un
vistazo a la informacin que puedes obtener de las cajas. Seguro que te ayuda.
67
3/11/05 13:29:50
Curso
2003 y abre el men Archivo. Haz
click en Nuevo. En la parte derecha
aparecern diferentes opciones.
Consejo
Ahora haz click sobre Base de

datos en blanco. Selecciona
una carpeta en la que guardar
la base de datos y asgnale un nombre
que te guste. Recuerda que vas a utilizar esta base a lo largo de todo el cur-
so y que la ampliars con otros datos.

Luego haz click en Crear.
Se abrir la ventana de bases de

datos en Access. El primer paso
consiste en crear una nueva tabla que almacenar los datos relativos
a tu coleccin de DVDs a partir de tus
notas en papel. De modo que haz click

en Tablas y en Crear una tabla en
vista Diseo.
Se abrir el diseador de tablas. Slo tiene tres columnas,

cuyos ttulos dejan bastante
claras su funcin. El diseo de una
tabla para una base de datos es tan
sencillo (y tan complejo, como vers
Enteros cortos y largos
A mano o a mquina?
Aunque, sin duda, es ms cmodo
crear una tabla con ayuda del asistente que incluye Microsoft Access, slo
si las generas a mano las primeras
veces, obtendrs una comprensin
profunda de cmo funciona una base
de datos.
enseguida) como rellenar esas tres

columnas. Coloca el cursor con un
click en la primera casilla de Nombre del campo.
Los nmeros enteros cortos ocupan

menos espacio que los enteros largos y se procesan ms deprisa.
Es posible que an te acuerdes
de tus clases de matemticas con
respecto a la existencia de nmeros
enteros y reales. Los primeros no
tienen decimales y los segundos s.
En informtica, sin embargo, hay
ms de un tipo de nmero entero:
los cortos y los largos.
Los primeros emplean slo 16 bits
para almacenar la informacin, lo
que les permite contener valores
Antes de comenzar con las verdaderas propiedades de tus

DVDs (como el ttulo, etc.) hacen falta algunos campos "de logstica".
Por ejemplo, siempre es buena idea
disponer de un nmero que identifique
a cualquier registro de forma clara en
una tabla (vase nota "La convencin
id..."). En este caso, escribe "idDVD".
Ms adelante vers que te vendr muy
bien para crear relaciones.
Consejo
La convencin "id..."
Con los aos, se ha creado la costumbre en el mundo de las bases de datos,
de aadir siempre un campo numrico
de identificacin a cada registro, ya que
esto te permite localizar ese registro en
segundos, si conoces su nmero, por
muy extensa que sea la base de datos.
Los campos y los tipos de datos

Los campos pertenecientes a cualquier base de datos deben tener
asignado un tipo determinado.
A la hora de definir cada campo,
debers asignar imprescindiblemente
un tipo de datos al mismo. Esto, que
inicialmente puedes percibir como
rigidez, es necesario para poder determinar la estructura interna de la propia
base de datos. sta no deja de ser un
fichero muy especializado, que contiene nmeros, textos, fechas... incluso
sonidos o imgenes. Cada uno de estos

elementos est asignado a un registro
y debe ocupar un cierto espacio en el
Nombre
Explicacin/Uso
Texto
Textos de hasta 255 caracteres.
Memo
Textos largos de hasta 65.536 carateres.
Nmero
Nmeros enteros o reales.
fichero. Cuando actualizas uno de ellos,

resultara muy lento tener que desplazar todos los dems datos al acortarse
o expandirse un campo para no dejar
"agujeros" en la base de datos.
Por ello es importante este trabajo de
preparacin y de previsin, para que la
aplicacin DBMS sea capaz de gestionar el fichero de la base de datos con
ms eficiencia y puedas trabajar ms
rpidamente. Los tipos de datos ms
habituales son los siguientes:
Fecha/Hora
Fechas y horas desde el ao 100 hasta el 9.999.
Moneda
Con una precisin de 15 dgitos delante y 4 dgitos detrs de la coma.
Autonumrico
Campo numrico que se incrementa solo. Suele utilizarse para los ids.
S/No
Slo puede contener "verdadero" o "falso".
Objeto OLE
Cualquier objeto externo, como un documento de Word, imgenes, sonidos, etc.
Hipervnculo
Direccin de un chero o pgina web.
68
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entre -32.768 y 32.767.

Son apropiados para
cifras pequeas. Si
necesitas guardar
nmeros mucho ms
grandes pero no
quieres utilizar los
nmeros reales (con
decimales y mucho
ms lentos), dispones
de los enteros largos.
Estos emplean 32 bits y
soportan nmeros entre
-2.147.483.648 y 2.147.483.647.
Suficiente para casi cualquier propsito que te permita el sistema.
Pero si tampoco te conformas con
esto, los enteros dobles (de 64
bits) dan cabida a cualquier valor
razonable hasta 1,79E308 (eso es
notacin cientfica y corresponde,
aproximadamente a un 1 seguido
de 308 ceros!).
Y si eres muy ahorrador, con el tipo
entero Byte gastas slo un byte en
tu base de datos y puedes representar nmeros de 0 a 255.
Pulsa sobre la tecla de tabulacin y pasars a la siguiente columna, Tipo de datos (vase
el cuadro "Los campos y los tipos de
datos"). Aqu debes desplegar la lista
que contiene el campo y seleccionar la
entrada Autonumrico. Esto provoca
que, cada vez que insertes un registro

ms, el nuevo campo reciba automticamente un nmero ascendente de
parte de Access.
Pulsa de nuevo sobre el tabulador y pasa a la columna

Descripcin. Aunque ahora
pueda parecerte superfluo el dedicar tiempo a escribir una descripcin, no pensars lo mismo cuando
tu base de datos tabla tenga 9 tablas,
212 campos y 22.500 registros. En
ese momento necesitars saber con
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3/11/05 13:29:59
exactitud qu hace cada campo. As

que escribe "Nmero identificador de
cada DVD Vdeo".
Si ahora pulsas una vez ms sobre el tabulador (la tecla Intro

hace la misma funcin), pasars a la fila de abajo, listo para crear
un nuevo campo. Escribe "Ttulo"
como nombre y selecciona "Texto"
como formato del campo. Introduce
tambin un comentario.
10
No pulses todava sobre el

tabulador para avanzar, ya
que no has terminado con
la definicin de este campo. Al especificar "Texto" como tipo de datos,
tambin has de introducir una longitud mxima para ese texto, que no
puede ser superada. En la parte inferior de la ventana, localiza la entra-
13
da Tamao del campo. Escribe 60

como longitud mxima, ya que sto
debera ser suficiente para cualquier
nombre de pelcula.
11
Ahora haz click en la casilla correspondiente a Ttulo y escribe "Ao". Define el tipo de datos como Nmero
en su campo correspondiente y, en la
parte inferior de la ventana, despliega
12
Rellena el resto de los campos como muestra la figura,

con las siguientes particularidades: Duracin es un Entero sin
decimales, Actor y Actriz tienen 100
caracteres de longitud y Nmero de
discos emplea el tipo Byte. Todo lo dems utiliza los valores predeterminados.
Cuando hayas finalizado, cierra el diseador

de tablas con un click
sobre el aspa y contesta S a la pregunta que aparece, para guardar el
diseo. Escribe "DVDs" como ttulo de la misma, haz click en Aceptar y
en S y podrs ver tu primera tabla en la
base de datos que has creado.
en men Tamao del campo y selecciona el tipo como Entero (vase

cuadro "Enteros cortos y largos").
Despliega tambin la correspondiente a Lugares decimales y elige 0,
ya que es lo apropiado para los aos,
que no tienen decimales. Luego escribe un comentario que te parezca
apropiado en Descripcin y pasa a
la siguiente fila.
Resumiendo...
1
2
3
4
5
6
7
8
9 Tabulador 3 Escribir "Ttulo" 3 Seleccionar Texto 3 Escribir un
Crear lista de las caractersticas para la base de datos

Iniciar Access 3 Archivo 3 Nuevo
Base de datos en blanco 3 Crear
Tablas 3 Crear una tabla en vista Diseo
Click en primera casilla de Nombre del campo
Escribir "idDVD"
Tabulador 3 seleccionar Autonumrico
Tabulador 3 escribir "Nmero identificador de cada DVD Video"
comentario para el campo
10 Tamao del campo 3 Introducir "60"

11 Click bajo "Ttulo" 3 Escribir "Ao" 3 Nmero 3 Entero 3 Lugares
decimales 3 0
12 Rellenar resto de campos

13 Cerrar diseador tablas 3 S 3 Escribir "DVDs" en el campo 3 Aceptar
3 S
Introducir los primeros datos
El proceso es muy sencillo. Haz

un doble click sobre la tabla
"DVDs" y esta se abrir en modo de introduccin de
datos. Como alternativa,
tambin puedes hacer un solo click y
luego pulsar sobre el botn Abrir de
la barra de herramientas de la ventana de bases de datos.
Si has trabajado con Microsoft

Excel alguna vez, no tendrs
ningn problema en introducir
datos en Access, ya que el mecanismo
y parte de la interfaz son muy similares. Simplemente escribe los datos (o
activa las casillas de seleccin en el
caso de un campo S/No) y pasa a la
siguiente con Intro o el tabulador.
Tambin puedes colocar el cursor directamente en una casilla con el ratn

si te parece ms rpido o cmodo.
Vas a crear una tabla con ayuda

del asistente de Access para ver
cmo funciona el mecanismo,
aunque resulte slo un ejemplo sin
ms utilidad que la didctica y decidas borrarla a continuacin. Para
empezar, haz click en Tablas y luego
en la opcin Crear una tabla utilizando el asistente.
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Aparecer el Asistente para

tablas en pantalla. Vers que
contiene numerosos ejemplos,
cada uno con sus campos ya predefinidos. Haz click en Personal y luego
localiza la tabla Coleccin de vdeo
en la lista de la izquierda.
Aunque vers extensamente el procedimiento de introduccin de informacin y edicin de una base de datos
en la prxima parte del curso, puedes
iniciarte en el tema rellenando ya algunos registros, por ejemplo, de las
pelculas que tengas en tu coleccin
de DVDs. Despus, una vez que hayas
creado tu primera tabla de forma manual, Access pone a tu disposicin un
completo asistente para la creacin
de tablas, el cual te ahorrar bastante
trabajo, especialmente si tienes muchos campos que incluir en tu proyecto. Sin embargo, no te permite afinar
demasiado las caractersticas de los
mismos y tendrs que hacerlo posteriormente a mano, pero acelera la
creacin de los conceptos bsicos de
cualquier la tabla.
69
3/11/05 13:30:09
Curso
Una vez que hayan aparecido

los campos disponibles, haz
click en aquellos que te interesen y luego pulsa sobre el botn
con el signo "mayor que" (>). De
esa forma podrs pasar los campos
de la izquierda a la ventana de la derecha, que sern los que aparezcan
en tu tabla. Si quieres, haz click en el
botn con los dos signos (>>) y pasarn todos los campos de la lista de
ejemplo de una sola vez. Para quitar
un campo, seleccinalo a la derecha
y haz click en el botn del signo "menor que" (<).
Aunque los nombres de los campos de ejemplo estn bastante

bien elegidos, es posible que
quieras cambiar alguno de ellos. Para
hacerlo, pulsa sobre el nombre en cuestin en la lista de la derecha y luego haz
click en Cambiar el nombre del campo. Escribe lo que desees en la casilla y
luego haz click en el botn Aceptar.
Ahora haz click en el botn Siguiente> y escribe un nombre

para tu tabla en la casilla de la
parte superior. No te preocupes por
el momento por el asunto de las claves principales y deja seleccionada la
opcin que haya predeterminada. Una
vez que hayas terminado, haz click en
el botn Siguiente>.
En la siguiente ventana, sin embargo, vas a

dar un pequeo salto
hacia delante y, aunque los
formularios no tocan hasta
la sexta parte del curso, vas
a conocer uno de primera
mano, para que sepas cul
es la funcin que tienen dentro de una base de datos. De
modo que activa la entrada
"Introducir datos en la tabla
usando un formulario creado
por el asistente" y pulsa en Finalizar.
Esto dar paso a uno de los mltiples
asistentes que ofrece esta edicin de
Access y que ayudan a alejar su fama
de complicado de manejar.
en lugar de hacerlo en la vista de tipo

Excel, como pudiste comprobar antes.
Para pasar de un registro a otro, utiliza
los botones de avance y retroceso que
hay en la parte inferior del cuadro.
11
Tambin dentro de este cuadro

de dilogo puedes ignorar las
opciones correspondientes a
las relaciones entre las tablas. En la
prxima entrega del curso aprenders todo lo relativo a stas. As que
deja la entrada "no relacionada con
DVDs" tal como est y haz click en el
botn Siguiente> y procede con el
prximo paso.
10
Se mostrar un
formulario, que no es otra
cosa que una forma
ms cmoda y esttica de introducir
datos en una tabla,
En fin, una
vez visto el
funcionamiento bsico del asistente y cuyo uso ampliars en la prxima entrega, cierra el formulario
con un click sobre el aspa, contesta No a la pregunta sobre si guardar
los cambios, selecciona
la tabla recin creada por el asistente
(no te confundas con "DVDs") con un
click y luego pulsa sobre Supr en el teclado para eliminarla. Haz click en S
para confirmar.
Resumiendo...
1
2
3
4
5
Doble click sobre "DVDs" 3 (opcional) Click sobre "DVDs" 3 Abrir

Introducir datos 3 Intro 3 (opcional) Tabulador, ratn
Tablas 3 Crear una tabla utilizando el asistente
Personal 3 Coleccin de vdeo
Seleccionar campo 3 Botn > 3 Repetir para todos los campos
de inters
6 (opcional) Click en nombre 3 Cambiar el nombre del campo 3
7
8
9
10
11
Escribir nombre 3 Aceptar

Siguiente 3 Escribir nombre 3 Siguiente
Siguiente
Introducir datos en la tabla usando un formulario creado por el asistente
3 Finalizar
Observar aspecto formulario
Cerrar formulario 3 No 3 Click en tabla 3 Tecla Supr 3 S
Las claves y los ndices

Tambin este tema lo vers con ms
detalle en una entrega ms avanzada
del curso, pero en este punto te resultar interesante saber el porqu
del campo autonumrico "idDVD"
que has creado en la tabla. Todas las
tablas necesitan lo que se llama una
"clave" para poder establecer relaciones con otras tablas. Esta clave debe
contener campos nicos, que no se
repitan nunca. De ah el sistema de
autonumeracin. Aunque Access ha
70
132_64_71_Curso.indd 20
creado la clave automticamente hasta ahora, puedes cambiarla o crearla

manualmente si lo prefieres.
Abre la tabla "DVDs" en modo

diseo (haz click en la tabla y
luego en el botn Diseo de la
barra de herramientas). Si te fijas bien,
vers que delante del campo idDVD
hay una pequea llave. Esto indica que
este es el campo clave.
Supn que deseas cambiar la

clave al campo "Ttulo", porque
ests completamente seguro de
que nunca va a tener dos pelculas con
el mismo nombre. Haz click sobre la
casilla en blanco delante de "Ttulo" y
se seleccionar toda la fila.
Ahora haz click con el botn

derecho del ratn sobre el
tringulo que ha aparecido al
principio de la fila y selecciona la entrada Clave principal del men contextual que se despliega.
www.pctoday.es
3/11/05 13:30:18
Vers que la llave ha cambiado

de sitio. El campo "Ttulo" se ha
convertido en la clave principal
de la tabla. Ahora es el campo ms importante para las relaciones con otras
tablas, cuando estas existan. Sin embargo, vuelve a seleccionar "idDVD" como
clave principal, porque "Ttulo" no resulta muy adecuado. Piensa, por ejemplo, en "Drcula". Hay muchas versiones
diferentes, todas con el mismo nombre.
Y eso podra producir confusin en las relaciones.
Sin embargo, como seguro que

la mayora de las bsquedas
que hagas entre tus registros
sea por ttulo, lo mejor es convertir
el campo "Ttulo" en uno de tipo ndice. "idDVD" seguir siendo la clave
principal que lo
identifique, pero
"Ttulo" se convertir en una especie
de ayudante. Haz click en el campo
"Ttulo" y luego, en la parte inferior
de la pantalla, selecciona S (con
duplicados) en la lista Indexado.
Ahora cierra la tabla. Ya has sentado

las bases para establecer la relaciones
con otras tablas. Algo que se explicar en el prximo captulo del curso,
donde comprenders mucho mejor el

significado de lo que acabas de hacer
y seguro que enseguida le encuentras
alguna utilidad.
Resumiendo...
1
2
3
4
5
Click en tabla "DVDs" 3 Diseo

Click en la casilla delante de Ttulo
Click con el botn derecho del ratn 3 Clave principal
Click con el botn derecho del ratn en idDVD 3 Clave principal
Click en Titulo 3 Indexado 3 S (con duplicados)
Requeridos y valores
predeterminados
A la hora de definir los diferentes
campos de tu base de datos es probable que necesites que algunos campos
se introduzcan de forma imprescindible ya que, sin ellos, el registro no
tendra sentido. En el caso de la base
de datos de ejemplo de tus pelculas
en DVD, el ttulo, por ejemplo, es uno
de estos campos.
Por suerte, Access dispone de un par
de mecanismos que te permiten "obligar" a la persona que introduce los datos (aunque seas t mismo) para que
no se olvide de escribir, al menos, lo
ms importante. Se trata de los valores
requeridos y los predeterminados. Y
as es como se utilizan.
Inicia Access (si no lo tienes

abierto ya) y carga la base de
datos "Audio y Vdeo" con la
entrada Abrir del men Archivo.
Haz click sobre la tabla "DVDs" y lue-
Access no te permitir abandonar este

registro sin haber introducido, al menos, un ttulo para el DVD.
Aunque esto, de por s, debera

ser suficiente, has de realizar
otra pequea configuracin. Justo debajo de Requerido se encuentra
la propiedad Permitir longitud cero.
Determina si puedes, o no, dejar los
textos en blanco. As que despliega la
lista correspondiente y elija la entrada

No, para impedir que alguien pueda
dejar el campo en blanco.
Ahora ya has configurado el

campo de relleno obligatorio,
de forma que resulte imposible dejar de introducir algo en l y te
aseguras que el ttulo, o algn valor
que sirva para idenfificar la entrada
en la base de datos, se escribir en
cualquier caso. Cierra la tabla con
Cuando termines, haz click en

la nueva fila en blanco que se ha
creado debajo, para introducir
una nueva pelcula y recibirs el mensaje de la figura. Aunque algo crptico,
sin duda el aviso te indica

que el campo Ttulo de
la tabla "DVDs" (DVDs.
Titulo) requiere que lo
rellenes. De modo que haz click en
Aceptar y escribe el ttulo apropiado.
En cuanto rellenes el campo que

Access te indica tendrs la posibilidad de seguir escribiendo
nuevos datos en los registros en la tabla.
Si no lo haces, no podrs salir de ese
registro porque vers el mismo mensa-
go en el botn Diseo de la barra de

herramientas. La tabla se abrir en
modo diseo.
Ahora haz click en el campo

"Ttulo" para activarlo. En la
parte inferior del editor de tablas, en la pestaa General, vers el
valor Requerido. Haz click con el
cursor sobre No, que es el ajuste predeterminado de este valor. Despliega

la lista Requerido con un click sobre
la flecha de la derecha y selecciona S
como nuevo valor. A partir de ahora,
un click sobre el aspa de la esquina

y confirma el mensaje que te pregunta
sobre si quieres guardar los cambios
con un S. Tambin confirma con un
S el prximo cuadro de dilogo, que
trata sobre la integridad de los datos
que se van a almacenar.
Ahora abre la tabla "DVDs" con

un doble click, para introducir
nuevos datos en ella. Coloca el
cursor en la casilla vaca que, en este
ejemplo, hay debajo del ao y rellena
todos los datos, menos el ttulo.
Naturalmente podras pensar

que lo mejor es cerrar la tabla
simplemente, con lo que se
guardaran los datos a excepcin del
ttulo, que ya escribirs ms adelante. Sin embargo, eso no es as. Si, en
efecto, cierras la tabla con un click

sobre el aspa, tendrs que hacer click
sobre Aceptar en el mismo mensaje
de antes pero, adems, Access te informa que no guardar los cambios
realizados. Si procedes a pulsar sobre S, no se almacenar el ltimo
registro en la tabla.
Resumiendo...
1
2
3
4
5
6
7
8
N 132
132_64_71_Curso.indd 21
je una y otra vez. Este es un buen mecanismo para obligar a la introduccin

de determinados datos vitales para la
base de datos, aunque su abuso puede
ser bastante molesto y debes planificar
antes qu campos merecen tener esta
caracterstica activada.
Inicia Access 3 Archivo 3 Abrir "Audio y Vdeo" 3 DVDs 3 Diseo

Ttulo 3 Requerido 3 S
Permitir longitud cero 3 No
Cerrar tabla 3 S 3 S
Doble click en DVDs 3 Rellenar datos, menos el ttulo
Click en fila en blanco 3 Aceptar 3 Escribir ttulo
Rellenar el campo solicitado
Cerrar tabla 3 S 3 S (opcional)
71
3/11/05 13:30:28
Curso
Tablas y relaciones
Una vez creada tu primera tabla en la base de datos, el trabajo no ha hecho ms que comenzar. Todava
necesitas importar informacin de fuentes externas para aprovechar el trabajo que ya hayas hecho y, sobre
todo, comenzar las relaciones entre tus tablas para que dispongas de una verdadera base de datos relacional.
Gua del curso

PC Today n 132
4. Consultas, I

PC Today n 136
PC Today n 137
PC Today n 138
PC Today n 139
6. Formularios
7. Informes
56
133_56_65_Curso.indd 14
unque probablemente pasars mucho ms tiempo introduciendo datos en la base

que cambindolos, las funciones de edicin son imprescindibles porque te permiten adaptar la
base de datos a los requerimientos de
cada momento. A diferencia de hace
unos aos, las bases de datos actuales no son meros almacenes estticos
de informacin en los que cualquier
cambio puede convertirse en un problema. Hoy en da, los datos deben
ser realmente dinmicos y, especialmente en los entornos empresariales,
los requerimientos suelen cambiar
muy a menudo.
As que en esta ocasin vers cmo
realizar todo tipo de cambios en tu base de datos, para que puedas adaptarla
a "los tiempos que corren" cuando sea
necesario. Y por otro lado, comenzars
a establecer relaciones entre tus tablas,

los verdaderos cimientos de las bases
de datos relaciones.
Los usos son muchos, debido a la
gran flexibilidad que proporcionan. Principalmente se trata de
evitar construir una gigantesca base
de datos que lo abarque todo y que
Las relaciones entre las tablas de

una base de datos permiten una
mayor flexibilidad de uso.
www.pctoday.es
Base de datos?
16/11/05 15:24:42

contenga todos los posibles campos que pueden
llegar a necesitarse en alguna ocasin.
Glosario
Referenciar. Tanto en programacin
como en las bases de datos, las referencias tienen la funcin de permitir el
acceso a ciertos datos, pero sin tener
que enviarlos directamente al lugar
donde son necesarios. En vez de ello
simplemente se pasa la referencia de
dnde se encuentran en origen.
Las ventajas
Aunque parezca cmodo
tener todos los datos en un
mismo lugar, este sistema
tiene grandes inconvenientes. Por ejemplo, si cambias la estructura de los
datos, por necesidad debes
modificar miles o incluso
millones de registros y esa
importante establecer las relaciones al principio,
operacin podra afectar a Es
cuando creas la base, ya que despus se complica.
los dems. Cualquier error
de actualizacin tiene gravsimas con- una sola (algo poco prctico, ya que casecuencias y, si pierdes la base de dada departamento querr seguir utilizantos por un fallo, te quedas sin nada.
do su propia base); o creas relacionas
Pero no slo eso, cuando dispones de entre ellas, con lo que podrs obtener
varias bases de datos que proceden de los datos que quieras, sin alterar las badiferentes lugares (ingeniera, comercial, ses de datos individuales.
administracin) y necesitas utilizarlas de
Una relacin entre dos tablas de una
forma conjunta, para sacar conclusiones base de datos es un vnculo que permite
sobre algn aspecto de la empresa, slo utilizar una tabla desde la otra como si
tienes dos posibilidades: o las fundes en estuviera integrada en ella.
Cuestiones estticas
La introduccin de los datos es un
proceso que suele llevar bastante tiempo, a menos que los importes de algn
lugar (luego vers cmo hacerlo).
Por este motivo, es fundamental que
la pantalla de introduccin de datos
te resulte cmoda. As que empezars
por realizar los ajustes necesarios para poder escribir tus datos de la forma
ms cmoda posible.
Para variar la anchura de una

columna, coloca el cursor sobre
la lnea vertical que hay entre
dos de ellas, en la barra de ttulos. Vers que cambia de forma y se convierte
en una doble flecha. As que haz click y
arrastra el separador de columnas hasta la posicin que quieras.
1
2
Ahora observa bien la tabla que se

ha abierto. Inicialmente no parece
haber nada extrao, pero si te fijas
bien, la columna Ttulo es demasiado
estrecha y los ttulos de algunas pelculas estn cortados. Del mismo modo, en
Ao sobra mucho espacio. Esto se debe
a que, inicialmente, Access crea todas las
columnas con la misma anchura. Pero
esto es algo que puedes cambiar.
Hay una forma ms rpida para conseguir el ajuste perfecto.

Simplemente haz un doble click
sobre la lnea de separacin entre columnas y la
anchura de la
misma se ajustar automticamente al
ancho de elemento ms extenso. Es una
norma que siguen muchos
programas de Windows, incluido Excel, y que te ahorrar bastante tiempo. En el caso en que el contenido de
las celdas sea ms corto que el ttulo
de la columna, la anchura de la misma se ajustar a este ltimo. Observa,
por ejemplo, el caso de la columna
"Duracin", que es muy estrecha.
En la entrega anterior viste cmo

crear tu primera base de datos sencilla. Sin embargo, el trabajo no termina ah. Una base de datos es una
entidad "viva" que se debe adaptar en
todo momento a las circunstancias y

necesidades de sus usuarios. De modo que en esta ocasin aprenders
a modificar tu base una vez que has
creado el esqueleto bsico.
Otro detalle importante es la tipografa de la tabla. Es posible

que no te guste la fuente que
aparece de forma predeterminada en
las tablas. As que, para cambiarla, haz
click en la casilla superior

izquierda de la tabla (al
lado del ttulo de la primera columna) y vers que
se selecciona todo el contenido al completo.
Ahora despliega el men Formato y haz click en Fuente.

Se abrir el cuadro de dilogo
de la figura y debers ajustar la tipografa, el color y el tamao que ms
cmodos te resulten. Recuerda que,
cuanto ms pequea sea la fuente,
tantos ms datos podrs ver en pantalla simultneamente. Ahora, acepta.
Tras cada cambio de fuente es

probable que tengas que volver
a ajustar la anchura de las columnas con un doble click sobre las
diferentes separaciones entre ellas. No
obstante, esta operacin no la realizars muy a menudo ya que, una vez que
encuentres la fuente que te gusta, difcilmente la cambiars.
Resumiendo...
1
2
3
4
5
6
7
Abrir base de datos 3 Abrir tabla DVDs

Observar anchura incorrecta columnas
Colocar cursor en separacin columnas 3 Arrastrar
Doble click en separacin columnas
Click en casilla superior izquierda de la tabla
Formato 3 Fuente 3 Seleccionar fuente 3 Aceptar
Reajustar anchura columnas con doble click
N 133
133_56_65_Curso.indd 15
Hipervnculo. Enlace especial que

apunta a otro lugar. Se diferencia
de los vnculos "normales" porque
estos se producen siempre dentro del
mismo documento. Un hipervnculo,
sin embargo, puede apuntar tambin
a otro documento de cualquier tipo, en
otro ordenador.
Para empezar, abre la base de

datos que creaste la ltima vez,
con un doble click sobre "Audio
y Video.mdb". Se iniciar Microsoft
Access y cargar la
base de datos. Abre
la tabla "DVDs" con
un doble click.
Reutilizacin. Es el hecho de aprovechar ciertos datos (desde simples

campos, pasando por tablas hasta
bases de datos completas) ms de
una vez en diferentes lugares, para
diferentes propsitos o de diferente
forma. Este mecanismo ahorra mucho
espacio en disco y, adems, asegura
que no hay varias copias diferentes de
los mismos datos.
Importacin. Se trata del proceso de

insertar datos en un programa que
proceden de otro diferente y que, por
ello, no tienen el mismo formato. La
importacin habitualmente comporta
tambin una traduccin o adaptacin
ms o menos extensa de los datos,
para conformarlos as con las especificaciones del programa que los
est recibiendo.
57
16/11/05 15:24:46
Curso
Cambiar el nombre
de un campo
ms columnas a la vez. Haz click con el

botn derecho del ratn sobre el ttulo
de la columna y selecciona Cambiar
nombre de columna.
Con el tiempo y el uso de una tabla, puedes llegar a darte cuenta de que la estructura inicial de la misma ya no te sirve
tan bien como lo haca antes. As que ha
llegado el momento de realizar algunos
cambios muy interesantes en la tabla para adaptarla "a los tiempos que corren".
automticamente, queda muy ancha. De

modo que es mejor acortar el nombre
para no gastar tanto espacio horizontal en la tabla, lo que te permitir ver
Resumiendo...
En primer lugar, por cuestin

de comodidad, cambia el ttulo
de una columna, porque resulta
demasiado largo. "Nmero de discos"
slo suele contener un nmero de un
nico dgito y, al estrechar la columna
Quitar campos
Despus de trabajar un poco con la
base de datos, te puedes haber dado
cuenta de que la seleccin inicial de los
campos tiene algn fallo. Las columnas
"Actor principal" y "Actriz principal" no
se pueden aplicar en todos los casos
porque, con frecuencia slo hay uno de
ellos y el otro no tiene mayor importancia en la pelcula.
Comienza por editar el nombre

de la columna "Actor principal"
y cmbialo por "Protagonista", tal
como hiciste
en el apartado anterior, con un doble
click sobre el ttulo de la columna.
1 Click botn derecho en nombre columna 3 Cambiar el nombre

de la columna
2 Escribir nombre 3 Intro
Luego, actualiza los datos de la

columna Protagonista con los
valores correctos que, o bien
ya estarn escritos, o debers copiar
de la columna Actriz principal si la
protagonista era femenina. El mtodo
a utilizar es el mismo que en cualquier

procesador de textos: seleccionar el
contenido de la celda arrastrando con
el ratn, copiarlo (Ctrl+C) y pegarlo
en la celda adyacente (Ctrl+V) o, si
133_56_65_Curso.indd 16
1 Doble click sobre "Actor principal" 3 Escribir "Protagonista"

2 Actualizar datos con Ctrl+C y Ctrl+V
3 Click botn derecho en "Actriz principal" 3 Eliminar columna
Sin embargo, hay otro mtodo.

Cierra la tabla con un click sobre el aspa y confirma el cuadro
de dilogo que aparece con S para
Se abrir una columna vaca

con un ttulo como Columna
1. As que lo primero es cambiar el nombre
asignado a la columna por "Presentacin", para
guardar los cambios recientes (la nueva columna que has creado y la que eliminaste en el paso anterior).
De vuelta a la ventana principal

de Access, selecciona la tabla
"DVDs" con un click y luego pulsa sobre el botn Diseo de la barra
de herramientas para abrir la tabla en
modo diseo. Aparecer lo mismo que

cuando la creaste la primera vez, slo
que actualizado con los cambios que
acabas de hacer.
Has pensado que sera buena

idea incluir tambin la ubicacin de los DVDs, para que
siempre sepas a
la primera dnde
se encuentra cada
uno de ellos. Esto
resulta especialmente til si no guardas todas tus pelculas en el mismo
lugar (algunas estn en el saln, otras
58
Ahora ya puedes proceder a

eliminar la columna Actriz
principal. Para ello haz click
con el botn derecho del ratn sobre
el ttulo de la misma y selecciona la
entrada Eliminar. Confirma el mensaje que aparece, pulsando sobre el
botn S.
que sea algo ms informativo. Utiliza

el doble click, ya que es lo ms rpido.
Ahora ya puedes utilizar esta columna
como cualquier otra.
Por otro lado, tambin te puedes

haber dado cuenta de que quiz necesites un campo ms en la base de
datos, para poder incluir la forma
de presentacin del DVD. Es decir, el
tipo de caja en la que viene. Este dato es importante a la hora de intentar
localizarlo en la estantera, ya que te
ayudar a saber mejor lo que buscas.
lo prefieres, puedes utilizar la barra

de herramientas de la zona superior
del programa.
Resumiendo...
Aadir campos
Hay diversas formas de agregar

campos a una base que ya tengas creada. La primera es desde la propia vista de datos que tienes
abierta en este momento. Simplemente, haz click con el botn derecho
del ratn en la columna delante de la
cual quieras agregar otra nueva (en
este caso, entre Pack y Sonido). Selecciona la entrada Insertar columna de la lista que aparece.
Escribe el nombre nuevo en

la casilla del ttulo. Esta vez,
elije algo ms abreviado, por
ejemplo con la utilizacin de iniciales comnmente aceptadas. Cuando
termines, pulsa
la tecla Intro
del teclado para
que se registren
los cambios.
C o m o a l t e rnativa al men contextual, tambin
puedes realizar un doble click sobre
el ttulo de la columna, de esa forma
podrs editar el campo del nombre
de una forma ms directa.
www.pctoday.es
16/11/05 15:24:50
Curso
en tu habitacin, etc.). As que coloca
el cursor en la casilla vaca debajo de
Extras y escribe Ubicacin.
Define el tipo de datos como

Texto y escribe una descripcin
apropiada. Luego aade otro
campo ms, denominado Estante,
en este caso de tipo numrico y que
te servir para identificar claramente

en qu estante del mueble, estantera, etc. se encuentra la pelcula. Luego haz click en el aspa de la tabla y
guarda los cambios con S. Conviene
que dejes opciones que puedan variar
con el tiempo, ya que habitual ver
cmo un lugar se queda pequeo y
necesitas aadir otro almacn nuevo
para seguir con tu coleccin.
Reorganizar una tabla

En ocasiones como la anterior, por ejemplo, los campos no estn exactamente en
un orden lgico para la introduccin de
informacin. Esto ocurre especialmente
cuando agregas campos al final de una
tabla. Sin embargo puedes colocar las
cosas justo en el orden que quieres, de
forma que sea ms sencillo rellenar los
campos y acceder a la informacin. De
Consejo
Reorganizar el modo diseo
Si quieres, tambin puedes reorganizar los campos en modo Diseo. Para
ello basta con que selecciones toda
la fila correspondiente con un click
sobre la casilla gris que hay delante
del ttulo. Luego suelta y con otro click
la arrastras a su nuevo posicin, ms
arriba o ms abajo.
esta forma podrs utilizar slo el teclado, que suele ser ms rpido que combinarlo con el ratn al introducir datos.
Abre la tabla "DVDs" con un doble

click en Modo de introduccin
de datos.
Tanto la ubicacin como el
estante en que se
encuentra la pelcula te pueden
gustar ms cerca
de Presentacin, ya que as sabrs inmediatamente
qu aspecto tiene lo que buscas (cartn,
plstico, etc.) y dnde se encuentra almacenado. Procede ahora a desplazar la
tabla hacia la derecha mediante la barra
inferior hasta que veas las columnas correspondientes a Ubicacin y Estante.
Crear un campo de bsqueda

En ocasiones,
algunos campos
siempre tendrn
la misma serie de valores. Por ejemplo,
imagina un hipottico campo que especifique las revoluciones de un disco de
vinilo. No hay muchas posibilidades: o
es "33" o de "45" o, si el disco es muy
antiguo, de "78". Pero no hay ms opciones. De modo que lo ms sencillo
es que dispongas de una lista de la que
elegir los valores predeterminados de
algunos campos. Esto se denomina como campo de bsqueda de lista de valores. As, si alguien no conoce muy bien
la tabla, tendr un apoyo y podr rellenar los datos con facilidad. Aunque hay
otros tipos de campo de bsqueda, este
es el que ms utilizars comnmente.
Como el nmero de ubicaciones en los que tienes tus DVDs

es relativamente limitado, este
campo es el candidato ideal para convertirse en una lista. As que abre la ta-
60
133_56_65_Curso.indd 18
bla "DVDs" en modo diseo (click en

