ADVERTENCIA: Este producto es de propiedad intelectual de SOFTLAND LTDA. Toda reproduccin total o parcial de l, est penada por la Ley. Windows es de propiedad intelectual Microsoft. Cotizaciones y otas de Venta
Manual editado por el Departamento de Publicaciones de SOFTLAND LTDA. 7 de Lnea 1247 - Telfono: 3889000 - Fax: 2355432 - Providencia Santiago - Chile. (0609) INDICE
INDICE
Parte I. Antecedentes Generales I. Introduccin ............................................................................................................................ I-1 Caractersticas bsicas del Sistema............................................................................................................................. I-1 Uso de la Documentacin............................................................................................................................................. I-1 Convenciones ............................................................................................................................................................... I-1 Recomendaciones para el uso del Sistema y de este Manual.................................................................................... I-2
Parte II. Descripcin de los Procesos del Sistema
1. Dentro del sistema................................................................................................................ 1-1 1.1 Creando una empresa........................................................................................................................................... 1-1 1.2 Seleccionando una empresa................................................................................................................................. 1-4 1.3 Actualizacin Estadstica de Llaves e ndices....................................................................................................... 1-7 1.4 Eliminando una empresa....................................................................................................................................... 1-8 1.5 Respaldo/Recuperacin Base de Datos................................................................................................................ 1-9 1.6 Desbloquear Empresa......................................................................................................................................... 1-14 1.7 Instalar Datos Demo............................................................................................................................................ 1-17 1.8 Verificacin de Estructura de la Base de Datos .................................................................................................. 1-18 1.9 Muestra Estructura de la Base de Datos............................................................................................................. 1-19 1.10 Desinstalar Proteccin....................................................................................................................................... 1-22 1.11 Consulta Log de Errores Registrados ............................................................................................................... 1.23 1.12 Salida del sistema.............................................................................................................................................. 1-25
2. Seguridad .............................................................................................................................. 2-1 2.1 Permisos de Usuario ............................................................................................................................................. 2-1 2.2 Permisos de Perfiles.............................................................................................................................................. 2-6 2.3 Permisos por Procesos.......................................................................................................................................... 2-9 2.4 Cambio de Password........................................................................................................................................... 2-10 2.5 Usuario................................................................................................................................................................. 2-11 2.6 Definicin de Seguridad de Password................................................................................................................. 2-12 2.7 Asigna Restricciones ........................................................................................................................................... 2-16 2.8 Restricciones por Bodega.................................................................................................................................... 2-18 2.9 Restricciones por rea de Negocio..................................................................................................................... 2-19 2.10 Restricciones por Caja....................................................................................................................................... 2-21 2.11 Consulta Log de Transacciones ........................................................................................................................ 2-23 2.12 Auditora de E/S Procesos................................................................................................................................. 2-25 2.13 Seguridad Sodatos MDB................................................................................................................................... 2-27
3. Bases ..................................................................................................................................... 3-1 3.1 Parmetros ............................................................................................................................................................ 3-1 3.2 Definicin Datos Empresa ................................................................................................................................... 3-15 3.3 Formato de Impresin Nota de Venta ................................................................................................................. 3-18 3.4 Formato de Impresin Cotizaciones.................................................................................................................... 3-21 3.5 Reparar Bases de Datos ..................................................................................................................................... 3-25 Cotizaciones y Notas de Venta
4. Tablas..................................................................................................................................... 4-1 4.1 Clientes y Otros ..................................................................................................................................................... 4-1 4.1.1 Clientes ....................................................................................................................................................... 4-2 4.1.2 Giro, Comuna, Ciudad, Pas, Canal, Vendedor....................................................................................... 4-14 4.2 Productos............................................................................................................................................................. 4-15 4.3 Unidades de Medida, Listas de Precios, Descuentos, Impuestos, Condiciones de Venta, Aprobadores, Canal de Venta, Centros de Costo, Monedas y Equivalencias, Concepto de Prdida y Compromisos de Seguimiento 4-27
5. Cotizaciones.......................................................................................................................... 5-1 5.1 Cotizaciones .......................................................................................................................................................... 5-1 5.2 Seguimiento de Cotizaciones .............................................................................................................................. 5-11 5.3 Cotizaciones Tipo ................................................................................................................................................ 5-14 5.4 Prdida/Recuperacin de Cotizaciones .............................................................................................................. 5-19 5.5 Limpieza de Cotizaciones.................................................................................................................................... 5-22
6. Notas de Venta...................................................................................................................... 6-1 6.1 Nota de Venta........................................................................................................................................................ 6-1 6.2 Aprobacin Manual .............................................................................................................................................. 6-14 6.3 Dar por Concluidas Notas de Venta.................................................................................................................... 6-17 6.4 Limpieza de Notas de Venta................................................................................................................................ 6-19
7. Consultas............................................................................................................................... 7-1 7.1 Cotizaciones .......................................................................................................................................................... 7-1 7.1.1 Cotizaciones por Nmero ........................................................................................................................... 7-2 7.1.2 Cotizaciones por Producto.......................................................................................................................... 7-4 7.1.3 Cotizaciones por Cliente............................................................................................................................. 7-6 7.1.4 Cotizaciones por Vendedor......................................................................................................................... 7-8 7.2 Notas de Ventas .................................................................................................................................................... 7-9 7.2.1 Notas de Venta por Nmero ....................................................................................................................... 7-9 7.2.2 Notas de Venta por Producto.................................................................................................................... 7-12 7.2.3 Notas de Venta por Cliente....................................................................................................................... 7-15 7.2.4 Notas de Venta por Vendedor .................................................................................................................. 7-18 7.3 Estado de Cuenta Clientes.................................................................................................................................. 7-19 7.4 Stock.................................................................................................................................................................... 7-22
8. Informes................................................................................................................................. 8-1 8.1 Cotizaciones .......................................................................................................................................................... 8-1 8.1.1 Cotizaciones................................................................................................................................................ 8-2 8.1.2 Cotizaciones Perdidas ................................................................................................................................ 8-8 8.1.3 Estadstica de Cotizaciones Perdidas....................................................................................................... 8-10 8.1.4 Anlisis Estadstico de Cotizaciones ........................................................................................................ 8-12 8.2 Notas de Venta.................................................................................................................................................... 8-14 8.2.1 Notas de Venta por Estado....................................................................................................................... 8-14 8.2.2 Compromisos/Stock.................................................................................................................................. 8-22
9. Procesos................................................................................................................................ 9-1 9.1 Captura de Notas de Ventas ................................................................................................................................. 9-1 9.2 Recuperacin de Documentos por Trmino Anormal ........................................................................................... 9-3
Apndice A. Operacin bsica ............................................................................................... A-1 A.1 Botones .................................................................................................................................................................A-1 A.2 Menes..................................................................................................................................................................A-7 A.3 Barra de Estado ....................................................................................................................................................A-9 A.4 Manejo de Matrices...............................................................................................................................................A-9 A.5 Teclas de Acceso Rpido....................................................................................................................................A-10
Apndice B. Barras de Herramientas..................................................................................... B-1 B.1 1 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-1 B.2 2 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-2 B.3 3 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-6 B.4 4 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-7
Apndice C. Administrador de Base de Datos SQL.............................................................. C-1
Apndice D. TABLAS Centros de Costo.........................................................................................................................................................D-2 Giro ..............................................................................................................................................................................D-5 Comuna .......................................................................................................................................................................D-6 Ciudad..........................................................................................................................................................................D-7 Pas..............................................................................................................................................................................D-8 Regin..........................................................................................................................................................................D-9 Provincia ....................................................................................................................................................................D-11 Canal..........................................................................................................................................................................D-13 Vendedor ...................................................................................................................................................................D-14 Unidades de Medida..................................................................................................................................................D-15 Listas de Precios........................................................................................................................................................D-16 Precios Bases............................................................................................................................................................D-17 Listas de Precios Adicionales....................................................................................................................................D-18 Actualizacin Masiva de Precios ...............................................................................................................................D-22 Promociones/Ofertas.................................................................................................................................................D-23 Descuentos................................................................................................................................................................D-26 Impuestos ..................................................................................................................................................................D-28 Condiciones de Venta................................................................................................................................................D-31 Aprobadores ..............................................................................................................................................................D-32 Monedas y Equivalencias..........................................................................................................................................D-33 Conceptos de Prdida ...............................................................................................................................................D-37 Compromisos de Seguimiento...................................................................................................................................D-38
INTRODUCCION I-1
I. Introduccin Softland siempre a la vanguardia en tecnologa, ha creado Cotizaciones y Notas de Venta, sistema de amplia cobertura, diseado para funcionar en ambiente Windows. Este software permite controlar en forma eficiente y rpida, tanto las Cotizaciones como las Notas de Ventas emitidas. En la medida que las Cotizaciones son aprobadas, ya sea en forma automtica o individual, podrn convertirse en Notas de Ventas, las que sern despachadas y facturadas a travs de Inventario y Facturacin, todo este movimiento es considerado para una correcta gestin, a travs de consultas y reportes orientados a informar sobre cuentas pendientes de despacho, clientes que registran ventas que han sido facturadas, etc. Cotizaciones y Notas de Venta es un sistema amigable, que utiliza todas las virtudes del ambiente Windows, proporcionando al usuario no especializado en computacin, una serie de herramientas que le permitirn aplicar con notoria facilidad su experiencia profesional a los objetivos que ms competen a su empresa.
Caractersticas Bsicas del Sistema Genera Cotizaciones y Notas de Venta en forma directa. Aprobacin Masiva o Individual de las Notas de Venta. Maneja hasta 5 descuentos independientes por tem y a nivel de totales. Notas de Venta basadas en una lista de precios Base o en cualquier otra que el usuario desee, as como tambin en base a Cotizaciones. Completo sistema de seguridad a nivel de definiciones para perfiles de usuarios. Permite manejar mltiples listas de precios. Maneja impuestos especficos. Permite definir formatos de impresin para las Cotizaciones y Notas de Venta, acordes a las necesidades de la empresa. Permite consultar Cotizaciones y Notas de Ventas por Nmero, Producto, Cliente o Vendedor. Entrega informes de Cotizaciones y Notas de Venta por diferentes conceptos (Productos, Clientes, Vendedores) y estados, dentro de determinados rangos de fechas y documentos. Maneja varios aos de informacin en lnea. Limpieza masiva o selectiva de Notas de Venta. Maneja una completa ficha de los Clientes, con sus datos bsicos, contactos, condiciones de venta, impuestos afectos, etc. Permite manejar varios impuestos y asociarlos a los productos y clientes. Consulta en lnea del stock disponible del producto y sus sustitutos. Consulta del estado de las Notas de Ventas, en cuanto a despachos efectuados, facturacin, reservas, etc. Permite consultar Estados de Cuenta de Auxiliares, permitiendo analizar cada una de las cancelaciones efectuadas por los clientes.
Uso de la Documentacin La documentacin de Cotizaciones y Notas de Ventas, consiste en un Manual del Usuario y en un archivo de Ayuda en Lnea, que podr ser accedido directamente desde el sistema. El propsito del manual, es otorgar al usuario un material de apoyo que le permita llevar un seguimiento detallado de los procesos. Por otro lado, la ayuda en lnea le permite tener informacin de referencia inmediata, acerca de los procesos. Siguiendo las instrucciones, consejos y advertencias aqu planteados, lograr un mejor provecho de este material y de las ventajas que trae consigo este sistema.
Convenciones Este Manual de Usuario est estructurado en cuatro partes:
Referencias Generales del Sistema.
Captulos I. Aborda aspectos generales de la Introduccin. I-2 Cotizaciones y Notas de Venta
Descripcin de los Procesos del Sistema.
Comprende los Captulos 1 al 9. Dedicados a la explicacin del sistema propiamente tal, con la descripcin de cada una de las opciones que comprende, en forma ordenada y progresiva.
Apndices.
Apndices A y B. Contienen la descripcin de los Comandos, Menes y Barras de Herramientas manejadas por el sistema.
Apndice C. Describe los pasos a seguir cuando se trabaja con una base de datos.
Apndice D. Permite el ingreso de las Tablas que son de uso comn en los Sistemas Softland.
Recomendacin para el uso del Sistema y de este Manual Para una mejor comprensin y entendimiento del manejo y funcionamiento del sistema, se recomienda iniciar su aprendizaje leyendo este manual y trabajando directamente con el sistema, partiendo por los Apndices, luego el captulo I y continuar en forma progresiva con la lectura de los otros captulos.
DENTRO DEL SISTEMA 1-1
1. Dentro del sistema
Estando dentro de la pantalla inicial de cualquier sistema Softland, la nica opcin que se activa (aparece en color negro) en la Lnea de Men (ver Apndice A.2 Menes), es Empresa, la cual permite llevar a cabo los procesos: Seleccionar y Crear empresas, Respaldar y Recuperar Bases de Datos, Instalar Datos Demo, adems de Salir del sistema.
Una empresa corresponde a un rea del disco, donde se registrar toda la informacin manejada a travs de este sistema, por lo tanto para su correcto funcionamiento se debe crear al menos una empresa o directorio de trabajo.
Para seleccionar cualquier opcin de la Lnea de men que se encuentre activa, debe ubicar el indicador del mouse sobre ella (Ej.: EMPRESA) y hacer clic.
Al ingresar a cualquier sistema Softland, usted dispondr de una serie de Herramientas, que pueden o no ser propias del sistema que est en uso y, cuya descripcin y forma de operar se describe detalladamente en el apndice B, de este manual.
Sr. Usuario si Ud. ha instalado Produccin, antes de comenzar a trabajar con l, debe verificar que se encuentre instalado Inventario y Facturacin en una versin igual o superior a la 4.16, debido a que ambos sistemas comparten informacin. De no ser as Produccin no funcionar.
1.1 Creando una empresa
Objetivo Permitir la iniciacin o creacin de una empresa. A travs de este proceso se ingresan y graban todos los antecedentes de la empresa (RUT, Razn Social, Direccin, etc.), y adems se crean los archivos internos, donde quedar almacenada la informacin necesaria para llevar a cabo los procesos asociados a este sistema.
Si usted requiere crear una empresa en SQL, le solicitamos referirse al Apndice C, antes de continuar.
Operatoria Al seleccionar la opcin Crear desde el men Empresa o el botn desde la 3 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), se despliega la pantalla dependiendo del sistema que haya adquirido, indicar la siguiente informacin
Nombre que dar a la empresa (directorio), largo mximo 16 caracteres alfanumricos, luego seleccionar la base de datos bajo la cual manejar la informacin (slo versin ERP): MSDE o SQL (para ste ltimo dirjase al Apndice C y luego contine con esta descripcin), seleccione el equipo que usar como servidor de la base de datos, seleccione en qu Pas desea crear la empresa. Finalmente, seleccione la unidad en que desea generar la empresa y haga clic en el botn OK. Ver Figura N 1. 1-2
Figura N 1
Durante la creacin de la empresa, se va presentando un recuadro que indica el % de creacin de cada uno de los archivos que requerir para operar con la empresa en cuestin.
Al finalizar aparece la pantalla donde se ingresan los antecedentes de la Empresa (RUT, Razn Social, Giro, Direccin, Comuna, Apartado Postal, Provincia, Ciudad, Regin, Pas, Telfono y Fax) y del Representante Legal (RUT, Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre). Ver Figura N 2
Figura N 2
Una vez ingresados todos los antecedentes solicitados, seleccione cualquiera de los dos botones que se presentan en la pantalla, tras lo cual el sistema quedar disponible para el ingreso de datos.
DENTRO DEL SISTEMA 1-3
Importante al crear una empresa con Recursos Humanos.
Al crear una empresa en dicho sistema, Ud. deber indicar el ao y el primer mes de proceso. Si usted define como primer mes uno distinto a Enero, no podr tener completa la informacin para la emisin de sus Certificados de Rentas.
Tambin deber sealar si la empresa que est creando ser manejada como Central o como Sucursal, ya que segn esto se activarn o desactivarn distintas opciones del sistema.
Si por equivocacin Ud. cre la empresa como Central podr cambiar su estado a Sucursal, a travs de la opcin Parmetros Comportamiento como, pero no podr desarrollar el proceso inverso, es decir de estado Sucursal pasar a Central, ya que no contar con una serie de parmetros y condiciones que se generan internamente slo para la Central.
1-4
1.2 Seleccionando una empresa
Objetivo Elegir la empresa donde desea trabajar. Cada vez que usted ingrese al sistema o que elija la opcin Seleccionar, se desplegarn en pantalla los nombres de las empresas que usted ha creado ("1.1 Creando una empresa"), para que elija aquella en que requiere trabajar.
Sr. Usuario: En sistemas Pyme, slo permitir seleccionar empresas que se encuentren en la ruta, donde est instalada la proteccin de Base de Datos.
Operatoria Tras elegir la opcin Seleccionar del men Empresa o el botn Seleccionar desde la 3 Barra de Herramientas (ver Apndice B), se genera el despliegue de la ventana que indica el drive o directorio que est en uso y la ficha de cada una de las empresas existentes hasta ese momento. Ver Figura N 1.
Figura N 1
Para cambiar de drive o directorio seleccionar el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho del cuadro del drive y de la lista presentada en pantalla, elegir el deseado. Para elegir la empresa requerida, ubique el indicador del mouse sobre la pestaa de la ficha en que aparece el nombre de la empresa y haga clic sobre ella. Luego seleccione el botn OK; si no se desea continuar, seleccione Salir. De continuar, el sistema restringe el acceso solicitando el Usuario y la Password, de quin ingresar (Figura N 2), dando las alternativas de seguir con el proceso a travs de OK, o cancelar con el botn Salir.
Figura N 2
Si ambos datos son ingresados correctamente, al continuar se presenta la pantalla inicial del sistema con los mens activos, pudiendo dar inicio a la sesin de trabajo (Captulo 3 en adelante); de lo contrario tendr que reingresar la informacin (ver Figura N 6). DENTRO DEL SISTEMA 1-5
Importante al realizar un Cambio de Versin Si el sistema detecta que su empresa requiere de un cambio de versin, chequear si existen en la misma unidad, otras empresas con este sistema que requieran ser actualizadas. Si existen ms empresas, el sistema consultar si desea actualizar adicionalmente alguna de ellas, tal como se muestra en la siguiente pantalla: (ver Figura N 3).
Sr. Usuario: Los cambios de versin podrn ser realizados slo por el usuario Softland.
Figura N 3
Al seleccionar el botn S, el sistema desplegar una nueva ventana con la lista de empresas existentes en la unidad de la empresa original que contengan el sistema, y que no estn actualizadas a la versin del sistema, tal como se muestra en la pantalla de la Figura N 4. Por el contrario, si selecciona el botn NO, el sistema realizar el cambio de versin slo a la empresa seleccionada inicialmente.
Figura N 4
La seleccin de empresas, podr efectuarla una a una haciendo clic a en la caja de chequeo que precede a cada empresa, o bien seleccionar todas las empresas para realizar la actualizacin en forma masiva, haciendo clic a en el check Selecciona todas las empresas. Finalmente, deber digitar frente a cada empresa seleccionada la Password de usuario Softland de cada empresa, la cual ser validada por el sistema para realizar la actualizacin. Adems, dentro de esta pantalla se encuentran activos los siguientes botones: OK, el cual permite dar inicio al cambio de versin de las empresas seleccionadas y Salir el sistema actualizar slo la empresa que seleccion inicialmente.
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Sr. Usuario: Al realizar el cambio de versin en forma masiva, el sistema dejar en el rea de datos de la empresa inicial, un archivo HTML con el nombre XXActualizayyyymmdd.Html (donde XX corresponde a la sigla del sistema, yyyymmdd corresponde al ao, mes y da de la generacin del archivo). Dentro de este archivo se listarn las empresas a las que se les efectu el cambio de versin. Si el proceso fue cancelado, el archivo mostrar hasta la ltima empresa que se le ejecut el cambio de versin, incluyendo a la empresa donde se cancel el proceso, tal como se muestra en la siguiente pantalla (Figura N 5):
Figura N 5
Al finalizar el cambio de versin se presenta la pantalla inicial del sistema con los mens activos, pudiendo dar inicio a la sesin de trabajo (Captulo 3 en adelante), tal como se muestra en la siguiente pantalla:
Figura N 6
Para pasar de una empresa a otra, basta con seleccionar la pestaa que la identifica. Si el usuario tiene permiso para entrar a la nueva empresa, sta se abre automticamente, de lo contrario tendr que ingresar el usuario y su password. DENTRO DEL SISTEMA 1-7
1.3 Actualizar Estadsticas de Llaves e ndices Objetivo Permite ejecutar en forma manual y modificar la periodicidad del proceso de actualizacin y optimizacin de llaves e ndices de la Base de Datos.
Operatoria Al seleccionar este proceso, el sistema desplegar una ventana (ver Figura N1), donde deber indicar el intervalo de das en que se ejecutar el proceso, este intervalo no podr superar los 365 das.
Figura N 1
Indicado el N de das, seleccione el botn para registrar la informacin dentro del sistema.
Adems, seleccionando el botn podr ejecutar el proceso manualmente en el momento que desee y considere necesario, el sistema desplegar un mensaje de advertencia antes de realizar el proceso, tal como se muestra a continuacin:
Seor Usuario: Este proceso actualizar la informacin de llaves e ndices de la Base de Datos. Es un proceso exclusivo, por tal motivo NO deben existir usuarios conectados a la empresa, esto podra tardar varios minutos dependiendo del tamao de su base de datos. Desea ejecutar el proceso en este momento?
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir. 1-8
1.4 Eliminando una Empresa Objetivo Permite eliminar el rea de datos (directorios y archivos) y la base de datos relacionada a la empresa.
Sr. Usuario: En sistemas Pyme, slo permitir eliminar empresas que se encuentren en la ruta, donde est instalada la proteccin de Base de Datos.
Operatoria Tras elegir la opcin Eliminar del men Empresa, se genera el despliegue de la ventana que indica el drive o directorio que est en uso y la ficha de cada una de las empresas existentes hasta ese momento. Ver Figura N 1.
Figura N 1
Una vez seleccionada la empresa a eliminar haga clic en el botn OK, tras lo cual se desplegar el siguiente mensaje. Ver Figura N2.
Figura N2
Al optar por No regresar a la pantalla anterior; de lo contrario al seleccionar Si (Yes) se realizar la eliminacin de la Base de Datos seleccionada.
Si la Base de Datos se encuentra en uso por otro usuario, el sistema lo advierte a travs del siguiente mensaje:
El proceso de eliminar una empresa es exclusivo, y no debe haber ningn usuario conectado a la empresa. Verifique que no tenga seleccionada la empresa y que no exista otro usuario conectado a ella.
Consideraciones:
Slo el usuario Softland puede eliminar una empresa, por lo que se solicitar Password del Usuario Softland de la empresa seleccionada. Para empresas de tipo SQL Server solicitar el ingreso del Password del usuario principal del servidor de SQL. DENTRO DEL SISTEMA 1-9
1.5 Respaldo/Recuperacin Base de Datos
Objetivo Este proceso le permitir respaldar y/o recuperar bases de datos.
Respaldar Base de Datos, genera un archivo cuya estructura es NNyyyymmdd, donde NN corresponde al nombre de la base de datos, yyyymmdd corresponde al ao, mes y da, fecha que obtiene el sistema desde Windows al momento de generar el respaldo. Este archivo quedar almacenado en el rea de respaldos (...MSSQL\Backup).
Recuperar Base de Datos, recupera solamente los respaldos generados a travs del proceso Respaldo de Base de Datos, proporcionando una lista con todos los respaldos disponibles.
Se solicita NO manipular el nombre del respaldo de la base de datos, esto porque NO ser reconocido como un respaldo vlido. Slo sern recuperados los respaldos generados por los sistemas Softland.
Operatoria Al seleccionar esta opcin, elija mediante el botn de opciones el proceso que desea llevar a cabo. Ver Figura N 1.
Figura N 1
Cualquiera sea el proceso a seguir, seleccione el botn Siguiente para continuar, o Salir para abandonar el proceso.
Respaldar Base de Datos, al optar por esta opcin, el sistema desplegar la siguiente pantalla (ver Figura N 2). 1-10
Figura N 2
En ella deber seleccionar la unidad y el nombre de la empresa donde se encuentra la Base de Datos a respaldar. Esta seleccin se realiza eligiendo desde la lista que se presenta al optar por el botn de listas desplegables, ubicado a la derecha de cada campo.
Ingresada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 3). Figura N 3
Si Ud. est trabajando con un sistema Business, seleccione el botn Siguiente; de lo contrario, si est trabajando con un sistema Advanced o Unlimited ingrese la password y luego seleccione el botn Siguiente.
El sistema desplegar una pantalla donde podr optar por los siguientes botones: Ejecutar para dar inicio al proceso de respaldo, el cual consta de las siguientes etapas: Validacin Base de Datos, Respaldo de Area de Datos y Respaldo de Datos; Volver para regresar a la pantalla anterior, o por Salir para abandonar el proceso. Ver Figura N 4. DENTRO DEL SISTEMA 1-11
Figura N 4
Al finalizar se desplegar un mensaje indicando el trmino del proceso. El archivo generado quedar almacenado en el rea de respaldo, identificado con la nomenclatura especificada anteriormente (NNyyyymmdd).
Recuperar, al optar por esta opcin, el sistema despliega una pantalla donde deber seleccionar la unidad donde se encuentra la empresa a recuperar, e indicar el nombre con el cual se identifica.
Figura N 5
Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso, o Salir para abandonarlo.
En caso que se est realizando la recuperacin sobre la empresa que tiene seleccionada, el sistema enviar el siguiente mensaje.
Al continuar, el procedimiento a seguir en la forma de operar, es el mismo que se presenta a partir de la Figura N 3.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir. 1-12
Sr. Usuario: Es importante manejar un buen esquema de respaldo de informacin de los Sistemas.
A modo de sugerencia, queremos exponer a continuacin un mtodo que usted puede implantar en su empresa con el objeto de resguardar la informacin de sus registros.
El mtodo de almacenamiento de informacin abuelo, padre, hijo consiste en generar respaldos en medios magnticos reciclables, los cuales se van reutilizando peridicamente, en el cual el primer respaldo se denomina Abuelo, el segundo se denomina Padre y el tercero Hijo, de tal forma que el cuarto respaldo se utiliza el medio magntico denominado abuelo, transformndose ste en Hijo, el denominado Padre se transforma en Abuelo y el denominado originalmente como Hijo, pasa a denominarse ahora Padre.
Para graficar lo anteriormente expuesto se presenta el siguiente ejemplo: Con tres juegos de medios de almacenamiento (Cds, cintas, pendrives, etc) se realiza la siguiente rotacin.
Para tener asegurado sus datos con una poltica de respaldos, le sugerimos seguir el siguiente plan derivado del mtodo Abuelo Padre - Hijo, el cual consta de 13 medios magnticos de respaldo, los cuales aseguran un eficiente mtodo de respaldo por un perodo de 6 meses.
Este mtodo consiste en hacer un respaldo diario, el cual aplicando el mtodo abuelo- padre hijo, usted ir rotando los medios magnticos, reutilizndolo en forma peridica, tal como se muestra en el cuadro N1.
De esta forma usted tendr un respaldo diario por una semana, reutilizando cada da el medio magntico del mismo da de la semana anterior, quedando con un respaldo asegurado de 5 das hbiles seguidos. Los das viernes se har el respaldo semanal, el cual se ir rotando cada 4 semanas, asegurando de esta forma 1 mes de respaldo, hasta utilizar el medio magntico N 13. De esta forma se asegura 6 meses de respaldos.
Cuadro N 1
LUNES MARTES MIRCOLES JUEVES VIERNES SEMANA 1 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 5 SEMANA 2 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 6 SEMANA 3 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 7 SEMANA 4 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 8 SEMANA 5 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 5 SEMANA 6 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 6 SEMANA 7 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 7 SEMANA 8 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 9 SEMANA 9 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 5 SEMANA 10 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 6 SEMANA 11 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 7 SEMANA 12 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 10 SEMANA 13 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 5 SEMANA 14 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 6 SEMANA 15 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 7 SEMANA 16 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 11 SEMANA 17 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 5 DENTRO DEL SISTEMA 1-13
SEMANA 18 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 6 SEMANA 19 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 7 SEMANA 20 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 12 SEMANA 21 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 5 SEMANA 22 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 6 SEMANA 23 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 7 SEMANA 24 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 13
A partir de la semana 25, usted podr repetir la secuencia sugerida, de tal forma de ir reciclando semanalmente los medios magnticos a partir de la semana 1, tal como lo muestra el cuadro N 2.
Cuadro N 2
LUNES MARTES MIRCOLES JUEVES VIERNES SEMANA 25 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 5 SEMANA 26 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 6 SEMANA 27 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 7 SEMANA 28 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 8 SEMANA 29 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 5 SEMANA 30 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 6 SEMANA 31 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 7 SEMANA 32 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 9 SEMANA 33 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 5 SEMANA 34 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 6 SEMANA 35 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 7 SEMANA 36 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 10 SEMANA 37 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 5 SEMANA 38 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 6 SEMANA 39 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 7 SEMANA 40 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 11 SEMANA 41 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 5 SEMANA 42 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 6 SEMANA 43 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 7 SEMANA 44 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 12 SEMANA 45 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 5 SEMANA 46 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 6 SEMANA 47 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 7 SEMANA 48 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 13 SEMANA 49 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 5 SEMANA 50 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 6 SEMANA 51 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 7
Si usted no cuenta con medios magnticos reutilizables, podr realizar sus respaldos en otros medios, tal como son los CDs. Este medio tiene bajo costo y es de fcil utilizacin, por lo que en este caso se sugiere hacer respaldos diarios en este medio, eliminando peridicamente los CDs antiguos, siempre tomando la precaucin de dejar un CD diario, uno mensual y uno anual. Como medida de precaucin, se aconseja dejar una copia semanal, mensual y anual, en un lugar fsico distinto de donde almacena los respaldos peridicos, de tal forma que ante cualquier eventual catstrofe en la empresa, usted contar con una copia resguardada.
Una vez adoptada una poltica de respaldo, se recomienda que adopten adems, una poltica de restauracin semanal, es decir que puedan verificar la integridad del medio, es decir que los respaldos realizados estn en ptimas condiciones, restaurando los backup en un equipo test, el cual debe ser distinto al servidor de datos. 1-14
1.6 Desbloquear Empresa
Objetivo Permite desbloquear una empresa eliminando los registros de bloqueo de uno o ms Sistemas Softland.
Sr. Usuario: Para ejecutar este proceso deber contar con los permisos necesarios, los cuales son asignados en el proceso Seguridad.
Operatoria Seleccione la opcin Desbloquear Empresa desde el Men Empresa, el sistema desplegar la pantalla Seleccin de Empresas, en la cual debe seleccionar la empresa que desea desbloquear. Ver Figura N 1.
Figura N 1
Una vez seleccionada presione OK, posteriormente el sistema solicitar el Usuario y la Password, tal como se muestra a continuacin:
A continuacin se desplegar la siguiente pantalla. Ver Figura N 2 DENTRO DEL SISTEMA 1-15
Figura N 2
Esta pantalla muestra el nmero de usuarios conectados por sistema, adems si alguno de ellos est ejecutando un proceso exclusivo que bloquea la empresa, se muestra con a en la columna Bloqueado. Adems se muestran activos los siguientes botones:
Este botn permite desbloquear todos los usuarios conectados a la empresa por los distintos sistemas. Al dar clic enva el siguiente mensaje:
Seor Usuario: Este proceso limpiar el registro que est grabado con los usuarios de todos los sistemas conectados a la empresa XXXXXXXX (nombre de la empresa) sin discriminar si estn realmente conectados, por lo tanto dejamos bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier inconsistencia en sus datos. Desea Continuar?
Este botn muestra el detalle de los usuarios conectados al sistema seleccionado. Ver Figura N 3
Figura N 3
1-16
Esta opcin muestra el detalle de los usuarios conectados al sistema. Adems de la informacin, se encuentran activos los siguientes botones:
Este botn permite desbloquear todos los usuarios conectados al sistema. Al ejecutarlo, enva el siguiente mensaje:
Seor Usuario: Este proceso limpiar el registro que est grabado con los usuarios del sistema XXX (sigla del sistema) conectados a la empresa XXXXXXXX (nombre de la empresa) sin discriminar si estn realmente conectados, por lo tanto dejamos bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier inconsistencia en sus datos. Desea Continuar?
Este botn permite desbloquear un usuario conectado al sistema. Al ejecutarlo, enva el siguiente mensaje:
Seor Usuario: Este proceso limpiar el registro que est grabado del usuario XXXXX del sistema XXX (sigla del sistema) conectados a la empresa XXXXXXXX (nombre de la empresa) sin discriminar si est realmente conectado, por lo tanto dejamos bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier inconsistencia en sus datos. Desea Continuar?
Regresa a la pantalla anterior.
Abandona el proceso.
DENTRO DEL SISTEMA 1-17
1.7 Instalar Datos Demo
Objetivo Permite realizar la instalacin de los datos demo para MSDE.
Sr. Usuario: - Para crear empresas Demo, necesita tener instalado el motor de bases de datos de Microsoft MSDE.
Operatoria Tras elegir la opcin, el sistema desplegar un mensaje solicitando confirmar la creacin de una empresa de demostracin (Demo) en su disco local. Al optar por continuar, se dar inicio al proceso de instalacin, crendose automticamente la Base de Datos y el Area de Datos, Verificando adems las conexiones con diversas tablas que registra el sistema. Ver Figura N 1.
Figura N 1
El sistema desplegar un mensaje una vez finalizado el proceso, generando el archivo respectivo y almacenndolo en el rea de respaldo de MSDE.
En caso que haya efectuado este proceso con anterioridad, el sistema lo advertir a travs de un mensaje y confirmar la continuidad del proceso. 1-18
1.8 Verificacin de Estructura de la Base de Datos Objetivo Permite al usuario verificar la estructura de la base de datos del sistema.
Operatoria Se elige la opcin Verificacin de Estructura de la Base de Datos desde el men Empresa, tras lo cual se muestra en pantalla la figura N 1, permitiendo el proceso de anlisis de estructura de base de datos que consta de las etapas de: Anlisis de Tablas, Vistas y Procedimientos de la de Base de Datos.
Figura N 1
Mientras se realiza dicha verificacin se va completando la barra que muestra el estado del proceso, el cual llegar a un 100 %. En ese momento se activar el botn Imprimir, que permitir sacar impreso el detalle de las Diferencias encontradas entre el modelo de datos y la base de datos, un ejemplo de esto se representa en la figura N 2.
Figura N 2.
El resultado del informe podra o no presentar diferencias, en caso que stas existan comunquese con uno de nuestros analistas de soporte para su evaluacin.
Botn Salir: Abandona el proceso, regresando a la pantalla principal del Sistema. DENTRO DEL SISTEMA 1-19
1.9 Muestra Estructura de la Base de Datos
Objetivo Permite mostrar la Estructura de la Base de Datos que contiene las opciones de seleccin y matrices apropiadas para entregar la informacin.
Operatoria Al seleccionar la opcin Muestra la Estructura de la Base de Datos del men Empresa, el sistema presenta la siguiente pantalla (ver figura N 1):
Figura N 1
En esta pantalla podr visualizar la Estructura de la Base de Datos por Tablas, Vistas y Procedimientos. En este caso representada en forma de Tablas (al lado izquierdo de la pantalla) y en columnas, la Estructura correspondiente a la seleccin (al lado derecho de la pantalla).
Se pueden seleccionar varias opciones para mostrar la misma informacin.
Las Combinaciones posibles para mostrar la Estructura de la base de datos como Tabla son:
Tabla Columna, como lo muestra la Figura N 1. Estructura de columnas. Tabla Indice, segn muestra la Figura N 2. Estructura de ndices. Tabla Llaves, representado en la Figura N 3. Estructura de llaves.
Las otras dos opciones son las siguientes:
Vistas, la estructura de la Base de Datos de Vistas es mostrada como aparece en la Figura N 4. Al elegir una Vista (al lado izquierdo de la pantalla), podr visualizar la estructura de columnas de la Vista.
Procedimientos, sta figura muestra la estructura de la Base de Datos de Procedimientos. Ver Figura N 5. Al elegir un Procedimiento (al lado izquierdo de la pantalla), podr visualizar la estructura de los parmetros del Procedimiento.
1-20
Figura N 2
Figura N 3
Figura N 4
DENTRO DEL SISTEMA 1-21
Figura N 5
Botn Imprimir: Est activo en todas las combinaciones de Muestra de Estructura de la Base de Datos. En la Figura N 6 se muestra un ejemplo del documento que se podr imprimir al seleccionar este botn.
Figura N 6
Botn Salir: Abandona el proceso, regresando a la pantalla principal del Sistema.
1-22
1.10 Desinstalar Proteccin
Objetivo Este proceso desinstala y desactiva la proteccin registrada va Internet, con el objeto de disponer de ella en una nueva instalacin del sistema.
Importante: - Este proceso slo podr ser ejecutado, seleccionando una empresa con el usuario principal Softland. - Slo estar disponible para equipos con conexin a Internet.
Operatoria Al seleccionar esta opcin se despliega una pantalla solicitando indicar mediante el botn de opciones, si desea desinstalar la proteccin de la Base de Datos o del Sistema. Ver Figura N 1.
Figura N 1
Indicada la proteccin que desea desinstalar, seleccione el botn OK para continuar con el proceso, tras lo cual se desplegar una nueva pantalla. Ver Figura N 2.
Figura N 2
Dentro de esta pantalla, ingrese la clave de proteccin del Sistema o de la Base de Datos que desea desinstalar, la cual es sensitiva a minsculas y maysculas y viene especificada en el folleto de claves que viene en el sobre del producto. Posteriormente seleccione el botn OK, tras lo cual va Internet la aplicacin enviar a Softland la solicitud de desinstalacin, ste la recibir y retornar la respuesta indicando el resultado, el cual ser comunicado al usuario con un mensaje a pantalla. Ver Figura N 3.
Figura N 3
DENTRO DEL SISTEMA 1-23
1.11 Consulta Log de Errores Registrados Objetivo Permite ver el registro de anomalas generado por los sistemas en una empresa.
Importante: Esta consulta no requiere de permisos especiales, cualquier usuario podr obtener esta informacin.
Operatoria Este proceso podr ser ejecutado sin necesidad de tener seleccionada una empresa mediante la opcin Consulta Log de Errores registrados, del men Empresa.
Sr. Usuario: Si Ud. no ha seleccionado ninguna empresa para esta consulta, el sistema desplegar la pantalla de la Figura N 1, de lo contrario, mostrar directamente la pantalla de la Figura N 2: Figura N 1
Elegida la empresa a consultar, seleccione el botn Aceptar, tras lo cual se desplegar una nueva pantalla. Ver Figura N 2
1-24
Figura N 2
En ella, se despliega la informacin que corresponde a los errores registrados en la empresa y sistema que Ud. est ejecutando. El orden de despliegue ser por fecha de forma descendente, adems podr filtrar por un rango de fechas y/o por un Usuario de red existente en el registro de anomalas. Al marcar el check Deseo filtrar por se habilitarn los filtros Fecha y Usuario, si se marca el check Fecha se propondr el rango entre el primero y el ultimo da del mes de la fecha del PC. Si se marca el check Usuario, el sistema propondr el primero de la lista, en caso de no existir usuario debido a que es un nuevo dato, no se habilitar este check. El filtro se aplicar al momento de presionar el botn Filtrar.
Cada grilla mostrar la fecha y hora en la cual se detecto el error, el mdulo, procedimiento y usuario a quien se le present el problema.
Junto a esta informacin, cada registro mostrar el detalle de la anomala.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.
DENTRO DEL SISTEMA 1-25
1.12 Salida del Sistema
Objetivo Permitir la salida desde este sistema al ambiente Windows, para desarrollar otra actividad.
Operatoria Para llevar a cabo este proceso, seleccione la opcin Salir, del men Empresa o el botn Salir desde la 3 Barra de Herramientas.
Tras elegir cualquiera de las dos alternativas, se cierran todas las ventanas del sistema. Si est trabajando en algn proceso en especial, el sistema confirma la salida.
SEGURIDAD 2-1
2. Seguridad Objetivo Administrar el control de ingreso de los usuarios a las distintas opciones de este sistema. A travs de Administracin de Seguridad, el usuario principal podr definir permisos de acceso a los distintos procesos del sistema, por parte de los usuarios secundarios y a la vez asignarle una password o clave de ingreso. Los sistemas Softland, estn concebidos dentro de un esquema de seguridad que contempla:
La definicin de un Usuario Principal o Administrador del sistema, el cual viene autorizado por el programa para ejecutar todos los procesos. (En primera instancia viene definido como Usuario SOFTLAND, Password SOFTLAND). La definicin por parte del Usuario Principal, de Usuarios Secundarios o Perfiles de Usuarios a los cuales dar permisos de acceso a determinados procesos del sistema. La Creacin de una password secreta de ingreso al sistema, para cada uno de los Usuarios Secundarios. Cambio de password del Usuario Principal.
El proceso de Seguridad, se activa solamente cuando existe una empresa seleccionada.
Operatoria Al seleccionar la opcin Seguridad o la flecha que aparece en el botn Llave , desde la primera Barra de Heramientas (Ver en Apndice B), se despliega un men de bajada con las siguientes opciones (Ver Figura N 1):
Figura N 1
2.1 Permisos por Usuario Objetivo Crear usuarios que tengan acceso al sistema y a la vez asignarle los permisos necesarios para la operacin en los distintos procesos.
- La nica persona autorizada a operar dentro de este proceso, es el Usuario Principal o Administrador del sistema. - Tanto los Usuarios, como sus Passwords son nicas en los sistemas Softland, por lo tanto si un Usuario cambia su Password estando; por ejemplo, en Cotizaciones y Notas de Ventas, sta quedar registrada y ser vlida para el ingreso a cualquier sistema Softland.
Operatoria Al seleccionar la Definicin de Usuario por primera vez, se presenta una pantalla similar a la de Asignacin de Privilegios a Usuarios (Figura N 1), variando las opciones segn el sistema que est en uso. En ella tendr que sealar el Cdigo del Usuario (mximo 8 caracteres) y su Nombre (mximo 50 caracteres). Por ejemplo: como usuario se podr ingresar la sigla del nombre (PQN) y en la descripcin el nombre completo (Pablo Quiroga Nez). 2-2
Figura N 1
Importante Sr Usuario: Si su empresa es emisora de documentos electrnicos, deber indicar el Rut y E-mail de los usuarios autorizados para la generacin y envo de documentos electrnicos. El usuario Softland slo podr realizar consultas respecto a los DTE.
A continuacin se activan las carpetas: Permisos, Perfiles y Firma, donde se ingresa la informacin asociada al usuario, conforme a lo siguiente:
Carpeta Permisos En esta carpeta el usuario principal asigna los permisos al usuario en definicin, para que pueda ingresar a determinados procesos del sistema. Al elegirla, se despliega una lista de los procesos y los estados que stos tienen respecto al usuario en definicin. La Figura que se presenta a continuacin (que corresponde al sistema de Inventario y Facturacin), muestra un ejemplo de esta carpeta:
Figura N 2
SEGURIDAD 2-3
Los permisos pueden ser otorgados proceso a proceso a un Usuario, o tomando como base los permisos de un Perfil:
Permisos al usuario proceso a proceso: se otorgan cuando se desea asignar una responsabilidad individual a un usuario, sobre uno o varios procesos. Por ejemplo: en el caso del sistema de Inventario y Facturacin, el digitador Francisco Fuentes estar a cargo de la Mantencin de las Facturas en Lnea, por Lotes y Proforma, labores que no sern realizadas por otro digitador. Permisos al usuario tomando como base un Perfil: se otorgan al usuario todos los permisos que tenga asociado un Perfil, adems de aquellos que le hayan sido dados en forma independiente. Por ejemplo: digitador Francisco Fuentes tendr permiso para la Mantencin de las Facturas en Lnea, por Lotes y Proforma y, adems los permisos del Perfil Operadores. (Los Perfiles se crean en el proceso Permisos por Perfiles, Captulo 2.2).
En esta carpeta se pueden llevar a cabo las siguientes operaciones, seleccionando el botn de opciones que aparece al lado izquierdo de cada una de las alternativas:
Global: Permite consultar todos los permisos otorgados al usuario en definicin, ya sea como usuario independiente o como parte de un Perfil. Todos aquellos procesos que aparezcan con un en la columna "Asignado", podrn ser realizados por l.
Usuario: Permite otorgar permisos individuales al usuario en definicin, con el fin de que pueda acceder a uno o varios procesos del sistema. Para llevar a cabo esta opcin, elija el proceso a autorizar en la columna Formulario, ubicando el indicador del mouse sobre l y haciendo clic. Con esto se despliegan en la columna Permiso, una o varias alternativas de operacin que son dependientes del proceso recientemente elegido, a las cuales podr tener acceso el usuario. Para dar autorizacin se hace un doble click sobre la o las operaciones deseadas en la columna Permiso. Aquellas que sean elegidas irn apareciendo con un en la columna "Asignado". Para dar por finalizado el proceso de definicin se selecciona el botn Salir quedando el usuario con los permisos correspondientes. De esta misma forma, se pueden dar permisos adicionales a un usuario que tiene asignados Permisos por perfil, para ello se elige el usuario y luego se ingresan los permisos adicionales.
Perfiles: Permite consultar los permisos del usuario en definicin, en base al Perfil al que se encuentra asociado, siempre y cuando le hayan sido asignados desde la Carpeta Perfiles. Para ello se selecciona de la lista desplegable que aparece en el campo Perfiles de este Usuario, el perfil a consultar. Todos aquellos procesos que tenga autorizado el usuario, segn el perfil elegido, aparecern con un en la columna "Asignado".
Carpeta Perfiles
Si los permisos van a ser otorgados por perfil, ANTES de ingresar a esta carpeta se deben haber definido los perfiles correspondientes, en el proceso Permisos por Perfiles (captulo 2.2).
A travs de esta carpeta se indican los perfiles que sern asociados al usuario en definicin. Al seleccionarla se despliegan dos ventanas, una con los perfiles Disponibles y otra de perfiles Asignados (Ver Figura N 3).
2-4
Figura N 3
En la ventana del lado derecho aparece la lista de perfiles que fueron creados a travs del proceso Permisos por Perfiles (Captulo 2.2); mientras que en la de la izquierda irn apareciendo los perfiles que sean atribuidos al usuario en definicin.
Asignacin de Perfiles
Para asignar perfiles al usuario, se elige el perfil deseado en la ventana "Disponibles" y luego se selecciona el botn con la flecha que indica a la izquierda, borrndose automticamente el perfil de esta ventana y apareciendo en la de "Asignados". El botn con doble flecha a la izquierda pasa todos los perfiles de la ventana "Disponibles", a la ventana "Asignados", es decir asigna de una sola vez todos los perfiles al usuario en definicin.
Quitar Asignacin de Perfiles
Para quitar una asignacin de perfil al usuario, marque el perfil correspondiente en la ventana "del lado izquierdo" y seleccione el botn con la flecha que indica a la derecha. Para quitarle todas las asignaciones de perfiles, selecciona el botn con la doble flecha a la derecha.
Carpeta Firma Permite el acceso a un archivo con formato BMP, cuyo contenido debe ser la firma digitalizada del usuario, de tal forma que pueda ser incorporada en los documentos que lo requieran.
Los archivos de la firma digitalizada deben grabarse en el directorio \SOFTLAND\BITMAPS, con extensin BMP, ya que al elegir la Carpeta General, el sistema accede dicho directorio.
Para seleccionar la firma se debe ubicar el indicador del mouse en el botn de Listas Desplegables que aparece al lado derecho del campo Firma y, de la lista presentada (siempre y cuando hayan firmas digitalizadas), elegir la que corresponda al usuario en definicin.
La firma seleccionada aparecer en la ventana que est en blanco bajo el campo Firma, tal como muestra la siguiente Figura N 4.
