Manuales Seguros USACversionfinalenviadoa Rectoria 2012

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
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Guatemala, Septiembre 2012

DIRECTORIO

Lic. Carlos Estuardo Glvez Barrios
Rector

Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo
Secretario General

Ing. Rolando Grajeda Tobar
Director General de Administracin

Arq. Alenka Irina Barreda Taracena
Directora General de Extensin Universitaria

Dr. Carlos Humberto Aldana Mendoza
Director General de Docencia

Lic. Marco Tulio Paredes Morales
Director General Financiero

Dr. Jorge Luis De Len Arana
Director General de Investigacin

Licda. Betzy Elena Lemus de Bojrquez
Jefa Divisin de Desarrollo Organizacional

Elaboracin
Licda. Sandra Morales de Noj
Licda. M.A. Ana Alejandrina Marroqun de Garca
Profesionales de Desarrollo Organizacional

Colaboracin
Lic. Vidal Ramrez Escalante Direccin General Financiera
Lic. Edgar Jurez Auditora Interna
Licda. Denisse Aily Godnez Jenner Direccin de Asuntos Jurdicos
Lic. Marco Antonio Guzmn Fuentes Departamento de Presupuesto
Sra. Fabiola Diaz Ixcot Departamento de Proveedura

Divisin de Desarrollo Organizacional
Edificio de Recursos Educativos, 1er. Nivel Ciudad Universitaria, zona 12,
correo electrnico: ddo@usac.edu.gt;
Telefax 24187920; PBX 24188000 ext. 82320 y 1623
NDICE

PRESENTACIN .................................................................................... 4
I. Objetivos del Procedimiento ............................................................. 5
II. Normas de Aplicacin General .......................................................... 5
III. Disposiciones Legales .................................................................... 6
IV. Descripciones y Flujogramas de los Procedimientos .............................. 7
A. SEGURO DE VEHCULOS ................................................................ 8
1. Normas de Aplicacin General para seguro de vehculos ...................... 9
2. Procedimiento para la Inclusin de vehculos en la Pliza de Seguro ........ 11
3. Procedimiento para la Exclusin de vehculo de la Pliza de Seguro ........ 17
4. Procedimiento para la Re-inclusin de vehculos en la Pliza de Seguro ... 20
5. Procedimiento General para Reclamo de la Pliza de Seguro en caso de
siniestro (accidente menor, destruccin total o robo) ........................... 25
B. SEGURO DE VIDA Y GASTOS MDICOS ............................................. 42
1. Administracin del Seguro de Vida y Gastos Mdicos ......................... 43
2. Procedimiento para Reclamo del Seguro de Vida .............................. 51
C. SEGURO CONTRA TODO RIESGO EN INCENDIO Y TERREMOTO PARA
EDIFICIOS................................................................................... 58
1. Procedimiento para la Administracin del Seguro contra todo riesgo en
incendio y terremoto para Edificios de la Universidad .......................... 59
2. Procedimiento para Reclamo del Seguro contra todo riesgo en incendio y
terremoto para Edificios de la Universidad ....................................... 62

2

3

4

PRESENTACIN

El Rector de la Universidad de San Carlos de Guatemala, ante la necesidad de
documentar y agilizar los procesos sobre la administracin de seguros de la Universidad
de San Carlos de Guatemala, pone a disposicin de las Unidades Acadmicas y
Administrativas de la Universidad, el Manual de Normas y Procedimientos para la
Administracin de los Seguros de la Universidad, con el objetivo principal de orientar,
facilitar y coordinar la gestin tcnica administrativa en la Universidad.

Esta herramienta administrativa describe la secuencia de los pasos a seguir por
las diferentes unidades acadmicas y administrativas de la Universidad, para tramitar la
inclusin o exclusin de vehculos en la pliza de seguro y reclamo de seguro por
accidente menor, destruccin total o robo del mismo, el reclamo de seguro de vida y
gastos mdicos, as como, el reclamo por algn siniestro en algn inmueble de la
Universidad por incendio o terremoto, respetando aspectos de orden legal que deben
cumplirse por parte de los responsables de la ejecucin del procedimiento.

El documento contiene objetivos, normas de cumplimiento general, disposiciones
legales, descripcin y flujogramas de los procedimientos, que contribuyen a facilitar su
efectiva ejecucin.

5

I. Objetivos del Procedimiento

a. Orientar a las unidades acadmicas y administrativas de la Universidad de San
Carlos de Guatemala, en los procesos para incluir o excluir un vehculo de la
pliza de seguro, realizar un reclamo de un seguro de vida, por accidente menor,
destruccin total o robo de un vehculo, as como, del reclamo por siniestro de
incendio o terremoto en los edificios de la Universidad de San Carlos de
Guatemala.

b. Contar con una herramienta administrativa que contenga en forma ordenada,
secuencial, detallada y respetando aspectos de orden legal, los pasos a seguir y
responsables en la administracin de los seguros de la Institucin.

II. Normas de Aplicacin General

a. La Direccin General Financiera es la encargada de la administracin de los
seguros de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
b. Para la adquisicin de los seguros de la Universidad de San Carlos de Guatemala
la Direccin General Financiera debe cumplir con lo establecido en el Sistema
Integrado de Compras SIC-, Mdulos I y II.
c. Las Unidades acadmicas y administrativas de la Universidad, deben enviar a la
Direccin General Financiera la informacin sobre vehculos en circulacin,
miembros del Consejo Superior Universitario, estudiantes del programa de
Ejercicio Profesional Supervisado y listados de inmuebles para la gestin de la
adquisicin de los seguros respectivos.

6

III. Disposiciones Legales

a. Cdigo de Comercio de Guatemala.
b. Ley de la Actividad Aseguradora, Decreto No. 25-2010.
c. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
d. Sistema Integrado de Compras SIC- de la Universidad de San Carlos de
Guatemala.
e. Acta No. 5-98 del Consejo Superior Universitario, Punto VIGSIMO OCTAVO, de
fecha 11 de marzo de 1998.
f. Acta No. 05-2007 del Consejo Superior Universitario, Punto CUARTO, inciso 4.2
de fecha 14 de marzo de 2007.
g. Proyecto de Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Universidad de San Carlos
de Guatemala, segn inciso de Normas Especficas de Ejecucin del Presupuesto
General de Ingresos y Egresos.
h. Plizas de Seguro vigentes entre la Universidad de San Carlos de Guatemala y la
empresa aseguradora.
7

IV. Descripciones y Flujogramas de los Procedimientos

Los procedimientos que se desarrollan en la administracin de seguros de la
Universidad de San Carlos de Guatemala, se presentan a continuacin:

A. Seguro de vehculos
1. Inclusin de vehculos en la pliza de seguro.
2. Exclusin de vehculos en la pliza de seguro.
3. Re-inclusin de vehculos en la pliza de seguro.
4. Reclamo de seguro de vehculos por siniestro (accidente menor,
destruccin total o robo) de la pliza de seguro.

B. Seguro de vida y gastos mdicos
1. Re-inclusin a la pliza de seguro de vida y gastos mdicos.
2. Inclusin a la pliza de seguro de vida y gastos mdicos de miembros del
Consejo Superior Universitario, Piloto Automovilista y Agente de Vigilancia
del Rector.
3. Inclusin a la pliza de seguro de vida para estudiantes del Ejercicio
Profesional Supervisado EPS- de la Universidad.
4. Reclamo de seguro de vida.
5. Reclamo de gastos mdicos.

C. Seguro contra todo riesgo en incendio y terremoto para Edificios de la Universidad
1. Administracin del seguro contra todo riesgo en incendio y terremoto para
Edificios
2. Reclamo de seguro contra todo riesgo en incendio y terremoto para
Edificios

8

A. SEGURO DE VEHCULOS
9

1. Normas de Aplicacin General para seguro de vehculos

a. Ser estricta responsabilidad de las autoridades competentes de las unidades
acadmicas y administrativas velar por la aplicacin y cumplimiento del presente
manual de normas y procedimientos y de instruir a los trabajadores que tengan
bajo su responsabilidad vehculos propiedad de la Universidad de San Carlos de
Guatemala, o a su servicio segn instrumento de cooperacin
1
. As como, son los
encargados de enviar la informacin relacionada en caso de siniestro de los
vehculos a las instancias correspondientes. El incumplimiento conllevar a
deducir responsabilidades pertinentes y todo problema que resulte debe ser
solucionado por las autoridades competentes.

b. Cuando se d un siniestro en un vehculo de la Universidad de San Carlos de
Guatemala, la persona que conduzca el mismo debe dar aviso inmediato a la
empresa aseguradora (disponible las 24 horas), a las autoridades de su unidad
acadmica o administrativa (inmediatamente) y a la Direccin General Financiera
de la Universidad de San Carlos de Guatemala (en horario laboral).

c. Las unidades acadmicas y administrativas que tienen vehculos propiedad de la
Universidad o a su servicio segn instrumento de cooperacin, deben velar por
que los mismos se utilicen adecuadamente para que puedan ser cubiertos por la
pliza de seguro y no deben incurrir en lo siguiente:
1. Que el vehculo sea utilizado para carreras, aprendizaje de conduccin,
para remolcar o arrastrar.
2. Que el vehculo sea conducido por una persona en estado de ebriedad o
bajo efecto de drogas o frmacos que afecten las facultades mentales y
volitivas del conductor.
3. Que el conductor carezca de Licencia de Conducir o que est vencida.
4. Que el conductor sea menor de 25 aos de edad.
5. Que se compruebe que los daos se hicieron intencionalmente.
6. Que el conductor se d a la fuga del lugar del siniestro.

1
Se refiere a documentos de cooperacin que se firman con otras instituciones como convenios,
cartas de entendimiento, entre otros.
10

7. Cuando el vehculo se utilice para transportar explosivos u otros
materiales de esa naturaleza.
8. En caso de motn, huelgas o disturbios populares, explosiones y daos
maliciosos a la propiedad.
9. Cuando se compruebe responsabilidad penal del conductor del vehculo.

d. La Direccin General Financiera debe proporcionar a las autoridades de las
unidades acadmicas y administrativas, la informacin para el Reclamo
correspondiente en caso de siniestro a un vehculo de la Universidad de San
Carlos de Guatemala (accidente menor, destruccin total y robo).

e. El cumplimiento de lo descrito en el presente manual, no exime la observancia
de la legislacin vigente de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

11

2. Procedimiento para la Inclusin de vehculos en la Pliza de Seguro

A. Ttulo del procedimiento:

Inclusin de vehculos en la Pliza de Seguro.

B. Objetivo del Procedimiento

Que los vehculos de la Universidad de San Carlos de Guatemala que se
encuentren en circulacin estn protegidos y con cobertura de seguro de
vehculos.

C. Normas Especficas

1) La Unidad Acadmica o Administrativa de la Universidad, debe solicitar a la
Direccin General Financiera, la inclusin del vehculo para ser cubierto por el
seguro, para lo cual debe incluir en la solicitud un cuadro con la informacin
siguiente:

No. Modelo Tipo Color Marca Nmero
de
Placa
Nmero
de
Motor
No. de
Chasis
Valor
en
libros
Valor a
asegurar
(Depreciado)

2) El valor a asegurar depreciado debe ser el de la compra con el IVA incluido, al cual
se le aplicar los porcentajes de depreciacin comercial, segn lo pactado por las
aseguradoras, como se describe a continuacin: Un vehculo nuevo 20% el primer
ao, 15% el segundo ao y 10% los aos restantes hasta llegar a los diez aos.