"DVDs" y en Diseo) y coloca el cursor en el campo Tipo de datos de la
columna Ubicacin.
Vers que est en modo Texto

y que, si despliegas la lista de
tipos de datos, no hay ninguna
"lista". En este caso, Access ha "escondido" la opcin un poco, ya que
es algo ms compleja de crear que de
usar. Deja el tipo

de datos en Texto
y haz click en la
pestaa Bsqueda de las opciones inferiores, debajo de la tabla.
Resumiendo...
1
2
3
4
5
6
Click botn derecho del ratn en ttulo columna 3 Insertar

Doble click en "Columna 1" 3 Escribir "Presentacin"
Click en el aspa 3 S
"DVDs" 3 Diseo
Click debajo de "Extras" 3 Escribir Ubicacin
Tipo de datos 3 Texto 3 Escribir descripcin 3 Agregar campo
"Estante" 3 Cerrar tabla 3 S
Ahora haz click sobre el ttulo de

Ubicacin y se seleccionar toda
la columna. Suelta el ratn y haz
otro click. Ahora arrastra la columna a la
izquierda entre
Presentacin
y Sonido,
vers que el
cursor cambia
y que aparece
una barra negra vertical que te indica en qu lugar se
colocara la columna si sueltas el botn
en ese momento. As que sultalo y Ubicacin habr cambiado de lugar.
Repite el mismo proceso para

Estante y coloca esta columna a
la derecha de Ubicacin. Si hay
alguna otra columna que quieras desplazar, hazlo ahora. Despus ya puedes
cerrar la tabla con un click sobre el aspa y guardar los cambios con S.
Resumiendo...
1 DVDs 3 Doble click 3 Desplazar tabla a la derecha
2 "Ubicacin" 3 Arrastrar entre "Presentacin" y "Sonido" 3 Soltar
3 Arrastrar "Estante" entre "Ubicacin" y "Sonido" 3 Soltar 3 Cerrar
tabla 3 S
Ahora despliega la lista Mostrar

control y selecciona la entrada
Cuadro de lista. Vers que aparecen numerosas opciones debajo de la
lista desplegable, para definir de dnde
saldrn los datos que van a rellenar la
lista de opciones que quieres crear.
As que minimiza la ventana

desde la que has editado la tabla para poder ver la ventana
principal de la base de datos. Haz un
doble click en Crear una tabla en
vista Diseo y se abrir una nueva
tabla vaca. En Nombre del campo
escribe "Ubicaciones" y selecciona
Texto en la columna correspondiente
al Tipo de datos.
Despliega la lista Tipo de origen

de la fila y selecciona la entrada
Tabla/Consulta (que suele estar
activada de forma predeterminada). Es
decir, los datos que llenen la lista van a proceder de una tabla.
Tabla que naturalmente habrs
de crear primero.
Escribe una descripcin y cierra

la tabla con un click sobre el aspa, confirma con S que quieres
guardar los cambios y escribe "Origen
de las listas" como nombre para la nueva tabla. Luego haz click en Aceptar y
confirma tambin con S la pregunta
sobre la clave principal. Ya dispones
www.pctoday.es
16/11/05 15:24:55
de una nueva tabla vaca que servir de

origen para tus listas desplegables en
toda la base de datos.
Ahora, naturalmente, debes rellenarla, para que la lista de

ubicaciones que quieres crear,
tenga algn contenido. As que haz un
doble click sobre Origen de las listas y se abrir en modo edicin. Escri-
11
Cierra el generador de consultas con un

click sobre su aspa. Confirma la ventana que aparece
con S. En la casilla Origen
de la fila de la pestaa
Bsqueda ha aparecido un
rate de que todava

est seleccionado el
campo Ubicacin
(debe tener un tringulo negro delante
del nombre) y haz
click en Origen de
la fila, en la pestaa Bsqueda. Luego
haz click en el botn de los tres puntos,
para seleccionar el origen de la lista.
Lo que aparece ahora seguro

que te resultar confuso, pero, como vers enseguida, no
hay para tanto. La explicacin tcnica
es que vas a crear una consulta SQL
pero, en realidad, eso no debe preocuparte, porque Access lo manejar
automticamente. As que haz click
en Origen de las listas, en la ventana Mostrar tabla. Luego haz click
en Agregar y en Cerrar.
10
En la ventana del generador

de consultas ha aparecido
un pequeo cuadro que
hace referencia a la tabla "Origen de las
listas". Haz un doble click en Ubicaciones, para sealarle a Access que ste es
el campo de la tabla que contiene los datos para la lista desplegable. Vers que,
en la parte inferior, se han rellenado automticamente algunas casillas.
extrao texto, que no es otra cosa que

un comando SQL para buscar los datos
que deben rellenar la lista. Cierra tambin la tabla "DVDs" y confirma con S.
12
Ahora ya puedes abrirla

de nuevo en modo edicin
con un doble click. Dirgete hasta el campo Ubicacin de la primera pelcula y coloca en cursor en la
casilla con un click. Vers que aparece
una flecha para desplegar una lista. Haz
click en ella y vers las posibilidades
Consejo
be ahora todos los lugares en los que
se encuentran tus DVDs habitualmente
y que quieras que aparezcan en la lista.
Cierra la tabla con un click sobre el aspa, confirma con S

la pregunta sobre guardar los
cambios y restaura de
nuevo la ventana de la
tabla "DVDs". Aseg-
Reutilizar una tabla para las listas

Una vez que has creado una tabla para contener los elementos de una lista desplegable, puedes reutilizar esta
tabla para todas las dems listas de la
base de datos. Basta con que aadas
ms campos y los referencies desde
el campo que quieres convertir en lista
desplegable. De esta forma tendrs una
base de datos mucho ms organizada
y te evitars tener que crear una tabla
por cada lista que generes.
disponibles. En resumen: para crear

una lista de opciones, hay que decirle
al campo de qu otra tabla obtiene las
opciones que mostrar.
Resumiendo...
1
2
3
4
5
7
8
9
10
11
12
"DVDs" 3 Diseo 3 Colocar cursor en Ubicacin

Pestaa Bsqueda
Mostrar control 3 Cuadro de lista
Tipo de origen de la fila 3 Tabla/Consulta
Minimizar "DVDs" 3 Doble click en Crear una tabla en vista Diseo 3
Nombre de campo 3 Escribir "Ubicaciones" 3 Tipo de datos 3 Texto
6 Escribir descripcin 3 Cerrar tabla 3 S
Hipervnculos
Otro retoque interesante a la

base de datos es el de permitir
el acceso directo a la web oficial de la pelcula, directamente de la
propia base. Para ello abre la tabla
"DVDs" en modo diseo y coloca el
cursor al final, debajo de Estante.
Escribe "Web" y determina el Tipo
de datos como Hipervnculo. Es-
cribe tambin un comentario y cierra

la tabla de nuevo, guardando los cambios con S.
Abre ahora la tabla en modo

edicin con un doble click y
coloca el cursor en el campo
Web. Escribe,
por ejemplo,
"www.startrek.
com" (es la
N 133
133_56_65_Curso.indd 19
Las bases de datos actuales suelen

ser mucho ms complejas que las de
hace tan solo unos aos. Pueden contener todo tipo de datos, no slo de
texto sino vdeos, imgenes, sonido,
etc. Adems, con el avance que ha
supuesto Internet en la informtica
tanto a nivel personal como en el trabajo, con frecuencia, muchos datos
se encuentran en un sitio web a que
te gustara hacer referencia. Acceder
a ellos es mucho ms sencillo de lo
que pueda parecer.
Doble click en "Origen de las listas" 3 Rellenar tabla

Cerrar tabla 3 S 3 Restaurar "DVDs" 3 Botn (...)
Mostrar tabla 3 "Origen de las listas" 3 Agregar 3 Cerrar
Doble click en "Ubicaciones"
Cerrar generador de consultas 3 S 3 Cerrar "DVDs" 3 S
Doble click en "DVDs" 3 "Ubicacin" 3 Desplegar lista
Consejo
Mantenerlo todo en su sitio
Si utilizas hipervnculos a ficheros que
se encuentran en tu PC, debes tener
en cuenta que si los mueves a otro
lugar, el vnculo de la base de datos
se romper y no podrs acceder al
archivo desde la misma. Por ello te
aconsejamos que los datos vinculados
se encuentren siempre junto con la
base de datos, en la misma carpeta.
As, si trasladas la base, tambin te
llevars todos los ficheros importantes con ella.
61
16/11/05 15:25:00
Curso
web de la pelcula correspondiente en
el ejemplo). Vers que todo lo que escribes aparece subrayado en azul, como
un vnculo del explorador de Internet.
Adems de los tpicos vnculos de

Internet, tambin puedes vincular
ficheros que se encuentren en tu
propio equipo, como un documento de
texto, una hoja de clculo, una foto, etc.
Resumiendo...
1 "DVDs" 3 Diseo 3 Colocar cursor al final 3 Escribir "Web" 3 Tipo
de datos 3 Hipervnculo 3 Cerrar 3 S
Simplemente necesitas escribir la ruta

exacta, incluyendo la letra de la unidad
de disco y todas las carpetas y subcarpetas correspondientes.
Supn que, en algn momento

anterior, te tomaste la molestia de
crear una hoja de clculo en Excel con todos tus CDs de audio. Ahora,
naturalmente, esta informacin te viene
muy bien para tu base de datos de audio
startrek.com"
3 Escribir ruta de fichero del disco duro
Importar datos
desde otras fuentes
Si no es la primera vez que intentas organizar tus datos, seguramente ya habrs
dedicado algn tiempo a crear listas de
tus DVDs, CDs, etc. con otros programas, como Word, Excel o incluso con
el bloc de notas. Naturalmente te gustara aprovechar esa informacin para no
tener que teclearla de nuevo. Pues eso
est hecho... A importar se ha dicho!
2 Doble click en "DVDs" 3 Colocar cursor en "Web" 3 Escribir "www.
Los siguientes dos cuadros de

dilogo puedes saltarlos con
Siguiente, ya que los cambios
los hars un poco ms adelante, de
A menos que el mensaje sea de alerta,

luego ya corregirs lo que se pueda
alterar con la importacin.
Ahora habr aparecido el asistente de importacin. ste te muestra, aproximadamente, cmo

quedar la tabla importada en Access y
cmo se separarn los datos de la hoja
de Excel en campos de Access. Segn
forma manual. Es mucho ms eficiente. En

cuanto a la seleccin
de la clave, lo mejor es
que la asigne Access.
Elige Microsoft Excel en la lista Tipo de archivo y localiza el

fichero en tu disco. Luego brelo
con un doble click o pulsa sobre el botn Importar del cuadro de dilogo de
importacin para cargarlo en Access.
Siempre que importas datos

desde una fuente externa, es
muy probable que Access te
muestre algn aviso sobre ciertos
cambios que va a realizar. Haz click
sobre Aceptar, ya que esto es normal.
62
133_56_65_Curso.indd 20
cmo hayas hecho la hoja, es posible

que quieras activar la casilla Primera fila
contiene ttulos de columnas. Luego haz
click en Siguiente.
A continuacin debes elegir si

quieres crear una nueva tabla o
bien agregar los datos a una ya
existente. Como el formato de los datos
importados difcilmente coincidir con
las columnas de una tabla que ya tengas hecha, lo mejor es que selecciones
En una nueva tabla. Despus haz click
en Siguiente.
Ya slo te queda especificar

un nombre para
la tabla y, en buena
coherencia con la que
ya tienes, llmala "CDs
Consejo
Si la abres con un
doble click, vers
que tienes algn
trabajo de edicin por
delante, como renombrar
las columnas, reorganizarlas, eliminar algunas
que no tienen sentido y
pegar datos al final de ciertas columnas, porque en Excel estaban diseminados por toda la hoja. Es posible
que incluso tenga sentido preparar
primero la hoja de Excel para que se
adapte a la tabla, ya que el programa
de hojas de clculo tiene funciones
de edicin ms rpidas. De todos
modos, cada vez resulta ms sencillo
importar datos a Access desde otras
aplicaciones, que no tienen por qu
ser de la familia de Office ni relacionadas directamente con el mundo
Windows y Microsoft.
y vdeo. As que despliega el men Archivo y selecciona la entrada Obtener

datos externos y luego Importar.
de audio". Para
terminar, haz
click en Finalizar y luego en Aceptar. La nueva tabla aparecer en la
ventana principal de la
base de datos.
No puedo deshacer sustituciones?

En realidad no. Sin embargo, si vas a
realizar cambios extensos en la base
de datos y no ests seguro de que deseas mantenerlos, lo mejor es cerrar
Access y sacar una copia del fichero
principal de la base (con extensin
.mdb) en otra carpeta. As, si los cambios no te gustan, puedes volver a la
versin anterior.
Resumiendo...
1
2
3
4
5
6
7
8
Archivo 3 Obtener datos externos 3 Importar

Tipo de archivo 3 Microsoft Excel 3 Buscar hoja 3 Importar
(Opcional) Aceptar
Primera fila contiene ttulos de columnas 3 Siguiente
En una nueva tabla 3 Siguiente
Siguiente 3 Siguiente
Escribir "CDs de audio" 3 Finalizar 3 Aceptar
Doble click en "CDs de audio"
www.pctoday.es
16/11/05 15:25:04
Curso
Reglas de validacin
Las reglas de validacin son una herramienta extremadamente potente para
asegurarte de que los datos que introduces en las diferentes casillas de la tabla
son realmente vlidos y apropiados. Con
ellas puedes comprobar detalles muy
simples (que un valor no sea superior
a 100, por ejemplo) o tremendamente
complejos, basados en frmulas matemticas y lgicas. Aqu vas a utilizarlas
para limitar lo que se puede introducir
en algunas casillas de la tabla de DVDs.
Vas a evitar errores a la hora de

introducir datos. Para ello, empieza por hacer click en la tabla
DVDs y en el botn Diseo. Luego
coloca el cursor en la casilla Tipo de
datos, de la fila Ao. Ahora haz click
en la casilla Regla de validacin, en
la pestaa General de la parte inferior de la ventana de edicin de tablas.

Vers que aparece un botn con tres
puntos en la parte derecha de la casilla. Haz click en l.
Aunque confuso al principio, el

generador de expresiones no es
tan complejo como parece. Para
comenzar, no permitirs ningn ao anterior a 1900, sencillamente porque no
haba cine. Haz click en el botn con el
signo "mayor qu" (>) y escribe 1900.
Ya que no permites aos anteriores al
El comando Y significa exactamente eso: y. As que tu regla

ahora consta de: "mayor que
1900 y...". Hay que terminar la regla.
Para impedir
fechas del futuro, utilizars la funcin
Ahora() de
Access. Pero
como slo
quieres el ao, tambin emplears Ao.
Haz un doble click en la carpeta Funciones, para desplegarla y luego otro
click en Funciones incorporadas.
Escribe "<=" (menor, igual) y

pulsa sobre Fecha/Hora y despus haz un doble click en Ao.
Aparecer una nueva expresin en la ventana, como esta: Ao(<<nmero>>).
La funcin Ao obtiene la parte del ao
de cualquier fecha que introduzcas. Es
decir, si escribes "12/11/2005", Ao devolver slo "2005".
de validacin es que la fecha introducida debe ser "mayor que 1900 Y menor
o igual al ao actual". La combinacin
Ao(Ahora ()) puede resultarte compleja pero en realidad quiere decir
"la parte del ao de ahora mismo". La
funcin Ahora() de Access siempre
contiene la fecha y la hora actuales, segundo a segundo. Para terminar con la
regla, haz click en Aceptar y la regla
aparecer en Regla de validacin.
Cuando sepas lo suficiente de

Access, ni siquiera tendrs que
abrir el Generador de Expresiones y podrs escribir las reglas
sencillas directamente. Ahora cierra la
tabla con un click sobre aspa y confirma todas las ventanas con S.
Abre la tabla "DVDs" con un

doble click. Escribe un valor
fuera de rango para el ao de
cualquier pelcula. Al pulsar Intro vers que aparece un mensaje de aviso
(un tanto confuso) que
te indica que no puedes
emplear ese valor para
ese campo. Pero como
el contenido del mensaje
puede no quedarte muy
claro por ser tcnico,
Consejo
Los cambios de nombre
Aunque en realidad puedes hacerlos
en cualquier momento, slo deberas
cambiar el nombre de los campos al
principio, cuando la base de datos
an no es muy compleja, no contiene
relaciones y, especialmente, no contiene cdigo de programacin que haga referencia a un nombre de campo
concreto. Si cambias el nombre y no
actualizas el cdigo, el programa relacionado dejar de funcionar correctamente. De ah la importancia de plantearse bien la base de datos desde el
principio, para minimizar los cambios
que puedan tener un impacto negativo
sobre otras partes de la base.
Ao. En la pestaa inferior General,

haz click en Texto de validacin. Escribe "No se permiten aos anteriores
a 1900 ni tampoco fechas del futuro.".
Cierra la tabla y confirma los

cambios con S. brela de nuevo con un doble click y escribe
ahora un valor incorrecto en el ao
de cualquier pelcula. Pulsa Intro.
Ahora vers que el mensaje es mucho
ms claro y cualquiera podr entenderlo a la primera, aunque nunca
A continuacin selecciona
<<nmero>>, donde debes
escribir el ao actual. Pero si
la tabla es compleja puede que no te
acuerdes de cambiarlo cada ao, as
que deja a Access escribirlo automticamente. Para ello emplears la funcin Ahora(). Justo encima de Ao
se encuentra la funcin Ahora. Con
<<nmero>> seleccionado, haz doble click sobre ella y aparecer entre
los parntesis. Lo que dice esta regla
Access te permite mostrar mensajes

personalizados. As que crears el tuyo propio a continuacin.
haya visto tu base de datos anteriormente. Ya has creado tu primera regla para controlar la introduccin de
datos en la tabla.
Cambiar el ao a un valor correcto y cierra la tabla. brela

de nuevo en modo Diseo y
haz click en el tipo de datos del campo
inicio del siglo pasado, tampoco debes

permitir los que estn en el futuro. Esto
te obliga a complicar un poco la regla.
Haz click sobre el botn Y.
Resumiendo...
1 "DVDs" 3 Diseo 3 Click en Tipo de datos (fila "Ao") 3 General 3
2
3
4
5
Regla de validacin 3 Botn tres puntos

Botn ">" 3 Escribe "1900" 3 Botn Y
Doble click en Funciones 3 Funciones incorporadas
Escribir "<=" 3 Fecha/Hora 3 Doble click en Ao
Seleccionar "<<nmero>>" 3 Doble click en Ahora 3 Aceptar
64
133_56_65_Curso.indd 22
6 Cerrar tabla 3 S 3 S
7 Doble click en "DVDs" 3 Escribir "1850" en Ao 3 Aceptar
8 Corregir ao 3 Cerrar tabla 3 "DVDs" 3 Diseo 3 General 3 Texto de
validacin 3 Escribir mensaje
9 Cerrar tabla 3 S 3 S 3 Abrir tabla 3 Escribir valor incorrecto 3 Intro

3 Aceptar
www.pctoday.es
16/11/05 15:25:09
Crear relaciones
con el asistente para tablas
Como has visto en la introduccin, las

relaciones entre tablas son muy tiles
para simplificar la introduccin de datos,
aprovechar la reutilizacin y, sobre todo,
porque la bsqueda dirigida de informacin (lo vers en la cuarta y quinta entregas del curso) es ms potente. Aunque a
lo largo del curso crears ms relaciones entre tus tablas de la base de datos,
conforme vayan resultando necesarias,
aqu te presentamos la introduccin a las
primeras relaciones bsicas con ayuda
del asistente para tablas.
Ahora es cuando llegas a las relaciones. Vas a relacionar la tabla de actores con "DVDs". Haz
click en No relacionada con DVDs
y luego en el botn Relaciones, para
cambiar la relacin con esa tabla.
A continuacin elige la opcin

central, ya que un registro de
un actor puede aparecer varias
veces en la tabla de DVDs, si protagoniza diferentes pelculas. En cambio,
La idea es la de crear una ficha

para cada actor (de ahora en
adelante vamos a utilizar el genrico "actor" tanto para actores como para actrices) y relacionarla con el campo
Protagonista de la tabla "DVDs". As
Introduce los datos que quieras en la tabla. De momento

deja en blanco Biografa y
Filmografa, ya que ms adelante
convertirs estos campos en hipervnculos a ficheros externos o direcciones de Internet. Luego cierra la tabla
no puede aparecer ms de una vez en

la propia tabla de actores. Haz click
en Aceptar.
y guarda los cambios

realizados (el renombrado de los ttulos)
con un click sobre
S. Si te has fijado, en
realidad has realizado
una tarea de diseo en
modo edicin.
selecciona la entrada Mostrar todo.

Ahora podrs ver todas las relaciones existentes en tu base de datos.
Esta forma de mostrar las relaciones es muy visual y supone un gran
avance en el campo de las bases de
datos, ya que antes los esquemas solan quedarse en papel o, en muchas
ocasiones, no salan de la cabeza del
programador encargado de disear y

crear la herramienta. Es ms, las posibilidades son ms cada vez, debido
a la mayor resolucin y cantidad de
colores que puedes utilizar para personalizar cada cuadro, tabla y campo
implicado. Adems, en prximas ediciones de Windows y de sus aplicaciones se podr emplear un sistema en
tres dimensiones para colocar de una
forma ms manejable los innumerables componentes de cualquier base
de datos realmente compleja.
Despus pulsa sobre el

botn Siguiente y llegars a una nueva ventana. Aqu selecciona Introducir datos directamente
en la tabla y haz click en
Finalizar, para comenzar a
especificar nombres de actores de inmediato.
Resumiendo...
Escribe el nombre de la tabla "Actores y actrices" en la casilla de

texto. Deja seleccionada la entrada S, deseo que se me asigne una
clave principal. Click en Siguiente.
El prximo paso consiste en renombrar las

columnas (los campos) de la tabla de la forma
correcta (vase el apartado
Cambiar el nombre de
los campos). Aunque po-
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
N 133
133_56_65_Curso.indd 23
10
Si no ves ningn tipo de

relacin, haz click con
el botn derecho del ratn en la ventana de relaciones. En
el men contextual que se despliega,
Por fin has creado tu primera

relacin entre
dos tablas. Si quieres ver qu aspecto
tiene, haz click en el men Herra-
la figura con el botn (>), tras hacer

click sobre la correspondiente entrada, en la lista central. Fjate en que
hay dos Nombre y dos Notas. Luego
haz click en Siguiente.
mientas y luego en Relaciones. Se

abrir una ventana similar a la de la
figura. Vers que los dos campos Id
de actor se han relacionado. Y es que
Access ha creado automticamente este
nuevo campo en la tabla "DVDs" para
crear la relacin.
podrs ampliar informacin cuando lo

necesites. De modo que, para crear una
nueva tabla con el asistente, haz un doble click sobre Crear una tabla utilizando el asistente.
En la ventana que se abre, selecciona Personal y haz click
en Autores, en la lista Tablas
de ejemplo. Agrega los campos de
dras haberlo hecho directamente en

el asistente, con el botn Cambiar el
nombre del campo, es ms rpida
esta opcin. As que deja los nombres
como aparecen en la figura.
Doble click en Crear una tabla utilizando el asistente

Personal 3 Autores 3 Agregar campos 3 Siguiente
Escribir "Actores y Actrices" 3 S 3 Siguiente
No relacionada con DVDs 3 Relaciones
Click en opcin central 3 Siguiente
Siguiente 3 Introducir datos directamente en la tabla 3 Finalizar
Renombrar columnas apropiadamente
Introducir datos 3 Cerrar tabla 3 S
Herramientas 3 Relaciones 3 Cerrar ventana de relaciones
(Opcional) Botn derecho en ventana Relaciones 3 Mostrar todo
65
16/11/05 15:25:12
Curso
Ordenar, filtrar e imprimir

Introducir informacin es algo imprescindible en toda base de datos, de ah su nombre. Sin embargo,
llegados a un punto, seguro que quieres sacarle partido a todo lo que has escrito en la base.
Los mtodos de ordenacin y de filtrado te ayudarn en el empeo.
Gua del curso

PC Today n 132
4. Consultas, I

PC Today n 136
PC Today n 137
PC Today n 138
PC Today n 139
6. Formularios
7. Informes
62
134_62_71_Curso.indd 14
a finalidad ltima de la creacin de una base de datos no es

la de acumular informacin en
un fichero, sino poder trabajar
luego con esos datos, sacarle partido,
obtener informacin concreta y relacionar entre s los campos para generar nuevos conenidos ms completos
y que te responda a las preguntas que
tienes. Cuntas pelculas en espaol
tengo? o cules de los DVDs que se encuentran en la estantera del comedor
son de ciencia ficcin, anteriores a los
aos 90? o qu nmero de pelculas
dura ms de 120 minutos, tiene extras
y subttulos en alemn?
Una vez que tienes establecida la base
de datos, una de las cosas ms importantes es hacer las preguntas apropiadas
para que obtengas las respuestas que
necesitas. Aunque en las prximas dos
entregas vers cmo funcionan las con-
sultas en Access (la herramienta de bsqueda de informacin ms potente del

programa), la ordenacin y el filtrado
de los datos tambin te pueden ofrecer
lo que necesitas, sin necesidad de crear
consultas y en muy pocos segundos.
Y cuando hayas localizado los datos
que te importan, lo mejor es imprimirlos para llevarlos contigo all donde
los necesites. Al fin y al cabo, para eso
los has buscado, para poder utilizarlos en algn informe, trabajo, etc. La
presentacin y tener la informacin
en varios formatos o lugares suele ser
algo muy apropiado cuando necesitas
ofrecer tus datos a otros o cuando no
tienes el PC a mano. As que en esta
ocasin vas a comenzar a sacarle algn rendimiento al trabajo que has
empleado en introducir informacin
en tu base de datos, recuperando la informacin que necesitas.
www.pctoday.es
1/12/05 17:35:14
Ordenar registros
Las propiedades predeterminadas
Ha llegado el momento en que no slo quieres introducir datos, sino que

tambin deseas obtener algo de ellos.
Aunque en las prximas dos entregas
vers cmo conseguir exactamente los
datos que quieres, de forma dirigida
con las consultas, Access te ofrece otra
posibilidad para gestionar tus datos de
forma ms eficiente: ordenarlos segn
necesites en cada momento.
Cuando creas una

tabla, ya has visto que
los campos de texto,
por ejemplo, tienen
una longitud predeterminada o que los
autonumricos siempre
son indexados. Quin
ha determinado estos
valores y por qu son
as? La cuestin es
sencilla, se trata de los
valores predeterminados de Access
para la creacin de tablas, pero los
puedes cambiar, si quieres.
Supn, por ejemplo, que empleas
muchos campos de texto extensos y
que te sera mucho ms til si estos
se crearan siempre con una longitud
de 100 caracteres, para no tener
que editarlos cada vez. Simplemente
haz click en el men Herramientas,
luego en Opciones y selecciona la
pestaa Tablas o Consultas.
Aqu tienes todas las opciones disponibles para cambiar los valores predeterminados que Access te ofrecer
Abre la base de datos Audio y

Video que ests creando a lo
largo del curso. A estas alturas
deberas haber introducido algunos
datos ms, de modo que dispongas, al
menos, de una veintena de pelculas.
Haz click en la tabla DVDs.
Supn que quieres ordenar las

pelculas de forma alfabtica para as encontrar ms rpidamente un ttulo que buscas. Haz click sobre
el nombre de la columna Ttulo con el
botn derecho del ratn. Selecciona la
entrada Orden ascendente.
Como puedes observar, la tabla

entera se reordena rpidamente
en funcin de la columna seleccionada. Todas las dems columnas
han sido "arrastradas" a una nueva posicin. Si te fijas en la columna idDVD,
vers que est totalmente desordenada.
sta es la forma ms sencilla de

localizar datos en una tabla extensa. Por ejemplo, si necesitas
saber qu DVDs se encuentran en una
estantera determinada, te basta con ordenar la tabla en funcin de la colum-
na Ubicacin (click en Ubicacin, luego en Orden ascendente) y enseguida

vers qu ttulos se encuentran all.
Obviamente tambin
puedes utilizar la entrada Orden descendente, del men contextual que
se despliega. Por ejemplo haz
click con el botn derecho del ratn sobre el ttulo de la columna Ao y luego
selecciona Orden descendente. Como
resultado, ahora tienes todas las pelculas organizadas de ms nueva a ms
antigua. As si te apetece ver un clsico,
no tienes ms que recorrer la columna
hasta la dcada que quieras y elegir un
ttulo al azar.
contestar S o No con independencia de

si has introducido datos en la tabla o
no. Estos se guardan automticamente
en cuanto cambias de campo. As que si
no te interesa el nuevo orden, haz click
en No y la tabla volver a su orden original, basado en el ndice principal. En
este caso, la columna idDVD.
El orden de las tablas se guarda,

al igual que otras propiedades de
diseo. Haz click en el aspa para
cerrar la tabla y Access te preguntar
si quieres guardar los cambios. Puedes
Resumiendo...
1
2
3
4
5
6
Abrir Audio y Vdeo 3 Click en DVDs

Ttulo 3 Click botn derecho del ratn 3 Orden ascendente
Verificar nuevo orden con columna idDVD
Ubicacin 3 Click botn derecho del ratn 3 Orden ascendente
Ao 3 Click botn derecho del ratn 3 Orden descendente
Click en aspa 3 No (opcional: S)
Ordenacin avanzada
Vuelve a abrir la tabla DVDs

con un doble click. En este caso
se trata de que organices los datos por protagonista y por aos. Es decir, podrs averiguar en qu aos un
determinado actor rod las pelculas
que posees. Sin embargo, si intentas
algo ms obvio, seleccionar las dos
columnas con un click sobre el ttulo mientras mantienes pulsado Ctrl,

vers que no funciona. Slo puedes
seleccionar una de ellas.
N 134
134_62_71_Curso.indd 15
Esto se debe a que Access solamente permite ordenar columnas

contiguas. Pero qu ocurre si,
como en tu caso, "Ao" y "Protagonista"
estn separadas por otras dos columnas? Muy sencillo, arrastra Ao hasta
el lugar apropiado. Para ello haz click
en el ttulo de la columna para seleccionarla al completo. Luego haz click de
nuevo y arrstrala hacia la derecha. Es
importante que sueltes el botn del ra-
Hasta ahora has visto que puedes reorganizar la tabla al completo con un par de
clicks del ratn en funcin de una columna cualquiera. Sin embargo, hay ocasiones en que esto no te resulta suficiente. Por
ejemplo si quieres organizar una tabla en
funcin de dos o ms columnas, porque
una de ellas no te ayuda lo suficiente.
cada vez que crees una nueva tabla

y nuevos campos. Puedes modificar, por ejemplo, la ya mencionada
longitud de los campos de texto,
el tipo de nmero por defecto que
quieres utilizar (vase tambin la
primera entrega del curso, PC Today
n 132, apartado "Enteros cortos y
largos") o el tipo predeterminado de
campo que necesitas crear. Cuando
finalices con tu eleccin, haz click
en Aceptar. Puedes cambiar estas
preferencias siempre que necesites y
slo afectan a la creacin de nuevos
campos, nunca a los ya creados.
63
1/12/05 17:35:17
Curso
La columna se habr desplazado justo al lado de Protagonista. El porqu la has soltado a la

derecha y no a la izquierda tiene que
ver con la forma que utiliza Microsoft
Access para realizar las ordenaciones
Para poder ordenar varias columnas estas debes estar contiguas,

la ms importante a la izquierda
y las menos importantes cada vez ms a
la derecha. Una vez seleccionadas con
el mtodo explicado en el paso anterior,
tante a la vista. En el ejemplo puedes ver
qu pelculas hizo Patrick Stewart entre
1996 y 2003. Todo ello con una simple
ordenacin: primero por el nombre del
actor (columna a la izquierda) y luego
por el ao (columna de la derecha).
tn entre ambos clicks y vers cmo el

cursor cambia de aspecto al arrastrar.
Conforme desplazas la columna

con el ratn hacia un lado, vers
una barra negra vertical que se
va colocando entre las diferentes columnas. Este es el marcado que te in-
dica dnde aparecer la columna que

ests arrastrando, si la sueltas en ese
momento. De modo que llvala hasta
la derecha de Protagonista y suelta el
botn del ratn.
de columnas mltiples. El programa

trabaja siempre de izquierda a derecha. Es decir, si hay varios valores
iguales en Protagonista entonces se
ordena por Ao, en caso contrario
slo por Protagonista. As que haz
click sobre el ttulo de Protagonista
y mantn el botn pulsado.
Arrastra el ratn ahora lentamente hacia la derecha y tambin se seleccionar la columna Ao. Suelta el botn del ratn. Ya
tienes ambas columnas seleccionadas.
Ahora est bastante claro lo que de-
bes hacer. Sin embargo lo obvio, como

parece ya habitual, no funciona. Haz
click con el botn derecho del ratn
sobre la columna Protagonista y entonces s que se seleccionar la correspondiente a Ao.
Filtrar tus datos por seleccin

La ordenacin de una tabla de base de
datos tiene sus aplicaciones y te sirve para determinados propsitos. Sin
embargo, cuando las tablas son muy
grandes, la ordenacin puede no ser suficiente. En este caso debes utilizar los
filtros, ms potentes y flexibles.
64
134_62_71_Curso.indd 16
Resumiendo...
Abrir DVDs
Click en Ao 3 Click en Ao 3 arrastrar a la derecha
Soltar a la derecha de Protagonista
Click en Protagonista 3 Mantener botn pulsado
Arrastrar hasta seleccionar Ao 3 Soltar botn 3 Click botn derecho
del ratn
6 Seleccionar columnas de nuevo 3 Ctrl 3 Click botn derecho del
ratn -> Orden ascendente
7 Arrastrar Ttulo a la derecha de Ao
8 Cerrar tabla 3 S
rayo y sirve para filtrar los registros

que coinciden con el contenido de la
casilla que acabas de activar. Haz click
en el botn y vers cmo funciona.
3
2
Ahora dirgete a la barra de herramientas de Access, justo debajo de la barra de mens y localiza el botn Filtro por seleccin.
Tiene un icono con un embudo y un
Este es el resultado. Han desaparecido de la pantalla todos los

registros que no cumplan con
la condicin elegida y slo puedes ver
los de aquellas pelculas cuyo prota-
gonista resulta ser Patrick Stewart.

Lo que ha ocurrido es que Access ha
aplicado un filtro a todos los datos de
manera automtica, tomando como
referencia la columna en la que has
colocado el cursor, as como los datos

completos de la casilla concreta que
acabas de activar.
Y los dems datos? te preguntars. Pues siguen en la tabla, slo

que no puedes verlos ahora mismo. Access los oculta para simplificar la
localizacin de determinados registros o
campos, algo que resulta especialmente til en tablas muy extensas. Si te fijas
bien, en la barra de herramientas, en la
zona de filtros, ahora se ha activado el
tercero de ellos,
con el embudo.
Tiene el fondo
naranja, lo que significa que est activo
y que tienes en funcionamiento un filtro. El botn se ha iluminado para que
recuerdes que hay ms datos en la tabla,
pero que ahora mismo no los ves. Haz
click en l y el filtro se desactivar.
Si no la tienes en pantalla todava, abre la tabla DVDs con un

doble click. Quieres buscar todos
los registros (las filas) que pertenezcan a Patrick Stewart. La forma ms
sencilla es utilizar los llamados filtros
por seleccin. De modo que busca
ahora una casilla en la columna Protagonista que contenga el nombre de
Patrick Stewart y coloca el cursor en
ella con un click.
Ya lo has conseguido. Las columnas se han ordenado apropiadamente.

