ORGANIZACIN Y METODOS

RESUMEN Y MAPA CONCEPTUAL

ENOC PERDOMO LOPEZ
93354986
TUTOR: FRANCIA LILIANA VILLEGAS
UNAD
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A
DISTANCIA
GRUPO 10030!46
INTRODUCCIN
La funcin de Organizacin y Mtodos es un servicio eminentemente de asistencia y asesora
al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es incrementar la eficiencia
administrativa mediante la elaboracin de estudios tcnico-administrativos que buscan el
mejoramiento de los procedimientos, mtodos y sistemas de trabajo
!sta actividad se realiza a travs de propuestas que elaboran los "nalistas de Organizacin #
Mtodos, despus de $aber realizado los estudios respectivos a los procedimientos que utiliza
la empresa, tratando de buscar $acerlos m%s sencillos y efectivos, lo cual trae como
consecuencia reduccin de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la simplificacin del
trabajo
Concepto
&obre la 'eora de Organizacin y Mtodos se manifiesta que es ()na forma de consulta ideada
para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como
disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mec%nicos con la mayor
economa de esfuerzo y con el m%*imo de eficacia en los resultados". + por e*tensin, se
llama unidad, equipo o servicio de Organizacin y Mtodos al conjunto de funcionarios
especializados en la aplicacin de la tcnica del mencionado servicio
Organizacin y mtodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la
"dministracin, cumpliendo como funcin el aconsejar a los funcionarios interesados en
mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios que dirigen La finalidad de una
unidad de Organizacin y Mtodos es asegurar el m%*imo de eficiencia en el financiamiento de
la m%quina administrativa, y mediante la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de
organizacin, conseguir economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano de
obra, pero como regla general a Organizacin y Mtodos no se le concede autoridad sobre
otras unidades en administracin
La ventaja principal que Organizacin y Mtodos tiene sobre un administrador es, que su
responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para
pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, $aciendo
estas en base de reunir datos y obtiene la mayora de su informacin a travs de personas
encargadas de la actividad que se analiza
Otra de las ventajas, es el desarrollo de las -acultades .rticas, es decir, pensar en trminos
de propsitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se $ace y el por qu de ello
La esencia de la relacin entre Organizacin y mtodos es que los mtodos deben ser acordes
con la organizacin y sta con los mtodos aplicados )na variacin en la organizacin
ocasiona una variacin en los mtodos y, a la inversa, un cambio en los mtodos provoca
cambios en la estructura org%nica !l mtodo permite descubrir cu%les son las estructuras y
procedimientos ideales que deben aplicarse a la organizacin para $acerla eficiente y eficaz
Las unidades de organizacin y mtodos se crean en cada dependencia y obedecen a dos
objetivos fundamentales/
0 &ervir de vinculacin entre el rgano central de modernizacin administrativa y las
dependencias en la ejecucin de las prioridades del mejoramiento administrativo
1 "nalizar los problemas originados en la estructura de la organizacin y los problemas
derivados del flujo o proceso administrativo, as como los problemas del cambio de
actitud y comportamiento, en el marco de la modernizacin administrativa
1.2 Origen de Organizacin ! "#todos
La creacin de las unidades de Organizacin y Mtodos se vincula, por una parte, a los
esfuerzos de reorganizacin administrativa tendientes a racionalizar y $acer m%s eficiente
cuyos antecedentes que remontan a 0210, fec$a de la aparicin del !stado Me*icano y de la
era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernizacin administrativa
que se inicia en 0345
La evolucin que $a seguido, se puede dividir en dos $ases importantes/ una referente a su
origen y formacin y otra referente a su consolidacin
!sta primera fase abarca el perodo de 0306 a 0347, que se inicia con la creacin de los
departamentos administrativos y termina con la instalacin de las unidades de Organizacin y
Mtodos en toda la administracin !ste perodo se caracteriza por la confusin y el
parcialismo, porque se lig la funcin de Organizacin y Mtodos a las funciones de
contabilidad y auditora con funciones de mejoramiento administrativo, ya que stas se
encargan de racionalizar el aprovec$amiento de los recursos
La segunda fase es, a partir de 0345, en donde se dedican a modernizar la administracin e
introducen las tcnicas administrativas e*perimentadas en el sector privado y consolidan su
accin de revisin permanente tanto de la estructura como del funcionamiento
2. %unciones
!l funcionamiento del sistema de Organizacin y Mtodos vara de acuerdo con el desarrollo de
la organizacin, dentro de la que se ubica y con las tcnicas a las cuales pueden recurrir para
el desarrollo de sus funciones de an%lisis y diagnstico administrativo y dise8o organizacional
(Las funciones consisten en una orientacin general en el conjunto de la administracin( y se
pueden destacar de la siguiente manera/
0 !studiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la
dependencia
1 "decuar la organizacin y las funciones en la dependencia a las que se trabaja
9 "sesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la
interpretacin y aplicacin de tcnicas administrativas
7 :acer actividades de promocin, investigacin y divulgacin
5 :acer un estudio de todo el trabajo realizado en la organizacin, donde se verifiquen
todas las actividades realizadas
4 ;ictamen, asesoramiento e informacin de los trabajos que deba realizar la
organizacin en cada una de sus divisiones
6 .onocimiento de las tcnicas concernientes al mejoramiento de mtodos y a los
principios generales para resolucin de problemas
2 !studio, bibliografa y documentacin sobre temas de organizacin y mtodos
3 !studiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con
mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados
&. Caracter'sticas de (os an)(isis de Organizacin ! "#todos
La informacin sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad org%nica de la que
se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas,
ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo m%s viables de
acuerdo con la estimacin de costos y presupuestos de los recursos $umanos, financieros y
materiales <ara poder realizar dic$os an%lisis se deben seguir diversos pasos/
0 .onocer el $ec$o o la situacin que se analiza
1 ;escribir tal $ec$o o situacin
9 ;escomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos
7 !*aminarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del $ec$o
especfico en estudio
5 Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido, $aciendo
comparaciones y buscando analogas
4 ;efinir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los
fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja
6 .lasificar la informacin por %reas/ objetivos, estructura, normas y polticas
administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral
!s importante saber las caractersticas que distinguen a los an%lisis de un sistema de
Organizacin y mtodos, las cuales se denotan as/
a *(i+inacin, !s la supresin de un sistema de trabajo, la eliminacin de
procedimientos o de pasos dentro de un proceso
b -dicin, =ntroducir nuevos sistemas o programas
c Co+binacin, .ombinar el orden de las operaciones de un procedimiento que
considere los factores
d "odi$icacin, .ambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las
formas, registros e informes
e .i+p(i$icacin, =ntroduccin de mejoras en los mtodos de trabajo mediante el
an%lisis de las operaciones de un procedimiento
f .eries de Tie+po, =nterpretacin de las variaciones en los vol>menes de $ec$os,
costos, produccin, etc, en perodos iguales y subdivididos en unidades $omogneas de
tiempo
g Corre(acin, ;eterminar el grado de influencia entre dos o m%s variables )na
variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido
$ "uestreo, " travs del uso de varios dise8os, el muestreo $ace posible las inferencias
acerca de las caractersticas del personal
i /*RT 0T#cnica para (a Revisin ! *va(uacin de /rogra+as1, La planeacin y
control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones =ncluyen/ la
cadena de eventos y actividades, asignacin de recursos, etc
j /rogra+acin (inea(, <ara asignar los recursos incluyendo una funcin objetiva, a
travs de la eleccin entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores
para adquisicin, durabilidad, utilizacin en diversas etapas
? .i+u(acin, )sada para imitar una operacin antes de su ejecucin real, para as
proporcionar datos apro*imados que permiten tomar decisiones, $aciendo grupos
complejos de variables
l Teor'as, !*isten, en los an%lisis de Organizacin y Mtodos, diversas teoras que
caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que est% desarroll%ndose, stas se
dividen as/
o Lnea de espera/ !s para determinar el n>mero ptimo de estaciones de
servicio, y la mayora de los modelos suponen una distribucin especfica de las llegadas
y el tiempo
o ;ecisiones/ &eleccionar el mejor curso de accin cuando la informacin se da
en forma probable para el desarrollo sistem%tico del an%lisis
o @uegos/ !s para determinar la estrategia ptima en una situacin de
competencia, y aplicar en problemas de productividad $acindose responsables pero
conociendo las reglas
2. Ubicacin dentro de (a e+presa,
+a est% definido que la funcin >nica de Organizacin y Mtodos corresponde a aconsejar,
aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un fuerte respaldo y tenga acceso a muc$as
fuentes de autoridad, dando como resultado que la unidad de Organizacin y Mtodos pueda
situarse en diferentes lugares en la estructura administrativa de una empresa
( a1 Ubicacin seg3n (a $uncin de asesor'a,
&i se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el m%*imo nivel jer%rquico o m%*imo
nivel de decisin, pero pueden situarse en otro nivel jer%rquico !*isten dos casos
o !n una secretara, donde dependa directamente del secretario, del
subsecretario y de un gerente
o !n una administracin descentralizada, donde puede depender directamente
del director o gerente general y del subdirector o subgerente general

