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NOTA INTERNA 1200-00
PARA DIRECTORES TERRITORIALES
DE: J EFE DE CONTROL INTERNO (E )
ASUNTO: LIQUIDACION DE CONTRATOS
FECHA: 30 de marzo de 2012

Cordial saludo

En cumplimiento de las funciones inherentes a esta Oficina como elemento asesor,
que propende por el logro en el cumplimiento de la misin y los objetivos de la
empresa, se recomienda que en el proceso de liquidacin de contratos se consulte
las siguientes directrices.
NORMATIVIDAD APLICABLE
I. Cdigo Contencioso Administrativo, artculo 136, numeral 10, literal d.
II. Estatuto General de la Contratacin Administrativa, Ley 80 de 1993, artculos 25
numeral 4, artculos 60 y 61.
Se reporta en los archivos de la entidad contratos cuya vigencia expir en aos
anteriores al 2010 sobre los cuales a la fecha, no se ha llevado a cabo la
correspondiente liquidacin, razn por la cual, estas Oficinas de Asesora procede a
emitir recomendacin sobre si la administracin aun conserva competencia para la
liquidacin de los mismos, ya sea de manera unilateral o bilateral o si por el contrario,
proceder en este momento a la respectiva liquidacin es una actividad inconducente,
transgrediendo de esta manera los principios que deben regir las actuaciones de la
administracin.
Es as como el artculo 25 numeral 4 de la Ley 80 de 1993, desarrollando el principio
de economa, prev que tratndose de contratos, los trmites se deben adelantar con
austeridad de tiempo, medios y gastos.



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Sobre la liquidacin de los contratos estatales, existen diferentes disposiciones
normativas y pronunciamientos doctrinales y jurisprudenciales del Honorable Consejo
de Estado, que se refieren tanto a la liquidacin bilateral como a la liquidacin
unilateral.
En el Estatuto General de la Contratacin Estatal, el articulo 60 dispone: "Los
contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecucin o cumplimiento se prolongue
en el tiempo y los dems que lo requieran sern objeto de liquidacin de comn
acuerdo por las partes contratantes, procedimiento que se efectuar dentro del
trmino fijado en el pliego de condiciones o trminos da referencia, o en su defecto, a
ms tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a la finalizacin
del contrato o a la expedicin del acto administrativo que ordene la terminacin o a la
fecha del acuerdo.
As mismo el artculo 61 ibdem prev: "De la liquidacin Unilateral. Si el contratista
no se presenta a la liquidacin o las partes no llegan a acuerdo sobre el contenido de
la misma, ser practicada directa y unilateralmente por la entidad y se adoptar por
acto administrativo motivado susceptible de recurso de reposicin".
En los contratos que han sido objeto de revisin, se observa que los contratistas no
han procurado liquidar de mutuo acuerdo o no han demostrado inters alguno en
realizar la liquidacin de sus contratos, al punto que en la actualidad se desconoce el
domicilio de muchos de ellos y la administracin como antes se anot, a pesar de
haber transcurrido ms de cuatro meses a la fecha de terminacin de tales contratos,
tampoco ha procedido a la liquidacin Unilateral, por ende se hace necesario analizar
si es aun la administracin competente, especficamente la Oficina de Asesora
Jurdica de la UESP, la que conserva competencia para efectuar tales liquidaciones,
previendo lo preceptuado en el artculo 136, numeral 10 y literal d del Cdigo
Contencioso Administrativo, el cual dispone: "CADUCIDAD DE LAS ACCIONES. .10.
En las relativas a contratos, el trmino de caducidad ser de dos (2) aos que se
contar a partir del da siguiente a la ocurrencia de los motivos de hecho o de
derecho que le sirvan de fundamento... d. En los que requieran de liquidacin y sta
sea efectuada unilateralmente por la administracin, a ms tardar dentro de los dos
(2) aos, contados desde la ejecutoria del acto que la apruebe. Si la administracin
no lo liquidare dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo
convenido por las partes o, en su defecto del establecido por la ley, el interesado
podr acudir a la Jurisdiccin para obtener la liquidacin, en sede judicial a ms
tardar dentro de los dos aos siguientes al incumplimiento de la obligacin de
liquidar... " (Subrayado fuera de texto).
En aplicacin de las disposiciones de la Ley 80 de 1993 antes citadas, el Consejo de
Estado se ha pronunciado en reiteradas jurisprudencias, sobre el plazo de cuatro (4)
meses que otorga la Ley a las entidades pblicas, para la liquidacin de los contratos