Ahora slo falta un detalle.
Arrastra la columna Ttulo a
la derecha de Ao y tendrs
toda la informacin impor-
Cierra la tabla con un click sobre el aspa y contesta con S a la

pregunta sobre si quieres guardar los cambios en el diseo. Te harn
falta ms adelante, ya que el orden de
la tabla afectar tanto a las consultas,
como a los informes como vers en
prximas entregas.
1
2
3
4
5
Consejo
No es posible ordenar una tabla por los
campos de tipo Hipervnculo, Objeto
OLE o Memo. Si necesitas hacer esto
en alguna ocasin debers crear una
columna secundaria en modo texto con
el mismo contenido que el campo en
cuestin (excepto en el caso de Objeto
OLE, que es imposible de ordenar) y ordenar la tabla segn ella.
debes pulsar Ctrl en el teclado y luego

haz click con el botn derecho del ratn. Ahora, por fin, se despliega el men
contextual que ya conoces. Selecciona
Orden ascendente.
www.pctoday.es
1/12/05 17:35:21
Curso
Todos los datos vuelven a aparecer en pantalla. Sin embargo,

el filtro por seleccin tiene ms
posibilidades. Haz un doble click sobre
el apellido del actor y selecciona slo el
texto "Stewart".
Ahora vuelve a aplicar el filtro por seleccin con un click

sobre el botn de antes. Parte de los datos desaparecer, pero en
esta ocasin hay un cambio. Adems
de Patrick Stewart, tambin aparece
En esta ocasin el resultado es,

de nuevo, diferente. Lo que ests
viendo son todos los registros de
pelculas que comienzan por "La". Es
decir, si seleccionas el principio de un
campo, no importa si es una sola letra
o una palabra completa, el filtro mos-
trar slo aquellos registros que comiencen exactamente por las mismas
letras. Esto es ideal para discriminar
datos similares de los dems, cuando
no te acuerdas exactamente de todo el
ttulo, pero s del principio.
9
James Stewart. Naturalmente puedes
imaginarte qu ha pasado. Access slo
ha filtrado la palabra "Stewart" y no el
campo completo en el que se encontraba el cursor. Es decir, si no seleccionas
nada, se toma el campo al completo y si
seleccionas algo, slo
se filtra por ese texto
en concreto.
Pero an hay ms. Anula el filtro con un click sobre Quitar

filtro. Luego selecciona slo el
principio de un campo. En este ejemplo son las letras "La" de la columna

Ttulo. De nuevo, haz click en el botn Filtro por seleccin de la barra
de herramientas.
Y todava te queda otra opcin

ms. Anula el filtrado con un
click sobre Quitar filtro y, esta vez, selecciona la partcula "es"
en cualquier casilla. No debe estar al
principio, sino en cualquier parte del
texto del campo. En el ejemplo es el
principio de la palabra "espa", pero
tambin valdra si ocurriera dentro de
la palabra "Teresa", por ejemplo. Slo
se trata de seleccionar unas cuantas

letras en cualquier lugar. Haz click sobre el botn Filtro por seleccin, una
vez ms.
10
Inicialmente, el resultado
podra parecerte algo catico y sin sentido, pero si te
fijas bien, vers que todos los registros
tienen algo en comn: contienen la
partcula "es" en un punto del texto. Y
como puedes ver, no importa si se trata de la tercera persona del verbo ser
("es") o de una parte de "Nmesis". Es-
te es el filtro menos delicado de los que

dispone Access. Te ayuda a encontrar
datos por aproximacin.
11
Como puedes imaginar, si la

tabla es muy extensa, este tipo
de filtro no te ayuda demasiado, ya que el resultado aproximado puede
seguir conteniendo decenas o cientos de
registros. Sin embargo, los filtros son acumulativos. Lo que significa que puedes
aplicar un filtro sobre otro. En este caso,
por ejemplo, slo te interesan las pelculas de ciencia ficcin que
en su ttulo contengan
la partcula "es". Como
ya has aplicado el primer filtrado, ahora slo
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Abrir DVDs 3 Click en casilla con texto "Patrick Stewart"

Filtro por seleccin
Observar resultados filtrados
Quitar filtro
Seleccionar texto "Stewart"
Filtro por seleccin
Quitar filtro 3 Seleccionar texto "La" en columna "Ttulo" 3 Filtro por
seleccin
Observar resultados
Quitar filtro 3 Seleccionar texto "es" 3 Filtro por seleccin
Observar resultados
Click en "Ciencia Ficcin" 3 Filtro por seleccin
Observar resultados 3 Quitar filtro
En deteminadas ocasiones no te interesar tanto encontrar unos registros

por lo que contienen, sino precisamente por lo que no contienen. A veces
es ms sencillo descartar la multitud
para encontrar ms fcilmente lo que
necesitas realmente.
66
134_62_71_Curso.indd 18
Como no hay botn correspondiente a la funcin de filtro por

exclusin en la barra de herramientas, haz click en el men Registros y luego en Filtro y finalmente en
la entrada Filtro excluyendo la seleccin. Vers que en ese mismo men
tambin se encuentran las dems opciones de filtrado que ya has empleado.
El resultado es inmediato y todas

las pelculas de corte dramtico
"desaparecen" de la tabla. Ahora ya puedes elegir la que ms te guste
de entre las que han "sobrevivido" a la
criba de datos.
Si tu base de
datos ya es lo
suficientemente
extensa, es posible que
haya demasiadas pelculas en pantalla y que quieres afinar
an ms el filtrado. Pues bien, si quieres eliminar tambin las pelculas de
terror, repite el proceso anterior pero
con la casilla Terror. Y, finalmente, lo
mejor es que las ordenes por gnero con
un click del botn derecho del ratn sobre la columna apropiada y otro sobre
Orden ascendente.
12
Y aqu tienes el resultado

del filtrado doble. Justo lo
que buscabas. Tres pelculas de ciencia ficcin que en su nombre
contienen las letras "es". Si esto no fuera suficiente, puedes seguir aplicando
filtros sucesivos, de todos los tipos que
hemos mencionado hasta ahora, en
todas las columnas que quieras, hasta
encontrar lo que necesitas. Pero, por
ahora, anula el filtrado con un click sobre el botn Quitar filtro.
Resumiendo...
El filtro por exclusin
Imagina que quieres ver todas

las pelculas que no pertenezcan al gnero Drama, porque
hoy te apetece algo ms ligero y la
programacin de la tele es penosa,
como muchas otras veces. As que haz
click en alguna casilla con el texto
"Drama", de la columna Gnero.
te queda colocar el cursor en una casilla

"Ciencia Ficcin" de la columna "Gnero". Haz click, de nuevo, en Filtro por seleccin, pero sin quitar el anterior.
www.pctoday.es
1/12/05 17:35:26
Curso
Si, adems, arrastras la columna Ttulo al lado de Gnero,

podrs elegir en muy poco
tiempo lo que quieres ver esta noche.
Como puedes ver las tcnicas de ordenacin y filtrado se pueden combinar y repetir mltiples veces, para
conseguir una presentacin de datos
apropiada a cada circunstancia. Una
vez elegida la pelcula, no te olvides de
desactivar el filtro con un click sobre
Quitar filtro.
Resumiendo...
1
2
3
4
Click en Drama
Registros 3 Filtro 3 Filtro excluyendo la seleccin
Observar resultados
(Opcional) Repetir filtrado con "Terror" 3 Click botn derecho del
ratn en Gnero 3 Orden ascendente
5 Arrastrar Ttulo al lado de Gnero 3 Elegir pelcula 3 Quitar filtro
El Filtro por formulario
Si necesitas ms potencia de filtrado

para conseguir dar con tus datos y
no quieres aplicar un filtro tras otro
hasta dar con el resultado que deseas,
hay otro camino ms corto: los filtros
por formulario. Estos te permiten indicar todas las condiciones de filtrado
de una sola vez y utilizar operadores
lgicos y comodines (vase cuadro y
tabla adjuntos) para afinar an ms
los resultados.
En cada casilla, que se corresponde con una de las columnas

de la tabla DVDs, puedes escribir una condicin de filtrado. Estas se
componen bien de un elemento que
selecciones del men desplegable que
aparece en cada una de ellas (y que
contiene los valores que hay en la tabla) o bien de una frmula compuesta
Inmediatamente vers el resultado al que ya debes estar bastante acostumbrado del filtrado
por tipo de seleccin. Slo aparecern
las pelculas protagonizadas por el
Aqu tienes algunos ejemplos del

uso de los comodines aplicado a
los filtros. Aunque son posibles
muchas ms combinaciones, en
base a las siguientes puedes cons-
Vers que, en el caso del ejemplo,

slo hay un resultado. Y eso est
muy bien, porque precisamente
para reducir resultados es para lo que
empleas los filtros. Hasta aqu el uso directo de las listas desplegables, pero los
filtros por formularios slo despliegan

su verdadera potencia en combinacin
con los comodines y los operadores. De
modo que quita el filtro actual con un
click sobre Quitar filtro.
Consejo
A la hora de utilizar operadores lgicos en tus frmulas para los filtros,
ten cuido en que estos no se contradigan. Un ejemplo: [a-z] Y Como "c*" se
contradicen, porque con [a-z ] ests
excluyendo todas las letras del alfabeto y con Como "c*" quieres que las
palabras comiencen por "c". De todo
modos, lo peor que te puede pasar si
te equivocas, es que no obtengas los
resultados que esperas.
Comodines en los filtros

truir casi cualquier regla de filtrado.
Eso s, resulta altamente recomendable que practiques un poco hasta
dominar el uso de este tipo de
recursos tan verstiles.
Tipo
Ejemplo
Posibles resultados No coincidir con:
Caracteres mltiples
a*a
aa, aBa, aBBBa
aBC
Caracteres mltiples
*ab*
abc, AABB, Xab
aZb, bac
Carcter especial
a[*]a
a*a
aaa
Caracteres mltiples
ab*
abcdefg, abc
cab, aab
Carcter individual
a?a
aaa, a3a, aBa
aBBBa
Un nico dgito
a#a
a0a, a1a, a2a
aaa, a10a
Intervalo de caracteres
[a-z]
f, p, j
2, &
Fuera de un intervalo
[!a-z]
9, &, %
b, a
No es un dgito
[!0-9]
A, a, &, ~
0, 1, 9
Combinado
a[!b-m]#
An9, a
134_62_71_Curso.indd 20
Luego pulsa sobre el botn Aplicar filtro de la barra de herramientas superior, o bien haz
click con el botn derecho del ratn
sobre la casilla elegida y selecciona

la opcin Aplicar filtro u Ordenar
dentro del men que se despliegue a
su lado.
Si tienes algn filtro activo, elimnalo con un click sobre Quitar filtro. Luego haz click en
el botn central de la barra de herramientas de filtros, que tiene el nombre
Filtro por formulario. Como alternativa puedes utilizar el men Registros, Filtro y la entrada con el mismo
nombre. Aparecer la ventana de la
figura, similar a la tabla que tienes
abierta, con las mismas columnas, pero con slo una fila.
68
por uno o varios operadores y comodines. Comienza por lo fcil, despliega

Protagonista y selecciona ah la entrada Patrick Stewart.
actor ingls en la tabla. Quita el filtro con un click sobre Quitar filtro
y vuelve a pulsar sobre Filtro de formulario. Ahora se van a complicar
las cosas un poco ms.
Haz click en Filtro por formulario y borra las dos condiciones que habas establecido antes, con un click sobre las respectivas
casillas y pulsando Retroceso en el teclado. Como comienzo, busca todas las
En este caso, lo que quieres ver

son todas las pelculas en las
que aparece Ewan McGregor,
pero que sean comedias. De modo que
selecciona al actor en la lista Protagonista y Comedia en la columna de
Gnero. Luego haz click en la opcin
Aplicar filtro.
pelculas con una duracin

superior a los 100 minutos.
Para ello, escribe >100 en
la casilla Duracin. Luego
haz click en Aplicar filtro.
Vers que todas las pelculas
que quedan, duran ms de
100 minutos.
www.pctoday.es
1/12/05 17:35:31
Quita el filtro y abre uno nuevo.

Borra la condicin de Duracin. En Protagonista escribe:
Como "*stewart". Esto significa que
buscas cualquier actor cuyo nombre
termine en "stewart". Si aplica el filtro,
vers el resultado. El asterisco representa a cualquier cantidad de letras
delante de "stewart".
"Protagonista" y escribe lo siguiente

en Ttulo, Como "??a*". En otras palabras, el ttulo puede tener dos letras
cualesquiera al principio (una por cada
interrogante), luego una "a" y puede
terminar en cualquier cosa. Aplica el
filtro y observa el resultado.
bin, pero debe contener la secuencia
"ew" en su interior. De ah que haya asteriscos al principio y al final.
10
9
La posicin del asterisco es muy

importante. Quita el filtro y vuelve a abrir la ventana de Filtro
por formulario. Edita el texto en Protagonista para que quede as: Como
"*ew*". Aplcalo. En este caso, lo que
has indicado es que el actor puede comenzar por cualquier combinacin de
letras y terminar por cualquiera tam-
De nuevo quita el filtro y

crea uno nuevo. Ahora
buscars los ttulos de pelculas cuya tercera letra sea una "a".
De modo que elimina la condicin de
11
Otro ejemplo ms. Quita el

filtro y crea otro. Ahora escribe lo siguiente en la columna Ttulo, Entre "a" Y "m". Como
imaginars a estas alturas, lo que consigues es una lista de todas las pelculas
cuyo ttulo comienza por cualquier letra comprendida entre la "a" y la "m".
En esta ocasin has visto la utilizacin
de un operador lgico, como lo es "Y".
12
Como es natural, la potencia

de los filtros por formulario
no slo reside en la posibilidad de que puedas utilizar expresiones
complejas, sino tambin en que puedes
combinar filtros sobre varios campos.
Por ejemplo el filtro de la figura te ofrece todas las pelculas anteriores a 1995,
que duren ms de 100 minutos y cuyo
ttulo comience por alguna letra entre
"a" y "m". Las posibilidades son infinitas y a esto justamente nos referamos
con "hacer las preguntas apropiadas"
en el inicio del artculo.
Resumiendo...
1
2
3
4
5
6
7
(Opcional) Quitar filtro 3 Filtro por formulario

Desplegar Protagonista 3 Seleccionar "Patrick Stewart"
Aplicar filtro
Observar resultados 3 Quitar filtro 3 Filtro de formulario
Seleccionar "Ewan McGregor" 3 Seleccionar "Comedia" 3 Aplicar filtro
Observar resultados 3 Quitar filtro
Filtro por formulario 3 Borrar condiciones anteriores 3 Escribir ">100"
en "Duracin" 3 Aplicar filtro
Aplicar filtro
12 Quitar filtro 3 Filtro de formulario 3 Crear filtro complejo 3 Aplicar filtro
As que comienza. Despliega la

primera lista Campo y selecciona
Protagonista en ella. Luego despliega la lista inferior, llamada Orden
y elige Ascendente. Esto significa que,
de momento, vas a filtrar los datos por
parte superior. Est ah porque el filtro que crees se aplicar precisamente

a esta tabla.
Consejo
Los filtros avanzados no slo son capaces de filtrar, sino tambin de ordenar
tus datos. De modo que con ellos puedes resolver dos problemas a la vez:
seleccionar lo que quieres y presentarlo
de forma apropiada.
el protagonista de la pelcula y adems

quieres que los resultados aparezcan ordenados de forma alfabtica ascendente.
Y aqu tienes los resultados.

Obediente como es Access, te ha
devuelto justo la informacin
que has pedido, ordenada correctamente en funcin del nombre del ac-
Pasa ahora a la casilla Criterios. En ella puedes escribir las

mismas frmulas que ya has utilizado en los filtros de formulario. En
este caso, por ejemplo, escribe: Como
"*ew*". Y luego pasa a la casilla inferior
e introduce Como "E*". Como ya habrs deducido, esto har aparecer todos
los actores cuyo nombre contenga "ew"
N 134
134_62_71_Curso.indd 21
en algn lugar o bien que comience por

"e". Haz click en el botn Aplicar filtro
de la barra de herramientas.
Con la tabla DVDs abierta, haz

click en Registros, luego en
Filtro y finalmente el Filtro u
orden avanzado. Se abrir una ventana como la de la figura. Lo primero
que reconocers es la representacin
esquemtica de la tabla DVDs en la
Aplicar filtro
9 Quitar filtro 3 Filtro de formulario 3 Escribir Como "*ew*" 3 Aplicar filtro

10 Quitar filtro 3 Filtro de formulario 3 Escribir "??a*" 3 Aplicar filtro
11 Quitar filtro 3 Filtro de formulario 3 Escribir Entre "a" Y "m" 3
Filtros avanzados
Adems de todo lo
que has visto hasta
ahora en el tema
de los filtros, an
hay ms. stos
se llaman filtros
avanzados y vers
algo similar cuando hablemos de
las relaciones, de
modo que este es un buen momento
para familiarizarte con el sistema de
configuracin basado en tablas, campos y ordenacin.
8 Quitar filtro 3 Filtro de formulario 3 Escribir Como "*stewart" 3
69
1/12/05 17:35:35
Curso
tor. Pero esto tambin podras haberlo
conseguido de otras formas. De modo
que vas a modificar el filtro.
Haz click de nuevo en la ventana del filtro que se ha quedado abierta e introduce el filtro
de la imagen en las casillas que hay
a la derecha del filtro actual. De esta
manera limitars el gnero a pelculas que sean o bien comedia o bien de
ciencia ficcin.
tambin el borde inferior de la lista con

los campos de tu tabla. El resultado debera parecerse al de la figura. Es para
trabajar de forma ms cmoda.
Operadores, comodines y filtros
Si ahora haces un doble click

sobre el campo Duracin de la
lista, por ejemplo, este se agregar automticamente a una tercera
columna de filtrado. Un nuevo doble
click sobre Pack produce lo mismo.
Para borrar una columna que hayas
creado por error ("Pack",
en este caso, no te interesa), simplemente haz
click en la barra superior
de la misma. El cursor se
Los operadores lgicos pueden

resultar muy potentes cuando los
utilizas en los filtros.
Access dispone de una serie de
operadores lgicos y comodines
para que puedas crear filtros
avanzados en tus tablas. No son
muchos, pero te aconsejamos
que experimentes con ellos, porque combinados adecuadamente
pueden resultar extremadamente
potentes y tiles. Estos son los
operadores:
Como
Entre
>, <, =, >=, <=
Y
O
Si aplicas el filtro de nuevo con un

click sobre Aplicar filtro, obtendrs una lista ms reducida y que
cumple con los nuevos criterios que has
establecido. De esta misma forma puedes
agregar ms y ms condiciones, incluso
compuestas y determinar el orden de cada una de ellas (siempre que haya repetidas en las columnas anteriores, claro).
En realidad, el manejo de la
ventana de filtrado avanzado
es an ms sencillo. Actvala de
nuevo con un click, estira el borde inferior para hacerla ms grande y estira
transforma en una flecha vertical y

se seleccionar la columna en negro.
Luego pulsa sobre Supr
en el teclado para quitarla del filtro.
? (un solo carcter)

* (cualquier nmero de caracteres)
# (un dgito numrico)
Adems se utilizan los corchetes,
para indicar un intervalo (por ejemplo
[f-m] incluye todas las letras desde la
"f" hasta "m", ambas incluidas) y el
signo de admiracin (!) para indicar
una negacin (!a indica que no puede
contener la letra "a").
10
Vuelve a la columna Duracin

que acabas de
agregar. Deja el orden
en blanco y escribe esto:
>120 Y <100 en la casilla Criterios.
Como ya sabes, esto filtrar todas las
pelculas ms largas de dos horas y
ms cortas de 100 minutos. Puedes
ver que tambin aqu tienes la posibilidad de utilizar los operadores lgicos
que empleaste en su momento en los
filtros por formulario y todos los que
aparecen en el consejo de la pgina
En la prctica de filtros vers cmo

se utilizan correctamente. Pero
adems de los operadores, tambin
estn los comodines. Slo hay tres,
pero muchas formas de combinarlos.
Consulta en el texto para ver ejemplos de su uso:
68 se esta entrega del curso de Access.

Ahora, procede a aplicar el filtro para
que se muestren los resultados.
Aunque en este momento

te pueda parecer que el filtro avanzado es muy similar al filtro por formulario, en cuanto
se trate el tema de las relaciones entre
tablas, comenzars a ver importantes
diferencias a la hora de filtrar datos de
mltiples tablas relacionadas. As que
elimina el filtro actual y anmate a seguir experimentando con los filtros y
busques datos cada vez ms complejos,
ya que eso te permitir explorar nuevas posibilidades.
Consejo
Si puedes conseguir un resultado de
filtrado de forma sencilla con uno o dos
filtros directos por seleccin, no es necesario que utilices el filtrado avanzado.
Es como matar moscas a caonazos.
De todos modos, conforme aumentes
tu experiencia en los filtros, vers cul
ye conviene en cada caso.
Resumiendo...
1 Registros 3 Filtro 3 Filtro u orden avanzado
2 Desplegar Campo 3 "Protagonista" 3 Desplegar Orden 3 Ascendente
3 Criterios 3 Escribir Como "*ew*" 3 Click en casilla inferior 3 Escribir
Como "E*" 3 Aplicar filtro
4 Observar los resultados

5 Activar ventana de filtro 3 Introducir filtro de la figura
70
134_62_71_Curso.indd 22
6 Aplicar filtro 3 Observar resultados

7 Activar ventana de filtro 3 Estirar borde ventana y borde lista tabla
8 Doble click en Duracin 3 Doble click en "Pack" 3 Click en cabecera 3
Supr
9 Duracin 3 Criterios 3 Escribir >120 Y <100 3 Aplicar filtro

10 Observar resultados 3 Quitar filtro 3 Experimentar libremente
www.pctoday.es
1/12/05 17:35:40
Configurar la impresin
Una vez que ya has aprendido a filtrar tus datos para obtener los primeros resultados coherentes, es hora
de imprimir la informacin en papel
para que te sea til en otros lugares
ms all de tu propio PC y para tener
una copia de seguridad de toda tu informacin. Aunque esto ltimo haya
caido en desuso y cada vez resulte
ms habitual encontrar copias de seguridad slo en formato electrnico,
por ejemplo en otros discos duros, llaves
USB u ordenadores remotos a travs de la
red local e Internet. Esto ltimo tambin
lo facilita enormemente el entorno Access,
pero no lo vers en este momento, ya que
la labor de enfrentarte a la administracin de archivos de datos queda para otro
momento. Para imprimir, lo primero es
configurar la impresora y el tipo de papel
a utilizar para exportar tus tablas,
campos y dems informacin que
pueda resultarte necesaria.
Glosario
Entero corto. Nmero que slo
puede contener valores enteros
(sin decimales) compuesto por dos
bytes u octetos (16 bits en total) y
que puede tener un valor mximo
de 65.535.
bitualmente A4) o de lo que admita tu

impresora en concreto.
Objeto OLE. Cualquier objeto de

tipo imagen, sonido, grfico, etc.
que se puede vincular a una base
de datos a travs de la interfaz OLE
(Object Linking and Embedding) de
Luego haz click en la pestaa

Pgina y elige la orientacin
que deseas para el papel. Despus, selecciona su tamao o la bandeja que quieres utilizar para la im-
Abre el men Archivo y

haz click en la entrada
Configurar pgina. Se
abrir un cuadro de dilogo con
slo dos pestaas. Haz click en
Mrgenes y ajusta los valores
que necesites, en funcin del
tipo de papel que emplees (ha-
presin (slo si tu impresora tiene varias bandejas de alimentacin, claro).

Con Usar impresora especfica y el
botn Impresora que se activar in-
Memo. Un tipo de campo propio

de Access que permite introducir
textos realmente largos. Los campos de texto slo admiten hasta
255 caracteres. Por el contrario, los
campos Memo no tienen limitacin
en la cantidad de texto que pueden
almacenar en sus registros.
Relaciones. Las tablas de Access
se pueden relacionar entre si de
mltiples formas para utilizar los
datos de una tabla en otra. De ah
el nombre que recibe Access como
"Base de datos relacional".
mediatamente puedes elegir otro dispositivo diferente al predeterminado

por el sistema. Finalmente, haz click
en Aceptar.
Resumiendo...
1 Archivo 3 Configurar pgina 3 Mrgenes 3 Ajustar valores
2 Pgina 3 Ajustar valores 3 (Opcional) Usar impresora especfica 3
Aceptar
Imprimir tus datos

Aunque en la siguientes dos entregas de
este curso, vas a ver cmo crear e imprimir consultas sobre datos de una forma
elegante, no siempre necesitas un gran
despliegue de medios para disponer de
parte de la informacin en papel. Todo
se puede reducir a pulsar el botn con
el icono de la impresora, pero antes
conviene hacer algunas comprobaciones para evitar sorpresas y as evitar un
gasto de papel innecesario. Recuerda
siempre echar un primer vistazo rpido,
Indexar. Asignar un ndice a una

serie de elementos. El ndice es
una columna nica, compuesta por
valores que no se repiten en toda la
tabla y, generalmente, est formado
por un campo que se genera de
forma automtica.
Windows. Los objetos OLE normalmente no se copian a la base de

datos, sino que permanecen en su
lugar original.
y as sabrs con bastante exactitud, gracias a las herrmamientas de Access, qu

saldr por la impresora.
Lo primero que precisas es "echarle un vistazo" a lo que saldr por

la impresora. De modo que abre
el men Archivo y selecciona la entrada Vista preliminar. Se abrir una
ventana que te mostrar el aspecto de la
hoja (u hojas) que vas a imprimir. Ci-
rrala con un click sobre el aspa o con la

tecla Escape cuando ests conforme. Si
no, vuelve a la configuracin (apartado
anterior) y cambia los valores que necesites. Puedes hacerlo directamente desde
la previsualizacin con el botn Configurar de la barra de herramientas.
Si quieres variar el nivel de ampliacin de la previsualizacin,

puedes utilizar los cuatro botones de la figura que estn en la barra de
herramientas, as como la lista desplegable con niveles de zoom predeterminados. As podrs ver mejor los detalles
o el conjunto de las pginas.
Cuando hayas terminado con

todos estos pasos previos, haz
click en el botn Imprimir que
se encuentra en el segundo lugar por
la izquierda de la barra de herramientas superior, aunque tambin puedes
acceder al men Archivo y seleccionar la entrada Imprimir de la lista
desplegable. Se abrir el cuadro de
dilogo estndar de tu impresora, en
el que puedes ajustar los parmetros
finales. Para terminar, haz click en el
botn Aceptar.
Resumiendo...
1 Archivo 3 Vista preliminar 3 Observar resultado 3 Escape
2 (Opcional) Utilizar botones de zoom
3 Archivo 3 Imprimir 3 Ajustar valores 3 Aceptar
N 134
134_62_71_Curso.indd 23
71
1/12/05 17:35:43
Curso
Consultas, I
En la entrega anterior viste cmo filtrar toda tu informacin de forma que pudieras sacarle algo ms de
partido a tu base de datos. Pero ahora conocers la herramienta definitiva de que dispone Access para
conseguir un acceso total a tus registros: las consultas.
Gua del curso

PC Today n 132
4. Consultas, I

PC Today n 136
PC Today n 137
PC Today n 138
PC Today n 139
6. Formularios
7. Informes
60
135_60_69_Curso.indd 14
i los filtros te parecieron interesantes, esprate a ver las

consultas. Por fin el concepto
RDBMS cobrar sentido para ti
porque vers para qu te has pasado las
tardes introduciendo datos en el PC.
Como el propio trmino indica, las
consultas te ayudan a "consultar" informacin. O lo que es lo mismo, localizar
datos que necesitas. Qu las diferencia
entonces de los filtros? Principalmente
el detalle de que en el caso de las consultas puedes elegir qu campos quieres
ver. Los filtros siempre te muestran todo
el registro completo, simplemente ordenado y filtrado por los conceptos que
hayas indicado.
Las consultas son mucho ms especficas y puedes elegir ver slo uno o
dos campos, los que resulten relevantes
para la informacin que necesitas. Adems hay diversos tipos de consulta, para
diferentes aplicaciones. Las consultas te

pueden servir para limpiar la base de
datos tanto como para encontrar una
tendencia en una serie de valores.
Relacionespor fin!
Una de las caractersticas ms interesantes de las consultas es que hacen

uso de las relaciones establecidas entre
diferentes tablas de una misma base de
datos. En otras palabras, busca los datos
en todas las tablas y devuelve los resultados, de forma homognea, en una
misma pantalla. Ahora por fin podrs
ver una aplicacin prctica de las relaciones que creaste casi al principio del
curso, en la segunda entrega (PC Today
n 133). Aunque en este caso las modificars de forma que tengan sentido para
la tarea que tienes entre manos.
De modo que, resumiendo, las consultas son la principal forma de obte-
www.pctoday.es
15/12/05 16:23:22

ner informacin de la base de datos. Es
decir, representan la otra mitad del trabajo que habitualmente se realiza con
las bases: recuperar los datos que has
introducido, pero con ciertos criterios
que varan desde muy simples ("Cules son todas las pelculas de 1953?")
hasta realmente complejas ("Cules
son todos los actores y actrices nacidos
en EE.UU. antes de 1952 pero despus
Consejo
Es importante que sepas que slo es
posible obtener datos de un conjunto
de tablas relacionadas. Si dentro de
la base de datos alguna de las tablas
es individual y carece de conexiones
a las dems, slo podrs realizar consultas en ella de forma directa, no a
travs de las otras.
de 1926, que hayan sido protagonista

en pelculas dramticas dirigidas por
John Ford en la dcada de los 60 y que
dispongan de foto?").
Las posibilidades son infinitas y, en
realidad, las bases de datos tratan justamente de eso. No slo funcionan como almacn de datos, sino principalmente como herramienta de consulta
te suena el trmino?
Filtro o consulta?
A pesar de las excelencias de las consultas, no debes olvidar los filtros. Cada
Tipos de consultas
Access dispone de un enorme nmero
de tipos de consultas, aunque no todas
aparezcan en el men.
Aunque Access cuenta con de ms
tipos de consultas diferentes de los que
aparecen en la siguiente lista, aqu se
muestra nicamente aquellos que son
ms comunes y que encuentran aplicacin con mayor frecuencia:
Consultas de seleccin simple. Es el
tipo de consulta que utilizars habitualmente. Te sirve para obtener los datos
de una o ms tablas y ver los resultados en una hoja de datos en la que
puedes actualizar los registros (si fuera
necesario). Tambin puedes utilizar las
consultas de seleccin para agrupar
los registros y calcular sumas, cuentas,
promedios, etc.
Consultas de bsqueda de duplicados. Te permite localizar cualquier
valor que aparezca dos o ms veces
en la misma base de datos. De esta
forma puedes limpiar la base de datos
si varias personas han introducido datos
desde diferentes lugares o si has fusionado dos bases ms pequeas en una
sola y quieres eliminar los duplicados.
Consultas SQL. Una consulta SQL es la
creada con el lenguaje SQL para consultar, actualizar o administrar una base
de datos relacional.
Es muy importante establecer las relaciones adecuadas para poder encontrar la

informacin que realmente deseas.
Preparar la base de datos

para utilizar las consultas
y con datos en cada una de ellas para
empezar. Aunque la creacin de estas
tablas y la tarea de rellenarlas con datos inicialmente suponga un trabajo
importante, necesitars toda esta in-
Consultas de actualizacin. Realizan

cambios en un grupo de registros de
una o varias tablas. Con las consultas
de actualizacin, puedes cambiar los
datos de las tablas de tu base de datos,
por ejemplo, para modificar un precio
de una gama de artculos, sustituir una
caracterstica en todos los campos, etc.
Consultas de datos anexados.
Agregan un grupo de registros de una
o varias tablas al final de una o varias
de ellas. Es decir, si debes agregar la
informacin de otra base de datos a
la tuya, pero cumpliendo con ciertos
criterios, este es el tipo de consulta que
necesitas.
Consultas de creacin de tablas.
Crean una tabla nueva a partir de la
totalidad o una parte de los datos de
una o ms tablas. Las consultas de
creacin de tabla son tiles para crear
una tabla que se desee exportar a otra
base de datos de Microsoft Access o
una tabla histrica que contenga registros antiguos.
uno tiene su propsito y por ello ambos

siguen coexistiendo
en Access sin ser
sustituidos por el
contrario. Cuando
necesites ver rpidamente unos cuantos
datos que cumplan
ciertos criterios, por
ejemplo para ver si
alguien existe ya en la base de datos, o
para conocer el precio y la cantidad disponible de todos los reproductores MP3
que hay en el almacn, lo apropiado
son los filtros. Rpidos y eficientes, en
muy pocos segundos pueden ofrecerte
respuestas a preguntas relativamente
sencillas.
Sin embargo, si lo que necesitas es
calcular el total facturado durante
noviembre y diciembre a determinada
empresa en reproductores MP3, lo aproformacin para el resto del curso (sin
contar esta, an quedan cuatro entregas ms). De modo que debes hacer
una pausa en el aprendizaje y crear la
estructura que se propone a continuacin. No es importante que cada tabla
tenga ms de cinco o seis registros pero,
naturalmente, cuanta ms informacin
haya, tanto mejor vers los resultados.
As que adelante.
N 134
135_60_69_Curso.indd 15
Consultas de valores no coincidentes. Sirven para localizar

aquellos registros que no tengan valores
relacionados en ninguna otra tabla. As
puedes encontrar datos en base a lo
que no cumplen.
Consultas de parmetros. Las consultas de parmetros son aquellas que,
cuando se ejecutan, muestran un cuadro de dilogo que te pide los criterios
para buscar los datos que quieres. En
este sentido, las consultas de parmetros son "consultas abiertas" ya que,
hasta que no las ejecutas, no sabe lo
que debe buscar y filtrar.
Consultas de tabla de referencias
cruzadas. Estas se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera
que el anlisis de los mismos sea
ms sencillo. Pueden calcular una
suma, una media, totales, etc. y agrupan los resultados en forma de tabla
bidimensional.
La eleccin entre
filtros y consultas
no siempre es
sencilla, pero los
filtros son ms
rpidos.
piado es una consulta. Gracias a su capacidad para mostrar slo los datos relevantes (algo muy apreciado especialmente en bases de datos muy extensas
y con muchas tablas y columnas), en el
caso de las preguntas ms complejas los
resultados sern mucho ms inteligibles
y fciles de comprender.
Por el momento dispones de una

tabla llamada DVDs que contiene la lista de los DVDs que posees y te ofrece informacin detallada
sobre las pelculas, los actores que las
protagonizan e, incluso, en qu lugar
de tu casa se encuentran. Tambin hay
una tabla llamada Actores que contiene informacin sobre los diversos
protagonistas de tus pelculas. Y aho-
Antes de comenzar realmente con las

consultas, debes disponer de una base
de datos apropiada para las mismas. Y
esto significa que has de tener varias
tablas, relacionadas adecuadamente
Consultas de eliminacin. Sirven para

eliminar un grupo de registros de una
o varias tablas. Por ejemplo, puedes
utilizar las consultas de eliminacin para
quitar productos que ya no vendes. Este
tipo de consulta siempre elimina registros completos y no slo campos.
61
15/12/05 16:23:26
Curso
Asgnale el nombre CDs a la tabla

en el prximo cuadro de dilogo y
haz click en Siguiente en dos ocasiones ms. Luego pulsa sobre Finalizar
y la tabla aparecer en pantalla. Cirrala
con un click sobre el aspa roja y brela
de nuevo en modo diseo con un click
ra vas a ampliar la base de datos con

una nueva tabla de CDs de msica. As
que comienza por hacer un click en la
seccin Tablas y en Crear una tabla
utilizando el asistente. ste aparecer en pantalla.
Selecciona la categora Personal con un click. Luego activa la

entrada Grabaciones en la lista Tablas de ejemplo. Selecciona los
Campos de ejemplo siguientes con un
doble click: IdGrabacin, TituloGrabacin, EtiquetaGrabacin, AoLanzamiento, NumdePistas y Notas.
Como los nombres de los campos

no coinciden con lo que quieres,
cmbialos por otros ms adecuados. Para ello haz un click sobre el
nombre correspondiente y luego sobre
el botn
Cambiar
el nombre del
campo.
Escribe
el nuevo
identificador y haz click en Aceptar. Los nombres quedarn as: TituloCD en vez de
TituloGrabacion, Artista en vez de
EtiquetaGrabacin, Ubicacin en
vez de Notas. Cuando termines, haz
click en Siguiente.
7
sobre el botn correspondiente de la ventana de la base de datos. Cambia el tipo
de datos del campo Ubicacin a Texto.
135_60_69_Curso.indd 16
Despus introduce algunos datos relacionados con los DVDs

como, por ejemplo, los libros
que tienes y en cules de ellos se basan muchas de las pelculas que po-
revista, aqu puedes hacerlo rpidamente: haz click en la pestaa Bsqueda, selecciona Cuadro de lista en la lista que
aparece, haz click en la casilla Origen
de la fila y luego en el botn con tres
puntos que aparece a la derecha. Aparece
en el generador de consultas.
Realiza un doble click sobre Origen de las listas y cierra la ventana Mostrar tabla. Luego arrastra Ubicaciones de la pequea ventana
superior sobre la primera casilla Campo
vaca. Cierra el
Generador de
consultas con
un click sobre el
aspa y contesta
S a la pregunta que aparece.
Cierra tambin
la tabla CDs,
haz click en S y
tes. De modo que la segunda parte del

"trabajo duro" ya no es tan dura como
la anterior. Se trata bsicamente de que
crees las relaciones apropiadas entre
las diferentes tablas que has creado en
por Ttulo, Traductor por Autor y de Notas por Ubicacin.

