PROCESO TCNICO DE LOS FONDOS DE BIBLIOTECA

Introduccin
Los materiales existentes en las bibliotecas han sido tratados documentalmente
desde antiguo, a veces en sencillas relaciones, con el objeto de que pudieran
identificarse y recuperarse. La imprenta, con la proliferacin de libros, impuls esta
costumbre en las libreras, que, al correr de los aos, mostr la necesidad de contar con
unas descripciones fiables. Pero no exista ninguna ciencia que proporcionara el mtodo
adecuado. !endra que llegar el "ltimo tercio del siglo #$#, para que comen%aran a
ponerse bases slidas, continuadoras de las bibliografas, a la ciencia del libro. &l siglo
##, apoyado en organi%aciones y asociaciones profesionales '(L(, $)L(, )$*, $+(,
,-&.+/01, desde su segunda mitad fue elaborando reglas de catalogacin para los
diferentes tipos de materiales, adapt2ndolas a formatos automati%ados3 una labor que
contin"a en el siglo ##$, ante la aparicin de nuevos tipos documentales. &l primer hito
lo constituy la elaboracin de los Principios internacionales de catalogacin de Pars
de 45643 despus, en el encuentro de +openhague en 4565 se decidi la elaboracin de
unas reglas internacionales 'las $.7*1. &l "ltimo paso ha sido la publicacin de Nuevos
principios internacionales de catalogacin, de $)L(, traducidos en (-(7(* en 899:.
Paralelamente a la creacin de las normas de catalogacin, ha sucedido la
normali%acin de los puntos de acceso 'encabe%amientos1 que permiten recuperar la
informacin tratada documentalmente. .on la llamadas ;autoridades<, trminos sujetos
a reglas.
!odo este proceso regulador ha ido acompaado por la automati%acin= la
introduccin de ordenadores que procesan la informacin que antes se elaborada de
forma manual. &l siglo ##$ tiene delante el reto de la descripcin de publicaciones
electrnicas >e-prints>, con particularidades desconocidas hasta ahora 'volatilidad,
hipertextualidad, etc.1, en las que utili%a un nuevo instrumento descriptivo >los
metadatos> y un nuevo lenguaje >el de marcado>, enfrent2ndose a un fondo
documental desigual en calidad e ingente en cantidad. !anto la aportacin
administrativa '+omisin &uropea1 como la asociativa '/+L+, ?L@, L+, AB+1, son
necesarias en el empeo. &llo ha llevado a utili%ar formatos para introducir los datos de
la catalogacin, que hacen posible el intercambio, y a reali%ar el proceso tcnico de
forma cooperativa entre las bibliotecas, al ser r2pida y f2cil la transmisin de datos por
las redes.
1. Concepto
&ntendemos por proceso tcnico el conjunto de operaciones reali%adas
para representar normali%adamente la forma y el contenido de un documento de modo
diferente al original, con vistas a su recuperacin, a su uso por la biblioteca. +on
frecuencia, el proceso se llama ;catalogacin< 'por ejemplo, cuando se habla de
;catalogacin compartida< o ;catalogacin automati%ada<1, aunque el trmino
;catalogacin< pueda aplicarse tambin a una de las fases del proceso tcnico.
&l proceso tcnico se sit"a en el centro de la cadena documental 'sigue a la
seleccin y adquisicin y precede a la b"squeda, recuperacin y uso1. &l proceso tcnico
tiene unas operaciones centrales= descripcin fsica, catalogacin, clasificacin e
indi%acin3 y unas operaciones auxiliares= registro, sellado y tejuelado. '&n las
bibliotecas p"blicas, la indi%acin se corresponde con los encabe%amientos de materia1.
$gnacio +. .oriano Cimne%
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Indizacin es el proceso de describir o representar el contenido tem2tico de un recurso de informacin. ?egistrar ordenadamente
datos e informaciones para elaborar su ndice.
Teue!o" Peda%o de piel o de papel, generalmente de forma cuadrada o rectangular, que se pega al lomo de un libro para consignar la
signatura, el ttulo u otra informacin semejante.
Proceso tcnico
*esde que las bibliotecas se automati%an, estas operaciones se vuelcan en unos
formatos, que contienen los programas de gestin bibliotecaria, de los que el m2s
conocido en el F(?+, del que hablaremos.