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y ha dicho que este trmino no es perentorio, toda vez que en aplicacin del artculo
136 del Cdigo Contencioso Administrativo, la facultad subsiste durante los dos aos
siguientes al vencimiento de la obligacin. Es as como en sentencia del Honorable
Consejo de Estado, de 16 de agosto de 2001, con ponencia del doctor Ricardo
Hoyos Duque, Exp. No. 14384 sobre este aspecto se pronunci as: "() este trmino
no es perentorio, vale decir, que pasados ahora 6 meses de haberse vencido el plazo
del contrato sin que ste se haya liquidado no se pierde competencia para hacerla.
Pueden practicarla los contratantes por mutuo acuerdo o la administracin
unilateralmente, ya que el fin ltimo es que el contrato se liquide y se definan las
pretensiones a cargo de las partes. Debe advertir se, sin embargo, que ante la
preceptiva del literal d. numeral 10 del articulo 136 del C.C.A. esa facultad subsiste
solo durante los dos aos siguientes al vencimiento de esa obligacin que no es otro
que el trmino de caducidad para el ejercicio de la accin contractual (...) (Resaltado
y subrayado fuera de texto).
Una vez analizada esta Jurisprudencia se debe precisar, que si bien es cierto que el
plazo otorgado por la ley de cuatro meses o el que se haya convenido por las partes
para la liquidacin de los contratos no es perentorio, no es menos cierto que ste se
pueda volver perpetuo o indefinido en el tiempo, pues mal podra la administracin
conservar vnculos de ndole contractual con personas naturales o jurdicas, que ya
hayan cumplido con el objeto del contrato, se haya finalizado la labor contratada o
ejecutado la obra o las concesiones, entre otros, sin que nunca se rompa la relacin
jurdica que surgi con ocasin del contrato. Sobre esta situacin en Sentencia 031
del 02 mayo 2002, la Seccin Tercera de la alta Corte en lo Contencioso
Administrativo, con ponencia del Dr. Germn Rodrguez Villamizar, ha dicho: "(...)
vencimiento de los trminos previstos para que proceda la liquidacin bilateral o
unilateral, no excluye la posibilidad de que la liquidacin finalmente se concrete por
una u otra va, siempre que no haya demandado la liquidacin judicial mediante el
ejercicio de la accin pertinente y se haya producido la notificacin del auto
admisorio de la demanda o, en el evento de no haberse ejercido la accin cuando no
se haya cumplido el trmino de caducidad." (Resaltado y subrayado fuera de texto.).
La norma es clara en el sentido de precisar que si transcurri el trmino de dos aos
y la liquidacin del contrato no se ha efectuado ni bilateral ni unilateralmente, la
administracin pierde competencia; pero ante este hecho, surgen dos situaciones a
tenerse en cuenta: (i) Si a pesar de haber transcurrido los cuatro meses que otorga la
ley o cualquier otro tiempo que haya sido estipulado por los contratantes ms dos
meses para la liquidacin del contrato, y sta no se ha efectuado ni de mutuo
acuerdo ni por parte de la administracin, siempre y cuando no se demande ante el
juez competente y se notifique a la contraparte de tal actuacin, la administracin
durante el tiempo de caducidad de la accin, es decir de los dos aos, conserva
competencia para liquidar. (II) Si la administracin no liquida unilateral o
bilateralmente, dentro del trmino legal o convencional, el contratista puede obtener



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la liquidacin a travs del juez competente, siempre y cuando as lo solicite dentro
del trmino de dos aos que es la caducidad de la accin y tan pronto a la
administracin se le notifique el auto admisorio de la demanda, sta pierde
competencia para proceder a la liquidacin unilateral del contrato. En este sentido en
concepto No 1365 del 31 de Octubre de 2001, el Honorable Consejo de Estado dijo
lo siguiente: "(...)Si la entidad contratante no liquida unilateralmente el contrato dentro
del trmino de seis (6) meses ya sealados o dentro de los dos (2) meses siguientes
al vencimiento del plazo convenido por las partes, el interesado podr acudir a la
jurisdiccin para obtener la liquidacin en sede judicial a ms tardar dentro de los dos
(2) aos siguientes al incumplimiento de la obligacin de liquidar el contrato.
El vencimiento de los trminos sealados en la Ley o pactados por las partes para
practicar la liquidacin, esto es, los cuatro (4) meses o seis (6) meses a que se
refieren el artculos 60 de la Ley 80 de 1993 y el articulo 44, numeral 10, literal d de
la Ley 446 de 1998, en concordancia con el articulo 61 de la ley 80 de 1993, la
entidad perder la competencia para liquidar contratos despus de haber vencidos
stos trminos legales.
Conforme a lo anterior, se tiene que si el contratista dentro de los dos aos
siguientes a la fecha en que debi haberse liquidado el contrato, sin que as se
hubiese hecho y/o no ejercite accin alguna para cumplir con este fin, opera la
caducidad de la accin por lo que de la misma manera, la administracin pierde
competencia para liquidar, sin quedar as opcin legal alguna para el contratista, ni
para la administracin referente a la liquidacin. Al respecto la Sala de Consulta y del
Servicio Civil del Honorable Consejo de Estado, en concepto 1453 de 06 de agosto
de 2004 y 1230.de 01 de Diciembre de 1999, se ha pronunciado de la siguiente
manera, en su orden as: "...Si la liquidacin del contrato no se efecta por mutuo
acuerdo, o la administracin no la practica unilateralmente, sta pierde competencia
para adelantar tal trmite. Toda liquidacin que se efecte una vez la administracin
ha perdido la competencia o por fuera del trmino de caducidad, vicia la actuacin...".
(Subrayado fuera de texto).

IV. CONCLUSIN
Con fundamento, en las disposiciones mencionadas sobre el tema de liquidacin de
los contratos y la Jurisprudencia del Honorable Consejo de Estado, se concluye que:
a). Desde el ao 2010, marzo, hacia atrs, Caprecom perdi competencia para
liquidar contratos.



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b). se deben revisar los expedientes donde reposan los documentos, que acrediten
el cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales, para efectos de prever
acciones civiles en contra de la entidad (demandas ejecutivas u ordinarias)
c) Revisar los saldos de los contratos y si hubieren saldos a favor de Caprecom
reportar a la Subdireccion Juridica para las acciones de repeticin correspondiente.

Por lo anterior, lo que procede es incorporar concepto en el mismo sentido de la
Subdireccion Juridica a tales contratos y remitirlos al Archivo Central de la Entidad.


Cordialmente,



EDNA MARGARITA CORTES GARCIA

Proyecto: MAAP.-AMJ