Diagnstico Organizacional Ing. Mara Paz Gpe. Acosta Q.

INSTITUTO TECNOLGICO DE SONORA

Departamento de Ingeniera Industrial
DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL
Diagnstico organizacional es una actividad vivencial que involucra a un grupo de personas
de una empresa o institucin interesadas en plantear soluciones a situaciones problemticas
o conflictivas, sometindose a un auto-anlisis que debe conducir a un plan de accin
concreto que permita solucionar la situacin problemtica.
La base del diagnstico organizacional es que, al igual que las personas, las empresas o
instituciones deben someterse a exmenes peridicos, para identificar posibles problemas
antes de que estos se tornen graves. Estos exmenes peridicos constituen un sistema de
control que permite optimizar el funcionamiento de las empresas e instituciones, al
identificar problemas en el funcionamiento de stas, surgen acciones dirigidas a su
eliminacin o disminucin, que en con!unto constituen una parte importante de la
planeacin operativa.
"e debe notar que en un diagnstico se est evaluando el comportamiento de un sistema
contra un modelo normativo, aunque es posible que este modelo nunca sea definido en
forma expl#cita. De la misma manera que el mdico examina a un paciente lo compara
mentalmente con el funcionamiento de una persona sana, el analista tiene un modelo mental
de lo que deber#a ser su organizacin funcionando correctamente. Esta analog#a es mu
clara, a que el paciente $organizacin% proporciona una serie de s#ntomas $funciones
corporales alteradas% al mdico $analista de sistemas%, el cual puede identificar la enfermedad
del paciente proponer una terapia. En la figura &' ( "e muestra un diagrama que
e!emplifica la situacin anteriormente mencionada.
Anlisis ! E"menes
#a$iente
Sntomas
#ro%lema
#ro$eso de Sntesis
&'di$o
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De aqu# se puede ver que existen tres factores importantes a tomar en cuenta cuando se
realiza un diagnstico organizacional. Estos factores son mu importantes tanto para
determinar la problemtica, como para dar soluciones a la misma son)
La situacin de la empresa dentro del contexto de su rama industrial.
La posicin de la empresa en el ciclo de vida de las organizaciones.
El sistema social que prevalece dentro de la empresa.
*dems desde un punto global, un diagnstico, aunque no necesariamente un Diagnstico
+rganizacional, es el obligado punto de partida de un proceso de planeacin, en donde es
necesario saber dnde se est antes de decidir a dnde se quiere ir, como se llegar a ese
punto. La figura &' , que se muestra a continuacin describe el proceso de planeacin.
#ROCEDI&IENTO GENERAL DE DIAGNSTICO
*signar recursos
-ealizacin de
los planes
.lanes detallados
.lan estratgico
$a dnde se va%
Diagnstico
$dnde se est%
/ncentivos
0onitoreo
control
*signacin de
responsabilidades
funciones
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El ob!etivo del diagnstico organizacional es someter a la organizacin a un auto-anlisis
que le permita identificar s#ntomas presentes en la organizacin, a travs de ellos,
encontrar los problemas que podr#amos llamar 1de fondo2, que deben ser resueltos para
preservar la salud organizacional.
3omo en todo sistema participativo, el proceso es tan importante como el resultado, a que
el esp#ritu de grupo generado el conocimiento de las opiniones problemas de otros
componentes de la organizacin son beneficios casi tan importantes como el de identificar
resolver el problema.
El procedimiento general del Diagnstico +rganizacional consta de los siguientes pasos)
(. "ELE33/4& DEL 5-6.+ DE 7-*8*9+
,. E&7-E&*0/E&7+ DEL 5-6.+ DE 7-*8*9+
:. 5E&E-*3/4& DE ";&7+0*" /&D/</D6*LE"
=. 5E&E-*3/4& DE L* L/"7* 3+LE37/<*
>. .-+3E"+ DE ";&7E"/" ? 5E&E-*3/4& DE .-+8LE0*"
@. 3L*"/A/3*3/4& DE .-+8LE0*"
B. .L*&7E*0/E&7+ DE "+L63/+&E"
C. 5E&E-*3/4& DE 6& .L*& DE 7-*8*9+.
Estos pasos se desglosan a continuacin)
#aso () SELECCIN DEL GRU#O DE TRA*A+O
.ara conocer la problemtica de una organizacin es necesario seleccionar a un grupo
representativo de la misma que tenga las siguientes caracter#sticas)
3onocimiento del sistema
Due sea representativo de los componentes del sistema
Due inclua gente con poder de decisin.
Este grupo no deber ser de ms de ,E personas, ni incluir ms de tres !errquicos. El grupo
ptimo es de (E a (, personas.
#aso ,) ENTRENA&IENTO DEL GRU#O DE TRA*A+O
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?a que en un diagnstico se dirn los s#ntomas que pueden considerarse como agresivos
para una persona, o bien que puede Faber una atmsfera donde la gente sienta temor, es
necesario que el grupo pase por un entrenamiento que lo capacite.