&l producto final del proceso tcnico es un documento secundario= el asiento
catalogr2fico 'tradicionalmente llamado ficha, y, en la actualidad, con la
automati%acin= registro3 con la descripcin de los documentos digitales en red 'p2ginas
web, bases de datos, etc., reciben el nombre de ;metadatos<= Gdatos sobre datosH1. &l
conjunto ordenado de estas unidades constituye el cat2logo 'antes llamado fichero y con
la automati%acin= /P(+1, que identifica y locali%a. Puede decirse que el cat2logo, por su
antigIedad, es el documento secundario por excelencia. .u variedad 'de autora,
diccionario, topogr2fico, etc.1 ser2 vista en el tema nJ 6.
$nternamente, el proceso tcnico tiene un do#!e o#eti$o=
E identifica y selecciona los elementos formales y de contenido de los
documentos.
E establece puntos de acceso para recuperar la informacin.
@lobalmente, persigue una %ina!idad=
E establecer el control bibliogr2fico de los documentos, que permita el intercambio
de los datos.
&l proceso tcnico proporciona unos re&u!tado& ad'acente&=
E organi%ar los fondos documentales en las estanteras.
E elaborar instrumentos con los que pueda recuperarse la informacin 'cat2logos,
etc.1.
Podemos establecer do& (rande& apartado& en los que se desglosa=
4. an)!i&i& %or*a! 'descripcin fsica y catalogacin1= es la representacin "nica,
de manera normali%ada, del documento para identificarlo, y el establecimiento
de los puntos de acceso para recuperarlo. Las normas que le conciernen= $.7*,
F(?+, @(?? 'antes @(?&1, @.(?&, $.(@ '@1, $.((? '+P)1, )?7?, )?(? 'antes
)?(-(?1, Fetadatos 'ejemplos *,7L$- +/?&, &(*1, $./ 659, 659E8.
8. an)!i&i& interno o de contenido 'descripcin sem2ntica1= sistema de signos
'palabras1 para representar el contenido de los documentos, conforme a un
lenguaje propio, llamado documental. !ipos= clasificacin, indi%acin
'encabe%amientos de materia, descriptores1, y resumen. (lgunas normas= $./
D56BEKD 'indi%acin1, $./ D48LEK4 'identificacin y an2lisis de contenido1, $./
84: 'resumen1, $./ 8LKKEK6 'tesauros1, Listas de encabe%amiento de materias
'7-, +.$+, .M+L1, +lasificaciones 7./ ',-&.+/ y )$*1, +*,, L++, etc.
+. An)!i&i& %or*a!
&s el efectuado sobre el continente o soporte de los documentos. +onsiste
en ;describir una obra en sus partes esenciales para identificarla y recuperarla en un
momento dado de entre una coleccin determinada de documentos<. .e reali%a
siguiendo el esquema de los modernos cdigos de catalogacin, especialmente las reglas
angloamericanas, que han dado paso a las espaolas. .e concreta en dos fases= la
descripcin fsica y la catalogacin, que, aunque complementarias, no deben ser
identificadas, porque la primera tiene como objetivo la descripcin de aquello que se
trata de catalogar, en tanto que la segunda se ocupa de la eleccin de los puntos de
acceso 'es decir, las posibles entradas por las que puede ser locali%ado un documento en
el cat2logo1, la formas de esas entradas o la ubicacin del documento. +asi todas las
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Proceso tcnico
reglas de catalogacin >tambin las espaolas> incluyen, como primera parte, normas
de descripcin bibliogr2fica y, como segunda, normas de eleccin de puntos de acceso,
ordenacin de asientos y elaboracin de referencias.
&n ambas fases, es necesario que exista una previa organi%acin de la biblioteca
en la que se decide= el nivel de descripcin que se desea 'qu grado de exhaustividad se
quiere= con muchos o con pocos datos13 programas de ordenador a utili%ar3 si se va a
reali%ar una catalogacin propia o en cooperacin, etc.
+.1 La de&cripcin %,&ica
+onsiste en la operacin encargada de escoger todos aquellos elementos
aparentes y convencionales que posibiliten la identificacin precisa y formal de cada
documento en una coleccin determinada. !omamos la expresin ;descripcin fsica<
para definir esta fase identificativa, que antes se llamaba ;descripcin bibliogr2fica<,
por entender que lo bibliogr2fico se refiere al mundo del libro, siendo que ahora
abundan otro tipo de documentos 'revistas, bases de datos, pelculas, etc.13 tambin
recibe el nombre de ;descripcin documental<. +ualquiera de las tres es v2lida.
