CENTRO INTERNACIONAL DE EDUCACION CONTINUA

MATERIA: GERENCIA DE PROYECTO Y PROGRAMA

INFORME DE HERRAMIENTAS METODOLOGICAS

SEGUNDA ACTIVIDAD







INTEGRANTE: Carlos E. Brito P. C.I N 6.121.331
CORREO: Carlosbrito11:Gmail.com
FACILITADOR: Mrs. Freddy Snchez
INTRODUCCION

La calidad en el desarrollo de los proyectos, depender directamente de la
organizacin, la planeacin y el control de los procesos, por lo tanto,
resulta particularmente importante que las compaas dispongan de
herramientas y tcnicas apropiadas de seguimiento y estimacin que
garanticen la obtencin de productos o servicios de mayor calidad en el
tiempo estipulados.

INFORME:
El siguiente informe tiene como objetivo comprender, la importancia,
Objetivos, ventajas, desventajas y caractersticas de las siguientes
herramientas metodolgicas:

DIAGRAMA DE GANTT
PERT (Tcnicas de Revisin y Evaluacin de Proyectos).

El Diagrama de Gantt fue creado por Henry L. Gantt en el ao de 1917.
Es una representacin grafica del tiempo que se lleva el cumplimiento de
las tareas dentro de un proyecto.



EN QUE CONSISTE EL DIAGRAMA DE GANTT

El Diagrama de Gantt tiene como objetivo mostrar el tiempo programado
para las unidades mnimas de trabajo, las tareas, las fechas de iniciacin y
terminacin para cada una de las actividades a lo largo de un tiempo total
determinado.

CARASTERISTICAS:

EL DIAGRAMA DE GANTT SE PLANTEA EN DOS EJES:

Un eje Horizontal Donde se define la escala de tiempo, un calendario
adaptado a la unidad que mejor se adapte al modelo de proyecto que se
est llevando a cabo, puede ser Da, Mes, Semana, Hora o Aos.

En el eje Vertical Se plantea la tarea que se pretende ejecutar. Se muestra
como una especie de barra horizontal que ocupara el tiempo necesario
expresado en el eje horizontal.

El Diagrama de Gantt es una visin general del proyecto y a medida que
marcas tareas como cumplidas observa como avanza se progreso.
1. Ten claro el objetivo de tu proyecto.
2. Realiza una lista de las tareas que debes cumplir para lograrlo.
3. Define el tiempo que tienes para terminar el proyecto.




IMPORTANCIA:

El Diagrama de Gantt es una herramienta de planificacin de tareas
necesarias para la realizacin de un proyecto. Con este diagrama podemos
visualizar el periodo de duracin de la actividad, sus fechas de iniciacin y
terminacin e igualmente el tiempo total requerido para la ejecucin de
un trabajo con respecto al plazo que se proponga.

Los grficos de Gantt se revelan muy eficaces en las etapas iniciales de la
planificacin. Sin embargo, despus de iniciada la ejecucin de la actividad
y cuando comienza a efectuarse modificaciones, el grafico tiende a
volverse confuso. Por eso se utiliza mucho la representacin grfica del
plan, en tanto que los ajustes (Re planificacin) requieren por lo general
de la formulacin de un nuevo grfico.

