0

INFORME AUDITORIAS
INTERNAS DE CALIDAD
rea de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
AO 2012: QUINTO Y SEXTO CICLO
Publicado: Diciembre de 2012

1






Consltelo en http://gicuv.univalle.edu.co

Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Ciudad Universitaria Melndez
Edificio 301- Espacio 3016
Telefono: 322100 Ext. 2506 - 2835
Cali, Colombia



Publicacin diciembre de 2012

Rectora
Ivn Enrique Ramos Caldern, Rector
Oficina de Planeacin y Desarrollo
Institucional
Profesora ngela Mara Franco
Representante de la Direccin
Equipo Coordinador de
Implantacin
Ingeniera Claudia Milena Muoz P.
Ingeniero Juan Esteban Goyes.
Contratista Marco Antonio Salcedo.
Empresa Consultora Proyecto de
Mantenimiento del GICUV, Unin
Temporal MS Consultores - EQTEC
Ingeniera Vanessa Montero
Ingeniero Fernando Maya
Ingeniero Omar Losada Rivera
Ingeniero (c) Andrs Arango
Documento elaborado por: Ing.
Vanessa Montero
El contenido de este documento puede
reproducirse total o parcialmente citando la
fuente.




2

1. INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

En este informe se muestran los resultados generales de auditora correspondientes a la
ejecucin de las auditorias programadas en el ao 2012.

La informacin aqu presentada corresponde a la finalizacin del 5to ciclo y la ejecucin del
6to ciclo, segn la tabla presentada a continuacin:


No.
CICLOS
FECHAS INICIO - FIN
0 17 de Octubre de 2008
1 12 al 19 de Noviembre de 2008
2 12 de Junio al 3 de Julio de 2009
3 25 de Noviembre al 11 de Diciembre de 2009
4 22 de Junio del 2010 al 30 de Abril del 2011
5 26 de Abril de 2011 a 29 de Febrero del 2012
6 30 de Abril a 21 de Diciembre de 2012

Tabla 1. Fechas de Ejecucin de los Ciclos.


2. RESULTADOS Y ANLISIS GENERAL

En el ao 2012 se ejecut el final del quinto ciclo y se llev a cabo el sexto ciclo, a
continuacin se muestran los resultados generales obtenidos y su comparacin con los
ciclos anteriores.

Para la interpretacin de las grficas se debe tener en cuenta:

Para los ciclos del 0 al 4 los incumplimientos se clasificaban en menores y mayores,
aqu se presenta un resultado consolidado de las dos clasificaciones, ya que a partir del
quinto ciclo esta clasificacin es eliminada y se denominan no conformidades.
En el ciclo 0 fue ejecutada una sola auditora correspondiente al Subproceso Gestin
del Material Bibliogrfico.

3


Grfica 01. Resultados de Auditora por Ciclo.

.

Grfica 02. Comparacin de la Clasificacin por Ciclo.

0
27
16
42
69
171
125
7
20
12
26
30
48
79
7
47
28
68
99
219
204
0
50
100
150
200
250
CICLO 0 CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3 CICLO 4 CICLO 5 CICLO 6
NO CONFORMIDADES OBSERVACIONES TOTAL
0
7
7
27
20
47
16
12
28
42
26
68
69
30
99
171
48
219
125
79
204
0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 200 220 240
NO CONFORMIDADES
OBSERVACIONES
TOTAL
CICLO 6 CICLO 5 CICLO 4 CICLO 3 CICLO 2 CICLO 1 CICLO 0

4


Grfica 05. Tiempo en Das Calendario por Auditora.



Grfica 03. Acciones Abiertas y Cerradas por Ciclo

En el sexto ciclo se presenta el estado de las acciones reportadas al momento que tienen
como fuente auditora interna, es importante tener en cuenta que las auditoras fueron
ejecutadas principalmente en el segundo semestre del 2012. Datos a corte 30 de
noviembre de 2012.

