COLEGIO DE ESTUDIOS CIENTFICOS Y

TECNOLGICOS DEL ESTADO DE MXICO

Sistema para la Administracin de Bienes Informticos

Mayo 2014.



En cumplimiento a la norma SEI-012, de la Direccin General de Sistema
Estatal de Informtica y en apego al inciso 1.1 de los Lineamientos de
Seguridad de las Tecnologas de Informacin de la misma dependencia, la
Unidad de Informtica del Colegio de Estudios Cientficos y Tecnolgicos
del Estado de Mxico, pone a disposicin de los planteles y departamentos
del Colegio el Sistema de Inventario de Bienes Informticos referenciado
en este documento como SIBIEN.

El sistema SIBIEN surge de la necesidad de administrar un inventario
centralizado y actualizado de las tecnologas de informacin del Colegio,
como lo estipula el documento Lineamientos de seguridad de las
tecnologas de informacin de la DGSEI.

El presente aplicativo cumple con las siguientes funciones principales:
- Administracin de marcas y modelos de los equipos tecnolgicos.
- Administracin de proveedores y centros de servicio.
- Administracin de garantas.
- Administracin de bienes y componentes informticos.
- Administracin de solicitudes para baja de bienes y artculos
informticos.
- Bitcora de incidentes de las tecnologas de informacin
- Listas de cotejo para los bienes y artculos informticos.


Este documento es una gua de uso rpido del sistema, por lo que para
cualquier aclaracin, duda, comentario o sugerencia debe dirigirse a
personal de desarrollo y soporte de la Unidad de informtica.












SIBIEN

Para que usted pueda acceder al sistema requiere de una cuenta de usuario
la cual le es proporcionada por el administrador de la aplicacin.
1.- Se recomienda usar la ltima versin del navegador Google Chrome, o
en su defecto un navegador compatible con el estndar HTML5 como
Firefox u Opera.

2.- Al entrar a la siguiente direccin usted podr visualizar la pantalla de
inicio de sesin:

http://sibien.cecytem.mx/




3.- Al entrar usted podr visualizar los mens y opciones del sistema,
antes de iniciar la captura de los bienes informticos es importante que
configure los catlogos de sistema, para esto haga clic sobre el botn:





Este botn abre un nuevo men con las siguientes opciones:


Crea, modifica y elimina las marcas que maneja el sistema.

Crea, modifica y elimina los modelos que maneja el sistema.

Crea, modifica y elimina los tipos de compra para bienes
informticos. Ej. Licitacin, donacin, etc.

Crea, modifica y elimina los tipos de licencia que maneja el
registro de software. Ej. Freeware, VLS, Shareware, etc.

Crea, modifica y elimina los tipos de garanta para los bienes
informticos. Ej. En sitio, con el fabricante, etc.

Crea, modifica y elimina la clasificacin para los registros de
software. Ej. Diseo, desarrollo, sistema operativo, etc.

Crea, modifica y elimina las categoras de bienes que manejara
el sistema, por defecto solo existe una: Equipo de cmputo.

Crea, modifica y elimina las categoras de bienes que manejara
el sistema.

Crea, modifica y elimina los tipos de proveedores que maneja el
sistema, por defecto debe existir: Garantas.

Crea, modifica y elimina los departamentos disponibles en los
planteles. Es altamente recomendable que este catlogo este
capturado antes de iniciar el registro de los bienes informticos.

Crea, modifica y elimina la lista de detalles y caractersticas que
sern asignados a los bienes. Ej. Memoria RAM, disco duro, tipos
de conexiones, etc.

Crea, modifica y elimina los planteles disponibles en el sistema.
Este catlogo es necesario para el correcto funcionamiento de
la aplicacin.

Crea, modifica y elimina denominaciones para el software, esto
es: nombres homogneos para los registros de software como:
Microsoft Office, Corel Draw, etc.

Crea, modifica y elimina las listas de cotejo que pueden ser
aplicadas a los bienes informticos.

