Documento electrnicos

Empresas y particulares, instituciones educativas, de salud, bibliotecas, entre otros, estn

transformando sus recursos impresos o grabados en documentos electrnicos. De esta forma, los
protegen del paso del tiempo, los comparten con mayor cantidad de personas y disponen de ellos
de una forma mucho ms cmoda. Hoy en da, los documentos electrnicos se han transformado,
ms que en una moda, en una necesidad.

Definicin.

Un documento electrnico es un documento cuyo soporte material es algn tipo de dispositivo
electrnico y en el que el contenido est codificado mediante algn tipo de cdigo digital que
puede ser ledo o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetizacin.

Caractersticas.

Desde el punto de vista de la informtica, es un archivo, pero con determinados atributos ya que
contiene datos textuales o grficos creados por el usuario con su computadora mediante un
programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio,
subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible volver
a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o
eliminarlo. Es mucho ms frecuente decirle solamente archivo.

Todo objeto material que porte, registre o fije, en s, informacin, es decir, el conjunto formado
por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha informacin
en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurdico o
probativo, testimonio histrico, etc.

Toda fuente de informacin registrada sobre cualquier soporte, sea un disco compacto (CD), un
disco verstil digital (DVD), papel, papiro o incluso una piedra o trozo de madera. Los documentos
pueden clasificarse de acuerdo a:

Al soporte material usado para consignar la informacin.

Las caractersticas informacionales.

Caractersticas del soporte material

En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales.

Textuales: son los documentos que contienen informacin escrita sobre el soporte que es papel.

No textuales: son los documentos que aunque pueden contener informacin escrita, sin embargo
lo ms importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque estn
hechos para verse, orse y manipularse.



Caractersticas informacionales

Son caractersticas que tienen que ver con el carcter informativo. Las caractersticas intelectuales
son el contenido, la finalidad, el tema, etc. Podemos hacer la siguiente clasificacin: documentos
primarios, secundarios y terciarios. Los documentos primarios son aquellos que contienen
informacin original del autor/a y no han pasado por ninguna clase de tratamiento. Los
documentos secundarios son el resultado de aplicar tratamiento a los documentos primarios. Los
documentos terciarios son el resultado de aplicar tratamiento a los documentos secundarios.

Aplicaciones

Impresos Digitalizados

Un documento digital puede ser el resultado de haber procesado con un "scanner" un documento
originalmente impreso. El resultado, en primer lugar es una imagen (fotografa digital) del
documento impreso. Tal imagen sirve para guardar en medio electrnico el documento o para
volverlo a imprimir tal cual era originalmente. Pero en tanto imagen, no tiene las capacidades de
hipertexto de un documento "textual" digital; como imagen, adems, ocupa mucho espacio, lo
que hace ineficiente la digitalizacin, sobre todo, si el documento tiene varias pginas.

Para obtener, de un documento impreso, un documento digital con todas sus caractersticas (ver
"Caractersticas de los Documentos Digitales") es necesario, una vez procesado con el "scanner",
volverlo a procesar con un programa que transforme el cdigo que presenta en forma de imagen
las letras y las palabras, en cdigo que represente, electrnicamente, letras y palabras. Los
programas que cumplen esta funcin son llamados de Reconocimiento Optico de Caracteres u
OCR, por las siglas que identifican en ingls al tipo de programa3.

El resultado ser, finalmente, una copia digital del documento impreso, no como imagen sino
como documento textual con todas las posibilidades que su condicin digital le otorga.

Digitales para Imprimir

Un documento digital puede ser elaborado directamente en medio electrnico, con programas del
tipo "procesador de palabras", como "Word" de Microsoft, pero con el objetivo de imprimirlo
luego.

De hecho, un documento elaborado con un programa del tipo "procesador de palabras" tiene las
caractersticas de un documento digital y podra tambin ser consultado en lnea. Sin embargo,
histricamente, estos programas fueron concebidos para substituir a las mquinas de escribir y a
las mquinas tipogrficas tradicionales; fueron concebidos para facilitar la produccin de
documentos impresos.

En la actualidad se utiliza este tipo de documento electrnico para guardar en medio electrnico y
para distribuir informacin que finalmente se imprimir, utilizando las capacidades de
comunicacin global que ofrece Internet.



Digitales Multimediticos

Adems de documentos digitales creados a partir de documentos impresos y de documentos
digitales creados para ser impresos, existen documentos concebidos desde el principio para ser
consultados en una computadora, que aprovechan plenamente las caractersticas que les otorga
su condicin electrnica, especialmente las de "hipertexto" y "multimedia" para dar forma a una
nueva manera de comunicarse.

Los documentos digitales propiamente dichos son elaborados con programas especialmente
concebidos, tales como "Power Point", del paquete "Office" de "Microsoft", Director o Flash,
de Macromedia. Especialmente importantes son los documentos electrnicos creados utilizando
un lenguaje que permite crear directamente vnculos de hipertexto, llamado HTML por las siglas
de su nombre en ingls4. Los documentos creados con HTML son mejor conocidos como "Pginas
Web", gracias a los cuales existe hoy la W.W.W.

Desventajas del uso de documentos en papel.

Veamos algunas desventajas de mantener los archivos en papel y no transformarlos en
documentos electrnicos:

Es necesario elaborar ndices y disponer de grandes y cuidados lugares de almacenaje.
Es necesario depurar los archivos frecuentemente, con la consecuente prdida de tiempo que
eso genera.
Desgaste y riesgos de rotura o prdida por la manipulacin.
Perdida de tiempo en la bsqueda de documentos,
Retraso en firmas y autorizaciones,
Muchas veces el trabajo se tiene que hacer por duplicado, en caso de necesitar ms de una copia
de cada documento, con lo cual se genera una enorme prdida de tiempo.
Falta de seguridad y confiabilidad; el acceso de muchas personas a los archivos permite que se
hagan cambios sin permiso o que los datos guardados sean alterados.

Ventajas.

Existen muchas empresas que prestan el servicio de digitalizacin de la informacin y una de ellas,
Digitaliza.com, seala estos puntos como los centrales a la hora de tomar la decisin.

Elimina el extravo de documentos.
Permite un rpido y fcil acceso a la informacin.
Resguarda la informacin en mltiples formatos electrnicos
Controla el acceso a la informacin por niveles de seguridad.
Firmas digitales.
Mejora los tiempos de acceso para la bsqueda de documentos mediante bsqueda entre los
archivos.
ndices de bsqueda de la informacin.
Permite almacenar todo tipo de documentos (tamao, formato, color, etc.). Resguarda la
documentacin.
Optimiza el espacio fsico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en
una maquina.
Protege la informacin teniendo varios respaldos de la informacin.
Agiliza y hace ms eficiente el servicio a clientes.
Ordena de manera lgica los expedientes.
Permite una fcil distribucin de documentos va Internet o intranet.
Protege los documentos contra la accin de agentes externos y deterioro de los mismos.
Reduce costos de operacin. Incrementa la productividad.
Permite simultaneidad de usuarios para el mismo documento.
Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales.