Mapa de Procesos

Un Mapa de Procesos proporciona la ms importante informacin visual que representa

quien hace que en una organizacin u empresa. El mapa ayuda a identificar las
mejores oportunidades de mejora de rendimiento y optimizacin de las actividades de
una empresa.
Un proceso es una coleccin de actividades que tiene una o ms tipos de entradas
(i.e.Inputs) y produce una salida (i.e. Outputs) que tiene algn valor para los usuarios del
proceso.
Para disear y/o documentar un proceso hay que tener en cuenta los siguientes aspectos de
cada proceso:
Proveedor del proceso
Inputs
Proceso (i.e. actividades dentro del proceso)
Outputs
Cliente/Consumidor del proceso
Dueo del proceso (i.e. responsable del proceso)
(Opcionalmente) Conocimiento generado (solo si es un Mapa de Conocimiento)
Crear un Mapa de Procesos
Para crear un Mapa de Procesos es importante identificar los puntos de inicio y final del
mismo. Al hacer el mapa, hay que temer en cuenta los siguientes principios:
Mantenlo sencillo (keep-it-simple)
Empieza siempre a alto nivel
Involucra a la gente ms cercana al proceso
Analiza paso-a-paso el proceso personalmente
Piensa en el proceso de principio a fin (end-to-end)
Trabaja en un grupo pequeo. Un grupo grande hace que las actividades tiendan a
complicarse
De forma ms detallada tenemos:
Define el inicio y el fin del proceso
Documenta las actividades que la gente hace entre el inicio y el fin del proceso. Inicia la
documentacin a alto nivel y de forma iterativa, introduce nuevos sub-mapas de procesos
que incluyen informacin ms detallada.
Documenta los Mapas de Procesos. Planifica la revisin de los mismos. Asegurate de que
verificas y clarificas las actividades del proceso con los porpietarios del mismo.
Mejorar los procesos se hacee por medio de algunas de las siguientes opciones:
Eliminar los procesos innecesarios
Automatizar, combinar y/o modificar algunas de las actividades del proceso
Externalizar algunos de los pasos del proceso
Cambiar la localizacin donde se realizan o quien realiza alguna de las acividades
del proceso
Para identificar areas de mejora, los procesos han de descomponerse en subprocesos. Un
subproceso tiene ms nivel de detalle que el proceso que lo contiene y detalla quien hace
que y porqu con informacin a cerac de su periodicidad.
Los procesos han de descomponerse con suficiente nivel de detalle para permitir entender,
monitorizar, gestionar y analizar su rendimiento.
El Mapa de Procesos suele ser una serie de simples
diagramas de actividades que cubren los procesos de negocio ms importantes y que suele
tener una aporximacin jerrquica a los mismos. LaDefinicin de Procesos extiende los
grficos de actividad con informacin de detalle, pero no lo suficiente como para ser la bases
de su operacin. El Modelo de Procesos incluye informacin suficiente para que los
procesos puedan ser analizados, simulados y/o ejecutados en produccin.
La mejor forma de empezar un anlisis de los procesos de una empresa es identificar y
definir la misin de la Empresa o, en caso de tenerla definida, revisarla. La misin
identifica el objetivo fundamental de la Empresa, su razn de ser.
Para ello, hay que considerar tres aspectos complementarios:
Qu hacemos (los productos o servicios que ofrecemos)
Cmo lo hacemos (qu procesos seguimos)
Para quin lo hacemos (a qu clientes nos dirigimos)
As pues, una metodologa de trabajo incluye los siguientes pasos:
Identificar y Definir los objetivos de la Empresa (i.e. misin de la Empresa)
Identificar a los Clientes y sus necesidades
Identificar y clasificar los Procesos de Negocio (i.e. Estratgicos, Fundamentales y de
Soporte)
Definir el Plan de Trabajo y anlisis de los datos
Anlisis y propuesta de mejora de los Procesos
La metodologa propuesta es genrica para un proceso estndar de mejora de
Procesos de Negocio y requiere, como paso previo a su implantacin, una adaptacin a
las necesidades y caractersticas de la Empresa asi como al alcance y objetivos del proceso
de mejora definido