La redaccin de los asientos no responda a criterios "nicos, por lo que, para
evitar que cada biblioteca, redactase la ficha de forma diferente, se puso de manifiesto la
necesidad de elaborar unas normas de car2cter internacional, una ve% que ya existan
algunas nacionales. (s nacen las $.7* (International Standard Bibliographic
Description), publicadas por primera ve% en 45L4, que se van modificando
continuamente y diversificando para adaptarse a los distintos materiales 'seg"n se ver2
en el tema nJ 61. *esde agosto de 899B, su desarrollo corre a cargo de $+(7., y en 8996
se ha presentado un borrador para unificarlas en una sola versin.
&stas normas especifican los requisitos para la descripcin e identificacin de los
documentos, asignando un orden a los elementos de esa descripcin y prescribiendo su
sistema de puntuacin. N a ellas se ajustan las distintas regulaciones nacionales. &n
&spaa, las Reglas de Catalogacin van por la B.O edicin revisada, de 4555 'la 4.O es de
45K61, B.O reimpresin3 en sus primeros captulos detalla la forma en que ha de reali%arse
la descripcin, la cual divide en ocho 2reas, dentro de las cuales puede haber distintos
campos. Las 2reas son las siguientes=
4. Prea de ttulo y mencin de responsabilidad
8. Prea de edicin
B. Prea de datos especficos de la clase de documento
:. Prea de publicacin oQy de distribucin
D. Prea de descripcin fsica
6. Prea de serie
L. Prea de notas
K. Prea de n"mero normali%ado y condiciones de adquisicin '$.7-, $..-, */$01
+on ello, se hacen intercambiables los asientos procedentes de diferentes
bibliotecas, al tiempo que facilita la interpretacin de los asientos, pese a las barreras
lingIsticas. (hora ya es casi generali%ada la reali%acin de la descripcin con los
ordenadores, introduciendo los datos en unos formatos reconocidos internacionalmente,
entre los que destaca el F(?+.
(unque en las bibliotecas p"blicas espaolas las $.7* y las Reglas de
catalogacin son las normas descriptivas a seguir, en los centros punteros
'especialmente las grandes redes= /+L+, L/+01 se trabaja para adecuar la descripcin a
la aparicin de documentos digitales, como los de $nternet. &ste movimiento hi%o que
$gnacio +. .oriano Cimne%
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B
F(?+ =
Fachine ?eadable +ataloging ?ecord '?cord de +at2logo Legible por
+omputador1 &l cual utili%a etiquetas, indicadores, y delimitadores para
identificar informacin sobre el rcord o autoridad bibliogr2fica..
Proceso tcnico
$)L( publicara en 455K las )?7? (untional Re!ueri"ents #or Bibliographic Description
= #inal report), traducidas en 899: en la .ubdireccin @eneral de +ooperacin
7ibliotecaria= Re!uisitos #uncionales de los registros bibliogr$#icos % In#or"e #inal.
!odo ello ha hecho que las $.7* se vayan revisado para adaptarse a las )?7?. (dem2s,
se han publicado las correspondiente indicaciones para los registros de autoridad, frar,
en 899D 'antes )?(-(?1. *esde agosto de 899B, su desarrollo corre a cargo de $+(7..
La FRBR no emplean 2reas como las utili%adas por las reglas de catalogacin
tradicionales. R.e trata de un mtodo basado no tanto en concepciones
biblioteconmicas como en la inform2tica y la teora de sistemas de an2lisis
entidadQrelacinS. &stablecen tre& (rande& apartado&= a- entidade& que representan los
objetos clave que interesan a lasQos usuariasQos de los datos bibliogr2ficos 'divididas en
tres grupos Rcreacin intelectual= obra& e'presin& "ani#estacin e (te" (e)e"plar)3
entidades responsables= personas * entidades corporativas3 conjunto adicional de
sujetos de una produccin intelectual= concepto& ob)eto& aconteci"iento * lugarS13 #- a
estas entidades se les aplica atri#uto& o conjunto de caractersticas que tiene una obra
'soporte fsico y dimensiones de una obra, contexto en que se concibi, ttulo, etc.13 c-
las entidades de creacin intelectual, por su lado, tienen re!acione& entre ellas
'versiones, ediciones, est2n Tbasadas en0U o Ttraducidas de0U, etc.1.