Cataloga las incidencias que sern registradas en la bitcora.


4.- Una vez que haya configurado los catlogos del sistema, es altamente
recomendable que asigne a su plantel los departamentos que le
corresponden, para esto haga clic en el botn del men principal:




Y posteriormente en el botn Asignar nuevo departamento, de la lista
solo seleccione los departamentos que correspondan a su plantel y pulse
el botn Guardar.




5.- Una vez capturados los departamentos se le recomienda capturar las
agrupaciones de bienes, estos son los conjuntos de dispositivos que
conforman un equipo de cmputo y son identificados mediante nombres
como: equipo 1, equipo de consulta, etc. Esto facilitar el registro de los
bienes informticos. Para completar esta tarea debe hacer clic en el botn:



Despus haga clic en el botn Nuevo Grupo, Seleccione el departamento
en donde esta resguardado el grupo y designe un nombre para el mismo,
por ltimo haga clic en guardar, si la operacin se completa podr ver los
grupos que ya han sido registrados.




6.- Se recomienda tambin capturar los proveedores o centros de
servicio, esto facilitar el registro de los bienes, para ello haga clic en el
botn del men principal:



Posteriormente oprima el botn Nuevo Proveedor, capture los campos
que se le piden y de clic en botn Guardar. Recuerde que los campo
marcados con asterisco (*) son obligatorios.



7.- Una vez capturados los catlogos anteriores puede proceder a la
captura de bienes haciendo clic en el botn:



Posteriormente haga clic en el botn Nuevo Bien. En la parte superior
puede capturar los datos del bien y en la parte inferior podr seleccionar
los detalles para el mismo como memoria RAM, procesador, etc., si no
quiere guardar alguno de los detalles solo deje la seleccin en blanco.
Para finalizar de click en el botn guardar. El navegador permanece en la
pgina de captura en caso que requiera capturar un nuevo bien con
caractersticas similares.



Una vez capturados todos los bienes usted puede consultarlos en el
Catlogo de Bienes, en donde podr realizar bsquedas rpidas por
diferentes campos, para ver ms a detalle un bien o capturar otras
opciones haga clic en el botn:



En la pgina que se abrir usted podr visualizar los datos
correspondientes al bien seleccionado, as como una serie de opciones al
final de la pgina en donde puede ver las caractersticas del bien, capturar
los proveedores, ver la garanta, darlo de baja, aplicar un checklist o lista
de cotejo, y reportar incidentes.



Usted pude capturar una garanta y proveedor para cada bien
individualmente o puede hacerlo para agrupaciones completas, esto se usa
muy comnmente cuando el bien informtico forma parte de un mismo
equipo que fue adquirido con el mismo proveedor y le es aplicable la
misma garanta.
Para esto debe de consultar el catlogo de grupos y hacer clic en el botn:





Posteriormente presione el botn Bienes del grupo, en esta nueva tabla
de consulta podr visualizar los bienes que conforman el grupo y las
opciones que aplican al grupo y los bienes como:

Agregar bien existente, Agregar proveedor o garanta a todos los bienes
del grupo, etc.





El resto de operaciones que contempla es sistema cumplen con funciones
administrativas y de informes.


Crea, modifica, elimina e imprime solicitudes para baja de bienes.

Permite el acceso a los reportes del sistema.

Consulta, modifica e imprime la bitcora de incidentes
relacionados con los bienes informticos.

Reservado para administradores del sistema.

Reservado para administradores del sistema.

Permite cambiar el password de usuario.

Crea, modifica y elimina registros de software.



Es importante sealar que cada usuario tiene definido un nivel de
seguridad por lo que se le permitir o negar el acceso a ciertos
componentes del sistema.

El sistema SIBIEN seguir incorporando funciones y mdulos de utilidad
para los administradores y operadores de los bienes informticos de
CECyTEM, estas funciones sern publicadas en esta misma gua.