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g
i
c
o
Incluye los procesos asociados con la
formulacin y revisin del direccionamiento
estratgico de la Entidad, en el marco de los
objetivos de poltica definidos en el marco del
Plan Nacional de Desarrollo.
Direccionamiento Estratgico
Gestin de Calidad
M
i
s
i
o
n
a
l
Rene todas las actividades orientadas al
cumplimiento de las funciones especficas de la
Entidad, que establecen la Constitucin y la Ley
de acuerdo con su nivel y naturaleza jurdica.
Planeacin de Mediano y Largo Plazo
Finanzas Pblicas
Seguimiento y Evaluacin de Polticas, Planes,
Programas y Proyectos
A
p
o
y
o
Se compone de todos aquellos procesos de
soporte administrativo que suplen con recursos
humanos, fsicos, financieros y tecnolgicos,
necesarios para el cumplimiento de la misin
institucional.
Gestin de Recursos Humanos
Gestin Administrativa y Logstica
Gestin Financiera
Gestin de Tecnologa de Informacin y
Comunicaciones
Gestin de Informacin
Atencin a Requerimientos Internos y Externos
Gestin Jurdica
E
v
a
l
u
a
c
i
n
Contiene los procesos asociados al seguimiento
de la gestin institucional que proveen un
referente para la mejora continua
Seguimiento a la Gestin
Mejora Continua
La secuencia e interaccin de los procesos del Sistema de Gestin de Calidad se ha establecido en los
descriptores de los procesos y de los subprocesos, a travs de las entradas y salidas, mientras que la
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interrelacin con otros procesos, subprocesos, manuales, lineamientos, guas, instructivos y formatos
se hace con el llamado al documento, indicando el nombre y cdigo correspondiente.
Adicionalmente, se cuenta con la matriz de interaccin de procesos, en la que se aprecia el enfoque de
sistema de para la gestin. Ver Anexo 4 Matriz de interaccin de procesos.
6.5.1 Documentacin de Procesos
Si bien el modelo de operacin por procesos,
muestra una red de macroprocesos; a nivel de
documentos del Sistema de Gestin de
Calidad, la estructura documental parte del
marco estratgico, el manual de calidad y
operaciones y sigue con la descripcin de los
procesos, a los cuales podrn asociarse
subprocesos, manuales, lineamientos, guas e
instructivos, de conformidad con lo definido en
el proceso Documentacin de los Sistemas
de Gestin GC DS y los Lineamientos
para la elaboracin y control de los
documentos de los Sistemas Gestin DS-
L01.
La estructura general de la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad comprende los siguientes
niveles:
NIVEL 1 POLTICA Y OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIN
Definen la orientacin estratgica del SGC y la entidad con respecto a la calidad de los productos que
ofrece y los servicios que presta.
NIVEL 2 MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
El Manual de Calidad describe las disposiciones bsicas del Sistema de Gestin Calidad del DNP,
incluye el alcance del sistema, las exclusiones de las normas, referencia de los procedimientos y
descripcin de la interaccin de los procesos. Los documentos que se generan al interior del DNP, se
identifican y controlan en el Listado Maestro de los Documentos de los Sistemas de Gestin, ver
Anexo 5.
ORGANIZACINDELADOCUMENTACINDELSGC
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NIVEL 3 PROCESOS, SUBPROCESOS, MANUALES, LINEAMIENTOS, GUAS, INSTRUCTIVOS,
MAPAS DE RIESGO Y HOJAS DE VIDA DE INDICADORES DEL SISTEMA DE GESTIN DE
CALIDAD
Los descriptores de procesos y subprocesos incluyen los procedimientos, directrices, recomendaciones,
disposiciones detalladas para el funcionamiento del Sistema de Gestin de Calidad, amplan la
informacin del Manual de Calidad y Operaciones.
NIVEL 4 REGISTROS
Est constituido por los documentos que muestran evidencia de la ejecucin de las actividades del
Sistema de Gestin de Calidad, pueden ser oficiales, transitorios o asociados a sistemas de informacin.