3) Los vehculos de 0 a 10 aos tendrn cobertura total.

4) Los vehculos mayores de 10 aos de antigedad tendrn solamente cobertura
contra terceros.

5) Para la inclusin de un vehculo, debe presentarse la siguiente documentacin:
a. Certificacin de disponibilidad presupuestaria emitida por el Tesorero de cada
unidad, para el pago de la prima de seguro en la partida del programa o
subprograma que corresponda, la cual ser ratificada por el Departamento de
Presupuesto en la Solicitud de Compra.
12

b. Fotocopia legible de la tarjeta de circulacin.
c. Fotocopia de la factura de compra.
d. Nombre del vendedor y su nmero de telfono para efectos de inspeccin.
e. Transcripcin del Punto de Acta de aceptacin de la Unidad Acadmica o
Administrativa (en caso de vehculos donados).

6) Las unidades acadmicas y administrativas que los vehculos se encuentren en
perfecto estado con ms de 10 aos, pueden solicitar a la Direccin General
Financiera una cobertura total, siempre y cuando cubran la diferencia del pago de
la prima.

7) La unidad acadmica o administrativa que ha adquirido el vehculo no debe retirar
el mismo de la agencia vendedora, sin que el mismo este asegurado.

8) Todo equipo o accesorio extra instalado al vehculo, que no sea de fbrica o de la
agencia, debe ser mencionado y listado para que cuente con la cobertura del
seguro.

9) La Direccin General Financiera proporcionar a la Unidad Acadmica o
Administrativa una calcomana o sticker de la empresa aseguradora, la cual debe
ser ubicada en un lugar visible con los nmeros telefnicos para comunicarse
cuando suceda algn siniestro.

10) La Unidad Acadmica o Administrativa debe prever que cuando la compra de
maquinaria y/o equipo que implique la contratacin de seguros, la asignacin del
gasto para el primer pago del seguro ser soportado por la Unidad y su estimacin
ser del 10% sobre el valor del equipo, en el rengln 191 del subprograma
correspondiente.

13

D. Descripcin del Procedimiento de Inclusin de Vehculos en la Pliza de Seguro

Nombre de la Unidad: Direccin General Financiera
Ttulo del Procedimiento: Inclusin de vehculos en la Pliza de Seguro

Hoja No. 1 de 2

No. de Formas: Ninguna
Inicia: Unidad Acadmica o
Administrativa
Termina: Direccin General Financiera
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad

Unidad Acadmica o
Administrativa

Autoridad
competente
1
Enva solicitud de inclusin de vehculo a la
Direccin General Financiera y adjunta la
documentacin descrita en la norma
especfica No. 5.

Direccin General
Financiera
Oficinista
2
Recibe solicitud, revisa la documentacin
adjunta, de lo que puede resultar:

2.1 Si es vehculo nuevo: Verifica que la
documentacin est completa, elabora
providencia de inclusin dirigida a la
empresa aseguradora. Contina paso No. 3
2.2 Si es vehculo donado: Verifica que la
documentacin este completa y que incluya
copia de la Transcripcin del Punto de Acta
de la autoridad competente que acepta la
donacin. Elabora providencia de inclusin
dirigida a la empresa aseguradora para
inspeccin general. Contina paso No. 4
Asistente
Ejecutivo
3
Recibe documentacin y autoriza inclusin
mediante firma y traslada. Continua paso No.
5.
Empresa
Aseguradora
Personal
Designado
4
Recibe providencia, verifica que el vehculo
est en la agencia, de lo que puede resultar:
4.1 Si esta en agencia, procede a la
inclusin del vehculo en pliza de
seguro la cual se autoriza en 3 das
hbiles, contina en paso No. 5.
4.2 Si no est en la agencia, realiza el
proceso de inspeccin general, por lo
que el interesado de la Unidad
Acadmica y Administrativa debe
comunicarse con la empresa
aseguradora para el trmite
correspondiente. contina paso No. 5

14

Nombre de la Unidad: Direccin General Financiera Hoja No. 2 de 2
Ttulo del Procedimiento: Inclusin de vehculos en la Pliza de Seguro
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Empresa
Aseguradora
Personal
Designado
5
Notifica la inclusin por medio de Inciso o
Certificacin de Pliza a la Direccin
General Financiera en un trmino de cinco
das, adjuntando Boleta de Cobro
respectivo y tarjeta de identificacin.
Direccin General
Financiera
Oficinista 6
Recibe notificacin de inclusin y
documentos correspondientes y boleta de
cobro en la cual procede lo siguiente:

6.1 Elabora providencia para notificar a las
unidades acadmicas o administrativas la
inclusin y adjunta tarjeta de identificacin
de Pliza y calcomana. (Continua Paso
No. 10).

6.2 Elabora Solicitud de Compra con boleta
de cobro para trmite correspondiente al
Departamento de Presupuesto. Traslada.
Departamento de
Presupuesto
Profesional de
Presupuesto
7
Recibe la Solicitud de Compra, revisa,
registra y certifica disponibilidad
presupuestaria y traslada.
Direccin General
Financiera
Oficinista 8
Recibe Solicitud de Compra y enva para
emisin de cheque al Departamento
Proveedura, traslada.
Departamento
Proveedura
Tesorero (a) 9
Recibe Solicitud de Compra, requiere
factura con visto bueno del Director
General Financiero a la empresa
aseguradora para pago y liquida.
Direccin General
Financiera
Asistente
Ejecutivo
10
Recibe, revisa providencia, da visto bueno
a travs de firma y traslada.
Oficinista 11
Recibe providencia y enva a unidades
acadmicas y administrativas.
Documentos originales los anexa a pliza
general y archiva.

15

E. Flujograma del Procedimiento de Inclusin de Vehculos en la Pliza de Seguro

Universidad de San Carlos de Guatemala
Ttulo del procedimiento: Inclusin de vehculo en la Pliza de Seguro
Elaborado por: Profesional de Desarrollo Organizacional Pgina 1 de 2
Oficinista
(DIRECCIN GENERAL FINANCIERA)
Asistente Ejecutivo
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Personal Designado
(ASEGURADORA)
Autoridad
Competente
(UNIDAD INTERESADA)
INICIO
Enva solicitud de
inclusin de vehculo
a la Direccin
General Financiera y
adjunta
documentacin
Recibe solicitud y
revisa la
documentacin
adjunta
Tipo de
vehculo?
Verifica que la
documentacin este
completa, elabora
providencia de
inclusin dirigida a la
compaa aseguradora
Verifica que la
documentacin
este completa y
traslada
Nuevo Donado
Recibe
documentacin,
autoriza inclusin
mediante firma y
traslada
Recibe providencia
y verifica que el
vehculo est en la
agencia
Est en la
agencia?
Realiza el proceso de
inspeccin general, por
lo que el interesado
debe comunicarse con la
aseguradora para el
trmite correspondiente
Procede a la
inclusin del
vehculo en pliza
de seguro en 3 das
hbiles
S No
Notifica la inclusin
por medio de Inciso o
Certificacin de Pliza
a la Direccin General
Financiera en un
trmino de cinco das,
adjuntando Boleta de
Cobro respectivo y
tarjeta de identificacin
A
16

Ttulo del procedimiento: Inclusin de vehculo en la Pliza de Seguro
Profesional de
Presupuesto
(DEPARTAMENTO DE
PRESUPUESTO)
Asistente Ejecutivo
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Oficinista
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Personal Designando
(DEPARTAMENTO DE
PROVEEDURA)
A
Recibe notificacin
de inclusin y
documentos
correspondientes,
Elabora providencia
para notificar a las
unidades ejecutoras
Recibe la Solicitud de
Compra, revisa,
registra y certifica
disponibilidad
presupuestaria y
traslada.
Recibe Solicitud de
Compra y enva para
emisin de cheque al
Departamento
Proveedura, traslada.
Recibe Solicitud de
Compra, requiere
factura con Vo.Bo. del
Director General
Financiero a la
empresa aseguradora
para pago y liquida.
Recibe, revisa
providencia, da visto
bueno a travs de
firma y traslada.
Recibe providencia y
enva a unidades
acadmicas y
administrativas.
Documentos originales
los anexa a pliza
general y archiva.
FINAL
Elabora Solicitud de
Compra con boleta de
cobro para trmite
correspondiente al
Departamento de
Presupuesto.
Traslada.
1
1

17

3. Procedimiento para la Exclusin de vehculo de la Pliza de Seguro


Exclusin de vehculo de la Pliza de Seguro.


Minimizar pagos por cobertura de seguro de vehculos que ya no se encuentren en
circulacin.

C. Norma Especfica

Las unidades acadmicas o administrativas deben solicitar por medio de nota a la
Direccin General Financiera la exclusin del vehculo en la Pliza de Seguro por
no encontrarse en circulacin indicando la fecha para la exclusin.
18

D. Descripcin del Procedimiento Exclusin de vehculo de la Pliza de Seguro

Ttulo del Procedimiento: Exclusin de vehculo de la Pliza de Seguro

Hoja No. 1 de 1


Administrativa

Termina: Empresa Aseguradora
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Unidad Acadmica o
Administrativa
Personal
Designado
1
Solicita por medio de nota a la Direccin
General Financiera la exclusin de un
vehculo en la Pliza Seguro de Vehculos de
la Universidad, detallando que el mismo ya
no se encuentra en circulacin.
Direccin General
Financiera
Personal
Designado
2
Recibe solicitud, da ingreso segn control
correspondiente y dan el aviso respectivo por
medio de nota a la empresa aseguradora
para excluir el vehculo de la pliza y archiva.
Empresa
aseguradora
Personal
Designado
3
Recibe solicitud de la Direccin General
Financiera de la Universidad, realiza
exclusin del vehculo en la pliza de seguro
y archiva.

19

E. Flujograma del Procedimiento de Exclusin de Vehculos de la Pliza de Seguro

Ttulo del procedimiento: Exclusin de vehculo en la Pliza de Seguro

Personal Designando
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Personal Designado
(ASEGURADORA)
Personal Designando
(UNIDAD ACADMICA O
ADMINISTRATIVA)
INICIO
Solicita por medio de
nota a la Direccin
General Financiera la
exclusin de un vehculo
en la Pliza Seguro de
Vehculos de la
Universidad, detallando
que el mismo ya no se
encuentra en circulacin.
Recibe solicitud, da
ingreso segn control
correspondiente y dan el
aviso correspondiente
por medio de nota a la
empresa aseguradora
para excluir el vehculo
de la pliza y archiva.
Recibe solicitud de la
Direccin General
Financiera de la
Universidad, realiza
exclusin del vehculo
en la pliza de seguro y
archiva.
FINAL

20

4. Procedimiento para la Re-inclusin de vehculos en la Pliza de Seguro


Re-inclusin de vehculos en la Pliza de Seguro.


