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Gestin del cambio

Indice
Gestin del cambio
Anlisis de impacto
Capacitacin
Comunicaciones
Evolucin cultural
2
Gestin del cambio
3
Cambio Transformacin Evolucin
Una manera
distinta de hacer
las cosas.
Una manera distinta de ser.
Implica cambios a un nivel ms
profundo; el de los valores, las
creencias y los supuestos. Posibilita
un cambio fundamental en la
conducta personal y empresarial y en
los sistemas y las estructuras
organizacionales.
Un estado de continuo
cambio y transformacin.
Implica ajustes constantes en
valores, creencias y
comportamientos, basados en
lo aprendido por medio de la
retroalimentacin interna y
externa.
4
Contenido: se refiere a lo que debe cambiar en la organizacin formal (estructura, procesos de
negocios, sistemas de gestin, tecnologa, etc.).
Personas: se refiere a las dinmicas humanas que influyen o causan el cambio o que son producto de
este cambio ( manejo de las reacciones emocionales de las personas, aprendizaje de nuevos
comportamientos, cambio en los modelos mentales, cambio en la cultura)
Procesos: se refiere a cmo la organizacin va a transformarse. El proceso denota el flujo de actividad
que producirn los cambios en el contenido mientras simultneamente se transforman las personas y la
cultura como es requerido para operar la nueva organizacin en forma exitosa
La estrategia del cambio es el enfoque de alto nivel del lder de cambio para una transformacin a
gran escala e integrada.
Una estrategia de cambio est compuesta por tres elementos clave:
Contenido
Personas
Procesos
Gestin del cambio
3
Gestin del cambio
Definicin de Proceso
Los Procesos son conjuntos de actividades relacionadas en
secuencia lgica que juntas generan valor
Trabajo organizado y coordinado que produce un resultado.
Transformando insumos en valor para sus clientes internos y
externos.
Atravesando la estructura organizacional
Especializacin
Divisin del trabajo
Divisin de las responsabilidades
Sistemas de Control y de Medicin funcionales
Gestin Funcional
El Negocio
Unidad
Organizacional A
Unidad
Organizacional B
Unidad
Organizacional C
Gestin del cambio
4
El Negocio
Unidad
Organizacional A
Unidad
Organizacional B
Unidad
Organizacional C
Pedido Producto
Cliente
Gestin del cambio
Gestin del cambio
Los Procesos son conjuntos de actividades relacionadas en secuencia
lgica que juntas generan valor.
Es el trabajo organizado y coordinado que produce un resultado.
Transformando insumos en valor para sus clientes internos y externos.
Atraviesan la estructura organizacional.
Definicin de Proceso
Los procesos son una red de conversaciones y compromisos.
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Gestin del cambio
Analisis de
Impacto
Comunica-
ciones
Capacita-
cion
Evolucion
Cultural
Gestion
Del
Cambio
La definicin de una Estrategia de Gestion del Cambio propone avanzar sobre cuatro frentes principales.
Modelo conceptual
Gestin del cambio
El Proyecto XX es:
un Programa de Procesos de Integracin Internacional, multicultural
un Modelo nico de Gestin que abarca a toda la Organizacin
un desafo para crear una cultura de gestin por procesos a travs del desarrollo de
nuevas competencias y habilidades tanto personales como grupales.
Caso Prctico - Objetivo del Proyecto
El Programa se implementa a travs de un proyecto con un alcance inicial y el
establecimiento de un Modelo de Gobierno de Procesos a nivel de toda la
Organizacin que garantiza la sustentabilidad y evolucin, basada en la mejora continua.
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Gestin del cambio
Caso Prctico - Gestin del Cambio
Nuestro Enfoque de Gestin de Cambio
Entendemos la Gestin de Cambio como un programa de intervencin diseado y planificado para gestionar
las mejores condiciones humanas y organizacionales que faciliten la instalacin de un modelo de gestin de
procesos
El marco cultural sobre el que se sostiene el programa reconoce los siguientes valores:
Multiculturalidad
Cooperacin e integracin
Atencin a la diversidad
Orientacin proactiva a resultados
Enfocados hacia una visin global de compaa
Nuestro Objetivo es Asegurar y Sustentar la efectiva asimilacin de los Cambios introducidos
en la Organizacin a partir de los nuevos procesos, mtodos y tecnologas de operacin y
gestin
Indice
Gestin del cambio
Anlisis de impacto
Capacitacin
Comunicaciones
Evolucin cultural
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Objetivo del Track
Identificar y sintetizar las brechas entre el modelo de operacin y gestin actual y
futuro a los efectos de facilitar el proceso de adaptacin organizacional (necesidades de
capacitacin, cambio organizacional, etc.)