SEGURIDAD 2-5
Figura N 4
Finalizado el ingreso de los antecedentes en las carpetas, podr cambiar la password del usuario, que viene predefinida como Softland, a travs de la seleccin del botn Cambio Password, el cual tras ser elegido despliega una ventana con el nombre del usuario y su password actual, dando acceso para el ingreso de una nueva. En este punto podr modificar la password de cualquier usuario, ya que frente al campo usuario se activa el botn Buscar, el cual le permite acceder a cualquier usuario de la lista y cambiarle su password. Cualquiera haya sido el caso, bastar con que seleccione el botn OK, para que la nueva password quede registrada. Para mayores antecedentes respecto al tema password refirase al captulo 2.4 Cambio de Password.
Ingresados todos los antecedentes para "Permisos por usuarios", se selecciona el botn Salir, quedando el usuario con los permisos correspondientes. Cuando esto ocurre, se despliega la pantalla con la lista de usuarios definidos, (Ver Figura N 6) pudiendo Agregar, Modificar y/o Eliminar Usuarios, a travs de los botones de la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B).
Figura N 6
En caso que la lista de usuarios sea muy extensa, se podr utilizar el sistema de bsqueda automtica, que se lleva a cabo ingresando el cdigo o la descripcin del usuario, en uno de los recuadros de bsqueda (parte superior de esta ventana) y luego seleccionando el botn Aplicar. Esta pantalla es la misma que se despliega al ingresar a este proceso, cuando existen usuarios que fueron definidos.
Para abandonar el proceso, basta con seleccionar el botn Salir. 2-6
2.2 Permisos por Perfiles Objetivo Crear perfiles basados en permisos de ingreso a procesos que son comunes a varios usuarios.
La nica persona autorizada a modificar los Permisos por Perfiles, es el Usuario Principal.
Operatoria Al ingresar por primera vez a este proceso, se despliega la ventana Detalle de Perfiles, tal como muestra la Figura N 1. En ella indicar el cdigo del perfil a crear (mximo 8 caracteres) y su descripcin (mximo 40 caracteres).
Dado que la forma de proceder ante este proceso es comn a cualquier sistema Softland, tomaremos como ejemplo el sistema Inventario y Facturacin: Supongamos que todas las personas que estn autorizadas para generar Guas de Despacho, pertenecern al perfil MGD, todos los que estn autorizados para generar las Facturas, pertenecern al perfil MFA y as sucesivamente.
Figura N 1
Indicado lo anterior, se activan las Carpetas Permisos y Usuarios, las cuales estarn a su disposicin para efectuar lo siguiente:
Carpeta Permisos
En esta carpeta usted podr elegir los procesos a los cuales tendrn acceso todos los usuarios que pertenezcan al perfil en definicin. Para ello deber indicar el Formulario o proceso a autorizar, haciendo doble clic sobre el recuadro que aparece frente al proceso y en la columna Estado, tras lo cual aparecer un en seal de su seleccin.
Si el proceso elegido cuenta con subopciones, stas se desplegarn en la columna Permiso, para que le sean ingresadas las autorizaciones respectivas, de la misma forma que se indic anteriormente.
Los procesos elegidos, debern presentarse tal como muestra la Figura N 2.
SEGURIDAD 2-7
Figura N 2
Carpeta Usuarios
En esta carpeta se indican los usuarios que formarn parte del perfil en definicin. Al seleccionarla se despliegan dos ventanas, una con los usuarios Disponibles y otra de usuarios Asignados (Ver Figura N 3).
Figura N 3
Asignacin de Usuarios a un Perfil Para asignar Usuarios al perfil, se elige el deseado en la ventana "Disponibles" y luego se selecciona el botn con la flecha que indica a la izquierda, borrndose automticamente el usuario de esta ventana y apareciendo en la de "Asignados". El botn con doble flecha a la izquierda pasa todos los usuarios de la ventana "Disponibles", a la ventana "Asignados"; es decir, asigna de una sola vez todos los usuarios al perfil en definicin.
Quitar Asignacin de Usuarios Para quitar una asignacin de usuario al perfil, se marca el usuario correspondiente en la ventana "del lado izquierdo" y se selecciona el botn con la flecha que indica a la derecha. Para quitarle todas las asignaciones de usuarios, selecciona el botn con la doble flecha a la derecha.
Para dar por finalizado este proceso de "Definicin de perfiles", se selecciona el botn Salir, quedando el perfil con los usuarios y permisos correspondientes. Cuando esto ocurre, se despliega la pantalla con la lista de perfiles (Ver Figura N 4) definidos, pudiendo Agregar, Modificar y/o Eliminarlos, a travs de los botones de la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B). 2-8
Figura N 4
En caso que la lista de perfiles sea muy extensa, se podr utilizar el sistema de bsqueda automtica, que se lleva a cabo ingresando el cdigo o la descripcin del perfil en uno de los recuadros de bsqueda (parte superior de esta ventana) y luego seleccionando el botn Aplicar. Esta pantalla es la misma que se presenta al ingresar a este proceso una vez que se han definido perfiles. Para salir de este proceso se elige el botn Salir.
SEGURIDAD 2-9
2.3 Permisos por Procesos Objetivo Permitir que los distintos procesos del sistema sean ejecutados por determinados usuarios y/o perfiles.
La nica persona autorizada para dar permisos por proceso es el Usuario Principal.
Operatoria Al ingresar a esta opcin se abre una ventana con la lista de procesos del sistema, donde tendr que sealar si la visualizacin se efectuar por Usuarios o por Perfiles, y si en ella tendr que aparecer slo los usuarios o perfiles con permisos asignados, o todos. Ver Figura N 1.
Figura N 1
Cualquier proceso que se encuentre activo aparecer precedido por un signo (VB) dentro de una celda, lo mismo ocurrir con los perfiles o usuarios, donde el (VB) aparecer en las celdas que estn en la columna asignada. Para dar o quitar permisos, tendr que hacer clic sobre la celda del campo requerido y el signo se activar (aparecer) o se desactivar (desaparecer). Un usuario o un Perfil, podr tener todos los permisos o procesos que se estime conveniente, segn las necesidades de la empresa.
Procedimiento a seguir:
1. Seleccione el Proceso que Ud. requiere autorizar o quitar el permiso, haciendo clic sobre l. Si necesita conocer los subprocesos del proceso en cuestin, haga clic sobre el signo + que le antecede. 2. Una vez elegido el proceso, seleccione el perfil o el usuario que ser autorizado o desautorizado para utilizar dicho proceso, haciendo clic sobre la celda que aparece en la columna Asignado. 3. Finalizada la seleccin salga del proceso.
En caso que slo requiera visualizar aquellos Usuarios o Perfiles que tengan permisos asignados, seleccione la celda que est a la derecha del campo Mostrar slo con Permisos. 2-10
2.4 Cambio de Password Objetivo Modificar la password de los usuarios, tanto principal como secundarios. En primera instancia todos los usuarios que se generan en este sistema, quedan con la password SOFTLAND, por lo tanto para modificarla y asignarle a cada usuario su propia password, se debe usar esta opcin.
- La password puede ser modificada solamente al usuario que est activo al momento de elegir esta opcin. Para cambirsela a otro usuario, primero se debe activar el usuario deseado (Captulo 2.5 Usuario) y luego ingresarle la nueva password en este proceso. (Un usuario est activo cuando aparece en la Barra de Estado que se despliega en la parte inferior de la pantalla, ver Apndice A.3).
- Tanto los Usuarios, como sus Passwords son nicas en los sistemas Softland, por lo tanto si un Usuario cambia su Password estando en Contabilidad y Presupuestos, sta quedar registrada y ser vlida para el ingreso a cualquier sistema Softland.
Operatoria Al seleccionar esta opcin se presenta una ventana con el nombre del usuario y se solicita la password original. Una vez que sta es ingresada, el sistema pasa a solicitar la nueva password, la cual debe ser ingresada dos veces con el fin de verificar que se ingres correctamente. (Ver Figura N 1).
Figura N 1
Al finalizar se podr optar por la alternativa OK para que la nueva password quede registrada, o por Salir, para irse del proceso sin cambiar la password.
El usuario y la password son solicitados por el sistema, cada vez que se selecciona una empresa.
SEGURIDAD 2-11
2.5 Usuario
Objetivo Cambiar Usuario dentro de una sesin de trabajo, con el fin de que el sistema quede activo con los permisos que el nuevo usuario tenga asignados. Cuando el usuario est activo aparece su identificacin en la Barra de Estado del sistema, en la parte inferior de la pantalla (Apndice A.3).
Operatoria Al seleccionar esta alternativa, se presenta una ventana donde se debe ingresar el nombre del usuario a activar y su password. Ver Figura N 1.
Figura N 1
Si se ingresa un usuario que no ha sido definido como tal, el sistema lo advierte a travs de un mensaje que se despliega en pantalla, y lo vuelve a solicitar.
2-12
2.6 Definicin de Seguridad de Password
Objetivo Mediante este proceso el administrador podr definir restricciones para la generacin de usuarios y password.
Operatoria Al seleccionar esta alternativa, se presenta una ventana donde deber parametrizar la siguiente informacin. Ver Figura N 1.
Figura N 1
Exige largo mximo de la Password, al seleccionar este check bdeber indicar el nmero de caracteres (mximo 10).
Exige que la Password tenga los siguientes tipos de caracteres (debe seleccionar al menos 3), seleccione la caja de chequeo b que preceden a los tipos de caracteres que desea considerar (letras minsculas, letras maysculas, nmeros y/o caracteres tales como $ % = ?, etc.)
Cambio de Password, seleccionando la caja de chequeo b que precede a cada opcin, podr indicar: - Obliga a cambiar la password la primera vez que el usuario entra a un sistema Softland. - El usuario deber ser obligado a cambiar su password cada N das, donde N es el nmero de das en que el sistema va a solicitar el cambio de password. - El usuario no podr repetir las N ltimas password utilizadas, donde N es la cantidad de veces en que el usuario no podr hacer uso de sus password anteriores. - El usuario podr visualizar su password actual al momento de hacer el cambio.
Bloqueo de Usuarios, seleccionando la caja de chequeo b que precede a cada opcin, podr indicar: - El usuario no podr acceder al sistema despus de N intentos fallidos, donde N es el nmero de intentos fallidos para que el usuario sea bloqueado por el sistema. - Los usuarios que no se han logeado en N o ms das sern bloqueados por el sistema, donde N es la cantidad de das para que el sistema detecte que usuarios no han usado su login.
Indicada la informacin, seleccione el botn Grabar ubicado en la 2 Barra de Herramientas para que los cambios sean registrados en el sistema.
Slo se activar la seguridad de password al acceder a la opcin y grabar los datos correspondientes. De lo contrario, el sistema seguir operando como antes.
SEGURIDAD 2-13
El comportamiento del login estar ligado a los parmetros ingresados en la opcin Parmetros, men Seguridad.
Al presionar OK luego de ingresar el usuario y la password, el sistema chequear si el usuario se encuentra bloqueado, de ser as desplegarn los siguientes mensajes dependiendo del motivo de su bloqueo y no se le permitir logearse.
Sr. Usuario: Si se est logeando por primera vez, el sistema solicitar realizar el cambio de password, tal como se muestra a continuacin:
2-14
Al presionar S, el sistema levantar la pantalla Ingreso de Password, al presionar No, el sistema no se le permitir logearse.
Importante: - El sistema validar que el nmero de intentos fallidos no supere el nmero ingresado en los parmetros. Si lo supera, el usuario ser bloqueado y no se le permitir logearse. - Si el usuario no ha realizado el cambio de password obligatorio dentro de los das especificados en los parmetros ser bloqueado y no se le permitir logearse. - Si el usuario no se ha logeado dentro del tiempo ingresado en los parmetros, el sistema lo bloquear y no se le permitir logearse.
Luego de realizadas todas las validaciones y si el usuario logr logearse, el sistema actualizar la tabla usuarios con la fecha del sistema.
El comportamiento de la opcin Cambio de Password se encontrar tambin ligado a los parmetros ingresados en la opcin Parmetros, men Seguridad.
Al digitar la nueva password y pasar al campo Repetir Nuevo Password, el sistema validar lo siguiente: Si el usuario se encuentra en esta pantalla porque se est logeando por primera vez, el sistema no le permitir salir de la opcin mientras no ingrese una password distinta a la asignada, tal como se muestra en el siguiente mensaje:
Al ingresar una nueva password, el sistema realizar las siguientes validaciones:
Si el largo mnimo de la password tiene un largo mayor al especificado en los parmetros, el sistema no permitir grabar y desplegar el siguiente mensaje:
Si en los parmetros se exige una o varias de las siguientes condiciones: que la password contenga minscula, mayscula, nmeros y caracteres especiales se validar que se cumpla la condicin. De no cumplirse no permitir grabar y enviar el siguiente mensaje: SEGURIDAD 2-15
Este mensaje ser paramtrico, dependiendo de las condiciones exigidas para la password en la opcin de Seguridad de Password.
Si en los parmetros se exige que no se repitan las ltimas (nmero ingresado en los parmetros) password, el sistema validar que se cumpla esta condicin. De no cumplirse, no permitir grabar y enviar el siguiente mensaje:
Luego de realizar todas las validaciones el usuario podr grabar la nueva password.
Para desbloquear o bloquear un usuario se deber ingresar a la opcin Permisos por Usuario, donde se agregarn dos botones, bloqueo y desbloqueo de usuario. Si el usuario seleccionado se encuentra bloqueado, se informar mediante un mensaje en la pantalla sobre el motivo de bloqueo del usuario.
Icono parpadeante que indica que el usuario se encuentra bloqueado. Texto informativo sobre el motivo de bloqueo del usuario. El botn de bloqueo slo se habilitar cuando el usuario seleccionado no este bloqueado. El botn de desbloqueo slo se habilitar cuando el usuario seleccionado este bloqueado.
2-16
2.7 Asigna Restricciones Objetivo Este proceso permite restringir el acceso de los usuarios a las distintas reas de Negocios y Cuentas Contables que registra el Plan de Cuentas que maneja la empresa. El usuario que tiene restringido el acceso a una determinada Area de Negocios o a una Cuenta Contable no podr consultar y/o emitir informes asociados a ella.
Operatoria Al seleccionar esta opcin se presenta una ventana (ver Figura N 1), dividida en 2 carpetas, dentro de las cuales deber ingresar la siguiente informacin.
Figura N 1
Carpeta Area de Negocio Dentro de esta carpeta se despliegan las reas de Negocios manejadas por la empresa (Apndice D. Tablas). Para restringir la visualizacin de un rea de Negocios a un usuario en particular, lo primero que deber hacer es identificarlo y seleccionarlo desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo Usuario. Una vez indicado el nombre, posicinese en la columna Restringe, frente al Area de Negocios a considerar y haga doble clic, tras lo cual el sistema dejar un en seal de Restringido
Carpeta Plan de Cuentas Esta carpeta se encuentra activa slo en Contabilidad y Presupuestos. La manera de restringir un plan de cuentas se realiza de la misma manera que en la carpeta anterior, posicinese en la columna Restringe frente al cdigo a considerar y haga doble clic para seleccionarlo.
SEGURIDAD 2-17
Figura N 2
Para abandonar y dejar registrada la restriccin presione el botn Salir. 2-18
2.8 Restricciones por Bodega Objetivo Restringe a un usuario el ingreso de documentos y emisin de Libro de Ventas en la las bodegas que le hayan sido restringidas.
Los informes y Consultas (excepto el Libro de Ventas) siempre podrn ser emitidos para todas las Bodegas. No existe restriccin al respecto.
Operatoria Para restringir la visualizacin de una Bodega a un usuario en particular, lo primero que deber hacer es identificarlo y seleccionarlo desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo Usuario. Ver Figura N 1. Una vez indicado el nombre del usuario, el sistema desplegar el cdigo y descripcin de todas las bodegas que maneja la empresa. Posicinese en la columna Restringe, frente a la Bodega a considerar y haga doble clic, tras lo cual el sistema dejar una en seal de Restringido.
Figura N 1
Junto a la informacin, se encuentran activos los siguientes botones: Salir abandona el proceso sin dejar registro, Guardar graba los cambios generados dentro de este proceso y Procesos Restringidos permite consultar los procesos dentro del sistema de Inventario y Facturacin, en los cuales el usuario seleccionado no tendr acceso. Ver Figura N 2.
Figura N2
Si la empresa ha sido creada a travs del sistema de Puntos de Venta, en el listado de los procesos restringidos aparecern tambin los procesos restringidos para el usuario en este sistema.
Seleccionando el botn Salir, regresar a la pantalla anterior. SEGURIDAD 2-19
2.9 Restricciones por Area de Negocio Objetivo Restringe el acceso a un usuario a las distintas reas de negocio que maneja la empresa.
Operatoria El sistema despliega una pantalla solicitando indicar el usuario al cual le aplicar las restricciones, el nombre podr digitarlo directamente o bien seleccionarlo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo Usuario. Ver Figura N 1. Indicado el nombre, el sistema desplegar el cdigo y descripcin de todas las reas de negocio que maneja la empresa. Posicinese en la columna Restringe, frente al Area de Negocios a considerar y haga doble clic, tras lo cual el sistema dejar una en seal de Restringido, lo que significa que el usuario no podr acceder a esa Area de Negocios dentro de los procesos del sistema.
Figura N 1
Junto a la informacin desplegada, se encuentran activos los siguientes botones: Salir abandona el proceso sin dejar registro, Guardar graba los cambios generados dentro de este proceso y Procesos Restringidos permite consultar los procesos dentro de los sistemas de Cuentas Corrientes Proveedores y Tesorera y Ordenes de Compra Softland, a los cuales el usuario no podr acceder con el o las reas de Negocio restringidas. Ver Figura N 2.
2-20
Figura N 2
Seleccionando el botn Salir, regresar a la pantalla anterior.
SEGURIDAD 2-21
2.10 Restricciones por Caja Objetivo Restringe el acceso a un usuario a las distintas Cajas que maneja la empresa.
Operatoria El sistema despliega una pantalla solicitando indicar el usuario al cual le aplicar las restricciones, el nombre podr digitarlo directamente o bien seleccionarlo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo Usuario. Ver Figura N 1.
Figura N 1
Indicado el nombre, el sistema desplegar el cdigo y descripcin de todas las Cajas que maneja la empresa. Posicinese en la columna Restringe, frente a la Caja a considerar y haga doble clic, tras lo cual el sistema dejar una en seal de Restringido, lo que significa que el usuario no podr acceder a esa Caja dentro de los procesos del sistema. Ver Figura N 2
Figura N 2
Junto a la informacin desplegada, se encuentran activos los siguientes botones: Salir abandona el proceso sin dejar registro, Guardar graba los cambios generados dentro de este proceso y Procesos Restringidos permite consultar los procesos dentro del sistema de Puntos de Venta Softland a los cuales el usuario no podr acceder en la o las Cajas restringidas. Ver Figuras N 3. 2-22
Figura N 3
Los procesos en los cuales usted no podr usar ninguno de los cdigos seleccionados en el Sistema Puntos de Venta son: Definicin de Caja, Egreso de Caja, Ingreso de Caja, Consulta e Impresin Arqueo de Caja y Apertura y Cierre de Caja. SEGURIDAD 2-23
2.11 Consulta LOG de Transacciones Objetivo Permite consultar las tablas Log de transacciones y el detalle de stas con la configuracin de despliegue de esta informacin respectivamente de los sistemas Softland.
Operatoria Al ingresar este componente verificar la cantidad de tablas Log que tiene definido el sistema, en caso de tener ms de una se mostrara el listado de opciones para que se defina cual se desea consultar, ejemplo:
Figura N 1
Al seleccionar el registro de transacciones que se desea consultar, se desplegar la pantalla con los filtros definidos para esta tabla log que ayudar al usuario realizar la bsqueda de un determinado registro. Ver Figura N 2.
Figura N 2
Luego de seleccionar los filtros deseados, seleccione el botn OK, tras lo cual se mostrar la informacin que cumpla con las condiciones. Ver Figura N 3. 2-24
Figura N 3
Seleccione la opcin Imprimir tabla ubicada en la parte superior de la pantalla, para enviar a impresin la informacin desplegada.
SEGURIDAD 2-25
2.12 Auditora de E/S Procesos Objetivo Este proceso permite auditar la Entrada y Salida de los usuarios a los distintos procesos del sistema.
Operatoria Al ingresar a este proceso, el sistema desplegar una pantalla en la cual deber indicar los filtros necesarios para efectuar la consulta, tal como se solicita a continuacin. Ver Figura N 1
Figura N 1
Opciones de Consulta:
Sistemas: Al seleccionar el botn listas desplegables, podr seleccionar el sistema a consultar, por defecto el sistema muestra el que est corriendo.
Procesos por sistemas: Al seleccionar el botn listas desplegables, podr seleccionar los procesos de cada sistema, por defecto el sistema muestra Todos.
Usuarios por sistemas: Muestra los usuarios autorizados de cada sistema para efectuar este proceso, por defecto el sistema muestra Todos.
Rango de fecha a Auditar: Indique la fecha desde/hasta a considerar en la consulta, por defecto el sistema muestra la fecha actual, la cual podr ser mantenida o modificada a travs del botn .
Para continuar con el proceso, seleccione el botn Consultar tras lo cual se desplegar la siguiente pantalla. Ver Figura N 2
2-26
Figura N 2
En ella, se desplegar la informacin con el resultado de la bsqueda, dependiendo de los filtros indicados: Sistema, Proceso Fecha de Entrada, Usuario, Hora de Entrada, Hora de Salida y Tiempo ocupado.
Sr. Usuario: El sistema mostrar en la parte inferior de la pantalla, el tiempo total ocupado, dependiendo de los filtros indicados.
Junto a esta informacin, se encuentran activos los siguientes botones: Volver regresa a la pantalla anterior y Excel permite enviar el resultado del reporte a un archivo Excel, para poder desde ah aplicarle las funciones y opciones de formato correspondiente, junto con permitir hacer uso de todas las opciones que Microsoft proporciona. SEGURIDAD 2-27
2.13 Seguridad Sodatos MDB Objetivo Este proceso le permite a usted proteger y desproteger el archivo SODATOS.MDB con Password. El archivo SODATOS.MDB es utilizado por algunos procesos de los sistemas Softland para acceder a la informacin de la base de datos en Consultas e Informes de manera eficiente.
Sr. Usuario: Esta opcin estar disponible slo para el usuario Softland, el que posee los permisos y privilegios para operar en este proceso.
Operatoria Al seleccionar este proceso, el sistema desplegar una pantalla (Figura N 1), donde se muestra el objetivo, ventajas y desventajas del proceso.
Figura N 1
Importante: Si su empresa no est preparada para asignarle seguridad al archivo MDB, el sistema desplegar el siguiente mensaje: Seor Usuario: Su empresa no est completamente preparada para poder asignarle seguridad al archivo SODATOS.MDB, para poder realizar esta tarea se deben actualizar los siguientes mdulos con esta caracterstica. Sistemas - Contabilidad y Presupuestos - Produccin - HelpDesk - Inventario y Facturacin - Cotizaciones y Notas de Venta - Ordenes de Compra - Cuenta Corriente Proveedores y Tesorera - Recursos Humanos - Punto de Venta y Sucursales - Cuentas Corrientes Clientes y Cobranzas Por favor contctese con su ejecutivo comercial para actualizar sus sistemas.
Al seleccionar el botn OK, se desplegar la pantalla de la aplicacin. Ver Figura N 2
2-28
Figura N 2
Al seleccionar la opcin Colocar Password al Sodatos.MDB, deber ingresar la password de seguridad, el sistema solicitar confirmar la password por segunda vez.
Seor Usuario: La password debe ser mayor o igual a 8 caracteres alfanumricos y menor o igual a 10.
Importante: Si el usuario Softland tiene asignada una password distinta a la que los sistemas configuran por defecto, de ser as, se recomendar cambiar esta password para que la proteccin tenga una verdadera validez, esto es en caso que sea motor SQL Server y no MSDE, tal como se muestra a continuacin:
Seor Usuario: Para que la proteccin de su informacin sea realmente efectiva es altamente recomendable cambiar la password del usuario Softland en SQL, de no hacerlo, un usuario podr continuar ingresando a la Sodatos va una copia anterior al cambio de la Sodatos:MDB. Desea cambiar la Password del Usuario Softland en la Base de Datos?
Si elige SI, el sistema pedir la password que se cambiar en el SQL Server dos veces para mayor seguridad, luego al dar Aceptar, se realizar el cambio de la password y adems revincular el sodatos.mdb pues con esta accin se pierden los vnculos.
Una vez ingresada la informacin, seleccione el botn Aplicar Cambios para aplicar y grabar los cambios indicados.
Finalmente, el sistema desplegar un mensaje confirmando el xito de los cambios, entendindose que se efectuaron las dos tareas que se seleccionaron, ingreso de password al archivo sodatos.mdb e ingreso de una nueva password al sql server con el fin de proteger efectivamente la seguridad del sodatos.
SEGURIDAD 2-29
Al seleccionar Quitar password al SODATOS.MDB, el sistema enva un mensaje informando los riesgos a los que est expuesto al dejar sin password este archivo, tal como se muestra a continuacin
Seor Usuario: Usted va a quitar la proteccin de password al archivo sodatos.mdb, con lo cual se permitir el ingreso a su Base de Datos a travs de este archivo, sin ninguna restriccin. Est seguro?
El sistema solicitar confirmar la eliminacin. Una vez confirmar deber seleccionar el botn Aplicar Cambios para grabar los cambios y eliminar la password al archivo.
Al seleccionar Generar MDB Vinculado, el sistema solicitar al usuario el nombre del archivo a crear y la ruta fsica en disco donde quedar tal archivo MDB, lo cual podr realizar a travs del botn . Este archivo contendr todas las tablas de la empresa a excepcin de las de seguridad y procesos propios de los sistemas Softland, tal como lo muestra la siguiente imagen:
Figura N 3
Junto con indicar el directorio, se habilitarn en pantalla las opciones grabar con Password o sin Password..
Si elige grabar con password, se le habilitaran dos campos para ingresar la contrasea y la confirmacin de ella. Si elige sin password se deshabilitarn los campos de ingreso de password.
Sr. Usuario: El sistema informar a travs de un mensaje si el archivo seleccionado ya existe, solicitando que sea reemplazado para continuar con el proceso, de lo contrario no podr generar el archivo.
Cualquiera sea la opcin elegida, seleccione el botn Aplicar Cambios para dar inicio con el proceso, tal como se muestra en la siguiente pantalla:
2-30
Figura N 4
Al finalizar, el sistema desplegar un mensaje confirmando la generacin exitosa del archivo.
BASES 3-1
3. Bases Objetivo Permitir la definicin de una serie de antecedentes bsicos, que sern requisito necesario para el correcto funcionamiento de este sistema. Dentro de estos antecedentes se encuentran los datos de la empresa y, la definicin de los formatos para la impresin de las Notas de Ventas y Cotizaciones.
Al seleccionar esta opcin se presenta un submen de bajada (Figura 1) que muestra a modo de opciones, los distintos procesos que desde aqu podrn ser llevados a acabo y cuya aplicacin se describe a lo largo de este captulo:
Figura 1
3.1 Parmetros
Objetivo Los Parmetros son atributos que permiten definir el contexto sobre el cual se manejar la empresa.
Operatoria Al ingresar se presenta una pantalla (ver Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1
3-2 Cotizaciones y Notas de Venta
La informacin que en esta pantalla aparece es sugerida por el sistema y presentada a modo de consulta. Para realizar cualquier modificacin de los parmetros, primero se debe seleccionar el botn Modificar que aparece activo en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B). Una vez que ste es elegido, se podrn realizar las modificaciones requeridas, en cada una de las carpetas.
Carpeta Datos Generales Figura N 2
Fijacin Precio Fijo: Corresponde al Costo Promedio del Producto ms el Porcentaje de Margen que usted aplicar sobre los productos. Al seleccionarla, el sistema permitir controlar ventas bajo el precio del piso del producto, es decir, si usted ingresa un precio inferior al precio piso, el sistema no permitir vender ese producto a ese precio.
Esto har que cada vez que se realice una Cotizacin o Nota de Venta, el sistema verifique por cada producto, que el valor final de ste (incluidos los descuentos), no sea inferior al Precio Piso.
Canal de Venta: Esta opcin le permitir obligar el ingreso de un canal de venta en las Cotizaciones y/o Notas de Venta, permitiendo sealar a travs del botn de bsqueda el Canal de Ventas por defecto a considerar.
Si ha cambiado el estado de No Obligado a Obligado, ya sea en las Cotizaciones como en las Notas de Venta. El sistema al momento de grabar, ejecutar un proceso en el cual se modificarn todos los documentos que no tengan asociados un Canal de Venta, el sistema validar el Canal que registra el cliente en su ficha, por el contrario si no detecta ninguno, asociar el que se ha ingresado por defecto en los parmetros.
Exige Centro de Costo: Dentro de esta opcin, podr definir si el sistema exigir el ingreso de un centro de costo al momento de grabar una Cotizacin y/o Nota de Venta. Al seleccionar Nota de Venta, deber sealar a travs del botn de bsqueda el Centro de Costo por defecto a considerar (Slo aplica para Notas de Venta generadas desde la tienda electrnica WEB).
BASES 3-3
Carpeta Opciones Figura N 3
Sobregiro: Permite validar mediante la seleccin en la caja de chequeo la creacin y modificacin de Notas de Venta o Cotizaciones para clientes sobregirados (esta opcin estar habilitada slo si tiene instalado Contabilidad y Presupuestos.)
Para el clculo del Sobregiro se consideran el Saldo Contable y los Documentos de ventas sin Contabilizar (Facturas, Boletas slo en versin ERP, Notas de Dbito y Notas de Crdito).
Para el envo de correo desde Notas de Venta y Cotizaciones, deber seleccionar a travs del botn de opciones, el formato por defecto a considerar, pudiendo ser: HTM, CHM o PDF. Adems, podr indicar si desea elegir el formato al momento de enviar una Nota de Venta o una Cotizacin, si selecciona NO, el sistema asumir el formato por defecto al enviar por correo la Nota de Venta o la Cotizacin.
Junto a esta informacin se encuentran activas las carpetas Notas de Venta y Cotizaciones:
Importante:
No se realizar la validacin de % mximo de descuento permitido a nivel de movimientos a los productos con promocin Por volumen de venta. Adems no se permitir realizar descuentos a este tipo de productos ya sea en la columna de descuento como en la modificacin del precio unitario. Esto aplicar solamente cuando exista restriccin de % de descuento mximo permitido a nivel de movimiento y no aplicar para restriccin de % de descuento mximo permitido a nivel de totales.
Todas las formulas Siguientes aplican tanto para descuentos lineales como para descuentos en cascada.
Para documentos en moneda distinta a $ se considerar para los clculos el precio en moneda del documento.
Los campos de porcentajes tendrn un valor mnimo de 0.01 1 dependiendo de los decimales que se manejen para los descuentos (parmetros que se definen en el Sistema de Inventario y Facturacin) y un valor mximo de 100.
Segn lo ingresado en los parmetros (Figura N 3) el sistema se comportar de la siguiente manera tanto para notas de venta como para cotizaciones: 3-4 Cotizaciones y Notas de Venta
Notas de Venta
Aprobacin Automtica: Permite indicar que las Notas de Venta sern Aprobadas en forma automtica.
Notas de Venta: Permite mediante la seleccin de la caja de chequeo informar el Stock Disponible y Comprometido antes de ingresar la cantidad del Producto. Al seleccionarlo se habilita la opcin que permite ingresar una cantidad mayor al Stock Disponible para la venta.
El Stock Disponible para la Venta corresponde al Stock Disponible menos lo comprometido.
A nivel de movimiento
Al ser a nivel de movimiento la validacin se realizar lnea a lnea.
Al seleccionar Sobre el precio unitario ingresado en el movimiento, se realizar el siguiente clculo:
Porcentaje = porcentaje real de descuento aplicado a la lnea y el porcentaje con el qu se comparar el porcentaje mximo permitido (para el ejemplo 20%)
Total lnea = total de la lnea (movimiento) Precio unitario = precio desplegado por defecto o el precio digitado por el usuario.
Si el porcentaje real de descuento aplicado a la lnea es mayor al definido en los parmetros (para el ejemplo 20%) no permitir grabar la lnea.
Al seleccionar permite un mximo de 20% Sobre el precio unitario ingresado en el movimiento, no se tomarn en cuenta ninguna lista de precio. Slo se utilizar el precio unitario ingresado para el movimiento y los descuentos realizados.
Si en la mantencin de nota de venta se ingresa la siguiente informacin:
Lnea Precio Lista Base Producto Cantidad Precio unitario Total Descuento Total lnea 1 5000 Prod 1 2 4000 0 8000 2 Prod 2 1 0 0 0 3 3000 Prod 3 1 2000 1000 1000
Para la lnea 1: No aplica ya que no se realizaron descuentos.
Para la lnea 2: No Aplica ya que el precio es 0 Para la lnea 3: 100 - 1000/1 / (2000/100) = 50 50 > 20 (no permite ingresar la lnea) BASES 3-5
Al seleccionar Con respecto a la lista precios base (ficha del producto), se realizar el siguiente clculo:
Porcentaje = porcentaje real de descuento aplicado a la lnea y el porcentaje con el qu se comparar el porcentaje mximo permitido (para el ejemplo 20%) Total lnea = total de la lnea (movimiento) Lista precio base = precio de la lista base del producto.
Si el porcentaje real de descuento aplicado a la lnea es mayor al definido en los parmetros (para el ejemplo 20%) no permitir grabar la lnea.
Si en la mantencin de nota de venta se ingresa la siguiente informacin:
Lnea Precio Lista Base Producto Cantidad Precio unitario Total Descuento Total lnea 1 5000 Prod 1 2 4000 0 8000 2 Prod 2 1 0 0 0 3 3000 Prod 3 1 2000 1000 1000
Para la lnea 1: 100 - ( 8000/2 ) / ( 5000/100 ) =20% 20 % = 20% (permite ingresar la lnea)
Para la lnea 2: No Aplica ya que el precio es 0
Para la lnea 3: 100 - ( 1000/1 ) / (3000/100 ) = 66,66% 66,66 > 20 (no permite ingresar la lnea)
Al seleccionar Con respecto a la lista precios de la Nota de Venta, se realizar el siguiente clculo:
Porcentaje = 100 - (Total lnea / Cantidad) / (Lista precio de la NV / 100)
Porcentaje = porcentaje real de descuento aplicado a la lnea y el porcentaje con el que se comparar el porcentaje mximo permitido (para el ejemplo 20%) Total lnea = total de la lnea (movimiento) Lista precio de la Nota de Venta = precio de la lista de la nota de venta del producto.
Si el porcentaje real de descuento aplicado a la lnea es mayor al definido en los parmetros (para el ejemplo 20%) no permitir grabar la lnea.
Si en la mantencin de nota de venta se ingresa la siguiente informacin:
Lnea Precio Lista de la Nota de Venta Producto Cantidad Precio unitario Total Descuento Total lnea 1 5000 Prod 1 2 4000 0 8000 2 Prod 2 1 0 0 0 3 3000 Prod 3 1 2000 1000 1000
Para la lnea 1: 100 - ( 8000/2 ) / ( 5000/100 ) = 0% 0 % < 20% (permite ingresar la lnea)
Para la lnea 2: No Aplica ya que el precio es 0
Para la lnea 3: 100- ( 1000/1 ) / 3000/100 ) = 50% 50 > 20 (no permite ingresar la lnea)
3-6 Cotizaciones y Notas de Venta
A nivel de Totales
La validacin del % de descuento mximo permitido a nivel de totales se realizar al presionar el botn Volver de la pantalla de totales. (Tambin se validar al grabar el documento esto en el caso de que el usuario no presione el botn Totales.)
Al seleccionar Sobre el subtotal del documento, se realizar el siguiente clculo:
(Subtotal Neto) / (Subtotal / 100)
Subtotal Neto = Se refiere al subtotal del documento con descuentos Aplicados a nivel de totales. Subtotal = Se refiere al subtotal del documento Si el porcentaje de descuento aplicado al total del documento es superior al definido en los parmetros (para el ejemplo 50%) no permitir al usuario salir de la pantalla de totales.
Si en la pantalla de totales se tiene la siguiente informacin:
Al seleccionar Con respecto a la lista precios base (ficha del producto), se realizar el siguiente clculo:
(Subtotal Neto) / (Lista de precio base / 100)
Subtotal Neto = Se refiere al subtotal del documento con descuentos aplicados a nivel de totales.
Lista de precio base = Se refiere a la suma de los precios base de todos los productosdel documento.
Para este ejemplo los precios bases del documento sern: Lnea Precio Lista Base Producto Cantidad Precio unitario Total Descuento Total lnea 1 5000 Prod 1 2 4000 0 8000 2 Prod 2 1 0 0 0 3 3000 Prod 3 1 2000 0 2000
La suma de los precios bases para este ejemplo es 13.000
Si el porcentaje de descuento real aplicado al documento es superior al definido en los parmetros (para el ejemplo 50%) no permitir al usuario salir de la pantalla de totales.
Si en la pantalla de totales se tiene la siguiente informacin:
100 - (5000) / (13000/100) = 61.54% 61.54% > 50% (NO permite ingresar la lnea)
Al seleccionar Con respecto a la lista precios de la Nota de Venta, se realizar el siguiente clculo:
100 - (Subtotal Neto) / (Lista de precio del documento / 100)
Subtotal Neto = Se refiere al subtotal del documento con descuentos Aplicados a nivel de totales. Lista de Precio Doc. = Se refiere a la suma de los precios de todos los productos utilizando la lista de precios del documento. Si el precio de algn producto fue modificado igual se utilizar el precio de la lista utilizada en el documento.
3-8 Cotizaciones y Notas de Venta
Para este ejemplo los precios de lista del documento sern:
Lnea Precio Lista del documento Producto Cantidad Precio unitario Total Descuento Total lnea 1 5500 Prod 1 2 4000 0 8000 2 Prod 2 1 0 0 0 3 2700 Prod 3 1 2000 0 2000
La suma de los precios lista de la nota de venta para este ejemplo es 13.700
Si el porcentaje de descuento real aplicado al documento es superior al definido en los parmetros (para el ejemplo 50%) no le permitir salir de la pantalla de totales.
Si en la pantalla de totales se tiene la siguiente informacin:
Al seleccionar esta carpeta, el sistema permite grabar Cotizaciones sin tener documentos asociados y Restringir el porcentaje mximo de descuento permitido, al seleccionar este ltimo campo, se habilitarn las siguientes opciones: BASES 3-9
A nivel de movimiento
Al ser a nivel de movimiento la validacin se realizar lnea a lnea.
Al seleccionar Sobre el precio unitario ingresado en el movimiento, se realizar el siguiente clculo:
Porcentaje = porcentaje real de descuento aplicado a la lnea y el porcentaje con el qu se comparar el porcentaje mximo permitido (para el ejemplo 20%)
Total lnea = total de la lnea (movimiento) Precio unitario = precio desplegado por defecto o el precio digitado por el usuario.
Si el porcentaje real de descuento aplicado a la lnea es mayor al definido en los parmetros (para el ejemplo 20%) no permitir grabar la lnea.
Al seleccionar permite un mximo de 20% Sobre el precio unitario ingresado en el movimiento, no se tomar en cuenta ninguna lista de precio. Slo se utilizar el precio unitario ingresado para el movimiento y los descuentos realizados.
Si en la mantencin de cotizaciones se ingresa la siguiente informacin:
Lnea Precio Lista Base Producto Cantidad Precio unitario Total Descuento Total lnea 1 5000 Prod 1 2 4000 0 8000 2 Prod 2 1 0 0 0 3 3000 Prod 3 1 2000 1000 1000
Para la lnea 1: No aplica ya que no se realizaron descuentos.
Para la lnea 2: No Aplica ya que el precio es 0
Para la lnea 3: 100- 1000/1 / (2000/100) = 50 50 > 20 (no permite ingresar la lnea)
Al seleccionar Con respecto a la lista precios base (ficha del producto), se realizar el siguiente clculo:
Porcentaje = porcentaje real de descuento aplicado a la lnea y el porcentaje con el qu se comparar el porcentaje mximo permitido (para el ejemplo 20%) Total lnea = total de la lnea (movimiento) Lista precio base = precio de la lista base del producto.
Si el porcentaje real de descuento aplicado a la lnea es mayor al definido en los parmetros (para el ejemplo 20%) no permitir grabar la lnea.
Si en la mantencin de cotizaciones se ingresa la siguiente informacin:
Lnea Precio Lista Base Producto Cantidad Precio unitario Total Descuento Total lnea 1 5000 Prod 1 2 4000 0 8000 2 Prod 2 1 0 0 0 3 3000 Prod 3 1 2000 1000 1000
3-10 Cotizaciones y Notas de Venta
Para la lnea 1: 100 - ( 8000/2 ) / ( 5000/100 ) =20% 20 % = 20% (permite ingresar la lnea)
Para la lnea 2: No Aplica ya que el precio es 0
Para la lnea 3: 100- ( 1000/1 ) / (3000/100 ) = 66,66% 66,66 > 20 (no permite ingresar la lnea)
Al seleccionar Con respecto a la lista precios de la Cotizacin, se realizar el siguiente clculo:
Porcentaje = 100 - (Total lnea / Cantidad) / (Lista precio de la NV / 100)
Porcentaje = porcentaje real de descuento aplicado a la lnea y el porcentaje con el que se comparar el porcentaje mximo permitido (para el ejemplo 20%) Total lnea = total de la lnea (movimiento) Lista precio de la Cotizacin = precio de la lista de la cotizacin del producto.
Si el porcentaje real de descuento aplicado a la lnea es mayor al definido en los parmetros (para el ejemplo 20%) no permitir grabar la lnea.
Si en la mantencin de cotizaciones se ingresa la siguiente informacin:
Lnea Precio Lista de la Cotizacin Producto Cantidad Precio unitario Total Descuento Total lnea 1 5000 Prod 1 2 4000 0 8000 2 Prod 2 1 0 0 0 3 3000 Prod 3 1 2000 1000 1000
Para la lnea 1: 100 - (8000/2) / (5000/100) = 0% 0 % < 20% (permite ingresar la lnea)
Para la lnea 2: No Aplica ya que el precio es 0
Para la lnea 3: 100- (1000/1) / 3000/100) = 50% 50 > 20 (no permite ingresar la lnea)
A nivel de Totales
La validacin del % de descuento mximo permitido a nivel de totales se realizar al presionar el botn Volver de la pantalla de totales. (Tambin se validar al grabar el documento esto en el caso de que el usuario no presione el botn Totales.)
Al seleccionar Sobre el subtotal del documento, se realizar el siguiente clculo:
100 - (Subtotal Neto) / (Subtotal / 100)
Subtotal Neto = Se refiere al subtotal del documento con descuentos aplicados a nivel de totales. Subtotal = Se refiere al subtotal del documento Si el porcentaje de descuento aplicado al total del documento es superior al definido en los parmetros (para el ejemplo 50%) no permitir al usuario salir de la pantalla de totales.
Si en la pantalla de totales se tiene la siguiente informacin:
Al seleccionar Con respecto a la lista precios base (ficha del producto), se realizar el siguiente clculo:
100 - (Subtotal Neto) / (Lista de precio base / 100)
Subtotal Neto = Se refiere al subtotal del documento con descuentos aplicados a nivel de totales.
Lista de precio base = Se refiere a la suma de los precios base de todos los productos del documento por la cantidad de producto. Para este ejemplo los precios bases del documento sern:
Lnea Precio Lista Base Producto Cantidad Precio unitario Total Descuento Total lnea 1 5000 Prod 1 2 4000 0 8000 2 Prod 2 1 0 0 0 3 3000 Prod 3 1 2000 0 2000
La suma de los precios bases para este ejemplo es 13.000
Si el porcentaje de descuento real aplicado al documento es superior al definido en los parmetros (para el ejemplo 50%) no permitir al usuario salir de la pantalla de totales. Si en la pantalla de totales se tiene la siguiente informacin:
100 - (5000) / (13000/100) = 61.54% 61.54% > 50% (NO permite ingresar la lnea) 3-12 Cotizaciones y Notas de Venta
Al seleccionar Con respecto a la lista precios de la cotizacin, se realizar el siguiente clculo:
(Subtotal Neto) / (Lista de precio del documento / 100)
Subtotal Neto = Se refiere al subtotal del documento con descuentos Aplicados a nivel de totales. Lista de precio Doc. = Se refiere a la suma de los precios de todos los productos Utilizando la lista de precios del documento. Si el precio de algn producto fue modificado igual se utilizar el Precio de la lista utilizada en el documento.
Para este ejemplo los precios de lista del documento sern:
Lnea Precio Lista del documento Producto Cantidad Precio unitario Total Descuento Total lnea 1 5500 Prod 1 2 4000 0 8000 2 Prod 2 1 0 0 0 3 2700 Prod 3 1 2000 0 2000
La suma de los precios lista de la nota de venta para este ejemplo es 13.700
Si el porcentaje de descuento real aplicado al documento es superior al definido en los parmetros (para el ejemplo 50%) no le permitir salir de la pantalla de totales.
Si en la pantalla de totales se tienen la siguiente informacin:
Al imprimir los Documentos Permite mediante la seleccin de la caja de chequeo informar si imprimir los componentes del KIT en el Documento o NO, tanto en las Notas de Venta como en las Cotizaciones.
Carpeta Productos Talla-Color
Permite setear la forma en que se ingresarn los productos que manejan Talla/Color en las Notas de Venta y Cotizaciones.
Seleccione el botn de opciones para indicar la forma en que se ingresarn los productos que manejan Talla/Color, es decir: Ingreso lineal implica que la cantidad de productos ingresados en una lnea de la Nota de Venta corresponde a slo una talla/color, por ejemplo: Producto Cantidad Talla Color Talla/color 100 S Rojo
Ingreso matricial implica que la cantidad de productos ingresados en una lnea puede ser desglosado como el usuario lo estime, por Ejemplo: 3-14 Cotizaciones y Notas de Venta
Producto Cantidad Talla Color Talla/color 50 S Rojo Talla/color 30 S Azul Talla/color 10 M Azul Talla/color 10 M Blanco
El ingreso matricial implica que se generarn tantos registros en la base de datos como combinaciones talla color se hayan ingresado. Al seleccionar el botn , el sistema desplegar el siguiente mensaje:
Ingreso Lineal: Se ingresa una lnea por cada cantidad de productos con Talla/Color distintos. Ingreso Matricial: Se ingresa el producto, la cantidad total y se presenta una matriz para el desglose de las cantidades por Talla/Color.
Ingresadas las modificaciones, seleccione el botn Guardar, para que la informacin sea registrada. Luego, seleccione el botn Salir. BASES 3-15
3.2 Definicin Datos Empresa
Objetivo Permitir el ingreso de los datos de la empresa en que se est trabajando, es decir, modificar cualquier antecedente de sta o del representante legal. Adems, permite el ingreso de los datos necesarios para el envo de documentos electrnicos.
Operatoria Al seleccionar esta opcin, se despliega la ventana dividida en 3 carpetas, dentro de las cuales deber indicar la siguiente informacin. Ver Figura N 1.
Figura N1
Datos Empresa Permite ingresar los datos de la empresa en que se est trabajando; es decir: (RUT, Razn Social, Giro, Direccin, Comuna, Apartado Postal, Provincia, Cdigo Postal, Ciudad, Regin, Pas, Fax, Fecha inicio actividad, la cual podr ser digitada directamente o seleccionada desde el botn . Finalmente, seleccionando la caja de chequeo ubicada a la derecha de la imagen Factura Electrnica, podr indicar si la empresa es emisor de documentos electrnicos, tras seleccionar este check, se validar que el ambiente de trabajo sea apto para la emisin de estos documentos; si lo es, habilitar la carpeta Datos de envo de documentos electrnicos; de lo contrario se desplegar el siguiente mensaje:
Sr. Usuario Para emitir documentos electrnicos, deber tener instalado el Software Microsoft. NET Framework 1.1 + Microsoft.NET Framework 1.1. Hot Fix; de lo contrario, el sistema detectar que no tiene el ambiente de trabajo necesario para la emisin de estos documentos y lo informar por pantalla, sugirindole contactarse con su Administrador de Sistemas o con nuestro Departamento de Soporte Softland, tal como se muestra en la siguiente figura.
3-16 Cotizaciones y Notas de Venta
Figura N 2
Datos Representante Legal Permite ingresar los datos personales del representante legal de la empresa (RUT, Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre). Ver Figura N 3.