Haz click en Siguiente, asigna
el nombre Libros a la tabla, y
pulsa dos veces ms en Siguiente y luego en Finalizar.
sees, que seguro que son ms de los

que imaginas. Luego cierra la tabla
y haz click en el botn S. Por el momento, has terminado la introduccin
de datos.
Repite el mismo proceso

de cambio de Ubicacin
a formato Texto y luego
asigna una vez ms la lista de
ubicaciones del mismo modo
Resumiendo...
1 Tablas 3 Crear una tabla utilizando el asistente
2 Personal 3 Tablas de ejemplo 3 Grabaciones 3 Seleccionar varios
campos
3 Cambiar nombre del campo 3 Escribir nuevo nombre 3 Repetir

4 Escribir "CDs" 3 Siguiente 3 Siguiente 3 Finalizar 3 Cambiar tipo de
datos a Texto
5 Bsqueda 3 Cuadro de lista 3 Origen de la fila 3 Botn ()

6 Asignar campo de lista 3 Cerrar tabla 3 Abrir en modo edicin 3
Rellenar datos
7 Repetir proceso anterior, para tabla "Libros"
8 Repetir cambio de formato en el campo "Ubicacin"
9 Introducir datos 3 Cerrar tabla 3 S
tu base de datos. Con su ayuda, podrs

consultar informacin relativamente
compleja de forma bastante sencilla.
Haz click en el men Herramientas y luego en la entrada

Relaciones. Esto har aparecer
el cuadro de dilogo de relaciones entre
las tablas de tu base de datos. Lo ms
62
Ahora repite el proceso anterior,

pero para crear una tabla llamada Libros, basada en la tabla
de ejemplo Libros de la categora Personal del asistente. Aade los campos
originales IdLibro, Cargo, AoCopyright, NombreEditor, Traductor y
Notas. Cambia los nombres de Cargo
Has hecho esto para poder utilizar la lista de ubicaciones que ya

empleas en la tabla DVDs. Puedes
consultar el apartado "Crear un campo
de bsqueda" de la segunda entrega de
este curso (PC Today n 133) para saber
cmo se hace. Por si no tienes a mano la
Crear las primeras relaciones

entre tablas
Ya tienes una base de datos bastante
completa, con una tabla para tus DVDs,
otra para tus CDs de msica y otra ms
para tus libros. Adems est de la de
Actores y Actrices que ya tenas de an-
que hiciste antes. Ahora puedes ver la ventaja que supuso

crear una tabla
especialmente
para contener
las listas de la base de datos. Puedes volver a aprovechar la misma lista una y
otra vez en cuestin de segundos.
brela de nuevo, con un doble click (esta

vez en modo de introduccin de datos).
Rellena los campos que consideres pero,
al menos, cinco o seis que tengan relacin con las pelculas (como sus bandas
sonoras, por ejemplo). Luego cirrala y
haz click en S.
www.pctoday.es
15/12/05 16:23:33
Curso
probable es que tengas una relacin

como la de la figura, resultado de los
ejercicios de las entregas anteriores.
Lo primero es eliminar la relacin existente, ya que no te sirve

de nada. De modo que haz click
sobre la lnea que une los campos idDVD e Id de actor. Luego pulsa sobre la
tecla Supr en el teclado. Confirma el
aviso que aparece con un click sobre S.
Ahora es necesario reflexionar

un poco. Lo que se trata es de
crear relaciones ms tiles y,
obviamente, la informacin contenida
en la tabla de actores tiene sentido si
la relacionas con el campo Protago-
nista de la tabla
DVDs. As, cuando hagas alguna
consulta sobre
un actor podrs
acceder a todos los datos del mismo
y no slo el nombre. Para relacionar
Protagonista con Nombre artstico,
haz click primero sobre Protagonista
y arrstralo sobre Nombre artstico. Aparece un cuadro de dilogo de
confirmacin con los dos campos que
quieres relacionar.
Ahora vas a utilizar el asistente

de consulta para crear la primera de ellas. Sencilla por el
momento, vers rpidamente la
potencia que se oculta tras las
consultas si se manejan correctamente y, especialmente, en el
caso de las tablas muy extensas.
Ahora despliega la lista Tablas/

Consultas y selecciona Tabla:
DVDs en ella. Luego haz un doble click sobre Ttulo para agregar este
campo a la consulta. Esto es suficiente
para lo que quieres saber, de modo que

pantalla y te preguntar acerca de los

campos que quieres incluir.
Lo que necesitas saber es qu

pelculas ha protagonizado cada
uno de los actores que aparecen
en tu base de datos de DVDs. Como ya
has relacionado la tabla de actores con
la de DVDs, el resultado debera ser inmediato. Selecciona Tabla:Actores en
la lista Tablas/Consultas y haz un doble click sobre Nombre artstico para
pasarlo a Campos seleccionados.
64
135_60_69_Curso.indd 20
Resumiendo...
1
2
3
4
Herramientas 3 Relaciones
Click en lnea 3 Supr 3 S
Protagonista 3 Arrastrar sobre "Nombre artstico"
Crear 3 Cerrar ventana Relaciones 3 S
El asistente de consultas
Haz click en Consultas en la

ventana principal de la base de
datos y luego realiza un doble
click sobre Crear una consulta utilizando el asistente. ste aparecer en
De momento, puedes ver

que la relacin se va a
establecer correctamente (si has acertado al soltar
Protagonista sobre Nombre
artstico, si no, corrige la seleccin en las listas). As que
haz click en Crear. Vers que
se forma una nueva lnea de
conexin entre los dos campos
que acabas de relacionar. Cierra la ventana Relaciones y
haz click en S para guardar los cambios. Con esto ya has dado el primer
paso hacia tus consultas.
Por el momento mantn el nombre propuesto para la consulta y

haz click en Finalizar para que se
abra la consulta y puedas ver la informacin que has solicitado. Y, como vers, no
vas a quedar defraudado: aparecen todos
los actores ordenados as como las pelculas en las que han participado (y que se
encuentran en tu base de datos de DVDs).
Sin embargo, parece que hay un

pequeo problema: echas de menos a un par de actores en concreto. Tras consultar la tabla Actores,
te das cuenta que ni Daro Argento ni
Fernando Fernn Gmez aparecen en
la consulta, a pesar de tener pelculas en
DVD. Si abres las dos tablas y la consulta
vers el porqu: hay errores de ortografa. Faltan algunas tildes en los nombres.
No es lo mismo "Fernan", que "Fernn".
Y Access es muy pulcro a la hora de seleccionar datos en una consulta.
De modo que corrige los datos

con un click sobre el campo.
Luego pulsa la tecla F2 para entrar en el modo de edicin. Escribe lo
necesario en ambos campos y despus
cierra la tabla con un click sobre el aspa. Confirma el mensaje que aparezca a
continuacin con S.
Cierra la consulta y brela de

nuevo, para que refresque el
contenido. Por fin puedes ver
todos los nombres que esperabas, los
veinte. Y esto te ensea la extrema importancia de introducir los
datos correctamente en la
base de datos, para evitar
estos problemas. Ahora te
has dado cuenta por qu
slo tienes quince o veinte
registros, pero cuando dispongas de varios miles puede ocurrir
que nunca llegues a ver cierta informacin por un simple error de tecleo.
Cierra la consulta.
Resumiendo...
1
2
3
4
5
6
7
Consultas 3 Crear una consulta utilizando el asistente

Tablas/Consultas 3 Tabla:Actores 3 Doble click en Nombre artstico
Tablas/Consultas 3 Tabla:DVDs 3 Doble click en Ttulo 3 Siguiente
Finalizar 3 Observar resultado de consulta
Abrir las dos tablas 3 Comparar ortografa
Click en campo 3 F2 3 Corregir datos 3 Cerrar tabla 3 S
Cerrar consulta 3 Abrir consulta 3 Observar cambios actualizados 3
cerrar consulta
www.pctoday.es
//insertar asis07.tif
15/12/05 16:23:43
Crear una consulta de seleccin

Ahora vas a crear una consulta de seleccin de forma manual, sin ayuda
del asistente que ofrece el programa,
para que comprendas el mecanismo
que subyace a las consultas y la flexibilidad que tiene. De todos modos, los
cuadros de dilogo que vers a continuacin te deben resultar familiares...
de los filtros.
As que haz click en Actores y

en Agregar. Luego pulsa sobre
DVDs y, de nuevo sobre Agregar. Finalmente haz click en el botn
Cerrar. Aparecern dos pequeas ven-
ambos campos y despliega la lista con

las opciones de ordenacin. Selecciona
Ascendente en ambos casos.
Haz un doble click sobre la entrada Crear una consulta en

vista Diseo. Se abrirn dos
ventanas: una es el generador de consultas y la segunda contiene todas las
5
tanas que representan a cada una de
las tablas respectivas.
tablas de la base de datos que tienes

avierta. Aqu debers seleccionar las
tablas que participarn en la consulta. Por el momento vas a emular
la misma operacin que antes hiciste
con el asistente.
Ahora haz un doble click en el

campo Nombre artstico de Actores y otro sobre Ttulo de la tabla DVDs. Vers que las casillas inferiores se van rellenando automticamente
con los nombres de los campos.
en ttulo
4 Orden 3 Ascendente
5 Cerrar diseador 3 S 3 Escribir nombre para consulta 3 Aceptar
6 Abrir ambas consultas 3 Comparar 3 Cerrar consultas
Edicin y diseo de una consulta

base de datos. Aparecer el ya familiar
editor de consultas.
Lo primero realmente destacable que debes saber son las

opciones del men contextual
que aparece al pulsar el botn derecho del ratn. Haz click en una zona
en blanco de la
consulta y observa las opciones
que contiene la
lista desplegable.
Accede tambin los submens que te

muestra para familiarizarte con las
posibilidades que ofrece.
En primer lugar tienes la entrada Vista de hoja de datos. Si

la activas, pasars directamente a la visualizacin de los datos del
resultado de la consulta. Como si hubieras hecho un doble click sobre la
Tambin puedes utilizar el men principal Ver del programa

para conmutar entre las diferentes vistas. Esto es especialmente
til en algunos casos (como la vista
SQL) que no te dejan retornar a la
misma en la ventana de la base

de datos. Esta opcin es muy
conveniente cuando ests editando, porque te permite verificar los cambios rpidamente.
Para pasar de nuevo al diseo,
N 134
135_60_69_Curso.indd 21
despliega el men contextual y selecciona Diseo de consulta.
Si ahora abres ambas consultas,

la del asistente y la que acabas
de crear manualmente, vers
que el contenido es el mismo. Slo
que en la manual los datos aparecen
ordenados alfabticamente segn los
criterios que especificaste en la consulta que has creado. Y como vers
un poco ms adelante, eso no es todo.
Cierra ambas consultas cuando hayas
terminado de verificarlas.
1 Doble click en Crear una consulta en vista Diseo

2 Actores 3 Agregar 3 DVDs 3 Agregar 3 Cerrar
3 Actores 3 Doble click en "Nombre artstico" 3 DVDs 3 Doble click
Las consultas ordenadas son muy similares en sus resultados a lo que podra
ofrecerte un filtro. Sin embargo, al ser
consultas, permiten mostrar solamente
aquellos campos que hayas seleccionado para la misma y no todo el registro,
como hacen los filtros.
Para editar una consulta debes

empezar por hacer un click sobre su nombre y luego realizar
otro click sobre el botn Diseo de la
barra de herramientas de la ventana de
Cierra el diseador de consultas

y haz click en S. Debers especificar un nombre para la consulta. Como ya se
aconsej antes en el
curso, no seas escueto con la seleccin
de los nombres para
las tablas, consultas,
etc. Cuando tengas
varias docenas de
ellas, "Consulta1"
ya no te recordar la
funcin de esa consulta en particular.
As que escribe un nombre apropiado

en la casilla y haz click en Aceptar.
Resumiendo...
Consejo
Aunque una consulta te parezca muy

til en un momento dado y para ciertas
circunstancias, es posible que tarde o
temprano tengas que realizar cambios.
Para la edicin de una consulta no es
posible utilizar el asistente, de modo
que tendrs que trabajar en la vista de
diseo, como en el ejercicio anterior.
La ventaja adicional de la que

dispones en el editor de consultas
es que puedes elegir ms detalles.
Por ejemplo el orden en que deben aparecer los datos que resultan de la consulta. Haz click en las casillas Orden de
65
15/12/05 16:23:55
Prctico
Guardar una consulta
consulta, es necesario
guardarlas al cerrar la
ventana del editor de
consultas.
No obstante, con el
botn derecho del ratn
tienes la posibilidad de
guardar una copia de
consulta en la misma
base de datos o bien
Como la mayora de elementos de Access, no exportarla al disco duro
es necesario guardar una consulta a mano.
para as poder utilizarla
en
otro
equipo.
Debes recordar,
Al igual que en el caso de los datos,
sin embargo, que las consultas se
no es necesario que guardes las
basan en los nombres de tabla y de
consultas de forma especfica. En
campos y que no funcionar en una
cuanto las cierras, quedan guardabase de datos que emplee nombres
das automticamente. Slo cuando
de datos y estructuras de informarealiza un cambio de diseo o en
cin
diferentes.
las reglas de funcionamiento de la
vista de diseo con el men contextual que aparecer al pulsar el botn

derecho del ratn.
Otra entrada muy interesante del

men contextual es Mostrar tabla. Haz click en ella y vers cmo aparece la ventana de seleccin de
tablas. Esto es especialmente til cuando necesitas agregar alguna tabla ms a

la consulta. Basta con que hagas un doble click sobre el nombre para aadirla.
Vas a ampliar la consulta un poco para
ver el funcionamiento de todo ello.
Lo que quieres en esta ocasin

es obtener una lista de todas las
pelculas en las que ha participado cada actor de la base de datos
pero que, adems, dispongas de la banda sonora. Esto requiere nuevas rela-
Lo que necesitas agregar ahora

es una relacin entre el ttulo
del DVD y el ttulo del CD. Si son
el mismo, es que se trata de la banda
sonora. De modo que cuando la consulta encuentre un actor y construya
la lista de las pelculas que ha prota-
gonizado, tambin se dedicar a comprobar la existencia de una banda sonora asignada. De modo que haz click
con el botn derecho del ratn en la
ventana de relaciones y selecciona la
opcin Mostrar tabla. Haz un doble
click sobre CDs.
cin que vas a crear, pero s te ayudar

a tener una idea ms visual gracias a las
lneas de conexin, para que no se crucen y te confundan. Ten en cuenta que
aunque no se vea claramente, se trata de
un entorno tridimensional con una jerarqua bastante bien definida.
Ahora haz click en el campo Ttulo de la tabla DVDs y arrstralo sobre TtuloCD de la tabla
CDs para crear la relacin entre ambos
campos. Como siempre, aparecer la
ventana de confirmacin. Pulsa sobre

el botn Crear.
11
Ahora, de vuelta en el editor de consultas, vers que

no tienes a la vista la tabla
de CDs para aadir el parmetro apropiado a la consulta. Sin embargo, eso
tiene arreglo. Haz click con el botn
derecho del ratn en una zona vaca y
selecciona Mostrar tabla. Realiza un
doble click sobre la tabla CDs y sta
aparecer en pantalla. Cierra la ven-
tana con Cerrar. Vers que la nueva

relacin que has creado ya aparece en
el editor de consultas.
12
10
Con un doble click sobre

el campo TituloCD de la
tabla CDs aparecer un
nuevo parmetro en la consulta. Selecciona la opcin corresondiente a
orden Ascendente en la lista con tres
Recuerda que las relaciones son globales

en todos los casos y afectan a toda la base
de datos, no slo a esta consulta. Es decir,
no importa desde dnde las cambies, las
modificaciones son para toda la base.
condiciones y ya tienes lista tu consulta modificada.
Y este es el resultado final. Ya

tienes tu nueva relacin. Cierra ahora la ventana de relaciones y volvers al editor de consultas.
Haz click en S para guardar los cambios.
La nueva tabla aparece en la superficie de trabajo de la ventana

de relaciones. Cierra la lista de tablas con un click sobre el botn Cerrar y
arrastra la tabla CDs a un lugar mejor,
debajo de la columna Actores. Esto no
tiene ninguna influencia sobre la rela-
13
Para comprobar cmo

funciona, no tienes ms
que hacer un click con el
botn derecho del ratn y seleccionar
entrada Vista hoja de datos. Inmediatamente vers una consulta refinada, en la que slo aparecen aquellos
actores de los que tienes tanto una pelcula, como la banda sonora correspondiente. Y aunque esta consulta no
sea la ms til del mundo, s te ensea
las posibilidades de combinacin existentes y el potente filtrado que puedes
aplicar a tus datos.
ciones, de modo que cierra la lista de

tablas y haz click con el botn derecho
del ratn en algn espacio en blanco
de la consulta y elige la entrada Relaciones. Se abrir la ventana de relaciones, que ya conoces.
66
135_60_69_Curso.indd 22
www.pctoday.es
15/12/05 16:24:02
Curso
Resumiendo...
1 Click en nombre 3 Diseo
2 Click botn derecho del ratn 3 Observar men 3 Desplegar submens
3 Pasar a la Vista de hoja de datos 3 Botn derecho del ratn 3 Diseo
4
5
6
7
de consulta
Ver 3 Seleccionar vista
Botn derecho del ratn 3 Mostrar tabla
Botn derecho del ratn 3 Relaciones
Botn derecho del ratn 3 Mostrar tabla 3 Doble click en CDs
8
9
10
11
Cerrar 3 Arrastrar CDs debajo de Actores

DVDs 3 Ttulo 3 Arrastrar sobre TtuloCD 3 Crear
Cerrar ventana relaciones 3 S
Botn derecho del ratn 3 Mostrar tabla 3 Hacer doble click en CDs 3
Cerrar
12 Doble click en TtuloCD 3 Seleccionar la opcin Ascendente en todas
las condiciones
13 Botn derecho del ratn 3 Vista hoja de datos
Los valores ms altos y bajos

Cuando dispones de tablas muy extensas, en ocasiones no slo quieres ver
determinados resultados conforme un
criterio, sino nicamente los valores
superiores o inferiores de elementos
que han resultado de la consulta. Por
ejemplo, las cinco pelculas ms largas
o ms cortas. Y as se hace:
Crea una
nueva consulta en
vista Diseo. En
esta ocasin no
es posible utilizar
el asistente porque necesitas que
los valores estn
ordenados. Haz
doble click sobre
DVDs y cierra la
ventana Mostrar tabla. Busca el campo Duracin y haz doble click sobre l.
Selecciona un orden Ascendente.
Hasta aqu todo es como siempre,

pero ahora vas a introducir una
novedad. En la barra de herramientas principal de Access vers una
lista (llamada Valores superiores) que
Consejo
La lista Valores superiores te permite
limitar el nmero de resultados que
aparecen en las consultas a los primeros 5, 25 o 100. Tambin puedes
elegir que slo aparezcan el 5% o el
25% de los valores. En este caso, el
nmero que veas depender de la
cantidad de resultados. Por ejemplo,
si seleccionas el 25% y hay 4 resultados, slo vers uno.
contiene la palabra
"Todo". Despligala y selecciona la
entrada nmero 5.
Esto significa que
Access slo te mostrar los valores
correspondientes a
los primeros cinco
puestos.
Haz un doble click sobre el campo Ttulo para aadirlo. As sabrs qu pelcula corresponde a
cada duracin. Cierra ahora la consulta y haz click en S para guardar los
cambios. Asigna el nombre "Las 5 pel-
Propiedades de las consultas

Si an necesitas an ms flexibilidad
a la hora de definir una consulta,
puedes acudir a las propiedades de la
misma, lo que te permite modificar
el comportamiento de tu accin, as
como los datos que se mostrarn una
vez finalizada.
Abre la consulta anterior en

modo Diseo y haz click con
el botn derecho del ratn en
algn espacio en blanco de la misma.
Selecciona la entrada Propiedades. Se
abrir el cuadro de dilogo de la figura.
68
135_60_69_Curso.indd 14
culas ms largas" a la consulta y pulsa

en Aceptar. Abre la consulta con un
doble click y obtendrs inmediatamente las cinco pelculas de mayor duracin de tu coleccin de DVDs.
vas la figura, vers

que ahora hay seis
resultados, aunque
slo queras cinco. El
motivo se encuentra
en los dos ltimos:
resulta que tienen
la misma duracin.
Por ello Access ha incluido ambos DVDs,
ya que corresponden al criterio exacto de "Las 5 duraciones ms cortas",
aunque en esta ocasin eso signifique
mostrar ms resultados.
Como puedes imaginar, si lo

que necesitas es ver las cinco
pelculas ms cortas, lo nico
que debes hacer es cambiar el orden
de la consulta a Ascendente en la
vista de Diseo. Luego guarda la consulta y brela de nuevo. Pero si obser-
Resumiendo...
1 Crear nueva consulta 3 Doble click en DVDs 3 Cerrar 3 Doble click
en "Duracin" 3 Ascendente
2 Valores superiores 3 5
3 Doble click en Ttulo 3 Cerrar consulta 3 S 3 Escribir nombre 3
Aceptar 3 Abrir consulta
4 Abrir consulta para edicin 3 Ascendente 3 Observar resultados
Si, por ejemplo no te resulta suficientemente flexible la eleccin

del nmero de valores superiores
(5, 25 o 100), puedes definir la cantidad que quieres en esta ventana de
propiedades. Si necesitas los 10 ms

bajos, escribe ese valor en la casilla
Valores superiores.
Cierra las propiedades, haz click

con el botn derecho del ratn
sobre la consulta y selecciona la
Vista hoja de datos. Vers que, efectivamente, la lista ahora se compone de
diez entradas. De esta forma no ests

limitado a las opciones que te propone Access. Y si quieres especificar un
porcentaje, puedes hacerlo igualmente. Basta con que escribas "10%" en la
casilla Valores superiores para que,
por ejemplo, se muestre slo la dcima
parte de los resultados existentes.
www.pctoday.es
15/12/05 16:24:12
Abre de nuevo las propiedades de la consulta

que tienes en marcha,
porque an hay ms entradas
que te pueden resultar interesantes.
Por ejemplo las correspondientes a
Valores nicos y Registros nicos.
Ambas se excluyen mutuamente (es
decir, si activas una la otra pasa a estar desactivada automticamente) y
sirven para limitar la aparicin de re-
Resumiendo...
sultados duplicados (como antes, con
las pelculas de la misma duracin).
Activa Registros nicos y evitars
que un mismo registro aparezca ms
de una vez, aunque resulte que cumple
varias condiciones de la consulta que
has realizado.
Criterios de seleccin
y el generador de expresiones
Como ya viste en el apartado "El Filtro
por formulario" en la entrega anterior
del curso (PC Today n 134), puedes
utilizar expresiones lgicas y matemticas en Access para filtrar an ms los
resultados. Lo mismo es aplicable a las
consultas. Pero esta vez lo hars con el
generador de expresiones.
Abre la consulta "Actores y Pelculas" que creaste antes, en modo diseo con un click sobre el
botn Diseo. Esta vez la vas a refinar
incluyendo slo los actores y actrices
que hayan nacido despus de 1950.
2
3
Ahora haz un click con el botn

derecho del ratn en la casilla y
selecciona la entrada Generar
del men contextual que se despliega a
continuacin. Esto abrir el generador
de expresiones. Inicialmente,
este puede parecer algo complicado pero en realidad est
para simplificarte la creacin de expresiones, como
vers enseguida.
Propiedades
2 Valores superiores 3 Escribir "10"

3 Cerrar Propiedades 3 Click botn derecho del ratn 3 Vista hoja de
datos
4 Click botn derecho del ratn 3 Propiedades 3 Registros nicos
Luego haz otro click y arrstrala a la izquierda, delante de Nombre artstico.

Con esto has conseguido que tenga preferencia en la ordenacin. Los resultados
se ordenarn primero por fechas, luego
por actores y finalmente por ttulos.
Pasa de nuevo al modo Hoja de

datos y vers el cambio que se
ha producido en el orden. Ahora los registros aparecen por fechas, de
mayor a menor. Sin embargo, tampoco
esto te parece suficiente y necesitas refinar la consulta an ms. Ahora quieres
A continuacin haz click con el

botn derecho del ratn y pasa a
la Vista de datos. Vers que la
consulta ha surtido su efecto y los resultados que te ofrece son exactamente
los que habas solicitado. Eso s, estn
solamente a los actores nacidos en las

dcadas de los 50 y los 60. De modo que
vuelve al modo de diseo.
Haz click con el botn derecho

del ratn en la casilla Criterios
de la columna de selecciona y
fechas la entrada Generar para abrir de
nuevo el generador de expresiones. Pulsa
sobre el botn Y, haz un click en la categora Operadores, en Comparacin
Escribe "31/12/1969" y ya tienes

lista la expresin completa. Slo
admitirs fechas comprendidas
entre el 1 de Enero de 1950 y el 31 de
Diciembre de 1969. Haz click en Aceptar para aplicar la frmula.
10
El resultado, como no poda

ser de otra forma, te ofrece
la lista de los actores nacidos
en los aos 50 y 60, junto con las pelculas que han protagonizado y que tienes
en tu coleccin de DVDs. Naturalmente
podras afinar ms la consulta. Tener
muchos datos facilita las pruebas.
Resumiendo...
1 "Actores y Pelculas" 3 Diseo
2 DVDs 3 Doble click en "Fecha de nacimiento" 3 Ascendente 3 Click
ordenados por actores y lo que t quieres es verlos por fechas.
De modo que vuelve al modo Diseo para corregir este pequeo

detalle. Haz click en la cabecera
de la columna con el criterio "Fecha de
nacimiento" y se seleccionar entera.
3
4
5
6
7
8
9
10
N 134
135_60_69_Curso.indd 15
y en "<=" (menor igual). Borra el texto

<<Expr>> que aparece.
Como lo que quieres es a todos los

actores nacidos despus de 1950,
haz click en el botn ">" (mayor qu). Luego escribe "01/01/1950".
Es decir, slo admitirs resultados posteriores al 1 de
Enero de 1950
en la fecha de
nacimiento del
actor. Haz click
en Aceptar.
Haz un doble click sobre el campo "Fecha nacimiento" de la

tabla DVDs. Aparecer en la tercera columna de la tabla de condiciones. Selecciona un
orden Ascendente
para los resultados
y luego coloca el
cursor en la casilla
Criterios.
1 Abrir consulta en modo Diseo 3 Click botn derecho del ratn 3
en Criterios
Botn derecho del ratn 3 Generar
Botn > 3 Escribir "01/01/1950" 3 Aceptar
Botn derecho del ratn 3 Vista hoja de datos
Botn derecho del ratn 3 Diseo 3 Click en cabecera "Fecha de
nacimiento" 3 Arrastrarla a la izquierda
Botn derecho del ratn 3 Hoja de datos 3 Ver resultados 3 Botn
derecho del ratn 3 Diseo
Criterios 3 Botn derecho del ratn 3 Generar 3 Botn Y 3
Operadores 3 Comparacin 3 <= 3 Borrar <<Expr>>.
Escribir "31/12/1969" 3 Aceptar
Botn derecho del ratn 3 Vista hoja de datos 3 Observar resultados
69
15/12/05 16:24:24
Curso
Consultas avanzadas, II
Tras las primeras prcticas realizadas con las consultas sencillas, ahora vas a comenzar a "exprimir"
las posibilidades de Access 2003 bastante ms. Crears consultas complejas y mucho ms flexibles
que te proporcionarn un acceso ms potente a todos los datos que tengas almacenados.
Gua del curso

PC Today n 132
4. Consultas, I

PC Today n 136
PC Today n 137
PC Today n 138
PC Today n 139
6. Formularios
7. Informes
50
136_50_59_Curso.indd 14
as consultas son, probablemente, la principal razn de existencia de las bases de datos. Al fin
y al cabo sol introduces informacin en ellas para poder extraerla
despus. En esta ocasin vas a conocer
varios tipos de consulta nuevos y mucho
ms avanzados que los de la entrega anterior del curso. Su verdadera potencia
radica en su flexibilidad y, sobre todo, en
la posibilidad de combinarlas entre s.
En este sentido, resulta de gran ayuda el
SQL, Structured Query Language, lo que
en espaol significa "lenguaje de consultas estructurado". Las consultas avanzadas y SQL estn relacionados muy estrechamente entre s porque SQL no es otra
cosa que un lenguaje, precisamente, de
consultas. Access 2003 utiliza SQL bsico
internamente para muchas funciones sin
que te percates de ello. Sin embargo, si
conoces el funcionamiento de SQL, pue-
El lenguaje SQL es universal y permite

acceder a casi cualquier base de datos.
des escribir comandos en este lenguaje

directamente en el men Consulta. Sin
embargo, incluso las instrucciones ms
sencillas requieren un poco de prctica
en el rea de la programacin. Por suerte,
en Access dispones de otras formas ms
sencillas para describir los comandos
SQL, seleccionando valores de una lista.
Luego, la base de datos har el trabajo de
"traduccin" a SQL internamente.
www.pctoday.es
29/12/05 09:53:51
Buscar duplicados
con una consulta
Cuando gestionas una
base de datos grande y
varias personas introducen datos en la misma,
o las actualizaciones se
realizan de forma muy
espaciada o en lotes
grandes, es muy probable que aparezcan
duplicados en algn
momento. Sin embargo, hay ocasiones
en las que esto no es admisible. Imagina una base de datos de direcciones
de clientes, a cul de ellas le envas el
pedido? Por este motivo, Access 2003
dispone de consultas especiales que localizan los duplicados para que puedas
corregirlos o eliminarlos.
Supn que cambiaste algunas

pelculas a otro lugar y luego
tu hermano actualiz la base de
datos, insertndolas de nuevo porque
no saba que ya estaban. As que un da
te tropiezas con un duplicado por casualidad y ahora quieres saber cuntos
ms habr. Haz click en Consultas y
luego en el botn Nuevo de la ventana
de base de datos.
Las consultas de bsqueda de duplicados no slo te sirven para encontrar elementos que estn ms
de una vez y que no te interesan, sino que
tambin puedes utilizarla para encontrar
aquellos que s te interesan. Por ejemplo,
luego pulsa sobre el botn con el signo

(>) para pasarlo a la ventana de la derecha. Haz click en Siguiente>.
Aparece otra ventana en la que

puedes agregar ms campos si
lo deseas. En este caso, simplemente haz click sobre Siguiente>
para continuar. Luego pulsa sobre
que habas solicitado) y a su derecha

aparece el nmero de veces que ese
campo est repetido en la base de datos. Puede dar como resultado ms de
dos instancias del elemento, pero en
el ejemplo se limita a ese nmero. Si
quieres eliminar los que sobran, consulta el apartado Consulta de eliminacin, ms adelante.
Consejo
Haz click sobre DVDs y luego sobre Siguiente>. Pasars a una

nueva ventana en la que el asistente te pregunta qu campos quieres
seleccionar para bsqueda de duplicados. Selecciona "Ttulo" con un click y
Incluye todos los campos adicionales

que sean necesarios en las consultas bsqueda de duplicados, ya que
te permitirn discriminar los registros
que te interesan y los que no mucho
ms rpidamente.
10
A diferencia de antes, en esta

ocasin sin embargo vas a incluir campos adicionales. Selecciona "Ttulo" haz click sobre (>)
para agregarlo y luego sobre Siguiente>. Escribe un nombre
para la consulta (para no
repetir el anterior, ya que
Access no te dejara). "Actores duplicados" es una
buena eleccin. Luego haz
click en Finalizar.
Por ejemplo,
para eliminar un registro duplicado que hayas
encontrado, haz click
con el botn derecho del
ratn sobre la cabecera
de la fila (a la izquierda)
para que se seleccione al completo y
aparezca el men contextual. Despus
haz click sobre Eliminar. Esto borrar el registro completo de la tabla
DVDs, no slo los dos campos que ves
en este momento. As que si ests conforme, haz click sobre S en el aviso
de seguridad que aparece y el registro
ser borrado definitivamente.
Resumiendo...
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Consultas 3 Nuevo
Asistente para bsqueda de duplicados 3 Aceptar
Click en DVDs 3 Siguiente 3 Finalizar
Siguiente 3 Finalizar
Observar resultados
Cerrar consulta 3 S 3 Nuevo 3 Asistente para bsqueda de duplicados
3 Aceptar
Click en DVDs 3 Siguiente 3 "Protagonista" 3 (>) 3 Siguiente
Click en "Ttulo" 3 (>) 3 Siguiente -> Escribir nombre "Actores
duplicados" 3 Finalizar
Observar resultados
Click botn derecho del ratn cabecera de fila 3 Eliminar 3 S
N 136
136_50_59_Curso.indd 15
Esta informacin adicional te ayudar en las

tareas de gestin
Vuelve a seleccionar la tabla

DVDs, haz click en Siguiente>
y luego elige el campo "Protagonista". Pulsa en el botn (>) y en
Siguiente> para avanzar.
Finalizar en la ltima ventana. Deja

el ttulo propuesto por Access para la
consulta, ya que es
apropiado.
Por fin vers
una tabla con
los resultados.
En la columna izquierda dispones de
los ttulos (que es lo
Aparecer el cuadro de dilogo

Nueva consulta. Selecciona la
entrada Asistente para bsqueda de duplicados y luego haz click
en Aceptar para elegir la tabla sobre la
que quieres trabajar.
cuntas pelculas tienes que repitan protagonista? Para saberlo, cierra la consulta
anterior y guarda los cambios. Luego haz
click en Nuevo, Asistente para bsqueda
de duplicados y Aceptar.
Podrs ver la diferencia en la

tabla inmediatamente. En lugar
de aparecer el nmero de duplicados, se muestran los ttulos correspondientes (incluso los duplicados).
51
29/12/05 09:53:55
Curso
Clculos en una consulta

Uno de los elementos que ms diferencia
a las consultad de los filtros, es que dispones de la posibilidad de realizar clculos con los datos que recuperas de la base
de datos. De esta forma puedes conseguir
resultados mucho ms complejos que los
que se presentan simplemente como el
contenido de la base.
Aunque has introducido
la duracin de las pelculas en minutos, porque
es el dato que figura en
la caja del DVD, te gustara tener esa informacin en horas y
minutos (sencillamente porque es ms
habitual decir que una pelcula dura
2 horas y 25 minutos, en lugar de 145
minutos). Las consultas con clculo te
permiten esto y mucho ms.
Para comenzar, crea una consulta nueva, con un click sobre Consultas y sobre el botn Nuevo de
la barra de herramientas. En la ventana
que se abre, selecciona Vista Diseo y
luego pulsa sobre Aceptar.
La funcin matemtica "mdulo"
escriben en la fila Campo (a la derecha

de "Gnero", en este caso, que es la primera columna vaca). De momento escribe "[Duracin] / 60". Los nombres de
los campos siempre van entre corchetes
cuando quieres hacer referencia a ellos
y utilizarlos en un clculo.
Como has podido imaginar, lo

que ests diciendo es que quieres
que en esa columna aparezca el
valor "Duracin" dividido entre 60 (los
minutos de una hora) para obtener el
nmero de horas que dura la pelcula.
La funcin de mdulo es un tanto

particular y se utiliza habitualmente
en entornos de programacin para
separar la parte decimal de la entera.
Tambin se puede llamar funcin de
restos porque, en realidad, lo que te
ofrece como resultado es el resto
de una divisin entre dos nmeros.
Partiendo de A -mdulo B, debes
saber que B siempre debe ser ms
pequeo que A para que la funcin
mdulo funcione. Y la mejor explicacin de esta funcin son algunos
ejemplos sencillos como estos:
13 mod 10 = 3
13 mod 6 = 1
tienes dos detalles por arreglar. Comienza por el sencillo, que es el nombre, ya
que la frmula la desarrollars poco a
poco, debido a que es algo compleja si
nunca has programado antes. Haz un
click sobre el primer botn de la barra
de herramientas Vista para desplegarlo
y selecciona Vista Diseo.
El mdulo matemtico es una

funcin que se emplea con frecuencia en programacin.
126 mod 60 = 6
126,5 mod 60 = 6,5
Como puedes ver, si divides 13 entre
10 obtienes 1 y un resto de 3. El
mdulo. A su vez, 13 entre 6 da 2 y
un resto de 1. De nuevo el mdulo. Y
en el caso de 126 entre 60 tambin
obtienes 2 (que, de nuevo se desprecia) y un mdulo de 6.
Consejo
Es extremadamente importante que copies los nombres de los campos tal como aparecen en la tabla, tildes incluidas, porque de lo contrario Access no
podr localizarlos correctamente para
utilizarlos en los clculos.
Ejecuta ahora la consulta con un click

sobre el botn con el signo de admiracin rojo que hay en la barra de herramientas o con clicks sobre el men
Consulta y la entrada Ejecutar. El resultado debera ser como el de la figura.
En la ventana Mostrar tabla realiza un doble click sobre la tabla

