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Manual del Usuario COI, NOI y SAE.

Este manual es para uso didáctico se utilizó una versión de prueba de COI 5.6, NOI 4.5. y SAE 4.0, con el objetivo de enseñar al alumno a conocer las herramientas que nos ofrecen.

Recomendaciones:

Se recomienda crear una sesión para el trabajo en la base de datos.

Todos los cambios se deberán guardar en la unidad C (Dis o duro de la computadora), no se podrán guardar ni crear archivos en memorias USB, CD, o cualquier medio de almacenamiento externo.

SAE

PROCESO 1: Creación y Configuración de la

base de datos.

a) Crear una carpeta que Ejemplo: (SAEPedro).

contenga la palabra SAE y

tu nombre.

Para su

contenga la palabra SAE y tu nombre.  Para su fácil ubicación crea la carpeta en

fácil ubicación crea la

carpeta en el escritorio.

PROCESO 2: Instala

la Base de Datos

para el periodo de trabajo

a) Ubica el icono del programa dando (Desde el escritorio)

a) Ubica el icono del programa dando (Desde el escritorio) doble clic para tener acceso a

doble

clic

para

tener

acceso

a él

Ruta alterna: Inicio/Todos los Programas/Aspel/Aspel SAE4.0

SAE:

Sistema de Administración empresarial.

Nota Importante:

COI: Los

periodos de trabajo están expresados en

meses.

NOI: Generalmente los periodos

nómina de pago de salario, y en forma

de trabajo se establecen

quincenal

por

semana cuando se calculan

cuando el pago es referente a sueldos.

SAE: No hay

fechas

establecidas, dentro de una

entidad se emiten

Facturas a diario.

b)

En la

siguiente

ventana dar

un clic en el

botón de aceptar, trabajaremos

e la e presa: 1 EMPRE“A INVALIDA “.A. DE C.V. o realiza do modificaciones al usuario y la clave.

No modificar el usuario, y no introducir ninguna clave , debido a que trabajaremos en
No modificar el usuario, y no
introducir ninguna clave ,
debido a que
trabajaremos en
un programa demostrativo
Dar un clic
en
el
botón aceptar.

c)

de

En la

siguiente

ventana emergente

nuestra base de datos

dar un clic en

“I para crear la

nuestra base de datos dar un clic en “I para crear la Damos clic en si
nuestra base de datos dar un clic en “I para crear la Damos clic en si

Damos clic en si

ruta

d) Instalar la

base de datos para el periodo de

trabajo (R

d) Instalar la base de datos para el periodo de trabajo (R Verificar que se encuentren

Verificar que se encuentren activas las casillas

Seleccionar la carpeta de trabajo, en este caso la carpeta SAEPedro, que está alojada en el escritorio

Multialmacen: Se utiliza cuando existen varias líneas

de productos .

Ubicar nuestra de trabajo. carpeta Dar un clic en aceptar e) Instalación de la base

Ubicar nuestra

de trabajo.

carpeta

Ubicar nuestra de trabajo. carpeta Dar un clic en aceptar e) Instalación de la base de
Ubicar nuestra de trabajo. carpeta Dar un clic en aceptar e) Instalación de la base de

Dar

un clic

en aceptar

e) Instalación de la

base de datos para el periodo de

trabajo.

Instalación de la base de datos para el periodo de trabajo. Dar un clic en aceptar

Dar

un clic

en aceptar

datos para el periodo de trabajo. Dar un clic en aceptar Del siguiente cuadro de dialogo,
datos para el periodo de trabajo. Dar un clic en aceptar Del siguiente cuadro de dialogo,

Del siguiente cuadro de dialogo, dar un clic en el botón de aceptar

Dar un clic en aceptar Todos los documentos se inician en uno debido a que
Dar un clic en aceptar Todos los documentos se inician en uno debido a que

Dar un clic en aceptar

Dar un clic en aceptar Todos los documentos se inician en uno debido a que se

Todos los documentos se inician en uno debido a que se trata de una nueva empresa

los documentos se inician en uno debido a que se trata de una nueva empresa Dar

Dar un clic en aceptar

los documentos se inician en uno debido a que se trata de una nueva empresa Dar
los documentos se inician en uno debido a que se trata de una nueva empresa Dar

Dar un clic en aceptar

Dar un clic en aceptar se configura el rango del periodo de trabajo PROCESO 3:

Dar un clic en aceptar se configura el rango del periodo de trabajo

PROCESO 3: Configuración del

programa.

a)

menús

en la

opción Utilerías

Da un clic

en la barra

de

Dar un clic en la Opción de Utilerías

Seleccionar la opción de Configuración.
Seleccionar la opción de
Configuración.