Elaborar el Mapa de Usuarios (roles , nombres y apellidos).
Realizar el Analisis de Impacto Organizacional El objetivo es la identificacin y medicin
sistemtica de las diferencias existentes por la definicin de una Situacin Futura, producto
de las decisiones tomadas en el Proyecto, y la Situacin Actual de la Organizacin. El foco
estar en los impactos Organizacionales (Impacto funcional/tecnolgico desde el punto de
vista de la organizacin, Cultura, Habilidades/Destrezas/Conocimientos/Competencias).
Elaborar un Plan de Resolucin de Impactos Organizacionales El mismo incluye
acciones orientadas a mitigar los impactos en funcin de los temas clave (Comportamiento,
Conocimientos y Habilidades, Desempeo, Organizacin y Roles).
Anlisis de impacto
14
Marco conceptual
Es la identificacin y medicin sistemtica de las diferencias en los procesos, roles y puestos de
trabajo por la definicin de una Situacin Futura, producto de las decisiones tomadas por el
Proyecto, y la Situacin Actual de la Organizacin.
Anlisis de Impacto es una forma de MEDIR.
Plan de Accin / Mitigacin
Anlisis de impacto
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Marco conceptual
El anlisis de impacto ofrece dos visiones asociadas con el nivel de detalle alcanzado en la definicin
de procesos:
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Identificacin de Impactos Preliminares:
Impactos Alto Nivel en:
El Negocio que desarrolla del rea o departamento
Aspectos funcionales/ tecnolgicos
Distribucin del trabajo
Principales Causas del Impacto (Cambio)
Descripcin de Impactos:
Impactos con un punto de vista desde la organizacin Rol:
Funcional/ Tecnolgico
Cultural.
Competencias.
Distribucin del Trabajo
Operativo
Estratgico
N
i
v
e
l

d
e

D
e
t
a
l
l
e
Anlisis de impacto
Metodologa
La informacin de los cambios sobre los procesos depende del punto de vista del observador. Por lo
cual, para lograr una completa descripcin del impacto es necesario relevar los diferentes puntos de
vista de la poblacin asociada con dicho Impacto.
16
De la misma manera es necesario definir el o los puntos de vista desde los cuales se reflejarn
y documentarn dichos Impactos una vez identificado. Por ejemplo: Impactos por Puesto de
Trabajo, por Negocio o bien por Geografa.
Impacto
Negocio
Geografa
Procesos
Otros Factores
Anlisis de impacto
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Priorizacin de Mapas de
Actividades segn criticidad del
potencial impacto.
Detectar y Documentar
Cambios que ocasiones
Impactos Preliminares (Alto
Nivel).
Obtener informacin detallada
de los cambios propuestos por
el Proyecto que generan o
motivan el Impacto detectado.
Obtener informacin preeliminar
de la Situacin actual asociada
con los Impactos por Proceso
detectados.
Identificacin de
Impactos
Preliminares
Identificar Actividades en Mapas
asociados con los Impactos
Preliminares.
Identificar y Documentar Impacto
Describir en detalle del cambio
propuesto por el Modelo asociada a
la Actividad.
Describir en detalle la situacin
actual asociada a la Actividad.
Identificar el Rol asociado con la
Actividad impactada.
Enunciar en detalle el/los impactos
generados por el cambio
propuesto.
Incorporar informacin especfica
por Locacin geogrfica.
Descripcin de
Impactos por Rol
Realizar la devolucin con
Referentes de Ciclos y Negocios.
Validar impactos encontrados
con la Gerencia de Proyecto.
Devolucin y
Validacin de
Impactos
Acciones
de Mitigacin
Identificacin y documentacin de
acciones de mitigacin o ajustes
organizacionales.
Canalizacin y Comunicacin de
las acciones con:
Capacitacin/
Comunicacin.
Recursos Humanos -
Asistencia puntual sobre
necesidades de informacin
detalla sobre impactos.
Seguimiento sobre el desarrollo
de las acciones de mitigacin y
ajustes organizacionales.