Decir lo que piensa
-espetar las ideas de los dems
*nalizar las ideas por su propio valor
#aso - GENERACIN DE S.NTO&AS INDI/IDUALES
Es una reunin ad-Foc se pide a los componentes del grupo que generen una lista de los
s#ntomas que a su !uicio se estn produciendo en el funcionamiento de la compaG#a. .ara
esto es necesario definir claramente lo que se entiende por un s#ntoma.
6n s#ntoma es)
6n fenmeno revelador de una enfermedad
6na seGal o indicio de una cosa que est sucediendo o que va a suceder.
6na manifestacin de funciones alteradas.
"in embargo, Fa que recordar que las acciones suceden dentro de un contexto determinado,
que una situacin puede ser problemtica o no dependiendo de su impacto de las personas
en la empresa. .ara evaluar ese impacto se puede usar la siguiente matrizH
#LANEADO NO #LANEADO
DESEADO

";&7+0*
NO DESEADO ";&7+0* ";&7+0*
El facilitador del diagnstico debe procurar que los sistemas generados durante la reunin
posean ciertas caracter#sticas) que sea claro, espec#fico, concreto controlable. La
importancia de estas caracter#sticas debe ser fuertemente enfatizada, dada la utilizacin
posterior que se les dar a los s#ntomas. Es claro ver que un s#ntoma ambiguo o poco
preciso no da mucFa informacin sobre el problema, que poco podemos Facer con
respecto a un s#ntoma sobre el cual no se tiene control.
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INCORRECTO CORRECTO
I Aalta de informacin en ventas I El catlogo de ventas no esta actualizado
I Ja empleados que no cumplen con I Los empleados del turno de nocFe descuidan
sus obligaciones la recoleccin de datos
I El inters bancario esta mu alto I La pol#tica de monto pasivo es obsoleta en las
condiciones actuales.
"in embargo debemos enfatizar que despus de dar esta recomendaciones, deben aceptarse
los s#ntomas tal como los expresa cada persona pues es su visin particular del problema.
El procedimiento que se sigue para generar los s#ntomas es el siguiente)
a% Explicar al grupo la metodolog#a de diagnstico organizacional los resultados
esperados, enfatizando la manera en que deben expresarse los s#ntomas.
b% .edir a cada miembro del grupo que escriba los s#ntomas relacionados con el sistema
bao estudio, usando formas similares a la forma &( del diagnstico organizacional.
6sualmente esto dura unos :E minutos. 3onviene Facer las siguientes
recomendaciones al grupo antes de que empiecen a escribir.
c% &o interrumpir la tarea de escribir s#ntomas
d% 0antenerse en silencio
e% 7odo mundo debe escribir
f% -ecordar que se busca el qu $s#ntomas o problemas%, no al quin $causante%
g% -ecordar que los s#ntomas deben ser claros, espec#ficos controlables.
F% "e deben poner s#ntomas no soluciones
i% Deben plantearse en primera persona.
#aso 0) GENERACIN DE LA LISTA COLECTI/A
6na vez que todos los miembros del grupo Faan de!ado de escribir, se pasar a generar la
lista colectiva de s#ntomas para lo cual se recomienda el siguiente procedimiento)
a% 3ada miembro del grupo, en forma secuenciada, dir un s#ntoma a la vez
b% El facilitador escribir los s#ntomas en Fo!as de rota folio.
c% "e continuar de esa manera Fasta que todos pasen
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3onviene que el facilitador Faga las siguientes recomendaciones)
a% Debemos escucFar al compaGero
b% Debemos evaluar la idea, s#ntoma o problema no a la persona que lo diga
c% Debemos Fablar con nosotros mismos
d% Debemos ser espec#ficos) decir lo importante lo relevante
e% Debemos evitar estar a la defensiva
f% "e evitan discusiones en esta etapa del procedimiento. "i algKn miembro del grupo est
en desacuerdo con algKn s#ntoma puede externarlo diciendo) Esto en desacuerdo. El
s#ntoma se pondr entre parntesis para denotarlo como s#ntoma no aceptado por todos.
"lo se pueden pedir aclaraciones al s#ntoma. *dems, no se deber de corear los
desacuerdos, con que alguien lo diga es suficiente.
g% "e entiende que los s#ntomas sin parntesis son de todos, es decir, se est de acuerdo que
es un s#ntoma real o que cuando menos no se tiene opinin al respecto.
F% "i algKn s#ntoma que se diga los Face pensar en otro s#ntoma, conviene apuntarlo en la
lista individual.
i% "i algKn s#ntoma que se diga lo tienen en su lista individual, conviene eliminarlo para
evitar duplicidad de s#ntomas.
