MANUAL DE SERVICIO

I. Cartula.
II. Tabla de contenidos.
III. Responsable de la aplicacin.
Analista.
Fecha de creacin del documento.
Fecha de actualizacin.
Nombre del Sistema.
IV. Acerca del Manual.
Propsito.
Conocimientos necesarios.
V. Introduccin.
VI. Visin global.
Especificaciones.
Conceptos generales.
Acceso.
Instalacin y configuracin bsica.
Men principal.
Opciones.
Teclas.
Iconos.
Pantallas.
Reportes.

Cartula.

Tabla de contenidos.

Responsable de la aplicacin.

Analista: Richar Franklin Caicedo Medrano
Fecha de creacin del documento: 01 de noviembre del 2001
Fecha de actualizacin:
Nombre del Sistema: FACTURACIN COMERCIAL EN AMBIENTES
CLIENTE/SERVIDOR





CONTENIDO
Acerca del Manual.

Propsito.

El presente manual tiene como finalidad ser una gua bsica de
operacin del sistema; permitiendo al lector del mismo adquirir las
destrezas y conocimientos indispensables para una operacin adecuada
del sistema, y ser una herramienta de consulta de primera mano a la
cual puede recurrir el usuario en cualquier momento.

Se pretende dar una idea mas detallada de los alcances y ventajas
del sistema, que permite una facturacin y atencin al cliente en
tiempos mnimos; mediante la optimizacin de los recursos
involucrados en el proceso, de compraventa de productos de consumo
masivo.

Cualquier comentario o sugerencia el desarrollador el sistema esta
dispuesto a recibirla con todo agrado y solventar en el menor tiempo
posible; mediante correo electrnico a rfcm@hotmail.com; gracias por
su confianza.

Conocimientos necesarios.

Conocer previamente el funcionamiento de un computador.

La situacin o procesos inmersos en la actividad econmica en
la cual se desenvuelve la empresa.

La configuracin de la red, para saber determinar el
desempeo del sistema con otros sistemas existente.

El sistema operativo o sistema bsico con el cual se ejecuta la
aplicacin FCACS.

Los principios bsicos de administracin y manejo de
inventarios.
Otras habilidades inherentes a su destreza y agilidad para sacar
mayor ventaja de la informacin que se encuentra en la base de datos
que maneja el sistema.


CONTENIDO
Introduccin.

El sistema de Facturacin Comercial en Ambientes Cliente/Servidor fue
credo con el objetivo de ser una herramienta administrativa, para el sector
comercial en el rea de supermercados, abastos, tiendas y locales
mercantiles dedicados a la venta de productos al detal.

Una de las formas simples de atencin al cliente es cubrir sus
necesidades en el menor tiempo posible; lo cual se consigue con una
automatizacin de los procesos de clculos, de precios de productos de
consumo masivo, en el menor tiempo evitando de esa forma la formacin de
largas colas.

La utilizacin de las computadoras y software de forma adecuada brindan
la posibilidad de comercializar mayores volmenes de productos y mejorar
los mrgenes de ganancia; con satisfaccin para el cliente y para el personal
que se encuentra frente a un mostrador.

Los clientes y su negocio se lo agradecern si usted, como usuario de
este producto lo aprovecha y obtiene una ventaja competitiva frente a sus
competencia; solo esta el deseo y en sus manos el poder en funcionamiento
esta novedosa herramienta de trabajo.

El desarrollador.


CONTENIDO
Visin global.

Especificaciones.

Los requisitos bsicos del sistema son:

Clientes o Estacin de trabajo PC 486 o superior, con tarjeta de red
10/100 MBP, teclado y mouse, monitor de 14, impresora de 40 columnas
y sistema operativo Win 9.x o WinNt 4.0.

Servidor Pemtium o superior, con tarjeta de red 10/100 MBP; teclado y
mouse, monitor de 14,impresora de 40 columnas, sistema operativo Win
9.x o WinNt 4.0 y la configuracin de la red mediante cacle directo o
mediante un hat.


Conceptos generales.