0 0 0 0
96
221
27
7
47
28
118
130
267
16
0
50
100
150
200
250
300
CICLO 0 CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3 CICLO 4 CICLO 5 CICLO 6
N ACCIONES ABIERTAS N ACCIONES CERRADAS
0,0
2,7
1,6
3,2
5,8
5,5
2,7
7,0
2,0
1,2
2,0
2,5
1,5
1,7
0,0
1,0
2,0
3,0
4,0
5,0
6,0
7,0
8,0
CICLO 0 CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3 CICLO 4 CICLO 5 CICLO 6
P
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o
p
o
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i

n
RELACIN INCUMPLIMIENTOS POR AUDITORIA
RELACIN OBSERVACIONES POR AUDITORIA

5


Grfica 04. Tiempo en Das Calendario por Auditora.

Las anteriores grficas permiten realizar las siguientes observaciones:
La relacin de nmero de incumplimientos identificado por auditora ha variado de 5.8
en el cuarto ciclo, 5.5 en el quinto ciclo a 2,7 en el ltimo ciclo, las observaciones en
cambio han mostrado un aumento en el ltimo ciclo, estas tendencias pueden deberse
al avance de la madurez del sistema, donde se presentan menos incumplimientos y es
posible identificar ms oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas o de
mejora.
En el sexto ciclo se observa una relacin de das por auditora mucho menor a la que
se present del cuarto ciclo en adelante, esto junto al anlisis de las fechas del
programa permite identificar que en general ha sido posible mejorar el cumplimiento
de las fechas establecidas para las auditoras.
Hay una baja tasa de reporte de acciones para las auditoras correspondientes al sexto
ciclo, por lo que es necesario realizar un seguimiento ms cercano en el prximo ao.


3. EJECUCIN DE AUDITORIAS 2012

3.1. Programa Quinto Ciclo
El quinto ciclo que fue ejecutado del 26 de abril de 2011 al 29 de febrero de 2012,
contena en su programa los 13 Procesos Centrales, 4 Facultades, 1 Instituto Acadmico, 1
Instituto de Investigacin y las 9 Sedes Regionales, estos se muestran en la Figura 01.

1,00
0,70
3,00
2,69
26,00
9,97
5,11
0,00
5,00
10,00
15,00
20,00
25,00
30,00
CICLO 0 CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3 CICLO 4 CICLO 5 CICLO 6
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DIAS POR AUDITORIA

6

En el Proceso Gestin del Talento Humano se llevaron a cabo dos auditoras
correspondientes al Subproceso Gestin del Talento Humano Administrativo y el
Subproceso de Gestin del Talento Humano Docente; en la Facultad de Ingeniera fueron
realizadas cinco auditoras correspondientes al Programa de Maestra en Ingeniera con
nfasis en Electrnica, el Programa Ingeniera de Alimentos, el Programa Ingeniera de
Materiales, el Grupo de Investigacin en Mejoramiento Industrial GIMI y el Grupo de
Investigacin en Saneamiento Ambiental CINARA.


Figura 01. Procesos, Facultades, Institutos y Sedes del Programa del Quinto Ciclo.