Seleccionar la opción de Parámetros Generales

Seleccionar la opción de Parámetros Generales Cuando se activan estas dos casillas el programa no aceptan
Seleccionar la opción de Parámetros Generales Cuando se activan estas dos casillas el programa no aceptan
Seleccionar la opción de Parámetros Generales Cuando se activan estas dos casillas el programa no aceptan

Cuando se activan estas dos casillas el programa no aceptan centavos en el precio de venta

Se asigna

se quiere otorgar a los clientes en forma general

el descuento que

se quiere otorgar a los clientes en forma general el descuento que En esta opción no

En esta opción no se modifica ningún parámetro

Seleccionar la pestaña por partida. Seleccionar opción de factura Desactivar las cinco casillas

Seleccionar la

pestaña por

partida.

Seleccionar la pestaña por partida. Seleccionar opción de factura Desactivar las cinco casillas

Seleccionar opción de factura

Seleccionar la pestaña por partida. Seleccionar opción de factura Desactivar las cinco casillas

Desactivar las

cinco casillas

Dar un clic en la pestaña por partida Seleccionar opción de Compras Desactivar las tres

Dar un clic en la pestaña por partida

Dar un clic en la pestaña por partida Seleccionar opción de Compras Desactivar las tres casillas.

Seleccionar opción de Compras

un clic en la pestaña por partida Seleccionar opción de Compras Desactivar las tres casillas. Aceptar

Desactivar las tres casillas.

un clic en la pestaña por partida Seleccionar opción de Compras Desactivar las tres casillas. Aceptar

Aceptar las modificaciones

PROCESO 4:

Captura de las líneas de productos, Multialmacenes

NOTA IMPORTANTE: Los

subprogramas que

módulos que

maneja el programa de SAE, son

están entrelazados.

trabajan independientemente pero

a)

productos mediante la siguiente Módulos/Inventarios.

Crear la primer line de

ruta:

Módulos/Inventarios. Crear la primer line de ruta: Dar Módulos Clic en el menú Seleccionar la opción

Dar

Módulos

Clic en el

menú

Seleccionar la opción de Inventarios

Clic en el menú Seleccionar la opción de Inventarios Después de etas dos acciones, aparece la

Después de etas dos acciones, aparece la

seleccionas Archivo/ Catalogo de Líneas de Producto.

siguiente

venta emergente

en la cual

etas dos acciones, aparece la seleccionas Archivo/ Catalogo de Líneas de Producto. siguiente venta emergente en
Seleccionar el menú archivo Seleccionar la opción Catalogo de linea de Productos Seleccionar la opción

Seleccionar el menú archivo

Seleccionar el menú archivo Seleccionar la opción Catalogo de linea de Productos Seleccionar la opción de

Seleccionar la opción Catalogo de linea de Productos

Seleccionar el menú archivo Seleccionar la opción Catalogo de linea de Productos Seleccionar la opción de

Seleccionar la opción de agregar

En este campo se anota la clave del producto Anotar la descripción Dar un clic
En este campo se anota la clave del producto Anotar la descripción Dar un clic

En este campo se anota la clave del producto

En este campo se anota la clave del producto Anotar la descripción Dar un clic en

Anotar la descripción

Dar un clic en aceptar

PROCESO 5: Configuración de Multialmacen

clic en aceptar PROCESO 5: Configuración de Multialmacen Dar un clic en el menú archivo Seleccionar
clic en aceptar PROCESO 5: Configuración de Multialmacen Dar un clic en el menú archivo Seleccionar

Dar un clic en el menú archivo

Seleccionar la

opción de

multialmacen

Estas cuento, es el resultado multialmacen, de lo contrario solo almacen. pestañas me indican los

Estas

cuento, es el resultado

multialmacen, de lo contrario solo almacen.

pestañas me indican los almacenes con los que

de seleccionar la opción de

puedo manejar un solo

Dar doble clic en cada una de las pestañas para personalizar ó identificar los almacenes con los que trabajaremos

en aceptar Dar un clic Este campo me permite cambiar la leyenda de la etiqueta
en aceptar
en aceptar

Dar un clic

Este campo me permite cambiar la leyenda de la etiqueta de la pestaña

PROCESO 6: Captura

del inventario existente de productos o servicios.

