TTULO DEL DOCUMENTO

Departamento/Proyecto/ Subttulo
Mes Ao
!ST"#!CO DE CAM$!OS
%ec&a 'ers()n Descr(pc()n Autor
Departamento/Proyecto/ Subttulo 2
ND!CE
*+ O$,ET!'OS -
.+ ALCANCE /
0+ ENT#ADAS 1
-+ SAL!DAS 2
/+ DESC#!PC!"N DEL P#OCESO 3
5.1. Planificar el proceso de oferta 8
5.2. Gestin de preguntas y respuestas
5.2.1. Gestin de respuesta a pro!eedores 1"
5.2.2. Gestin de preguntas de los pro!eedores 11
1+ #OLES *.
2+ C#!TE#!O DE SAL!DA *-
3+ #E%E#ENC!AS */
4+ AC#"N!MOS *1
Departamento/Proyecto/ Subttulo #
*+ O$,ET!'OS
$l ob%eti!o de este proceso es &ue la organi'acin ad&uiridora lle!e a cabo de forma efecti!a
el proceso de gestin de las ofertas dentro de un proyecto de ad&uisicin de producto/s y/o
ser!icio/s a pro!eedores e(ternos a la organi'acin.
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.+ ALCANCE
$ste proceso es aplicable a los proyectos &ue est*n dentro del alcance de la empresa y &ue
re&uieran ad&uirir productos y/o ser!icios a pro!eedores e(ternos en lugar de desarrollar
*stos internamente.
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0+ ENT#ADAS
Plan de gestin de las ad&uisiciones.
Plan del proyecto.
Plantillas de documentacin est+ndar.
,cti!os de los procesos de la organi'acin.
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-+ SAL!DAS
Documentos de solicitud de ofertas para la ad&uisicin ./012 /0P2 /0345.
Propuestas de traba%o.
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/+ DESC#!PC!"N DEL P#OCESO
7na !e' reali'ada la planificacin del proceso de ad&uisiciones2 la empresa ad&uiridora
lan'ar+ las solicitudes de oferta.
,ntes de en!iar a los pro!eedores el documento de oferta2 es decir2 antes de solicitar la
respuesta de los pro!eedores2 es necesario pensar los criterios de e!aluacin a seguir para
e!aluar las ofertas &ue se reciban. De esta forma2 se podr+ pedir dentro del documento de
solicitud de ofertas a&uella informacin &ue el pro!eedor potencial debe incluir dentro de la
oferta y &ue facilitar+ la futura e!aluacin y seleccin de pro!eedores. Para m+s informacin
acerca de la e!aluacin de pro!eedores2 se recomienda acudir a los documentos Proceso
de evaluacin de proveedores y Gua de Evaluacin de proveedores.
,l reali'ar la gestin de documentos de oferta 8ay &ue separar claramente9
E5aluac()n 6e re7u(s(tos9 ser+ necesario tener los re&uisitos priori'ados para
facilitar la e!aluacin. :ambi*n se debe tener en cuenta &ue no todos los re&uisitos
deberan ser crticos en cuyo caso resultara difcil diferenciar a los distintos
pro!eedores.
E5aluac()n 6e costes8 ser+ de gran ayuda in!ertir tiempo en desarrollar una 8o%a de
c+lculo de costes para conseguir la respuesta deseada de los pro!eedores y
facilitar+ la comparacin entre las distintas respuestas.
/+*+ PLAN!%!CA# EL P#OCESO DE O%E#TA
Para desarrollar la solicitud de ofertas para el producto &ue la empresa desea ad&uirir2 debe
utili'arse alg;n documento en funcin de la informacin &ue se desee recabar. $l ob9et(5o
de estos documentos es tratar de comunicar las necesidades de la empresa ad&uiridora y el
ni!el de detalle de la oferta o informacin &ue espera recibir de los pro!eedores.
<os m:to6os para obtener informacin de los pro!eedores son los siguientes9
Sol(c(tu6 6e (n;ormac()n <#%!=8 <a solicitud de informacin se utili'a para obtener
informacin sobre productos2 ser!icios o pro!eedores. $l /01 no !incula al
comprador y al pro!eedor2 ya &ue es un documento &ue simplemente ayuda a
recoger informacin antes de la toma de decisin de la empresa sobre si desarrollar
o ad&uirir la solucin de la &ue est+ pidiendo informacin. =ormalmente a esta
solicitud le siguen /032 /0P o 10>2 &ue realmente se utili'an durante el proceso de
ad&uisicin del producto o solucin. $l ni!el de formalidad de la solicitud /01
depende de la informacin &ue desea recibir la empresa ad&uiridora .comple%idad2
cantidad2 tipo de solucin de la &ue desea la ad&uisicin4.5. Seguir la plantilla
Solicitud de informacin RFI.