1. Contar con una programacin financiera del gasto de seguro de los vehculos de la
Universidad de San Carlos de Guatemala por la Direccin General Financiera.

2. Contribuir con las unidades acadmicas y administrativas para que conozcan el
procedimiento a seguir para que los vehculos que tienen asignados, cuenten con
cobertura de seguro.


1. Las unidades acadmicas y administrativas deben enviar por medio de nota
dirigida a la Direccin General Financiera en la primera quincena de agosto de
cada ao, la lista de vehculos que tienen a su servicio y que se encuentren en
circulacin, el mismo ser utilizado para actualizar el control y registro que servir
de base para la adquisicin del seguro del ao siguiente. Ser estricta
responsabilidad de las autoridades o jefes de las unidades acadmicas o
administrativas, si en el mismo queda algn vehculo no consignado.

2. La lista de vehculos debe presentarse ordenado por modelo en forma
descendente, en cuadro y contener la informacin siguiente:

No. Modelo Tipo Color Marca Nmero
de
Placa
Nmero
de
Motor
No. de
Chasis
Valor
en
libros
Valor a
asegurar
(Depreciado)

3. El valor a asegurar depreciado debe ser el de la compra con el IVA incluido al cual
se le aplicar los porcentajes de depreciacin comercial segn lo pactado por las
aseguradoras como se describe a continuacin: Un vehculo nuevo 20% el primer
ao, 15% el segundo ao y 10% los aos restantes hasta llegar a los diez aos.

4. Los vehculos de 0 a 10 tendrn cobertura total.

5. Los vehculos mayores de 10 aos de antigedad tendrn solamente una
cobertura contra terceros.

6. A la solicitud de re-inclusin de un vehculo debe adjuntarse la fotocopia legible y
vigente de la Tarjeta de Circulacin.

7. La Direccin General Financiera debe programar el gasto para la re-inclusin al
seguro de vehculos del Presupuesto General de la Universidad de San Carlos de
Guatemala.
21

D. Descripcin del Procedimiento Re-inclusin de Vehculo en la Pliza de Seguro

Ttulo del Procedimiento: Re-inclusin de vehculo en la Pliza de Seguro

Hoja No. 1 de 2


Administrativa

Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Unidad Acadmica o
Administrativa
Personal
Designado
1
Elabora solicitud de re-inclusin de vehculos
a la pliza y anexa:
1. Listado de vehculos de acuerdo a lo
que establece la norma No. 1 y 2.
2. Fotocopia legible y vigente de la Tarjeta
de Circulacin.
Traslada
Direccin General
Financiera
Oficinista
2
Recibe solicitud de re-inclusin de unidades
acadmicas y administrativas, revisa que
contengan los documentos correspondientes
y elabora cuadro. Traslada.
Asistente
Ejecutivo
3
Recibe solicitud, cuadro y procede segn lo
establecido en el Sistema Integrado de
Compras, Mdulo I y II. Traslada.
Departamento de
Proveedura
Personal
Designado
4
Recibe solicitud para la adquisicin de
seguro y realizar proceso de compra segn
lo establecido en el Mdulo I y II, del Sistema
Integrado de Compras.
5
Notifica a la Direccin General Financiera
sobre la empresa aseguradora adjudicada y
nombre del personal enlace y traslada.
Direccin General
Financiera
Asistente
Ejecutivo
6
Recibe notificacin de empresa aseguradora
adjudicada, contacta al enlace de la empresa
aseguradora para la administracin de la
pliza.
Empresa
aseguradora
Personal
Designado
7
Recibe informacin de enlace responsable y
emite original y copia certificada de pliza de
seguro de vehculos para la Universidad de
San Carlos de Guatemala y traslada.
22

Ttulo del Procedimiento: Re-inclusin de vehculos en la Pliza de Seguro
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Direccin General
Financiera
Oficinista 8
Recibe pliza de vehculos y copia
certificada, revisa y traslada por medio de
providencia con Vo. Bo. del Asistente
Ejecutivo, la documentacin siguiente:

8.1 Copia de tarjeta de identificacin a cada
Unidad Acadmica o Administrativa para
su conocimiento y revisin (Contina
Paso No. 9).

8.2 Copia certificada de Pliza al
Departamento de Proveedura (Contina
Paso No. 13).

Archiva pliza de seguro original.
Unidad Acadmica o
Administrativa
Personal
Designado
9
Recibe tarjeta de identificacin
correspondiente, revisa de lo que puede
resultar:

9.1 Si esta correcta, archiva.

9.2 No est correcta, devuelve a la Direccin
General Financiera para que soliciten
correccin a Empresa aseguradora.
Direccin General
Financiera
Asistente
Ejecutivo
10
Recibe copia tarjeta de identificacin de
unidades acadmicas o administrativas con
observaciones y solicita las correcciones a
la Empresa aseguradora.
Empresa
aseguradora
Personal
Designado
11
Recibe copia tarjeta de identificacin con
observaciones y corrige los incisos
correspondientes a la pliza de vehculos.
Traslada.
Direccin General
Financiera
Oficinista
12
Recibe tarjeta de identificacin corregida y
traslada por medio de providencia, con Vo.
Bo. del Asistente Ejecutivo, a las unidades
acadmicas o administrativas para su
conocimiento y archivo.
Departamento de
Proveedura
Personal
Designado
13
Recibe copia certificada de pliza de
vehculo, realiza liquidacin y traslada de
acuerdo a lo que establece el Mdulo II del
Sistema Integrado de Compras.
23

E. Flujograma del Procedimiento de Re-inclusin de Vehculos de la Pliza de Seguro

Ttulo del procedimiento: Re-inclusin de vehculo en la Pliza de Seguro

Personal Designado
(ASEGURADORA)
Personal
Designando
(DEPARTAMENTO DE
PROVEEDURA)
Asistente Ejecutivo
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Oficinista
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Personal
Designando
(UNIDAD ACADMICA O
ADMINISTRATIVA)
INICIO
Elabora solicitud de
re-inclusin de
vehculos a la pliza,
anexa documentos y
traslada
Recibe solicitud, revisa
que contengan los
documentos
correspondientes,
elabora cuadro y
traslada
Recibe solicitud,
cuadro y procede
segn lo establecido
en el Sistema
Integrado de Compras,
Mdulo I y II.
Traslada.
Recibe solicitud para
la adquisicin de
seguro y realizar
proceso de compra
segn lo establecido
en el Mdulo I y II, del
Sistema Integrado de
Compras.
Notifica a la Direccin
General Financiera
sobre la empresa
aseguradora
adjudicada y nombre
del personal enlace y
traslada.
Recibe notificacin de
empresa aseguradora
adjudicada, contacta al
enlace de la
aseguradora para la
administracin de la
pliza
Recibe informacin de
enlace responsable y
emite original y copia
certificada de pliza de
seguro de vehculos
para la Universidad de
San Carlos de
Guatemala y traslada.
A

24

Ttulo del procedimiento: Re-inclusin de vehculo en la Pliza de Seguro
Personal
Designado
(ASEGURADORA)
Personal
Designando
(DEPARTAMENTO DE
PROVEEDURA)
Asistente Ejecutivo
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Oficinista
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Personal Designando
(UNIDAD ACADMICA O ADMINISTRATIVA)
A
Recibe pliza de
vehculos, revisa y
traslada por medio de
providencia con Vo.
Bo. del Asistente
Ejecutivo, la
documentacin segn
la dependencia que
corresponda
Recibe tarjeta de
identificacin
correspondiente y
revisa
Tarjeta
correcta?
Devuelve a la
Direccin General
Financiera para que
soliciten correccin a
Aseguradora
S No
Archiva
Recibe copia tarjeta
de identificacin con
observaciones y
solicita las
correcciones a la
Empresa
Aseguradora
Recibe copia tarjeta
de identificacin con
observaciones y
corrige los incisos
correspondientes a
la pliza de
vehculos. Traslada.
Recibe tarjeta de
identificacin
corregida y traslada
por medio de
providencia, con Vo.
Bo. del Asistente
Ejecutivo, a las
unidades
acadmicas o
administrativas para
su conocimiento y
archivo.
Recibe copia
certificada de pliza
de vehculo, realiza
liquidacin y traslada
de acuerdo a lo que
establece el Mdulo
II del Sistema
Integrado de
Compras.
FINAL

25

5. Procedimiento General para Reclamo de la Pliza de Seguro en caso de
siniestro (accidente menor, destruccin total o robo)


Reclamo de la Pliza de Seguro en caso de Siniestro (accidente menor,
destruccin total o robo).


Orientar a los usuarios de los vehculos de la Universidad, sobre qu pasos seguir
al momento de tener un percance o en caso de siniestro, para tener la cobertura
del seguro de vehculos.


Para poder realizar el reclamo de la Pliza de Seguro en caso de siniestro del
vehculo que puede darse por accidente menor del mismo, destruccin total o
robo, es necesario tomar en cuenta las normas siguientes:
1. Se debe reportar inmediatamente a la empresa aseguradora el accidente para
asesora, asistencia y si requiere mensajes urgentes, mdico, abogado,
ambulancia, presencia de autoridades o cualquier otro trmite debe indicarlo.
2. Cuando se d un siniestro en un vehculo de la Universidad de San Carlos de
Guatemala, la persona que conduzca el mismo debe dar aviso inmediato a la
empresa aseguradora (disponible las 24 horas), a las autoridades de su unidad
acadmica o administrativa (inmediatamente) y a la Direccin General Financiera
de la Universidad de San Carlos de Guatemala (en horario laboral).
3. Se debe permanecer en el lugar del accidente hasta que llegue el Ajustador o
Asesor de Seguros, no negociar con la persona, pero si debe anotar el nmero de
placa, nombre del conductor y datos del otro vehculo afectado.
4. No debe hacer ninguna gestin sin el apoyo del Ajustador o Asesor de Seguros.
26

5. Si no se da el aviso correspondiente a la empresa aseguradora, el responsable del
percance es directamente el conductor.
6. La Unidad Ejecutora que tiene a su servicio el vehculo debe darle seguimiento al
caso ante la empresa aseguradora para el pago del siniestro o reparacin del
vehculo, previa cancelacin del deducible correspondiente, por parte del
responsable del vehculo objeto del accidente, destruccin o robo. En ningn
caso debe efectuar negociaciones con el taller.

7. Para que pueda hacerse efectivo el pago del deducible en caso de accidente
menor o destruccin total del vehculo, se debe contar con el expertaje del
Ajustador. De no darse el aviso respectivo a la empresa aseguradora, el deducible
debe pagarlo el firmante de la Tarjeta de Responsabilidad de Control de Bienes de
Inventario del Vehculo.

8. Todo trmite para reclamo de siniestro de un vehculo (destruccin total o robo)
prescribe a los dos aos. Se interrumpe dicha prescripcin nicamente con la
presentacin del reclamo con la documentacin completa descrita en el presente
manual de normas y procedimientos.

9. En caso de Accidente Menor del vehculo, se debe presentar a la Direccin
General Financiera reclamo de la pliza dentro de los cinco das de ocurrido el
accidente, adjuntando segn requerimiento de la empresa aseguradora la
documentacin siguiente:

a. Solicitud de pago del deducible.
b. Presupuesto de reparacin.
c. Copia del formulario de Reclamo de Accidente de Automvil.
d. Fotocopia de Tarjeta de Circulacin.
e. Fotocopia de Tarjeta de Responsabilidad de Inventario.
f. Fotocopia del convenio de pago de deducible (si hay responsabilidad).
g. Fotocopia de Licencia de conducir del piloto.
h. Aval de la Autoridad Competente sobre la responsabilidad del accidente con
base al expertaje del Ajustador o Asesor del Seguro.
i. Expertaje por parte del Ajustador o Asesor del Seguro de la Empresa
aseguradora, el cual debe solicitarse a la Direccin General Financiera.
j. Comprobante original de gastos mdicos (si fuera necesario).

27

10. En caso de Destruccin total del vehculo se debe presentar a la Direccin
General Financiera, dentro de los cinco das de ocurrido el accidente, adicional a lo
solicitado en el numeral anterior segn requerimiento de la empresa aseguradora,
la documentacin siguiente:
a. Ttulo de propiedad con endoso.
b. Original de Tarjeta de circulacin.
c. Original de la solvencia de remisiones PMT/EMETRA.
d. Original de la solvencia de remisiones PNC y/o del Organismo Judicial.
e. Original del recibo de pago de impuesto de circulacin y placas del ao si
fuese el caso particular.
f. Original y/o copia de las llaves del vehculo.
g. Fotocopia certificada por el Departamento de Contabilidad de la factura de
compra.

11. En caso de Robo del Vehculo de la Universidad de San Carlos de Guatemala, la
unidad acadmica o administrativa que tiene a su servicio el vehculo debe cumplir
con lo siguiente:

a. Dar aviso inmediato a la empresa aseguradora e informar si el vehculo
cuenta con sistema de localizacin.

b. El Conductor debe presentar inmediatamente la denuncia a la Polica
Nacional Civil y al Ministerio Pblico.

c. Solicitar a la Direccin General Financiera el Formulario de Reclamo para ser
llenado dentro de los dos primeros das hbiles despus del robo y
presentarlo a la empresa aseguradora.

d. Previo a presentar la documentacin de reclamo de la pliza ante la
Direccin General Financiera, la unidad acadmica o administrativa debe
realizar el cambio de placas de oficiales a particulares si fuera el caso, con
apoyo del Departamento de Proveedura, para cumplir con el requisito
solicitado por la empresa aseguradora.

e. Presentar la documentacin segn requerimiento de la empresa aseguradora
a la Direccin General Financiera, dentro de los quince das siguientes al
robo:

1. Fotocopia legible de la siguiente documentacin:
a) Del certificado de pliza (el cual ser proporcionado por la Direccin
General Financiera).
b) Del formulario de Reclamo de la empresa aseguradora.
c) Tarjeta de Responsabilidad de Control de Bienes de Inventario.
d) Del convenio de pago del deducible (si existe responsabilidad).
e) De la licencia de conducir del piloto.
f) Inscripcin de Representante Legal ante la SAT.
2. Fotocopia autenticada de los siguientes documentos:
a) Nombramiento de Representante Legal (Rector).
28

b) Cdula de Vecindad o DPI (Rector).

3. Documentos originales siguientes:
a) Tarjeta de circulacin.
b) Ttulo de propiedad (en placas particulares).
c) Solvencia de remisiones PMT/EMETRA.
d) Solvencia de remisiones PNC y/o Organismo Judicial.
e) Recibo de pago de impuesto de circulacin y placas del ao si fuera
placas particulares o constancia de ser oficial.
f) Denuncia por robo del vehculo ante la Polica Nacional Civil
ratificada en el Ministerio Pblico.
4. Solicitud del pago de deducible a la Direccin General Financiera.
5. Aval de la Autoridad sobre la responsabilidad del percance.
6. Comprobante de gastos mdicos (si fuera necesario).
7. Formulario de inactivacin de vehculo, ingresado y sellado en la
Superintendencia de Administracin Tributaria SAT- y Polica Nacional
Civil -PNC-, si no fuere inactivado por el Ministerio Pblico.
8. Original y/o copia de llaves del vehculo.
9. Copia certificada de la factura de compra del vehculo extendida por el
Departamento de Contabilidad.

f. La Direccin General Financiera debe indicar el monto del deducible al
responsable del vehculo para el pago correspondiente.

g. La Autoridad de la Unidad Acadmica o Administrativa debe solicitar a la
Direccin General Financiera, que el deducible del vehculo objeto del
percance, sea cubierto por la Universidad de San Carlos de Guatemala
(cuando no exista responsabilidad por parte del piloto), acompaando la
documentacin siguiente:
1. Fotocopia del formulario de aviso del siniestro de la empresa
aseguradora.
2. Fotocopia de la tarjeta de circulacin.
3. Fotocopia de la tarjeta de responsabilidad de inventario.
4. Fotocopia de la licencia de conducir del piloto.
5. Aval de la autoridad superior de la Unidad Acadmica o Administrativa
sobre la responsabilidad del accidente con base al PUNTO CUARTO,
Inciso 4.2 del Acta No. 05-98 y PUNTO CUARTO, inciso 4.2 del Acta 05-
2007, del Consejo Superior Universitario.

h. En caso de robo de vehculo no se contar con expertaje de la empresa
aseguradora, por no comparecer el Ajustador en el momento el percance por
la naturaleza del siniestro.

29

D. Descripcin del Procedimiento Reclamo por Accidente Menor del Vehculo

Ttulo del Procedimiento: Reclamo por Accidente Menor del Vehculo

Hoja No. 1 de 2

No. de Formas: 1

Administrativa

Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Unidad Acadmica o
Administrativa
Conductor
1
Da aviso del percance a la empresa
aseguradora y a la autoridad de su Unidad
Acadmica o Administrativa inmediatamente
y a la Direccin General Financiera en
horario laboral.
Empresa
aseguradora
Ajustador o
Asesor de
Seguro
2
Se presenta en el lugar del percance y se
hace cargo del trmite correspondiente.
3
Evala que se cumpla con los requisitos,
toma declaracin de los hechos, elabora
croquis del accidente, realiza expertaje y
solicita firma en formulario de reclamo al
conductor, traslada el vehculo al taller de la
Red para su reparacin.
Unidad Acadmica o
Administrativa
Personal
Designado
4
Presenta a la Direccin General Financiera
los documentos para realizar el reclamo por
accidente menor del vehculo de acuerdo a
lo que establece la Norma No. 9.

Direccin General
Financiera
Oficinista 5
Recibe documentos, revisa que estn
completos y traslada
Asistente
Ejecutivo
6
Recibe documentos y solicita expertaje a la
empresa aseguradora, traslada.
Empresa
aseguradora
Personal
Designado
7
Recibe solicitud y traslada el expertaje
correspondiente.
Direccin General
Financiera
Oficinista 8
Recibe expertaje y traslada a la autoridad
competente de la Unidad Acadmica o
Administrativa para que lo avale.

Unidad Acadmica o
Administrativa
Autoridad
Competente
9
Recibe expertaje, conoce, autoriza y
traslada.
30

Ttulo del Procedimiento: Reclamo por Accidente Menor del Vehculo
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Direccin General
Financiera
Oficinista 10
Recibe expertaje con la autorizacin de la
autoridad competente y verifica de quien
es la responsabilidad para pago de
deducible, de lo que puede resultar:

10.1 Si la responsabilidad es del
Conductor: Realiza Pago Directo del
deducible a la empresa aseguradora o
suscribe convenio de pago en la Seccin
de Cobros de la Universidad. Enva copia
del recibo de pago a la Direccin General
Financiera. Continua paso No.13

10.2 Si la responsabilidad no es del
Conductor, el deducible lo cancela la
Universidad, contina paso No. 11
Asistente
Ejecutivo
11
Recibe expertaje de la no responsabilidad
del piloto, solicita trmite de pago segn lo
establece el Sistema Integrado de
Compras y traslada.
Departamento de
Proveedura
Personal
Designado
12
Realiza procedimiento de pago conforme lo
establece el Sistema Integrado de
Compras.
Direccin General
Financiera
Asistente
Ejecutivo
13
Recibe copia de Recibo o Convenio de
pago, enva por medio de correo
electrnico a la empresa aseguradora
autorizacin para liberar el vehculo del
taller ya reparado y lo traslada para
archivo.
Oficinista 14
Recibe expediente y archiva.

31

E. Flujograma del Procedimiento Reclamo por Accidente Menor del Vehculo

Ttulo del procedimiento: Reclamo por Accidente Menor del Vehculo

Ajustador o Asesor de
Seguro
(ASEGURADORA)
Asistente Ejecutivo
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Personal Designando o
Autoridad Competente
(UNIDAD ACADMICA O
ADMINISTRATIVA)
Oficinista
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
INICIO
Da aviso del percance a
la empresa aseguradora
y a la autoridad de su
Unidad Acadmica o
Administrativa
inmediatamente y a la
Direccin General
Financiera en horario
laboral.
Se presenta en el
lugar del percance y
se hace cargo del
trmite
correspondiente
Evala que se cumpla
con los requisitos,
toma declaracin de
los hechos, elabora
croquis del accidente,
realiza expertaje y
solicita firma en
formulario de reclamo
al piloto, traslada el
vehculo al taller de la
Red para su
reparacin
Presenta a la
Direccin General
Financiera los
documentos para
realizar el reclamo
por accidente menor
del vehculo
Recibe
documentos, revisa
que estn
completos y
traslada
Recibe
documentos,
solicita expertaje a
la aseguradora y
traslada
Recibe solicitud y
traslada el
expertaje
correspondiente
Recibe expertaje y
traslada a la
autoridad
competente en la
Unidad para que
avale el expertaje
P
e
r
s
o
n
a
l
D
e
s
i
g
n
a
d
o
P
e
r
s
o
n
a
l
D
e
s
i
g
n
a
d
o
A
u
t
o
r
i
d
a
d
C
o
m
p
e
t
e
n
t
e
Recibe expertaje,
conoce, autoriza y
traslada.
A

32

Ttulo del procedimiento: Reclamo por Accidente Menor del Vehculo

Asistente Ejecutivo
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Oficinista
Personal Designando
(DEPARTAMENTO DE
PROVEEDURA)
A
Recibe expertaje con
el aval de la autoridad
competente y verifica
de quien es la
responsabilidad para
pago de deducible
Responsabilidad
del piloto?
El deducible lo
cancela la
Universidad
Pago Directo del
deducible a la
empresa
aseguradora. Enva
copia del recibo de
pago a la DGF.
S
No
Forma de
pago?
Suscribe convenio
de pago en la
Seccin de Cobros
de la Universidad.
Enva copia del rebio
de pago a la DGF.
Recibe expertaje de la
no responsabilidad del
piloto, solicita trmite
de pago segn lo
establece el Sistema
Integrado de Compras
y traslada.
Realiza procedimiento
de pago conforme lo
Recibe copia de
Recibo o Convenio de
pago, enva por medio
de correo electrnico a
la Aseguradora
autorizacin para
liberar el vehculo del
taller ya reparado. Y
el Expediente lo
traslada para archivo
1
1
Recibe expediente
y archiva
FINAL