Dar un clic archivo

en el menú

Dar un clic archivo en el menú Seleccionar la opción Inventarios y Servicios Dar un clic
Dar un clic archivo en el menú Seleccionar la opción Inventarios y Servicios Dar un clic

Seleccionar la opción Inventarios y Servicios

Dar un clic Agregar

en

la

opción

y Servicios Dar un clic Agregar en la opción En este campo se anota la clave
y Servicios Dar un clic Agregar en la opción En este campo se anota la clave
En este campo se anota la clave del producto En este campo se anota la
En este campo se anota la
clave del producto
En este campo se anota la
línea del producto
descripción del

En este campo se anota la

producto

Al dar clic en esta pestaña me permite alimentar el precio de venta

la clave del Es necesario alimentar nuevamente la descripción
la
clave del
Es necesario alimentar
nuevamente la descripción

En este campo se coloca el precio de venta

Es necesario alimentar nuevamente la descripción En este campo se coloca el precio de venta Se

Se

producto

realimenta

Es necesario alimentar nuevamente la descripción En este campo se coloca el precio de venta Se

Dar un clic en la pestaña registros y acumulados

Dar un clic en la pestaña registros y acumulados Alimentar la casilla del costo ultimo al
Dar un clic en la pestaña registros y acumulados Alimentar la casilla del costo ultimo al

Alimentar la casilla del costo ultimo al que se adquirió la mercancía

PROCESO 6:

Captura del catálogo de proveedores, una vez capturado todo tu

inventario, cierra tu ventana, posteriormente da un clic en selecciona la opción proveedores y cuentas por pagar

el menú Módulos y

opción proveedores y cuentas por pagar el menú Módulos y Dar un clic en la opción
opción proveedores y cuentas por pagar el menú Módulos y Dar un clic en la opción

Dar un clic en la opción módulos

Selecciona proveedores y cuentas por pagar

Dar un clic en

Agregar Registro

el botón de

por pagar Dar un clic en Agregar Registro el botón de Alimentar los campos señalados en

Alimentar los campos señalados en la pestaña de generales

por pagar Dar un clic en Agregar Registro el botón de Alimentar los campos señalados en

Dar un clic en la pestaña de ventas para alimentar los campos Días de crédito, limite de crédito y descuentos

campos Días de crédito, limite de crédito y descuentos PROCESO 7 : Captura del Catálogo de

PROCESO 7 : Captura del Catálogo de órdenes de compra, es necesario cerrar la ventana Catalogo de Proveedores

Dar un clic en Módulos

compra, es necesario cerrar la ventana Catalogo de Proveedores Dar un clic en Módulos Seleccionar la
compra, es necesario cerrar la ventana Catalogo de Proveedores Dar un clic en Módulos Seleccionar la

Seleccionar la opción de compras

Dar un clic en el botón de ordenes

Dar un clic en el botón de ordenes Verificar que me encuentro en la ventana de
Dar un clic en el botón de ordenes Verificar que me encuentro en la ventana de

Verificar que me encuentro en la ventana de ordenes

Dar un clic en el botón agregar registro
Dar un clic en el botón agregar
registro
Verificar el orden de compra Dar un clic e n la interrogante para seleccionar al

Verificar

el

orden de

compra

Verificar el orden de compra Dar un clic e n la interrogante para seleccionar al proveedor

Dar un clic e n la interrogante para seleccionar al proveedor

Seleccionar el almacén que recibirá la mercancia
Seleccionar el almacén que recibirá
la mercancia

Se

producto

anota la clave del

El ultimo costo al que se adquirio el producto Se anota la cantidad de producto
El ultimo
costo al que se
adquirio el producto
Se
anota la cantidad de
producto que se
desea
comprar
Se anota la cantidad de producto que se desea comprar Seleccionar como factor de unidades el

Seleccionar como factor

de unidades

el

1

anota la cantidad de producto que se desea comprar Seleccionar como factor de unidades el 1

Dar clic en Aceptar

Dar clic en Aceptar observaciones de la partida si no se tienen Al terminar nuestras