PROCESO
GESTIN DE
CALIDAD
PROCESO
GESTIN DEL
MEJORAMIENTO
PROCESO
COMUNICACIN
INSTITUCIONAL
PROCESO
GESTIN DEL
CONTROL
PROCESO
FORMACIN
PROCESO
GESTIN DE
TALENTO
HUMANO (2)
PROCESO
GESTIN DE
BIENES Y
SERVICIOS
PROCESO
EXTENSIN Y
PROYECCIN
SOCIAL
PROCESO DE
INVESTIGACIN Y
GENERACIN DEL
CONOCIMIENTO
PROCESO
DESARROLLO
HUMANO Y
BIENESTAR
PROCESO
PLANEACIN
INSTITUCIONAL
PROCESO DE
GESTIN
FINANCIERA
PROCESO
GESTIN DE
RECURSOS
TECNOLGICOS
INSTITUTO DE
PROSPECTIVA,
INNOVACIN Y
GESTIN DEL
CONOCIMIENTO
FACULTAD DE
SALUD
FACULTAD DE
CIENCIAS
NATURALES Y
EXACTAS
FACULTAD DE
HUMANIDADES
INSTITUTO
PSICOLOGA
FACULTAD DE
INGENIERA
(5)
SEDE YUMBO
SEDE PALMIRA
SEDE NORTE DEL
CAUCA
SEDE CAICEDONIA SEDE CARTAGO
SEDE TULU SEDE BUGA SEDE ZARZAL SEDE PACIFICO

7


Grfica 04. Clasificacin Resultados Quinto Ciclo


Grfica 05. Diez Requisitos ms Repetitivos en el Quinto Ciclo.

En este ciclo fueron ejecutadas en total 33 auditoras, los procesos que no se pudieron
auditar en el quinto ciclo, como la Facultad de Salud y el Instituto de Psicologa, se
tomaron como prioridad en el sexto ciclo.

A continuacin se muestra el estado de las acciones reportadas a corte 30 de noviembre
para las auditoras realizadas en el quinto ciclo, y algunas observaciones sobre el mismo.
No
Conformidad
: 78
Observacin:
19
4.2.4
14%
8.2.3
11%
4.1
14%
4.2.3
11%
5.5.3
7%
5.6
7%
6.2.2
12%
7.1
6%
8.4
11%
8.5.2
7%

8


Grfica 06. Acciones Abiertas y Cerradas a corte 30 de Noviembre para el Quinto Ciclo.
39
6
10
14
36
2
0 0
3
1
0
5
7
0
21
7
5
0
3
0
6
15
22
0
6
0
13
9
18
20
17
0
50
13
31
15
9
12
0
0
1
0
6
0
13
4
8
0
0
7
0
8
18
8
0
10
20
30
40
50
60
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P
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c
i
f
i
c
o
ACCIONES ABIERTAS ACCIONES CERRADAS

9


La Sede Buga no ha reportado las acciones planteadas correspondientes a la auditora
interna de calidad realizada el 6 de diciembre de 2011.

No se ha reportado el seguimiento y cierre de ninguna de las acciones planteadas en los
siguientes casos:

AUDITADO FECHA AUDITORA
NMERO DE
ACCIONES
Sede Palmira
31 de mayo de 2011 36
Gestin del Talento Humano
Docente
23 de agosto de 2011 5
Subproceso Contratacin y
Compras Nacionales
(Seleccin y Evaluacin de
Proveedores)
18 de agosto de 2011 7
Instituto de Prospectiva,
Innovacin y Gestin del
Conocimiento
01 de noviembre de
2011
21
Transferencia de Resultados
de Investigacin
19 de enero de 2011 5
Subproceso Administracin
del Software
29 de noviembre de
2011
6
Facultad de Ciencias
Naturales y Exactas
28 de noviembre de
2011
15
Tabla 2. Seguimientos y Cierres pendientes.


3.2. Programa Sexto Ciclo
El sexto ciclo que fue ejecutado 30 de Abril al 21 de Diciembre de 2012, contena en su
programa los 13 Procesos Centrales, 7 Facultades, 2 Institutos Acadmicos y las 9 Sedes
Regionales, estos se muestran en la Figura 02.


En el sexto ciclo se llevaron a cabo auditoras mltiples en el caso del proceso Gestin de
Bienes y Servicios, la Facultad de Salud, la Facultad de Ingeniera, la Facultad de Ciencias
de la Administracin, la Facultad de Ciencias Sociales y Econmicas, la Facultad de Artes
Integradas y el Instituto de Educacin y Pedagoga.


10



Figura 02. Procesos, Facultades, Institutos y Sedes del Programa del Sexto Ciclo.