DVDs para agregarla a la ventana
de consultas. Luego pulsa sobre Cerrar
para cerrarla. Ahora aade los campos
Como puedes ver, lo que ves no

es exactamente lo que esperabas,
porque has obtenido un nmero
con decimales para la duracin. Fjate
tambin que el ttulo de la nueva columna calculada es Expr1. As que ya
Consejo
"Ttulo", "Protagonista" y "Gnero" a la
consulta, realizando un doble click sobre
cada uno de ellos en la ventana DVDs.
52
136_50_59_Curso.indd 16
El prximo paso consiste en refinar la frmula de modo que

desaparezcan los decimales. Para ello utilizars el comando Ent, que
devuelve slo la parte entera de un clculo. Es decir, 17,5 se transformar en
17 y 2,347 simplemente quedar como

2. As que edita la frmula y djala as:
Ent([Duracin] / 60). Los parntesis
son necesarios porque, de lo contrario,
Access slo calculara la parte entera de
[Duracin] y la dividira entre 60. De
esta forma Ent se aplica al resultado del
clculo de [Duracin]/60.
Ya tienes las horas. Para hacer

que el contenido de la casilla sea
algo ms inteligible, debes aadir algo de texto. La forma de aadir
un texto a un resultado numrico es
mediante el signo "&". As que ampla

tu frmula de esta forma: & " horas ".
Sobre todo no olvides los espacio antes y
despus de la palabra "horas", para que
esta quede algo separada de los nmeros que la circundarn.
Ejecuta la consulta para ver el

resultado que has conseguido
hasta el momento. Igual que
antes, emplea el botn con el signo de
admiracin rojo. El resultado debera
parecerse al de la figura.
10
Ahora necesitas recuperar

los minutos que han desaparecido (los decimales)
gracias a Ent. Para ello utilizars el comando Md (de mdulo, vase cuadro
al respecto). Como ya tienes el nmero
de horas, lo nico que te interesa ahora es la cantidad minutos que sobran a
la duracin de la pelcula, una vez restadas las horas. Y para ello la funcin
Estos son los campos "fijos" que

has agregado a la consulta, para
poder identificar mejor la pelcula. Ahora viene la parte calculada. Las
frmulas de las consultas calculadas se
En las consultas calculadas no puedes

utilizar un nombre de columna que ya
exista anteriormente en la tabla. Por
ejemplo, en el caso del clculo de la
prctica, no podras emplear "Duracin" como ttulo porque ello creara
una referencia circular que Access no
puede resolver. Por ello hemos utilizado
"Duracin pelcula".
En primer lugar estira el borde

derecho de columna con el clculo hacia la derecha a fin de
tener espacio suficiente para escribir
cmodamente. Luego sustituye "Expr1"
por "Duracin pelcula" para as cambiar el ttulo de la columna.
www.pctoday.es
29/12/05 09:53:59
Curso
Md es ideal. As que vuelve al modo de
diseo y aade lo siguiente a la frmula: & ([Duracin] Md 60).
11
Finalmente, para rematar la

consulta, slo te queda aadir el texto final de los minutos. Escribe lo siguiente a continuacin:
& " minutos". Fjate, cmo antes, en que
hay un espacio delante de minutos. Detrs no es necesario en esta ocasin.
12
Ejecuta la consulta con

alguno de los mtodos
anteriores y observa los
resultados que aparecen en tu pantalla. Ahora ya no tienes indicaciones
sobre la duracin de una pelcula en

minutos sino, de forma mucho ms
comprensible, en horas y minutos. Si
quieres, por simple elegancia, puedes
cambiar el texto "horas" por "hora(s)"
para el caso de las pelculas que duren menos
de dos horas y que, en
realidad, deberan estar
en singular.
13
Para terminar, cierra la

consulta y gurdala con
un nombre que te parezca
apropiado, por si necesitas reutilizarla,
cambiarla o ampliarla en algn mo-
mento posterior. Ante todo, no te dejes

amedrentar por la aparente complejidad de haber utilizado dos comandos
de clculo. No es necesario que este tipo
de operaciones sean complicadas. Otra
opcin es que utilices la lnea "[Duracin]*2", totalmente vlida en el caso
de ser lo que necesitas. Como puedes ver,
resulta un lenguaje bastante natural y
alejado de las herramientas de programacin tpicas, aunque muy potente.
Resumiendo...
1 Consultas 3 Nuevo 3 Vista Diseo 3 Aceptar
2 Doble click en DVDs 3 Cerrar 3 Doble click en "Ttulo", "Protagonista"
3
4
5
6
7
y "Gnero"
Escribir: [Duracin] / 60
Consulta 3 Ejecutar
Vista 3 Vista Diseo
Estirar columna 3 Escribir "Duracin pelcula"
Escribir: Ent([Duracin] / 60)
Consultas de resumen
En la lista Tablas/Consultas
selecciona la tabla DVDs y luego
agrega los campos "Ao" y "Duracin" con un doble click, a la lista
Campos seleccionados. Aunque, en
54
136_50_59_Curso.indd 20
Escribir: & " horas "

Ejecutar consulta 3 Observar resultado
Volver a modo diseo 3 Escribir: & ([Duracin] Md 60)
Escribir: & " minutos"
Ejecutar la consulta 3 Observar resultados 3 (opcional) Cambiar
"horas" por "hora(s)"
13 Cerrar la consulta 3 Escribir nombre 3 Aceptar
de las duraciones). Luego haz click en

Aceptar y en Siguiente.
Las consultas de resumen tienen cierta

relacin con las anteriores porque tambin realizan clculos. Sin embargo,
en este caso, son clculos predeterminados, enfocados a conseguir totales,
mnimos, mximos, etc.
Solamente funcionan
sobre campos de tipo
numrico, de moneda
o de fecha y hora. En
este caso, imagina que
te interesa saber cul es
la pelcula ms antigua
que tienes, cul la ms
nueva y cunto suma
la duracin de todas ellas (por si tienes
algn fin de semana libre para verlas
todas seguidas!).
Para crear una consulta de resumen, haz click sobre el botn
Nuevo de la barra de herramientas de la base de datos. Luego selecciona
Asistente para consultas sencillas con
un click y pulsa sobre Aceptar.
8
9
10
11
12
realidad, necesitas dos campos "Ao",

luego corregirs ese detalle en el modo
de diseo. Haz click en Siguiente.
Ahora selecciona la entrada Resumen y luego haz click sobre
el botn Opciones de resumen.
Aparecer el cuadro de dilogo de la figura, en el que has de seleccionar las
casillas Mn para "Ao" (para averiguar la pelcula ms antigua) y Suma
para "Duracin" (para obtener el total
Escribe un nombre para la consulta en la casilla que aparece ahora

y luego pulsa sobre el botn Finalizar para abrir la consulta y as averiguar cul es el resultado a tus preguntas.
Vers que se trata de una consulta extremadamente breve y

concisa pero que, en realidad,
contiene exactamente todo lo que le
has pedido. Ahora falta ampliar la
Cierra la consulta y asgnale un

nombre. Luego brela de nuevo
en modo diseo con un click sobre el botn Diseo. Haz un doble click
sobre el campo "Ao" para aadirlo a
la consulta. Luego arrastra la columna
a la derecha de la primera (click en la

barra superior y arrastrar). Lo que obtengas deber parecerse a la figura.
7
peticin un poco ms. De
esta forma podrs incluir
tambin la pelcula ms
reciente que ha entrado a
formar parte de tu gran
coleccin.
Si te fijas en la primera frmula, vers que utiliza el comando Mn (de mnimo). As que,
en buena justicia, lo que t necesitas
es obviamente "Mx". As que escribe
lo siguiente en la casilla Campo: Pelcula ms reciente: Mx ([Ao] o
cualquier otra frase que te sirva para
identificarla y su comando.
www.pctoday.es
29/12/05 09:54:04
Edita los ttulos de las otras dos

columnas y cmbialos por Pelcula ms antigua y Duracin
total. Para ello basta con que sustituyas
los textos que Access inserta automticamente como ttulos para los campos.
Finalmente como ltimo retoque, vers cmo combinar una

consulta de resumen con una
consulta calculada. En la cuarta columna vas a obtener el nmero de horas y
minutos que arroja la suma de todas las
duraciones. Escribe lo siguiente en ella,
10
Ejecuta la consulta y observa los resultados. En

una sola fila has obtenido
varios resmenes de diferentes datos,
algunos calculados por Access y otros
mediante una frmula. Como puedes
Imprimir las relaciones

Conforme crezca tu base de
datos, necesitars ms relaciones a fin de poder extraer
la informacin. Y aunque al
principio te acuerdes perfectamente de qu relaciones
creaste, con el tiempo se te
olvidarn algunas. Por ello existe
la posibilidad de imprimir las
relaciones en papel, para que
as tengas una referencia clara
de cmo se estructura tu base
de datos internamente. Para conseguir
una impresin de tus relaciones, sigue
estos pasos:
ver, los diferentes tipos de consulta se

pueden combinar, para conseguir una
herramienta extremadamente potente.
Anmate a que, como ejercicio, vares
la frmula de modo que te muestre los
das, las horas y los minutos de la duracin total. Cuando termines, cierra
la consulta y guarda todos los cambios realizados.
todo del men contextual para

asegurarte de que se ven todas las
tablas que tienen alguna relacin.
2 Luego haz click en Archivo y en
Imprimir relaciones. Aparecer la
ventana de previsualizacin en la
que puedes ver cmo quedar la
impresin. Haz click en el botn
Imprimir de la barra de herramientas para iniciar la copia.
1 Haz click en el men Herramientas

y luego en Relaciones. En la ventana que se abre, pulsa con el botn
derecho del ratn sobre algn espacio en blanco y selecciona Mostrar
en la fila Campo: Duracin (h): Ent([Duracin

total]/60) & " horas " &
([Duracin total] md
60) & " minutos".
Resumiendo...
1 Nuevo 3 Asistente para consultas sencillas 3 Aceptar
2 DVDs 3 Cerrar 3 Doble click en "Ao" y "Duracin" 3 Siguiente
3 Resumen 3 Opciones de resumen 3 Mn 3 Suma 3 Aceptar 3
en "Ao" 3 Arrastrar columna hacia izquierda
7 Campo 3 Escribir: Pelcula ms reciente: Mx ([Ao])

8 Editar ttulos 3 Escribir: Pelcula ms antigua 3 Escribir: Duracin total
9 Campo 3 Escribir: Duracin (h): Ent([Duracin total]/60) & " horas " &
Siguiente
4 Escribir nombre 3 Finalizar

5 Observar resultados
6 Cerrar consulta 3 Asignar nombre 3 Aceptar 3 Diseo 3 doble click
([Duracin total] md 60) & " minutos"
10 Ejecutar consulta 3 Observar resultados 3 (opcional) Ampliar frmula

3 Cerrar consulta 3 Aceptar
Consultas de parmetros
En ocasiones, puedes necesitar una
consulta que sea algo ms flexible y que
te permita cambiar las condiciones en
cada ocasin. Para ello Access 2003 dispone de las consultas de parmetros. En
ellas aparece un cuadro de dilogo en
el que puedes variar los detalles de la
consulta, cada vez que la ejecutas.
Imagina que tienes un par de horas libres y quieres ver alguna pelcula, pero
no te apetece elegir una que sea demasiado larga para no poder ver el final.
En la ventana Mostrar tabla

haz un doble click sobre la tabla DVDs y luego sobre Cerrar.
Ahora agrega los campos "Duracin",
"Ttulo" y "Ubicacin" a la consulta
con un doble click, para saber de qu
pelcula se trata en cada caso y dnde
se encuentra.
Crea una consulta nueva con un

click sobre Nuevo. Luego elige la
entrada Vista Diseo y haz click
en Aceptar. Es decir, vas a crear una consulta de forma completamente manual.
Y ahora es cuando viene la

"magia" que encierran las consultas de parmetros. En la casilla Criterios escribe lo siguiente: <
[Introduce la duracin mxima en
minutos:]. Con este misterioso texto
le indicas a Access que quieres que se
muestre un cuadro de dilogo y que
ensee el texto "Introduce la duracin
mxima en minutos:" en pantalla. Su
aspecto se puede variar poco, ya que
es un recurso del sistema, pero resulta

bastante informativo. Con el resultado
que escribas en ese cuadro de dilogo
debe generar una consulta para ofrecerte como resultado todas las pelculas cuya duracin sea menor que la
especificada (de ah el signo "<").
N 136
136_50_59_Curso.indd 21
La mejor forma de comprender,

sin embargo, cmo funciona
todo esto es que ejecutes la consulta. Y ahora ya puedes ver qu ocurre.
El texto entre corchetes es el que Access
muestra en el cuadro de dilogo. Escribe 120 (slo tienes dos horas de tiempo)
en la casilla y haz click en Aceptar.
Aqu tienes el resultado. El ejemplo ha dado 15 ttulos para elegir.

As que ya no tienes ms que ir al
lugar que te indica en pantalla y coger la
pelcula que ms te agrade. Sin embargo, an puedes refinar bastante
ms esta consulta, aadiendo
algunos parmetros extra.
A continuacin debes
ordenar el
campo "Duracin"
de forma ascendente, para que obtengas los resultados
ordenados por du-
racin y puedas elegir mejor qu pelcula

te apetece. As que despliega la lista Orden y selecciona Ascendente.
55
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Curso
Haz click en el botn Vista de

la barra de herramientas superior y pasa de nuevo al modo
Diseo. Vas a refinar un poco ms la
consulta de modo que puedas indicar
tanto una duracin mxima, como
una mnima. Adems ahora podrs
elegir el gnero que quieres visualizar. As que modifica la frmula actual de manera que quede as: Entre
[Introduce la duracin mnima en
minutos:] Y [Introduce la duracin
mxima en minutos:]. Ya habas utilizado anteriormente el comando Entre y la unin lgica Y, de modo que
sabrs que lo que acabas de hacer es
indicarle a Access que busque las pelculas que se siten entre los mrgenes
de duracin que le has introducido.
Ahora ejecuta la consulta de

nuevo y Access te har tres preguntas antes de mostrarte el
resultado. Introduce 100 para la duracin mnima, 120 para la mxima y
portamiento, puedes limitar el tipo de

datos que admita el cuadro de dilogo.
Con la consulta en modo diseo, haz
click en el men Consulta y en la entrada Parmetros.
Debes introducir el nombre exactamente

igual que lo escribiste en la consulta. Luego despliega la lista de tipos y selecciona
el que ms te convenga. Cuando termines, haz click en Aceptar.
12
Si ahora ejecutas la consulta y escribes un texto

cualquiera en la casilla de
la pregunta acerca de cualquiera de
las duraciones, recibirs un mensaje
de error inmediatamente y no podrs
Consejo
Luego haz un doble click sobre

"Gnero" en la tabla superior, para aadir una nueva columna a
la consulta y escribe lo siguiente en la
casilla Criterios: [Introduce el gnero
que quieres ver:].
Ciencia ficcin para el gnero. El resultado ser similar a lo que aparece

en la figura de arriba.
10
Queda un detalle ms en
las consultas por parmetros y es el tipo de datos
que se permite introducir en los cuadro de dilogo que se abren para generar la consulta. Cuando la ventana
Para evitar errores al copiar los parmetros al cuadro de dilogo de parmetros de consulta, lo mejor es que los
copies y pegues directamente desde la
propia consulta con Ctrl+C y Ctrl+V.
11
Se abrir un pequeo cuadro de dilogo en el que

debes escribir el nombre del
parmetro en la izquierda y seleccionar
el tipo de datos que deseas admitir en la
derecha. Por ejemplo, para "Introduce
la duracin mnima en minutos:" y para "Introduce la duracin mxima en
minutos:" el tipo de datos ser Entero.
Consejo
de la peticin te pide una duracin en

minutos, lo normal es que escribas un
nmero. Pero qu sucede si introduces letras u otros caracteres ms exticos? Nada. Access no se quejar hasta
el final de la consulta, cuando tenga
que evaluarla. Para evitar este com-
13
Por ltimo cierra la consulta y gurdala con un

nombre que explique claramente la funcin que ejecuta. Una
vez ms es necesario insistir en que
los nombres de las tablas y consultas
deberan ser muy explcitos, para que
en un futuro lejano puedas seguir
acordndote de la funcin de la consulta, sin tener que analizarla primero
en modo diseo.
Cualquier ayuda que puedas aadir
y la documentacin que acompae
a tus programas y aplicaciones puede resultar de ayuda cuando decidas
que es necesario ampliar tu utilidad
o, incluso, llegar a exportarla y entregrsela a otros usuarios que la puedan
encontrar interesante.
En las consultas de parmetro es importante que escribas los valores de

texto igual que aparecen en la tabla,
para que Access pueda encontrarlos.
No es lo mismo "Ciencia ficcion", que
"Ciencia ficcin". De modo que si recibes un resultado vaco y ests seguro de que no debera ser as, repite
la consulta y verifica los valores que
introduces. En caso de duda, consulta
directamente en la tabla para ver cmo
est escrito el dato que introduces.
seguir, hasta introducir el tipo de datos

correcto. As que haz click en el botn
Aceptar del mensaje de error y corrige
el valor escrito.
Resumiendo...
1 Nuevo 3 Vista Diseo 3 Aceptar
2 Doble click en DVDs 3 Cerrar 3 Doble click en "Duracin", "Ttulo" y
"Ubicacin"
3 Orden 3 Ascendente
4 Escribir: 3 [Introduce la duracin mxima en minutos:] 3 [Introduce la
duracin mnima en minutos:]
5 Ejecutar consulta 3 Escribir: 120 3 Aceptar

6 Observar resultados
7 Vista 3 Diseo 3 Escribir nueva frmula en Criterios 3 Entre
[Introduce la duracin mnima en minutos:] 3 [Introduce la duracin
56
136_50_59_Curso.indd 22
mxima en minutos:]
8 Doble click en "Gnero" 3 Criterios 3 Escribir: [Introduce el gnero que
quieres ver:]
9 Ejecutar consulta 3 Escribir: 100 3 Aceptar 3 Escribir: 120 3 Aceptar
3 Escribir: Ciencia ficcin 3 Aceptar 3 Observar resultado
10 Consulta 3 Parmetros
11 Parmetro 3 Escribir nombres parmetro 3 Tipo 3 Elegir tipo de datos
12 Ejecutar consulta 3 Escribir: aaa 3 Aceptar 3 Escribir valor correcto
13 Cerrar consulta 3 Escribir: Seleccin de pelculas por duracin 3
Aceptar
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29/12/05 09:54:12
Curso
Consultas de autobsqueda
Este tipo de consulta es algo especial,
ya que sirve como apoyo a la creacin
de la propia base de datos. La funcin
de la consulta de autobsqueda es la de
localizar los datos de un registro que ya
se conoce en la base de datos y que se
puede emplear en la creacin de otra
tabla nueva. Esto te ahorra teclear muchos datos y facilita
la entrada de muchos registros sin tener que consultar otras tablas
o apuntes externos.
Supn que quieres crear una tabla secundaria de DVDs y no te

apetece teclear la mayora de los
datos de nuevo. Lo primero que debes
hacer es verificar las claves de las tablas involucradas, para que la consulta
funcione correctamente. Porque lo que
quieres es que, cuando teclees el nombre
Luego cambia la propiedad Indexado a S(con duplicados).

Necesitas permitir los duplicados
porque puede haber mltiples pelculas
en la tabla que tengan a un cierto actor
como protagonista. Luego cierra la tabla y guarda los cambios.
Lo primero es cambiar la clave

principal al campo "Actor". Este
nunca se repetir (no puede haber dos actores con el mismo nombre)
y sirve bien como clave principal. Haz
click con el botn derecho del ratn sobre la casilla gris que hay delante de la
Ahora necesitas indexar el campo de destino en la tabla DVDs.

brela en modo diseo y haz click
sobre la casilla de la cabecera de "Protagonista" para seleccionar toda la fila.
58
136_50_59_Curso.indd 14
As que, especialmente al principio,

aunque siempre es
aconsejable, debes
realizar un backup de
tus datos antes de ejecutar una
consulta de actualizacin o eliminacin y comprobar si todo ha funcionado correctamente. En el caso en
que no sea as, no tienes ms que
recurrir a la copia de respaldo.
1 Con la base de datos abierta, haz

click en el men Archivo y en la
entrada Realizar copia de seguridad de la base de datos. En
el cuadro de dilogo que se abre,
escribe un nombre para la copia o,
incluso mejor, acepta el de Access,
que consta del propio nombre
de la base de datos, junto con la
fecha actual. Haz click en Aceptar.
2 Una vez copiada, la base de datos

original (que antes se haba cerrado
automticamente) se volver a abrir
y ya podrs seguir trabajando con
ella, aplicar la consulta de actualizacin o eliminacin, etc.
Haz un doble click sobre los campos "Ttulo", "Ao" y "Protagonista" de la tabla DVDs. Despus haz
un doble click sobre los campos "Nombre
real", "Fecha nacimiento", "Lugar nacimiento", "Biografa" y "Filmografa" de
la tabla "Actores". El resultado debera
parecerse a la imagen.
Arrastra el campo "Protagonista"

de la tabla DVDs sobre "Nombre
artstico" de "Actores" para crear
la relacin. En la ventana que se abre,
haz click en Crear para generar la re-
lacin. Luego cierra la ventana Relaciones y guarda los cambios. Ya tienes

hecho el trabajo bsico.
7
fila "Nombre artstico" y selecciona la
entrada Clave principal. La llave (seal
de la clave principal) pasar a esa fila.
Cierra la tabla y guarda los cambios.
Las consultas de actualizacin y

de eliminacin son relativamente
"peligrosas" en el sentido en que
alteran realmente los datos de la
base de datos, a diferencia de los
dems tipos de consulta, que solamente los muestran de diferentes
formas y nunca alteran el conjunto
original de informacin.
El prximo paso consiste en crear

la relacin entre ambos campos.
Abre el men Herramientas y
haz click en Relaciones. Pulsa con el
botn derecho del ratn sobre algn
espacio en blanco y selecciona Mostrar tabla. Luego haz un doble click en

Actores, para aadirla a la ventana de
relaciones y pulsa sobre Cerrar.
de un actor, salgan todos los dems datos
del mismo. De modo que comienza por
abrir la tabla "Actores" en modo diseo.
Hacer una copia de seguridad
Ahora haz click en Consultas y

en Nuevo. Selecciona la entrada
Vista Diseo y haz click en Aceptar. Agrega las tablas "Actores" y DVDs a
la ventana de la consulta, con sendos dobles clicks sobre cada una de ellas. Vers
la lnea de relacin entre ellas.
Ejecuta la consulta y vers los

datos solicitados. Hasta aqu no
hay nada sorprendente. Coloca el
cursor en la ltima casilla de la primera
columna, para agregar ms datos. Vers
que, en este caso, puedes hacerlo.
10
Escribe un
nombre, pulsa sobre el
tabulador para pasar a la
siguiente casilla, escribe
un ao, tabula y escribe
un nombre de actor que ya
tengas en la base de datos.
Luego pulsa de nuevo sobre el tabulador.
Toda la fila se termina por rellenar sola
Las consultas de autobsqueda te ahorrarn una buena cantidad de trabajo.
Resumiendo...
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
"Actores" 3 Diseo
Botn derecho del ratn 3 Clave principal 3 Cerrar tabla 3 Guardar
DVDs 3 Diseo 3 Click en cabecera "Protagonista"
Indexado 3 S (con duplicados) 3 Cerrar tabla 3 Guardar datos
Herramientas 3 Relaciones 3 Botn derecho del ratn 3 Mostrar
tabla 3 Doble click en "Actores" 3 Cerrar
Arrastrar "Protagonista" sobre "Nombre artstico" 3 Crear 3 Cerrar
relaciones 3 Guardar cambios
Consultas 3 Nuevo 3 Vista Diseo 3 Aceptar 3 Agregar "Actores" y
DVDs
Doble click en "Ttulo", "Ao", "Protagonista", "Nombre real", "Fecha
nacimiento", "Lugar nacimiento", "Biografa" y "Filmografa"
Ejecutar consulta 3 Observar datos 3 Colocar cursor en ltima casilla
Escribir nombre pelcula 3 Tabulador 3 Escribir ao 3 Tabulador 3
escribir actor 3 Tabulador 3 Observar resultado
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29/12/05 09:54:17
Consulta de actualizacin
Ahora toca el campo de las consultas
que realizan modificaciones en la propia base de datos y no slo muestran
una nueva rejilla con la informacin
que buscas. La utilizacin tanto de esta
consulta como de la que vers a continuacin requiere que hagas una copia
de seguridad de la base de datos antes
de aplicarla. Sin embargo, cambiar
todos los campos manualmente es un
trabajo tremendo.
Haz click en el botn Nuevo,

despus selecciona la Vista Diseo y en Aceptar, para crear
una consulta nueva. Luego aade la
tabla DVDs con un doble click y pulsa
nas unos segundos.

Cualquier automatizacin que puedas
hacer resulta muy
til con grandes volmenes de datos.
sobre Cerrar. Haz un doble click sobre el campo Sonido para aadirlo a
la consulta.
Ahora necesitas cambiar el tipo de

consulta. Abre el men Consulta
y selecciona Consulta de actualizacin. Aparecer una nueva casilla llamada Actualizar a. Escribe Dolby Digital
AC3 en ella y luego ejecuta la consulta.
Recibirs un aviso sobre el hecho de que
se van a modificar datos en numerosos
registros de la tabla. Haz click en S.
Te has deshecho de tus pelculas

de terror en una subasta y ahora
necesitas actualizar tu base de datos. Crea una consulta nueva en vista
de diseo y aade la
tabla DVDs. Haz un
doble click sobre el
campo "Gnero".
Resumiendo...
1 Nuevo 3 Vista Diseo 3 Aceptar 3 DVDs 3 Cerrar 3 Sonido
2 Consulta 3 Actualizar a 3 Dolby Digital AC3 3 Ejecutar consulta 3 S
3 Cerrar consulta 3 No 3 Abrir DVDs 3 Observar cambios
Consulta de eliminacin
La consulta de eliminacin se encarga
de borrar campos y registros de las tablas
de la base de datos en funcin de los criterios que le suministres. En este caso es
importante que realices una copia de seguridad de la base de datos. No se puede
deshacer una consulta de eliminacin.
Cierra la consulta sin guardar

los cambios y abre la tabla DVDs.
Vers que, en efecto, todos los
campos de "Sonido" ahora se han convertido en "Dolby Digital AC3". En ape-
Cambia el modo de consulta con

un click sobre Consulta y otro
sobre Consulta de eliminacin.
En Criterios escribe "Terror". Luego
ejecuta la consulta y haz click en S en
la ventana de aviso que aparece.
Si casualmente tenas abierta

la tabla, vers que las filas correspondiente a las pelculas de
terror han sido marcadas como eliminadas. La prxima vez que abras esta
tabla, ya habrn desaparecido completamente y para siempre.
Puede darse el caso de no poder eliminar los datos, debido a que estos
estn bloqueados. En ese caso, basta-
Resumiendo...
1 Nuevo 3 Vista Diseo 3 Doble click en DVDs 3 Doble click en
"Gnero"
2 Consulta 3 Consulta de eliminacin 3 Criterios 3 Escribir: "Terror"
3 Ejecutar consulta 3 S
3 Observar filas eliminadas
Crear tablas nuevas

mediante una consulta
Tras tanto comportamiento destructivo, es agradable presentar
una consulta que hace justamente lo opuesto: crear nuevas
tablas basndose en los datos
de las ya existentes y los criterios de la propia consulta. As
puedes obtener tablas con solo la informacin que te interese, trabajar en ellas,
modificarlas, etc. sin afectar a la original.
Para crear una consulta de creacin de tablas lo nico que necesitas hacer es abrir una consulta
que te interese que exporte sus resultados
a una nueva tabla. Supn que quieres
tener la lista de las pelculas entre 100
y 120 minutos (del apartado de consultas con parmetros) para ir vindolas
el gnero. Al final vers un aviso que te

indica que vas a crear una nueva tabla
con varias filas. Haz click en S.
al medioda, durante las dos horas de la

comida. Abre la consulta "Seleccin de
pelculas por duracin" en modo diseo.
Haz click en Consulta y en Consulta de
creacin de tabla. Aparecer el cuadro
de dilogo de la figura.
Escribe un nombre para la nueva

tabla en la casilla central y luego
haz click en Aceptar. Ejecuta la
consulta normalmente, introduce la
duracin mnima y mxima, as como
pueden resultar
infinitas y en todos
los casos puedes generar una tabla de
resultados, simplemente mediante la
activacin de la entrada Consulta de
creacin de tabla.
Aqu puedes comprobar el resultado en tu tabla nueva, realizada sta a partir de una consulta
y los datos provinientes de otra tabla.
Las combinaciones entre consultas
Resumiendo...
1 Abrir "Seleccin de pelculas por duracin" 3 Consulta 3 Consulta de
creacin de tabla
2 Escribir nombre 3 Aceptar 3 Ejecutar consulta 3 S

3 Abrir nueva tabla 3 Observar resultados
N 136
136_50_59_Curso.indd 15
r con que cierres la base de datos y

vuelvas a abrirla de nuevo para que se
reinicien los valores.
59
29/12/05 09:54:21
Curso
Formularios
Ya lo has aprendido entregas anteriores: una base de datos se utiliza para guardar, obtener e introducir
informacin en el ordenador. Pero a partir de ahora ya no tendrs que escribir tus datos directamente
en las tablas correspondientes. Llega el momento de pasar al nivel siguiente: los formularios.
Gua del curso

PC Today n 132
4. Consultas, I

PC Today n 136
PC Today n 137
PC Today n 138
PC Today n 139
6. Formularios
7. Informes
52
137_52_59_Curso Access.indd 1
l diseo de formularios
tiene mucho que ver
con el de las interfaces
de los programas. De
hecho, en sentido estricto, un
formulario es la interfaz personalizada para una tabla de una
base de datos. Por este motivo vers que la mayor variedad de elementos la encontrars en los formularios, con decenas de controles
y elementos, cada uno de ellos a su
vez con decenas de propiedades.
Y esta variedad se debe a que los
formularios deben ser totalmente
flexibles. Estos sustituyen a las tablas
que ya ests acostumbrado a utilizar,
y sus elementos se llaman controles.
Bsicamente se trata de todos los elementos con los que puedes tropezarte
comnmente durante el uso de Windows: cuadros de lista, cuadros desple-
gables, botones, casillas de texto, botones de opcin, casillas de verificacin,

pestaas, etc. Pero tambin puedes
disponer de un completo reproductor
multimedia, ficheros de vdeo y audio,
controles de conexin a Internet... En
resumen, todo lo que puedes imaginar
para cubrir el amplio espectro que representa la introduccin de informacin en una base de datos.
www.pctoday.es
10/1/06 16:01:56
El Asistente de formularios
Los formularios tiene un enorme componente de diseo y numerosas opciones disponibles, con lo que la mejor
forma de comenzar es con la ayuda del
asistente de formularios, para que veas
lo que es posible. Luego editars el formulario generado por el asistente para
ver los elementos que lo componen.
En el prximo paso dispones de

la posibilidad de elegir un diseo
para tu formulario, que amenizar el aspecto grfico del mismo. En esta
ocasin selecciona Expedicin de la lista
y luego haz click en el botn Siguiente.
Con los botones de la flecha y

la lnea vertical puedes ir directamente al primer o ltimo registro de la base de datos. Esto
resulta especialmente ventajoso cuando la base de datos es
muy extensa.
Abre la base de datos que has estado utilizando a lo largo del curso.
Luego haz click en Formularios
en la ventana principal y un doble click
en Crear un formulario utilizando el
un registro hacia atrs o adelante y se

desactivan respectivamente cuando
ests al principio o final.
Finalmente, con la casilla central puedes dirigirte directamente al registro con el nmero
que escribas. Por ejemplo, si introdu-
10
Cuando termines las pruebas, cierra el formulario

con un click sobre el aspa.
Notars que, en esta ocasin no hay
pregunta sobre si quieres guardar los
cambios. Esto se debe a que ya se guardaron directamente durante la creacin

del formulario. El nuevo formulario estar disponible
Para terminar escribe un nombre para el formulario en la

casilla Qu nombre desea
aplicar al formulario? Escribe "Actores bsico", activa la entrada Abrir
el formulario para ver o introducir
informacin y haz click en Finalizar.
ces "150" irs directamente el registro

nmero 150. En esta casilla tambin
puedes ver en qu registro te encuentras actualmente. Al final, a
la derecha, tienes el nmero
de registros total de la base de datos.
En cuanto al botn con la flecha y el
asterisco, sirve para agregar un nuevo
registro al final.
Resumiendo...
1 Abrir base de datos 3 Formularios 3 Crear un formulario utilizando el
asistente. Aparecer el asistente para formularios. Selecciona la tabla "Actores" en

la lista Tablas/Consultas.
Aunque en el caso de las consultas en este paso elegas alguno

de los campos que te interesaran, lo habitual en los formularios es
seleccionar todos los campos disponibles, precisamente porque sirven para
introducir datos. No es muy frecuente
que no quieras introducir informacin
en algn campo. As que haz click en
el botn con
el doble signo
>> para pasar todos los
campos a la
derecha. Luego haz click
en Siguiente.
Y ahora vers para qu sirve un

formulario. Es una forma ms
elegante, esttica y eficiente para introducir datos. En lugar de utilizar
la anodina tabla de datos, puedes crear
la interfaz que ms te convenga para
cada caso, destacando aquellos campos
que necesites ms o incluso escribiendo
pequeas pistas o instrucciones para la
introduccin de informacin. De esta
forma cualquiera puede utilizar la base
de datos sin conocer su estructura interna, porque una interfaz de este tipo
es fcil de manejar y de comprender.
2
3
4
5
6
7
8
9
10
asistente 3 Tablas/Consultas 3 "Actores"

Click en >> 3 Siguiente
Justificado 3 Siguiente
Expedicin 3 Siguiente
Escribir "Actores bsico" 3 Finalizar
Observar resultado
Probar botones Anterior/Siguiente
Probar botones Primero/ltimo
Probar casilla 3 Probar botn Nuevo registro
Cerrar formulario
Las cuatro distribuciones

Hay cuatro formas principales en
las que el asistente para formularios
distribuye los elementos en pantalla.
No se mencionan aqu Tabla dinmica, ni Grfico dinmico, porque
se vern ms adelante en el curso
y, adems, ofrecen funciones muy
avanzadas que no se suelen utilizar
con frecuencia.
Llegars a la seleccin de
distribucin de la informacin. En el cuadro "Las
cuatro distribuciones para los
formularios" tienes las cuatro variantes ms habituales, aunque en
este caso selecciona Justificado.
Luego haz click en Siguiente.
En columnas. Esta distribucin

coloca los diferentes campos uno
encima de otro, cada uno son su
tamao correspondiente.
Tabular. En este caso los campos
se colocan en filas, y estas filas se
alinean verticalmente en una serie
de columnas iguales.
Hoja de datos. Esta vista es idntica

a la hoja de datos estndar que puedes ver en las tablas, de modo que no
se suele utilizar a muy menudo por su
escasa utilidad.
Justificado. Aqu tienes una distribucin que aprovecha el espacio
de las casillas al mximo y que es
la ms habitual, porque ofrece un
diseo ms claro.
En la parte inferior
dispones de diversos controles que
te permiten navegar por
los campos de la tabla.
Los botones con las flechas simples te facilitan
la tarea de desplazarte de
N 137
53
10/1/06 16:01:59
Prctico
Herramientas y propiedades,
editar un formulario
Aunque ms adelante vers la creacin
de un formulario desde cero, es mucho
mejor utilizar el asistente de Access para poner en marcha el esqueleto y luego retocarlo. Esta forma de proceder es
ms rpida y eficiente que un diseo
desde el principio, porque te ahorras
asociar todas las propiedades de los
diferentes elementos. Adems, puedes
aprender mucho de un formulario ya
creado, simplemente observando lo que
ha hecho el asistente. A continuacin
conocers las posibilidades de que dispones para la edicin de un formulario
y estos conocimientos podrs aplicarlos
tambin en la creacin de uno.
Trabajars sobre un formulario

para la tabla "DVDs", que debers crear primero. Haz un doble
click en Crear un formulario utilizando el asistente, selecciona la tabla
Este es el diseo resultante.