Sol(c(tu6 6e propuesta <#%P=8 7na !e' &ue la empresa decide ad&uirir la solucin2
ya &ue tras anali'ar su situacin pre!* &ue es la me%or forma de satisfacer sus
necesidades2 debera in!estigar las distintas soluciones &ue le ofrecen los distintos
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pro!eedores para tomar la decisin sobre &u* producto es el &ue m+s le con!iene.
$s decir2 /0P se utili'a cuando el comprador pide a los pro!eedores &ue le
recomienden soluciones a su problema. De esta forma el comprador puede recoger
informacin y negociar sin compromiso ninguno con el pro!eedor para finalmente
ad&uirir su producto.
Debe 8aber igualdad en el trato a los pro!eedores9 se debe proporcionar la misma
informacin a todos los pro!eedores y si se le permite a un pro!eedor modificar su
propuesta debera permitirse a todos los pro!eedores 8acerlo.
<a empresa ad&uiridora puede negociar con cual&uier pro!eedor en cual&uier punto
&ue no est* claro de la propuesta.
Seguir la plantilla Solicitud de propuesta RFP.
Sol(c(tu6 6e presupuesto <#%>=8 /03 o solicitud de presupuesto es utili'ado para
establecer compromisos con los pro!eedores acerca de fi%acin de precios2 8itos de
entrega del producto2 cantidad2 ser!icios y calidad de los productos. <a respuesta al
documento /03 debe responder a los re&uisitos e(igidos por la empresa
ad&uiridora2 aun&ue por otra parte este documento no obliga a &ue dic8a empresa
ad&uiera ese producto. $s decir2 el ad&uiridor es libre de negociar con los
pro!eedores &ue &uiera pero el pro!eedor est+ atado por el presupuesto &ue
estable'ca en la solicitud. $l uso de /03 slo asegura &ue el ad&uiridor paga el
precio m+s ba%o entre los pro!eedores &ue responden a la solicitud de presupuesto2
no asegura el precio m+s ba%o posible.
Seguir la plantilla Solicitud de presupuesto RFQ.
Sol(c(tu6 para o;ertar <!%$=8 $sta solicitud da a todos los pro!eedores una
oportunidad igual de 8acer su me%or oferta. 10> debe utili'arse slo si las
especificaciones del producto est+n perfectamente definidas2 el presupuesto a
in!ertir para el desarrollo de la solucin es significante y uno de los m*todos
anteriores no es adecuado. $ste documento compromete tanto al comprador como al
pro!eedor ya &ue el proceso de oferta es muy formal y costoso para ambas partes2
por lo &ue 10> debe ser utili'ado slo cuando ninguno de los otros m*todos pueda
proporcionar la informacin necesaria.
/+.+ ?EST!"N DE P#E?UNTAS @ #ESPUESTAS
Gestionar la interaccin con pro!eedores durante el proceso de ad&uisicin es uno de los
aspectos m+s difciles de la gestin de ad&uisiciones. ?ay &ue tener en cuenta las
siguientes consideraciones9
$s necesario permitir un per(o6o 6e preAuntas y comentar(os del pro!eedor tras la
difusin del documento de solicitud de ofertas.
<os pro!eedores en!iar+n preguntas sobre dic8o documento de solicitud2 y en
ocasiones ser+ necesario real(Bar aclarac(ones o !ol!er a pensar en ciertos temas
&ue &ui'+s no estaban muy claros.
Departamento/Proyecto/ Subttulo
Ser+ necesario definir un proceso para en5(ar la (n;ormac()n re5(sa6a de !uelta a
los pro!eedores.
<os pro!eedores algunas !eces reali'ar+n preguntas inapropiadas y el punto de
contacto .P@A52 del &ue se 8ablar+ m+s adelante2 deber+ tratar en algunas
ocasiones con pro!eedores demasiado directos.
Solamente en el caso de &ue se 8aya cometido un error significante en la solicitud de
ofertas2 debera corregirse y difundirse inmediatamente2 e(plicando las ra'ones por
las &ue se 8a producido el cambio a todos los pro!eedores.
,segurarse de &ue e(iste un proce6(m(ento 6e preAuntas/respuestas referenciado
en la propia solicitud de ofertas con el ob%eti!o de contestar a posibles preguntas de
los pro!eedores.