PROCESO
PLANEACIN
INSTITUCIONAL
COMUNICACIN
INSTITUCIONAL
GESTIN DEL
CONTROL
GESTIN DE
CALIDAD
GESTIN DEL
MEJORAMIENTO
FORMACIN
EXTENSIN Y
PROYECCIN
SOCIAL
INVESTIGACIN Y
GENERACIN DEL
CONOCIMIENTO
DESARROLLO
HUMANO Y
BIENESTAR
GESTIN
FINANCIERA
GESTIN DE
RECURSOS
TECNOLGICOS
GESTIN DEL
TALENTO
HUMANO
GESTIN DE
BIENES Y
SERVICIOS
(5)
FACULTAD DE
SALUD (4)
FACULTAD DE
INGENIERA
(3)
FACULTAD
CIENCIAS DE LA
ADMINISTRACIN
(3)
FACULTAD DE
CIENCIAS
NATURALES Y
EXACTAS
FACULTAD DE
CIENCIAS
SOCIALES Y
ECONMICAS (2)
FACULTAD DE
HUMANIDADES
FACULTAD DE
ARTES
INTEGRADAS (2)
INSTITUTO
PSICOLOGA
INSTITUTO DE
EDUCACIN Y
PEDAGOGA
(5)
SEDE REGIONAL
NORTE DEL CAUCA
SEDE REGIONAL
CAICEDONIA
SEDE REGIONAL
CARTAGO
SEDE REGIONAL
YUMBO
SEDE REGIONAL
PALMIRA
SEDE REGIONAL
BUGA
SEDE REGIONAL
TULU
SEDE REGIONAL
PACIFICO
SEDE REGIONAL
ZARZAL

11


Grfica 07. Auditoras Ejecutadas en el Sexto Ciclo.



Grfica 08. Clasificacin Resultados Sexto Ciclo.

En el sexto ciclo se logr ejecutar el 96% de las auditoras contenidas en el programa,
correspondiente a 47 auditoras y quedaron pendientes por realizar el 4% de auditoras
correspondientes a 2 auditoras.

Las auditoras internas de calidad faltantes que corresponden a la Facultad de
Humanidades y al Proceso Investigacin y Generacin del Conocimiento sern realizadas
en el sexto ciclo, y sern tomadas como prioridad.

A continuacin se muestra la clasificacin de los incumplimientos reportados en el sexto
ciclo segn los requisitos de la NTCGP1000:2009.




96%
4%
Nmero de
Auditoras
Realizadas
Nmero de
Auditoras
Faltantes
Debilidades:
125
61%
Oportunidad:
79
39%

12



Grfica 09. Clasificacin Resultados Sexto Ciclo.
15
1
3
5
10
1 1 1
2
1 1 1 1
2
5
3
7
1
7
1 1 1
4
1
2
1
2
1 1 1
2
1
3
1
6
1
5
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1 1
4
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14
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Requisito

13


Grfica 10. Trece Requisitos ms Repetitivos.

Segn lo mostrado en las grficas y los informes de auditora, los requisitos que se
presentan con mayor frecuencia son los correspondientes a:

4.1 REQUISITOS GENERALES literal g, identificacin de riesgos.
4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS oficializacin, uso y conservacin de registros.
8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL SERVICIO Medicin de las caractersticas del
servicio, seguimiento y medicin de lo ejecutado frente a lo planeado.
6.3 INFRAESTRUCTURA estado de salones y espacios de la Universidad para la
prestacin de servicios.
7.1 PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO
planteamiento de objetivos, planes de trabajo.
8.2.1 SATISFACCIN DEL CLIENTE herramientas y medios para la recopilacin de la
satisfaccin del cliente.
4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS actualizacin y conservacin de manuales,
caracterizaciones, indicadores, normogramas.
6.2.2 Competencia, formacin y toma de conciencia desconocimientos del GICUV, de
MITIGAR, de su importancia en el logro de objetivos de calidad.
8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LOS PROCESOS Indicadores, seguimiento a
objetivos y acciones.
8.5.2 ACCIN CORRECTIVA Planteamiento de acciones correctivas de distintas
fuentes, identificacin de causas, seguimiento de acciones (eficacia).
8.4 ANLISIS DE DATOS Anlisis cuantitativo y cualitativo de indicadores y resultados
de evaluaciones y encuestas.
8.3 CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME Identificacin de dificultades en el
desarrollo de los procesos.
7.2.3 COMUNICACIN CON EL USUARIO medios de comunicacin, actualizacin de
los mismos, medios de retroalimentacin con el usuario.