Como puedes ver, no es lo mismo introducir los datos en este formulario, que en la propia tabla,
especialmente cuando tienes muchos
registros que escribir. Los formularios
"DVDs" en la lista Tablas/Consultas y

pulsa sobre el botn >> para seleccionar todos los campos de la tabla. Luego
Elige la entrada Justificado

del prximo cuadro de dilogo
y pulsa de nuevo sobre el botn
Siguiente. Selecciona Expedicin
como diseo y haz click en Siguien-
Si en algn momento desplazas un elemento sin querer o bien lo arrastras sin

su correspondiente etiqueta o campo,
puedes deshacer esta accin simplemente pulsando sobre Ctrl+Z.
Comienza por el campo "Estante".

Como puedes ver ocupa todo el
ancho del formulario y esto no es
necesario ya que slo contendr un nico
dgito, con el nmero del estante en que
se encuentra la pelcula. Motivo por el
que lo vas a colocar a la derecha de la casilla "Extras". Haz click sobre el nombre
del campo y vers que se selecciona tanto
10
Ahora vers que, aunque

el formulario se expanda
automticamente, no se
encoge de la misma forma y debers
hacerlo a mano. Haz click sobre el borde derecho del formulario hasta que el
Si has empleado el ratn para

mover la casilla, puedes ajustar
la posicin con mayor precisin
utilizando en esta ocasin las teclas
de los cursores. Esto, sin embargo,
mueve los elementos situados sobre
una rejilla de alineacin que tiene
predefinida Access 2003 y no siempre
terminan por coincidir los objetos
que has creado. As que pulsa Ctrl y

ahora las teclas de cursor desplazarn
los elementos de pxel en pxel con la
mxima precisin. Termina de ajustar
el campo correctamente.
en qu lugar se sitan los elementos con
respecto a la totalidad del formulario.
Sin embargo, vers que tambin

la etiqueta de texto del campo
(llamada tambin "Estante" es
demasiado ancha. Repite la operacin
con su marco, hasta ajustarla al mismo
ancho que el campo de texto.
Consejo
son ms estticos y le facilitan mucho el
trabajo a todos aquellos que no tienen
costumbre de trabajar con la rejillas de
una base de datos u hoja de clculo. Sin
embargo, el asistente no es perfecto y
hay muchos elementos que puedes retocar para mejorar el formulario. Utiliza
Ver y Vista Diseo para pasar al modo
de diseo.
54
Ttulo y campo suelen ir vinculados, con lo que te resultar ms

sencillo moverlos juntos. Utiliza las
teclas de cursor para desplazarlos hasta el
lugar que hay a la derecha de "Extras".
Tambin puedes emplear el ratn, pero
en ese caso pulsa en alguna parte vaca
barra de desplazamiento inferior. Vers que el formulario se ha ampliado

automticamente para poder acoger
a la casilla en tu totalidad. Haz click
en el cuadrado negro central de la derecha y arrstralo hacia la izquierda,
hasta hacer coincidir los bordes de todos los elementos.
del formulario y haz click sobre el campo

"Estante". Sin soltar el botn, arrastralo
hasta su nueva posicin. Si no lo haces
as, movers ttulo y campo por separado.
Estira el borde inferior derecho

de la ventana de forma que puedas ver todo el formulario y parte
del borde del mismo. Esto es importante
para que puedas calibrar correctamente
te. Finalmente escribe el nombre de

la consulta: "DVDs para editar" y haz
click en Finalizar.
este, como su ttulo (en color marrn y

con otra tipografa).
cursor se convierta en una doble flecha

y arrastra el borde hacia la izquierda
todo lo que sea necesario.
11
Repite la misma operacin

con la casilla "Web", colocndola a la derecha de la
lista "Ubicacin". En esta ocasin debers encoger el formulario vertical-
Como puedes ver, el campo de

texto se sale por el margen derecho del formulario y va ms
all que todos los dems controles del
mismo. Para corregirlo, desplaza el
formulario hacia la izquierda con la
mente, porque te sobrar espacio en la

parte inferior de la ventana tras quitar
el elemento. En la figura puedes ver el
resultado final.
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Curso
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Despus an quedan algunos detalles que puedes

arreglar con la misma tcnica y es que los campos de una misma
lnea estn adyacentes, lo que induce un
tienen. As que localiza la barra de

herramientas. Si
no est visible emplea el men Ver y
Cuadro de herramientas.
Como puedes ver, la variedad es enorme y esto te da una idea de lo complejos

que pueden llegar a ser los formularios
y la cantidad de funciones que tienes a
tu disposicin para controlar la entrada
de informacin en la base de datos.
17
Como puedes ver, en el

cuadro de dilogo hay cinco pestaas con los ttulos
correspondientes a Formato, Datos,
Eventos, Otras y Todas. En cada una
de ellas tienes toda una serie de entra-
14
poco a la confusin. As que sepralos
un poco entre s, estirando sus bordes
derecho o izquierdo de forma correspondiente. No te olvides de los bordes de
las etiquetas.
13
A continuacin conocers
las herramientas disponibles para la edicin de tus
formularios. Aunque no las emplears
de forma activa hasta la prctica de la
creacin desde cero, es importante que
sepas que existen y qu funciones con-
Prcticamente todos los

elementos de la misma te
resultarn familiares, ya
que se trata, ni ms ni menos, de los
controles tpicos de Windows. Tienes,
por ejemplo, las etiquetas, que ya conoces del formulario actual (estn en color marrn y contienen
el nombre del campo). Luego tienes el
cuadro de texto, que es el que se utiliza principalmente para introducir los
datos en la base.
15
Si pasas el cursor por encima de los diferentes botones, se desplegar una ayuda emergente que te indica la funcin
de cada uno de ellos. El ltimo, con una
llave inglesa y un martillo, se llama
Ms controles Haz click sobre l. Se
desplegar una enorme lista de controles adicionales que puedes utilizar para
construir tus formularios.
"Ubicacin". Luego emplea la combinacin de teclas Alt+Entrar para

abrir las propiedades de ese control.
Aparecer una ventana como la de la
figura anterior.
16
Para terminar este apartado, a continuacin se

presentan las propiedades
de los controles de una forma breve
(tambin los vers algo ms extensamente en el prximo ejercicio). Haz
click, por ejemplo, en la casilla de
das que controlan el funcionamiento

del control cuyas propiedades ests
viendo. Como resulta fcil deducir,
al pulsar en Todas aparecen las propiedades de las otras cuatro pestaas,
para que no necesites que conmutar
de una a otra cuando tengas algo de
prctica. Cuando termines de verlas,
cierra el cuadro de propiedades con
un click en el aspa.
Resumiendo...
1 Doble click en Crear un formulario utilizando el asistente 3 DVDs 3 >>
2
3
4
5
6
7
8
9
3 Siguiente
Justificado 3 Siguiente 3 Expedicin 3 Siguiente 3 Escribir: DVDs
para editar 3 Finalizar
Observar formulario 3 Ver 3 Vista Diseo
Estirar ventana
Click en "Estante"
Desplazar control con teclas del cursor
Ajustar control con teclas del cursor (opcional)
Encoger cuadro de texto
Encoger cuadro de etiqueta
10
11
12
13
14
15
16
17
Encoger formulario
Desplazar "Web" 3 Encoger "Web" 3 Encoger formulario
Ajustar anchura de los campos
Localizar barra de herramientas 3 (opcional) Ver 3 Cuadro de herramientas
Observar elementos de la barra de herramientas
Ms controles 3 Observar opciones disponibles
Click en "Ubicacin" 3 Alt+Entrar
Click en pestaas Formato, Datos, Eventos, Otras y Todas 3 Cerrar
cuadro
Disear un nuevo formulario

desde cero
datos. Antes, sin embargo, haz una copia de seguridad de tu base de datos,
por si acaso.
Es necesario insistir una vez ms,

a pesar de que a continuacin
crears un formulario desde cero, es mejor aprovechar el trabajo que
puede adelantarte el uso de un asistente
de Access. Slo si crees que las modificaciones sern ms extensas que comenzar desde un formulario en blanco,
se justifica este paso. As que haz un

doble click en Crear formulario en la
vista Diseo.
Lo primero es decidir sobre qu

tabla debe trabajar el formulario,
para que este sepa en dnde ha
de guardar los datos que introduzcas.
Haz click con el botn derecho del ratn
N 137
Haz click en la casilla de la primera entrada de la lista, que

tiene el nombre Origen del
registro, y luego despliega la lista.
Selecciona la tabla "DVDs" que per-
El proceso de diseo manual de un

formulario puede ser extremadamente
complejo, debido a las cientos de opciones disponibles. En este caso realizars una prctica sencilla y bastante
"lineal" por denominarlo de alguna
forma. Es decir, sin apartarte mucho
en las posibles opciones disponibles.
Sin embargo te recomendamos que,
cuando termines la prctica, experimentes libremente con los formularios y sus posibilidades, ya que estos
sern la "cara externa" de tu base de
sobre la barra de ttulo de la ventana

y selecciona la entrada Propiedades.
Luego haz click en la pestaa Datos.
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Prctico
14
Asegrate
de que en el
Cuadro de
herramientas est activado el botn Asistentes
para controles. Su icono es una pequea varita
mgica y el hecho de que
est activado te ayudar
cuando insertes controles
nuevos en un formulario.
tenece a ella. Luego cierra la ventana

de propiedades del formulario con un
click sobre el aspa de la esquina.
Generalmente esto hace que

aparezca una ventana con los
campos disponibles. Si no es as,
actvala con un click sobre Ver y otro
sobre la entrada
Lista de campos. La lista de
los campos es
imprescindible
para trabajar
ms deprisa.
Arrastra el campo "Ttulo" sobre la superficie del formulario

y suelta el botn del ratn. Deja
dos cuadros libres en la parte superior, ya que ms adelante colocars
un ttulo aqu para el formulario. Si
es necesario, estira el formulario has-
ta donde consideres. Se generoso. Algo

similar a lo que puedes ver en la figura ser suficiente.
Uno de los elementos ms importantes es, sin duda el ttulo del

DVD. De modo que colcalo bien
alineado en la parte superior y estira
la casilla de forma que puedas escribir
ttulos largos, si fuera necesario. Para
arrastrarlo mueve el ratn por encima

del control hasta que el cursor se convierte en una mano. Luego haz click y
arrstralo hasta donde quieras.
Acto seguido estira el borde derecho de la casilla "Ttulo" hasta

la ltima lnea de la rejilla que
puedes ver en pantalla, dejando algo
de espacio en la derecha del formulario. As podrs escribir ttulos largos sin
problemas.
56
Luego arrastra el campo "idDVD"

al formulario y ajstalo delante del ttulo. Agrega tambin al
protagonista debajo, el ao, la distribuidora, la duracin y el gnero. De mo-
mento coloca todos estos de elementos

de forma provisional, ya que enseguida
los ajustars.
Con frecuencia, al colocar un

campo sobre el formulario, la
etiqueta y la casilla de texto aparecern demasiado separadas, algo que
puedes corregir fcilmente. Haz click en
la etiqueta de texto y vers que aparece
un cuadrado negro ms grande, en la

esquina superior izquierda. Arrstralo
con el ratn y podrs mover solamente
la etiqueta, sin desplazar tambin la casilla de texto. El cursor se transformar
en una mano con el ndice extendido, a
diferencia del cursor de mano sin ndice,
que arrastra a los dos elementos a la vez.
10
Una vez colocados todos los

campos en el lugar que te
parezca ms apropiado y
estirados los controles de texto de forma
que se adapten a los datos que deben
contener, la distribucin debera parecerse a la de la imagen.
11
Aade ahora todo el resto

de campos que faltan de
la tabla hasta completar el
formulario y permitir la introduccin
o edicin de cualquiera de los campos
de "DVDs". Cuando termines, ajusta el

tamao del formulario de forma apropiada, estirando sus bordes. El resultado
del ejercicio est en la figura.
12
Si quieres probar el formulario, este es el momento oportuno. Haz click

en el aspa para cerrarlo, despus en S
y luego escribe "Edicin DVDs" como
ttulo. Pulsa en Aceptar y abre el formulario de nuevo con un doble click.
Muvete por los campos y observa qu
tal quedan.
15
Haz click en el botn Etiqueta (el primero de todos) y luego pulsa sobre
la zona vaca en la parte superior del
formulario y estira un rectngulo que
debe llegar a ocupar la mayor parte

del espacio disponible. Aparecer
una caja de texto.
16
13
Algunos detalles saltan a

la vista, por ejemplo, el
campo de "Duracin" es
demasiado largo y un texto "minutos"
detrs del mismo no vendra mal. Adems an falta el ttulo del formulario,
que para eso dejaste el espacio vaco
en la parte superior. Haz click en el
botn Vista de la barra de herramientas para volver al modo de diseo. No

es necesario que lo despliegues, un
simple click basta.
Escribe
como
nombre "Coleccin de
DVDs" en ella y pulsa sobre el botn
Entrar. Ahora haz click con el botn
derecho sobre la etiqueta del mismo
y selecciona la entrada Propiedades.
Activa la pestaa Formato para pro-
ceder a cambiar el aspecto externo

que ofrece el texto.
17
Ahora haz click en Color

de texto y elige un color
tras pulsar sobre el botn
con los tres puntos (). Por ejemplo, rojo intenso. Luego haz click en
Aceptar. Pasa ahora a Tamao de la
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Curso
cuadro de dilogo correspondiente a

las propiedades.
fuente, despliega la lista adjunta y selecciona un tamao de 24.
18
Despliega Espesor de la
fuente y selecciona Negrita. Luego despliega
Alineacin del texto y elige Centro.
Con este ltimo paso ya has terminado el cambio de formato de la etiqueta
de ttulo y puedes proceder a cerrar el
19
Haz click con el botn derecho del ratn en algn

lugar vaco del formulario,
selecciona Color de fondo o Relleno
y elige un tono naranja. En realidad,
puedes aplicar un color de fondo para
cada control que hayas colocado en el
formulario con slo un click con el botn derecho del ratn sobre el mismo y
repitiendo este proceso.
20
Si quieres, altera los formatos del formulario como

mejor te parezca. Cuando
termines, cierra el formulario, guarda
los cambios y asgnale el nombre de:
"Edicin DVDs". El resultado del ejemplo ha sido el de la figura.
Resumiendo...
1 Crear formulario en vista Diseo
2 Botn derecho del ratn en barra de ttulo 3 Propiedades 3 Datos
3 Origen del registro 3 Desplegar lista 3 seleccionar "DVDs" 3 Cerrar
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
ventana
(opcional) Ver 3 Lista de campos
Arrastrar "Ttulo" sobre el formulario
Desplazar control
Estirar ttulo
Arrastrar "iDVD", "Protagonista", "Ao", "Distribuidora", "Duracin" y
"Gnero" al formulario
(opcional) Corregir posicin etiquetas
Ubicar todos los campos
Aadir resto campos 3 Ajustar tamao formulario
Cerrar formulario 3 S 3 Escribir: Edicin DVDs 3 Aceptar 3 Abrir
17
18
19
20
Formatos y formatos
condicionales
Aunque ya has aplicado algn formato
al formulario que has creado, Access
2003 dispone de opciones mucho ms
potentes que solamente las de cambiar
el color de fondo o la tipografa a utilizar: los formatos condicionales, que
varan en funcin de las circunstancias
y los datos.
Abre el formulario "Edicin DVDs"

en modo diseo para agregar los
cambios variables de formato. Luego haz click con el botn derecho del ratn sobre el campo Duracin y selecciona la entrada Formato condicional. Se
abrir un cuadro de dilogo algo especial
que te permite determinar hasta tres condiciones de formato diferentes, adems de

la predeterminada, que se aplica cuando
no se cumple ninguna de las tres condiciones especificadas.
Inicialmente slo ves el estado

normal y la primera condicin,
aunque esta est desactivada.
As que aade algo de "vida" a la casilla de duraciones, haciendo que esta
formulario 3 Probar
Ver defectos 3 Vista
Verificar si el asistente para controles est activado
Etiqueta 3 Estirar un rectngulo en la parte superior
Escribir: Coleccin de DVDs 3 Entrar 3 Botn derecho del ratn en
etiqueta 3 Propiedades 3 Formato
Color de texto 3 3 Elegir color 3 Aceptar 3 Tamao de la fuente 3
24
Espesor de la fuente 3 Negrita 3 Alineacin del texto 3 Centro 3
Cerrar cuadro de dilogo
Click en lugar vaco con botn derecho del ratn 3 Color de fondo o
relleno 3 Elegir naranja
(opcional) Cambiar el resto de formatos 3 Cerrar formulario 3 S 3
Es-cribir: Edicin DVDs 3 Aceptar
cambie de color en funcin de su valor.

Haz click en el botn de Negritas (la
N) de Condicin 1. Luego pulsa sobre
la flecha del icono del cubo de pintura
para desplegar el cuadro de dilogo de
seleccin de colores. Elige el verde brillante con un click.
Ahora debes indicar la condicin que quieres que se cumpla

para que se aplique este formato. En la primera lista selecciona El
valor del campo es, en la central
elige "menor que" y en la casilla de la
derecha escribe 120. Es decir, las pelculas de menos de dos horas sern
mostradas en texto negro, en negrita,

sobre fondo verde.
Haz click en Agregar para aadir

una nueva condicin de formato.
El cuadro de dilogo se ampla
con una nueva fila llamada Condicin
2. Ahora marcars todas las pelculas
entre 2 y 3 horas como naranja. As que

pulsa sobre el botn de negrita, despliega el selector de color de fondo y elige
un naranja intenso.
5
N 137
Rellena la fila de condiciones

con El valor de este campo es,
luego despliega la lista central y
elige "entre". Finalmente escribe 120 en
la primera casilla de texto y 180 en la
57
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Prctico
segunda. De nuevo haz click en Agregar para aadir la tercera condicin.
Por ltimo, como ya puedes imaginar, las pelculas de ms de tres

horas sern marcadas en rojo,
pero con texto blanco (el negro no se
distingue demasiado bien sobre el rojo).
De modo que haz click en el botn de
negritas, selecciona un rojo intenso de
fondo y luego despliega el selector de
color de texto (justo a la derecha del
anterior) con un click sobre la flecha.
Elige el color blanco.
Ya slo te queda determinar la

condicin correspondiente a
tu entrada en la base de datos.
Igual que antes, selecciona El valor
del campo es en la primera lista que
Naturalmente querrs probar el

cambio, de modo que haz click
sobre el botn Vista en la Barra
de herramientas para
conmutar a la vista de formulario. Desplzate por los
registros con ayuda de las
flechas inferiores y observa
cmo cambiar el color de la
casilla en funcin de la duracin. Cuando

son muy cortas brilla en verde y cuando
son muy largas, en rojo.
Resumiendo...
1 Abrir "Edicin DVDs" 3 Botn derecho del ratn en "Duracin" 3
Formato condicional
aparece. En la central elige la entrada

"mayor que" y escribe 180 en la casilla de texto de la derecha. Con ello has
terminado y ya puedes pulsar sobre el
botn Aceptar.
2 Negrita 3 Desplegar selector de color de fondo 3 Elegir color verde

brillante
3 El valor de este campo es 3 Menor que 3 Escribir: 120

4 Agregar 3 Negrita 3 Desplegar selector de color de fondo 3 Elegir
naranja
5 El valor de este campo es 3 Entre 3 Escribir: 120 3 Escribir: 180 3

Agregar
6 Negrita 3 Desplegar selector de color de fondo 3 Elegir naranja 3
Selector de color de texto 3 Elegir blanco
7 El valor de este campo es 3 Mayor que 3 Escribir: 180 3 Aceptar
8 Vista 3 Probar diferentes registros con las flechas
Efectos especiales
Pero no son los colores lo nico que
puedes cambiar en tus formularios para hacerlos ms atractivos visualmente.
Access 2003 dispone de algunos "efectos
especiales" que, aunque parezca algo
altisonante, no deja de ser cierto. Con
ellos puedes redondear an ms el aspecto de la interfaz que vern las personas que inserten informacin en tu
base de datos.
Si an ests en vista de datos, pasa

a la vista de diseo con un click sobre el botn Vista de la barra de herramientas. Ahora desactiva la cuadrcula
para poder apreciar mejor el efecto. Para
ello haz click
con el botn
derecho del
ratn sobre el
formulario y
selecciona Cuadrcula. Si necesitas volver a activarla, repite este proceso.
Elige el primero y observa los

cambios que produce en la lista
"Ubicacin". Luego elige el segundo y as sucesivamente. Probablemente, el ms utilizado sea el efecto de
sombra (el central de la fila inferior).
Adems del efecto predeterminado

de sombra negra de que dispone
Access 2003, puedes crear el tuyo
personalizado, en los colores que necesites. La utilizacin de algunas funciones
58
No necesitars la nueva etiqueta,

de modo que haz un click sobre
ella y luego pulsa sobre Supr en
el teclado para borrarla. El resultado
que obtienes son dos listas "Ubicacin"
completamente idnticas.
Arrastra ahora
la nueva lista
sobre la otra,
dejndola ligeramente desplazada tanto por la parte
inferior como por la derecha.
Haz click con el botn derecho del

ratn sobre la lista que est "encima" y selecciona un rojo intenso
en la entrada Color de fondo o Relleno.
Este ser el de la "sombra personalizada".
Claro que, para ser una sombra,

debera estar "debajo" de la lista
"Ubicacin" original. Esto, sin
embargo, tiene fcil arreglo en Access
2003, ya que puedes controlar el orden
vertical de los controles que colocas en
un formulario. Abre el men Formato y
haz click en Enviar al fondo. Ya tienes
tu sombra "artificial" en color rojo lista.
Tal vez tengas que ajustarla un poco con
Ctrl+cursores,
para afinar su
posicin, pero
esto depende del
gusto de cada
usuario.
Resumiendo...
Ahora haz click con el botn

derecho del ratn sobre la lista
"Ubicacin" y selecciona la entrada Efecto especial. Se desplegar
una pequea ventana adicional en el
men contextual con seis efectos.
Duplicar del men Edicin. Esto crear

un duplicado tanto de la lista como de su
etiqueta de ttulo, justo debajo del actual.
1
2
3
4
5
de edicin y un pequeo truco lo conseguirn. Haz click en la lista "Ubicacin" y luego
selecciona la entrada
Vista 3 Click botn derecho del ratn 3 Cuadrcula

Click botn derecho del ratn en "Ubicacin" 3 Efecto especial
Elegir los efectos uno a uno y probarlos
Click en "Ubicacin" 3 Edicin 3 Duplicar
Click en la etiqueta 3 Supr 3 Arrastrar nueva lista hasta superponerla desplazada
6 Click botn derecho del ratn 3 Color de fondo o relleno 3 Rojo
7 Formato 3 Enviar al fondo 3 (opcional) Ajustar posicin con
Ctrl+cursores
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Curso
Fotos e imgenes
Una base de datos moderna no slo admite textos y nmeros, sino que permite
almacenar todo tipo de datos, incluso
multimedia, como sonido e imgenes.
Pero sin ir demasiado lejos en esta funcionalidad cuntas veces has echado
de menos una foto de la cartula junto
al DVD desde que comenzaste el curso?
Pues eso est hecho. Vamos a insertar
imgenes en la base de datos.
hasta conseguir un orden similar al

de la figura. Como vers ha quedado
un hueco limpio a la derecha, donde
puedes insertar las imgenes correspondientes a las cartulas.
el cuadro de dilogo de propiedades con

un click sobre el aspa.
Despus haz un doble click sobre

el recuadro que acoger la imagen y pulsa sobre la pestaa Datos, para indicarle a Access de dnde se
obtendrn las imgenes. Despliega Origen del control y selecciona el campo
Si an tienes abierto el formulario de antes, cirralo para

guardar los cambios y brelo de
nuevo en modo diseo. Es obvio que en
su estado actual no hay mucho espacio
Antes de poder colocar fotos,

sin embargo, debes preparar la
tabla correspondiente para ello.
De modo que abre la tabla "DVDs" en
modo diseo y aade un campo al fi-
para colocar una cartula, de modo que

tendrs que reorganizar los elementos
del formulario un poco.
Pero no temas, es ms sencillo de

lo que crees. Haz click con el ratn
en un punto vaco por encima de
la esquina superior derecha de "Idiomas"
y arrastra el ratn (y un marco que apa-
rece) hasta englobar todos los controles a

mover. Cuando sueltes el ratn, todos los
elementos quedarn marcados.
Ahora haz un doble click sobre

la etiqueta llamada "OLEdependiente27:" o similar. Aparecer
la ventana de propiedades. En la casilla
Ttulo escribe: "Cartula". Luego cierra
nal que sea del tipo Objeto OLE. Luego cierra la tabla de nuevo y guarda
los cambios.
Vuelve al formulario y haz click

en el botn Marco de objeto,
que es el dependiente del cuadro de herramientas. Luego pincha
con el ratn y estira un rectngulo en
la zona libre del formulario para que

contenga la cartula. Ahora procede
a ajustar directamente la proporcin
correcta de forma aproximada.
Ahora puedes reubicar el grupo

completo arrastrndolo con el
ratn a donde quieras. Repite
esta tcnicas las veces que sea necesario con los elementos apropiados,
10
La imagen aparecer en
pantalla al cabo de unos
segundos. Es posible que
sea demasiado grande o, como en el
ejemplo, demasiado pequea para el
espacio que tiene reservado. Pero esto
tiene solucin sencilla que no implica
que edites la imagen en un programa
de retoque fotogrfico.
"Cartula". Luego cierra el cuadro de

dilogo de propiedades.
Haz click en el botn Vista para

pasar al modo de datos. Es necesario que tengas disponibles
las cartulas en algn formato grfico
apropiado para Access, como puede ser
BMP. Una vez
que tengas el
primer registro a la vista,
haz click sobre el campo
nuevo para
la cartula.
Aparecern los cuadros de seleccin indicando que el campo est activo.
11
Haz click con el botn

derecho del ratn sobre
la imagen y selecciona la
entrada Propiedades. En la pestaa
formato busca la entrada Modo de
cambiar de tamao y selecciona la
Para insertar una imagen emplea

el men Insertar y la entrada Objeto. En el cuadro de dilogo que
se abre selecciona Crear desde archivo y
haz click en Examinar para localizar el
fichero en el disco. Cuando lo encuentres,
haz click en Aceptar en dos ocasiones.
opcin Extender. Cierra la ventana de
propiedades y el problema se habr resuelto con un ajuste perfecto.
Resumiendo...
1
2
3
4
Cerrar formulario 3 Guardar cambios 3 Modo diseo

Crear marco con el ratn alrededor de controles
Arrastrar grupo a nuevo lugar 3 Redistribuir
Tablas 3 "DVDs" 3 Diseo 3 Agregar campo Objeto OLE 3 Cerrar tabla
3 Guardar cambios
5 Volver al formulario 3 Crear marco de objeto dependiente 3 Estirar el
rectngulo
6 Doble click en etiqueta 3 Ttulo 3 Escribir: Cartula 3 Cerrar cuadro
7 Doble click en control 3 Datos 3 Origen del control 3 Cartula

8 Vista 3 Click en control
9 Insertar 3 Objeto 3 Crear desde archivo 3 Examinar 3 Buscar fichero
3 Aceptar 3 Aceptar
10 Ver imagen importada

11 Click con botn derecho del ratn en imagen 3 Propiedades 3 Modo de
N 137
cambiar de tamao 3 Extender 3 Cerrar cuadro
59
10/1/06 16:02:19
Curso
Presenta tus informes
Ha llegado el momento de obtener informacin de tu base de datos, pero no slo en pantalla, sino bien
impresa, en papel y a todo lujo. Los informes de Access permiten que disees la forma en que quieres ver
tus datos en papel de la forma ms personal y no necesariamente difcil.
Gua del curso

PC Today n 132
4. Consultas, I

PC Today n 136
PC Today n 137
PC Today n 138
PC Today n 139
6. Formularios
7. Informes
48
n la entrega anterior del

curso viste cmo funcionan
los formularios y cmo representan la mejor forma
para introducir datos en la base de
datos. Los informes son lo mismo
que los formularios, pero para la
salida de datos en forma impresa.
Tambin puedes disearlos con todo lujo de detalles, elementos grficos, formatos condicionales, etc.
El sentido principal de los informes
es presentar la informacin de mane- Los informes se pueden utilizar para prera que sea ms comprensible o que sentar los datos de casi cualquier forma.
aparezca filtrada, tan slo con los datos co que debes hacer es crear un informe
una sola vez con todos los datos en el luque sean relevantes para la ocasin.
Debido a la gran flexibilidad que pre- gar apropiado y ya puedes utilizarlo con
sentan los informes, puedes utilizarlos cualquier tabla o base de datos.
Todo con un esfuerzo nico por tu
para prcticamente cualquier propsito,
como por ejemplo imprimir en formula- parte: la creacin inicial del formularios estndar de la Seguridad Social, de rio. Y este esfuerzo es ms de diseo
Hacienda, solicitudes, becas, etc. Lo ni- que de otro tipo.
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25/1/06 10:07:33
El Asistente de informes
Como siempre en Access, la forma ms
sencilla de utilizar alguno de los apartados del programa es con ayuda de los
asistentes. Este tambin es el caso en
los informes. Aunque no dispongas de
todas las opciones de personalizacin
habituales, el asistente te gua rpidamente hacia la meta y, como inicio,
resulta un tutor excelente.
Una vez abierta la base de datos,

haz click en Informes, en la parte
izquierda de la ventana de tu base
de datos. Luego realiza un doble click
sobre Crear un informe utilizando el
puedes variar la importancia de cada

nivel de agrupamiento con los botones
de las flechas verticales que se han activado ahora mismo. Vers
que Protagonista est en
negrita, lo que significa
que ha sido seleccionado.
Haz click en Ttulo para
activarlo.
caso haz click en Ttulo en la lista de la

izquierda y luego sobre la flecha hacia
la derecha. Vers el resultado en la previsualizacin de la derecha y comprenders el cuadro de dilogo.
Ahora haz click en el

botn con la flecha
hacia abajo, que se
ha activado en el centro.
El resultado es que Ttulo
desciende en importancia y Protagonista sube, convirtindose en el nivel
de agrupamiento principal. Lo que acabas de hacer es reordenar los informes,
8
que ahora saldrn ordenados por el campo de
protagonistas, en lugar
de por el de ttulos.
asistente para iniciar el proceso. En la

primera ventana del asistente, debes elegir la tabla para la que quieres generar
un informe. En este caso elige "DVDs".
En realidad podras haber conseguido lo mismo

con un click sobre el
botn con la flecha hacia arriba, cuando tenas
seleccionado Protago-
ventana. As que selecciona Protagonista en la lista y haz click en el botn de la

flecha hacia la derecha. El resultado
lo tendrs en pantalla inmediatamente.
Informes parciales y la confidencialidad

Una base de datos puede
contener una gran diversidad de informacin, cuyo
destino no siempre sea la
misma persona. En una gran
empresa, por ejemplo, habr
personal autorizado a ver
salarios y otros que no lo
estn. Igualmente, los responsables de administracin
no debern tener acceso
Crear informes con slo una parte de los
a los datos cientficos del
datos preserva la confidencialidad.
laboratorio ni estos ltimos a
los de ventas.
de relevancia para la persona que
Por este motivo, aunque la base de
debe recibirlos.
datos conste de numerosas tablas
Y aunque no se trata de una cuesy cada tabla de muchos registros
tin de seguridad, los informes pary columnas, no todos son siempre
ciales tambin te pueden ayudar a
adecuados para todas las personas.
filtrar todos los datos que no te intePor este motivo, con los informes
resan para una determinada tarea,
parciales consigues filtrar automtiaunque tengas un nivel de seguridad
camente aquellos datos que resultan apropiado para verlos.
Como puedes ver, Ttulo es el

agrupamiento principal y Protagonista es el secundario.
Luego vienen todos los dems datos
que hayas seleccionado de la tabla
(todos, en este caso). Sin embargo,
cha que hay en el centro de la pantalla.