Dar clic en Aceptar

observaciones de la partida

si no se tienen

Al terminar nuestras órdenes de compra dar un clic en el botón de guardar o bien con F3

Al terminar nuestras órdenes de compra dar un clic en el botón de guardar o bien
Al terminar nuestras órdenes de compra dar un clic en el botón de guardar o bien

Dar un clic en

gravar totales

Cancelamos y posteriormente cerramos la ventana de órdenes de compra la emisión de documentos PROCESO
Cancelamos y posteriormente cerramos la ventana de órdenes de compra la emisión de documentos PROCESO

Cancelamos

y posteriormente cerramos la ventana

de órdenes de compra

la emisión de documentos

PROCESO 7: Configuración

del catálogo de recepciones ó compras realizadas

del catálogo de recepciones ó compras realizadas Dar un clic en el botón de compras o

Dar un clic en el botón de compras o recepciones

Dar un clic en el botón de agregar registro
Dar un clic en el botón de agregar
registro

Verificar

el número de recepción

Seleccionar al proveedor

Verificar la fecha Seleccionar el almacen
Verificar la
fecha
Seleccionar el
almacen
Anotar la cantidad recibida Anotar la clave del producto NOTA IMPORTANTE: S e recomienda usar
Anotar la cantidad recibida Anotar la clave del producto NOTA IMPORTANTE: S e recomienda usar

Anotar la

cantidad recibida

Anotar la clave del producto

NOTA IMPORTANTE: S e recomienda usar la tecla de

tabulación para

cambiar de campo

usar la tecla de tabulación para cambiar de campo Seleccionar como factor de unidades el 1

Seleccionar como factor

de unidades

el

1

de campo Seleccionar como factor de unidades el 1 Dar un clic en aceptar Dar clic

Dar un clic en aceptar

como factor de unidades el 1 Dar un clic en aceptar Dar clic en Aceptar observaciones

Dar clic en Aceptar

observaciones de la partida

si no se tienen

Anotar el total de cargos indirectos Se verifica la fecha pago de la mercancía y

Anotar el total de cargos indirectos

Se verifica la fecha pago de la mercancía

y el plazo de

Se verifica la fecha pago de la mercancía y el plazo de Se graban los totales
Se verifica la fecha pago de la mercancía y el plazo de Se graban los totales
Se verifica la fecha pago de la mercancía y el plazo de Se graban los totales

Se graban

los totales

de la mercancía y el plazo de Se graban los totales Se cancela la emisión de

Se cancela la emisión de documentos, se cierra la venta de compras o recepciones

PROCESO 8:

Configuración del

Dar un clic en catálogo de devoluciones

catálogo de

devoluciones.

clic en catálogo de devoluciones catálogo de devoluciones. Dar un clic en botón agregar registro Se

Dar un clic en botón agregar registro

Se alimentan

con F3 o la opción del disco en la

los campos indicados a continuación guardando

barra de herramientas

alimentan con F3 o la opción del disco en la los campos indicados a continuación guardando

PROCESO 9: Configuración del catálogo de vendedores.

NOTA: Para mismos pasos uno de ellos

la configuración del catálogo de vendedores, clientes y cotizaciones se siguen los

para

su configuración , por lo que se explica únicamente

el procedimiento para

, por lo que se explica únicamente el procedimiento para Dar un clic en el menú
, por lo que se explica únicamente el procedimiento para Dar un clic en el menú

Dar un clic en el menú módulos

Seleccionar la opción facturas y vendedores

menú módulos Seleccionar la opción facturas y vendedores Dentro de la opción facturas y vendedores dar
menú módulos Seleccionar la opción facturas y vendedores Dentro de la opción facturas y vendedores dar

Dentro de la opción facturas y

vendedores

dar un clic en archivo

Seleccionar la opción vendedores

de

Dar un clic en la opción agregar registro Anotar en el campo el nombre del

Dar un clic en la opción agregar registro

Anotar en el campo el nombre del vendedor el % de comisión zona en que
Anotar
en el campo
el nombre del
vendedor el % de
comisión zona
en que
trabaja
Dar un clic Aceptar

PROCESO 10: Configuración del catálogo

clientes.