Anlisis de impacto
Metodologa
El Anlisis de Impacto atraviesa cuatro etapas metodolgicas hasta llegar al entregable final y a la
canalizacin de las acciones de mitigacin.
Indice
Gestin del cambio
Anlisis de impacto
Capacitacin
Comunicaciones
Evolucin cultural
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Enfoques y Estrategias
Objetivo del Track
Formacin para la Gestin y el Liderazgo
Desarrollar las habilidades y competencias necesarias en el equipo de trabajo del
proyecto que contribuirn a la gestin del cambio e implantacin del modelo de procesos
definido.
Entrenamiento Tcnico-Funcional
Definicin y planificacin de la actividades tendientes a desarrollar las capacidades
tcnicofuncionales que faciliten una exitosa implantacin del modelo de operacin y gestin
definido.
Para el Equipo de Proyecto : conceptual en procesos y aplicaciones
Para el Usuario Final: conceptual de procesos, proceso en el que participa,
herramientas
Capacitacin
Planificacin de la Capacitacin Ejecucin de la Capacitacin
Alta de
Currcula de
Cursos
Alta de
Mapa de
Usuarios-
Determina-
cin de
audiencia y
estimacin de
sesiones
Relevamiento
de restriccio-
nes de
Negocio
Preparacin
del
Cronograma
Convocato-
ria
Gestin de
Cambios
Coordinacin
Logstica de
Participantes
Preparacin
de Recursos
Ejecucin
Control de
Asistencias
Preaparacin
de
Informacin
de gestin
Coordinacin logstica de Multiplicadores
Capacitacin
Planeamiento y Logstica
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Capacitacin
Desarrollo de Contenidos y
Logsica de Capacitacin
Desarrolladores de
Contenido
Mapeo de Usuarios
Anlisis de Impacto
Capacitadores
Generacin de
Conocimiento
Ciclos
Capacitacin UF
en cabeceras
Usuarios
Finales
Multiplicador del
negocio/lnea
Capacitacin
Capacitadores
Instructor del Ciclo
(RF/OPN)
FUTURO
Multiplicador
Multiplicador del
negocio/lnea
Esquema de Transferencia de Conocimientos
Aula Abierta
ABC SAP
N
i
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E
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G
e
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a
l
Biblioteca Virtual
Soporte Pos Implementacin
Procesos Induccional proyectol
Presencial
A Distancia
Go Live
Nivel 0
Nivel 1
Workshops presenciales de Induccion
E-learning
Presentaci n por Ciclo
Presentaci n
Presentaci n Procesos
Rescates
Macroporocesos
Nivel bsico de la herramienta
Contenidos espec ficos por ciclos
(manuales)
Demostraciones e Instrucciones
de trabajo (simulaci n
de transacciones con Infopak )
Ejercicios y Caso Integrador
Mandante de Capacitaci n para el
Multiplicador
Intranet con las simulaciones y presentaciones ordenadas por ciclo y
por curso
Soporte On Site
Service Desk
Usuarios Clave
Multiplicadores
Procesos
Reciclo
Reciclo Nivel 2
Nivel 3
War room
Espec fico Espec fico
Procesos Procesos
&PPT &PPT
: iPAK
Ambiente de Prctica Usuarios Finales - Mandante
Ambiente de Prctica Usuarios Finales - Mandante
Esquema de aprendizaje Usuarios Finales
Capacitacin
Especifico
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Capacitacin
PGSM
Puesto Hernndez
Medanito
CTA
Ro Gallegos
Zrate
San Lorenzo
Sede Central
Baha Blanca
HPPL
Genelba
Logstica Enfoque descentralizado
Avance Real Avance Previsto
Ejecucin de Capacitacin a Usuarios
Finales
85% 90%
Alcance Previsto a Julio 2007
Porcentaje de Asistencia 74%
Cantidad de asistentes 3.557
Capacitacin
Avance de la Ejecucin de la Capacitacin
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Avance dictado de
capacitaciones
Total de sesiones dictadas/
Total sesiones a dictar
Dictado de Sesiones
Negocio / Funcin Centralizada
Porcentaje de
Asistencia
Asistencia a
capacitaciones
Ciclo
C
&
I
P
R
Y
P
R
D
M
A
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R
R
H
H
A
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r
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v
i
s
t
o
R