No obstante, en muchos casos solamente
querrs un informe parcial, que contenga parte de los datos (vase cuadro). Luego haz click en Siguiente.
En el prximo paso el asistente

te preguntar si quieres aadir
algn nivel de agrupamiento. En
realidad, tras esta curiosa formulacin
se encuentra la pregunta sobre si quieres
colocarle un ttulo al informe, agrupando
los datos en funcin del mismo. En este
N 138
Haz click en Siguiente para

avanzar. Esta vez te enfrentas a
la eleccin de cmo ordenar los
datos que aparecern en el informe
que quieres sacar por la impresora.
Tienes la posibilidad de seleccionar
hasta cuatro conceptos de ordenacin,
cada uno con una importancia algo
Los niveles de agrupamiento son

jerrquicos, lo que significa que
puedes agregar ms de uno y determinar quin es el ms importante y
cul menos. Aunque para el ejemplo no
necesitars mas que uno, el que ya has
aadido, vas a practicar con dos niveles,
para conocer mejor las funciones de esta
Ahora dispones de la posibilidad

de elegir los campos que quieres
incluir en el informe en la lista
Campos disponibles. Para el ejemplo
agrgalos todos, con un click sobre el botn con la doble flecha hacia la dere-
nista, en el paso 5. Sin embargo as

has visto cmo puedes seleccionar
los niveles de agrupamiento para reorganizarlos segn tu conveniencia.
Vuelve a subir el correspondiente a Ttulo hacia arriba y luego haz click en
Protagonista. Elimnalo con un click
sobre la flecha hacia la izquierda,
porque ya no lo necesitas.
49
25/1/06 10:07:37
Curso
llamada Casual
(la primera de la
lista) y despus
en el botn Siguiente.
menor que el anterior. Es decir, primero se ordenar por el campo que elijas
en la lista 1, luego por el de la lista 2 y
as sucesivamente.
Si despliegas la primera lista,

vers que el campo Ttulo no
aparece. Esto se debe a que es
un nivel de agrupamiento. Pero lo que
te interesa para este informe es ver el
ttulo, luego la distribuidora y finalmente el protagonista. As que despliega la lista 1 y elige Distribuidora.
Luego despliega la lista 2 y selecciona
el de Protagonista.
Detalle y resumen para obtener todos

los datos posibles u obtener solamente el resumen. Para el presente caso
no necesitars de los servicios de este
cuadro de dilogo. As que haz click
en Cancelar para volver a la ventana anterior y pulsa en Siguiente para
avanzar al prximo paso.
14
Por fin has llegado al final. Ahora slo necesitas

escribir un nombre apropiado para el informe. "DVDs por ttulo" parece adecuado. Luego haz click
12
Ha llegado el momento de
determinar la distribucin de
los datos en la hoja y dispones de seis opciones diferentes. Selecciona
Bloque con un click. Asegrate tambin
de que "Ajustar el ancho del campo de
forma que quepan todos los campos en
una pgina" est activado. Para el tipo de
informe que vas a generar, con bastante
en Finalizar y el informe
se abrir en pantalla.
10
Pero an no has acabado

con esta pantalla. En la
parte inferior hay un botn rotulado Opciones de resumen.
Haz click en l y vers una pantalla
16
Pero antes de
entrar de lleno
en el tema de la
edicin, debes saber cmo
manejarte mnimamente
a lo largo y ancho del informe que has generado. El
funcionamiento es similar
a cuando abres una tabla
en el modo de edicin. En
la parte inferior dispones
de los controles de flechas,
as como la casilla con las
pginas, que te permiten
15
Por ahora, el
resultado no parece gran cosa,
de hecho tiene un aspecto
bastante pobre y poco adecuado para presentrselo
a alguien como tu gran
columnas, haz click finalmente en Horizontal, para emplear las hojas de forma
apaisada. Luego pulsa Siguiente.
que seguramente te suena de cuando
viste las consultas. De hecho, tiene un
funcionamiento similar, pero aplicado
a los informes.
mucho mejor dentro de una sencilla

cuadrcula. Sin embargo, el trabajo
que ha realizado el asistente es mucho
ms de lo que aparenta, ya que te permitir entrar directamente a editar el
informe generado y as no te vers en
la necesidad de comenzar todo desde
cero. Algo mucho ms tedioso y largo,
para lo cual estn diseadas este tipo
de ayudas.
13
Ahora llegars a la seleccin

correspondiente a parte del
aspecto visual del informe.
Tambin aqu puedes elegir entre seis
variedades diferentes. Haz click en la
11
En este cuadro
puedes obtener las
sumas, promedios,
mnimos y mximos de las
columnas que aparezcan en
el informe. As mismo, puedes
activar tambin la entrada
moverte por las diferentes secciones

del informe. En este caso, las pginas
correspondern luego, realmente, a lo
que imprimas en papel. De esta manera puedes hacerte una
idea de la extensin real del
informe.
17
proyecto, pero no debes olvidar que

la tabla correspondiente a "DVDs" es
bastante complicada de representar
visualmente y que, adems, has utilizado un asistente orientado a tablas
de datos bastante ms homogneos,
que pueden mostrarse de una forma
Finalmente cierra
el informe con un
click sobre el aspa y vers cmo aparece en la
ventana de la base de datos. Tu
primer informe, aunque poco til por
el momento, est por fn listo.
Resumiendo...
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Informes 3 Crear un informe 3 "DVDs"

Botn doble flecha derecha 3 Siguiente
Ttulo 3 Botn flecha derecha
Protagonista 3 Botn flecha derecha
Ttulo
Botn flecha abajo
Botn flecha arriba 3 Protagonista 3 Botn flecha izquierda
Siguiente
Lista 1 3 Distribuidora 3 Lista 2 3 Protagonista
50
10
11
12
13
14
15
16
17
Opciones de resumen 3 Observar pantalla

Cancelar 3 Siguiente
Bloque 3 Ajustar el ancho 3 Horizontal 3 Siguiente
Casual 3 Siguiente
Escribir: "DVDs" por ttulo 3 Finalizar
Observar resultado
Practicar con controles de flechas inferiores
Cerrar el informe
www.pctoday.es
25/1/06 10:07:42
Editar un informe
Aunque podras comenzar desde cero a
la hora de generar un informe y colocar todos los elementos grficos y textos en el lugar preciso de la hoja que
requieras, habitualmente es un procedimiento mucho ms rpido dejar
que el asistente haga el "trabajo duro" y luego retocar a mano cada uno
de los detalles. Siempre que esto no
suponga ms trabajo que la creacin
desde cero, el empleo del asistente habr merecido la pena. As que ahora
te toca modificar el diseo inicial que
te ha ofrecido Access para la tabla de
los "DVDs".
Haz click en el informe "DVDs"

y luego en el botn Diseo para
abrirlo en modo de edicin. Lo
que vers en pantalla inicialmente puede parecerte un poco desconcertante,
pero enseguida te acostumbrars a esta

forma de representacin.
Para comenzar, en la parte superior tienes el Encabezado del

informe. Aparece solamente en
la primera pgina del mismo. Justo
debajo se encuentra el Encabezado
de pgina que s aparece en todas las

pginas del mismo.
Debajo de este se encuentra en

Encabezado de ttulo que en
este caso no existe y seguido
est la seccin Detalle, que es la que
realmente contiene todos los datos
la empresa o del departamento, etc. Y

como ltimo encontrars el Pie del informe que solamente aparece al final
del mismo. Pueden ser agradecimientos,
citas, referencias, un glosario, etc.
Hasta aqu los apartados existentes. Puedes desplazar las barras

horizontales que los separan con
ayuda del ratn y as asignar ms o menos espacio a cada seccin. Pero eso lo
vers ms adelante. Por el momento salta a la vista el tamao de la casilla Ubicacin, demasiado extensa.
As que haz click
en su borde y
aparecern cuadrados negros
en el mismo,
indicando que
se encuentra seleccionada.
Ahora arrastra el cuadrado inferior hacia arriba, hasta dejar

solamente espacio para una lnea de texto. Esto es lo realmente necesario, ya que la
descripcin de
la ubicacin no
requiere ms.
Repite este proceso de forma similar con la casilla asignada a Cartula. Sin
duda es demasiado extensa y
es suficiente con
bastante menos
espacio, para
poder alojar
una cartula de
DVD de formato
vertical.
Con ello has conseguido que te

sobre algo de espacio en el apartado Detalle. Esto es interesante,
ya que podrs reducir esta seccin, permitiendo as que en la misma pgina
Si ahora conmutas a la Vista

preliminar con un click sobre
el men Ver y la entrada Vista
preliminar (o con un click sobre el
primer botn de la barra de herramientas), vers que el cambio ha sido a positivo, por que ahora ya puedes ver cuatro
pelculas en la misma hoja y has reducido el nmero de pginas del informe
de 13 a tan slo 7.
13
Ahora, repite este mismo

proceso pero esta vez con
el ttulo correspondiente
a la "Duracin". Como vers, ahora
no se entiende prcticamente nada
de lo que aparece en
pantalla, porque ambos
ttulos resultan estar
solapados. Pero esto no
tiene por qu seguir as
durante mucho tiempo.
10
Pero an hay algo ms

que hacer. Vuelve a la
vista de diseo. El campo
idDVD en realidad es innecesario en
el informe. Naturalmente podras no
haberlo incluido desde el principio,
pero as vers
cmo adaptar
un diseo a lo
que necesitas.
Haz click tanto en el ttulo
de "idDVD"
como en el
propio campo "idDVD"
mientras mantienes pulsada la tecla
Mays (para seleccionar varios elementos). Luego pulsa sobre la tecla
Supr de tu teclado.
11
El hueco que queda puedes

aprovecharlo para estirar
alguno de los dems campos, que necesitan ms espacio. Para
ver cul de ellos lo requiere con mayor urgencia pasa
de nuevo al modo
de vista previa y
chale un vistazo a
las diferentes pginas. Seguramente
vers algn texto cortado. Ese es el
candidato a ser alargado.
N 138
12
Como has podido ver, tanto "Ao" como "Duracin"

andan algo escasos de espacio. El asistente para informes les ha
asignado muy poco ancho de columna,
con lo que incluso los ttulos quedan
c o r t a d o s . Pa r a
arreglar este detalle, haz click en
el ttulo de "Ao"
para seleccionarlo. Luego coloca el cursor en el lateral
derecho y haz un doble click. Esto ajusta la casilla de texto justo al espacio
necesario para contener las letras de
que se compone.
14
Mueve el cursor por encima del ttulo de "Duracin"

hasta que veas que se convierte en una mano. Ahora puedes pulsar y arrastrar el ttulo hasta otro lugar.
Despus repite
lo mismo con
"Ao" y coloca
ambos ttulos
de forma que
queden fcilmente legi bles. Despus organiza sus respectivas
casillas de datos en el apartado inferior
Detalle, para que coincidan. Arrastra los
bordes para estirar o encoger el campo
y muvelo a un nuevo lugar si es necesario. El resultado debera parecerse al
de la figura.
15
Si pasas
un momento a la
vista preliminar, vers
un curioso efecto en
el campo "Ao". Y es
que las cifras aparecen
en notacin cientfica con exponentes.
Es decir, en lugar de 2.000 puedes ver
2 E+03. Esto se debe a que la cifra no
cabe en el espacio asignado para ella en
la casilla correspondiente. En este caso,
sin embargo, no vas a ampliar la casilla
para no robar espacio a las dems.
(y por tanto es la ms importante de

entre todas las secciones disponibles).
En ella es donde realizars la mayor
parte del trabajo.
Para terminar con los apartados

de diseo, tienes el Pie de pgina,
que aparece en cada una de ellas
y suele contener informacin comn como el nmero de pgina actual, el total
de las existentes, la fecha, el nombre de
quepan ms pelculas que las

dos actuales. De
modo que coloca el cursor sobre el separador
Pie de pgina
y arrstralo hacia arriba, justo
hasta debajo de
la casilla para la cartula.
51
25/1/06 10:07:46
Curso
16
La solucin en esta ocasin pasa por reducir el

tamao de la tipografa,
para que quepan los cuatro dgitos en
la casilla prevista. Para ello haz un
doble click sobre la casilla "Ao" de la

seccin "Detalle". Se abrir el cuadro
de dilogo de la figura anterior, con
todas las propiedades disponibles para
esa casilla.
17
Localiza la entrada Tamao de la fuente y establcelo en 8, desplegando

para ello la lista de la derecha. Ahora
los aos deberan caber perfectamente
dentro de la casilla. Si quieres, puedes
conmutar a la vista preliminar para
comprobar la situacin.
18
Y ya que
tienes
abierto
el cuadro de dilogo
de propiedades del
elemento, deberas
aprovechar para cambiar ahora el color de
fondo y del texto en
las entradas correspondientes a Color
del fondo y Color
del texto. Prueba
tambin la lista Efecto especial y vers
cmo afecta al elemento. Y hasta aqu
las funciones bsicas de edicin que

puedes necesitar en tu trabajo ctidiano
con los informes. En el prximo apartado vers cmo realizar modificaciones
ms extensas y ms complejas.
Resumiendo...
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
"DVDs" 3 Diseo
Observar el encabezado de informe 3 Observar el encabezado de pgina
Observar el encabezado de ttulo 3 Observar el detalle
Observar pie de pgina 3 Pie de informe
Click en Ubicacin
Arrastrar borde inferior hacia arriba
Repetir ajuste tamao con "Cartula"
Arrastrar el pie de pgina hacia arriba
Ver 3 Vista preliminar 3 Observar resultados
Ver 3 Vista diseo 3 "idDVD" 3 Mays 3 "idDVD" 3 Supr
11
12
13
14
15
Ver 3 Vista preliminar 3 Buscar campos cortados

"Ao" 3 Doble click en lateral derecho
"Duracin" 3 Doble click en lateral derecho
Mover cursor hasta convertirse en mano 3 Arrastrar "Ao" y "Duracin"
Ver 3 Vista preliminar 3 Observar nmeros cortados 3 Ver 3 Vista
diseo
16 "Detalle" 3 "Ao" 3 Doble click
17 Tamao de la fuente 3 8 3 Ver 3 Vista preliminar
18 Color de fondo 3 Cambiar color 3 Color de texto 3 Cambiar color 3
Efecto especial 3 Aplicar efecto
Ediciones avanzadas
Las funciones de edicin de los informes son realmente extensas y casi requeriran un curso para ellas solas. Sin
embargo, con lo que aprendas en esta
entrega tendrs la base suficiente como
para investigar ms posibilidades por tu
cuenta, hasta convertirte en un experto
diseador de informes.
En primer lugar conmuta a la vista

preliminar y haz click en la flecha
hacia la derecha de la parte inferior, para pasar a la pgina 2 del informe
y as eliminar la cabecera de la visualizacin. Vers que por muy poco no caben
cinco pelculas en la misma pgina, algo
El punto al que has llegado hasta ahora ya es bastante prometedor y te permite hacer muchas
cosas, tanto con Access como con otros
gestores de bases de datos habituales.
que reducira an ms el tamao del informe. Vuelve a la vista de diseo y ajusta

la altura de la seccin detalle (arrastrando la barra Pie de pgina hacia arriba)
hasta conseguir tu propsito.
Puedes ver cuatro pelculas por pgina
y todos los datos importantes estn a la
vista, aunque algunos sigan saliendo
cortados. Pero a continuacin pondrs
remedio a todos los defectos estticos
de este informe.
52
poco en tamao. Para corregir esto,

haz un doble click sobre el recuadro
que contiene la cartula. Despliega la
lista Modo de cambiar el tamao y
selecciona la opcin Extender. Esto
debera resolver el problema.
Como puedes ver en la figura

anterior, no todas las cartulas
aparecen rellenando la totalidad
del hueco de que disponen, a pesar de
que los ficheros originales varan muy
Ahora vers como aplicar el

mismo tratamiento sobre un grupo
de elementos. Quieres
dejar el ttulo en una
lnea superior (luego
tambin cambiars
su aspecto) y colocar
todos los dems datos
debajo, en el hueco que
hay. As que haz click debajo de "Distribuidora". Ahora, pulsa con el botn
derecho del ratn y arrstralo hasta
que dibuje una ventana que englobe
todos los elementos excepto el correspondiente a la cartula de la pelcula.
Cuando sueltes el botn del ratn, todo debera quedar seleccionado.
Consejo
Si, al hacer un doble click sobre un
elemento, entras en modo de edicin
de textos en lugar de que aparezca el
cuadro de dilogo con todas las propiedades, haz click en cualquier parte
vaca del informe. Luego repite el doble click sobre el elemento en cuestin y la ventana de propiedades se
abrir correctamente.
A continuacin arrastra el conjunto hasta su nueva posicin,

debajo del ttulo y luego repite el
proceso hasta conseguir una distribucin similar a la que puedes ver en la
figura. Esto incluye corregir la anchura
de los campos arrastrando sus lados hacia el lado conveniente.
www.pctoday.es
25/1/06 10:07:51
verde
gir
03
Curso
Con todo esto, sin embargo, se

te plantea un problema. Y es
que los encabezados, que se
encuentran en la seccin superior,
ya no coinciden con los campos que
contienen los datos relacionados. No
obstante, la flexibilidad de los formularios te permite pasar elementos de
una seccin a otra. As que arrastra
los ttulos de "Web", "Idiomas", "Subttulos" y "Presentacin" a su nuevo
lugar, encima de las casillas que contendrn los datos.
11
Luego cambia los formatos de

fuente, los colores de fondo y
texto, as como los tamaos
de la forma que ms te guste. Al final, la
zona de Encabezado de pgina se que-
Como el texto resulta demasiado

grande para el formulario, cambiars el tamao de las etiquetas
a uno ms reducido. Puedes hacerlo
de una sola vez: selecciona los cuatro
elementos con un
click mientras mantienes la tecla Mays. Luego haz click
con el botn derecho del ratn sobre
cualquiera de los
elementos seleccionados y elige la entrada Propiedades
del men que se des-
Al haber reducido el tamao de

la tipografa, ahora las etiquetas
de las casillas quedan algo separadas de stas. Muvelas todas un punto
hacia abajo con ayuda de las teclas del
pliega. Aparecer el cuadro de dilogo

Seleccin mltiple, con las opciones
comunes que puedes cambiar en todos
los elementos marcados.
Contina pasando etiquetas de ttulo desde el Encabezado de pgina a la

seccin de Detalle y cambiando el formato de los mismos. Si quieres, puedes
mover los elementos con las teclas del
cursor, como ya sabes. Pero si necesitas
gran precisin, tienes la posibilidad de
realizar movimientos pxel a pxel en
todas las direcciones si, adems, mantienes pulsada la tecla Ctrl.
ar
Establece Tamao de la fuente

en 8 y Color del texto en algn
rojo oscuro. Puedes mantener el
resto de atributos del texto tal como estn.
Luego cierra la ventana de propiedades.
13
dar vaca porque, adems, algunas etiquetas (como "Cartula" o "Ttulo") no

son necesarias y puedes eliminarlas con
un click y Supr. En el caso del ejemplo, el
diseo elegido es el de la figura.
12
cursor. Puedes ajustar la posicin exacta de todos los elementos seleccionados

con ayuda de estas teclas. Realiza una
previsualizacin y vers que el informe
comienza a tomar la forma que quieres.
la pestaa Otras y selecciona S en la

lista desplegable llamada Vertical. Luego cierra la ventana de propiedades si
has terminado con los cambios.
Un detalle especial es el de
las casillas de verificacin
Color, Extras y Pack. Son
tan pequeas que para poder compactarlas, lo mejor es colocar el texto en
vertical. As que reduce el tamao de la
fuente a 7 puntos y, en el mismo cuadro
de dilogo de propiedades, haz click en
Ser necesario colocar los

textos con bastante cuidado
y pxel a pxel para centrarlo adecuadamente y
determinar la altura
correcta. Para ello debers conmutar varias
veces entre la vista de
diseo y la de previsualizacin. Pero al final,
el resultado merecer
la pena. Adems,
puedes aprovechar
el trabajo invertido en un informe
una y otra vez, con
diferentes tablas.
14
Y con ello ya has terminado

el diseo principal de tu informe. El resultado a buen
seguro se puede dejar ver y, adems, te
resultar muy til para mantener controlada tu coleccin de "DVDs" en todo
momento.
10
Resumiendo...
1 Observar resultado actual
2 Ver 3 Vista preliminar 3 Pasar a pgina 2 3 Ver 3 Vista diseo 3
Ajustar altura de detalle
3 Doble click en elemento cartula 3 Modo de cambiar el tamao 3

Extender
4 Arrastrar ventana alrededor de todos los elementos

5 Arrastrar elementos a nueva posicin 3 Organizar elementos 3 Ajustar
ancho
6 Arrastrar ttulos a seccin Detalle
54
7
8
9
10
11
12
Seleccionar elementos 3 Botn derecho ratn 3 Propiedades

Tamao 3 8 3 Color del texto 3 Rojo oscuro 3 Cerrar ventana
Reajustar etiquetas con las teclas del cursor 3 Ver 3 Vista preliminar
Pasar etiquetas a Detalle 3 Cambiar formato
Ajustar colores, fuentes y tamaos
Seleccionar "Color", "Extras" y "Pack" 3 Reducir a 7 puntos 3 Otras 3
Vertical 3 S 3 Cerrar ventana
13 Ajustar posicin de los textos
14 Observar resultado
www.pctoday.es
25/1/06 10:07:56
Personalizar tus informes

Aunque ya has hecho bastante por personalizar tu informe, an puedes ir un
poco ms lejos y agregar datos especficos en los pies y encabezados del mismo. Una imagen no vendra mal para
alegrar un poco el informe.
En realidad el mtodo para personalizar las hojas del informe

agregando una cabecera de empresa o un logotipo es idntico a todo
lo que has visto hasta ahora, slo que
en las secciones Encabezado de pgina y Pie de pgina. Por ejemplo,
para colocar una imagen en el pie de
cada pgina abre el informe "DVDs"
por ttulo" en modo diseo. En la
seccin Pie de pgina arrastra el
control que contiene los nmeros de
pgina hacia el centro de la pgina,
para dejar el lado derecho despejado.
Luego haz click en el men

Insertar y en la entrada Imagen. Selecciona un fichero del
disco duro y haz click en Aceptar.
Seguramente no ser del tamao ms
apropiado, pero eso es algo que podrs
corregir adecuadamente con un poco
de paciencia.
Haz un doble click sobre la imagen y selecciona Extender en

Modo de cambiar el tamao.
Luego cierra la ventana de propiedades. Ahora estira los bordes hasta encoger la imagen de forma apropiada y
colcala en su lugar. Recuerda volver

a encoger la barra Pie del informe, si
sta se ha desplazado.
pies. Sin embargo ten en cuenta que

muchos elementos en estos lugares le
restan espacio a los datos, en el centro
de la pgina.
El resultado es slo un ejemplo

de lo que puedes incluir tanto
en las cabeceras como en los
Resumiendo...
1 "DVDs" por ttulo" 3 Diseo 3 Desplazar indicador pginas al centro
2 Insertar 3 Imagen 3 Seleccionar imagen del disco 3 Aceptar
3 Doble click en imagen 3 Modo de cambiar el tamao 3 Extender 3
cerrar ventana 3 Estirar bordes 3 Arrastrar imagen a su sitio
Autoinformes
El aspecto del informe es impecable,

pero obviamente resulta poco eficiente, porque est empleando una pgina
por cada DVD de la tabla.
Los autoinformes son similares a los autoformularios que viste en la entrega anterior del curso. Representan una forma
sencilla y prcticamente inmediata para
obtener un informe, aunque sin ningn
tipo de control sobre la distribucin de
los datos. Los autoinformes suelen utilizarse cuando tienes mucha prisa y no
puedes dedicar tiempo al diseo personalizado de los datos que necesitas.
Para crear un autoinforme debes

estar situado en la ventana principal de la base de datos. Luego haz
click en Informes si esta categora no
est activada todava. Despus pulsa en
Haz click en la entrada Autoinforme: en columnas y luego despliega la lista inferior, para elegir
la tabla que quieres utilizar como fuente
de los datos. Selecciona "DVDs" de esta lista y haz click en Aceptar.
Este es todo el trabajo que tienes que hacer. Al cabo de unos

segundos Access 2003 te presentar un informe en pantalla, con
los datos organizados en columnas.
Ahora vers un tercer y ltimo

ejemplo, que te har cambiar
de opinin sobre la utilidad de
los autoinformes (algo
ms all del hecho de
crear un esqueleto para luego poder editarlo
a mano). Haz click una
vez ms sobre Nuevo y
selecciona Autoinforme: en tablas. Pero
esta vez elige la tabla
"Actores" de la lista
desplegable y a continuacin haz click en el
botn Aceptar.
Esta vez la distribucin es an menos

conveniente, pero si
te fijas, se parece enormemente a la que elegiste para
la primera prctica. As que
cierra tambin este informe
sin guardar los cambios. El
hecho de que, en este caso la
distribucin sea tan pobre,
N 138
depende nica y exclusivamente de los

datos de la base de datos.
Nuevo y vers las posibilidades de creacin de nuevos informes de que dispones.
Cierra la ventana y no
guardes los cambios
de este nuevo informe.
En su lugar, repite el proceso
del paso 1, pero esta vez elige la entrada Autoinforme:
en tablas, selecciona la tabla
"DVDs" y finalmente haz click
sobre Aceptar.
55
25/1/06 10:08:01
Curso
Esto ya es otra cosa. Mucho ms cerca de lo que

uno podra esperar del
autoinforme. Una vez visto el
resultado, cierra el informe sin
guardar los cambios. Como puedes ver, la estructura y el tipo de
los datos afecta enormemente
los resultados que Access 2003
es capaz de ofrecer. Siempre que
haya datos grficos (imgenes,
fotos, dibujos, etc.) probablemente
debers editar el informe a mano despus. Pero en las tablas sencillas, con
Resumiendo...
1
2
3
4
datos numricos y de texto, puedes

conseguir resultados muy aceptables
en apenas tres clicks.
Mltiples tablas
Adems de los informes "sencillos", que toman los datos
de una sola tabla, Access 2003
tambin te permite construir
informes que adquieran la informacin de ms de una tabla.
Este resulta muy interesante
para aprovechar las relaciones
que has creado entre tablas y as
plasmar la informacin necesaria en una misma hoja, con independencia de dnde proceda.
Vas a crear un informe de los actores
de tus "DVDs" para averiguar en qu
pelculas aparecen y dnde se encuentran estas en tu casa.
Para crear un informe de mltiples tablas, procede igual que

siempre para comenzar. Haz un
doble click en Crear un informe utilizando el asistente y selecciona la ta-
bla "DVDs" en la lista Tablas/Consultas. Aade los campos "Ttulo", "Ao",

"Protagonista", "Duracin", "Gnero"
y "Ubicacin", por ese orden a la lista
Campos seleccionados.
A continuacin, debes
seleccionar la tabla
"Actores" en la lista Tablas/Consultas y agregar los
campos "Nombre real", "Fecha
nacimiento" y "Lugar nacimiento" a la lista Campos
seleccionados, con un doble
click sobre cada uno de ellos.
Luego pulsa en Siguiente.
56
Informes 3 Nuevo
Autoinforme: en columnas 3 Seleccionar "DVDs" 3 Aceptar
Observar resultados
Cerrar informe 3 No 3 Nuevo 3 Autoinforme: en tablas 3
Seleccionar "DVDs" 3 Aceptar
5 Observar resultados 3 Cerrar informe 3 No
6 Nuevo 3 Autoinforme: en tablas 3 Seleccionar "Actores" 3 Aceptar
7 Observar resultados 3 Cerrar informe 3 No
De nuevo vas a parar a la ventana de seleccin de ordenacin

de los datos. En esta ocasin, el
informe ya ir ordenador por actores
de forma automtica, debido al nivel
de agrupamiento. Pero dentro de cada actor puede que quieras disponer
tambin de todas pelculas en las que
ha intervenido por orden. As que despliega la Lista 1 y selecciona Ttulo.
Luego pulsa en el botn Siguiente.
Para terminar, aparece el ltimo cuadro

de dilogo en el que
debes escribir el nombre del
informe en la casilla de texto disponible. "Por actores y
DVDs" parece adecuado. Haz
click en Finalizar para ver
el resultado.
Como, en este caso quieres organizar el informe en base a los

actores, haz click en la entrada
"por Actores" a la izquierda y vers la
distribucin que aparece a la derecha.
Despus haz click en Siguiente.
Tambin aqu necesitas

seleccionar la distribucin
de tipo Bloque y el formato Horizontal, con sendos clicks
en sus botones. Verifica tambin
que la casilla Ajustar el ancho
del campo de forma que quepan todos los campos est
activada. Cuando termines, pulsa en Siguiente para avanzar.
Ahora haz click en Nombre

real en la lista de la izquierda y
agrgalo con el botn de la flecha, para que se convierta en un nivel
de agrupamiento como los que ya has
conocido anteriormente. Haz click en
el botn Siguiente.
Este es el informe
que se ha generado.
Si te fijas en la parte central, vers el efecto
que tiene la utilizacin de
varias tablas. Junto a cada
actor que disponga de ms
de una pelcula en la base
de datos, aparecern todos
los "DVDs" en los que es
En cuanto al estilo, esta vez elige Compacto, ya que permite

colocar ms texto dentro de los
ttulos y las etiquetas, ya que emplea
una tipografa ms estrecha (en este
caso, compacta). Tras ello haz click en
Siguiente para continuar.
www.pctoday.es
25/1/06 10:08:05

el protagonista. Sin embargo, como ya
sucedi antes, hay un pequeo problema. La lista "Ubicacin" es demasiado
extensa y hace que en cada pgina quepan menos registros.
11
Tras algunos pequeos

ajustes en el tamao y el
color de las de las fuentes,
as como en el ancho de algunos de
los campos para que todo sea real-
10
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Ver, verificar e imprimir
Haz un doble click sobre el informe que quieres imprimir (por

ejemplo "Por actores y DVDs"),
en la ventana principal de la base de
datos. El informe se abrir en modo
de vista previa y podrs observar una
barra de herramientas en la parte superior, con los elementos necesarios
para terminar de ajustar las caractersticas de impresin.
hacia abajo y la derecha y la "tabla" se

ir ampliando. Representa la cantidad
de pginas que quieres ver simultneamente en pantalla.
El resultado es el de la figura (en

este caso para una distribucin
de 2 x 2 pginas). Este tipo de visualizacin te permite ver un informe al
completo incluso si es extenso y ampliar
partes del mismo con un click del ratn
para ver los detalles.
Abre de nuevo el mismo cuadro

de dilogo, pero esta vez haz
click en la pestaa Pgina. Aqu
selecciona el tipo y tamao de papel, su
orientacin, el origen y la impresora
que quieres utilizar.
A continuacin haz click en el

botn Configurar de la barra
de herramientas. Se abrir el
cuadro de dilogo de configuracin de
pgina, donde puedes dar los ltimos
retoques al informe en cuanto a tamaos y mrgenes. As que comienza por
ajustar los mrgenes que deseas para
tu impresora.
Finalmente haz click en la pestaa Columnas. Aqu tienes la

posibilidad (aunque no es til
para el presente caso) de dividir la
impresin en varias columnas. Esto
ahorra mucho espacio cuando se trata de
tablas que slo contienen datos de texto
o numricos y que
carecen de estructura
como la actual. As que
no vares nada aqu y
haz click en Aceptar. Ya slo te queda
iniciar la impresin con un click sobre
el men Archivo y otro sobre la entrada Imprimir. Haz click en Aceptar
y la impresin del informe comenzar
inmediatamente, con lo que tendrs
todo perfectamente en papel.
Resumiendo...
1 Doble click en "Por actores y DVDs"
2 Botn Dos pginas 3 Botn Varias pginas 3 Estirar nmero
de pginas adecuado
Observar resultado
Configurar 3 Ajustar mrgenes de impresin
Aceptar 3 Observar posibles cambios
Configurar 3 Pgina 3 Seleccionar tipo de papel y otros parmetros
Columnas 3 Observar posibilidades 3 Aceptar 3 Archivo 3
Imprimir 3 Configurar impresora 3 Aceptar
3
4
5
6
7
N 138
Crear un informe utilizando el asistente 3 Aadir campos

Tablas/Consultas 3 "Actores" 3 Aadir campos 3 Siguiente
Por Actores 3 Siguiente
Nombre real 3 Botn flecha 3 Siguiente
Lista 1 3 Ttulo 3 Siguiente
Bloque 3 Horizontal 3 Ajustar el ancho 3 Siguiente
Compacto 3 Siguiente
Escribir: Por actores y DVDs 3 Finalizar
Observar resultado
Ver 3 Vista diseo 3 Encoger "Ubicacin" 3 Encoger Detalle
Ajustar fuentes y colores 3 Ver 3 Vista previa
Tras ello, haz click en Aceptar. En

este caso, como puedes ver, el informe se ha reducido de tres pginas
a tan slo dos, por reducir los mrgenes
verticales, con lo que caben ms lneas.
En primer lugar, tienes la posibilidad de ver ms de una pgina

en pantalla de forma simultnea. El quinto botn de la barra de herramientas contando desde la izquierda, muestra dos pginas, pero mucho
ms interesante
resulta el botn de
su derecha, el sexto.
Si haces click sobre
l, se desplegar
una pequea tabla.
Arrastra el botn
sees de determinado actor y en qu

lugar de tu casa se encuentran. Y esto
era el objeto de este informe. As que
cirralo y guarda los cambios con un
click sobre S.
Resumiendo...
De modo que pasa al modo de diseo y encoje este

elemento hasta que ocupe
slo una lnea. Luego encoge tambin el
espacio dedicado a la seccin Detalle,
arrastrando la barra de Pie de pgina
hacia arriba.
Una vez terminado el informe, seguramente querrs imprimirlo en papel, ya

que este es el destino final de estos elementos de Access. Como sueles utilizar el
modo de vista previa a menudo, ya sabrs
exactamente cmo va a quedar el informe en papel. Sin embargo, hay algunos
datos adicionales que debes ajustar.
mente legible o est plenamente a tu

gusto, el resultado puede ser como el
de la imagen. Mucho ms apropiado
para presentarlo y con una descripcin inmediata de qu pelculas po-
57
25/1/06 10:08:11
Curso
Tcnicas avanzadas
Ya has llegado a la recta final de este curso de Access. En esta ocasin aprenders a dominar los grficos
de la aplicacin, as como a utilizar algunas tcnicas avanzadas, tales como compactar la base de datos
o hacer copias de seguridad, que facilitarn tu trabajo cotidiano con esta aplicacin.
Gua del curso

PC Today n 132
4. Consultas, I

PC Today n 136
PC Today n 137
PC Today n 138
PC Today n 139
6. Formularios
7. Informes
14
48
139_48_56_Curso.indd 14
unque Access es una base de

datos (un RDMBS en realidad)
y los grficos se esperan ms de
una hoja de clculo, al compartir muchas de sus funciones, algunos programas de Office tienen herramientas similares.
Adems, Access 2003 coincide tambin
con Excel en su capacidad para maneja
tablas, muchas de las cuales pueden
consistir slo en nmeros. De ah que
las funciones de grficos, aunque no
sean realmente algo nativo en una base
de datos, s resulten de utilidad.
Cuando decimos "algo nativo" queremos significar que Access no dispone
realmente de la capacidad de generar
grficos sino que lo hace a travs de la
aplicacin Microsoft Graph.
Para cerrar el curso, finalmente vers
algunas tcnicas avanzadas de Access que
te permitirn obtener mayor rendimiento
de tu trabajo con este programa. Compactar una base de datos ser una de las funciones que podrs poner en prctica para
librarte de los "desperdicios de datos" que
se van generando como resultado del
tiempo y el trabajo constante con la base
de datos. Adems, aprenders a evitar la
rutina y reducir el tiempo que empleas
en tareas repetitivas. Para ello podrs hacer uso de macros, el nombre por el que
se conocen a una serie de instrucciones
comunes de Access que se ejecutan automticamente.
Pero esas no son las nicas tcnicas
avanzadas que Access pone en tus manos. Entre las utilidades que incluye esta
aplicacin las hay tambin orientadas a
incrementar la seguridad e integridad de
tus bases de datos, como es el caso de la
herramienta de copia de seguridad, o a
compartir tu informacin por Internet al
transformar tablas a formato HTML.
www.pctoday.es
8/2/06 15:36:56
Grficos
Es muy frecuente que las bases de datos con las que se trabajas en Access
se compongan slo de nmeros. Es en
estas ocasiones cuando contar con una
herramienta capaz de generar grficos a partir de estos datos puede serte
de gran utilidad. Los grficos no son

parte esencial de Access sin embargo,
a travs de Microsoft Graph, podrs
disponer de un amplio listado de posibilidades a la hora de disearlos,
mostrarlos en pantalla o imprimirlos
Condiciones previas
Antes de poder utilizar los grficos en
Microsoft Access 2003, debes tener instalado Microsoft Graph. Este programa
es parte de la suite de Office, de modo
que seguro que dispones de l. Lo
que ocurre es que, segn el tipo
de instalacin de Office que realizaras en su momento, esta aplicacin puede no haberse instalado
de serie. Si es as, tendrs que instalarlo ahora para poder utilizar
las herramientas de grficos.
Ejecuta el programa de instalacin de Office desde el CD original

y espera a que aparezca la pantalla de seleccin Opciones del modo
Resumiendo...
funciones 3 Siguiente
desde mi PC 3 Terminar instalacin
Cuando sueltes el botn del ratn aparecer el Asistente para

grficos. En el primer paso debes
elegir si quieres obtener la informacin
de una consulta, de una tabla o si quieres ver las dos para elegir la que ms te
convenga. Haz click en la opcin Tabla.
Llegars a la ventana en donde

seleccionars del tipo de grfico.
Como puedes ver, dispones de 20
posibilidades diferentes en forma de botones a la izquierda. Elige el segundo,
Grfico de columnas en 3D. Despus
Estira primero el borde de la ventana y

luego la lnea inferior del formulario.
Con un poco es suficiente.
En la ventana superior aparecern todas las tablas disponibles.