VENTAJAS DE LOS DIAGRAMAS DE GANTT

1. Se obtiene una imagen relativamente simple de un sistema
complejo. Es decir que, de forma muy visual, se nos pone delante
una grfica que refleja la organizacin de las fases de un proyecto.
Aqu la frase una imagen vale ms que mil palabras es del todo
aplicable, ya que la visualizacin del diagrama de Gantt facilita
enormemente la comprensin de todo el proceso.
2. Ayuda a organizar ideas. Cuando los objetivos y las acciones se
dividen en segmentos ms pequeos resultan ms accesibles, ms
fciles de alcanzar. Ala vez, se ve ms clara su posible complejidad.
La construccin de un Diagrama de Gantt obliga a seleccionar el
todo en diferentes partes y crear un cuadro con todas sus piezas.
3. Contribuye a establecer plazos realistas. Las barras del grafico
indican en qu periodo se completara una tarea o un conjunto de
tareas. Permite tomar una perspectiva temporal adecuada y es til
para la consecucin a tiempo de los objetivos fijados. Importante es
tambin tener en cuenta otros eventos ajenos al proyecto, que
podran consumir tambin recursos y tiempo.
4. Como el Diagrama de Gantt es una herramienta muy grfica,
cualquier persona puede comprender fcilmente cuales son las
etapas del proceso. Situarlo en un lugar visible y en formato
grande, donde todo el mundo pueda verlo, ayudara a que se
recuerden los objetivos y se conozca cuando van a tener lugar las
acciones planificadas.

DESVENTAJADE DEL DIAGRAMA DE GANTT

1. Pueden llegar a ser extraordinariamente complejos. A excepcin
de los proyectos ms sencillos, en general pueden que conflujan un
gran nmero de tareas a realizar y mltiples recursos a considerar
para poder desarrollarlos de forma eficiente.
2. Existen excelentes aplicaciones de software que facilitan la gestin
de las acciones planificadas., Aun as, cuando el proyecto es
demasiado complejo, se recomienda que sean varias las personas
las que se encarguen de administrarlo.
3. La longitud de las barras no indica la cantidad de trabajo, sino la
temporalizacin. Las barras del Diagrama de Gantt muestran el
periodo de tiempo durante el cual se completara un conjunto
particular de tares, pero sin informar acerca de la cantidad de
recursos que es necesaria.
4. Se precisa una actualizacin constante. Durante el desarrollo de un
proyecto, las condiciones y situaciones van variando en relacin a la
previsin inicial. Si se emplea un Diagrama de Gantt, es necesario
poder modificarlo fcilmente y con frecuencia. Si no se hace as, no
resultara til. En este punto, las herramientas de software son de
gran ayuda, sobre todo para directores de proyecto con menos
experiencia.
5. Difcil de plasmar en una sola hoja de papel. Generalmente, los
diagramas realizados por ordenador estn diseados para ser
visualizados en pantalla, divididos en segmento que se unen para
ver el proyecto al completo. Para imprimir el grafico en papel, se
deber hacer por partes para, despus, unirla entre s. Si se quiere
exponer el diagrama en un lugar visible a todos y mantenerlo
actualizado, este hecho puede ser un autntico inconveniente por la
carga de trabajo que conlleva.

HERRAMIENTA PERT (Tcnica de Revisin y Evaluacin de Proyectos):



Esta herramienta es necesaria para la realizacin y recorrido de un
proyecto dado, con el fin de cumplir sus objetivos en los cuales estn
enfocados.
Todos los proyectos grandes o pequeos tienen caractersticas comunes
como la combinacin de actividades, relacin secuencia entre algunas de
ellas, preocupacin por el tiempo y ansiedad por los recursos, las cuales
las llevan a cabo apoyndose en herramientas.
Un proyecto es cualquier empresa humana con un claro principio, un claro
final y objetivos firmes a cumplir, desarrollando sus actividades planeadas
con herramientas y mtodos que lo apoyan, entonces podemos indicar
que un proyecto es una serie de actividades relacionadas entre si, que
estn dirigidas hacia un resultado comn y cuyo desempeo requiere un
periodo significativo, necesitando de una gestin de proyectos que tiene
como fin realizar un proceso por el cual se planifica, dirige y controla el
desarrollo de un proyecto, con un costo mnimo y dentro del periodo de
tiempo del proyecto, caracterizndose los siguientes puntos:

La planeacin requiere desglosar el proyecto en actividades, estimar
recursos, tiempo e interrelaciones entre actividades.
La programacin requiere detallar fechas de inicio y terminacin.
El control requiere informacin sobre el estado actual y analiza posibles
trueques cuando surgen dificultades.