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a
l
P
r
e
v
i
s
t
o
Asistencia
95% 95% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
41/43 78/78 22/22 28/28 57/57 61/61 53/53
E&P A&F G&E C.DWN R&P PCG RRHH Servicios
100% 100%
11/11
Otros
81% 84% 66% 69% 72% 71% 65% 77% 82%
548/680 475/564 93/141 365/531 1307/1820 151/213 202/309 338/440 78/95
Alcance Previsto
Capacitacin
Avance de la Ejecucin de la Capacitacin
C. DWN
E&P
Sem18-
May
Sem24-
May
Sem01-
Jun
Sem15-
Jun
Sem22-
Jun
Sem29-
Jun Sem6-Jul
Asistentes 9 16 44 144 21 127 0
Invitados 15 28 77 195 40 164 0
% Asistencia 60% 57% 57% 74% 53% 77% 0%
C.Down 60%
57% 57%
74%
53%
77%
0
50
100
150
200
Sem18-MaySem24-May Sem01-Jun Sem15-Jun Sem22-Jun Sem29-Jun
C.Down
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Asistentes Invitados % Asistencia
Sem18-
May
Sem24-
May
Sem01-
Jun
Sem15-
Jun
Sem 22-
Jun
Sem 29-
Jun Sem 6-Jul
Asistentes 14 14 37 461 5 15 4
Invitados 17 15 58 539 7 28 8
% Asistencia 82% 93% 64% 86% 71% 54% 50%
82%
93%
64%
86%
71%
54%
0% 0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
550
Sem18-
May
Sem24-
May
Sem01-JunSem15-Jun Sem 22-
Jun
Sem 29-
Jun
Sem 6-Jul
E&P
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Asistentes Invitados % Asistencia
Capacitacin
Avance de la Ejecucin de la Capacitacin
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Indice
Gestin del cambio
Anlisis de impacto
Capacitacin
Comunicaciones
Evolucin cultural
Enfoques y Estrategias
Objetivo del Track
Implementar procesos y acciones de comunicacin que faciliten la adhesin,
internalizacin y compromisos de la Organizacin con el Proceso de Cambio.
Realizar mediciones de informacin y expectativas del proyecto en toda la Organizacin.
Elaborar medios de comunicacin y difusin para el proyecto (Newsletter , intranet,
site del proyecto)
Comunicaciones
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Brindar soporte a la gestin del cambio, tanto en lo que refiere a impacto como a
capacitacin.
Promover el compromiso del rol de liderazgo para encabezar una implementacin efectiva
de los cambios.
Informar a la organizacin para lograr una implantacin efectiva, minimizando los impactos
y reduciendo la incertidumbre y los temores.
Difundir informacin oportuna en cada una de las instancias del proyecto y de la
implementacin del programa.
Atender emergentes que requieran apoyo de Comunicaciones, en el marco de la coherencia
del plan definido.
COMPROMETER
ALISTAR
DIFUNDIR
Comunicaciones
Objetivos
1. Dar visibilidad al
proyecto y posicionar la
marca.
2. Generar compromiso e
involucramiento en las
personas.
3. Seducir a los que se
suman en distintas
instancias dell proyecto.
Pblico: Gerente
Pas/Gerentes y
Jefes/Gente convocada
para el proyecto
1. Mantener a la
organizacin informada
sobre los avances del
proyecto.
2. Dar sentido de
comunidad y pertenencia a
los involucrados en el
proyecto.
3. Sostener el compromiso
de los lderes que
implementarn los cambios.
Pblico: Gerente
Pas/Gerentes y
Jefes/Miembros del
proyecto + nuevos/ toda la
organizacin
1. Comprometer a los lderes en
la implementacin de los
cambios organizacionales y en la
consecucin de los nuevos
procesos.
2. Disponer la informacin
necesaria para la
implementacin de los cambios.
3. Difundir los avances y
resultados obtenidos de la
implementacin del proyecto.
Pblico: Lderes (Directores,
gerentes, jefes)/ Coordinadores
de implementacin, lderes de
ciclo y de prctica. Toda la
organizacin.
Fase I
COMPROMISO
Fase II
COMUNIDAD
Y
CULTURA
Fase III
CAMBIO
Comunicaciones
Planeamiento - Fases de la Comunicacion
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Construccin de un modelo
nico de gestin por procesos.
Beneficios.
Mejoras y desafos en sector.
Nuevas oportunidades. Mayor
empleabilidad.
Integracin y cadena de valor.
Mejoras, oportunidades
y desafos en la tarea.
Aporte individual a la cadena
de valor.