!% -ecordar que se busca el qu $s#ntoma o problema% no el quien $causante%
L% Los s#ntomas deben ser claros, espec#ficos controlables.
l% Evitar !ustificaciones del s#ntoma.
m%7ratar de presentar s#ntomas no soluciones
n% "i se agota la lista individual, se puede pasar sin que esto implique retirarse del proceso.
Ainalmente, el facilitador debe de tomar en cuenta para s# mismo, las siguientes
recomendaciones al estar generando la lista de s#ntomas)
a% &o intimidar al grupo
b% &o de!ar que algKn miembro del equipo intimide a los dems
c% "er paciente
d% *ceptar que parezca que no Face nada
e% Evitar discusiones
f% *udar a que todos digan lo que sienten
g% M3on quien empezarN) no con el de maor autoridad o influencia
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F% 7ratar de que los s#ntomas queden claros
i% 0antener el orden
!% Escribir los s#ntomas en forma legible
6na de las funciones ms importantes del facilitador es la de poner por escrito de una
manera clara concisa lo dicFo por los participantes, lo que involucra una labor de
interpretacin que es clave para el xito de este proceso.
#aso 1)#ROCESO DE S.NTESIS 2 GENERACIN DE #RO*LE&AS
Existen diversas maneras de efectuar el proceso de s#ntesis para la definicin de problemas.
Dado que la s#ntesis depende en Kltimo caso de la creatividad de la persona involucrada en el
proceso, es necesario escoger con cuidado a las personas que participarn en esta parte.
Estas personas debern conocer mu bien el sistema a que debe evitarse mal interpretar un
s#ntoma o sobre-generalizarlo.
* continuacin se presentan : mtodos que se Fan encontrado Ktiles en la definicin de
problemas)
a3 Sntesis por agrupa$i4n
%3 Sntesis por estru$tura$i4n
$3 Sntesis por su%)!sistemas
Sntesis por agrupacin
En ste mtodo los s#ntomas se agrupan de acuerdo a lo que la experiencia indica son
manifestaciones de un mismo problema.
Del con!unto de s#ntomas, a travs de un proceso de abstraccin o s#ntesis, es posible
identificar uno o varios problemas.
*s#, por e!emplo, los siguientes s#ntomas indican un problema en la organizacin operacin
del sistema de control de calidad.
&o existe un responsable de control de calidad
Los estndares de control de calidad var#an en los diferentes
departamentos
"e tiene un alto #ndice de devolucin de productos
El sistema de control de calidad es poco confiable
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El producto terminado es de una calidad mu variable
El Oail#n que compramos ocasiona problemas de produccin
0ucFas piezas se generan fuera de especificacin en el departamento de
fundicin
Por estructuracin
En este mtodo se utiliza una clasificacin de los s#ntomas por naturaleza, la del tipo de
acciones que Fabr#an de tomarse para resolverlo.
E Sntomas fuera de control
( "#ntomas de ob!etivos, valores, estilo
, Sntomas de estructura
: Sntomas de proceso
= Sntomas graves
> Sntomas leves
@ onsecuencias
B onsecuencias graves
Por subsistemas
?a que los sistemas pueden estructurarse en subsistemas, es posible clasificar los s#ntomas en
los subsistemas correspondientes, lo que permite orientar tanto el tipo de problema como el
tipo de solucin necesaria.
.ara esto es posible utilizar las propiedades de sistemas sus factores ms relevantes, o
simplemente dividir el sistema en sus subsistemas de acuerdo a una funcionalizacin.
#aso 5)CLASI6ICACIN 2 +ERAR7UIZACIN DE #RO*LE&AS
6na vez que se estructuraron los s#ntomas en problemas, la sesin se inicia con una
presentacin de los problemas al grupo de planeacin. El facilitador lee la definicin inicial
de los problemas, por e!emplo desarrollo, motivacin entrenamiento de personal. El
facilitador responde las preguntas del grupo relacionadas con la ubicacin de algunos
s#ntomas, si alguno est mal ubicado se cambia al lugar mas apropiado.
.osteriormente el facilitador pide que cada miembro del grupo estructure los problemas por
orden de importancia usando para ello una forma, donde los resultados son presentados en
una matriz.
#aso 8) #LANTEA&IENTO DE SOLUCIONES)
.osteriormente el facilitador divide al grupo en subgrupos, el nKmero de ellos depende del
tamaGo del grupo, se recomienda que cada subgrupo no tenga mas de @ personas ni menos
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de :. * cada grupo se les asigna un nKmero de problemas se les Facen una serie de
preguntas.
#aso 9) GENERACIN DE UN #LAN DE TRA*A+O)
Enseguida se definen los responsables, el tiempo el presupuesto necesario para implantar
las acciones, usando formas similares a la forma = de diagnstico organizacional.
Ainalmente se plantean reuniones peridicas para revisar el avance en la solucin de
problemas. 3on este e!ercicio termina la sesin de D.+.