Figura N 3
Adems, en el campo Firma Digitalizada podr asociar una firma al Representante Legal de la empresa (campo opcional), para esto seleccione el botn Agregar, tras lo cual el sistema desplegar la siguiente ventana:
BASES 3-17
En ella, se listarn los archivos BMP, JPG o GIF que se encuentren registrados en el directorio Softland\Datos\Demo\Fotos. Al optar por el botn OK, quedar registrada la firma seleccionada dentro del recuadro de la opcin Firma Digitalizada, de no existir imgenes, el sistema lo detectar y advertir por pantalla a travs de un mensaje, tras lo cual podr seleccionar directamente una imagen a travs del botn .
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.
Datos de Envo de Documentos Electrnicos Permite ingresar los datos necesarios para el envo de documentos electrnicos: Cdigo Actividad Econmica, son definidos por SII y los podr digitar directamente o seleccionar desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda, el sistema validar que se ingrese un cdigo como mnimo, Nombre Sucursal la cual es asignada por el SII, e-Mail DTE casilla electrnica de la empresa, donde sern recibidos los documentos electrnicos y confirmaciones o rechazos de documentos enviados y el sito Web. Adems deber indicar mediante el botn de opciones, si el emisor se encuentra en etapa de Certificacin (donde emite documentos de pruebas a SII para certificacin) o de Produccin (dnde se encuentra autorizado para emitir documentos electrnicos). Cualquiera sea la etapa seleccionada, deber indicar la Fecha de Resolucin donde el SII autoriza al contribuyente para realizar dichas operaciones. Si est en etapa de Produccin, deber adems indicar el Nmero de Resolucin por medio de la cual SII autoriza al contribuyente a emitir documentos electrnicos. Ver Figura N 4.
Sr. Usuario: Para el envo de documentos electrnicos, es necesario que ingrese todos los datos solicitados; de lo contrario el sistema no le permitir que grabe la informacin y desplegar un mensaje indicando los datos que se requieran.
Figura N 4
Finalizado el proceso, se puede seleccionar el botn OK, para que el sistema registre la modificacin, o el botn Salir, para que anule los cambios y regrese al men principal. 3-18 Cotizaciones y Notas de Venta
3.3 Formato de Impresin Nota de Venta Objetivo Permitir la definicin del Formato para la impresin de Notas de Ventas, segn las necesidades de la empresa, los cuales sern utilizados por el Sistema al momento de emitir Notas de Venta. Este proceso funciona directamente con Excel 97 (Office 97) o cualquier versin superior, por lo tanto es necesario contar con dicho sistema, ya que de lo contrario no podr operar en forma ptima.
Operatoria Al ingresar a esta opcin se encontrar con un formato que viene predefinido y con botones activos en la 2 Barra de Herramientas (Figura N 1). En la medida que se vayan creando nuevos formatos, stos irn apareciendo tambin en esta pantalla
Figura N 1
Para que Ud. se familiarice con este tema, partiremos presentando el formato que viene predefinido. Para ello haga clic sobre l y luego sobre el botn Ver Planilla, tras esto se abre automticamente Excel y, junto a l dos archivos que llevan el nombre Nventas (con distintas extensiones). El primero que se presenta en pantalla (NVentas.xls, que para efectos de descripcin en el manual llamaremos Formato), es aqul que contiene la Nota de Venta propiamente tal (ver Figura N2), el segundo (NVentas.txt, que llamaremos Base), que se accede desde la opcin Ventana de Excel, muestra los campos o antecedentes que forman el formato de la Nota de Venta (ver Figura N3) Figura N2
BASES 3-19
Figura N3
Para hacer cambios en este formato, siga los pasos que se detallan ms adelante en el punto Cmo modificar el formato de la Nota de Venta?.
Para salir, use los comandos habituales de Excel.
Agregando un Nuevo Formato En caso que requiera agregar un nuevo formato, deber seleccionar el botn Agregar desde la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual el sistema desplegar una nueva pantalla. Ver Figura N 4.
Figura N 4
En ella deber ingresar el nombre con el cual se identificar la nueva plantilla, cuyo largo mximo podr ser de 46 caracteres alfanumricos adems de una descripcin asociada y por ltimo, el N de movimientos a imprimir por pgina en Excel, donde el valor mnimo es 1 y el mximo 30. Indicado el nombre y la descripcin se abrir Excel, tal como ocurri cuando abri el formato predefinido, de tal forma que pueda realizar all los cambios requeridos: 3-20 Cotizaciones y Notas de Venta
Cmo modificar el formato de la Nota de Venta?
Si Ud. requiere modificar texto en el formato, tendr que hacerlo como lo hace habitualmente en Excel; de lo contrario, si necesita efectuar cualquier modificacin que signifique Agregar nuevos campos al formato, se utilizarn como base los antecedentes que provee el archivo NVentas.txt que hemos denominado Base (Figura N2), ya que all se presentan los campos estndares para este tipo de documentos.
Para llevar a cabo este proceso habr que:
1. En el archivo Base, hacer clic en la Columna B, sobre el campo a incluir en el Formato de la Nota de Venta.
2. Luego hacer clic sobre el botn derecho del mouse y elegir la opcin Copiar, o bien seleccionar la alternativa Edicin Copiar, del men de Excel.
3. Ir al archivo que contiene el Formato, eligindolo desde la opcin Ventana de Excel.
4. Ubicarse en el lugar donde se incorporar el campo y hacer click en botn derecho del mouse.
5. Elegir la opcin Pegado Especial.
6. En la ventana desplegada (Figura N5) elegir el botn Pegar vnculos, lo cual har aparecer el campo indicado en el formato de la Nota de Venta.
Figura N 5
De esta forma podr incorporar todos los campos que requiera, para que su Nota de Venta quede acorde con lo deseado. Para eliminar un campo, tendr que ubicarse en el archivo del formato (el que Ud. est creando) y all hacer clic sobre el campo a eliminar y luego pulsar la tecla SUP.
Finalizada la definicin del nuevo formato y si todo est conforme, salga de Excel (opcin Archivo, Salir) y responda en forma afirmativa a la consulta que confirma grabar los cambios efectuados (esta consulta slo aparece cuando se han realizado modificaciones). Esto lo dejar en la pantalla con el listado de formatos.
Visualizando un Formato Para visualizar un formato, ya sea para consultarlo o modificarlo, tendr que seleccionarlo haciendo clic sobre l y luego sobre el botn Ver Planilla.
Eliminando un Formato Seleccione el formato que ya no requiere y luego el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Si slo tiene un formato definido, ste no podr ser eliminado.
Para abandonar el proceso de Formato, utilice el botn Salir, desde la 2 Barra de Herramientas. BASES 3-21
3.4 Formato de Impresin Cotizaciones Objetivo Permitir la definicin del Formato para la impresin de Cotizaciones, segn las necesidades de la empresa, los cuales sern utilizados por el Sistema al momento de emitir Cotizaciones. Este proceso funciona directamente con Excel 97 (Office 97) o cualquier versin superior, por lo tanto es necesario contar con dicho sistema, ya que de lo contrario no podr operar en forma ptima.
Operatoria Al ingresar a esta opcin se encontrar con un formato que viene predefinido y con botones activos en la 2 Barra de Herramientas (Figura N 1). En la medida que se vayan creando nuevos formatos, stos irn apareciendo tambin en esta pantalla.
Figura N 1
Para que Ud. se familiarice con este tema, partiremos presentando el formato que viene predefinido.
Para ello haga clic sobre l y luego sobre el botn Ver Planilla. Tras esto se abre automticamente Excel y, junto a l dos archivos que llevan el nombre NWCotiza (con distintas extensiones).
El primero que se presenta en pantalla (NWCotiza.xls, que para efectos de descripcin en el manual llamaremos Formato), es aqul que contiene la Cotizacin propiamente tal (ver Figura N2), el segundo (NWCotiza.txt, que llamaremos Base), que se accede desde la opcin Ventana de Excel, muestra los campos o antecedentes que forman el formato de la Cotizacin (ver Figura 3).
3-22 Cotizaciones y Notas de Venta
Figura N 2
Figura N 3
Para hacer cambios en este formato, siga los pasos que se detallan ms adelante en el punto Cmo modificar el formato de una Cotizacin?.
Para salir, use los comandos habituales de Excel.
Agregando un Nuevo Formato
En caso que requiera agregar un nuevo formato, deber seleccionar el botn Agregar desde la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual el sistema desplegar una nueva pantalla. Ver Figura N 4. BASES 3-23
Figura N 4
En ella deber ingresar el nombre con el cual se identificar la nueva plantilla, cuyo largo mximo podr ser de 46 caracteres alfanumricos adems de una descripcin asociada y por ltimo, el N de movimientos a imprimir por pgina en Excel, donde el valor mnimo es 1 y el mximo 30. Indicado el nombre y la descripcin se abrir Excel, tal como ocurri cuando abri el formato predefinido, de tal forma que pueda realizar all los cambios requeridos:
Cmo modificar el formato de una Cotizacin?
Si Ud. requiere modificar un texto en el formato, tendr que hacerlo como lo hace habitualmente en Excel; de lo contrario, si necesita efectuar cualquier modificacin que signifique Agregar nuevos campos al formato, se utilizarn como base los antecedentes que provee el archivo NWCotiza.txt que hemos denominado Base (Figura N 2), ya que all se presentan los campos estndares para este tipo de documentos.
Para llevar a cabo este proceso habr que:
1. En el archivo Base, hacer clic en la Columna B, sobre el campo a incluir en el Formato de la Cotizacin.
2. Luego hacer clic sobre el botn derecho del mouse y elegir la opcin Copiar, o bien seleccionar la alternativa Edicin Copiar, del men de Excel.
3. Ir al archivo que contiene el Formato, eligindolo desde la opcin Ventana de Excel.
4. Ubicarse en el lugar donde se incorporar el campo y hacer clic en botn derecho del mouse.
5. Elegir la opcin Pegado Especial.
6. En la ventana desplegada (Figura N 5) elegir el botn Pegar vnculos, lo cual har aparecer el campo indicado en el formato de la Nota de Venta.
3-24 Cotizaciones y Notas de Venta
Figura N 5
De esta forma podr incorporar todos los campos que requiera, para que su Cotizacin quede acorde con lo deseado.
Para eliminar un campo, tendr que ubicarse en el archivo del formato (el que Ud. est creando) y all hacer clic sobre el campo a eliminar y luego pulsar la tecla SUP.
Finalizada la definicin del nuevo formato y si todo est conforme, salga de Excel (opcin Archivo, Salir) y responda en forma afirmativa a la consulta que confirma grabar los cambios efectuados (Esta consulta slo aparece cuando se han realizado modificaciones). Esto lo dejar en la pantalla con el listado de formatos.
Visualizando un Formato Para visualizar un formato, ya sea para consultarlo o modificarlo, tendr que seleccionarlo haciendo clic sobre l y luego sobre el botn Ver Planilla.
Eliminando un Formato Seleccione el formato que ya no requiere y luego el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Si slo tiene 1 formato definido, ste no podr ser eliminado.
Para abandonar el proceso de Formato, utilice el botn Salir, desde la 2 Barra de Herramientas. BASES 3-25
3.5 Reparar Base de Datos Objetivo El objetivo de esta opcin, es reparar cualquier posible dao que se haya producido en su Base de Datos.
Por razones de seguridad y de evitar un trmino anmalo de este proceso, deber realizarse en forma exclusiva, por lo tanto no podr haber ningn usuario utilizando el sistema al momento de reparar la Base de Datos.
Operatoria Para llevarlo a cabo, tendr que seleccionar la opcin y el sistema comenzar a trabajar. Usted se dar cuenta que ha finalizado el proceso cuando en vez del reloj de arena, aparezca nuevamente la flecha.
TABLAS 4-1
4. Tablas Objetivo El objetivo de este proceso es el de permitir el ingreso de todos aquellos antecedentes que son de uso comn dentro de la operacin del sistema (Auxiliares, Productos, Centros de Costo, Cargos, Pas, Ciudad, Comuna, etc.), los cuales sern manejados a modo de Tablas de datos. Los datos ingresados a travs de las tablas, se podrn acceder en cualquier momento en forma rpida y eficiente, sin tener que memorizarlos o tener que digitarlos, desde cualquier proceso que los requiera y cada vez que sea necesario.
Sr. Usuario: Los procesos Concepto de Prdida y Compromisos de Seguimientos, estn disponibles slo en versin ERP.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen con las distintas Tablas que desde aqu se podrn acceder:
Dado que la forma de operar en la mayora de las Tablas de datos es estndar, en este Captulo se har referencia a algunas de ellas, y el resto ser tratado en el Apndice D. Tablas que aparece al final de este manual, lo que ser indicado en los puntos correspondientes.
4.1 Clientes y Otros Objetivo El objetivo de este proceso es el de permitir el ingreso de todos aquellos antecedentes que se relacionan directamente con los Clientes, en cuanto a sus datos personales, as como Giro de la Empresa, Comuna, Ciudad, Pas, Canal y Vendedor.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen con las distintas Tablas que se relacionan con los clientes:
4-2 Cotizaciones y Notas de Venta 4.1.1 Clientes Objetivo Permitir la definicin de antecedentes de los auxiliares, ya sean personas naturales o empresas (clientes, proveedores y empleados), con las cuales opera habitualmente la compaa en todo su proceso de gestin administrativa (Contabilidad, Clientes, Proveedores, Inventario y Facturacin, Puntos de Venta Sucursales, etc.).
Previo al ingreso de antecedentes de Auxiliares, es ideal contar con datos en las Tablas (ver Apndice D al final de este manual), lo cual permitir efectuar un ingreso rpido y eficiente de los Auxiliares. Esto no quita que si en algn momento un determinado dato que no se encuentra registrado en una tabla pueda ser creado directamente desde este proceso.
Operatoria Al ingresar a esta opcin cuando an no se han definido antecedentes para esta tabla, se presenta una pantalla en modo agrega (Figura N 1).
Figura N 1
Ingresando un Nuevo Auxiliar
La cantidad de carpetas que se presenten variar conforme a la clasificacin que tenga el Auxiliar, lo que ser indicado ms adelante en el punto respectivo.
Es importante tener en cuenta que junto a las carpetas de Auxiliares desplegadas en pantalla, se presentan tambin los botones de la 2 Barra de Herramientas, los cuales se activarn una vez que los antecedentes del auxiliar, que se est ingresando, sean grabados, ya sea a travs del botn Grabar o al pasar a otra carpeta. A continuacin se analizar por separado cada una de ellas:
Carpeta Datos Bsicos En esta carpeta se ingresan los antecedentes personales del Auxiliar y su clasificacin como tal (Figura N 2), es decir, si ser considerado como Cliente, Proveedor, Empleado, Socio, Distribuidor u otra categora. TABLAS 4-3
Figura N 2
Lo primero que habr que indicar en esta carpeta es el Cdigo con el cual se identificar al Auxiliar dentro de la empresa, el cual podr ser de tipo alfanumrico y tendr un largo mximo de 10 caracteres. La tabla de Auxiliares es compartida en los distintos sistemas que forman la lnea Softland ERP, por lo tanto el cdigo que se le asigne al auxiliar ingresado, es muy importante pues lo har nico dentro de la base de datos de la empresa.
A continuacin habr que ingresar todos los antecedentes personales del auxiliar en definicin: RUT, Razn Social, Nombre, Giro, Pas, Provincia, Regin, Ciudad, Comuna, Direccin, Nmero y Departamento, Cdigo Postal, Apartado Postal, Telfonos, Extensin, Fax, Cd. Area, E-Mail y del sitio Web, en caso que el auxiliar disponga de una pgina en Internet. Si el auxiliar pertenece a la Ciudad de Santiago, luego de ingresar el campo Ciudad, se activa el botn "Map City" (junto al N de la direccin), el cual le permitir tener acceso, a travs de Internet, al mapa de pases y ciudades que le permitir buscar en el mapa la ubicacin fsica de la calle indicada. El contar con la informacin del E-mail del Auxiliar, permitir al usuario enviarle un correo electrnico en cualquier momento. Para ello tendr que seleccionar el botn del Correo que aparece a la derecha de este campo y luego en la ventana desplegada escribir el correo y despacharlo. Al igual que en el caso anterior, el contar con la direccin del sitio Web del auxiliar, permitir al usuario, a travs de la seleccin del botn que aparece a la derecha de este campo, acceder la pgina del Auxiliar en Internet.
Para hacer uso de los botones de conexin al correo electrnico e Internet, debe contar con los sistemas Microsoft Outlook y Microsoft Internet Explorer, en sus ltimas versiones.
Al observar esta carpeta de Datos Bsicos podr ver que los campos Giro, Pas, Ciudad y Comuna, tienen a su derecha un botn de bsqueda ( ), lo cual se debe a que estos antecedentes son estndares y se encuentran definidos en las tablas respectivas, por lo tanto podrn ser digitados directamente, as como tambin podrn ser obtenidos al elegir este botn y seleccionarlos desde la lista que se presenta en pantalla (ver Apndice A.1 Botones). El campo Regin podr ser ingresado directamente, o bien podr ser obtenido desde el listado predefinido que proporciona el sistema al seleccionar el botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo.
Si por algn motivo se requiere ingresar un dato que no se encuentra registrado en el sistema, podr hacerlo directamente desde este proceso, indicando el Cdigo o Descripcin que le corresponde y luego respondiendo en forma afirmativa a la consulta desplegada en pantalla. La forma de operar a continuacin ser conforme a lo indicado en el Apndice D. Tablas. En conjunto con los antecedentes anteriores, habr que sealar tambin el estado del Auxiliar en definicin, el cual podr ser: Activo o no Activo. El hecho de que un Auxiliar se encuentre activo permitir, por ejemplo que ste pueda ser asociado a las cuentas correspondientes, al momento de ingresar los movimientos en los comprobantes contables, de lo contrario no podr ser considerado. Otro caso similar se da por ejemplo: al desactivar un Cliente que no ha cumplido con los pagos, un Proveedor que no cumple con las fechas de entrega, etc. El campo Bloqueado, se encuentra reservado para posteriores aplicaciones, por lo tanto su utilizacin en este momento no es aplicable al sistema. 4-4 Cotizaciones y Notas de Venta
Sr. Usuario: El botn . permite consultar informacin comercial de un determinado Rut, y con esto, poder realizar una evaluacin de riesgo frente a una solicitud de crdito. Para ejecutar este proceso deber contar con los permisos necesarios, los cuales son asignados en el men Seguridad.
IMPORTANTE: Este botn estar activo slo si la empresa seleccionada tiene contratado el servicio Infodata a travs de SOFTLAND. Para obtener este servicio, deber contactarse con su Ejecutivo Comercial.
Clasificacin de un Auxiliar Indicados los antecedentes anteriores, habr que sealar la Clasificacin del Auxiliar, de acuerdo a la siguiente tabla: Cliente, Proveedor, Empleado, Socio, Distribuidor u Otro. La clasificacin que se efecte depende exclusivamente de la relacin que tenga su empresa con el Auxiliar. Para realizar la seleccin de una clasificacin, se hace clic sobre la Caja de Chequeo ( ) que aparece a la izquierda de categora elegida (ver Apndice A.1 Botones). Al clasificar un Auxiliar como Cliente, se activarn las carpetas: Contactos, Ventas, Despacho, Cobranza, Impuestos, DTEs y Notas. Bajo cualquier otra clasificacin se activarn slo las carpetas Contactos, Impuestos y Notas.
Un auxiliar podr pertenecer a una o a varias clasificaciones a la vez, segn su situacin frente a la empresa. Por ejemplo un Cliente, podr ser Distribuidor y Proveedor, o un Empleado podr tener esta clasificacin y a la vez ser Cliente.
Finalmente, se encuentran activos los botones:
Permite ingresar al Sistema Portal.
(Habilitado slo en versin ERP) Permite consultar y agregar Clasificaciones de Negocio a un auxiliar, mostrar en pantalla todas las clasificaciones definidas en el proceso Tablas/ Clasificaciones de Negocio, dando la posibilidad de agregar o eliminar clasificaciones asociadas.
(Habilitado slo en versin ERP), el cual tras ser seleccionado despliega una nueva pantalla (ver Figura N 3) permitiendo asignar y consultar atributos al auxiliar.
Figura N 3
TABLAS 4-5
Para ingresar o modificar valores de un atributo, se debe hacer clic sobre la flecha que se muestra al costado derecho de la celda de la columna Valor.
Una vez asignado el tipo de valor, podr optar por los siguientes botones: Volver graba la informacin y regresar a la pantalla anterior, Borra Valor permite eliminar el valor de la matriz seleccionada o por Agregar Atributo, el cual tras ser seleccionado despliega una nueva pantalla (ver Figura N 4). Figura N 4
En ella, deber indicar:
Nombre Atributo: Ingrese el nombre del nuevo atributo a considerar. Por ejemplo: Pases.
Descripcin Atributo: Representa al nombre o descripcin del atributo propiamente tal. Por ejemplo: Pases a los cuales exporta el cliente (campo no obligatorio para la ejecucin del proceso).
Tipo de Atributo: Indique el tipo de campo a considerar para el atributo, el cual podr ser: Numrico, se debe indicar el nmero de dgitos a considerar. Lgico Si/No, si toma valor por defecto, indicar si es Si o No. Fecha, al seleccionar esta opcin y si toma valor por defecto, deber indicar la fecha a considerar en formato dd/mm/aaaa. Listado de datos, al indicar esta opcin el sistema activar el botn Valores, el cual tras ser seleccionado se desplegar una nueva pantalla en modo agrega. Ver Figura N 5.
Figura N 5
4-6 Cotizaciones y Notas de Venta En ella, deber ingresar la lista de valores bajo la cual se condicionar el atributo. Por ejemplo: los pases a los que se exporta la fruta: China, Alemania, etc..
Para eliminar un valor desde la lista, deber seleccionarlo y suprimir con la tecla Supr, automticamente el sistema lo elimina del registro, siempre y cuando el atributo no se encuentre asignado a un cliente. Una vez ingresado, seleccione el botn Volver para guardar la informacin y regresar a la pantalla anterior.
Toma Valor por Defecto: Tiene por finalidad sugerir un valor al momento de asignar un atributo a un Auxiliar, por lo tanto si se modifica el valor, este no se cambiar para auxiliares con atributos ya asignados. Al optar por Si y dependiendo del tipo de campo considerado, el sistema activar una opcin para el ingreso de informacin, tal como se muestra en la siguiente pantalla. Ver Figura N 6.
Figura N6
Si opt por el tipo de campo Listado de datos, el sistema obligar que exista al menos 1 valor en la lista, de lo contrario desplegar un mensaje y no dejar grabar la informacin.
Seleccione el botn Guardar para grabar la informacin ingresada y regresar a la pantalla anterior.
Indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso. Cualquiera sea el caso, el sistema confirmar la grabacin de la informacin ingresada.
Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, regresa al men principal del sistema.
Al optar por pasar a otra carpeta, bastar con seleccionar aquella que se desea acceder y el sistema confirmar la grabacin.
Para seleccionar una carpeta determinada, tendr que hacer clic sobre la solapa o lengeta donde parece el nombre que la identifica, para que sta se presente en la pantalla.
Carpeta Contactos Se activa bajo cualquier clasificacin de Auxiliar.
En esta carpeta se ingresan los antecedentes de aquellas personas que representarn al Auxiliar frente a su empresa, es decir con quienes se mantendr contacto ante cualquier situacin que lo requiera. Al igual que en la carpeta de Datos Bsicos, al ingresar a esta ventana tambin se activan los botones de la 2 Barra de Herramientas, que permiten Agregar, Modificar, Eliminar y Grabar contactos. TABLAS 4-7
Al elegir el botn Agregar ( ), se despliega una ventana donde habr que indicar los antecedentes del Contacto: Nombre, Telfonos, Fax, E-mail y Cargo. Este ltimo podr ser ingresado directamente o bien obtenerse desde la Tabla de Cargos, a travs de la seleccin del botn de bsqueda que aparece a la derecha.
Luego de haber ingresado los antecedentes, tendr de inmediato la opcin de incluir la direccin e-mail del contacto, en la Carpeta de Contactos de Outlook, para lo cual bastar con seleccionar la caja de chequeo que precede al mensaje Use este Check......
Adems si Ud. lo desea, puede enviar de inmediato un correo al contacto, con el fin de corroborar los antecedentes, a travs del botn Correo que all se presenta. En caso que el cargo no se encuentre registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con cualquier antecedente que forme parte de las Tablas. (Ver Apndice D. Tablas).
Luego de ingresados los antecedentes se podr optar por la opcin OK, para registrar el ingreso o Cancelar, para anularlo. Los antecedentes se irn desplegando en una lista en pantalla a medida que van siendo ingresados. Ver Figura N 7.
Figura N 7
En caso que la lista de contactos sea muy extensa, podr buscar uno de ellos con slo digitar el nombre en el campo que aparece en blanco sobre los antecedentes del contacto. Para Modificar o Eliminar un Contacto, deber seleccionarlo haciendo clic sobre l y luego elegir el botn correspondiente, en la 2 Barra de Herramientas.
Carpeta Ventas Se activa solamente bajo la clasificacin de Cliente. En esta carpeta se ingresan todos los antecedentes comerciales del cliente (Figura N 8), partiendo por la condicin de venta bajo el cual se opera con l, el monto de crdito autorizado, la categora en que se encuentra, la zona y el canal a que pertenece, la lista de precios a la cual est asociado, hasta llegar al o los vendedores que lo atienden.
Figura N 8
4-8 Cotizaciones y Notas de Venta La Condicin de Venta, as como Categora del cliente, Zona, Canal y Lista de Precios, son antecedentes que forman parte de las tablas de datos, por lo tanto podrn ser digitados directamente, o bien podrn ser accedidos desde las tablas, a travs de la seleccin de los botones de bsqueda que aparecen a la derecha de estos campos. En caso que alguno de los antecedentes no se encuentre registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con cualquiera de los datos que forman parte de las Tablas.
Para asociar al Cliente los vendedores que lo atendern habr que hacer clic en el botn Editar Vendedores, esto har que se active el botn de listas desplegables que aparece bajo el campo Cdigo y, que al ser seleccionado despliega la lista de vendedores para que se elija desde all el deseado. Una vez elegido, podr continuar con la seleccin de otros vendedores haciendo clic en la lnea siguiente y seleccionando otro vendedor tal como se hizo en el caso anterior. Una vez asociados todos los vendedores, seleccionar el botn Vendedores OK (este botn aparece en la misma posicin donde aparece Editar Vendedores).
Indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso, no obstante habiendo grabado la informacin a travs del botn del diskette que aparece en la 2 Barra de Herramientas:
Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, regresa al men principal del sistema.
Al optar por pasar a otra carpeta, tendr que grabar la informacin y luego seleccionar aquella que se desea acceder.
Carpeta Despacho Se activa solamente bajo la clasificacin de Cliente. Los datos aqu ingresados se utilizan principalmente en los sistemas Inventario y Facturacin y Puntos de Venta Sucursales. En esta carpeta se ingresan todos los antecedentes que se requieren para el despacho de mercaderas al cliente. Al igual que en la carpeta de Datos Bsicos, en esta ventana tambin se activan los botones de la 2 Barra de Herramientas, que permiten Agregar, Modificar, Eliminar y Grabar lugares de despacho.
Al elegir el botn Agregar ( ), se despliega una ventana donde habr que indicar los antecedentes para el Despacho: Nombre del lugar, Direccin, Comuna, Ciudad, Pas, Telfono, Fax y Atencin. Pudiendo obtener la Comuna, Ciudad y Pas, desde las tablas que se despliegan al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos.
Si por algn motivo, uno de estos antecedentes no se encuentra registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con cualquier antecedente que forme parte de las Tablas. Luego de haber sealado los antecedentes, podr optar por la opcin Cancelar para anularlo u OK para registrar el ingreso, con lo cual se despliega la lista de los despachos (ver Figura N 9).
Figura N 9
En caso que la lista de lugares de despacho sea muy extensa, podr buscar uno de ellos con slo digitar el nombre en el campo que aparece en blanco sobre los antecedentes del lugar de Despacho. TABLAS 4-9
Para Modificar o Eliminar un lugar de Despacho, deber seleccionarlo haciendo clic sobre l y luego elegir el botn correspondiente, en la 2 Barra de Herramientas.
Carpeta Cobranza Se activa solamente bajo la clasificacin de "Cliente". En esta carpeta se ingresan todos los antecedentes para la cobranza al cliente (Figura N 10), partiendo por el nombre del Cobrador que la llevar a cabo, la Direccin, Comuna, Ciudad y Pas en que lo efectuar, adems del telfono y el da del mes en que el cliente efecta los pagos a sus proveedores.
Figura N 10
El Cobrador, as como la Comuna, Ciudad y Pas, son antecedentes que forman parte de las tablas de datos, por lo tanto podrn ser digitados directamente, o bien podrn ser accedidos desde las tablas, a travs de la seleccin de los botones de bsqueda que aparecen a la derecha de estos campos. En caso que alguno de los antecedentes no se encuentre registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con cualquiera de los datos que forman parte de las Tablas (ver Apndice D. Tablas).
Una vez indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso. Cualquiera sea el caso, el sistema confirmar la grabacin de la informacin ingresada.
Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, el sistema regresa a la pantalla anterior y despliega el Cdigo y Nombre del Auxiliar en una lista en la pantalla.
Al optar por pasar a otra carpeta, bastar con seleccionar aquella que se desea acceder y el sistema confirmar la grabacin.
Carpeta Impuestos Esta carpeta se presenta bajo cualquier clasificacin del Auxiliar y, siempre y cuando se disponga de Inventario y Facturacin. Permite indicar si los impuestos manejados por la empresa afectan o no al Auxiliar. Al ingresar a esta carpeta se presenta la lista de impuestos disponibles, tal como muestra la siguiente figura:
4-10 Cotizaciones y Notas de Venta Figura N 11
Para indicar si un tipo de impuesto afecta o no al cliente, habr que hacer clic en la columna afecto, justo en la celda que corresponde al impuesto. Esto generar que se active un botn de listas desplegables, el cual al ser elegido presentar dos opciones: Si o No, debiendo seleccionar all la correspondiente.
Sea cual sea la asignacin de Afecto o No afecto, quedar registrada de inmediato en el sistema.
Carpeta DTEs En esta carpeta podr indicar seleccionando la caja de chequeo, si el auxiliar ingresado es emisor o receptor de documentos electrnicos, de serlo, deber ingresar el e-Mail DTE o casilla electrnica, a la cual se enviarn los documentos electrnicos emitidos. Ver Figura N 12
Figura N 12
Carpeta Notas Esta carpeta se presenta bajo cualquier clasificacin del auxiliar. A travs de ella se podrn mantener comentarios o anotaciones referentes al auxiliar en definicin (ver Figura N 13).
TABLAS 4-11
Figura N 13
Finalizado el ingreso de las anotaciones tendr que elegir el botn Grabar, para que stas queden registradas en el sistema.
Carpeta Pagos Esta carpeta se habilitar slo si el auxiliar se define como proveedor, solicitando ingresar los siguientes datos:
Banco: corresponde al cdigo del banco del proveedor donde recibir los pagos.
Cuenta Corriente: corresponde a la cuenta del banco del proveedor. El largo de la cuenta es 15 para el Banco BCI y se debe validar que no lleve guiones ni puntos, para el banco de Chile el largo es de 22. Para el resto de los bancos el largo ser el del campo.
Figura N14
Junto a la toda la informacin asociada al Auxiliar, se encuentran habilitado en la parte superior de la pantalla 5 conos, los cuales le permitirn realizar consultas relacionadas con el auxiliar: 4-12 Cotizaciones y Notas de Venta
Este botn estar habilitado slo si se encuentra instalado el Sistema de Contabilidad y Presupuestos ERP, permitiendo realizar una consulta al proceso de Consulta de Estado de Cuenta Auxiliares, la cual se abrir en su segunda pantalla teniendo ya seleccionado el auxiliar y todas las cuentas contables.
Permite consultar las Ventas por Cliente, estar habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de Inventario y Facturacin ERP, y el auxiliar tiene marcado el check de cliente, mostrando los datos del auxiliar y por defecto con un rango de fechas, el cual podr ser modificado por el usuario.
Permite consultar las Cotizaciones por Cliente, estar habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de Cotizaciones y Notas de Venta ERP, y el auxiliar tiene marcado el check de cliente, mostrando los datos del auxiliar cargados por defecto y con un rango de fechas el cual podr ser modificado por el usuario.
Permite consultar las Notas de Venta por Cliente, estar habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de Cotizaciones y Notas de Venta ERP, y el auxiliar tiene marcado el check de cliente, mostrando los datos del auxiliar cargados por defecto y con un rango de fechas el cual podr ser modificado por el usuario.
Permite consultar las Ordenes de Compra por Proveedor, el cual mostrar la pantalla con detalles correspondientes al auxiliar, botn habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de Ordenes de Compra ERP, y el auxiliar tiene marcado el check de proveedor.
Modificando un Auxiliar
Indique el cdigo del auxiliar a modificar (Figura N 1), tras lo cual el sistema desplegar toda la informacin asociada y luego elegir el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas, donde podr realizar las modificaciones requeridas, operando de la misma forma que se indic en el punto anterior Ingresando un Nuevo Auxiliar.
Eliminando un Auxiliar
Este proceso podr ser efectuado siempre y cuando el Auxiliar no tenga movimientos asociados. Para ello deber ubicar el indicador del mouse sobre l, seleccionar el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas y luego confirmar la eliminacin. Si el Auxiliar no tiene movimientos asociados, se borra automticamente; de lo contrario, el sistema advierte a travs de un mensaje que el auxiliar tiene movimientos asociados.
Impresin del Informe de Auxiliares
Emite un informe global o parcial de Auxiliares. Para hacerlo en forma global, bastar con elegir el botn Imprimir desde la 2 Barra de Herramientas. Para hacerlo en forma parcial, tendr que elegir aquellos Auxiliares que desea incluir en el informe, haciendo clic sobre los deseados mientras se mantiene pulsada la tecla Shift (para rangos continuos) o Control (para la seleccin de Auxiliares alternados), y luego elegir el botn Imprimir desde la 2 Barra de Herramientas. La emisin del informe tambin podr ser efectuada a travs de la Pantalla o bien a un archivo a Disco. La forma de operar con las opciones de impresin se describe detalladamente al final de este manual en el Apndice B, 2 Barra de Herramientas.
En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe:
TABLAS 4-13
Informe Ejemplo de la Lista de Auxiliares
Empresa Demo Softland Ltda. 7 de Lnea 1247 Demostracin Providencia Fecha: 29/03/2000 Santiago Pgina: 1 10.100.100-1
Auxiliares
Cdigo Descripcin
00000010 CLIENTES NO HABITUALES 00000020 PROVEEDORES NO HABITUALES 00010001 PEREZ OYARCE MAURICIO 00010004 TORRES ALFARO JOSE F. 00020001 MARIA I. BOLTERS 00020002 PEDRO P. BOLTERS 1 CONFECCIONES LAYSE 10 ALMACENES COMERCIALES S.A. 11266966 YASMN GATICA M. 11266967 NOEMA VERA POBLETE 123 EMPRESA CASERS 13313 LUIS ENRIQUEZ E HIJOS 2 BOUTIQUE KARINAE S.A. 3 CONFECCIONES LA PORTADA 4 BOUTIQUE REYNALD 5 TIENDAS RIQUELEME S.A. 6 FABRICA DE CONFECCIONES ASTAWWA 7 NIESE Y CIA. LTDA. 78200300 RHEIN LTDA 7878 AGRICOLA LOS QUELTEHUES S.A. 79020000 AGRICOLA EL PEASCO 8 ABUSLEME Y CIA. LTDA. 80002000 DISTRIBUIDORA CCSS 84472400 ENTAC. S.A. 88000000 VESTUARIO DE NIOS LTDA. 89015200 IMPORFORM LTDA. 89277000 BERTTONI S.A 9 FABRICA DE CONFECCIONES HILAR 90970000 ESTETIC DINAMIC LTDA. 92667000 COMERCIAL EL ALBA LTDA. 93390000 ESPER Y CIA. LTDA. 93441000 MULTITIENDAS DEGUIE S.A. 96511570 TRINITONIC LTDA. 96514950 INDUSTRIA Y COM. REMIS S.A. 99061000 ENVASES PLASTICOS LTDA.
4-14 Cotizaciones y Notas de Venta 4.1.2 Giro, Comuna, Ciudad, Pas, Canal, Vendedor
El detalle y descripcin acerca del uso de estas Tablas, se describe en el Apndice D. Tablas. Le recomendamos ver el ndice de este captulo, para ubicar los puntos respectivos y obtener la informacin requerida.
TABLAS 4-15
4.2 Productos Objetivo Permite la codificacin de los productos o temes que sern controlados con el Inventario, pudiendo definir para cada uno de ellos: Caractersticas Generales (unidad de medida, peso, grupo, subgrupo, etc.), Ubicacin en que se encuentran en cada bodega, Niveles de stock, Productos por los que podrn ser sustituidos o con los que podrn complementarse en un determinado momento; as como tambin ingresar la informacin necesaria para el proceso de contabilizacin. Cada producto que sea ingresado quedar registrado en una ficha, pudiendo as, Agregar nuevos temes, Modificar y/o Eliminar los existentes, e imprimirlo cuando se requiera.
Previo al ingreso de antecedentes de Productos, es ideal contar con datos en las Tablas (ver Apndice D al final de este manual), lo cual permitir efectuar un ingreso rpido y eficiente de los Productos. Esto no quita que si en algn momento un determinado dato que no se encuentra registrado en una tabla pueda ser creado directamente desde este proceso.
Operatoria Dado que el ingreso de un producto va desde su ingreso hasta su eliminacin, pasando por la consulta, modificacin e impresin de la ficha del mismo, a continuacin se describen los procesos a seguir en cada una de estas situaciones:
Ingresando un Nuevo Item Al ingresar se presenta una Ficha en blanco con el cursor en el campo Cdigo del Producto, a la espera del ingreso del primer tem a definir. Ver Figura N 1
Figura N 1
La informacin a ingresar por cada tem, es la siguiente:
Cdigo del Producto: Representa al cdigo con el cual se identificar el tem que ser ingresado. Dicho cdigo podr estar compuesto por caracteres alfanumricos y su largo deber tener como mximo aquel que fue establecido dentro de los Parmetros (Captulo 3.1, del manual de Inventario y Facturacin). La estructura de los cdigos es abierta, es decir que el usuario los define de acuerdo a sus propias necesidades, teniendo en cuenta que posteriormente podrn ser asociados a un Grupo y un Subgrupo. (Ver Apndice D. Tablas). Tomemos por ejemplo una Gran Tienda que vende ropa, productos de lnea blanca, cosas para el hogar, etc. Entonces su codificacin podra tener un mximo de 5 dgitos: 4-16 Cotizaciones y Notas de Venta
2 caracteres para el tipo de producto: CH: Chalecos CA: Camisas SW: Sweaters LV: Lavadoras CO: Cocinas TV: Televisores CU: Cubrecamas SA: Sbanas 1 Carcter para una clasificacin anexa: H: Hombre M: Mujer A: Automtica G: Con Grill S: Sin Grill 2 caracteres para la marca: 01: ABC 02: LANASUAVE 03: LA PLUMA 04: BLACK BOX 05: MAGICA 06: TEXTIL LOBOS 07: DRESSES S.A. Con esto tenemos que el Chaleco de mujer marca LANASUAVE, tendra el cdigo CHM02, mientras que una Cocina con grill, marca MAGICA, tendra el cdigo COG05.
Descripcin 1: Este campo permite el ingreso de informacin ms detallada acerca del producto, tiene una capacidad de 60 caracteres alfanumricos.
Cd. Rpido: Este cdigo que es opcional, permite asociar un cdigo mas corto al producto, el cual se puede acceder a travs de la tecla Ctrl y los caracteres que aqu se indiquen (mximo 3). Podra ser asociado, por ejemplo, a aquellos productos que tienen mayor salida, como ayuda en la digitacin de Guas, Facturas, etc.
Descripcin 2: Este campo permite ingresar informacin adicional a la indicada en la Descripcin 1. Tambin podra ser usado para poner la descripcin en otro idioma, todo depende del uso que el usuario desee darle. Al igual que el anterior tiene una capacidad de 60 caracteres alfanumricos.
Cd. Barra: Corresponde a un patrn de codificacin y simbolizacin, que permite garantizar la identificacin automtica nica y no ambigua de cualquier artculo de consumo masivo. Podr ser utilizado por el sistema en todos aquellos procesos que requieren del ingreso de productos: Guas de Despacho y Entrada, Facturas, etc.
Luego de ingresar el cdigo del producto, se activan una serie de carpetas que solicitan informacin detallada acerca del tem en cuestin, las cuales se seleccionan a travs de la eleccin de la pestaa que sobresale de ellas. Junto a estas carpetas en la parte superior de la pantalla, se encuentran activos los siguientes botones:
Permite consultar el stock del producto seleccionado, el sistema considerar la fecha del ltimo mes abierto.
Permite obtener informacin correspondiente a las ventas diarias de un producto en particular registradas durante un mes. Este botn estar activo slo si tiene instalado el sistema de Ordenes de Compra ERP, y permite consultar las Ordenes de Compra asociadas al producto seleccionado. TABLAS 4-17
Carpeta Caractersticas: En ella se ingresa la informacin que se detalla continuacin, una vez definido el cdigo:
Unidad de Medida Base: Corresponde a la unidad en que se mide el producto (C/U, Docena, Kg, etc.). Para ello se debe ingresar el cdigo con que se identifica (mx. 6 caracteres alfanumricos). Este campo puede ser completado digitando directamente el cdigo de la unidad, el cual no debe exceder a los 6 caracteres de largo, as como obtenindolo desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de Bsqueda, que aparece al lado derecho de este campo. Las unidades que all se presentan corresponden a aquellas que fueron ingresadas a travs de la Tabla de Unidades de Medida, (Ver Apndice D. Tablas). En caso de digitar directamente un cdigo que no exista en la Tabla de Unidades de Medida, el sistema da la alternativa de crearlo desplegando una consulta en pantalla. De aceptar la creacin, el proceso a seguir es el mismo que se detalla en el Apndice D. Tablas.
Peso/Unidad: Se debe ingresar en este campo el peso del producto, esto con el fin de controlar los costos de importacin por Kgs. La capacidad de este campo es de 9 dgitos enteros ms 2 decimales.
Maneja Dimensin: Esta opcin se activa al seleccionar la caja de chequeo, ubicada a la derecha del campo. Una vez activada, deber ingresar a modo informativo la dimensin que registra el producto (Largo x Ancho).
1 y 2 Unidad de Medida de Venta: Dentro de estos campos, podr indicar dos nuevas unidades de medida que sern utilizadas en las ventas. Adems, deber definir la equivalencia que considerar en cada una de ellas, la cual representa la cantidad correspondiente de la nueva unidad de medida con respecto de la unidad de medida base.
Importante: No podr repetir unidades de medida para el mismo producto. Si un producto tiene movimientos de bodega, no podrn ser modificadas las unidades de medida ni las equivalencias que tengan definidas.
Unidad de Medida Sugerida en los Documentos: Indique la unidad de medida que sugerir el sistema, al momento de ingresar un producto en los documentos (Cotizaciones, Notas de Venta, etc.)
Grupo: Permite asociar (opcionalmente) el producto a un Grupo, lo cual ser utilizado al momento de generar los informes de gestin. Para realizar esta asignacin se debe ingresar el cdigo del grupo, ya sea digitndolo directamente o bien seleccionndolo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece al lado derecho de este campo. Los Grupos que all se presentan, corresponden a aquellos que fueron ingresados en la Tabla de Grupos, proceso que se describe en el Apndice D. Tablas. En caso de digitar un cdigo que no exista en la Tabla de Grupos, el sistema da la alternativa de crearlo desplegando una consulta en pantalla. De aceptar habr que ingresar su Descripcin. 4-18 Cotizaciones y Notas de Venta
Subgrupo: Permite asociar (opcionalmente) el producto a un Subgrupo, lo cual ser utilizado al momento de generar los informes de gestin. La operacin dentro de este campo es similar al anterior, slo que aqu se asocian subgrupos que fueron creados en la Tabla de Subgrupos, proceso que se describe en el Apndice D. Tablas.
Categora Comis.: Opcin no implementada an.
Moneda de Venta: Se debe ingresar el cdigo de la moneda en que ser valorizado el producto, el cual al igual que en la unidad de medida, puede ser ingresado directamente o bien obtenerse desde la Tabla de Monedas, proceso que se describe en el Apndice D. Tablas.
Precios: Se debe definir por cada unidad de medida un valor, ya sea neto o con impuesto (la conversin lo realiza el sistema en base a lo definido en los impuestos). Este precio es utilizado en la Guas de Despacho y Facturas y podr ser considerado como base, al momento de crear listas de precios (Ver Apndice D. Tablas).
Maneja Impuestos: De estar activo, permite asociar al producto los impuestos que lo afectarn. Al seleccionar el botn de bsqueda que aparece al lado derecho de este atributo, se despliega la tabla de impuestos (ver Apndice D. Tablas), desde donde habr que seleccionar aquellos a los cuales estar afecto el producto. Ver Figura N 2.
El IVA es un impuesto que viene predefinido en el sistema y es reconocido como tal, por lo tanto si la empresa requiere usar este impuesto debe utilizar el que viene predefinido.
Figura N 2
En esta ventana se activan los siguientes botones:
Agregar, traspasa el impuesto elegido en la tabla de Impuestos Disponibles, a la de Seleccionados. Todos>>, traspasa la totalidad de impuestos existentes en la lista de Disponibles a la de Seleccionados. <<Todos, saca la totalidad de los impuestos que estn en la tabla de seleccionados y los devuelve a la de Disponibles. Eliminar, devuelve el impuesto elegido en la lista de Seleccionados a la de Disponibles.
Indicados estos antecedentes, habr que sealar una serie de atributos que podrn ser asignados a los productos, dependiendo de como vayan a ser tratados. Todos ellos se encuentran precedidos de un botn de chequeo (ver Apndice A.1 Comandos), que permite indicar su estado, el cual puede ser activo o inactivo.
Ficha Tcnica: A travs de este atributo se podr ingresar una detallada descripcin del producto, junto a su fotografa. Al activarlo, se enciende el botn de bsqueda que al ser seleccionado despliega la pantalla de la Figura N 3.
TABLAS 4-19
Figura N 3
En ella aparecen como encabezado, el Cdigo y Descripcin del producto. Bajo estos antecedentes se presentan los campos Descripcin Tcnica y Archivo. El campo Descripcin Tcnica que tiene una capacidad de 4.060 caracteres, se utiliza para ingresar informacin adicional que complemente los antecedentes del producto. El campo Archivo permite asociar a la ficha del producto, la imagen o fotografa del mismo. Si al asociarle una imagen, sta abarca mas all de lo que se visualiza en pantalla, existen dos alternativas para verla completa. Una de ellas es moverla a travs de las Barras de Desplazamiento y otra es ampliarla al tamao total del monitor. Esto ltimo se logra ubicando el indicador del mouse, convertido en lupa, sobre la figura y haciendo clic.
Estando en la pantalla ampliada (zoom), se activan los botones estndares de Windows, que aparecen en la parte superior derecha de la ventana, permitiendo disminuir su tamao o cerrarla para regresar a la Ficha Tcnica.
Cualquier fotografa de productos debe ser digitalizada y almacenada en formato BMP, para que sea reconocida por este proceso.
Si por algn motivo se asoci una figura errnea al producto, existe el botn Eliminar, que borra la imagen asociada. Para salir de este Atributo de Ficha Tcnica y regresar a la Carpeta Caractersticas, se usa el botn Volver. Ante cualquier modificacin que sea efectuada, el sistema confirma la grabacin de la informacin.
Inventariable: Este atributo debe estar activo para todos aquellos productos a los cuales se les controla el stock.
Nmero de Serie: Este atributo ser aplicable a productos inventariables y se habilitar slo si en el proceso Parmetros, se seleccion que la empresa maneja Series.
Kit: Este atributo podr ser seleccionado slo si el producto ingresado no es inventariable. Al seleccionarlo habilita la carpeta KIT, la cual se describe ms adelante.
Talla-Color: Este atributo permite indicar que el producto solicitar el ingreso de un cdigo de Talla y/o Color al momento de generar movimientos que actualicen stock (Guas de Entrada, Guas de Salida, Reserva de Materiales, Facturas en Lnea Afectas y Exentas, Facturas en Moneda Extranjera y en Boletas). El producto podra manejar slo Talla, slo color o ambos atributos. Un producto que tenga el atributo de manejar Talla Color podra en cualquier momento cambiarse por manejo de Partida Pieza.
Partida: Este campo se activa y desactiva a travs del botn de chequeo que aparece a su izquierda. Al estar activo, tendr que sealar si maneja Pieza y Fecha de Vencimiento. Toda esta informacin es opcional, ya que por ahora es utilizada slo a modo informativo.
Producto para: Seleccionando la caja de chequeo, podr definir si el producto ser considerado para Venta o para Compra. 4-20 Cotizaciones y Notas de Venta
Carpeta Ubicaciones: A travs de esta carpeta se indica la ubicacin en la cual se encuentra el producto en las distintas bodegas.
Al seleccionar la Carpeta Ubicaciones, se presenta la lista de bodegas con que cuenta la empresa, las que se ingresan en la Tabla de Bodegas (ver Apndice D). Ver Figura N4.
Figura N 4
Para ingresar una ubicacin, se selecciona la celda que se encuentra en la interseccin de la columna Ubicacin con la Bodega correspondiente. Luego se ingresa el detalle del lugar donde se almacena.
Al finalizar el sistema registrar automticamente la informacin recin ingresada, ya sea al seleccionar el botn Salir o al elegir otra carpeta.
Carpeta Niveles de Stock:
Permite indicar los distintos niveles de stock que se manejarn para el producto en definicin para los niveles Mnimo, Mximo y de Reposicin. Estos niveles podrn ser definidos para toda la empresa (Global), o por bodega, todo depender de los parmetros indicados en la "Carpeta de Datos Globales", del proceso "Parmetros" (Captulo 3.1 del manual Inventario y Facturacin).
En las figuras siguientes se presentan dos ejemplos de esta carpeta, uno considerando los niveles de inventario para el global de la empresa (Figura N 5) y otra a nivel de bodegas (Figura N 6).
Figura N 5
TABLAS 4-21
Figura N 6
En esta ltima habr que sealar para cada bodega los distintos Niveles.
Stock Mnimo: Corresponde a la mnima cantidad del producto, que podr existir en la bodega. Stock Mximo: Corresponde a la cantidad que habr que considerar como base mxima del inventario. Stock de Reposicin: Representa a la cantidad en que deber encontrarse el stock para hacer reposicin del producto.
A travs del informe de Niveles de Stock, definido en el captulo 9.5 del manual de Inventario y Facturacin, se puede conocer el estado de los stocks, respecto a los niveles indicados, para tomar decisiones de reposicin (si se est bajo el mnimo) o de liquidar, por ejemplo si se est sobre el stock mximo.
Carpeta Sustitutos: (Carpeta disponible slo en versin ERP) En esta carpeta se ingresan todos aquellos productos por los cuales podr ser sustituido el tem en definicin, en caso que no exista stock suficiente. Por ejemplo un chaleco marca XX, por uno marca YY, con caractersticas similares. Ver Figura N 7
Figura N 7
Para ingresar un sustituto del producto, se ubica el indicador del mouse sobre el botn de listas desplegables que aparece en el campo Cdigo y, de la lista presentada elegir el correspondiente.
Una vez seleccionado el sustituto, se presenta su descripcin y unidad de medida.
En esta carpeta tambin se presenta el campo "Recproco", a travs del cual se podr indicar si hay reciprocidad entre el producto en definicin y su sustituto.
Un "SI" en este campo, har que en la Ficha del producto sustituto quede registrado el producto en definicin, al responder en forma afirmativa a la consulta desplegada en pantalla; mientras que un "NO" har que la sustitucin sea slo para el producto en definicin y no para el producto sustituto.
Si por algn motivo se desea eliminar un producto sustituto desde esta carpeta, habr que seleccionarlo y luego pulsar la tecla SUP o DEL, para que sea borrado definitivamente. 4-22 Cotizaciones y Notas de Venta
Carpeta Complementarios: (Carpeta disponible slo en versin ERP) En esta carpeta se indican todos aquellos productos que son complemento de aqul que est en definicin. Por ejemplo, en el caso de un chaleco sport podra haber una camisa o un pantaln que le combinen perfectamente bien y que podran ofrecerse al cliente en determinado momento como un complemento. Otro caso podra darse una tienda de repuestos para automviles, donde un repuesto no funcionar si no se hace acompaar de determinadas piezas adicionales. Ver Figura N 8.
Figura N 8
Para ingresar un producto complementario, se ubica el indicador del mouse sobre el botn de listas desplegables que aparece en el campo Cdigo y, de la lista presentada elegir el correspondiente.
Una vez seleccionado el complemento, se presenta su descripcin y unidad de medida. En esta carpeta tambin se presenta el campo "Recproco", a travs del cual se podr indicar si hay reciprocidad entre el producto en definicin y su complemento.
Un "SI" en este campo, har que en la Ficha del producto complemento quede registrado el producto en definicin, al responder en forma afirmativa a la consulta desplegada en pantalla; mientras que un "NO" har que la complementacin sea slo para el producto en definicin y no para el producto complemento.
Si por algn motivo se desea eliminar un producto complemento desde esta carpeta, habr que seleccionarlo y luego pulsar la tecla SUP o DEL, para que sea borrado definitivamente.
Carpeta Contabilizaciones: A travs de esta carpeta se ingresan todos los antecedentes de contabilizacin del producto. Esta carpeta se activa solamente cuando se encuentra conectado el sistema Contabilidad y Presupuestos de Softland. Ver Figura N 9
Figura N 9
TABLAS 4-23
En ella habr que indicar:
Cdigo de las cuentas contables asociadas al producto en definicin. Estas cuentas se movern automticamente por cada movimiento de venta del producto. Los cdigos de las cuentas podrn ser digitados directamente o bien podrn seleccionarse desde la lista que se despliega al elegir el botn de bsqueda ( )que se presenta a la derecha de estos campos. La cuenta de Consumo est habilitada slo en versin ERP.
Monto del Costo de Reposicin. (Opcin disponible slo en versin ERP)
Origen del producto, que puede ser Nacional o Importado. En este ltimo caso tendr que sealar adems el tipo de moneda en que ser manejado. (Opcin disponible slo en versin ERP) Fecha y Precio de la ltima Correccin Monetaria. (Opcin disponible slo en versin ERP) Fecha y Costo de compra ms alta que se efectu del producto. Junto a estos antecedentes se presenta el campo Mandatorio, el cual podr o no estar activo. Este campo acta directamente con la Correccin Monetaria y se utiliza cuando se detecta algn error en los datos ingresados en el ao anterior y se requiere ingresar nuevos valores, diferentes a los de los movimientos registrados en el sistema. Cuando este campo se encuentra activo, el sistema toma como validos los valores aqu ingresados para corregir, sin considerar los movimientos ingresados a travs de Guas de Compras. (Opcin disponible slo en versin ERP)
Carpeta Kit: En esta carpeta se ingresan todos los componentes del producto, el stock aproximado del kit en nuestras bodegas y el precio y descuento asignado. Ver Figura N 10
Figura N 10
En ella habr que indicar:
Cdigo Producto: Ingrese el cdigo del producto que compone el nuevo KIT.
Descripcin: Ingresado el cdigo del producto, el sistema desplegar la descripcin
Cantidad: Indique la cantidad de productos que sern incluidos por cada unidad KIT.
Precio Base Unitario: Indique el Precio Base unitario del producto.
% Incidencia: Es el porcentaje que corresponde al peso relativo del precio base de cada producto, de acuerdo al Valor Total Base que corresponde a la sumatoria del Precio Base multiplicado por la Cantidad para todos los productos que componen el KIT.
Precio Venta en el Kit: Corresponde al valor que resulta de la divisin entre el Precio de Venta del KIT por el porcentaje de incidencia del producto, multiplicado por 100.
% Descto: Indique el porcentaje de descuento aplicable al producto
Monto Descuento: El sistema lo calcula en forma automtica. 4-24 Cotizaciones y Notas de Venta
Carpeta Atributos: (Carpeta disponible slo en versin ERP y si est instalado el sistema de Produccin) En ella deber definir la clasificacin del producto, es decir si es un producto de materia prima, de fabricacin u otro. Ver Figura N 11.
Figura N 11
Finalizada el ingreso de un tem tendr que seleccionar el botn grabar ( ) desde la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual el sistema quedar a la espera del ingreso de un nuevo tem o de la consulta de alguno de los existentes.
Seleccionando un Item
El acceso a cualquier tem que se encuentre registrado en el sistema, se logra digitando directamente su cdigo en el campo Cdigo del Producto, o bien obtenindolo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de Bsqueda (Ver Apndice A) que aparece al lado derecho de este campo. Indicado el Cdigo, se despliega en pantalla toda su informacin pudiendo llevar a cabo cualquiera de las operaciones desplegadas en la 2 Barra de Herramientas. En caso de desear ingresar un nuevo tem o de seleccionar otro producto distinto al que se est visualizando en pantalla, se dispone del botn Agregar que aparece en la 2 Barra de Herramientas, el cual al ser seleccionado limpia el campo cdigo dejndolo abierto al ingreso de un cdigo para un nuevo tem o para la seleccin de uno existente (botn de bsqueda).
Consultando un Item
Una vez elegido el tem, se podr consultar su informacin con solo seleccionar la carpeta deseada.
Durante el proceso de consulta se activa este botn, el cual permite crear un nuevo tem a partir del que est en pantalla y copiarle determinados antecedentes del producto que est siendo consultado. Al elegir este botn se presenta la ventana de la Figura N 12, donde habr que indicar el cdigo del nuevo tem donde se copiarn los datos y a la vez habr que sealar, a travs de la seleccin de los cajas de chequeo, si se copian o no las Ubicaciones y Niveles de Stock, los Sustitutos y los Complementos (Estos 2 ltimos habilitados slo en versin ERP).
TABLAS 4-25
Figura N 12
Tras seleccionar el botn OK, se presenta la ficha completa del nuevo producto.
Modificando un Item
Elegido el tem a modificar, se selecciona el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (tal como se indica en el Apndice B) y se realizan las modificaciones requeridas, teniendo en consideracin la definicin de cada uno de los campos, descritas en el comienzo de este captulo, en el punto "Ingresando un Item". Las modificaciones quedarn registradas, ya sea al pasar de una carpeta a otra, as como al seleccionar el icono del diskette de grabacin que aparece tambin en la 2 Barra de Herramientas.
Eliminando un Item
Elegido el tem a eliminar, se selecciona el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (tal como se indica en el Apndice B).
No se podrn eliminar temes que tengan movimientos asociados.
Imprimiendo un Item
Estando en el tem a imprimir, se selecciona el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (tal como se indica en el Apndice B) dentro del cual podr emitir el informe por pantalla o por la impresora. La informacin que se imprime corresponde a los Datos Generales, Caractersticas y Ficha Tcnica del producto, tal como se muestra en el siguiente informe ejemplo:
4-26 Cotizaciones y Notas de Venta
Informe Ejemplo de Ficha de Productos
EMPRESA DEMO SOFTLAND Fecha : 23/05/2002 7 DE LINEA1247 DEMOSTRACION Pgina : 1 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1
Ficha de Producto
DATOS GENERALES
Cdigo : CHM02 Descripcin 1 : CHALECOS MUJER LANA MERINO Descripcin 2 : Cdigo Rpido : Cdigo Barra :
CARACTERISTICAS
Unid.Medida : C.U. CADA UNA Peso : 0,00 Kilos Grupo : CH CHALECOS Sub Grupo : CHM CHALECOS MUJER Moneda Venta : 01 Peso Chileno Precio Neto : $ 30,250 Precio Boleta: $ 35,695
FICHA TECNICA
Chaleco hecho en Chile. 100% lana merino. Coloreado con tintas naturales.
TABLAS 4-27
4.3 Unidades de Medida, Precios y Listas Adicionales, Descuentos, Impuestos, Condiciones de Venta, Aprobadores, Centros de Costo, Monedas y Equivalencias, Concepto de Prdida, Compromisos de Seguimientos.
Dado que las siguientes tablas son de tipo estndar, la descripcin y forma de operar de cada una de ellas, se describe en el Apndice D. Tablas que aparece al final de este manual.
COTIZACIONES 5-1
5. Cotizaciones Objetivo A travs de este proceso se podr llevar a cabo la generacin de Cotizaciones, realizar seguimientos a documentos, generar cotizaciones tipo. Adems permitir dar por perdidas cotizaciones que se encuentren en estado Pendiente y a su vez la recuperacin de ellas y por ltimo efectuar la eliminacin masiva de cotizaciones.
Sr. Usuario: Los procesos Seguimientos de Cotizacin, Cotizaciones Tipo y Prdida /Recuperacin de Cotizaciones, estn disponibles slo en versin ERP.
Operacin Al seleccionar esta opcin se despliega el submen de bajada con las opciones que se muestran en la siguiente figura:
5.1 Cotizaciones Objetivo Permite el ingreso y descripcin de Cotizaciones.
Sr. Usuario: Para hacer ms eficiente el uso de esta opcin, podr acceder a las funciones del teclado rpido, las cuales se describen en el Apndice A5 Teclas de Acceso Rpido, ubicado al final de este manual.
Operatoria Al ingresar se presenta una pantalla dividida en 3 carpetas, las cuales solicitan informacin detallada acerca de la Cotizacin. Para elegir cualquiera de ellas, tendr que seleccionar la lengeta que las identifica. Ver Figura N1 Figura N1
5-2 Cotizaciones y Notas de Venta
Carpeta General Es aquella que aparece activa por defecto al ingresar a esta opcin. En ella se ingresa toda la informacin que se relaciona directamente con la Cotizacin.
N Cotizacin: Corresponde al nmero correlativo que llevar cada una de las Cotizaciones. Este nmero podr ser ingresado directamente o bien designado en forma automtica por el sistema siguiendo un correlativo interno. Adems si se desea consultar o modificar una Cotizacin existente, su nmero podr ser obtenido a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el sistema (ver Apndice A.1 Botones).
Ingresando una Nueva Cotizacin Luego de haber indicado su nmero, tendr que indicar la siguiente informacin:
Estado: Corresponde al estado en que se encuentra la cotizacin. Normalmente al ser generada sta toma el estado de Pendiente, el cual es sugerido por el sistema. Posteriormente podr ser modificado a: Nula o Perdida, a travs de la seleccin del botn de chequeo que aparece frente al campo Cambiar Estado. Tras elegir este botn se abre una ventana de Cambio de Estado, donde deber elegir el correspondiente. Para salir de esta ventana tendr que seleccionar el botn ( ) que aparece en la esquina superior derecha. Si la cotizacin se ha perdido tendr que sealar el concepto por el cual se da por perdida, el que se obtiene a travs del botn de bsqueda ( ). Los Conceptos de Prdida se ingresan en la tabla Conceptos de Prdida, descritos en el Apndice D de este manual. Si adems lo requiere, podr ingresar la fecha con la cual se dar por perdida la cotizacin y sealar una observacin asociada. Ver Figura N2.
Figura N2
Fecha: Corresponde a la fecha de emisin de la Cotizacin. Es propuesta por el sistema y podr ser mantenida pasando directamente al campo siguiente a travs de la pulsacin de la tecla Tab, o bien modificada ingresando una nueva fecha de acuerdo al formato propuesto.
Cliente: Se debe ingresar el cdigo del cliente al cual se le emitir la Cotizacin. Este cdigo puede ser digitado directamente u obtenerse a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el sistema. Cuya aplicacin se describe en forma detallada en el Apndice A.1 Botones.
Si el cliente no se encuentra registrado en el sistema, se presenta un mensaje que lo advierte y solicita consultar la Ficha de Auxiliares. Una vez que el cliente es ingresado se activan las carpetas Datos del Cliente y Doctos. Asociados, que se describen ms adelante. COTIZACIONES 5-3
Sr. Usuario: El botn . permite consultar informacin comercial de un determinado Rut, y con esto, poder realizar una evaluacin de riesgo frente a una solicitud de crdito. Para ejecutar este proceso deber contar con los permisos necesarios, los cuales son asignados en el men Seguridad.
IMPORTANTE: Este botn estar activo slo si la empresa seleccionada tiene contratado el servicio Infodata a travs de SOFTLAND. Para obtener este servicio, deber contactarse con su Ejecutivo Comercial.
Vendedor: Corresponde al cdigo y nombre del vendedor que realiza la cotizacin, el cual podr ser digitado directamente, as como tambin podr ser obtenido a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el sistema. En caso que el cliente tenga asociado un vendedor en su ficha, el sistema lo propondr automticamente, en este campo.
Contacto: Corresponde al cdigo y nombre del contacto que representar al cliente frente a su empresa, es decir con quienes se mantendr contacto ante cualquier situacin que lo requiera. Este cdigo puede ser digitado directamente u obtenerse a travs del botn de bsqueda, cuya aplicacin se describe en forma detallada en el Apndice A.1 Botones y, que permite acceder la lista registrada en el sistema. Para agregar un nuevo contacto a la tabla, deber seleccionar el botn , tras lo cual se desplegar una ventana (ver Figura N 2), donde deber ingresar la siguiente informacin: Nombre, Telfonos, Fax, E-mail y Cargo. Este ltimo podr ser ingresado directamente o bien obtenerse desde la Tabla de Cargos, a travs de la seleccin del botn de bsqueda que aparece a la derecha. Luego de haber ingresado los antecedentes, tendr de inmediato la opcin de incluir la direccin e-mail del contacto, en la Carpeta de Contactos de Outlook, para lo cual bastar con seleccionar la caja de chequeo que precede al mensaje. Adems si Ud. lo desea, puede enviar de inmediato un correo al contacto, con el fin de corroborar los antecedentes, a travs del botn Correo.
Figura N 2
O. Compra: Corresponde al nmero de la orden de compra a travs de la cual el cliente efecta la transaccin. Este campo es opcional.
Moneda: Corresponde al tipo de moneda en que se valorizar la Cotizacin, la cual podr ser digitada directamente, as como tambin podr ser obtenida a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el sistema y cuya aplicacin se describe en forma detallada en el Apndice A.1 Botones.
Entrega: Corresponde a la fecha tope en que debern ser entregados los productos, la cual podr ser igual o mayor a la fecha de emisin. Este campo es propuesto por el sistema y puede ser mantenido o modificado. 5-4 Cotizaciones y Notas de Venta
Lista de Precio: Corresponde al cdigo de lista de precios que se usar para valorizar los productos que se incluyan en la Cotizacin, su cdigo podr ser digitado directamente o bien se podr obtener a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el sistema.
Descripcin: En este campo se ingresa un texto descriptivo que ser asociado a la Cotizacin, cuyo largo mximo podr ser de 50 caracteres.
Este botn permite desplegar la equivalencia del da, en las distintas monedas que maneja el sistema y adems modificarlas si fuese necesario. Al seleccionar este botn se abre una ventana con una lista de las monedas manejadas por el sistema, donde aparece su nombre, fecha de cambio, valor del cambio y cambio a usar. En esta ltima columna podr ingresar un nuevo valor para la equivalencia; si lo requiere, para que sea considerada como la equivalencia del da, para salir de esta ventana bastar con que haga clic sobre el botn ( ) que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla.
Ingreso de Movimientos por Productos
Sr. Usuario: Cada Cotizacin tiene una capacidad de 999 movimientos.
Los antecedentes a ingresar son:
Cdigo Producto: Se debe ingresar el cdigo del producto que se vende. Su ingreso se efecta ya sea digitndolo directamente, o bien obtenindolo desde la ventana que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece al lado derecho de este campo, as como tambin a travs de un lector de cdigo de barra.
KIT: Si usted ingresa un KIT como producto, el sistema presentar el detalle de los productos que componen dicho KIT al final de la matriz, para llamarlo usted tendr que hacer un clic en el botn de bsqueda que se encuentra al lado derecho del detalle del producto y tras seleccionarlo presentar una matriz con el detalle de los productos que componen el KIT, para volver a la cotizacin, slo tiene que seleccionar el botn Salir. Si usted quiere que este detalle aparezca impreso, tiene que seleccionarlo desde el men Bases, en la opcin Parmetros, carpeta Productos KIT.
Sr. Usuario: Si el producto seleccionado tiene definido Unidad de Medida Base y Unidad de Medida de Ventas. Para la definicin del producto KIT se considerar la unidad de medida base y el precio base del producto seleccionado.
U. de Medida: Corresponde a la unidad de medida del producto (C/U, Kgr, etc.). Este campo es llenado en forma automtica por el sistema, dependiendo de lo que ha definido en el proceso Ficha del Productos, esta informacin puede ser mantenida, o modificada a travs del botn , el cual desplegar las otras unidades de medida adicionales a considerar en la venta (slo si fue definido en la Ficha del Producto). COTIZACIONES 5-5
Cantidad: Indicar la cantidad del producto que se est cotizando. En este campo podr hacer uso del botn Consulta de Stock, que aparece en la 4 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs del cual podr conocer el stock disponible en las distintas bodegas, en reserva, consignacin y transitorios, adems de los productos sustitutos y complementarios a ese producto. Tambin podr conocer sus reservas y a nombre de quien estn. Todo esto le permitir disponer de la informacin necesaria para la toma de decisiones, en caso que no disponga de la cantidad solicitada.
Precio Unitario: Corresponde al valor del producto. Es propuesto por el sistema en base a la lista de precios y de la unidad Moneda Venta de medida indicada, esta informacin puede ser mantenida, o modificada en caso de requerirlo.
Equivalencia: Corresponde a la equivalencia del da (la cual se sugiere segn lo indicado en la tabla de equivalencia) por la que se multiplicar el precio unitario, segn el tipo de moneda que se est utilizando.
Sub Total: Corresponde a la cantidad multiplicada por el valor (calculado segn la moneda del encabezado de la Cotizacin), esta informacin es desplegada automticamente por el sistema.
Total de Desc: En este campo se ingresa el o los % de descuentos del producto en forma individual. Cuando el cursor se ubica en este campo, se activa el botn de listas desplegables, el cual al ser seleccionado presenta una lista de tipos de descuentos que utiliza la empresa (Apndice D. Tablas) para que se ingrese junto al tipo correspondiente el porcentaje a aplicar (ver Figura N3).
Figura N3
Una vez que ste es indicado, aparece automticamente el monto del descuento. La cantidad de descuentos a aplicar depender absolutamente de los parmetros de descuentos definidos en Inventario y Facturacin (ver Captulo Parmetros en el manual de dicho sistema).
Fecha de Entrega: Corresponde a la fecha en que deber ser entregado el producto. Podr ser igual o diferente para cada producto, y deber estar en un rango comprendido entre la Fecha de la Cotizacin y la fecha de entrega mxima (ambas aparecen en el encabezado de la Cotizacin).
Total ($): Corresponde al subtotal menos los porcentajes de descuento indicados en el campo anterior. Este campo es entregado automticamente por el sistema.
Detalle del Producto: El sistema despliega la descripcin del producto, la cual podr ser mantenida o modificada segn se requiera. En el caso de requerir incorporar ms informacin acerca del producto, podr ingresarla en este campo, el cual ir ocupando automticamente la cantidad de lneas que necesite.
Despus de ingresar cada lnea de movimiento, y si Ud. estableci control de precio piso en el proceso Bases, el sistema verificar que el valor final del producto, incluidos los descuentos, no sea inferior al Precio Piso. De darse esta condicin, el sistema enviar un mensaje advirtindole la situacin e indicndole el valor mnimo que podr tener el producto incluidos los descuentos. De ah en adelante no podr continuar con el ingreso de la cotizacin mientras no ingrese el valor correspondiente.
Adems en esta pantalla se encuentran activos los siguientes botones:
Permite grabar la cotizacin vigente en pantalla como una cotizacin tipo sin necesidad de tener documentos asociados (esto slo si en el proceso Parmetros, se ha seleccionado que lo har). 5-6 Cotizaciones y Notas de Venta
Al seleccionar este botn, el sistema solicitar ingresar una descripcin o nombre que le asignar el documento, indicado esto seleccione el botn OK proceder a grabar la cotizacin tipo sin realizar validaciones, grabar toda la informacin que se haya ingresado excepto los campos: Nmero Cot., Fechas, Estado y Orden de Compra. Al finalizar, el sistema desplegar un mensaje informando que ha sido grabada exitosamente, dejando la nueva cotizacin almacenada en el proceso Cotizaciones Tipo (Opcin disponible slo en versin ERP).
El sistema despliega una ventana con todas las cotizaciones tipo grabadas, las cuales fueron generadas en el proceso Cotizaciones Tipo. Al seleccionar alguna de ellas, el sistema reemplazar todos los datos existentes por las de la cotizacin tipo. El sistema desplegar un mensaje informando que los datos de su cotizacin actual sern borrados y se reemplazarn por la cotizacin tipo (Opcin disponible slo en versin ERP).
Para pasar de un campo a otro se utiliza el indicador del mouse, o bien la tecla tab. Para eliminar un movimiento, seleccionar la lnea en la cual se encuentra y luego pulsar la tecla Supr.
Carpeta Datos del Cliente Esta carpeta permite conocer datos asociados al cliente (dependiendo de la informacin ingresada en la ficha). Ver Figura N4.
Figura N4
Una vez que el cliente es ingresado en la Cotizacin, sus antecedentes (Razn Social, Rut, Telfono, Fax, Direccin, Zona, Ciudad, Giro y Comuna), se presentan en esta carpeta.
COTIZACIONES 5-7
Carpeta Dctos. Asociados Figura N5
Dentro de esta carpeta podr agregar documentos (Word, Excel u otros) que se deseen asociar a la Cotizacin, as como tambin eliminar aquellos que no corresponden. El procedimiento a seguir para llevar a cabo la asociacin de documentos es el siguiente:
1. A travs del botn Agregar, podr tener acceso al directorio del disco duro o de la unidad que requiera, donde podr seleccionar el documento que desea asociar a su Cotizacin. 2. Una vez indicado el documento, podr asociarle una descripcin, marcando o seleccionando el documento y digitando el texto en el campo Descripcin Documento.
Si por error asoci un documento que no corresponda, podr eliminarlo, seleccionndolo y luego haciendo clic sobre el botn Eliminar.
Cualquiera sea la carpeta en que se encuentre una vez ingresados movimientos, se activarn los botones:
Permite consultar el stock de productos que mantiene la empresa en la distintas bodegas, indicando por cada uno de ellos lo que est Disponible para el despacho, lo que est en bodega en forma Transitoria, en Consignacin o en Reversa. Adems podr conocer el stock de los productos sustitutos y complementarios, las reservas por cliente, las cantidades en las distintas bodegas y su valorizacin. Para mayor informacin remtase al Captulo Stock.
Que permite conocer los montos totales vendidos, ingresar los descuentos que se aplicarn sobre el total de la Cotizacin, indicar los montos o % de flete, embalaje e impuestos, indicar opcionalmente la forma de pago, el centro de costo al que ser asociado y el canal de venta a travs del cual se efectuar la venta. Ver Figura N6.
5-8 Cotizaciones y Notas de Venta
Figura N6
Los Descuentos podrn ser ingresados en monto o porcentaje, al igual que el Flete y el Embalaje. La cantidad de descuentos depende de lo indicado en la tabla de Descuentos (ver Apndice D). Los Impuestos son calculados automticamente dependiendo de los productos y de si el cliente est o no exento de alguno de ellos. Para tener acceso a los impuestos, tendr que seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. La Condicin de Venta, el Centro de Costo y el Canal de Venta podrn ser digitados directamente, as como tambin podrn obtenerse desde la ventana que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos. El sistema informar la clasificacin del cliente, la cual fue definida anteriormente en el proceso Tablas, captulo Clientes. Revisados los totales, podr regresar a la Cotizacin, seleccionando el botn Volver. Finalizado el ingreso de informacin en la Cotizacin, seleccione el botn Guardar, ubicado en la 2 Barra de Herramientas, con lo cual el sistema confirma el registro de la Cotizacin y del nmero asignado. Indicados los datos, la Cotizacin es almacenada y el sistema vuelve a la pantalla inicial.
A partir de este momento podr optar por ingresar otra Cotizacin (nueva o existente), o bien por abandonar el proceso de Cotizaciones a travs del botn Salir.
Seleccionando una Cotizacin
El acceso a cualquier Cotizacin que haya sido registrada en el sistema, se realiza de la siguiente manera: Estando en la pantalla presentada en la Figura N1, ingresar el nmero de la Cotizacin directamente o bien obtenerlo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda. Posteriormente pulsar la tecla Tab, tras lo cual el sistema desplegar toda la informacin asociada a la Cotizacin a consultar. A continuacin se podrn llevar a cabo cualquiera de las operaciones que se presentan en la 2 Barra de Herramientas y que se describen a continuacin.
COTIZACIONES 5-9
Modificando una Cotizacin
Seleccionada la Cotizacin elegir el botn Modificar en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en el Apndice B. A continuacin efectuar los cambios requeridos. Usted podr efectuarle modificaciones a todos los campos, exceptuando la Moneda y Lista de Precios.
Una vez modificado el documento, podr optar por grabar los cambios con el botn del disco que se ubica en la 2 Barra de Herramientas (el sistema enviar un mensaje informando que los datos han sido actualizados), o bien optar por el botn Agregar ( ) que le dar la opcin de grabar los cambios, si lo desea y continuar con otra Cotizacin.
Eliminando una Cotizacin
Seleccionada la Cotizacin a eliminar, elegir este botn en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en el Apndice B, luego el sistema solicita confirmar la eliminacin. Al eliminar una Cotizacin su nmero queda disponible para ser usado nuevamente.
Imprimiendo una Cotizacin
Una Cotizacin slo podr ser emitida si previamente se ha definido su formato en el proceso Formato de Impresin de Cotizaciones (ver Captulo 3.3 de este manual).
Estando en la Cotizacin a emitir, elegir este botn para emitir la Cotizacin en la impresora o desplegarla en el monitor (para ms detalles acerca del proceso de impresin, refirase al apndice B de este manual, punto 2 Barra de Herramientas).
Enviando la Cotizacin por E-mail
Al elegir este botn podr enviar la cotizacin por e-mail al destinatario que Ud. indique. Al hacer clic sobre l, se despliega un recuadro con los nombres de los contactos asociados, pudiendo elegir uno de ellos o la opcin Otros. Cualquiera sea el caso, se abrir una ventana de envo en Outlook, la cual llevar incluido un archivo con la cotizacin y por destinatario, el contacto. Si este ltimo no fue indicado, tendr que digitar el e-mail directamente.
En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de una Cotizacin. 5-10 Cotizaciones y Notas de Venta
N de NV: 1 Estado : Pendiente Fecha : 01/07/2002
Cotizacin N OC: CC: Moneda: 1 Nombre: PEREZ OYARCE MAURICIO R.U.T.: 10001 Direccin: Ahumada 1024 Ciudad: SANTIAGO Comuna: SANTIAGO Zona: ZONA CENTRAL Telfono: 6315255 Fax: Descripcin: Vendedor: JOS PAREDES
Cantidad U. Med. Descripcin P. Unit Descuento Valor Total 1,000.00 C.U. CAMISAS HOMBRE MGA. CORTA 8,560 8,560,000 1,000.00 C.U. CAMISAS HOMBRE MGA. LARGA 12,530 12,530,000
Sub Total 21,090,000 En efectivo Descuento 1 Con cheque Descuento 2 Tarjeta de crdito Descuento 3 Descuento 4 Descuento 5 SubTotal 21,090,000 Flete Embalaje 18 Iva 3,796,200 Otros Imptos Total 24,886,200
COTIZACIONES 5-11
5.2 Seguimiento de Cotizaciones Objetivo Esta opcin permitir realizar un seguimiento a las cotizaciones registradas.
Antes de realizar este proceso, deber definir los compromisos de seguimientos a considerar, lo cual se realiza en el proceso Tablas, opcin Compromisos de Seguimientos.
Operatoria Al ingresar a esta opcin, se desplegar una pantalla (ver Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin. Figura N 1
Nombre del Cliente: Ingrese el nombre del cliente al cual se le realizar el seguimiento
Estado Cotizaciones: Seleccione mediante el botn de opciones el estado a considerar en la consulta de cotizaciones.
Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas desde/hasta a considerar.
Una vez ingresados todos los parmetros, seleccione OK. A continuacin se desplegar una ventana con la lista de Cotizaciones que cumplen con los parmetros indicados. Ver Figura N 2. Figura N 2
5-12 Cotizaciones y Notas de Venta
Permite regresar a la pantalla anterior.
Permite ver la cotizacin que usted ha seleccionado con todos los productos asociados.
Permite ingresar o visualizar los seguimientos de un documento. Para ello se elige el documento y luego se selecciona este botn. Al hacerlo se presenta la pantalla (ver Figura N 3) que entrega la informacin del cliente (nombre, telfono, fax).
Figura N 3
Adems, el sistema solicitar ingresar lo siguiente:
Fecha: El sistema desplegar la fecha actual para el ingreso del compromiso.
Hora: El sistema registrar la hora del ingreso del compromiso.
Contacto: Indique el nombre del contacto con el cual se mantendr la conversacin correspondiente al seguimiento, este nombre podr ser digitado directamente, o bien ser seleccionado desde la lista que se despliega al presionar el botn de bsqueda (lupa).
Conversacin: Dentro de este campo deber dejar por escrito el resultado de la gestin.
Prximo Compromiso: Ingrese la fecha y el tipo de compromiso acordado, este ltimo podr ser digitado directamente, o bien ser seleccionado desde la lista que se presenta al presionar el botn de listas desplegables, los cuales fueron descritos en el Apndice D. Tablas.
Una vez ingresados todos los antecedentes solicitados, deber presionar el botn Guardar, tras lo cual el sistema consultar si desea incorporar el compromiso a la barra de tareas de Outlook. Si su respuesta es afirmativa Si, podr editar el nuevo compromiso a Outlook, tal como se muestra en la Figura N4. COTIZACIONES 5-13
Figura N4
En ella, podr efectuar todas las operaciones que registra el Outlook, pudiendo cambiar fecha de vencimiento, prioridad, tiempo de aviso, texto, etc..
Si todo est conforme, presione el botn Guardar, ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla, tras lo cual quedar registrado el compromiso como tarea pendiente y regresar a la pantalla de la Figura N 3. 5-14 Cotizaciones y Notas de Venta
5.3 Cotizaciones Tipo Objetivo Permite generar cotizaciones tipo para ser utilizadas en cualquier momento, evitando de esta forma que el usuario tenga que digitarlas cada vez que las necesite.
Operatoria Al ingresar a este proceso, se despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde podr ocurrir que no existan Cotizaciones Tipo definidos con anterioridad, por lo cual se desplegar la pantalla de Cotizaciones Tipo en blanco, pero con la 2 Barra de Herramientas activa, o que existan Cotizaciones creadas con anterioridad, las cuales se desplegarn en una lista, pudiendo: Agregar nuevas, Modificar y/o Eliminar una de las existentes.
Cualquiera sea el caso, los procedimientos a seguir se describen a continuacin:
Agregando una nueva Cotizacin Tipo
Cuando se agrega una Cotizacin Tipo nueva, se despliega una ventana solicitando indicar la descripcin que le asignar al nuevo documento, tal como se solicita en la siguiente pantalla. Ver Figura N 1.
Figura N 1
Una vez ingresada la descripcin presione el botn OK, tras lo cual el sistema registrar la cotizacin dentro de la base de datos y desplegar una nueva pantalla en modo agrega, dividida en 3 carpetas dentro de las cuales deber ingresar la siguiente informacin. Ver Figura N2.
Figura N2
COTIZACIONES 5-15
Capeta General Cliente: Ingrese el cdigo del cliente al cual se le emitir la Cotizacin. Este cdigo puede ser digitado directamente, o bien ser obtenido desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda (lupa) ubicado a la derecha de la opcin.
Vendedor: Corresponde al cdigo y nombre del vendedor que realiza la cotizacin, el sistema desplegar esta informacin si es que el cliente tiene asignado un vendedor en particular. Para ingresar otro vendedor, seleccione el botn de bsqueda (lupa) que aparece a la derecha de la opcin.
Contacto: Corresponde al cdigo y nombre del contacto que representa al cliente frente a su empresa. Esta informacin la despliega el sistema, pudiendo ser modificada directamente o a travs de la seleccin del botn de bsqueda (lupa)
Moneda: Corresponde al tipo de moneda en que se valorizar la Cotizacin.
Lista de Precios: Corresponde al cdigo de lista de precios que se usar para valorizar los productos que se incluyan en la Cotizacin.
Descripcin: En este campo se ingresa un texto descriptivo que ser asociado a la Cotizacin, cuyo largo mximo podr ser de 50 caracteres.
Este botn permite desplegar la equivalencia del da, en las distintas monedas que maneja el sistema y adems modificarlas si fuese necesario
Ingreso de Movimientos por Productos
Cada Cotizacin tiene una capacidad de 30 movimientos, por lo tanto en caso de requerir lneas adicionales habr que continuar en una Cotizacin nueva. Los antecedentes a ingresar son:
Cdigo Producto: Se debe ingresar el cdigo del producto que se vende. Su ingreso se efecta ya sea digitndolo directamente, o bien obtenindolo desde la ventana que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece al lado derecho de este campo, as como tambin a travs de un lector de cdigo de barra.
U. de Medida: Corresponde a la unidad de medida del producto (C/U, Kgr, etc.). Este campo es llenado en forma automtica por el sistema, una vez ingresado el cdigo del producto.
Cantidad: Indicar la cantidad del producto que se est cotizando. En este campo podr hacer uso del botn Consulta de Stock, que aparece en la 4 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs del cual podr conocer el stock disponible en las distintas bodegas, en reserva, consignacin y transitorios, adems de los productos sustitutos y complementarios a ese producto. Tambin podr conocer sus reservas y a nombre de quien estn. Todo esto le permitir disponer de la informacin necesaria para la toma de decisiones, en caso que no disponga de la cantidad solicitada.
Precio Unitario: Corresponde al valor del producto. Es propuesto por el sistema en base a la lista de precios indicada.
Moneda Venta puede ser mantenido, o modificado en caso de requerirlo.
Equivalencia: Corresponde a la equivalencia del da (la cual se sugiere segn lo indicado en la tabla de equivalencia) por la que se multiplicar el precio unitario, segn el tipo de moneda que se est utilizando.
Sub Total: Corresponde a la cantidad multiplicada por el valor (calculado segn la moneda del encabezado de la Cotizacin), esta informacin es desplegada automticamente por el sistema.
5-16 Cotizaciones y Notas de Venta
Total de Desc: En este campo se ingresa el o los % de descuentos del producto en forma individual. Cuando el cursor se ubica en este campo, se activa el botn de listas desplegables, el cual al ser seleccionado presenta una lista de tipos de descuentos que utiliza la empresa (Apndice D. Tablas) para que se ingrese junto al tipo correspondiente el porcentaje a aplicar (ver Figura N3).
Figura N3
Una vez que ste es indicado, aparece automticamente el monto del descuento. La cantidad de descuentos a aplicar depender absolutamente de los parmetros de descuentos definidos en Inventario y Facturacin (ver Captulo 3.1. Parmetros en el manual de dicho sistema).
Fecha de Entrega: Corresponde a la fecha en que deber ser entregado el producto. Podr ser igual o diferente para cada producto, y deber estar en un rango comprendido entre la Fecha de la Cotizacin y la fecha de entrega mxima (ambas aparecen en el encabezado de la Cotizacin).
Total ($): Corresponde al subtotal menos los porcentajes de descuento indicados en el campo anterior. Este campo es entregado automticamente por el sistema.
Detalle del Producto: El sistema despliega la descripcin del producto, la cual podr ser mantenida o modificada segn se requiera. En el caso de requerir incorporar ms informacin acerca del producto, podr ingresarla en este campo, el cual ir ocupando automticamente la cantidad de lneas que necesite.
Despus de ingresar cada lnea de movimiento, y si Ud. estableci control de precio piso en el proceso Bases (Captulo 3.1), el sistema verificar que el valor final del producto, incluidos los descuentos, no sea inferior al Precio Piso. De darse esta condicin, el sistema enviar un mensaje advirtindole la situacin e indicndole el valor mnimo que podr tener el producto incluidos los descuentos. De ah en adelante no podr continuar con el ingreso de la cotizacin mientras no ingrese el valor correspondiente.
Para pasar de un campo a otro se utiliza el indicador del mouse, o bien la tecla tab. Para eliminar un movimiento, seleccionar la lnea en la cual se encuentra y luego pulsar la tecla Supr.
COTIZACIONES 5-17
Carpeta Datos del Cliente Esta carpeta permite conocer datos asociados al cliente (dependiendo de la informacin ingresada en la ficha). Ver Figura N4. Figura N4
Una vez que el cliente es ingresado en la Cotizacin, sus antecedentes (Razn Social, Rut, Telfono, Fax, Direccin, Zona, Ciudad, Giro y Comuna), se presentan en esta carpeta.
Carpeta Dctos. Asociados Figura N5
Dentro de esta carpeta podr agregar documentos (Word, Excel u otros) que se deseen asociar a la Cotizacin, as como tambin eliminar aquellos que no corresponden. El procedimiento a seguir para llevar a cabo la asociacin de documentos es el siguiente:
2. A travs del botn Agregar, podr tener acceso al directorio del disco duro o de la unidad que requiera, desde donde podr seleccionar el documento que desea asociar a su Cotizacin. 2. Una vez indicado el documento, podr asociarle una descripcin, marcando o seleccionando el documento y digitando el texto en el campo Descripcin Documento.
Si por error asoci un documento que no corresponda, podr eliminarlo, seleccionndolo y luego haciendo clic sobre el botn Eliminar. Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Grabar, con lo cual la nueva Cotizacin Tipo pasa a formar parte de la base de datos del sistema. Estas Cotizaciones podrn acceder directamente al proceso de Cotizaciones a travs del botn Traer Cotizacin Tipo. 5-18 Cotizaciones y Notas de Venta
Para dar por terminado el proceso, luego de Grabar seleccione el botn Salir. Tras ello se presenta la lista de cotizaciones ingresadas hasta ese momento, tal como se muestra en la Figura N 6.
Figura N 6
Para regresar a la pantalla principal, seleccione el botn Salir. COTIZACIONES 5-19
5.4 Prdida/Recuperacin de Cotizaciones Objetivo Esta opcin permitir seleccionar Cotizaciones, de acuerdo a diferentes parmetros, permitiendo en algunos casos darlas por Perdidas y en otros Recuperarlas.
Operatoria Al ingresar a esta opcin, se desplegar una pantalla (ver Figura N 1), donde podr optar por: dar Cotizaciones por Perdidas o por Recuperar Cotizaciones Perdidas, a travs de la seleccin del botn de opciones que precede a cada opcin.
Figura N 1
Dar Cotizaciones por Perdidas
Al elegir esta opcin, el sistema permitir seleccionar las cotizaciones pendientes para darlas por perdidas. Tras optar por esta alternativa tendr que seleccionar el botn Siguiente, para continuar con el proceso, o Salir para abandonarlo. De continuar se despliega una nueva pantalla (ver Figura N 2), donde tendr que seleccionar mediante el botn de opciones, el criterio a considerar para la bsqueda de cotizaciones, el cual podr ser por: Vendedor, Cliente, Fecha o por Cotizacin.
Figura N 2
5-20 Cotizaciones y Notas de Venta
Por Vendedor o por Cliente Al optar por cualquiera de estas opciones, deber indicar el nombre del vendedor o cliente a considerar, los cuales podrn ser digitados directamente, o bien ser seleccionados desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda. Adems, el sistema solicitar indicar el rango de fechas de inicio y trmino (Desde/Hasta) a considerar.
Por Fecha Al optar por esta opcin deber indicar el rango de fechas de inicio y trmino (Desde/Hasta) a considerar.
Por Cotizaciones Al seleccionar esta opcin, el sistema solicitar indicar el rango de nmeros de cotizaciones (Desde/Hasta) a considerar. Una vez seleccionado el criterio a considerar, podr optar por continuar con el proceso seleccionndolo el botn Siguiente, Volver para regresar a la pantalla anterior, o Salir para abandonarlo. De continuar, se despliega una nueva pantalla (ver Figura N 3), donde el sistema listar todas las cotizaciones consideradas en los rango seleccionados.
Figura N 3
Dentro de esta pantalla deber indicar las cotizaciones que dejar como perdidas, para esto haga clic en la columna Marca Perdida frente a la cotizacin a considerar, tras lo cual el sistema desplegar una ventana solicitando informacin referente al concepto de prdida que registrar la cotizacin, pudiendo ser digitado directamente, o bien ser seleccionado desde la lista que se presenta al hacer clic sobre el botn de bsqueda. Adems se solicitar la fecha a considerar y podr incluir una observacin como complemento al concepto de prdida designado, tal como se muestra en la siguiente pantalla. Ver Figura N 4.
Figura N 4
COTIZACIONES 5-21
Indicada la informacin seleccione el botn OK, tras lo cual el sistema registrar el concepto de prdida considerado y aparecer un frente a la cotizacin seleccionada. Ver Figura N 5. Figura N 5
Una vez seleccionadas las cotizaciones que se darn por perdidas, se activar el botn Ejecutar, tras lo cual el sistema elimina las cotizaciones de la lista cambiado su estado de Pendientes a Perdidas. El sistema despliega un mensaje al finalizar el proceso, para regresar a la pantalla principal seleccione el botn Salir.
Recuperar Cotizaciones Perdidas
Esta opcin le permitir seleccionar las cotizaciones que se encuentren en estado Perdida para su posterior recuperacin. Tras optar por esta alternativa tendr que seleccionar el botn Siguiente, para continuar con el proceso, o Salir para abandonarlo. De continuar el proceso, se despliega una pantalla similar a la Figura N 2, donde tendr que seleccionar mediante el botn de opciones, el criterio a considerar para la bsqueda de cotizaciones, el cual podr ser por: Vendedor, Cliente, Fecha o por Cotizacin. Indicada la informacin respectiva, dependiendo de lo seleccionado, se desplegar la Figura N 6. Figura N 6
Dentro de esta pantalla, se presentar una lista con todas las Cotizaciones que se han dado como perdidas, mediante un clic deber desmarcar la o las Cotizaciones que desea recuperar, permitiendo as a travs del botn Ejecutar recuperar los documentos dejndolos en estado Pendiente.
Finalizado el proceso el sistema desplegar mensaje, permitiendo regresar a la pantalla principal mediante el botn Salir. 5-22 Cotizaciones y Notas de Venta
5.5 Limpieza de Cotizaciones Objetivo Permite realizar la eliminacin en forma masiva de Cotizaciones registradas en el sistema.
Operatoria Al ingresar a este proceso, se despliega la pantalla de la Figura N 1, donde deber seleccionar dentro de la caja de chequeo que antecede a cada opcin, el o los estados a considerar para la eliminacin de cotizaciones, es decir pendientes, nulas y/o perdidas.
Figura N 1
Indicado lo anterior, el sistema solicita ingresar el rango de cotizaciones desde/hasta a considerar. Este ingreso podr digitarlo directamente o bien seleccionarlo desde la lista que se presenta al elegir el botn de bsqueda (lupa). Finalmente ingrese el rango de fechas en la cual se considerarn las cotizaciones para su eliminacin, las cuales deben ir en formato dd/mm/aaaa.
Una vez indicados los parmetros solicitados, presione el botn OK, tras lo cual el sistema desplegar un mensaje indicando que las Cotizaciones han sido eliminadas.
Para salir de este proceso, presione el botn Salir.
NOTAS DE VENTA 6-1
6. Notas de Venta Objetivo A travs de este proceso se podrn llevar a cabo todas las operaciones que se relacionan directamente con las Notas de Venta, desde su Generacin y Aprobacin hasta darlas por concluidas, adems de la eliminacin de aquellas que no se cursan por algn motivo.
Sr. Usuario: El proceso Dar por concluidas Notas de Ventas, est disponible slo en versin ERP.