Necesidad de pensar
solidariamente.
Impactos.
Sobre la organizacin Sobre el sector Sobre la funcin
No es un proyecto de
Tecnologa.
Visin por procesos.
Integracin/ estandarizacin.
Oportunidad de crecimiento.
Comunicaciones
Los Pilares de la Comunicacin
... Los rumores, los preconceptos y los prejuicios de la implementacin:
Que no sea percibido como una implementacin solo de tecnologa
Que nadie se sienta afuera
Que suprimir la autonoma y la creatividad en el trabajo
Que el proyecto atenta con la estabilidad de los puestos de trabajo
Que aumentar la burocracia
Comunicaciones
Lo que queremos evitar...
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Contar con informacin precisa de reas impactadas, cambio de funciones, de roles y
tareas; acciones de mitigacin previstas.
Rol activo y fuerte protagonismo de los lderes de la organizacin en propulsar el nuevo
modelo de negocios.
Hacer foco en la comunicacin cara a cara.
Asegurar una comunicacin transparente, confiable y certera en cada etapa del proyecto.
Dar lugar a las emociones, dejando que la gente pueda expresar lo que siente en relacin a
los cambios venideros.
Acompaar la estrategia de comunicacin con acciones de RH que promuevan un clima
favorable, minimice el impacto de la carga de trabajo, donde la organizacin muestre el
inters en las personas.
Velar para asegurar que la informacin de impactos sea difundida en tiempo y forma.
Comunicaciones
Factores de xito
Indice
Gestin del cambio
Anlisis de impacto
Capacitacin
Comunicaciones
Evolucin cultural
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Desde esta perspectiva la cultura organizacional reconoce en su creacin y reproduccin 3 niveles
de expresin en un niveles de creciente profundidad
1 El nivel ms visible: Comportamientos, costumbres, artefactos de uso (herramientas
tcnicas, Lay out, edificios, etc.)
2 El nivel de la conciencia de valores: es la dimensin donde se explicitan los valores de
referencia , as aparecen en la misin de la Empresa y las declaraciones de principios del modelo
de procesos como herramienta de la empresa.
3 El nivel de las presunciones bsicas: a menudo inconscientes pero que definen el sustrato
de los valores en accin. Es el mbito ms difcil de alcanzar y corresponde a la cultura heredada
y aprendida socialmente.
El verdadero desafo de cambio cultural es alcanzar el nivel de 3 de las presunciones bsicas
Consideraciones
Que es la cultura de gestin?
La programacin mental colectiva que emplean los integrantes de una organizacin para interpretar
las situaciones que se presentan en los entornos operativos de la empresa
Evolucin Cultural
Gestin del cambio - Objetivo
Instalar y promover una cultura de gestin por procesos
Instalar
Ajustar/Cambiar
Mantener
Evolucionar
Cambio
Transformacin
Evolucin
Una manera
distinta de hacer
las cosas.
Una manera distinta de ser. Implica
cambios a un nivel ms profundo; el de los
valores, las creencias y los supuestos.
Posibilita un cambio fundamental en la
conducta personal y empresarial y en los
sistemas y las estructuras
organizacionales.
Un estado de continuo cambio
y transformacin. Implica
ajustes constantes en valores,
creencias y comportamientos,
basados en lo aprendido por
medio de la retroalimentacin
interna y externa.
Evolucin Cultural
BORRADOR
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Enfoques y Estrategias
Objetivo del Track
Asegurar la efectividad, cohesin y consolidacin de los equipos del proyecto, a travs
de un proceso de construccin de equipos (teambuilding) en un mbito de integracin y
diversidad cultural.
Movilizar a la organizacin alistandola para el cambio y dando soporte en la
implementacin de los nuevos procesos
Generar una red de agentes multiplicadores dentro y fuera del programa que contribuyan
a la exitosa implantacin del modelo de gestin esperado
Mantener los canales de comunicacin y relacionamiento vivos entre el proyecto y
las Unidades, monitoreando el estado de situacin y contribuyendo a una efectiva
movilizacin del cambio
Realizar y mantener vivo un Mapa de Relacionamiento para cada una de las UN
identificando agentes de cambio, lideres de opinion y personas clave
Dar soporte en la implantacin de equipos extendidos de gestin del cambio para la
evolucin
Evolucin Cultural
Crear un ADN de la cultura corporativa
que contagie y se reproduzca
en los diferentes niveles y comunidades de trabajo