b1 Ubicacin seg3n (a $uncin de apo!o ad+inistrativo,

!s aquella que permite a los rganos administrativos cumplir con sus acciones sustantivas y
que agrupa las tareas de programacin, presupuestos, informacin, administracin de
recursos $umanos y materiales y control
c1 Ubicacin seg3n (a $uncin de (os pro!ectos,
La organizacin por programas o proyectos es la m%s resultante del desarrollo de las
relaciones $orizontales dentro las organizaciones
(!*isten dos enfoque para administrar los proyectos de Organizacin y Mtodos(
!l primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que ubica al
m%s alto nivel con una relacin de asesora en el organigrama
!l segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre todas las
actividades del proyecto $asta su trmino y los funcionarios de lnea conserven su autoridad
lineal original
A70 /ersona( de Organizacin ! "#todos
!l personal que labora en Organizacin y Mtodos se conoce como analistas se agrupan en
dos tipos/
.onocimientos 'ericos y .onocimientos 'cnicos/ !l analista debe tener la capacidad de
an%lisis, e*presarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observadores y
poder trabajar en equipo
2.2 Obst)cu(os ! (i+itaciones de Organizacin ! "#todos
Los obst%culos y limitaciones de un sistema de Organizacin y Mtodos se resumen en tres
aspectos/
a La carencia de un programa general de Organizacin y Mtodos en las
dependencias p>blicas
b La escasez de personal calificado
c La resistencia al cambio
CONC4U.IN
<ara concluir podemos decir que un sistema de Organizacin y Mtodos es vital para cualquier
empresa ya que en la ubicacin donde se presente o departamento en el que se localice,
ayudar% de manera directa en el mejoramiento y en la innovacin de los procesos que se
planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la
organizacin
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