Haz click en la tabla "DVDs" y
luego en el botn Siguiente para proceder con el siguiente paso.
Ahora haz click

en Insertar y en
G r f i c o . Ve r s
que el cursor cambia de
forma y ahora lleva un
pequeo grfico junto a
un punto de mira. Estira
un cuadro en la parte inferior del formulario con
el tamao que quieres
que tenga el grfico.
A continuacin, como seguramente ya esperabas, puedes ver

la lista de campos disponibles.
Selecciona tanto Ttulo como Duracin con sendos clicks sobre el nombre
y sobre el botn con la flecha hacia la
derecha. Luego haz click en Siguiente.
Llegars a una ventana en la

que debes distribuir los campos
y asignarlos a los diferentes ejes
del grfico. Como ves, Access 2003 ya ha
hecho parte del trabajo y ha colocado el
ttulo de la pelcula en el eje horizontal
X. Tambin ha ubicado la suma total en
la parte izquierda. Queda libre el eje vertical Y. En l quieres colocar la duracin
correspondiente de cada pelcula. De
modo que arrastra el botn Duracin
sobre el campo vaco Series.
datos que construiste en la sexta parte

de este curso.
sionado. Cuando se despliegue el men, elige Ejecutar desde mi PC. Termina la instalacin con Siguiente.
2 Instalacin personalizada 3 Siguiente 3 Microsoft Graph 3 Ejecutar
El asistente para grficos es, como ya

has visto en otras ocasiones con diversos
asistentes de Access 2003, la forma ms
sencilla que puedes emplear para llegar
a la meta. Lo utilizars para crear un
grfico rpidamente a partir de un formulario o informe que ya exista y que
contenga los datos que quieres plasmar
en forma grfica.
Elige la Instalacin
personalizada y
avanza hasta la ventana con la seleccin de
opciones. Despliega Herramientas de Office con un
click sobre el signo ms (+) que hay
delante del nombre. Haz click sobre
Microsoft Graph y deja el botn pre-
1 Ejecutar instalador de Office 3 Agregar o quitar
El asistente para grficos
Abre la base de datos "Audio y Vdeo" que has estado utilizando a

lo largo de todo este curso. Luego
haz click en Formularios, en el formulario "Edicin DVDs" y en Diseo. Se
abrir el formulario de introduccin de
de mantenimiento, que es la
que muestra la figura. Elige
la opcin Agregar o quitar funciones y luego haz
click en el botn Siguiente.
Como en su momento optimizaste mucho el espacio del formulario, ahora no hay sitio para
un grfico, de modo que tendrs que
estirar un poco la superficie de trabajo
en la parte inferior para hacer espacio.
XX
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15
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Curso
Pulsa sobre Vista previa del

grfico si quieres ver el aspecto que tendr el grfico una
vez terminado. Se abrir una pequea ventana con la previsualizacin y
podrs hacerte una idea del resultado.
Haz click en Cerrar cuando termines.
Avanza con Siguiente.
de forma ms visual, ms comprensible. Si lo que quieres es un grfico

con ms de un valor, debers pasar al
siguiente apartado.
valores a la vez en pantalla,

pero este no ser el caso. As
que activa No, no mostrar
una leyenda y haz click en
Finalizar.
12
10
En el prximo paso tienes

la posibilidad de vincular
diferentes campos del formulario con otros que aparecern en
el grfico. Normalmente esto no suele
ser necesario, de modo que haz click en
Siguiente para avanzar.
El grfico aparecer en el formulario, ocupando

justamente el espacio que
habas delimitado con el ratn. De momento, como ests en modo diseo, slo
podrs ver datos falsos en el grfico. Pero
esto lo puedes arreglar rpidamente.
15
En unos segundos el grfico aparecer
en su lugar, con los datos reales de la
tabla correspondiente.
En este caso, puedes aprovechar este dato visual,

para "decorar" un poco el
formulario. Te bastar con arrastrarlo al nico hueco que queda libre, a
la izquierda de la cartula. Luego
debers ajustar el tamao del grfico
14
Sin embargo, es posible

que no sea lo que esperabas. En lugar del bonito
grfico con la relacin de todas las
duraciones de las pelculas en DVD de
arrastrando las esquinas del mismo

hasta encajarlo correctamente. Recuerda encoger tambin el formulario
para que no sobre espacio.
16
11
Finalmente llegas a la ltima

ventana, en la que puedes escribir un ttulo para el grfico. Introduce Duracin. Justo debajo de
la casilla de texto tienes la alternativa de
mostrar, o no, una leyenda. Esto slo es
de utilidad cuando dispones de muchos
13
Haz click en algn lugar

vaco del formulario para
deseleccionar el grfico y
luego pasa al modo de introduccin
de datos con Ver y Vista formulario.
que dispones, aparece solamente la duracin de la pelcula que actualmente

tienes en pantalla. Y esto no carece de
cierta lgica, puesto que slo tienes
un nico dato a la
vista. As que puedes utilizar estos
grficos para mostrar alguno de los
valores numricos
Cierra ahora el formulario con un click sobre el

aspa y guarda los cambios
cuando Access 2003 te pregunte acerca
de ello. El grfico te servir ms adelante, cuando aprendas a modificarlos. As podrs adaptarlo mucho mejor
a tus necesidades.
Resumiendo...
1 Abrir Audio y Vdeo 3 Formularios 3 Edicin DVDs 3 Diseo
2
Estirar borde inferior del formulario hacia abajo
9 Vista previa del grfico 3 Observar resultado 3 Cerrar 3 Siguiente

10 Siguiente
3 Insertar 3 Grfico 3 Estirar cuadro
11 Escribir Duracin 3 No, no mostrar una leyenda 3 Finalizar
4 Tabla
5 Tabla DVDs 3 Siguiente
12 Observar grfico
6 Ttulo 3 Botn Flecha 3 Duracin 3 Botn Flecha 3 Siguiente

7 Grfico de columnas 3D 3 Siguiente
8 Duracin 3 Arrastrar hasta Series
13 Click en espacio vaco 3 Ver 3 Vista formulario
Crear grficos
en una ventana independiente
La otra posibilidad para crear grficos en
Access es en una ventana independiente,
sin integrar en un formulario o informe.
De esta forma puedes conseguir lo que
probablemente queras inicialmente: un
16
50
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nico grfico que muestre las duraciones

de todas las pelculas que tienes en tu
coleccin. Para poder disear un grfico
con estas caractersticas slo tendrs que
seguir los siguientes pasos.
15 Arrastrar grfico a hueco libre 3 Ajustar tamao 3 Encoger formulario

16 Cerrar formulario 3 S
Haz click en Formularios y luego

en Nuevo. Se abrir
el asistente para nuevos
formularios. Selecciona la
entrada Asistente para
grficos y luego despliega la lista inferior. En ella
elige la tabla "DVDs". Haz
click en Aceptar.
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De nuevo aparece el Asistente

para grficos. Una vez ms,
selecciona los campos Ttulo y
Duracin haciendo click dos veces para pasarlos a la lista de la derecha. Despus, pulsa Siguiente.
Elige ahora el tipo de grfico en

la ventana de seleccin. Pulsa sobre el Grfico en columnas 3D,
el mismo que ya seleccionaste antes. Si
quieres, una vez terminada la prctica
puedes probar otros tipos de grficos. Haz
click en Siguiente.
Ahora debers asignar los valores

de los ejes X y Y. Como Access ya ha
elegido (correctamente, por cierto)
al Ttulo en el eje X, simplemente arrastra la Duracin sobre el eje Y.
Escribe el nombre para el grfico en la casilla superior. En este caso ser Duraciones DVDs.
Deja activada la casilla S, mostrar
una leyenda y haz click tambin en
Abrir el formulario con el grfico
mostrado en l. Cuando hayas elegido ambas opciones y para cerrar la
ventana en la que te encuentras, haz
click en Finalizar.
Pulsa el botn Vista previa del

grfico para verificar si vas bien
o no. Por lo que se puede ver en la
previsualizacin, todo es correcto. Faltan
algunos valores en los ejes, pero esto se
debe al reducido zoom que es posible en
una ventana tan pequea. Cuando termines, haz click en Cerrar y en Siguiente.
Resumiendo...
1
2
3
4
5
6
Formularios 3 Nuevo 3 Asistente para grficos 3 DVDs 3 Aceptar

Ttulo 3Click dos veces 3 Duracin 3 Click dos veces 3 Siguiente
Grfico en columnas 3D 3 Siguiente
Arrastrar Duracin sobre el eje Y
Vista previa del grfico 3 Cerrar 3 Siguiente
Escribir Duraciones DVDs 3 S, mostrar una leyenda 3 Abrir el formulario con el grfico mostrado en l 3 Finalizar
Editar los grficos

Tanto si se trata de un grfico incrustado en un formulario que ya habas
diseado anteriormente, como si es
uno que se encuentra slo en el formulario (o informe), lo ms probable
es que quieras cambiar algunos de
los detalles del mismo, que pueden ir
desde el color hasta el tamao, para
adaptarlo a lo que necesitas.
Sin embargo, esta accin no parece haber surtido el efecto deseado: el grfico es ms grande,
pero tambin han crecido los textos,
con lo que ests en las mismas. As que
haz click dos veces en el grfico y luego
otro ms sobre los rtulos del eje X (los
Con el formulario que acabas de

crear an abierto, lo primero que
debes hacer es ampliarlo. Si no,
ser tan pequeo que no podrs ver nada. De modo que pasa a la vista Diseo
as ocupan menos. Haz de nuevo click

dos veces sobre los textos para volver a
Formato de ejes.
Activa la pestaa Alineacin con
un click y luego arrastra el extremo rojo del regulador de inclinacin del texto hacia arriba, hasta la vertical. En la casilla inferior debe marcar
90 grados. Haz click en Aceptar.
Otro aspecto que puedes cambiar en el grfico es el color de

fondo de este. Haz click en la
parte exterior del mismo, a un lado
de la zona con las barras. Luego haz
click dos veces. Debers ver el cuadro
de dilogo Formato del rea de trazado. En l puedes ajustar el color de
fondo de la zona de dibujo. Haz click
en el color deseado y en Aceptar.
El resultado ya est un poco

mejor, pero an no es suficiente. Slo ves una pelcula de cada
tres o cuatro. As que lo mejor ser que
coloques los rtulos en vertical porque
XX
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Esto ya est considerablemente

mejor. Sin embargo, la leyenda
de la derecha estorba bastante. Ha sido un error aadirla porque,
como puedes ver, no aporta nada de
informacin al grfico. Para borrarla,
haz click en ella hasta que se seleccione (con casillas negras en las esquinas) y luego pulsa sobre Supr en el
teclado para eliminarla.
4
ttulos de las pelculas). Esto abrir un
cuadro de dilogo llamado Formato de
ejes. Haz click en la pestaa Fuente y
cambia el tamao de la tipografa a 8.
Desactiva tambin la casilla Autoescala. Luego haz click en Aceptar.
y estira tanto el borde inferior derecho

de la ventana como el borde inferior
derecho del formulario, de esta forma
conseguirs hacerlo ms grande.
Se abrir la nueva ventana,

que nicamente contiene un
grfico. Sin duda es demasiado
pequea y adems necesita algunos
retoques importantes, pero todo esto
podrs aprender a hacerlo en el siguiente apartado, dedicado a la edicin. As que no cierres el formulario,
porque continuars enseguida.
17
51
8/2/06 15:37:29
Curso
Fuente, realiza los ajustes convenientes. Luego pulsa en Aceptar. Arregla
tambin el tamao del ttulo principal
de forma similar.
11
7
El resultado es el que ves en la

figura. Como puedes observar, el
rea de trazado es ms pequea
que el rea del resto del grfico. Sin embargo, aparte del color nico de fondo,
tienes ms posibilidades.
A continuacin te quedan
algunos retoques que hacer.
Haz click dos veces en el rea
del grfico. Es decir, fuera del rea de
trazado y del ttulo principal. Haz otro
degradado igual que el de antes, pero
esta vez que transcurra en direccin
opuesta. Ya slo te queda cambiar el color de la parte central del grfico.
Luego haz click en Aceptar en

dos ocasiones para cerrar ambos
cuadros de dilogo. Vers el resultado reflejado inmediatamente en el
grfico. Si no te gusta o el texto no se
lee correctamente, puedes cambiar los
colores o explorar otras opciones.
12
Para conseguir este ltimo efecto haz click dos

veces en algn punto que
no coincida con ninguna barra de datos. Para el fondo de la parte central
del grfico utiliza, por ejemplo, tonos
naranjas. Ajusta un degradado en los
tonos seleccionados y elige las opcio-
nes adecuadas para que transcurra en

direccin diagonal. El de la figura es
slo un ejemplo. Haz click en Aceptar
y ya tendrs el grfico listo. Ahora podrs utilizarlo para lo que desees.
Resumiendo...
1 Ver 3 Vista Diseo 3 Estirar bordes del formulario
2 Click dos veces en el grfico 3 Click dos veces en rtulos eje X 3
Vuelve a hacer click dos veces y

aparecer de nuevo el cuadro de
dilogo de antes. En esta ocasin,
sin embargo, haz click en el botn Efectos de relleno. Aqu dispones de cuatro
pestaas que te instamos a explorar por
tu cuenta ya que cada una de ellas ofrece diversas posibilidades para decorar
el fondo del grfico. Para el ejemplo,
sin embargo, haz click en Degradado,
elige un color que te guste (violeta, por
ejemplo) y aumenta el regulador superior en direccin a Claro hasta que
logres el efecto que buscas.
10
Ahora debes ajustar los

rtulos del eje vertical (Y)
ya que resultan demasiado
ostentosos. Igual que antes, haz click
dos veces sobre ellos y, en la pestaa
Guardar e imprimir grficos

Una vez creados los grficos, seguramente querrs guardarlos para sucesivas ocasiones e incluso imprimirlos
para poder utilizarlos en una presentacin o similar. Access te lo pone fcil.
En cuanto a la impresin, funciona de la misma forma que para un formulario normal, as que
vamos a refrescar tus conocimientos.
Para comenzar con el proceso de impresin, haz click en Archivo y Configu-
Para guardar un grfico simplemente debes cerrar el formulario

que lo contiene y contestar S a
la pregunta que aparece en pantalla.
Exactamente igual que con cualquier
otro formulario. Slo que este contiene
un grfico. Escribe un nombre para el
formulario y haz click en Aceptar.
52
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3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Pestaa Fuente 3 Tamao a 8 3 Quitar Autoescala 3 Aceptar

Click dos veces en rtulos
Pestaa Alineacin 3 Ajustar 90 grados 3 Aceptar
Click en la leyenda 3 Supr
Click dos veces en lateral del grfico 3 Elegir color 3 Aceptar
Observar resultado
Click dos veces 3 Efectos relleno 3 Degradado 3 Elegir color 3 Claro
Aceptar 3 Aceptar 3 Observar resultado 3 Cambiar colores
Click dos veces en rtulos 3 Pestaa Fuente 3 Aceptar
Click dos veces en rea del grfico 3 Establecer degradado inverso
Click dos veces en zona de datos 3 Crear degradado naranja diagonal
Si quieres ver una previsualizacin del resultado final, por si tuvieras que ajustar algn detalle,
emplea Archivo y Vista preliminar.
En la pantalla podrs ver de forma muy
exacta lo que obtendrs en papel. El
ltimo paso consiste en hacer un click
sobre Archivo y otro sobre Imprimir.
Aparecer el cuadro de dilogo estndar
de impresin en el que puedes elegir los
diversos parmetros de configuracin
de la misma. Ten en cuenta que el cua-
dro de dilogo variar en funcin de tu

impresora. Con un click sobre Aceptar
iniciars la impresin.
Resumiendo...
rar pgina para establecer los mrgenes del papel, la orientacin del mismo
y la impresora que vas a emplear. Una
vez seleccionados estos parmetros, haz
click en Aceptar.
1 Cerrar formulario 3 Escribir nombre 3 Aceptar

2 Archivo 3 Configurar pgina 3 Establecer mrgenes y orientacin 3
Aceptar
3 Archivo 3 Vista preliminar Archivo 3 Imprimir 3 Configuracin final

3 Aceptar
www.pctoday.es
8/2/06 15:37:45
Tcnicas avanzadas
Algunas tareas en Access se realizan
con poca frecuencia pero son de mucha importancia. Otras, a su vez, son
frecuentes, pero muy complejas. En
este apartado conocers algunas de las
tcnicas avanzadas y posibilidades de

que las dispone esta aplicacin RDBMS
para aspectos tales como la seguridad
de las bases de datos, su integridad o
la automatizacin de tareas.
Compactar una BD
Con el tiempo y el trabajo constante
en una base de datos se van generando "desperdicios de datos" consistentes
en registros que se han eliminado, elementos que han dejado de ser vlidos,
pero que an forman parte de la base,
etc. Por este motivo es importante que,
de tanto en tanto, compactes la base
de datos. Esto eliminar toda la informacin
innecesaria y limpiar
la base. De esta forma tambin ser
ms segura porque no deber arrastrar datos innecesarios con ella, lo que
podra ocasionar potenciales errores.
Adems, recuperars espacio libre en
el disco. En algunos casos el espacio
ganado ser escaso pero en otros lo
notars de forma sustancial.
En primer lugar, echa un vistazo al fichero de la base de datos

para ver cunto ocupa. Si activas
la vista Detalles del explorador, vers el tamao, justo al lado del nombre.
En funcin de lo que hayas trabajado
con la base de datos la compactacin te
ofrece mejor o peor resultado.
Abre la base de datos haciendo

click dos veces. Una vez que est en
pantalla la ventana principal, abre
el men Herramientas, haz click en Utilidades de la base de datos y luego en
Compactar y reparar base de datos.
Aparecer un cuadro de dilogo

con numerosas pestaas. Cada
una de ellas se corresponde a un
tipo de objeto en Access. Puedes ver las
tablas, los informes, las consultas, etc.

Es decir, en cada pestaa puedes analizar uno de los tipos de objetos.
Para realizar una anlisis exhaustivo de todo, lo mejor es que

hagas click sobre la pestaa rotulada como Todos los tipos de objetos. Luego haz un click en Seleccionar
todo para que Access analice la base de
datos al completo. Finalmente, haz click
en Aceptar.
1 Buscar base de datos en el Explorador 3 Comprobar tamao inicial

2 Abrir base de datos 3 Herramientas 3 Utilidades de la base de datos
3 Compactar y reparar base de datos
3 Esperar a que termine la compactacin

4 Buscar base de datos en el Explorador 3 Comprobar tamao final
Durante el anlisis de todos los

elementos y objetos de la base de
datos podrs ver un cuadro de
dilogo con el progreso. Como siempre,
esta tarea durar en funcin de la complejidad y extensin de tu base de datos
(y de la potencia de tu PC, naturalmen-
te). Finalmente recibes el "veredicto" de

Access. Es una ventana con numerosas
recomendaciones, sugerencias e ideas
para mejorar el rendimiento. En funcin del icono que tiene cada lnea al
principio puedes distinguir el tipo de
consejo. Si no tienes recomendaciones
en la lista es que tu base de datos "goza
de buena salud".
Para obtener informacin ampliada sobre cada uno de los

consejos, haz click sobre ellos.
En la parte inferior del cuadro de dilogo aparecer un texto explicativo
que te dar pistas ampliadas sobre lo
que tienes que hacer para mejorar tu
base de datos. Cuando hayas
terminado de leer, haz click
en Cerrar. Ahora, si quieres, puedes ir resolviendo
las cuestiones encontradas.
No obstante, a menos que
tengas una recomendacin,
no es urgente ni importante
que lo hagas.
Resumiendo...
1
2
3
4
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Para analizar la base de datos

debes tenerla abierta. As que,
si no lo est ya, brela. Luego
haz click en el men Herramientas,
en Analizar y en Rendimiento. Con
esta funcin de Access podrs ver qu
problemas, o potenciales problemas,
se ocultan en tu base de datos.
Vers que la base se cierra y se

vuelve a abrir al cabo de unos
segundos. Cuando el archivo aparezca de nuevo en pantalla, la
compactacin habr terminado. Este
Si ahora vuelves a comprobar el

tamao del fichero con ayuda
del Explorador, igual que antes, vers que ha disminuido. En el caso del ejemplo, algo ms de un 25 por
ciento, lo que no est mal. Imagina
que la base de datos ocupara 300 MB
al principio. Recuperaras, nada ms
y nada menos, que 75 MB de espacio.
Resumiendo...
Analizar la base de datos

Las opciones de anlisis de Access estn
enfocadas habitualmente a bases de datos relativamente grandes que pueden
sufrir ciertos problemas de rendimiento
o de integridad estructural.
Eso, sin embargo, no significa que no puedas utilizar
estas funciones con una base
de datos pequea. De hecho,
es una buena costumbre utilizarlas desde que la base de
datos est en sus comienzos,
para identificar los potenciales problemas cuanto antes.
proceso puede durar desde

unos pocos segundos hasta
varios minutos, el tiempo necesario estar en funcin del
tamao y la complejidad de
la base de datos.
Abrir base de datos 3 Herramientas 3 Analizar 3 Rendimiento

Observar cuadro de dilogo
Todos los tipos de objetos 3 Seleccionar todo 3 Aceptar
Esperar finalizacin anlisis 3 Observar resultados
Click en consejo 3 Leer explicacin ampliada 3 Cerrar
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Curso
Copias de seguridad
Las copias de seguridad son ese pequeo
"mal" cotidiano y diario que slo se echa
de menos en caso de desastre total. Siempre deberas disponer de una copia de seguridad actualizada de tu base de datos.
Y cuando decimos actualizada queremos
decir: como mucho de ayer. Los errores
de datos son mucho ms frecuentes de lo
que piensas. Adems, cuanto ms se utilice la base de datos, tantas ms posibilidades existen de que alguien provoque un
error de forma accidental o de que se le
vaya de las manos una consulta de eliminacin y termine por destruir todo aquello que no haba previsto. Los motivos que
pueden provocar la prdida de datos son
muchos, pero el remedio slo uno: una
copia de seguridad. Si te acostumbras a
hacerla, al final o al comienzo del da, no
te arrepentirs nunca.
Para realizar una copia de seguridad tambin es necesario que

tengas abierta la base de datos.
Exportar a Web
Compartir informacin no slo significa disponer de impresiones o informes
que ensear a los dems. A veces necesitas algo ms concreto o, sencillamente,
quieres colocar alguna de las tablas en
Internet, al acceso de todos. En ambos
casos te ayudar la exportacin al formato HTML. Al final tambin vers cmo convertir tus bases de datos a XML,
que es el formato de intercambio de
datos universal entre sistemas y ordenadores diferentes. No es frecuente que
lo necesites, pero XML es entendido por
cualquier ordenador del mundo.
Abre la base de datos "Audio y

Vdeo" y haz click en Tablas y
luego en la tabla que quieres exportar a HTML. En este caso se trata de
"DVDs".Despus abre el men Archivo
y haz click en Exportar.
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Haz click en el men Herramientas,

luego en Utilidades de la base de
datos y finalmente en Realizar copia
de seguridad de la base de datos.
tino para el fichero y asgnale un nombre descriptivo. En realidad lo mejor es

que aproveches los nombres que Access
2003 te propone directamente, ya que
incluyen el propio ttulo de la base de
datos junto a la fecha del da. Luego haz
click en Guardar.
Se cerrar la base de datos y se

abrir un cuadro de dilogo en
el que debes elegir el destino de
la copia de seguridad. Selecciona el des-
La base de datos se guardar en

el lugar elegido y Access volver
a abrir automticamente la base
original, con la que estabas trabajando,
para que puedas continuar utilizndola.
Para conseguir un nivel an

mayor de seguridad, cada cierto
tiempo deberas realizar, a su vez,
una copia de seguridad de la carpeta en
la que guardas todas las bases de datos
de seguridad. Como las copias de seguridad has de hacerlas frecuentemente
-ya hemos dicho que lo mejor es diariamente-, si quieres puedes comprimir los
ficheros de copia de seguridad para que
ocupen menos espacio en el disco duro.
Resumiendo...
Consejo
Mantn siempre las copias de seguridad y las bases de datos originales
en directorios diferentes y, si puedes,
incluso en discos o equipos diferentes.
Procura disponer siempre de una copia
en CD, para el peor de los casos.
Ahora se abrir el cuadro de

dilogo para exportacin. Aqu
dispones de toda una serie de
formatos para exportar tu tabla. Despliega la lista Guardar como tipo y
chale un vistazo por si algn da necesitas alguno de estos formatos. Luego
selecciona HTML con un click.
1 Herramientas 3 Utilidades de la base de datos 3 Realizar copia

de seguridad de la base de datos
2 Seleccionar destino para la copia 3 Guardar
3 Esperar a que finalice la copia
4 Realizar con frecuencia copia de las copias
Aparecer un cuadro de dilogo

en el que tienes acceso a diversas
opciones avanzadas. Para un uso
normal de la exportacin basta con que
hayas seleccionado la entrada Codifi-
que los vnculos de que dispone la tabla ahora cobran una nueva dimensin de uso.
Si abres la carpeta en la
que has exportado el fichero HTML, vers que este ocupa poco en el disco, a pesar
de contener todos los datos. Eso s,
las imgenes no se guardan en la
exportacin HTML.
cacin predeterminada, que elegir

un sistema de codificacin para el cdigo HTML que sea apropiado para Espaa. Luego haz click en Aceptar.
Despus escribe un nombre para el fichero HTML en Nombre

de archivo. Por ejemplo, Tabla_DVDs. Debes tener en cuenta que
en HTML los ficheros no pueden contener signos, excepto el guin bajo (_), y
que es preferible no utilizar letras con
tilde o la letra "". Activa las casillas
Con formato y Autoinicio. Gracias a
esta ltima opcin conseguirs que el
fichero que ests creando se abra al terminar la exportacin. Luego haz click
en el botn Exportar.
Se abrir tu navegador predeterminado con el fichero HTML

que Access 2003 ha generado a
partir de la tabla seleccionada. Puedes
echar un vistazo a los datos y vers
Resuelta la primera parte del

ejercicio, vers ahora la forma
de exportar tu base de datos a
XML, el formato universal de intercambio de cualquier tipo de datos. De
nuevo abre la base "Audio y Vdeo",
si no lo est ya, y haz click en Tablas
y en "DVDs". Luego pulsa en Archivo
y Exportar.
www.pctoday.es
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En la lista Guardar como tipo selecciona el formato XML

y asigna un nombre de fichero
para el mismo. En este caso no hay li-
mitaciones en cuanto a las letras que

puedes utilizar, pero es recomendable
que sigas las normas de HTML ya que
los ficheros XML tambin suelen acabar
con frecuencia en un servidor web. Luego haz click en Exportar.
Lo primero que vers es un cuadro de dilogo en el que debes

elegir el tipo de fichero XML que
quieres exportar. En funcin de lo que
necesites, debers selecciona uno u otro.

Para el ejemplo, marca las tres casillas
Datos, Esquema de los datos y Presentacin de los datos.
10
Tambin dispones del botn

Ms opciones. Vamos a
mencionar su existencia para que sepas lo que hay detrs pero, en
realidad, su utilizacin resulta bastante
compleja si no sabes lo que necesitas.
En la pestaa Datos puedes controlar

qu datos deseas exportar. Vers una estructura de rbol en la que podrs apreciar tanto la tabla seleccionada como
sus relaciones con otras tablas y consultas. Elige aqu lo que necesites.
11
Finalmente, en la pestaa
Presentacin tienes la posibilidad de elegir el destino
del fichero XML. Para ello debers consultar al administrador del sitio web, si
no conoces este dato. En la mayora de
los casos elegirs Cliente (HTML), pero
tambin es posible que necesites Servidor (ASP). Finalmente haz click en

Aceptar sin cambiar nada.
12
Si abres la carpeta en la
que has exportado el cdigo XML, vers los tres
ficheros que habas seleccionado. Si
quieres, puedes abrir el cdigo XML
haciendo click dos veces. De esta manera se cargar en Internet Explorer

y podrs ver qu aspecto tiene. Si lo
analizas un poco encontrars tus datos integrados en el fichero.
Resumiendo...
1 Abrir Audio y Vdeo 3 Tablas 3 DVDs 3 Archivo 3 Exportar
2 Guardar como tipo 3 HTML
3 Nombre de archivo 3 Escribir Tabla DVDs 3 Con formato 3 Autoinicio
7
8
9
10
11
12
3 Exportar
4 Codificacin predeterminada 3 Aceptar

6 Abrir carpeta de exportacin HTML
Abrir Audio y Vdeo 3 Tablas 3 DVDs 3 Archivo 3 Exportar

Guardar como tipo 3 XML 3 Escribir nombre 3 Exportar
Datos 3 Esquema de los datos 3 Presentacin de los datos
Ms opciones 3 Datos
Presentacin 3 Aceptar
Abrir carpeta de exportacin 3 Ver ficheros
Breve introduccin
a las macros
Las macros, abreviacin de "macroinstrucciones", son una serie
de instrucciones comunes de
Access 2003 que se ejecutan automticamente. Si ya utilizabas
los ordenadores en tiempos de
MS-DOS, seguro que recuerdas
los ficheros BAT, que contenan
una serie de comandos del sistema que se ejecutaban por orden,
para simplificar y acelerar tareas
repetitivas. Pues las macros de Access son lo mismo, una lista de comandos habituales que creas para ejecutar
automticamente determinadas tareas
que utilizas a menudo. Su creacin es
muy sencilla y pueden ahorrarte, verdaderamente, mucho trabajo.
llamada Comentario, escribes los comentarios correspondientes a las acciones. Haz click en la flecha de la primera
casilla de la columna Accin.
zar, haz click en Macros en la ventana
principal de la base de datos y luego en
Nuevo. Vers la imagen de la figura.
A primera vista se parece mucho a la ventana de creacin de

una tabla nueva y, de hecho, la
funcionalidad es muy similar, aunque
con un fin distinto. En la columna de la
izquierda, llamada Accin, seleccionas
las acciones que conformarn la lista
de tareas a automatizar. En la derecha,
Como puedes ver, hay una extensa lista de acciones entre las que
puedes elegir. Lo primero que
deseas es abrir la tabla de actores, de
modo que selecciona la entrada Abrir
Tabla en la lista.
XX
NN139
139_48_56_Curso.indd 21
bla lo primero que necesitas definir es

la tabla que deseas abrir. De modo que
despliega la lista Nombre de la tabla
y selecciona Actores.
Haz click en la casilla inferior

de la accin Abrir Tabla que
acabas de crear para aadir
una nueva accin. Despliega la lista
de nuevo y selecciona la accin CuadroMsj. Esto har aparecer un cuadro

de dilogo en pantalla cuando la macro llegue a este punto.
Vas a crear una macro que abrir

una tabla, luego una consulta sobre esa tabla, mostrar un mensaje e imprimir la consulta. Todo sin
tu intervencin. As que, para comen-
En la parte inferior de la pantalla, en la zona Argumentos de

accin, aparecern los parmetros correspondiente a la accin que
acabas de seleccionar. El nmero es
variable en cada caso. Para Abrir Ta-
21
55
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Curso
En la ventana de argumentos,
rellena la casilla Mensaje con
Por favor, inserta papel en la
impresora. Luego despliega la lista Tipo y selecciona la entrada Informacin. Con ello conseguirs que el tipo
de cuadro de dilogo que aparezca
tenga el icono de informacin que utiliza Windows. Ahora, escribe Insertar
papel en la casilla Ttulo. Este texto
aparecer en la barra de ttulo del
cuadro de dilogo. Aunque el mensaje puede ser ms largo, es importante que mantengas el ttulo corto para
que la ventana no sea excesivamente
ancha y se salga de la pantalla.
A continuacin vuelve a la parte

superior y en la tercera casilla
selecciona la entrada Abrir Consulta como prxima accin, para que
se abra la consulta, relacionada con la
tabla, que quieres imprimir.
Dentro de la zona de argumentos,

selecciona Actores duplicados
como Nombre de la consulta.
Puedes dejar las otras casillas con sus
valores predeterminados ya que en este
caso no vers la consulta en pantalla.
Access y otros programas de Office

Todas las aplicaciones de la suite
ofimtica Microsoft Office estn
relacionadas entre si y permiten el
intercambio de datos para aprovechar
al mximo las capacidades de cada
programa. Por ejemplo puedes aprovechar las capacidades de Excel para
analizar los datos de tablas que contengan muchos campos numricos.
Para ello, con tu base de datos
abierta, haz click en la tabla que
quieras analizar. Luego despliega el
men Herramientas y selecciona
las entradas Vnculos con Office y
Analizar con Excel.
Excel se abrir y mostrar en pan-
se abrir ningn cuadro de dilogo

preguntando sino que se utilizarn los
ajustes predeterminados de Access.
Consejo
Para ir a un grupo de acciones directamente sin tener que desplazarte por
toda la lista, puedes pulsar la letra correspondiente a la inicial de la accin.
Esto te llevar a la primera de ellas que
comience con esa letra.
10
Si quieres, tienes la posibilidad de determinar unos

pocos parmetros para la
impresin en la parte inferior de la pantalla. En este caso, sin embargo, puedes
aceptar los predeterminados.
11
talla la tabla que has elegido en

Access. Ahora puedes utilizar todas
las funciones que necesites de este
programa de hoja de clculo sobre
los datos exportados. Cuando finalices, guarda la hoja con Ctrl+G.
12
En la parte inferior debes determinar el Tipo de objeto

como Consulta y el Nombre
del objeto como Actores duplicados. En
la casilla Guardar selecciona la entrada
No, ya que no ha habido modificaciones
en la consulta que debas guardar.
13
Para dejar las cosas como
estaban antes de que comenzara la macro, debes
realizar algo de "trabajo de recogida".
En la quinta casilla de acciones, elige el
comando Cerrar para cerrar la consulta que se haba abierto una vez que se
haya impreso.
Excel puede servirte para analizar tus bases de datos
Repite esta misma operacin para cerrar tambin

la tabla que se ha abierto
al principio. De modo que selecciona de
nuevo la accin Cerrar en la sexta casilla. Esta va a ser la ltima de la macro.
15
Ahora cierra la ventana del

editor de macros y haz click
en S. Escribe un nombre
para la macro, por ejemplo, Imprimir
actores duplicados. Luego haz click en

Aceptar. La macro aparecer en la ventana de la base de datos.
16
Para ejecutar la macro haz

un click sobre ella y otro sobre el botn Ejecutar de la
ventana de base de datos. Cierra el cuadro de dilogo de aviso con un click sobre Aceptar. Se producir la impresin
y se cerrarn la consulta y la tabla.
14
Elige Tabla como Tipo de

objeto y Actores como
Nombre del objeto. Finalmente, asigna de nuevo No en la casilla
Guardar porque tampoco en la tabla se
han realizado cambios.
De vuelta a la zona superior, en

la cuarta casilla desde arriba,
elige la entrada Imprimir para
provocar que la consulta que se acaba
de abrir sea impresa directamente. No
Resumiendo...
1
2
3
4
5
6
Macros 3 Nuevo
Accin 3 Click en la Flecha
Abrir Tabla
Nombre de la tabla 3 Actores
Click en segunda casilla 3 CuadroMsj
Mensaje 3 Escribir Por favor 3 Tipo 3 Informacin 3 Ttulo 3
Escribir Insertar papel
7 Click en la tercera casilla 3 Abrir Consulta
8 Nombre de la consulta 3 Actores duplicados
56
139_48_56_Curso.indd 22
9
10
11
12
13
14
15
16
Click en la cuarta casilla 3 Imprimir

Observar parmetros predeterminados
Click en la quinta casilla 3 Cerrar
Tipo de objeto 3 Consulta 3 Nombre del objeto 3 Actores duplicados
3 Guardar 3 No
Click en sexta casilla 3 Cerrar
Tipo de objeto 3 Tabla 3 Nombre del objeto 3 Actores 3 Guardar 3 No
Cerrar ventana 3 S 3 Escribir Imprimir actores duplicados 3 Aceptar
Click en la macro 3 Ejecutar 3 Aceptar 3 Observar resultado
www.pctoday.es
8/2/06 15:38:29

Curso de Access 2003

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Curso

Primer contacto con Access

Gua del curso

2. Editar tablas y crear relaciones

Modificar tablas. Importar datos. Campos de bsqueda. El asistente. PC Today n 133

3. Ordenar, filtrar e imprimir informacin

Ordenar y filtrar registros. Operadores lgicos. Configurar la impresin. PC Today n 134

Asistente de consultas. Diseo. Generador de expresiones. Imprimir. PC Today n 135

Clculos en consultas. Resumen, parmetros, autobsqueda,

Herramientas y propiedades. Efectos especiales. Fotos e imgenes.

Asistente de informes. Editar y personalizar. Verificar e imprimir.

Asistente. Compactar. Copias de seguridad. Exportar a Web. Macros.

8. Grficos y tcnicas avanzadas

esde que los ordenadores

Este trmino, que surgi a mediados

tos, pero organizados. Es decir, muchos

El campo es la unidad ms pequea de una base de datos. Contiene una

Curso de Access 2003. Parte 1

En menos de 30 aos se ha pasado de

nido de estos sea distinto. Siguiendo

un propsito determinado (administracin, ingeniera, produccin, etc.).

RDBMS. En este caso, la "R" adicional, viene dada po Relational

Aunque hay diferentes tipos de bases

Supn, por ejemplo, una tabla de

de anglicismo en l). Para ello se utilizan las llamadas claves, que en el

tecnologa de Microsoft para colocar

A lo largo de las ocho entregas del

tes. Como una empresa que no existira

OLE. Coincidiendo con una expresin

No. Microsoft Access 2003 es lo que

Es Access 2003 una base de datos?

Abrir una base de datos

As que inicia Microsoft Access

Haz click sobre S y en Abrir. La

Haz un click sobre Tablas. Luego realiza un doble click sobre

principal de Access, con el Panel

envos dentro de la base de datos.

A la izquierda se encuentran los

Familiarzate con las

Tambin dispones de diversas vistas, igual que en el Explorador de

Para comenzar, inspecciona con

Inicia Access 3 Archivo 3 Abrir 3 Buscar FPNWIND.MDB 3 Abrir

ms cmodo. Piensa que, cuando la base

Cierra la tabla con un click sobre el aspa roja de la esquina

Una entrada interesante es,

el propio nombre del mismo. ste te

Una de las particularidades de

Curso de Access 2003. Parte 1

Ahora abre la tabla con la etiqueta Compaas de envos

Cierra la tabla con un click sobre el aspa. Despliega el men

Cierra ahora la tabla con

En algunas ocasiones, sin embargo, s tendrs que guardar

paas de envos y luego sobre el

conocimientos a un proyecto real,

activo. En resumen, la introduccin

No hace falta que compruebes el men Archivo, porque Guardar sigue

8 Cerrar tabla 3 Archivo 3 Cerrar y abrir Access 3 Cargar FPNWIND.

Hacer click en los diferentes elementos del apartado Objetos

MDB 3 Compaas de envos 3 Cerrar tabla

9 Compaas de envos 3 Diseo

11 Cerrar tabla 3 S 3 Archivo

Crea tu primera base

En esta era de ordenadores para

Una vez que has dado los primeros