NIVEL 5 NORMATIVA EXTERNA E INTERNA
Est conformado por las leyes, decretos, cdigos, actos administrativos, normas, entre otros, que
regulan o definen las actividades, los productos y/o servicios del DNP. La normativa y dems
documentos de origen externo, asociados a los procesos del SGC, se identifican en el Normograma y
otros documentos externos ver Anexo 6
6.5.2 Producto y/o Servicios
La planificacin de la realizacin de los productos o prestacin de servicios del DNP, as como las
actividades de verificacin, validacin y seguimiento para garantizar los resultados, se fundamentan de
manera prioritaria en el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa aplicable a cada
producto y/o servicio, y los descriptores de los procesos, y subprocesos, pertenecientes a lo
macroprocesos de carcter misional.
Los dos primeros macroprocesos tienen como finalidad coordinar la definicin de polticas, estrategias,
programas y proyectos, as como disponer la programacin del presupuesto de inversin, de
conformidad con las necesidades establecidas para el desarrollo econmico, social y ambiental del pas.
El tercer macroproceso realiza el seguimiento y evaluacin a los productos o servicios que hacen parte
de los dos primeros Macroprocesos, una vez son gestionados por las entidades del Gobierno del orden
nacional del nivel central y descentralizado; las empresas industriales y comerciales del estado y las
sociedades de economa mixta; las entidades del orden territorial (Departamentos y Municipios).
Los productos y/o servicios en torno a la planeacin a mediano y largo plazo; las finanzas pblicas, y el
seguimiento a polticas, planes, programas y proyectos, del Gobierno Nacional, conforman la cadena de
valor del Departamento y estn caracterizados en la Matriz de productos y servicios. Ver Anexo 7.
La conformidad de los productos y/o servicios se verifica segn el mecanismo de seguimiento y medicin
definido en la Matriz de productos y servicios, el seguimiento a las quejas, reclamos y sugerencias, los
resultados de las encuestas de satisfaccin del cliente, y las auditoras realizadas por los entes de
control.
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La retroalimentacin con el cliente se realiza durante la ejecucin de los procesos, empleando diferentes
medios de comunicacin. En este sentido es necesario considerar que los principales clientes de los
productos y servicios ofrecidos por el DNP, son igualmente sus principales proveedores, siendo la
informacin su principal insumo. Entre los clientes-proveedores podemos encontrar:
- Entidades que conforman el Presupuesto General de la Nacin
- Entidades del Orden Nacional Nivel Descentralizado
- Entidades Territoriales
- rganos de Control
- Fiscala
- Corporaciones Autnomas Regionales
- Entes Universitarios Autnomos
El contenido del Manual de Calidad y Operaciones, los procesos, subprocesos y dems documentos
aprobados en el Sistema de Gestin de Calidad, que son necesarios para la elaboracin del producto o
servicio, dan cumplimiento a los requisitos establecidos en la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin
Pblica NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 tal como se puede evidenciar en el Anexo 9 Matriz de
relacin de Requisitos y Procesos
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7 MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI Y COMPLENTARIEDAD CON EL
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
El MECI es una herramienta gerencial que determina las generalidades y estructura necesarias para
establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno de la Entidad, en aras
del cumplimiento de sus objetivos institucionales y la mejora continua de su gestin.
El modelo plantea una estructura compuesta por tres subsistemas, nueve componentes y veintinueve
elementos que se articulan y armonizan con los requisitos dados por el Sistema de Gestin de Calidad.
En este sentido, la alta direccin y el equipo directivo del DNP estn comprometidos con la
implementacin, mantenimiento y mejora del Modelo Estndar de Control Interno MECI, tal como lo
expresan en el Acta de compromiso del 28 de noviembre de 2005.
Como resultado de la implementacin y mantenimiento del MECI, en desarrollo de cada componente y
elemento que estructuran los tres subsistemas, se han generado productos que se pueden resaltar para
cada subsistema as:
7.1 Subsistema de Control Estratgico
Es el conjunto de componentes que crean una cultura organizacional fundamentada en el control a los
procesos de direccionamiento estratgico, administrativos y operativos de la Entidad.