HERRAMIENTA PERT (Tcnica de revisin y evaluacin de Proyectos): Esta
herramienta va a indicar la necesidad de control metodolgico para el
buen desempeo de un proyecto.

En todas las actividades de una empresa se requiere da las funciones
administrativas, es decir, de la planeacin, organizacin, coordinacin,
direccin y control para lograr con eficiencia los objetivos de la
organizacin. Con tantos componentes y subcomponentes juntos
producidos por diversos fabricantes, se necesitaba una nueva herramienta
para programar y controlar el proyecto.

LA HERRAMIENTA PERT fue desarrollado por cientficos de la oficina Naval
de proyectos especiales, es considerado un recurso necesario para
completar las actividades plasmadas en el desarrollo del proyecto.

EL PERT identifica los instantes del proyecto en que estas restricciones
causaran problemas y de acuerdo a la flexibilidad permitida por los
tiempos de holgura de las actividades no crticas, permitiendo al gerente
que manipule ciertas actividades para aliviar estos problemas.
Esta herramienta me permite el control de los proyectos a emprender
como el control de cualquier sistema de administracin, el cual implica el
monitoreo cercano de recursos, costos, calidad y presupuesto del mismo
ya que nos permite el control del circulo de retroalimentacin para revisar
el proyecto y asignar mayores recursos donde son necesarios para no
atrasarlos.
Cuando no se aplica correctamente, se corre el riesgo de encarecer la obra
por los incrementos de costos producidos por atrasos innecesarios y falta
de coordinacin.
La idea general es mostrar un proyecto en forma grfica y relacionar sus
componentes en tal forma que permita determinar cules actividades son
cruciales para la finalizacin del proyecto.
Separadamente de una secuencia dada. Las actividades deben ser
independientes en el sentido en que deben comenzar, detenerse y
conducirse.

Las actividades deben estar ordenadas en tal forma que una siga a otra en
una secuencia dada.

La herramienta PERT (Programa de Evaluacin de Proyecto), fue diseada
especialmente para la direccin, permitindole planificar, programar y
controlar los recursos de que se dispone, con el fin de obtener los
resultados deseados. Proporcionando a la gerencia, informacin sobre los
problemas reales y potenciales que pueden presentarse en la terminacin
de un proyecto en relacin con el logro de sus objetivos, la fecha esperada
de terminacin del proyecto y las posibilidades de lograrlo, y en donde se
encuentran las actividades ms crticas y menos crticas en el proyecto
total con el objetivo de controlar los tiempos de ejecucin de las diversas
actividades integrantes de los proyectos esenciales y dentro de los
tiempos disponibles.
El mtodo PERT es una tcnica que permite dirigir la programacin de su
proyecto, permitindole representar grficamente como el Diagrama
Grantt una red de tareas que cuando se colocan en una cadena, permiten
alcanzar los objetivos de un proyecto. Ayuda a la gestin de proyectos
informando tanto de los acontecimientos favorables como desfavorables
que ocurren. Es un instrumento valioso para la toma de decisiones.
Su terminologa se describe de la siguiente manera:

PERT: Tcnica para la evaluacin y revisin de programas
ACTIVIDAD: Un componente de trabajo que debe llevarse a cabo una
tarea dentro de un proyecto general que tiene un punto definido de
iniciacin y otro de terminacin.
EVENTO: Un nudo en la red que designa la iniciacin y la terminacin de
las actividades, un punto en el tiempo.
RED: Una combinacin de nudos y de arcos que describen la lgica de un
proyecto, existe un punto definido para la iniciacin y otro para la
terminacin.
RUTA CRTICA: La ruta a lo largo de la red, conformada por varias
actividades cuya duracin o tiempo total es mayor que todas las dems
rutas posibles. La ruta que ms presiona, es la ms riesgosa.
TIEMPO DE RUTA CRTICA: Tiempo total acumulado de todas las
actividades que conforman la ruta crtica.
TIEMPO O DURACION ESPERADA POR UNA ACTIVIDAD: El tiempo
esperado por la terminacin de una actividad. El tiempo estimado que
tiene una posibilidad de 50-50 de ser sobre o sublogrado. El tiempo
promedio o duracin de una actividad.
La herramienta PERT es especialmente til en aquellos programas en los
que deben considerarse muchas operaciones, interdependientes e
interrelaciones; adems el PERT es la mejor forma de tratar las actividades
nuevas, para cuyo conocimiento no se dispone de suficiente experiencia.
Algunas de las aplicaciones en potencia del PERT son las campaas de
publicidad, creacin de nuevos productos, estudios y planes de mercado,
evaluacin de proyectos aplicados al Valor Anual Neto, etc.
El objetivo del proyecto debe establecerse especficamente como sea
posible, adems se deben incluir todos los detalles necesarios para que
todas las personas que participen en el proyecto queden debidamente
informadas. Ejecutando las operaciones necesarias para satisfacer estas
especificaciones sostendr el objetivo final, que constituye el
acontecimiento final del diagrama PERT.
El grafico PERT, es la representacin grfica de las relaciones entre todos
los acontecimientos y tareas necesarias para realizar un proyecto.
Segn el mtodo de PERT, debemos plantear tres tiempos para estimar la
realizacin de cada una de las tareas programadas, estas son: Tiempo
optimista, ms probable y pesimista.

DIFERENCIA ENTRE DIAGRAMA DE GANTT Y PERT

Los Diagramas de Gantt son herramienta prctica porque no solo son
econmicas y fciles de aplicar, sino que tambin presentan gran cantidad
de informacin, donde el administrador puede descubrir de inmediato
cuales actividades van adelantadas en la programacin y cuales estn
atrasadas.
Las herramientas PERT pueden emplearse en reemplazo de los diagramas
de Gantt o juntos con estos.
Los diagramas PERT son mejores instrumentos que los de GANTT para
ilustrar la secuencia de actividades que deben ejecutarse. Estos indican
cuales actividades pueden ejecutarse con simultaneidad y cules no.
Aunque la herramienta PERT y el CPM pueden ser herramientas valiosas
en la planeacin y el control de los proyectos, no son adecuadas para todo
tipo de proyectos a diferencia del Diagrama de Gantt. El proyecto debe
consistir en una serie de actividades bien definidas, cada una de las cuales
puede comenzar y detenerse independientemente de las otras.
Unas de las crticas ms frecuente hechas a la PERT se deben al nfasis
que ponen en las rutas crticas. En la prctica, actividades que no estn en
una ruta crtica con frecuencia obligan a que se dilate el proyecto
completo. Como ya se dijo, los administradores deben seguir de cerca
tanto las rutas crticas como las no crticas. Tambin se les ha criticado el
empleo de tres estimados de tiempo y la distribucin beta. Si con
frecuencia es complicado que las personas estimen el tiempo exacto para
cada actividad del proyecto, mucho ms seria estimar tres.

CONCLUSIONES:

Como conclusin encontramos que en muchos de nuestros pases, no
hemos sido capaces de utilizar estructuralmente las herramientas
descritas anteriormente. Seguimos utilizando metodologas y tcnicas que
en la actualidad no generan los resultados esperados. Esto lleva a que la
mayora de las empresas creen que el cambiar estos mtodos generara
un costo enorme, sin embargo, la experiencia muestra que reducir sus
costos enormemente, debido a que las metas propuestas en los proyectos
sern alcanzadas y con el presupuesto requerido.

Los Diagramas de Gantt hacen hincapi en el tiempo que se tarda en
completar las tares, mientras que los grficos PERT hacen hincapi en las
relaciones entre las tareas.

Los jefes de proyectos a menudo utilizan ambos tipos de herramientas
porque los Diagramas de Gantt no ilustran efectivamente la dependencia
de una tarea con otra, mientras que los grficos PERT pueden ser
complicados y confusos.