Captulo 12

Flujo de datos
Resumen del captulo
Esta unidad tambin describe cmo asignar procesos comerciales en ventas mediante
la creacin de documentos relacionados con documentos existentes.
Objetivos del captulo
Al finalizar este captulo podr:
Utilizar el flujo de documento
Comprender e influir en cmo se pasan los datos entre documentos de ventas a nivel
de cabecera, posicin y reparto.
Utilizar la regla de conclusin para tipos de posicin para controlar la creacin de
documentos con referencia.
Comprender e influir en cmo se pasan los datos entre documentos de ventas a nivel
de cabecera, posicin y reparto y reconocer las posibilidades de los ajustes para cada
empresa.

Leccin: Flujo de datos en la aplicacin
Resumen de la leccin
Esta leccin describe la asignacin de procesos empresariales en ventas para la
creacin de documentos con referencia a documentos anteriores. Esto permite que se
constituyan flujos de documentos que describen procesos empresariales. La
informacin se transfiere desde el documento anterior al posterior (flujo de datos).
Tambin se realiza una actualizacin de status al documento anterior. Puede
analizarse el flujo de documento y proporcionar as un resumen del proceso
empresarial.
Objetivos de la leccin
Al finalizar esta leccin podr:
Utilizar el flujo de documento
Comprender e influir en cmo se pasan los datos entre documentos de ventas a nivel
de cabecera, posicin y reparto.
Utilizar la regla de conclusin para tipos de posicin para controlar la creacin de
documentos con referencia.
Ejemplo empresarial
Los diferentes procesos de ventas en su empresa, IDES AG, deben diferenciar el
modo en el que copian los datos de un documento precedente a un documento
subsiguiente.
La actualizacin de la informacin de status del documento anterior tambin debe
controlarse de un modo diferente, segn el proceso.
Es necesario modelar los procesos como listas de flujo de documentos.




Grfico 167: Crear con referencia: Dilogo
Puede crearse un documento de ventas con referencia a un documento anterior tanto
desde la pantalla inicial como durante el tratamiento del documento. El proceso est
controlado mediante una ventana de dilogo uniforme.
La ventana de dilogo contiene las seis etiquetas para Consulta Oferta, Pedido,
Contrato, Plan de entregas y Documento de facturacin, y desde all puede elegirse
una. La etiqueta por defecto que aparece cuando se llama por primera vez esta
pantalla est determinada por el sistema segn sea la categora del documento de
ventas y el campo Referencia obligatoria.
El sistema determina entonces el nmero de documento del documento de referencia
solicitado.
Cuando se selecciona Copiar, el sistema copia por completo el documento de
referencia, y si se selecciona Seleccin de posicin, pueden seleccionarse
determinadas posiciones y modificar las cantidades antes de que se copien (ver
diapositivas siguientes).

Grfico 168: Crear con referencia: Seleccin de posicin (1)

Grfico 169: Crear con referencia: Seleccin de posicin (2)


Grfico 170: Crear con referencia: Seleccin de posicin (3)
Pueden crearse documentos de ventas con referencia a documentos ya existentes.
En el proceso, puede especificarse una fecha de entrega solicitada distinta para el
documento nuevo. Esta fecha se fija a nivel de cabecera y para todas las posiciones
referenciadas en el documento nuevo.
Puede utilizarse el botn Lista de seleccin para seleccionar una o ms posiciones en
el documento referenciado y modificar las cantidades del pedido segn las
necesidades del cliente. Esto permite copiar cantidades parciales o todas las
posiciones y cantidades desde el documento referenciado hasta el nuevo
directamente. Alternativamente, tambin pueden copiarse todas las posiciones y
cantidades directamente desde el documento anterior.
La creacin con referencia puede efectuarse tanto desde la pantalla inicial como
durante la entrada de documentos. Esto permite agrupar varias ofertas para un cliente
en un solo pedido.
Puede crearse con referencia a consultas, ofertas, pedidos de cliente, contratos,
planes de entregas y documentos de facturacin. Para crear con referencia, primero
deben configurarse los controles de copia correspondientes. Debe tenerse en cuenta
que slo deben configurarse estos controles para procesos empresariales lgicos.
Ejemplo:
Una entrega posterior sin cargo basada en un pedido de cliente es apropiada.
Un pedido basado en una entrega posterior sin cargo no es apropiada.

Grfico 171: Crear con referencia: Traspaso
Cuando se crea con referencia mediante el pulsador Copiar de la ventana de dilogo,
las cantidades completas de todas las posiciones se copian en el documento posterior.
Esto no se aplica a las posiciones del documento de referencia que hayan sido
completadas de forma parcial o total.