Contiene los siguientes componentes:
Ambiente de Control
Direccionamiento Estratgico
Administracin de Riesgos
SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO
Estratgico
Ambiente de
control
Acuerdos,
compromisos o
protocolos ticos
Cdigo de tica
Desarrollo del
Talento Humano
Macroproceso de Gestin de Recursos Humanos
Estilo de Direccin
Estilo de Direccin del DNP y resultados en la Alta
Direccin
Direccionamiento
Estratgico
Planes y Programas
Misin, visin y objetivos institucionales
Macroproceso de Direccionamiento Estratgico
Planes institucionales
Modelo de
Operacin por
Procesos
Modelo de Operacin por Procesos del DNP
Estructura
Organizacional
Organigrama del DNP
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SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO
Administracin de
riesgos
Contexto
Estratgico del DNP
Contexto Estratgico del Departamento Nacional
de Planeacin
Identificacin de
Riesgos
Anlisis de Riesgos
Valoracin de
Riesgos
Polticas de
Administracin de
Riesgos
Proceso GC-AR Administracin de Riesgos
Gua para la Administracin de Riesgos en los
Procesos del DNP AR-G01
Formatos de Administracin de riesgos a procesos
Mapas de riesgos por proceso
Mapa de riesgos institucional asociados a
procesos
Productos servicios no conformes asociados con
la materializacin de riesgos
7.2 Subsistema de Control de Gestin
Es el conjunto de componentes que le permiten a la Entidad asegurar el control a la ejecucin de sus procesos,
orientndola a la consecucin de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su misin.
Contiene los siguientes componentes:
Actividades de Control
Informacin
Comunicacin Pblica
SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO
Gestin
Actividades de
control
Polticas de
Operacin
Anexo de polticas en el Documento Estilo de
Direccin del DNP
Actos Administrativos que proporcionan directrices
de gestin
Descriptores de procesos, subprocesos,
lineamientos, guas, instructivos
Procedimientos
Proceso GC-DS Documentacin de los Sistemas
de Gestin
Lineamientos para la Elaboracin y Control de
Documentos de los Sistemas de Gestin del DNP
DS-L01
Lineamientos para el Control de Registros de los
Sistemas de Gestin del DNP DS-L01
Procesos, subprocesos, lineamientos, guas e
instructivos documentados
Controles
Definidos y analizados en los mapas de riesgos de
los procesos
Indicadores
Gua Metodolgica para el Seguimiento y
Medicin del Sistema de Gestin de Calidad y el
Desempeo de los Procesos RD-G01
Indicadores y/o herramientas de Gestin de los
procesos
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SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO
Manual de
Procedimientos
Manual de Calidad y Operaciones MC
Informacin
Informacin
Primaria
Directorio de fuentes de informacin externa
Matrices de flujos de informacin
Catlogo en lnea de la Biblioteca del DNP
Convenios celebrados entre el DNP y otras
entidades para intercambio de informacin
Macroproceso de Gestin de Informacin
Informacin
Secundaria
Macroproceso de Gestin de Informacin
Informacin de entrada y salida a travs de la
ejecucin de los procesos
Matrices de flujos de informacin
Catlogo en lnea de la Biblioteca del DNP
Tablas de Retencin Documental
Sistema de Gestin Documental ORFEO
Macroproceso de Atencin a Requerimientos
Internos y Externos
Aplicativo para la formulacin de peticiones,
quejas, reclamos, consultas, solicitudes,
sugerencias y/o trmites sobre los temas de
competencia del DNP.
Informacin sobre los trmites o servicios de
competencia del DNP
Sistemas de
Informacin
Macroproceso de Gestin de Tecnologa de
Informacin y Comunicaciones
Macroproceso de Gestin de Informacin
Aplicativos y Portales Web informticos
Inventario de Tecnologas de Informacin y
Comunicaciones.
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SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO
Comunicacin
Pblica
Comunicacin
Organizacional
Comunicacin
Informativa
Medios de
Comunicacin
Telfono
Radio telfono
Correo electrnico
Correos personalizados:
o Sistemadegestindecalidad
o Centrodeservicios
o .ColombiaDNP
o Grupo de Comunicaciones
o Entre otros.
Zoom virtual y de Pasillos
Fondos de escritorio
Intranet
Pgina Web
Boletines virtuales
Boletines de prensa
Monitoreo de noticias
Comunicados de prensa
Presentaciones y discursos
Congresos
Capacitaciones
Ruedas de Prensa
Foros y Seminarios
Memorias de Eventos
Folletos
Cartillas
Revistas
Entregables
Banco de Voces
Publicaciones del DNP
Macroproceso de Gestin de Informacin
Proceso FP-CP Capacitacin y Apoyo en Gestin
de Proyectos
7.3 Subsistema de Control de Evaluacin
Es el conjunto de componentes que le permiten a la Entidad valorar en forma permanente la efectividad del
Control Interno; el desempeo de los procesos; el nivel de ejecucin de los planes y programas, los resultados de
la gestin, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de
mejoramiento.