Los conocimientos bsicos para el manejo del sistema son los siguientes:

La configuracin de la red y su administracin.
Polticas de seguridad y respaldos en este tipo de sistemas.
Seguir al pie de la letra las indicciones del presente manual.



1,2 y 3 son los botones de minixacin, maximizacin y salida de una
pantalla respectivamente y 4 barra de men principal del sistema.

CONTENIDO
4
3
1 2

Acceso.

El acceso al
sistema luego
del proceso de
instalacin y
configuracin
bsica del
sistema es a travs de las barras disponibles del Windows como se
detalla en las siguientes figuras. Lo cual permite el ingreso directo del
usuario al sistema en su pantalla principal, la cual se encuentra presente
durante toda la ejecucin del sistema, la misma que se puede apreciar en
la grfica siguiente.

El botn SALIR o X abandonan el sistema de inmediato finalizando su
utilizacin y volviendo al sistema operativo respectivo.

CONTENIDO
Instalacin y configuracin bsica.

El proceso de instalacin es el siguiente:

1. Haga clic en la barra estndar del Windows.
2. Presenta la pantalla siguiente.


3. Elija el botn Aceptar tras lo cual obtenemos la pantalla de
instalacin del sistema. Siga las instrucciones que se presentan
hasta obtener una pantalla como la siguiente.
4. La cual presenta la licencia
de aceptacin marque la
casilla de verificacin si
esta de acuerdo; caso
contrario no lo marque y se
proceder a cancelar la
instalacin del sistema. Con
lo cual se borran todas los
componentes bsicos del
sistema. Vaya a la barra
estndar del Windows,
Inicio, Programas y localice
el sistema bajo el nombre
SUPERMERCADO. Con lo
cual se llamara a la pantalla
principal del sistema.


CONTENIDO



Men principal.

a. Archivo brinda todas las facilidades en cuanto a la administracin
del sistema en si.
b. Consultas presenta informacin detallada de acuerdo a la necesidad
del usuario del sistema.
c. Nuevo nos permite ingresar los datos por primera vez.
d. Inventario la actualizacin de los datos de productos y cuentas de
los clientes y otros.
e. Reportes permite obtener la informacin por medio de la impresora
en varias paginas.
f. Facturacin nos permite emitir las facturas respectivas y cobros se
en efectivo o a crdito emitiendo la misma.
g. Ayuda nos brinda una ayuda de funcionamiento del sistema y como
resolver alguna pequea dificultad a causa de la mala manipulacin
o errores involuntarios del usuario.

CONTENIDO



Opciones. CONTENIDO

Las opciones del sistema son 3 que se determinan en el momento que se
ingresan los usuarios; de la siguiente forma:

Nive
l
descripcin
1 Acceso total al sistema como administrador del mismo.
2 Ingresos parcial de datos, actualizacin, reportes y consultas como
cliente.
3 Solo consultas como cliente.

Teclas. CONTENIDO

Las teclas usadas en el sistema son:

tecla descripcin
F1 Ayuda del sistema en cualquier momento que el usuario la solicite.
F2 Dentro de facturacin crea una nueva factura.
F3 Borra un item durante la facturacin
F4 Cobro en efectivo de la factura e imprime la misma.
F5 Cobro a crdito de la factura, habilita y controla los crditos.
(imprime)
F6 Busca informacin de los productos en cualquier momento.
Esc Sale de la pantalla actual o presente en ese momento.

Iconos. CONTENIDO

Los iconos utilizados son los estndares que acepta el Windows como son
los punteros tipo flecha o tipo mano y botones muy familiares en toda
aplicacin.

Pantallas.

Las principales pantallas que presenta el
sistema son:

Pantalla de inicio de cesin o trabajo, tras
el ingreso de la clave de usuario
respectivo se abilita los niveles de acceso
al sistema; de conformidad con la tabla que
consta en opciones.

Si la clave de usuario es incorrecta o no ingreso
nada se presenta la pantalla siguiente, si presiona
sobre el botn si vuelve a pedir su clave caso
contrario sale del sistema sin ningn problema.

Si la clave es correcta se presenta la siguiente
pantalla. CONTENIDO

Presione el botn Aceptar o la tecla Enter, con lo cual se presenta la
pantalla inicial del sistema y tendr acceso al men principal y submens
respectivos dependiendo del nivel de usuario que tenga asignado.

Tenga presente que los niveles de ingreso al sistema se establecen en el
men NUEVO con la opcin de usuarios y es responsabilidad del
administrador del sistema.

La configuracin inicial del sistema se puede
establecer a travs del men Archivo con la
opcin Empresa, la cual presenta una
pantalla como se aprecia en la parte inferior.



En la cual tan slo se puede
actualizar los datos de IVA y si
los precios incluyen o no este
impuesto. Los dems datos
son establecidos durante la
instalacin ya que se trata de un sistema de uso exclusivo.

Hay que tener presente que el IVA se presenta como 1.400 % lo cual
representa el 14% real por el uso de la coma o el punto para el trabajo
con decimales por restricciones tcnicas.

El trabajo con decimales es de la siguiente forma:

##, ## es 14,0 pero si escribe ##.00 nos da como resultado 140 por
tratarse de nmero con porcentaje.

Con esta aclaracin tenga cuidado en los lugares donde la informacin
requerida sea del formato (##,## )%.

Presentamos a continuacin unas pantallas que merecen de su atencin al
momento de trabajar con ellas.

Si elige del men principal la opcin CONSULTAS, se
presenta una pantalla como la siguiente.

CONTENIDO
Presione Aceptar para
volver al men principal y
poder trabajar con otras
opciones.

Si por omisin no introdujo un texto de
consulta se presentara una pantalla como la
siguiente, la cual le permite continuar o
cancelar la consulta segn sea el caso
requerido.


CONTENIDO












Esta es la opcin NUEVOS del men principal en el cual se pueden elegir
varias opciones, que dependiendo de cual se presentan pantallas como la
siguiente.







La
cual
perm
ite el
ingre
so de datos por primera vez, elija el botn Agregar para ingresar un
nuevo y luego Actualizar para grabar, caso contrario Cerrar para cancelar
y volver al men principal.

CONTENIDO
La opcin INVENTARIO y sus subopciones
permiten mantener el control y
alimentacin de los datos pertinentes;
segn sea la necesidad del usuario.
CONTENIDO

Si elige la opcin se presenta la pantalla de facturacin
respectiva que se aprecia al detalle en la siguiente pantalla.

Luego de presionar la tecla F2, procedemos a generar la factura
respectiva; ingresado el nombre del cliente o dndolo de alta si este no
existe tan solo con presionar la tecla Enter; si tenemos o conocemos el
nombre del cliente y previamente ya lo hemos ingresado en el sistema,
este lo localizara y presentara sus datos respectivos. Tras lo cual
debemos presionar la tecla TAB para ir hasta el lugar del cdigo en
nuestra factura y comenzar la facturacin de los diferentes producto, una
vez que se haya terminado la peticin del cliente presione las teclas F4 y
F5 segn sea el caso.

Si por algn motivo desiste de facturar presione la tecla Esc para salir de
la factura actual sin ningn problema.

CONTENIDO
Si presiona F4 se enva a la impresora la factura y si no hay un conflicto
en la misma se presenta un mensaje como el siguiente.

Si presiona F5 se presenta la respectiva pantalla de control de crditos y
luego se imprime.

Si presiona la tecla Esc vuelve al men principal.
CONTENIDO

Reportes. CONTENIDO

Son ejecutados con la opcin Reportes del men
principal la cual se aprecia a continuacin. Por
el momento presentamos la pantalla que surge
luego de elegir en la pantalla presente la
subopcin Clientes, tras lo cual se presenta una
pantalla como la que consta en la parte inferior.




Las dems opciones de ese submen presentan pantallas similares, por lo
cual para muestra un botn.



impresora
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Vista automatizado y
200 %
Barra de
desplazamiento
vertical
Barra de desplazamiento horizontal
# de paginas
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