Aceptar PROCESO 10: Configuración del catálogo clientes. Dar un clic en e menú Módulos Seleccionar la
Aceptar PROCESO 10: Configuración del catálogo clientes. Dar un clic en e menú Módulos Seleccionar la

Dar un clic en e menú Módulos

Seleccionar la opción clientes y cuentas por cobrar

Dar un clic en el menú archivo
Dar un clic en el menú archivo
Dar un clic en el menú archivo Seleccionar la opción de clientes Dar un clic agregar

Seleccionar la opción de clientes

clic en el menú archivo Seleccionar la opción de clientes Dar un clic agregar registro en

Dar un clic

agregar registro

en la opción

la opción de clientes Dar un clic agregar registro en la opción Se Anotan los datos

Se Anotan los datos generales del cliente

Dar un clic

en la pestaña de

ventas: En la que me permite

establecer los

días de crédito, límite de crédito el % de descuento

días de crédito, límite de crédito el % de descuento Dar un clic en el botón

Dar un clic en el botón aceptar

de crédito el % de descuento Dar un clic en el botón aceptar En este dialogo

En este

dialogo seleccionar la

opción No

cuadro de

PROCESO 11: Configuración del catálogo de Cotizaciones.

PROCESO 11: Configuración del catálogo de Cotizaciones. Dar un clic en el menú módulos Seleccionar la

Dar un clic en el menú

módulos

de Cotizaciones. Dar un clic en el menú módulos Seleccionar la opción de facturas y vendedores

Seleccionar la opción de facturas y vendedores

Seleccionar cotizaciones
Seleccionar
cotizaciones

Dar un clic en el menú

archivo

la opción de

Dar un clic registro en el botón agregar Verificar que posteriormente los campos se llenen

Dar un clic registro

en

el

botón agregar

Dar un clic registro en el botón agregar Verificar que posteriormente los campos se llenen correctamente

Verificar que

posteriormente

los campos

se llenen correctamente

guardar con F3 o el botón de guardar

agregar Verificar que posteriormente los campos se llenen correctamente guardar con F3 o el botón de
Dar un clic en el botón gravar Cancelamos la emisión de documentos

Dar un clic

en

el

botón gravar

Dar un clic en el botón gravar Cancelamos la emisión de documentos

Cancelamos la emisión de documentos

Dar un clic en el botón gravar Cancelamos la emisión de documentos

PROCESO 12: Configuración del

catálogo

de pedidos.

Dentro del Módulo de Facturas y vendedores de SAE selecciona la opción de pedidos

Dar un clic en el menú archivo Seleccionar la opción de pedidos
Dar un clic en el menú archivo
Seleccionar la opción de pedidos
de pedidos Dar un clic en el menú archivo Seleccionar la opción de pedidos Dar un

Dar un clic en la opción agregar registro

Llenar los

campos correspondientes.

Llenar los campos correspondientes. PROCESO 12: Configuración del catálogo de Remisiones Dentro del módulo de facturas

PROCESO 12: Configuración del catálogo de Remisiones

Dentro del módulo de facturas y vendedores también encontramos el catálogo de remisiones el procedimiento para alimentar es muy similar a los anteriores por lo que únicamente se dará a conocer la ruta de acceso.

Dar un clic en el menú archivo en opción Remisiones Dar un clic la
Dar un clic en el
menú archivo
en
opción Remisiones
Dar un clic
la
se dará a conocer la ruta de acceso. Dar un clic en el menú archivo en

PROCESO 13 : Catalogo de

Para capturar las

facturas

facturas

en SAE proseguimos de la siguiente forma

facturas facturas en SAE proseguimos de la siguiente forma en Botón de Facturación Dar un clic
facturas facturas en SAE proseguimos de la siguiente forma en Botón de Facturación Dar un clic

en Botón de Facturación

Dar un clic

el

Dar un clic en el Botón de Agregar Registro

de la siguiente forma en Botón de Facturación Dar un clic el Dar un clic en
de la siguiente forma en Botón de Facturación Dar un clic el Dar un clic en

Llenar

los campos correspondientes,

Llenar los campos correspondientes, Para guardar cada factura se realiza con la tecla F3 o bien

Para guardar cada factura se realiza con la tecla F3 o bien con el botón guardar de nuestra barra de herramientas, es importante que el registro quede en blanco.

Al guardar cada una de las facturas de inmediato aparece el siguiente cuadro de dialogo
Al guardar cada una de las facturas de
inmediato aparece el siguiente cuadro de
dialogo doy un clic en aceptar
Se cancela la Emisión de Docuementos
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