Contiene los siguientes componentes:
Autoevaluacin
Evaluacin Independiente
Planes de Mejoramiento
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SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO
Evaluacin
Autoevaluacin
Autoevaluacin del
Control
Subproceso SG-EV-ES Evaluacin al Estado del
Sistema de Control Interno
Gua Metodolgica para medir la satisfaccin de
los clientes internos y externos del DNP RD-G03
Encuestas de Autoevaluacin del Control
Acciones de Mejora producto de Autoevaluacin
del Control
Encuesta de Autocontrol
Autoevaluacin de
la Gestin
Proceso DE-PI Formulacin y Seguimiento a la
Planeacin Institucional
Seguimiento a los planes institucionales
Evaluacin de la satisfaccin del cliente interno
Evaluacin de la satisfaccin del cliente externo
Proceso MC-RD Seguimiento a los Sistemas de
Gestin
Evaluacin
Independiente
Evaluacin del
Sistema de Control
Interno
Proceso SG-EV Evaluacin y Seguimiento al
Sistema de Control Interno
Subproceso SG-EV-EI Evaluaciones
Independientes
Subproceso SG-EV-EG Evaluacin a la Gestin
por Dependencias
Subproceso SG-EV-ES Evaluacin al Estado del
Sistema de Control Interno
Actas de reunin del Comit de Coordinacin del
Sistema de Control Interno
Auditora Interna
Subproceso Auditoras Internas de Calidad SG-
EV-AI
Informe de Auditoras Internas de Calidad
Planes de
Mejoramiento
Institucional
Mecanismos de rendicin de cuentas e informes
presentados a la Contralora General de la
Repblica, Congreso de la Repblica y Contadura
General de la Nacin.
"Gua para la Formulacin de Planes de
Mejoramiento Producto de las Evaluaciones
Independientes y de las Auditoras de la
Contralora General de la Repblica" EI-G01.
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SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO
Por Procesos
Cuadro con el Balance de Acciones de Mejora
producto de diversas fuentes:
o Autocontrol
o Indicadores
o Herramientas de seguimiento
o Mapas de riesgos
o Percepcin del cliente
o Producto o servicio no conforme
o Quejas, reclamos y sugerencias
o Revisin por la Alta Direccin
o Auditora de la Contralora
o Auditora externa de calidad
o Auditora Interna de calidad
o Evaluacin independiente a procesos
Subproceso MC-RD-AP
"Acciones Preventivas, Correctivas y de
Mejora", "Gua Anlisis de Causas" AP-G01.
Individual
Subproceso RH-GT-ED Evaluacin de
Desempeo
Instructivo ED-I01 Acuerdos de Gestin
Gua para Realizar la Evaluacin de Desempeo
ED-G01
Formato F-GGP-04 Plan de Mejoramiento
Individual
Planes de Mejoramiento Individual establecidos
NORMOGRAMA
Aplicativo que contiene la normativa asociada a
la gestin de la Entidad, y los documentos
externos relacionados con los procesos del
Sistema de Gestin de Calidad
FECHA DE APROBACIN: AAAA MM DD
REVIS:
Tatiana Mendoza Lara
Secretaria General Representante de la Alta Direccin
(Firma )
APROB:
Juan Mauricio Ramrez Corts
Subdirector General DNP
(Firma )
APROB:
Hernando Jos Gmez Restrepo
Director General DNP
(Firma )
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8 ANEXOS
Anexo 1 Glosario de trminos
Anexo 2 Despliegue poltica y objetivos de calidad
Anexo 3 Modelo de operacin por procesos
Anexo 4 Matriz de interaccin de procesos
Anexo 5 Listado maestro de documentos de los Sistemas de Gestin
Anexo 6 Normograma y otros documentos de origen externo
Anexo 7 Matriz de productos o servicios
Anexo 8 Diagrama de contexto del DNP
Anexo 9 Matriz de Requisitos Procesos
Anexo 10 Estilo de direccin
Anexo 11 Matriz de procesos y/o actividades contratados externamente
Anexo 12 Sistemas de informacin / aplicativos asociados a procesos
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