+.+ La cata!o(acin
&s una operacin que completa el asiento fsico, con la eleccin y forma
de los encabe%amientos, dot2ndole de puntos de acceso, que lo insertar2n de manera
ordenada en un cat2logo. (s, su producto final >el cat2logo> act"a de intermediario
entre el fondo documental y lasQos usuariasQos. La operacin comien%a determinando
cu2les son los puntos de acceso3 contin"a eligiendo la forma de redaccin de los
mismos. La redaccin de los puntos de acceso se hace en base a los listados de
autoridades 'de las que hablaremos al final1.
&n las bibliotecas tradicionales, tena dos operaciones principales=
a1 establecimiento del encabe%amiento principal y forma de redactarlo 'algo
vigente hoy13 con el se elabora la ficha principal.
b1 tareas relacionadas con la confeccin del cat2logo= reproduccin de fichas
secundarias, dependiendo la variedad de cat2logos o ficheros de que se
dispusiera 'de ttulos, de materias, geogr2fico, etc.13 en ellas se reproduce la
ficha principal, cambiando el encabe%amiento3 elaboracin de las fichas de
referencia= de orientacin ';vase<1, de relacin ';vase adem2s<1, notas de
alcance3 analticas3 ordenacin de las mismas3 mantenimiento y actuali%acin del
cat2logo.
&n la actualidad, ya no es necesario elaborar fichas secundarias, pues los registros
automati%ados crean por s mismos listados de los distintos campos que contienen
'ttulo, autora, materias, etc.1 y permiten b"squedas completas. !ambin los programas
contienen el listado de autoridades.
La normali%acin internacional definitiva le lleg a la catalogacin con la
publicacin en 45L: de las $.7* 'F1 y con la 8.O edicin de las ((+? (+nglo +"erican
Cataloguing Rules). &n &spaa, se corresponde con los "ltimos captulos de las Reglas
de Catalogacin mencionadas. (hora se pretende 'aprovechando la B.O revisin de
((+?1 elaborar un cdigo de catalogacin internacional, hacia 459K, que llevara el
nombre de ?*( 'Resources Description and +cess V *escripcin y (cceso de
?ecursos1.
$gnacio +. .oriano Cimne%
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:
Proceso tcnico
&l resultado del an2lisis formal es un asiento con el conjunto de datos que nos
permiten la identificacin de un documento y su inclusin en el cat2logo. &n un
principio, se presentaba en forma de libros, pero en el siglo #$# se adopt el sistema de
hojas sueltas de papel, que terminaron uniform2ndose en 4K5D en unas fichas de L,D x
48,D cm, con un orificio de K mm de di2metro, situado a K mm del borde inferior de la
ficha 'las cuales podan intercalarse seg"n creca la biblioteca y podan duplicarse para
las secundarias1.
.. An)!i&i& de contenido
&s el modo en el que se estudia el contenido de los documentos y se
representa en el asiento, ficha o registro, para poder recuperar despus los documentos
que contengan dicho contenido, cuando nos lo pidan. La forma de representar el
contenido tambin est2 normali%ada y se reali%a en base a los llamados lenguajes
documentales, que son, ni m2s ni menos, el sistema de signos 'palabras o no1 que
permite representar el contenido de los documentos mediante combinaciones o
asociaciones que no son normales en el lenguaje natural3 por ello, se dice que son un
lxico o lenguaje artificial.
!ienen, pues, una do#!e $irtua!idad= a- describen el contenido
#- permiten recuperar el documento
&st2n integrados por do& (rande& ra*a&=
Lenguajes de clasificacin Lenguajes de indi%acin
7./ ',-&.+/1 lista de palabras clave
+** Q +*, unitrminos
L++ Q 0 encabe%amientos de materias
?anganathan thesauro
&n las bibliotecas p"blicas espaolas se utili%an fundamentalmente dos lenguajes
documentales= los encabe%amientos de materia y la clasificacin 'ambos tienen tema
propio, el nJ L y el nJ K, por lo que aqu nos limitaremos a lo esencial1. &ste tipo de
lenguaje se hi%o necesario en el siglo #$#, ante el incremento de publicaciones que
supuso la prensa mec2nica 'hacia 4KB91 y por la proliferacin de bibliotecas
especiali%adas. *e ah que en 4KL6 salen dos obras, precisamente, para construir
encabe%amientos de materia 'Reglas para un Cat$logo-Diccionario, de +harles (mie
+utter1, y para construir clasificaciones 'Clasi#icacin Deci"al, de Felville *eWey1.
..1 Enca#eza*iento& de *ateria
?epresentan la materia o materias de que trata un documento. +onstituyen
un lenguaje documental combinatorio. &n el asiento bibliogr2fico se colocan despus de
la descripcin fsica, introducidos por n"meros 2rabes '4, 801. !ienen su origen en la
obra de +utter, 4KL6, sobre las reglas para un cat2logoEdiccionario. .e basan en dos
principios=
E el de la especificidad= cada trmino sirve para describir una sola materia3 es
decir, los conceptos deben utili%arse bajo su nombre m2s especfico y no deben
englobarse en uno m2s general.
E el de entrada directa= los encabe%amientos compuestos se presentar2n como en el
lenguaje natural, sin invertir los trminos ';7osque mediterr2neo<, y no
;Fediterr2neoEbosques<1.
$gnacio +. .oriano Cimne%
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D
Proceso tcnico
.u redaccin se ajusta a unas listas o bases de datos, las cuales se han reali%ado
conforme a unas directrices internacionales '@.(?&1. .e presentan en forma de ficheros
manuales de autoridad 'en las grandes bibliotecas1, en forma de listas de
encabe%amientos Ximpresas o noX y, m2s recientemente, en forma de bases de datos
'llamados tambin ficheros1. La lista utili%ada en &spaa para bibliotecas p"blicas es la
,ista de encabe-a"ientos de "ateria para bibliotecas p.blicas, del Finisterio de
+ultura, 8.O ed., 45K6, aunque la m2s utili%adas, internacionalmente, son las de la
7iblioteca del +ongreso= ,ibrar* o# Congress Sub)ect /eadings 'L+.M1. La base de
datos m2s extendida en &spaa es el fichero de (utoridades de la 7iblioteca -acional
'accesible libremente a travs de $nternet1.
.e componen de encabe%amientos propiamente dichos y de subencabe%amientos.
Los primeros, una o varias palabras, representan los conceptos. Los segundos se
utili%an, a veces, para precisar el significado de los primeros 'nunca constituyen una
entrada principal13 pueden ser= topogr2ficos, cronolgicos, de forma 'tipo de documento
concreto= diccionario, etc.1, de materia o punto de vista 'historia, filosofa, etc.1 bajo el
que se estudia la materia principal.
Las tendencias actuales apuntan a que se utilice m2s la indi%acin 'descriptores1
en detrimento de los encabe%amientos de materia, que est2n pensados m2s para los
sistemas manuales de catalogacin. Los descriptores proporcionaran entradas a los
cat2logos m2s flexibles y pertinentes.
..+ La c!a&i%icacin
+lasificar es dividir en grupos o clases los distintos elementos de un conjunto. N
eso es lo que se hace en las bibliotecas cuando se clasifica= se anali%a uno a uno los
documentos, se determina su contenido y se decide en qu grupo hay que situarlo. Para
esta operacin de clasificar, las bibliotecas utili%an los sistemas de clasificacin, en las
que los grupos o clases est2n fijados previamente. &stos sistemas se fueron creando
desde la 8.O mitad del siglo #$#, siendo varios los que han sido adoptado por distintas
bibliotecas= Library of +ongress +lasification, 7liss, la colonada de ?anganathan, etc., y
la +lasificacin *ecimal de *eWey, de la que deriva la +lasificacin *ecimal ,niversal
'+*,1, adoptada por &spaa '/rden 85.Y$$.45B51.
&ste modo de proceder facilita el que los documentos que tratan de materias
similares queden unos junto a los otros. +on l, vamos a ver qu obras tiene una
biblioteca de una manera determinada. .i colocamos en las estanteras los documentos
por este sistema, tendremos ordenados los documentos por materias, y si lo dejamos en
libre acceso, lasQos usuariasQos de la biblioteca hallar2n m2s f2cilmente las obras de su
inters. &llo implica que hay que confeccionar la signatura tipogr2fica en base a la
notacin de la clasificacin.
La notacin es el conjunto de signos que utili%an los sistemas de clasificacin
para representar el contenido, pues no se reali%a de forma alfabtica. Puede decirse que
son lenguajes codificados. &n la +*, consiste en una cifra. *ivide el conocimiento
universal entre el 9 y el 5, cada uno de los cuales se va subdividiendo sucesivamente.
/. Operacione& au0i!iare&
.on el registro, sellado y tejuelado, que en algunos documentos
electrnicos dejan de tener sentido, pues no hay entidad fsica e, incluso, tampoco
propiedad.
/.1 Re(i&tro
$gnacio +. .oriano Cimne%
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Proceso tcnico
&s el acto por el que un documento se incorpora formalmente a la
biblioteca. .e reali%a una ve% que se ha adquirido la obra. .e lleva a cabo mediante la
inscripcin de cada pie%a en el libro de registro de entrada. +uando se hace
manualmente, los datos se asientan en el Libro de ?egistro, que est2 encuadernado y
foliado, con hojas rayadas, en cuyas columnas se le asigna un n"mero consecutivo a
cada documento y se ponen los datos mnimos para identificarlo 'autor, ttulo, editorial,
ao01, la fecha de ingreso, procedencia, el precio y las observaciones, si las hubiera
'con el tiempo, habr2 que volver a esta casilla para anotar las variaciones=
;desaparecido<, ;sustituido<, etc.13 se hace a tinta, excepto las observaciones, que se
escriben a lapicero.
&ste n"mero se coloca, precedido de la letra ;?.< en el interior de la obra y en la
parte de debajo de la ficha catalogr2fica. +ada ejemplar de un mismo ttulo lleva su
propio n"mero, pero una obra en varios vol"menes tiene un solo n"mero.
Por lo general, se utili%a un solo libro de registro, aunque si la biblioteca tiene
materiales especiales 'antiguos, audiovisuales01 se puede optar por libros
independientes. &l registro sirve para estudios de estadstica y evolucin de la coleccin.
+aso aparte es el de las publicaciones peridicas y de seriadas no peridicas, que
exigen un registro propio, en el que numricamente y por orden cronolgico de
adquisicin, se da el mismo n"mero de registro a todas las partes 'n"meros1 de un ttulo.
!radicionalmente, la ficha en la que se anota la llegada de las partes es de cartn
cuadriculado y se denomina ;Zardex<3 en la actualidad se reali%a automati%adamente
'en el ordenador1, aunque suele mantenerse la 0arde', pues el control de estas
publicaciones es complicado, debido a los cambios constantes que experimentan 'de
ttulo, de editor, distribuidor, periodicidad01. Por publicacin peridica se entiende
aquella que aparece en partes sucesivas, encadenadas numrica o cronolgicamente, con
una periodicidad fijada de antemano y un ttulo com"n.
/.+ Se!!ado
&s el acto por el que la biblioteca declara formalmente la propiedad del
documento. .e estampa el sello de la institucin, en tinta o en seco. -o representa
mayores problemas cuando los documentos son de uso, pero s que lo es en las
colecciones de materiales valiosos, pues la tinta puede deteriorar el papel.
&n condiciones normales, en los libros, se suele sellar la portada y un n"mero
determinado de p2ginas, bien fijas, bien aleatorias. &n todo caso, ha de evitarse sellar las
ilustraciones. !rat2ndose de mapas, l2minas, etc., se sellar2 fuera de los grabados, en los
m2rgenes o en la parte trasera. &l criterio es no sellar la caja impresa. Por ello mismo, el
tamao del sello debe de ser discreto3 m2s, si se piensa en que habr2 que contrasellar la
obra cuando se retire o cuando cambie de condicin 'pasar a depsito, a reserva, etc.1.
/.. Teue!ado ' co!ocacin
,na ve% catalogados los ejemplares, y antes de colocarlos en las
estanteras, se procede a pegarles el tejuelo= recuadro de papel en el que va impresa la
signatura topogr2fica, que es la que indica el lugar que va a ocupar y la que nos
facilitar2 el encontrarlo cuando lo necesitemos. &n las bibliotecas p"blicas de &spaa,
la signatura se elabora utili%ando la notacin de la +*,, a la que se le aaden las
denominadas ;marcas de +utter<= en may"sculas las tres primeras letras del
encabe%amiento 'suele ser el apellido1 y en min"sculas las tres primeras letras del ttulo.
&sta signatura es la que se coloca en la parte superior i%quierda de la ficha catalogr2fica
y en el tejuelo de las obras 'que se coloca en el lomo de los libros o en la carcasa de
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Proceso tcnico
vdeos, etc.1. &n las bibliotecas p"blicas, en algunas materias se sustituye el n"mero de
la +*, por letras '- V novela, P V poesa, ! V teatro1 y se colocan aparte.
(l tiempo, se reali%an otras tareas pr2cticas=
E colocar las etiquetas con los cdigos de barras, para reali%ar el prstamo
automati%ado 'han quedado obsoletos los sistemas manuales de prstamo, caso
del -eWarZ, basado en tarjetas adheridas al libro Ren bolsitas o sobresS1.
E colocar la hoja donde se pone la fecha de vencimiento del prstamo
E adhesin de los sistemas antihurto.
E en los sistemas manuales, se proceda a intercalar las fichas o asientos en el
fichero3 en los automati%ados, se reali%a desde el ordenador.
?eali%adas todas estas operaciones, se procede a la colocacin en las estanteras.
&sta es distinta dependiendo del espacio en el que va a estar. .i es un depsito cerrado,
se pondr2 por n"meros currens, para aprovechar el espacio. .i es en libre acceso
'quienes utili%an la biblioteca acceden directamente a coger los ejemplares de las
estanteras1, entonces tienen una ordenacin sistem2tica, que suele ser por materias3 en
estos casos, hay que dejar espacio en las estanteras para ir incorporando las nuevas
adquisisciones.
&L P?/+&./ ![+-$+/ +/7?( .&-!$*/ +,(-*/, \,$&- L/ P?&+$.(=
L/+(L$](, (++&*& N +/-.,L!( &L */+,F&-!/.
/. Auto*atizacin1 %or*ato& ' autoridade&
*esde hace treinta aos los ordenadores han ido entrando a la biblioteca y, con
ellos, las aplicaciones que facilitan las operaciones repetitivas y de relacin. Los
sofisticados programas de gestin implementados permiten la integracin de datos en la
biblioteca 'el mismo dato sirve para las distintas secciones= adquisiciones, proceso
tcnico, circulacin, etc.1. &ntre los elementos de automati%acin que m2s influyen en la
catalogacin, se halla el formato F(?+.
2ARC (1achine Readable Cataloguing V /rdenacin Legible por /rdenador1 es la
estructura basada en la norma $./ 8L95 '45LB, K4, 561, que permite identificar y
codificar la informacin bibliogr2fica para que sea legible por ordenador y tratada por
sistemas automati%ados. *a forma a los datos y les asigna un cdigo. .u existencia va
ineludiblemente unida a las $.7*, aunque es algo anterior en sus primeras versiones
'4566, 456K1, pues han sido los ejes de la catalogacin automati%ada en bibliotecas,
llenando grandes vacos. -acido como formato de intercambio, se ha convertido en
est2ndar de hecho en catalogacin, y formato de informacin. Ma tenido varias
versiones, las dos principales= ,.F(?+ y ,^F(?+, que se han uniformado en la versin
F(?^E84. &n &spaa, se introdujo $7&?F(?+ para normali%ar la 7ibliografa -acional
en 45L6, y sigue en ?&7&+( y (?$(*-(. &n 8994 la 7iblioteca -acional publica la 6O
edicin de $7&?F(?+, teniendo en cuenta la versin F(?+E84.
Las publicaciones electrnicas presentes en $nternet, requieren de formatos m2s
sencillos de descripcin, que puedan ir encapsulados en los documentos, con el fin de
preservarlos a largo trmino. Por ello, se han desarrollado formatos para los m2s
variados materiales bibliogr2ficos, archivsticos y musesticos. &ntre los m2s conocidos
de los bibliogr2ficos se hallan *,7L$- +/?& '455D1, F/*. '7iblioteca del +ongreso1.
&ntre las acciones susceptibles de automati%ar, relativas a proceso tcnico, se
hallan=
E la entrada de nuevos documentos al sistema y la modificacin de los anteriores.
$gnacio +. .oriano Cimne%
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K
Proceso tcnico
E la introduccin de trminos de indi%acin en el fichero de autoridades y tesauros,
con la creacin de un sistema de referencias
E la consulta de cat2logos
E mantenimiento y actuali%acin en lnea de cat2logos
E la impresin de listas bibliogr2ficas, etiquetas, fichas, etc.
Autoridad es el encabe%amiento normali%ado de nombre de persona, entidad,
congreso, ttulo, serie, nombre geogr2fico o materia, establecido por la agencia nacional
para ser utili%ado en registros. .u trascendencia actual es tal que los .$@7 incorporan
un fichero especfico para albergar sus registros, y las agencias nacionales se ocupan de
elaborar y mantener una base de datos con ellos.