Operacin Al seleccionar esta opcin se despliega el submen de bajada con las opciones que se muestran en la siguiente figura:
La aplicacin de cada una de las alternativas aqu presentadas, se describe a continuacin, a lo largo de todo este captulo:
6.1 Nota de Venta Objetivo Permitir el ingreso de Notas de Venta y asociarles documentos generados desde un sistema externo, cuando la ocasin lo amerite.
Sr. Usuario: Para hacer ms eficiente el uso de esta opcin, podr acceder a las funciones del teclado rpido, las cuales se describen en el Apndice A5 Teclas de Acceso Rpido, ubicado al final de este manual.
Operatoria Al ingresar se presenta una pantalla dividida en 4 carpetas, las cuales solicitan informacin detallada acerca de la Nota de Venta. Para elegir cualquiera de ellas, tendr que seleccionar la lengeta que las identifica. Ver Figura N1.
Figura N 1
6-2 Cotizaciones y Notas de Venta
Carpeta General
Es aquella que aparece activa por defecto al ingresar a este proceso. En ella se ingresa toda la informacin que se relaciona directamente con la Nota de Venta:
N N. de Venta: Corresponde al nmero correlativo que llevar cada nota de venta. Este nmero podr ser ingresado directamente o bien designado en forma automtica por el sistema siguiendo un correlativo interno. Adems si se desea consultar o modificar una Nota de Venta existente, su nmero podr ser obtenido a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el sistema (ver Apndice A.1 Botones).
Dado que el ingreso de una nota de venta va desde su ingreso hasta su eliminacin, pasando por la consulta, modificacin e impresin, a continuacin se describen los procesos a seguir en cada una de estas situaciones:
Ingresando una Nueva Nota de Venta
Luego de haber ingresado su nmero, tendr que indicar la siguiente informacin:
Estado: Corresponde al estado en que quedar la Nota de Venta. Normalmente al ser generada sta toma el estado Pendiente, el cual es sugerido por el sistema. Posteriormente podr ser modificado a: Nula, Aprobada o Concluida.
La aprobacin de una Nota de Venta la podrn realizar slo aquellos usuarios que hayan sido autorizados en el proceso Seguridad (Captulo 2 de este manual).
Una vez que una Nota de Venta es despachada y/o facturada, desde Inventario y Facturacin, bajo el campo Estado, aparecern activas las opciones Despachada, Facturada. Para el caso de Concepto de Reservas, ste aparecer activo si se han generado Reservas en Inventario y Facturacin, asociadas a la Nota de Venta, o bien si se ha efectuado la Reserva directamente desde este proceso, lo cual se efecta de la siguiente forma: Si la Nota de Venta se encuentra Aprobada, en la parte inferior de la Cotizacin se activa el Botn de Chequeo Generar Gua de Reserva, el cual tras ser activado permitir que al momento de grabar la cotizacin se genere en Inventario y Facturacin una Gua de Reserva por los productos indicados en la Nota de Venta. Al aprobar la reserva en Inventario y Facturacin, el sistema solicita la Bodega en la cual se efecta la reserva y el nmero de la Gua de Despacho por Concepto de Reserva, el cual es propuesto por el sistema y puede ser mantenido o modificado. Si el stock para los productos requeridos no est disponible en Inventario y Facturacin, el sistema lo advierte a travs de un mensaje y la Gua de Reserva no es generada; de lo contrario, la Gua es generada.
Los stock pueden ser consultados a travs del Botn ( ), ubicado en la 4 Barra de Herramientas (ver Apndice B).
Importante: La Nota de Venta tendr marcado el check despachada cuando exista al menos un producto del documento despachado. Es importante mencionar que los productos No Inventariables se consideran despachados en la misma cantidad de lo facturado. La Nota de Venta tendr marcado el check Facturada cuando exista al menos un producto del documento facturado. Nota: Cuando todos los productos de la Nota de Venta se encuentren facturados y despachados, el estado del documento se cambiara a concluida.
Fecha: Corresponde a la fecha de emisin de la Nota de Venta. Es propuesta por el sistema y podr ser mantenida pasando directamente al campo siguiente a travs de la pulsacin de la tecla Tab, o bien modificada ingresando una nueva fecha de acuerdo al formato propuesto. NOTAS DE VENTA 6-3
Cliente: Se debe ingresar el cdigo del cliente al cual se emitir la Nota de Venta. Este cdigo puede ser digitado directamente u obtenerse a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el sistema, cuya aplicacin se describe en forma detallada en el Apndice A.1 Botones. Si el cliente no se encuentra registrado en el sistema, se presenta un mensaje que lo advierte y solicita consultar la "Ficha de Auxiliares".
Sr. Usuario: El botn . permite consultar informacin comercial de un determinado Rut, y con esto, poder realizar una evaluacin de riesgo frente a una solicitud de crdito. Para ejecutar este proceso deber contar con los permisos necesarios, los cuales son asignados en el men Seguridad.
IMPORTANTE: Este botn estar activo slo si la empresa seleccionada tiene contratado el servicio Infodata a travs de SOFTLAND. Para obtener este servicio, deber contactarse con su Ejecutivo Comercial.
N Cotizacin: Corresponde a un nmero de cotizacin, que ser asociada a la Nota de Venta. Este campo es opcional.
Vendedor: Corresponde al cdigo y nombre del vendedor que efecta la venta, el cual podr ser digitado directamente, as como tambin podr ser obtenido a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el sistema y cuya aplicacin se describe en forma detallada en el Apndice A.1 Botones. En caso que el cliente tenga asociado un vendedor en su ficha, el sistema lo propondr automticamente, en este campo.
Contacto: Corresponde al cdigo y nombre del contacto que representar al cliente frente a su empresa, es decir con quienes se mantendr contacto ante cualquier situacin que lo requiera.
Este cdigo puede ser digitado directamente u obtenerse a travs del botn de bsqueda, cuya aplicacin se describe en forma detallada en el Apndice A.1 Botones y, que permite acceder la lista registrada en el sistema. Para agregar un nuevo contacto a la tabla, deber seleccionar el botn , tras lo cual se desplegar una ventana (ver Figura N 2), donde deber ingresar la siguiente informacin: Nombre, Telfonos, Fax, E-mail y Cargo. Este ltimo podr ser ingresado directamente o bien obtenerse desde la Tabla de Cargos, a travs de la seleccin del botn de bsqueda que aparece a la derecha. Luego de haber ingresado los antecedentes, tendr de inmediato la opcin de incluir la direccin e-mail del contacto, en la Carpeta de Contactos de Outlook, para lo cual bastar con seleccionar la caja de chequeo que precede al mensaje. Adems si Ud. lo desea, puede enviar de inmediato un correo al contacto, con el fin de corroborar los antecedentes, a travs del botn Correo.
Figura N 2
6-4 Cotizaciones y Notas de Venta
N O. Compra: Corresponde al nmero de la orden de compra a travs de la cual el cliente efecta la transaccin. Este campo es opcional.
Moneda: Corresponde al tipo de moneda en que se valorizar la Nota de Venta, la cual podr ser digitada directamente, as como tambin podr ser obtenida a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el sistema y cuya aplicacin se describe en forma detallada en el Apndice A.1 Botones.
En el caso que los productos de una Nota de Venta tengan distinta moneda en la lista precios, automticamente sern llevados a la moneda de la Nota de Venta segn la equivalencia del da.
Entrega: Corresponde a la fecha tope en que debern ser entregados los temes, la cual podr ser igual o mayor a la fecha de emisin. Este campo es propuesto por el sistema y puede ser mantenido o modificado.
Lista de Precio: Corresponde al cdigo de lista de precios que se usar para valorizar los productos que se incluyan en la Nota de Venta, su cdigo podr ser digitado directamente o bien se podr obtener a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el sistema y cuya aplicacin se describe en forma detallada en el Apndice A.1 Botones. Si no se ingresa una lista especfica, el sistema tomar el precio base que aparece en la ficha del producto.
Descripcin: En este campo se ingresa un texto descriptivo que ser asociado a la Nota de Venta, cuyo largo mximo podr ser de 50 caracteres.
Este botn permite desplegar la equivalencia del da, en las distintas monedas que maneja el sistema y adems modificarlas si fuese necesario. Al seleccionar este botn se abre una ventana con una lista de las monedas manejadas por el sistema, donde aparece su nombre, fecha de cambio, valor del cambio y cambio a usar. En esta ltima columna podr ingresar un nuevo valor para la equivalencia; si lo requiere, para que sea considerada como la equivalencia del da, para salir de esta ventana bastar con que haga clic sobre el botn ( ) que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla.
Ingreso de Movimientos por Productos
Sr. Usuario: Cada Nota de Venta tiene una capacidad de 999 movimientos. Podr ingresar cantidades con decimales (mximo 4 decimales), dependiendo de lo definido en el proceso Parmetros del sistema de Inventario y Facturacin.
Los antecedentes a ingresar son:
Cdigo Producto: Se debe ingresar el cdigo del producto que se vende. Su ingreso se efecta ya sea digitndolo directamente, o bien obtenindolo desde la ventana que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece al lado derecho de este campo, as como tambin a travs de un lector de cdigo de barra.
KIT: Si usted ingresa un KIT como producto, el sistema presentar el detalle de los productos que componen dicho KIT al final de la matriz, para llamarlo usted tendr que hacer un clic en el botn de bsqueda que se encuentra al lado derecho del detalle del producto y tras seleccionarlo presentar una matriz con el detalle de los productos que componen el KIT, para volver a la Nota de Venta, slo tiene que seleccionar el botn Salir. Si usted quiere que este detalle aparezca impreso, tiene que seleccionarlo desde el men Bases, en la opcin Parmetros, carpeta Productos KIT.
NOTAS DE VENTA 6-5
Sr. Usuario: Si el producto seleccionado tiene definido Unidad de Medida Base y Unidad de Medida de Ventas. Para la definicin del producto KIT se considerar la unidad de medida base y el precio base del producto seleccionado.
U. de Medida: Corresponde a la unidad de medida del producto (C/U, Kgr, etc.). Este campo es llenado en forma automtica por el sistema, dependiendo de lo que ha definido en el proceso Ficha del Productos, esta informacin puede ser mantenida, o modificada a travs del botn , el cual desplegar las otras unidades de medida adicionales a considerar en la venta (slo si fue definido en la Ficha del Producto).
Cantidad Vendida: Indicar la cantidad del producto que se est vendiendo. En este campo podr hacer uso del botn Consulta de Stock, que aparece en la 4 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs del cual podr conocer el stock disponible en las distintas bodegas, en reserva, consignacin y transitorios, adems de los productos sustitutos y complementarios a ese producto. Tambin podr conocer sus reservas y a nombre de quien estn. Todo esto le permitir disponer de la informacin necesaria para la toma de decisiones, en caso que no disponga de la cantidad solicitada.
Precio Unitario: Corresponde al valor del producto. Es propuesto por el sistema en base a la lista de precios y de la unidad de medida indicada, esta informacin puede ser mantenida, o modificada en caso de requerirlo.
Equivalencia: Corresponde a la equivalencia del da (la cual se sugiere segn lo indicado en la tabla de equivalencia) por la que se multiplicar el precio unitario, segn el tipo de moneda que se est utilizando.
Subtotal ($): Corresponde a la cantidad multiplicada por el valor (calculado segn la moneda del encabezado de la Nota de Venta), esta informacin es desplegada automticamente por el sistema.
% Desc.: En este campo se ingresa el o los % de descuento del producto en forma individual. Cuando el cursor se ubica en este campo, se activa un botn de listas desplegables, el cual al ser seleccionado presenta una lista de tipos de descuentos que utiliza la empresa (ver Apndice D. Tablas) para que se ingrese junto al tipo correspondiente el porcentaje a aplicar (ver Figura 3).
Figura N 3
Una vez que ste es indicado, aparece automticamente el monto del descuento. La cantidad de descuentos a aplicar depender absolutamente de los parmetros de descuentos definidos en Inventario y Facturacin (Ver Captulo 3.1 Parmetros en el manual de dicho sistema).
Fecha de Entrega: Corresponde a la fecha en que deber ser entregado el producto. Podr ser igual o diferente para cada producto, y deber estar en un rango comprendido entre la Fecha de la Nota de Venta y la Fecha de entrega mxima (ambas aparecen en el encabezado de la Nota de Venta). 6-6 Cotizaciones y Notas de Venta
Total ($): Corresponde al subtotal menos los porcentajes de descuento indicados en el campo anterior. Este campo es entregado automticamente por el sistema.
Detalle del Producto: El sistema despliega la descripcin del producto, la cual podr ser mantenida o modificada segn los requerimientos. En el caso de requerir incorporar ms informacin acerca del producto, podr ingresarla en este campo, el cual ir ocupando automticamente la cantidad de lneas que necesite. Adems seleccionando el botn , podr anexar al detalle del producto la descripcin de la ficha tcnica, la cual fue ingresada al momento de crear el producto en el proceso Tablas.
Despus de ingresar cada lnea de movimiento, y si Ud. estableci control de precio piso en el proceso Bases (captulo 3.1), el sistema verificar que el valor final del producto, incluidos los descuentos, no sea inferior al Precio Piso. De darse esta condicin, el sistema enviar un mensaje advirtindole la situacin e indicndole el valor mnimo que podr tener el producto incluidos los descuentos. De ah en adelante no podr continuar con el ingreso de la nota de venta mientras no ingrese el valor correspondiente.
- Para pasar de un campo a otro se utiliza el indicador del mouse, o bien la tecla tab. - Para eliminar un movimiento, seleccionar la lnea en la cual se encuentra y luego pulsar la tecla "Supr".
Carpeta Datos del Cliente
Esta carpeta permite conocer datos asociados al cliente (dependiendo de la informacin ingresada en la ficha), con el cual se efecto la transaccin. Ver Figura N 4.
Figura N 4
Una vez que el Cliente es ingresado en la Nota de Venta, sus antecedentes: (Razn Social, Rut, Telfono, Fax, Direccin, Zona, Ciudad, Giro y Comuna), se presentan en la carpeta "Datos del Cliente".
NOTAS DE VENTA 6-7
Carpeta Dctos. Asociados
Figura N 5
Dentro de esta carpeta podr agregar documentos (Word, Excel u otros) que se deseen asociar a la Nota de Venta, as como tambin eliminar aquellos que no correspondan.
El procedimiento a seguir para llevar a cabo la asociacin de documentos es el siguiente:
1. A travs del botn Agregar, podr tener acceso al directorio del disco duro o de la unidad que requiera, desde donde podr seleccionar el documento que desea asociar a su Nota de Venta.
2. Una vez indicado el documento, podr asociarle una descripcin, marcando o seleccionando el documento y digitando el texto en el campo "Descripcin Documento".
Si por error asoci un documento que no corresponda, podr eliminarlo, seleccionndolo y luego haciendo clic sobre el botn Eliminar.
Carpeta Documentos de Venta Figura N 6
Dentro de esta carpeta se despliegan todos los documentos de venta (facturas y boletas) que registre el cliente. Finalizado el ingreso de informacin y movimientos solicitados en la Nota de Venta, se activan los siguientes botones: 6-8 Cotizaciones y Notas de Venta
Este botn se utiliza para indicar el lugar al cual tendr que ser despachada la mercadera. Ver Figura N 7.
Figura N 7
Lo primero que deber indicar es el lugar de despacho, el cual puede ser digitado directamente, as como puede obtenerse seleccionando el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. En este ltimo caso, se presenta la lista de lugares de despacho que fueron asociados al cliente definida en su ficha. Al elegir uno de los lugares de despacho, registrados en el sistema, la informacin concerniente al lugar de despacho se despliega automticamente, debiendo indicar slo la informacin restante. Por el contrario, si se indica un lugar de despacho no registrado, el sistema confirma su creacin, luego solicita uno a uno los antecedentes. Cualquier lugar de despacho que sea ingresado de esta forma quedar registrado en la ficha del auxiliar en la carpeta Despachos.
Permite consultar el saldo y el monto autorizado de crdito que posee el auxiliar. Si el monto supera el crdito autorizado, el sistema lo advertir mediante un mensaje por pantalla impidiendo generar la Nota de Venta. Ver Figura N8. Figura N8
NOTAS DE VENTA 6-9
Dentro de esta ventana podr optar por los siguientes botones: Volver para regresar a la pantalla anterior, o por Detalle el cual tras ser elegido desplegar una nueva ventana (ver Figura N 9), permitiendo abrir la cuenta seleccionada para consultar uno a uno los documentos que conforman su saldo.
Figura N 9
Para un mayor detalle del saldo de un auxiliar en un documento determinado, se selecciona el botn Detalle, que aparece en esta pantalla, el cual luego de ser elegido y en el caso que corresponda, despliega un mayor detalle del documento. (Ver figura N10).
Figura N 10
Tanto en esta pantalla, como en las anteriores, se encuentran activos los botones:
Permite conocer el Comprobante Contable donde han sido ingresados los Movimientos por los cuales est consultando.
Permite consultar las Facturas, Notas de Crdito o Boletas contabilizadas desde el Sistema de Inventario. 6-10 Cotizaciones y Notas de Venta
Permite visualizar el seguimiento de un documento en pantalla. Para ello se elige el documento y luego se selecciona este botn. Al hacerlo se presenta la pantalla con la informacin correspondiente. Ver Figura N11.
Figura N 11
Dentro de esta pantalla se irn listando los compromisos adquiridos por documento. A su vez se encontrar activa la 2 Barra de Herramientas, la cual le permitir agregar nuevos compromisos, modificar los existentes o eliminar alguno de la lista
Para regresar a la pantalla anterior, presione el botn , posteriormente el botn Salir para abandonar el proceso.
Permite consultar el stock de productos que mantiene la empresa en las distintas bodegas, indicando por cada uno de ellos lo que est Disponible para el despacho, lo que est en bodega en forma Transitoria, en Consignacin o en Reversa. Adems podr conocer el stock de los productos sustitutos y complementarios, las reservas por cliente, las cantidades en las distintas bodegas y su valorizacin. Para mayor informacin remtase al Captulo 7.4 Stock.
Permite solicitar la aprobacin de una Nota de Venta, va correo electrnico.
Este proceso podr ser llevado a cabo slo si se dispone del correo electrnico Outlook.
Al seleccionar este botn se despliega la pantalla de la Figura N 12, donde tendr que indicar la persona a la cual solicitar la aprobacin, la cual se efectuar va correo electrnico.
Figura N 12
NOTAS DE VENTA 6-11
Las personas que se presentan en esta ventana, son aquellas que fueron definidas como aprobadores en las tablas de datos (Ver punto Aprobadores del Apndice D, Tablas Bsicas). Para enviar el correo con la solicitud de la aprobacin, deber seleccionar al aprobador haciendo clic en la columna Solicitud de Aprobacin" en la celda que aparece justo a la izquierda del nombre, con lo cual aparecer un . Luego tendr que elegir el botn "Enviar Correo", para que la solicitud de aprobacin le sea enviada automticamente. Una vez que el correo ha sido enviado, aparece un sobre entrando en un buzn en la columna "Enviado".
Para regresar a la pantalla anterior selecciones el botn Salir.
Permite conocer los montos totales vendidos, ingresar los descuentos que se aplicarn sobre el total de la Cotizacin, indicar los montos o % de flete, embalaje e impuestos, indicar opcionalmente la forma de pago, el centro de costo al que ser asociado y el canal de venta a travs del cual se efectuar la venta. El sistema desplegar la categora que registra el cliente Ver Figura N13.
Figura N 13
Los Descuentos podrn ser ingresados en monto o porcentaje, al igual que el Flete y el Embalaje. La cantidad de descuentos depende de lo indicado en la tabla de Descuentos (ver Apndice D, punto Descuentos). Los Impuestos son calculados automticamente dependiendo de los productos y de que el cliente est o no exento de alguno de ellos, para tener acceso a los impuestos, tendr que seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. La Condicin de Venta, podr ser digitada directamente, as como tambin podr ser obtenida desde la ventana que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Revisados los totales, podr ingresar a la Nota de Venta, a travs de la seleccin del botn Volver. Si todo est conforme se selecciona el botn Salir, con lo cual el sistema confirma el registro de la Nota de Venta y del nmero asignado. Confirmados los datos, la Nota de Venta es registrada y el sistema vuelve a la pantalla inicial. En este momento tambin se podr optar por elegir el botn Agrega, que aparece en la 2 Barra de Herramientas, para continuar ingresando Notas de Venta.
Para regresar a la pantalla principal del sistema, seleccione el botn Salir.
6-12 Cotizaciones y Notas de Venta
Seleccionando una Nota de Venta
El acceso a cualquier Nota de Venta que haya sido registrada en el sistema, se realiza de la siguiente manera: Estando en la pantalla presentada en la Figura N 1, ingresar el nmero de la Nota de Venta directamente o bien obtenerlo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda. Posteriormente pulsar la tecla Tab, tras lo cual el sistema desplegar toda la informacin asociada a la Nota de Venta a consultar.
A continuacin se podrn llevar a cabo cualquiera de las operaciones que se presentan en la 2 Barra de Herramientas.
Modificando una Nota de Venta
Seleccionada la Nota de Venta, elegir el botn a modificar en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en el Apndice B. A continuacin efectuar los cambios requeridos. Usted podr efectuarle modificaciones a todos los campos, exceptuando la Moneda y Lista de Precios. Una vez modificado el documento, podr optar por grabar los cambios con el botn del disco que se ubica en la 2 Barra de Herramientas (el sistema enviar un mensaje informando que los datos han sido actualizados), o bien optar por el botn Agregar ( ) que le dar la opcin de grabar los cambios, si lo desea y continuar con otra cotizacin.
Eliminando una Nota de Venta
Seleccionada la Nota de Venta a eliminar, elegir este botn en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en el Apndice B. Luego el sistema solicita confirmar la eliminacin.
Al eliminar una Nota de Venta su nmero queda disponible para ser usado nuevamente.
Si adems la Nota de Venta se encuentra asociada a una Gua de Despacho por concepto de Reserva, el modificar o eliminar la Nota de Venta no tendr injerencia sobre la Gua de Despacho generada en Inventario y Facturacin, por lo tanto cualquier cambio que afecte a la Gua de Despacho tendr que realizarlo directamente en Inventario y Facturacin.
Imprimiendo una Nota de Venta
Una Nota de Venta slo podr ser emitida si previamente se ha definido su formato, en el proceso Formato de Impresin de una Nota de Venta (ver Captulo 3.2 de este manual).
Estando en la Nota de Venta a emitir, elegir este botn para emitir la Nota de Venta en la impresora o desplegarla en el monitor (para ms detalles acerca del proceso de impresin, refirase al Apndice B de este manual, punto 2 Barra de Herramientas).
Enviando la Nota de Venta por E-mail
Al elegir este botn podr enviar la nota de venta por e-mail al destinatario que Ud. indique. Al hacer clic sobre l, se despliega un recuadro con los nombres de los contactos asociados, pudiendo elegir uno de ellos o la opcin otros. Cualquiera sea el caso, se abrir una ventana de envo en Outlook, la cual llevar incluido un archivo con la cotizacin y por destinatario, el contacto. Si este ltimo no fue indicado, tendr que digitar el e-mail directamente.
En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de una Nota de Venta: NOTAS DE VENTA 6-13
EMPRESA DEMO SOFTLAND SANTIAGO N de NV: 60 10.100.100-1 Estado : Pendiente 2356788 Fecha : 27/05/2001
NOTA DE VENTA N OC: CC: Moneda: $
Nombre: TORRES ALFARO JOSE F. R.U.T.: 12.233.966-1 Direccin: Amrico Vespucio N 4125 Ciudad: SANTIAGO Comuna: LAS CONDES Zona: ZONA CENTRAL Telfono: 2321122 Fax: Descripcin: Vendedor: LILIAN MUOZ
Cantidad U. Med. Descripcin P. Unit Descuento Valor Total 100, C.U. CAMISAS HOMBRE MGA. LARGA 12.530 , 1253000, 20, C.U. CAMISAS HOMBRE MGA. LARGA 12.530 , 250600, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,
Sub Total 1503600, En efectivo Descuento 1 Con cheque Descuento 2 Tarjeta de crdito Descuento 3 Descuento 4 Descuento 5 SubTotal 1503600, Flete , Embalaje , 18 Iva 270648, Otros Imptos , Total 1774248,
6-14 Cotizaciones y Notas de Venta
6.2 Aprobacin Manual Objetivo A travs de este proceso el usuario podr dar por aprobada o aceptada las distintas Notas de Venta, as como desaprobar aquellas que por algn motivo se hayan dado por aprobadas, sin serlo.
Podrn ser aprobadas todas aquellas Notas de Venta que se encuentren en estado Pendiente, y desaprobadas aquellas que estn aprobadas y que no se encuentren facturadas o despachadas total o parcialmente.
Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega la pantalla de la Figura N 1, dentro de la cual deber indicar la siguiente informacin:
Figura N1
Selecciona Notas de Venta: Lo primero que debe indicar, al aprobar o desaprobar una Nota de Venta, es el Criterio de seleccin que puede ser por: Notas de Ventas Pendientes o Aprobadas.
Muestra los datos en: Indicado el criterio de seleccin, deber definir si los datos sern mostrados en Moneda Base o Moneda de Nota de Venta.
Usa equivalencia de: Al optar por Moneda Base, tendr que sealar si usar la equivalencia de Nota de Venta o de Tabla de Equivalencia. Al elegir por Tabla de Equivalencia, tendr que indicar la fecha a la cual considerar la equivalencia.
Rango de Cliente y Rango de Notas de Venta: Corresponden a los antecedentes a considerar, en ambos casos habr que sealar el rango correspondiente, ya sea ingresando los datos directamente, o bien obtenindolos a travs del botn de bsqueda (Ver Apndice A) que aparece al lado derecho de los recuadros de ingreso de informacin. A continuacin ingresar el Rango de Fechas "Desde/Hasta" a considerar en formato dd/mm/aaaa.
Vendedores: Por ltimo, desde la columna de Vendedores, deber seleccionar uno o ms a considerar para la consulta. Para elegir un vendedor se hace click en la fila que le corresponde, si desea elegir un rango de ellos, se realiza el mismo proceso, pero al indicar el ltimo se pulsa adems la tecla Shift. Para seleccionar vendedores en forma alterna se hace clic mientras se mantiene presionada la tecla Ctrl. NOTAS DE VENTA 6-15
Aprobar una Nota de Venta Ingresados todos los parmetros y si todo est conforme, se elige el botn OK, tras lo cual se presenta la Figura N 2, la cual muestra una lista con las Notas de Venta "Pendientes" que podrn ser aprobadas.
Figura N2
En ella se encuentran activos los siguientes botones:
. Permite consultar informacin comercial de un determinado Rut, y con esto, poder realizar una evaluacin de riesgo frente a una solicitud de crdito. Para ejecutar este proceso deber contar con los permisos necesarios, los cuales son asignados en el men Seguridad.
IMPORTANTE: Este botn estar activo slo si la empresa seleccionada tiene contratado el servicio Infodata a travs de SOFTLAND. Para obtener este servicio, deber contactarse con su Ejecutivo Comercial.
Permite aprobar las notas de venta que aparecen en la lista de la pantalla. Para ello se selecciona aquella que se va a aprobar y se pulsa este botn, tras lo cual el sistema despliega un mensaje, informando que la Nota de Venta ha sido aprobada.
Este botn permite consultar el contenido de una Nota de Venta en particular, no permitiendo modificarla.
Permite conocer el margen de una Nota de Venta, tanto por producto, porcentaje y en pesos ($) a una cierta fecha, as como el margen total a la fecha actual, la cual se indica en el campo "Fecha para clculo del margen" al lado derecho de la pantalla. La fecha es necesaria para considerar el costo promedio ya que el margen depende de este. Ver Figura N 3.
6-16 Cotizaciones y Notas de Venta
Figura N 3
A nivel de Producto
- El margen unitario de cada producto, est dado por la diferencia entre el precio de venta unitario y el costo promedio a la fecha indicada.
- El % de margen unitario, corresponde al margen unitario sobre el precio de venta unitario.
- El % de margen sobre el total de la Nota de Venta, corresponde a la contribucin de margen que hace un producto sobre el margen total.
- El margen sobre precio venta, corresponde al monto en dinero, que se obtiene del margen por la venta de esa cantidad del producto.
Desaprobar una Nota de Venta
Para llevar a cabo este procedimiento, remtase a la pantalla de la Figura N 1, en la cual deber seleccionar el criterio: Aprobada, y luego indicar (opcionalmente) el resto de los antecedentes que condicionarn la aprobacin: Muestra los datos en, Usa equivalencia, Rango de Clientes y Notas de Venta, Rango de Fechas y Vendedores. Indicada toda esta informacin, se presentar en la pantalla la lista de Notas de Venta que podrn ser desaprobadas. En ella aparecen los botones Nota de Venta y Margen, que operan de la misma forma que en la pantalla para aprobacin (descritas ms arriba). Tambin se activa el botn Desaprobar, el cual debe ser elegido luego de seleccionar la Nota de Venta que se desea dejar en este estado.
Slo se presentan Notas de Venta Aprobadas que no tienen despachos ni facturas asociadas.
Para finalizar el proceso se elige el botn Volver hasta llegar a la pantalla deseada. NOTAS DE VENTA 6-17
6.3 Dar por Concluidas Notas de Venta Objetivo A travs de este proceso el usuario podr dar por concluidas, todas aquellas Notas de Venta que se encuentran en estado: Reservadas, Facturadas o Despachadas, es decir aquellas a las cuales se les ha generado una gua de despacho o una factura en Inventario y Facturacin. Tambin se podrn activar todas aquellas notas de venta que por algn motivo se dieron por concluidas cuando en realidad no lo estaban.
Operatoria Al ingresar a esta opcin deber indicar el criterio de operacin, el cual podr ser: Concluir Notas de Venta o Activar Notas de Venta. Ver Figura N 1.
Figura N 1
La seleccin de cualquiera de estas opciones se realiza haciendo clic sobre el botn de opciones que aparece a su izquierda.
Concluir Notas de Venta
Al optar por esta alternativa, el sistema propone el rango de fechas a considerar, basndose en las Notas de Venta existentes que se encuentren Aprobadas. Las fechas propuestas podrn ser mantenidas o modificadas, conforme a lo deseado. Adems se podrn considerar Notas de Venta que se encuentren en estado Reservadas, Facturadas y/o Despachadas. Indicados los criterios para concluir Notas de Venta, se elige el botn OK, tras lo cual se presenta una ventana con la lista de estos documentos que cumplen con los criterios especificados, debiendo elegir desde all, aquellos que sern concluidos. Ver Figura N2.
Figura N2
6-18 Cotizaciones y Notas de Venta
Para elegir uno de ellos, deber hacer clic sobre la celda que aparece en blanco a la izquierda del N de la Nota de Venta.
Tambin podr considerar todas las Notas de Venta, al hacer clic sobre el botn de seleccin que aparece en la parte inferior izquierda de esta pantalla.
Finalizada la seleccin, podr optar por los siguientes botones:
Dar por concluidas la o las Notas de Venta elegidas.
Presenta la Nota de Venta elegida en pantalla, para consulta.
Para salir de la opcin tendr que optar por el botn Volver, que regresa a la pantalla de la Figura N 1.
Activar Nota de Venta
Esta alternativa permite activar una Nota de Venta que se haba dado por concluida, dejndola en estado aprobada y tal como estaba antes de darla por concluida.
Al igual que al Concluir Nota de Venta, al elegir esta opcin se presenta la lista de estos documentos que se encuentran en estado Concluidas, debiendo seleccionar desde all la deseada y luego el botn Activar, para volverla a su estado anterior o bien, el botn Nota de Venta, para consultarla.
Para dar por terminada la activacin, se usa el botn Volver.
Para abandonar el proceso, se usa el botn Salir.
NOTAS DE VENTA 6-19
6.4 Limpieza de Notas de Venta Objetivo Mediante este proceso el sistema permitir realizar la eliminacin masiva de Notas de Venta registradas en el sistema.
Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega la pantalla de la Figura N 1, donde se deber seleccionar el o los estados a considerar para la Eliminacin de Notas de Venta.
Figura N 1
Indicado lo anterior, el sistema solicita ingresar el rango de fechas a considerar para la eliminacin de documentos, las cuales deben ir en formato dd/mm/aaaa.
Una vez indicados los parmetros solicitados, presione el botn OK, tras lo cual el sistema desplegar un mensaje indicando que las Notas de Venta han sido eliminadas.
Para salir de esta proceso, presione el botn Salir.
CONSULTAS 7-1
7. Consultas Objetivo A travs de este proceso el usuario podr realizar una serie de consultas acerca del estado de las Cotizaciones y Notas de Venta, ya sea por Nmero, Producto, Cliente o Vendedor, para un rango de fechas en particular. Adems podr consultar el Stock de Productos que mantiene la empresa en sus distintas bodegas, as como la valorizacin de stos y los mrgenes de venta. Tambin podr consultar las Fichas de Auxiliares mantenidos en el sistema, llegando a conocer el monto global de su cuenta y el detalle de los documentos que conforman el saldo.
Sr. Usuario: El proceso Estado de Cuenta Cliente, est disponible slo en versin ERP.
Operatoria Al seleccionar este proceso se despliega un submen de bajada, con la lista de consultas que desde aqu podrn ser efectuadas, las cuales se explican detalladamente a travs de este captulo.
7.1 Cotizaciones
Objetivo A travs de este proceso se podrn consultar en forma detallada, todos los antecedentes registrados en las Cotizaciones, ya sea por Nmero, Producto, Cliente o Vendedor.
Sr. Usuario: Los procesos Cotizaciones por nmero, Cotizaciones por Producto y Cotizaciones por Vendedor; estn disponibles slo en versin ERP.
Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un submen, desde el cual habr que seleccionar la opcin deseada.
7-2 Cotizaciones y Notas de Ventas
7.1.1 Cotizaciones por Nmero Objetivo Permite al usuario consultar en detalle todas las Cotizaciones, dentro de un rango de nmeros o de fechas, ya sea que se encuentren en estado Nulas, Pendientes, en Nota de Venta o Perdidas. Los antecedentes podrn ser visualizados en Moneda Base (considerando la equivalencia indicada en las Cotizaciones o en la Tabla de Equivalencia) o en la Moneda de la Cotizacin.
Operatoria Al ingresar a esta opcin se presenta una pantalla, donde habr que indicar los criterios que condicionarn la consulta (Ver Figura N1).
Figura N1
En ella tendr que sealar: Estado de Cotizaciones: Habr que indicar si la consulta se realizar para Cotizaciones en estado: Nulas, Pendientes, incluidas en Nota de Venta y/o Perdidas, mediante la seleccin del Botn de Chequeo que aparece al lado izquierdo de cada alternativa.
Muestra los Datos en: Permite indicar si los datos se mostrarn en Moneda Base o en la Moneda registrada en la Cotizacin. Al optar por esta ltima se desactiva el uso de la equivalencia. Para seleccionar cualquiera de estas alternativas tendr que hacer clic sobre el botn de opciones que aparece a su izquierda.
Para moneda de cotizacin usa Equivalencia de: En el caso de decidir que se muestren los datos en Moneda Base, indique mediante la seleccin del Botn de Opciones, si la equivalencia a considerar para la consulta, ser la de la Cotizacin o la de la Tabla de Equivalencias, esta ltima activa la opcin Fecha de Consulta, la cual deber ser ingresada en formato dd/mm/aaaa y permitir que el sistema despliegue la informacin valorizada conforme a la equivalencia del da indicado.
Rango de Bsqueda: Indique a travs de la seleccin del Botn de Opciones que aparece al lado izquierdo de cada alternativa, si el rango de bsqueda para la consulta se realizar por nmeros o por fechas. Segn haya sido la alternativa elegida, tendr que ingresar el rango desde/hasta respectivo.
Una vez sealados los parmetros requeridos, seleccione el botn OK para continuar con la consulta de cotizaciones, tras lo cual se desplegar la ventana de la Figura N2.
CONSULTAS 7-3
Figura N2
Dentro de esta pantalla, el sistema despliega una lista con las Cotizaciones que cumplen con los parmetros ingresados anteriormente, mostrando una serie de antecedentes relativos a cada una de ellas. Dado que todos los antecedentes no pueden ser visualizados en forma completa, podr hacer uso de la barra de desplazamiento horizontal que aparece en la parte inferior de la ventana, pudiendo desplazarla a la derecha e izquierda, segn corresponda.
Si usted requiere informacin detallada acerca de la cotizacin, podr consultar directamente dicho documento haciendo doble clic sobre la deseada. Ver Figura N3.
Figura N3
Estando en esta pantalla podr acceder tambin a la Consulta de los Datos del Cliente asociado a la Cotizacin y a los posibles documentos que tambin tenga relacionados, proceso que se lleva a cabo a travs de la seleccin de las carpetas Datos Clientes, Documentos Asociados.
Para abandonar la Cotizacin seleccione el botn Salir ubicado en la 2 Barra de Herramientas. 7-4 Cotizaciones y Notas de Ventas
7.1.2 Cotizaciones por Producto Objetivo Permite al usuario consultar el detalle de todas las Cotizaciones, en las cuales se ha incluido un determinado producto, bajo criterios especficos, llegando a conocer el nmero de la cotizacin en que fue requerido, la fecha, cantidad, valor y descuentos ofrecidos, adems del estado en que se encuentra la cotizacin.
Operatoria Al ingresar se despliega la pantalla, donde se condiciona la consulta a travs de los siguientes criterios. Ver Figura N1.
Figura N1
Producto: Ingrese el producto a considerar. Esto podr realizarlo digitndolo directamente, o bien seleccionndolo desde la lista desplegable que aparece al elegir el botn de bsqueda (ver Apndice A.1 Botones).
Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas desde/hasta a considerar en formato dd/mm/aaaa.
Muestra los Datos en: Permite indicar si los datos se mostrarn en Moneda Base o en la Moneda de la Cotizacin.
Al optar por este ltimo se desactivan los criterios del uso de la equivalencia y podr llevar a cabo el proceso a travs de la seleccin de botn OK.
Usa Equivalencia de: Indique si la equivalencia a considerar para la consulta ser la de la Cotizacin o bien la de la Tabla de Equivalencia. Si su opcin es por Tabla de Equivalencias, el sistema activar el campo Fecha de Consulta, la cual deber ser ingresada en formato dd/mm/aaaa.
Tanto la muestra de los datos, como el uso de la equivalencia, se efecta a travs de la seleccin del botn de opciones que aparece a la izquierda de estos campos.
Una vez ingresados todos los parmetros, seleccione el botn OK. A continuacin se despliega la ventana con la lista de Cotizaciones que cumplen con los parmetros indicados, y en las cuales se encuentra involucrado el producto elegido. Ver Figura N2.
CONSULTAS 7-5
Figura N2
Dentro de esta pantalla, el sistema despliega una lista con las Cotizaciones que cumplen con los parmetros ingresados anteriormente, mostrando una serie de antecedentes relativos a cada una de ellas. Dado que todos los antecedentes no pueden ser visualizados en forma completa, podr hacer uso de la barra de desplazamiento horizontal que aparece en la parte inferior de la ventana, pudiendo desplazarla a la derecha e izquierda, segn corresponda.
Estando en esta pantalla podr acceder tambin a la Consulta de los Datos del Cliente asociado a la Cotizacin y los posibles documentos que tambin tenga relacionados, proceso que se lleva a cabo a travs de la seleccin de las carpetas Datos Clientes, Documentos Asociados.
Para abandonar la Cotizacin seleccione el botn Salir ubicado en la 2 Barra de Herramientas.
En la pantalla con la lista de cotizaciones podr hacer uso de los botones:
Permite consultar por cada producto, el total de cotizaciones en las cuales fue solicitado, y el estado en que estas se encuentran, tanto en cantidad y monto, como en porcentaje. Adems podr conocer los montos asociados en cada caso. Ver Figura N3.
Figura N3
Permite regresar a la pantalla anterior. 7-6 Cotizaciones y Notas de Ventas
7.1.3 Cotizaciones por Cliente Objetivo Permite al usuario consultar en detalle, todas las Cotizaciones emitidas a un cliente en particular, as como conocer el estado en que se encuentran y evaluar las estadsticas respecto al total de cotizaciones emitidas, el nmero de ellas que se encuentran en estado pendiente y el nmero que a pasado a Nota de Venta.
Operatoria Al ingresar se despliega la pantalla, donde deber ingresar los parmetros que condicionarn la consulta. Ver Figura N1.
Figura N1
Cliente: Ingrese el cdigo o nombre del cliente a considerar para la consulta. Esto podr realizarlo digitndolo directamente, o bien seleccionndolo desde la lista desplegable que aparece al elegir el botn de bsqueda (ver Apndice A.1 Botones).
Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas desde/hasta a considerar en la consulta, en formato dd/mm/aaaa.
Muestra los Datos en: Permite indicar si los datos se mostrarn en Moneda Base o en la Moneda de la Cotizacin. Al optar por este ltimo, se desactivan los criterios del uso de la equivalencia y podr llevar a cabo el proceso a travs de la seleccin de botn OK.
Usa Equivalencia de: Indique si la equivalencia a considerar para la consulta ser la de la Cotizacin o bien la de la Tabla de Equivalencia. Si su opcin es por Tabla de Equivalencias, el sistema activar el campo Fecha de Consulta, la cual deber ser ingresada en formato dd/mm/aaaa.
Tanto la muestra de los datos, como el uso de la equivalencia, se efecta a travs de la seleccin del Botn de Opciones que aparece a la izquierda de estos campos.
Una vez ingresados todos los parmetros, seleccione el botn OK. A continuacin se despliega la ventana con la lista de Cotizacin que cumplen con los parmetros indicados, y en las cuales se encuentra involucrado el Cliente elegido. Ver Figura N2.
CONSULTAS 7-7
Figura N2
Dentro de esta pantalla, el sistema despliega una lista con las Cotizaciones que cumplen con los parmetros ingresados anteriormente, mostrando una serie de antecedentes relativos a cada una de ellas. Dado que todos los antecedentes no pueden ser visualizados en forma completa, podr hacer uso de la barra de desplazamiento horizontal que aparece en la parte inferior de la ventana, pudiendo desplazarla a la derecha e izquierda, segn corresponda.
Estando en esta pantalla podr acceder tambin a la Consulta de los Datos del Cliente asociado a la Cotizacin y los posibles documentos que tambin tenga asociado, proceso que se lleva a cabo a travs de la seleccin de las carpetas Datos Clientes, Documentos Asociados.
Para abandonar la Cotizacin seleccione el botn Salir ubicado en la 2 Barra de Herramientas.
En la pantalla con la lista de cotizaciones se activan los siguientes botones:
Permite consultar por cada cliente, el total de cotizaciones en los cuales fue solicitado, y el estado en que estas se encuentran, tanto en cantidad y monto, como en porcentaje. Adems podr conocer los montos asociados en cada caso. Ver Figura N3.
Figura N3
Permite regresar a la pantalla anterior. 7-8 Cotizaciones y Notas de Ventas
7.1.4 Cotizaciones por Vendedor Objetivo Mediante este proceso se podr consultar en forma detallada todas las Cotizaciones efectuadas por un vendedor en particular, as como el estado en que se encuentran cada una ellas.
Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega una pantalla, donde deber ingresar los parmetros que condicionarn la consulta. Lo primero que se debe ingresar es el Cdigo o Nombre del Vendedor a consultar. Ver Figura N1.
Figura N1
Cualquiera de estos dos antecedentes podr ser digitado directamente, as como tambin se podr hacer uso del botn de bsqueda (ver Apndice A.1 Botones) que al ser seleccionado despliega la lista de vendedores desde donde se podr elegir el deseado.
El procedimiento a seguir de aqu en adelante es el mismo que se detalla en la Consulta de Cotizaciones por Cliente (Captulo 7.1.3). Por lo tanto le solicitamos seguir los pasos all detallados, teniendo presente que en este caso se hace referencia directamente al vendedor.
CONSULTAS 7-9
7.2 Notas de Venta
Objetivo A travs de este proceso se podrn consultar en forma detallada, todos los antecedentes registrados en las Notas de Venta, ya sea por Nmero, Producto, Cliente o Vendedor, as como los despachos, facturas y reservas asociadas.
Sr. Usuario: Los procesos Notas de Venta por nmero, Notas de Venta por Producto y Notas de Ventas por Vendedor; estn disponibles slo en versin ERP.
Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un submen, desde el cual habr que seleccionar la opcin deseada.
7.2.1 Notas de Venta por Nmero Objetivo Permite al usuario consultar en detalle, todas las Notas de Venta dentro de un rango de nmeros de ellas, ya sea que se encuentren en estado Nulas, Pendientes, Aprobados o Concluidas, y bajo los conceptos de Reservadas, Facturadas o Despachadas. Los antecedentes podrn ser visualizados en Moneda Base (considerando la equivalencia indicada en las Notas de Venta o en la Tabla de Equivalencias) o en la moneda de la Nota de Venta.
Operatoria Al ingresar a esta opcin se presenta una pantalla, donde habr que indicar los criterios que condicionarn la consulta (Ver Figura N 1).
Figura N 1
7-10 Cotizaciones y Notas de Ventas
En ella tendr que sealar:
Estado de Notas de Venta: Habr que indicar si la consulta se realizar para Notas de Venta en estado Nulas, Pendientes, Aprobadas y/o Concluidas mediante la seleccin del Botn de Chequeo que aparece al lado izquierdo de cada opcin.
Rango de Notas de Venta: Ingrese el rango de nmeros de Notas de Venta a considerar en la consulta. Esta informacin podr ser ingresada directamente, o bien obtenerse desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda, que aparece a la derecha de estos campos.
Condiciones de Notas de Venta: Habr que indicar si las Notas de Venta a consultar tendrn que encontrarse bajo la condicin de: Reservadas, Facturadas y/o Despachadas, lo cual se lleva a cabo a travs de la seleccin del Botn de Chequeo que aparece al lado izquierdo de cada opcin.
Muestra todas las Notas de Venta: Permite consultar todas las Notas de Venta que se encuentran ingresadas en el sistema, independiente de su estado o condicin; por lo tanto, si es seleccionado este campo el sistema desactivar las opciones: Estado de Notas de Venta y Condiciones de Notas de Venta.
Muestra los Datos en: Permite indicar si los datos se mostrarn en Moneda Base o en la Moneda registrada en la Nota de Venta. Al optar por esta ltima, se desactiva el uso de la equivalencia. Para seleccionar cualquiera de esta alternativas tendr que hacer clic sobre el botn de opciones que aparece a la izquierda.
Para moneda de nota de venta usa Equivalencia de: En el caso de decidir que se muestren los datos en Moneda Base, indique mediante la seleccin del Botn de Opciones, si la equivalencia a considerar para la consulta ser la de la Nota de Venta o la de la Tabla de Equivalencias. Esta ltima activa la opcin Fecha de Consulta, la cual deber ser ingresada en formato dd/mm/aaaa, y permitir que el sistema despliegue la informacin valorizada conforme a la equivalencia del da indicado.
Una vez sealados los parmetros requeridos, seleccione el botn OK para continuar con el proceso, tras lo cual se desplegar la ventana de la Figura N 2.
Figura N 2
Dentro de esta pantalla, el sistema despliega la lista de las Notas de Venta que cumplen con los parmetros ingresados anteriormente, mostrando una serie de antecedentes relativos a cada una de ellas. Dado que todos los antecedentes no pueden ser visualizados en forma completa, podr hacer uso de la barra de desplazamiento horizontal que aparece en la parte inferior de la ventana, pudiendo desplazarla a la derecha e izquierda, segn corresponda. CONSULTAS 7-11
Adems en esta pantalla se encuentra activo el siguiente botn:
Que permite visualizar y consultar una Nota de Venta en forma detallada. Para ello se hace clic en la columna en que aparece el signo 4 frente a la fila en que se encuentra el documento que se desea consultar, con lo cual quedar seleccionado. A continuacin se elige este botn. Para salir de la Nota de Venta se usa el botn Salir, que permite el regreso a la pantalla anterior.
Estando en la pantalla con la lista de Notas de Venta, tambin podr consultar los productos considerados en una de ellas, posicionndose en el recuadro correspondiente y haciendo doble clic. As podr llegar a conocer el anlisis de la Nota de Venta, con la informacin de cada producto correspondiente a la cantidad solicitada, despachada, facturada, producida o devuelta. Ver Figura N 3.