33

F. Descripcin del Procedimiento de Reclamo por Destruccin Total del Vehculo

Ttulo del Procedimiento: Reclamo por Destruccin Total del Vehculo

Hoja No. 1 de 3

No. de Formas: 1

Inicia: Unidad Acadmica y
Administrativa

Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Unidad Acadmica o
Administrativa

Conductor

1
Da aviso del percance a la empresa aseguradora
y a la autoridad de su unidad acadmica o
administrativa inmediatamente y a la Direccin
General Financiera en horario laboral.
Empresa aseguradora
Ajustador o
Asesor de
Seguro
2
Se presenta en el lugar del percance y se hace
cargo del trmite correspondiente.
3
Evala que se cumpla con los requisitos, toma
declaracin de los hechos, elabora croquis del
accidente, realiza expertaje y solicita firma en
formulario de reclamo al conductor, traslada el
vehculo al taller de la Red para su evaluacin.
Taller Red de Seguros 4
Recibe el vehculo, evala y determina que la
destruccin es total y enva informe a la empresa
aseguradora. Traslada
Empresa aseguradora
Personal
Designado
5
Recibe informe del taller e informa a la Direccin
General Financiera indicando que la destruccin
es total. Traslada
Direccin General
Financiera
Asistente
Ejecutivo
6
Recibe informe de la destruccin total y traslada
para que elaboren providencia para solicitar
requisitos.
Oficinista 7
Recibe informe, elabora providencia a la unidad
acadmica o administrativa para que rena los
requisitos para el reclamo correspondiente y el
pago del deducible, de lo que puede resultar:

7.1 Si la responsabilidad es del Conductor:
Realiza Pago Directo del deducible a la empresa
aseguradora o suscribe convenio de pago en la
Seccin de Cobros de la Universidad. Enva
copia del recibo de pago a la Direccin General
Financiera. Continua paso 10.

7.2 Si la responsabilidad no es del Conductor, el
deducible lo cancela la Universidad, contina
paso No. 8
Asistente
Ejecutivo
8
Recibe expertaje de la no responsabilidad del
piloto, solicita trmite de pago segn lo establece
el Sistema Integrado de Compras y traslada.
34

Nombre de la Unidad: Direccin General Financiera Hoja No.2 de 3
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Departamento de
Proveedura
Personal
Designado
9
Realiza procedimiento de pago conforme lo
establece el Sistema Integrado de Compras.
Unidad Acadmica o
Administrativa
Personal Designado 10
Recibe informe de la destruccin total del
vehculo y presenta a la Direccin General
Financiera los documentos para realizar el
reclamo de acuerdo a lo que establece la
Norma No. 10.
Direccin General
Financiera
Oficinista 11
Recibe formulario de reclamo y requisitos,
revisa de lo que puede resultar:
11.1 Requisitos completos, cada hoja debe
estar foliada y fotocopias deben ser
autenticadas, integra el expediente y elabora
providencia. Traslada.
11.2 Requisitos incompletos, no se recibe e
indica motivo. Contina Paso No. 10.

Asistente
Ejecutivo
12
Recibe, revisa expediente y providencia da
visto bueno y traslada.
Empresa aseguradora
Personal
designado
13
Recibe expediente y providencia, realiza
trmite de pago y traslada Minuta de Contrato
de la liquidacin del accidente, Ttulo de
Propiedad de Vehculo y cheque voucher.
Direccin General
Financiera
Asistente
Ejecutivo
14
Recibe Minuta de Contrato de la liquidacin
del accidente, Ttulo de Propiedad de Vehculo
y cheque voucher. Distribuye de la manera
siguiente:
14.1 La Minuta de Contrato de la liquidacin
del accidente para firma y Ttulo de Propiedad
de Vehculo lo remite a Rectora para endoso.
Continua paso 15.
14.2 El cheque voucher lo remite a Caja.
contina paso No. 17
Rectora
Personal
designado
15
Recibe Minuta del Contrato de la liquidacin del
accidente y Ttulo de propiedad, requiere firma
al Rector y traslada.
Direccin General
Financiera
Asistente
Ejecutivo
16
Recibe Ttulo de Propiedad del vehculo y
Minuta del Contrato de la liquidacin del
accidente firmado, adjunta a expediente,
traslada a empresa aseguradora y archiva
copia.
Departamento de Caja
Personal
designado
17
Recibe cheque voucher, realiza trmite interno
y emite Recibo 101-C-CCC, del cual:
17.1 El original lo enva a la Unidad Acadmica
o Administrativa para que solicite el reembolso.
17.2 Remite copia a la Direccin General
Financiera.
35

Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Direccin General
Financiera
Oficinista 18
Recibe copia del Recibo 101-C-CCC, remite
providencia informando a la unidad acadmica
o administrativa la conclusin del trmite de
reclamo. Archiva copia en el expediente.
36

G. Flujograma del Procedimiento de Reclamo por Destruccin Total del Vehculo

Ttulo del procedimiento: Reclamo por Destruccin Total del Vehculo
Personal
Designando
(DEPARTAMENTO
DE PROVEEDURA)
Personal
Designado
(TALLER DE SEGURO)
Asistente Ejecutivo
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Oficinista
Ajustador o Asesor
de Seguro
(ASEGURADORA)
Conductor
(UNIDAD ACADMICA
O ADMINISTRATIVA)
INICIO
Da aviso del percance
a la empresa
aseguradora y a la
autoridad de su unidad
acadmica o
administrativa
inmediatamente y a la
Direccin General
Financiera en horario
laboral.
Se presenta en el
lugar del percance y
se hace cargo del
trmite
correspondiente
Evala que se cumpla
con los requisitos,
toma declaracin de
los hechos, elabora
croquis del accidente,
realiza expertaje y
solicita firma en
formulario de reclamo
al conductor, traslada
el vehculo al taller de
la Red para su
evaluacin.
Recibe el vehculo,
evala y determina
que la destruccin es
total y enva informe
a la aseguradora
Recibe informe del
taller e informa a la
Direccin General
Financiera indicando
que la destruccin es
total
Recibe informe de la
destruccin total y
traslada para que
elaboren providencia
en la que solicitan
requisitos
Recibe informe,
elabora providencia a
la unidad para que
rena los requisitos
para el reclamo
correspondiente y el
pago del deducible.
Traslada
Recibe informe de la
destruccin total del
vehculo y presenta a
la Direccin General
Financiera los
documentos para
realizar el reclamo de
acuerdo a lo que
establece la Norma
No. 10.
A
S No
El deducible lo
cancela la
Universidad
Responsabilidad
del piloto?
Si la responsabilidad
es del Conductor:
Realiza Pago Directo
del deducible a la
empresa aseguradora
o suscribe convenio
de pago en la Seccin
de Cobros de la
Universidad. Enva
copia del recibo de
pago a la Direccin
General Financiera.
Recibe expertaje de la
no responsabilidad del
piloto, solicita trmite
de pago segn lo
Integrado de Compras
y traslada.
Realiza procedimiento
de pago conforme lo
1
1

37

Ttulo del procedimiento: Reclamo por Destruccin Total del Vehculo
Oficinista
Asistente Ejecutivo
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Personal
Designado
(DEPARTAMENTO DE
CAJA)
Personal
Designado
(ASEGURADORA)
Personal
Designando
(RECTORA)
A
Recibe formulario
de reclamo,
requisitos y los
revisa
Requisitos
completos?
Rechaza
expediente e
incida los motivos
del rechazo
Verifica que cada hoja
est foliada y
fotocopias
autenticadas, integra
el expediente, registra
ingreso y elabora
providencia. Traslada
S No
Recibe, revisa
expediente y
providencia da
visto bueno y
traslada
Recibe expediente,
realiza trmite de pago
y traslada Minuta de
Contrato de la
liquidacin del
accidente, Ttulo de
Propiedad de Vehculo
y cheque voucher
Recibe Minuta de
Contrato de la
liquidacin del
accidente, Ttulo de
Propiedad de Vehculo
y cheque voucher
Traslada Minuta de
Contrato y Ttulo de
Propiedad de Vehculo a
Rectora
Traslada cheque
voucher a Caja
Recibe Minuta del
Contrato de la
liquidacin del
accidente y Ttulo de
propiedad, requiere
firma de endoso al
Rector y traslada
Recibe cheque
voucher, realiza
trmite interno y emite
Recibo 101-C-CCC,
del cual:
17.1 El original lo
enva a la Unidad
Acadmica o
Administrativa para
que solicite el
reembolso.
17.2 Remite copia a la
Direccin General
Financiera.
1
1
Recibe Ttulo de
Propiedad del vehculo
y Minuta del Contrato
de la liquidacin del
accidente firmado,
adjunta a expediente,
traslada a aseguradora
y archiva copia
Recibe copia del
Recibo 101-C-CCC,
remite providencia
informando a la unidad
acadmica o
administrativa la
conclusin del trmite
de reclamo. Archiva
copia en el expediente.
FINAL
2
2

38

H. Descripcin del Procedimiento de Reclamo por Robo de Vehculo

Ttulo del Procedimiento: Reclamo por Robo de Vehculo

Hoja No. 1 de 2


Administrativa

Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Unidad Acadmica o
Administrativa

Conductor
1
Da aviso inmediato del robo a la empresa
aseguradora, Polica Nacional Civil y
Ministerio Pblico.
2
Simultneamente informa a la autoridad de
la Unidad Acadmica o Administrativa de lo
ocurrido.
Conductor o
Personal
Designado
3
Informa por medio de nota despus de
transcurridos dos das hbiles del incidente a
la Direccin General Financiera y solicita
Formulario de Reclamo.
Direccin General
Financiera
Oficinista 4
Recibe nota, revisa y traslada.
Asistente
Ejecutivo
5
Recibe nota, adjunta el Formulario de
Reclamo y requisitos que debe adjuntar de
acuerdo a lo que establece la Norma No. 11
literal e, por medio de providencia.
Unidad Acadmica o
Administrativa

Personal
Designado

6
Entrega en la Direccin General Financiera
los documentos completos para realizar el
reclamo por robo del vehculo.
Direccin General
Financiera
Oficinista 7
Recibe Formulario de Reclamo y requisitos,
revisa que estn completos, elabora
providencia, obtiene visto bueno y traslada.
Empresa
aseguradora
Personal
Designado
8
Recibe expediente, realiza trmite de pago,
emite cheque restando el deducible
correspondiente y traslada.
Direccin General
Financiera
Asistente
Ejecutivo
9
Recibe Minuta de Contrato de la liquidacin
del Robo, Ttulo de Propiedad de Vehculo y
cheque voucher. Distribuye de la manera
siguiente:
9.1 Traslada a Rectora la Minuta de
Contrato de la liquidacin del robo para
firma y Ttulo de Propiedad de Vehculo para
endoso. Continua paso No. 10.
9.2 El cheque lo remite al Departamento de
Caja. Contina paso No. 12
39

Ttulo del Procedimiento: Reclamo por Robo del Vehculo
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Rectora
Personal
designado
10
Recibe Minuta del Contrato de la
liquidacin del robo y Ttulo de Propiedad,
requiere firma al Rector y traslada.
Direccin General
Financiera
Asistente
Ejecutivo
11
Recibe Ttulo de Propiedad del vehculo y
Minuta del Contrato de la liquidacin del
robo firmado, traslada a empresa
aseguradora y adjunta copia al expediente
para archivo.
Departamento de
Caja
Personal
designado
12
Recibe cheque voucher, realiza trmite
interno y emite Recibo 101-C-CCC, del
cual:
12.1 El original lo enva a la Unidad
Acadmica o Administrativa para que
solicite el reembolso.
Financiera.
Direccin General
Financiera
Oficinista 13
Recibe copia del Recibo 101-C-CCC,
remite providencia informando a la unidad
acadmica o administrativa la conclusin
del trmite de reclamo. Archiva copia en
el expediente.

40

I. Flujograma del Procedimiento de Reclamo por Robo de Vehculo

Ttulo del procedimiento: Reclamo por Robo de Vehculo

Oficinista
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Asistente Ejecutivo
Personal Designado
(ASEGURADORA)
Conductor del Vehculo
(UNIDAD ACADMICA O
ADMINISTRATIVA)
INICIO
Da aviso inmediato
del robo a la
aseguradora,
Polica Nacional y
Ministerio Pblico
Simultneamente
informa a la
autoridad de la
Unidad Acadmica o
Administrativa de lo
ocurrido
Informa por medio de
nota despus de
transcurridos dos das
del incidente a la
Direccin General
Financiera y solicita
Formulario de
Reclamo
Recibe nota, revisa y
traslada.
Recibe nota, adjunta el
Formulario de
Reclamo y requisitos
que debe adjuntar de
acuerdo a lo que
establece la Norma
No. 11 literal e, por
medio de providencia.
Entrega en la
Direccin General
Financiera los
documentos completos
para realizar el
reclamo por robo del
vehculo.
Recibe Formulario de
Reclamo y requisitos,
revisa que estn
completos, elabora
providencia, obtiene
visto bueno y traslada
Recibe expediente,
realiza trmite de
pago, emite cheque
restando el deducible
correspondiente y
traslada
Recibe, Minuta de
Contrato de la
liquidacin del robo,
Ttulo de Propiedad
de Vehculo y
cheque voucher
Traslada cheque
voucher a Caja
Traslada Minuta de
Contrato y Ttulo de
Propiedad de Vehculo a
Rectora
B
A

41

Ttulo del procedimiento: Reclamo por Robo de Vehculo

Oficinista
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Asistente Ejecutivo
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Personal Designado
(DEPARTAMENTO DE CAJA)
Personal Designando
(RECTORA)
B A
Recibe Minuta del
Contrato de la
liquidacin del robo y
Ttulo de propiedad,
requiere firma de
endoso al Rector y
traslada
Recibe copia del
Recibo 101-C-CCC
lo enva a la unidad
acadmica o
administrativa para
que solicite el
reembolso y copia a
la Direccin General
Financiera
Recibe copia del
Recibo 101-C-CCC,
remite providencia
informando a la
unidad acadmica o
administrativa la
conclusin del
trmite de reclamo.
Archiva copia en el
expediente.
Recibe Ttulo de
Propiedad del
vehculo y Minuta
del Contrato de la
liquidacin del robo
firmado, traslada a
empresa
aseguradora y
adjunta copia al
expediente para
archivo.
FINAL

42

B. SEGURO DE VIDA Y GASTOS MDICOS
43

1. Administracin del Seguro de Vida y Gastos Mdicos

A. Objetivos del Procedimiento

1) Cubrir a los miembros del Consejo Superior Universitario con un seguro de
vida y gastos mdicos.

2) Cubrir a los estudiantes del Ejercicio Profesional Supervisado EPS- de la
Universidad de San Carlos de Guatemala con un seguro de vida durante la
ejecucin del mismo.

B. Normas Generales

1) El Seguro de Vida aplica para los miembros del Consejo Superior
Universitario, Piloto Automovilista y Agente de Vigilancia del Rector y los
estudiantes que realizan su Ejercicio Profesional Supervisado EPS- de las
unidades acadmicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

2) El beneficio de gastos mdicos aplica nicamente para los miembros del
Consejo Superior Universitario, Piloto Automovilista y Agente de Vigilancia del
Rector.

3) Secretaria General debe enviar a la Direccin General Financiera la
informacin de la fecha de toma de posesin, alza y baja de los miembros que
conforman el Consejo Superior Universitario, para la inclusin en la pliza de
seguro de vida y gastos mdicos.

4) Rectora debe enviar a la Direccin General Financiera la informacin del
Piloto Automovilista y Agente de Vigilancia del Rector para la inclusin en la
pliza de seguro de vida y gastos mdicos.
44

5) Las Unidades Acadmicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala
deben solicitar por medio de nota a la Direccin General Financiera la
inclusin en la pliza de seguro de vida para los estudiantes que realizarn el
Ejercicio Profesional Supervisado EPS-, con un mes de anticipacin, con la
informacin siguiente:

Lugar de Destino: Fecha de inicio: Fecha de finalizacin:

No. Nombre
Completo
del
Asegurado
No.
de
Carne
No. de
Cdula
o DPI
Fecha de
Nacimiento
Firma del
Asegurado
Telfono Beneficiario Parentesco

La informacin anterior debe presentarse sin manchones, borrones ni
alteraciones.
45

C. Descripcin del Procedimiento de Re-inclusin a la pliza de Seguro de Vida y
Gastos Mdicos

Ttulo del Procedimiento: Re-inclusin a la pliza de Seguro de Vida y Gastos Mdicos

Hoja No. 1 de 1


Inicia: Direccin General Financiera

Termina: Departamento de Proveedura
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Direccin General
Financiera
Oficinista
1
Elabora cuadro resumen de listado de personas
aseguradas para re-inclusin en la pliza de
seguro de vida y gastos mdicos. Traslada.
Asistente
Ejecutivo
2
Recibe solicitud para adquisicin de seguro de
Vida y Gastos Mdicos, cuadro y procede segn
lo establecido en el Sistema Integrado de
Departamento de
Proveedura
Personal
Designado
3
Recibe solicitud para la adquisicin de seguro y
realizar proceso de compra segn lo establecido
en el Mdulo I y II, del Sistema Integrado de
Compras.
4
Notifica a la Direccin General Financiera sobre
la empresa aseguradora adjudicada y nombre
del personal enlace y traslada.
Direccin General
Financiera
Asistente
Ejecutivo
5
aseguradora para la administracin de la pliza
de seguro de vida y gastos mdicos.
Empresa Aseguradora
Personal
Designado
6
Emite pliza y tarjeta de inclusin de seguro de
vida y gastos mdicos y traslada.
Direccin General
Financiera
Oficinista 7
Recibe pliza y tarjeta de inclusin de seguro de
vida y gastos mdicos, revisa y realiza lo
siguiente:

1. Recibe tarjeta de inclusin, entrega con
providencia al beneficiario y traslada copia de
sta para archivo.
2. Enva copia de pliza de seguro al
Departamento de Proveedura para
liquidacin. Continua paso 8.
3. Archiva pliza de seguro original.
Departamento de
Proveedura
Personal
Designado
8
Recibe copia de pliza de seguro, realiza
liquidacin y Archiva.
46

D. Flujograma del Procedimiento de Re-inclusin a la pliza de Seguro de Vida y
Gastos Mdicos

Ttulo del Procedimiento: Re-inclusin a la pliza de Seguro de Vida y Gastos Mdicos
Elaborado Por: Profesional de Desarrollo Organizacional Pgina 1 de 1
Personal Designado
(EMPRESA
ASEGURADORA)
Personal Designado
(DEPARTAMENTO DE
PROVEEDURA )
Asistente Ejecutivo
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Oficinista
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Elabora cuadro para
re-inclusin en la
pliza de seguro de
vida y gastos
mdicos. Traslada.
Recibe cuadro y
elabora proyecto de
bases para la
adquisicin del
seguro de vida y
gastos mdicos de
acuerdo a lo que
Integrado de
Compras SIC-.
Traslada.
INICIO
Recibe proyecto de
bases de cotizacin
y realiza proceso de
compra de acuerdo a
lo que establece el
Mdulo II del
Compras de la
Universidad.
Notifica a la
Direccin General
Financiera sobre la
empresa
aseguradora
adjudicada y
nombre del personal
enlace y traslada.
Recibe notificacin
de empresa
aseguradora
adjudicada, contacta
al enlace de la
empresa
aseguradora para la
administracin de la
pliza de seguro de
vida y gastos
mdicos.
Emite pliza y tarjeta
de inclusin de
seguro de vida y
gastos mdicos y
traslada.
Recibe tarjeta de
inclusin, entrega
con providencia al
beneficiario y
traslada copia de
sta para archivo.
Enva copia de pliza
de seguro al
Departamento de
Proveedura para
liquidacin.
Recibe copia de
pliza de seguro,
realiza liquidacin y
Archiva.
FIN
47

E. Descripcin del Procedimiento Inclusin a la pliza de Seguro de Vida y
Gastos Mdicos

Ttulo del Procedimiento: Inclusin a la pliza de Seguro de Vida y Gastos Mdicos de
Miembros del Consejo Superior Universitario, Piloto Automovilista y Agente de Vigilancia del
Rector

Hoja No. 1 de 1

Inicia: Secretaria General Termina: Direccin General Financiera
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad

Secretaria General

Personal
Designado
1
Informa a la Direccin General Financiera la
toma de posesin, alza y baja de
beneficiarios para su inclusin en la pliza de
Seguro de Vida y Gastos Mdicos.
Direccin General
Financiera
Oficinista
2
Recibe informe, revisa, contacta al
beneficiario y traslada formularios para la
inclusin en la pliza de seguro.
Beneficiario
3
Recibe formularios de Inclusin en la pliza
de Seguro y Gastos Mdicos, completa y
traslada.
Direccin General
Financiera
Oficinista
4
Recibe formularios, fotocopia documentos
para archivo, elabora providencia y traslada.
Asistente
Ejecutivo
5
Recibe formularios y providencia, autoriza
inclusin en la pliza de seguro mediante
firma y traslada.
Empresa
Aseguradora
Personal
Designado
6
Recibe providencia, emite tarjeta de inclusin
a la pliza de seguro de vida y gastos
mdicos y traslada.
Direccin General
Financiera
Oficinista 7
Recibe tarjeta de inclusin, entrega con
providencia al beneficiario y traslada copia
de sta para archivo.