Grfico 172: Regla de conclusin y Status de referencia
Para Crear con referencia a documentos anteriores, es necesario actualizar
frecuentemente la informacin sobre cantidades o valores referidos. Para ello es
necesario comprobar el campo de actualizacin Flujo de documentos a nivel de
posicin en el control de copia.
Adems, si se desea restringir la referencia a una posicin (por ejemplo, slo hasta
que la cantidad completa del documento anterior se haya referenciado), debe fijarse la
Regla de conclusin adecuada en el tipo de posicin.
El status de cada posicin del documento anterior se actualiza separadamente, segn
la regla de conclusin del tipo de posicin.
Ejemplos
Regla de conclusin A: A una posicin de consulta se le da el status "Completo" tan
pronto como haya sido referenciado en una oferta. Esto es aplicable incluso si
solamente se referencia una parte de la cantidad en la oferta.
Regla de conclusin B: A una posicin de oferta no se le da el status "Completo"
hasta que la cantidad completa se ha copiado en el pedido posterior. Si slo se copi
una parte de la cantidad, la posicin de oferta recibe el status "Referenciado
parcialmente". Esto permite continuar creando pedidos a partir de esta posicin hasta
que se haya consumido la cantidad total
Existen otras reglas de conclusin adicionales para posiciones en contratos.
Si se introduce una razn para su rechazo, la posicin recibe el status "Completado".

Grfico 173: Flujo de documentos - Lista
Un proceso de venta consta de la secuencia de cada uno de los pasos del proceso
registrados como documentos. La cadena de proceso se almacena en el flujo de
documento.
Los flujos de documento se actualizan para el documento en general y para posiciones
concretas.
Pueden visualizarse todos los documentos dentro del flujo de documentos en una lista.
Pueden ramificarse directamente de listas para visualizar documentos individuales y
volver al flujo de documentos.
En el resumen de status que puede visualizarse para cada documento en el flujo de
documentos, puede encontrarse rpidamente informacin detallada sobre el status
actual del proceso comercial.
Ejemplo:
Pedido: Status de entrega
Entrega de salida: Status de picking; Status de factura
Documento de facturacin Status de contabilizacin
Solucin 21: Flujo de datos en la aplicacin

Leccin: Control de copia
Resumen de la leccin
Esta leccin describe los elementos y opciones de control del control de copia.
Objetivos de la leccin
Al finalizar esta leccin podr:
Comprender e influir en cmo se pasan los datos entre documentos de ventas a nivel
de cabecera, posicin y reparto y reconocer las posibilidades de los ajustes para cada
empresa.
Ejemplo empresarial
Es responsabilidad del usuario resolver las funciones para el control de copia.

Grfico 174: Control de copia en Comercial
En el control de copia se determinan los documentos que pueden copiarse en otra
clase de documento. Ejemplos de esto muestran cmo puede crearse una:
Clase de documento de ventas a partir de una clase de documento de ventas, por
ejemplo, pedido estndar (TA) oferta (AG)
Una clase de documento de ventas a partir de una clase de factura, por ej. solicitud
de abono (G2) factura (F2)
Clase de entrega a partir de una clase de documento de ventas p.ej. Entrega (DL)
Pedido estndar (OR)
Clase de documento de facturacin a partir de una clase de documento de ventas
p.ej. Abono (G2) Solicitud de abono (G2)
Clase de documento de facturacin a partir de una clase de entrega, p.ej. Factura
(F1) Entrega (DF)
Clase de documento de facturacin a partir de una clase de documento de
facturacin p.ej. Cancelacin de factura (S1) factura (F1)
Determine los detalles del procedimiento de copia en el control de copia.

Grfico 175: Control de copia para documentos de ventas
Fije el control de copia para los niveles de cabecera, posicin y reparto para conciliar
la estructura de su documento de ventas.
Para controlar el procedimiento de copia, en cada nivel se crean:
Rutinas para la transferencia de datos; Estas rutinas controlan transferencias de
campos en el documento anterior.
Condiciones de copia; En este punto se definen las condiciones que se comprueban
cuando se crea un documento con referencia. Si estas condiciones no se cumplen en
un caso concreto, el sistema emite un mensaje de advertencia o de error y si es
necesario, finaliza el tratamiento.
Flags; Existen flags para fijar controles especficos de opciones para cada operacin.
Por ejemplo, puede activarse o desactivarse la transferencia de nmeros de posicin
desde el documento anterior a nivel de cabecera para documentos de ventas.
Si se introduce un valor no vlido o no se introduce un valor previsto a nivel de
posicin y de reparto, el sistema determina el destino a partir de la asignacin del tipo
de posicin o de reparto. Cualquier valor introducido debe existir en la asignacin del
tipo de posicin o de reparto (como una alternativa).








Grfico 176: Condiciones de copia
Las condiciones de copia pueden almacenarse en cada nivel en el control de copia.
Las condiciones de copia contienen condiciones especficas para cada proceso
empresarial. El documento de referencia slo puede crearse si se cumplen todas estas
condiciones.
Ejemplos de condiciones de copia que se han incluido en el sistema SAP estndar
son:
Nivel de cabecera; La condicin de copia 001 verifica, por ejemplo, si el solicitante y
el rea de ventas son los mismos en el documento original y en el documento destino.
Nivel de posicin; La condicin de copia 301 verifica, por ejemplo, si la posicin que
debe utilizarse como copia tiene una razn para el rechazo o el status completado.
Nivel de reparto; La condicin de copia 501 garantiza que slo se copien los repartos
con una cantidad abierta superior a cero.
Consejo: Los procedimientos y condiciones estn escritos en cdigo ABAP y pueden
ser procesados en el Customizing en Comercial, en "Modificaciones del sistema". En
este punto debera verificar si los objetos existentes son adecuados. Normalmente, el
sistema puede ajustarse rpidamente mediante la copia de los objetos en el sistema
estndar y el borrado de las lneas aadidas del cdigo.
Solucin 22: Control de copia