Figura N 3
Dado que todos los antecedentes presentados en esta ventana no pueden ser visualizados en forma completa, podr hacer uso de la barra de desplazamiento horizontal que aparece en la parte inferior de la ventana, pudiendo moverla a la izquierda o a la derecha segn corresponda.
Adems, por cada producto podr consultar los tipos de documentos asociados, su N, fecha y cantidad involucrada. Para ello bastar con hacer doble clic en la fila donde se encuentra el producto a consultar.
Para regresar desde cualquier pantalla de consulta, a la anterior seleccione el botn Volver.
7-12 Cotizaciones y Notas de Ventas
7.2.2 Notas de Venta por Producto Objetivo Permite al usuario consultar en detalle, todas las Notas de Venta en las cuales se ha incluido un determinado producto, bajo criterios especficos, llegando a conocer por cada uno de ellos el N de la Nota de Venta, la Fecha, el Cdigo y Razn Social del Cliente que lo solicit, la Cantidad, el Valor y el Estado de la Nota de Venta. Adems, si un producto forma parte de una Nota de Venta Concluida, podr consultar el documento o Factura asociada.
Sr. Usuario: El manejo de decimales en cantidades, depender de lo que haya definido en el proceso Parmetros del sistema de Inventario y Facturacin.
Operatoria Al ingresar se despliega la pantalla, donde se condiciona la consulta, a travs de los siguientes criterios (Ver Figura N1):
Figura N 1
Producto: Ingrese el producto a considerar. Este ingreso podr efectuarse digitndolo directamente, o bien seleccionndolo desde la lista desplegable que aparece al elegir el botn de bsqueda (Ver Apndice A.1 Botones).
Rangos de Bsqueda: Seleccione el criterio de bsqueda de las Notas de Venta a considerar. Si opt por "Buscar por rango de nmero de Notas de Venta", el sistema solicitar ingresar el rango de documentos Desde/Hasta a considerar. Este ingreso podr ser realizado digitndolo directamente, o bien seleccionado desde la lista desplegable que aparece al elegir el botn de bsqueda. Si opt por "Busca por rango de fechas de Notas de Venta", el sistema solicitar ingresar un Rango de fechas Desde/Hasta a considerar en formato dd/mm/aaaa.
Muestra los Datos en: Permite indicar si los datos se mostrarn en Moneda Base o en la Moneda de la Nota de Venta. Al optar por este ltimo caso, se desactivan los criterios del uso de la equivalencia, pudiendo llevar a cabo el proceso, a travs de la seleccin del botn OK.
Para moneda de nota de venta usa equivalencia de: Indique si la equivalencia a considerar para la consulta ser la de la Nota de Venta o bien la de la Tabla de Equivalencia. Si su opcin es por tabla de equivalencias, el sistema activar el campo Fecha de Consulta, la cual deber ser ingresada en formato dd/mm/aaaa.
Una vez ingresados todos los parmetros, seleccione el botn OK. A continuacin se desplegar una ventana con la lista de Notas de Venta que cumplen con los parmetros indicados, en las cuales se encuentra involucrado el producto elegido. Ver Figura N 2.
CONSULTAS 7-13
Figura N 2
Los productos No Inventariables, se consideran despachados en la misma cantidad de lo facturado.
Al hacer doble clic en una Nota de Venta, especfica podr consultar las cantidades despachadas, facturadas, notas de crdito, producidas o devueltas que pudiesen tener un producto, dentro de la Nota de Venta, tal como se muestra en la Figura N3.
Figura N3
Si adems el producto en consulta tiene asociado algn documento (Ej: FA), podr consultarlo a travs de la seleccin del botn Detalle, el cual tras ser elegido despliega el tipo de documento, su informacin, nmero, fecha y cantidad. Ver Figura N4.
7-14 Cotizaciones y Notas de Ventas
Figura N4
Para regresar a las pantallas anteriores, seleccione el botn Volver.
Estando en la ventana con la lista de Notas de Venta, tendr a su disposicin los siguientes botones:
Permite visualizar y consultar una Nota de Venta asociada al producto en consulta, en forma detallada. Para ello se hace clic en la columna en que aparece el signo 4 frente a la fila en que se encuentra el documento que se desea consultar, quedando seleccionado. A continuacin se elige este botn. Para salir de la Nota de Venta se elige el botn Salir, el cual permite el regreso a la pantalla anterior.
Permite consultar informacin que en algn momento permitir tomar decisiones respecto al producto: Cantidad de notas de venta que lo registran, valor neto total, cantidad de productos registrados en las notas de venta. A su vez permite obtener informacin concerniente al stock existente en bodega, cantidad solicitada por rdenes de compra y cantidad del producto que se encuentra en produccin (Ver Figura N5).
Figura N 5
Para regresar desde cualquier pantalla de consulta a la anterior, seleccione el botn Volver.
CONSULTAS 7-15
7.2.3 Notas de Venta por Cliente Objetivo Permite al usuario consultar en detalle todas aquellas Notas de Venta emitidas a un cliente en particular, as como conocer el estado en que se encuentran (aprobadas, concluidas, pendientes o nulas) y analizar las estadsticas de las Cotizaciones solicitadas frente a las pendientes y en proceso.
Sr. Usuario: El manejo de decimales en cantidades, depender de lo que haya definido en el proceso Parmetros del sistema de Inventario y Facturacin.
Operatoria Al ingresar a esta opcin se despliega una pantalla, donde deber ingresar los parmetros que condicionarn la consulta (Ver Figura N1):
Figura N 1
Cliente: Ingrese el cdigo o nombre del cliente a considerar para la consulta. Este ingreso podr efectuarse digitndolo directamente, o bien seleccionndolo desde la lista desplegable que aparece al elegir el botn de bsqueda (Ver Apndice A.1 Botones).
Rangos de Bsqueda: Seleccione el criterio de bsqueda de las Notas de Venta a considerar. Si opt por "Buscar por rango de nmero de Notas de Venta", el sistema solicitar ingresar el rango de documentos Desde/Hasta a considerar. Este ingreso podr ser realizado digitndolo directamente, o bien seleccionado desde la lista desplegable que aparece al elegir el botn de bsqueda. Si opt por "Busca por rango de fechas de Notas de Venta", el sistema solicitar ingresar un Rango de fechas Desde/Hasta a considerar en formato dd/mm/aaaa.
Muestra los Datos en: Permite indicar si los datos se mostrarn en Moneda Base o en la Moneda de la Nota de Venta. Al optar por este ltimo caso, se desactivan los criterios del uso de la equivalencia pudiendo llevar a cabo el proceso a travs de la seleccin del botn OK.
Para moneda de nota de venta usa equivalencia de: Indique si la equivalencia a considerar para la consulta ser la de la Nota de Venta o bien la de la Tabla de Equivalencia. Si su opcin es por tabla de equivalencias, el sistema activar el campo Fecha de Consulta, la cual deber ser ingresada en formato dd/mm/aaaa.
Una vez ingresados todos los parmetros, seleccione el botn OK. A continuacin se desplegar una ventana con la lista de Notas de Venta que cumplen con los parmetros indicados, para el Cliente elegido. Ver Figura N 2.
7-16 Cotizaciones y Notas de Ventas
Figura N 2
Los productos No Inventariables, se consideran despachados en la misma cantidad de lo facturado.
Al hacer doble clic en un documento especfico podr consultar las cantidades solicitadas, despachadas, facturadas, producidas, devueltas o de notas de crdito que pudiesen tener un producto, dentro de la Nota de Venta, para el cliente elegido. Ver Figura N 3.
Figura N3
Si adems los productos de la Nota de Venta consultada tienen algn documento (Ej: FA), al hacer doble clic sobre uno de ellos, podr llegar a conocer informacin respeto al documento asociado, nmero, fecha y cantidad.
Para regresar a las pantallas anteriores, presione el botn Volver.
Estando en la ventana con la lista de Notas de Venta, tendr a su disposicin los siguientes botones:
Permite visualizar y consultar una Nota de Venta asociada al cliente en consulta, en forma detallada. Para ello se hace clic en la columna en que aparece el signo 4 frente a la fila en que se encuentra el documento que se desea consultar, quedando seleccionado. A continuacin se elige este botn. Para salir de la Nota de Venta se elige el botn Salir, el cual permite el regreso a la pantalla anterior.
Permite consultar informacin respecto a las notas de venta asociadas al cliente y el estado en que estas se encuentran, tanto en cantidad y monto, como en porcentajes. (Ver Figura N4). CONSULTAS 7-17
Figura N 4
Para regresar desde cualquier pantalla de consulta a la anterior, seleccione el botn Volver.
7-18 Cotizaciones y Notas de Ventas
7.2.4 Notas de Venta por Vendedor Objetivo Permite al usuario consultar en forma detallada todas las Notas de Venta efectuadas por un vendedor en particular, as como conocer el cliente al cual fueron emitidas, el estado en que se encuentra cada una de ellas (despachadas, facturadas, etc) y los productos que fueron solicitados. Adems podr solicitar una estadstica acerca del total de Notas de Venta emitidas por el vendedor, separando las que se encuentran en estado pendiente de las que estn en proceso, tanto en cantidad, como en monto y su porcentaje respecto del total.
Sr. Usuario: El manejo de decimales en cantidades, depender de lo que haya definido en el proceso Parmetros del sistema de Inventario y Facturacin.
Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega una pantalla, donde deber ingresar los parmetros que condicionarn la consulta. Lo primero que se debe ingresar es el Cdigo o Nombre del Proveedor a consultar. Ver Figura N 1.
Figura N 1
Cualquiera de estos dos antecedentes podr ser digitado directamente, as como tambin se podr hacer uso del botn de Bsqueda (ver Apndice A.1 Botones) que al ser seleccionado despliega las lista de vendedores desde donde se podr elegir el deseado.
El procedimiento a seguir de aqu en adelante es el mismo que se detalla en la Consulta de Notas de Venta por Cliente (Captulo 7.2.3.). Por lo tanto le solicitamos seguir los pasos all detallados, teniendo presente que en este caso se hace referencia directamente al vendedor.
CONSULTAS 7-19
7.3 Estado de Cuenta Clientes Objetivo Consultar para cada cliente, el monto global de su cuenta corriente, detallando cada uno de los documentos que conforman dicho saldo y analizando los pagos efectuados por cada uno de ellos.
Sr. Usuario: El proceso Estado de Cuenta Clientes est disponible slo en versin ERP.
Operatoria Al ingresar se despliega la pantalla de la Figura N1, donde lo primero que deber indicar a travs de la seleccin del botn de opciones, si la bsqueda de informacin a esta consulta se realizar por Auxiliar o Rut y si se considerarn slo a Proveedores, Clientes o a Todos. Indicada la seleccin se debe ingresar es el Cdigo o Nombre del Auxiliar a consultar.
Figura N1
Si conoce el Cdigo, podr digitarlo directamente, en caso contrario tendr que hacer uso del botn de Bsqueda (Ver Apndice A.1 Botones) que aparece al lado derecho del auxiliar. Conjuntamente con el botn de bsqueda, se encuentra el botn , el cual permite desplegar la ficha con los datos bsicos del auxiliar.
Indicado este antecedente deber especificar si desea conocer el estado de la cuenta corriente a nivel Global de la empresa o para un Area de Negocios especfica. Luego tendr que sealar la Moneda en la cual se desea visualizar el saldo que mantiene el auxiliar. En este caso slo se considerarn movimientos efectuados en cuentas que se manejen en dicha moneda. Tambin se debe indicar a que Fecha se quiere conocer el Saldo y si se desea incluir slo los Documentos con saldo o Todos.
Finalmente, se deber seleccionar la o las Cuentas Contables a las cuales se les desea conocer el saldo mantenido por cliente.
Al hacer clic sobre el Botn Cuentas, se despliega una nueva ventana (Figura N2) donde se presenta el Plan de Cuentas del Sistema Contabilidad y Presupuestos. Para realizar la seleccin, se deber hacer clic sobre la cuenta deseada y luego sobre el botn Agregar, tras lo cual la cuenta elegida se presenta en el recuadro de Cuentas seleccionadas. El Sistema adems da la posibilidad de seleccionar Todas las Cuentas de una sola vez (Todos >>), as como tambin, Eliminar Cuentas seleccionadas (botones <Eliminar o <<Todos).
7-20 Cotizaciones y Notas de Ventas
Figura N2
Elegidas las cuentas y si todo est conforme, se deber hacer clic sobre el botn Volver y luego sobre el botn OK de la ventana inicial.
En caso de no haber seleccionado una cuenta, el Sistema preguntar por pantalla si desea seleccionar Todas.
A continuacin se presenta una nueva ventana (Ver Figura N3) con el saldo del cliente en cada una de las cuentas elegidas.
Figura N3
Dentro de esta Ventana se presentan los botones:
Permite retroceder a la pantalla anterior y as solicitar otro Cdigo de auxiliar, manteniendo las condiciones anteriores, o bien modificar las condiciones ingresadas conservando el cdigo del cliente.
CONSULTAS 7-21
Permite abrir la Cuenta seleccionada, para consultar uno a uno los Documentos que conforman su Saldo (Ver figura N4).
Figura N4
Para un mayor detalle del saldo de un auxiliar en un documento determinado, se selecciona el botn Detalle, que aparece en esta pantalla, el cual luego de ser elegido y en el caso que corresponda, despliega los Documentos con que el cliente lo ha abonado. (Ver figura N5).
Figura N5
Tanto en esta pantalla como en las anteriores, aparecen activos los botones: Comprobante es decir que adems de toda la informacin que ha sido presentada, podr conocer el Comprobante Contable donde han sido ingresados los Movimientos por los cuales est consultando, Documento permite consultar las Facturas, Notas de Crdito o Boletas contabilizadas desde el Sistema de Inventario.
Para salir de las pantallas de consulta, tendr que seleccionar el botn Volver o Salir, segn corresponda, hasta llegar a la pantalla deseada. 7-22 Cotizaciones y Notas de Ventas
7.4 Stock Objetivo A travs de este proceso podr consultar el Stock de Productos que mantiene la empresa en las distintas bodegas, indicando por cada uno de ellos lo que est Disponible para el despacho, lo que est en bodega en forma Transitoria, en Consignacin o en Reserva. Adems podr conocer el stock de los productos sustitutos y complementarios, las reservas por cliente, las cantidades en las distintas bodegas y su valorizacin.
Operatoria Al ingresar a esta opcin se presenta la pantalla (Figura N 1), en la cual podr consultar el stock de un producto en particular. Para esto deber ingresar la siguiente informacin:
Figura N 1
Producto: Ingrese el cdigo del producto, para el cual desea consultar stock.
Bodega: Ingrese el cdigo de la bodega, en la cual desea consultar el stock del producto mencionado.
El ingreso del cdigo del Producto y de la Bodega podr efectuarse digitndolos directamente, as como tambin, podrn obtenerse a travs del botn de bsqueda que aparece al lado derecho de estos campos. Al no ingresar una bodega especfica, el sistema presenta los valores consolidados. Ingresados los datos que condicionan la consulta del stock, el sistema activar las carpetas y desplegar los antecedentes respectivos, tal como se muestra en la Figura N 2. CONSULTAS 7-23
Figura N 2
Unidad de Medida para consultar el Stock, el sistema desplegar la Unidad de Medida Base o en alguna de las unidades de Medida Adicional indicada en la venta. A continuacin muestra la distribucin del producto en la Bodega indicada, en relacin a la cantidad que se encuentra disponible en Bodega, lo que est en Reserva (disponible slo para versin ERP) seleccionando el botn de bsqueda que aparece a la derecha de la cantidad indicada, podr conocer el desglose de los movimientos de reserva. La reservas se ingresan en el proceso Reserva de Materiales, Consignacin o Transitorio (disponibles slo para versin ERP).
Carpeta Precios de venta
A travs de ella podr conocer los precios de venta de un producto en consulta, dependiendo de la lista de precios indicada, ya sea Lista Base o una Lista especfica. Ver Figura N 3.
Figura N 3
Al elegir Lista Base, el precio se presenta automticamente junto a los campos "Precio de Venta Neto" y "Precio de Venta c/impuestos".
Los valores de la Lista de Precios Base corresponden a aquellos que se ingresen en la ficha de cada producto (Captulo Ficha de Productos). 7-24 Cotizaciones y Notas de Ventas
Si se elige Lista de Precio Particular, habr que seleccionar el botn de bsqueda, para indicar la lista deseada, o bien ingresar su cdigo directamente, tras lo cual se presenta el precio y el perodo de vigencia.
Para mayor informacin acerca de Listas de Precios, refirase al Apndice D. Tablas.
Para regresar a la pantalla anterior, seleccione el botn Volver.
Costos del Producto
Esta carpeta permite consultar el costo unitario de un producto en consulta, adems de la valorizacin del stock que posee en bodega, en sus distintos estados. Ver Figura N4.
Sr. Usuario Slo en versin ERP, podr consultar la valorizacin de Stock en Reserva, Consignacin y en Transito
Figura N 4
El costo unitario corresponde al da de la Fecha Consulta.
Compromisos por Llegar
Esta carpeta permite consultar las Ordenes de Compra del producto y Ordenes de Produccin por Producto (esto ltimo disponible slo en versin ERP) comprometidas desde los sistemas Ordenes de Compra y Produccin ERP. Ver Figura N5.
Sr. Usuario: Si usted no tiene instalado los sistemas de Ordenes de Compra y Produccin ERP; el sistema lo advertir por pantalla no permitiendo realizar la consulta (disponible slo en versin ERP). CONSULTAS 7-25
Figura N 5
rdenes de Compra, al seleccionar el botn de bsqueda, el sistema desplegar una grilla con el desglose de las rdenes de Compra aprobadas donde se encuentra el producto, indicando la Fecha, Nmero de OC, Proveedor, Cantidad Recibida, Solicitada y Saldo. rdenes de Produccin, al seleccionar el botn de bsqueda, el sistema desplegar una grilla con el desglose de las rdenes de Produccin donde el estado sea No iniciada o En proceso; es decir, que aun no hayan sido recepcionadas por Inventario y Facturacin, indicando Nmero de Orden, Fecha, Cantidad pendiente de ingresar, Avance y Saldo.
(*) Resultado considera Todas las Bodegas.
Compromisos por Despachar Esta carpeta permite consultar todas aquellas Notas de Venta y Facturas sin despachar. Ver Figura N6.
Sr: Usuario Debe tener instalado el sistema de Notas de Ventas, para consultar el desglose de las Notas de Venta; de lo contrario, el sistema mostrar deshabilitado el botn de bsqueda.
Figura N 6
Notas de Ventas sin Despachar, al seleccionar el botn de bsqueda, el sistema listar una grilla con el desglose de las Notas de Venta vigentes en que est el producto considerado en la consulta, indicando el N de la Nota de Venta, Fecha, Cliente y Saldo (cantidad pendiente de facturar). Factura sin Despachar, al seleccionar el botn de bsqueda, el sistema listar una grilla con el desglose de las Facturas sin despachar, indicando: N de la Factura, fecha, Cliente y Saldo (cantidad pendiente de despachar).
(*) Resultado considera Todas las Bodegas.
7-26 Cotizaciones y Notas de Ventas
Junto a esta informacin, se encuentra activos los siguientes botones:
Al seleccionar este botn se despliega una pantalla (Figura N 7), que le permitir conocer el stock de un producto en las distintas bodegas y en la condicin en que ste se encuentra: cantidad de productos disponibles, cantidad que pudiese estar en consignacin, stock de reserva que posee el producto y cantidad de productos que se encuentran en estado transitorio en esa Bodega.
Figura N 7
Para regresar a la pantalla anterior seleccione el botn Volver. (Habilitado slo en versin ERP) La seleccin de este botn permite conocer el stock de los productos sustitutos (Figura N8), es decir que el sistema desplegar los productos por los cuales podr ser reemplazado el tem en consulta y el stock disponible y reservado en cada bodega. Los productos sustitutos se definen en la ficha del producto en la carpeta "Sustitutos" (Captulo Ficha de Productos).
Figura N 8
Para regresar a la pantalla anterior seleccionar el botn Volver. CONSULTAS 7-27
(Habilitado slo en versin ERP) La seleccin de este botn permite conocer el stock de los productos complementarios (Figura N 9), es decir que el sistema desplegar los productos que complementan al producto en consulta, indicando el stock disponible y reserva que ellos poseen en las distintas bodegas. Los productos complementarios, se definen en la ficha del producto en la carpeta "Complementarios" (captulo Ficha de Productos).
Figura N9
Para regresar a la pantalla anterior seleccione el botn Volver.
Este botn estar activo slo si el producto seleccionado tiene asignado el atributo Partida en su ficha (captulo Ficha de Producto). Al seleccionarlo, el sistema despliega una ventana (ver Figura N 10), donde podr consultar la cantidad de productos Disponibles, en Reserva, en Consignacin o los que se encuentran en forma Transitoria (estos 3 ltimos habilitados slo en versin ERP). Para la seleccin de uno de ellos deber seleccionar el botn de opciones ubicado a la izquierda de cada campo. Seleccionada la opcin a considerar, en pantalla se desplegar el cdigo de bodega, el nombre de la partida, la fecha de vencimiento de la partida y el stock disponible en la bodega.
Figura N 10
Para regresar a la pantalla anterior seleccione el botn Volver. 7-28 Cotizaciones y Notas de Ventas
Este botn estar activo slo si el producto seleccionado tiene asignado el atributo Talla-Color en su ficha (captulo Ficha de Producto). Al seleccionarlo, el sistema despliega una ventana (ver Figura N 11), donde podr consultar la cantidad de productos Disponibles, en Reserva, en Consignacin o los que se encuentran en forma Transitoria (estos 3 ltimos habilitados slo en versin ERP). Para la seleccin de uno de ellos deber seleccionar el botn de opciones ubicado a la izquierda de cada campo. Seleccionada la opcin a considerar, en pantalla se desplegar el cdigo de bodega, el nombre de la partida, la fecha de vencimiento de la partida y el stock disponible en la bodega.
Figura N 11
Para regresar a la pantalla anterior, seleccione el botn Volver.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.
INFORMES 1
8. Informes Objetivo Este proceso permite obtener informes acerca de Cotizaciones y Notas de Ventas generadas por producto, cliente o vendedor, dentro de un rango determinado o de un estado en particular.
Sr. Usuario: El manejo de decimales en cantidades, depender de lo que haya definido en el proceso Parmetros del sistema de Inventario y Facturacin.
Operatoria Al seleccionar este proceso se despliega un submen de bajada (Ver Figura N 1), con la lista de los informes que pueden ser emitidos, cuyo procedimiento se explica detalladamente a travs de este captulo.
Figura N 1
8.1 Cotizaciones Objetivo A travs de este proceso el usuario emitir informes correspondientes a cotizaciones generadas por producto, cliente o vendedor dentro de un rango o de un estado en particular, as tambin tendr la opcin de emitir estadsticas de cotizaciones perdidas y efectuar anlisis estadsticos de cotizaciones.
Sr. Usuario: Los procesos Cotizaciones Perdidas, Estadstica de cotizaciones Perdidas y Anlisis estadstico de Cotizaciones, estn disponibles slo en versin ERP.
Operatoria Al seleccionar esta opcin se presenta un submen, desde el cual habr que seleccionar la opcin deseada. Ver Figura N 1.
Figura N1
8-2 Cotizaciones y Notas de Venta
8.1.1 Cotizaciones Objetivo A travs de este proceso el usuario podr emitir un informe con antecedentes acerca de las cotizaciones generadas por productos, clientes o de vendedores, para un estado en particular y dentro de un rango de Cotizaciones o Fechas.
Operatoria Al ingresar a este proceso, el sistema despliega una pantalla (ver Figura N1) dentro de la cual deber indicar la siguiente informacin:
Figura N1
Cualquiera sea la categora a considerar para la emisin del informe (Productos, Clientes, Vendedores, Todos), deber ingresar los siguientes parmetros generales:
Estado Cotizacin: Habr que indicar si la consulta se realizar para las Cotizaciones: Pendientes, Consideradas en Notas de Venta, Nulas o Perdidas, mediante la seleccin de las cajas de chequeo que aparecen al lado izquierdo de cada opcin. Esta seleccin puede ser para uno o todos los estados anteriormente nombrados.
Rango Por: Indique a travs del botn de opciones, el concepto a utilizar para la emisin del informe, el cual podr ser por N de Cotizacin o por Fecha. Cualquiera sea la opcin elegida, deber ingresar el rango desde/hasta a considerar.
A continuacin, deber seleccionar el botn Siguiente, y dependiendo el tipo de informe solicitado, el sistema desplegar la ventana correspondiente. Para abandonar el proceso presione desde la 2 barra de herramientas el botn Salir.
Informe por Producto
Este informe emite una lista de las Cotizaciones en las que aparecen los Productos que cumplen con los parmetros indicados. Ver Figura N2. INFORMES 3
Figura N2
Para la seleccin de un producto basta con ubicar el indicador del mouse a la izquierda del cdigo del producto y hacer clic. El producto quedar elegido cuando la lnea completa en que ste se encuentre aparezca de otro color. Para seleccionar todos los productos desplegados en la emisin del informe, seleccione la caja de chequeo ubicada en la parte superior izquierda de la lista. Indicada a la informacin, seleccione el botn Siguiente, tras lo cual se despliega la pantalla (Figura N3), donde tendr que indicar:
- Si los valores sern mostrados en Moneda Base o Moneda en la cual se origin la Cotizacin. Al optar por Moneda Base, las cotizaciones que estn en moneda adicional se podr calcular: segn la equivalencia ingresada en la cotizacin o en la tabla de monedas y equivalencias a la fecha de Emisin del informe, para este ltimo deber ingresar la fecha de emisin del informe en formato dd/mm/aaaa.
- Tambin tendr que indicar si la impresora efecta o no un salto de pgina, cada vez que haga un cambio de producto. Para ello deber seleccionar la caja de chequeo que aparece a la izquierda de este campo.
Finalmente, indique el formato en que se emitir el informe, el cual puede ser realizado en una impresora carro ancho de matriz de punto, o en cualquier impresora en forma horizontal.
Figura N3
8-4 Cotizaciones y Notas de Venta
En esta pantalla, tambin podr optar por los botones que le permitirn Volver a la pantalla anterior, o por Salir del proceso.
Si una vez indicados los antecedentes requiere continuar, seleccione el botn OK, el cual activar el botn Imprimir que se encuentra en la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), donde tendr las opciones de emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por Monitor.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:
INFORME EJEMPLO COTIZACIONES POR PRODUCTO
EMPRESA DEMO SOFTLAND Fecha : 23-04-2005 7 DE LINEA 1247 Pgina : 1 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO INFORME DE COTIZACIONES 10.100.100-1 Moneda Base (al Da de la Cotizacin) Desde: 1 Hasta: 3
Fecha Cotizacin Estado Cliente Vendedor Cantidad Mda. Equiv. Precio Descuento Neto Unitario
Total Cotizaciones para el Producto CHH02: 1 Total por Producto: 2,000.00 0 51,900,000
Producto: MPBC0 BOTON CAMISA BLANCO
23-04-2001 3 Pendiente MARIA I. BOLTERS 01 500.00 $ 1.00 150 0 75,000
Total Cotizaciones para el Producto MPBC0: 1 Total por Producto: 500.00 0 75,000
Producto: MPBC1 BOTON CAMISA BURDEO
23-04-2001 3 Pendiente MARIA I. BOLTERS 01 1,000.00 $ 1.00 230 0 230,000
Total Cotizaciones para el Producto MPBC1: 1 Total por Producto: 1,000.00 0 230,000
Producto: MPBC2 BOTON CAMISA AZUL
23-04-2001 3 Pendiente MARIA I. BOLTERS 01 500.00 $ 1.00 480 0 240,000
Total Cotizaciones para el Producto MPBC2: 1 Total por Producto: 500.00 0 240,000
Producto: MPBC3 BOTON CAMISA GRIS
23-04-2001 3 Pendiente MARIA I. BOLTERS 01 500.00 $ 1.00 570 0 285,000
Total Cotizaciones para el Producto MPBC3: 1 Total por Producto: 500.00 0 285,000
Total de Cotizaciones emitidas: 7 Total General del Rango: 62,543,000
INFORMES 5
Informe por Rango de Clientes
Este informe emite una lista de las Cotizaciones en las que aparecen los Clientes que cumplen con los parmetros indicados. Ver Figura N4.
Figura N4
La manera de operar desde aqu en adelante, es la misma que se detalla a partir de la Figura N2, por lo recomendamos seguir los mismos pasos.
A continuacin, se presenta un ejemplo de este informe:
INFORME EJEMPLO COTIZACIONES POR CLIENTE
EMPRESA DEMO - SOFTLAND Fecha: 23/04/2005 7 DE LINEA 1247 Pgina: 1 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO INFORME DE COTIZACIONES 10.100.100-1 Moneda Base (al Da de la Cotizacin) Desde: 1 Hasta: 10
Fecha Cotizacin Estado Vendedor Moneda Equiv. Neto
Total Cotizaciones para el Cliente 00020001: 1 Total por Cliente: 830,000
Total de Cotizaciones emitidas: 3 Total General del Rango: 62,543,000
8-6 Cotizaciones y Notas de Venta
Informe por Rango de Vendedores
Este informe emite una lista de las Cotizaciones en las que aparecen los Vendedores que cumplen con los parmetros indicados. Ver Figura N5.
Figura N5
La manera de operar desde aqu en adelante, es la misma que se detalla a partir de la Figura N2, por lo recomendamos seguir los mismos pasos.
A continuacin, se presenta un ejemplo de este informe:
INFORME EJEMPLO COTIZACIONES POR VENDEDOR
EMPRESA DEMO - SOFTLAND Fecha: 23-04-2005 7 DE LINEA 1247 Pgina: 1 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO INFORME DE COTIZACIONES 10.100.100-1 Moneda Base (al Da de la Cotizacin) Desde: 1 Hasta: 3
Total Cotizaciones para el Vendedor 0001: 1 Total por Vendedor: 1,984,634
Vendedor: 0004 LILIAN MUOZ
23-04-2001 3 Pendiente 00020001 MARIA I. BOLTERS $ 1.00 830,000
Total Cotizaciones para el Vendedor 0004: 1 Total por Vendedor: 830,000
Vendedor: 01 JORGE SALINAS FREIRE
20-04-2001 1 Pendiente 00000010 CLIENTES NO HABITUALES $ 1.00 9,813,000
Total Cotizaciones para el Vendedor 0004: 1 Total por Vendedor: 9,813,000
Total de Cotizaciones emitidas: 3 Total General del Rango: 62,543,000
INFORMES 7
Informe incluyendo Todas las categoras
Permite emitir un informe donde vendrn incluidos todos los Productos, Clientes y Vendedores a quienes se les han realizado cotizaciones. El sistema desplegar una pantalla similar a la de la Figura N3, para lo cual recomendamos seguir los pasos ah sealados.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:
INFORME EJEMPLO COTIZACIONES TODAS LAS CATEGORIAS
EMPRESA DEMO - SOFTLAND Fecha 23/04/2005 7 DE LINEA 1247 Pgina: 1 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO INFORME DE COTIZACIONES 10.100.100-1 Moneda Base (al Da de la Cotizacin) Desde: 1 Hasta: 3
Fecha Cotizacin Estado Cliente Vendedor Moneda Equiv. Neto
20-04-2001 1 Pendiente 00000010 CLIENTES NO HABITUALES 01 JORGE SALINAS F. $ 1.00 9,813,000 20-04-2001 2 Pendiente 00010001 PEREZ OYARCE MAURICIO 001 JOSE PAREDES $ 1.00 51,900,000 23-04-2001 3 Pendiente 00020001 MARIA I. BOLTERS 002 LILIAN MUOZ $ 1.00 830,000
Total de Cotizaciones emitidas: 3 Total General del Rango: 62,543,000
8-8 Cotizaciones y Notas de Venta
8.1.2 Cotizaciones Perdidas Objetivo Realiza la emisin del informe de Cotizaciones que se encuentran en estado Perdidas. Las Cotizaciones podrn seleccionarse desde una lista de motivos por los cuales se da por perdida una cotizacin (Concepto de prdida), dentro de un rango de fechas.
Operatoria Al ingresar esta opcin, se desplegar una pantalla (ver Figura N 1), donde deber ingresar la siguiente informacin:
Figura N1
Cotizaciones: Indique mediante el botn de opciones, si considerar todas las cotizaciones registradas en el sistema o un rango de ellas. Si opt por un rango, seale las cotizaciones desde/hasta a considerar. Para esto tendr que hacer uso de los botones de bsqueda que aparecen a la derecha de estos campos y desde la lista desplegada elegir la deseada.
Conceptos de Prdidas: Seleccione mediante el botn de opciones, si considerar todas las cotizaciones registradas en el sistema o un rango de ellas. Si opt por un rango, indique los conceptos desde/hasta a considerar, para esto tendr que hacer uso de los botones de bsqueda que aparecen a la derecha de estos campos y desde la lista desplegada elegir el deseado, (ver Apndice D. Tablas).
Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas (Desde/Hasta) dentro del cual se encuentran las cotizaciones que sern consideradas en la emisin del informe.
Muestra los datos en: Tendr que indicar si los datos sern mostrados en la moneda en que se valoriz la Cotizacin o en la Moneda Base. Al optar por este ltimo caso, tendr que indicar adems si utiliza la equivalencia de la cotizacin o los valores de la Tabla de Monedas y Equivalencias a la fecha de emisin del informe.
Indicados todos los antecedentes, se activarn los siguiente botones:
Levanta Microsoft Excel desplegando la informacin en una plantilla, de tal forma conforme a los parmetros establecidos ser utilizada segn sus requerimientos. Adems le permite hacer uso de todas las funcionalidades que Microsoft Excel proporciona.
A travs de este botn podr optar por emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por pantalla, conforme a los parmetros establecidos. INFORMES 9
El porcentaje de prdida es calculado en base al total de Cotizaciones Perdidas, en el rango de fechas indicado, y al N de Cotizaciones perdidas por concepto indicado.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe.
Para dar por finalizado el proceso, se selecciona el botn Salir.
INFORME EJEMPLO COTIZACIONES PERDIDAS
EMPRESA DEMO - SOFTLAND Fecha 13/06/2005 7 DE LINEA 1247 Pgina: 1 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO Informe de Cotizaciones Perdidas 10.100.100-1 Moneda Base (al Da de la Cotizacin)
Cotizaciones: Todas Conceptos: Todos Desde: 01-03-2001 Hasta: 13-06-2001
Fecha Nmero Cliente Monto Fecha Vendedor Emisin Cotizacin Neto Prdida
08-06-2001 3 TORRES ALFARO JOSE F. 12,530 13-06-2001 LILIAN MUOZ 03-06-2001 6 JOSE RAMON ERRAZURIZ 2,350,220 13-06-2001 LILIAN MUOZ
Total 04: 2 66.67% 2,362,750
Total General: 3 2,613,350
8-10 Cotizaciones y Notas de Venta
8.1.3 Estadstica de Cotizaciones Perdidas Objetivo Emitir el informe Estadsticas de Cotizaciones Perdidas, donde se mostrar el % de Cotizaciones que se han perdido de acuerdo a los conceptos definidos en el sistema, para cada vendedor.
Operatoria Al ingresar esta opcin, se desplegar una pantalla (ver Figura N 1), donde deber ingresar la siguiente informacin:
Figura N 1
Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas (Desde/Hasta) a considerar para la emisin del informe.
Vendedores a Considerar: Deber elegir el o los vendedores a considerar. La seleccin individual se realiza haciendo un clic sobre el vendedor correspondiente y luego sobre el botn Agregar>. Para la seleccin de todos los vendedores, hacer un clic sobre el botn Todos>>. Si por error se selecciona un vendedor que no corresponde, se podr sacar de la lista de seleccionados marcndolo y luego haciendo clic en el botn <Eliminar. Si se desea quitar la seleccin de todos los vendedores se usa el botn <<Todos.
Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2), o Salir para abandonarlo.
Figura N 2
INFORMES 11
Concepto de Prdida: Deber elegir el o los conceptos de prdida a considerar. La seleccin individual se realiza haciendo un clic sobre el concepto correspondiente y luego sobre el botn Agregar>. Para la seleccin de todos los conceptos de prdida, hacer un clic sobre el botn Todos>>. Si por error se selecciona un concepto que no corresponde, se podr sacar de la lista de seleccionados marcndolo y luego haciendo clic en el botn <Eliminar. Si se desea quitar la seleccin de todos los conceptos de prdida se usa el botn <<Todos.
Indicados todos los antecedentes, se activarn los siguiente botones:
Abre Excel desplegando la informacin en una planilla, de tal forma que pueda conforme a los parmetros establecidos, de tal forma que pueda ser utilizada segn sus requerimientos. Adems le permite hacer uso de todas las funcionalidades que Microsoft Excel proporciona.
A travs de este botn podr optar por emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por pantalla, conforme a los parmetros establecidos. El porcentaje de prdida es calculado en base al total de Cotizaciones Perdidas, en el rango de fechas indicado, y al N de Cotizaciones perdidas por concepto indicado, el sistema slo considerar los 5 conceptos de prdida seleccionados. A continuacin se presenta un ejemplo de este informe.
Para dar por finalizado el proceso, se selecciona el botn Salir.
INFORME EJEMPLO ESTADSTICO DE COTIZACIONES PERDIDAS
EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 Fecha : 13-06-2005 DEMOSTRACIN Pgina : 1 PROVIDENCIA 10.100.100-1 SANTIAGO Estadstica de Cotizaciones Perdidas Por Conceptos de Prdida
8.1.4 Anlisis Estadstico de Cotizaciones Objetivo Emitir un informe con estadsticas relacionadas con las Cotizaciones efectuadas, las traspasadas a Notas de Venta directa, los cierres y a las Cotizaciones Perdidas, dentro de un periodo en particular y por vendedor.
Operatoria Al ingresar a esta opcin, el sistema despliega una pantalla (ver Figura N 1), dentro de la cual deber ingresar la siguiente informacin: Figura N 1
Rango Fechas de Cotizaciones: Ingrese el rango de fechas (Desde/Hasta) a considerar en la emisin del informe.
Vendedores a Considerar: Deber elegir el o los vendedores que sern contemplados dentro del informe. La seleccin individual se realiza haciendo un clic sobre el vendedor correspondiente y luego sobre el botn Agregar>. Para la seleccin de todos los vendedores, hacer un clic sobre el botn Todos>>. Si por error se selecciona un vendedor que no corresponde, se podr sacar de la lista de seleccionados marcndolo y luego haciendo clic en el botn <Eliminar. Si se desea quitar la seleccin de todos los vendedores se usa el botn <<Todos.
Indicada la informacin, elija el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2), o Salir para abandonarlo.
Figura N 2
INFORMES 13
Dentro de esta pantalla, deber sealar la siguiente informacin:
Informe: Indique mediante el botn de opciones el criterio a utilizar para la emisin del informe, el cual podr ser emitido: en Cantidades o Valores. Al optar por Cantidades, todos los valores que aparezcan en el informe correspondern a cantidades de cotizaciones emitidas, en los distintos estados y en los porcentajes respectivos. Al optar por Valores, todos los montos que aparezcan en el informe correspondern a cantidades en dinero, expresadas en miles, en los distintos estados y en los porcentajes respectivos.
Moneda: Esta opcin se habilitar slo si se opta por emitir el informe en Valores, lo que permitir que las Cotizaciones y Notas de Venta que estn en moneda adicional se calculen segn la equivalencia del da de emisin del documento o se obtengan desde la tabla de Monedas y Equivalencias al da de la fecha de emisin de este informe.
Imprimir en: Permite indicar el formato en que se emitir el informe, el cual puede ser realizado en una impresora carro ancho de matriz de punto, o en cualquier impresora en forma horizontal.
Indicados los parmetros a considerar, se activar el botn Imprimir ubicado en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), donde tendr las opciones de emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por pantalla.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe, expresado en valores segn equivalencia del documento:
INFORME ANLISIS ESTADSTICO DE COTIZACIONES
EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 Fecha : 13/06/2005 DEMOSTRACIN Pgina : 1 PROVIDENCIA 10.100.100-1 SANTIAGO
Anlisis Estadstico de Cotizaciones
En Valores (Valores Expresados en Miles) Desde 27-03-2001 - Hasta 13-06-2001 Segn equivalencia del documento
Total Cotiz. Con % Cierre Notas Vta. Total % Cierre Cotizaciones %Cotiz. Vendedores Cotizaciones Nota Vta. Cotiz. Sin Cotiz. Nota Vta. Total Perdida Perdida
2,886 52.36 0 0.00 8-14 Cotizaciones y Notas de Venta
8.2 Notas de Venta
Objetivo A travs de este proceso el usuario podr obtener informes correspondientes a Notas de Venta que se encuentren en estado de "Pendientes", en "Proceso" o "Concluidas", ya sea por rango de Fecha, Producto, Clientes, Vendedores o por N de Nota de Venta.
Sr. Usuario: El proceso Compromisos/Stock est disponible slo en versin ERP.
Operatoria Al seleccionar esta opcin se presenta un nuevo submen con las siguientes alternativas a seguir.
8.2.1 Notas de Venta por Estados Objetivo Este proceso emite un informe con toda la informacin (Fecha, Producto, Cantidad, Monto, Nota de Venta, Cliente, Vendedor) correspondiente a las Notas de Venta que se encuentran en un determinado estado, ya sea para un rango de Fechas, Productos, Clientes, Vendedores o Notas de Venta.
Operatoria Al ingresar a este proceso, el sistema despliega una pantalla (Ver Figura N1) donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1
Imprimir Por: Seleccione a travs del botn de opciones, el concepto a utilizar para la emisin del informe, el cual podr ser por Fechas, Productos, Clientes, Vendedores o por Nota de Venta. INFORMES 15
Informe por Rango de Fechas
Tras seleccionar esta opcin tendr que indicar si se considerar la Fecha de Emisin de Nota de Venta o la Fecha de Entrega, y a continuacin el perodo o rango de fechas a considerar en el informe. Tanto la fecha de inicio, como la de trmino son propuesta por el sistema y pueden ser mantenidas o modificadas ingresando una nueva. Indicado el rango de fechas para la emisin del informe y si desea continuar, deber seleccionar el botn Siguiente, tras lo cual se desplegar la ventana de la Figura N 2.
Figura N 2
En ella, tendr que indicar el o los estados de la Nota de Venta a considerar para la emisin del informe: Pendientes, Aprobadas sin Despachos, Aprobadas con Despachos Pendientes, Aprobadas con Despacho Total y con Facturas Pendientes, Concluidas o Nulas, para lo cual debe seleccionar la caja de chequeo que precede a cada opcin que desea incluir.
Las Notas de Venta sin detalle No son consideradas en este informe.
Indicada esta informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso. En la nueva pantalla desplegada (Figura N3), tendr que sealar si el informe ser solicitado en Detalle o en Resumen, lo cual se indica a travs del botn desplegable que aparece a la derecha del campo Imprimir.
Figura N3
8-16 Cotizaciones y Notas de Venta
Informe en Resumen: Al optar por esta opcin tendr que sealar:
Si los valores sern mostrados en Moneda Base o Moneda en la cual se origin la Nota de Venta. Al optar por Moneda Base deber indicar adems si para las Notas de Venta en moneda adicional se utilizar la equivalencia de la Nota de Venta o de Tabla de Monedas y Equivalencias.
Tambin deber indicar si la impresora efecta o no un salto de pgina, cada vez que haga un cambio de fecha. Para ello seleccione la caja de chequeo que aparece a la izquierda de este campo.
Adems deber seleccionar mediante el botn de opciones el formato en que se emitir el informe, el cual puede ser realizado en una impresora carro ancho de matriz de punto o en cualquier impresora en forma horizontal.
Informe en Detalle:
Al optar por esta opcin, slo podr indicar si el informe efecta o no un salto de pgina por cada cambio de fecha y el formato en que ser emitido. Cualquiera haya sido el informe elegido, seleccione el botn OK, el cual activar el botn Imprimir que se encuentra en la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), donde tendr las opciones de emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por monitor.
Adems en esta pantalla, se encuentran activos los siguientes botones: Excel traspasa la informacin a una Planilla Excel, donde podr hacer uso de todas las opciones que Microsoft Excel le proporciona, para que pueda trabajar con la informacin conforme a sus necesidades, Volver regresa a la pantalla anterior, o por Salir abandona el proceso.
A continuacin se presenta un informe ejemplo en Resumen.
INFORME EJEMPLO NOTAS DE VENTA PENDIENTES (POR RANGO DE FECHAS)
EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA 10.100.100-1 Informe Notas de Ventas por Estado Pgina : 1 SANTIAGO (Resumen en $ - Al da de la N.V. por Fecha) Fecha : 27/03/2007 Estados (s) Seleccionado (s): Pendientes Desde: 01/01/2000 Hasta : 27/03/2007
Fecha N. Venta Estado Clientes Vendedor Zona Mda. Equiv. Monto Neto $
07/01/20000 19 Pendiente 12233966 CARMEN PEREZ 0001 JOSE PAREDES 02 $ 1.00 2,064,160
Cantidad de Notas de Ventas: 1 Total Fecha 07/01/2000 2,064,160
08/01/2000 20 Pendiente 3 CONFECCIONES LA PORTADA 0001 JOSE PAREDES 02 $ 1.00 2,391,030 08/01/2000 21 Pendiente 6 FABRICA CONFECC. AST 0003 PEDRO CRUZ 02 $ 1.00 792,960
Cantidad de Notas de Ventas: 2 Total Fecha 08/01/2000 3,183,990
Cantidad de Notas de Ventas: 1 Total Fecha 03/05/2002 1,249 Cantidad de Notas de Ventas: 9 Total General 14,941,970
La fecha presentada a nivel de "Total Fecha" se presenta bajo el formato da (dd), mes (mm), ao(aaaa). INFORMES 17
Informe por Rango de Productos:
Este informe emite una lista de Notas de Venta, para un determinado rango de Productos o Servicios, ya sea que se encuentren en estado Pendientes, Aprobadas sin Despachos, Aprobadas con Despachos Pendientes, Aprobadas con Despacho Total y con Facturas Pendientes, Concluidas o Nulas, tanto en Detalle como en Resumen (Ver Figura N 3). Figura N 3
Al optar por esta opcin usted tendr que ingresar el rango "Desde/Hasta" de productos a considerar para la emisin del informe. Este ingreso del cdigo o nombre del producto podr ser efectuado digitndolo directamente, o bien seleccionado desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos. (Ver Apndice A.1 Botones). Ingresado el rango seleccione el botn Siguiente, tras lo cual el sistema desplegar la misma pantalla de la Figura N2, donde el procedimiento a seguir es exactamente igual al que se describe a partir de esta figura. A continuacin, se presenta un ejemplo de este informe:
INFORME EJEMPLO NOTAS DE VENTAS POR ESTADO EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA 10.100.100-1 Notas de Ventas por Estado Fecha : 02/06/2005 SANTIGO (Detalle por Producto) Pgina : 1 Estado(s) Seleccionados(s): Pendientes, Aprobadas sin Despachos, Concluidas, Aprobadas con Despachos Pendientes, Aprobadas con Despacho Total y con Facturas Pendientes
Desde: CAH01 CAMISAS HOMBRE MGA. CORTA Hasta : CAH02 CAMISAS HOMBRE MGA. LARGA Fecha N. Venta Estado Cliente Vend Zona U/Med Pedido Despachado Devuelto Facturado N. Crdito Producido Saldo Despacho
Cantidad de Notas de Ventas: 9 Total Producto CAH02: 132.00 57.00 0.00 57.00 0.00 0.00 75.00 Cantidad de Notas de Ventas: 9 Total General: 247.00 132.00 0.00 132.00 0.00 0.00 115.00
Los Productos No Inventariables, se consideran despachados en la misma cantidad de lo facturado. 8-18 Cotizaciones y Notas de Venta
Informe por Rango de Clientes:
Este informe emite una lista de Notas de Venta, ya sea que se encuentren en estado Pendientes, Aprobadas sin Despachos, Aprobadas con Despachos Pendientes, Aprobadas con Despacho Total y con Facturas Pendientes, Concluidas o Nulas, tanto en Detalle como en Resumen, para un determinado rango de Clientes (Ver Figura N 4).