48

F. Flujograma del Procedimiento Inclusin a la pliza de Seguro de Vida y Gastos
Mdicos

Ttulo del Procedimiento: Inclusin a la pliza de Seguro de Vida y Gastos Mdicos de Miembros
del Consejo Superior Universitario, Piloto Automovilista y Agente de Vigilancia del Rector
Elaborado Por: Profesional de Desarrollo Organizacional Pgina 1 de 1
Beneficiario
Personal Designado
(EMPRESA
ASEGURADORA)
Asistente Ejecutivo
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Oficinista
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Personal Designado
(SECRETARA GENERAL)
Informa a la
Direccin General
Financiera la toma
de posesin, alza y
baja de beneficiarios
para su inclusin en
la pliza de Seguro
de Vida y Gastos
Mdicos.
Recibe informe,
revisa, contacta al
beneficiario y
traslada formularios
para la inclusin en
la pliza de seguro.
Recibe formularios y
providencia, autoriza
inclusin en la pliza
de seguro mediante
firma y traslada.
Recibe formularios,
fotocopia
documentos para
archivo, elabora
providencia y
traslada.
Recibe formularios
de Inclusin en la
pliza de Seguro y
Gastos Mdicos,
completa y traslada.
Recibe providencia,
emite tarjeta de
inclusin a la pliza
de seguro de vida y
gastos mdicos y
traslada.
Recibe tarjeta de
inclusin, entrega
con providencia al
beneficiario y
traslada copia de
sta para archivo.
INICIO
FIN

49

G. Descripcin del Procedimiento Inclusin a la pliza de Seguro de Vida para
Estudiantes del Ejercicio Profesional Supervisado -EPS-

Ttulo del Procedimiento: Inclusin a la pliza de Seguro de Vida para Estudiantes del
Ejercicio Profesional Supervisado EPS-.

Hoja No. 1 de 1

Inicia: Unidad Acadmica Termina: Direccin General Financiera
Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad

Unidad Acadmica
Decano /
Director
1
Solicita a la Direccin General Financiera la
inclusin a la pliza de Seguro de Vida de
los Estudiantes del EPS de acuerdo a lo que
establece la norma 5. Traslada
Direccin General
Financiera
Oficinista
2
Recibe solicitud de inclusin con la
informacin, revisa, elabora providencia de
inclusin a la pliza de seguro y traslada.
Asistente
Ejecutivo
3
Recibe solicitud y providencia, autoriza
inclusin en la pliza de seguro a travs de
firma y traslada.
Empresa
Aseguradora
Personal
Designado
4
Recibe providencia, emite lista de endoso de
inclusin a la pliza de seguro de vida y
boleta de pago y/o nota de cobro. Traslada.
Direccin General
Financiera
Oficinista 5
Recibe lista de endoso de inclusin a la
pliza de seguro de vida y boleta de pago y/o
nota de cobro y realiza las acciones
siguientes:
1. Elabora solicitud de compra y traslada
para firma.
2. Archiva lista de endoso de inclusin.

Asistente
Ejecutivo
6
Recibe Solicitud de Compra, firma y traslada.
Departamento de
Presupuesto
Personal
Designado
7
Recibe Solicitud de Compra, revisa, registra
y certifica disponibilidad presupuestaria y
traslada.
Direccin General
Financiera
Oficinista 8
Recibe Solicitud de Compra con certificacin
de disponibilidad presupuestaria, solicita y
obtiene firma del Director Financiero y
Traslada para pago.
Departamento de
Proveedura
Personal
Designado
9
Recibe Solicitud de Compra, requiere
factura a la empresa aseguradora con visto
bueno del Director General Financiero para
pago y liquida.
50

H. Flujograma del Procedimiento Inclusin a la pliza de Seguro de Vida para
Estudiantes del Ejercicio Profesional Supervisado -EPS-

Ttulo del procedimiento: Inclusin a la pliza de Seguro de Vida para Estudiantes del Ejercicio Profesional Supervisado -
EPS-

Personal
Designado
(PROVEEDURA)
Personal
Designado
(PRESUPUESTO)
Oficinista
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Asistente Ejecutivo
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Personal
Designado
(EMPRESA
ASEGURADORA)
Decano o Director
(UNIDAD CADMICA)
INICIO
Solicita a la Direccin
General Financiera la
inclusin a la pliza de
Seguro de Vida de los
Estudiantes del EPS
de acuerdo a lo que
establece la norma 5.
Traslada
Recibe solicitud de
inclusin con la
informacin, revisa,
elabora providencia de
inclusin a la pliza de
seguro y traslada.
Recibe solicitud y
providencia, autoriza
inclusin en la pliza
de seguro a travs de
firma y traslada.
Recibe providencia,
emite lista de endoso
de inclusin a la pliza
de seguro de vida y
boleta de pago y/o
nota de cobro.
Traslada.
Recibe lista de endoso
de inclusin a la pliza
de seguro de vida y
boleta de pago y/o
nota de cobro
Elabora Solicitud de
Compra y Archiva
listado de endoso de
inclusin
Recibe Solicitud de
Compra, firma y
traslada
Recibe Solicitud de
Compra, revisa,
registra y certifica
disponibilidad
presupuestaria y
traslada.
Recibe Solicitud de
Compra con
certificacin de
disponibilidad
presupuestaria, solicita
y obtiene firma del
Director Financiero y
Traslada para pago.
Recibe Solicitud de
Compra, requiere
factura a la empresa
aseguradora con visto
bueno del Director
General Financiero
para pago y liquida.
FIN

51

2. Procedimiento para Reclamo del Seguro de Vida


Reclamo del Seguro de Vida


Orientar a los beneficiarios con respecto al trmite para realizar el reclamo del
seguro de vida.


1) Se entiende por Beneficiario a la persona que ha sido declarada por el
asegurado en la pliza de seguro de vida.

2) El beneficiario para realizar cualquier trmite de reclamo de seguro de vida,
debe presentar documentos de identificacin legalizados y los requisitos que
sean solicitados por la empresa aseguradora.

3) La Direccin General Financiera debe iniciar el trmite de Reclamo de Seguro
de Vida a requerimiento nicamente del beneficiario.

52

D. Descripcin del Procedimiento para Reclamo Seguro de Vida

Ttulo del Procedimiento: Reclamo del Seguro de Vida

Hoja No. 1 de 1

No. de Formas: Formulario Reclamo Seguro de
Vida

Inicia: Beneficiario (s)

Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Beneficiario (s)
1
Solicita por medio de nota a la Direccin
General Financiera el formulario de Reclamo
de Seguro de Vida.
Direccin General
Financiera
Oficinista
2
Recibe y verifica nota, entrega formulario e
informa que acompae documento de
identificacin legalizado.
Beneficiario (s) 3
Recibe formulario, completa y adjunta
documentos requeridos por empresa
aseguradora y traslada.
Direccin General
Financiera
Oficinista 4
Recibe formulario y documentos, registra el
ingreso, elabora providencia y traslada para
visto bueno.
Asistente
Ejecutivo
5
Recibe providencia, revisa documentos,
autoriza reclamo mediante firma y enva a la
Empresa
Aseguradora
Personal
designado
6
Recibe providencia y documentos, realiza
trmite interno y posteriormente enva
cheque a la Direccin General Financiera.
Direccin General
Financiera
Asistente
Ejecutivo
7
Recibe cheque y contacta a beneficiario para
la entrega del mismo.
Beneficiario (s) 8
Se presenta a la Direccin General
Financiera, recibe cheque y firma de
recibido en copia de voucher, devuelve.
Direccin General
Financiera
Oficinista 9
Recibe copia de voucher firmado y archiva.
53

E. Flujograma del Procedimiento para Reclamo Seguro de Vida

Ttulo del procedimiento: Reclamo del Seguro de Vida

Personal Designado
(ASEGURADORA)
Asistente Ejecutivo
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Beneficiario
Oficinista
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
INICIO
Solicita por medio de
nota a la Direccin
General Financiera
el formulario de
Reclamo de Seguro
de Vida
Recibe y verifica nota,
entrega formulario e
informa que acompae
documento de
identificacin
legalizado
Recibe formulario,
completa y adjunta
documentos
requeridos por
empresa aseguradora
y traslada
Recibe formulario y
documentos, registra
el ingreso, elabora
providencia y traslada
para visto bueno
Recibe providencia,
revisa documentos,
autoriza reclamo
mediante firma y enva
a la empresa
aseguradora
Recibe providencia y
documentos, realiza
trmite interno y
posteriormente enva
cheque a la Direccin
General Financiera
Recibe cheque y
contacta a
beneficiario para la
entrega del mismo
Se presenta a la
Direccin General
Financiera, recibe
cheque y firma de
recibido en copia de
voucher, devuelve
Recibe copia de
voucher firmado y
archiva
FINAL

54

F. Procedimiento para Reclamo de Gastos Mdicos


Reclamo de Gastos Mdicos.


Orientar a los miembros del Consejo Superior Universitario sobre el trmite a
realizar para el reclamo por concepto de gastos mdicos.


1) Si el reclamo de gastos mdicos es un reembolso directo, el asegurado debe
utilizar los servicios de la red de hospitales, centros de diagnsticos, mdicos
o farmacias afiliados a la empresa aseguradora y debe presentar el carn de
identificacin ante la Red de Servicios Mdicos.
2) Cuando el asegurado utilice la Red de Servicios Mdicos de la empresa
aseguradora, no habr intervencin de la Direccin General Financiera, por
ser un servicio de pliza de uso directo.
3) Si el reclamo de gastos mdicos es un reembolso convencional, el asegurado
puede seleccionar cualquier mdico, hospital, farmacia y centro de diagnstico
y debe pagar la cuenta total y posteriormente presentar a la empresa
aseguradora la documentacin respectiva para la devolucin del importe en
funcin de las condiciones de su pliza.
4) En el caso de Reclamos por reembolso convencional, el asegurado debe
presentar la siguiente documentacin:
a. Formulario de Reclamo
b. Adjuntar las recetas extendidas por el mdico tratante, donde se
especifique claramente el nombre del paciente, cada uno de los
medicamentos recetados, la duracin del tratamiento y su dosis
correspondiente.
c. Adjuntar las rdenes de exmenes de diagnstico (radiologa y laboratorio)
extendidas por el mdico tratante y los resultados de los mismos. En
ambos debe aparecer el nombre del paciente tratado.
55

d. Adjuntar todas las facturas de los gastos incurridos por servicios de
hospitales, mdicos, farmacias y/o centros de diagnsticos los cuales
deben:
1. Ser originales y cumplir con los requisitos legales.
2. Ser emitidas con el nombre y NIT del asegurado titular.
3. Indicar el nombre del asegurado que recibi el tratamiento en el
detalle de la factura.
4. En caso de ser farmacia, detallar cada uno de los medicamentos
adquiridos.
5. En caso de hospitalizacin, la factura debe detallar los diferentes
rubros (encamamiento, laboratorio, rayos X, sala de operaciones,
medicamentos, etc.) y adjuntar un desglose de cada uno de los
medicamentos suministrados.