4.1
18%
4.2.4
12%
8.2.4
8%
6.3
9%
7.1
8%
8.2.1
7%
4.2.3
6%
6.2.2
6%
8.2.3
6%
8.5.2
5%
8.4
5%
8.3
5%
7.2.3
5%

14



Grfica 11. Acciones Abiertas y Cerradas a corte 30 de Noviembre para el Sexto Ciclo

3
84
1
5
9
1
25
0
0
0
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
110
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ACCIONES ABIERTAS ACCIONES CERRADAS

15

En la grfica anterior se puede observar que hay una baja tasa de reporte de acciones
correspondientes a las auditoras internas de calidad realizadas y a continuacin se
muestra el detalle de las auditoras que no reportan acciones a corte 30 de noviembre.

Tabla 3. Acciones No Reportadas por auditora
SEDE / FACULTAD /
PROCESO
PROCESO / SUBPROCESO /
PROGRAMA / PROYECTO
FECHA
AUDITORIA
FECHA LIMITE
REPORTE
Proceso Planeacin
Institucional
Planeacin de la Estructura
Organizacional
19/09/2012 20/11/2012
Comunicacin
Institucional
Programa de Quejas, Reclamos
y Sugerencias
Seguimiento Acciones Abiertas
26/09/2012 27/11/2012
Formacin
Subproceso Gestin de la
Biblioteca (MP)
21/06/2012 22/08/2012
Sede Regional Yumbo Todos los procesos 06/06/2012 07/08/2012
Sede Regional Norte del
Cauca
Todos los procesos 03-07-12 03/09/2012
Sede Regional
Caicedonia
Todos los procesos 08-06-12 09/08/2012
Sede Regional Cartago Todos los procesos 31/08/2012 01/11/2012
Facultad Ciencias de la
Administracin

Proyecto de Extensin:
Convenio Fundacin Carvajal
Grupo de Investigacin:
Humanismo y Gestin
Programa Acadmico Comercio
Exterior
08/06/2012 09/08/2012
Facultad de Ciencias
Sociales y Econmicas
Programa Acadmico de
Pregrado de Economa
Programa Acadmico de
Pregrado de Sociologa
04/09/2012 05/11/2012
Sede Regional Palmira
Gestin de Calidad, Gestin del
Mejoramiento
Seguimiento a Acciones
Abiertas
07/09/2012 08/11/2012
Sede Regional Tulu
Gestin de Calidad, Gestin del
Mejoramiento
Articulacin con el GICUV
24/09/2012 25/11/2012
Sede Regional Pacifico
Gestin de Calidad, Gestin del
Mejoramiento
Seguimiento a Acciones
Abiertas
07/09/2012 08/11/2012

16



La fecha lmite de reporte hace referencia a la fecha lmite en que las acciones para dar
respuesta a las debilidades encontradas debieron ser reportadas, segn lo estipulado en el
manual MP-13-01-01, Gestin del Mejoramiento (45 das hbiles).

En esta tabla solo se tuvieron en cuenta las auditorias en las que fueron encontrados
debilidades y cuyas acciones debieron ser reportadas antes del 30 de noviembre, fecha de
corte de este informe.