Posibilita que las distintas personas que catalogan utilicen la misma denominacin
para cada nombre, y que quienes recuperan la informacin hagan lo mismo. .u
elaboracin est2 sujeta a unas directrices de $)L( '@(?&, 45K:, cuya segunda versin da
lugar a las @(?? en 8994, para personas, entidades03 y @.(?& para materias1, y existe
un formato ,-$F(?+E(utoridades, 4554.
3. Rede& ' cata!o(acin co*partida
Las redes de transmisin de datos, por su parte, han permitido la comunicacin
fluida entre las bibliotecas. +uando stas tienen sus datos bibliogr2ficos normali%ados e
introducidos en formatos, surge entonces la cooperacin entre las bibliotecas y la
denominada ;cata!o(acin co*partida<, que, como su nombre indica, supone un
acuerdo entre bibliotecas para compartir este trabajo, de forma que la catalogacin de un
documento efectuada por una de ellas, valga para las dem2s3 es decir, una ve% que un
centro ha catalogado una obra, el resto, desde el ordenador conectado a la red, puede
obtener la ficha catalogr2fica mencionada. Por lo general, adem2s, el resultado de esta
cooperacin ser2 la produccin de un cat2logo colectivo on line, que re"ne los fondos
de todos los centros participantes.
&l proceso de catalogacin automati%ada se impone y presenta diversas $aria#!e&=
E centrali%ada= una biblioteca reali%a el proceso de catalogacin y distribuye
los registros a la red '-o hay cat2logo colectivo1
E cooperativa= aportacin de asientos bibliogr2ficos de varias bibliotecas. &l
resultado es un cat2logo colectivo con varios registros de un mismo libro
E compartida= cat2logo central con un "nico registro por documento, accesible
a todoQas loQas participantes. May uniformidad y ahorro. '/+L+1
E derivada= el registro es captado de otra base de datos, en lnea o en soporte
exento, magntico u ptico.
E ,n modo de agili%ar la catalogacin lo hallamos en la misma publicacin, en
la que contiene los datos b2sicos de la obra de forma normali%ada. &s la
+atalogacin en publicacin, +&P '+$P, en ingls1
&n este sentido, la $)L( ide un programa en los inicios de los setenta
'desaparecido en 899B y asumido ahora por $+(7.1= +ontrol 7ibliogr2fico ,niversal
'+7,1, que pretenda que cada publicacin solo se catalogase una ve%, por la agencia
bibliogr2fica nacional de origen, y despus fuera reproducida cuantas veces fuera
necesario por quienes tuvieran dicho documento en cualquier pas.
Las ventajas del sistema automati%ado de catalogacin compartida son m"ltiples=
E evita la redundancia de trabajo, con lo que disminuye la necesidad de personal al
ser catalogado solo una ve% cada documento
$gnacio +. .oriano Cimne%
!emario oposiciones 899DE8996
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Proceso tcnico
E la totalidad de recursos del sistema est2n disponibles para bibliotecas y
usuariasQos, independientemente de su ubicacin fsica
E al compartirse trabajo, se reducen costes
E asegura la calidad de difusin de la informacin, al uniformar los elementos de
descripcin fsica y los formatos de registro de datos por ordenador
Con&ideracione& %ina!e&
&l proceso tcnico es el modo de tratar documentalmente los fondos de la
biblioteca. &n l inciden una serie de factores= tipologa documental, automati%acin,
normali%acin de reglas descriptivas y de autoridades, transmisin de datos,
cooperacin. .eg"n varen estos factores, van incidiendo en las formas de reali%acin
del proceso tcnico.
&n la actualidad, se hacen diversas propuestas respecto al proceso tcnico= se
quiere que la descripcin fsica sea menos exhaustiva en aspectos no relevantes '$.7-,
cm, etc.1, puesto que los /P(+ producen ruido3 en contra, se propone que el an2lisis de
contenido sea m2s exhaustivo, incluso que el formato $7&?F(?+ aada un campo para
el resumen. +on respecto al personal, se cree que debe centrarse m2s en los servicios de
difusin y en facilitar la consulta del documento pertinente.
7urgos, diciembre de 899D.
$gnacio +. .oriano Cimne%
$gnacio +. .oriano Cimne%
!emario oposiciones 899DE8996
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