Figura N 4
Al optar por esta opcin usted tendr que ingresar:
Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas "Desde/Hasta" a considerar. Ambas fechas son propuestas por el sistema y pueden ser mantenidas pulsando Enter o modificadas, ingresando las nuevas directamente, o a travs del botn .
Clientes: Seleccione el o los clientes a considerar. Para la seleccin de un cliente basta con ubicar el indicador del mouse a la izquierda del cdigo del cliente y hacer clic. El cliente quedar elegido, cuando la lnea completa en que ste se encuentre aparezca de otro color. Si los clientes requeridos para la emisin del informe son ms de uno, podrn ser seleccionados uno a uno y en forma alternada haciendo clic mientras se mantiene presionada la tecla "Ctrl"; pero si son continuos se pulsa la tecla "Shift" y se hace clic sobre el primer y ltimo cliente del rango a considerar. Si desea que el informe incluya la seleccin de todos los clientes, en el recuadro Seleccionar todos, habr que indicarlo a travs de la seleccin de la caja de chequeo que all aparece.
Ingresada la informacin solicitada, deber seleccionar el botn Siguiente, tras lo cual se despliega la misma pantalla de la Figura N2, donde el procedimiento a seguir es exactamente igual al que se describe a partir de esta figura.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:
INFORMES 19
INFORME EJEMPLO NOTAS DE VENTA PENDIENTES (POR RANGO DE CLIENTES) EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA 10.100.100-1 Notas de Ventas por Estado Pgina : 1 SANTIAGO (Detalle por Cliente) Fecha : 27/03/2007
Desde: 01/01/2000 Hasta : 28/02/2000
Fecha N. Venta Estado Vendedor Cd. Item Descripcin U/Med Pedido Despachado Devuelto Facturado N. Crdito Producido Saldo Despacho
Total Nota de Venta 47: 100.00 60.00 0.00 60.00 0.00 0.00 40.00
Cantidad de Notas de Ventas: 2 Total Cliente 2 : 140.00 90.00 0.00 90.00 0.00 0.00 50.00
Cantidad Total de N. De Ventas: 2 Total General : 140.00 90.00 0.00 90.00 0.00 0.00 50.00
Los productos No Inventariables, se consideran despachados en la misma cantidad de lo facturado.
Informe por Rango de Vendedores:
Este informe emite una lista de Notas de Venta, ya sea que se encuentran en estado Pendientes, Aprobadas sin Despachos, Aprobadas con Despachos Pendientes, Aprobadas con Despacho Total y con Facturas Pendientes, Concluidas o Nulas, tanto en Detalle como en Resumen, dentro de un perodo y para un determinado rango de Vendedores (Ver Figura N 5).
Figura N 5
8-20 Cotizaciones y Notas de Venta
Al optar por esta opcin usted tendr que ingresar:
Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas "Desde/Hasta" a considerar. Ambas fechas son propuestas por el sistema y pueden ser mantenidas pulsando Enter o modificadas, ingresando las nuevas directamente, o a travs del botn .
Vendedores: Seleccione el o los vendedores a considerar. Para la seleccin de un vendedor basta con ubicar el indicador del mouse a la izquierda del cdigo del cliente y hacer clic. El vendedor quedar elegido, cuando la lnea completa en que ste se encuentre aparezca de otro color. Si los vendedores requeridos para la emisin del informe son ms de uno, podrn ser seleccionados uno a uno y en forma alternada haciendo clic mientras se mantiene presionada la tecla "Ctrl"; pero si son continuos se pulsa la tecla "Shift" y se hace clic sobre el primer y ltimo vendedor del rango a considerar. Si desea que el informe incluya todos los vendedores, seleccione el recuadro que aparece a la izquierda del campo Seleccionar Todo.
Ingresada la informacin solicitada, seleccione el botn Siguiente, tras lo cual se despliega la misma pantalla de la Figura N2, donde el procedimiento a seguir es exactamente igual al que se describe a partir de esta figura.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:
INFORME EJEMPLO NOTAS DE VENTA POR ESTADO (POR RANGO DE VENDEDORES) EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA 10.100.100-1 Notas de Ventas por Estado Pgina : 1 SANTIAGO (Detalle por Vendedor) Fecha : 27/03/2007 Estado (s) Seleccionado(s): Pendientes
Desde: 01/01/2000 Hasta : 31/01/2000
Fecha N. Venta Estado Clientes Cd. Item Descripcin U/Med Pedido Despachado Devuelto Facturado N. Crdito Producido Salo Despacho
Cantidad de Notas de Ventas: 3 Total Vendedor 0001: 354.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 354.00
Cantidad Total de N. de Ventas: 3 Total General : 354.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 354.00
Los productos No Inventariables, se consideran despachados en la misma cantidad de lo facturado
Informe por Rango de Notas de Venta:
Este informe emite una lista de todas las Notas de Venta, ya sea que se encuentren en estado Pendientes, Aprobadas sin Despachos, Aprobadas con Despachos Pendientes, Aprobadas con Despacho Total y con Facturas Pendientes, Concluidas o Nulas, tanto en Detalle como en Resumen (ver Figura N6). INFORMES 21
Figura N 6
Al optar por esta opcin tendr que sealar el rango de Notas de Venta "Desde/Hasta" a considerar para la emisin del informe. Este ingreso podr efectuarse digitando directamente el N de las Notas de Venta a considerar, o bien podrn ser seleccionados desde la lista que se despliega al presionar el botn de bsqueda que aparece al lado derecho de los campos. Indicado el rango seleccione el botn Siguiente, tras lo cual despliega la misma pantalla en la Figura N2, donde el procedimiento a seguir es exactamente igual al que se describe a partir de esta figura.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:
INFORME EJEMPLO NOTAS DE VENTA PENDIENTES (POR RANGO DE N DE NOTA DE VENTA)
EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA 10.100.100-1 Notas de Ventas por Estados Pgina : 1 SANTIAGO (Detalle por Nota de Venta) Fecha : 28/03/2007 Estado (s) Seleccionado (s) : Pendientes
Desde: 19 Hasta : 20
Fecha N. Venta Estado Clientes Vendedor Zona Cd. Item Descripcin U/Med Pedido Despachado Devuelto Facturado N. Crdito Producido Saldo Despacho
07/01/2000 19 Pendiente 12233966 CARMEN PEREZ S. 0001 JOSE PAREDES 02
Cantidad Total de Notas de Ventas: 2.00 Total General: 280.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 280.00
Los productos No Inventariables, se consideran despachados en la misma cantidad de lo facturado 8-22 Cotizaciones y Notas de Venta
8.2.2 Compromisos/Stock Objetivo Permite emitir un informe donde podr visualizar informacin por producto o por Grupo de Productos, indicando la cantidad pendiente en Cotizaciones y/o Notas de Venta frente al Stock disponible y la cantidad pendiente por recibir desde Ordenes de Compra (slo si Ordenes de Compra est instalado en la base de datos).
Operatoria Al ingresar a este proceso, el sistema despliega una pantalla (ver Figura N1) dentro de la cual deber indicar la siguiente informacin:
Figura N1
Stock Disponible: Indique a travs del botn de opciones si en el informe, el stock disponible se emitir en forma consolidada, es decir, abarcando todas las bodegas que posee la empresa o bien por una bodega en particular. Si su seleccin es por bodega, deber efectuar el ingreso de sta, ya sea digitando el cdigo directamente, o bien obtenindolo desde la ventana que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo.
Tipo Informe: Indique mediante el botn de opciones si el tipo de informe a requerir ser: Resumen por Grupo o Detalle por Productos, al optar por cualquiera de estas opciones, el sistema solicitar ingresar el rango desde/hasta a considerar.
Considerar productos en Cotizaciones que no estn o estn Parcialmente en Notas de Venta.
Si no chequea esta opcin emitir el informe slo tomando los Productos de las Notas de Venta para calcular el Total Compromiso.
Si selecciona esta opcin considerar todos los Productos de una Cotizacin que no estn asociados a una Nota de Venta o que slo este parcialmente el Producto en la Nota de Venta.
Rango Fecha Compromisos: Ingrese la fecha inicial y final a considerar del compromiso de entrega del producto, el sistema validar que las Cotizaciones y/o Notas de Venta estn en el rango ingresado.
A continuacin indique mediante la seleccin del botn de opciones, si considerar Todos los Productos con compromisos que estn en la Nota de Venta, o Slo con cantidad por cubrir (el sistema no permite nmeros menores a cero, tope mayor 99.999), el informe mostrar slo los productos cuando la cantidad por cubrir sea mayor a la cantidad ingresada.
Incluir Productos no Inventariables: Al seleccionar esta caja de chequeo, el sistema incluir en el informe slo productos no inventariables; de lo contrario, el sistema emitir el informe slo con productos inventariables. INFORMES 23
Documentos a considerar en este informe:
Cotizaciones: slo se considerarn los Productos de las Cotizaciones que estn en estado Pendiente y que no estn en una Nota de Venta o que estn parcialmente en una Nota de Venta. Notas de Venta: slo se considerarn los Productos de las Notas de Venta que estn en estado Aprobada y que no estn totalmente despachado. Orden de Compra: slo se considerarn los Productos de las Ordenes de Compra que estn en estado Aprobada y que el saldo sea distinto de cero.
Una vez indicados los antecedentes, se activarn los siguientes botones:
Levanta Microsoft Excel desplegando la informacin en una plantilla, de tal forma conforme a los parmetros establecidos ser utilizada segn sus requerimientos. Adems le permite hacer uso de todas las funcionalidades que Microsoft Excel proporciona.
A travs de este botn podr optar por emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por pantalla, conforme a los parmetros establecidos.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe
Para dar por finalizado el proceso, se selecciona el botn Salir.
INFORME EJEMPLO COMPROMISOS/STOCK
EMPRESA DEMO - SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA 10.100.100-1 Informe de Compromisos/Stock Fecha : 17/04/2006 SANTIAGO Desde: 01/01/2000 Hasta: 17/04/2006 Pgina : 1
Rango de Grupo de Productos Desde: CA) CAMISAS No Considera productos en Cotizaciones
Hasta: CH) CHALECOS Incluye productos no inventariables
Cdigo Grupo Descripcin Grupo Total en Cotizaciones Total en Total En Stock En Ordenes Cantidad Cdigo Sub Grupo Descripcin Sub Grupo sin Notas de Venta Notas de Venta Compromiso Disponible de Compra por cubrir
9. Procesos Objetivo Esta opcin le permitir realizar la captura de Notas de Ventas desde sistemas externos y la recuperacin de documentos generados por trmino anormal de un proceso.
Sr. Usuario: El proceso Captura de Notas de Venta, est disponible slo en versin ERP.
Operatoria Al ingresar a esta opcin, se despliega un submen con los siguientes procesos a los cuales podr optar. Ver Figura N 1.
Figura N 1
9.1 Captura de Notas de Ventas Objetivo Permite capturar Notas de Ventas desde sistemas externos (formatos: txt, csv, xls), para que sea reconocida por Notas de Venta.
Operatoria Al ingresar a este proceso, se despliega una pantalla donde tendr que indicar mediante el botn de opciones, el tipo de archivo a capturar, el cual podr ser de tipo Texto o Excel. Figura N 1.
Figura N 1
Cualquiera sea el tipo de archivo a capturar, el sistema solicitar indicar el directorio y nombre del archivo, el cual podr ser digitado directamente, as como tambin podr ser obtenido a travs del botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. 9-2 Cotizaciones y Notas de Venta
Al optar por la captura de tipo Texto, deber indicar los delimitadores o separadores a utilizar en las columnas, stos se eligen a travs de la seleccin del botn de opciones que aparece a la izquierda de cada uno de ellos.
Adems podr seleccionar mediante el botn de opciones, la cantidad de registros a importar dentro de esta captura. Indicada la informacin se activarn los botones: Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2), Salir para abandonarlo.
Que permite conocer la estructura que tendr que tener el archivo que se captura. Al elegirlo se abre una pgina HTML que muestra dicha estructura.
Figura N 2
En ella, tendr que indicar a qu campo corresponde cada una de las columnas de su archivo a capturar. Dentro del listado existen campos exigidos, los cuales al no corresponder a ninguna de las columnas de su archivo, tendrn que ser asignados en la columna Valor Fijo.
Finalizada la asignacin, seleccione el botn Capturar con lo que el sistema efectuar el proceso y al finalizar, entregar el resultado de la captura de los archivos Loger.txt, de tal forma que al existir alguna inconsistencia en los datos, stas puedan ser visualizadas a travs de l y posteriormente corregidas.
PROCESOS 9-3
9.2 Recuperacin de Documentos por Trmino Anormal Objetivo Permite recuperar aquellas notas de ventas y/o cotizaciones que tuvieron algn trmino anormal (ej: corte de luz), de manera que puedan a ser consultadas, modificadas o eliminadas sin problemas.
Este es un proceso de carcter EXCLUSIVO, lo que significa que ningn usuario podr entrar a ninguna opcin del sistema mientras este proceso se est llevando a cabo.
Operatoria Seleccionando el botn Recuperar se dar inicio al proceso, el sistema solicitar confirmar la accin. Ver Figura N 1.
Figura N 1
Si el proceso est siendo utilizado por otro usuario, se desplegar por pantalla el o los nombres de los formularios abiertos en ese minuto, tras lo cual no permitir continuar.
El sistema confirmar la finalizacin exitosa del proceso.
Para regresar a la pantalla principal, seleccione el botn Salir.
OPCIONES SOFTLAND ERP 10-1
10. Opciones Softland ERP Objetivo Presenta una pantalla informativa con las opciones adicionales que usted podr encontrar en la versin del sistema Notas de Venta Softland ERP.
Para regresar al men principal del sistema, seleccione el botn Salir.
APENDICE A A-1
Apndice A. Operacin Bsica
Este Apndice est destinado a describir la forma en que se manipulan los distintos smbolos (o botones) que aparecen en las pantallas de los sistemas Softland, el cmo operar frente a los mens de opciones que en ellos se presentan y la descripcin de los parmetros que aparecen en la Lnea de Estado de un sistema.
El modo de operar con los smbolos y mens en cualquiera de los sistemas Softland es similar, pero los resultados obtenidos obviamente sern acordes al sistema que est en uso, por esta razn hemos utilizado variados ejemplos de los distintos sistemas que conforman esta lnea.
A.1 Botones
Los botones son smbolos que aparecen en la pantalla y que al ser seleccionados permiten llevar a cabo distintas operaciones. Por ejemplo: bsquedas de registros, desplazamiento de pantallas, despliegue de listas de datos, seleccin de parmetros, etc.
Dentro de ellos tenemos:
Caja de chequeo
o Permite activar o desactivar opciones que funcionan en forma independiente o conjunta.
Cuando la Caja de Chequeo est desactivada, se presenta en blanco, mientras que cuando est activa aparece con un "a" o con una "X", tal como se muestra en estas figuras. Para cambiar su estado (activar o desactivar) se ubica el indicador del mouse sobre ella y se hace click sobre el botn izquierdo del mismo.
Un ejemplo de este botn puede ser apreciado en Clientes y Cobranzas, bajo el proceso "Ficha Cliente", donde la seleccin de esta caja permitir clasificar a un auxiliar como: Cliente, Empleado, Proveedor, Socio, etc., tal como se muestra en la siguiente figura:
Otro ejemplo puede ser apreciado en el proceso de "Ficha de Productos" de Inventario y Facturacin, donde un tem podr ser clasificado con distintos atributos, tal como se muestra en la siguiente figura:
A-2
Botn de Opciones Permite activar o desactivar opciones excluyentes, es decir que de una serie de alternativas se debe elegir slo una de ellas. Esta opcin se encuentra desactivada cuando aparece el circulo vaco, mientras que se activa cuando tiene un circulo negro dentro, tal como se muestra en esta figura. Para cambiar su estado (activar o desactivar) se ubica el indicador del mouse sobre ella y se hace clic sobre el botn izquierdo del mismo. Por ejemplo, en el proceso de "Consulta de Notas de Venta", que se presenta en Cotizaciones y Notas de Venta, para condicionar la consulta respecto a la Moneda en que se mostrarn los datos y la Equivalencia que ser aplicada, tendr que elegir la opcin deseada a travs de este botn. Tal como muestra la siguiente figura:
Otro ejemplo lo podemos apreciar en el "Balance Tributario", que se obtiene en Contabilidad y Presupuestos, donde este botn se utiliza para indicar varios parmetros, como son: tipo de Plan de Cuentas, cantidad de reas de Negocios y de Cuentas a considerar, pudiendo ser todas (Global) o un Rango de ellas.
APENDICE A A-3
Flechas Incremento/Decremento
Permiten incrementar o disminuir cantidades, as como tambin modificar fechas. Para aumentar, se hace click con el mouse sobre la flecha que indica hacia arriba; para disminuir, la flecha hacia abajo.
Por ejemplo, en el proceso "Consulta de Flujo de Vencimiento" de Proveedores y Tesorera, podr indicar el nmero de perodos a considerar, haciendo uso de este botn.
Otro ejemplo puede ser apreciado en el proceso "Informe de Ventas por Vendedor / Cliente", de Clientes y Cobranzas, donde tambin se utilizan estas flechas para indicar el Nmero de perodos a considerar en el informe.
Botn de Listas Desplegables
o A travs de este botn se despliegan listas o tablas de datos relacionadas con el proceso en ejecucin, para que desde all el usuario pueda seleccionar datos especficos.
Normalmente este botn aparece al lado derecho de una opcin o campo.
Por ejemplo, en el proceso "Notas de Venta" de Cotizaciones y Notas de Venta, para ingresar el estado de una de ellas, podr hacer uso de este botn, ya que al hacer clic sobre l, se desplegar la lista de todos los estados, pudiendo seleccionar el deseado a travs del mouse.
A-4
Otro ejemplo lo podemos apreciar en el proceso "Ingreso de Valores por Ficha", de Recursos Humanos, donde el mes a procesar podr ser obtenido desde la lista que se despliega al pulsar este botn.
Barras de desplazamiento
Permiten, a travs de las flechas que aparecen en sus extremos, desplazar ventanas o pantallas que no se visualizan en forma completa, ya sea vertical u horizontalmente.
Un ejemplo de esto, se aprecia en la consulta de "Estadsticas de Ventas por Cliente" de Inventario y Facturacin, donde los antecedentes por Cliente podrn ser desplegados a travs de la barra de desplazamiento vertical que aparece a la derecha de esta ventana, tal como muestra la siguiente figura:
Otro ejemplo, puede ser observado en el listado de Comprobantes, que puede ser visualizado a travs del proceso "Ingreso de Comprobantes" de Contabilidad y Presupuestos.
APENDICE A A-5
Botn de Registro Seleccionado
Este botn se presenta a la izquierda de un registro que se encuentra seleccionado, dentro de una lista de datos.
Para seleccionar un registro, se hace click sobre l y este botn se desplaza automticamente al registro elegido.
En caso de requerir un rango de registros, ya sean continuos o alternados, este botn aparecer slo en el primero de ellos.
Es importante tener en cuenta que la seleccin de varios registros continuos se efecta manteniendo pulsada la tecla Shift ( ), mientras se hace clic sobre el primer y ltimo registro del rango a considerar. Para el caso de la seleccin de registros alternados, se mantiene presionada la tecla Ctrl ( ), mientras se hace click sobre cada uno de los registros a considerar.
Por ejemplo, en el proceso "Ficha", del sistema Proveedores y Tesorera, podr seleccionar cualquier Auxiliar y este botn aparecer automticamente a su izquierda, tal como se muestra en la siguiente figura:
Otro ejemplo se da en proceso de "Consulta de valores por Variable", de Recursos Humanos, donde podrn ser seleccionadas una o ms variables, ya sean continuas o alternadas:
A-6
Botones de Bsqueda
Permite buscar un registro dentro de una lista de antecedentes desplegados en pantalla. Para ello se ingresa el Cdigo o Descripcin del registro a buscar y luego se pulsa este botn.
Una vez encontrado el registro correspondiente, aparecer el botn de Registro Seleccionado a su izquierda.
Para abandonar la bsqueda, se utiliza el botn Salir.
o Estos botones dan acceso a una ventana de bsqueda. Al seleccionarlo cuando se encuentra activo, en cualquier proceso de un sistema Softland, se presenta una ventana con los registros respectivos al proceso en cuestin, ordenados por Cdigo de menor a mayor, tal como puede observar en la siguiente figura:
Adems, seleccionando el botn de opciones podr considerar si desea que la bsqueda comience con el cdigo o descripcin ingresado, o bien que contenga parte de ellos en la bsqueda, junto a esto se encuentran activos los siguientes botones:
Muestra los siguientes cdigos una bsqueda dentro de la lista, sin salir de ella. Se activa solamente al ingresar un Cdigo o Descripcin en los campos que aparecen bajo "Bsqueda por". Opera de la misma forma que el botn BUSCAR, descrito anteriormente. APENDICE A A-7
Una vez elegido un registro a travs del botn de Registro Seleccionado, se elige este botn para dar por seleccionada la informacin y regresar a la pantalla anterior.
Permite buscar registros, ordenando el archivo en base a otros criterios. El procedimiento implica sealar si se desea realizar ordenamiento por Cdigo o por Descripcin y luego, indicar si el ordenamiento anterior debe ser en forma Ascendente o Descendente. Finalmente seleccionar el botn Aplicar, con lo cual se efectuar el ordenamiento deseado, pudiendo realizar la Seleccin del Registro requerido.
Botones no implementados por el momento.
Regresa a la pantalla anterior.
Botn Salir
Permite salir del proceso y volver a pantalla anterior, as como salir del sistema, si se elige desde la 2 Barra de Herramientas.
A.2 Mens
Los mens son opciones que el usuario puede acceder para llevar a cabo distintos procesos en un sistema Softland.
La seleccin de una opcin podr ser realizada directamente con el mouse, o bien a travs de la tecla Alt. En este ltimo caso se pulsa la tecla Alt y la letra que aparece subrayada en la opcin a seleccionar.
Los mens de presentan de dos formas en pantalla: Lnea de Men y Men de Barra.
Lnea de Men
Una Lnea de Men es aquella que se presenta bajo el Ttulo del sistema, en forma horizontal. Esta Lnea de Men est siempre presente en los distintos procesos que estn en ejecucin, lo que permite al usuario tener acceso a ellos en cualquier momento. A continuacin se presentan algunos de los mens de los sistemas Softland: A-8
Contabilidad y Presupuestos
Clientes y Cobranzas
Proveedores y Tesorera
Inventario y Facturacin
Recursos Humanos
Cotizaciones y Notas de Venta
Puntos de Venta Sucursales
Ordenes de Compras
Men de Barra
Un men de barra es aquel que se despliega en forma vertical (hacia abajo), ya sea a partir de una opcin de la Lnea de Men o como una subopcin de una opcin del men de barras, tal como se muestra en esta figura.
APENDICE A A-9
A.3 Barra de Estado
Esta Barra de Estado se presenta en la parte inferior de todos los sistemas Softland y permite mantenerse informado acerca de la empresa sobre la cual est trabajando, el directorio en el cual se encuentra y el nombre del usuario que est activo.
A.4 Manejo de Matrices
Las matrices son una especie de planillas que nos presentan la informacin organizada en filas y columnas. En muchas de ellas, Ud. podr realizar diferentes funciones, tal como se muestra en la siguiente Figura.
Caractersticas que presentan las matrices: Seleccin de una fila o una columna completa Ordenamiento alfabtico o numrico, ascendente o descendente. A una fila seleccionada, pulsado el botn derecho y dependiendo del proceso y sistema en que se encuentre podr: agregar, modificar, eliminar, consultar, exportar, imprimir o ver la informacin desplegada.
A-10
A.5 Teclas de Acceso Rpido
CONTROLES GENRICOS
CONTROL Control de Teclado
Texto doble En cualquier parte donde aparezca el control de la figura y desee buscar un registro coloque parte de la descripcin (o buscar en blanco) y luego presione F3 o Control + B.
-Para avanzar campo a campo TAB -Para retroceder campo a campo MAYUS+TAB -Para avanzar al Siguiente, avanzar al botn siguiente y presionar BARRA ESPACIADORA -Para aceptar el registro seleccionar debe presionar ALT+S -Si desea otras opciones de bsqueda presionar ALT+O -Para abandonar la bsqueda presionar ALT+V
ComboBox, en cualquier parte donde aparezca un objeto como este, al estar posicionado sobre l se despliegan sus datos presionando las teclas ALT+Flecha Abajo, una vez desplegados se puede seleccionar con las teclas Flecha Arriba o Flecha Abajo, cuando ya se est posicionado sobre el registro que se requiere se presiona ENTER.
Teclas de desplazamiento y acceso a Men
ALT o F10: Seleccionar el men de la ventana Activa Para moverse dentro del men se hace con las flechas (derecha, izquierda, arriba y abajo) ALT+letra subrayada en el men: Selecciona la opcin de Men subrayada con dicha letra ALT+Barra espaciadora: Mostrar el men de Sistema de la ventana activa ALT+F4: Cerrar la ventana activa
APENDICE A A-11
PROCESOS
MANTENCIN DE BOLETAS PUNTO DE VENTAS
Control de Teclado Accin TAB o ENTER: Para avanzar entre campo y campo. SHIFT+TAB: Para retroceder entre campo y campo. Para acceder a un botn que tiene un letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada. Ejemplo: Para acceder al botn Pagos se debe presionar Alt+P Para acceder al botn Descuentos se debe presionar Alt+D F7: Agrega un nuevo documento F2: Modifica un documento seleccionado en modo consulta F4: Elimina un documento seleccionado en modo consulta F11 o ALT+I: Imprime el documento seleccionado F12: Graba el documento seleccionado F9: Salir de la mantencin de Boletas ESC: Para grabar e ingresar los pagos del documento
Seleccionar Cdigo de Producto Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo
Aplicar un descuento lineal Para asignar un descuento lineal presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo y una vez ingresado los valores de descuento presionar tecla TAB o ENTER y posteriormente ESC.
Para seleccionar Tipo de Tarjeta de Crdito Para desplegar los Tipos de Tarjeta presionar Alt+Flecha abajo, una vez que se despliegan seleccionar con flecha arriba o flecha abajo.
A-12
MANTENCIN DE FACTURAS - PUNTO DE VENTAS
Control de Teclado Accin TAB o ENTER: Para avanzar entre campo y campo. SHIFT+TAB: Para retroceder entre campo y campo. Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada. Ejemplo: Para acceder al botn Pagos se debe presionar Alt+P Para acceder al botn Descuentos se debe presionar Alt+D Para acceder al botn OK se debe presionar Alt + O Para acceder al botn Salir se debe presionar Alt + S Para acceder a esta opcin se debe presionar Alt + M Para acceder a esta opcin se debe presionar Alt + N Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S Para acceder al botn Imprimir se debe presionar Alt + I Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N F7: Agrega un nuevo documento F2: Modifica un documento seleccionado en modo consulta F4
Elimina un documento seleccionado en modo consulta F11 o ALT+I: Imprime el documento seleccionado F12: Graba el documento seleccionado F9: Salir de la mantencin de Facturas ESC: - Para grabar e ingresar los pagos del documento - Salir de las opciones anexas Barra espaciadora, habilita el check
Buscadores : F3, F8, Control B ( Para todas estas alternativas )
APENDICE A A-13
Alt + Flecha Abajo ( Para todas estas alternativas ) Estado Factura Cdigo Producto Consulta Stock Consulta Stock Cuando el producto maneje: Pieza, color, partida, vencimiento. Aplicar descuento Para seleccionar tipo de tarjeta
A-14
MANTENCIN DE GUIA DE ENTRADA - PUNTO DE VENTAS
Control de Teclado Accin TAB o ENTER: Para avanzar entre campo y campo. SHIFT+TAB: Para retroceder entre campo y campo. Alt + fecha hacia abajo:
Buscador: Control + B ( para todas estas opciones )
Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada. Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V Para acceder al botn Contabilizacin directa se debe presionar Alt + C Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N Barra espaciadora, habilita el check
Esc: Para salir de las opciones anexas
APENDICE A A-15
MANTENCIN DE GUIA DE SALIDA - PUNTO DE VENTAS
Control de Teclado Accin TAB o ENTER: Para avanzar entre campo y campo. SHIFT+TAB: Para retroceder entre campo y campo. Alt + fecha hacia abajo: ( para todas estas opciones )
Buscador Control + B ( para todas estas opciones )
Para esta opcin, slo al estar sobre el botn Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada. Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt + D Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S Para acceder a Contabilizacin directa se debe presionar Alt + C Barra espaciadora, habilita el check
Esc: Para salir de las opciones anexas F2: para modificar detalle
A-16
EMISIN VALES DE VENTA - PUNTO DE VENTAS
Control de Teclado Accin TAB o ENTER: Para avanzar entre campo y campo. SHIFT+TAB: Para retroceder entre campo y campo. Buscador Control + B
Alt + fecha hacia abajo: ( para todas estas opciones ) Consulta Productos Consulta Stock Aplicar descuento F2 para modificar detalle
Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT + Letra subrayada. Para acceder al botn Descuento se debe presionar Alt + D Para acceder al botn OK se debe presionar Alt + O F7: Agregar un nuevo documento F2: Modificar un documento seleccionado en modo consulta F4: Elimina un documento F11: Imprime el documento seleccionado F12: Graba el documento seleccionado F9: Salir de la mantencin de Vales de ventas
APENDICE A A-17
MANTENCIN DE GUIA DE ENTRADA - INVENTARIO Y FACTURACION
Control de Teclado Accin TAB o ENTER: Para avanzar entre campo y campo. SHIFT+TAB: Para retroceder entre campo y campo. Alt + fecha hacia abajo:
Buscador Control + B ( para todas estas opciones )
Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada. Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V Para acceder al botn Contabilizacin directa se debe presionar Alt + C Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N Barra espaciadora, habilita el check
Esc: Para salir de las opciones anexas
A-18
MANTENCIN DE GUIA DE SALIDA - INVENTARIO Y FACTURACION
Control de Teclado Accin TAB o ENTER: Para avanzar entre campo y campo. SHIFT+TAB: Para retroceder entre campo y campo. Alt + fecha hacia abajo: ( para todas estas opciones )
Buscador Control + B ( para todas estas opciones )
Para esta opcin, slo al estar sobre el botn Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada. Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt + D Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S Para acceder a Contabilizacin directa se debe presionar Alt + C Barra espaciadora, habilita el check
Esc: Para salir de las opciones anexas F2 para modificar detalle
APENDICE A A-19
MANTENCIN DE FACTURAS INVENTARIO Y FACTURACION
Control de Teclado Accin TAB o ENTER: Para avanzar entre campo y campo. SHIFT+TAB: Para retroceder entre campo y campo. Buscador Control + B ( para todas estas opciones )
Para esta opcin, slo al estar sobre el botn
Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt + D Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N Para acceder al botn Cancelar se debe presionar Alt + C Barra espaciadora, habilita el check
Alt + fecha hacia abajo ( para todas estas opciones )
Aplicar descuento F2 para modificar detalle
A-20
MANTENCIN DE COMPROBANTES CONTABLES
Control de Teclado Accin TAB o ENTER: Para avanzar entre campo y campo. SHIFT + TAB: Para retroceder entre campo y campo. Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada. Por ejemplo: - Para grabar el comprobante contable ALT + G:
- Para grabar el comprobante contable e imprimir ALT + I:
- Para buscar documentos pendientes de pago ALT +B:
F9 (Botn de la Toolbar) Salir de Comprobante Contable: F7 (Botn de la Toolbar) Agregar un Comprobante Contable: F11 (Botn de la Toolbar) Imprimir un Comprobante Contable: F2 (Botn de la Toolbar) Modificar un Comprobante Contable: F4 (Botn de la Toolbar) Eliminar un Comprobante Contable: Para ingresar con el teclado ALT + Fecha Hacia Bajo Ejemplos: - rea de Negocio:
- Mes de Trabajo:
- Periodo Contable:
- Tipo de Comprobante:
- Descripcin Comprobante: - Cuenta Contable:
- Flujo de Efectivo (Solo Cta. Con este atributo):
- Descripcin Movimientos Cuenta Contable:
F3 - Ingreso a Bsqueda de Comprobantes
ALT + Letra en detalle del Comprobante: - Aceptar:
- Cancelar:
APENDICE A A-21
MANTENCIN DE NOTAS DE VENTA
Control de Teclado Accin TAB o ENTER: Para avanzar entre campo y campo. SHIFT+TAB: Para retroceder entre campo y campo. Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada. Ejemplo: Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt+T Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt+D
Seleccionar Cdigo de Producto Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo
Aplicar un descuento lineal Para asignar un descuento lineal presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo y una vez ingresado los valores de descuento presionar tecla TAB o ENTER y posteriormente ESC. F2: Para modificar el detalle del Producto
COTIZACIONES DE NOTAS DE VENTA
Control de Teclado Accin TAB o ENTER: Para avanzar entre campo y campo. SHIFT+TAB: Para retroceder entre campo y campo. Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada. Ejemplo: Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt+T Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt+D
Seleccionar Cdigo de Producto Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo
Aplicar un descuento lineal Para asignar un descuento lineal presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo y una vez ingresado los valores de descuento presionar tecla TAB o ENTER y posteriormente ESC. F2: Para modificar el detalle del Producto A-22
MANTENCIN DE ORDENES DE COMPRA
Control de Teclado Accin TAB o ENTER: Para avanzar entre campo y campo. SHIFT+TAB: Para retroceder entre campo y campo. Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada. Ejemplo: Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt+T Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt+D
Seleccionar Cdigo de Producto Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo
Aplicar un descuento lineal Para asignar un descuento lineal presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo y una vez ingresado los valores de descuento presionar tecla TAB o ENTER y posteriormente ESC.
Seleccionar centro de costo lineal Para asignar un centro de costo lineal presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo. F2: Para modificar el detalle del Producto
SOLICITUD DE ORDENES DE REQUISICIN
Control de Teclado Accin TAB o ENTER: Para avanzar entre campo y campo. SHIFT+TAB: Para retroceder entre campo y campo.
Seleccionar Cdigo de Producto Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo F7: Agregar una Solicitud requisicin F2: Modificar Solicitud requisicin F12: Graba Solicitud requisicin F4: Eliminar Solicitud requisicin F9: Salir de la opcin
APENDICE B B-1
Apndice B. Barras de Herramientas
Este Apndice est destinado a describir lo que son las Barras de Herramientas y su aplicacin.
Para comenzar, diremos que las Barras de Herramientas aparecen en todos los sistemas de la lnea Softland y corresponden a un grupo de botones que se clasifican segn las operaciones que llevan a cabo. La mayora de estas herramientas representan procesos del sistema que se pueden acceder a travs de opciones de men, pero que mediante estas herramientas se efectan de una manera ms directa.
Existen tres Barras de Herramientas que son comunes a todos los sistemas de la lnea Softland y, una cuarta que es propia de cada uno de ellos.
Las herramientas que son comunes, pueden ser utilizadas por ejemplo, para consultar informacin acerca del sistema que est siendo utilizado, realizar operaciones con los registros de datos y para crear o abrir una empresa; mientras que las que son propias de cada sistema le servirn por ejemplo, para: Consultar el stock de un determinado producto en Inventario y Facturacin, Consultar una Nota de Venta en Cotizaciones y Notas de Venta, Emitir un Balance Tributario en Contabilidad y Presupuestos, Emitir Boletas en Puntos de Venta Sucursales, etc.
Los botones de cualquier Barra de Herramientas de un software Softland estarn activos cuando sean desplegados a todo color; mientras que estarn desactivados cuando se presenten en color gris.
Dado lo prctico que resulta su utilizacin, a continuacin describimos una a una estas Barras y los botones que forman parte de ellas:
B.1 1 Barra de Herramientas
Esta Barra aparece en la parte superior de la pantalla, cargada un tanto a su derecha.
Los botones que en ella aparecen permiten realizar aplicaciones variadas, las cuales son descritas a continuacin:
Llave:
Se activa solamente cuando se ha seleccionado una empresa. Esta herramienta puede ser utilizada de dos formas, una directamente haciendo clic sobre la parte donde aparece la llave y otra sobre la flecha que indica hacia abajo. Bajo estos dos casos podr:
1. Realizar la Definicin de Usuarios. 2. Presentar las opciones que permiten administrar la Seguridad de acceso al sistema.
Cualquiera sea el caso, las operaciones a realizar corresponden a aquellas que se describen en detalle en el proceso de Seguridad, por lo tanto para conocer su aplicacin le solicitamos referirse al captulo "2. Administracin de Seguridad".
B-2
Calculadora:
Activa la calculadora de Windows, de tal forma que puedan llevarse a cabo operaciones matemticas. Para salir pulsar Alt + F4.
Informacin del Sistema:
Presenta una ventana con antecedentes que hacen referencia al sistema que est en uso y al ambiente de trabajo del computador (modelo de CPU, modo de operacin, memoria disponible, etc.). Adems, a travs del botn "Info. Sistema", podr obtener informacin acerca de los archivos que lo conforman y que le ser requerida en caso de solicitar soporte acerca de su sistema. Para salir se usa el botn OK.
Ayuda:
Despliega la ayuda en lnea. Se podr seleccionar este botn cada vez que se desee obtener informacin inmediata acerca de un proceso, sin tener que recurrir al manual que est impreso en papel.
Conexin WEB:
Permite al usuario conectarse directamente con la pgina WEB de Softland, siempre y cuando disponga del acceso a Internet.
B.2 2 Barra de Herramientas
Se presenta al costado derecho de la pantalla y se activa cada vez que el proceso que est en ejecucin, requiere del ingreso o impresin de datos.
La aplicacin de estos botones es la siguiente: APENDICE B B-3
Imprimir:
Esta herramienta permite emitir informacin, ya sea al disco, pantalla o impresora.
Al hacer clic sobre la imagen de la impresora que aparece dentro de este botn, el sistema asume una impresin directa al papel; mientras que al elegir la flecha indica hacia abajo que aparece a la derecha de este mismo botn, se podr optar por la emisin del informe a la Pantalla, el Disco o la Impresora.
Al elegir la opcin Imprimir a Pantalla, el informe se visualiza en el monitor, tal como se muestra en la (Figura 1).
Figura 1
Cualquier informe de la lnea Softland que sea emitido a travs de esta opcin, ser desplegado de esta misma forma, incluyendo los botones que en ella aparezcan. En este caso se ha tomado como ejemplo el "Informe de Notas de Venta Pendientes", que se obtiene a travs de Cotizaciones y Notas de Venta.
Los botones que aparecen en esta ventana son:
Se activan slo caso que el informe vaya mas all de una pgina. Estos botones permiten visualizar en pantalla la primera (flecha izquierda) o ltima (flecha derecha) hoja del informe, segn la direccin de aquel que se seleccione.
Avanzan (flecha derecha) o retroceden (flecha izquierda) pgina a pgina, a travs del informe.
Cierra el informe, regresando a la pantalla anterior.
Ampla o disminuye el tamao del informe que se est visualizando en pantalla. Tiene tres tamaos: grande, mediano y pequeo. B-4
Emite en papel el informe desplegado en pantalla. Al seleccionar este botn, se presenta una ventana donde se debe indicar: el rango de impresin y el N de copias a emitir.
Permite exportar la informacin presentada en pantalla a un archivo de disco, en el formato deseado. Al seleccionarlo se presenta una ventana donde habr que sealar el formato bajo el cual ser almacenado (Word, HTML, Excel, Crystal Report, etc.) y luego elegir el botn OK, para que el proceso sea realizado.
En caso de grabar archivos en formato Word, stos aparecen sin los ttulos, ya que quedan definidos como encabezados.
Al elegir la opcin Imprimir a Impresora, se despliega la ventana donde se ingresan los parmetros de impresin (Figura 2).
Figura 2
Los parmetros aqu sealados son los mismos que se indican al emitir cualquier informe en ambiente Windows: Antecedentes de la impresora, Intervalo de impresin y N de copias.
Es importante tener en cuenta que para todos aquellos informes que son emitidos en papel carro ancho, se deben modificar las propiedades del papel, utilizando el formato "PERSONAL", con tamao 850 de Ancho y 1300 de Largo (con la unidad 0,01 pulgadas), y con orientacin Horizontal.
Al seleccionar la opcin Imprimir a Disco, se presenta la pantalla de "Seleccin de Archivos a Exportar", donde habr que indicar el nombre del archivo, el formato, el drive y directorio, donde deber quedar almacenado (Ver Figura 3).
Figura 3
Indicada la informacin, el archivo queda almacenado, pudiendo recuperarlo desde otros sistemas. APENDICE B B-5
Correo Electrnico:
Esta herramienta permite la conexin con Microsoft Outlook
Excel:
Levanta Microsoft Excel, permitiendo visualizar dentro de una planilla el informe a emitir.
Agrega:
Esta herramienta permite agregar registros de datos, en todos aquellos procedimientos que mantienen informacin. Por ejemplo: "Fichas" en Proveedores y Tesorera, "Ingreso de Comprobantes" en Contabilidad y Presupuestos, "Facturacin en Lnea" en Inventario y Facturacin. Cualquiera sea el proceso y el sistema bajo el cual se est ejecutando, se presentar una ventana con los campos en blanco y a la espera del ingreso de la informacin que conformar el registro. Tal como se muestra en la siguiente Figura:
Para finalizar el ingreso y si todo est conforme, se selecciona el botn OK, o el botn Grabar ( ), con lo cual la informacin queda registrada en el sistema, mientras el cursor permanece a la espera de otro registro. Para salir de este proceso tendr que seleccionar el botn destinado a esta labor, el cual podr ser: Salir, Cancelar o Volver. Modifica:
Esta herramienta permite modificar registros de datos.
Para llevar a cabo este proceso, se selecciona aqul registro que va ser modificado y luego se elige este botn. A continuacin se presenta el registro con los campos de datos, para que se efecten los cambios requeridos. Para finalizar la modificacin y si todo est conforme, se selecciona el botn OK, o el botn Grabar ( ), con lo cual el cambio queda registrado en el sistema Para salir de este proceso tendr que seleccionar el botn destinado a esta labor, el cual podr ser: Salir, Cancelar o Volver. B-6
Elimina:
Esta herramienta permite eliminar un registro de datos.
Para ello se selecciona aqul que se va a eliminar y luego se elige este botn. A continuacin, y en algunos casos, se presenta un recuadro precedido por la palabra Elimina y los recuadros con los antecedentes del registro a eliminar, debiendo confirmar a travs del botn OK la eliminacin, o bien confirmar SI o NO (S/N) se desea eliminar la informacin, lo cual depender del proceso y del sistema Softland que est en uso.
Guardar/Grabar:
Cuando este botn aparece activo, significa que permite almacenar la informacin ingresada en un registro, ya sea nueva o modificada.
Salir:
Este botn permite salir de un proceso, as como tambin desde el sistema que est en ejecucin.
B.3 3 Barra de Herramientas
Se presenta al lado superior izquierdo de la pantalla. A travs de ella podr acceder a los siguientes botones:
Abrir Empresa:
Permite Abrir y Seleccionar una empresa o rea de trabajo determinada. Una empresa podr ser elegida solamente si ha sido creada previamente en el sistema. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Seleccionar del men Empresa, descrito en el Captulo 1 de este manual. Ver la siguiente Figura:
APENDICE B B-7
Nueva Empresa:
Permite la iniciacin o creacin de una empresa. A travs de este proceso se ingresan y graban todos los antecedentes de la institucin (RUT, Razn Social, Direccin, etc.), y adems se crean los archivos internos donde quedar almacenada informacin necesaria para llevar a cabo los procesos asociados al sistema Softland en que se est trabajando. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Definicin Datos Empresa del men Bases, descrito en el Captulo 3 de este manual. Ver la siguiente Figura:
B.4 4 Barra de Herramientas
La cuarta Barra de Herramientas aparece slo en algunos sistemas Softland, y es propia de cada uno de ellos, es decir que dispone de botones orientados a procesos especficos por cada sistema, aunque en algunos casos hay botones que son comunes.
El objetivo de esta Barra es permitir un acceso rpido a determinados procesos, ya que basta con hacer un clic sobre el botn deseado y el proceso es activado inmediatamente.
A continuacin presentamos las distintas Barras de Herramientas, de los sistemas Softland:
Contabilidad y Presupuestos
Auxiliares:
Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs de la cual podr agregar y mantener registros. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Auxiliares que aparece en el men Digitacin, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Ingreso de Auxiliares. B-8
Comprobantes: Accede directamente la ventana de Comprobantes Contables, permitiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Comprobantes que aparece en el men Digitacin, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Ingreso de Comprobantes.
Consulta de Resultados:
Accede la ventana del Informe de Balance Clasificado y Estado de Resultado. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Clasificado y Estado de Resultado que aparece en el men Informes, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Clasificado y Estado de Resultado.
Equivalencias:
Accede la ventana de Monedas, permitiendo el ingreso de registros. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Monedas y Equivalencias que aparece en el men Digitacin Tablas, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Monedas y Equivalencias.
Balance Tributario:
Accede la ventana del Balance Tributario, permitiendo la emisin del informe respectivo. Esta opcin cumple la misma funcin de la opcin Balance Tributario que aparece en el men Informes, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Balance Tributario.
Libro Mayor:
Accede la ventana del Libro Mayor, permitiendo la emisin de dicho Libro. Esta opcin cumple la misma funcin de la opcin Libro Mayor, Caja que aparece en el men Informes, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Libro Mayor, Caja.
Libro Diario:
Accede la ventana del Libro Diario, permitiendo la emisin de dicho Libro. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Libro Diario que aparece en el men Informes, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Ingreso de Comprobantes.
APENDICE B B-9
Inventario y Facturacin
Ficha del Producto
Accede directamente la ventana Ficha de Productos, pudiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Producto que aparece en el men Bodega, la cual se describe en el Captulo Producto del manual de Inventario y Facturacin.
Consulta de Stock:
Accede directamente la ventana Consulta por Stock de producto. Este botn cumple la misma funcin de la opcin por Stock que aparece en el men Consultas, la cual se describe en el Captulo por Stock del manual de Inventario y Facturacin.
Guas de Entrada:
Accede la ventana de Gua de Entrada, pudiendo llevar a cabo el ingreso de las mismas. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Guas de Entrada que aparece en el men Bodega, la cual se describe en el Captulo Guas de Entrada del manual de Inventario y Facturacin.
Guas de Salida:
Accede la ventana Gua de Salida, pudiendo llevar a cabo el ingreso de las mismas. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Guas de Salida que aparece en el men Bodega, la cual se describe en el Captulo Guas de Salida del manual de Inventario y Facturacin.
Factura en Lnea:
Accede la ventana facturacin en lnea, pudiendo llevar a cabo la generacin directa de facturas. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Factura en Lnea que aparece en el men Ventas, la cual se describe en el Captulo Facturas en Lnea del manual de Inventario y Facturacin.
Facturacin por Lotes:
Accede la ventana Asistente de Facturacin, permitiendo facturar por Lotes todas aquellas Guas de Despacho pendientes de ser facturadas. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Facturacin por Lotes que aparece en el men Ventas, la cual se describe en el Captulo Facturacin por Lotes del manual de Inventario y Facturacin.
B-10
Ficha de Auxiliares:
Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs del cual podr agregar y mantener registros. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas, descrita en el Captulo Auxiliares del manual de Inventario y Facturacin.
Cotizaciones y Notas de Venta
Ficha del Producto: Accede directamente la ventana Ficha de Productos, pudiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Producto que aparece en el men Tabla, la cual se describe en el Captulo Producto del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.
Cotizaciones: Despliega la ventana de ingreso de Cotizaciones. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Cotizaciones que aparece en el men Cotizaciones, la cual se describe en el Captulo que lleva este mismo nombre, en el manual de Cotizaciones y Notas de Venta.
Nota de Venta: Despliega la ventana de ingreso de Notas de Ventas. Cumple la misma funcin que la opcin Nota de Venta que aparece en el men Notas de Ventas, la cual se describe en el Captulo que lleva este mismo nombre, en el manual de Cotizaciones y Notas de Venta.
Consulta Stock: Accede directamente la ventana Consulta de Stock Este botn cumple la misma funcin de la opcin Stock que aparece en el men Consultas, la cual se describe en el Captulo Stock del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.
Formulario 2: Botn no implementado en esta versin.
Formulario 3: Botn no implementado en esta versin. APENDICE B B-11
Estado de Cuenta Clientes: Despliega directamente la ventana del Estado de Cuenta de Clientes. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Estado de Cuenta de Clientes que aparece en el Men de Consultas, la cual se describe en el Captulo Estado de Cuenta de Clientes del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.
Clientes: Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs de la cual podr agregar y mantener registros. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas Clientes y otros, descrita en el Captulo Clientes del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.
Recursos Humanos
Fichas Permite el acceso al proceso Fichas, con todas sus opciones. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Fichas que aparece en el men Ficha, descrita en el Captulo Personal del manual de Recursos Humanos.
Ingreso por Ficha Acciona el acceso al proceso Ingreso por Ficha con todas sus opciones. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso por Ficha que aparece en el men Valores Mes, descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.
Ingreso de Prstamos Permite el acceso al proceso Ingreso de Prstamos, con todas sus opciones. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Prstamos que aparece en el men Ingreso de Prstamos, descrita en el Captulo Cuentas Corrientes del manual de Recursos Humanos.
B-12
Clculo de Remuneraciones Permite el acceso al proceso de Clculo de Remuneraciones, con todas sus opciones. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Clculo de Remuneraciones que aparece en el men Remuneraciones, descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.
Emisin de Formulario de Pago Permite el acceso al proceso Emisin Formulario de Pago, con todas sus opciones. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Formulario de Pago que aparece en el men Pagos, descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.
Emisin de Boletas de Honorarios Permite el acceso al proceso Emisin de Boletas de Honorarios. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin de Boletas de Honorarios que aparece en el men Boletas de Honorarios, descrita en el Captulo Remuneraciones, permitiendo la generacin de Boletas de Honorarios, las cuales pueden ser solicitadas para el Global de la empresa, en forma Masiva o bien para un empleado en particular.
Emisin de Cheques Permite el acceso al proceso Emisin de Cheques, con todas sus opciones. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin de Cheques que aparece en el men Pagos, descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.
Cumpleaos... Permite conocer los Cumpleaos del personal por Da, Semana o Mes vigente. Usted podr enviar un mensaje de saludo a quien o quienes estn de cumpleaos. El mensaje se define a travs del botn Definicin Mensaje y luego al hacer clic dentro de la celda de Nuevo e-Mail, podr despacharlo. Adems usted cuenta con la opcin de enviar un correo informativo en forma grupal, por ejemplo, informando los cumpleaos del mes a todo el personal de la empresa, a un rea determinada, etc., a travs del botn e-mail Global.
Puntos de Venta Sucursales
Boleta: Permite el acceso a la emisin y consulta de Boletas. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Boletas que aparece en el men Ventas, descrita en el Captulo Emisin Boletas del manual de Puntos de Ventas Sucursales. APENDICE B B-13
Factura: Permite el acceso a la emisin y consulta de Facturas. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Facturas que aparece en el men Ventas, descrita en el Captulo Emisin Facturas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
Vale de Venta: Permite el acceso a la emisin y consulta de Vales de Venta. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Vale de Venta que aparece en el men Ventas, descrita en el Captulo Emisin Vales de Ventas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
Clientes: Permite el acceso a la ficha de Auxiliares. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Bases Tablas, descrita en el Captulo Auxiliares del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
Apertura y Cierre de Caja: Permite el acceso al proceso de Apertura y Cierre de Caja. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Apertura y Cierre de Caja que aparece en el men Cajas, descrita en el Captulo Apertura y Cierre de Caja del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
Administracin de Impresin: Permite el acceso al proceso de Administracin de Impresin. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Administracin de Impresin que aparece en el men Procesos, descrita en el Captulo Administracin de Impresin del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
Ordenes de Compras
Ordenes de Compra: Permite el acceso al proceso de Ordenes de Compras. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ordenes de Compras que aparece bajo el men que lleva este mismo nombre y se describe en el Captulo Administracin de Impresin del manual de Ordenes de Compras.
Proveedores: Permite el acceso a la ficha de Auxiliares. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas Auxiliares y Otros, descrita en el Captulo Auxiliares del manual de Ordenes de Compras.
B-14
Productos: Accede directamente la ventana Ficha de Productos, pudiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Producto que aparece en el men Tabla, la cual se describe en el Captulo Producto del manual de Ordenes de Compra.
Aprobacin/Desaprobacin Manual: Botn no implementado en esta versin.
Activo Fijo
Ficha de Activo: Permite la generacin de Fichas de Activos de la empresa, lo que le permitir llevar un exhaustivo control acerca de las ubicaciones y traslados de los activos.
Consulta de Activo Fijo: Permite consultar los activos registrados en el sistema, en base a su estado (Vigente, de baja o ambos).
Planificacin de Mantenciones por Activo Fijo: Permite planificar un tipo de mantencin a un activo fijo especfico o a un conjunto de ellos.
Planificacin por Tipo de Mantencin: Permite planificar un tipo de mantencin a un activo fijo especfico o a un conjunto de ellos, donde deber seleccionar uno de los tipos de mantencin ingresados en la opcin de ingreso de tipo de mantenciones.
Mantenciones Realizadas por Activo: Permite ingresar las mantenciones realizadas a un Activo Fijo.
APENDICE C C-1
Apndice C. Administrador Base de Datos SQL
Antes de crear la empresa en su sistema Softland, usted tendr que crear una base de datos SQL, conforme a lo siguiente:
Los pasos 1, 2 y 3 deben realizarse en el servidor de datos en forma exclusiva.
1.- Crear la base de datos en el servidor SQL con una capacidad de al menos 100 MB, 70 MB para los datos y 30 MB para el log de transacciones.
2.- Crear un login y un usuario Softland que acceda a la base de datos, con el cual se podr realizar toda la creacin de tablas, triggers, ndices, etc.
Este usuario de base de datos debe tener todos los privilegios para crear tablas y modificar sus contenidos.
Para que el computador que tenga la aplicacin Windows pueda conectarse a la base de datos, debe seguir los pasos 3 y 4 respectivamente.
3.- En el computador cliente, que contenga la aplicacin Windows, se debe ejecutar desde el panel de control, el Mantenedor de ODBC driver y crear el DataSources (DNS) de sistema asociado a la base de datos creada.
4.- El nombre del DataSource creado en el paso anterior debe ser el mismo de la base de datos. Debe sealarse obligatoriamente el nombre de la base de datos que accesar ste DataSource.
Con esto se est en condiciones de poder conectar la aplicacin Windows con la base de datos a travs de OBDC Drivers.
Si usted no tiene conocimientos acerca de SQL, le recomendamos contactarse con nuestra Area de Consultora y consultar por el curso de Administrador de los Sistemas Softland en SQL Server.
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APENDICE D. TABLAS D-1
Apndice D. Tablas
Objetivo Describir claramente la forma en que operan las Tablas de datos manejadas por los sistemas de la lnea Softland.
La Tablas de datos son aquellas que permiten el ingreso de antecedentes que se usan frecuentemente en los distintos procesos de un sistema Softland. Por ejemplo: Centros de Costo, Monedas y equivalencias, Categoras de Auxiliares, Unidades de Medida, Cargos, Pas, Ciudad, Comuna, etc.
Los datos ingresados a travs de estas Tablas, podrn ser accesados en cualquier momento en forma rpida y eficiente, desde cualquier proceso que los requiera y cada vez que sea necesario, sin tener que memorizarlos o digitarlos nuevamente.
Varias de las Tablas de datos son compartidas por los sistemas Softland, de ah que cualquier modificacin que sea efectuada en alguna de ellas, se ver reflejada tambin en los otros sistemas que la comparten.
Para tener acceso a una Tabla, basta con seleccionar en el men correspondiente, segn el sistema Softland que est en uso, la opcin TABLA y dentro de la lista presentada, la deseada.
NOTA: Las tablas Conceptos de prdida y Compromisos de seguimiento, estn disponibles slo en versin ERP.
D-2
Centros de Costo
Objetivo Permitir el ingreso e impresin de los Centros de Costo o Departamentos en que se divide internamente la empresa.
Los Centros de Costo son utilizados, por ejemplo, para obtener la gestin de Resultados, imputando ingresos y egresos en Contabilidad y Presupuestos, as como movimientos de consumo de Productos en Inventario y Facturacin.
Los Centros de Costo operan bajo una estructura de niveles, la cual debe haber sido definida previamente, dentro de la opcin Bases Parmetros en Contabilidad y Presupuestos, Inventario y Facturacin o Recursos Humanos. De lo contrario esta opcin aparecer desactivada en el men de Tablas.
Operatoria Al seleccionar la tabla de Centros de Costo, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los existentes.
Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:
Agregando Centros de Costo a la Tabla
Estando dentro de la opcin de Centros de Costo, habr que seleccionar el botn Agregar para iniciar el ingreso de los antecedentes. Figura N 1
Figura N 1
En ella tendr que indicar:
Cdigo: Corresponde al Cdigo con el cual se identificar el Centro de Costo. Este campo acepta caracteres alfanumricos y su largo depender de lo indicado en la opcin Bases Parmetros en Contabilidad y Presupuestos, Inventario y Facturacin o Recursos Humanos.
Descripcin: Representa al nombre o descripcin del Centro de Costo propiamente tal. Su largo mximo es de 60 caracteres alfanumricos.
Nivel: Es proporcionado por el sistema, en segn lo establecido en la opcin Bases Parmetros.
Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Grabar, con lo cual el nuevo Centro de Costo pasa a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en una lista en pantalla. Ver Figura N 2. APENDICE D. TABLAS D-3
Figura N 2
Por el contrario, si requiere cancelar o anular el ingreso, tendr que optar por el botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la ventana Agregar y regresa a la lista de Centros de Costo, dejando todo tal como estaba.
En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar un determinado Centro de Costo. Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Cdigo o Descripcin, el dato a encontrar y luego seleccionar el botn Buscar (ver Apndice A.1 Botones).
Para elegir un Centro de Costo deber hacer clic sobre l, con lo cual aparecer a su izquierda el botn de registro seleccionado4.
Modificando un Centro de Costo
Solo podr modificar la Descripcin de un Centro de Costo. Para ello haga clic sobre aquel que desea cambiar y luego seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar la ventana con los datos para que efecte la modificacin correspondiente.
Finalizado el cambio seleccione el botn Grabar, para que ste sea registrado por el sistema; de lo contrario, podr elegir el botn Volver, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.
Eliminando Centros de Costo
Estando en la pantalla con la lista de Centros de Costo, podr llevar a cabo la eliminacin de alguno de ellos, haciendo clic sobre el deseado y luego seleccionando el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. De Aceptar, el Centro de Costo es eliminado, mientras que al Cancelar, es dejado tal como estaba.
Imprimiendo Centros de Costo
Estando en la pantalla con la lista de Centros de Costo, podr efectuar la Impresin de todos ellos, de uno en particular, de un rango o un grupo alternado.
Para llevar a cabo este proceso, y segn la informacin a imprimir, existen las siguientes modalidades:
Al no haber elegido ningn registro y seleccionar este botn, el sistema asume la impresin de toda la base de datos de Centros de Costo. Al elegir uno especfico y luego este botn, en la impresin aparece slo el registro elegido. Para considerar un rango de ellos, seleccione el primero y al momento de elegir el ltimo, presione la tecla Shift y haga el clic, as todos los registros del rango aparecern como elegidos. Para considerar registros alternados, tendr que seleccionarlos uno a uno, pulsando la tecla Ctrl, al momento de hacer clic. D-4
Una vez indicados los registros, seleccione el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la impresin (Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas.)
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:
Informe de Centros de Costo
EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA Fecha: 05/09/2000 SANTIAGO Pgina: 1 10.100.100-1
Centros de Costo
Cdigo Descripcin 001 Administracin 002 Ventas 003 Desarrollo 004 Investigacin 005 Anlisis 006 Control de Calidad 007 Produccin 008 Marketing 009 Recursos Humanos 010 Publicidad 011 Gerencia 012 Cierre de Perodo
Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.
APENDICE D. TABLAS D-5
Giro
Objetivo Permitir el ingreso de los cdigos de Giro (Ejemplo: Comercial, Exportaciones, Construccin, etc.), que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas.
Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
- Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin. - El Cdigo del Giro tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos son alfanumricos.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:
Informe de Giro
EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA Fecha: 05/09/2000 SANTIAGO Pgina: 1 10.100.100-1
Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir. D-6
Comuna Objetivo Permitir el ingreso de los cdigos de las Comunas, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los empleados en Recursos Humanos.
Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
- Los campos que se ingresan son el Cdigo, Descripcin y Regin. - El Cdigo de las Comunas tiene un largo mximo de 4 caracteres y la Descripcin de 20. En ambos casos los campos son alfanumricos. - Las Regiones viene predefinidas en el sistema.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:
Informe de Comunas
EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA Fecha: 05/09/2000 SANTIAGO Pgina: 1 10.100.100-1
Comunas
Cdigo Descripcin Regin 001 Las Condes Metropolitana 002 Santiago Metropolitana 003 Providencia Metropolitana 004 Puente Alto Metropolitana 005 Estacin Central Metropolitana 006 Vitacura Metropolitana 007 La Pintana Metropolitana 008 Independencia Metropolitana 009 La Granja Metropolitana
Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir. APENDICE D. TABLAS D-7
Ciudad Objetivo Permitir el ingreso de los cdigos de las Ciudades, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los empleados en Recursos Humanos.
Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
- Los campos que se ingresan son el Cdigo, Descripcin y Regin. - El Cdigo de las Ciudades tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 20. En ambos casos los campos son alfanumricos. - Las Regiones viene predefinidas en el sistema.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:
Informe de Ciudades
EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA Fecha: 05/09/2000 SANTIAGO Pgina: 1 10.100.100-1
Ciudades
Cdigo Descripcin Regin 001 Arica Primera 002 Antofagasta Segunda 003 Iquique Primera 004 La Serena Cuarta 005 Via Del Mar Quinta 006 Santiago Metropolitana 007 Talca Sptima 008 Concepcin Octava 009 Osorno Dcima
Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir. D-8
Pas Objetivo Permitir el ingreso de los cdigos de los Pases, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los empleados en Recursos Humanos.
Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
- Los campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin - El Cdigo de los Pases tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos son alfanumricos.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:
Informe de Pases
EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA Fecha: 05/09/2000 SANTIAGO Pgina: 1 10.100.100-1
Pases
Cdigo Descripcin
001 Chile 002 Argentina 003 Per 004 Bolivia
Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir. APENDICE D. TABLAS D-9
Regin Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de las Regiones, que sern asignadas a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los empleados del sistema.
Operatoria Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar los siguientes campos:
- Los campos que se ingresan son: Cdigo y Descripcin. - El Cdigo de las Regiones tiene un largo mximo de 4 caracteres numricos y la Descripcin de 40 caracteres alfanumricos.
Indicados los campos, se activar la 2da Barra de Herramientas donde podr: Agregar nuevas Regiones, Modificar, Eliminar o Imprimir el listado de ellas.
Modificando una Regin
Slo podr modificar la Descripcin de una Regin. Para ello, seleccione la Regin desde la lista que se presenta al optar por el botn y luego seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar en la ventana los datos para que efecte la modificacin correspondiente.
Finalizado el cambio seleccione el botn Grabar, para que ste sea registrado por el sistema.
Eliminando una Regin
Seleccione la Regin desde la lista que se presenta al optar por el botn que desea eliminar y luego seleccionar el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. Presione Aceptar, la Regin es eliminada del sistema, mientras que al Cancelar, es dejada tal como estaba.
Imprimiendo una Regin
Estando en la pantalla principal del proceso, podr efectuar la Impresin de todas las Regiones ingresadas al sistema. Seleccione desde la 2da Barra de Herramientas el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la impresin.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:
D-10
Informe de Regiones
EMPRESA SOFTLAND DEMO DEMOSTRACIN 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA Fecha: 11/12/2007 SANTIAGO Pgina: 1 10.100.100-8
Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.
APENDICE D. TABLAS D-11
Provincia Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de las Provincias, que sern asignadas a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los empleados del sistema.
Operatoria Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar la siguiente informacin:
- Los campos que se ingresan son: Cdigo, Descripcin y Regin. - El Cdigo de las Ciudades tiene un largo mximo de 5 caracteres y la Descripcin de 50. En ambos casos los campos son alfanumricos. - Las Regiones vienen predefinidas en el sistema.
Indicados los campos, se activar la 2 Barra de Herramientas donde podr: Agregar nuevas Provincias, Modificar, Eliminar o Imprimir el listado de ellas.
Modificando una Provincia
Slo podr modificar la Descripcin y la Regin de una Provincia. Para ello, seleccione la Provincia desde la lista que se presenta al optar por el botn y luego seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar en la ventana los datos para que efecte la modificacin correspondiente.
Finalizado el cambio seleccione el botn Grabar, para que ste sea registrado por el sistema.
Eliminando una Provincia
Seleccione la Provincia desde la lista que se presenta al optar por el botn que desea eliminar y luego seleccionar el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. Presione Aceptar, la Provincia es eliminada del sistema, mientras que al Cancelar, es dejada tal como estaba.
Imprimiendo una Provincia
Estando en la pantalla principal del proceso, podr efectuar la Impresin de todas las Provincias ingresadas al sistema. Seleccione desde la 2da Barra de Herramientas el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la impresin.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin: D-12
Informe de Provincias
EMPRESA SOFTLAND DEMO DEMOSTRACIN 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA Fecha: 11/12/2007 SANTIAGO Pgina: 1 10.100.100-8
Provincia
Cdigo Descripcin Regin
011 Iquique Primera 012 Arica Primera 013 Parinacota Primera 021 Antofagasta Segunda 022 El Loa Segunda 023 Tocopilla Segunda 031 Copiap Tercera 032 Chaaral Tercera 033 Huasco Tercera 041 Elqui Cuarta 042 Choapa Cuarta 043 Limar Cuarta 044 Illapel Cuarta 051 Valparaso Quinta 052 Isla de Pascua Quinta 053 Los Andes Quinta
Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.
APENDICE D. TABLAS D-13
Canal Objetivo Permitir el ingreso de los cdigos de Canales, (Ejemplo: Mayorista, Minorista, etc.) que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas.
Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
- Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin. - El Cdigo de las canales tiene un largo mximo de 2 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos son alfanumricos.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:
Informe de Canales
EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA Fecha: 05/09/2000 SANTIAGO Pgina: 1 10.100.100-1
Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.
D-14
Vendedor
Objetivo Permitir el ingreso de los cdigos de los Vendedores, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas, as como registrarlos en las ventas para posteriores anlisis estadsticos de gestin.
Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
- Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin o Nombre del Vendedor. - El Cdigo del Vendedor tiene un largo mximo de 4 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos son alfanumricos.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido mediante esta opcin:
Informe de Vendedores
EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA Fecha: 05/09/2000 SANTIAGO Pgina: 1 10.100.100-1
Vendedores
Cdigo Descripcin
0001 Jos Paredes 0002 Yasmn Gatica M. 0003 Pedro Cruz C. 0004 Lilian Muoz S. 0005 Carmen Solis S.
Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir. APENDICE D. TABLAS D-15
Unidades de Medida Objetivo Permitir el ingreso e impresin de las Unidades de Medida que se asociarn a cada uno de los Productos.
La unidad de medida es slo descriptiva.
Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
- Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin. - El Cdigo de las Unidades de Medida tiene un largo mximo de 6 caracteres y la Descripcin de 20. En ambos casos los campos son alfanumricos.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:
Informe de Unidades de Medida
EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA Fecha: 05/09/2000 SANTIAGO Pgina: 1 10.100.100-1
Unidades de Medida
Cdigo Descripcin C.U. CADA UNA C O. CONOS DOC. DOCENA KG. KILOS MT. METROS
Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir. D-16
Listas de Precio Objetivo
Llevar a cabo las funciones que son fundamentales en el manejo de listas de precios y promociones:
- Precios Bases - Listas de Precios Adicionales - Actualizacin Masiva de Precios - Promociones / Ofertas
La cantidad de listas de precios a manejar es abierta, es decir que se podrn crear tantas listas como requiera la empresa. Las listas de precios pueden ser asociadas a los Clientes en sus fichas y utilizadas tanto en las Cotizaciones y Notas de Venta, como en los Despachos por Facturar, Facturas en Lnea, Boletas, etc.
Operatoria Al ingresar se presenta un submen, donde podr optar por las siguientes opciones. Ver Figura N 1.
Figura N 1
APENDICE D. TABLAS D-17
Precios Base Objetivo Permite la creacin de la lista de precios bases de un producto, es decir el precio neto o bruto, el cual se encuentra libre de impuesto.
Operatoria Al ingresar se presenta una pantalla (ver Figura N 1), donde se despliegan todos los productos generados en el sistema podr optar por las siguientes opciones. Ver Figura N 1.
Figura N 1
Dentro de esta pantalla habr que sealar: si la actualizacin involucra los Precios Netos (factura) o los Precios con Impuesto (Boleta). Al modificar un precio, ya sea de Boletas o Facturas, podr optar por las flechas (calcula el Precio Venta Factura en funcin al Precio Venta Boleta) o (calcula el Precio Venta en funcin al Precio Venta Factura)
Indicada toda esta informacin podr optar por llevar a cabo el proceso de actualizacin mediante el botn Terminar, o sencillamente abandonar el proceso con el botn Salir.
D-18
Listas de Precios Adicionales Objetivo A travs de este proceso se podrn crear nuevas listas de precios (Ej.: Clientes Frecuentes, distribuidores, liquidaciones, superofertas, ofertas de fin de temporada, etc.), as como actualizar listas o bien eliminar aquellas que ya no se requieran.
Operatoria Al ingresar a este proceso, se despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde deber ingresar la siguiente informacin.
Figura N 1
Agregando una nueva Lista de Precios:
Lo primero que se debe sealar es el Cdigo con el cual se identificar la lista, el que contempla 3 caracteres alfanumricos de largo. Luego el cursor se desplaza al campo donde se digita la descripcin, cuyo largo mximo es de 60 caracteres alfanumricos.
Ingresados estos dos antecedentes habr que sealar una serie de parmetros que regirn la nueva lista de precios:
Vigencia: Comprende el perodo en que la lista de precios estar vigente. En este campo habr que indicar tanto la Fecha de inicio (Desde), como la de trmino (Hasta) del perodo.
Contiene a: En este punto habr que indicar a travs del botn de opciones que aparece al lado izquierdo de cada alternativa, si en esta lista de precios se incluir: una Seleccin de Productos, Grupo de productos o un Sub Grupo de producto.
En el primer caso, se debern seleccionar uno a uno los productos involucrados en la lista en definicin, la cual podra incluir, por ejemplo, slo productos en oferta. Para el 2 y 3er caso, se podr efectuar la seleccin a travs de grupos o subgrupos completos, por ejemplo: Camisas, Pantalones, etc.
Afecto a Precio: Cualquiera sea el caso, habr que sealar si esta lista se regir sobre los Precios Netos (Factura) o los Precios con Impuestos (Boleta), alternativas que son independientes una de otra y que se seleccionan a travs del botn de opciones que aparece al lado izquierdo de cada una de ellas.
Cualquiera sea el tipo de seleccin efectuada, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2), donde se indicar la forma en que se aplicarn los precios. APENDICE D. TABLAS D-19
Figura N 2
Dentro de esta pantalla podr seleccionar mediante el botn de opciones, si la lista de precios ser afectada por un valor o por un porcentaje.
Ingreso de Valor a Productos seleccionados
Al optar por esta opcin podr seleccionar, a travs del botn de opciones, si el ingreso del valor a productos se har en forma directa, es decir el valor original considerado en los productos, o bien seleccionando el ingreso por clculo sobre el costo promedio, a lo cual deber indicar el porcentaje a considerar.
Slo se considerarn productos inventariables.
% a Aplicar sobre precio base
Al optar por esta opcin, deber indicar mediante el botn de opciones, si el porcentaje a considerar ser nico para la seleccin de productos o diferente. A su vez, indique si el % a aplicar sobre el precio base ser como un descuento o como un recargo.
Indicado estos antecedentes, el sistema solicitar grabar los registros vigentes, para lo cual deber seleccionar el botn Guardar, ubicado en la 2 Barra de Herramientas. Posteriormente seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 3), o por Atrs para regresar a la pantalla anterior.
Figura N3
D-20
En ella, deber seleccionar los productos a considerar en la lista de precios. Para realizar la seleccin deber hacer clic en el producto deseado y luego sobre el botn Agregar>. En el caso que desee considerar todos los campos habr que elegir el botn Todos>>. Para sacar uno de la lista de seleccionados, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacar todos los campos se usa el botn <<Todos. Elegidos los Productos o Grupos y segn lo indicado en la pantalla de Modo en que sern afectados los precios, puede ocurrir lo siguiente:
Si eligi la opcin Porcentajes, luego de indicados los productos o grupos que sern afectados, podr optar por los siguientes botones: Recalculo permite recalcular el costo promedio y el valor con el porcentaje aplicado para todos los productos que se encuentran seleccionados, Terminar para que los productos sean valorizados en base al porcentaje sealado, o por Salir abandona el proceso.
Si eligi en Valor, deber ingresar los nuevos valores en la comuna Lista Actual, que aparece en color blanco, permitiendo ingresar los nuevos monos a los productos o grupo respectivos. Ver Figura N 4.
Figura N 4
Una vez finalizado el ingreso de informacin, podr optar por regresar a la pantalla anterior a travs del botn Atrs, llevar a cabo el proceso de creacin de la nueva Lista de Precios mediante el botn Terminar, o sencillamente abandonar el proceso con el botn Salir.
Modificando una Lista de Precios existente
Seleccionada la Lista de Precios elegir el botn Modificar en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en el Apndice B. A continuacin efectuar los cambios requeridos Adems se habilitar el siguiente botn en la parte inferior de la pantalla:
Permite crear una nueva lista a partir de la que est en pantalla y copiarle determinados antecedentes de la lista que est siendo consultada. Al elegir este botn se presenta la ventana de la Figura N 5, donde habr que indicar el cdigo y la descripcin o nombre de la nueva lista donde se copiarn los datos. APENDICE D. TABLAS D-21
Figura N 5
Eliminar una Lista de Precios existente
Seleccionada la Lista de Precios a eliminar, elegir este botn en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en el Apndice B, luego el sistema solicita confirmar la eliminacin D-22
Actualizacin Masiva de Precios Objetivo Permite la actualizacin masiva de listas de precios bases o de una lista en particular.
Operatoria Indique mediante la seleccin del botn de opciones si la actualizacin se har a una lista de precios base (ficha), o bien una lista de precios en particular. Si su opcin es por una lista de precios especfica, deber indicar el nombre o cdigo de la cual desea actualizar, pudiendo ser digitado directamente u obtenido desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece al lado derecho de este campo. Ver Figura N 1
Figura N 1
A continuacin, se activar el botn Siguiente para continuar con el proceso. Ver Figura N2.
Figura N 2
Dentro de esta pantalla deber indicar el tipo de precio que ser afectado Neto (factura o con Impuesto (boleta) el operador y el factor a considerar (tal como se muestra en la Figura N 2). Indicada toda esta informacin podr optar por regresar a la pantalla anterior, a travs del botn Atrs, llevar a cabo el proceso de actualizacin mediante el botn Terminar, o sencillamente abandonar el proceso con el botn Salir. En el caso de elegir la opcin terminar, el sistema confirma la continuidad del proceso. APENDICE D. TABLAS D-23
Promociones / Ofertas Objetivo Permite crear las Promociones y Ofertas a realizar con la venta de los productos.
Operatoria Al ingresar a este proceso, se despliega una pantalla de Promociones / Ofertas en modo Agrega (ver Figura N 1).
Figura N 1
En ella, deber indicar la siguiente informacin:
Usted cuenta con un cuadro de chequeo que Busca promociones slo para el producto, el cual aparece inactivo, slo estar habilitado en modo consulta. Por defecto, el sistema lo mostrar des-chequeado. Si usted lo chequea, se habilita el texto doble, donde podr ingresar o buscar un producto especfico.
Promocin: Esta opcin permite el ingreso de la Descripcin de la Promocin. Esta opcin aparecer deshabilitada en modo consulta. En modo modificar o consulta muestra la descripcin de la promocin actual. En modo modificar o agregar permite modificar o ingresar la descripcin. El botn Buscar permite la bsqueda de una promocin cualquiera o de una que contenga un producto especfico, si est seleccionado el cuadro de chequeo Busca promociones para el producto aparecer habilitado en modo consulta.
Vigencia de la Promocin: Ingrese el perodo de vigencia en el cual se realizar la promocin Desde/Hasta a considerar. Estas fechas podrn ser digitadas directamente, o bien seleccionadas desde el botn .
Tipo Promocin: Usted cuenta con dos opciones para crear una promocin: Por volumen de venta (por ejemplo por 10 camisas obtenga un % de descuento) y Compre X y lleve Y (por ejemplo por 10 camisas lleve una corbata gratis). Indique el tipo de promocin a considerar, para esto, seleccione el botn de opciones que precede a cada opcin. D-24
mbito de la Promocin: Corresponde a los productos, grupos y subgrupos que estn disponibles para realizar una promocin. Seleccione mediante el botn de opciones Esta opcin aparece deshabilitada en modo consulta. En modo agrega o modifica usted puede modificar, ingresar o buscar el producto, grupo o sub-grupo, dependiendo de la opcin, en el texto doble o bien, digitarlo directamente.
Promocin: Por volumen de venta Al seleccionar este tipo de promocin, deber indicar la siguiente informacin:
Por la Compra de: Usted deber ingresar la cantidad mnima de productos vendidos para que se pueda acceder a la Oferta. Opcin deshabilitado en modo consulta.
Producto: Tiene la descripcin del producto, grupo o sub-grupo seleccionado anteriormente en mbito de la Promocin.
% descuento: Usted deber ingresar el porcentaje de descuento a utilizar si se cumple con el mnimo de productos vendidos. Aparecer deshabilitado en modo consulta. Visible cuando el tipo de promocin es Por Volumen.
Promocin: Compre X y lleve Y Al seleccionar este tipo de promocin, deber indicar la siguiente informacin:
Por la Compra de: Usted deber ingresar la cantidad mnima de productos vendidos para que se pueda acceder al descuento.
Producto: Tiene la descripcin del producto, grupo o sub-grupo seleccionado anteriormente en mbito de la Promocin.
Regalar: Usted podr ingresar directamente el producto, grupo o sub grupo, o bien seleccionarlo tras elegir el botn de bsqueda. Esta opcin aparecer deshabilitada en modo consulta. Y slo estar visible cuando el tipo de promocin sea Compre X y Lleve Y.
Producto: Corresponde a la descripcin del producto, que se regalar por la compra del producto en promocin.
En ambos casos estarn disponibles las opciones:
Aplicar Oferta en: Seleccione el o los documentos a considerar (Cotizaciones, Notas de Venta, Facturas en Lnea y/o Boletas) en la aplicacin de la promocin. Para esto, haga clic en la caja de chequeo que precede a cada opcin.
Pedir Confirmacin al momento de la venta: Al seleccionar esta caja de chequeo, el sistema solicitar confirmacin al momento de realizar la venta, ya sea desde una Cotizacin, Nota de Venta, Factura en Lnea y/o Boleta).
Finalmente estarn disponible los siguientes botones:
Agregar: Permite crear una nueva Promocin/ Oferta. En el caso de haber cambios el sistema consultar: Sr. Usuario: Desea guardar los cambios de la promocin?.
Modificar: Tras seleccionar ste botn, usted podr hacer los cambios que estime conveniente en la promocin elegida. Este. Antes de pasar al modo modificar, el sistema chequear que la promocin no tenga movimientos. En el caso de que haya sido utilizada, el sistema enviar el siguiente mensaje: Sr. Usuario: Esta promocin fue usada por Cotizaciones, Notas de Venta, Factura(s) y/o Boleta(s). Si guarda estas modificaciones, se desmarcar(n) la(s) referencia(s) a esta promocin en las Cotizaciones, Notas de Venta, Factura(s) y/o Boleta(s) que la han utilizado. Desea modificar?. APENDICE D. TABLAS D-25
Guardar: Este botn permite grabar los cambios ingresados. Si falta ingresar algn dato mostrar un mensaje diciendo que debe ingresar (lo que falte). Antes de grabar, el sistema chequear que para el producto, grupo o sub-grupo, definido en mbito de la Promocin y para el Rango de Fechas de Vigencia, no exista otra promocin. De existir alguna, el sistema avisar que ya existe una promocin para este producto, grupo o sub-grupo en el rango de vigencia ingresado. Si est guardando la modificacin a una promocin no usada por una Cotizacin, Nota de Venta, Factura(s) y/o Boleta(s) al momento de presionar el botn Modificar, verificar que la promocin an no ha sido usada al momento de guardar. Si se ha usado, el sistema enviar el siguiente mensaje antes de guardar: La promocin modificada fue usada por Cotizaciones, Notas de Venta, Factura(s) y/o Boleta(s). Se desmarcar(n) la(s) referencia(s) a esta promocin en las Cotizaciones, Notas de Venta, Factura(s) y/o Boleta(s) que la han utilizado. Desea guardar?.
Eliminar: Eliminar la Promocin / Oferta que este seleccionada, el sistema solicitar confirmar si desea eliminar la promocin. Si la promocin fue usada por Cotizaciones, Notas de Venta, Factura(s) y/o Boleta(s), se desmarcaran las referencias a esta promocin en las Cotizaciones, Notas de Venta, Factura(s) y/o Boleta(s) que las han utilizado. El sistema consultar si Desea eliminarla?. Si acepta, queda en modo consulta.
Salir: Permite abandonar el proceso. Si se est modificando o agregando y hay cambios, el sistema enviar un mensaje consultando, si desea guardar los cambios de la promocin?. Si la respuesta es si, guarda los cambios antes de cerrar la pantalla. Si la respuesta es no, cierra sin guardar.
D-26
Descuentos Objetivo Permitir el ingreso de los Tipos de Descuentos que podrn ser efectuados en los documentos asociados a las ventas, tanto a nivel de movimientos (producto), como de totales, en los sistemas. La cantidad de Descuentos que se presentan en ambos casos (por movimientos o totales), depender de lo indicado en el proceso Parmetros Carpeta Valorizacin, en Inventario y Facturacin (Captulo 3.1 del manual de dicho sistema), ya que all queda determinada la cantidad de descuentos a utilizar.
El acceso a este procedimiento quedar restringido, mientras no haya definido el nmero de descuentos en Inventario y Facturacin.
Operatoria Al ingresar se presenta una pantalla (Figura N 1) en modo consulta, dando la opcin de efectuar la revisin de Descuentos a nivel de Totales del Documentoo de Movimientos.
Figura N 1
Para visualizar los Descuentos en cualquiera de los dos niveles, deber seleccionar el botn de listas desplegables que se encuentra ubicado al lado derecho del campo Descuentos a Nivel de Totales del Documento y elegir el nivel. Luego se desplegar la cantidad de descuentos en base a lo indicado en Inventario y Facturacin. Para llevar a cabo cualquier modificacin dentro de esta Tabla, tendr que seleccionar el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas, hacer clic sobre el dato que desea cambiar e ingresar la nueva informacin. En caso de estar conectado a Contabilidad y Presupuestos, en los Descuentos por Totales se desplegar tambin la columna Cuenta, para que se indique a qu cuenta contable ser asociado el descuento al momento de efectuar la contabilizacin de las ventas (ver Figura N 2). Esto permite mantener un registro contable, si se desea, separado por cada tipo de descuento y terminar en la Contabilidad de la empresa. D-20 APENDICE D. TABLAS D-27
Figura N 2
Para elegir una cuenta, tendr que hacer clic sobre el botn de listas desplegables que aparece a la derecha del campo cuenta y desde la lista presentada seleccionar la deseada. Para visualizar las distintas cuentas, podr desplazar la lista a travs de la barra de desplazamiento que aparece a la derecha. Finalizada la modificacin seleccionar el botn Grabar que aparece en la 2 Barra de Herramientas, para dejar registrado el cambio. Para salir de la modificacin sin dejar registro del cambio, tendr que elegir el botn Cancelar. Para salir del proceso elegir el botn Salir.
D-28
Impuestos
Objetivo Permitir el ingreso e impresin de los Impuestos que podrn afectar a los distintos productos y clientes que sern considerados en los documentos de Ventas (Factura, Boleta, etc).
Operatoria Al ingresar se presenta una pantalla en blanco con el cursor en el recuadro Cdigo, a la espera de la creacin de un nuevo impuesto o de la actualizacin de uno existente. Ver Figura N 1.
Figura N 1
El sistema trae predefinido el Impuesto IVA, como un porcentaje del 19%.
Si el impuesto es nuevo, lo primero que tendr que indicar es su Cdigo cuyo largo mximo es de 3 caracteres alfanumricos. Una vez que ste es sealado debe ingresar la descripcin o nombre del Impuesto (mximo 40 caracteres). A continuacin habr que indicar si dicho impuesto ser aplicado como un Valor o un Porcentaje sobre el Precio Neto, alternativa que se elige a travs del botn de opciones que aparece al lado izquierdo de ellas.
Tambin habr que sealar los Tipos de Documentos (Factura, Nota de Crdito, Boleta) que se vern afectados por el impuesto en definicin, seleccionando la caja de chequeo que aparece a la izquierda de cada uno de ellos.
Indicada esta informacin deber pasar a sealar los valores o porcentajes de dicho impuesto, pero previo a esto el sistema confirmar la grabacin de los antecedentes hasta aqu ingresados.
Los Valores o Porcentajes de los impuestos estn sujetos a perodos de vigencia (Desde/Hasta), los cuales tendrn que ser definidos ingresando la fecha de inicio de la vigencia (Desde) y el valor o porcentaje a considerar. Ver Figura N 2.
APENDICE D. TABLAS D-29
Figura N 2
La fecha de trmino (Hasta) de la vigencia es asumida por el sistema y, en caso de ingresar una nueva vigencia, el sistema asumir automticamente la fecha de inicio de sta, como la fecha de trmino (Hasta) de la vigencia anterior. Posteriormente, si se est trabajando con conexin a Contabilidad y Presupuestos, tendr que indicar a qu cuenta contable ser asociado el Impuesto en cuestin, lo que ser utilizado al momento de efectuar la contabilizacin de las ventas, permitiendo mantener un registro contable separado por cada tipo de impuesto, en la contabilidad de la empresa. Para indicar la cuenta, podr optar por digitarla directamente, o bien por seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo, debiendo elegir desde la lista presentada la cuenta correspondiente, haciendo clic sobre ella y luego sobre el botn Seleccionar. Ver Figura N 3
Figura N 3
A continuacin, si la empresa es emisor de documentos electrnicos, deber indicar el cdigo de impuesto determinado por el SII para el impuesto creado, estos cdigos vienen predefinidos en el sistema, y podrn ser seleccionados desde la lista que se presenta al optar por el botn de listas desplegables, tal como se muestra en la siguiente figura.
D-30
Figura N 4
Finalizado el ingreso de informacin, tendr que seleccionar el botn Grabar ( ) que aparece en la 2 Barra de Herramientas, para dejarlo registrado.
Luego de grabar se activan los botones de la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), pudiendo Agregar un nuevo impuesto, modificar los existentes y/o eliminar aquellos que no se requieran.
Al ingresar a este proceso, ya sea para Consultar, Modificar y/o Eliminar impuestos, el ingreso del cdigo podr efectuarlo a travs de la digitacin directa o bien podr hacer uso del botn de bsqueda que aparece al lado derecho del campo Cdigo y de la lista presentada, elegir el deseado. Una vez que ste se presenta en pantalla, se elige el botn correspondiente a la operacin que ser realizada, desde la 2 Barra de Herramientas. APENDICE D. TABLAS D-31
Condicin de Venta Objetivo Permitir el ingreso de los cdigos de las Condiciones de Venta, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas.
Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
- Los campos que se ingresan son el Cdigo, Descripcin, N de Das de Vencimiento para la cancelacin y el N de Vencimientos a asignar. - El Cdigo de la Condicin de Venta tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 20. En ambos casos los campos son alfanumricos.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:
Informe de Condicin de Venta
EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA Fecha: 05/09/2000 SANTIAGO Pgina: 1 10.100.100-1
Condicin de Venta
Cdigo Descripcin
001 Contado 002 Cheque 30 Das 003 Cheque 30, 60 Das 004 Crdito
Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir. D-32
Aprobadores
Objetivo Permitir el ingreso de los cdigos para los diferentes Aprobadores de Notas de Venta, a quienes le llegar un e-mail cada vez que se les solicite aprobacin.
Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: - Los nicos campos que se ingresan son: Nombre, Cargo y Direccin E-mail de aprobador que ser ingresado. - El campo Nombre acepta caracteres alfanumricos y su largo es de 60. - El campo Cargo tiene un largo mximo de 30 caracteres alfanumricos. - El E-mail tiene un largo indefinido de caracteres alfanumricos. A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:
Informe de Aprobadores
EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA Fecha: 05/09/2000 SANTIAGO Pgina: 1 10.100.100-1
Aprobadores de Notas de Venta
Cdigo Descripcin
001 GERENTE DE VENTAS 002 GERENTE DE FINANZAS
Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.
APENDICE D. TABLAS D-33
Monedas y Equivalencia Objetivo Permitir tanto el ingreso de las Monedas que sern manejadas por el sistema, as como sus Equivalencias diarias.
Las equivalencias diarias son sugeridas en diversas transacciones de los sistemas Softland, tales como: los documentos de venta al momento de efectuar la conversin, en caso que los precios estn en una moneda distinta a la base, as como tambin al ingresar movimientos en los comprobantes contables o al efectuar la correccin monetaria de las cuentas con atributo de Correccin Monetaria por Moneda.
Operatoria Al ingresar a este proceso, se presentar la pantalla con la lista de Monedas que se encuentran registradas en el sistema. Ver Figura N 1
Figura N 1
El sistema trae definida por defecto como primera moneda, la Moneda Base, que corresponde a la moneda nacional y que en este caso se identifica con el smbolo $. Tanto el smbolo, como la descripcin y el nmero de decimales de esta moneda, pueden ser modificados. La Moneda Base no podr ser eliminada.
Agregando Monedas a la Tabla
Una vez dentro de esta opcin, habr que seleccionar el botn Agregar para iniciar el ingreso de los antecedentes. Figura N 2
Figura N 2
D-34
En ella tendr que indicar: Cdigo: Corresponde al Cdigo con el cual se identificar la Moneda. Este campo acepta caracteres alfanumricos y su largo mximo es de 2 caracteres.
Descripcin: Representa al nombre o descripcin de la Moneda propiamente tal. Su largo mximo es de 60 caracteres alfanumricos.
Smbolo: Aqu se indica el smbolo con el cual se acompaar e identificar la Moneda en definicin y con el cual aparecern los montos en los informes, pantallas, etc.
Dec. Inf.: Corresponde al nmero de decimales que llevar la moneda al momento de emitir informes (mximo 2).
Dec. Venta: Corresponde al nmero de decimales con se manejarn los precios de venta unitarios de los productos o servicios (mximo 5).
Moneda Banco Central: Seleccione desde el listado que se presenta al hacer clic en el botn de bsqueda, el cdigo que maneja el Banco Central para identificar el tipo de moneda ingresada.
Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Guardar, con lo cual la nueva Moneda pasa a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en la lista presentada en pantalla. Ver Figura N 1. Si por algn motivo se requiere cancelar o anular el ingreso, podr hacer uso del botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la ventana Agregar y regresa a la lista de Monedas. En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar una determinada Moneda. Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Cdigo o Descripcin, el dato a encontrar y luego seleccionar el botn Buscar (ver Apndice A.1 Botones).
Para elegir una Moneda deber hacer clic sobre l, debiendo aparecer a su izquierda el botn de registro seleccionado4.
Ingresando Equivalencias
As como el sistema maneja cdigos de las Monedas, tambin permite el ingreso de las equivalencias diarias respecto a la Moneda Base o Nacional, lo cual se efecta mediante la seleccin del botn Equivalencias. Al elegirlo se despliega la ventana de la Figura N 3.
Figura N 3
En ella se presenta tanto el Cdigo, como la Descripcin de la Moneda en cuestin y el sistema solicita el Ao y el Mes para el cual se ingresarn los valores equivalentes. Para sealar estos antecedentes se elige el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho de estos campos, debiendo elegir desde all los correspondientes. Las equivalencias se ingresan en el campo valor que aparece en blanco junto a cada uno de los das del mes, haciendo clic sobre el correspondiente y digitando el valor. Cuando las equivalencias han sido ingresadas, se elige el botn Grabar para que queden registradas en el sistema, tras lo cual se podr optar por continuar ingresando equivalencias en otros perodos o por Salir. APENDICE D. TABLAS D-35
Modificando una Moneda
Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr llevar a cabo la modificacin de alguna de ellas, haciendo clic sobre la deseada y luego seleccionando el botn Modificar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, se presenta la ventana con los datos, donde podr modificar todos los antecedentes desplegados, salvo el cdigo. Ver Figura N 4
Figura N 4
Tambin podr efectuar la modificacin de las Equivalencias, si luego de elegir la Moneda, seleccionar el botn Equivalencias.
Eliminando Monedas
Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr llevar a cabo la eliminacin de alguna de ellas, haciendo clic sobre la deseada y luego seleccionando el botn Eliminar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. Al Aceptar, la Moneda es eliminada; mientras que al Cancelar, es dejada tal como estaba.
No se podrn eliminar tipos de Monedas cuando existan cuentas con el atributo de moneda adicional, que utilicen dicha moneda.
Imprimiendo Monedas
Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr efectuar la Impresin de todas ellas, de una en particular, de un rango o un grupo alternado.
Para llevar a cabo este proceso, y segn la informacin a imprimir, existen las siguientes modalidades:
Al no haber elegido ningn registro y seleccionar este botn, el sistema asume la impresin de toda la base de datos de Monedas. Al elegir una especfica y luego este botn, en la impresin aparece slo el registro elegido. Para considerar un rango de ellas, seleccione la primera y al momento de elegir la ltima, presione la tecla Shift y haga el clic, as todos los registros del rango aparecern como elegidos. Para considerar registros alternados, tendr que seleccionarlos uno a uno, pulsando la tecla Ctrl, al momento de hacer clic.
Una vez indicados los registros, seleccione el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la impresin (Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas.)
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs esta opcin: D-36
Informe de Monedas
EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACIN Fecha: 10/01/2000 PROVIDENCIA Pgina: 1 SANTIAGO 10.100.100-1
Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir. APENDICE D. TABLAS D-37
Concepto de Prdida
Objetivo Permitir el ingreso de los Conceptos de Prdida, con que podrn ser calificadas todas aquellas cotizaciones que no hayan sido aceptadas por el cliente. El mantener registrada esta informacin, permitir por ejemplo, emitir los informes estadsticos que detallan los porcentajes de cierres de cotizaciones y prdidas de ellas, ya sea por vendedor, a nivel de empresa, etc.
Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: - Los nicos campos que se ingresan son: Cdigo y el Concepto. - El Cdigo para los Conceptos de Prdida tiene un largo mximo de 3 caracteres alfanumricos y el Concepto de 30. A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:
Informe de Concepto de Prdida
EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA Fecha: 05/09/2000 SANTIAGO Pgina: 1 10.100.100-1 Concepto de Prdida
Cdigo Descripcin
001 CAMBIO DE PROVEEDOR 002 OBTUVO MEJOR DESCUENTO 003 DEBEN POSTEGAR LA COMPRA
Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.
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Compromisos de Seguimiento
Objetivo Permitir el ingreso de los cdigos para los diferentes tipos de Compromisos que se asociarn a los Seguimientos de las Cotizaciones.
Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: - Los nicos campos que se ingresan son: Cdigo y la Descripcin. - El Cdigo para los Compromisos tiene un largo mximo de 3 caracteres alfanumricos y la Descripcin de 60. A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:
Informe de Compromisos de Seguimiento EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA Fecha: 05/09/2000 SANTIAGO Pgina: 1 10.100.100-1 Compromisos de Seguimiento
¿En Qué Situación Queda El Feriado Del Trabajador Que Está Haciendo Uso de Licencia Médica Cuando El Empleador Ha Determinado El Inicio Del Feriado Colectivo PDF
¿Puede Otorgarse El Feriado en El Período Comprendido Entre La Fecha Que Se Notificó Al Trabajador El Término de Su Contrato y La Fecha en Que Cesa La Relación Laboral