?abra &ue ser conscientes de &ue los pro!eedores intentar+n e(traer informacin de
la compaBa2 de los miembros del e&uipo o del P@A para intentar conseguir !enta%a
en la CcompeticinD con el resto de pro!eedores.
Sobre estos y otros aspectos se tratar+n en los siguientes apartados9
/+.+*+ ?est()n 6e respuesta a pro5ee6ores
Puede &uererse modificar el 8ito de entrega por distintas ra'ones .presupuesto2 prioridades2
recursos...5 o por&ue la empresa tenga &ue ree!aluar la solicitud de oferta debido2 por
e%emplo2 a las cuestiones planteadas por los pro!eedores.
<a fec8a m+s importante es la fec8a inicial de entrega de la oferta de los pro!eedores. ?ay
&ue asegurarse de &ue los pro!eedores tienen suficiente tiempo para elaborar la respuesta
a la solicitud de oferta.
Si se lle!a a cabo alg;n cambio oficial sobre fec8as de entrega2 se deber+ en!iar un
comunicado de forma inmediata a todos los pro!eedores y difundirlo tambi*n por el e&uipo
interno. <o ideal sera no modificar la fec8a de entrega2 pero en caso de 8acerlo no se debe
adelantar dic8a fec8a ya &ue puede pro!ocar &ue los pro!eedores no tengan tiempo para
desarrollar la oferta.
$l tiempo de respuesta por parte de los pro!eedores podra reducirse gracias a un
documento de solicitud muy preciso y bien definido2 especialmente las 8o%as de c+lculo para
responder a temas relacionados con los re&uisitos y los par+metros de coste.
7na de las formas para gestionar las respuestas de pro!eedores2 especialmente ;til para
sol(c(tu6es 6e o;erta comple9asC consiste en pedir la e(posicin de la propuesta de forma
oral. De esta forma se pretende9
Ealorar si el pro!eedor entiende realmente los re&uisitos del producto &ue la empresa
necesita.
,yudar a decidir si la empresa y el pro!eedor son compatibles en t*rminos de estilos
de traba%o2 filosofas4
Fedir el ni!el de compromiso del pro!eedor.
<legar a comprender realmente el problema del negocio mediante la comparacin y
contraste de las propuestas de los pro!eedores de una manera interacti!a.
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/+.+.+ ?est()n 6e preAuntas 6e los pro5ee6ores
$ntre el momento de publicacin del /0P por parte de la organi'acin ad&uiridora y la fec8a
de recepcin de las respuestas de los pro!eedores2 la compaBa ad&uiridora puede recibir
llamadas de pro!eedores preguntando por distintos temas2 por e%emplo9
,claraciones sobre re&uisitos2 especialmente sobre los re&uisitos identificados como
obligatorios. Por ello2 es importante tener claro2 pre!iamente a la publicacin de la
oferta2 por &u* los re&uisitos obligatorios son especialmente rele!antes2 es decir2 lo
&ue 8a lle!ado a la empresa ad&uiridora a considerarlos como obligatorios.
Preguntas sobre las especificaciones t*cnicas. ?ay &ue asegurarse &ue se da
respuesta a toda pregunta sobre re&uisitos2 tanto de especificaciones de negocio
como t*cnicas.
Auestiones relacionadas con la e(istencia de un presupuesto para el proyecto. <os
pro!eedores tambi*n podran intentar e!aluar las suposiciones financieras .como el
presupuesto5 y pueden 8acer preguntas al respecto. $l responsable de la gestin de
preguntas debera intentar contribuir a &ue este tipo de preguntas no se generasen.
,claraciones sobre si ya se 8a seleccionado internamente un ganador y la solicitud
de oferta es simplemente una formalidad.
Preguntas sobre relacionadas con la posibilidad de &ue el pro!eedor proponga su
propia solucin2 es decir2 una solucin no contemplada en la solicitud de oferta.
Aomo parte de la disciplina de gestin del proyecto2 8ay &ue9
G capturar y reA(strar las preAuntas recibidas de los pro!eedores.
G esperar 6urante un t(empo para en!iar las respuestas2 es decir2 no responder
inmediatamente despu*s de recibirlas. 1ntentar esperar a &ue todos los pro!eedores
tengan la oportunidad de leer la solicitud de oferta y en!iar sus preguntas a la
compaBa.
G mantener la con;(6enc(al(6a6 de los pro!eedores &ue reali'an las preguntas. $s
importante tratar las cuestiones de forma confidencial y no re!elar &ui*n reali' las
preguntas al responderlas. 7n formato podra ser9 Huna compaBa reali' la siguiente
pregunta4 y la respuesta es4.I.