56

D. Descripcin del Procedimiento para Reclamo de Gastos Mdicos

Ttulo del Procedimiento: Reclamo de Gastos Mdicos por Reembolso Convencional

Hoja No. 1 de 1

No. de Formas: Formulario de Reclamo de
Gastos Mdicos

Inicia: Asegurado

Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Consejo Superior
Universitario
Asegurado
1
Presenta a la Direccin General Financiera
reclamo de gastos mdicos por reembolso
convencional, llenando el formulario
correspondiente.
Direccin General
Financiera
Oficinista
2
Recibe formulario con documentacin de
soporte y elabora providencia para remitirlo a
la empresa aseguradora. Traslada para
visto bueno.
Asistente
Ejecutivo
3
Recibe formulario y providencia, revisa, da
visto bueno y traslada.
Empresa
Aseguradora
Personal
Designado
4
Recibe providencia, formularios de reclamo
de gastos mdicos por reembolso
convencional, realiza trmite interno y emite
cheque. Traslada.
Direccin General
Financiera
Oficinista 5
Recibe cheque, contacta al asegurado y
entrega.
Consejo Superior
Universitario
Asegurado 6
Se presenta con documento de identificacin
personal, recibe cheque, firma copia de
voucher y devuelve.
Direccin General
Financiera
Oficinista 7
Recibe voucher de cheque firmado y archiva.
57

E. Flujograma del Procedimiento para Reclamo de Gastos Mdicos

Ttulo del procedimiento: Reclamo de Gastos Mdicos por Reembolso Convencional

Oficinista
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Asistente Ejecutivo
Personal Designado
(ASEGURADORA)
Asegurado
(CONSEJO SUPERIOR
UNIVERSITARIO)
INICIO
Presenta a la
Direccin General
Financiera reclamo de
gastos mdicos y llena
formulario
correspondiente
Recibe formulario con
documentacin de
soporte, elabora
providencia para
remitirlo a la empresa
aseguradora y traslada
Recibe formulario
y providencia,
revisa, da visto
bueno y traslada
Recibe providencia,
formularios de
reclamo de gastos
mdicos por
reembolso
convencional, realiza
trmite interno, emite
cheque y traslada
Recibe cheque,
contacta al
asegurado y
entrega
Se presenta con
documento de
identificacin
personal, recibe
cheque, firma copia
de voucher y
devuelve
Recibe voucher de
cheque firmado y
archiva
FINAL

58

C. SEGURO CONTRA TODO RIESGO EN INCENDIO Y TERREMOTO PARA
EDIFICIOS

59

1. Procedimiento para la Administracin del Seguro contra todo riesgo en
incendio y terremoto para Edificios de la Universidad


Administracin del Seguro contra todo riesgo en incendio y terremoto para
Edificios de la Universidad.


Velar por que los edificios de la Universidad cuenten con un seguro contra todo
riesgo en incendio y terremoto


1) La Divisin de Servicios Generales, debe remitir a la Direccin General
Financiera el listado de los Edificios de la Universidad de San Carlos de
Guatemala en el mes de agosto de cada ao, para la adquisicin del seguro
contra todo riesgo en incendio y terremoto para los edificios de la misma, con
la informacin siguiente:

Nombre del Inmueble Direccin Valor

2) La adquisicin del seguro contra todo riesgo en incendio y terremoto para los
edificios de la Universidad, se realiza de acuerdo a lo que establece la Ley de
Contratacin del Estado, su Reglamento y el Sistema Integrado de Compras
SIC- de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

60

D. Descripcin del Procedimiento Administracin Seguro contra todo riesgo
en incendio y terremoto para Edificios de la Universidad

Ttulo del Procedimiento: Administracin de Seguro contra todo riesgo en incendio y terremoto para
Edificios de la Universidad

Hoja No. 1 de 1


Inicia: Unidad Acadmica o Administrativa

Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Divisin de
Servicios Generales
Personal
Designado
1
Elabora listado de edificios de la Universidad y
traslada.
Direccin General
Financiera
Oficinista
2
Recibe listados y revisa que contengan la
informacin solicitada y elabora cuadro
resumen del listado de edificios. Traslada.
Asistente
Ejecutivo
3
Recibe solicitud para adquisicin de seguro de
contra todo riesgo en incendio y terremoto
para edificios, cuadro y procede segn lo
establecido en el Sistema Integrado de
Departamento de
Proveedura o Caja
Personal Designado
4
Recibe solicitud para la adquisicin de seguro
y realizar proceso de compra segn lo
establecido en el Mdulo I y II, del Sistema
5
Notifica a la Direccin General Financiera
sobre la empresa aseguradora adjudicada y
nombre del personal enlace y traslada.
Direccin General
Financiera
Asistente
Ejecutivo
6
aseguradora para la administracin del seguro
para Edificios de la Universidad.
Empresa
Aseguradora
Personal
Designado
7
Recibe informacin de enlace responsable y
emite original y copia certificada de pliza y
traslada.
Direccin General
Financiera
Oficinista 8
Recibe pliza y copia certificada de seguro
revisa y traslada por medio de providencia con
Vo. Bo. del Asistente Ejecutivo, copia al
Departamento de Proveedura para
liquidacin y archiva el original.
Departamento de
Proveedura o Caja
Personal
Designado
9
Recibe copia certificada de pliza de seguros
para Edificios de la Universidad, realiza
liquidacin y Archiva.
61

E. Flujograma del Procedimiento Administracin Seguro contra todo riesgo
en incendio y terremoto para Edificios de la Universidad

Ttulo del procedimiento:Administracin de Seguro contra todo riesgo en incendio y terremoto para Edificios
de la Universidad
Personal Designado
(ASEGURADORA)
Oficinista
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Asistente Ejecutivo
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Personal Designado
(DIVISIN DE SERVICIOS
GENERALES)
Personal
Designando
(DEPARTAMENTO DE
PROVEEDURA O CAJA)
INICIO
Elabora listado de
edificios de la
Universidad y
traslada
Recibe listados y
revisa que
contengan la
informacin
solicitada y
elabora cuadro.
Traslada.
adquisicin de
seguro de contra
todo riesgo en
incendio y terremoto
para edificios, cuadro
y procede segn lo
establecido en el
Compras, Mdulo I y
II. Traslada.
la adquisicin de
seguro y realizar
proceso de compra
segn lo establecido
en el Mdulo I y II,
del Sistema
Integrado de
Compras.
Notifica a la
Direccin General
Financiera sobre la
empresa
aseguradora
adjudicada y
nombre del personal
enlace. Traslada
Recibe notificacin
de empresa
aseguradora
adjudicada, contacta
al enlace de la
empresa
aseguradora para la
administracin del
seguro Recibe informacin
de enlace
responsable y emite
pliza de seguro y
traslada
Recibe pliza de
seguro revisa y
traslada por medio
de providencia, copia
al Departamento de
Proveedura para
liquidacin y Archiva
el original
Recibe copia de pliza
de seguros contra todo
riesgo en incendio y
terremoto para
Edificios de la
Universidad, realiza
liquidacin de acuerdo
a procedimiento
interno y Archiva
FINAL

62

2. Procedimiento para Reclamo del Seguro contra todo riesgo en incendio y
terremoto para Edificios de la Universidad


Reclamo del Seguro contra todo riesgo en incendio y terremoto para Edificios
de la Universidad


Orientar al personal de las unidades acadmicas y administrativas para
realizar el reclamo sobre un siniestro por incendio o terremoto en los edificios de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.


1. Las autoridades de las unidades acadmicas y administrativas deben dar
aviso inmediato a la Direccin General Financiera de un siniestro ocurrido
en algn edificio de la Universidad.

2. Las unidades acadmicas y administrativas deben entregar en la Direccin
General Financiera los documentos de respaldo sobre las prdidas
reportadas en el siniestro y dar el seguimiento correspondiente ante la

63

D. Descripcin del Procedimiento para Reclamo del seguro contra todo
riesgo en incendio y terremoto para Edificios de la Universidad

Ttulo del Procedimiento: Reclamo de Seguro contra todo riesgo en incendio y terremoto para
Edificios de la Universidad

Hoja No. 1 de 1

No. de Formas: Formulario de Reclamo

Inicia: Beneficiario

Unidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Unidad Acadmica o
Administrativa
Autoridad
Competente
1
Informa inmediatamente a la Direccin General
Financiera sobre el siniestro ocurrido va
telefnica y por escrito.
Direccin General
Financiera
Oficinista
2
Recibe notificacin, contacta a la empresa
aseguradora, completa el formulario de
Reclamo correspondiente, obtiene visto bueno
del Asistente Ejecutivo y traslada.
Empresa
Aseguradora
Personal
designado
3
Recibe formularios de reclamo y solicita
documentacin de soporte de las prdidas.
Traslada
Direccin General
Financiera
Oficinista 4
Recibe informacin y procede a solicitar
mediante providencia a la Unidad Acadmica o
Administrativa los documentos que acreditan
las prdidas.
Unidad Acadmica o
Administrativa
Personal
Designado
5
Recibe solicitud, procede a documentar
prdidas y traslada.
Direccin General
Financiera
Asistente
Ejecutivo
6
Recibe documentacin y traslada a la empresa
aseguradora.
Empresa
Aseguradora
Personal
Designado
7
Recibe documentacin, evala, realizan el
trmite interno y emite cheque voucher.
Traslada.
Direccin General
Financiera
Asistente
Ejecutivo
8
Recibe cheque voucher y lo remite al
Departamento de Caja para realizar el depsito
respectivo.
Departamento de
Caja
Personal
designado
9
Recibe cheque voucher, y emite Recibo 101-C-
CCC, del cual:
9.1 El original lo enva a la Unidad Acadmica
o Administrativa para que solicite el rembolso.
Financiera.
Direccin General
Financiera
Oficinista 10
Recibe copia del Recibo 101-C-CCC. Procede
a enviar a la Unidad Acadmica o
Administrativa el finiquito de reclamo con el
cual la unidad solicita al Departamento de Caja
el reembolso respectivo. Archiva expediente.
64

E. Flujograma del Procedimiento para Reclamo del seguro contra todo
riesgo en incendio y terremoto para Edificios de la Universidad

Ttulo del procedimiento: Reclamo de Seguro contra todo riesgo en incendio y terremoto para Edificios de la Universidad

Personal Designado
(ASEGURADORA)
Personal
Designando
(DEPARTAMENTO
DE CAJA)
Asistente Ejecutivo
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Oficinista
(DIRECCIN GENERAL
FINANCIERA)
Personal Designado
(UNIDAD ACADMICA O
ADMINISTRATIVA)
INICIO
Informa
inmediatamente a la
Direccin General
Financiera sobre el
siniestro ocurrido va
telefnica y por escrito
Recibe notificacin,
contacta a la empresa
aseguradora, completa
formulario de
Reclamo, obtiene Vo.
Bo. del Asistente
Ejecutivo y traslada
Recibe formularios de
reclamo y solicita
documentacin de
soporte de las
prdidas. Traslada
Recibe informacin y
solicita mediante
providencia a la
Unidad Acadmica o
Administrativa los
documentos que
acreditan las prdidas
Recibe solicitud,
procede a
documentar
prdidas y traslada
Recibe
documentacin y
traslada a la
empresa
aseguradora
Recibe
documentacin,
evala, realizan el
trmite interno, emite
cheque voucher y
traslada
Recibe cheque
voucher y lo remite al
Departamento de
Caja para realizar el
depsito respectivo
Recibe cheque
voucher, realiza
trmite interno y emite
Recibo 101C, del cual
el original lo enva a la
Unidad Acadmica o
Administrativa y copia
a la Direccin General
Financiera
Recibe copia del Recibo
101-C, enva a la Unidad
Acadmica o
Administrativa el finiquito
de reclamo con el cual la
unidad solicita al
Departamento de Caja el
reembolso respectivo.
Archiva expediente
FINAL

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