G modificar las preAuntas recibidas de tal forma &ue sean Aen:r(cas y as poder
contestar a distintos pro!eedores al mismo tiempo.
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1+ #OLES
,parte del responsable de la gestin de pro!eedores2 antes de gestionar las ofertas &ue se
!an a recibir de los pro!eedores2 se debe definir una estructura dentro de la organi'acin de
tal forma &ue todo el mundo tenga muy claro cu+les son sus responsabilidades dentro de
este proceso.
a= De;(n(c()n 6el punto 6e contacto
Debe e(istir un solo punto de contacto .P@A5 &ue transmita la informacin tanto interna
como e(ternamente y2 por lo tanto2 sea responsable de la recepcin y en!o de los
documentos de oferta.
$l P@A debe gestionar dos procesos9
1nteracciones pro!eedorGempresa ad&uiridora
Aomunicaciones e(ternas de la compaBa
7no de los ob%eti!os del P@A es fomentar la competicin y tratar de conser!ar a los buenos
pro!eedores interesados en la oferta del negocio.
b= Crear el e7u(po (nterno
?ay &ue crear un e&uipo interno &ue defina los re&uisitos de la solicitud de ofertas y 8o%as
de costes y &ue responda a las ofertas de los pro!eedores2 intentando seleccionar a
a&uellas personas &ue utilicen un lengua%e preciso y eficiente con e(periencia en negocios y
t*cnica. , continuacin se identifican los roles &ue deben formar parte de este e&uipo
interno.
#oles #esponsab(l(6a6es
El sponsor e9ecut(5o $%ecuti!o a alto ni!el &ue tiene autoridad para9
G recaudar fondos
G aprobar el proyecto
:iene la responsabilidad de los documentos de solicitud como /01 o
/0P durante todo el proceso de oferta.
,e;e 6e proyecto Sir!en como facilitadores para la sesin de recogida de re&uisitos.
Aontrolan el proceso de gestin de ofertas.
,yudan en la preparacin de los documentos de solicitud de ofertas.
#epresentantes t:cn(cos Proporcionan la informacin t*cnica necesaria para crear los
documentos de solicitud de ofertas.
Definen los est+ndares de calidad a aplicar al proyecto y todos los
par+metros de sistema y 8ardJare.
Son responsables de transformar los re&uisitos funcionales de un
proyecto en lengua%e t*cnico &ue pueda ser entendido y utili'ado
por pro!eedores para completar sus respuestas.
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#epresentantes leAales =o est+n in!olucrados en el desarrollo de documentos de solicitud
de ofertas da a da2 pero proporcionan conse%o y asesoramiento en
cuanto a t*rminos2 lengua%e y condiciones legales &ue puedan ser
re&ueridos en los documentos.
#epresentantes 6e Aest()n 6e
contrato
,ct;an como punto de control central para la creacin de
documentos de solicitud de ofertas. ,lgunas de sus tareas son9
G proporcionar la lista de pro!eedores capacitados para
participar en el proceso de oferta
G ser!ir de foco para solicitar2 recibir y distribuir cual&uier
informacin de los nue!os pro!eedores potenciales.
G Aelebrar2 si fuera necesario2 reuniones con los pro!eedores
durante el proceso de gestin de ofertas. $n dic8as
reuniones se ocupan de coordinar la agenda y el desarrollo
de las mismas2 tomando el papel de moderador.
Otras personas @tras personas &ue puedan proporcionar CentradasD al
producto/solucin2 como recursos 8umanos2 gestin de cambios o
m*tricas de rendimiento corporati!as
Departamento/Proyecto/ Subttulo 1#
2+ C#!TE#!O DE SAL!DA
$leccin de la oferta m+s adecuada a las necesidades de la empresa
Departamento/Proyecto/ Subttulo 1)
3+ #E%E#ENC!AS
Plan del proyecto
Plan de gestin de ad&uisiciones
Gua de gestin de ofertas
Solicitud de informacin ./015
Solicitud de presupuesto ./035
Solicitud de propuesta ./0P5
A8ecKlist para e!aluar el proceso de ofertas
Departamento/Proyecto/ Subttulo 15
4+ AC#"N!MOS
!%$ .1n!itation for bid5 G Solicitud para ofertar
#%! ./e&uest for information5 L Solicitud de informacin
#%P ./e&uest for proposal5 L Solicitud de propuesta
#%> ./e&uest for &uotation5 L Solicitud de presupuesto
POC .Point of contact5 G punto de contacto &ue transmite la informacin tanto interna
como e(ternamente2 y por lo tanto es responsable de la recepcin y en!o de los
documentos de oferta.
Departamento/Proyecto/ Subttulo 1-